proceso de produccin y servicio de banquetes y eventos

especiales
Un gerente de banquetes debe controlar todas las actividades de produccin y servicio, y el men es el
punto de inicio. El, junto al chef y el capitn de banquetes, deben reunirse peridicamente en un equipo
de planificacin, para discutir los puntos clave en la programacin de cada evento. El previo
conocimiento de la cantidad de asistentes facilita la compra de las cantidades correctas de ingredientes
y acompaantes de los platos seleccionados, la programacin del personal, el estilo del montaje y
servicio, tamao del saln y los tiempos requeridos para estas actividades. El proceso comienza con la
planificacin.
El men debe desarrollarse segn las caractersticas del sector del mercado que se quiere atraer a los
eventos: Grupos sociales, corporativos, de asociaciones, o de otros grupos organizadores de eventos. A
estos clientes potenciales es fundamental darles un abanico de opciones de diferentes platos, que los
estimulen a no solicitar nuevos mens especficos para un evento determinado, ya que esto impide la
aplicacin del proceso de control en la produccin y servicio de los platos que se ofrecen.
Las razones de los mens estndar de banquetes son obvias: Es necesario el conocimiento, experiencia,
y habilidades del personal para producir un plato en particular y segn la calidad requerida por el
cliente; se debe contar con los equipos necesarios para elaborar los platos y el adecuado espacio de
almacenaje de los ingredientes; conseguir los ingredientes en las condiciones adecuadas, y otros
factores adicionales, como implicaciones de mercadeo y costos.
Es responsabilidad del chef el que todas las herramientas de control estn en funcionamiento durante la
operacin para as poder atender los requerimientos, desde la Orden de banquetes y eventos hasta la
prestacin del servicio y su anlisis posterior. Cada opcin del men debe contar con la estandarizacin
de sus recetas, de manera de obtener no slo la consistencia en la calidad y presentacin de cada uno de
los platos, sino en el tamao estndar de las porciones, lo cual permite controlar la produccin y costo
del evento.
Si de antemano se conoce la cantidad de porciones que rinde la receta estndar y su peso individual,
adems del peso de la unidad de compra de la protena principal, se puede calcular su porcentaje de
rendimiento. Para ello, se divide el peso a servir (peso resultante de la prdida de produccin) entre el
peso de compra y se multiplica por 100. Este porcentaje de rendimiento indica cuanto producto del
peso original comprado es el resultante de la produccin, segn los rendimientos que indica la receta
estndar.
El porcentaje de rendimiento contribuye a precisar cunto se debe invertir en cada preparacin, ya que
el costo por kilogramo a servir se calcula dividiendo el precio de compra original de la unidad entre
dicho porcentaje. Otro factor de importancia es poder calcular las cantidades de producto a comprar
segn los rendimientos de la receta estndar, y se hace multiplicando el tamao o peso de la porcin de
la receta estndar por el nmero de platos a servir (segn la orden de banquetes y eventos) y se divide
entre el porcentaje de rendimiento. Este clculo garantiza que se tome en cuenta la merma o prdida de

produccin al definir las cantidades a comprar de un determinado producto.

Para los acompaantes o guarniciones se puede usar el factor de ajuste, el cual es un valor constante
que se calcula dividiendo la cantidad de porciones que se requiere producir segn el nmero de
invitados de la orden de banquetes y eventos, entre el nmero de porciones que expresa el rendimiento
de la receta estndar. Este valor resultante se multiplica por cada una de las cantidades de ingredientes
indicados en la preparacin, y el valor resultante representa la cantidad de ingredientes requerida para
producir la nueva cantidad de porciones. Sin embargo, las nuevas cantidades de ingredientes como sal,
pimienta, picante, deben estimarse al gusto.
Una vez determinadas las cantidades necesarias para la produccin, y de acuerdo a las caractersticas
del men a servir, el chef programa su equipo de trabajo y mise en place, programando las reas de
cocina caliente y cocina fra, y organizando las estaciones de trabajo de manera de lograr la mayor
eficiencia posible.
Si el servicio es de estilo emplatado, se debe contar con personal con experiencia, debidamente
entrenado para servir las comidas y bebidas de manera sincronizada a los invitados. Esto requiere
preparacin previa, a travs de ejercicios de simulacros, control de los tiempos, estaciones de montaje y
equipos mviles de conservacin de las condiciones de temperaturas calientes o fras de los platos.
Una estacin de montaje de 5 personas puede emplatar un men de una protena, dos acompaantes y
salsa -una cifra de 300 platos con sus tapas- en 45 minutos.
La programacin del personal de servicio depende del tipo de evento. Un servicio de banquetes,
dependiendo de los niveles de calidad de servicio exigidos, puede requerir de 1 mesonero por cada 10 o
15 invitados, con un mnimo de 1 mesonero por cada 20 invitados. Las mesas redondas, de 10 asientos
cada una, requieren de 1 mesonero por cada 2 mesas; y las mesas de 8 asientos requieren de un mnimo
de 2 mesoneros por cada 5 mesas.
El estilo ruso o de bandejas requiere de 1 mesonero por cada 10 personas. Para buffets, el estndar es
de 1 mesonero por cada 40 personas para los desayunos y de 1 mesonero por cada 30 personas para
almuerzos y cenas.
Si el men requiere servicio de vino, se necesita 1 mesonero para cada 16 invitados. En eventos de gran
tamao se recomienda 1 capitn para cada 150 invitados. El capitn es responsable por la organizacin
de los elementos de la mesa: Mantelera, vajilla, cubiertos, cristalera y supervisin del personal de
servicio.
El diseo de las mesas de servicio del buffet debe tomar en consideracin el nmero de comensales, el
tamao y forma del saln y el tiempo disponible para el servicio. El nmero mximo recomendado de
comensales por lnea de buffet es de 75 individuos, por lo que si se tiene una estimacin de 150
invitados, se deben montar dos lneas de buffet. Una buena planificacin incide en evitar los cuellos de
botellas y una buena fluidez en las lneas del buffet.
Un buen equipo de planificacin y la aplicacin de los estndares, tanto en produccin como en
servicio, garantizan un evento de calidad y la satisfaccin de los clientes.