Acta de Constitucin del Proyecto

Qu es el Acta de Constitucin del Proyecto?

El acta de constitucin del proyecto es un documento de inicio, en el cual se
definen entre otros los siguientes aspectos de un proyecto:
-

El alcance, el tiempo y los costos

El anlisis de los involucrados
La estructura de gobernabilidad
El equipo responsable del proyecto

El acta de constitucin del proyecto ofrece una visin preliminar de los roles y
responsabilidades de los principales interesados y determina la autoridad del
lder de proyecto.

Importancia del Acta de Constitucin del Proyecto

El acta de constitucin del proyecto es un documento de gran relevancia ya
que sirve como una referencia para el futuro del proyecto y para comunicar el
propsito del proyecto a lo diferentes stakeholders. La creacin y la aprobacin
del Acta por la Junta Directiva dan inicio formal al proyecto y asigna la
autoridad para utilizar los recursos de la organizacin en las actividades del
proyecto.
Un acta de constitucin del proyecto bien escrita es una poderosa herramienta
diaria para juzgar la efectividad del esfuerzo desarrollado. sta se convierte en
una brjula que mantiene firmemente al equipo enfocado en los objetivos
establecidos una vez que ha comenzado el proyecto. Un acta bien elaborada se
convierte en punto de referencia para resolver disputas, evitar desviaciones,
juzgar el potencial de las nuevas ideas que surjan a lo largo del proyecto, medir
del progreso, y mantener el desarrollo del equipo enfocado en los resultados
finales.

Cmo se desarrolla el Acta de Constitucin del Proyecto?

Desarrollar el acta de constitucin del proyecto consiste en crear un
documento que organice la informacin generada durante la fase de diseo y
que la represente en un formato simple, corto y de fcil uso.
En muchos de los casos el acta es desarrollada y aprobada por el patrocinador
o financiador del proyecto, es decir, aquella persona o grupo que proporciona o
autoriza el uso de los recursos financieros para llevar a cabo el proyecto.
Para crear este documento es menester contar con diversos insumos, los
cuales proporcionarn la informacin necesaria para el desarrollado del acta.
Dichas entradas pueden ser el perfil del proyecto, la matriz de resultados, la
matriz de stakeholders y aquellos documentos de aprobacin del proyecto.
Usualmente la creacin de este documento implica la utilizacin del juicio de
expertos, es decir, el juicio o experiencia proporcionada por una persona o
grupo con conocimientos especializados en la materia o mbito en que se
desarrollar el proyecto. Estos expertos pueden ser internos o externos a la
organizacin ejecutante, y tal juicio y experiencia ser importante para analizar
la informacin con que se cuenta.
Figura 1 Proceso para la creacin del Acta de Constitucin del Proyecto.
Entradas
Herramientas y
Salidas
Tcnicas
- Perfil del Proyecto
- Desarrollo del
- Acta de
- Matriz de
acta
constitucin del
Resultados
- Juicio de
proyecto
- Documentos de
expertos
aprobacin del
proyecto
- Matriz de
stakeholders
Una vez desarrollada el acta de constitucin, sta deber como mnimo definir
el contenido del alcance, presupuesto, tiempo y objetivos del proyecto.
Es importante mencionar que el acta no es un documento que detalle
exhaustivamente el proyecto, tampoco trata de sustituir otros documentos de
la fase de diseo y aprobacin del proyecto. El contenido del acta puede variar
de acuerdo al mbito de aplicacin, las caractersticas, magnitud y complejidad
del proyecto mismo.

Componentes
Generalmente el acta constitutiva de un proyecto de desarrollo contiene los
siguientes elementos:

Racionalidad y propsito del proyecto: lo que el proyecto desea cumplir o

el problema que debe resolver.
Objetivos del proyecto: breve descripcin de los objetivos del proyecto y
del impacto esperado.
Estrategia del proyecto:
- Breve descripcin del modelo de intervencin.
- Alcance (productos ms importantes) y lmites del alcance (lo que no
incluye el proyecto).
- Cronograma resumido de hitos.
- Resumen del presupuesto.
- Riesgos, supuesto y restricciones de alto nivel.
Estructura de gobernabilidad: descripcin de las condiciones que
permitirn el desarrollo exitoso del proyecto a travs de una clara
definicin de roles, responsabilidades y autoridad.
Gerencia y equipo de proyecto: Nombres y roles de los miembros que
ejecutarn el proyecto.
Mecanismo de control de cambios y monitoreo: la manera en que se
analizarn y aprobarn los cambios al proyecto, y la forma en que se
llevar a cabo el monitoreo del proyecto.

Referencias:
Rodolfo Siles, PMP y Ernesto Mondelo, PMP, Gua de Gestin de Proyectos
para Resultados PM4R, 2 edicin, BID-INDES, 2012.
http://webstyleguide.com/wsg3/1-process/8-project-charter.html
http://pmstudent.com/project-charter-how-important-is-it/