Manual de Excel PDF

o
a
r
a
UNIVERSIDAD NACIINAL DE L CALLAO

Facultad de Ingeniera Mecnica
Curso especfico: MS Word

Curso: Modulo de Computacin para Ingresantes
MICROSOFT EXCEL
Es una hoja clculo (electrnica), en el cual se puede realizar clculos matemticos y
estadsticos; en el tambin se puede crear grficos de barras
Acceso:
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Partes de la ventana de MS Excel
1. La Barra de Ttulo: Contiene el nombre del documento sobre el que se est

trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre
provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el
extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar.
2. BARRA DE MENU: Muestra el listado de mens o comandos con los que podemos
trabajar en Excel. Contiene mens como Archivo, Edicin y Ver
3. La Barra de Herramienta Estandar: Contiene iconos para ejecutar de forma

inmediata algunas de las operaciones ms habituales, como Guardar, Copiar, Cortar, etc.
4. La Barra de Formato: Contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como

poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc.
Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se identifican

porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como el
icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color ms claro.
5. BARRA DE FRMULAS: Se encuentra localizada sobre el rea de la aplicacin. En la
figura siguiente se muestran los elementos que la componen:
El Cuadro de nombres, situado a la izquierda de la barra, indica la celda activa,

aquella en la que se encuentra situado el cursor.
sirve para insertar o modificar frmulas especiales llamadas
El Botn
funciones..
El Cuadro de contenido, a la derecha de la barra, reproduce el contenido de la
celda activa (un valor o una frmula).
6. Encabezado de columna: son las designadas por letras: A, B, C, D, E, F y G
Profesor: Andrs Virhuez Damin
Pgina 1 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
6. Encabezado de fila: se nombran mediante nmeros. En la imagen las filas
1, 2, 3, 4, 5, 5 y 7
7. CELDA: Interseccin entre una fila y una columna. Las celdas se nombran
de acuerdo a la letra de la columna y el nmero del rengln en que se
intercepte.
8. Celda activa: Es aquella que tiene borde negro y solo en ella se puede
ingresar o modificar datos
9. Etiqueta de hoja: son las hojas de la hoja de clculo
10. BARRA DE ESTADO: Ocupa la ltima lnea de la pantalla (abajo del todo), dividida
en dos zonas, en la izquierda la operacin que se est realizando y a la parte derecha
una pequea informacin mediante breves mensajes acerca del estado del documento en
ese momento.
11. BARRA DE DESPLAZAMIENTO: Nos permite navegar a lo largo y ancho de la hoja de

clculo.
12. PUNTERO: Es el smbolo del Mouse en la pantalla.
13. VENTANA DE TRABAJO: Es el rea de trabajo.
Visualizar barras de herramientas
1. Acceder al men de Ver, y a la opcin barra de herramientas.
Pgina 2 de 99
o
d
a
r
a

2. Se despliega la lista de
barras de
herramientas
existentes,
apareciendo marcadas
aquellas que estn
visibles, y sin marcar
las que no lo estn.
3. Hacer clic sobre la
barra que desea
visualizar, apareciendo
automticamente en
pantalla.

p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Es aconsejable tener
inicialmente en la parte
superior y debajo de la barra de
mens, la barra de
Herramientas denominada
Estndar y la de Formato.
obs1: Cada archivo de Ms

Excel recibe el nombre de
Libro, el cual puede contener
de uno a muchos libros.
obs2: Una hoja de trabajo
contiene 65536 filas y 256 columnas (IV). Las columnas estn representadas por letras y
las filas por nmeros;
Obs3: Para desplazarse a la ltima fila se pulsa las teclas CTRL y para desplazarse a
la ltima columna se pulsa las teclas CTRL
Obs4: Se llama celda a la interseccin entre una fila y una columna
Obs5: Se llama celda activa a aquella celda que tiene un borde negra y solo en ella se
puede ingresar o modificar datos.
Obs6: Para desplazar (mover) la celda activa, se puede usar las teclas direccionales
(flechitas) o hacer clic en la celda.
Obs7: Para referirse a una celda primero tomar el nombre del encabezado de columna y
despus el nombre del encabezado de fila. Ejm: C7, F34.
Obs8: Toda formula siempre debe empezar con el smbolo igual(=) y nunca se debe
dejar espacios en blanco.
Obs9: Una funcin es una formula especial. Ejm: Sumar(12, 15, 16),
promedio(16,15,13)
Obs10: Para mostrar la barra de formulas o la barra de estado debers activarlo desde
el men VER.
Obs11: Para activar o desactivar las otras barras de herramientas deber usar la
secuencia: Ver / Barra de Herramientas.
Obs12: Dentro de la barra de formulas, se encuentra el cuadro de nombres.
Obs13: Otra forma de desplazarse a una celda determinada, es digitando directamente
el nombre de la celda en el cuadro de nombres.
Ejercicios 1: Ingresar los siguientes valores: (en hoja1 del archivo libro1.xls)
Celda
valor
celda
Valor
B30
Cdigo del alumno
X150
Apellido paterno
AC1005
Correo electrnico
IC 60001
Curso favorito
Ejercicio2: Halar los siguientes clculos (en hoja2 del archivo libro1.xls)
Pgina 3 de 99
o
d
a
r
a


a) 297.3695 entre 652.2312

b) 4555.656565 por 132321.9878
c) [3,7 x {9,2+ 7,7} {11,7 2,5}x[4,9- 3/5] ] { 9,23 x ( 5,33 1,23)}
d) 12,3 a la potencia 15
e) raz cbica de 259.7787
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
obs: el archivo libro1 que contiene la hoja1 y hoja2 guardarlo con el nombre: apellido
paternoExcelPrac1
Ejercicio 3: resolver la hoja 1 y 2 del archivo ClasesExcel01FormulasB.xls, y guardarlo

con el nombre: apellido paternoExcelPrac2
Ejercicios4: hallar la suma total
MANEJO DE UN LIBRO DE TRABAJO

1. Crear un nuevo libro de trabajo (archivo)
-Archivo /nuevo
-CTRL N
nuevo de la B.H. Estndar
-Clic en el botn
2. Abrir un libro de trabajo (archivo)
-Archivo /Abrir
-CTRL A
abrir de la B.H. Estndar.

- Clic en el botn
3. Guardar un libro de trabajo.
-Archivo / Guardar
-CTRL G
guardar de la B.H Estndar.

- Clic en el botn
Obs1: Los archivos de Microsoft Excel se guardan por defecto con la extensin *.XLS
Obs2: Para guardar un archivo protegido por contrasea de lectura (contrasea de
proteccin) o con contrasea de escritura; en la ventana guardar como se debe hacer
clic en el botn opciones.
4. Cerrar un Libro de trabajo
-Archivo / cerrar
-clic en el botn
5. Salir de Microsoft Excel
-Archivo / Salir
-ALT F4
-clic en el botn
USO DE ALGUNO BOTONES DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTANDAR
Pgina 4 de 99
o
d
a
r
a

MANEJO DE CELDAS Y RANGOS

p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
-Para seleccionar una celda se hace clic en la celda o se ubica la celda activa en la celda
deseada usando las teclas direccionales.

- Para seleccionar un rango de celdas (varias celdas continuas) podrs usar uno de los
siguientes pasos:
*Debers arrastrar el puntero del mouse (cruz blanca gruesa) por las
celdas deseadas.
*Debers hacer clic en la primera celda del rango deseado y luego
manteniendo pulsada la tecla SHIFT debers mover las teclas
direccionales hasta obtener el rango deseado.
*Debers digitar el rango deseado (C4:F27) en el cuadro de nombres de la barra de
formulas.
-Para seleccionar varios rangos no adyacentes:
Seleccionar la primera celda o rango, luego pulse la tecla CTRL y sin soltar seleccione los
rangos deseados.
-Para seleccionar una fila o columna:

haga un clic en el encabezado de fila
o columna
-Para seleccionar varias filas o
columnas: arrastre el mouse por los encabezados de filas o columnas
-Para seleccionar toda las hoja: deber hacer clic en el botn seleccionar todo(
rectngulo de la esquina superior izquierda de la hoja de clculo).
BORRAR INFORMACIN DE CELDAS Y RANGOS:

1. seleccionar las celdas o rangos
2. Seleccione la secuencia:
Pgina 5 de 99
o
d
a
r
a


-Edicin/ borra / todo , para borrar el contenido, el formato aplicado y las notas de las
celdas o rangos seleccionados.
-Edicin / borrar /contenido, para borrar solamente el contenido de celdas o rango
seleccionado. Tambin podr pulsar la tecla Delete o suprimir.
-Edicin/Borrar/formatos, para borrar solamente el formato asignado a la celda o rango
seleccionado.
-Edicin/Borrar/Notas, para borrar solamente las notas de la celda o rango seleccionado.
Borrar arrastrando:
-Seleccione la celda o rango a borrar.
-Para borrar solamente el contenido, haga un clic sobre el Cuadro de llenado y arrastre
hacia adentro hasta que la celdas o rango quede de color gris.
-Si desea borrar el contenido, los formatos aplicados y las notas pulse la tecla CTRL
mientras arrastra el mouse
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
ELIMINAR CELDAS
-Seleccione las celdas o rangos que desea eliminar.
-Seleccione la secuencia Edicin/ eliminar o pulse las teclas [CTRL] [-]
-haga clic en la opcin desplazar las celdas hacia la izquierda o desplazar las celdas
hacia arriba y luego en el botn aceptar.
ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS
Seleccionar las filas o columnas que desea eliminar y selecciona la secuencia Edicin/
eliminar.
Copiar informacin de una celda o rango

1. Seleccione la celda o rango a copiar.
2. Seleccione la secuencia Edicin / copiar o pulse las teclas [Ctrl] [c] o hacer clic en el
botn copiar de la BH. Estndar. Aparecer un borde mvil.
3. Coloque el cursor sobre la celda en donde desea ubicar la copia o en donde desea
empezar la copia.
4. Seleccione la secuencia Edicin / pegar o pulse las teclas [Ctrl] [V] o hacer clic en el
botn pegar de la BH. Estndar.
5. Pulse la tecla [ESC] para desactivar el borde mvil.
OTRA FORMA DE COPIAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA EN OTRAS ES:
Marcar la celda
Nos situamos en la esquina de la celda para que aparezca una crucecita negra.
Manteniendo pulsada nos movemos a las siguientes celdas donde se reproduce la
informacin.
EJEMPLO
Introducimos la palabra ingresos en la celda C2 y vamos a copiar la palabra a las celdas C3, C4, C5 y
C6.
Introducimos la palabra ingresos en la celda C2 y pulsamos Enter

Marcamos la celda C2 y nos situamos en la esquina de la celda.
Cuando aparece la crucecita negra, manteniendo pulsado el botn del ratn nos movemos
hasta C6.
Soltamos el botn y aparece el resultado de copiar la celda.
Pgina 6 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Y el resultado
Copiar Frmulas
Una operacin frecuente cuando se trabaja con una Hoja de Clculo es copiar las frmulas
introducidas para utilizarlas en otra parte de la Hoja de Clculo.
Para copiar una frmula se emplea el mismo mtodo de Copiar y Pegar. Por tanto:
1.
2.
3.
4.
Seleccionamos las celdas donde se encuentra la frmula que deseamos copiar.

Pulsamos el comando Edicin y Copiar
Marcamos las celdas donde queremos copiar la frmula
Pulsamos Edicin y Pegar
EJEMPLO
Tenemos unos nmeros en la columna A que queremos sumar a los nmeros de la columna B.
Se trata de sumar el nmero de la celda A1 y el nmero de B1 y el resultado ponerlo en C1. Sumar el

nmero de la celda A2 y la celda B2 y el resultado ponerlo en la C2. Y as con todas las filas de
nmeros.
Partimos de los nmeros que se muestran en la primera imagen.
En la celda C1 vamos a introducir la frmula para sumar los dos nmeros de la primera fila.
Escribimos =SUMA(A1:B1). Hemos comenzado escribiendo el signo igual "=" que indica al
programa que se trata de una frmula. A continuacin escribimos la operacin matemtica
que queremos hacer que en nuestro ejemplo es SUMA. Y entre parntesis las celdas sobre
las que se realiza la operacin. Vamos a sumar las celdas A1 y la B1, por lo que escribimos
A1 indicando donde comienzan los datos, dos puntos y B1 indicando donde terminan los
datos.
Pgina 7 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Pulsando Enter aparece el resultado de sumar A1 y B1. Por tanto aparece un 9 en la celda
C1.
Pulsamos sobre la celda C1
Y pulsando en el botn DERECHO del ratn seleccionamos Copiar. El contorno de la celda
se poner intermitente.
Marcamos desde la celda C2 a la C6 y pulsando el botn DERECHO del ratn seleccionamos
Pegar. Y pulsamos "Esc".
Y el resultado que aparece es el siguiente
Es importante observar que no hemos copiado el nmero 9 que estaba en la celda C1 sino la frmula
que estaba en esa celda..
Y es importante comprender que la copia de la frmula es una copia relativa y no absoluta. Es decir
hemos copiado la frmula =SUMA(A1:B1) y lo que aparece en C2 es =SUMA(A2:B2).
Al copiar la frmula una fila ms abajo el programa por defecto asume que los nmeros que
queremos sumar son tambin de la fila siguiente.
Si queremos que al copiar la frmula en otra celda el resultado se mantenga y el programa no cambie
el rango de celdas sobre el que se realiza la suma debemos emplear una copia absoluta.
Tenemos que escribir el signo del dlar "$" antes de las letras y los nmeros que corresponden a
las celdas. De esta forma la copia ser absoluta y no relativa.
La anterior funcin quedara =SUMA($A$1:$B$1)
OBS: El metodo rpido es ubicar el puntero en la parte inferior del lado izquierdo de la celda activa en
donde se encuentre la formula hasta que el puntero se convierta de cruz blanca gorda a cruz negra
delgada y luego arrastre por las celdas deseadas
Pgina 8 de 99
o
d
a
r
a


MOVER INFORMACIN DE UNA CELDA O RANGO
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
1. Seleccione la celda o rango a mover.
2. Seleccione la secuencia Edicin / cortar o pulse las teclas [Ctrl] [X] o hacer clic en el
botn cortar de la BH. Estndar. Aparecer un borde mvil.
3. Coloque el cursor sobre la celda en donde desea ubicarla .
4. Seleccione la secuencia Edicin /pegar o pulse las teclas [Ctrl] [V] o hacer clic en el
botn pegar
de la BH. Estndar.
5. Pulse la tecla [ESC] para desactivar el borde mvil.
USO DEL PEGADO ESPECIAL PARA
COPIAR
1. Seleccione la celda o rango a copiar.
2. Seleccione la secuencia Edicin /
copiar o pulse las teclas [Ctrl] [c] o
hacer clic en el botn copiar
de la
BH. Estndar. Aparecer un borde mvil.
3. Coloque el cursor sobre la celda en
donde desea ubicar la copia o en donde
desea empezar la copia.
4. Seleccione la secuencia Edicin /
pegado especial.
5. Haga un clic en una de las siguientes
opciones:
*TODO: para copiar toda la informacin
de las celda.
*FORMULAS: para copiar solamente las
formulas existentes en las celdas.
*VALORES: Para copiar solamente
valores de las celdas.
*FORMATOS: para copiar solamente el formato de las celdas.
*NOTAS: para copiar solamente las notas asociadas a las celdas.
5.haga clic en el botn aceptar.
FORMATO DE CELDAS
USO DE ALGUNOS BOTONES DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS FORMATO
Al hacer clic sobre este botn la alineacin horizontal de las celdas seleccionadas
pasar a ser Izquierda.
Este botn nos centrar horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.
Este botn nos alinear a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.
Este botn unir todas las celdas seleccionadas para que formen una sola
celda, y a continuacin nos centrar los datos.
Ejemplo: antes:
Pgina 9 de 99
o
d
a
r
a

Despus:

p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Si se hace clic sobre el botn, los nmeros de las celdas seleccionadas se
convertirn a formato moneda (el smbolo depender de cmo tenemos definido el tipo
moneda en la configuracin regional de Windows, seguramente tendremos el smbolo $).
Para que las celdas seleccionadas tengan el smbolo $ y dos decimales.
Para asignar el formato de porcentaje (multiplicar el nmero por 100 y le aadir

el smbolo %).
Para utilizar el formato de contabilidad (con separador de miles y cambio de

alineacin).
Para quitar un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.
Para aadir un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.
Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado en
ste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botn.
Aqu no encontrars todas las opciones vistas desde el recuadro del men.
Si se hace clic sobre el botn se sombrear la celda del color indicado en ste, en
nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la
flecha derecha del botn. Aqu no podrs aadir trama a la celda, para ello tendrs que
utilizar el cuadro de dilogo Formato de celdas.
USANDO LA VENTANA FORMATO DE CELDAS
Pgina 10 de 99
o
d
a
r
a


A
continuacin
pasamos a explicarte
las distintas opciones
de la ficha.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
es decir, los nmeros a la derecha y los textos a la izquierda.
A. Alineacin del
texto
Horizontal:
Alinea el contenido de
las
celdas
seleccionadas
horizontalmente,
es
decir respecto de la
anchura de las celdas.
Al hacer clic sobre la
flecha de la derecha
podrs elegir entre
una de las siguientes
opciones:
GENERAL: Es la
opcin de Excel2003
por defecto, alinea las
celdas
seleccionadas
dependiendo del tipo
de dato introducido,
IZQUIERDA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la

izquierda de stas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha
aparece un recuadro Sangra: que por defecto est a 0, pero cada vez que se
incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carcter ms a la
derecha, para que el contenido de la celda no est pegado al borde izquierdo de la
celda.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de stas.
DERECHA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha

de stas, independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece
un recuadro de Sangra: que por defecto est a 0, pero cada vez que se incrementa
este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carcter ms a la izquierda,
para que el contenido de la celda no est pegado al borde derecho de la celda.
LLENAR: Esta opcin no es realmente una alineacin sino que que repite el dato
de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos
escrito * y elegimos la opcin Llenar, en la celda aparecer ************ hasta
completar la anchura de la celda.
JUSTIFICAR: Con esta opcin el contenido de las celdas seleccionadas se alinear

tanto por la derecha como por la izquierda.
CENTRAR EN LA SELECCIN: Centra el contenido de una celda respecto a todas

las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la
seleccin que contiene datos.
B. Alineacin del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas

verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opcin slo tendr
Pgina 11 de 99
o
d
a
r
a


sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamao inicial. Al hacer clic
sobre la flecha de la derecha podrs elegir entre una de las siguientes opciones:
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
- SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de
stas.
- CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las

celdas.
- INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de

stas.
- JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte
superior como por la inferior.
C. Orientacin: Permite cambiar el ngulo del contenido de las celdas para que se
muestre en horizontal (opcin por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ngulo
desde 90 en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90 en sentido de las agujas
de un reloj. Excel2003 ajusta automticamente la altura de la fila para adaptarla a la
orientacin vertical, a no ser que se fije explcitamente la altura de sta.
D. Control del texto:
-Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y ste no cabe,
utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos
esta opcin el contenido de la celda se tendr que visualizar exclusivamente en sta,
para ello incrementar la altura de la fila y el contenido se visualizar en varias filas
dentro de la celda.
-Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opcin, el tamao de la fuente de la
celda se reducir hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.
- Combinar celdas:Al activar esta opcin, las celdas seleccionadas se unirn en una
sola.
E. Direccin del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda.
Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por
ejemplo rabe, hebreo, etc...
Usando la ventana Fuente
Pgina 12 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
USANDO LA VENTANA BORDES
A continuacin pasamos a
explicarte las distintas
opciones del recuadro.
Preestablecidos:Se elegir
una de estas opciones:
Ninguno: Para quitar
cualquier borde de las
celdas seleccionadas.
Contorno: Para crear un

borde nicamente alrededor
de las celdas seleccionadas.
Interior: Para crear un

borde alrededor de todas las
celdas seleccionadas
excepto alrededor de la
seleccin.
Borde: Este recuadro se

suele utilizar cuando no nos
sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar
(superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes.
CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde ser del estilo y color
seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habr que elegir
Pgina 13 de 99
o
d
a
r
a


Estilo y Color y a continuacin hacer clic sobre el borde a

colocar.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Estilo:Se elegir de la lista un estilo de lnea.
Color:Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la
derecha podr elegir un color para los bordes.
USANDO LA VENTANA TRAMAS
Excel nos permite tambin
sombrear las celdas de
una hoja de clculo para
remarcarlas de las dems.
Color: Se elegir de la lista

un color de fondo
determinado. Para quitar el
efecto de sombreado,
bastar con elegir Sin
Color.
Trama:
Se
elegir
de la
lista
despleg
able un
estilo de
trama,
as
como el
color de
la trama.
USANDO LA VENTANA NMERO
Excel nos permite

modificar la visualizacin
de los nmeros en la
celda.
General: Visualiza en la
celda exactamente el valor
introducido. Es el formato
que utiliza Excel por defecto.
Este formato admite
enteros, decimales,
nmeros en forma
exponencial si la cifra no
coje por completo en la
celda.
Nmero: Contiene una

serie de opciones que
permiten especficar el
nmero de decimales,
Pgina 14 de 99
o
d
a
r
a


tambin permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los nmeros

negativos.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el nmero de
decimales, se puede escoger el smbolo monetario como podra ser $ y la forma de
visualizar los nmeros negativos.
Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las
comas decimales en una columna.
Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede
escogerse entre diferentes formatos de fecha.
Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre
diferentes formatos de hora.
Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda

por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin
decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%.
Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin.
Cientifica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el

nmero de decimales.
Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se
encuentre algn nmero en la celda.
Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el
nmero de telfono, etc.
Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato, indicando el cdigo de formato.
Autoformatos en excel
El aspecto de nuestras hojas es un aspecto importante, sobre todo si otras personas van a ver y
evaluar nuestro trabajo.
Ya hemos tenido algn contacto con los formatos en Excel, pero hay una forma mas rpida y sencilla
de mejorar el aspecto de nuestro trabajo
sin tener que dedicarle mucho tiempo ni
esfuerzo.
Vamos a aprender a manejar los
autoformatos. Veamos una pagina sin
formatos.
El siguiente paso es seleccionar una

celda que est dentro de una tabla, por
ejemplo C5.
Cuando est marcada en el men
Formato, pulsaremos en la opcin
Autoformato
Pgina 15 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Atencin, es importante que hayamos
seleccionado una celda que pertenezca a
una tabla, como es nuestro caso. Si
hubiramos pulsado en alguna celda, fuera
de la tabla Excel nos dara un mensaje de
error.
Para evitarlo, solo tenemos que
posicionarnos en el interior de la tabla a la
que queremos dar autoformato. Al pulsar
en Autoformato, nos surge el siguiente cuadro de dialogo
De entre todos los ejemplos predefinidos podemos

elegir el formato que consideremos mas apropiado
para nuestra tabla.
Slo tendremos que pulsar sobre el ejemplo deseado

y despus aceptar.
ASPECTO DE LA HOJA
Vamos a utilizar los mtodos disponibles en Excel para modificar el aspecto de las filas,
columnas, el aspecto general de una hoja de clculo y obtener as un aspecto ms
presentable.
Alto de fila
Pgina 16 de 99
o
d
a
r
a


Excel ajusta automticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra ms
grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es
Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 12.75. Si aplicamos Times New Roman de 12
puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa automticamente a 15.75.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos mtodos:
El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguiremos los siguientes
pasos:
Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso de no seleccionar
ninguna, se realizar la operacin a la fila en la que nos encontramos.
Seleccionar del men Formato y la opcin Fila.

Se abrir otro submen.
Elegir la opcin Alto...
Aparecer el cuadro de dilogo Alto de fila en el que tendrs que indicar el alto
de la fila.
Escribir la altura deseada, en este caso est 12.75 que es la altura que tiene la fila
por defecto.
Hacer clic sobre el botn Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.
El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello:
Colocar el puntero del ratn en la lnea situada debajo del nmero de la fila que
desees modificar, en la cabecera de la fila.
El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:
Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin. Conforme
movemos el ratn, la altura de la fila cambia. Al final soltar el botn del ratn.
Autoajustar
Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a

la entrada ms alta de la fila, utilizando dos mtodos distintos.
El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello:
Selecciona las filas a las que desees modificar la altura.

Despliega el men Formato. Elige la opcin Autoajustar.
Este segundo mtodo es mucho ms rpido:
Situarse sobre la lnea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar, en la
cabecera de la fila.Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratn, el
puntero del ratn se convertir en una flecha de dos puntas.
Haz doble clic, el tamao se reajustar automticamente.
Ocultar y mostrar filas
Vamos a ver la posibilidad de ocultar filas para que no se visualicen filas sin perder su
contenido con datos no imprescindibles a la hora de trabajar con la hoja de clculo o
Pgina 17 de 99
o
d
a
r
a


simplemente porque contengan frmulas intermedias y a continuacin volver a

visualizarlas.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Ocultar filas
La ocultacin de filas es otra de las operaciones que en algn momento nos puede ser
til si por ejemplo en una fila aparecen frmulas intermedias que no nos interesa
visualizar una vez concluida la hoja de clculo. En este caso no queremos que aparezcan
las filas de datos intermediarios pero no podemos borrarlas porque la hoja de clculo las
necesita para realizar sus clculos.
Los pasos son los siguientes:
Seleccionar las filas ocultar.

Desplegar el men Formato.
Elegir la opcin Fila. Aparecer otro submen.
Elegir la opcin Ocultar Mostrar filas
Si deseamos mostrar las filas ocultas, por ejemplo para cambiar alguna frmula de
clculo intermedio:
Seleccionar entre qu filas o columnas se encuentran las filas a mostrar. Es decir,

si queremos mostrar las filas ocultas 4 y 5, habr que seleccionar desde la fila 3
hasta la 6. Cuidado, el rango debe ser continuo, es decir, arrastrando desde 3
hasta 6 nunca con CTRL ya que sino las filas a mostrar no estaran incluidas en la
seleccin a mostrar.
A continuacin seleccionamos del men Formato la opcin Fila.
Aparecer otro submen.
Elegimos la opcin Mostrar.
Ancho de columna
En Excel2003 la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71

puntos. A menudo, la anchura estndar de una columna no es suficiente para visualizar
el contenido completo de una celda.
Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos mtodos.
El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:
Seleccionar las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de no

seleccionar ninguna, se realizar la operacin a la columna en la que nos
encontramos.
Elegir la opcin Columna.Se abrir otro submen.
Elegir la opcin Ancho...
Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha.
Escribir la anchura deseada.
Hacer clic sobre el botn Aceptar
El segundo mtodo consiste en utilizar el ratn. Para ello:
Pgina 18 de 99
o
d
a
r
a


Situar el puntero del ratn en la lnea situada a la derecha del nombre de la

columna que desees modificar, en la cabecera de la columna.
El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas.
Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin.
Observa como conforme nos movemos la anchura de la columna va cambiando.
Soltar el botn del ratn cuando el ancho de la columna sea el deseado.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Autoajustar a la seleccin
Podemos modificar la anchura de una columna para acomodarla al dato de entrada ms

ancho, utilizando dos mtodos distintos. El primer mtodo consiste en utilizar el men.
Para ello:
Seleccionar las columnas a las que desees modificar la anchura.

Elegir la opcin Columna.
Se abrir otro submen.
Eligir la opcin Autoajustar a la seleccin.
El segundo mtodo es mucho ms rpido.
Situarse sobre la lnea divisoria a la derecha de la columna que deseas modificar,

en la cabecera de la columna.
Tal como vimos a la hora de modificar la anchura con el ratn, el puntero del
ratn se convertir en una flecha de dos puntas.
Hacer doble clic, automticamente se ajustar el tamao de la columna al mayor
texto que hayas introducido en la columna.
Ancho estndar de columna
Excel nos permite modificar la anchura estndar para todas las columnas de la hoja que
tienen asignada dicha anchura. Si deseamos modificarla, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el men Formato.

Elegir la opcin Columna, se desplegar un submen como el que te mostramos.
Elegir la opcin Ancho estndar...
Aparecer un cuadro de dilogo.
Escribir la anchura estndar deseada.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Todas las columnas pasan a tener la anchura estndar, excepto aquellas que
tuvieran asignada una anchura particular.
Ocultar de columnas
Vamos a ver la posibilidad de ocultar columnas para que no se visualicen columnas sin
perder su contenido con datos no imprescindibles a la hora de trabajar con la hoja de
clculo o simplemente porque contengan frmulas intermedias y a continuacin volver a
visualizarlas.
Ocultar columnas es otra de las operaciones que en algn momento nos puede ser til si
por ejemplo en una fila aparecen frmulas intermedias que no nos interesa visualizar una
vez concluida la hoja de clculo. En este caso no queremos que aparezcan las columnas
de datos intermediarios pero no podemos borrarlas porque la hoja de clculo las necesita
para realizar sus clculos.
Pgina 19 de 99
o
d
a
r
a


La mecnica es idntica a la de ocultar y mostrar filas:
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Seleccionar las columnas ocultar.

Elegir la opcin Columna.
Elegir la opcin Ocultar
Mostrar columnas ocultas.
Si deseamos mostrar las columnas ocultas, por ejemplo para cambiar alguna frmula de
clculo intermedio:
Seleccionar entre qu columnas se encuentran las columnas o mostrar. Es decir,

si queremos mostrar la columna C oculta, habr que seleccionar desde la columna
B hasta la D. Cuidado, el rango debe ser continuo, es decir, arrastrando desde B
hasta D nunca con CTRL ya que sino la columna C no estara incluida en la
seleccin.
A continuacin seleccionamos del men Formato la opcin Columna. Aparecer
otro submen.
Elegimos la opcin Mostrar
Cambiar el nombre de la hoja
Como ya sabes, en Excel creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por
defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2,....
Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja
para identificarla de forma ms rpida, as si utilizamos una hoja para manejar los
ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podra nombrar Enero, la segunda
Febrero,...
La longitud mxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.
No puede haber dos hojas de clculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo
nombre.
Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos mtodos:
El primer mtodo consiste en utilizar el men. Para ello, seguir los siguientes
pasos:
Situarse en lahoja a la cual se quiere cambiar el nombre.
Seleccionar el men Formato y Elegir la opcin Hoja
Se abrir otro men.
Seleccionar la opcin Cambiar nombre.
Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionar.
Escribir el nuevo nombre y pulsar INTRO.
Ocultar hojas.
Si deseas ocultar hojas de clculo del libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las hojas a ocultar.

No se pueden seleccionar todas las hojas, deber quedar al menos una en el libro
de trabajo.
Pgina 20 de 99
o
d
a
r
a


Elegir la opcin Hoja. Aparecer otro submen.

Seleccionar la opcin Ocultar.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Mostrar hojas ocultas.
Si deseamos mostrar hojas ocultas, seguir los siguientes pasos:

Elegir la opcin Hoja. Aparecer otro submen.
Elegir la opcin Mostrar...
Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar de la derecha con las hojas ocultas.
Seleccionar la hoja a mostrar.
Hacer clic en Aceptar.
Aadir un fondo a una hoja.
Excel tambin nos permite aadir una imagen de fondo a nuestras hojas. Para ello,
seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el men Formato y elegir la opcin Hoja.

Elegir la opcin Fondo...
Buscar la imagen a utilizar de fondo.
Hacer clic en Insertar.
Si queremos quitar el fondo:

Elegir la opcin Hoja.
Elegir la opcin Eliminar Fondo.
Cambiar el color a las etiquetas de hoja
Excel tambin nos permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las hojas de
clculo. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Elegir la opcin Hoja.
Elegir la opcin Color de etiqueta
Aparecer un cuadro de dilogo.
Seleccionar el color deseado
Aqui te mostramos como quedaran si

colorearamos las etiquetas de las hojas.
Para quitar el color de la etiqueta de la hoja

hay que seguir los mismos pasos que al
prinicpio de este apartado.
Seleccionar el men Formato,
Pgina 21 de 99
o
d
a
r
a


elegir la opcin Hoja. Aparecer otro submen.

Elegir la opcin Color de etiqueta...
Seleccionar la opcin Sin color.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
EJERCICIOS: realizar el ejercicio entregado por el profesor
INSERSIN DE ELEMENTOS
Vamos a ver las diferentes formas de insertar y eliminar filas, columnas, celdas y hojas
operaciones muy tiles cuando tenemos un libro ya creado y queremos retocarlo o
cuando a mitad del diseo de una hoja nos damos cuenta que se nos ha olvidado colocar
una fila o columna.
Insertar filas en una hoja
En muchas ocasiones, despus de crear una hoja de clculo, nos daremos cuenta de que
nos falta alguna filaen medio de los datos ya introducidos.
Para aadir una fila, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar la fila sobre la que quieres aadir la nueva, ya que las filas siempre se
aaden por encima de la seleccionada.
Seleccionar el men Insertar.
Elegir la opcin Filas. Todas las filas por debajo de la nueva, bajarn una
posicin.
En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde est
situado el cursor como fila seleccionada
Si quieres aadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como
filas a aadir.
Aadir filas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de filas vare, seguirn
habiendo 65536 filas, lo que pasa es que se eliminan las ltimas, tantas como filas
aadidas. Si intentas aadir filas y Excel no te deja, seguro que las ltimas filas
contienen algn dato.
Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecer
el botn
para poder elegir el formato que debe tener la nueva fila.
Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botn y aparecer el cuadro
de la derecha desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva fila ser el
mismo que la fila de arriba, que la de abajo o que no tenga formato.
No es obligatorio utilizar este botn, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecer

al seguir trabajando con la hoja de clculo.
Insertar columnas en una hoja
Pgina 22 de 99
o
d
a
r
a


Excel tambin nos permite aadir columnas, al igual que filas. Para aadir una columna,
seguiremos los siguientes pasos:
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Seleccionar la columna delante de la cual quieres aadir otra, ya que las columnas
siempre se aaden a la izquierda de la seleccionada.
Elegir la opcin Columnas. Todas las columnas por la derecha de la nueva se
incrementarn una posicin.
En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel toma la columna donde

estamos situados como columna seleccionada.
Si quieres aadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer
paso, como columnas a aadir.
Aadir columnas a nuestra hoja de clculo no hace que el nmero de columnas vare,
seguirn habiendo 256 columnas, lo que pasa es que se eliminan las ltimas, tantas
como columnas aadidas. Si intentas aadir columnas y Excel no te lo permite, seguro
que las ltimas columnas contienen algn dato.
Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por defecto, nos
aparecer el botn
para poder elegir el formato que debe tener la nueva columna.
Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botn y aparecer el cuadro de la
derecha desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva columna serel mismo
que la columna de la izquierda, que la de la derecha o que no tenga formato.
No es obligatorio utilizar este botn, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecer

al seguir trabajando con la hoja de clculo.
Insertar celdas en una hoja
En ocasiones, lo que nos interesa aadir no son ni filas ni columnas enteras sino
nicamente un conjunto de celdas dentro de la hoja de clculo.
Para aadir varias celdas, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas sobre las que quieres aadir las nuevas.
Situarse sobre el botn para ampliar el men.
Elegir la opcin Celdas... Esta opcin no aparecer si no tienes celdas
seleccionadas.
Aparece el cuadro de dilogo de la derecha.
Pgina 23 de 99
o
d
a
r
a


Elegir la opcin deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas queremos que

se desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la seleccin.
Fjate como desde aqu tambin te permite aadir filas o columnas enteras.
Hacer clic sobre Aceptar.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Al aadir celdas a nuestra hoja de clculo, el nmero de celdas no vara ya que se

eliminan las del final de la hoja.
Cuando insertamos celdas, con un formato diferente al que hay por defecto, al igual que
para las filas y columnas, nos aparecer el botn
para poder elegir el formato que
debe tener la nueva celda. Dependiendo de si se inserta desplazando hacia la derecha o
hacia abajo nos aparecer el cuadro visto anteriormente para la insercin de columna o
fila. Este cuadro funciona de la misma forma que para columnas o filas.
Insertar hojas en un libro de trabajo
Si necesitas trabajar con ms de tres hojas en un libro de trabajo, tendrs que aadir
ms. El nmero de hojas puede variar de 1 a 255.
Para aadir una hoja, seguiremos los siguientes pasos:
Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas siempre se
aadirn a la izquierda de la seleccionada.
Eligir la opcin Hoja de clculo.
Mover una hoja de clculo.
Si deseas cambiar de posicin una hoja de clculo, puedes utilizar tres mtodos.
El primer mtodo consiste en utilizar el men:
Estar situado en la hoja de clculo que queremos cambiar de posicin.

Seleccionar el men Edicin.
Elegir la opcin Mover o copiar hoja...
Pgina 24 de 99
o
d
a
r
a


En el recuadro Al libro, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable para elegir el
libro de trabajo donde queremos moverla. (Para moverla a otro libro, los dos libros deben
estar abiertos antes de entrar en esta opcin).
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
En el recuadro Antes de la hoja, seleccionar la hoja que quedar a la derecha de la hoja
movida.
El segundo mtodo es muy rpido y muy cmodo si queremos mover la hoja dentro del
mismo libro de trabajo.
Situarse sobre la etiqueta de la hoja a mover.

Pulsar el botn del ratn y arrastrarlo hasta la posicin donde queremos mover la
hoja, mientras mueves la hoja vers que aparece una flecha sobre las hojas
indicndote dnde se situar la hoja en el caso de
soltar en ese momento el botn del ratn.
Una vez situados donde queremos mover la hoja, soltamos el botn del ratn.
El tercer mtodo consiste en utilizar el men contextual.

Pulsar el botn derecho del ratn, se desplegar un men contextual.
Seleccionar la opcin Mover o copiar hoja...
Los siguientes pasos a seguir son los mismos que los explicados en el primer mtodo.
Copiar una hoja de clculo.
A lo mejor lo que deseamos no es cambiar de posicin una hoja sino copiarla en otro
libro o en el mismo. Al igual que para mover hoja podemos utilizar tres mtodos.
El primer mtodo consiste en utilizar el men:
Estar situado en la hoja de clculo que queremos copiar.

Elegir la opcin Copiar o mover hoja.
Aparece el mismo cuadro de dilogo que para mover una hoja.
Pgina 25 de 99
o
d
a
r
a


En el recuadro Al libro, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable para

elegir el libro de trabajo donde queremos copiarla. (Para moverla a otro libro, los
dos libros deben estar abiertos antes de entrar en esta opcin).
En el recuadro Antes de la hoja, seleccionar la hoja que quedar a la derecha de
la hoja copiada.
Hacer clic sobre la casilla Crear una copia para activarla, si no marcas esta
casilla lo que haremos ser mover la hoja en vez de copiarla.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
El segundo mtodo es muy rpido y muy cmodo si queremos copiar la hoja dentro del
mismo libro de trabajo. Situarse en la hoja a copiar.
Pulsar la tecla CTRL del teclado.

Manteniendo pulsada la tecla CTRL, pulsar el botn del ratn sobre la etiqueta de
la hoja a copiar y arrastrarlo hasta la posicin donde queremos copiar la hoja.
Una vez situados donde queremos copiar la hoja, soltar el botn del ratn y a
continuacin la tecla CTRL.
El tercer mtodo consiste en utilizar el men contextual.

Pulsar el botn derecho del ratn, se desplegar un men contextual.
Seleccionar la opcin Mover o copiar hoja...
Los siguientes pasos a seguir son los mismos que los explicados en el primer
mtodo de este apartado.
Eliminar filas y columnas de una hoja
Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las filas a eliminar o selecciona las columnas a eliminar.

Eligir la opcin Eliminar.
Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de clculo, no vara el nmero de filas
o columnas, seguir habiendo 65536 filas y 256 columnas, lo que pasa es que se
aaden al final de la hoja, tantas como filas o columnas eliminadas.
Eliminar celdas de una hoja
Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a eliminar.
Seleccionar el men Edicin y elegir la opcin Eliminar...

Elegir la opcin deseada dependiendo de cmo queremos que se realice la
eliminacin de celdas.
Desplazando las celdas hacia la izquierda o hacia la derecha.
Observa como desde aqu tambin te permite eliminar filas o columnas enteras.
Hacer clic sobre Aceptar.
Eliminar hojas de un libro de trabajo
Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos:
Situarse en la hoja a eliminar.

Situarse sobre el botn para que se ample el men.
Pgina 26 de 99
o
d
a
r
a

Eligir la opcin Eliminar hoja.

p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
CORRECCIN ORTOGRFICA
Vamos a ver la herramienta Autocorreccin de Excel para que el programa nos corrija
automticamente ciertos errores que se suelen cometer a la hora de escribir texto en una
hoja de clculo, as como manejar la correccin ortogrfica y dejar nuestras hojas de
clculo libres de errores lo que las hace ms presentables.
Configurar la Autocorreccin
Esta herramienta nos ayuda a corregir automticamente errores habituales de escritura.

Para visualizar y poder modificar algunas de las opciones de autocorreccin asignadas
por defecto, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el men Herramientas.
Sitarse sobre el botn para ampliar el men.
Eligir la opcin Opciones de Autocorreccin...

Aparecer el cuadro de dilogo Autocorreccin como el que se muestra.
Si activas la casilla Corregir DOs MAysculas SEguidas, no permitir que a la hora de

escribir una palabra las dos primeras letras estn en mayscula y el resto en minscula.
Este es un error frecuente a la hora de escribir, por lo que interesa que esta opcin est
activada.
Si activas la casilla Poner en mayscula la primera letra de una oracin, Excel

comprueba a la hora de escribir una frase, si la primera letra est en mayscula, en caso
de que no lo est automticamente la cambiar.
Pgina 27 de 99
o
d
a
r
a


Si escribimos la frase toda con mayscula, no se cambiar. Esta opcin tambin interesa
que est activada.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Si activas la casilla Poner en mayscula los nombres de das, en caso de encontrar
una palabra que corresponda a un da de la semana, Excel pondr automticamente la
primera letra en mayscula. Esta opcin no siempre interesa que est activada.
Si activas la casilla Corregir el uso accidental de bloq mayus, en caso de empezar

una frase, si la primera letra est en minscula y el resto en mayscula, Excel entiende
que BLOQ MAYUS del teclado est activado por error y automticamente corrige el
texto y desactiva la tecla. Esta opcin interesa que est activada.
La opcin Reemplazar texto mientras escribe, activa la lista de sustituciones de la

parte inferior del cuadro de dilogo, donde se encuentran muchos de los elementos
comunes a sustituir, de esta forma Excel reemplazar el texto que coincida con alguno de
la columna de la izquierda por el texto que aparece en la columna de la derecha.
Si deseas aadir algn elemento a la lista bastar con escribir en el recuadro
Reemplazar: el error frecuente que deseamos que se corrija automticamente, en el
recuadro Con: escribir la correccin a realizar, y hacer clic en el botn Agregar.
Si deseas eliminar algn elemento de la lista, seleccionarlo de la lista y hacer clic sobre el
botn Eliminar.
A final cuando hayamos configurado la autocorreccin hacemos clic sobre el botn
Aceptar para aceptar los cambios y cerrar el cuadro de dilogo.
Verificacin de la ortografa
Excel dispone de un corrector ortogrfico que nos permitir detectar errores ortogrficos
dentro de nuestra hoja de clculo. Para ello Excel busca cada palabra en su diccionario, y
cualquier palabra que no encuentre la considerar como posible palabra errnea.
Evitar que hayan errores en nuestros textos es ahora mucho ms fcil. No obstante
conviene saber que si al revisar un documento, Excel no encuentra ningn error no
quiere decir que, necesariamente, sea as. Ya que hay errores que Excel no puede
detectar puesto que dependen del contexto, por ejemplo esta y est como las dos
palabras estn en el diccionario si escribimos Esta hoja esta bien, no detectar el error
en el segundo esta .
Para corregir una hoja de clculo o parte de ella, seguir los siguientes pasos :
Situarse en la primera celda de la hoja de clculo.

Seleccionar el men Herramientas y eligir la opcin Ortografa...
O bien haz clic sobre el botn Ortografa

de la barra de herramientas.
En caso de encontrar algn posible error ortogrfico, aparecer el cuadro de
dilogo Ortografa.
Pgina 28 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Observa como en la barra de ttulo aparece el diccionario que est utilizando para
corregir la ortografa, si queremos cambiar de diccionario porque el idioma es diferente o
queremos utilizar un diccionario personal con palabras propias, solo tenemos que elegir
el nuevo diccionario de la lista desplegable del recuadro Idioma del diccionario:.
En la parte superior aparece un mensaje que nos advierte de la palabra que no ha
encontrado en su diccionario, y por lo tanto puede ser errnea.
En el recuadro Sugerencias: tenemos una lista con posibles soluciones a nuestra
correccin.
Si la palabra es correcta, podremos utilizar cualquiera de los siguientes botones:
OMITIR UNA VEZ para ignorar esta palabra.

OMITIR TODAS para ignorar todas las ocurrencias de la palabra en la hoja de
clculo.
AGREGAR AL DICCIONARIO para aadir la palabra al diccionario que aparece en el

recuadro Idioma del diccionario:
Si la palabra es errnea, y la palabra correcta se encuentra en la lista de

Sugerencias: la seleccionaremos, si no se encuentra en la lista de Sugerencias
la escribiremos directamente en el recuadro No est en el diccionario:, y a
continuacin utilizaremos cualquiera de los siguientes botones:
CAMBIAR para sustituir la palabra errnea por la que hemos escrito .
CAMBIAR TODAS para sustituir todas las ocurrencias de la palabra errnea por
la que hemos escrito .
AUTOCORRECCIN para que adems de realizar la correccin en la hoja, la
sustitucin se aada a la lista de autocorrecciones, explicadas en el punto
anterior.
Al utilizar cualquiera de los botones anteriores, Excel seguir con la correccin hasta el
final, si encuentra otro error nos volver a avisar con un mensaje.
Pgina 29 de 99
o
d
a
r
a


Cuando Excel haya llegado al final del documento nos avisar, hacer clic sobre el botn
Aceptar.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Excel nos permite crear nuestro propio diccionario de palabras y aadir nuevas palabras
a un diccionario ya creado, bien sea uno que hayamos creado nosotros mismos o alguno
de los diccionarios que incorpora Excel.
Crear un nuevo diccionario
Si pulsamos en el botn Opciones..., se abrir la ventana que te mostramos a

continuacin.
Pgina 30 de 99
o
d
a
r
a


De la lista desplegable de la opcin Idioma del diccionario podemos elegir el

diccionario que queremos utilizar para corregir nuestro documento (Espaol,
Ingls, Francs, etc).
En la lista desplegable Agregar palabras a: elegiremos el diccionario al cual se
agregarn las nuevas palabras, en el caso de querer crear un nuevo diccionario
unicamente tienes que escribir el nombre del nuevo diccionario, en nuestro caso
hemos creado un diccionario llamado "personal". Los diccionarios se guardan con
la extensin Dic como puedes apreciar.
Una vez creado el diccionario pulsar Aceptar.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Agregar una palabra nueva a un diccionario
Para agregar una nueva palabra a un diccionario habr que abrir la revisin
ortogrfica, para ello seleccionar del men Herramientas la opcin Ortografa.
O tambin se puede pulsar en el botn
o pulsando F7.
En la ventana que se abre seleccionar Agregar al diccionario. La palabra se aadir al

diccionario que hayamos creado o seleccionado en el apartado anterior.
IMPRESIN
Vamos a ver las diferentes tcnicas relacionadas con la impresin de datos, como puede
ser la configuracin de las pginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento
antes de mandar la impresin y por
supuesto la operacin de imprimir los datos.
Vista preliminar
La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de
imprimirla. Nos permite ver los saltos de pgina, mrgenes, encabezados y pies de
pgina, el formato completo de la hoja.
Para visualizar la vista preliminar, seguir los siguientes pasos:
Pgina 31 de 99
o
d
a
r
a


Selecciona el men Archivo.

Elige la opcin Vista preliminar. Si esta opcin no aparece ampla el men.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
O bien, haz clic sobre el botn Vista preliminar
de la barra de herramientas
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
En el centro de la ventana aparecer una pgina de nuestra hoja de clculo. Observa

como en la parte inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la pgina 1
de un total de 1 pgina (Vista previa: Pgina 1 de 1).
En caso de tener ms de una pgina, podremos cambiar la pgina a visualizar utilizando
los botones:
para ir a la pgina anterior. Tambin podramos pulsar la tecla RE PAG del

teclado.
teclado.
para ir a la pgina siguiente. Tambin podramos pulsar la tecla AV PAG del
Si nuestra hoja slo tiene 1 pgina stos botones estarn desactivados.Al situarse sobre
la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratn se convierte en una lupa, de tal
forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la pgina.
Si nos situamos sobre cualquier parte de la pgina y hacemos clic, se ampliar la parte
de la pgina donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volver a
visualizar la pgina entera.
Esta operacin se puede realizar tambin haciendo clic sobre el botn
Pgina 32 de 99
o
d
a
r
a


Si la hoja de clculo se encuentra preparada para la impresin, hacer clic sobre el botn
, para que aparezca el cuadro de dilogo Impresin.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Si la hoja de clculo necesita alguna modificacin de aspecto, hacer clic sobre el botn
, para que aparezca el cuadro de dilogo Configurar pgina.
En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botn

preliminar.
para cerrar la Vista
Cuando volvemos a nuestra hoja de clculo, aparecern unas lneas discontinuas que nos
indicarn donde har Excel los saltos de pgina, estas lneas no se imprimirn.
Configurar pgina
Antes de imprimir una hoja de clculo, Excel nos permite modificar factores que afectan a
la presentacin de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pies de
pgina, tamao del papel,...
Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el men Archivo.

Elegir la opcin Configurar pgina...
Aparecer el cuadro de dilogo Configurar pgina. Dicho cuadro consta de 4
fichas.
La primera de las fichas se denomina Pgina y permite indicar caractersticas como la

orientacin del papel, el tamao del papel que utilizamos y otros parmetros.
Pgina 33 de 99
o
d
a
r
a


Selecciona la orientacin del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocar

el papel siempre de la misma forma).
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
En el recuadro Escala nos permitir indicarle si deseamos que la salida a impresora
venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando
automticamente la hoja en un nmero de pginas especfico (una pgina de ancho por 1
de alto, as se imprimir en una sola hoja,...). Observa como en la parte derecha
disponemos de 3 botones:
Uno para ir directamente a la Vista preliminar, explicada en el punto anterior. Si

has entrado a este cuadro desde vista preliminar, este botn no aparecer.
Otro para ir a la impresin, explicado en el punto siguiente.
Y otro para ir a opciones especficas de la impresora seleccionada para imprimir.
Para modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a
imprimir, utilizar la ficha Mrgenes.
En esta ficha podrs modificar los mrgenes superior:, inferior:, derecho: e

izquierdo: de las hojas a imprimir.
Si la hoja tiene encabezado: o pie de pgina:, tambin nos permite indicar a cuntos
centmetros del borde del papel queremos que se siten.
Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente,
Excel nos lo realizar automticamente activando las casillas Horizontalmente y/o
Verticalmente respectivamente.
Para definir los encabezados y pies de pginas se utiliza la ficha Encabezado y pie de
pgina.
Pgina 34 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
En esta ficha tenemos dos recuadros, que en nuestro caso estn vacos, ya que no hay
ningn encabezado ni ningn pie de pgina asignado a nuestra hoja de clculo. En estos
recuadros aparece una muestra del encabezado y pie cuando hay alguno definido.
En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en nuestro caso no

hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles encabezados a
utilizar.
Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el botn Personalizar encabezado...
En el recuadro Pie de pgina: aparece el tipo de pie de pgina elegido, en nuestro caso
no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles pies de pgina a
utilizar.
Para modificar el pie de pgina, hacer clic sobre el botn Personalizar pie de
pgina...
Dentro del cuadro de dilogo Configurar pgina tenemos la ficha Hoja que nos permite
definir cmo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja.
Pgina 35 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
En rea de impresin: podrs indicar qu rango de celdas quieres imprimir.
En Imprimir ttulos podrs activar cualquiera de las siguientes opciones:
Repetir filas en extremo superior para que en cada pgina que se imprima aparezca
como ttulo de columnas aquella fila que est indicada en ese recuadro.
Repetir columnas a la izquierda para que en cada pgina que se imprima aparezca
como ttulo de la fila aquella columna indicada en el recuadro.
En el recuadro Imprimir podrs activar cualquiera de las siguientes opciones:
Lneas de divisin para imprimir las lneas que delimitan cada celda de la hoja.
Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una
impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de colores.
Calidad de borrador para realizar una impresin rpida pero menos bonita de nuestra
hoja. Slo tendr sentido si la impresora dispone de esta herramienta.
Ttulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los nmeros de
filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores)
de la hoja.
Imprimir
Una vez nuestra hoja est preparada para imprimir, es aconsejable guardarla, y
despus, seguir los siguientes pasos:
Pgina 36 de 99
o
d
a
r
a


Hacer clic sobre el botn Imprimir

de la barra de herramientas. Con ello se
inicia directamente la impresin.
Si queremos cambiar alguna opcin de impresin como puede ser la impresora
donde queremos que imprima o el nmero de copias deseadas, lo podremos hacer
desde el cuadro de dilogo Imprimir que se abre desde la opcin Imprimir... del
men Archivo.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
En el recuadro Impresora, aparecer el nombre de la impresora que tenemos instalada

en nuestra computadora.
En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha delNombre: para elegir
otra impresora de la lista desplegable que se abrir.
Con el botn Propiedades podremos cambiar algunas caractersticas de la impresora.
En el recuadro Intervalo de pginas, tendremos que indicar si deseamos imprimir

Todas las pginas, o bien slo un rango de Pginas, especificndolo en Desde: y hasta
En el recuadro Imprimir, podrs indicar si deseas imprimir Todo el libro, o slo las
Hojas activas (seleccionadas o nuestra
hoja activa), o bien, Seleccin para
imprimir slo los objetos seleccionados de
la hoja.
Por ltimo en Nmero de copias: podrs

indicar el nmero de copias a realizar y si
las quieres Intercala
CREACIN DE TOTALES
AUTOMATICAMENTE
1. coloque el cursor debajo del rango de

celdas que desea totalizar o seleccione el
Pgina 37 de 99
o
d
a
r
a


rango.
2. Haga un clic en el botn AUTOSUMA de la barra estndar o pulse las teclas [ALT][+]
3. Pulse la tecla Enter.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
RELLENAR DATOS AUTOMTICAMENTE
1- ingrese el primer valor en la celda.

2- seleccione la celda que contiene el primer valor y las celdas que se desea llenar
automticamente.
3- Seguir la secuencia: EDICION RELLENAR/ SERIES.
4- En esta ventana deber ingresar tipo de relleno: lineal (para series aritmtica),
geomtrica (para series geomtricas), cronolgica (para trabajar con fechas: das, das
laborables, mes, aos) o autor rellenar (para llenar las celdas vacas de una seleccin con
una serie basada en los datos incluidas en la seleccin); tambin se deber especificar el
valor de incremento y si desea el valor mximo.
OTRA FORMA RPIDA DE CREAR SERIES
Si necesitamos escribir una serie de nmeros o una serie de trminos como Enero, Febrero, Marzo,
Abril, Mayo, Junio el programa Excel nos facilita la creacin de modo muy rpido de la serie.
Vamos a generar la serie con los meses del ao.
Escribimos Enero en la celda donde deseamos que comience la serie.

Nos situamos en la esquina de la celda.
Cuando aparece una crucecita negra manteniendo pulsado el botn del ratn nos
desplazamos a las celdas donde queremos que se escriba el resto de la serie.
Y el resultado cuando soltamos el botn ser una serie con tantos trminos como casillas marcamos.
En nuestro ejemplo hemos marcado solamente dos celdas, pero igual podemos escribir todos los
meses del ao de forma automtica.
CREAR SERIES NUMERICAS
Con Excel es fcil crear series numricas.
Pgina 38 de 99
o
d
a
r
a


Vamos a generar la serie numrica 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16 escribiendo en la hoja de clculo solo el 2
y el 4.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Escribimos 2 en la casilla donde queremos que comience la serie y 4 en la siguiente.

Marcamos las dos casillas y nos situamos en la esquina de las celdas marcadas y aparece
una crucecita negra.
manteniendo pulsado el botn del ratn nos desplazamos a las celdas donde deseamos que
se escriba la serie.
Y el resultado es la generacin rpida y automtica de una serie numrica
REFERENCIAS DE CELDAS:
Existen 3 tipos de referencias de celdas:
a) referencia de celda relativa: es aquella referencia de celda que cuando se copia o
mueva la celda en donde se encuentra la referencia, sus referencias varan. Ejm: C7
b)Referencia de celda absoluta o constante: es aquella referencia de celda que
cuando se copia o mueva la celda en donde se encuentra la referencia, sus referencias no
varan..Ejm: $C$7
c) Referencia de celda mixta: es la combinacin de las dos referencias anteriores; es
decir, que cuando se copia o mueva la celda en donde se encuentra la referencia, solo
varia la referencia en donde no se encuentra el smbolo de dolar. Ejm: C$7 (varia
columna), $C7 (varia fila)
Utilizacin De Nombres De
Rangos
Definir un nombre:
1. Seleccione la celda o rango
que deseas nombrar.
2. Seleccione la secuencia
INSERTAR / NOMBRE /
DEFINIR. O pulse las teclas
[CTRL][F3]
3. Aparecer un cuadro de
dialogo, en el cual debers
ingresar el nombre de la celda
o rango (el nombre no debe
exceder de 255 caracteres)./
aceptar.
Veamos otro metodo para asignar un nombre, el primer paso es seleccionar el rango. C4:E4. Una vez
que est marcado escribiremos el nombre que deseemos para el rango en la casilla del cuadro de
nombres. Escribiremos Meses en la casilla y pulsaremos la tecla intro.
Pgina 39 de 99
o
d
a
r
a

Ya tenemos nuestro primer rango.

p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Veamos ahora sus ventajas, por
ejemplo llevemos el puntero a alguna
celda lejana por ejemplo la H49. Si
ahora quisiermos ir de nuevo a la
posicin de los meses, pero no nos
acordamos de su rango solo tenemos
que pulsar la tecla F5
Procedimiento para realizar bsqueda

1. Edicin / buscar o pulse [CTRL] [B]
2. ingresar los caracteres a buscar en el cuadro de texto Buscar/Buscar siguiente
Pgina 40 de 99
#
#
#
#
#
#
#
o
d
a
r
a


Mensajes de Error Producidos Por el Ingreso de Formulas Errneas

Div / 0 : est tratando de dividir entre cero.
N / A :Se refiere a un valor que no est disponible.
Nombre? : Usa un nombre que Ms Excel no reconoce.
Nulo! : especifica una interseccin invalida de dos reas.
Ref ! Se refiere a una celda que no es valida.
Valor! Usa un argumento u operando equivocado.
# # # : Produce resultados que es demaciado largo para la celda.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
OPERADORES.
A)Operadores Aritmticos: Son caracteres que indican el tipo de calculo que debe
realizar; entre estos operadores tenemos: +(adicin), -(sustraccin), * (Multiplicacin), /
(Divisin), % (Porcentaje), ^ (Potencia- Alt 94). Ejm:
C
D
7
=35 + 7 * 9 6
=C 8 + C9
8
=32 ^ 5
= C9 * 5
9
=56 / 9
=9 / C 7
B) Operadores De comparacin: Compara dos o ms valores mediante una cond9icin
determinada con el fin de producir un valor lgico de verdadero o falso; estos
operadores son: < (menor que), > (mayor que) , <= (menor o igual que), >= (Mayor o
igual que), = (igual que), < > (diferente). Ejm:
E
F
4
= 7 =9
22
5
= 15 < 6
=F 4 <> 5
6
=12 >= 5
=F4 =12.5
C) Operadores de Texto:
& concatenar(llamado ampersam Alt 38) junta dos o ms valores de una celda. Ejm:
A
B
2
Esfuerzo y
Trabajo
3
= A2 & B2
D) Operadores de Referencia:
: Rango: Produce una referencia para todas las celdas e inclusive las dos referencias.
, Unin : Produce una referencia que incluye solo las referencias mencionadas. ( en
algunas maquinas este operador es el ; pues depende de la configuracin del
software.).Ejm:
G
H
2 =Suma(D7, D 9)
=promedio(C7 : D9)
3 =Suma (D7 : D9) =promedio(C7 ; D9)
Obs1: Ms Excel Calcula de izquierda a derecha, efectuando primero las multiplicaciones,
divisiones antes de las sumas y restas.
Obs2: Para que las operaciones que se haya en una formula se lleve en una secuencia
distinta se usa los parntesis ( )
FUNCIONES:
Son formulas predefinidas que ejecutan clculos, usando valores especficos,

denominados ARGUMENTOS en un orden determinado denominado SINTAXIS.
Por ejemplo la funcin SUMA.
Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como Verdadero o Falso,
matrices, valores de error como #N/A, referencias de celdas, constantes, formularios u
otras funciones.
Ejm:
-Smbolo Igual (si la funcin esta al principio de la frmula).
-nombre de la funcin
-Argumentos
=SUMA(A10;B5:B10;50;70)
-Un punto y coma o coma, separa a cada argumento.
Pgina 41 de 99
o
d
a
r
a


-Los parntesis encierran los argumentos.

Obs1: Puede usarse funciones como argumentos de otras funciones (a esto se le llama
anidamiento). Ejm:
=Si (Promedio(F2:F5) >50; suma(G5:G7);0)
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Obs2: Una funcin puede tener a lo ms 7 funciones anidadas.
Para crear una funcin puede:
-Hacer clic en el botn pegar
funcin
-Utilizar Insertar / Funcin
-Digitar directamente en la celda.
Existen 9 categoras de funciones:

1. Funciones de Fecha y hora:
mediante estas funciones se
pueden analizarla fechas, las horas
Uso de algunas funciones de fecha
y hora:
-HOY: devuelve el nmero de serie que representa la fecha de hoy.
Sintaxis:
=HOY()
2. Funciones ESTADISTICAS: Ejecutan anlisis de rango de datos. Ejm:
-Promedio: devuelve el promedio de los argumentos.
Sintaxis:
=Promedio(numero1, numero2,...)
-Min: devuelve el valor mnimo de una lista de valores.
Sintaxis:
=MIN(numero1, numero2,...)
-Max: Devuelve el mximo de una lista de valores.
Sintaxis:
=MAX(numero1, numero2, ...)
-Contar: cuenta el nmero de celdas que contiene nmeros.
Sintaxis:
=Contar(Ref1, ref2,...)
-Contar.blanco: cuenta el nmero de celdas en blanco dentro de un rango de Celdas.
Sintaxis:
=CONTAR.BLANCO(rango).
-Contar.Si: cuenta las celdas en el rango que coincide con la condicin dada.
Sintaxis:
=CONTAR.SI(rango; criterio).
Pgina 42 de 99
o
d
a
r
a

Uso de algunas funciones Basicas

p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Se pide
Pgina 43 de 99
o
d
a
r
a


FUNCIONES MATEMATICAS
Ejm Uso de pi, seno, y redondear
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
NUMEROS ALEATORIOSS ENTRE 0 Y 25
PARA EVITAR QUE SE MUEVAN LOS ALEATORIOS
Pgina 44 de 99
o
d
a
r
a


EJM: NUMEROS ALEATORIOS ENTRE 16 Y 25
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
FUNCIONES DE TEXTO
Se pide:
Pgina 45 de 99
o
d
a
r
a


TRABAJANDO CON FUNCIONES DE BUSQUEDA

Previamente se debe poner nombre al rango de busqueda o a la matriz en este caso pendes
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Se quiere colocar las pensiones segn la matriz PENDES
Pgina 46 de 99
o
d
a
r
a


Llenando el cuadro de Busqueda

(No olvidar que previamente debe definir el rango o matriz de busqued
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Llenando el cuadro de busqueda
Pgina 47 de 99
o
d
a
r
a

Funciones logicas

p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Otras formas de aplicar
Pgina 48 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Solucion de la planilla
Pgina 49 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Pgina 50 de 99
o
d
a
r
a

LOS GRFICOS

p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Es fcil realizar grficos partiendo de unos datos con el Asistente de grficos.
Partimos de los datos que se muestran en la primera imagen.

Marcamos los datos que vamos a utilizar para el grfico.
En la Barra Estndar pulsamos sobre el botn Asistente de grficos
Nos aparece el primer cuadro de una secuencia de cuatro. En el primero tenemos que marcar
el Tipo de grfico. Es decir de que grupo queremos el grfico y dentro del tipo de grfico
seleccionar a la derecha uno concreto. En nuestro ejemplo como Tipo hemos elegido Lneas
y hemos seleccionado la primera opcin dentro del grupo de grficos disponibles.
En el siguiente cuadro tenemos que definir de donde se toman los datos para realizar el
grfico. En este caso hemos marcado desde el principio las celdas desde las que se tomarn
los datos para dibujar el grfico. Y aparece bien definido el rango de celdas desde el que se
tomarn los datos. Si las celdas que aparecen a continuacin de Rango de datos, no
corresponden a las que contienen los datos de grfico debemos escribir el rango correcto.
Pgina 51 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
En el siguiente cuadro tenemos la oportunidad de aadir un ttulo. En este caso ya lo hemos

tomado al marcar Ventas al comienzo. Podemos aadir un ttulo a los ejes del grfico., En
nuestro caso aadimos Meses para la escala horizontal y millones para la vertical como
ttulos explicativos de los ejes.
El ltimo cuadro nos permite seleccionar la ubicacin del grfico. Podemos colocar el grfico
insertado en una Hoja o podemos asignar una hoja para el grfico.
Pgina 52 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Y el resultado se muestra en la imagen. Pulsando sobre los puntos del recuadro del grfico y
movindonos sin dejar de pulsar, podemos modificar el tamao del grfico.
Una cuestin muy interesante en relacin a los grficos en que se encuentran enlazados a los datos
de los que procede. De tal forma que si cambiamos por ejemplo en la celda A4 el nmero 46 por 99 y
pulsamos Enter, el grfico refleja automticamente el nuevo dato.
Modificar grficos
Pgina 53 de 99
o
d
a
r
a


Adems de poder realizar cambios en los grficos modificando los valores que se encuentran
vinculados al grfico, podemos modificar el formato. Es fcil cambiar la visualizacin del grfico.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Comenzamos cambiando el rea de grfico.
Pulsamos sobre el rea de grfico. En nuestro ejemplo la zona blanca. Aparecen unos
puntos recuadrando todo el grfico.
Pulsamos el botn DERECHO del ratn y aparece un men.
Seleccionamos el comando para cambiar el rea de grfico. Podemos modificar el formato, el
tipo de grfico, de que celdas proceden los datos para trazar el grfico, los ttulos del grfico y
la ubicacin. En nuestro ejemplo seleccionamos cambiar el Formato de rea de grfico
Aparece el cuadro de Formato de rea del grfico en el que podemos cambiar el formato del
texto que aparece en el rea de grfico. Nosotros en nuestro ejemplo seleccionamos cambiar
el tipo de letra por Verdana en Negrita y de Tamao 8. Y pulsamos Aceptar
Pgina 54 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Del mismo modo, es decir marcndolo y pulsando el botn DERECHO del ratn podemos
activar el men para realizar cambios en la Leyenda. En nuestro ejemplo seleccionamos
cambiar el Formato de leyenda.
Aparece un men para cambiar el Formato de leyenda. En nuestro ejemplo hemos decidido
pulsar sobre la pestaa Tramas para cambiar el color del fondo y seleccionar un celeste.
Hemos igualmente marcado el rea de trazado y pulsado el botn DERECHO del ratn. El
rea de trazado se muestra encuadrada por puntos negros y una lnea discontinua. Del men
que aparece seleccionamos Formato de rea de trazado.
Pgina 55 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
En el cuadro de Formato del rea de trazado seleccionamos tambin un fondo celeste para el
rea de trazado.
En la siguiente imagen se muestra ell resultado de aplicar el nuevo formato a nuestro grfico inicial.
Pgina 56 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Hemos analizado algunas de las opciones para cambiar los grficos pero indudablemente los
men permiten otras mltiples posibilidades como borrar una parte del grfico como vemos
en la siguiente imagen.
Aadir Dibujos
Una forma fcil de aadir dibujos como flechas o cuadrados es utilizar la Barra de Dibujo.
Si nuestra pantalla no muestra en la parte de abajo la Barra de Dibujo la podemos activar

seleccionando en la Barra superior Ver y pulsando sobre Barras de herramientas y Dibujo
Desde esta barra podemos acceder a mltiples figuras grficas predefinidas como diferentes tipos de
flechas.
Pulsando sobre Autoformas accedemos a diferentes tipos de flechas.
Pulsamos sobre el tipo de dibujo deseado. por ejemplo Lneas y elegimos un tipo de flecha.
Marcamos en la hoja el punto de comienzo y nos movemos sin soltar el botn del ratn, hasta
el otro extremo.
Pgina 57 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Una vez dibujadas podemos cambiar la orientacin de las flechas mediante el comando Dibujo de la
Barra de Dibujo
Marcamos la flecha que queremos girar.

Pulsamos Dibujo
Pulsamos Girar o voltear
Seleccionamos una de las opciones. Por ejemplo Girar a la izquierda.
En la imagen vemos los botones de la Barra de herramientas que tenemos que pulsar y como la
flecha que apuntaba a la derecha ahora apunta arriba.
La Barra de Dibujo dispone de botones para dibujar directamente algunas figuras o para cambiar el
formato.
Podemos dibujar directamente un

rectngulo o crculo desde el botn de la
Barra de Dibujo
Pgina 58 de 99
o
d
a
r
a


Y podemos cambiar los colores

empleados en el fondo, las lneas o el
texto directamente desde la Barra de
Dibujo
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Trabajar con bases de datos
Una base de datos es un conjunto de informacin organizado de una manera concreta (los
datos estn organizados en registros o filas y campos o columnas). Aunque Excel no es un
programa diseado para trabajar con bases de datos reune condiciones para manejar un
volmen de infornacin importante
1/ En primer lugar debemos dar nombre a las cabeceras de cada columna para que el
programa excel interprete la lista como una base de datos.
-Si el ttulo de una columna no cabe en su celda (como es el caso de la celda D1 CDIGO POSTAL)
basta con ampliar el ancho de la columna para poder visionar el ttulo completo.
2/ Tras definir los ttulos de las columnas se pueden ir introduciendo los datos en las
distintas filas
-Si en una base de datos se introducen nmeros que comienzan por el 0, como ocurre con algunos
cdigos postales, habr que incluir un apstrofe antes del nmero, en caso contrario este cero no se
mostar en la celda.
EL FORMULARIO: para aadir informacin de una forma rpida a nuestra base de
datos es muy til la utilizacin de la opcin de men Datos/Formulario. Para que

funcione esta opcin hay que seleccionar una celda cualquiera siempre que ya se
hayan intoducido datos en la lista. Esta sera una base de datos con tres registros:
-Con la opcin Datos/Formulario se obtiene la siguiente ficha, que viene a facilitar la introduccin
de datos:
Pgina 59 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
-Como se observa el programa ha detectado automticamente cules son las cabeceras, es decir los
ttulos de cada campo.
-los botones de la parte derecha del cuadro de dilogo tienen las siguientes funciones:
-nuevo: borra el contenido de los campos del cuadro de dialogo para que crear un registro nuevo
-eliminar: borra el registro mostrado en el formulario
-restaurar: sirve para anular los cambios recin hechos en el formulario
-buscar anterior/buscar siguiente: muestra el registro anterior/siguiente de la base de datos

-criterios: permite introducir criterios para seleccionar registros concretos
-cerrar: cierra el cuadro Formulario
ORDENAR LOS DATOS: al finalizar la creacin de la base de datos hay que ordenar
los registros, ya que mientras que la creamos no clasificamos la entrada de los

registros. Excel posee una opcin que permite ordenar los datos segn los valores
que se le indiquen. Hay dos modos distintos de ejecutar esta opcin:
-1/ seleccionando la opcin de men Datos/Ordenar
-2/ mediante el uso de los botones de la barra de herramientas estndar:
(orden descendente).
indicador de celda.
(orden ascendente) o
Estos botones slo hacen referencia a la columna dnde est situado el
Si elegimos la primera opcin aparecer el siguiente cuadro de dilogo:
Pgina 60 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
LOS FILTROS: sirven para seleccionar los registros que nos interesen directamente
en la hoja de clculo (se diferencia por esto de la opcin "criterios" del formulario,
que permite ver slo registro por registro). Para aplicar los filtros se debe
seleccionar la opcin de men Datos/Filtro, y tendremos tres opciones: autofiltro,
mostrar todo y filtro avanzado.
-Con el autofiltro se activa una lista desplegable de cada columna. En estas listas se pueden
realizar las selecciones que nos ofrece, o bien personalizarlas, como vemos en la siguiente figura:
-El filtro avanzado permite seleccionar registros conservando los criterios que se han ido utilizando
anteriormente.El cuadro "filtro avanzado" consta de tres partes:
1/rango de lista: se compone de la base de datos incluyendo las cabeceras
2/rango de criterios: contiene las condiciones. Se deben indicar las cabeceras para que el criterio
sea correcto
3/copiar a: hace una copia de los registros seleccionados
Pgina 61 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Funciones para bases de datos
El programa Excel cuenta con unas funciones especficamente diseadas para

bases de datos, que permiten realizar clculos diversos. Estas funciones son las
siguientes:
Bdcontar - Bdcontara - Bddesvest - Bdextraer - Bdmax - Mdmin Bdproducto - Bdpromedio - Bdsuma - Bdvar - Bdvarp
-Para poder utilizar cada una de estas funciones es necesario tener un

rango de criterios asignado . Si no se asigna ningn criterio en el rango de
criterios el programa interpreta que la funcin tiene que abarcar todos los
registros de la base de datos.
-Hay dos maneras de acceder al cuadro de dilogo de funciones para bases de datos
(que observamos bajo estas lneas):
1/ A travs de la opcin de men Insertar/Funcin
2/ Haciendo click sobre el icono de la barra de herramientas estndar
Pgina 62 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
-Cmo se puede observar al seleccionar (marcado en azul) el nombre de
cualquier funcin en la ventana de la derecha, aparece un breve texto
explicativo de stas:
-Bdcontar: cuanta las celdas que contienen nmeros en el campo (columna) de registros
de la base de datos que cumplen las condiciones especificadas
-Bdcontara: cuanta las celdas que no estn en blanco en el campo (columna) de los
registros de la base de datos que cumpen las condiciones especificadas
-Bddesvest: calcula la desviacin estndar basndose en una muestra de las entradas

seleccionadas de una base de datos
-Bddesvestp: calcula la desviacin estndar basndose en la poblacin total de las
entradas seleccionadas en una base de datos
-Bdextraer: extrae de una base de datos un nico registro que coincide con las
condiciones especificadas
-Bdmax: devuelve el nmero mximo en el campo (columna) de registros de la base de

datos que coinciden con las condiciones especificadas
-Bdmin: devuelve el nmero mnimo en el campo (columna) de registros de la base de

datos que coinciden con las condiciones especificadas
-Bdproducto: multiplica los valores del campo (columna) de registros en la base de datos
que coinciden con las condiciones especificadas
-Bdpromedio: obtiene el promedio de los valores de una columna, lista o base de datos
que cumplan las condiciones especificadas
-Bdsuma: suma los nmeros en el campo (columna) de los regitros que coinciden con las
condiciones especificadas
Pgina 63 de 99
o
d
a
r
a


-Bdvar: calcula la varianza basndose en una muestra de las entradas seleccionadas de

una base de datos
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
-Bdvarp: calcula la varianza basndose en la poblacin total de las entradas seleccionadas
de una base de datos
-Tras seleccionar el tipo de funcin que queremos aplicar se pincha sobre el

botn Aceptar, entonces aparece el siguiente cuadro:
-Como vemos, en las funciones de base de datos hay que asignar los
siguientes tres parmetros:
-Base de datos: es el rango de la base de datos incluyendo las cabeceras de las

columnas
-Nombre_de_campo: se utiliza para indicar la columna por la cual se realizar el clculo

-Criterios: aqu se debe indicar cul es el rango en el que hemos establecido el criterio
Ordenar datos
Microsoft Excel permite ordenar en forma ascendente, descendente

alfabticamente
un
conjunto de datos.
Para ordenar una
columna de datos,
basta seleccionarla y
escoger la opcin de
men Datos y luego
elegir
Ordenar,
aparecer la siguiente ventana:
Observa ahora la figura 6. Para ordenar toda la lista

de forma correcta, selecciona las celdas,
Figura 5. Men Datos, opcin ordenar
Figura 6. Pantalla Ordenar
Pgina 64 de 99
o
d
a
r
a


empezando desde la celda A1 hasta la celda B3, luego escoge la opcin Datos y elige Ordenar (Ver
Figura 5), seguidamente aparecer la ventana Ordenar, selecciona el criterio a seguir (supn que
es descendente (Ver Figura 6) como se muestra en la figura abajo) y presiona el botn aceptar, as
la lista queda ordenada con respecto al criterio seleccionado. Tambin puedes utilizar los bonotes
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
, lo que significa que de la
asociados a ordenar datos de la barra de herramientas estndar
A a la Z es orden creciente, es decir, colocar los elementos que se indicaron,comenzando por el
menor valor o la primera letra del alfabeto o la fecha ms antigua. Si el criterio seleccionado es orden
decreciente, es decir de la Z a la A, entonces comienza a ordenar los elementos por el valor mayor,
la fecha mas reciente o la ltima letra del alfabeto; siempre utilizando como base la columna que
contenga el punto de insercin. Si desea ordenar una lista de nombres bastar con seleccionar la
columna donde aparecen escritos los nombres e indicar si deseas selecciona en orden ascendente o
descendente. Adicionalmente, puedes manejar otros criterios en la seccin de la ventana donde dice
Luego por, all podrs indicar otros criterios. Puedes utilizar esta opcin de ordenar datos para
ordenar listados por fecha, por cdula, por nombre y apellido de una persona, por zona, entre otros.
En las empresas es primordialmente vlido, cuando deseamos saber el menor o mayor monto de
gastos fijos depsitos en banco de la organizacin; tambin es importante en el entorno educativo
cuando se desea obtener el alumno con mayor rendimiento, o simplemente ordenar el listado de
clases por nombre, cdula, u otro criterio, tambin puede ser til en caso de ordenar una listado por la
edad de los trabajadores de una empresa. Como puedes ver aplicar el ordenamiento de datos puede
ser de gran utilidad para cualquier entorno.
Filtros - Autofiltros
Los Auto filtros sirven para escoger informacin bajo un criterio de una gran cantidad de
informacin en forma rpida y fcil, tambin existen los filtros avanzados que poseen ms opciones,
en esta apartado slo veremos el Auto filtro, que en la mayora de los casos puede resultar suficiente.
En primer lugar se debe seleccionar el encabezado de columna de aquellos datos a los que se
1. Haz clic en el botn Cuadro de texto

de la barra de Dibujo.
2. Haz clic en la posicin donde desea situar una esquina del cuadro de texto y
arrastre hasta que ste tenga el tamao necesario.
3. Escribe en el cuadro el texto que deseas. El texto se ajustar dentro del
cuadro. Para iniciar una nueva lnea dentro del cuadro presiona ENTRAR.
4. Al acabar de escribir, presiona ESC o haz clic fuera del cuadro de texto.
desea colocar un auto filtro. Luego debes hacer clic en el men Datos seguidamente selecciona
Filtro y finalmente Autofiltro. Automticamente se inserta unas flechas sobre los datos de manera
que puedas seleccionar la informacin que desear ver resumida. Observa la figura 7, donde se
muestra la opcin filtro:
Figura 7. Opcin filtro
En la figura 8, se
aprecia
los
encabezados de columna Nombre, Sueldo y Comisin con su respectivo botn del lado derecho
indicando que all existen filtros. Una vez colocado el filtro, se procede a desplegar las opciones que
Pgina 65 de 99
o
d
a
r
a


all aparecen para seleccionar el criterio bajo el cual se aplicar la escogencia (filtrado) de datos.
Puedes distinguir en la lista desplegada los filtros donde puedes escoger personalizados, o los Diez
mejores
para
el
encabezado de columna
comisin. Para quitar un
filtro basta desactivar la
opcin Autofiltro.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Figura 8. Filtros
Subtotales
Excel puede calcular valores automticamente de subtotales y de

totales generales en una lista (lista: serie de filas que contienen
datos relacionados). Cuando se insertan subtotales automticos,
se esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las
filas de detalle de cada subtotal. Si haces clic en el signo menos (), vers como se oculta el detalle de los artculos.
Para insertar subtotales, primero se ordena por categoras la lista

para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular,
selecciona el conjunto de datos de la lista incluyendo los datos
numricos, seguidamente escoge la opcin de men Datos y
luego Subtotales aparecer una ventana como la que ves al lado
Figura 9. Subtotales
derecho (Figura 9). Escoge la funcin que deseas realice los
subtotales y cul subtotal deseas agregar y presiona el botn Aceptar. Posteriormente vers en la
hoja de clculo los subtotales de cualquier columna que contenga nmeros. Para calcular los
subtotales los datos deben estar agrupados por categora, en este ejemplo se muestran agrupados
todos los artculos de golf y todos los artculos de Tennis. (Figura 10). Se ha calculado un total
general de ventas y los subtotales por categora.
Figura 10. Clculo de subtotal
Auditora
Auditar es un procedimiento que permite explorar e indagar de donde se originan los datos de un
proceso. Excel admite auditar las hojas de clculo para mostrar las frmulas presentes en la hoja de
trabajo. Para activar la opcin, escoge el men Herramientas, elije luego la opcin Auditora de
con lo que aparecer en
frmulas y a continuacin, haz clic en Modo de auditora de frmulas
la pantalla una barra de Auditora de frmulas (Ver figura 11), que permite rastrear elementos
precedentes, dependientes, evaluar frmulas, buscar un error, desactivar el modo de auditoria,
Pgina 66 de 99
o
d
a
r
a


mostrar la ventana de inspeccin, mostrar la barra de herramientas de auditoria. Observa la figura

12.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Frmulas mostradas
por la opcin
Barra de auditoria de
Frmulas
Figura 11. Auditora de frmulas
Figura 12. Barra de herramientas de auditora
Para desactivar la auditora se desactiva de la misma manera como se activ el modo auditora.
Establecer hipervnculos
Hipervnculo es un enlace hacia un documento para abrir otro destino. Al hacer clic sobre el
hipervnculo el destino puede ser otra pgina Web, una imagen, una direccin de correo electrnico o
un programa. Cuando es un texto, por lo general aparece con color azul y subrayado.
Cuando un usuario visita un sitio Web y hace clic en el hipervnculo, el destino se muestra en un
explorador Web (explorador de Web: software que interpreta archivos HTML, les da formato en
pginas Web y los muestra). Como Microsoft Internet Explorer, puede ir a hipervnculos, transferir
archivos y reproducir archivos de sonido o vdeo) que estn incrustados en pginas Web.), se abre o
se ejecuta, dependiendo del tipo de destino. Por ejemplo, un hipervnculo a una pgina muestra la
pgina en el explorador Web y un hipervnculo a un archivo AVI (AVI: formato de archivo multimedia
de Microsoft Windows para sonido y vdeos). Abre el archivo en un reproductor multimedia. Puedes
utilizar hipervnculos para hacer lo siguiente:
1. Desplazarse a un archivo o a una pgina Web en una red, en una intranet (intranet: red de
una organizacin que utiliza tecnologas de Internet (como el protocolo HTTP o FTP). Si
utiliza hipervnculos, puede explorar objetos, documentos, pginas y otros destinos) o en
Internet.
2. Desplazarse a un archivo o a una pgina Web que piensa crear en el futuro
3. Enviar un mensaje de correo electrnico
4. Iniciar la transferencia de un archivo, por ejemplo descargarlo, o un proceso FTP (FTP:

protocolo de comunicaciones que permite al usuario transferir archivos entre ubicaciones
remotas de una red. Este protocolo permite a los usuarios utilizar comandos FTP, como crear
listas de archivos y carpetas, para trabajar con archivos de una ubicacin remota.)
Cuando sitas el puntero sobre texto o una imagen que contiene un hipervnculo, el puntero se
, para indicar que el texto o la imagen son elementos en los que puede
convierte en una mano
hacer clic. Para insertar un hipervnculo en una hoja de clculo, se escoge el botn insertar
Tambin puedes seleccionar la opcin de

hipervnculo de la barra de herramientas de Excel.
men Insertar y seguidamente Hipervnculo, con lo cual se activar una ventana como la que
observas seguidamente y abajo en la Figura 13.
Pgina 67 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Figura 13. Insertar hipervnculo
EL USO DE LAS TABLAS DINMICAS EN EXCEL

1 Introduccin
No has sentido nunca la necesidad de manejar y analizar grandes cantidades de datos y

no sabes cmo? Las tablas dinmicas de Excel son una de las herramientas ms potentes
de Excel para ello. En este curso te enseamos todos los trucos.
Podrs girar las filas y las columnas para ver diferentes resmenes de los datos de
origen, y mostrar todos los detalles de tus reas de inters.
1.1 Cundo conviene utilizar un informe de tabla dinmica?

Cuando deseas comparar totales relacionados, sobre todo si tienes una lista larga de
nmeros para resumir y deseas realizar comparaciones distintas con cada nmero. En el
informe que mostramos, puedes ver fcilmente cmo se comparan las ventas de golf del
tercer trimestre en la celda F3 con las ventas de cualquier otro deporte o trimestre, o con
los totales generales. Puesto que los informes de tabla dinmica son interactivos, puede
cambiar la presentacin de los datos para ver ms detalles o calcular diferentes
resmenes, como recuentos o promedios.
Pgina 68 de 99
o
d
a
r
a

1.2 Cmo se organizan los datos?

p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un campo de tabla
dinmica que resume varias filas de informacin: En nuestro ejemplo, la columna
Deporte se convierte en el campo Deporte y cada registro de Golf se resume en un slo
elemento Golf.
Un campo de datos, como Suma de ventas, proporciona los valores que van a resumirse.
La celda F3 del informe anterior contiene la suma del valor Ventas de cada fila de los
datos de origen para la cual la columna Deporte contiene Golf y la columna Trimestre
contiene Trim3.
Te resulta complicado? No te preocupes. Poco a poco iremos descubriendo el secreto.
2 Creacin de un informe de tablas dinmicas
Selecciona la opcin Datos | Informes de tablas y grficos dinmicos en tu Libro Excel.
Con ello se abre un asistente que nos va guiando paso a paso en la creacin del informe.
2.1 Fuentes de datos
El primer paso es elegir desde dnde obtenemos los datos. Hay varias opciones:
2.1.1 Lista o base de datos de Microsoft Excel.
A partir de una lista o base de datos de Excel crea tu propio informe de tabla dinmica o
de grfico dinmico. Es importante que la primera fila tenga un nombre descriptivo
(nombre de campo) para poder identificarlo posteriormente.
2.1.2 Origen de datos externo.
Crea el informe o grfico a partir de datos almacenados en un archivo o una base de

datos externa al libro actual de Microsoft Excel. Esto nos permite trabajar con mas de
65536 registros, que es el mximo permitido por Excel en una nica hoja. Con esta
opcin podemos acceder a ficheros dBase, y a bases de Datos Access, Oracle, Interbase,
etc.
2.1.3 Varios rangos de consolidacin.
Pgina 69 de 99
o
d
a
r
a


Crea un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico a partir de varios rangos

(grupos de datos) de una hoja de clculo de Microsoft Excel.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
2.1.4 Otro informe de tabla dinmica o de grfico dinmico.
Puedes crear un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico a partir de otro informe
de tabla dinmica del mismo libro. De esta forma se optimiza el uso de la memoria
cuando quieres trabajar sobre datos ya procesados antes en otro informe.
2.2 Tipos de informes a crear
Tienes a tu disposicin dos tipos de informes a crear: un informe o un grfico dinmico.
Estas opciones se seleccionan en la parte inferior del asistente dentro del primer paso
(Observa la figura anterior).
3 Creacin de un informe a partir de una lista o base de datos Excel
Lo primero que te pide el asistente es el rango de datos del cual queremos obtener el
informe de tablas dinmicas.
Por defecto selecciona el rea de datos de la hoja que est activa en ese momento.
Puedes cambiarla con el botn
los datos con el botn Examinar.
, o incluso seleccionar otro libro donde se encuentren
4 Diseo del informe

Finalmente, debes indicar dnde quieres crear el informe. Por defecto se crea en una
hoja de clculo nueva, aunque se le puede indicar en que hoja lo quieres.
En este momento se te ofrecen dos opciones mas: Disear el informe y establecer

opciones generales del mismo.
Si pulsas sobre la opcin Diseo, puedes dar forma personalizada al informe. Para ello se
te abre la ventana de diseo, que es la que ves a continuacin:
Pgina 70 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
A la derecha tienes todos los campos. Arrastra sobre la zona de datos los que quieras
que se calculen. Coloca sobre las zonas pgina, fila o columna los campos por los que
quieres clasificar el informe. El diseo tambin se puede realizar una vez terminado el
asistente, directamente sobre el informe, pero aqu tienes la ventaja de que no se trabaja
directamente con los datos, por lo que es mas cmodo y eficiente.
En nuestro ejemplo arrastra el campo sexo a la columna, y el campo seccin a las filas.
Finalmente, arrastra el campo CMUN al rea de datos para que nos cuente cada uno de
los registros que hay para cada tipo.
El resultado de este diseo sera el siguiente informe:
Pgina 71 de 99
o
d
a
r
a


Si en el asistente seleccionas el botn Opciones se muestra la ventana de opciones del

informe de tabla dinmica, en la que puedes establecer mltiples opciones diferentes en
funcin de los resultados que quieras obtener.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
5 Trabajando con la tabla
5.1 Barra de herramientas Tabla dinmica
Cuando se trabaja con la tabla dinmica, se activa automticamente la barra de

herramientas Tabla dinmica, a no ser que la hayas desactivado explcitamente [1]. Esta
barra de herramientas est compuesta por un men desde el que se pueden acceder a
opciones avanzadas de la tabla y de una serie de botones que permiten acceder de forma
rpida a las opciones ms comunes.
5.2 Moviendo o aadiendo campos
El sistema es muy flexible: Para cambiar un campo de posicin slo tienes que arrastrar
su nombre desde un lado al otro para que automticamente se reestructure la tabla con
la nueva informacin. En el ejemplo, si el campo sexo est en cabecera, pero quieres que
y arrstralo hasta la nueva

est en el lado, slo pulsa el ratn sobre el campo
posicin. Al moverlo el icono ir cambiando para mostrar si lo estamos colocando en la
pgina, en la cabecera, en el lado, en el rea de datos, o fuera de la tabla.
Pgina 72 de 99
o
d
a
r
a


Si quieres aadir un campo nuevo lo tienes que

hacer desde la lista de campos, que aparece al
colocarte sobre cualquier celda del informe de tabla
dinmica. Si no aparece la lista de campos que ves
en la imagen de la derecha es porque no est
seleccionada la opcin en la barra de botones Tabla
dinmica. El botn para activar o desactivar esta
ventana es el ltimo de la derecha.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Hay dos formas de aadir campos al informe, una
es arrastrndolo sobre el informe y otras es
seleccionando en la caja combinada de la parte
inferior el rea donde quieres aadir el campo y a
continuacin pulsar en el botn Agregar a.
Si aades un campo en el rea de pgina aparece

una celda con el nombre del campo y a continuacin
una caja combinada con todos los valores posibles
para el campo mas uno ms con el total. Esto sirve
para que seleccionando cada uno de los valores del
campo puedas filtrar el informe por l.
Tambin puedes aadir mltiples campos en cada una de las reas. Si aades varios
campos en alguna de las dimensiones de clasificacin [2] se mostrar un campo a
continuacin del otro, lo que te permite cambiar el orden entre uno y otro arrastrndolos.
Por ejemplo, se puede filtrar por el sexo y a continuacin por el estado civil o viceversa.
Tambin puedes aadir campos al rea de datos. E incluso puedes aadir varias veces el
mismo campo, para obtener distintos clculos (promedio, mximo, mnimo, suma,
conteo, etc.) [3].
5.3 Mostrar los elementos individuales

En cualquier momento puedes consultar los elementos individuales que corresponden con
cada una de las celdas del informe de tabla dinmica. Para ello, slo tienes que hacer
doble click sobre cualquiera de las casillas y se crear una nueva hoja dentro del
cuaderno activo con los elementos que correspondan.
5.4 Cambiar literales de los valores de cada campo
A veces, los campos que usas para la clasificacin no tienen contenidos suficientemente
claros y conviene cambiarlos por otros mas sencillos de entender.
Para ello, slo selecciona la casilla donde se encuentra el literal que quieres cambiar y
modifcalo como haras con cualquier celda en una hoja Excel: Se actualizarn todas las
casillas donde estuviese este texto anteriormente, incluso en los totales.
En la ilustracin siguiente puedes ver un ejemplo en el que se sustituyen los literales del
campo sexo para que muestre Hombres y Mujeres en vez de 1 y 6. En esta ilustracin
tambin puedes ver como se muestran dos variables en la cabecera y por supuesto como
se han cambiado los literales del sexo en los totales.
Pgina 73 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
5.5 Filtrar los valores a mostrar
En ocasiones el informe es muy grande y resulta difcil ver la informacin de forma rpida
[4]
.
En estos casos, lo ms sencillo es filtrar la informacin que realmente te interesa ver.
que hay junto al nombre del campo. Entonces

Para ello, pulsa en la flecha hacia abajo
se despliega una ventana con los valores para que elijas los que quieres que aparezcan.
De esta forma, puedes conseguir un resultado como el siguiente:
Pgina 74 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Otra forma de ocultar cualquier bloque de informacin es seleccionar la celda que qiueres
y con el botn derecho del ratn escoger la opcin ocultar.
5.6 Configuracin de campo
Si tienes marcado un campo en la ventana de seleccin de campos o directamente en el
informe de tabla dinmica, puedes configurar este campo pulsando el botn de la barra
de tareas o tecleando el botn derecho sobre el nombre de campo y seleccionando la
opcin Configuracin de campo.
5.6.1 Configuracin de un campo de clasificacin
Los campos de clasificacin son los que tu eliges para organizar los resultados. Esta
ventana te permite cambiar el nombre con el que se representa el campo, como puedes
ver en el ejemplo.
Adems se puede cambiar la forma de calcular los subtotales cuando tenemos varios
valores para el campo elegido. Lo vers mas claro en el ejemplo:
El resultado de lo que acabas de ver ser una tabla como esta:
Pgina 75 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Si pulsas en el botn Avanzado, aparece otra ventana, con mas opciones de
configuracin.
Aqu puedes establecer el orden con el que quieres que aparezca la informacin (puedes
dejar que lo haga automtico o seleccionar tu propio criterio).
Otra posibilidad es que le pidas que slo te muestre los valores que mas se repiten (por
ejemplo cuando trabajas con variables con muchos estados posibles, como la edad,
municipios, etc.)
Si en el ejemplo anterior aades el ao de nacimiento, la tabla alcanza un tamao
inmanejable.
Pgina 76 de 99
o
d
a
r
a


La solucin a este problema es pedir que te muestre slo los 10 aos de nacimientos que
mas, o que menos, sujetos tengan.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Como puedes ver, ahora es mucho mas manejable. Observa que el campo ANONA lo
muestra en negrita para que notes que est filtrado.
5.6.2 Configuracin de una variable de datos
Cuando trabajas con una variable de datos, adems de cambiar el nombre del campo,
puedes establecer como quieres calcular los valores. No olvides que, si la variable con la
Pgina 77 de 99
o
d
a
r
a


que ests operando no numrica, slo se puede contar las repeticiones del valor (cuenta)
que tienes en los datos.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
An as, si pulsas sobre el botn de opciones
aparecen nuevas posibilidades.
S en el ejemplo eliges mostrar los datos en forma de porcentaje del total, nos ensea el
porcentaje que supone la cuenta de estos registros con respecto al total de todos ellos. El
resultado sera as:
Pgina 78 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
En el momento que aades un campo numrico al informe[5], ya podrs utilizar otras
operaciones diferentes como la suma, el mximo, el mnimo, etc.
Las opciones avanzadas que veas antes con el conteo de registros, se vuelven mucho
ms tiles. Por ejemplo, si incluyes el campo ao pero en formato numrico, tienes
opciones mucho mas potentes, como el clculo de la diferencia entre este elemento con
los de la anterior seccin.
Esto sirve, para analizar cmo vara el promedio del ao de nacimiento, en funcin de la
seccin en que nos encontramos. Observa el resultado.
Como puedes ver en la tabla, la primera de las secciones aparece sin datos, mientras que
las otras dos muestran que la segunda es mucho mayor que la primera, y que la tercera,
a su vez, es un poco mayor que la segunda.
5.7 Mostrar y ocultar detalle

En ocasiones, interesa desglosar algunos elementos y otros no, bien porque no son
significativos, o bien porque se escapan al objetivo del estudio que quieres presentar.
Si quieres hacer esto, lo mas sencillo es utilizar los botones de Ocultar detalle y Mostrar
detalle que encontrars en la barra de herramientas de Tabla dinmica.
Con estos botones, puedes ocultar el detalle de un elemento determinado.
Por ejemplo, indcale que no quieres que muestre el desglose en estados civiles de los
hombres, pero s el de las mujeres.
Pgina 79 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
5.8 Generar un nuevo campo agrupando valores
A veces hay campos con muchos estados, y realmente slo te interesa analizar las
agrupaciones de los mismos.
Por ejemplo, si sustituyes la variable

seccin por la variable edad, el
resultado es una tabla con muchas
filas.
Si seleccionas todos los elementos

con edad inferior a quince aos y con
el botn de la derecha escoges
agrupar como puedes ver en la figura
de la derecha, obtienes un nuevo
campo (figura de abajo), que tiene un
elemento de valor Grupo1, que
agrupa a todos las edades menores
de quince aos.
Luego puedes quitar el campo EDAD1

y quedarte slo con el nuevo campo
que has obtenido.
Con esta opcin, te evitas tener que
crear variables desde el principio.
6 Frmulas en tablas dinmicas

Para insertar una frmula o un elemento calculado debes seleccionar la opcin
correspondiente en la barra de herramientas.
Pgina 80 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
6.1 Campos calculados
Los campos calculados se crean como resultado de una frmula entre campos que ya
existen en tu seleccin.
Por ejemplo, puedes definir el campo

meses como resultado de multiplicar el
campo ao por 12. Aqu no aporta mucha
informacin,
pero
si
trataras
con
cantidades monetarias podras cambiar de
euros a dlares o viceversa, podras
calcular la cuenta de resultados en funcin
de las prdidas y ganancias, etc.
6.2 Elementos calculados

Igual que puedes crear campos calculados, puedes generar elementos calculados, que te
permitan mostrar clculos entre distintos grupos de una variable de clasificacin.
Por ejemplo, en la tabla anterior, puedes crear un nuevo elemento calculado para el
estado civil que sea la diferencia entre solteros y casados.
Estas opciones son tambin mas tiles con variables de carcter econmico, porque
puedes calcular el margen de ganancias para un producto de una determinada forma,
pero fijar que en un determinado mes se calcula de otra forma.
Pgina 81 de 99
o
d
a
r
a


7 Grficos dinmicos
Los informes tambin se pueden ver en un grfico. Las opciones son similares a lo que ya
has visto. Slo recuerda que, con slo pulsar el botn de asistente para grficos se
genera un grfico a partir del informe de tabla dinmica.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
8 Fuentes de datos externas
Al principio viste que existen diversas fuentes de las que puedes obtener datos para
generar los informes. Hasta ahora has trabajado con datos provenientes de Excel, pero a
partir de ahora vas a trabajar con datos residentes en bases de datos externas.
Si en el primer paso seleccionas la opcin de Fuente de datos externa, al pulsar

siguiente, vers esta pantalla.
Pulsa la opcin Obtener datos.
Vers una pantalla para seleccionar el tipo de base de datos al que vas a conectarte.
Pgina 82 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Si eliges conectar a una base de datos Access, al pulsar aceptar, vers un nuevo dilogo
para buscar el fichero al que quieres conectarte.
Una vez elegido, debes seleccionar las tablas y campos que vas a usar.
Finalmente puedes indicar criterios de seleccin, para discriminar aquellos registros que
no sean de inters.
Pgina 83 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Ahora te preguntar por qu campos quieres ordenar. En todo caso luego podrs cambiar
el orden en el informe.
Vers ahora una ventana que no da diversas opciones. La primera es la que

normalmente usas, la de devolver los datos a Excel, para generar el informe, incluso con
mas de 65000 registros. La segunda te permite ver los datos antes de devolvrselos a
Excel y modificar la consulta con la herramienta Microsoft Query. La tercera te permite
generar un fichero con todos los datos agregados para consultarlos posteriormente de
forma eficiente.
Tambin puedes salvar la consulta para utilizarla despus y no tener que volver a
definirla si los datos son con los que habitualmente trabajas.
Si escoges la opcin de crear un cubo OLAP, vers una primera pantalla en la que tienes
que indicar los campos que incluirs en el rea de datos que, por defecto, son los campos
numricos de la base de datos.
Pgina 84 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
A continuacin debes definir las variables de clasificacin que vas a utilizar.
Por fin, debes decidir que vas a hacer con el cubo, si crearlo cada vez, almacenarlo
completo en el disco duro, o una solucin intermedia.
Pgina 85 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Una vez que has obtenido los datos de cualquiera de las formas, el trabajo con el informe
es igual al que has venido viendo a lo largo del curso, con la nica salvedad de alguna
pequea opcin sobre cuando se actualizan los datos, lo que siempre mejora el
rendimiento del informe.
Mi recomendacin es que practiques una y otra vez sobre estos temas y logrars sacar el
mximo aprovechamiento de estos recursos que ofrece Excel.
NOTAS AL PIE.
[1]
Si en tu sistema se encuentra desactivada, debes seleccionarla en el men Ver y en el

submen Barras de Herramientas.
[2]
Se consideran dimensiones de clasificacin a la cabecera, el ladillo y la pgina.
[3]
Es importante tener en cuenta que para la mayora de estos clculos es necesario que
las variables sobre las que se est operando han de ser de tipo numrico.
[4]
Obsrva que en este ejemplo tambin se han cambiado los literales de los estados
civiles.
[5]
Si no tienes un campo numrico, se puede obtener mediante el uso de la funcin

VALOR(), que devuelve convertido en nmero el valor de una cadena de caracteres.
Pgina 86 de 99
o
d
a
r
a


Programacin con macros
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Qu es una macro?
Una macro es una herramienta que sirve para automatizar tareas que se
repiten a menudo, de modo que se pueda evitar perder tiempo repitiendo
las mismas operaciones una y otra vez.
Para crear macros el programa Microsoft Excel cuenta con una grabadora
de macros.
COMO CREAR UNA MACRO
1/ Crear una macro es muy sencillo, slo es necesario seleccionar la opcin

de men Herramientas/Macro/Grabar nueva macro. Aparece el siguiente
cuadro de dialogo:
2/ En su interior encontramos cuatro opciones a tener en cuenta:

1- Nombre de la macro: el que se le desee dar
2- Mtodo abreviado: esta opcin permite asignar a una macro ya grabada una
combinacin de teclas de mtodo abreviado que permita ejecutarla ms rpidamente. Ser
la tecla Ctrl+ la tecla que el usuario designe.
3- Guardar macro en: ofrece la opcin de seleccionar dnde se desea almacenar la macro,
con tres posibilidades: libro de macros personal, libro nuevo o este libo.
4- Descripcin: indica el da y la entidad o persona qu grab la macro.
Una vez cumplimentada esta informacin se presiona el botn aceptar
3/ Entonces volvemos a situarnos en la hoja de clculo y aparece una

nueva barra de herramientas que contiene dos botones. Al tiempo
observaremos que en la barra de estado aparece la expresin "grabando":
Pgina 87 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
1- Detener grabacin: es el primer botn y sirve para detener la grabacin de la macro
2- Referencia relativa: activa/desactiva la grabacin con referencias relativas o absolutas

de celda
Es en este momento en el que se debe disear sobre la hoja de cculo

todas aquellas caractersticas que queremos grabar en la macro. Al finalizar
basta con presionar el botn de Detener Grabacin.
COMO EJECUTAR UNA MACRO
Para ejecutar una macro, es decir, para aprovechar ese diseo de la hoja de
clculo que ya habamos realizado anteriomente se puede elegir entre dos
maneras:
1- seleccionar la opcin de men Herramientas/Macro/Macros, en cuyo caso a aparece el

siguiente cuadro con las maros disponibles:
2- Usando las combinaciones de teclado que hayamos asignado con anterioridad, durante
la grabacin de las macros.
BOTONES DE LA VENTANA MACRO
Pgina 88 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
1- EJECUTAR: ejecuta la macro seleccionada
2- CANCELAR: vuelve a la ventana del libro de trabajo cancelando los cambios que se
hubieran realizado
3- PASO A PASO: ejecuta la macro seleccionada lnea por lnea
4- MODIFICAR: abre la macro con el editor de Visual Basic para poder modificarla
5- CREAR: sirve para crear una nueva macro con el editor de Visual Basic
6- ELIMINAR: elimina la macro seleccionada
7- OPCIONES: permite que se hagan modificaciones en cuanto a la descripcin o la

asignacion de una tecla de mtodo abreviado sobre la macro seleccionada.
MicroSoft Excel 2002. Controles ActiveX

-
Consideraciones Generales
Tipos o Clases de Controles
Principales Propiedades
Ejemplos del uso de Controles
Consideraciones Generales
Una vez que hemos analizado en que consisten las macros, ahora veremos una
serie de controles que le pueden brindar interactividad a nuestros archivos o
planillas de excel, pudindole incluso darle la imagen de un poderoso "software a
medida" para el tratamiento de datos y la confeccin de informes. Es por esto
que creemos que el dominio del uso de estos "controles" le darn mucho ms
profesionalismo a nuestros trabajos, as como tambin una mejor imagen.
stos controles tambin son llamados comnmente como "botones", aunque
tcnicamente se denominan Controles ActiveX . Los Controles ActiveX son
objetos grficos que se colocan en un formulario (userforms) o en una
determinada posicin de la hoja de trabajo, con el objetivo de mostrar,
seleccionar o introducir (capturar) datos, para la realizacin de una accin
determinada (ej. ejecucin de una macro) o para facilitar la lectura de un
formulario.
Estos objetos pueden consistir por ejemplo en cuadros de texto, cuadros de

lista (combobox), botones de opciones, casillas de verificacin, botones de
comandos, barras de desplazamiento u otros elementos.
Estos controles tienen propiedades propias y comunes, en esta seccin veremos

aquellas ms importantes, as como tambin algunos ejemplos prcticos sobre el
uso de estos controles. Al igual que en el caso de las macros, los controles
Pgina 89 de 99
o
d
a
r
a


tambin pueden ser programados a travs de VBA, pero no profundizaremos

demasiado en este punto.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Tipos o Clases de Controles
En este apartado mostraremos los principales tipos de controles que

existen, indicando en cada caso sus principales caractersticas y
actividades para las cuales pueden ser utilizados.
Le recomendamos que inserte la barra de controles que posee
Excel, ya que esto le permitir trabajar de forma mucho mas
expedita. Para esto vaya al men Ver/Barra de
Herramientas/Cuadro de Controles .
Con el objetivo de que esta barra no interfiera en su rea de
trabajo, pude incorporarla en el contexto de las barras de
herramientas tradicionales.
Con el nico objetivo de darle un mayor grado de interactividad a

este apartado, hemos incluido algunos controles de ejemplo (reales
no imgenes). Como comprender, stos "controles de ejemplo"
han sido generados con un software dedicado a la construccin de
pginas web y que es distinto a Excel, razn por la cual es posible
que su visualizacin pueda diferir un poco del aspecto que presentan
normalmente en Excel, pero en general tendrn los mismos
comportamientos y funciones.
Pgina 90 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Cuadro de Texto
Un Cuadro de Texto nos permite capturar informacin de la persona que lo esta

utilizando, la cual puede ser numrica, alfabtica o alfanumrica. Este tipo de
control tambin tiene la opcin de ser configurado como campo para el ingreso de
"claves", por lo que automticamente ir reemplazando lo que vayamos ingresando
por asteriscos (*).
Botn de Comando
Este tipo de control es uno de los ms conocidos. Entre otras cosas, este control
nos permite por ejemplo la ejecucin de una macro, o marcar el inicio de la realizacin
de una determinada actividad previamente asignada o programada.
Casilla de Verificacin
Una casilla de verificacin es utilizada normalmente para capturar informacin

previamente estructurada. Normalmente se presentan en grupos y es posible
seleccionar ms de una opcin. Tal como se puede apreciar en nuestro ejemplo, el
usuario podr elegir uno o ms de los distintos deportes propuestos.
Botn de Opcin
Una botn de opcin en general presenta las misma caractersticas que un grupo de
casillas de verificacin, slo que en este caso no es posible seleccionar ms de una
opcin. En nuestro ejemplo, el usuario slo podr elegir uno de los distintos deportes
propuestos.
Cuadro Combinado
Futbol Voleibol Tenis Natacin El cuadro combinado o ComboBox en general cumple

las mismas funciones que los dos controles anteriormente explicados. Su utilizacin
es recomendable cuando la lista de opciones es bastante extensa. Inclusive puede ser
configurado para que mostrar un cierto nmero de opciones solamente, debiendo
desplazarse el usuario con la barra de desplazamiento que se generar
automticamente para buscar las otras opciones no visualizadas.
Cuadro de Lista
Un cuadro de lista contiene una lista de los elementos que

pueden ser seleccionados. En trminos generales es
prcticamente lo mismo que un cuadro combinado, slo que
no posee el men desplegable, sino que es necesario
desplazarse a travs de l con el cursor.
Pgina 91 de 99
o
d
a
r
a


Este control puede ser usado para aumentar o

disminuir el valor de un determinado parmetro o
celda vinculada. Cuenta con dos flechas, una hacia
arriba y otra hacia abajo, o una hacia la derecha y
otra hacia la izquierda. Al presionar alguna de ellas
aumentar o disminuir el valor segn corresponda.
En el siguiente apartado, cuando se analicen las
propiedades, veremos como puede configurarse el
valor en que ir cambiando el valor tras cada clic.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Botn o Control de Nmero
Botn de Alternar
Este botn puede ser utilizado para que el usuario seleccione o

no una determinada caracterstica, ya que este control tiene la
ventaja de que una vez seleccionado permanece seleccionado,
devolviendo el valor de Verdadero o Falso segn corresponda.
Este botn adems puede ser vinculado a una determinada
celda, en la cual devolver el valor lgico anteriormente
mencionado (verdadero o falso).
En el siguiente apartado analizaremos las principales propiedades que presentan

estos controles, y posteriormente, en los siguientes apartados daremos algunos
ejemplos de su uso.
Respecto a esto ltimo, tenga en cuenta que en esta seccin solo entregaremos
ejemplos bsicos del uso de los controles, esto puesto que en la seccin donde se
analizarn lo userforms sern utilizados ejemplos ms globales y completos.
En este apartado analizaremos las principales propiedades que son comunes a la

mayora de los controles, as como tambin aquellas que puede que sean exclusivas
de uno u otro, pero que debido a su relevancia creemos que es necesario analizar.
Tal como sealamos anteriormente, es muy usual que los controles sean
configurados mayoritariamente a travs de VBA. Sin embargo, el objetivo de este
curso no es profundizar demasiado en este lenguaje (VBA), sino por el contrario
entregar una gua prctica, til y muy fcil de implementar para un usuario no
familiarizado con la programacin. Por esta razn, en general nos referiremos slo a
aquella parte de la propiedad que puede ser configurada eminentemente a travs de
Excel y slo cuando sea necesario nos remitiremos al Editor de Visual Basic.
Pgina 92 de 99
o
d
a
r
a

Cuadro de Propiedades

p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Una vez que hemos insertado cualquier
control, debemos hacer clic con el botn derecho
del mouse sobre dicho control, esto para que
nos aparezca el cuadro de dilogo de
propiedades de dicho control.
Este cuadro de dilogo a su vez tiene en el
extremo superior un cuadro combinando o
combobox, el cual nos permitir configurar las
propiedades de algn otro control que tengamos
en el libro actual sin necesidad de estar
seleccionando ste previamente.
Adems, nos entrega dos opciones para la

visualizacin de las propiedades. La primera de
ellas en forma alfabtica y la segunda por
categoras. Esta ltima nos ser ms til la
primera vez que estemos configurando un
control, puesto que nos ser ms fcil encontrar
las distintas propiedades a modificar. En cambio
si ya hemos configurado nuestro control, y
deseamos cambiar un nico parmetro, quiz
nos resulte ms cmodo trabajar con el modo
alfabtico.
Otro aspecto a tener en cuenta es el denominado Modo Diseo , esto es, la

instancia durante la cual pueden ser modificados cuantas veces sea necesario
los distintos controles de nuestro libro.
El modo diseo se encuentra activado cuando el icono adjunto se encuentra
resaltado, para activarlo slo hace falta hacer clic sobre l. Para salir del modo
diseo, bastar con volver ha hacer clic en este mismo icono. Cabe aclarar que
cuando estamos en el modo diseo los distintos controles no estarn operativos, por
lo que ser necesario salir de este modo para poder utilizar estos controles.
Pgina 93 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
A continuacin explicaremos las principales propiedades con que usted se podr

encontrar a la hora de configurar un control. En general se entregarn los conceptos
ms importantes de cada una de ellas. Si usted desea profundizar en el tema, puede
hacerlo directamente a travs de la Ayuda de Excel sin mayores inconvenientes, eso
si, le recomendamos acceder a la ayuda que trae el Editor de Visual Basic, por ser
esta ms especfica.
LinkedCell
Esta es quizs la propiedad que ms utilizar, esta propiedad se refiere a la celda

que estar vinculada con el control en cuestin. En algunos casos servir para que el
control muestre el contenido de dicha celda, aunque en la mayora de los casos ser
el control el que condicione el contenido de dicha celda. Esta celda por ejemplo
puede ser utilizada con controles como los cuadros de lista (simples o combinados),
los cuadros de texto , los botones de control de nmero o los botones de alternar ,
por nombrar slo algunos.
Para configurar el control, slo ser necesario introducir el valor o mejor dicho la
posicin de la celda que se desea vincular. Recomendamos hacerlo en trminos
absolutos, por ej. " B19 ". Esto es, la celda producida por la concurrencia de la
columna " B " y la Fila " 19 ".
ListFillRange
Esta propiedad se utilizar en el caso de que estuviramos configurando un cuadro

de lista simple o uno combinado. Esta propiedad le indicar al control la lista de
opciones que mostrar dicho control, para lo cual puede hacer referencia a un rango
de celdas (ej. A2:B5 ) o al nombre de una determinada rea previamente guardada
(ej. mes ).
Como podr apreciar, cuando hemos vinculado un rango de celdas hemos incluido
ms de una columna, esto es por que tanto los cuadros de listas simples como los
combinados, aunque por lo general muestran slo la primera columna, almacenan la
informacin de las restantes columnas. Esto ser de mucha ayuda cuando por
ejemplo queramos asignarle un valor distinto a las distintas posibilidades que nos
muestre el control.
BoundColumn
Siguiendo con el ejemplo anterior, sta propiedad le permitir configurar que

columna del rango de celdas vinculado al cuadro de lista (simple o combinado) ser
utilizada para buscar el valor que ser almacenado en el control, una vez que se ha
elegido entre una de las opciones desplegadas en el control. Obviamente se
almacenar el valor correspondiente a la fila que fue seleccionada. Por defecto esta
configurado en "1", esto es, almacenar el mismo valor de la opcin seleccionada.
Si por ejemplo, adems tenemos vinculado el cuadro de lista a una celda
Pgina 94 de 99
o
d
a
r
a


(LinkedCell), en esta celda ser mostrado el valor almacenado por el control.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
ListRow
Esta propiedad es prcticamente exclusiva de los cuadros de lista (ListBox y

ComoBox) y sirve para indicar el nmero de filas u opciones que sern mostradas por
el control. Si el nmero de opciones es considerable, ser recomendable utilizar esta
propiedad, la cual por defecto toma el valor de "8". En el caso de que el nmero de
opciones sea mayor al nmero que sern mostradas, el cuadro de lista generar
automticamente una barra de desplazamiento.
Font
Esta propiedad sirve para configurar las fuentes de los textos que aparecern en el
control, sean estos correspondientes a las opciones desplegadas, al nombre visible
del control (en el caso de un botn) o como ser mostrada la informacin introducida
en un cuadro de texto. Al hacer clic en esta propiedad se desplegar un cuadro de
dialogo que lo guiar en la configuracin, el cual sigue los estndares de Excel o
Windows, por lo que no profundizaremos en su contenido.
Value
Esta propiedad denota el Valor que tendr el control. Segn sea la interaccin que
tenga el control, el valor de ste cambiar. Por ejemplo en el caso de un botn de
alternar , la propiedad value toma los valores "VERDADERO" o "FALSO" segn se
trate. En la caso de un botn de control de nmero , la propiedad value tomar el
valor de las secuencia respectiva.
(Name)
Esta propiedad denota le nombre del control, por defecto Excel le asigna un
nombre compuesto por el tipo de control mas un correlativo, por ejemplo
"CommandButton1". Esto servir posteriormente para identificar dicho control y para
configurarlo por ejemplo a travs de macros o a travs de VBA.
Caption
Esta propiedad podramos decir que especifica el nombre de fantasa o comercial

de control, esto es, el nombre con que el usuario de la planilla lo ver. Esta
propiedad es normalmente utilizada por los botones de comando . Por defecto el
valor de caption ser igual que el de name , aunque esto es perfectamente
modificable. Esta propiedad por ejemplo es til cuando le asignamos una macro a un
control, ya que con ella podremos darle al control un nombre visible de referencia a la
actividad que realizar la macro que ser activar con dicho control.
Min, Max, SmallChange
Pgina 95 de 99
o
d
a
r
a


Estas tres propiedades son utilizadas por un control de nmero , respectivamente

indican el valor mnimo del control, el mximo y el valor en que ste ir cambiando
(incremento o decremento, segn sea el caso) cada vez que se haga clic sobre
cualquiera de las flechas de este control. El valor de propiedad SmallChange puede
ser cualquier nmero entero, aunque el intervalo de valores recomendado es desde 32767 a +32767. El valor predeterminado es 1.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
En general estas son la principales propiedades con las cuales podr encontrarse
cuando este configurando sus controles. Existen otras que tambin son comunes, las
cuales consideramos que no son tan relevantes, como aquellas que dicen relacin con
posicin del control, la posibilidad de que sea impreso o no al imprimir una
determinada hoja o el formato del mouse al desplazarse sobre el control.
Pgina 96 de 99
o
d
a
r
a


Ejemplos del uso de Controles
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Una vez que hemos mostrado la mayora de los tipos de controles existentes y hemos
comentando varias de sus propiedades, procederemos a continuacin a desarrollar
algunos ejemplos de su utilizacin.
Ejemplo 1: Asignar una Macro
Para asignar una macro a un control tipo botn de comando , en general es tan
simple hacer clic con el botn derecho del mouse sobre el respectivo control, tras lo
cual se desplegar un men emergente en el cual deberemos seleccionar la opcin
Asignar Macro . Como ver el procedimiento indicado en general es bastante simple
y similar al expuesto en el caso de las autoformas, por lo que no profundizaremos
ms al respecto.
Ahora bien, supongamos que deseamos insertarle

a un determinado botn, al que hemos llamado
"Macro Optimizada", una de las macros habamos
creado en el libro de la seccin anterior
(macro01.xls). Este comando tambin nos da la
opcin de copiar directamente el cdigo de dicha
macro, es decir slo las instrucciones (este
ejemplo fue realizado a partir de la versin 2003
de Microsoft Office Excel).
Para esto haremos clic con el botn derecho
del control y seleccionaremos la opcin " Ver
cdigo ", tras lo cual automticamente se nos
abrir el Editor de Visual Basic.
Concretamente nos centraremos en el siguiente cuadro:
Como podr apreciar, tiene aspectos similares a la codificacin de la macro, por lo

que lo nico que haremos ser abrir la macro deseada (ver su codificacin) y a
continuacin copiar el contenido de sta dentro del los comandos " Private Sub " y "
End Sub ". El resultado que deberamos obtener sera el siguiente:
Entonces, dentro de las etiquetas nos ha quedado la macro anteriormente
Pgina 97 de 99
o
d
a
r
a


realizada. Como podr comprobar, una vez guardado todo, el botn quedar
perfectamente operativo.
p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Si bien es cierto, este procedimiento es un poco ms engorroso que el anterior,
nos entrega una visin preliminar sobre como pueden ser modificadas en el futuro las
macros o como es posible realizar directamente la codificacin de la misma.
Ejemplo 2: Cuadro Combinado
Para realizar este ejemplo trabajaremos con el siguiente supuesto:
Supongamos que existe una empresa que tiene un

nico artculo que varia de precio segn que poca del
ao se trate. La imagen adjunta nos muestra esta
relacin entre el mes y el precio del producto, a esta
rea le daremos el nombre de precio .
Pues bien, ahora usted desea calcular fcilmente el

importe al que vender una determinada cantidad de
unidades, dependiendo del mes en que esta se venda.
Para hacer esto, lo que haremos ser insertar en
primer trmino un cuadro combinado o ComboBox, al
cual le asignaremos o vincularemos esta rea (precio)
en la propiedad ListFillRange .
Adems nos resulta engorroso que nos muestre todos
los meses el control, por lo que deseamos limitar la
lista slo a cuatro opciones, para esto ahora
utilizaremos la propiedad ListRow, dndole un valor
de "4".
Ahora bien, el resultado del precio en cuestin lo deseamos obtener en la celda "F6", para lo
cual utilizaremos la propiedad LinkedCell . Pero para obtener esta informacin, debemos
indicarle al control que el valor que debe almacenar se encuentra en la segunda columna, razn
por la cual debemos darle el valor de "2" a la propiedad BoundColumn .
La cantidad de artculos vendidos deseamos tenerla en la celda "E6" y el resultado final
(precio por cantidad) en la celda "G6", para lo cual introducimos la frmula correspondiente en
dicha celda (=E6*F6).
Finalmente aplicaremos un poco de formato a las celdas, slo para destacar un poco los
distintos componentes de nuestro clculo. As entonces, el siguiente debera ser el resultado que
debiramos obtener:
Pgina 98 de 99
o
d
a
r
a


p
e
r :
r
r
o
o
s
P fe
o
s
r
P dr z
n
e
A rhu n
a
i
i
V am
Si bien es cierto ste ejemplo es bastante simple, de todas formas nos permite visualizar como
es la operatoria necesaria para la configuracin de un control y, la vez, nos permite comprobar lo
fcil que es su utilizacin y la vistosidad que le proporciona a nuestro libro de trabajo.
Pgina 99 de 99

Manual de Excel PDF

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Manual de Excel PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

o

UNIVERSIDAD NACIINAL DE L CALLAO

Curso especfico: MS Word

1. La Barra de Ttulo: Contiene el nombre del documento sobre el que se est

3. La Barra de Herramienta Estandar: Contiene iconos para ejecutar de forma

4. La Barra de Formato: Contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como

Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se identifican

El Cuadro de nombres, situado a la izquierda de la barra, indica la celda activa,

6. Encabezado de columna: son las designadas por letras: A, B, C, D, E, F y G

Profesor: Andrs Virhuez Damin

UNIVERSIDAD NACIINAL DE L CALLAO

Curso especfico: MS Word

11. BARRA DE DESPLAZAMIENTO: Nos permite navegar a lo largo y ancho de la hoja de

Visualizar barras de herramientas

1. Acceder al men de Ver, y a la opcin barra de herramientas.

Profesor: Andrs Virhuez Damin

UNIVERSIDAD NACIINAL DE L CALLAO

Curso especfico: MS Word

obs1: Cada archivo de Ms

UNIVERSIDAD NACIINAL DE L CALLAO

Curso especfico: MS Word

a) 297.3695 entre 652.2312

Ejercicio 3: resolver la hoja 1 y 2 del archivo ClasesExcel01FormulasB.xls, y guardarlo

MANEJO DE UN LIBRO DE TRABAJO

abrir de la B.H. Estndar.

guardar de la B.H Estndar.

Profesor: Andrs Virhuez Damin

UNIVERSIDAD NACIINAL DE L CALLAO

Curso especfico: MS Word

deseada usando las teclas direccionales.

-Para seleccionar una fila o columna:

BORRAR INFORMACIN DE CELDAS Y RANGOS:

Profesor: Andrs Virhuez Damin

UNIVERSIDAD NACIINAL DE L CALLAO

Curso especfico: MS Word

Copiar informacin de una celda o rango

Introducimos la palabra ingresos en la celda C2 y pulsamos Enter

Profesor: Andrs Virhuez Damin

UNIVERSIDAD NACIINAL DE L CALLAO

Curso especfico: MS Word

Seleccionamos las celdas donde se encuentra la frmula que deseamos copiar.

Se trata de sumar el nmero de la celda A1 y el nmero de B1 y el resultado ponerlo en C1. Sumar el

Profesor: Andrs Virhuez Damin

UNIVERSIDAD NACIINAL DE L CALLAO

Curso especfico: MS Word

Y el resultado que aparece es el siguiente

Profesor: Andrs Virhuez Damin

UNIVERSIDAD NACIINAL DE L CALLAO

Curso especfico: MS Word

MOVER INFORMACIN DE UNA CELDA O RANGO

USO DE ALGUNOS BOTONES DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS FORMATO

Profesor: Andrs Virhuez Damin

UNIVERSIDAD NACIINAL DE L CALLAO

Curso especfico: MS Word

Para que las celdas seleccionadas tengan el smbolo $ y dos decimales.

Para asignar el formato de porcentaje (multiplicar el nmero por 100 y le aadir

Para utilizar el formato de contabilidad (con separador de miles y cambio de

Para quitar un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.

Para aadir un decimal a los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.

Profesor: Andrs Virhuez Damin

UNIVERSIDAD NACIINAL DE L CALLAO

Curso especfico: MS Word

IZQUIERDA (Sangra): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la