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Introduccin
Toda persona natural o jurdica siempre pretende alcanzar algn objetivo,
satisfacer un deseo o una necesidad. Esta aseveracin es tambin, vlida para un
grupo; humano informal, como puede ser el buscar un entretenimiento, intercambiar experiencias, hacer deportes, etc. Sin embargo, cada persona y cada
grupo presenta intereses especficos, individuales. En tal sentido, se presentan
algunas interrogantes: a nivel institucional es posible que la organizacin y sus
trabajadores, alcancen ambos, los objetivos que pretenden? Sus necesidades se
veran satisfechas, no obstante venir de objetivos diferentes?.
Para responder a las preguntas anteriores habra que analizar, en primer lugar, las convergencias y contradicciones entre los que dirigen (sujeto) y los dirigidos o subordinados (Objeto). Aqu no es posible establecer dogmas ni recetas
ya que en cada caso, deben analizarse diferentes variables relacionadas con: el
tipo de financiacin (estatal o privada): el tipo de institucin (produccin, servicio, comercializacin, deportiva, cultural, etc.); nivel de especializacin tecnolgica, calificacin de su personal y, muchas otras.
Corresponde a la gerencia, a sus diferentes niveles, el tratar de compatibilizar
los intereses institucionales con los objetivos individuales de los miembros que
la integran. El proceso de medir y evaluar, es algo intrnseco a la gestin directiva, que requiere como premisa, el establecimiento de normas, reglas y, metas.
La fijacin de objetivos es un procedimiento para decidir lo que se quiere alcanzar. La Direccin o Administracin por Objetivos(OPO) trata de dar una respuesta metodolgica y organizada al establecimiento y definicin de los objetivos, su medicin y evaluacin sistemtica y oportuna.
La DPO es un sistema probado en la prctica de diferentes sistemas
organizacionales y niveles de desarrollo desiguales. Desde mediados, del presente, siglo se viene implantando en distintas empresas, instituciones pblicas e
incluso organizaciones sociales.
En la evaluacin de dirigentes y subordinados, la DPO constituye un instrumento de direccin de gran aplicacin, siempre y cuando se parta del principio, de
que la actuacin del hombre, desde el punto de vista gerencial, hay que medirla en
trminos de resultados, es decir, por lo que realmente obtenga y no, por la mayor,
o menor cantidad de esfuerzo fsico y mental consumidos en el proceso de trabajo.
Un buen presidente de una corporacin Industrial es aquel que alcanza niveles de utilidad, que estn por encima de la media que se prev, para el tipo de
negocios de que se trate. Igual podra decirse del directivo de una institucin
sanitaria no comercial, slo que aqu la utilidad no se mide en trminos monetarios sino de beneficio social. Para evaluar el trabajo del director de un hospital o
de un rea de salud, tendran que conocerse previamente, los Indicadores de
salud que se pretendan alcanzar en un perodo dado y medir la actuacin de
aqul, en funcin de los resultados obtenidos.
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Dibujo
Por regla general, las polticas, estrategias y objetivos generales se formulan
en el nivel superior del sistema dado, los objetivos particulares en el nivel tctico y los especficos y las metas en la base o nivel operativo.
a) Finalidad: Esta categora se refiere al objetivo ms general y fundamental del
sistema de que se trate. Para una fbrica de conservas ser producir bienes
alimentarios en cierta cantidad y calidad para satisfacer determinadas necesi20
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El punto de partida de la planificacin es la definicin de polticas y objetivos en base a las necesidades a satisfacer. Las concepciones autocrticas o excesivamente burocrticas del proceso de planificacin convierte al plan en un instrumento formal, donde todo el personal cumple, con su elaboracin y entrega
el nivel superior que lo exige, pero que nadie respeta. En tal caso, 1a ejecucin
no se corresponde con el plan y habra que cuestionarse si satisface las necesidades que dieron origen a la finalidad del sistema dado. En el proceso de planificacin, incluyendo la determinacin y fijacin de objetivos, hay que lograr la
participacin de todos los que, de alguna forma van a contribuir en su consecucin y, en este caso, estn todos los trabajadores ya sean dirigentes o subordinados. la participacin activa y total, en la concepcin de que ha de hacerse, cmo,
quin, cundo, dnde y con qu medios, crea un clima de motivacin y comportamiento que no es sustituible con rdenes y orientaciones, por muy bien que se
conciban y transmitan.
Desde luego, que la participacin de los trabajadores, en cada etapa del proceso, deben estar perfectamente organizada y dirigida, a fin de evitar repeticiones u omisiones de objetivos o que se introduzcan tendencias que puedan atentar
contra la consecucin de la finalidad del sistema.
En primer lugar habra que darle un orden jerrquico a la determinacin de
objetivos, comenzando por la elaboracin de polticas en el nivel superior y
terminando con la fijacin de metas de cada trabajador.
Grfico
La subordinacin del sistema de planes y objetivos est vinculada a la necesidad de que el nivel inferior elabore sus propuestas tomando como base los
intereses planteados por el nivel superior, con un grado de flexibilidad tal, que
permita su adaptacin a las condiciones concretas en que debern ejecutarse.
Por otra parte, los planes y objetivos deben ser revisados y compatibilizados
en el nivel inmediato superior de que se trate. En esta fase se pueden producir
cambios y ajustes de los planes y objetivos previamente concebidos, como resultado del anlisis de las propuestas elaboradas por los subordinados.
Una vez aprobados los planes y objetivos del sistema, estos se convierten en
parmetros para la medicin de la actuacin de las unidades organizativas sus
directivos y de cada trabajador. No se trata aqu de la simple supervisin del
trabajo del hombre, de las acciones que realiza cada cual, sino el por qu lo hace.
No es el anlisis de las tareas ejecutadas, sino de los resultados alcanzados en
funcin de los objetivos planificados.
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Figura
En tal situacin es lgico que el nivel de motivacin hacia el trabajo vaya
decayendo, en la misma medida, en que las acciones se convierten en rutina. Su
conducta organizacional est perfectamente delimitada por otros dirigentes y
especialistas; a su vez, el cumplimiento de esa conducta es controlada permanentemente, al trabajador slo le resta hacer lo que est establecido por otros.
En cambio, la filosofa de la DPO pretende sustituir los estereotipos anteriormente expuestos, despertando en el individuo intereses de mayor alcance y desarrollo. Su conducta se centra en objetivos individuales, que l mismo se traza
y que deben corresponder, con otros ms generales para conseguir la finalidad
del sistema dado.
De esta forma, el propio individuo realiza un monitoreo y evaluacin sistemtica de los resultados parciales que se van alcanzando al medirlos en base a
los objetivos que l mismo se propuso.
La implantacin de la DPO no se logra con la simple voluntad poltica de
establecerla. Su puesta en marcha requiere de un proceso complejo y necesario,
que transcurre desde su concepcin hasta el propio control de su ejecucin. Por
supuesto, que el punto de partida es la decisin de la direccin superior de introducir su prctica en la organizacin.
Al hablar del proceso de la DPO se entiende que existe una serie de pasos o
fases por los que hay que transitar, sin que esto se convierta en una camisa de
fuerza. La correcta aplicacin de una metodologa consecuente evita el fracaso
de la gestin directiva o al menos a errores y retrasos en el desarrollo de la
organizacin.
En general, el proceso de concepcin e implantacin de la DPO puede agruparse en, tres grandes etapas: preparacin, elaboracin de objetivos y puesta en
marcha del sistema.
Anlisis de la informacin.
Determinacin de las reas de responsabilidad.
Evaluacin de la situacin existente.
El anlisis de la informacin permite al personal designado para la introduccin de la DPO, una visin ms completa del sistema organizacional objeto de
estudio, su finalidad y objetivos generales. Para ello, debe estudiar profundamente las polticas y objetivos institucionales que definen el marco de accin del
sistema, as como sus prioridades, restricciones y condiciones externas. El anlisis a travs del mtodo DAFO puede ser de gran ayuda para tener una visin
ms clara de la institucin de que se trate.
Tabla
El anlisis de la informacin constituye una premisa ineludible, para determinar el rea de responsabilidad de cada cual, dentro del sistema organizacional.
En esta fase se identifica, en primer lugar, cada unidad organizativa, grupo o
cargo, a fin de esclarecer el rea de responsabilidad que le compete y dentro de
esta, sus funciones principales, el mbito de su alcance administrativo y la autoridad que institucionalmente se le ha conferido.
Las dos fases anteriores permiten la evaluacin de la situacin, existente, en
que se encuentra el sistema objeto de estudio, sus posibilidades de desarrollo y
los factores a tener en consideracin para la introduccin efectiva de la DPO. En
esta fase evaluativa del sistema organizacional, se analizan: la validez del mismo sus necesidades y posibilidades, as como el rgimen de priorizacin en que
deben acometerse las tareas.
Adems se ha debido investigar y evaluar la factibilidad de introduccin del
mtodo en las condiciones existentes del sistema objeto y el consiguiente respaldo de la alta direccin del mismo.
Por ltimo, la evaluacin debe plasmar en un informe escrito donde se destaquen los aspectos fundamentales detectados y las recomendaciones pertinentes,
para la implantacin de la Direccin por Objetivos.
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Una vez definidas las zonas y niveles donde se decida introducir la DPO, se
deben establecer las coordinaciones necesarias entre todos los elementos que
asumen la responsabilidad de su materializacin: entre los diferentes dirigentes,
entre stos y sus subordinados, entre los diferentes subordinados y entre las unidades del sistema y otros sistemas (relaciones externas). En el caso del sector
salud no debe olvidarse la participacin social que se expresa en la necesaria
relacin entre los agentes sanitarios y la comunidad.
La ejecucin y el control constituyen el elemento dinmico de la decisin de
introducir la DPO y la necesaria retroalimentacin que requiere la gerencia para
medir y evaluar los resultados de su implementacin. Aqu, se determinan y
definen las reas de monitoreo y evaluacin, las decisiones y su ejecucin, as
como la evaluacin de los resultados en base a los objetivos elaborados, a fin de
detectar posibles incongruencias o dificultades y realizar las modificaciones y
ajustes que sean necesarios.
10. RESUMEN
Todo sistema organizacional existe para cumplir una determinada finalidad,
la que slo puede alcanzarse con el concurso de sus diferentes elementos
institucionales o unidades organizativas y de todos y cada uno de los individuos
que la integran. Esta conjuncin de subsistemas y personas representan a su vez,
diferentes intereses y motivaciones que es necesario conciliar en funcin de la
finalidad integradora.
La gerencia moderna pone al servicio del personal de direccin, diferentes
mtodos y tcnicas que facilitan su trabajo. A principios, de los aos 50 aparece,
por primera vez, una concepcin estructurada de un sistema de direccin que
trata de resolver el problema pranteado sobre la necesidad de conciliar e integrar
los intereses de los individuos, de las dependencias institucionales y de toda la
organizacin: la Administracin por Objetivos (DPO). Se entiende por objetivo,
aquello que pretende obtener o alcanzar por cualquier individuo, grupo o sistema. En este vocablo se incluyen: finalidad (objetivo bsico del sistema), polticas, objetivos institucionales (generales, particulares y especficos), as como
metas individuales y sean de un grupo de trabajo o de una persona en particular.
Todas las categoras de objetivos mantienen un carcter dialctico,
interactuante y al mismo tiempo subjetivo, ya que su definicin es siempre la
expresin o voluntad de personas. La DPO trata constantemente, de reducir los
aspectos negativos del subjetivismo, buscando mtodos y formas que contribuyen a la objetivacin de tales definiciones.
Uno de los factores que contribuyen con ms fuerza a la despersonalizacin
de los objetivos, es la participacin colectiva en la elaboracin, formulacin,
ejecucin y control de los mismos, por parte de todas las personas que estn
involucradas en su materializacin como resultados. Esta participacin debe estar perfectamente estructurada a fin de evitar tendencias o acciones que atenten
contra la finalidad del sistema. Para el sector salud esta participacin adquiere
una significacin social, donde la comunidad debe convertirse en agente de cambio de su propio bienestar la Direccin por Objetivos (OPO) es un enfoque de la
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gerencia que, en primer lugar utiliza los objetivos del sistema organizacional como
sistema evaluativo fundamental de los resultados que cada uno de sus elementos
debe alcanzar y en segundo trmino, como criterio para el diseo, manteniendo y
perfeccionamiento de la estructura interna del sistema.
El funcionamiento de la DPO requiere del cumplimiento de algunas premisas:
no debe complejizar el trabajo de direccin, ser flexible, aplicar el enfoque
sistmico, los objetivos deben ser identificables, definir la responsabilidad individual y colectiva, medir la conducta en trminos de resultados, participacin
colectiva y la buena conduccin del dirigente ante los problemas y contingencias que se le presentan.
La DPO no es un sistema esttico o de ejecucin momentnea, es un proceso
que requiere del cumplimiento de diferente etapas, desde su concepcin inicial
hasta su puesta en marcha, donde la evaluacin de su comportamiento en la
prctica, representa la necesaria retroalimentacin que garantiza el perfeccionamiento de la direccin. Las acciones para implantar la Direccin por Objetivos pueden agruparse en tres: preparacin, elaboracin de objetivos y puesta
en marcha del sistema.
Cada una de estas etapas requieren del cumplimiento de diferentes pasos o
acciones, ms o menos, secuenciales que permiten a la gerencia introducir y
consolidar la DPO de una forma ordenada y racional. La necesidad de su aplicacin en la direccin de los servicios de salud se hace cada vez ms evidente,
dada la importancia y complejidad de los objetivos que se pretenden alcanzar en
este importante sector de la esfera socioeconmica.
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