CURSO DE

EXCEL
Administracin Listas y
Bases de Datos

Expositor:

DANIEL ALVAREZ BRAVO

dab.consultas@gmail.com

99-867-9583

Captulo 1
MANEJO DE BASES DE DATOS
1.1. DEFINICIN Y CREACIN DE UNA BASE DE DATOS
Una base de datos es una coleccin de informacin agrupada por un tema
comn. Para MS-Excel una base de datos es una Lista que consta de filas con
encabezados que contienen conjuntos de informacin similares. La Lista se
considera como una simple base de datos donde las filas son los registros
(conjunto de campos relacionados) y las columnas los campos (cada uno de los
conceptos en que se descompone un conjunto de informacin).
Para MS-Excel existen 2 tipos de bases de datos: Las externas, como Access,
dBase, Paradox, FoxPro, Approach, SQL Server, Oracle y las Internas, bases de
datos que residen en las hojas de trabajo. El presente manual mostrar como
trabajar con bases de datos internas.
Muchos usuarios sienten indiferencia hacia las caractersticas relacionadas con
bases de datos de MS-Excel, sencillamente porque el trmino bases de datos
implica algo complejo y difcil de aprender. Esta percepcin fue reforzada por el
hecho que las primeras versiones de MS-Excel eran realmente complejas. A
partir de Ms-Excel 97 hasta la versin 2002-XP (la 2003 ya est en versin
Beta), se han simplificado mucho las caractersticas de las bases de datos
convirtindose en una herramienta poderosa, a la vez que sencilla, para resolver,
casos verdaderamente complejos. Las siguientes son algunas razones por las
que conviene conocer como administra Excel sus bases de datos internas:
Buena parte de la funcionalidad de bases de datos en Excel se aprende con
mucha facilidad.
Las caractersticas de bases de datos de Excel pueden ayudar a dividir,
analizar y producir informes aunque los datos estn almacenados en una
base externa.
Casi todas las tablas de datos en las hojas de trabajo se pueden manejar
como bases de datos.
LIMITACIONES
Ms-Excel proporciona importantes facilidades para ingresar, modificar, analizar
y manejar los datos, sin embargo existen limitaciones inherentes a todos los
programas de hojas de clculo de las que se debe tomar nota antes de
seleccionarlos (por ejemplo, Excel) como el sitio adecuado para almacenar datos:
Una hoja de trabajo est limitada a 256 columnas y 65,536 filas.
Slo un usuario puede tener acceso a una base de datos interna, a la vez.
Lograr la integridad de datos (no permitir texto en columnas numricas)
requiere de macros y cajas de dilogo personalizadas.
Toda la base de datos debe estar en memoria (a menos que se est accesando
a una base de datos externa).
Los datos almacenados en hojas de trabajo tienden a consumir mucho ms
espacio en disco que los almacenados en bases de datos externas (una hoja
de trabajo almacena frmulas, formatos, grficos, etc.) mientras que los
manejadores de bases de datos (DBMS - DataBase Manager System)
convencionales almacenan datos puros.

CREAR UNA LISTA EN LA HOJA DE CLCULO

MS-Excel cuenta con una serie de caractersticas automticas que facilitan la
administracin y el anlisis de los datos de una lista. Para aprovechar al
mximo introduzca la informacin considerando lo siguiente:
La lista puede tener como mximo 256 columnas y 65,536 filas.
Los ttulos de columna deben ser ingresados en la primera fila, MS-Excel
utilizar dichos ttulos para crear informes, buscar y organizar datos.
No se debe tener ms de una lista en la hoja de clculo ya que algunas
caractersticas de administracin como el filtrado slo pueden usar una sola
lista.
Se debe dejar por lo menos una columna y una fila en blanco entre la lista y
los dems datos de la hoja, ello permitir que MS-Excel pueda seleccionar la
lista automticamente cuando ordene, filtre o inserte subtotales automticos.
Para obtener mejores resultados, evitar guardar datos importantes a la
izquierda o derecha de la lista ya que podran ocultarse al filtrarla.
Se debe utilizar bordes de celdas para insertar lneas debajo de los ttulos de
columna, no filas en blanco o filas que contengan lneas punteadas.
Utilice un formato para los ttulos de columna y otro para los datos.
La lista debe ser diseada de tal modo que todas las filas tengan elementos
similares en la misma columna.
No se debe agregar espacios extra al principio de una celda porque afectaran
los procesos de bsqueda y ordenamiento.

1.2. MANTENIMIENTO DE UNA LISTA USANDO FORMULARIO

Una ficha de datos es una ventana de dilogo que se puede emplear para ver,
editar, agregar o eliminar registros de una lista o base de datos, o para
encontrar registros especficos basados en criterios de bsqueda determinados.
USO DE UN FORMULARIO
Ingrese los ttulos de columna en la hoja de clculo. Si desea campos
calculados ingrese las frmulas respectivas donde sea necesario.
Seleccione la fila que contiene los ttulos de columna.
Seleccione la secuencia DATOS, FORMULARIO.
Aparecer una ventana de dilogo mostrando el primer registro.
Ingrese los datos correspondientes al primer registro y luego haga un Clic en
el botn Nuevo. Siga el mismo procedimiento para los dems registros.
Cuando termine de ingresar todos los registros haga un Clic en el botn
"Cerrar".
BOTONES DEL FORMULARIO
ELIMINAR .................. Permite eliminar un registro.
EDITAR ...................... Permite efectuar cambios en un registro.
RESTAURAR ............... Permite dejar sin efecto los cambios de un registro.
CRITERIOS ................ Permite buscar registros en funcin de una condicin.
BUSCAR ANTERIOR .... Retrocede un registro.
BUSCAR SIGUIENTE ... Avanza un registro.

1.3. ORDENAR UNA BASE DE DATOS

MS-Excel permite reorganizar las filas de una lista segn el contenido de una o
ms columnas.
Colocar el cursor en cualquier celda de la lista.
Seleccionar la secuencia DATOS, ORDENAR, MS-Excel seleccionar
automticamente toda la lista. En caso de que desee ordenar slo una parte
de la lista deber seleccionar dicho rango.
Elija la columna que desea utilizar como "Primer Criterio" indicando si desea
que el ordenamiento sea ascendente o descendente.
Haga lo mismo para el "Segundo Criterio" y "Tercer Criterio".
Haga un Clic en el botn ACEPTAR.
Mtodo Abreviado:
Si solamente necesita ordenar por una sola columna, coloque el cursor en
una celda de la columna que desea ordenar y haga un Clic en el botn
ORDEN ASCENDENTE o el botn ORDEN DESCENDENTE.
CRITERIOS DE ORDENACIN
Podr ordenar una lista en orden ascendente, descendente o usando un criterio
de ordenacin personalizado. El contenido y los tipos de datos determinarn
cmo se ordena un valor.
Criterio de Ordenacin Ascendente:
Nmeros, del menor nmero negativo al mayor nmero positivo; fechas y
horas, de la ms antigua a la ms reciente.
Valores de Texto, se ordenan los nmeros introducidos como texto primero
y luego el texto normal.
Valores lgicos, FALSO y luego VERDADERO.
Valores de error, como #VALOR o #NOMBRE?, en el orden en que fueron
encontrados.
En blanco.
Criterio de Ordenacin Descendente:
Cuando se seleccione el criterio de ordenacin descendente, MS-Excel
ordenar los valores en el orden contrario al ascendente, salvo en el caso de
las celdas en blanco, que siempre se ordenan al final.
USO DE CRITERIOS DE ORDENACIN PERSONALIZADO
Seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, OPCIONES y haga un Clic en la ficha
"Listas".
En la opcin Listas Personalizadas elija la opcin Nueva Lista.

 En la opcin "Entradas de Lista" escriba el primer elemento del criterio de

ordenacin que desea crear. Introduzca los elementos en orden ascendente.
Pulse la tecla [ENTER].
Escriba el resto de los elementos del criterio de ordenacin que desea crear.
Pulse la tecla [ENTER] para separar cada entrada de la lista.
Haga un Clic en el botn "Agregar" para guardar la nueva lista.
El programa mostrar la lista en el cuadro Listas Personalizadas.
Si desea aadir otras listas, repita el procedimiento y cuando termine haga
un Clic en el botn ACEPTAR.
El nuevo criterio de ordenacin personalizado se convertir en una opcin
que se podr seleccionar en la casilla Orden del Primer Criterio de la ventana
de dilogo Opciones de Ordenacin.

1.4. FILTRAR DATOS DE UNA LISTA

El filtrado constituye un mtodo fcil y rpido para encontrar subconjuntos de
datos en una lista y trabajar con ellos. A diferencia de los ordenamientos, el
filtrado no reorganiza los datos, slo oculta provisionalmente las filas que no
desea mostrar.
USO DE FILTROS AUTOMTICOS
Coloque el cursor dentro de la base de datos.
Seleccione la secuencia DATOS, FILTROS, FILTRO AUTOMTICO.
MS-Excel colocar flechas desplegables directamente en todos los ttulos de
columna de la lista. Si desea filtrar una lista usando ciertas columnas,
deber seleccionarlas antes.
Haga un Clic en la flecha de una de las columnas y aparecer una lista de
todos los elementos nicos de la columna.
Seleccione un Elemento de la Lista (se llama "Criterio del Filtro"), MS-Excel
ocultar todas las filas que no contienen el valor seleccionado.
Para mostrar todos las filas ocultas de una lista seleccione la secuencia
DATOS; FILTROS, MOSTRAR TODO.
Para mostrar todas las filas ocultas y eliminar las flechas del filtro automtico
seleccione la secuencia DATOS, FILTROS, FILTRO AUTOMTICO.

USO DE CRITERIOS PERSONALIZADOS

Haga un Clic en la opcin "Personalizadas" de la lista desplegable.
Aparecer la ventana de dilogo "Filtros Personalizados", ingrese los criterios
que desee especificar y haga un Clic en el botn ACEPTAR.

FILTRAR UNA LISTA CON CRITERIOS COMPLEJOS

Un rango de criterios permite filtrar datos usando dos tipos de criterios
complejos:

Criterios de Comparacin, que permiten mostrar las filas que contienen

valores especificados o valores que corresponden a los lmites establecidos.
Criterios Calculados, que evalan una columna seleccionada de la lista contra
valores no contenidos en la misma.
Establezca su rango de criterios. Coloque dicho rango encima o debajo de la
lista para que no quede oculto cuando filtre la lista. Dicho rango deber estar
formado por una fila con los ttulos de criterio y por lo menos una fila de
criterios.
Coloque el cursor dentro de la base de datos.
Seleccione la secuencia DATOS, FILTROS, FILTRO AVANZADO.
Aparecer la ventana de dilogo "Filtro Avanzado".
Ingrese el rango que contiene la lista que desea filtrar en la opcin "Rango de
la Lista", si se coloco el cursor dentro de la lista quedar seleccionada
automticamente.
Ingrese el rango que contiene el o los criterios que desea utilizar en la opcin
"Rango de Criterios", asegrese de incluir los ttulos de columna.
Haga un Clic en el botn ACEPTAR. MS-Excel ocultar temporalmente todas
las filas que no cumplan con los criterios especificados.
Si desea copiar los datos filtrados en otro lugar haga un Clic en la opcin
"Copiar en otro lugar" e ingrese el rango respectivo en la opcin "Copiar en" de
la ventana de dilogo "Filtro Avanzado".

TIPOS DE CRITERIOS DE COMPARACIN

Para encontrar datos que contengan un valor exacto, escriba el texto, el
nmero, la fecha o los valores lgicos en la celda correspondiente debajo del
ttulo criterios.
Si introduce texto como criterios, MS-Excel encontrar todos los elementos
que comiencen con ese texto.
Para coincidir slo el texto especificado, escriba la frmula ="Texto" donde
Texto es el texto que desea hacer coincidir.
Para encontrar valores de texto que compartan ciertos caracteres, utilice los
caracteres comodn:
? (signo de interrogacin) para encontrar cualquier carcter nico en la
misma posicin que el signo de interrogacin.
* (asterisco) para encontrar cualquier nmero de caracteres en la misma
posicin que un asterisco.
~ (tilde) seguido de ?, * o ~ para encontrar un signo de interrogacin, un
asterisco o una tilde.
Para mostrar slo las filas comprendidas dentro de ciertos lmites, utilice
un operador de comparacin seguido de un valor en la celda debajo del
ttulo de criterios.

 Introduzca todos los criterios en la misma fila para buscar los datos que
cumplan con todos los criterios en esa fila.
Introduzca un ttulo de columna ms de una vez si desea buscar datos que
cumplan ms de un criterio para la misma columna.
Introduzca criterios en filas distintas para buscar los datos que cumplan
todos los criterios en la primera o segunda fila.
Podr utilizar una frmula de la hoja de clculo para especificar criterios.
Una frmula permite introducir criterios calculados con valores ajenos a la
lista.
La frmula que introduzca deber crear los valores lgicos VERDADERO o
FALSO. Cuando se filtre la lista, slo se mostrarn las filas que contienen
valores que producen VERDADERO.
La frmula introducida deber referirse por lo menos a una columna de la
lista. Introduzca la Referencia Relativa a la Celda en la primera fila de la
lista de esa columna.
Si nombra la frmula del criterio calculado, utilice como ttulo de criterio
un texto que no sea un ttulo de columna existente.
TRABAJO CON UNA LISTA FILTRADA
Si desea imprimir una lista filtrada, MS-Excel slo considerara los datos
visibles.
Si utiliza el botn AUTOSUMA para calcular el total de un rango, MS-Excel
considerara solamente los datos visibles. Si se cambia de filtro o se
muestra toda la informacin el total se actualizar.
Podr crear un grfico considerando slo los datos presentados. Dicho
grfico mantendr un vnculo con los datos fuente de la lista, de tal
manera que si muestra todos los datos, el grfico cambiar incluyendo
todos los datos presentados.
Cuando se realice un ordenamiento slo se reorganizarn las filas
presentadas. Las filas ocultas no sern desplazadas de sus posiciones
originales.
Trabajo con rango de criterios Criterios Mltiples
Algo muy importante en el manejo avanzado de bases de datos es el rango de
criterios (Rango de celdas que contiene un conjunto de condiciones de bsqueda
que se utilizan con el comando Filtro avanzado (men Datos, submen Filtros)
para filtrar datos de una lista. Un rango de criterios est formado por una fila de
rtulos de criterio y, como mnimo, una fila que defina las condiciones de
bsqueda).
Ejemplos de criterios de filtros avanzados
Los criterios de filtro avanzado pueden incluir varias condiciones aplicadas a
una sola columna, varios criterios aplicados a varias columnas y condiciones
creadas como resultado de una frmula.
Tres o ms condiciones en una sola columna
Si incluye tres o ms condiciones en una sola columna, escriba los criterios en
filas independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, el siguiente rango
de criterios presenta las filas que contienen "Daz", "Ramrez" o "Saavedra" en la
columna Vendedor.
Vendedor
Daz
Ramrez
Saavedra

Criterios de dos o ms columnas

Para buscar datos que cumplan una condicin en dos o ms columnas,
introduzca todos los criterios en la misma fila del rango de criterios. Por ejemplo,
el siguiente rango de criterios presenta todas las filas que contienen "Fruta" en
la columna Tipo, "Daz " en la columna Vendedor y valores de ventas superiores
a 1,000.00.
Tipo
Fruta
Nota

Vendedor
Daz

Ventas
>1000

Tambin puede especificar varias condiciones para diferentes columnas y

presentar slo las filas que cumplan todas las condiciones mediante el
comando Autofiltro del men Datos.
Para buscar datos que cumplan una condicin de una columna o una condicin
de otra, introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por ejemplo, el
siguiente rango de criterios presenta todas las filas que contienen "Fruta" en la
columna Tipo, "Daz " en la columna Vendedor o valores de ventas superiores a
1,000.
Tipo
Fruta

Vendedor

Ventas

Daz
>1000
Para buscar filas que cumplen una de dos condiciones en una columna y una de
dos condiciones en otra, introduzca los criterios en filas independientes. Por
ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen Daz en
la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 3,000 o las filas del
vendedor Ramrez con valores de ventas superiores a 1,500.
Vendedor Ventas
Daz
>3000
Ramrez
>1500

Condiciones creadas como resultado de una frmula

Puede utilizar como criterio un valor calculado resultado de una frmula. Si
emplea una frmula para crear un criterio, no utilice un rtulo de columna como
rtulo de criterios; conserve este rtulo vaco o utilice uno distinto a un rtulo de
columna de la lista. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta filas
que contienen un valor en la columna G superior al promedio de las celdas
E5:E14; no utiliza rtulo de criterios.
=G5>=PROMEDIO($E$5:$E$14)
Notas

La frmula que utilice para generar una condicin debe hacer referencia al
rtulo de columna (por ejemplo, Ventas) o a la referencia del campo
correspondiente en el primer registro. En el ejemplo, G5 hace referencia al
campo (columna G) del primer registro (fila 5) de la lista.
En la frmula puede utilizar un rtulo de columna en lugar de una referencia
relativa a celda o un nombre de rango. Si Microsoft Excel presenta el error
#NOMBRE? en la celda que contiene el criterio, puede ignorarlo, ya que no
afecta a la forma en que se filtra la lista.

Ejemplos Varios: Se tomar como base de datos, la presentada a continuacin:

A

HIJOS

SBAS

FECNAC

LISTADO DE TRABAJADORES DE LA EMPRESA

2
3

APELLIDOS

NOMBRE

4 TANG MONTENEGRO DANIEL

DIRECCION

DISTRITO

JR. NAPO 467

SEXO ECIVIL

BREA

750.00

21-Sep-93
28-May-93

5 SANCHEZ ORTIZ

OSCAR

JR. IQUIQUE 358

BREA

1,900.00

6 CANELO SALDAA

BEATRIZ

AV. EMANCIPACION 799

MIRAFLORES

420.00

24-Dic-93

7 RAMIREZ BANDAN

JULIO

AV. DEL PARQUE 234

MIRAFLORES

570.00

31-Dic-93

8 BAUTISTA FLOREZ

PILAR

AV. AREQUIPA 678

MIRAFLORES

280.00

4-Sep-93

JR. PASTAZA 3454

210.00

29-May-99

790.00

9-Jun-95

1,200.00

2-Ago-93

9 CALDERON SANCHEZ ANDRES

10 LEON ALCAZAR

ALBERTO AV. PERU 4567

PUEBLO
LIBRE
SAN BORJA

11 ORTIZ CHIMA

LUIS

SAN BORJA

12 CESPEDES MERINO

DANIEL

AV. SANCHEZ CERRO

454
JR. RIO NEGRO 466

SAN ISIDRO

780.00

4-Dic-95

13 RAMIREZ SANCHEZ

OSCAR

JR. ANDALUCIA 356

SAN ISIDRO

2,500.00

13-Oct-96

14 MERINO COELLO

PAOLA

AV. CANADA 896

SAN ISIDRO

1,500.00

22-Oct-92
10-Ene-01

15 GAMARRA OCHOA

JOSE

AV. BRASIL 4567

SURCO

350.00

16 CORIA ROBLES

LUISA

AV. LOS SAUCES 4566

SURCO

1,500.00

5-Abr-95

17 PALOMINO CASAS

MARIA

AV. SAN MARTIN 345

SURCO

3,200.00

18-Abr-00

18 PALOMINO CASAS

ZOILA

AV. SAN MARTIN 346

SURCO

3,500.00

10-Ene-73

19

Distrito igual a Surco Y Estado Civil distinto de D (Divorciado)

DISTRITO ECIVIL
SURCO
<>D
Estado Civil es distinto de S (Soltero) Y adems distinto de C (Casado)
ECIVIL
ECIVIL
<>S
<>C
Distrito igual a Surco O Sexo es igual a F (Femenino)
DISTRITO SEXO
Surco
F
Distrito debe comenzar con S, Sexo es igual a M (Masculino) y FECNAC es
posterior al 10/1/73
FECNAC
DISTRITO SEXO
S*
M
>10/1/93
Distrito igual que Surco o es igual que Brea o es igual que Miraflores
DISTRITO
SURCO
BREA
MIRAFLORES
Distrito es igual que Surco y SBAS sea mayor que 1,000 o donde Distrito es
igual que Surco y FECNAC sea posterior al 20/12/01
FECNAC
DISTRITO SBAS
SURCO
>1000
SURCO
>20/12/01

10

Criterios Calculados
Son criterios de bsqueda que provienen del resultado de una frmula. Al
ingresarlos se debern tener en cuenta las siguientes condiciones:

Se introducen mediante frmulas que devuelven los valores lgicos

VERDADERO o FALSO.
No se pueden escribir debajo de una celda con un nombre de campo.
Deben ingresarse en una celda vaca debajo de otra que contenga un texto,
pero que no coincida con ningn encabezado de la base de datos.
No pueden referirse a los nombres de los campos de la base de datos,
deben referirse a las celdas de la fila situadas debajo de los encabezados
de campo de dicha base de datos.
Si las frmulas hacen referencia a la etiqueta de la lista de datos, deben
utilizarse referencias relativas a la celda situada debajo de dicha etiqueta.
Si las frmulas hacen referencia a celdas situadas fuera del rango de la
lista de datos, deben utilizarse referencias absolutas, o al menos mixtas,
siendo la referencia de la fila absoluta.

Ejemplo: Se desea crear un rango de criterios que se emplear para mostrar los
registros donde el sueldo sea mayor que el valor que especifique el usuario.
A

SBAS

FECNAC

LISTADO DE TRABAJADORES DE LA EMPRESA

2
3

SEXO

ECIVIL

HIJOS

4 TANG MONTENEGRO DANIEL

APELLIDOS

NOMBRE

JR. NAPO 467

BREA

750.00 21-Sep-93

5 SANCHEZ ORTIZ

OSCAR

JR. IQUIQUE 358

BREA

1,900.00 28-May-93

6 CANELO SALDAA

BEATRIZ

AV. EMANCIPACION 799 MIRAFLORES

420.00 24-Dic-93

7 RAMIREZ BANDAN

JULIO

AV. DEL PARQUE 234

MIRAFLORES

570.00 31-Dic-93

8 BAUTISTA FLOREZ

PILAR

AV. AREQUIPA 678

MIRAFLORES

280.00

210.00 29-May-99

9 CALDERON SANCHEZ ANDRES

DIRECCION

DISTRITO

4-Sep-93

JR. PASTAZA 3454

PUEBLO LIBRE

10 LEON ALCAZAR

ALBERTO

AV. PERU 4567

SAN BORJA

790.00

9-Jun-95

11 ORTIZ CHIMA

LUIS

SAN BORJA

1,200.00

2-Ago-93

780.00

4-Dic-95

12 CESPEDES MERINO

DANIEL

AV. SANCHEZ CERRO

454
JR. RIO NEGRO 466

SAN ISIDRO

13 RAMIREZ SANCHEZ

OSCAR

JR. ANDALUCIA 356

SAN ISIDRO

2,500.00 13-Oct-96
1,500.00 22-Oct-92

14 MERINO COELLO

PAOLA

AV. CANADA 896

SAN ISIDRO

15 GAMARRA OCHOA

JOSE

AV. BRASIL 4567

SURCO

16 CORIA ROBLES

LUISA

AV. LOS SAUCES 4566

SURCO

1,500.00

17 PALOMINO CASAS

MARIA

AV. SAN MARTIN 345

SURCO

3,200.00 18-Abr-00

18 PALOMINO CASAS

ZOILA

AV. SAN MARTIN 346

SURCO

3,500.00 10-Ene-73

350.00 10-Ene-01

19
20 Mostrar clientes con el sueldo mayor
a
21

1000

SUELDO
=H4> $C$20

Observaciones:
El nombre del campo del rango de criterios es distinto al rtulo SBAS de la base de
datos.
Cuando la comparacin se refiere a una celda que est fuera de la base de datos
(D21), se utilizarn referencias absolutas.
Con frecuencia las frmulas empiezan haciendo referencia a la celda que est
debajo de los rtulos de campo (ej. H4) y no a las celdas de los encabezados
mismos.

11

5-Abr-95

El valor resultante a mostrar en la celda F20 ser VERDADERO o FALSO. En el

cuadro anterior se muestra la frmula en forma de texto, pero al ingresar la misma
el resultado ser FALSO.

Otros ejemplos:
Para una mejor interpretacin se colocarn las referencias de celda correspondientes a
cada campo del primer registro de la base de datos. Con ellas se iniciarn dichas
frmulas.
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9

Rtulo de campo
APELLIDOS
NOMBRES
DIRECCION
DISTRITO
SEXO
ECIVIL
HIJOS
SBAS
FECNAC

Ref. de celda 1er. Registro

A4
B4
C4
D4
E4
F4
G4
H4
I4

Recuerde que despus de introducida la frmula se mostrar el resultado de la misma

como VERDADERO O FALSO.
1

NACIDOS-AGOSTO
=MES(I4) = 8

NACIDOS-1974
=AO(I4) = 1974
MAYORES- 30 Aos
=ENTERO((HOY () -I4) / 365) > 30

Filtra los registros de los

nacidos en el mes de Agosto.
Esto es posible slo con
frmulas
Filtra los registros de los
nacidos en el ao 1974.
Filtra los registros segn
FECNAC mayores a 30 aos

1.5. FUNCIONAMIENTO DE LOS SUBTOTALES AUTOMTICOS

Los subtotales automticos son una manera rpida de resumir datos en una
lista o base de datos. No ser necesario introducir frmulas. Al utilizar los
grupos de datos, MS-Excel calcular automticamente los valores del subtotal y
total general, insertando y titulando los totales y esquematizando la lista.
Agrupar las filas de los elementos cuyo subtotal va a calcular.
Seleccione la secuencia DATOS, SUBTOTALES.
MS-Excel seleccionar toda la base datos y utilizar los ttulos de columna
para identificar los elementos que desea agrupar y los valores que desea
resumir.
Aparecer la ventana de dilogo "Subtotales" con las siguientes opciones:
Para cada cambio en
Haga un Clic en la flecha desplegable para especificar la columna que
contiene los grupos para los cuales desea subtotales. Asegrese de que la
columna seleccionada sea la columna que utiliz para ordenar la lista.
Usar funcin
Le permitir calcular el subtotal usando la funcin seleccionada. Por omisin
usa la funcin Suma para valores numricos o la funcin Cuenta para
valores de texto. El subtotal calculado aparecer debajo de la columna
seleccionada en el cuadro "Agregar subtotal a".

12

FUNCIONES PARA SUBTOTALES

SUMA ................. Permite obtener la suma de los elementos.
CUENTA ............. Permite obtener la cantidad de valores que no son blanco.
PROMEDIO ......... Permite obtener el promedio de los elementos en el grupo del

subtotal.

MX .................. Permite obtener el valor numrico ms grande en el grupo

del subtotal.

MN ................... Permite obtener el valor numrico ms pequeo en el grupo

del subtotal.
PRODUCTO ........ Permite obtener el producto de todos los valores del grupo

del subtotal.
obtener la cantidad de registros o filas que
contienen datos numricos en el grupo del subtotal.
DESVEST ........... Permite obtener una estimacin de la desviacin estndar de
una poblacin basado en una muestra, donde el grupo del
subtotal es la muestra.
DESVESTP ......... Permite obtener la desviacin estndar de una poblacin,
donde el grupo del subtotal es toda la poblacin.
VAR ................... Obtiene una estimacin de la varianza de una poblacin
basada en una muestra, donde el grupo del subtotal es la
muestra.
VARP ................. Obtiene la varianza de una poblacin donde el grupo del
subtotal es toda la poblacin
Agregar subtotal a
Le permite especificar la columna en la que desea que aparezca el subtotal.
Puede seleccionar ms de una columna.
Reemplazar subtotales actuales
Se utiliza para reemplazar todos los subtotales de la lista con los nuevos
subtotales seleccionados. Desactive esta opcin para conservar los subtotales
actuales e insertar nuevos subtotales.
Salto de pgina entre grupos
Inserta automticamente un salto de pgina antes de cada grupo de datos
para los cuales se hace un subtotal.
Resumen debajo de los datos
Ubica las filas titulares y la fila del total general debajo de los datos
asociados. Desactive esta opcin para insertar las filas de subtotal y del total
general encima de los datos detallados.
Eliminar todos
Haga un Clic en este botn para eliminar todos los subtotales de la lista
actual.
CUENTA NM. .... Permite

Haga un Clic en el botn ACEPTAR. MS-Excel insertar una fila de subtotales

para cada grupo de elementos idnticos en la columna seleccionada.
Para utilizar mas de una funcin a la vez:
Seleccione la secuencia DATOS, SUBTOTALES y elija la funcin que desea en
la opcin "Usar Funcin", luego haga un Clic en el botn ACEPTAR.
Elija la misma secuencia nuevamente y elija otra funcin, desactivando la
opcin "Reemplazar subtotales actuales". Luego haga un Clic en el botn
ACEPTAR.
Para Ocultar o Mostrar los datos en una Lista de Subtotales:
Cuando se muestran los subtotales automticos, MS-Excel automticamente
esquematiza la lista agrupando las filas de detalle con cada fila de subtotal
asociada y las filas de subtotales con la fila del Total General. Mostrar los
smbolos del esquema para permitir ver la organizacin de la lista y ocultar o
mostrar datos detallados rpidamente.
Para ocultar las filas de detalle de un slo grupo de subtotal, haga un Clic en
el smbolo OCULTAR DETALLE.

13

 Para volver a mostrar las filas ocultas, haga un Clic en el smbolo MOSTRAR
DETALLE.
Para la creacin de Totales avanzados usando Funciones:
Utilice las funciones para hoja de clculo para mostrar valores resumidos de
celdas o de filas que satisfagan ciertos criterios.
Para resumir slo los valores que satisfacen criterios complejos, use las
funciones de base de datos, en cuyo caso ser necesario crear un rango de
criterios.

14

Captulo 2
ANLISIS DE DATOS A PARTIR DE LISTAS Y TABLAS
2.1. USO DE TABLAS DINMICAS
Uno de los mayores retos en el mundo real es la necesidad de obtener
informacin a partir de grandes cantidades de datos. Las tablas dinmicas
proporcionan una manera fcil de resumir y analizar datos usando tcnicas
especiales de manipulacin directa. Derivan su nombre del hecho de que pueden
cambiar su diseo pivoteando (En la versin en Ingls se les conoce como Pivot
Tables) encabezados de fila y columna dinmicamente. Una definicin puede ser
la siguiente: Se llama Tabla Dinmica a la hoja de clculo interactiva que se usa
para resumir y analizar grandes cantidades de datos usando el formato y
mtodos de clculo elegidos. Podr actualizarse cada vez que cambien los datos
fuente originales.
Los datos originales permanecern intactos y la tabla
dinmica se conservar en la hoja de clculo donde fue creada.
Una tabla dinmica puede crearse a partir de datos fuente de:
Una lista o una base de datos de Microsoft Excel.
Una base de datos externa, por ejemplo, una tabla o un archivo creados en
una aplicacin o en un sistema de administracin de bases de datos
independiente de Microsoft Excel.
Diversos rangos de consolidacin de Microsoft Excel.
Otra tabla dinmica en el mismo libro de trabajo.
Una vez creada una tabla, los datos se podrn redistribuir, organizar y analizar
arrastrando y colocando los campos en la tabla dinmica. Tambin se podrn
incluir subtotales, cambiar la funcin de resumen de un campo o seleccionar un
clculo personalizado para la tabla dinmica.
CREACIN DE UNA TABLA DINMICA
Seleccione la secuencia DATOS, TABLAS DINMICAS.
Aparecer el "Asistente para Tablas Dinmicas", conjunto interactivo de
ventanas de dilogo que lo guiarn para que pueda elegir los datos fuente y la
distribucin que desee usar para la tabla dinmica.
Indique el tipo de datos fuente que desea utilizar, de acuerdo a la siguiente
lista:
Lista o base de datos de MS-Excel.
Fuente de datos externa tales como MS-Access, MS-FoxPro, Dbase, etc..
Rangos de consolidacin mltiples.
Otra tabla dinmica.
Indique la ubicacin de los datos fuente: ingrese el rango de la hoja que desee
utilizar incluyendo los ttulos de columna o nombres de campo.
Organice la distribucin de la tabla dinmica: arrastre a las reas de FILA y
COLUMNA los campos que desea utilizar como ttulos y arrastre al rea de
DATOS los campos cuyos datos desea resumir.
Indique donde desea que aparezca la tabla dinmica, basta con ingresar la
celda de la esquina superior izquierda. Podr colocarla en cualquier hoja o
libro de trabajo.
Haga un Clic en el botn TERMINAR para crear la tabla dinmica.

15

Grficamente, se presentan los 3 pasos para crear una Tabla dinmica

usando el Asistente del Excel XP.

Definimos el origen de los datos

Definimos el origen de los datos

Dnde queremos el resultado...?

Por ltimo

16

Estructuramos la TD arrastrando campos

y obtenemos un resultado como el siguiente..
Suma de
Cantidad

Ciudad

Edad

Barcelona Bilbao

31
32
33
34
36
37
38
39
40
41
42
43
45
47
Total general

Madrid

74.000
35.000
350.000
370.000
160.000
130.000
105.000
75.000

80.000
140.000

275.000
176.000
691.000

529.000

750.000

Total
general
Sevilla
Valencia
55.000
55.000
210.000
950.000
1.234.000
35.000
89.000
439.000
55.000
425.000
160.000
540.000
63.000
603.000
130.000
185.000
75.000
140.000
145.000
145.000
275.000
176.000
894.000
1.213.000
4.077.000

ACTUALIZACIN DE UNA TABLA DINMICA

Si cambia los datos de la lista o tabla fuente, podr actualizar o renovar la tabla
dinmica sin volver a crearla.
Seleccione una celda en la tabla dinmica.

17

 Seleccione la secuencia DATOS, ACTUALIZAR DATOS o haga un Clic en el

botn ACTUALIZAR DATOS de la Barra de Herramientas Query y Tabla
Dinmica.
ELIMINAR UNA TABLA DINMICA
Seleccione toda la tabla dinmica incluyendo los campos de pgina.
Seleccione la secuencia EDICIN, BORRAR, TODO.
Este procedimiento no tiene ningn efecto sobre los datos fuente.

2.2. CREACIN DE UN GRFICO A PARTIR DE UNA TABLA

DINMICA
Se podr crear un grfico que muestre los mltiples niveles de categoras en una
tabla dinmica. Cuando se oculten o muestren detalles en la tabla o cuando se
muevan campos, estos cambios se reflejarn automticamente en el grfico.
SUGERENCIAS PARA CREAR UN GRFICO
La tabla dinmica no debe tener ms de dos campos de filas y dos campos de
columnas.
Elimine totales y subtotales de la tabla dinmica antes de crear el grfico.
No es posible trazar abscisas u ordenadas con elementos de campos de
pgina. Las pginas individuales de una tabla si podrn representarse
grficamente.
PASOS PARA CREAR UN GRFICO
Seleccione toda la tabla incluyendo campos de columna y de fila, no incluya
ningn campo de pgina.
Haga un Clic en el botn ASISTENTE PARA GRFICOS.
Haga un Clic en la hoja de clculo para anclar el grfico.
Seleccione el tipo de grfico que desea y asigne los elementos de tabla
dinmica a abscisas y series.
MS-Excel asignar automticamente la dimensin de la tabla dinmica
(dimensin de fila o de columna) con el mayor nmero de campos al eje de
abscisas (X) en el grfico.
Ingrese los siguientes elementos de informacin que solicite el Asistente y
luego haga un Clic en el botn TERMINAR.

2.3. PERSONALIZACIN DE UNA TABLA DINMICA

AGREGAR UN CAMPO DE FILA, DE COLUMNA O DE PGINA
Para agregar detalles a los datos existentes en una tabla dinmica agregue un
campo de fila o de columna. Para mostrar subconjuntos menores de datos,
utilice campos de pgina. Para agregar un campo de fila, de columna o de
pgina:
Seleccione una celda en la tabla dinmica y luego haga un Clic en el botn
ASISTENTE PARA TABLAS DINMICAS de la Barra de Herramientas Query y
Tabla Dinmica.
Aada los campos deseados con el Asistente.
Tambin podr agregar una fila de detalle o un campo de columna haciendo
Doble-Clic en un elemento del campo ms interno de una fila o columna.
Luego seleccione de la lista el campo que desea agregar.
Empleo

(Todas)

Suma de
Salario

Seccin

Departamento

Copiadoras

18

Fax

Impresoras

Total
general

Administracin
Contabilidad
Diseo
I+D
Ingeniera
Mercado
Total general

190017,04
135170,16
84048,93
131557,04
623231,66
416602,85
1580627,68

183078,12
140385,21
98273,49
123695,68
526064,24
298295,74
1369792,48

235797,76
146317,86
59024,91
240527,83
714100,37
527848,5
1923617,23

608892,92
421873,23
241347,33
495780,55
1863396,27
1242747,09
4874037,39

ELIMINAR UN CAMPO DE FILA, DE COLUMNA O DE PGINA

Seleccione el campo de fila, de columna o de pgina que desea eliminar.
Arrstrelo fuera del rea dinmica.
CAMBIAR EL MTODO DE CALCULAR LOS DATOS EN UNA TABLA
DINMICA
Cada celda en el rango de datos de una tabla dinmica contiene un valor que
resumen los datos de la lista o de la tabla fuente. La funcin predeterminada
usada por MS-Excel para calcular el valor de cada celda es SUMA, si el campo
contiene datos numricos, y CUENTA si contiene texto.

2.4. CONSOLIDACIN DE DATOS

MS-Excel le permitir recopilar los datos de una o ms hojas extensas en una
sola, es decir la consolidacin se utiliza para acumular y resumir datos de mas
de una fuente. Los datos podrn encontrarse en libros independientes, en el
mismo libro o en la misma hoja. Podr definir solamente una tabla de
consolidacin en una hoja de clculo.
Para consolidar debe definir las reas Fuente (rangos donde se encuentra la
informacin que se consolidar) y un rea de Destino (rango que contendr la
informacin consolidada).
Podr especificar hasta 255 reas fuente para una tabla. No ser necesario que
los libros de trabajo de las reas fuente estn abiertos durante la consolidacin.
Las celdas que contienen texto en el rea fuente se considerarn en blanco
(excepto en la consolidacin por categora) y si incluye celdas con frmulas, MSExcel slo consolida los valores resultantes ignorando las frmulas.
CONSOLIDAR POR POSICIN
Consolide los datos por posicin cuando los datos de todas las reas de origen se
organicen en un orden y una ubicacin idnticos; por ejemplo, si cuenta con

19

datos de una serie de hojas de clculo creadas desde la misma plantilla, puede
consolidar los datos por posicin.
Puede configurar la consolidacin de modo que se actualice automticamente
cuando cambien los datos de origen, pero no podr modificar qu celdas y
rangos se incluyen en la consolidacin. Tambin puede actualizar la
consolidacin manualmente, lo que le permitir cambiar las celdas y los rangos
incluidos en ella.
Consolidar datos por posicin cuando categoras similares de datos ocupan
posiciones relativas idnticas en cada rea fuente.
Seleccione el un rea de destino en donde la informacin recopilada pueda
aparecer. El destino puede estar en la misma hoja de clculo que los datos
fuente, en otra hoja de clculo o en otro libro de trabajo.
Seleccione la secuencia DATOS, CONSOLIDAR.
En la opcin Funcin seleccione la funcin de resumen que desea utilizar
para consolidar los datos. Por omisin asume la funcin SUMA.
Haga un Clic en el botn Agregar.
Repita el procedimiento para todas las reas que desea consolidar.
Seleccione la casilla Crear Vnculos con Datos Fuente para actualizar la
tabla de consolidacin automticamente cuando cambien los datos fuente.
Haga un Clic en el botn ACEPTAR.

Consolidar por Posicin

CONSOLIDAR POR CATEGORA
Consolide los datos por categoras si desea resumir un conjunto de hojas de
clculo que tienen los mismos rtulos de filas y columnas pero organizan los
datos de forma diferente. Este mtodo combina los datos que tienen rtulos
coincidentes en cada hoja de clculo.
Puede configurar la consolidacin de modo que se actualice automticamente
cuando cambien los datos de origen, pero no podr modificar qu celdas y
rangos se incluyen en la consolidacin. Como alternativa, puede actualizar la
consolidacin manualmente, lo que le permitir cambiar las celdas y los rangos
incluidos en ella. Consolide datos por categora cuando las reas fuente
contengan datos similares en ubicaciones relativas diferentes y un nmero
diferente de filas o columnas de datos en cada categora.

20

 Seleccione el un rea de destino en donde la informacin recopilada pueda

aparecer. El destino puede estar en la misma hoja de clculo que los datos
fuente, en otra hoja de clculo o en otro libro de trabajo. Si escribi ttulos de
categora incluir dichas celdas.
Seleccione la secuencia DATOS, CONSOLIDAR.
En la opcin Funcin seleccione la funcin de resumen que desea utilizar
para consolidar los datos. Por omisin asume la funcin SUMA.
En la opcin Referencia defina las reas fuente que desea consolidar.
Haga un Clic en el botn Agregar.
Repita el procedimiento para todas las dems reas.
Si la primera fila de las rea fuente contienen ttulos, seleccione la casilla
Fila Superior bajo Usar rtulos en. Si la columna de la izquierda es la
que contiene los ttulos, seleccione la casilla Columna Izquierda bajo
Usar Rtulos en. Las dos casillas pueden seleccionarse en una sola
consolidacin.
Seleccione la casilla Crear Vnculos con Datos Fuente para actualizar la
tabla de consolidacin automticamente cuando cambien los datos fuente.
Haga un Clic en el botn ACEPTAR.
Podr anular una consolidacin sin vnculos con la secuencia EDICIN,
DESHACER inmediatamente despus de consolidar, pero no podr emplear la
misma secuencia para anular una consolidacin vinculada.

21

Captulo 3
SOLUCIN DE PROBLEMAS EN EL ANLISIS DE DATOS
3.1. BSQUEDA DE OBJETIVOS
Cuando busque respuestas a las preguntas que pasara si?, tal vez desee saber
cual sera el resultado de una frmula si solo cambiara una variable. Por
ejemplo, podra necesitar saber cuanto tendra que incrementar las ventas para
alcanzar un objetivo concreto de ingresos operativos, o cuanto tendra que dar
como desembolso inicial para comprar una casa. Cuando necesite determinar el
cambio de una variable para dar una respuesta concreta a una frmula, puede
utilizar la bsqueda de un objetivo. En este proceso puede trabajar con las
ecuaciones o frmulas a la inversa. Introduzca su valor de objetivo, seleccione la
variable que desea cambiar y luego deje que el programa encuentre el valor de
variable que le permitir alcanzar el objetivo deseado. En resumen, la bsqueda
de objetivos, se utiliza para encontrar la variable que necesita una frmula para
obtener un resultado determinado.
Procedimiento
Seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, BUSCAR OBJETIVO.
Utilice la opcin "Definir la Celda" para especificar la celda que contiene la
frmula para la cual se desea encontrar una solucin. Puede ser una
referencia o un nombre.
Utilice la opcin "Con el Valor" para ingresar el nuevo valor al que se desea
llegar.
Utilice la opcin "Cambiando la Celda" para especificar la celda cuyo valor
MS-Excel cambia a fin de lograr el resultado deseado. La frmula para la
cual se desea encontrar una solucin debe referirse, directa o indirectamente,
a esta celda. Puede ingresarse una referencia de celda o un nombre
Haga un Clic en el botn ACEPTAR. Aparecer una ventana indicando el
estado de la bsqueda y las siguientes opciones:
PAUSA ..................Utilice este botn para detener la bsqueda del objetivo.
PASO A PASO ........Haga un Clic en este botn para avanza paso a paso por el
proceso de bsqueda del objetivo.
CONTINUAR ..........Utilice este botn para continuar el clculo despus de una
pausa.
Haga un Clic en el botn ACEPTAR para reemplazar el valor de la celda
especificada en el cuadro "Cambiando la celda" con el nuevo valor.

3.2. ANLISIS ESTADSTICO DE DATOS

MS-Excel proporciona un juego de funciones especiales para anlisis
denominadas Herramientas para Anlisis.
Dichas funciones comprenden
anlisis estadsticos que pueden ser utilizados en varios tipos de datos, as como
anlisis diseados especficamente para aplicaciones tcnicas.
USO DE HERRAMIENTAS PARA EL ANLISIS DE DATOS
Antes de utilizar una herramienta para anlisis, deber introducir y organizar
en filas o columnas los datos que desea analizar. Dicha disposicin ser el
rango de entrada.
Podr incluir un ttulo al texto en la primera celda de una fila o columna,
para identificar las variables.

22

 Los resultados sern presentados en una Tabla de Resultados en la hoja

dependiendo de la funcin de anlisis que se este utilizando. Si se ingresaron
ttulos, sern utilizados en la tabla de resultados.
Podr guardar la tabla de resultados en la misma hoja o en otra nueva.
HERRAMIENTAS,
ANLISIS
DE
DATOS
Seleccione
la
secuencia
(COMPLEMENTOS).
Seleccione el nombre de la funcin que desea y haga un Clic en el botn
ACEPTAR.
Especifique los rangos de entrada y de salida y cualquier otra opcin que sea
necesaria.
FUNCIONES PARA EL ANLISIS DE DATOS
ESTADSTICAS

Anlisis de varianza de un factor.

Anlisis de varianza de dos factores con varias muestras por grupo.
Anlisis de varianza de dos factores con una sola muestra por grupo.

Covarianza
Coeficiente de correlacin.
Estadstica descriptiva.
Generacin aleatoria de nmeros.
Histograma.
Jerarqua y percentil.
Suavizacin exponencial.
Media mvil.
Regresin.
Prueba F para varianza de dos muestras.
Prueba t para medias de dos muestras emparejadas.
Prueba t para dos muestras suponiendo varianzas iguales.
Prueba t para dos muestras suponiendo varianzas desiguales.

Prueba z para medias de dos muestras.

REGRESIN
La funcin Regresin permite realizar un anlisis de regresin lineal. La
regresin permite ajustar una lnea a una serie de observaciones utilizando el
mtodo de mnimos cuadrados. La regresin se utiliza en una amplia variedad
de aplicaciones con el objeto de analizar la forma en que una sola variable
dependiente se ve afectada por los valores de una o ms variables
independientes.
Dependiendo de las opciones seleccionadas durante la utilizacin de la funcin
Regresin, el programa generar los siguientes resultados:
Una tabla de resumen, incluyendo una tabla de anlisis de varianza, una
estimacin del error tpico de y, coeficientes, el error tpico de coeficientes, los
valores del coeficiente de determinacin R2 y el nmero de observaciones.
Una tabla de anlisis de los residuales que puede comprender residuos,
residuos estndar y valores pronosticados.
Un grfico de residuales para cada variable independiente con respecto al
residuo.
Un grfico de la curva de regresin ajustada con los valores observados.
Un grfico de probabilidad normal.
Una tabla de resultados de datos de probabilidad, de dos columnas, que
muestra los valores de la variable dependiente y los percentiles utilizados
para generar el trazado de probabilidad normal.

3.3. USO DE GRFICOS EN EL ANLISIS DE DATOS

AGREGAR UNA LNEA DE TENDENCIA A UNA SERIE DE DATOS
A una serie de datos de un grfico se le podr agregar una lnea de tendencia
con el fin de mostrar la tendencia o la direccin de los datos de dicha serie. Las
lneas de tendencia son tiles para analizar problemas de pronstico, tambin

23

conocidos con el nombre de Anlisis de Regresin. Adems suelen utilizarse

para presentar medias mviles, las cuales reducen las fluctuaciones de los datos
para mostrar con claridad el diseo o la tendencia.
Para crear una lnea de tendencia:
Active el grfico y seleccione la serie a la que desea agregar una lnea de
tendencia.
Seleccione la secuencia INSERTAR, LNEAS DE TENDENCIAS.
Aparecer una ventana de dilogo con las siguientes opciones:
Tipo
Seleccione el tipo de lnea que desea entre las opciones: Lineal, Polinmica,
Logartmica, Exponencial, Potencial y Perodo media mvil.
Opciones
Nombre de la lnea de tendencia
Proporciona un nombre a la lnea de tendencia; se presenta en la leyenda.
Puede ser: Automtico (MS-Excel da un nombre a la lnea de tendencia
basado en el tipo seleccionado y en la serie con la que se asocia) y
Personalizado (escriba el nombre que desea, hasta 256 caracteres).
Extrapolar
Disponible slo para los tipos de regresin (no para la media mvil). Tiene las
opciones: Hacia adelante - perodos (el nmero de puntos (unidades para
los grficos XY) que la lnea de tendencia proyecta hacia el futuro o fuera del
eje) y Hacia atrs - perodos (el nmero de puntos (unidades para los
grficos XY) que la lnea de tendencia proyecta hacia el pasado o hacia el eje
y).
Sealar interseccin
Disponible slo para algunos tipos de regresin. El punto en el que la lnea
de tendencia se encuentra con el eje y.
Presentar ecuacin en el grfico
Presenta la ecuacin de regresin de la lnea de tendencia en el rtulo Lnea
de tendencia en el grfico. Depender del tipo de grfico.
Presentar el valor R cuadrado en el grfico
Presenta el valor de R cuadrado de la lnea de tendencia en el rtulo Lnea de
tendencia en el grfico. Se prefiere en muchos casos el ms cercano a 1.
Haga un Clic en el botn ACEPTAR.
Para eliminar una lnea de tendencia:
Seleccione la lnea de tendencia que desea eliminar.
Seleccione la secuencia EDICIN, BORRAR.
Luego elija Lneas de
Tendencia.

3.4. AUDITORA
MS-Excel proporciona caractersticas que le ayudan a detectar problemas en las
hojas de clculo.
La mayora estn como comandos o en la barra de
herramientas Auditora.

24

BARRA DE HERRAMIENTAS AUDITORA

Los botones de esta barra facilitan la solucin de problemas usando
rastreadores y otras caractersticas de auditora.
Para mostrar la barra de herramientas auditora:
Seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, AUDITORA, MOSTRAR BARRA DE
AUDITORA.

Aparecer la barra con los siguientes botones:

Rastrear un nivel precedente
Dibuja flechas desde todas las celdas que proporcionan valores directamente
a la frmula en la celda activa (precedentes).
Quitar un nivel de precedentes
Elimina un nivel de flechas rastreadoras de precedentes de la hoja de clculo
activa.
Rastrear un nivel dependiente
Dibuja flechas desde la celda activa a celdas con frmulas que usan los
valores de la celda activa (dependientes).
Quitar un nivel de dependientes
Elimina un nivel de flechas rastreadoras de dependientes de la hoja de
clculo activa.
Quitar todas las flechas
Elimina todas las flechas rastreadoras de la hoja de clculo activa.
Rastrear este error
Dibuja una flecha desde las celdas que pueden haber causado el error hasta
el valor de error en la celda activa.
Mostrar notas
Presenta el cuadro de dilogo Notas para que pueda adjuntar texto o
comentarios de audio a una celda.
Mostrar ventana de informacin
Presenta la ventana de informacin.
CARACTERSTICAS DE RASTREO
La caracterstica de rastreo de precedentes, de dependientes y de errores
muestra una representacin grfica del flujo de clculos en la hoja. Podr ver
rpidamente las celdas que utiliza una frmula seleccionada para sus clculos

25

(precedentes) , o podr ver todas las frmulas que utilizan el valor de una celda
seleccionada (dependientes).
Los precedentes son celdas a las que hace referencia una frmula directamente.
Las dependientes son celdas que contienen frmulas que se refieren a otras
celdas indirectamente.
Los precedentes y dependientes tambin pueden
describirse como directos o indirectos.
Un precedente directo es una celda a la que se refiere una formula en la celda
activa. Un precedente indirecto es una celda a la que se refiere una formula en
una celda precedente directa o indirecta.
Seleccione

HERRAMIENTAS,
AUDITORA,
RASTREAR
la
secuencia
PRECEDENTES para dibujar flechas desde todas las celdas que contienen

valores, directamente hasta la frmula ubicada en la celda activa

(precedentes).
Seleccione
la
secuencia
HERRAMIENTAS,
AUDITORA,
RASTREAR
DEPENDIENTES para dibujar flechas desde la celda activa hasta las celdas con
frmulas que utilizan los valores en la celda activa (dependientes).
Seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, AUDITORA, RASTREAR ERROR para
dibujar flechas desde el valor de error en la celda activa hasta las celdas que
pueden haber causado el error. La celda activa debe contener un valor de
error para que este comando pueda funcionar. Las flechas rojas o de puntos
indican la primera frmula precedente que contiene un error. Las flechas
azules o slidas indican las celdas que contienen valores precedentes
provenientes de la primera frmula que contiene un error.

26