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Universidad Insurgentes Plantel Len

Licenciatura en Administracin

Materia:

Clave: P04

Docente: Carrillo Bueno Eduardo

Alumno: Mara Elena Valdivia Torres


Matricula: 201320011

Ciclo Escolar: 20153

La funcin de compras y abastecimientos

1.1.

Generalidades

Toda organizacin, tanto en el sector pblico como en el privado, es dependiente en grado variable de los
materiales y servicios ofrecidos por otras organizaciones. Aun la oficina ms pequea necesita espacio, calor,
luz, energa, comunicacin y equipo de oficina, mobiliario, papelera y diversos artculos para realizar sus
funciones, ninguna empresa es autosuficiente. Por consiguiente, las compras constituyen una de las funciones
bsicas de cualquier organizacin. La estructura de la funcin de administracin de compras y materiales para
obtener una contribucin efectiva a los objetivos es uno de los desafos de esa administracin.

1.2.

Operacin

El establecimiento estndar de los objetivos generales de la funcin de las compras es obtener los materiales
adecuados (que satisfagan los requerimientos de calidad), en la cantidad debida, para su envo en el momento
preciso y al lugar correcto, de la fuente correcta (un vendedor que sea confiable y que desempee su trabajo
con puntualidad), prestando el servicio correcto (tanto antes como despus de la venta) y al precio conveniente.
Una declaracin ms especfica de las metas generales de las compras podra incluir los siguientes nueve
puntos:
1. Proporcionar un flujo in interrumpido de materiales, abastecimientos y servicios requeridos para la
operacin de la organizacin.
2. Conservar las inversiones y prdidas mnimas en el inventario.
3. Mantenimiento de estndares o controles de calidad adecuados. La necesidad de mejorar la calidad
para competir efectivamente a nivel mundial, ha causado una renovada atencin a los objetivos de
calidad en las compras.
4. Encontrar o desarrollar vendedores competentes.
5. Estandarizar, en lo que sea posible, los artculos comparados. Si la compra se puede hacer en la
cantidad de un artculo que pueda hacer el trabajo que dos o tres diferentes artculos hacan
anteriormente, la organizacin puede ganar ventajas de eficiencia a travs de un precio inicial ms bajo
resultante de un descuento por la cantidad, de una menor inversin en el inventario total sin abatir los
niveles de servicio, de una reduccin de costos de capacitacin de personal y en los costos de
mantenimiento en el uso del equipo, y de una mayor competencia entre los proveedores.
6. Compra de los artculos y servicios requeridos al precio final ms bajo. El departamento de compras
debe esforzarse en obtener los artculos y servicios necesarios al menor precio posible considerando
que la calidad, el envo y los requerimientos de servicio tambin sean satisfechos.
7. Mejorar la posicin competitiva de la organizacin. Una organizacin puede ser competitiva solamente
si puede controlar los costos a fin de proteger los mrgenes de utilidad.
8. Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas, productivas con otros departamentos dentro de la
organizacin.
9. Alcanzar los objetivos de compras al menor nivel posible de costos de administracin.

1.3.

Proceso para la compra y/o abastecimiento

El campo de las adquisiciones es uno en el cual se encuentran tentaciones para seguir una conducta no tica.
Algunos vendedores prometen una participacin a los agentes de compras si el contrato es concedido a la
compaa que representan. El asunto de si aceptar o no tales obsequios est sujeto a controversia. Adems de
los agentes de compras, otros individuos pueden ser blancos de vendedores no ticos. En ocasiones se ponen

en contacto con los ingenieros para influir sobre el diseo de un producto de manera que slo u proveedor
pueda cubrir las especificaciones. Al personal de investigacin y desarrollo se le puede influir para que
especifiquen ciertas caractersticas en el producto que slo puede cubrir un solo proveedor. Con frecuencia los
vendedores crean problemas de tica de otro tipo. A continuacin siguen algunas actividades sobre las que en
lo general se ha acordado que son no ticas y/o ilegales. El arreglo de precios. Coludirse los proveedores al
hacer cotizaciones. Sabotaje de los productos de un competidor que se han dejado como prueba con el
comprador. Envo de muestras de productos de calidad mucho ms elevada que la de los productos que se
fabricarn y entregarn. Uso de publicidad engaosa con relacin a productos y precios.
La decisin sobre lo que se debe comprar abarca algo ms que equilibrar las diferentes consideraciones
tcnicas. La mejor compra considera la necesidad de un cierto nivel mnimo de adaptabilidad, pero toma en
consideracin el costo y la posibilidad de obtenerlo, as como el transporte y la disponibilidad. Si el costo es
demasiado prohibitivo, se debe buscar otro artculo menos aceptable. O sui cualquiera que sea el costo, incluso
si es posible pagarlo, pero los nicos proveedores disponibles del artculo tcnicamente perfecto carecen de la
capacidad adecuada de produccin o de la seguridad financiera u otras de existencia comercial continuada,
entonces se debe buscar otra forma de conseguir algo, aunque sea un producto sustituto. La mejor compra es
una combinacin de caractersticas que a fin de cuentas cumpla en tiempo y forma con las especificaciones
requeridas para cumplir con los objetivos.
Un ciclo de compras principia cuando se toma la decisin de comprar material y cuando la unidad que indujo a
hacer el pedido acepta el material. Las responsabilidades del departamento de compras se extienden desde un
extremo hasta el otro. Algunas de las operaciones ms importantes se describen a continuacin:
Reconocimiento de una necesidad: cualquier compra se origina en el reconocimiento de una necesidad
definida de algo en la organizacin. La persona responsable de alguna actividad en particular debe conocer
cules son los requerimientos individuales de la unidad, qu, cundo y cunto es lo que se necesita. Esto da
como resultado una requisicin de material al departamento del almacn. Recibir requisiciones: las
requisiciones de compra las formula el personal de todas las reas funcionales de la empresa. En las formas de
las requisiciones aparece informacin respecto a cules y cuntos artculos se desean, cundo deben estar
dispuestos y quin hace el pedido. Con frecuencia se incluye una columna para la existencia actual con el
objeto de forzar a la persona que hace el pedido a que compruebe si son necesarios los artculos.
Revisin de las requisiciones: desde el punto de vista de las compras, el anlisis del valor representa un
cambio relativamente reciente de la concentracin en obtener el mejor precio para determinado artculo a la de
obtener el menor costo para cualquier artculo que satisfaga la funcin. El departamento de compras por lo
general no tiene la autoridad de sustituir o modificar los materiales diseados para las unidades operantes.
Tiene la responsabilidad de analizar las requisiciones y sugerir alternativos que conduzcan a mejorar los
precios. Cuando las personas que hacen los pedidos saben que sus requisiciones van a ser examinadas,
normalmente dedican mayor atencin a su preparacin.
Cotizacin. Es el establecimiento de la cantidad a pagar, forma y plazo de pago por la adquisicin del bien o
servicio en cuestin. Se abre paso a negociaciones entre el oferente y el demandante.
Al hablar de cotizacin, se est hablando de la valorizacin de que los proveedores le dan a su artculo que
ofrecen, representada en dinero. En el sector pblico las cotizaciones se realizan bajo la ley de adquisiciones en
la que se determina el proveedor ganador mediante concursos o licitaciones; en el sector privado, las
cotizaciones se solicitan de acuerdo a las polticas que tengan las empresas solicitantes, que generalmente son
3 cotizaciones solicitadas.
Pedidos u rdenes de compras. Es el documento fsico, por escrito, en el cual se estipula la cantidad y
calidad requerida a entregar por parte del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo y el lugar adecuado
para ello, por lo que sera risible no estipular las condiciones de compras de los bienes o servicios.

El pedido puede cambiar en cuanto a su forma, tamao, impresin, pero nunca variar su objetivo: hacer la
solicitud de algn bien o servicio.
El contenido del pedido deber de llevar por lo menos estos elementos: nmero de referencia, fecha, proveedor
asignado, fecha requerida, lugar de entrega, condiciones de pago, cantidad, unidad, descripcin, precio, importe
total, autorizacin, y clusulas.
rdenes urgentes: no siempre se puede evitar que existan rdenes de tipo urgente, pero deben existir las
emergencias que justifiquen su uso. Los cambios en estilo, en diseo o las condiciones repentinas de
comercializacin pueden modificar el programa de abastecimiento. Por lo general este tipo de pedidos deben ir
sealados con la leyenda urgentes para que el proveedor tenga ms precaucin con la entrega del pedido, y
sta sea en tiempo y forma.
Ordenes pequeas: la mayor parte de las requisiciones siguen la ley de pareto, la cual dice que alrededor del
70% de todas las requisiciones slo alcanzan un 10% de la cantidad total de dinero. Y esta consideracin es
muy importante porque significa un costo alto por una cantidad tan pequea de unidades que bien si se
compraran en mayor volumen seran ms baratas.
Expeditacin. No es ms que una confirmacin del pedido. Lo primero que debe de hacer un expeditador es
cerciorarse que el proveedor est perfectamente enterado de que hay un pedido a su favor y que se encuentra
de acuerdo con todos los datos, cantidades, precios, fechas, etc., que aparecen en la orden de compra.
Recibo de materiales. Para ser preciso en esta descripcin, la seccin, rea o departamento de recibo
(muchas veces llamado mesa de control), deber verificar que se est realizando la entrega del proveedor
precisamente lo que se encuentra estipulado en el pedido u orden de compra con la cantidad correcta.
Finalizada la actividad de remesa de materiales, se procede a realizar un reporte de recibo, en el cual se
especifique la fecha, nombre de proveedor, nmero de pedido, entrega parcial o total, cantidad recibida,
descripcin, observaciones y autorizaciones correspondientes.
Control de calidad. La calidad de los productos siempre ser un factor importante. Se revisarn todos los
bienes entregados, as como la valoracin del servicio ofrecido por el proveedor en su caso; de contener
defectos, caractersticas daadas o incompletas en los artculos, se proceder a separarlos, contarlos y
registrarlos para su posterior devolucin al fabricante o distribuidor (proveedor) que hizo la entrega.
Es aqu, en el control de calidad, donde actan los ingenieros y administradores para lograr su objetivo
principal: asegurar los productos con la mejor calidad requerida. Lo que era de inters para un grupo reducido
de tcnicos de control de calidad, es ahora motivo de preocupacin primaria entre un nmero creciente de
gerentes, ingenieros y estadsticos.
El control de calidad es un auxiliar, no un sustituto de los trabajos de diseo, ni de los buenos mtodos de
manufactura, tampoco de la acuciosa actividad de la inspeccin, siempre requeridos en la produccin de
artculos de alta calidad.
En trminos ms precisos, la calidad es una expresin de las propiedades medidas, condiciones o
caractersticas de un producto o proceso, establecidas por lo general en trminos de grados, clases,
especificaciones determinados por la aplicacin del producto .
Por lo tanto, el control de calidad es un conjunto de esfuerzos efectivos de los diferentes grupos de una
organizacin para la integracin del desarrollo, del mantenimiento y de la supervisin de la calidad de un
producto, con el fin de hacer posibles la fabricacin y el servicio, a satisfaccin completa del consumidor y al
nivel ms econmico.

Rechazos y/o devoluciones. Es el regreso fsico de la mercanca que no cumple con las caractersticas
impuestas por el rea de control de calidad que van acompaadas siempre por un documento fsico que
describe las causas por la que se somete dicha accin.
Esta accin repercutir tanto para el pago del proveedor como para el resurtido del siguiente pedido. Se deber
de realizar un informe al responsable comprador.
Pagos. El pago es la remuneracin econmica por obtener el bien y/o servicio del proveedor al comprador, ya
sea en forma de dinero en efectivo, transferencia electrnica o cualquier otro medio que sea indirectamente el
cobro de cierta cantidad de efectivo, en contra exhibicin de la factura correspondiente.
Mucho se ha discutido si el departamento de compras debe intervenir en el pago de las facturas,
argumentndose muchas razones a favor y otras contradictorias.
A un juicio personal, pienso que el departamento de compras debe intervenir slo para realizar un seguimiento
de pagos a proveedores, pero no para ejecutar tal funcin, pues el objetivo principal del departamento de
compras son las adquisiciones de bienes y/o servicios; empero, compras debe de iniciar y cerrar el contrato de
compraventa con el proveedor, pues da pauta a que el comprador se quede sin herramientas para las futuras
negociaciones con los proveedores.

2. El sistema de informacin para compras y abastecimientos

2.1.

Planeacin y programacin de las compras

Esto es la planeacin agregada de los requerimientos en el abastecimiento de materiales para satisfacer el


amplio plan de produccin total. Se refiere a las cantidades aproximadas de los materiales clave que deben
comprarse, necesarios para producir las cantidades aproximadas de productos necesarios en periodos
especficos de tiempo. Si los problemas para obtener las cantidades necesarias son aparentes, el pan agregado
de la produccin debe ajustarse. El programa maestro de produccin especifica la cantidad requerida de cada
artculo final en cada periodo de planeacin; consta de una serie de requerimientos establecidos en fase
temporal para artculos finales. Adems la empresa requiere de artculos en una fase temporal para las partes y
las materias primas empleadas para fabricar estos artculos finales. La planeacin de requerimientos de
material (mrp) es una tcnica de control y planeacin de produccin en la que se emplea el programa maestro
de produccin para crea e ordenes de produccin y de compra para artculos en demanda independiente. Las
rdenes de produccin sirven para programar la produccin en la planta, las rdenes de compra las utilizan los
compradores para garantizar que se les enviar la cantidad adecuada de partes cuando las necesiten. De este
modo, la mpr sirve de enlace entre la planeacin de produccin de la empresa a corto y a mediano plazo y las
funciones de programacin. El manejo de la programacin de la produccin juega un papel muy importante en
el establecimiento del programa total de produccin. Al trabajar con la informacin sobre los insumos ya sea con
las demandas estimadas para los productos de la compaa o basados sobre la recepcin de rdenes
existentes o en una combinacin de ambas, el control de produccin desarrolla los programas de tiempo y
cantidades especficas para las partes y materiales necesarios y as facilita el programa de produccin. Una vez
que se ha determinado el nmero de unidades a producir dentro del periodo de tiempo especificado, la
programacin de produccin est en posibilidad de dar cifras de requerimientos detalladas de partes y
materiales, tanto comprados como producidos, usando los requerimientos de los materiales y sus
especificaciones suministradas por el departamento de ingeniera. Las compaas con sistemas de
procesamiento de datos integrados, que tienen incorporada informacin de requerimientos de materiales y sus
especificaciones dentro del sistema pueden precisar los requerimientos de materiales para cualquier programa

de produccin con gran rapidez. La planeacin de requerimiento de materiales se adapta bien al concepto de
administracin de abastecimiento de materiales.

2.2.

Informe de surtimiento y revisin del material entregado

La recepcin adecuada de materiales y otros artculos es de vital importancia. Una gran parte de las empresas
tienen, como resultado de su experiencia, centralizada la recepcin total bajo un departamento nico. Todos los
embarques que ingresan deben ser verificados por el departamento de recepcin. Esta persona puede
completar una forma de recepcin separada o reducir el papeleo, hacindose el pago comparndose
simplemente la factura del vendedor con la orden de compra. Si concuerdan se efecta el pago. Este sistema
depende de quin hizo la requisicin, notificando a compras si el articulo pedido no fue recibido; en este caso se
le pide al proveedor la orden de envo, sino existe se le pide al vendedor que reemplace el envo. La recepcin
de una cierta cantidad contratada en una condicin aceptable es seal para terminar la transaccin de compra.
Se cierran los registros de la compra y se hace el pago. El precio final posiblemente est sujeto a un descuentocomercial, en su cantidad o en dinero. El ofrecimiento de se lo puedo conseguir a un precio de mayoreo es un
ejemplo de un descuento comercial. Laos descuentos por la cantidad son una funcin del nmero de artculos
pedidos. La justificacin de la reduccin del precio para pedidos grandes resulta de la disminucin del costo de
ventas, embarque, manipulacin y registros contables.

2.3.

Archivo histrico de compras y abastecimientos

Despus de haber pasado por todas las etapas de las compras todo lo que resta para la disposicin de
cualquier orden es completar los registros del departamento de compras. Esta operacin comprende ms que
reunir y archivar las copias del departamento de compras de los documentos relacionados a la orden y transferir
a los registros apropiados la informacin que el departamento desea conservar. Lo primero es en su mayor
parte trabajo de rutina. Lo ltimo es problema de criterio, de que si quieren conservar los registros y por cunto
tiempo. Muchas compaas presentan diferencias en las diversas formas y registros y en su importancia. Por
ejemplo, una orden de compra constituye la evidencia de un contrato con una organizacin externa y como tal
debe retenerse mucho ms tiempo que una requisicin, la cual es un memorando interno. El mnimo que un
registro bsico, ya sea manual o por medio del sistema de cmputo debe contener es: registro de la orden de
compra expediente de orden de compra, que contiene una copia de todas las rdenes de compra, archivadas
numricamente archivo de artculos (fecha, vendedor, cantidad, precio, nmero de orden de compra).
Archivo de la historia del vendedor.
Algunos de los archivos de registro opcionales son: contratos de trabajo en el que aparece el estado de los
contratos con el sindicato de todos los proveedores importantes. Registro de herramientas y matrices que
presentan las herramientas compradas, la vida inicial, historia de su uso, precio, propiedad y localizacin.
Compras minoritarias y negocios pequeos. Archivo de la historia de las cotizaciones, que contiene los
proveedores invitados a presentar cotizaciones, nmero de cotizaciones y el proveedor triunfador de los
principales artculos. Esta informacin puede sealar patrones de cotizacin y posibles soluciones

2.4.

Proceso electrnico de datos en la planeacin de compras, programacin y control de


consumo

Cuando se instala un sistema de cmputo para utilizarlo en la realizacin de la funcin de compras, los pasos
esenciales de una ptima compra siguen siendo los mismos que en los mtodos manuales. El cambio slo se
presenta en la forma en la que se realizan esas etapas iniciales. Cuando econmicamente se puede introducir

un sistema de cmputo a la empresa, se pueden obtener las siguientes ventajas: el manejo electrnico de los
procedimientos reduce el esfuerzo manual de los empleados aun mnimo. La informacin a partir de los
registros estn disponibles en forma casi simultnea se mejora el control de las operaciones, no slo por la
disponibilidad en el momento de la informacin para tomar una buena decisin, sino tambin por la flexibilidad
lograda por la facilidad de manejar grandes cantidades de detalles, disponiendo as de las nuevas herramientas
para el comprador y para el administrador. Se mejora el desempeo de operacin por la disponibilidad de
informacin y el mejor control de las operaciones. As pues, el uso de un sistema de cmputo se ve reflejado en
las etapas del sistema de compras de la siguiente manera:
Reconocimiento de una necesidad: cuando la computacin se utiliza en forma adecuada puede ser de gran
ayuda para analizar la informacin correspondiente a uso, mercado, factores econmicos y uso esperado para
concluir los pronsticos con prontitud y exactitud.
Descripcin d la necesidad: las cantidades de los artculos requeridos para su compra se determinan despus
del anlisis de la informacin mencionada en laetapa1 y de estudiar la lista de materiales para determinar el
efecto que tendr sobre los inventarios y las ordenes abiertas sobre esos requerimientos especficos. Con la
informacin de requisicin para artculos especficos se puede alimentar a la computadora para un anlisis de la
cantidad econmica de compras considerando aspectos de costo de adquisicin, contra los de mantenimiento e
inventario. Determina y analiza fuentes posibles de abastecimiento. : Cuando la requisicin es procesada por la
computadora, la informacin con relacin a proveedores, almacenados precisamente en la memoria de la
computadora, puede proporcionar listas de vendedores y sus precios pasados y registro del desempeo y
preparar formas de solicitud de cotizaciones. Determina precio y trminos al seleccionar al vendedor idneo
prepara y asigna las rdenes de compra. Seguimiento expedicin de la orden. Una vez que se ha colocado la
orden el sistema sigue larden manteniendo fecha de registro de la recepcin de los materiales, facturas,
ordenes recambio y datos de expedicin. Recepcin e inspeccin de artculos liquida la factura y paga al
proveedor mantenimiento de registros: las rdenes ya cerradas se llevan usualmente a un registro de rdenes
durante cierto tiempo para permitir posteriormente un rechazo o ajuste.

2.5.

Importancia de los almacenes

La funcin ms importante de los inventarios es el aislamiento. Una reserva de materiales se puede usar
siempre que un retraso en la etapa precedente amenace con detenerlas operaciones de la etapa siguiente. Las
etapas aumentan la duracin del ciclo de produccin, desde los insumos iniciales hasta la entrega de la
produccin final. Las reservas de materiales se emplean para amortiguar el proceso de produccin con respecto
a la incertidumbre de las entregas de material, para desacoplar las etapas progresivas del desarrollo del
producto de interrupciones en etapas anteriores y para proporcionar un flujo continuo de produccin terminada
que satisfaga las demandas inestables de los clientes la poltica de inventarios est relacionada con la poltica
de compras. La mayora de los precios fluctan positiva o negativamente con respecto a una lnea general de
tendencia. Una poltica de comprar a precio bajo es un intento de hacer las compras siempre que el precio se
encuentra a bajo de la lnea de tendencia. Como el departamento de compras no tiene control con en la
estructura de los precios, sus compras acumularn existencias a intervalos y cantidades generales, segn las
condiciones del mercado. Cuando parece que una fuente de suministros cerrar temporalmente o que los
precios se elevarn con rapidez, las compras grandes a un precio favorable aumentarn en forma notable los
niveles de inventario. Los ahorros aparentes de este tipo de poltica de compra deben ponderarse con los
costos del inventario por almacenamiento, manejo, depreciacin y tasas de inters.

3. Compras nacionales

3.1.

Compras para el sector privado y para el sector pblico

Sector privado
Objetivos y procedimientos.
1. Es el recibo de las requisiciones de compra, hechas por el personal de produccin que indican qu es lo que
se necesita, cuntas unidades se necesitan, cuando deben estar disponibles estos artculos para la produccin
y quin hace la requisicin.
2. El segundo paso es el anlisis de las posibles fuentes de abastecimiento. El departamento de adquisiciones
lleva archivos de proveedores y puede recurrir a ellos para compilar una lista de los proveedores disponibles.
Los proveedores que estn calificados para surtir el pedido son notificados. Si el pedido se va a decidir por
medio de ofertas, la compaa enviar una solicitud para cotizacin de precios a cada uno de los proveedores.
En estas solicitudes tambin se piden informes con relacin a descuentos y fechas de embarque y de entrega.
3. El tercer paso es el anlisis de las cotizaciones del proveedor. Se revisan las cotizaciones en trminos de
precios, descuentos y fechas de embarque y de entrega. Adems tambin se consideran la solvencia del
proveedor, la reciprocidad, la calidad del trabajo y otros factores.
4. El cuarto paso es la colocacin de la orden de compra. La orden de compra es un contrato obligatorio si es
aceptado por el proveedor. En consecuencia, el departamento de adquisiciones tendr cuidado de ver que sea
exacta toda la informacin que figure en la orden. La orden de compra debe contener descripciones de los
artculos que se piden, precios unitarios, extensiones de stos precios, cantidades pedidas, descuentos
cantidades de pago, instrucciones para el embarque, fecha del pedido, fecha de entrega, nmero de orden de
compra y la firma del agente de compras.
5. El quinto paso implica el seguimiento del pedido. Tratndose de rdenes importantes, adquisiciones puede
hacer comprobaciones ocasionales para ver si se est obteniendo un progreso satisfactorio para cumplir la
orden. Si se trata de un embarque cuantioso, el departamento de adquisiciones puede hacer comprobaciones
para ver si la orden est siendo transportada de acuerdo con el programa.
6. El sexto paso es el recibo de los artculos. Al ser recibidos por el departamento de recibo, los artculos son
revisados por muchos detalles, como se trat con anterioridad.
7. El paso final implica la terminacin de los registros. Los artculos son registrados en el inventario, la
operacin de la compra se registra como terminada y se enva el pago al proveedor.
Sector publico
Objetivos y procedimientos.
a) objetivos y procedimientos.
La adquisicin de bienes o contratacin de servicios por parte del municipio debe, en principio, realizarse bajo
concurso en el que tendrn prioridad los fabricantes y proveedores radicados en el municipio, se observarn las
bases, reglas, procedimientos y requisitos que establezcan las diversas disposiciones que normen sus
ejercicios. Esta actividad se realiza en forma centralizada; es decir, una sola dependencia se encarga de todas
las adquisiciones de materiales y suministros de las contrataciones de servicios y en general se denomina a esa
dependencia proveedura municipal, oficina de compras o departamento de adquisiciones.

En base a prioridades y conforme al calendario de requerimientos de materiales, suministros y servicios, las


dependencias someten sus requisiciones a la proveedura municipal durante los primeros das de cada mes que
concentra todas las de la administracin, las analiza y luego verifica existencias. Si las hay y se justifica a la
requisicin, procede a proveerlas.
Si la proveedura no cuenta con existencias y las requisiciones son mayores a una cantidad determinada,
entonces podr remitrseles a comisin de adquisiciones, en cuyo seno los funcionarios que la integran
decidirn sobre su procedencia y en su caso autorizacin. Esta comisin puede ser presidida por el primer
regidor y estar integrada por el tesorero municipal, al regidor comisionado de hacienda y otros miembros del
ayuntamiento. Si no existe tal comisin, las requisiciones pueden someterse a la consideracin del c. Presidente
municipal o al h. Cabildo en pleno. Una vez autorizada la requisicin por la comisin de adquisiciones o por
quien corresponda se enva a la tesorera municipal que verifica la solicitud de compra o de servicio, segn se
trate y certifica la disponibilidad de fondos autorizados. Si existen fondos, la requisicin se enva de nuevo a ala
proveedura.
La proveedura recibe solicitud de compra o de servicio autorizada por la tesorera. En base a esto, enva
rdenes de compra o de servicios a los proveedores quienes llenan y remiten las facturas respectivas a la
proveedura.
Estas dependencias las verifican y en su caso las aprueba, para enviarlas a la tesorera municipal; aunque por
otra parte las facturas tambin pueden presentarse directamente a la tesorera por los proveedores. Es
importante sealar que la contratacin de servicios de prensa y difusin, as como la reparacin de vehculos,
puede recaer en departamentos. Especficos del ayuntamiento, relacionados con tales servicios como: depto.
De difusin y comunicacin social y depto. De vehculos. Estas dependencias suplirn a la proveedura en lo
que corresponde respecto del procedimiento general indicado.
La tesorera municipal recibe las facturas elaboradas por la proveedura, verifica requisitos fiscales, clculos
aritmticos y firmas autorizadas. Si todo est correcto y ah disponibilidad de fondos, entonces procede a
codificar el docto., registrar el trmite presupuestal y dems movimientos, conforme el sistema implantado, y en
su caso a emitir cheque nominativo, acompaado de la pliza - cheque y de la orden de pago correspondiente.
En caso de no haber disponibilidad de fondos, la tesorera programa a determinada fecha el pago al proveedor.
b) licitacin pblica.
La ley de adquisicin y obras pblicas regula el presupuesto, ejecucin, mantenimiento y control de:
adquisiciones arrendamiento de bienes muebles prestacin de servicios obra pblica y servicios relacionados
con la misma, que contraten la presidencia de la repblica, las secretaras de estado o sus departamentos.
Administrativos, las procuraduras generales de la repblica, el depto. Del d. F., los organismos
descentralizados, as como empresas de participacin estatal mayoritaria. Estas dependencias y entidades,
bajo su responsabilidad, podrn contratar adquisiciones, arrendamientos y servicios, as como obra pblica,
sujetos a las disposiciones de los presupuestos anuales de egresos de la federacin, mediante:
A. Licitacin pblica.
B. Por invitacin restringida.
A por lo menos tres proveedores o contratistas
Adjudicacin directa.
Ser aplicable la planeacin de las adquisiciones, arrendamientos y servicios, as como de la obra pblica,
ajustados a los objetivos y prioridades del plan nacional de desarrollo, as como los programas sectoriales e
instituciones que correspondan. Las dependencias debern establecer comits de adquisiciones,
arrendamientos y servicios, que analizarn presupuestos, dictaminarn la procedencia de las adquisiciones,
propondrn polticas y lineamientos, y para externar su opinin sobre fallos y dictmenes emitidos por los
servidores pblicos responsables. Las licitaciones se realizan bajo convocatoria pblica, para que libremente se
presenten proposiciones solventes en sobre cerrado, que sern abiertos pblicamente, a fin de asegurar al
estado las mejores condiciones disponibles, calidad, financiamiento, oportunidad, y dems circunstancias
pertinentes.

Se recurre a adquisiciones y obras, proveedores/contratistas extranjeros, cuando no existe oferta en cantidad o


calidad de proveedores, y los contratistas nacionales no cuenten con la capacidad para la ejecucin de la obra.
las convocatorias por licitacin pblica sern publicadas simultneamente en el diario oficial de la federacin, en
un diario de circulacin nacional y en uno de la entidad federativa dnde haya de ser utilizado el bien, prestado
el servicio o ejecutada la obra conteniendo:
o Nombre de la dependencia.
o Lugar, fecha y horario para obtener las bases de licitacin, y su costo.
o Fecha, hora y lugar del acto de apertura de proporciones.
o Descripcin general de los bienes a adquirir o la obra a adjudicar.
o Plazo de entrega o fecha de terminacin de los trabajos.
Las bases debern adems contener criterios claros y detallados para la adjudicacin, el plazo, lugar y
condiciones de entrega de las adquisiciones, arrendamientos, servicios y obras (en estas se firman normas de
calidad para materiales y especificaciones de construccin, as como los requisitos que deben reunir los que
deseen participar. Todo interesado que satisfaga los requisitos de la convocatoria y las bases de la licitacin,
tendr derecho a presentar su proposicin y la dependencia debe proporcionar a todos los interesados igual
acceso a la informacin relacionada a la licitacin, a fin de evitar favorecer a algn participante.
El plazo para la presentacin y apertura de proposiciones no podr ser a cuarenta das naturales a partir de la
publicacin de la convocatoria, salvo por urgencia justificada, en cuyo caso nunca ser menor a diez das
naturales., los participantes deben garantizar seriedad y la convocante conservar en custodia las garantas
aplicables de que se trate, hasta la fecha del fallo. Puede rescindirse administrativamente un contrato, en caso
de incurrimiento en incumplimiento de las obligaciones pactadas o por dolo o mala fe respecto a proporcionar
informacin errnea. Una dependencia no puede recibir propuestas ni celebrar contrato cuando el servidor
pblico que intervenga tenga inters personal, familiar (no puede resultar beneficio a su cnyuge ni a parientes
consanguneos hasta el cuarto grado) o de negocios.
3.2.

Diferencias en cada sector

Pblico:
Estn sujetas a reglamentos con fin de proteger al consumidor y para impedir el favoritismo personal, por parte
de los funcionarios pblicos, y para asegurarse que todos los proveedores calificados tengan igual oportunidad
de hacer y cristalizar ofertas, se convocan a concurso por lo general, las ofertas deben ser abiertas
pblicamente.
Privado:
Se pueden negociar secretamente, comprar sin concurso y no se divulga la informacin.

3.3.

Polticas de operacin

Son una gua que nos lleva a nuestro objetivo. Sirven para proporcionar una gua para el personal de
departamento, fijar normas para disminuir el nmero de desviaciones y dejar establecida la autoridad y
responsabilidad de la funcin del departamento, de compras. La poltica de compra es un enunciado de los
principios y reglas que definen la actitud de la empresa en materia de abastecimiento. Dicha poltica podra
formularse de la siguiente manera: la responsabilidad de las compras se confa al departamento de
abastecimientos, nico autorizado para comprometer a la compaa con un proveedor. Este departamento debe
recurrir sistemticamente a la competencia entre los proveedores. Asegura que los proveedores respeten
ntegramente las condiciones en las cuales se han comprometido.

Almacenamiento: los materiales y suministros se distribuyen a los departamentos usuarios confrmese


necesitan. El almacenamiento central, permite analizar compras en volmenes a precios inferiores y dan
oportunidad al comprador de hacer la adquisicin cuando las condiciones de mercado se han ms favorables,
adems proporciona existencias de reserva que ayuda a que se tengan disponibles las mercancas cuando se
necesiten.
Inspeccin: cuando el volumen o el artculo lo requieren, el departamento de compras tiene sus propios
laboratorios de prueba para realizar las inspecciones. En empresas medianas y pequeas, por lo general se
realizan pruebas sencillas para determinar si es lo que se orden.
Fabricacin, reparacin e inspeccin: en casos aislados, algunos procesos son supervisados por el
departamento de compras. En el caso de la reparacin y mantenimiento de equipo, algunas veces es llevado
por el departamento de compras. Por ejemplo mquinas de escribir, medidores, etc. Esta estructura ha
demostrado ser eficiente, ya que se conservan en servicio, muchos artculos que de otra forma hubieran sido
desechados o vendidos antes de que fuera necesario.
Control de material sobrante: el mejor lugar para tener el control de los materiales y el equipo de desecho, es
el departamento de compras. El comprador que conoce el mercado es el indicado para asumir la
responsabilidad de la venta de las partidas que ya no se necesiten.
El control de desecho incluye la transferencia de equipo, as como su venta, pues si uno de los departamentos
tiene materiales o equipo que ya no ocupa, algunas veces se puede enviar a otro departamento. Cuando el
material o equipo deja de ser utilizable, se puede emplear como intercambio sobre una nueva compra o se
vende para obtener efectivo. En el caso del sector pblico, lo que ya no se utiliza se pasa a sectores de salud,
educacin, entre otros.

3.4.

Anlisis financiero de la compra

El anlisis financiero es una herramienta que permite realizar comparaciones relativas de distintos negocios y
facilita la toma de decisiones de inversin, financiacin, planes de accin, control de operaciones, reparto de
dividendos, entre otros.
En trminos generales se puede hablar de cinco aspectos del anlisis:

El estado de liquidez de la empresa que mide la capacidad para cumplir con sus actividades.
La capacidad de obtener y respaldar financiacin.
La rentabilidad.
La cobertura.
La generacin de valor.

El anlisis financiero consiste en recopilar los estados financieros para comparar y estudiar las relaciones
existentes entre los diferentes grupos de cada uno y observar los cambios presentados por las distintas
operaciones de la empresa.

4. Compras al extranjero.

4.1.

El papel del gobierno y la regulacin.

El gobierno de cada pas, impone ciertos controles a la importacin de mercancas de origen extranjero, para
que se cumplan las restricciones, respecto a cobrar derechos de importacin de artculos que no estn exentos,
segn las leyes aduanales y las ordenanzas del ejecutivo, esto por los acuerdos comerciales recprocos.
Estos derechos de importacin, ayudan a otros pases, para que se obtengan mayores beneficios, los cuales
pueden ser:

Ad valorem, un tanto por ciento del valor de las mercancas.


Especficos, son a travs de una cantidad precisa, por unidades de peso, medida o mixto.
Derechos completos a las tarifas especificadas o preferenciales, gravando solo un porcentaje de las
mismas.
Entradas libres de derechos de artculos exentos, que son particulares de pases que tienen tratados.
Convenios comerciales recprocos, firmados entre dos pases, para reducir los derechos de importacin
entre las naciones, que se aplican a otras.

El gobierno a travs de diferentes leyes y decretos regula las importaciones y exportaciones, a continuacin se
mencionan:

4.2.

Constitucin poltica de los estados unidos mexicanos.


Cdigo fiscal.
Ley del comercio exterior.
Legislacin aduanera.
Ley general del impuesto a la importacin.
Ley general del impuesto a la exportacin.
Ley de fomento y proteccin (art. 140 franquicias)
Ley de inversin extranjera
Ley del tratado del libre comercio.

Las tarifas arancelarias y las agencias aduanales.

Controles a la importacin: la poltica de importaciones de Mxico se ajusta a los lineamientos descritos.


A) directos
b) indirectos

Aranceles: son los derechos aduanales que causa la importacin y exportacin de mercancas del
exterior, a travs de una zona aduanera, siendo los impuestos a la importacin la forma ms comn de
los aranceles aduanales.

El empresario que pretende importar o exportar alguna mercanca debe contratarlos servicios de un agente
aduanal, en la prctica se concreta a tener una pltica con el que ha sido seleccionado y empieza a darle
pedidos de importacin o exportacin para su despacho aduanal.

El departamento de aduanas vigila los procedimientos aduanales para la recepcin y expedicin de las
mercancas. Las aduanas del pas se hallan abiertas al comercio de todas las naciones, excepto en los casos
de guerras internacionales, por exigencias de salubridad pblica o cuando se substraigan a la obediencia del
gobierno federal.
El mercado de los estados unidos mexicanos est abierto a todos los productos extranjeros, pero sujeto a los
requisitos que las leyes establezcan y a las limitaciones y prohibiciones que acuerde el gobierno federal. En las
tarifas de los impuestos de importacin se consignan los requisitos especiales o prohibiciones relativas a la
entrada o salida de las mercancas, as como las exenciones de dichos impuestos.
Las oficinas aduaneras, impedirn que se consuman operaciones de importacin o de exportacin cuando se
trata de mercancas cuyo trfico internacional est prohibido o sujeto a requisitos especiales que no se hayan
cumplido. Desde el momento en que las mercancas entren en las aguas territoriales, en el territorio o en el
espacio areo de la nacin, quedan sujetas a las disposiciones de la ley aduanera, a las tarifas y leyes
federales que las afecten y lo que estipulen los tratados vigentes sobre comercio y navegacin.

4.3.

Documentos que originan una transaccin internacional.

Artculo 131 de la ley aduanera. De la seccin segunda " trnsito internacional de mercancas". El trnsito
internacional de mercancas por territorio nacional se promover por conducto de agente aduanal, siempre que
cumplan los siguientes requisitos:
Formular el pedimento de trnsito internacional.
Determinar provisionalmente las contribuciones, aplicando la tasa mxima sealada en la tarifa de la ley
del impuesto general de importacin y la que corresponda tratndose de las dems contribuciones que
se causen, as como las cuotas compensatorias.
Efectuarse por las aduanas autorizadas y por rutas fiscales que para tal efecto establezca la secretara
mediante reglas. (regla 154. Slo proceder el trnsito internacional de mercancas por territorio
nacional en los casos y bajo las condiciones que seran de la secretara mediante reglas (regla 156)
Artculo 130 se considerar que el trnsito de mercancas es internacional cuando se realice conforme a alguno
de los siguientes supuestos:

La aduana de entrada enve a la aduana de salida las mercancas de procedencia extranjera que
lleguen al territorio nacional con destino al extranjero.

Las mercancas nacionales o nacionalizadas se trasladen por territorio extranjero para su reingreso al
territorio nacional.

Documentos:
pedimento de rectificacin al pedimento de trnsito.
Anexo de pedimento de rectificacin al pedimento de trnsito.
Aviso de trnsito.
Pedimento de trnsito para el trasbordo.

4.4.

Anlisis financiero de la compra.

El anlisis financiero es una herramienta que permite realizar comparaciones relativas de distintos negocios y
facilita la toma de decisiones de inversin, financiacin, planes de accin, control de operaciones, reparto de
dividendos, entre otros.

En trminos generales se puede hablar de cinco aspectos del anlisis:


El estado de liquidez de la empresa que mide la capacidad para cumplir con sus actividades.
La capacidad de obtener y respaldar financiacin.
La rentabilidad.
La cobertura.
La generacin de valor.
El anlisis financiero consiste en recopilar los estados financieros para comparar y estudiar las relaciones
existentes entre los diferentes grupos de cada uno y observar los cambios presentados por las distintas
operaciones de la empresa.
4.5.

El papel de las sociedades nacionales de crdito.

Las instituciones de banca de desarrollo (sociedades nacionales de crdito), son entidades de la administracin
pblica federal con personalidad jurdica y patrimonio propios, cuyo fin es promover el desarrollo de diferentes
sectores productivos del pas conforme a los lineamientos del plan nacional de desarrollo.
En los art.311 al 316 nos dicen: las adquisiciones en el extranjero pueden ser financiadas por instituciones de
crdito nacionales, y esto est reflejado en el cdigo de comercio y consta de:

Este tipo de sociedades participan en la intermediacin financiera, orientada a captar el ahorro interno y
canalizarlo hacia aquellas actividades estratgicas y prioritarias que se sealan en el plan nacional de desarrollo
y los programas de mediano plazo.

5. Seleccin y control de proveedores.

5.1.

Investigacin de proveedores nacionales y extranjeros.

Adems de las consideraciones de precio, calidad, entrega y servicio, la investigacin incluye muchos factores
intangibles que no pueden ser cuantificados, pero que ejercen influencia considerable en la estabilidad a largo
plazo de la empresa y la economa.
Hay que tomar en cuenta su ubicacin, as como las polticas de la compaa proveedora.
Si los proveedores locales sern tratados igual o preferentemente cuando entran en competencia con otros
proveedores.
Al comprar, los proveedores locales siempre tendrn ventajas inherentes como:

Se involucra un ahorro obvio por cargas, dadas las distancias relativas ms cortas.
Se comparten los mismos intereses polticos e impositivos.

5.2.

Mejor comunicacin y mejor servicio, adems de un mayor intercambio tcnico y reduccin en los
tiempos de produccin.
Mejores relaciones pblicas con la economa local.

Seleccin de proveedores y cotizaciones.

Cuando se desconocen los posibles proveedores, se puede recurrir a organismos pblicos y privados que
existen en nuestro pas tales como A.N.I.E.R.M. (asociacin nacional de importadores y exportadores de la
repblica mexicana A.C.), las cmaras de comercio e industria, el banco nacional de comercio exterior, la
secretara de comercio, etc. Agregados comerciales de las embajadas de otros pases, organizaciones
especializadas como JETRO de Japn, dedicadas exclusivamente a la promocin de los productos de su pas,
exposiciones, etc. Mxico tiene un gran nmero de pases, consejeros comerciales en sus embajadas.
La mayora de los departamentos de adquisiciones mantienen archivos sobre los proveedores. Estos archivos
son fuentes valiosas de informacin, ya que contienen datos sobre el desempeo del proveedor en operaciones
anteriores relativas a rdenes similares. Algunos departamentos de adquisiciones visitan las plantas de los
proveedores principales para tener informacin de primera mano sobre las instalaciones de que disponen para
cumplir la orden y sobre la calidad del trabajo producido. Algunos proveedores envan pelculas
cinematogrficas, transparencias y folletos que describen sus instalaciones.
En la seleccin de proveedores y cotizaciones, generalmente se procede a consultar y elaborar un listado de
proveedores disponibles en el ramo deseado, y dicha recopilacin puede generarse a travs de diversas
fuentes:
a) experiencias que la compaa compradora haya tenido.
B) contacto con agentes vendedores.
C) catlogos y publicaciones
D) anuarios de cmaras industriales
E) ferias, exposiciones y convenciones.
5.3.

Evaluacin del proveedor.

Entenderemos como proceso de evaluacin de proveedores, al seguimiento del comportamiento en el tiempo


de nuestros proveedores crticos, conforme al cumplimiento de los criterios de evaluacin, a todo proveedor con
orden de compra y/o contrato efectivo en el periodo de evaluacin. La evaluacin se diferencia en los criterios a
evaluar para el caso de productos o servicios, y en ambos casos el proceso se realizara anualmente (ao
vencido, comenzando el primer trimestre).
De los posibles proveedores es deseable realizar visitas a sus instalaciones fabriles, donde el comprador evalu
sus tcnicas de produccin mediante observaciones guiadas por el encargado de manufacturas (o de control de
almacn para intermediarios o distribuidores) , con la finalidad de conocer si pueden proporcionar un abasto
ininterrumpido. Uno de los factores del proveedor a evaluar son su reputacin, sus polticas de venta relacin
precio - calidad, la cercana de las instalaciones del comprador, los mtodos que emplea para fletes y entregas,
entre otros.

5.4.

Vigilancia de la estabilidad del proveedor.

1.- consideraciones financieras:

Precio. Si la base de referencia se define, como el costo final para el usuario, ser contra la cual se
midan los dems factores; sin embargo, el precio tal y como se cotiza por un proveedor, no representa
tal costo.
Costo de transporte. ste, si no se incluye en el precio de la unidad entregada en el punto de consumo
de comprador, debe ser calculado con el peso de embarque cotizado, del punto de origen, y la tarifa de
transporte apropiada.
Costo de instalacin. Es el costo de poner el bien comprado en uso, puede encontrarse que difiera
materialmente entre las fuentes que cotizan, conforme se considera la instalacin y el ensamble.
Costo de preparacin. El costo de los accesorios, herramientas, datos, etc., es una variable en la
poltica de cotizacin de los proveedores
Impuestos sobre ventas.
Trminos de pago. En tanto que los descuentos por pronto pago, tiendan a seguir una norma dentro de
una industria determinada, en el sentido contable, un descuento por pronto pago, no es una porcin del
precio de un artculo.
Proteccin de precios. Precios lo cual se puede lograr, mediante contratos anticipados.

2.- seleccin de cotizaciones:


Nmero de oferentes deseado. El nmero de fuentes potenciales seleccionadas para cotizar precios, deben ser
suficientes para asegurar la competencia, esta lista es conveniente que sea tan amplia, como necesaria para
asegurar que se tomen en cuenta, todos los tipos de competencia deseados, incluyendo:

Competencia de precios: busca a los productos del costo ms bajo para los distribuidores, en relacin
con la calidad, el servicio, plazo de pago, bsicamente.
Competencia tecnolgica: procurar las diferencias, que existen entre los proveedores potenciales en el
campo de las ideas; en las soluciones de ingeniera, diseo, materiales y tcnicas de produccin.
Competencia de servicio: indagar a aquellos que estn mejor capacitados, para entregar en todo
momento y en las cantidades requeridas, as como para proporcionar mantenimiento, partes y
refacciones, garantas, etc., en el caso de maquinaria, equipo, y unidades de transporte.
Localizacin geogrfica: ciertamente una o varias fuentes locales, deben ser el comienzo de la
investigacin. El costo de un artculo de la calidad requerida en el punto de su uso, es un buen criterio
de compra.
Representacin de ventas: localizar a lo ms adecuados, en todos los aspectos.
Condiciones de reciprocidad: esto es frecuentemente un factor que influye, tanto en la solicitud de
cotizaciones, como en la decisin final de la compra.

3.- calidad del producto:


Es el grado de calidad, que resultar en la vida til ms econmica del artculo para el propsito requerido. Es la
medida de las caractersticas deseadas del producto.
A) especificaciones y diseo. Deben considerarse para ello: la tabulacin de ofertas o la lista de verificacin, el
estudio de los catlogos y la literatura de los concursantes, la discusin concienzuda de los aspectos de
especificaciones, y el diseo con los representantes de ventas.
B) reputacin. El grado de respeto que un producto tiene en el mercado, es una indicacin de su calidad y
confiabilidad para el propsito requerido.
C) capacidad de abastecer volmenes anticipados. Es con base en que el comprador tenga la seguridad, de
que el proveedor elegido sea capaz de cubrir los requerimientos futuros.
D) compromisos con otros cubrir obligaciones con: compaa, matrices, subsidiarias o afiliadas, clientes
excepcionales grandes.

4.- relaciones de trabajo.


La interrelacin que existe entre la administracin y los trabajadores en la planta de un proveedor, es de gran
inters para un comprador, que confa en esa planta para un abastecimiento consiste y regular de un producto.
5.- responsabilidades financieras.
La situacin financiera de un proveedor actual o potencial, es un factor que requiere profunda consideracin,
por parte del comprador, es la llave para la evaluacin de:

Habilidades para proteger un producto en caso de falla.


Confiabilidad del abastecimiento.

6. Relacin con proveedores.

6.1.

Retroalimentacin empresa proveedor.

El departamento de adquisiciones debe establecer sistemas de retroalimentacin mediante los cuales los
proveedores le comuniquen con anticipacin las entregas que sufrirn retraso, lo cual deber informarse al
departamento de control de materiales, para establecer acciones que contrarresten esta situacin. Este tipo de
solucin de problemas requiere sistemas bien diseados y personas experta en encontrar la solucin ms
acertada.

6.2.

Importancia de la claridad en la informacin y comunicacin.

La requisicin de compra es la forma con la que se solicita al departamento de compras la adquisicin de


materiales, partes, implementos o servicios, segn sea el caso. Es recomendable en este caso, que la
descripcin de los materiales requeridos se haga con toda la claridad posible y en forma minuciosa, para evitar
confusiones al momento de solicitar las cotizaciones con los proveedores.

6.3

El archivo histrico de operaciones.

Despus de haber pasado por todas las etapas de las compras todo lo que resta para la disposicin de
cualquier orden es completar los registros del departamento de compras. Esta operacin comprende ms que
reunir y archivar las copias del departamento de compras de los documentos relacionados a la orden y transferir
a los registros apropiados la informacin que el departamento desea conservar. Lo primero es en su mayor
parte trabajo de rutina. Lo ltimo es problema de criterio, de que si quieren conservar los registros y por cunto
tiempo. Muchas compaas presentan diferencias en las diversas formas y registros y en su importancia. Por
ejemplo, una orden de compra constituye la evidencia de un contrato con una organizacin externa y como tal
debe retenerse mucho ms tiempo que una requisicin, la cual es un memorando interno. El mnimo que un
registro bsico, ya sea manual o por medio del sistema de cmputo debe contener es: registro de la orden de
compra expediente de orden de compra, que contiene una copia de todas las rdenes de compra, archivadas
numricamente archivo de artculos (fecha, vendedor, cantidad, precio, nmero de orden de compra.

7. Compras de bienes de capital


Se refiere a aquellas adquisiciones cuyo gasto, se considera que sea ms apropiado a una cuenta de derechos
a ms de un ao (activo fijo). Se refiere a bienes durables.
Clasificacin de los bienes de capital:

Bienes para mltiples.


Bienes para usos exclusivos.
Bienes de uso menor.

Importancia de los bienes de capital


Son importantes porque cada compra implica sumas substanciales de dinero, se contrata despus de extensas
negociaciones y se deben considerar las ofertas de muchos ms proveedores.
Implica la interaccin de varios miembros de una organizacin de compras, debido a la importancia de los
procesos de fabricacin, a las grandes cantidades de dinero requerido y al carcter poco usual de las compras
de este tipo.
Situaciones que dan origen a las compras de bienes de capital

7.1.

Ms economa en la forma de operar


Superior productividad
Mejor calidad
Confiabilidad en su uso

Investigacin de bienes necesarios para el giro del negocio

7.2.

La adquisicin de bienes nuevos depende en gran parte del giro del negocio.
La distribucin de la planta y el tipo de energa que utilizan los diferentes tipos de bienes, para diversas
operaciones.
Elementos de tipo ingenieril y de produccin

Negociaciones con los proveedores

Lo que se debe negociar en la compra de bienes de capital:

Costo.
Calidad.
Monto de la transaccin.
Servicios a largo plazo.
Garantas.
Manejo de rechazos y materiales defectuosos.
Necesidad de inventarios.

Clusulas sobre almacenamiento.

Negociacin: negociar es una forma bsica de conseguir lo que se requiere de otras empresas o personas. La
comunicacin es en los dos sentidos, lograr acuerdos aun con diferencias.
Elementos de la negociacin:

sujeto: negociante y negociador


objeto: bien o servicio
influencia: la tcnica de c/u de negociar
capacidad de respuesta
acuerdo

Ciclo de la negociacin:

7.3.

Orden de compra
conocer la necesidad
Planear la negociacin
Interaccin con proveedores

Anlisis de factibilidad y retorno de la inversin

Evaluacin de proyectos de inversin


Concepto de inversin:
- punto de vista financiero. Corriente de flujos negativos y positivos que se van a dar en un futuro
incierto y que por lo tanto reconocern un cierto valor en el tiempo.
- punto de vista econmico. Renunciar a un consumo presente en pos de un consumo futuro, estimar la
inversin y las ventajas econmicas a fin de determinar si estas son como mnimo equivalentes a las que
puedan lograrse con otro tipo de inversin.
Por qu se deben evaluar las inversiones? La eleccin acertada de las inversiones es trascendental para su
supervivencia, y esta, a su vez esencial para la obtencin de utilidades.
Caractersticas actuales de las inversiones:
- los requerimientos financieros de las inversiones son cada vez mayores
- el tamao de las empresas cada vez es ms grande
- las inversiones de capital incorporan cada vez mayor tecnologa generando mayor obsolescencia
- la inversiones generan cada vez mayor productividad
- las decisiones de inversin deben cada vez ms competitiva
Anlisis de las inversiones
Las inversiones se pueden analizar desde tres puntos de vista:
Factibilidad tcnica
Se pueden hacer, hay capacidad?

Factibilidad financiera
Tenemos los fondos para realizarlo?
Factibilidad econmica
Es rentable o no, otorgar beneficios o no?
En esta oportunidad analizaremos su factibilidad econmica
Pasos para el anlisis de factibilidad econmica
1- detectar las posibles inversiones y clasificarlas
2- determinar la inversin requerida
3- determinar su vida econmica
4- determinar el riesgo del proyecto
5- determinar los beneficios del proyecto

-anlisis de factibilidad y retorno de la inversin


La factibilidad de un bien capital es: la facilidad, del uso del mismo, la duracin del bien, su capacidad de operar
sin fallas durante su vida til, manteniendo el nivel de calidad especificado por el fabricante.
Anlisis de factibilidad: la factibilidad de un proyecto indica si es posible la realizacin del mismo en base a los
recursos disponibles. Por lo general se consideran los recursos organizacionales o institucionales, humanos,
tcnicos y financieros.
Retorno sobre la inversin en un periodo de tiempo
Tasa interna de retorno de inversin la TIR es una herramienta de toma de decisiones de inversin utilizada
para comparar la factibilidad de diferentes opciones de inversin. Generalmente, la opcin de inversin con la
TIR ms alta es la preferida.

7.4.

Rotacin de materias primas y material de empaque

El manejo de materiales puede llegar a ser el problema de la produccin ya que agrega poco valor al producto,
consume una parte del presupuesto de manufactura. Este manejo de materiales incluye consideraciones de
movimiento, lugar, tiempo, espacio y cantidad. El manejo de materiales debe asegurar que las partes, materias
primas, material en proceso, productos terminados y suministros se desplacen peridicamente de un lugar a
otro.
Cada operacin del proceso requiere materiales y suministros a tiempo en un punto en particular, el eficaz
manejo de materiales. Se asegura que los materiales sern entregados en el momento y lugar adecuado, as
como, la cantidad correcta. El manejo de materiales debe considerar un espacio para el almacenamiento.
El flujo de materiales deber analizarse en funcin de la secuencia de los materiales en movimiento (ya sean
materias primas, materiales en productos terminados) segn las etapas del proceso y la intensidad o magnitud

de esos movimientos. Un flujo efectivo ser aquel que lleve los materiales a travs del proceso, siempre
avanzando hacia su acabado final, y sin detenciones o retrocesos excesivos.
Los factores que afectan el tipo de flujo pueden ser:

medio de transporte externo.


nmero de partes en el producto y operaciones de cada parte.
secuencia de las operaciones de cada componente y nmero de subensambles.
nmero de unidades a producir y flujo necesario entre reas de trabajo.
cantidad y forma del espacio disponible.
influencia de los procesos y ubicacin de las reas de servicio.
almacenaje de materiales.

El anlisis del flujo de materiales es el punto principal de la planeacin de la distribucin de planta, cuando el
movimiento de materiales es una parte mayor del proceso. El caso se presenta cuando los materiales son
grandes y voluminosos, pesados y en altas producciones o si los costos de transporte o manejo son altos,
comparados con los costos de operacin, almacenaje o inspeccin.
Riesgos de un manejo ineficiente de materiales
a. Sobrestada.
La sobrestada es una cantidad de pago exigido por una demora, esta sobrestada es aplicada a las compaas
si no cargan o descargan sus productos dentro de un periodo de tiempo determinado.
b. Desperdicio de tiempo de mquina.
Una mquina gana dinero cuando est produciendo, no cuando est ociosa, si una maquina se mantiene ociosa
debido a la falta de productos y suministros, habr ineficiencia es decir no se cumple el objetivo en un tiempo
predeterminado. Cuando trabajen los empleados producirn dinero y si cumplen el objetivo fijado en el tiempo
predeterminado dejaran de ser ineficientes.

c. Lento movimiento de los materiales por la planta.


Si los materiales que se encuentran en la empresa se mueven con lentitud, o si se encuentran provisionalmente
almacenados durante mucho tiempo, pueden acumularse inventarios excesivos y esto nos lleva a un lento
movimiento de materiales por la planta.

d. Todos han perdido algo en un momento o en otro.


Muchas veces en los sistemas de produccin por lote de trabajo, pueden encontrarse mal colocados partes,
productos e incluso las materias primas. Si esto ocurre, la produccin se va a inmovilizar e incluso los productos
que se han terminado no pueden encontrarse cuando as el cliente llegue a recogerlos.
e. Un mal sistema de manejo de materiales puede ser la causa de serios daos a partes y productos.
Muchos de los materiales necesitan almacenarse en condiciones especficas (papel en un lugar clido, leche y
helados en lugares frescos y hmedos). El sistema debera proporcionar buenas condiciones, si ellas no fueran
as y se da un mal manejo de materiales y no hay un cumplimiento de estas normas, el resultado que se dar
ser en grandes prdidas, as como tambin pueden resultar daos por un manejo descuidado.
f. Un mal manejo de materiales puede dislocar seriamente los programas de produccin.

En los sistemas de produccin en masa, si en una parte de la lnea de montaje le faltaran materiales, se detiene
toda la lnea de produccin del mal manejo de los materiales que nos lleva a entorpecer la produccin de la
lnea haciendo as que el objetivo fijado no se llegue a cumplir por el manejo incorrecto de los materiales.

g. Desde el punto de vista de la mercadotecnia, un mal manejo de materiales puede significar clientes
inconformes.
La mercadotecnia lo forma un conjunto de conocimientos donde est el aspecto de comercializacin, proceso
social y administrativo.
Todo cliente es diferente y para poderlo satisfacer depende del desempeo percibido de un producto para
proporcionar un valor en relacin con las expectativas del consumidor.
Puesto que el xito de un negocio radica en satisfacer las necesidades de los clientes, es indispensable que
haya un buen manejo de materiales para evitar las causas de las inconformidades.
h. Otro problema se refiere a la seguridad de los trabajadores.
Desde el punto de vista de las relaciones con los trabajadores se deben de eliminar las situaciones de peligro
para el trabajador a travs de un buen manejo de materiales, la seguridad del empleado debe de ser lo ms
importante para la empresa ya que ellos deben de sentir un ambiente laboral tranquilo, seguro y confiable libre
de todo peligro. Puesto que si no hay seguridad en la empresa los trabajadores se arriesgaran por cada
operacin a realizar y un mal manejo de materiales hasta podra causar la muerte.
Cinco puntos que deben considerarse para reducir el tiempo dedicado al manejo de materiales:
1)
2)
3)
4)
5)

7.5.

Reducir el tiempo dedicado a recoger el material


Usar equipo mecanizado o automtico
Utilizar mejor las instalaciones de manejo existentes
Manejar los materiales con ms cuidado
Considerar las aplicaciones de cdigo de barras para los inventarios y actividades relacionadas.

Vida til de la maquinaria y reemplazo

Toda empresa para poder operar, para poder desarrollar su objeto social requiere de una serie de activos fijos,
los cuales, como consecuencia de su utilizacin, se desgastan hasta el punto de quedar inservibles.
Algunos activos, por su naturaleza y destinacin, o por el uso que se haga de ellos, pueden tener mayor vida til
que otros.
En trminos generales, la ley ha considerado que los vehculos y computadores tienen una vida til de 5 aos,
la maquinaria y equipo tiene una duracin de 10 aos y las edificaciones y construcciones tendrn una vida til
de 20 aos.
Estos valores, claro est, no son siempre reales, puesto que habrn vehculos que duren ms de 5 aos y otros
que duran menos. Igual con cualquier otro activo.
En el caso de los terrenos, se consideran que su vida til es indefinida, algo que dependiendo de su destinacin
puede o no ser cierto. Es el caso de los terrenos dedicados a la agricultura, estos despus de un tiempo, y si no
se hace el mejor uso de ellos, quedan inservibles, aunque fsicamente siguen existiendo, pero pierden su
utilidad para su propsito inicial.

La vida til es tomada como referencia para la depreciacin de los activos fijos, para lo cual se divide el valor
del activo por su vida til para determinar la alcuota de depreciacin [esto en el mtodo de la lnea recta, pues
existen otros].
La vida til de un activo puede extenderse si se le hacen reparaciones y adiciones, como por ejemplo cuando se
repotencia un vehculo.
El anlisis de reemplazo sirve para averiguar si un equipo est operando de manera econmica o si los costos
de operacin pueden disminuirse, adquiriendo un nuevo equipo.
Adems, mediante este anlisis se puede averiguar si el equipo actual debe ser reemplazado de inmediato o es
mejor esperar unos aos, antes de cambiarlo
Siguiendo con el anlisis que el canal financiero est realizando de los activos fsicos y como complemento a
los artculos hechos en tiempo pasado, se presenta a continuacin un minucioso estudio de la importancia en la
toma de decisiones realizada por el administrador financiero en el momento de reemplazar sus recursos fijos.
El anlisis y planeacin de reemplazo
Un plan de reemplazo de activos fsicos es de vital importancia en todo proceso econmico, porque un
reemplazo apresurado causa una disminucin de liquidez y un reemplazo tardo causa prdida; esto ocurre por
los aumentos de costo de operacin y mantenimiento, por lo tanto debe establecerse el momento oportuno de
reemplazo, a fin de obtener las mayores ventajas econmicas.
Un activo fsico debe ser reemplazado, cuando se presentan las siguientes causas:

Insuficiencia.
Alto costo de mantenimiento.
Obsolescencia.

8. Compra de refacciones
Son indispensables para la organizacin ya que toda empresa debe contar con existencias de refacciones,
puesto que nadie est exento de que llegue a tener la necesidad de contar con una cantidad de las mismas,
para salir adelante en el momento y no parar la produccin.

8.1.

Comprar, reasignar, fabricar, maquilar o adaptar

Concepto, importancia y caractersticas


Cuando se habla de refacciones, se puede hacer referencia a la reparacin, compostura de lo estropeado,
repuesto,
sustituir
una
pieza
por
otra.
Es de vital importancia, debido a lo que puede llegar a representar en caso de que no se cuente con ellos en el
momento oportuno. Le corresponde al departamento de compras encargarse de procurar que se cuente con las
refacciones a tiempo, pudiendo depender de ello la eficiencia en la produccin.
Situaciones que les dan origen
Es conveniente que toda empresa cuente con existencias de refacciones, ya que nadie est exento de que
llegue a sucederle la situacin de que sea necesario contar con una cantidad de las mismas, para salir adelante
en el momento y no se pare la produccin, con todos los inconvenientes implcitos.

Comprar, reasignar, fabricar, maquilar o adaptar.


Comprar: obtener propiedad o servicios por un precio, incluye a la obtencin por intercambio.
Reasignar: volver a asignar, asignar de nuevo.
Fabricar: forjar, inventar.
Maquilar: encargar, mandar a hacer.
Adaptar: acomodar una cosa a otra, acomodarse a las condiciones o circunstancias.
Problemas de sobre existencias
Hay que tener cuidado en que no exista ms de lo debido o comprar ms de lo requerido, pues podra
representar
una
inversin
innecesaria,
muerta
o
improductiva.
Debe haber mucho cuidado para comprobar las especificaciones, con el objeto de estar seguros de que se
obtiene una buena inversin en este tipo de compras.
Cada empresa industrial tiene que decidir entre usar su esfuerzo para fabricar algn artculo o comprarlo. El
criterio para la toma de esta decisin es el costo. Ejemplo: si una pieza puede adquirirse ms barata de lo que
cuesta, conviene desde luego comprarla. En todo caso el costo, para ser comparable con el precio de
adquisicin, debe hacerse sobre el costo total....

8.2.

Negociacin con los proveedores

Lo que se debe negociar en la compra de bienes de capital:


1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Costo.
Calidad.
Monto de la transaccin.
Servicios a largo plazo.
Garantas.
Manejo de rechazos y materiales defectuosos.
Necesidad de inventarios.
Clusulas sobre almacenamiento.

Existencias de seguridad
Las existencias de seguridad son la cantidad promedio de existencias actuales cuando llegan las rdenes de
reabastecimiento. Se puede considerar como el inventario restante que existe a lo largo del ao.
Un enfoque para determinar la existencia de seguridad consiste en utilizar el concepto de nivel de servicio.
El nivel de servicio es el porcentaje del tiempo que un artculo particular se encontrara en existencia cuando se
solicite. La relacin entre el nivel de servicio y la probabilidad de faltante de existencias se expresa como sigue:
Nivel de servicio = 1- probabilidad de faltante de existencias
Poltica eficaz para hacer pedidos
Los gerentes de mantenimiento deben tomar dos decisiones bsicas para la poltica de inventarios: cuando
reordenar y cuanto reordenar. Existen bsicamente dos polticas para reordenar.

La primera se basa en un nivel especfico de inventario (nmero de artculos), por debajo del cual se reordena
un artculo del inventario.
La segunda es una poltica de revisin peridica en la que se ordena un artculo peridicamente en vez de
hacerlo segn un nivel especifico de inventario.
Poltica de ordenamiento para reparaciones
La talla de fallas de una pieza de equipo o de sus componentes vara estadsticamente durante su ciclo de vida.
Esta relacin por lo general muestra un patrn definido, denominado la curva de la tina del bao.
Problemas de la sobre existencia
Problemas compras:

-existen quiebres o sobre stock.


-falta procedimiento para crear cdigos.
-problemas con productos que vienen en pack
-no hay inters por la informacin que aparece en el sistema.
-no se comunica a inventario o recepcin sobre productos que no se vendern y, por lo tanto, son
productos discontinuados.
-sealar al rea de informtica sobre las caractersticas especiales de algunos productos, por ejemplo,
productos pack.
-sealar al rea de informtica sobre productos que no tienen cdigo de barra, para que no exista
dificultad por parte de las/os cajeros/as en elegir el correcto, ya que de lo contrario afecta al stock o a
las ventas.
-falta supervisor para la seccin compras.

Soluciones compras:

-establecer encargado de controlar compras.


-encargado de comunicar a inventario, informtica y recepcin sobre decisiones o informacin que les
compete.
-crear urgentemente procedimiento para compras, que incluya creacin de cdigos, eliminacin de
productos, sistema pack.
-realizar acciones pertinentes para controlar el sistema pack y los cdigos de productos discontinuados,
que por ahora es lo ms urgente.
-informar al rea de inventario sobre futuras compras, para realizar revisiones y conteos.

Problemas de ingresos:
Problemas traspaso entre locales.
-recepcin debe crear procedimiento para el traspaso entre locales.
-mayor control y revisin en los productos que sern enviados.
-errores en el ingreso y la salida de productos en el programa gestin comercial, ya que hasta el
momento
generan
inconsistencias
de
stock.
-contraste entre la fecha de pedido y la fecha de llegada genera problemas de stock, dado que se anota
en el programa la fecha del pedido y no de cuando llega al local.

Soluciones traspaso entre locales.

Se debe crear procedimiento de envi, junto con la planilla.

Debe existir un encargado de realizar los traspasos entre locales para tener mayor control sobre la
operacin.

Problemas devolucin al proveedor:

Falta procedimiento a seguir para las devoluciones.


Existen problemas con el stock de productos.
Soluciones devolucin al proveedor:

Establecer un encargado de las devoluciones al los proveedores.


Problema insumos y transformaciones:

Problemas con stock de productos al no realizarse ingreso de transformaciones o insumos.


No existen procedimientos que especifiquen cada cuanto tiempo se deben ingresar estas
informaciones.
La cantidad de personal existente no permite mantener al da el stock de todos los productos.
No existen planillas que permitan llevar un mejor conteo de las transformaciones o insumos.
Falta control del ingreso de informacin al sistema.
No existen medidas que ayuden a llevar un mayor orden en los productos que se consumirn (insumos)
para las producciones internas.

Soluciones insumos y transformaciones:

Crear procedimiento para el ingreso de informacin.


Crear planilla para el ingreso de insumos y transformaciones por parte del encargado de cada seccin.
Contratar personal necesario para el ingreso de la informacin.
Establecer encargado de control de insumos y transformaciones.
Crear recetas para las producciones internas. De esta forma se lleva una informacin ms plausible.

Problemas inventario:

No hay revisin de los stocks con problemas.


Falta encargado de controlar las labores de tomar inventario y de ingresar insumos y transformaciones.
No existe preocupacin por los productos que ya no se utilizan.
Poca interaccin con informtica.
La digitacin requiere de mucho tiempo, el que puede utilizarse en otros quehaceres.

Soluciones inventario:
Establecer un encargado de realizar informes permanentes de esta rea, dada la trascendencia que
tiene dentro de la empresa.
-Implementacin de artefactos tecnolgicos que faciliten las tomas de inventario.

Problemas consumo interno:

Problemas con planillas escritas a mano, ya que en muchos casos no se entienden bien los nmeros.
Falta un encargado de controlar que se ingresen datos correctos.
Falta creacin de procedimientos y de valores mximos para los consumos internos.
Faltan establecer fechas topes para la entrega de los informes de consumos internos de las secciones.
La planilla ocasiona problemas con algunos datos.

Soluciones consumo interno:

Establecer encargado de revisar los consumos de cada seccin, adems de exigirlos a tiempo para que
se ingresen en el periodo correspondiente.
Crear planilla que no permita la existencia de datos ambiguos.
Crear procedimiento para consumos internos que incluya, como completar planilla, tiempos de entrega,
valores estimados para consumos internos, entre tres.
Anlisis financiero de stocks en partes y refacciones, su asociacin contra costos de seguridad
Compra de artculos de oficina y enseres
Mobiliario y equipo de oficina
Los artculos de oficina y enseres, en un concepto amplio, son todos los bienes que se encuentran dentro de un
establecimiento y que sirven de forma directa o indirecta, para el correcto desempeo de las actividades que se
llevan a cabo.
Enseres
Se refiere a toda clase de artculos, que se van necesitando durante la operativa misma de la empresa
(artculos de oficina).

9.1.

Planeacin y estadstica de consumo

Objetivo
La funcin principal de la planificacin de necesidades de material es la de supervisar stocks y, en concreto,
crear automticamente propuestas de pedidos para el departamento de compras y de fabricacin (rdenes
previsionales, solicitudes de pedido repartos). El objetivo se alcanza con ayuda de varios mtodos de
planificacin de necesidades, cada uno de los cuales utiliza procedimientos diferentes.
La planificacin de necesidades sobre consumo se basa en valores de consumo pasados y utiliza el pronstico
u otros procedimientos estadsticos para establecer necesidades futuras. Los procedimientos de la planificacin
de necesidades sobre consumo no se remiten al plan maestro de produccin. Es decir, el clculo de
necesidades netas no se lanza por necesidades primarias planificadas ni por una necesidad secundaria. El
clculo se lanza cuando los niveles de stock caen por debajo de un punto de pedido predefinido o por
necesidades de pronstico calculadas mediante valores de consumo pasados.

Notas de implementacin

Los procedimientos de planificacin de necesidades sobre consumo son sencillos procedimientos de


planificacin de necesidades que pueden utilizarse para alcanzar o fijar objetivos con relativamente poco
esfuerzo. Por lo tanto, estos procedimientos de planificacin se utilizan en reas sin fabricacin propia y/o en
centros de produccin para la planificacin de piezas b y c y materiales auxiliares y para consumo.
Los requisitos para implementar la planificacin de necesidades sobre consumo son las siguientes:
Si se utilizan necesidades de pronstico, el comportamiento de consumo debera ser bastante constante o lineal
con pocas irregularidades.
La gestin de stocks debe funcionar bien y debera estar siempre actualizada.
Integracin
La planificacin de necesidades sobre consumo est integrada en el componente gestin de materiales. Para
acceder a las funciones del sistema de planificacin de necesidades sobre consumo desde el men SAP easy
access, seleccione logstica.
Caractersticas

Mtodos de planificacin de necesidades


En la planificacin de necesidades sobre consumo, el usuario dispone de los mtodos de planificacin
de necesidades siguientes:
Mtodo de punto de pedido
Planificacin estocstica
Planificacin de necesidades peridica

Creacin de propuestas de pedido


La clase de propuesta de pedido que se debe crear automticamente en el proceso de planificacin depende de
la clase de aprovisionamiento del material. Para la fabricacin propia, el sistema siempre crea una orden
previsional. Para el aprovisionamiento externo, el planificador de necesidades puede seleccionar entre una
orden previsional y una solicitud de pedido. Si el planificador de necesidades selecciona una orden previsional,
sta debe convertirse posteriormente, en un paso separado, en una solicitud de pedido para que est disponible
en compras.
La ventaja de crear una orden previsional es que el planificador de necesidades tiene ms control sobre las
propuestas de aprovisionamiento. El departamento de compras no puede pedir el material hasta que el
planificador de necesidades haya verificado y convertido la propuesta de pedido. Cuando se crea una solicitud
de pedido, sta se pone a disposicin inmediata del departamento de compras, que asume entonces la
responsabilidad de la disponibilidad del material y los stocks en almacn.
Planificacin a nivel de centro o para reas de planificacin de necesidades
Puesto que la planificacin de material suele efectuarse a nivel de centro, en la planificacin se tiene en cuenta
todo el stock disponible en el centro (de ahora en adelante denominado stock en almacn disponible). Sin
embargo, los stocks procedentes de almacenes individuales pueden excluirse de la planificacin de
necesidades o pueden planificarse de forma independiente. Estos stocks no se incluirn en la planificacin de
necesidades de material a nivel de centro. Por otra parte, los stocks de artculos en consignacin procedentes
del proveedor siempre se incluyen en la planificacin de necesidades.
Tambin puede realizarse una planificacin de necesidades de material para reas de planificacin de
necesidades individuales. Ya pueden definirse las reas de planificacin de necesidades. Esto significa, por

ejemplo, que se pueden agrupar varios almacenes en un rea de planificacin de necesidades y realizar la
planificacin de necesidades de material para dicha rea.
Clculos del tamao del lote
Los clculos del tamao del lote estndar estn disponibles en el sistema r/3. No obstante, el usuario tambin
puede integrar sus propias frmulas con facilidad y sin esfuerzo.
Ejecucin de planificacin automtica
La ejecucin de planificacin automtica determina las infra coberturas y crea los elementos de
aprovisionamiento apropiados. El sistema crea notas para las piezas crticas y las situaciones de excepcin que
proporcionan al usuario la informacin necesaria para procesar los resultados de la planificacin.

9.2.

Revisin peridica de cotizaciones

Hoy en da con las adquisiciones de empresas mundiales e internacionales, hasta dentro de un negocio
pequeo hay que contar con una planeacin exacta o contemplar la idea de mantener abastecidos cualquier
material o producto que haga falta para no afectar ninguna parte del proceso que se lleva a cabo, y de esta
manera poder vender la mercanca. Es importante considerar los diferentes modelos y estrategias que existen
dentro de la administracin de una empresa u organizacin, ya que con la utilidad de nuevos mtodos se
pueden ahorrar perdidas dentro del negocio y de igual manera una mejor produccin.
Se hacen notar diferentes estrategias que se tienen entre ellas estn los inventarios que sirven para contabilizar
ya sea productos o bienes inmuebles dentro de una organizacin, cmo observamos los inventarios en
nuestros das? De manera muy sencilla puede hacer falta despensa en el hogar para esto hay que planificarlo
en una lista se anota el producto faltante para despus adquirirlo con los proveedores que en este caso sern
las tiendas comerciales, otro seria el sistema de revisin peridica en estos sistemas cada x das, se revisa el
stock y se pide lo necesario para volver a tener un cierto nivel. Por ejemplo: cuando un producto o bien est
siendo demandado o gastado aqu entra la revisin en un tiempo calculado que se tiene que adquirir el producto
faltante en un tamao igual que el anterior, este sistema cmo entrara en nuestros das?, si estamos haciendo
un pequeo trayecto en autobs podemos sacar nuestra lista de las prximas cosas que haremos en el
transcurso de un tiempo definido y ver si hay alguna que se pueda tachar porque ya se hizo. Quiz entre
estacin y estacin nos d tiempo de revisar un par de listas. Es un simple ejemplo de este tipo de sistema.
As mismo est la revisin continua es cuando el inventario se sita por debajo de cierto nivel conocido como
punto de pedido, la empresa solicita siempre una misma cantidad que se denomina: lote econmico o lote
ptimo. Cada vez que se consume algo de material, se verifica el stock. En el momento que est por debajo de
un cierto nivel (punto de emisin del pedido), se debe disparar un nuevo pedido.
En un sistema de revisin continua la posicin de existencias se monitorea cada vez que hay una transaccin,
cuando la posicin de existencias cae por debajo de un punto de orden predeterminado, se coloca una orden de
pedido con la cantidad fijada, ya que la cantidad es fija el tiempo entre pedidos variara de acuerdo a la
naturaleza aleatoria de la demanda.

Existencia de seguridad.
Las existencias de seguridad son la cantidad promedio de existencias actuales cuando llegan las rdenes de
reabastecimiento. Se puede considerar como el inventario restante que existe a lo largo del ao.
Un enfoque para determinar la existencia de seguridad consiste en utilizar el concepto de nivel de servicio.

El nivel de servicio es el porcentaje del tiempo que un artculo particular se encontrara en existencia cuando se
solicite. La relacin entre el nivel de servicio y la probabilidad de faltante de existencias se expresa como sigue:
Nivel de servicio = 1- probabilidad de faltante de existencias
Poltica eficaz para hacer pedidos
Los gerentes de mantenimiento deben tomar dos decisiones bsicas para la poltica de inventarios: cuando
reordenar y cuanto reordenar. Existen bsicamente dos polticas para reordenar.
La primera se basa en un nivel especfico de inventario (nmero de artculos), por debajo del cual se reordena
un artculo del inventario.
La segunda es una poltica de revisin peridica en la que se ordena un artculo peridicamente en vez de
hacerlo segn un nivel especifico de inventario.

10. Control de existencias.

10.1.

Control estadstico de consumos.

Se puede llevar de 2 maneras:


Sistema de revisin contina. Es un sistema en cual la posicin de las existencias se monitorea despus de
cada transaccin (o en forma continua). Cuando la posicin de la existencia cae por debajo de un punto de
orden predeterminado (o punto de reorden), se coloca una orden por una cantidad fija. Dado que esta cantidad
es fija, el tiempo entre rdenes variara dependiendo de la naturaleza aleatoria de la demanda. Al sistema de
revisin continua se llama algunas veces q o sistema de cantidad fija de orden.
Sistema de revisin peridica. La existencia disponible se revisa a intervalos fijos. Cuando se realiza la
verificacin, de la existencia disponible es "rebautizada" como un nivel objetivo de inventario. El nivel objetivo se
fija para cubrir la demanda hasta la siguiente revisin peridica mas el tiempo de entrega del embarque. Se
ordena una cantidad variable dependiendo de cuanto se necesita para colocar la existencia disponible en el
objetivo. El sistema de revisin peridica con frecuencia recibe el nombre de p de control de inventario, el
sistema de intervalo .orden. Fijo, el sistema periodo. Orden. Fijo, o simplemente el sistema peridico.

10.2.

Programas de resurtido.

Sistema de revisin continua y cantidad fija de reabastecimiento. Se establece un nivel de existencias de


seguridad dentro del tiempo de entrega si se experimentan proporciones de utilizacin promedio.
Las rdenes de reabastecimiento se colocan por una cantidad fija y predeterminada que se programa para ser
recibida hacia el final del tiempo de entrega de los suministros. Los parmetros que definen un sistema de
cantidad fija de reabastecimiento son la cantidad fija ordenada en un momento dado y el punto de
reabastecimiento.
Sistema de reabastecimiento peridico. Otro sistema de control al que tambin se recurre comnmente consiste
en fijar el ciclo de reabastecimiento en lugar de la cantidad a reabastecer. En dichos sistemas la condicin del
inventario es revisada en forma peridica y se emite una orden por una cantidad que permite reabastecer los

inventarios hasta alcanzar un nivel mximo planeado. La cantidad a ordenar, por tanto vara de un periodo de
revisin al siguiente.
Sistema optimo de reabastecimiento. Tambin pueden encontrarse en la prctica sistemas de control que
combinan los ciclos regulares de revisin y los puntos de reabastecimiento. En estos sistemas, los niveles de
existencias son revisados en forma peridica, pero las rdenes se expiden solamente cuando los inventarios
alcanzan un nivel predeterminado de reabastecimiento. * importante: el control estadstico de consumo y los
programas de reabastecimiento son los mismos porque el reabastecer implica consumir, lo que los diferencia es
que en el primero se lleva o se vaca todo lo que se consume de materia prima a unas grficas en relacin a un
periodo de tiempo que se elija.

10.3.

Demandas cclicas de produccin.

Una demanda cclica en la produccin se refiere al uso o consumo continuo, con una periodicidad ms o menos
regular de los materiales o productos, originndose con ello que surja la necesidad de implementar medidas
que aseguren el puntual abastecimiento de los materiales requeridos nuevamente. Por lo anterior, la
responsabilidad recae directamente en el departamento de compras, ya que se encarga de conseguir y surtir los
productos y servicios requeridos por la produccin, adems de negociar y pactar las entregas conforme a la
demanda peridica o programada por la produccin para darle continuidad a las operaciones internas de la
empresa.
10.4. Anlisis de mermas y rechazos de control de calidad.
Una piedra angular del control de calidad es uso de mtodos estadsticos para tomar decisiones. En muchos
casos, se puede salvar bastante con el simple hecho de tomar una muestra ms que realizar una inspeccin del
100%. En otros casos no existe alternativa, y lo nico que queda por hacer es tomar una muestra.
Se tiene disponibles 2 tipos distintos de mtodos estadsticos: muestreo de aceptacin y control de proceso.
El muestreo de aceptacin se aplica a la inspeccin por lotes donde se toma una decisin para aceptar o
rechazar un lote de materiales sobre la base de un muestreo aleatorio sacado del lote. Este tipo de inspeccin
se lleva a cabo despus de que se ha terminado la produccin.
El muestreo de control de proceso se utiliza durante la produccin mientras el producto se est fabricando. La
decisin en este caso es si debe continuar proceso o se debe detener la produccin y buscar la causa posible
de los defectos, los cuales se pueden deber a materiales, al operador o a la maquina. Esta decisin se basa en
muestras aleatorias peridicas que se toman del proceso. Una vez que un proceso est bajo control estadstico,
debe permanecer as a no ser que se presente una causa asignable.

10.5.

Exactitud y oportunidad en la informacin de compras para la eficiente toma de decisiones.

Uno de los principales factores de importancia para la toma de decisiones es el proveer la informacin de
manera precisa, correcta, y completa para que de esta forma se pueda concentrar en una oportunidad de
decisin.
Muchas veces los productos tienen ciertas fallas y poco alcance por la falta de informacin que se le provee al
cliente. La competencia entre empresas no slo incluye la necesidad de difundir el nombre de una marca a los
clientes finales, sino de proveer informacin necesaria que les motive y les haga saber las diferencias a favor de
nuestra empresa para que logren tomar una decisin y finalmente comprar el producto.

En el caso de control de existencias es lo mismo, tener a informacin precisa para no tener errores al momento
de generar resurtidos y de inventariar. Las grandes empresas llevan altos estndares de control de inventario
para protegerse de sobre inventariado y robos de inventario.

11. La tica en la funcin de compras y abastecimientos.

11.1.

Concepto.

La tica nos ayuda a encontrar una balanza entre el bien y el mal de los actos humanos, en el caso de las
compras, siendo actos humanos, la tica nos ayudar a calificar la relevancia y repercusin de las compras.
Entendamos un poco mejor dejando en claro que la tica comercial es aquel sistema que genera sus propios
estndares y normas en los cuales convienen una mayora sustancial de empresarios.

11.2.

Importancia.

La tica tiene mucha importancia porque establece ciertas reglas, conductas, y cdigos con el fin de beneficiar a
los intereses de una empresa o grupo comercial.

Por ejemplo:
-establecer un cdigo de conducta el cual ser un conjunto de leyes que rijan la forma de actuar de toda
persona ante una sociedad o grupo basndose en valores y principios que esta misma sociedad establece.
-establecer las responsabilidades, derechos y obligaciones de cada integrante de esa sociedad, grupo,
empresa, etc.

11.3.

Caractersticas.

Debe basarse en :
Honestidad e integridad
acciones correctas ante los dems
otorgar derecho a la lealtad individua

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