SJOURS HORS QUBEC

PROCDURES ET INFORMATIONS

LINTENTION DES ENSEIGNANTS ET ENSEIGNANTES

960, rue Saint-Georges, Drummondville (Qubec) J2C 6A2
Ce document a t ralis avec une sensibilit environnementale, devez-vous vraiment limprimer?

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PROCDURE

Sous la responsabilit de la
direction des affaires tudiantes et
en collaboration avec la personne
responsable de la mobilit
tudiante

Sous la responsabilit de la direction des tudes ou de la direction de la formation

continue et en collaboration avec les conseillers et conseillres pdagogiques au
service des programmes et de laide la russite ou la formation continue.

Pour faciliter la ralisation des projets, bien vouloir respecter les tapes suivantes :

1- Avant de dposer le projet la direction des tudes ou la direction

de la formation continue (selon le cas) :
Sassurer du support des enseignants et enseignantes du dpartement
et aviser le comit programme.
Sassurer de lengagement de personnes accompagnatrices.
Viser lautofinancement, car le collge na pas de budget spcifique
pour ce type de projet.
Prvoir un partenariat avec un organisme ou un individu ltranger
pour les stages.
Lire la section Informations aux pages 2 5 du prsent document.
Sassurer que le dlai de mise en uvre est raliste.
Consulter le conseiller ou la conseillre pdagogique au service des
programmes et de laide la russite ou la formation continue pour
un accompagnement dans llaboration et la mise en route du projet.
Remplir le Formulaire de prsentation dun sjour lextrieur du
Qubec.
2- Rendez-vous :
Une fois ltape 1 complte et le formulaire envoy, prendre rendezvous avec le directeur ou la directrice des tudes ou de la formation
continue afin de discuter du projet.
Pour les stages de solidarit internationale, vous adresser la direction
des affaires tudiantes en adaptant les directives mises.
Attendre lacceptation du projet par la direction concerne avant de
poursuivre toute dmarche en lien avec la mise en route du projet. Le
directeur ou la directrice vous informera de la dcision et, dans
laffirmative, la fera suivre la direction des affaires tudiantes.

3- Aprs lapprobation du projet :

Prendre rendez-vous avec la personne responsable de la mobilit
tudiante aux affaires tudiantes afin de poursuivre la collecte
dinformation en lien avec la mise en route du projet. Cette dernire
vous remettra le document Rdaction du projet et vous guidera vers
une mise en uvre russie!
Rdaction du projet :
- Demande de bourses, ententes et rles des partenaires ltranger.
- Assurances, vaccins, visa.
- Comptabilit, activits de financement, mise de fonds.
- Ambassade, avis aux voyageurs.
- chanciers.

Vous devez dposer votre projet, au moins trente (30) jours avant le dpart, au bureau de la direction des tudes ou de la
formation continue.

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INFORMATION
savoir

Les conseillers et conseillres pdagogiques au service des programmes et de laide la russite

ou la formation continue ou la personne responsable de la mobilit aux affaires tudiantes
seront disponibles chaque tape de la prparation du sjour pour aider rdiger le projet,
pour effectuer les dmarches auprs des organismes offrant des bourses, pour effectuer les
dmarches auprs des assureurs, etc. Il est donc possible de compter sur laide de ces gens tout
au long du processus.

Passeport :
o Conserver une copie de la page didentification. Lorthographe sur les billets davion doit tre
identique celle retrouve sur le passeport.
o Sassurer que les passeports sont valides pour au moins six (6) mois aprs la date prvue du
retour. Les exigences en lien avec cette dure varient dun pays lautre. Cependant, si une
personne a des dmls avec les autorits du pays visit, celle-ci apprciera ce dlai.
o Il est de la responsabilit des personnes participantes davoir un passeport valide. Elles
doivent connatre leur adresse de rsidence en arrivant dans le pays hte, car celle-ci peut
tre exige par les douaniers pour entrer.

Assurances :
o Une assurance sera prise lachat des billets pour toutes les personnes participantes au
projet afin dassurer une couverture suffisante. La RAMQ ne couvre pas entirement les
ventuels frais de sant encourus ltranger. De plus, ces frais sont souvent beaucoup plus
levs ltranger quau Qubec. Visiter le www.ramq.gouv.qc.ca
o Si un tudiant ou une tudiante ou ses parents refusent la couverture offerte avec lachat des
billets, ils devront fournir une preuve dassurance rpondant aux exigences du cgep ou
signer le Formulaire dattestation de refus dassurances (Annexe 2).

Vaccins, visa et permis :

o Selon le pays visit et le type de sjour, il est possible quune supervision soit ncessaire
quant aux dmarches pour lobtention dun visa ou dun permis de travail. Il en va de mme
en ce qui concerne la vaccination des personnes participantes. Bien vouloir visiter le
http://www.voyage.gc.ca.
o Les personnes qui voyagent doivent sassurer dtre immunises contre le ttanos, la
diphtrie, la polio, la rougeole ainsi que tous les vaccins courants ( lenfance) et ceux
spcifiques au pays visit.
o Une personne qui refuse la vaccination devra fournir une preuve quelle est dj vaccine en
remplissant le Formulaire de confirmation de vaccination (Annexe 4) ou signer le refus de
vaccination en remplissant le Formulaire dattestation de refus de vaccination (Annexe 3).
o Pour entrer dans certains pays, les carnets de vaccination doivent tre prsents laroport
darrive.
o Lobtention de certains documents peut ncessiter plusieurs semaines dattente. Il est
important de tenir compte de ces dlais dans la planification logistique du projet.

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Engagement :
o Les deux parents dlves mineurs doivent :
remettre une lettre confirmant quils acceptent que leur enfant quitte le pays pour la
priode vise par le voyage (il est possible que les douaniers refusent une personne
mineure de quitter ou dentrer dans un pays). Il est fortement recommand de faire
certifier la lettre par un reprsentant officiel autoris faire prter serment ou recevoir
une dclaration solennelle (exemple : un commissaire l'assermentation, un notaire
public ou un avocat), de manire rduire la probabilit que les autorits frontalires
mettent en doute lauthenticit de la lettre (remplir la Lettre de consentement pour une
personne participante mineure voyageant ltranger (Annexe 12);
accepter que leur enfant participe des activits de financement en remplissant le
formulaire Participation aux campagnes de financement des stages Fiche de la personne
participante mineure (Annexe 11);
o Les tudiants et les tudiantes ou les parents dun enfant mineur ainsi que les enseignants,
enseignantes et les accompagnateurs et accompagnatrices doivent sengager respecter le
code de conduite du Cgep. Pour le personnel enseignant, remplir le formulaire Engagement
du membre du personnel du cgep dans le cadre dun sjour ltranger et Code de conduite
(ces deux formulaires sont inclus dans lannexe 6). Pour les tudiants et les tudiantes,
remplir le formulaire Engagement de ltudiant ou de ltudiante du cgep dans le cadre dun
sjour ltranger et Code de conduite (ces deux formulaires sont inclus dans lannexe 6).
o Les tudiantes et les tudiants mineurs doivent en tout temps tre sous la supervision dun
adulte accompagnateur.
o Advenant quun tudiant ou quune tudiante, quun enseignant ou quune enseignante,
quun accompagnateur ou quune accompagnatrice ait des dmls avec la justice
ltranger, cette personne sera considre comme la seule responsable de ses actes, et ce
mme si celle-ci est mineure dans le pays visit.
o La personne responsable de la mobilit tudiante contactera les parents dun enfant mineur,
et ce, rapidement aprs lapprobation du projet, afin de sassurer quils ont rellement t
informs du projet, quils sont daccord avec la participation de leur enfant et quils auront
certains formulaires signer.

Financement :
o Les tudiants, tudiantes ou les parents dlve mineur doivent sengager personnellement
dans le financement du projet ltranger. Tous les tudiants et les tudiantes doivent verser
une somme initiale afin de confirmer leur participation et sengager verser les sommes
manquantes avant lachat des billets davion. Vous devez complter le formulaire
Engagement financier (Annexe 8).
o Une comptabilit de la participation financire (mise de fonds, campagnes de financement)
de chacune des personnes participantes doit tre ralise par les enseignants et les
enseignantes responsables.
o Certains organismes offrent des bourses. Pour les obtenir, il faut rpondre diffrents
critres et dposer le projet un moment prdtermin par lorganisme lui-mme. Pour
certaines demandes de bourses, en lien avec des stages professionnels, vous aurez fournir
une lettre dengagement du partenaire ltranger.

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o Profil du groupe et curriculum vitae : pour obtenir le financement de certains organismes,
toutes les personnes participantes devront composer un texte. La rdaction doit comprendre
une courte prsentation (incluant lge des participants et des participantes), les intrts et
la motivation des individus participer ce projet. Les curriculum vitae devront galement
tre joints la prsentation. Le tout devra tre clairement identifi avec les noms complets
des personnes participantes.
o Ne jamais conserver les sommes amasses par des activits de financement. Sassurer de
dposer ces montants, dans les plus brefs dlais, au secrtariat des affaires tudiantes.
o Les activits de financement sont assujetties lapprobation de la direction des affaires
tudiantes.
Il faut viter la vente dalcool.
Si des tirages sont effectus, il est important de faire une demande de permis auprs de la
Rgie des alcools, des courses et des jeux du Qubec ladresse suivante :
http://www.racj.gouv.qc.ca/index.php?id=224
o Une liste des activits de financement devra tre produite pour approbation de la direction
des affaires tudiantes.

Deux types de sjours sont reconnus par la direction du cgep :

a) Sortie ducative individuelle ou de groupe
La sortie individuelle ou en groupe organise par le cgep ou par des personnes ou des
groupes sous la responsabilit de celui-ci, pouvant impliquer la prsence daccompagnateurs
ou daccompagnatrices et prsentant une porte significative dapprentissages, de
dcouvertes et desprit entrepreneurial. Cette activit peut tre sanctionne ou non.
b) Stage
Exprience professionnelle ltranger sous la forme collective ralise en prsence de
personnel enseignant ou sous la forme individuelle comme un change inter tablissement
denseignement dans le cadre dune entente. Le stage peut tre sanctionn ou non.

Priodes favorables pour un sjour hors Qubec :

o La direction prfre que les activits hors Qubec se droulent en dehors des semaines
normalement dsignes pour lenseignement au calendrier scolaire (t, semaines de mise
jour, intersession), mais elle nest pas compltement ferme dautres possibilits.

Il est ncessaire :
o dobtenir une rsolution dpartementale;
o de prsenter le projet au comit programme;
o que le projet respecte un ratio dun (1) accompagnateur pour seize (16) lves. Ce ratio peut
tre diffrent selon les projets (par exemple, lorsque les participants et participantes sont en
stage ou lorsque le ratio est impos par des normes ministrielles);
o de produire un montage financier en compltant le formulaire Cots prvus (Annexe 10);
o dinformer les tudiants et tudiantes des critres de slection, de la participation financire,
du contexte de ralisation du sjour, de leurs obligations et des risques inhrents au projet;
o doffrir une formation avant le dpart aux personnes participantes (concernant le pays visit,
la langue, etc.);
o davoir le carnet de sant de chaque personne participante ainsi que les coordonnes de la
personne joindre en cas durgence en remplissant la Fiche de renseignements pour les
voyages tudiants superviss ltranger (Annexe 1) et la Fiche de sant (Annexe 5);
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o de sensibiliser les personnes participantes aux risques de sengager dans un tel processus si
elles ont un casier judiciaire ou un dossier criminel;
o dobtenir une cession des droits pour les photos ralises durant le sjour. Remplir le
formulaire Dispense (Annexe 9);
o de dtenir les informations sur les faons de faire advenant une situation de crise;
o de reprer, avant le dpart, quelques hpitaux proximit des lieux dhbergement ou des
activits culturelles
o de demander aux personnes participantes, avant le dpart, deffectuer une fiche dans la
langue du pays contenant le numro de cellulaire de la personne responsable, les lieux
dhbergement, le numro durgence dans le pays visit (ex. : 911) et inclure quelques lignes
expliquant quelles sont des tudiantes et tudiants canadiens en visite.
o de sinscrire aux affaires trangres ( faire individuellement par chaque personne
participante en visitant le http://www.voyage.gc.ca/voyager/inscription;
o davoir en votre possession, durant le sjour, une petite trousse de premiers soins;
o de nommer une personne remplaante qui sera informe tout au long du processus de ltat
des travaux. Advenant que la personne accompagnatrice soit dans limpossibilit de
poursuivre le projet, le remplaant ou la remplaante devra remplacer cette dernire
nimporte quel moment;
o de consulter le site http://voyage.gc.ca/voyager pour y retrouver une mine dinformations.
o de nengager aucune somme au nom du Cgep de Drummondville. Une demande de numro
de bon de commande auprs des ressources financires doit tre faite. Un montant
quivalent au montant demand doit tre dans le compte du projet.

Des ressources venant en aide :

o La direction du cgep met la disposition des personnes participantes des ressources
humaines. Tout au long de la dmarche, un support sera accord par le conseiller ou la
conseillre pdagogique et/ou par la personne responsable de la mobilit tudiante la
direction des affaires tudiantes et communautaires.
o Les enseignants et enseignantes du dpartement peuvent tre sollicits pour leur aide et leur
support.

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LISTE DES DOCUMENTS

Rdaction du projet ............................................................................................................................. Lien
Formulaire de prsentation dun sjour lextrieur du Qubec ...................................................... Lien
Guide de mobilit tudiante ............................................................................................................... Lien
ANNEXE 1

Fiche de renseignements pour les voyages tudiants superviss ltranger .............. Lien

ANNEXE 2

Formulaire dattestation de refus dassurances ............................................................. Lien

ANNEXE 3

Formulaire dattestation de refus de vaccination .......................................................... Lien

ANNEXE 4

Formulaire de confirmation de vaccination ................................................................... Lien

ANNEXE 5

Fiche de sant ................................................................................................................. Lien

ANNEXE 6

Code de conduite ............................................................................................................ Lien

ANNEXE 7

Fiche contact ................................................................................................................... Lien

ANNEXE 8

Engagement financier ..................................................................................................... Lien

ANNEXE 9

Dispense .......................................................................................................................... Lien

ANNEXE 10 Cots prvus (individuellement)..................................................................................... Lien

ANNEXE 11 Participation aux campagnes de financement des stages .............................................. Lien
ANNEXE 12 Lettre de consentement pour une personne participante mineure voyageant ............ Lien
ltranger

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