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UNIVERSIDAD DE MEDELLN
FACULTAD DE INGENIERA
ESPECIALIZACIN EN LOGSTICA EMPRESARIAL
COHORTE 8
MEDELLIN
2007
Asesora Metodolgica:
MARA DEL CARMEN SANDINO RESTREPO
Sociloga, Magster en Sociologa de la Educacin
Asesor Temtico:
ANDRES FELIPE VASCO CARDONA
Abogado Especialista en Formulacin y Evaluacin de Proyectos
Pblicos y Privados
UNIVERSIDAD DE MEDELLN
FACULTAD DE INGENIERA
ESPECIALIZACIN EN LOGSTICA EMPRESARIAL
COHORTE 8
MEDELLIN
2007
CONTENIDO
Pg.
RESUMEN
ABSTRACT
GLOSARIO
INTRODUCCION
14
1.
16
18
2.1
SIMBOLOGIA UTILIZADA
19
2.2.
METODOLOGIA
20
2.3
22
2.3.1
22
2.3.1.1
22
2.3.1.2
23
2.3.1.3
23
2.3.1.4
24
2.3.1.5
Modalidades de Servicio
25
2.3.1.6
Infraestructura
26
2.3.2
27
2.
2.3.2.1
27
27
2.3.2.3
27
2.3.2.4
28
2.3.2.5
30
3.
33
3.1
33
3.1.1
Objetivo
33
3.1.2
Alcance
33
3.1.3
Responsable
34
3.1.4
34
3.1.5
35
3.1.6
36
3.1.7
37
4.
45
4.1
46
4.1.1
Objetivo
46
4.1.2
Alcance
46
4.1.3
Responsable
46
4.1.4
46
2.3.2.2
5.
48
5.1
5.1.1
Objetivo
48
5.1.2
Alcance
48
5.1.3
Responsable
48
5.1.4
49
5.2
50
5.2.1
Objetivo
50
5.2.2
Alcance
50
5.2.3
Responsable
50
5.2.4
50
5.3
51
5.3.1
Objetivo
51
5.3.2
Alcance
51
5.3.3
Responsable
51
5.3.4
51
6.
53
6.1
53
6.1.1
Objetivo
53
6.1.2
Alcance
53
6.1.3
Responsable
54
6.1.4
54
6.2
57
6.2.1
Objetivo
57
6.2.2
Alcance
57
6.2.3
Responsable
57
6.2.4
Frecuencia
57
6.2.5
Descripcin
58
6.2.6
Frmulas
58
7.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
59
BIBLIOGRAFIA
60
RESUMEN
La venta directa (puerta-puerta), tiene una gran demanda tanto a nivel nacional
como internacional, lo que ha permitido a muchas empresas entrar en este nuevo
negocio.
En la actualidad todas las empresas que producen y comercializan productos,
estn obligadas a actualizar su proceso informativo, a travs de sistemas de
informacin agiles, aplicables a sus operaciones, para que les permitan realizar
sus procesos y poder ejercer control sobre sus gastos y sus ingresos, en forma
oportuna y articulada con todas reas de la empresa.
En el caso de las empresas de venta directa (Puerta Puerta) se debe considerar
la importancia que tiene un diseo especifico de un sistema para el manejo de la
recuperacin de su cartera, debido a que las ventas a crdito, requieren de un
control de las cuentas por cobrar, pues son uno de los principales rubros
financieros de una empresa, que muestra el estado real de la empresa.
La recuperacin a corto plazo de la cartera, a travs de operadores o agencias de
cobro, deben garantizar excelentes indicadores, apoyados por una excelente
herramienta de control como un sistema de informacin, que estandarice los
procesos y procedimientos y que le genere la informacin necesaria y oportuna,
para que la alta gerencia, pueda tomar decisiones.
ABSTRACT
The direct sale (door to door), has a great demand at national and international
levels, which has allowed to many companies to enter in this new business.
Actually all companies which produce and commercialize products, are forced to
update their informative process through agile information systems, applicable to
their operations, so that they allow them to develop their processes and that way
they can exert control on his expenses and their income in opportune and
articulated way with all companys areas.
In case of the direct sale (Door - Door) companies importance is due to consider
that has an speciphic system design for the handling of its portfolio recovery,
because the sales on credit require an accounts to receive control, because they
are one of the main financial headings of a company, that shows the companys
real state.
The portfolio short term recovery through operators or collection agencies, must
guarantee excellent indicators, supported by an excellent control tool like an
information system which standardizes the processes and procedures and
generates necessary and opportune information to them, so that the high
management, can make decisions.
GLOSARIO
AGENCIAS DE COBRO:
Personas
encargadas
del
cobro
las
representantes,
consiste en entablar una accin por incumplimiento de contrato; para ciertos tipos
de incumplimientos de contrato habituales, como es el no pagar un pagar o no
pagar bienes comprados a plazo, se suelen establecer procesos muy
simplificados.
DIVISIN: El conjunto de zonas que pertenecen a un a regin previamente
marcada dentro de la divisin poltica del pas determinadas por el estrato social.
DIVISIONAL: Son los ejecutivos de las empresas, encargados de promocionar y
dirigir la venta puerta a puerta a travs de un grupo de colaboradores que son las
Gerentes de Zona.
GERENTE DE ZONA: Son los ejecutivos de la empresa encargados de ampliar la
red de ventas, esto lo hacen reclutando amas de casa que quieran vender puerta
a puerta.
GUA O LIDER: Son amas de casa o mujeres mayores edad, residenciadas en
una parte de la zona establecida, encargadas de buscar y reclutar seoras que
quieran vender productos puerta a puerta.
LETRA DE CAMBIO: Documento mercantil mediante el cual una persona (el
librador) concede un crdito a otra (el librado) comprometindose esta ltima a
pagar el importe sealado a la fecha de vencimiento acordada. Como documento
mercantil es un instrumento negociable cuya propiedad puede transferirse, de
forma que el librador puede diferir del tenedor de la letra. Asimismo, la letra de
cambio puede presentarse en una entidad financiera al descuento, es decir, la
entidad financiera paga al tenedor el importe de la letra antes de la fecha de
vencimiento y se encarga de cobrrsela al librado llegada la fec ha del vencimiento.
PASE A MOROSAS: Es una base de datos donde se registran todas las amas de
casa o mujeres mayores de edad, que no pagan a la empresa y por lo tanto se
descargan contablemente de la provisin. Se llevan a un archivo, para
posteriormente realizar una labor diferente de cobro.
PROCESO JURDICO: Es un proceso mediante el cual se instauran demandas
ante los Despachos Judiciales de aquellos casos donde se requiera recuperar una
cuanta de valor considerable. Ha de contarse con los documentos necesarios
para incoar cualquier accin legal.
INTRODUCCION
El presente trabajo tiene como una de sus metas primordiales orientar a las
empresas, sobre los aspectos importantes que se deben considerar en el diseo y
manejo de un Sistema de Recuperacin de Cartera.
Las ventas a crdito son ya una imperiosa necesidad si de captar crditos,
siempre que se implanten polticas crediticias, se tendr que mantener un estricto
control
sobre
el rea de
crdito
El aporte de las Cuentas por Cobrar en el grupo del Activo Corriente tiene su
incidencia en
actividades que cumplan con los objetivos y polticas establecidas por las
15
1.
Son empresas que buscan llegar a l consumidor final a travs del canal de la venta
por folleto catlogo , conocido con el nombre de ventas directas o sistema de
ventas puerta a puerta.
La venta directa tiene una gran demanda tanto a nivel nacional como
internacional, lo que ha permitido a las empresas incursionar en este nuevo
negocio.
Pueden realizar contratos de esta naturaleza con otras empresas que ofrezcan
este mismo sistema de ventas.
Garantizan la entrega de sus productos en la direccin domiciliaria, sin costo
adicional, y soportan una infraestructura fsica, administrativa y financiera para
apalancar el sistema de ventas, el cual est dirigido por un grupo de ejecutivos,
que se encargan de la estrategia de ventas y capacitacin.
16
Este modelo est hecho de acuerdo con las condiciones econmicas y normas
sociales del pas, que busca crear oportunidades ms lucrativas de obtener
ingresos para las amas de casa o mujeres mayores de edad.
Es un sistema de venta detallista.
La vitrina donde se exhiben todos los productos que se quieren vender se hace a
travs de un folleto o catlogo.
Operan 18 19 campaas durante el ao, elaboran folletos, cada campaa. El
nmero de folletos o catlogos depende del nmero de amas de casa o mujeres
mayores de edad que estn vinculadas al negocio. Una campaa dura entre 18 y
21 das calendario.
Por realizar esta labor las amas de casa o mujeres mayores de edad, obtienen un
% de ganancia por cada producto que vendan, as mismo participan en programas
de incentivos por nombrar o recomendar nuevas amas de casa y por el total de
las ventas que realicen a final de cada campaa.
Tienen plazo de 14 a 17 das para cancelar el total del pedido.
17
18
2.1
SIMBOLOGIA UTILIZADA
DESCRIPCION
Indicador de inici de un procedimiento.
FIN
Los procesos que se dan a conocer, cuentan con la estructura, base conceptual y
visin en conjunto, de las actividades misionales y de soporte del rea de
Cobranzas de las empresas, con el fin de dotar a la misma entidad, de una
herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz y eficiente de la
misin y metas esenciales, contempladas en el plan estratgico de cada empresa.
completo y
actualizado que establezca mtodos estndares para ejecutar el trabajo con base
en las necesidades que se deriven de la realizacin de las actividades del rea
de cobranzas de las empresas.
En este sentido, el diseo del sistema de procesos y procedimientos para
recuperar, est dirigido a todas las personas que bajo cualquier modalidad, se
encuentren vinculadas a la empresa y se constituye en un elemento de apoyo til
para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, y para coadyuvar,
conjuntamente con el cobro de la cartera, en la consecucin de las metas de
desempeo y rentabilidad, asegurar la informacin y consolidar el cumplimiento de
metas.
2.2
METODOLOGIA
procedimientos y las
modificaciones
En esta fase, se debe analizar las propuestas de modificacin sugeridas por los
responsables de las reas, en las jornadas de retroalimentacin, y validar los
cambios pertinentes a los procesos y procedimientos, para su correspondiente
implementacin.
Como parte del mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos, se
deben estudiarn, analizar y establecer en conjunto con las dependencias del
rea que intervienen en cada uno de ellos, los cambios de cada actividad o fase
de trabajo a desarrolla r, lo cual permitir, tanto a los responsables como a los
usuarios, evaluar y contro lar su ejecucin, facilitando de esta forma, evaluar las
responsabilidades, y hacer seguimiento.
Fase 3: Jornadas de Socializacin
21
2.3
GERENCIA
GENERAL
COBRADORES - 1/20
AMAS DE CASA
SUPERVISORA DE
LLAMADAS
AUXILIAR RECIBO DE
LLAMADAS
SUPERVISORES
(Uno por cada 4 6
zonas)
CAJERA
DIGITADOR
PROCESA MIENTO
DE DATOS
AUXILIAR CONTABLE
GERENTE ADMINISTRATIVO
CONTADOR
AUXILIAR CARTERA
CASTIGADA
AUXILIAR CARTERA
CASTIGADA
ABOGADO
Especializarse en la recuperacin
22
24
25
26
2.3.2 Organigrama del rea de Cobranzas para una empresa de venta directa.
JEFE DE COBRANZAS
27
ASESOR IBAGUE
ASESOR MONTERIA
ASESOR BUCARAMANGA
ASESOR - CALI
ASESOR
MEDELLIN
ASESOR BARRANQUILLA
AUXILIAR DE
COBRANZAS
ASISTENTE DE COBRANZAS
Mantenerse
en
permanente
comunicacin
con
el
personal
departamento.
Asegurar el funcionamiento del control interno de la cobranza.
Elaborar las minutas de contratos con las agencias de cobro .
29
del
rea
COMPETENCIAS GENERICAS
COMPETENCIA
DEFINICION
MANIFESTACIONES
Proporciona informacin
veraz, objetiva y basada en
hechos.
Transparencia
Facilita el acceso a la
informacin relacionada con
su responsabilidad y con el
servicio a cargo de la
empresa en que labora.
Demuestra imparcialidad en
sus decisiones.
Ejecuta sus funciones con
base en las polticas y
criterios aplicables.
Promueve las metas de la
empresa y respeta sus
polticas.
Compromiso
30
COMPETENCIAS GERENCIALES
COMPETENCIA
DEFINICION
MANIFESTACIONES
Mantiene a sus colaboradores
motivados.
Fomenta la comunicacin clara,
directa y concreta.
Liderazgo
Planeacin
Toma de decisiones
31
COMPETENCIA
Direccin y Desarrollo
de Personal
DEFINICION
Favorecer el aprendizaje y
desarrollo de sus
colaboradores, de acuerdo
con las potencialidades y
necesidades individuales con
las de la organizacin para
optimizar la calidad de las
contribuciones de los
equipos de trabajo y de las
personas en el cumplimiento
de los objetivos y metas
presentes y futuras.
MANIFESTACIONES
Identifica necesidades de
formacin y capacitacin y
propone acciones para
satisfacerlas.
Permite niveles de autonoma
con el fin de estimular el
desarrollo integral
del empleado
Hace uso de las habilidades y
recurso de su grupo de trabajo
para alcanzar las metas.
Establece espacios regulares de
retroalimentacin y
reconocimiento del desempeo y
sabe manejar hbilmente el bajo
desempeo.
Tiene en cuenta las opiniones de
sus colaboradores
Mantiene con sus colaboradores
relaciones de respeto.
Es consciente de las condiciones
especficas del entorno de la
empresa.
Conocimiento
Est al da en los
acontecimientos claves del
mercado
32
INICIO
Listado de
posibles retenidas
Listado de
morosas de
campaa
Listado de
castigo
DECIDE
Envo de las
colillas de
consignacin a
procesamiento,
hasta el cierre
Agencia, factura
comisin de las zonas
cerradas
Factura
de morosas a la agencia
Expide recibo de
caja por recaudos
Factura
aprobada
Tesorera genera
pago
Cheque o
transferencia
FIN
VENTAS
GERENTE ZONAL
GERENTE ZONAL
GERENTE ZONAL
PROCESA
MIENTO DE DATOS
ENTRADAS
Contratos para firma
Formatos de auditoria
Informe de evaluacin
y seguimiento.
Informe
de
recomendaciones
a
las Gerentes
Ordenes de compra,
NC,
Cambio
de
productos,
Nombramientos,
Reconocimiento
a
Guas, informes de
situacin, Cambios de
direccin, que son
necesarios para el
precierre
Documentacin
generada
en
la
campaa y enviada
por las Gerentes.
CLIENTES EXTERNOS
SALIDAS
Contratos firmados
Informe
de
evaluacin
y
seguimiento.
Informe
de
recomendaciones a
las Gerentes
Acciones a tomar
CLIENTE
PROCESA
MIENTO DE DATOS
Listado de
retenidas
posibles
Informe de pago de
posibles
retenidas
para el cierre
Anlisis de Informe al
da siguiente de la
gestin de cobro de
cartera vencida 21
das: C21
Listado de posibles
retenidas y entrega
a cobradores
Recibos de caja
por
pagos
y
consignaciones,
informe
de
gestin de cobro.
Gestin
de
recuperacin de
cartera activa
Listado de posibles
retenidas, entregado
a
Gerentes
y
Agencias
DE
Gestin de cobro
Listado de posibles
retenidas
COBRADOR
Listado de morosas y
de castigos
AGENCIA
COBRO
GERENTE
ZONAL,
DIVISIONAL
Y
LIDERES
SALIDAS
Envan
estos
documentos a
Procesamiento
de
datos
AGENCIA
COBRO
GERENTE ZONAL
ENTRADAS
DE
Listado de morosas
y de castigos.
COBRADOR
Listado de morosas,
folletos y material de
apoyo
AGENCIA
COBRO
Recibos de caja ,
informe de gestin
del primer da de
cobro no localizadas
DE
Entrega a los
cobradores con
programacin de
cobranza.
Recibos de caja,
folletos
y
material
de
apoyo
Anlisis
de
informe a da
siguiente de la
gestin de cobro
de
cartera
vencida 21 das:
C21.
Informe corregido de
no
localizadas
y
nuevas ordenes de
compra, visitas de
apoyo
Dinero,
Colillas
consignacin
y
34
Colillas
por
consignacin del
dinero. y entrega
CLIENTE
ENTRADAS
SALIDAS
CLIENTE
COBRADOR
AGENCIA
COBRO
ENTRADAS
acuerdos de pago,
DE
SALIDAS
reporte
por
escrito
o
telefnico de las
representantes
no localizadas.
Infor me
por
escrito
o
telefnico a la
Gerente y Gua
Las
campaa son denominadas Establecidas. Sin embargo cuando las amas de casa
o mujeres mayores de edad, complete n
un ao (18 campaas)
podemos
35
3.1.6
INICIO
Precierre de campaa
Listado de posibles
retenidas
Cierre de campaa
Transmite
informacin para
agencias
Listado de morosas de
C 21 das
Agencia reune cobradores para
determinar estrategias y analizar
metas de la campaa que se va
a cobrar
El cobrador inicia la visita de cobro con las asesoras que estn en cartera
21 das (C21)
UBICA
NO
Repite la visita de
cobro
si
Entrega de
folletos, incentivos y
material de apoyo
Cobrador visita las ilocalizadas con apoyo de las lderess y/o Gerente
El cobrador visita las dems asesoras con cartera de 42, 63, 84 y 105 das de mora.
(C42, C63, C84 Y C105). Hasta lograr el 100% de las visitas
FIN
36
Generalidades:
Estas amas de casa o mujeres mayores de edad significan el 70% del ingreso de
todos los cobradores. Cautivarlas es el Gran Secreto del Negocio.
Las amas de casa o mujeres mayores de edad, en muchos casos no conocen al
Cobrador (si nunca antes ha quedado debiendo) y por lo tanto tampoco su gestin.
Las amas de casa o mujeres mayores de edad, en la induccin que les dan las
empresas es educada para mantenerse activa y siempre pagar en el banco el da
que se vence su factura. (pierde la atencin que hacemos si queda debiendo).
Es normal que sienta desconfianza de los cobradores, pues slo conoce a su gua
o lder y la gerente de su zona.
El Cobrador deber ser una gua o lder para las amas de casa o mujeres mayores
de edad informndole de fechas de ajustes y prxima conferencia, orientndola a
resolver cualquier problema.
37
Esta es la ltima campaa que las amas de casa o mujeres mayores de edad,
tiene n para realizar cualquier reclamo a travs de la lnea gratis de las empresas.
Las amas de casa o mujeres mayores de edad empiezan a presentar excusas. Por
lo tanto debemos tener una respues ta oportuna.
39
En su mayora, las amas de casa o mujeres mayores de edad, han incumplido los
compromisos verbales que han acordado con el Cobrador en sus anteriores
visitas.
Las excusas comienzan a incrementarse para evadir la responsabilidad de pago.
Frecuentemente pueden utilizar argumentos para tratar de involucrar terceras
personas.
Ya las amas de casa o mujeres mayores de edad, han perdido la posibilidad de
que se le atienda cualquier problema de ajuste de forma automtica a travs de la
lnea gratuita.
Los cobradores deben hacerle saber a las amas de casa o mujeres mayores de
edad, la cantidad de visitas efectuadas, y el incumplimiento en las promesas de
pago. Adems h blele del tiempo invertido en ella para realizar esta gestin y la
incomodidad que en ambas partes genera la insistencia.
40
El Cobrador debe recordarle la clusula del contrato donde establece que la ama
de casa tiene diez (10) das despus de recibir su pedido para cancelar.
El cobrador debe entregarle un folleto de ofertas. No deje de plantear su inters
por que se mantenga en el negocio.
vigentes.
41
Todas estas amas de casa o mujeres mayores de edad deben ser visitadas por el
asesor. El argume nto que debe utilizar son la intimidacin a travs del cobro de
intereses moratorios y honorarios profesionales, de ser posible hablar de la va
judicial. El Supervisor debe exigir la cancelacin inmediatamente. El plazo mximo
es la quincena siguiente.
42
El cobrador y/o supervisor deben hacer hincapi en la importancia del crdito con
las empresas.
En este periodo, las amas de casa o mujeres mayores de edad han incumplido los
acuerdos verbales y escritos realizados por el cobrador y el supervisor de la
agencia.
El cobrador debe recordar a las amas de casa o mujeres mayores de edad que es
la ltima oportunidad para no perder del contrato.
43
Estas amas de casa o mujeres mayores de edad recibirn una ltima carta, la
misma debe detallar todo el proceso seguido en su caso. A esta carta se le deben
sumar el monto total del ltimo pedido facturado, con intereses y honorarios. Las
amas de casa o mujeres mayores de edad tendrn un plazo mximo de 3 das
para la cancelacin total.
Las amas de casa o mujeres mayores de edad ya han perdido el contrato. Esta
prohibido volverlo a realizar.
Esta es la ltima campaa que aparece en el listado de inactivas.
Las amas de casa o mujeres mayores de edad, caer n a morosas al cierre de la
campaa.
44
4.
Director Administrativo
y Financiero, Jefe de
Cobranzas y Contador
Realiza anlisis
por rubros, del
presupuesto
Rubro de
Ingresos
Construccin del
modelo como
proyecto del
presupuesto
anual,
desagregado por
mes.
Asociados a
cuentas
contables y
centros de costos
Rubro de Gastos
Alimentacin del
modulo del
sistema con la
informacin
presupuestal.
Proceso de
pagos a
signacin de
centros de
costos
Carga y opera
cuentas
contables,
afectando el
presupuesto
C1
B
Contador
Registro
asociado en linea
FF
A
A
C
Director Administrativo
y Financiero y Jefe de
Cobranzas
C2
Jefe de Sistemas
Evaluacin y resumen de
ejecucin presupuestal,
mensual
C3
E
Jefe de Cobranzas
INICIO
Proyeccin de las
diferentes
necesidades,
gastos e ingresos
del Area de
Cobranzas en
desarrollo de su
misin y
operacin.
Autoriza Gastos
C4
Efecta
verificacin, para
aprobacin del
resumen de
ejecucin
presupuestal
mensual
Evaluacin de
cierre anual de la
ejecucin
presupuestal,
para proyectar
los rubros
afectados en el
siguiente
periodo.
C5
45
FIN
4.1
4.1.1 Objetivo
Alcance
Identificar mediante la ejecucin de los ingresos y los gastos la viabilidad del rea,
para determinar las proyecciones a futuro.
4.1.3 Responsable. Direccin Administrativa y Financiera, Jefe de Departamento
de Cobranzas.
4.1.4 Procedimiento para la
Elaboracin del
Cobranzas
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
Jefe de Cobranzas
Jefe de Sistemas
Jefe de Cobranzas
46
DOCUMENTO/BASE
DE DATOS
Normatividad interna.
Plan Estratgico.
Presupuesto ao
anterior
Proyeccin de
Presupuesto de
Ingresos y Gastos
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
mismo.
Anlisis de cada rubro del presupuesto
Asociados a cuentas contables y
centros de costo
Director Administrativo y
Financiero y Jefe de
Cobranzas
Director Administrativo y
Financiero y Jefe de
Cobranzas
DOCUMENTO/BASE
DE DATOS
Proyeccin de
Presupuesto
Perfiles definidos en el
sistema
Proyeccin de
Presupuesto
Plan Estratgico.
Jefe de Cobranzas
Director
Administrativo
Financiero
Contador
Proyeccin
Presupuesto
y
de
Acta de adopcin
Acta de Adopcin
Contador
Documento
soporte contable
Jefe Cobranzas
Informe de ejecucin
real y Proyeccin de
Presupuesto.
Informe de ejecucin
real y Proyeccin de
Presupuesto.
Director
Administrativo
Financiero
y
Jefe
Cobranzas
Auditor
DIAGRAMA DE FLUJO
Formato anexo
47
y
de
de
Informacin Contable
y
Presupuesto
aprobado
Jefe de Cobranzas
Recopilacin de
informacin de la
cartera vencida
para el clculo de
la provisin.
Elaboracin de la
proyeccin de los
castigos con
base en la
definicin de la
provisin.
Proyeccin
de castigos
Verificacin y
revisin de
conceptos
aplicados al
castigo
Modificacin (si
es del caso), de
la provisin del
perodo.
Evaluacin y
presentacin de
informes del
castigo del
periodo
Gerente General
Contador
INICIO
Auditor
5.1
5.1.1
Informe de movimiento
de provisin de cartera
FIN
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
DOCUMENTO/BASE DE
DATOS
Listado
de
Cartera
con
vencimiento de 6 campaas
49
5.2
Despus
de
5
campaas
consecutivas de morosidad de
una ama de casa, se efecta el
pase a CARTERA castigada.
Se deben generar informes de
CARTERA castigada por Seccin,
Zona, Ciudad y otros.
Aplicar los conceptos definidos
para el registro de la provisin, e
incluirlos en estos informes
Alimentar en
el rubro de
presupuestos
del
rea
de
Cobranzas, estos conceptos
Pasar a las Agencias los informes
de la CARTERA castiga
RESPONSABLE
DOCUMENTO/BASE DE
DAT OS
Procesamiento
de Ventas y cierre de la zona.
Datos, Sistemas o el
rea encargada.
Procesamiento
de Informes de morosidad.
Datos, Sistemas , o el
rea encargada
Jefe de Cobranzas y Informes
de
CARTERA
Contabilidad
castigada
Contabilidad
Auxiliar de Cobranzas
Informe
castigada
Agencia.
de
por
CARTERA
Zona
y
NORMAS Y POLITICAS
Tiempo mximo de morosidad 5 campaas.
Pasado este tiempo no podr volver a vender.
Al pasar a estado castigada, se sigue contactando las amas de casa o mujeres mayores de
edad, para realizar la gestin de cobro.
La suma de todas las deudas de las amas de casa o mujeres mayores de edad, generan los
resultados de Morosidad de una Zona.
DOCUMENTOS ASOCIADOS
Cierres de ventas por campaa.
Resmenes de Cartera
50
5.3
RESPONSABLE
DOCUMENTO/BASE DATOS
Listado
Informe
Castigada
Jefe de Cobranzas
Sistemas y
Cobranzas
Sistemas y
Cobranzas
de
CARTERA
Jefe
de
Informe de
Castigada
CARTERA
Jefe
de
Informe de Recaudo
Informe de Recaudo
Sistemas
Sistemas
Cobranzas
Auditoria
Cobranzas
51
Jefe
de
Informes
de
detallados y saldos
Jefe
de
Informe
Auditora
de
Recaudo
Planillas
de
NORMAS Y POLITICAS
Normas aplicadas a la Contabilidad y la normatividad interna
DOCUMENTOS ASOCIADOS:
Cierres de ventas por campaa. Informes de Cartera
52
DIAGRAMA DE FLUJO
Archivo Morosas
SAC
AGENCIAS
FTP
AIRS
Archivo pagos
Morosas XLS
Archivo Morosas
Listados Morosas
Pagos Morosas
COBRA
DORES
6.1
SIOP
53
Que el sistema permita crear, ingresar, modificar, retirar, clasificar y buscar los
datos as:
PARMETROS GENERALES
54
al sistema de
55
Estos reportes se deben generar por campaa y por ao. Deben permitir
impresin.
Informe de cartera acumulado ao, por campaa, por Divisin, zona, Seccin,
cobrador, asesor y Agencias.
Informe de Recuperacin y Castigos acumulado ao (sbana).
Informe de cartera y recuperacin por asesor, por divisin, zona,
cobrador,
agencia, seccin.
Informe de Salario variable de Asesores.
Informe de pago de comisiones a las Agencias.
Informe de Costo Total de la cartera (Indicadores rea)
Informe de Staff de cobradores.
Informe de Consulta de representantes,
Informe de cartera castigada, por campaa por ao, por zona, seccin, agencia,
por cobrador.
Consulta histrica e impresin de reporte de la morosidad, por campaa, a nivel
pas, por divisin, zona , seccin y agencia.
56
Consultas e impresin de los listados de cobro por zona, por agencia, por zona,
por seccin y por divisin, por cobrador.
Consulta e impresin del total de representantes con deuda, por seccin, zona,
divisin, y agencia.
Consulta e impresin del total de las representantes activadas y reactivadas por
seccin, zona, divisin, agencia, ciudad.
PARAMETRIZAR AUDITORIAS
6.2.4 Frecuencia.
57
6.2.5 Descripcin. Los campos que requieren para el Clculo de las frmulas
ITEM
1.
Ventas ($)
CONCEPTO
2.
Carera ($)
3.
% cartera y % Ventas
4.
5.
Recuperacin ($)
6.
% Recuperacin
7.
8.
Castigo ($) P y G
9.
% Castigo real
10.
% Castigo P y G
11.
12.
13.
Recuperacin castigo %
DESCRIPCIN
Ventas por zona, campaa, divisin, pas,
acumulados.
Por zona, campaa, divisin, agencia, pas,
acumulados
Por zona, campaa, divisin, agencia, pas,
acumulados
C vencida 21,42,63,84,105 por campaa, divisin,
agencia, pas, acumulados
Por zona, campaa, divisin,
agencia, pas,
acumulados
Por zona, campaa, divisin, agencias, pas,
acumulados
Por zona, campaa, divisin, agencias, pas,
acumulados
Por zona, campaa, divisin, agencias, pas,
acumulados
Por zona, campaa, divisin, agencias, pas,
acumulados
Por zona, campaa, divisin, agencias, pas,
acumulados,
% asignado del total de las ventas para castigo
Por zona, campaa, divisin, agencias, pas,
acumulados
Por zona, campaa, divisin, agencias, pas,
acumulados
6.2.6 Frmulas
TOTAL VENTAS_
TOTAL CARTERA
PERIODO DE COBRANZA PROMEDIO.
TOTAL CARTERA
VENTAS TOTALES / 365
_______TOTAL CARTERA_____
VENTAS DIARIAS PROMEDIO
58
8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
de las empresas.
utilizado como una herramienta que permitir ser eficientes en la ejecucin del
cobro.
El diseo del sistema de recuperacin lograr que las personas y las agencias de
cobro, encuentren herramientas eficientes que les servirn como soporte general y
ayudas que facilitarn la aplicacin de la labor.
59
BIBLIOGRAFIA
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de Mc. Graw Gill
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Presentacin de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de investigacin. Marzo
11 de 2002. Quinta actualizacin.
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60