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BREVE RESEA
La ABC es una institucin asociativa autnoma, con
personera jurdica de derecho privado, fundado el 05 de
Julio de 1983, se cre con la finalidad de otorgar beneficios y
prestar servicios (Art. 4 del estatuto).
Los objetivos de esta asociacin son los de propiciar la
unin, camaradera, solidaridad y fraternidad de sus
asociados y familiares. Asimismo promover la capacitacin y
especializacin de sus integrantes, programar actividades
socio-culturales, deportivas y otros.
Sus integrantes son suboficiales de todos los grados en la
situacin
de
actividad.
Actualmente
cuenta
con
aproximadamente 15,000 asociados.
MACRO PROCESO :
OTORGAMIENTO DE PRSTAMOS
EN LA ASSO-PNP
INTRODUCCIN
QU ES UN PRSTAMO?
Es un servicio que brinda la institucin a sus asociados a
fin de que stos puedan satisfacer alguna necesidad.
REQUISITOS:
Debe ser asociado activo.
No debe registrar deuda de aportes ni mantener prstamo
vigente.
Debe tener por lo menos 01 (UN MES) de antigedad
(una cuota de aporte S/32.00).
Tener capacidad de pago.
INTRODUCCIN
DOCUMENTACIN REQUERIDA
PROCESO A ESTUDIAR
MACROPROCESO
OTORGAMIENTO DE PRSTAMOS
PROCESO
TRMITE DE SOLICITUD DE PRSTAMO
SUBPROCESO
GESTIONAR SOLICITUD DE PRSTAMO
AS - IS
Alineamiento con el plan estratgico:
No existe Visin.
No existe Misin.
No existen Objetivos.
AS - IS
AS - IS
AS - IS
Equipo de Trabajo
Nombre
Cargo
Oficina
rea
Consultores Externos
Facilitadores
Externa
Externa
Presidente
Presidencia
Consejo Directivo
Secretario
Secretara
Consejo Directivo
Katy Crdenas
Ejecutiva de
Servicios
Plataforma de Atencin
Servicio al Asociado
Katy Trujillo
Ejecutiva de
Servicios
Plataforma de Atencin
Servicio al Asociado
SIMBOLO
DESCRIPCION
Operacin
Trasporte
Inspeccin
Retraso programado
productos.
Almacenamiento
Almacenamiento permanente.
Retrabajo
de
materiales,
partes
AS - IS
ORGANIGRAMA DE LA ASSO-PNP
Asamblea
General
Consejo de
Vigilancia
Consejo
Directivo
AS - IS
Comit de
Educacin
Asesores
Legal
Secretara
Contable
Informtico
Administracin
Plataforma
de Atencin
Informtica
Logstica
Servicio
Social
Contabilidad
Tesorera
AS - IS
AS - IS
AS - IS
N
1
Actividades del
subproceso
presencial
Valor
agregado
Otros
Tiempo
Desplazamiento del
asociado de su lugar
de origen a la
asociacin
60 min
Llenar formatos de
solicitud de prstamo y
carta de compromiso
5 min
Recepciona solicitud y
documentacin adjunta
Verifica situacin
Archivo
Verifica si mantiene
prstamo vigente o
deuda de aportes
Control
1 min
x
0.4 min
x
Archivo
Verifica
documentacin
10
Ingresar solicitud
11
Archivo
0.4 min
Total
0.1 min
0.1 min
1 min
3 min
1 min
1 min
73 min
AS - IS
AS - IS
COSTO PROMEDIO
MENSUAL POR SOLICITUD
ATENDIDA Y RECHAZADA
Concepto
Numero de personas involucradas
Remuneracin promedio al mes por
persona
Promedio mensual de solicitudes
ingresadas
AS - IS
Cantidad/Unidad
2 personas
S/. 800
(sub-proceso S/240)
480
(20 solicitudes diarias en
promedio)
COSTO PROMEDIO
MENSUAL POR SOLICITUD
ATENDIDA Y RECHAZADA
Concepto
Costo promedio mensual de
recursos (energa elctrica,
telfono, agua)
AS - IS
Cantidad/Unidad
S/. 420
El tiempo promedio
utilizado es de 192 horas
mensuales por persona
AS - IS
ANLISIS DE PUESTOS
Ejecutiva de Servicios
AS - IS
A c t iv i d a d
Recepcionar solicitud y documentacion adjunta del asociado
Verificar si mantiene prstamo vigente o deuda de Aportes
Verificar documentacion
Imprime Boleta Virtual
Registrar Solicitud.
ANALISIS DE PUESTOS
AS - IS
Ejecutiva
Servicios
Tiempo
Actividad
1 min.
12.5%
1 min.
12.5%
Verifica situacion
0.5 min.
6.25%
0.5 min.
12.5%
0.5 min.
6.25%
0.5 min.
12.5%
1 min.
12.5%
1 min.
12.5%
3 min.
37.55
3 min
37.55
Ingresar solicitud
2 min.
25%
2 min.
25%
8 min.
100%
8 min.
100%
Subproceso propuesto.
Nombre:
Procesamiento de solicitud de prstamo
Objetivo: Automatizar el ingreso de las solicitudes
de prstamo.
SUBPROCESO
PROPUESTO DE
Inicio
Plataforma de
Atencin Virtual
1m
PROCESAMIENTO
DE SOLICIUD DE
PRESTAMO.
Verificar si tiene
restriccin.
ASSO PNP
si
no
Tiene
Restriccin
Asociado
ASSO
ASSO PNP
RECHAZADO
si
1m
Ingresar Monto
Solicitado.
Tiene
Restriccin?
DIECO
no
2m
ASSO
Completa la
Solicitud
Fin
PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE
PRSTAMO
Tiempo
Subproceso
Actual
73min
Tiempo
Subproceso
Propuesto
Uso masivo de
la Web
4min
Reduccin en
minutos
Reduccin en
%
69min
94.52%
Cantidad / Unidad
S/. 63
S/. 0,093 soles
TO - BE
DIAGRAMA DE MAYNARD
SUBPROCESO PROPUESTO DE PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE
PRSTAMOS
N
ACTIVIDADES DE
SUBPROCESO
Verificar si tiene
restriccin
Archivo
Archivo
Completar Solicitud
Valor
Control Otros
agregado
0.5 m
X
0.5 m
0.5 m
Total
Tiempo por
Reclamo Min.
0.5 m
2m
4m
FORTALEZAS
y
DEBILIDADES
FORTALEZAS
Aumento de la capacidad del subproceso propuesto
(incrementa el registro de solicitudes en el subproceso).
DEBILIDADES
Tiempo y dinero inicial para la implantacin del
nuevo subproceso propuesto (personal, boletines
ANALISIS DE PUESTOS
Ejecutiva de Servicios
(temporalmente)
Actividad
Atencin de casos
especiales
Tiempo Promedio
CAMBIO
Acceso a la
informacin clara y
precisa en el
momento oportuno.
(Tiempo Real)
DIFICULTAD
Media
BENEFICIOS
Reducir grado de
insatisfaccin del
asociado.
COSTOS
Adaptacin al
sistema
SOPORTE
Bases de
Datos
Integrada.
RIESGOS
Resistencia al
cambio.
Falla del servicio.
Capacitacin del
personal relacionado
con el subproceso.
Mejora de la
eficiencia del
Subproceso.
Media
Adaptacin al
sistema.
Soporte de
sistema
integrado
Resistencia al
cambio.
Integracin de las
actividades del
subproceso
Media
Integracin,
disponibilidad del nuevo
procedimiento de
atencin al asociado.
Adaptacin al
sistema.
Bases de
Datos
Integrada.
Resistencia al
cambio
Ahorro de
costos por
atencin.
Reduccin del
nmero de
reclamos.
Mayor control
del nmero de
morosos.
Cambios en el flujo
de informacin y
tareas.
Inicio
1m
Desplazamiento
del lugar de origen
a la Asociacin
Pasos Promedio
Esperas
Personas
Atencin de Seguimiento
Costo
0.5m
60m
Verificar Situacin
ASSO
5m
Llenar formatos de
solicitud de
prstamo y carta
de compromiso
Es
asociado?
Si
0.5m
Verificar si
mantiene
prstamos
vigentes o deuda
de aportes
No
Si
DIECO
Restriccin
9
1
2
8 minutos
S/. 4,42 por solicitud
No
1m
Rechazar Solicitud
Verifica
Documentacin
No
Documentacin
Completa
3m
Si
Recepcionar
Respuesta
Imprimir Boleta
Virtual desde Web
DIECO
AS - IS
2m
Ingresar solicitud
ASSO
Fin
TO-BE
Pasos Promedio
Esperas
Personas (Slo Asociado)
Atencin de Seguimiento
Costo
1m
Verificar si tiene
restriccin.
ASSO PNP
si
no
Tiene
Restriccin
Asociado
ASSO
ASSO PNP
RECHAZADO
si
1m
Ingresar Monto
Solicitado.
Tiene
Restriccin?
DIECO
3
0
0
4 minutos
S/. 0,093 por solicitud
no
2m
ASSO
TO - BE
Completa la
Solicitud
Fin
INTERNET
CONCLUSIONES
El uso de Bases de datos integrados y la aplicacin del Servicio
Virtual, tiene interaccin directa con el asociado, haciendo el
subproceso eficiente, eficaz y oportuno.
El tiempo del subproceso de atencin al asociado se ve
reducido considerablemente.
Aumenta la productividad del empleado.
CONCLUSIONES
El asociado podr conocer en lnea sus restricciones.
(Prstamos vigente, aportes pendientes, si el monto
solicitado est acorde a la escala de prstamos).
El subproceso de Registro de solicitud est automatizado y
es soportado por tecnologa de la informacin.
El subproceso mejorado, brinda a la institucin una mejora
en su imagen, trayendo consigo un incremento del nmero
de asociados.
La aplicacin del TI que soporta el nuevo subproceso ser
verstil, confiable, amigable para el asociado.
RECOMENDACIONES
Crear planes de mantenimiento y soporte de la tecnologa (TI)
que soporta el nuevo subproceso.
Crear una gua interactiva para el asociado.
Capacitar al personal en el Nuevo procedimiento de atencin
al asociado.
Aprovechar la capacidad tecnolgica con la que cuenta la
institucin.
Aprovechar la capacidad tecnolgica con la que cuenta la
institucin.
RECOMENDACIONES
Preparar formas de orientacin oportunas al asociado.
Reducir la resistencia al cambio de los empleados y
asociados, resaltando los beneficios del nuevo subproceso.
La implantacin de la Reingeniera de Procesos servir como
modelo de la aplicacin de las buenas prcticas.
PROPUESTO
OBSERVACIONES
TO-BE
ASOCIADO
(Cliente)
PLATAFORMA DE ATENCION
(Servicio al Cliente)
Recepcionar
Solicitud y
Documentacin
Adjunta.
Inicio
1.
El
subproceso
propuesto
reemplaza totalmente al proceso
actual.
2.
3.
Inicio
1m
1 min
Verificar si tiene
restriccin.
ASSO PNP
60 min
Verifica
Situacin
Desplazamiento
del Lugar de
Origen a la
Asociacin
si
no
Tiene
Restriccin
0.5 min
1m
no
Es
5 min
Llenar Formatos
de Solicitud de
Prstamo y Carta
de Compromiso.
Asociado?
Asociado
ASSO
ASSO PNP
RECHAZADO
Ingresar Monto
Solicitado.
DIECO
si
Rechazar
solicitud
Verificar si
mantiene
prstamo vigente
o deuda de
Aportes
Recepcionar
Respuesta
0.5 min
si
no
si
Restriccin?
1 min
Tiene
Restriccin?
no
Verifica
Documentacin
fsica
Fin
2m
3 min
no
Documentacin
si
Completa?
ASSO
Completa la
Solicitud
Imprimir Boleta
Virtual desde la
Web Dieco
2 min
Ingresar
Solicitud
Fin
COMPARACION DE SUBPROCESOS
DIAGRAMA DE BLOQUES: AS-IS AL TO-BE
Necesidades del
Asociado por
gestionar su
prstamo.
Recepcionar
Solicitud y
Documentacin.
Verificar
Situacin
Verificar si
mantiene
prstamo vigente
o deuda de
aportes
Verifica
documentacin
fsica.
Imprimir Boleta
Virtual
Necesidades del
Asociado por
gestionar su
prstamo.
Necesidades del
Asociado por
gestionar su
prstamo.
Ingresar monto
solicitado
Completar
ingreso de
solicitud
Satisfaccin del
Asociado en el
registro de su
solicitud.
Satisfaccin del
Asociado en el
registro de su
solicitud.
Necesidades del
Asociado por
gestionar su
prstamo.
Necesidades del
Asociado por
gestionar su
prstamo.
Ingresar monto
solicitado
Completar
ingreso de
solicitud
Satisfaccin del
Asociado en el
registro de su
solicitud.
Adjuntar gua
expediente
Derivar al rea
de calificacin
Satisfaccin del
cliente por
proceso de
evaluacin
Insatisfaccin de
la necesidad de
prstamo
Generar gua de
trmite