PROCEDIMIENTO

Control de Documentos, Datos y

Registros del Sistema Integrado de
Gestin (SIG)

Cdigo: CSIG -P-01

Revisin:
Aprobado:
Fecha:
Pginas: 1 de 8

Copia Controlada: N

Asignada a:

Referencias:

CONTROL DE REVISIONES
Fecha
Revisin

Elaborad
o

Revisado

Aprobad
o

Descripcin de Cambios

PROCEDIMIENTO
Control de Documentos, Datos y
Registros del Sistema Integrado de
Gestin (SIG)

Cdigo: CSIG -P-01

Revisin:
Aprobado:
Fecha:
Pginas: 2 de 8

1. OBJETIVO Y ALCANCE
Establecer el sistema para el desarrollo y control de los Documentos y Datos del
Sistema Integrado de Gestin con el fin de garantizar el empleo slo de aquellos
que estn vigentes, evitar la ocurrencia de no conformidades ocasionadas por el
uso de documentos obsoletos y preservar la informacin relevante para el
funcionamiento de los Sistemas de Gestin Integrado.
Se aplica a los siguientes Documentos de los Sistemas de Gestin: Manual del
Sistema Integrado, Procedimientos, Instrucciones, Cartillas, Matriz de Identificacin
de Peligros/Aspectos Ambientales y Evaluacin de Riesgos/Impactos Ambientales,
Especificaciones Tcnicas sobre Materiales y Suministros, Guas, Formularios y otros
documentos de procedencia externa necesarios para el planeamiento y operacin
del SIG de CIA. Minera Santa Luisa S.A.
Tambin es aplicable a la informacin necesaria sobre datos de los proveedores y
clientes, como proveedores calificados por tipo de material y suministro adquirido.
Incluye las actividades de elaboracin, revisin, aprobacin, distribucin,
actualizacin, acceso, proteccin y disposicin de la informacin, retiro de los
documentos del SIG y control del uso de los documentos obsoletos.
2. DEFINICIONES
2.1Jefe de rea (JA): Persona responsable ante el Gerente General de la ejecucin del
realizacin de un Producto y de cumplir los requisitos del Contrato; esta funcin
puede estar a cargo de un Jefe de rea.
2.2Documentos del SIG: De acuerdo a lo establecido por ISO y a los fines de la
empresa, se incluye dentro de este concepto a los documentos que estn
relacionados con los Sistemas de Gestin Integrado, como: Poltica de Integrada
(Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo), Manual del Sistema
Integrado de Gestin, Procedimientos, Instrucciones, Planes del SIG, Matrices de
Identificacin de Peligros y Aspectos, Especificaciones tcnicas, Registros y
Formularios.
A partir de esta definicin, cada vez que se tenga que hacer referencia a los
documentos del SIG de CIA. Minera Santa Luisa S.A. se indicar Documentos del
SIG.
2.3Archivo Activo.- Est constituido por los archivadores y documentos, durante el
perodo que permanecen en el rea de trabajo, ste perodo es de hasta 6 meses
luego de culminado la realizacin del producto, salvo decisin contraria por parte
del JA o Gerente de rea.
2.4Archivo Histrico.- Est constituido por los archivadores o documentos, que
permanecen en la Biblioteca o archivo y cuando por la naturaleza de los mismos,
permanecen durante un perodo permanente o indefinido. Comprende los siguientes
tipos de documentos:
-

Informes Especiales: Documentos que por la informacin que contienen, se

constituyen en informacin tcnica contractual de importancia preponderante
para la Empresa y forman parte del conocimiento tecnolgico de la misma.

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Cdigo: CSIG -P-01

Revisin:
Aprobado:
Fecha:
Pginas: 3 de 8

Formularios y Procedimientos Estandarizados de un rea: Documentos

que por su estructura y utilidad pueden volver a ser empleados para futuros
procesos del rea, pueden ser revisados y actualizados segn el caso.

Formularios y Procedimientos Estandarizados Comunes a diversas

reas: Documentos que por su estructura y utilidad pueden volver a ser
empleados para futuros actividades, por diferentes reas, pueden ser revisados
y actualizados segn el caso.

Lecciones Aprendidas de una actividad especfico, que contenga

informacin valiosa, as como experiencias buenas o malas, que puedan servir
como base de informacin y apoyo, para la gestin de actividades similares en el
futuro.

2.5Documento Obsoleto.- Es aquel documento que carece de valor, por ejemplo un

borrador, una versin anterior que ya no tienen vigencia ni valor de consulta,
Estos documentos deben ser claramente identificados con el sello de Documento
Obsoleto
2.6Documento Superado.- Es aquel documento en versin anterior a la vigente, pero
que tiene valor de consulta.
3. RESPONSABILIDADES
3.1

Los Comits de los Sistema Integrado de Gestin y el Gerente General y/o a quin
designe, son responsables de la revisin y aprobacin del presente procedimiento.

3.2

El Representante de la Direccin es responsable de verificar y supervisar el

cumplimiento del presente procedimiento.

3.3

Todo el personal es responsable de cumplir las directivas establecidas en este

documento.

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4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

4.1

Control de Documentos del Sistema Integrado de Gestin

FLUJOGRAMA
Inicio
Identifica Creacin
o modificacin de
Documento Interno

Evaluacin de
Modificacin o
Creacin de
Documento

Acepta
Ok?

Rechaza
Comunica

Fin

Elaboracin o
modificacin del
Documento

Revisin y
aprobacin del
documento

Observaci Si
ones
No

Aprobacin
del Comit
de Gestin.

OK?
Rechaza

Fin

Comunica

Edicin y Control
del documento

Acepta

N
RESP.
ACTIVIDAD
Solicitud de Creacin o Modificacin del documento interno
1
Solicitante Identifica la necesidad de crear o modificar
un documento del Sistema Integrado de
Gestin.
Comunica
al
responsable
de
rea
la
necesidad
identificada
y
solicita
su
evaluacin.
Solicita al RD la creacin o modificacin del
documento mediante un correo electrnico u
otra tipo de comunicacin.
2
Dueo del Evala si procede la creacin o modificacin
proceso
del documento, coordinando con el personal
(rea)
relacionado al proceso de ser necesario:
Si procede, la creacin o modificacin
de
un
documento,
se
comunica
al
solicitante (pasa al numeral 3).
Si no procede, comunica al solicitante
por qu no procede la solicitud y se da Fin
al proceso.
Elaboracin o Modificacin del documento Interno
3
Solicitante Elabora o modifica el documento de
/ Dueo
cualquiera de los Sistemas de Gestin con el
del
apoyo de las personas relacionadas al
proceso
proceso. Entrega el documento creado al RD.
(rea)
Pasa a la actividad 4.
Revisin y Aprobacin del documento interno
4
RD
Revisa el documento creado o modificado
coordinando con quien corresponda, segn
sea el caso.
Si existen observaciones en el documento se
le comunica al solicitante y regresa al
numeral 3.
Si no existen observaciones pasa al numeral
5.
Ver tabla de Revisin y Aprobacin de
documentos Anexo 1
5
La aprobacin se dar de acuerdo a lo
GG/
especificado en la tabla de Revisin y
Comits
Aprobacin (Anexo 1).
de
Gestin/
Dicha aprobacin debe quedar registrada.
Jefe de
rea
Edicin y Control del documento interno

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6

RD

Cdigo: CSIG -P-01

Revisin:
Aprobado:
Fecha:
Pginas: 5 de 8

La aprobacin de los documentos lo registra

en la cartula de dichos documentos.
Completa la informacin en el documento
aprobado:
Cdigo, # de Revisin, Persona que aprueba,
Fecha de aprobacin y # de pginas.
Actualiza la base de datos documental de los
Sistemas de Gestin incluyendo el documento
nuevo o modificado, controlndolos a travs
del formulario CSIG -P-01-F1 Lista Maestra
de Documentos del SIG

Control de cambios de los documentos internos

a
Control de Cambios
de los documentos

Comunica Cambios

Cuelga Documento en
la Red

Remplaza
Documentos

Fin

RD/Gerent
e, Jefe de
rea.

Registra
las
modificaciones
a
los
documentos del SIG y los identifica con un
subrayado en el prrafo que ha sido
modificado.
En
caso
de
eliminar
se
identificara con un asterisco.
Distribucin y Difusin de los documentos del Sistema
Integrado de Gestin
8
RD
Informa los cambios efectuados en el
contenido del documento mediante correo
electrnico o memorando al personal
involucrado indicando los cambios en las
revisiones y de considerarse necesario se
realiza un proceso de induccin.
Los
documentos
entregados
sern
registrados en el Formulario CSIG -P-01-F2:
Listado de Distribucin de Documentos /
Datos Controlados.
Para las modificaciones y eliminaciones de
los formatos se realizara capacitaciones.
9
RD
Ingresa el (los) documento (s) al Directorio
del sistema informtico e indicar los
nombres del rea o la (las) personas que
pueden tener acceso a dichos documentos o
carpetas, de esta manera los documentos se
manejarn de manera digital, para lo cual
los documentos colgados en la RED tendrn
el sello de COPIA NO CONTROLADA, los
mismos que estarn a disposicin de todo el
personal.
Guarda un original del documento como
copia controlada e identificada con un sello
de Documento Controlado
Documentos Obsoletos

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Gestin (SIG)
10

4.2

RD/Gere
nte de
rea /
Jefe de
rea

Cdigo: CSIG -P-01

Revisin:
Aprobado:
Fecha:
Pginas: 6 de 8

Debern revisar que la revisin utilizada de

los documentos en el punto de uso es la
revisin vigente. (La ltima revisin se
encuentra en la red).
Todo documento obsoleto deber estar
identificado como obsoleto, mediante sello
rojo DOCUMENTO OBSOLETO.
Deben informar y entrenar al personal sobre
los cambios efectuados al documento.

Control de Documentos Externos

FLUJOGRAMA
Inicio

Verifica Vigencia del

Documento

N
RESP.
ACTIVIDAD
Documentos Externos
Son las Normas tcnicas, manuales, etc. de origen externo
que CIA. Minera Santa Luisa S.A. ha determinado
necesarios para sus Sistemas de Gestin Integral y/o
aplicables a sus procesos / servicios.
Verificacin de vigencia de los documentos externos
1
Jefe de
Verifica el ingreso y la vigencia de los
rea
Documentos Externos.

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Aprobado:
Fecha:
Pginas: 7 de 8

Identificacin del Documento Externo.

2
Jefe de
Los documentos de origen externo
rea
identificados mediante su propio nombre.

son

Comunica Cambios

Distribuye el
documento externo

Remplaza
Documentos
Fin

4.3

Distribucin del documento Externo.

3
Jefe de
Entrega las copias fsicas del documento
rea
externo o de la nueva versin y/o edicin (segn
su ao de edicin) al personal que lo requiera.
Control de los documentos externos
4
Jefe de
Controla los documentos externos, identificando
rea
su estado de edicin y las copias entregadas al
personal.

Control de Registros.
FLUJOGRAMA

Inicio

Identificacin del
Formulario

N
RESP.
ACTIVIDAD
Identificacin del Formulario de Registro
1
RD
Identifica mediante un nombre definido en cada
Procedimiento y en las Instrucciones de Trabajo.
Los Formularios llevan un campo (con letras
pequeas) como Datos del Formulario
el
mismo que contiene: Cdigo del formulario,
Versin (Nmero), Aprobacin, Fecha (de
aprobacin) y N Pgina.
Almacenamiento
3
RD/Gerent
e de
rea / Jefe
de rea /
Jefe de
Area

Almacenamiento del
Registro

Los registros fsicos (papel) usarn un file o un

archivador de palanca dependiendo del tamao
del expediente y se almacenan en el rea
usuaria en orden cronolgico.
-Los registros que son generados en los diversos
sistemas informticos, se almacenan en los
discos duros de los servidores de la Empresa.
-En la Sede existen reas de archivo para los
documentos del Sistema Integrado de Gestin
as como los del servicio que deben conservarse
durante el perodo previsto de retencin activa
(En el rea de trabajo), al termino de la misma
se envan a biblioteca o archivo por medio del
formulario
CSIG-P-01-F3
Traslado
de
Documentos del Sistema Integrado de Gestin,
en donde se almacena como documento pasivo
y/o histrico.

PROCEDIMIENTO
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Registros del Sistema Integrado de
Gestin (SIG)

Proteccin
4
RD/Gerent
e de
rea / Jefe
de rea

Proteccin del
Registro

Recuperacin
5
por el
responsab
le
Recuperacin del
Registro

Tiempo de Retencin

Disposicin
Fin

Cdigo: CSIG -P-01

Revisin:
Aprobado:
Fecha:
Pginas: 8 de 8

-Todos los registros fsicos de los Sistemas de

Gestin, as como los del Servicio, se archivan y
se protegen en un ambiente del rea usuaria,
para prevenir dao, deterioro o prdida.
-Los registros en medio electrnicos estn
protegidos en la Red en los discos duros de cada
rea, por los responsables que determinan los
niveles de acceso y autorizaciones.
-Los registros en medios magnticos y/o
electrnicos correspondientes, estn protegidos
en el Servidor de Base de Datos.
-Los registros fsicos de los Sistemas de Gestin
se encuentran ubicados en cada rea y estn a
disposicin de los usuarios.
-Los registros que se encuentran en biblioteca,
son pedidos.
-Los registros en medios magnticos se
encuentran en los servidores, y en caso de
prdida de la informacin son recuperados con
los medios de respaldo (back up).

Tiempo de retencin
6
RD
El tiempo de retencin de los registros considera
en algunos casos los aspectos legales, y en
otros, de acuerdo a la definicin de los
responsables de las reas. Estos tiempos se
muestran en el formulario CSIG -P-01-F1 la lista
maestra de Sistema Integrado de Gestin y as
como en el anexo 2 en donde se define el
tiempo de retencin de los documentos del
Servicio.
Nota 1: El tiempo de uso de los registros se aprecia en su
Nivel correspondiente de la Lista Maestra CSIG-P-01-F1. En la
misma se consigna diferentes periodos para su archivo
activo, pasivo e Histrico.
Disposicin: Accin que se ha de tomar con el registro una vez que
cumpla el periodo de vigencia como archivo pasivo o activo.
7
Biblioteca Despus de cumplido el plazo de permanencia
en biblioteca, se procede a su incineracin
segn el procedimiento.

5. REGISTROS
Los registros generados en la aplicacin de este procedimiento son:
CSIG -P-01-F1: Lista Maestra de Documentos del SIG.
CSIG -P-01-F2: Listado de Distribucin de Documentos / Datos Controlados.
CSIG -P-01-F3: Traslado de Documentos del Sistema Integrado de Gestin.