INTRODUCCIN

En un entorno tan competitivo como el actual, es vital para las

empresas el logro de efectividad operacional, para ello, es necesario evaluar
los procesos, para adaptarlos a los nuevos requerimientos, y se precisa
contar con un adecuado control para establecer los correctivos y orientar de
manera idnea los esfuerzos del personal hacia el logro de los objetivos
organizacionales.
Con controles adecuados, se obtiene y conoce informacin que
determina posibles riesgos, deficiencias e inconsistencias y, algunas veces,
indicios de irregularidades, lo que permite establecer medidas preventivas y
correctivas.
En este orden de ideas, uno de los controles que destaca por su
relevancia, es del inventario, ya que por la cuanta de su inversin, es
necesario protegerlos, salvaguardarlos y asegurarlos en la medida posible, lo
que requiere de registros exactos y veraces para determinar si hay
desviaciones y adoptar las medidas correctivas que mantengan la accin
dentro de los lmites establecidos. Adems, el control de los inventarios
influye en el buen funcionamiento de la empresa, siendo indispensable
prestarle atencin a su manejo; si se descuidan, pueden convertirse en un
problema que afectara las finanzas de la organizacin.
Por ello, es prioritario hacer una adecuada evaluacin del inventario
para obtener una mejor visin sobre la gestin contable y administrativa. De
lo anterior, se deduce que toda empresa debe contar con una herramienta
efectiva para el control del inventario y Su Ksa C.A., no es la excepcin.

Con base en lo sealado, se realiz una investigacin con el objetivo de

disear polticas de control de inventarios para la empresa Su Ksa C.A., en
bsqueda de una adecuada gestin y la generacin de mayores utilidades.
Para alcanzar el objetivo planteado, el trabajo de investigacin se
desarroll en seis captulos:
El Captulo I establece los sntomas, causas y consecuencias que
determinan la problemtica existente, orientando as los objetivos que
conllevan a una posible solucin del problema, donde se justifica y delimita el
marco de la investigacin.
El Captulo II, aborda el marco terico, el cual tiene el propsito de dar
un fundamento slido al estudio, mediante la integracin de la teora con el
problema, estableciendo sus interrelaciones.
En el Captulo III, se detalla la manera de llevar a cabo la investigacin,
incluye la metodologa utilizada, poblacin, muestra, tcnicas e instrumentos
de recoleccin de informacin, su tratamiento, as como, la validez de los
instrumentos empleados.
El Captulo IV, contiene la presentacin de los resultados y el anlisis e
interpretacin de los mismos, permitiendo inferir conclusiones, ubicando tales
datos en el contexto terico.
El Captulo V, expone la propuesta, es decir, las polticas de control de
inventarios para la empresa Su Ksa C.A., la cual persigue dar solucin al
problema planteado.
Por ltimo el Captulo VI, presenta las conclusiones y recomendaciones
de la investigacin, en las cuales se indican de manera resumida los
resultados del estudio y se plantean acciones que pueden contribuir a la
solucin de problemas existente en la organizacin estudiada.

CAPTULO I

EL PROBLEMA

En este apartado se describe, de forma precisa, una situacin que

amerita ser estudiada. Palella y Martins (2010), indican que es una
determinada realidad cuyas manifestaciones son insatisfactorias para un
investigador. (p.43).

1.1.- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Hoy da, las empresas se encuentran en un mercado de cambios

constantes, con estrictas regulaciones, controles de precios, desequilibrios
econmicos y alta inflacin, aspectos que inciden en los costos operativos y,
por tanto, limitan los mrgenes de las utilidades. Todo ello, hace que sea un
verdadero

desafo

mantenerse

en

el

mercado

ser

competitivo,

requirindose de una adecuada gestin de los recursos, como la alternativa

ms idnea para generar rentabilidad esperada.
Por ello, las organizaciones deben fijar pautas para lograr que sus
recursos se administren de manera apropiada, estn protegidos los activos y
no se incurra en costos innecesarios, lo cual es posible si se disean e
implementan controles que permitan hacer un seguimiento a las actividades
realizadas, para verificar si se stas se ejecutan correctamente y con apego

a las normas establecidas, previniendo errores que, intencionales o no,

pueden afectar el patrimonio empresarial.
En este orden de ideas, uno de los aspectos en los que se debe hacer
mayor nfasis, es en el control de los inventarios, porque generalmente se
realizan grandes inversiones en su adquisicin y en las empresas
comercializadoras constituye la columna vertebral de la operatividad y
funcionamiento, adems, de su gestin se generan las utilidades.
Sin embargo, la gestin de los inventarios es un proceso complejo, en
el cual se requiere controlar la recepcin, almacenamiento y salida de las
mercancas, con el fin de mantener los niveles adecuados, evitar fraudes y
cualquier otra situacin desfavorable que se pueda presentar, por ello, es
conveniente la verificacin de las cantidades, valor, condiciones y los
procedimientos empleados en su manejo.
As mismo, contar con registros que aporten informacin exacta y
precisa de cada una de las actividades inherentes al manejo de inventarios
es importante para las reas administrativo-contable de las organizaciones,
permitindoles tomar decisiones para evitar prdidas por deterioro, extravo,
fraude o que dejen de efectuarse ventas por falta de productos.
Lo expuesto evidencia que el adecuado control de los inventarios es un
atributo relevante para el xito empresarial, ya que garantiza la valuacin
objetiva de su gestin y que las tareas realizadas para ordenar
materiales, inspeccionar las recepciones y despachos de mercanca,
registro de operaciones, entre otras, se hagan de forma correcta.
No obstante, algunas empresas no supervisan la ejecucin de las
actividades, carecen de un responsable, as como de lineamientos o polticas
que le permitan ejecutar correctamente esta labor; ejemplo de ello, es la
empresa Su Ksa C.A., dedicada a la compra y venta de productos ferreteros.

Actualmente, en la organizacin se observa que no se controlan las

entradas y salidas de mercanca, se permite el libre acceso al depsito, no se
verifican las condiciones de almacenamiento y se carece de normas para su
manejo. As mismo, se extravan productos y, con frecuencia, se presentan
diferencias entre los saldos arrojados por el sistema y la existencia en fsico.
Esta situacin es resultado de la falta de previsiones, por parte de la
empresa, para adaptarse al crecimiento experimentado, ya que la
diversificacin de los productos ofertados ha tornando complicado los
procesos inherentes al control de inventarios; pero, la carencia de normas,
especificaciones o polticas de control de inventario, deja al personal sin
orientaciones claras, por lo que es susceptible de cometer errores en su
manipulacin.
En consecuencia, por el descontrol en el manejo de los inventarios, los
costos operativos se incrementan y las utilidades obtenidas no son las
esperadas, incidiendo en la rentabilidad. De no aplicarse los correctivos
necesarios la problemtica podra agudizarse, afectando la operatividad de la
organizacin.
Por los motivos expuestos, se realiz una investigacin con el objetivo
de disear polticas de control de inventario para la empresa Su Ksa C.A.,
que permitan una mejor gestin y minimice los costos que actualmente se
estn generando por la fuga de materiales, con lo cual se ayudara a
fortalecer el crecimiento empresarial.
Una vez planteado el problema, surgen las siguientes interrogantes:
Cmo se lleva a cabo el manejo de inventario en Su Ksa C.A.? Cules son
los factores que inciden en el control del inventario en la empresa? De qu
manera se podra optimizar la gestin del inventario en la organizacin?

1.2.- OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN

1.2.1.- Objetivo General

Disear polticas de control de inventarios para la empresa Su Ksa C.A.

1.2.2.- Objetivos Especficos

Describir el manejo de inventario llevado a cabo en la empresa Su

Ksa C.A.
Sealar los factores que inciden en el control del inventario en la
empresa Su Ksa C.A.
Determinar los criterios de diseo para las polticas de control de
inventario que conlleven a una adecuada gestin y a la generacin
de mayores utilidades en la empresa Su Ksa C.A.

1.3.- JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN

El control es una funcin que permite verificar si los procedimientos y

las actividades se estn realizando correctamente, con el propsito de
alcanzar las metas establecidas en la organizacin y, en caso, de que
existan desviaciones, facilita la adopcin de medidas que mantengan la

accin dentro de los lmites fijados, gracias a ello es factible mantener una
direccin y, por tanto, conseguir un objetivo.
Puntualizando en los inventarios, dado que la inversin en este rubro es
notablemente significativa, es indispensable prestarle atencin a su manejo,
porque si se descuidan, pueden convertirse en un problema que pudiese
afectar las finanzas de la organizacin. Sobre el particular, Gonzlez, Morine
y Do Nascimento (2010), sealan que stos exigen una correcta valoracin,
control y gestin, ya que inciden de forma directa en la determinacin del
beneficio de la empresa y de sus estados patrimoniales. (p. 133).
Con base en lo sealado, la presente investigacin se justifica en la
prctica, porque al disear polticas de control de inventario en la empresa
Su Ksa C.A., se brinda una herramienta que permitir la prevencin y
correccin de posibles desviaciones que pudiesen estar presentndose,
adems plantear acciones para que las actividades relacionadas a la
recepcin,

almacenamiento

salida

de

mercanca

se

efecten

correctamente, todo ello, en bsqueda de dar solucin al problema

planteado y orientar los esfuerzos de sus directivos en lo que a la gestin de
los inventarios se refiere, lo que coadyuvar a una mejor administracin de
los recursos.
As mismo, la investigacin se justifica tericamente, pues desarrolla
temas vinculados al control y los inventarios, los cuales indican una serie de
pautas y recomendaciones que contribuyen al adecuado funcionamiento de
las empresas, sentando las bases para el diseo del aporte de la
investigacin.
De igual forma, es preciso sealar que el estudio se argumenta
metodolgicamente, porque con la utilizacin de mtodos cientficos fue
posible obtener resultados validos y confiables que permitieron identificar los
puntos crticos que necesitan corregirse, lo cual condujo al diseo de

polticas de control de inventario ajustadas a las necesidades de la empresa

y cuya implementacin podr generar un cambio positivo en la situacin
planteada.

Tambin,

la

investigacin

podr

servir

de

base

para

investigaciones futuras relacionadas con el tema y como material de consulta

para estudiantes, profesores y pblico en general.

1.4.- ALCANCES Y DELIMITACIONES DE LA INVESTIGACIN

La presente investigacin se desarroll en Su Ksa C.A., ubicada en la

avenida Bolvar, n7-9, sector la parroquia, Municipio Libertador del Estado
Mrida. Se delimita al diseo de polticas de control de inventarios que
conlleven a una adecuada gestin y a la generacin de mayores utilidades
en la empresa.
Se elabor en un lapso de diecisis semanas aproximadamente,
disponiendo de los recursos y medios necesarios, para llevar a cabo la
misma. As mismo, el estudio est basado en las teoras de control,
inventarios y polticas por considerarse apropiadas con la investigacin.
Se realiz mediante el uso de tcnicas e instrumentos de recoleccin de
informacin que fueron diseados con el propsito de obtener informacin
relevante y confiable sobre la actual gestin de los inventarios, punto de
partida para el diseo de la propuesta.

CAPTULO II

MARCO REFERENCIAL

El marco referencial, tiene el propsito de dar a la investigacin un

sistema contextual para abordar el problema objeto de estudio. Para Mndez
(2011), es la descripcin de los elementos tericos planteados por uno o
diferentes autores y que permiten al investigador fundamentar su proceso de
conocimiento. (p.201).

2.1.- ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN

Con el fin de fundamentar este trabajo, se realiz la revisin de

investigaciones anteriores, entre las cuales se mencionan:
Blanco, Bustamante y Lobo (2012), presentaron un Trabajo Especial
de Grado, denominado: Polticas de Control Interno para la Adecuada
Gestin de los Inventarios en Panadera y Pastelera Maduza, C.A. La
investigacin tuvo como objetivo disear polticas de control interno de
inventario en Panadera y Pastelera Maduza, C.A., en bsqueda de que se
alcance una buena rentabilidad. El Marco Referencial, desarrolla teoras
sobre proceso administrativo, control interno, inventarios y polticas.
La investigacin es descriptiva, de campo y documental. Al obtener los
resultados, luego de aplicar las tcnicas de observacin, entrevista y la

revisin documental, a travs de los instrumentos lista de cotejo, gua de

entrevista y ficha de registro, los autores determinaron que las actividades
inherentes al manejo de los inventarios, no se ejecutaban adecuadamente,
porque se careca de controles efectivos, incrementndose los costos e
incidiendo en los niveles de utilidad de la organizacin.
Dicha situacin justific la propuesta, la cual establece un conjunto de
pautas para la recepcin, almacenamiento, conteo fsico y entrega de la
mercanca, as como la estandarizacin del uso de los productos,
garantizando una buena gestin de los inventarios que contribuye al buen
funcionamiento de la empresa, por lo que se recomend su aplicacin.
La investigacin de Blanco, Bustamante y Lobo, tiene una estrecha
vinculacin con el presente estudio, pues ambos trabajos se enfocan en el
diseo de polticas de control y destacan lo vital que resulta para las
organizaciones prestar la debida atencin a la gestin de los inventarios.
Adems, poseen bases tericas relacionadas a los tipos de control e
inventarios, as como caractersticas metodolgicas similares, en lo que se
refiere al tipo de investigacin y los instrumentos utilizados.
Por su parte, Braschi (2011), desarroll un estudio titulado: Diseo de
Indicadores de

Gestin de Eficiencia y Eficacia para el Proceso de

Control de Inventarios del Material Mdico Quirrgico del Almacn

Regional de la Fundacin Trujillana de la Salud del Estado Trujillo. El
objetivo fue disear indicadores de gestin para el proceso de control de
inventarios del material mdico quirrgico, partiendo del anlisis de la gestin
actual del Almacn Regional de la Fundacin Trujillana de la Salud, ya que la
organizacin no dispona de instrumentos para la evaluacin de las
actividades y procesos administrativos ejecutados. El estudio se sustenta en
teoras sobre auditora operacional, inventarios e indicadores de gestin.

10

Metodolgicamente es una investigacin de tipo descriptivo y de

campo, fundamentado en una revisin documental. Las tcnicas de
recoleccin de informacin empleadas fueron la observacin, la encuesta y la
revisin documental, a travs del empleo de la lista de cotejo, cuestionario y
la tabla de contenido. Los resultados obtenidos permitieron detectar
debilidades en los controles establecidos, ratificando la necesidad de
implementar herramientas de evaluacin que aseguren la correcta gestin de
los inventarios, por lo cual, la propuesta contiene 17 indicadores de gestin
orientados a la valoracin de la eficiencia y eficacia del recurso humano,
fsico, financiero y de tiempo empleado en la recepcin, almacenamiento y
distribucin de los insumos mdico quirrgicos, recomendando su aplicacin
para determinar con mayor precisin los niveles de eficiencia y eficacia en
cada uno de los procesos que se desarrollan en la institucin.
El trabajo de Braschi se relaciona con el presente estudio, pues se
destaca la importancia de analizar las actividades inherentes al manejo de
los inventarios y esto es punto focal para lograr un buen control de los
mismos. Adems, el autor destaca la importancia de contar con registros que
aporten informacin que permita hacer un buen uso de los recursos, y esto
es lo que se pretende al disear polticas de control de inventario.
Tambin, Mercado (2010), elabor un trabajo de investigacin que lleva
por ttulo: Lineamientos de Control Interno para el Procedimiento de
Inventario en la Empresa Creative Nails, C.A. La investigacin tuvo como
objetivo proponer lineamientos de control interno para el procedimiento de
inventario en CREATIVE NAILS, C.A., partiendo del anlisis de las
actividades desarrolladas, en bsqueda de una buena rentabilidad. El Marco
Referencial, contiene teoras sobre proceso administrativo, control interno,
inventarios y lineamientos.

11

La investigacin es descriptiva, de campo y documental. Al obtener los

resultados, luego de aplicar las tcnicas de observacin, entrevista y la
revisin documental, se determin que no existe un control interno que
garantice el manejo adecuado de los inventarios, influyendo directamente en
la rentabilidad de la empresa, pues los productos son costosos y si no son
usados con un buen criterio, las ganancias no son las esperadas. Por ello, la
autora plantea una serie de lineamientos enfocados a la recepcin,
almacenamiento y entrega de los insumos, concluyendo que la propuesta
constituye un instrumento que la empresa debe poner en prctica
permitiendo la minimizacin de los costos y generar mayores utilidades.
El trabajo de Mercado, seala que es vital para cualquier empresa
minimizar los costos operativos e incrementar la rentabilidad, siendo el buen
manejo de los inventarios un factor que contribuye a alcanzar este propsito,
y all, la vinculacin con la presente investigacin. As mismo, utilizan el
mismo tipo de investigacin y estn relacionados de manera terico-prctico
en el diseo de pautas de control de inventario.

2.2.- DESCRIPCIN DE LA EMPRESA

Su Ksa C.A., es una empresa dedicada a la compra y venta de

materiales del ramo de de ferretera en general. Desde su creacin ha venido
operando

ininterrumpidamente

en

la

comercializacin

de

productos

relacionados con dicho sector.

La organizacin tiene planteado como misin ofrecer la mejor en
servicio, surtido y precios en el mercado ferretero y respecto a su visin
pretende ser la empresa en el ramo ferretero, lder en satisfaccin de sus
clientes, trabajadores, proveedores y toda la colectividad.

12

Para alcanzar su misin y visin, la empresa se ha fijado como

objetivos especficos los siguientes:
Ofrecer buena atencin al cliente, por medio de un proceso de
informacin automatizada, eficiente y oportuna de la existencia de los
productos disponibles para la venta.
Mantener los inventarios de materiales suficientes, a precios
accesibles, con el fin de cubrir la demanda existente.
Ofrecer a su clientela, productos de alta calidad, regionales,
nacionales e importados que le permitan estar por encima de la
competencia.
Ofrecer al cliente informacin actualizada, relacionada con la entrega
de material, sus cuentas por pagar, abonos a cuenta y vencimientos
de las mismas.
Generar un servicio a domicilio a tiempo para satisfacer la clientela e
incrementar el porcentaje de ventas.
As mismo, la estrategia base de Su Ksa C.A., es disponer de un
adecuado servicio, tomando en cuenta la variedad, calidad de los productos
que ofrece a sus clientes, as como buenos precios acordes al mercado,
avanzada tecnologa en el desarrollo de sus operaciones comerciales.

2.3.- FUNDAMENTACIN TERICA

2.3.1 Control

Siempre es conveniente comprobar que los procesos y las actividades

se estn realizando de manera adecuada, para asegurar que se est

13

progresando en forma satisfactoria hacia la consecucin de los objetivos

predeterminados. Sobre este particular, opina Rodrguez (2002):
El control es la esencia para el funcionamiento de la empresa
como un sistema, de acuerdo con el principio de la realimentacin.
Lo ms significativo de las decisiones adaptativas y de las
modificativas consiste en actuar sobre comportamientos
determinados. Con el fin de reducir alguna desviacin percibida,
gracias a ello es factible mantener una direccin y, por tanto,
conseguir un objetivo. (p. 231).
Por su parte, Alegre, Bern y Galve (2008), expresan que:
El control es la actividad de seguimiento encaminada a corregir las
desviaciones
que
puedan
darse
respecto
a
los
objetivoscontrasta lo planeado y lo conseguido para
desencadenar las acciones correctoras, que mantengan el sistema
regulado, es decir orientado a sus objetivos. (p. 42).
Los conceptos sealados permiten deducir que el control es clave para
la evaluacin analtica, realizada con criterio constructivo de la organizacin,
de planes, polticas, sistemas de informacin y operativos, as como de la
utilizacin de los recursos de una empresa, por consiguiente, es importante
contar con pautas que aseguren que esta funcin se lleve a cabo
correctamente.
Objetivos del Control
Todas las acciones desarrolladas en una empresa deben tener un
propsito y el control no es la excepcin, por ello, el autor Rodrguez (2002),
seala los siguientes objetivos:

Comparar los resultados de la actividad con los objetivos

asignados a los responsables de obtener estos resultados.

Suministrar informacin sobre las desviaciones que pueden

presentarse entre lo planeado y los resultados.

14

Proporcionar polticas, reglas y medios para evaluar dichas

desviaciones, concedindoles su verdadera importancia.

Suministrar a los responsables informes de valoracin para la

toma de decisin, cuyo producto son las medidas correctivas.

Conocer las causas que producen las desviaciones para

modificarlas de manera favorable en lo posible, actuando sobre
los factores internos y externos.

Mantener una atencin constante sobre el desarrollo de las

operaciones para extraer conclusiones, las cuales eviten futuras
desviaciones y permitan mejorar la planeacin.

Apoyar y guiar la actuacin de los ejecutores manteniendo sus

esfuerzos en lnea con los objetivos y metas perseguidos.

Verificar que todos los recursos y medios de la empresa sean

utilizados en la cuanta prevista para cumplir con los objetivos de
la misma.

Estos objetivos reflejan la importancia del control y explican por qu

cualquier tipo de organizacin necesita disear e implementar controles
efectivos en sus operaciones, pues el resultado directo de su prctica es lo
que permitir lograr de manera eficaz los objetivos empresariales.
Tipos de Control
El control puede llevarse a cabo a travs de la implantacin de diversas
tcnicas para el chequeo y verificacin de las operaciones, para ello
Estupin (2006), hace mencin a ciertos tipos bsicos de control interno, los
cuales se detallan a continuacin:
Detectivos: Estn diseados para identificar hechos indeseables y entre
sus caractersticas vale mencionar las siguientes:
Detienen el proceso o aslan las causas de riesgo.

15

 Ejercen una funcin de vigilancia.

Actan cuando se evaden los controles preventivos.
No evitan las causas.
Son ms costosos, pueden implicar correcciones.
Preventivos: Tienen como propsito evitar resultados indeseables, entre
sus caractersticas destacan:
Estn incorporados a los procesos en forma imperceptible.
Constituyen guas que evitan las causas de hechos indeseables.
Impiden que las cosas salgan mal.
Ms econmico ya que evita costos de correccin.
Correctivos: Este tipo de control subsana efectos de un hecho
indeseable, adems corrige las causas del riesgo que se detecta. Sus
caractersticas son las siguientes:
Complementa el control detectivo, al originarse una accin, alarma.
Corrige la evasin o la falta de controles preventivos.
Ayuda a la investigacin y correccin de las causas.
Permite que la alarma se escuche y se remedie el problema.
Es ms costoso ya que implica correcciones y reproceso.
Al respecto, cabe acotar que las polticas de control de inventario que
se disearon estn orientadas a la deteccin y prevencin de situaciones
irregulares en el manejo de los mismos.
Fases del Control
El control es un proceso, por tanto, se ejecuta en fases, al respecto, el
autor Rodrguez (2002), el control se desarrolla en las siguientes fases:
Implantar normas o estndares para el control: Es la aplicacin
de una unidad de medida, que servir como modelo, gua o patrn
en base en lo cual se efectuar el control.
Medir y juzgar lo que se ha realizado: La accin de medir la
ejecucin y los resultados, puede de algn modo modificar la
misma unidad de medida.
16

Correccin: La utilidad concreta y tangible del control est en la

accin correctiva para integrar las desviaciones en relacin con los
estndares.
Retroalimentacin: El establecimiento de medidas correctivas da
lugar a la retroalimentacin; es aqu en donde se encuentra la
relacin ms estrecha entre la planeacin y el control. (p. 236).

La retroalimentacin deja claro que el control es un proceso continuo y

permanente, por tanto, para que cualquier accin emprendida en este
sentido, sea efectiva, precisa del compromiso de directivos y fuerza laboral
en general, requirindose de pautas que orienten sus esfuerzos y es en este
punto, donde las polticas son de utilidad.
Metodologa para el Diseo de Controles
Sobre este aspecto, Meja (2006), plantea tres pasos fundamentales a
seguir en el diseo de controles, de los cuales se presenta un resumen de
los planteamientos del autor:
- Estudio Preliminar: Esta primera fase busca la familiarizacin con
las operaciones, all se provee de un conocimiento inicial de aspectos
importantes de la empresa como marco econmico, administrativo y legal,
haciendo nfasis en:
Los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad
econmica en que se desenvuelve la empresa y que inciden en la
operacin que se realiza.
La infraestructura especifica que se utiliza para hacer frente a la
administracin de la operacin.
Los antecedentes relacionados con las deficiencias detectadas.
En cuanto a las actividades relacionadas a la gestin de inventarios,
punto focal de la investigacin, el autor indica que se deben conocer los
siguientes aspectos:

17

 Objetivos,

polticas,

estrategias,

sistemas,

procedimientos

presupuestos.
Caractersticas de los artculos que conforman el inventario.
Importancia de los inventarios en relacin con la situacin financiera
de la organizacin.
Instalaciones de la empresa, ubicacin, caractersticas vinculadas
con el inventario.
- Investigacin y Anlisis: En esta segunda fase de la metodologa, se
evala la eficiencia y efectividad de la operacin. Con el objeto de comprobar
la forma en que se estn llevando a cabo las operaciones de la empresa; es
conveniente revisar los diversos registros, informes, formatos, archivos,
comprobantes, entre otros que se utilizan en cada caso. En esta etapa se
debe cuidar que la informacin se obtenga objetivamente y en el menor
tiempo

posible,

buscando

hechos

evitando

distorsiones

con

interpretaciones e inferencias de cualquier naturaleza, de manera que el

diagnostico final sea lo ms objetivo posible.
En lo que respecta a la gestin de los inventarios, el objetivo
fundamental ser reconocer el funcionamiento del rea de almacn, sus
operaciones, sus controles y todos los detalles relacionados con el
inventario. Se trata de identificar las reas crticas o de problema, para
diagnosticar las debilidades de control y en consecuencia formular
recomendaciones para la implementacin de un adecuado sistema.
- Diagnstico: Se establecen todos los hechos o circunstancias
importantes observadas en la revisin y se procede a efectuar un
pronstico o anlisis de consecuencias, lo que permite determinar el
tratamiento de cada uno de los hallazgos detallando las particularidades y
recomendaciones pertinentes.

18

Estas fases fueron consideradas en esta investigacin para el diseo de

los controles de inventario para la empresa Su Ksa C.A.
Concluyendo con los aspectos tericos relacionados al control, es
importante acotar que segn Estupin (2006), los niveles de supervisin
juegan un papel importante para determinar si los objetivos de control se
estn cumpliendo y si los riesgos se estn considerando, son estos niveles
los que permiten concluir si el control es efectivo o si por el contrario deben
tomarse acciones de correccin o mejoramiento.
En tal sentido, la supervisin debe conducir a la identificacin de
controles dbiles, insuficientes o necesarios, para promover con el apoyo
decidido de la gerencia, su reforzamiento e implantacin.

2.3.2 Inventario

Al hablar de inventario, se hace referencia a las existencias, es decir,

a la cantidad de productos que hay en una organizacin para un momento
determinado.
Segn Horngren, Harrison y Lamber (2005), los inventarios son bienes
tangibles, disponibles para la venta en el curso ordinario del negocio, o para
ser consumidos en la produccin de bienes y servicios para su posterior
comercializacin. (p. 362). De acuerdo a Escudero (2005), los inventarios
son La cantidad de bienes que una empresa mantiene en existencia en un
momento dado (p. 3), es decir consiste en el acopio de varios materiales.
Para efectos de esta investigacin, los inventarios son considerados
como los materiales que tiene la empresa para ser comercializados. Al
respecto, ya que en el sector ferretero, el inventario tiende a ser muy variado

19

y de gran valor econmico, destaca la importancia del buen manejo de los

mismos, para lo cual se requiere de un control efectivo en pro de garantizar
la rentabilidad esperada en la empresa.
En tal sentido se debe contar con una serie de disposiciones que
incluyan desde la recepcin de materiales, pasando por el registro, acomodo,
salvaguarda, conservacin y despacho con el fin de garantizar que los
sistemas de control funcionen adecuadamente, en concordancia con los
objetivos planteados por la organizacin.
Sistema de Inventario
En cuanto al sistema de inventario, est relacionado con el periodo en
que estos se realicen, el cual puede variar segn sean las circunstancias.
Rodrguez (2006), los clasifica en
Sistema de inventario continuo o permanente. En este sistema los
registros del inventario se mantienen siempre al da. Entre sus ventajas est
que la informacin que proporciona est actualizada, ya que mantienen un
registro constante de las existencias, con base a las entradas y salidas de
mercancas y/o insumos.
Este tipo de inventario es llevado mediante tarjetas, con una distribucin
por columnas para mantener un registro completo de entradas, salidas y
existencias; as como fechas, precios, unidades, caractersticas, cantidades
mximas y mnimas que han de mantenerse siempre en existencia de cada
producto.
Al

respecto, el autor seala que los fines generales del inventario

continuo son: a) Facilitar el control debido de las compras y b) Fijar las

responsabilidades de los empleados al manejar las mercancas y los
materiales. (p.385).

20

Sistema de Inventario Peridico. En este sistema se determina el

inventario por medio de un conteo fsico en una fecha determinada, se
presenta en el Balance General y se vala de acuerdo con un mtodo
especifico.
Es considerado un inventario extra contable, consiste en el conteo fsico
de las mercancas y la asignacin de sus respectivos valores, al final de cada
ejercicio econmico. Este mtodo se utiliza, incluso cuando se lleve el
inventario continuo, ya que permite verificarlo. Puede practicarse por etapas,
siempre y cuando puedan separarse las diferentes clases de mercancas. Se
puede realizar por muestreo.
En las ferreteras, se suelen llevar a cabo inventarios peridicos, para
ello, los jefes de almacn realizan al ao recuentos fsicos de todos los
materiales en depsito, para compararlos con los saldos de las respectivas
tarjetas de inventario permanente.
Cantidades Mximas y Mnimas
Al evaluar los aspectos concernientes al inventario, es pertinente
considerar lo relacionado con las cantidades mximas y mnimas, ya que
stas constituyen una caracterstica importante que ayuda a resguardar la
inversin y a mantener la mercanca dentro de lmites razonables.
Si los inventarios son insuficientes, podr dejar de venderse, lo cual
afectara el cumplimiento de objetivos y metas de las organizaciones. De
igual manera los excesos pueden producir prdidas por deterioro de la
mercanca e incremento de los costos de almacenamiento. Sobre este
aspecto Rodrguez (2006), seala:
El objeto de las cantidades mximas y mnimas es regular las
existencias y conservarlas en una cifra razonable, podr no ser
necesario mostrar cantidades mximas y mnimas requeridas en
almacn, pero si es preciso que aparezcan en las cuentas de

21

materiales en que sea necesario tener existencias considerables o

que tome mucho tiempo en reponerlas. (p.109).

Este sealamiento deja entrever cun importante es prestar atencin al

cumplimiento de estas caractersticas al momento de evaluar el control de
inventarios, ya que a travs de esta pauta es factible determinar los tiempos
de reposicin necesarios para garantizar la dotacin permanente y oportuna
de insumos.
Secuencia de Operaciones en el Manejo del Inventario
Generalmente el almacn es considerado una unidad de servicio en la
estructura orgnica y funcional de una organizacin, con objetivos bien
definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y
productos, es decir, manejo del inventario.
El servicio o gestin de almacn es definida por la Price WhaterHouse
(2002) como el proceso de recepcin, almacenamiento y movimiento de un
producto o material hasta el punto de consumo, as como el tratamiento e
informacin de datos generados (p.1).
En tal sentido, el mbito de responsabilidad del rea de almacn nace
en la recepcin del elemento fsico en las propias instalaciones y se extiende
al mantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su posterior
tratamiento, que puede ser proceso, transporte o consumo; guardando
evidencia de ello.
En un almacn se debe tratar de conseguir que las mercancas circulen
sin contratiempos. Por este motivo, es de especial inters evaluar la
secuencia de las operaciones, que segn Meja (2006), son las siguientes:
- Recepcin. Da inicio en el momento en que el proveedor hace
entrega de la mercanca o material solicitado, sta es recibida en las

22

cantidades, especificaciones y condiciones pactadas en la orden de compra.

Se trata de un proceso de gran importancia dentro de las actividades del
almacn, puesto que de ella depende en gran medida la calidad del producto
final. En este ciclo, las inspecciones son imprescindibles, siendo un factor
clave una adecuada seleccin de proveedores.
El proceso de recepcin de mercanca debe cimentarse en una
previsin de entradas que informe de las recepciones a realizar en un tiempo
dado y que contenga, al menos, el horario, artculos y procedencia de cada
recepcin. El registro es un factor que favorece la efectividad y eficiencia del
proceso de recepcin, por ello, la empresa debe tomar las medidas
oportunas para conseguirlo.
- Almacenamiento. Es el subproceso operativo concerniente a la
guarda y conservacin de los productos con los mnimos riesgos para el
producto, personas y organizacin, optimizando el espacio fsico del
almacn. Este proceso abarca la disposicin de la mercanca o materiales
en su ubicacin, con el objeto de retenerlas hasta su puesta a disposicin de
los usuarios.
- Informacin. Si bien la funcin principal de la gestin de almacn es
la eficiencia y efectividad del flujo fsico, su consecucin est a expensas del
flujo de informacin. Su mbito se extiende al registro de todos los procesos
que se dan en el almacn: recepcin, almacenaje, movimientos y despacho.
- Salida o distribucin de bienes. En este proceso se establece un
control de salidas, recuento numrico o control de entrega y son las
funciones con que finaliza el proceso de control de inventarios.
Control de Inventarios
En cuanto al control de los inventarios, eje de la investigacin,
Horngren, Harrison y Lamber (2005), son de la opinin que: es importante,

23

ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de

comercializacin, por ello, se precisa tener gran cuidado en proteger los
inventarios. (p. 365).
Sobre el particular, Moreno y Rivas (2010), opinan que el control de los
inventarios se realiza de diversas maneras: Contable, fsico y del nivel de
inversin.
El control contable: puede realizarse mediante Kardex o hasta por
sistemas computarizados, el tipo de control se realizar
dependiendo del tamao de la empresa y el proceso productivo.
Control fsico: debe ser seguro y eficiente, para esto tendr que
cumplir con ciertos requisitos, como la fcil localizacin y un lugar
de almacenamiento apropiado.
Control del nivel de ingresos de inversin: se determina con base
a las polticas de ventas, produccin y finanzas, este control est
ligado a la productividad y por esto se utiliza para la fijacin de
polticas financieras, involucrando a todas las partes interesadas.
(p. 270).

De acuerdo a Horngren, Harrison y Lamber (2005), un buen control

sobre los inventarios incluye:
Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no
importando cual sistema se utilice.
Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de
embarque.
Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao
descomposicin.
Permitir el acceso al inventario, solamente al personal que no tiene
acceso a los registros contables.
Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de
alto costo unitario.
Comprar el inventario en cantidades econmicas.

24

 Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones

de dficit, lo cual conduce a prdidas en ventas.
No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando
con eso el gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios.
Complementando lo expuesto, Santillana (2003), plantea algunas
recomendaciones para que exista un adecuado control, entre ellas:
Los inventarios deben estar bajo la custodia de un responsable
perfectamente autorizado.
Para mejor control de las partidas que los integran, los registros
contables deben contar con informacin tanto de cantidades como de
valores.
Debe existir control sobre los artculos que se consideren obsoletos o
que por otra causa han sido dados de baja en libros y que
fsicamente se encuentren en almacn.
Los inventarios deben estar convenientemente protegidos contra
deterioros fsicos y condiciones climatolgicas.
Los almacenistas deben rendir informes sobre los artculos que
tengan poco movimiento o cuya existencia sea excesiva.
Se debe requerir la aprobacin de la alta administracin o de alguna
otra persona facultada para disponer del material obsoleto, sin uso o
deteriorado.
La salida de mercanca del almacn debe estar siempre amparada
por una requisicin autorizada.
Efectuar revisiones peridicas y sorpresivas al almacn.
Implantar medidas de seguridad contra robos, incendios, etctera.
Homogeneizar tanto las bases para evaluar los inventarios, como
aquellas para determinar el costo de venta.

25

Las opiniones de los autores mencionados, ponen de manifiesto la

importancia de un control efectivo de los inventarios, justificndose con ello la
presente investigacin Al respecto, la teora desarrollada permiti el diseo
de dichas polticas en procura de que la gestin de los inventarios sea lo ms
adecuada posible.

2.3.3 Polticas

Una poltica es el curso general de accin para situaciones

concurrentes, encaminada a alcanzar los objetivos establecidos. Segn Del
Valle (2008):
Es una regla que norma la actuacin y que, acatndola, permite
lograr los fines propuestos. Las polticas son guas para orientar la
accin; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma
de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez
dentro de una organizacin. (p.37).
De acuerdo a Rodrguez (2002), una poltica representa el marco de
referencia para la realizacin de las acciones que se deben emprender en
una empresa en un periodo de tiempo. (p.34).
En general, una poltica constituye un conjunto de pautas establecidas
por la direccin de la empresa, con el propsito de regular el funcionamiento
de la organizacin.
Es de destacar que suele confundirse a las polticas con las reglas,
siendo la diferencia que estas ltimas son mandatos precisos que el personal
de una empresa deber seguir en situaciones especficas, son estrictas;
mientras que las polticas son orientaciones, por tanto, son flexibles.

26

Beneficios de las Polticas

Referente

los

beneficios

que

aportan

las

polticas

las

organizaciones, lvarez (2006), opina:

Las polticas ayudan a evitar lentitud, defectos y sobre, todo prdida
de tiempo en las principales actividades y procesos de la
organizacin.
Son como linternas en la oscuridad, porque permiten visualizar un
camino claro, preciso y seguro para las actividades cotidianas, sobre
todo en los puntos crticos donde se requiere una decisin.
El uso de polticas redunda en el corto plazo, en el aumento de
utilidades para la organizacin.
Cuando se observa una organizacin que funciona de manera
ordenada, es porque est administrada por polticas y procedimientos
funcionales y bien diseados.
Tipos de Polticas
Referente a los tipos de polticas en una empresa, Del Valle (2008),
expresa que pueden clasificarse segn el nivel jerrquico en que se formulen
y las reas que abarquen.
Estratgicas o generales. Se formulan a nivel de alta gerencia y
su funcin es establecer y emitir lineamientos que guen a la
empresa como una unidad integrada.
Operativas o especficas. Se aplican principalmente en las
decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las
unidades de las que consta un departamento. (p.38).
En cuanto a su origen las polticas pueden ser:

Externas. Cuando se originan por factores externos a la

empresa (competencia, gobierno, sindicatos, proveedores,
clientes, etc.)

27

Consultadas. Normalmente dentro de una empresa existen

actos espordicos que dan lugar a que el personal tenga que
recurrir a su jefe inmediato para poder solucionar un problema.
Formuladas. Son emitidas por diversos niveles superiores, con
el propsito de guiar la correcta accin y decisin, del personal
en sus actividades.
Implcitas. En las actividades diarias de una empresa el
personal se enfrenta a situaciones de decisin en donde no
existe una poltica previamente establecida, lo que origina
ciertos lineamientos que sin estar escritos se aceptan por
costumbre en la organizacin. (p.38).

En tal sentido, las polticas que se plantean en esta investigacin son

operativas, pues se delimitan al control de los inventarios y tienen el
propsito de guiar al personal en la ejecucin de las actividades.
Requisitos de las Polticas
El autor Ingala (2008), en su libro en lnea, opina que la poltica debe
incluir tres aspectos fundamentales: qu se debe hacer, cmo hacer para
llegar a hacerlo, y la medida empleada para evaluar lo que se ha hecho,
siendo necesario:
Tener un rea de accin o direccin, sobre el que se debe
trabajar, por ejemplo reducir costos, mejorar la calidad de un
determinado producto.
La meta u objetivo cuantitativo que se espera alcanzar en un
futuro, en el rea de accin elegida.
Una gua para alcanzar la meta, esto dara el cmo se podra
alcanzar el objetivo esperado. (p.4).
Complementando lo sealado, Del Valle (2008), indica que para que
una poltica sea operante y cumpla con su finalidad, debe:
a) Establecerse por escrito y drsele validez
b) Redactarse claramente y con precisin
c) Darse a conocer a todos los niveles donde se va a interpretar y
aplicar
d) Coordinarse con las dems polticas
28

e) Revisarse peridicamente
f) Ser razonable y aplicable a la prctica
g) Estar acorde con los objetivos de la empresa
h) Debe ser estable en su formulacin
i) Ser flexible. (p.40)
As mismo, lvarez (2006), seala que al poner en prctica las polticas
es necesario adjudicar tareas y responsabilidades, delegar autoridad,
establecer procedimientos y controles y prever los informes y evaluaciones
peridicas del progreso logrado. (p.29). Tambin, es importante propiciar un
ambiente que anime a los subordinados a pensar y actuar en los trminos
que sta seala.

2.4.- BASES LEGALES

En este apartado se hace referencia a una serie de articulados

presentes en el marco jurdico venezolano, los cuales relacionados con la
temtica de estudio.
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (2000)
Referente a los productos ofertados por la empresa objeto de estudio, la
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (2000), publicada en
Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela, 5.453 del 24 de
marzo del 2000, sanciona:
Captulo VII
De los Derechos Econmicos
Artculo 117. Todas las personas tendrn derecho a disponer de
bienes y servicios de calidad, as como a una informacin
adecuada y no engaosa sobre el contenido y caractersticas de
los productos y servicios que consumen, a la libertad de eleccin y
a un trato equitativo y digno. La ley establecer los mecanismos
necesarios para garantizar esos derechos, las normas de control
de calidad y cantidad de bienes y servicios, los procedimientos de

29

defensa del pblico consumidor, el resarcimiento de los daos

ocasionados y las sanciones correspondientes por la violacin de
estos derechos.
En tal sentido, Su Ksa C.A., debe llevar un buen control de inventarios,
a manera de garantizar que la mercanca comercializada est en buen
estado, evitando inconvenientes que podran incidir en la imagen de la
empresa y el pago de sanciones pecuniarias por el incumplimiento de la Ley.
Ley para la Defensa de las Personas en el Acceso a los Bienes y
Servicios (2010)
Tambin, la Ley para la Defensa de las Personas en el Acceso a los
Bienes y Servicios (2010), publicada en Gaceta Oficial de la Repblica
Bolivariana de Venezuela, N 39.358 del 1 de febrero de 2010, seala:
Ttulo II
De los Derechos de las Personas
Captulo I
De los Derechos
Artculo 7. Son derechos de las personas en relacin a los bienes
y servicios declarados o no de primera necesidad:
1. La proteccin de su salud y seguridad en el acceso a los
bienes y servicios.
2. La adquisicin en las mejores condiciones de calidad y
precio, sin condicionamientos, tomando en cuenta las
previsiones legales que rigen el acceso de bienes y
servicios nacionales y extranjeros.
3. La informacin suficiente, oportuna, clara, veraz y
comprensible sobre los diferentes bienes y servicios,
puestos a su disposicin, con especificaciones de precios,
cantidad, peso, caractersticas, calidad, riesgo y dems
datos de inters inherentes a su elaboracin o prestacin,
composicin y contraindicaciones que les permita tomar
conciencia para la satisfaccin de sus necesidades.
4. La promocin y proteccin jurdica de sus derechos e
intereses econmicos y sociales en las transacciones
realizadas, por cualquier medio o tecnologa idnea.
5. El conocimiento de los aspectos polticos, econmicos,
sociales y culturales de los procesos de produccin,

30

6.
7.
8.

9.

fabricacin, importacin, acopio, transporte, distribucin y

comercializacin de esos bienes y la generacin y
prestacin de los servicios para ejercer eficazmente la
contralora social as como los mecanismos de defensa y
organizacin popular para actuar ante los rganos y entes
pblicos.
La reposicin del bien o resarcimiento del dao sufrido en
los trminos establecidos en la presente Ley.
La proteccin de los intereses individuales o colectivos en
los trminos que establezca la presente Ley.
La proteccin contra la publicidad o propaganda subliminal,
falsa o engaosa que induzca al consumismo, los mtodos
coercitivos que distorsionen la conciencia y las prcticas o
clusulas impuestas por proveedoras o proveedores de
bienes y servicios que contraren los derechos de las
personas en los trminos expresados en la presente Ley.
A no recibir un trato discriminatorio por las proveedoras o
proveedores de bienes y servicios, ni ser lesionado en sus
derechos e intereses por conductas que afecten el
consumo de los alimentos o productos o el uso de
servicios

Estos derechos otorgados a las personas, obliga a Su Ksa C.A., a

controlar sus inventarios para minimizar la probabilidad de expender
productos deteriorados, o que hayan perdido sus cualidades por mal
almacenamiento.
Adems, la Ley sanciona: Articulo 16 Se prohbe y se sancionar a
cualquiera de los sujetos de la cadena de distribucin, produccin y
consumo, que entre ellos impongan condiciones abusivas que afecten a las
personas o que tiendan al incremento indebido de precios, acaparamiento o
boicot de productos o servicios.
Puede observarse que si la empresa no realiza adecuadamente la
rotacin de inventarios, los organismos oficiales podran presumir que se
est incurriendo en estas acciones, dejndola expuesta a ser sancionada.
Por tanto, es vital que se cuente con polticas de control bien definidas,
justificndose, con ello, la investigacin.

31

Cdigo de Comercio (1955)

Considerando que Su Ksa C.A., efecta actos de comercio debe
ceirse a las disposiciones del Cdigo de Comercio (1955), publicado en
Gaceta 475 del 21 de diciembre de 1955. En cuanto a los inventarios, esta
Ley contempla:
Seccin II
De las Obligaciones de los Comerciantes
De la Contabilidad Mercantil
Artculo 35 Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de
cada ao, har en el libro de Inventarios una descripcin
estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y
de todos sus crditos, activos y pasivos, vinculados o no a su
comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta
de ganancias y prdidas; sta debe demostrar con evidencia y
verdad los beneficios obtenidos y las prdidas sufridas. Se har
mencin expresa de las fianzas otorgadas, as como de
cualesquiera otras obligaciones contradas bajo condicin
suspensiva con anotacin de la respectiva contrapartida
El Cdigo de Comercio establece que la cuenta de ganancias y
prdidas debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y
las prdidas sufridas; lo cual no es posible, sino se implementa un buen
control de inventario que proporcione informacin oportuna y confiable.

Normas Internacionales de Informacin Financiera para la Pymes (NIIF

Pymes)
As mismo la NIIF para Pymes, en la Seccin 13, referida a los
inventarios, establece:
13.22 Una entidad revelar la siguiente informacin:
(a) Las polticas contables adoptadas para la medicin de los
inventarios, incluyendo la frmula de costos utilizada.
(b) El importe en libros total de los inventarios y el importe en
libros en clasificaciones apropiadas para la entidad.

32

(c) El importe de los inventarios reconocido como gasto durante el

periodo.
(d) Las prdidas por deterioro del valor reconocidas o revertidas
en el resultado, de acuerdo con la Seccin 27.
(e) El importe total en libros de los inventarios pignorados en
garanta del cumplimiento de deudas.

Por tanto, ajustarse a las NIIF y acatar los principios y normas

establecidas para cuantificar y registrar las operaciones, as como para la
correcta presentacin de la informacin financiera, es imperante contar con
un adecuado control y registro de los movimientos de los inventarios.

2.5.- TRMINOS BSICOS

Actividad: Una o ms operaciones a fines y sucesivos que forman

parte de un procedimiento ejecutado por una misma persona o una misma
unidad administrativa.
Almacenamiento: Es un subproceso operativo concerniente a la
guarda y conservacin de los productos con los mnimos riesgos para el
producto, personas y organizacin, optimizando el espacio fsico del
almacn.
Control: Es comparar el desempeo real con las metas fijadas con
antelacin.
Depsito: Unidad de servicio con objetivos definidos de resguardo,
control y abastecimiento de materiales y productos.
Gestin: Actividades coordinadas para dirigir

y controlar una

organizacin. Accin para que los objetivos fijados se cumplan.

33

Inventario: Cantidad de bienes que una empresa mantiene en

existencia en un momento dado.
Poltica: Son guas propuestas para alcanzar las metas.
Proceso: Conjunto de fases sucesivas de un fenmeno o asunto, los
cuales son controladas, supervisadas y evaluadas por el sistema de control.
Recepcin de mercanca: Ciclo que da inicio en el momento en que el
proveedor hace entrega de la mercanca o material solicitado, sta es
recibida en las cantidades, especificaciones y condiciones pactadas en la
orden de compra.
Salida de mercanca: Es el proceso tcnico de abastecimiento, referido
a la directa satisfaccin de las necesidades de las reas usuarias.
Sistemas de informacin: Comprende el registro, proceso e
informacin de datos cuya calidad generada por el sistema afectar la
habilidad de la administracin para tomar decisiones apropiadas y control de
las actividades de la organizacin.

2.6.- OPERACIONALIZACIN DE OBJETIVOS

La operacionalizacin es el procedimiento mediante el cual se

determinan los indicadores de una investigacin, se efecta en el cuadro
tcnico-metdico, el cual segn Hurtado y Toro (2007), busca la
descomposicin de los objetivos o de las hiptesis de investigacin en
unidades de contenido ms precisas que el enunciado general que los
define. (p.88). A continuacin se expone la operacionalizacin de objetivos
de este estudio.

34

Cuadro 1
Operacionalizacin de objetivos
Objetivo General

Objetivos especficos
Describir el manejo de
inventario llevado a cabo
en la empresa Su Ksa
C.A.
Sealar los factores que
inciden en el control del
inventario en la empresa
Su Ksa C.A.

Determinar los criterios

de diseo para las
polticas de control de
inventario que conlleven
a una adecuada gestin y
a la generacin de
mayores utilidades en la
empresa Su Ksa C.A.
Fuente: Autora (2014).

Disear polticas de control de inventarios para la empresa Su Ksa C.A.

Categora de
Indicadores
Tcnicas
Instrumentos
anlisis
Recepcin de mercanca
Almacenamiento
Manejo de
Observacin
Lista de cotejo
inventario
Salida de la mercanca
Registro de operaciones
Personal.
Factores que
Documentacin
Inciden en el
Gua de
Entrevista
Autorizaciones.
control del
entrevista
Supervisin
inventario
Normas o polticas

Diseo de
polticas de
control de
inventario

Objetivos.
Alcance.
Responsables.
Controles.
Formatos.

Fuentes

tems

Actividades
inherentes al
manejo del
inventario

1,2
3,4,5
6,7
8,9,10

Gerente de
Su Ksa C.A.

1,2,3
4,5,6
7,8
9,10
11,12

Observacin

Lista de cotejo

Actividades

1-10

Entrevista

Gua de
entrevista

Gerente

1-12

Revisin
Documental

Ficha de
registro

Libros,
pginas web,
trabajos de
grado, entre
otros

CAPTULO III

MARCO METODOLGICO

Este captulo seala la manera como se desarrolla el estudio, segn

Prez (2006), consiste en un plan que se traza el investigador, conformado
por las estrategias, mtodos y procedimientos necesarios para alcanzar los
objetivos propuestos. (p. 72).

3. 1.- TIPO DE INVESTIGACIN

Existen

varios

criterios

para

agrupar

los

diferentes

tipos

de

investigacin, por ello, la presente investigacin se puede clasificar de

diversas maneras, entre ellas:

3.1.1.- Investigacin Descriptiva

Este tipo de estudio de acuerdo a Palella y Martins (2010), tiene el

propsito de interpretar realidades de un hecho. Incluye descripcin,
registro, anlisis e interpretacin de la naturaleza actual, composicin o
procesos de los fenmenoshace nfasis sobre conclusiones dominantes, o
sobre como una persona, grupo o cosa, se conduce o funciona en el
presente. (p. 92).

Acotan los autores que una investigacin descriptiva supone un

elemento interpretativo del significado o importancia de lo que describe, por
ello, el trabajo investigativo se considera de este tipo, ya que busca conocer
los elementos determinantes y/o influyentes en el manejo del inventario en la
empresa Su Ksa C.A., y de esta manera, obtener una visin general de la
situacin actual, lo cual permiti definir el problema y, a la vez, plantear
posibles soluciones al mismo.

3.1.2.- Investigacin de Campo

La Universidad Pedaggica Experimental Libertador (2006), seala que

en las investigaciones de campo son aquellas en las que los datos de
inters son recogidos en forma directa de la realidad, en este sentido se trata
de investigaciones a partir de datos originales o primarios. (p. 18).
Con base en el hecho de que para desarrollar el estudio fue necesario
obtener informacin pertinente y relevante, directamente de Su Ksa C.A., la
investigacin se considera de campo. Su empleo permiti analizar las
actividades que se realizan en la gestin de los inventarios y determinar
cules son las principales debilidades existentes.

3.1.3.- Investigacin Documental

La investigacin documental se fundamenta en una bsqueda intensiva

en libros, trabajos de grado, revistas, pginas web, entre otros, de
informacin actualizada relacionada al problema estudiado. Para Gallardo
(2007):

37

se concentra en fuentes impresas, en las cuales la informacin

pertinente ya ha sido registrada o fijada de algn modo.
Contribuye a construir el marco terico de cualquier tipo de
investigacin. En este sentido, precede a la investigacin de
campo y la apoya para la planeacin del trabajo. (p.62).
El estudio es documental, porque est basado en la revisin de material
bibliogrfico, con el fin de profundizar los conocimientos vinculados a la
temtica de estudio y adems sustentar en opiniones de expertos el aporte
del trabajo.

3.2.- DISEO DE LA INVESTIGACIN

El diseo de la investigacin explica los aspectos operativos de la

misma. Segn Prez (2006), orienta y esclarece las etapas que habrn de
acometerse (p.21). En tal sentido, se describen las fases en las que se
desarroll el presente estudio.
Fase I. Exploratoria: Consiste en la identificacin de las dimensiones
del problema, objetivos de la investigacin, recopilacin de la bibliografa y
estudios relacionados con el tema tratado en la investigacin; as como, el
establecimiento de los aspectos metodolgicos
Fase II. Diagnstica: Permiti describir el manejo del inventario en Su
Ksa C.A., y a su vez identificar los factores que inciden en su gestin, para
efectuar este diagnstico se hizo necesario cumplir con los siguientes pasos:
a) Diseo de los instrumentos para la recoleccin de los datos.
b) Revisin y correcciones de los instrumentos por parte del tutor.
c) Determinar la validez del instrumento a travs del juicio de
expertos.

38

d) Aplicacin de los instrumentos.

e) Organizacin de la informacin recolectada.

Fase III. Descriptiva y de anlisis: En esta etapa se procedi a reflejar

y analizar la informacin obtenida, con lo cual fue posible determinar los
criterios de diseo para las polticas de control de inventario que conlleven a
una adecuada gestin y a la generacin de mayores utilidades en la empresa
Su Ksa C.A.
Fase IV. Aportes del investigador: Despus de obtener los resultados
del diagnstico, se documentaron las pautas que orientarn al personal de la
empresa estudiada, en lo que al control y manejo del inventario se refiere.

3.3.- POBLACIN Y MUESTRA

3.3.1.- Poblacin

Es considerada el conjunto de elementos sometidos a estudio, de

acuerdo a Hurtado (2010), el conjunto de seres o evento a estudiar que se
enmarcan dentro de los criterios de inclusin conforman la poblacin.
(p.140).
Con base en el concepto anterior, se concluye que la poblacin del
estudio es el manejo del inventario y considerando, tal como se seal en el
marco terico, que dicho proceso se enmarca en las actividades de
recepcin, almacenamiento, registro y salida, fue necesario evaluar cada una
de ellas, en la empresa Su Ksa C.A.

39

3.3.2.- Muestra

Es una porcin de la poblacin que es seleccionada para obtener la

informacin. De acuerdo al criterio de Mndez (2011), una muestra
comprende el estudio de una parte de los elementos de una poblacin.
(p.281).
En este punto, conviene destacar que como el manejo de inventarios es
un proceso, es pertinente abordarlo en su totalidad, por tanto, no se
seleccion ninguna muestra y se estudiaron todas las actividades inherentes
al mismo. En consecuencia, se realiz un censo, que segn el autor,
consiste en estudiar todos los elementos de la poblacin. (p. 281).

3.4.-

TCNICAS

INSTRUMENTOS

DE

RECOLECCIN

DE

INFORMACIN

Para obtener la informacin se requiere el empleo de tcnicas e

instrumentos que, segn Prez (2006), va a depender de factores tales
como: el tipo o diseo de investigacin, los objetivos propuestos, las
caractersticas del problema y la factibilidad de realizar la investigacin
(recursos, medios, tiempo y acceso a las fuentes de informacin. (p.77).
.
3.4.1.- Tcnicas

De acuerdo a lo sealado por Urbano y Yuni (2006), tcnicas son los

procedimientos mediante los cuales se generan informaciones vlidas y
40

confiables, para ser utilizadas como datos cientficos. La funcin primordial

de las tcnicas de recoleccin de informacin es el registro de los fenmenos
empricos. (p.29). Especficamente, en esta investigacin se emplearon las
tcnicas de la observacin, entrevista y revisin documental.
La observacin: Es una tcnica que permite percibir y conocer los
hechos directamente, para Arias (2012), consiste en visualizar o captar
mediante la vista, en forma sistemtica, cualquier hecho, fenmeno o
situacin que se produzca en la naturaleza o en la sociedad, en funcin de
unos objetivos de investigacin preestablecidos. (p. 69).
Se utiliz con el propsito de percibir y captar informacin referente a
las actividades que se ejecutan en el manejo de los inventarios, lo cual
permiti detectar los aspectos que ameritan un mayor control.
La entrevista: De acuerdo a Fuentelsaz (2006), es una tcnica para
recolectar datos, emplea la comunicacin verbal para obtener informacin
sobre un tema definido; permite describir acontecimientos e interpretar
conductas o actitudes desde la perspectiva del propio entrevistado quien
habla de aspectos subjetivos. (p.66).
Se utiliz para obtener informacin directa del Gerente, para identificar
aspectos relevantes que inciden en el manejo de inventario y precisar la
viabilidad de aplicacin de la propuesta de este estudio.
Revisin documental: Para Urbano y Yuni (2006), consiste en
constituir un referente terico que guie el trabajo investigativo. Permite un
encuadre adecuado del investigador con la realidad que estudia. (p. 48).
Se emple esta tcnica para complementar y fundamentar la
informacin del trabajo de campo, por lo que fue necesario la bsqueda,
anlisis, e interpretacin de los aportes de otros investigadores en textos,
revistas, documentos, e investigaciones previas realizadas, constituyendo el

41

punto de partida de la investigacin, pues sirvieron de orientacin para

conducir el desarrollo del trabajo.

3.4.2.- Instrumentos

Prez (2006), define los instrumentos como los recursos de los que se
vale el investigador para acercarse a los fenmenos y extraer de ellos la
informacin. (p.77). Especficamente, se emplearon en el estudio la lista de
cotejo, gua de entrevista y la ficha de registro.
Lista de cotejo: Es el instrumento destinado a orientar la observacin y
obtener un registro claro y ordenado de cuanto acontece. Palella y Martins
(2010), opinan que su fin es la confrontacin de una serie de caractersticas
previamente seleccionadas en un contexto tambin preestablecido. Permiten
al observador anotar si esa caracterstica est o no presente. (p. 114).
Est estructurada en 10 tems y su uso conllev a la comprensin de
las actividades inherentes al manejo del inventario, lo que facilit el diseo de
polticas de control de inventario que conlleven a una adecuada gestin y a la
generacin de mayores utilidades en la empresa.
Gua de entrevista: Es el formato empleado para dirigir la entrevista.
Arias (2012), la define como la que se realiza a partir de una gua
prediseada que contiene las preguntas que sern formuladas al
entrevistado. (p. 73).
Este instrumento est conformado por 12 preguntas abiertas y las
respuestas se registraron tal como se expresaron, a manera de evitar
interpretaciones errneas; tuvo el propsito de orientar la conversacin que

42

sostenida con el Gerente de la empresa objeto de estudio, para conocer sus

opiniones respecto a los factores que inciden en la gestin de los inventarios.
Ficha de registro: Segn Arias (2006) est dirigida a la cuantificacin
y clasificacin de las ideas de un texto, mediante categoras establecidas y
basada en la separacin e interpretacin de los contenidos de un
documento (p.133).
Se emple para identificar las teoras ms importantes del material
bibliogrfico, lo que permiti establecer criterios fundamentales de control de
inventarios, sustentando as el aporte de la investigacin.
.
3.5-

TCNICAS

DE

PROCESAMIENTO

ANLISIS

DE

LA

INFORMACIN

Los datos obtenidos requieren de una organizacin que facilite obtener

una visin global de la informacin obtenida, para ello es necesario aplicar
tcnicas de procesamiento y anlisis de la informacin. Es de acotar que la
informacin obtenida de cada instrumento debe recibir un tratamiento
especfico.
Cabe sealar que por sus caractersticas, todos los instrumentos
empleados en esta investigacin se interpretaron a travs de un anlisis
cualitativo. De manera puntual, en la gua de entrevista, se registraron las
respuestas en un cuadro. Luego se efectu el estudio individual de cada
tem, pasando por el razonamiento y concluyendo con el anlisis, en
bsqueda de determinar los aspectos que requieren mejorarse en el control
de los inventarios en la empresa Su Ksa C.A.

43

Referente a la informacin que se almacen en fichas de registro, se

evaluaron los argumentos presentados por los autores, la coherencia, el
razonamiento lgico y la vinculacin con el trabajo de investigacin.

3.6- VALIDEZ DE LOS INSTRUMENTOS

Segn Arias (2012), significa que las preguntas o tems deben tener
una correspondencia directa con los objetivos de la investigacin. Es decir,
las interrogantes consultarn slo aquello que se pretende conocer o medir.
(p.79).
Para la presente investigacin, la validez se sustenta en la
operacionalizacin de los objetivos, expuesta en el Captulo II; no obstante,
tambin se aplic el mtodo de juicio de expertos, que segn Palella y
Martins (2010), consiste en entregar los instrumentos a especialistas,
quienes revisan el contenido, la redaccin y la pertinencia de cada reactivo,
y hacen recomendaciones para que el investigador efecte las debidas
correcciones, en los casos que considere necesario. (p.161).
En tal sentido, se solicit la colaboracin de tres especialistas en la
temtica estudiada, quienes emitieron su opinin en cuanto a la
representatividad del contenido de los tems y formularon las debidas
recomendaciones, permitiendo que al efectuar las correcciones respectivas,
se obtuviesen unos instrumentos confiables y pertinentes.

44

CAPTULO IV

RESULTADOS

Al procesar la informacin registrada en los instrumentos empleados, se

obtienen unos resultados que deben ser analizados e interpretados. De
acuerdo a Bernal (2006), este captulo consiste en presentar e interpretar los
hallazgos relacionados con el problema de investigacinhay que mostrar el
anlisis que se hizo de los resultados de la investigacin al contrastarlos o
relacionarlos con la informacin presentada en el marco terico que
fundamenta la investigacin. (p.204).

4. 1.- PRESENTACIN Y ANLISIS DE LOS RESULTADOS

Los resultados se corresponden a la aplicacin de una lista de cotejo

para obtener informacin respecto al manejo de inventario llevado a cabo en
la empresa Su Ksa C.A., y una gua de entrevista dirigida al Gerente, con el
fin de conocer los factores que inciden en el mismo, ambos instrumentos se
analizaron de manera cualitativa, partiendo del estudio individual de los tems
y procediendo a razonar cada uno por separado.
En este orden de ideas, el procesamiento de la informacin permiti
identificar y analizar los puntos crticos que ameritan de un mayor control en
el manejo de los inventarios, lo cual permiti determinar la manera de
mejorar la gestin actual.

4.1.1- Presentacin y Anlisis de los Resultados de la Lista de Cotejo

Cuadro 2.
Lista de cotejo
ASPECTOS
1. En la recepcin de la mercanca se
verifica que las cantidades se corresponden
con lo establecido en las facturas.
2. Se revisan las condiciones de los
productos.

NO OBSERVACIONES

Algunas veces,
depende de la
cantidad de trabajo
X

3. El almacn cuenta con una infraestructura

adecuada.
4. Est delimitada en el almacn la ubicacin
de los diferentes materiales.
5. El personal es cuidadoso al momento de
acomodar la mercanca.
6. Las salidas de mercanca se efectan
bajo orden de entrega.
7. Se chequea que la mercanca que sale
del almacn se corresponde a lo indicado en
la orden de entrega.

Es pequeo para la
cantidad de
inventario

X
X
X
X

8. Se llevan registros de las entradas de

mercanca.

9. Se registran las salidas de mercanca.

10. Se efectan inventarios fsicos para

verificar que la existencia se corresponde
con los saldos de los registros.

La mayora de las
veces se limitan a
archivarla.
Al registrar la
factura de compra
inmediatamente se
carga en el sistema
el ingreso de la
mercanca.
El control es la
orden de entrega.
Anualmente,
siempre hay
diferencias.

Fuente: Observacin de las actividades inherentes al manejo del inventario (2014).

46

Anlisis de los resultados de la lista de cotejo

Este instrumento se aplic con el propsito de obtener informacin que

permitiese describir el manejo del inventario llevado a cabo en la empresa Su
Ksa C.A., primer objetivo especfico del estudio.
Durante la aplicacin del instrumento, se pudo observar que en la
recepcin de mercanca, no siempre se verifica que las cantidades se
corresponden con lo establecido en las facturas, pues si los trabajadores del
depsito estn muy ocupados, esta actividad no se realiza.
Tampoco, son

revisadas las condiciones de los productos, tal vez,

porque la mayora de los productos no ameritan que este control se efectu,

no obstante, existen productos delicados como las lmparas, fluorescentes,
bombillos, entre otros, que si lo requieren.
De hecho, hay situaciones en las que al retirar la mercanca del
almacn para venderlas, estn deterioradas y no se pude saber con
exactitud, si ingresaron en ese estado o si se daaron durante el
almacenamiento; sin importar cul sea la causa, esto refleja la carencia de
controles efectivos.
En cuanto al almacenamiento, el depsito tiene un rea adecuada y los
productos tienen asignados sitios especficos, pero, con el fin de hacer frente
a la inflacin y la escasez, el Gerente adquiri gran cantidad de productos,
por lo que, actualmente, el espacio es insuficiente para la cantidad de
inventario existente, razn por la cual se observa desorden en el rea.
As mismo, hay clientes que compran los productos y no los retiran
inmediatamente, en estos casos, para no perder la venta, se accede a
dejarlos en el almacn, aun cuando esto contribuye al congestionamiento del

47

espacio fsico. Adems, como los saldos del sistema, no reflejan las
existencias reales y siempre se debe verificar si hay disponibilidad en el
almacn, se presentan situaciones de ventas dobles, lo que produce
malestar en los clientes y afecta la imagen empresarial.
Aunado a las irregularidades sealadas, los trabajadores no son
cuidadosos en la manipulacin de la mercanca, por consiguiente, se corre el
riesgo, no slo de que se daen algunos productos, sino que alguna persona
pueda sufrir un accidente laboral, con todas las implicaciones negativas que
esto conlleva.
Respecto a la salida de mercanca del depsito, se constat que el
nico control utilizado es la orden de entrega, sin embargo, no se suele
verificar que los productos que salen, se correspondan con la misma y como
cualquier

trabajador

tiene

acceso

esta

rea,

es

difcil

asignar

responsabilidades, cuando se extravan los materiales.

En relacin al registro de las operaciones, las entradas son
descargadas en el sistema al momento de la compra y para las salidas, la
nica documentacin es la orden de entrega, en tal sentido, no se dispone de
informacin confiable y oportuna que permita llevar un control que asegure
un manejo adecuado de los inventarios.
De igual forma, los conteos fsicos de la mercanca se efectan una vez
al ao, con fines de control, sin embargo, a pesar de que siempre se
presentan diferencias significativas, que demuestran la fuga de materiales,
debido al descontrol existente y a la carencia de normas que regulen los
procesos, no se han podido implementar medidas efectivas que permitan
superar las debilidades, reflejndose la necesidad de establecer polticas de
control que conlleven a una administracin transparente y al manejo
adecuado de los inventarios.

48

4.1.2- Presentacin y Anlisis de los Resultados de la Gua de

Entrevista

Cuadro 3.
Gua de entrevista
Pregunta
1. Se cuenta con el personal
requerido
para
realizar
adecuadamente las actividades en
el rea de almacn? Explique.
2. Estn
capacitados
los
trabajadores del almacn en lo
que respecta a la manipulacin de
los materiales, as como a la
prevencin de accidentes? Por
qu?
3. Estn claramente definidas las
funciones y responsabilidades del
personal del almacn? Explique
4. Existen formatos para registrar
los movimientos del inventario?
Explique
5. Los movimientos del inventario
se registran de forma inmediata?
Explique
6. De acuerdo a su criterio, los
registros
utilizados
permiten
obtener informacin veraz y
oportuna respecto al manejo del
inventario? Por qu?
7. Qu tipo de medidas se toman
para restringir el acceso al
almacn? Explique
8. De qu manera se efecta en la
empresa el retiro de los productos
del almacn?

Respuesta
S, hay suficientes muchachos en el
depsito.
En realidad no, se le dan
indicaciones y por la LOPCYMAT, se
les dio un curso, pero el personal
tiene su manera de hacer las
actividades.
S, existe un jefe de almacn que
tiene sus responsabilidades bien
establecidas.
No, pero los ingresos se registran al
efectuar las compras y para las
salidas hay rdenes de entrega.
Si nos referimos a lo sealado
anteriormente, s.
No; de hecho, se debe verificar,
antes de la venta, si hay
disponibilidad de los productos.
No hay
personal.

restricciones

para

el

Al momento de la venta se hace una

orden de entrega.

49

9. De acuerdo a su criterio, existe

una supervisin que proporcione
exactitud,
veracidad
y
confiabilidad en las operaciones?
Explique.
10. Para usted, la manera en que
actualmente se controla el
inventario es efectiva y garantiza
el resguardo de los productos?
Por qu?
11. Existen actualmente normas,
manuales
o
polticas
que
establezcan
los
pasos
y
procedimientos para llevar a
cabo una gestin transparente
del inventario? Explique.
12. Considera que es necesario
implementar polticas de control
de inventario en Su Ksa C.A.?
Por qu?

Debera, pero no, hay mucha

camaradera entre los trabajadores y
eso dificulta la supervisin.
No, como indique, nunca cuadran las
existencias con el saldo del sistema,
sabemos
que
hay
fuga
de
mercanca, pero no se ha podido
controlar.

No, tal vez, esa sea la causa del

descontrol actual.

S, sera muy positivo, porque

existiran reglas claras y eso
permitir un mayor control que es lo
que necesitamos actualmente.

Fuente: Entrevista al Gerente de Su Ksa C.A. (2014).

Anlisis de los resultados de la gua de entrevista

La gua de entrevista se utiliz para conocer las opiniones del Gerente

de la empresa Su Ksa C.A., respecto a los factores que inciden en la gestin
de los inventarios, con lo cual pudo darse cumplimiento al segundo objetivo
especfico de la investigacin.
Una vez obtenidos los resultados pudo determinarse que son varios los
factores que inciden en la gestin de los inventarios, entre ellos, el personal,
ya que an cuando son suficientes trabajadores, no ejecutan correctamente
las actividades y, tal como se seal en la lista de cotejo, no muestran
cuidado durante el almacenamiento, por lo que podra presentarse un
50

accidente que traera sanciones de tipo legal y pecuniario a la organizacin,

adems, pueden daar algunos productos, lo que incide en la rentabilidad. Al
respecto, pareciese que la empresa no le presta atencin a los aspectos de
la seguridad y debera tomar en cuenta que la Ley seala que siempre el
patrono ser responsable de cualquier situacin que afecte la salud de la
fuerza laboral, quedando expuesta a ser penalizada.
Respecto al establecimiento de funciones y responsabilidades, segn el
entrevistado, estn definidas, sin embargo, reconoce que la supervisin no
es adecuada porque existe mucha camaradera entre los trabajadores, lo que
aunado a la carencia de normas y pautas documentadas, dificulta establecer
controles que aseguren un correcto desempeo.
Otro factor con incidencia en la gestin del inventario es la falta de
formatos para registrar los movimientos de la mercanca, pues como se acot
en la lista de cotejo, la informacin del sistema no se ajusta a la realidad y las
ordenes de salida, se emplean como una formalidad, ms no cumplen con su
cometido de control, razn por la cual antes de cada venta se debe verificar
la disponibilidad de los productos, lo cual incrementa la carga de trabajo y
evidencia la subutilizacin del sistema administrativo.
Por otra parte, no hay restricciones para el acceso al depsito y
tomando en cuenta que por la mal entendida camaradera, no se vigilan
adecuadamente los bienes, este uno de los aspectos que propicia la fuga de
materiales, sealada por el Gerente, situacin que debe ser corregida lo ms
pronto posible, ya que puede conllevar a una descapitalizacin.
Con base en lo expuesto, se puede aseverar que la fijacin de polticas
de control de inventarios es una necesidad para la empresa estudiada, en
efecto, el entrevistado considera que sera muy positivo, porque existiran
reglas claras y eso permitir un mayor control que permitir la prevencin y
correccin de las desviaciones que estn presentndose.

51

CAPTULO V

PROPUESTA

La propuesta es una opcin que sugiere el investigador para enfrentar

el problema. La Universidad Pedaggica Experimental Libertador (2006),
indica que bsicamente consiste en la elaboracin y desarrollo de un
modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o
necesidades de organizaciones o grupos sociales; puede referirse a la
formulacin de polticas, programas, tecnologas, mtodos o procesos.
(p.21).

5. 1.- PRESENTACIN DE LA PROPUESTA

En las organizaciones dedicadas a la comercializacin de productos, los

inventarios, suelen representar una gran inversin; en particular, para las
empresas del sector ferretero, stos constituyen casi todo su capital, razn
por la cual es de suma importancia su control, pues en su manejo se pueden
cometer errores internos que de manera accidental o no, pueden generar
prdidas econmicas significativas
En este orden de ideas, la presente propuesta est conformada por
polticas de control de inventarios para la empresa Su Ksa C.A., en bsqueda
de que se alcance una buena rentabilidad. Est dirigida al personal de la

empresa, para aportar un conocimiento previo de cmo deben ser

efectuadas las actividades en el manejo de los inventarios.
El diseo de las polticas parti del anlisis de las actividades
realizadas, los recursos empleados y los factores que inciden en el manejo
de la mercanca, con el fin de identificar los aspectos que deben ser
corregidos o mejorados y, de esta manera, alcanzar mejores prcticas en su
gestin.
El aporte constituye un instrumento que establece un conjunto de
acciones para que las actividades relacionadas a la recepcin,
almacenamiento y salida de mercanca se efecten correctamente, todo
ello, en bsqueda de dar solucin al problema planteado, lo que coadyuvar
a una mejor administracin de los recursos. Sobre el particular, la propuesta
estar bajo la responsabilidad de la empresa Su Ksa C.A., la cual
determinar la forma y el mtodo de implementar las polticas sugeridas.

5.2- FUNDAMENTO DE LA PROPUESTA

La presente propuesta se desarroll con base en los resultados

obtenidos de las tcnicas e instrumentos utilizados y en los planteamientos
tericos desarrollados en el Marco Referencial sobre control de inventario y
polticas, lo que permiti definir los principales criterios del aporte,
alcanzando as el tercer objetivo especfico planteado.
En cuanto al control de inventario los autores Horngren, Harrison y
Lamber (2005), as como Santillana (2003), plantean recomendaciones que
fueron tomadas en consideracin al momento de establecer la manera cmo

53

deben ser ejecutadas las actividades inherentes al manejo de la mercanca

en la empresa Su Ksa C.A.
Una vez identificadas las acciones a seguir, se continu con el diseo
de las polticas, las cuales estn fundamentadas en los planteamientos de
los autores lvarez (2006), Del Valle (2008), e Ingala (2008), quienes
exponen los requisitos que deben tener, los cuales se tomaron en cuenta
para garantizar que la propuesta pueda de manera significativa representar
una solucin para la problemtica existente en la empresa objeto de estudio.
En tal sentido, la propuesta de la investigacin est basada en las
relaciones de los resultados del trabajo de campo y las teoras consultadas,
por tanto, los criterios establecidos en su diseo tienen un fundamento
slido.

5.3- OBJETIVOS DE LA PROPUESTA

Con la propuesta de polticas de control de inventarios para la empresa

Su Ksa C.A., se pretende:
Brindar una herramienta que permita proteger y resguardar los
inventarios y, a la vez, garantice la exactitud y confiabilidad de los
registros de sus operaciones
Contribuir al mejoramiento del control de inventarios en la empresa.
Formalizar la ejecucin de las actividades inherentes al manejo de
los inventarios.
Contribuir con el desarrollo organizacional y logro de los objetivos
empresariales.

54

5.4- POLTICAS DE CONTROL DE INVENTARIO

POLTICA 1. RECEPCIN DE MERCANCA

Toda mercanca que ingrese a la empresa deber ser revisada

minuciosamente, con el fin de verificar sus condiciones y corroborar
que las cantidades se corresponden con lo estipulado en la factura
emitida por el proveedor.

Objetivo
Asegurar que la mercanca recibida se corresponda con lo establecido
en la factura de compras y que est en ptimas condiciones.
Alcance
Con la aplicacin de esta poltica se garantiza que la recepcin de la
mercanca se efecte de una manera adecuada y se cuente con registros
confiables sobre los productos que ingresan a la empresa.
Responsable
Jefe de Almacn de Su Ksa C.A.
Controles
Solicitar la factura al proveedor en el momento de recibir la
mercanca.
Cotejar las cantidades sealadas en las facturas con lo recibido
fsicamente.

55

 Revisar cajas cerradas, chequear que la mercanca venga en

ptimas condiciones, verificar peso, cantidades, volumen, entre otros.
Notificar inmediatamente al Gerente, en caso de que las cantidades y
condiciones de la mercanca no sean las indicadas.
Utilizar el formato de recepcin de mercancas (formato 1), para
registrar el ingreso de los productos; solicitar la firma del proveedor.
Registrar en el control de inventario por producto (formato 2), el
movimiento del inventario.
Descargar en el sistema el ingreso de la mercanca recibida.
Formato 1. Recepcin de Mercanca

RECEPCIN DE MERCANCA

Planilla N_________
Semana del__________ al ____________
Fecha

Proveedor

Cdigo
del
Producto

Factura
N

Realizado por:_________________

Cantidad
Facturada

Cantidad
Recibida

Revisado por:_________________

56

Indicaciones para llenar el formato 1

Planilla N: Hace referencia al nmero de planilla empleada al
momento de recibir los productos, deben emplearse de manera
correlativa.
Semana: Indica el perodo de tiempo en el que se us la planilla.
Fecha: Refleja el da, mes y ao en que se reciben los productos.
Proveedor: Nombre de la empresa que surte el producto.
Factura N: Nmero de factura que aparece en la parte superior
derecha de la forma que entrega el proveedor.
Cdigo: Identificacin asignada a cada producto.
Cantidad Facturada: Productos sealados en la factura del
proveedor, pueden ser unidades, litros, kilos, cajas, entre otros.
Cantidad Recibida: Mercanca que ingresa a la empresa.
Formato 2. Control de inventario por producto

INVENTARIO POR PRODUCTO

Planilla N_________
Semana del_______ al _________
Producto___________________
Cdigo_____________________
Inventario
Inventario
Fecha
Entradas
Salidas
Inicial
Final

Realizado por:_________________

Revisado por:_________________

57

Indicaciones para llenar el formato 2

Planilla N: Dgito empleado para identificar la planilla que se est
utilizando en el control de inventario por producto, deben emplearse
de manera correlativa.
Semana: Indica las fechas del principio y el final de la semana en que
se efectuaron los movimientos del producto.
Producto: Bien inventariado
Cdigo: Identificacin asignada al producto.
Fecha: Refleja el da, mes y ao en que se efectu determinada
operacin en el inventario.
Inventario Inicial: Saldo o inventario final de la semana anterior.
Entrada: Ingresos del producto a la empresa, debe corresponderse
con los registros del formato 1.
Salidas: Suministro de mercancas, debe corresponderse con los
registros del formato 3.
Inventario Final: Mercanca existente al finalizar la semana, debe
cuadrar con lo ingresado y la cantidad vendida.

POLTICA 2. ALMACENAMIENTO DE MERCANCA

El almacenamiento de la mercanca se har de acuerdo a las

pautas establecidas por Su Ksa C.A., y dando estricto cumplimiento a
las normas de higiene y seguridad industrial.
El acomodo de las mercancas dar la pauta para un mejor control
de las mercancas, facilitando el conteo y localizacin inmediata.
El acceso al almacn queda restringido slo a personal autorizado.

58

Objetivo
Asegurar el correcto almacenamiento de las mercancas, previniendo el
deterioro de los productos y la ocurrencia de accidentes laborales.
Alcance
Al aplicar esta poltica se previenen accidentes y deterioro de los
productos, adems facilita el conteo y localizacin de la mercanca
Responsable
Jefe de Almacn de Su Ksa C.A.
Controles
Ordenar las reas de trabajo, utilizando de un modo efectivo todo el
espacio disponible.
Almacenar la mercanca de forma ordenada en el lugar asignado en
el depsito.
Supervisar el acomodo de la mercanca para prevenir accidentes y
deterioro de los productos.
Almacenar los productos de forma que no impidan el libre acceso por
las diferentes reas del depsito.
Asignar un lugar para separar la mercanca que est vendida de los
inventarios.
Ubicar los artculos de mayor demanda, de ser posible, lo ms
cercanos a la entrada.
Asegurar que todos los almacenistas utilizan los equipos de
proteccin personal.
Prohibir el acceso al almacn a personal no autorizado.
Verificar que los productos tienen el cdigo que les corresponde.
Mantener limpia y ordenada el rea de trabajo.

59

 Colocar los avisos e indicaciones de advertencia en sitios visibles.

POLTICA 3. SALIDA DE MERCANCA

Las salidas del almacn para el rea de ventas slo se efectuarn

mediante rdenes de entrega debidamente autorizadas y dichos
movimientos se reflejarn en los formatos correspondientes.
Est prohibido ingresar al almacn con cualquier tipo de bolso,
maletn, entre otros.

Objetivo
Prevenir la fuga de mercanca mediante registros que faciliten la
asignacin de responsabilidades.
Alcance
Con esta poltica se establecen controles orientados a la prevencin de
fraudes.
Responsable
Jefe de Almacn y Gerente General de Su Ksa C.A.
Controles
Entregar la mercanca slo si es solicitada por una orden de entrega
autorizada por el personal del rea administrativa.
Verificar que la mercanca saliente se corresponda con lo estipulado
en la orden de entrega.

60

 Registrar en el formato de entrega de mercanca (formato 3), los

productos salientes; se debe solicitar la firma del trabajador a quien
se le hace entrega de los mismos.
Registrar en el formato 2, la salida del inventario.
Verificar semanalmente que la informacin de los formatos 2 y 3
concuerdan.
Revisar peridicamente que los registros se corresponden con las
ventas efectuadas.
Formato 3. Entrega de mercanca

ENTREGA DE MERCANCA
Planilla N_________
Fecha

Cdigo

Semana del ___ al_______

Cantidad

Trabajador

Realizado por:_________________

Firma

Revisado por:_________________

61

Indicaciones para llenar el formato 3

Planilla N: Dgito empleado para identificar la planilla que se est
utilizando para registrar la entrega de mercanca, deben emplearse
de manera correlativa.
Semana: Indica las fechas del principio y el final de la semana en que
se entreg mercancas.
Fecha: Refleja el da, mes y ao en que se efectu la entrega de
mercanca.
Cdigo: Identificacin asignada al producto.
Cantidad: Productos salientes del depsito.
Trabajador: Persona a quien se le entregan los productos que salen
del depsito
Firma: Rbrica del trabajador que recibe los productos.

POLTICA 4. INVENTARIO FSICO

Se realizar un inventario fsico completo, por lo menos, una vez al

ao y quincenalmente se efectuarn conteos selectivos de mercanca
para verificar que todo est en orden.

Objetivo
Verificar que los registros generados en el manejo de los inventarios se
corresponden con la realidad.

62

Alcance
Con esta poltica se constata la existencia de los productos en
inventario y permite detectar errores en los registros.
Responsable
Jefe de Almacn y Gerente General de Su Ksa C.A.
Controles
Descargar del sistema el listado de mercanca para facilitar el conteo.
Realizar el conteo con 4 trabajadores. Dos iniciarn de izquierda a
derecha y los otros 2 de derecha a izquierda.
Abrir todas las cajas para verificar las cantidades de producto dentro
de ellas.
Anotar al final de la lista, los productos que estn en existencia y no
se encuentren registrados en el sistema.
Constatar que no haya ningn faltante fsico de mercanca, en caso
de haberlo, se volver a contar la mercanca y se buscar en todos
los lugares posibles, antes de tomarla como faltante real.
Cotejar el conteo de ambos grupos y, en caso, de existir diferencias,
indagar las causas.
Comparar el conteo realizado con la informacin del sistema y los
inventarios finales del formato 2, luego de realizar el cuadre del
conteo efectuado por los trabajadores.
Peridicamente, se constatar que las variaciones en los saldos de
inventario se corresponden con las entradas de mercanca y la salida
de productos.

63

5.5-

RECOMENDACIONES

PARA

LA

IMPLANTACIN

DE

LA

PROPUESTA

Considerando que es muy amplia la variedad de productos que

conforman el inventario, es de suma importancia que la empresa Su Ksa
C.A., en pro de garantizar la efectividad de las polticas planteadas, antes de
su implantacin, proceda a:
Realizar un inventario fsico para determinar la exactitud de cada uno
de los productos que estn en existencia actualmente.
Asignar un cdigo a cada producto, para facilitar su seguimiento y
control.
Actualizar los saldos del sistema, con base en el inventario fsico.
Llevar los formatos propuestos de forma automatizada, pues con los
cdigos, sta ser una actividad relativamente sencilla y no se
sobrecargar de trabajo al personal.

64

CAPTULO VI

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

En las conclusiones se resumen los resultados obtenidos, con base en

el logro de los objetivos especficos. Segn Palella y Martins (2010), se debe
puntualizar cada uno de los aspectos que conforman las dimensiones del
estudio circunscritas a los resultados obtenidos y que den respuesta a los
objetivos de la investigacin. (p.191).

6. 1.- CONCLUSIONES

Las organizaciones requieren implantar controles que garanticen la

adecuada utilizacin de los recursos y que adems sirvan para prevenir
fraudes, errores e incumplimiento de las normas establecidas. Un buen
control en el manejo de las operaciones puede significar una ventaja para las
empresas al lograr el buen uso de los recursos, alcanzando una buena
administracin, para no incurrir en costos innecesarios y adems obtener
utilidad.
Al respecto, el control de los inventarios se ha convertido en un factor
crtico para el xito de las empresas, convirtindose en materia determinante
en el campo administrativo-contable, ya que constituye un rubro muy
importante para cualquier empresa, no slo por su cuanta, sino porque de su

manejo proceden las utilidades de la organizacin, sin embargo, es comn

que se cometan errores en su manipulacin.
Por tanto, resulta verdaderamente significativa, la verificacin de las
cantidades, valor, condiciones y los procedimientos empleados para su
manejo, con el fin de aplicar correctivos en los casos que sean necesarios.
En tal sentido, es necesario que las empresas establezcan un conjunto de
normas con el propsito de regular el manejo de los inventarios, siendo las
polticas de control un instrumento idneo para este fin.
En este orden de ideas, la presente investigacin tiene planteado como
objetivo disear polticas de control de inventarios para la empresa Su Ksa
C.A., en bsqueda del logro de una adecuada gestin y la generacin de
mayores utilidades. Est fundamentada en teoras relacionadas al control,
inventarios y polticas.
El estudio es de tipo descriptivo, de campo y documental. Para obtener
la informacin requerida se aplicaron las tcnicas de la observacin y la
entrevista, a travs de los instrumentos lista de cotejo y gua de entrevista, lo
que permiti alcanzar los objetivos propuestos.
Respecto al primer objetivo especfico, orientado a la descripcin del
manejo de inventario, mediante la observacin se pudo conocer que las
actividades de recepcin, almacenamiento, y salida de mercanca no se
ejecutan correctamente, tampoco se dispone de informacin que refleje
verazmente los movimientos de los inventarios.
En cuanto al segundo objetivo, cuyo propsito fue sealar los factores
que inciden en el control del inventario, con la entrevista al Gerente, fue
posible determinar que se opera en un total descontrol, por la carencia de
normas que regulen los procesos, reflejndose la necesidad de establecer

66

polticas de control que conlleven a una administracin transparente y al

manejo adecuado de los inventarios.
Por consiguiente, los resultados justifican la propuesta, la cual se
elabor con base en el trabajo de campo y en la revisin documental,
permitiendo establecer los criterios de diseo, tercer objetivo especfico del
estudio. Dicha propuesta presenta polticas de control para la recepcin,
almacenamiento salida, e inventario fsico de mercanca, aportando una
herramienta de gestin que al ser implementada conllevar a la correcta
ejecucin de las actividades, previniendo la fuga de materiales y
contribuyendo a mejorar el funcionamiento operativo de la empresa.
En general, la propuesta puede ser mucha utilidad para la empresa, ya
que al establecer los registros que generen informacin oportuna y al
especificar las normas que se deben acatar en la ejecucin de cada actividad
relacionada con la gestin del inventario, ser ms fcil conducir al personal
y, sobre todo, permitir que la organizacin puedan aprovechar sus recursos
a favor del negocio.
Es de destacar que el Gerente de Su Ksa C.A., est consciente de lo
necesario que es para la empresa tener un mayor control en el manejo de los
inventarios, por ello, se interes en las polticas de control planteadas, siendo
viable su aplicacin.

6. 2.- RECOMENDACIONES

Como complemento del estudio realizado, se exponen las siguientes

recomendaciones:

67

 Implementar la propuesta de la investigacin, ya que las polticas

planteadas, contribuirn a una mejor ejecucin de las actividades
inherentes al manejo del inventario, lo que coadyuva a la prevencin
de situaciones indeseables.
Divulgar las polticas de control de inventarios y supervisar
constantemente al personal, con el fin de garantizar la correcta
aplicacin de las mismas.
Realizar actualizaciones peridicas a las polticas que se plantearon,
tomando en consideracin los cambios que vaya experimentando la
organizacin en sus procesos internos.
Concienciar al personal sobre la importancia de acatar las normas de
higiene y seguridad industrial, pues ellos, deben ser los protagonistas
en todas las acciones dirigidas a garantizar unas condiciones y
medio ambiente laboral seguro.

68

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71

ANEXOS

72

ANEXO 1. LISTA DE COTEJO

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN
UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD POLITCNICA TERRITORIAL DEL ESTADO MRIDA
KLBER RAMREZ
EJIDO ESTADO MRIDA

LISTA DE COTEJO
ASPECTOS
1. En la recepcin de la mercanca se
verifica que las cantidades se corresponden
con lo establecido en las facturas.
2. Se revisan las condiciones de los
productos.
3. El almacn cuenta con una infraestructura
adecuada.
4. Est delimitada en el almacn la ubicacin
de los diferentes materiales.
5. El personal es cuidadoso al momento de
acomodar la mercanca.
6. Las salidas de mercanca se efectan
bajo orden de entrega.
7. Se chequea que la mercanca que sale
del almacn se corresponde a lo indicado en
la orden de entrega.
8. Se llevan registros de las entradas de
mercanca.
9. Se registran las salidas de mercanca.
10. Se efectan inventarios fsicos para
verificar que la existencia se corresponde
con los saldos de los registros.

73

NO OBSERVACIONES

ANEXO 2. GUA DE ENTREVISTA

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN
UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD POLITCNICA TERRITORIAL DEL ESTADO MRIDA
KLBER RAMREZ
EJIDO ESTADO MRIDA

Gua de Entrevista Aplicada al Gerente de Su Ksa C.A.

Estimado Seor, la siguiente entrevista se realiza con el fin de obtener

informacin para la elaboracin del trabajo especial de grado, titulado:
Polticas de Control de Inventarios para la Empresa Su Ksa C.A., su
colaboracin es muy importante, de antemano le agradezco la misma.
1. Se cuenta con el personal requerido para realizar adecuadamente
las actividades en el rea de almacn? Explique.
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

2. Estn capacitados los trabajadores del almacn en lo que respecta a

la manipulacin de los materiales, as como a la prevencin de
accidentes? Por qu?
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

74

3. Estn claramente definidas las funciones y responsabilidades del

personal del almacn? Explique
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

4. Existen formatos para registrar los movimientos del inventario?

Explique
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

5. Los movimientos del inventario se registran de forma inmediata?

Explique
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

6. De acuerdo a su criterio, los registros utilizados permiten obtener

informacin veraz y oportuna respecto al manejo del inventario? Por
qu?
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

7. Qu tipo de medidas se toman para restringir el acceso al almacn?

Explique
________________________________________________________
________________________________________________________
_______________________________________________________

75

8. De qu manera se efecta en la empresa el retiro de los productos

del almacn?
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

9. De acuerdo a su criterio, existe una supervisin que proporcione

exactitud, veracidad y confiabilidad en las operaciones? Explique.
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

10. Para usted, la manera en que actualmente se controla el inventario

es efectiva y garantiza el resguardo de los productos? Por qu?
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

11. Existen actualmente normas, manuales o polticas que establezcan

los pasos y procedimientos para llevar a cabo una gestin
transparente del inventario? Explique.
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

12. Considera que es necesario implementar polticas de control de

inventario en Su Ksa C.A.? Por qu?
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________

76

ANEXO 3. VALIDACIONES

77