CLARIDAD, PRECISIN Y PUNTUALIDAD EN LOS REPORTES END: EL SISTEMA CPP

Por John G. Taylor

El Sistema CPP significa claridad, precisin y puntualidad.
Estos son los tres fundamentos para producir un reporte de
ensayos no destructivos (END) de calidad para el cliente. Tiene
que ser claro para que incluso aquellos que no estn
familiarizados con los END puedan comprender su propsito.
Los resultados deben ser precisos y no dejar duda alguna para
el lector de que los procedimientos e instrucciones fueron
seguidos de manera adecuada. El reporte debe realizarse con
puntualidad; los resultados deben llegar al usuario final de
forma oportuna para permitir la toma de decisiones.
Cuando se usan conjuntamente cada uno de estos principios
fundamentales contribuir para un reporte efectivo. Como
profesional, su firma al final del reporte reflejar su compromiso
con generar trabajo de calidad. El reporte es su lienzo. Frmelo
orgullosamente.
As como lo dijo el consultor de negocios John C. Maxwell,
Nunca cambiaras tu vida hasta que cambies algo que haces
diariamente. El secreto del xito se encuentra en tu rutina
diaria (Maxwell, 2012).

CLARIDAD
Nuestra forma de escribir es un reflejo de nuestra forma de
pensar. Escribir claramente lo convertir en un recurso valioso
para cualquier equipo de trabajo.
Una de las mejores maneras de desarrollar sus habilidades de
escritura es leer en voz alta 10 minutos diariamente a autores
que escriben de forma clara y precisa. No se enfoque en el
contenido tanto como en el estilo. Trate de escuchar el drstico
contraste entre los estilos vagos y descuidados a menudo
usados en las conversaciones diarias y las palabras
cuidadosamente preparadas por distinguidos escritores.
Siempre utilice lenguaje cordial, digno y apropiado sin ser
presuntuoso. Utilice palabras especficas y evite clichs como
todo listo y operacionalmente listo, asegurada la
integridad. Evite frases redundantes como ensamblados
juntos, terminacin final o nmero total. Algunas palabras
pueden incluso insultar al lector. Elimine las tonteras. Evite
palabras que parecen decir algo pero en realidad no lo hacen.
Estas son palabras que no requieren esfuerzo ni reflexin.
A los periodistas se les ensea a no esconder el mensaje.
Ellos colocan primero el titular y no lo esconden dentro de la
historia. Lo mismo es cierto para los reportes END escritos por
profesionales. Permita que el cliente conozca los resultados en
las primeras frases. Permita que los detalles de la inspeccin
hablen por s mismos. Si el reporte presenta resultados que el
cliente no quiere escuchar, la redaccin debe ser moderada y
clara. Siempre recuerde que el lector no puede leer su mente;
lo que es obvio para usted puede requerir una explicacin para
el ingeniero. Siempre desarrolle el contenido de manera lgica
y detallada. Una vez el lector se confunde o malinterpreta la
informacin, se puede distraer. Un reporte claro y conciso
previene esto.

Presente la informacin importante en palabras y frases cortas.

El reporte ser claro y memorable. La serie de eventos que
suceden durante la inspeccin deben estar en el orden
apropiado. Eso permite que la mente del lector siga fcilmente
la secuencia. Use la voz activa, en la cual el sujeto realiza la
accin. Mantenga las oraciones ordenadas con sujeto, verbo y
por ltimo objeto. Por ejemplo, escriba la soldadura estaba
agrietada en vez de Haba una grieta en la soldadura.
Mantenga esta regla constante dentro del reporte.
El reporte debe tambin reflejar la terminologa que el cliente
utiliza en su planta. Un tanque en la planta A puede ser
denominado el absorbedor seco con pulverizador (o SDA
Spray Dry Absorber) mientras en la planta B es el atomizador
de dixido de sulfuro. Evite usar acrnimos o trminos
informales para las partes que estn siendo inspeccionadas.
Identificar los equipos con la nomenclatura adecuada reafirma
su compromiso con la generacin de reportes de calidad.
Tambin destaca su nivel de conocimiento acerca del proceso.
Busque que los reportes fluyan y revselos minuciosamente
cuando los complete. Intente evaluar el reporte bajo
estadsticas de legibilidad como la Prueba de Facilidad de
Lectura de Flesch (Flesch, 1948). Una calificacin de
legibilidad entre 60 y 80 permite al lector mantenerse
interesado en el tema (Anexo 1).
Una pregunta importante que se debe hacer al revisar el
reporte es qu informacin desea obtener el lector del reporte.
Evidentemente el lector quiere el resultado de la prueba pero
sea consciente de quien ser el lector. El formato puede ser
dictado por la audiencia y su experiencia especifica en cuanto
a las partes inspeccionadas. Un ingeniero de diseo puede
requerir ms fotos y diagramas que texto. Un gerente de
mantenimiento puede obtener ms informacin de un grfico,
mientras alguien de operaciones puede preferir un pronstico
estadstico.

PRECISIN
Un reporte solo puede ser tan bueno como el trabajo que se
est presentando. Cualquier variacin en el diseo o en la
ejecucin de la inspeccin que se detalle en el reporte no
puede ser corregida u ocultada.
Evite el efecto acumulativo de los errores. Entre ms errores
hay en un reporte peor se ver para el lector. Cada error
individual, en su opinin, puede no reducir la precisin por
mucho. Sin embargo, estos errores pueden ser muy evidentes
para el lector. Un reporte repleto de errores puede causar que
el lector detenga su lectura, y que esa persona nunca ms lea
otra cosa que lleve su nombre o el de su compaa. Una
gramtica pobre y un estilo de escritura descuidado
contribuyen a disminuir la credibilidad de un reporte. Las
conclusiones y los resultados sern vistos como dbiles e
inadecuados.

Mientras se ejecuta la inspeccin, use un sistema confiable

para hacer seguimiento a los tems que se incluirn en el
reporte y tome notas fiables y legibles que ayuden a asegurar
la precisin del reporte. Muchos cdigos y procedimientos
incluyen listas de chequeo, pero frecuentemente las mejores
listas se obtienen mezclando la experiencia y el consenso de
varios inspectores.
Parte de ser preciso es ser honesto. Evite usar palabras o
frases en cdigo como Es claro que se requerirn
inspecciones adicionales antes de que sea posible comprender
completamente este fenmeno. Manifistele al cliente que
usted no entiende. En vez de decir Los resultados tpicos de
esta inspeccin y el anlisis de los efectos muestran que,
puede ser ms productivo presentarle al lector un grfico
colorido o imgenes de la condicin.
Evite utilizar adjetivos subjetivos (es decir, generar expresiones
que manifiestan de algn modo la opinin personal, con
palabras como: Bueno, Mejor, Cierto, Claro, Demostrado,
Natural, etc.) y apguese a palabras y frases extremadamente
especficas. Recuerde que los enunciados que declaran algo
como un hecho dominaran la atencin del cliente.
Un problema que todo escritor encuentra es la dependencia en
la herramienta de correccin ortogrfica de la computadora.
Es una soladura en filete o en fillete? La soldadura es de 12
pulgadas o pinchadas? Trate de que una segunda persona
revise el texto. Un buen consejo es iniciar desde el final y leer
hacia atrs. Esta tcnica hace que los pequeos errores
soliciten correccin a gritos. Para mejorar la precisin, regrese
al reporte despus de dejarlo a un lado por un tiempo.
Cuando se requiera, asegrese de referenciar los ms
recientes procedimientos y cdigos que fueron utilizados al
desarrollar la inspeccin y el reporte. Si la lista de chequeo que
se incluye es de la cuarta edicin pero la quinta edicin fue
publicada hace seis meses, el lector puede cuestionar la
fidelidad. Adems de revisar los procedimientos actuales, lea
reportes anteriores. El reporte anterior puede ratificar el
hallazgo de su inspeccin. Pero tambin puede contradecir los
resultados. Si esto ocurre, una explicacin detallada debera
ser incluida para defender su anlisis y su precisin.

atrs. Si tiene tres das para completar un reporte escrito,

organice su cronograma con metas especficas que se deben
alcanzar diariamente. El punto central para presentar reportes
puntualmente es trabajar en su habilidad de concentracin.
Sea proactivo y administre su tiempo para cumplir su promesa
de entregrar un reporte sobresaliente. Dele a su trabajo la
prioridad ms alta y aprenda a decir no a otros proyectos,
explicando que su reporte es crtico y est restringido a una
fecha lmite. Una conversacin honesta con su gerente o el
cliente acenta su profesionalismo y su compromiso con la
tarea.
Existen varias maneras de mejorar su administracin del
tiempo. Primero, analice cul momento del da funciona mejor
para usted. Luego, programe un bloque de tiempo lo
suficientemente amplio como sea necesario para completar la
tarea detallada. Mantenga una imagen clara del proyecto y
desarrolle el reporte alrededor de ella. Procure terminar el
reporte antes de comenzar a editarlo. Tome descansos y
detngase cuando este cansado. Pero retrese en el medio de
una frase para que al da siguiente comience sin indecisin.
Escriba en una nota autoadhesiva que terminar en una fecha
dada y colquela a primera vista para que usted y todos los
dems la puedan ver.
Una forma efectiva de organizar un reporte es llamada Mapeo
Mental (Figura 1). Esto es simplemente un grupo de palabras
con crculos alrededor de ellas. Lneas conectan un grupo de
palabras a otro. Escriba el punto principal del reporte en el
medio de la pgina y luego permita que las ideas para elaborar
el reporte surjan desde all. Puede usar fotos, smbolos,
palabras, colores e imgenes para listar informacin montona
y luego convertir esto en un reporte organizado y memorable.
Esfurcese por que el reporte fluya de la misma forma en la
que el cerebro procesa la informacin naturalmente (Buzan,
1996).

Para mejorar los reportes futuros lleve a cabo un seguimiento

con el cliente, evaluando que tan efectivo fue en lograr los
objetivos, y ajuste los reportes posteriores para esa compaa
conforme a las observaciones.

PUNTUALIDAD
La puntualidad simplemente mide que tan bueno es usted en
manejar su tiempo. Si su tiempo no es valioso para usted,
entonces el tiempo de otras personas tampoco sea valioso
para usted. Los reportes retrasados trastornan la experiencia
de otras personas y causan tensin en la relacin con un
cliente. Puede perjudicar su carrera y agregar ms estrs a su
vida. Usualmente lo causa la falsa percepcin del paso del
tiempo o el subestimar el tiempo que un proyecto tomar.
El primer paso para tener los reportes oportunamente es
planear su tiempo. Comienzo desde el final y trabaje hacia

Figura 1. Mapeo Mental de Ingeniera

Mantenga un documento limpio previamente formateado con la

fuente, las mrgenes, los espacios, los pie de pgina y
encabezados necesarios. Desarrolle una distribucin tpica de
reporte que permita agregar o eliminar secciones de acuerdo al

nivel de detalle que requiera el reporte. La computadora porttil

y las Tablet son muy buenas herramientas para crear reportes
ms rpidamente. Esta tecnologa permite la transferencia
rpida de informacin y los resultados en lnea.

DIEZ REGLAS
EXCELENTES

SENCILLAS

PARA

CREAR

REPORTES

1. Mantenga el reporte corto aunque incluyendo toda la

informacin esencial.
2. Recuerde valorar el tiempo del lector.
3. Mantngalo organizado para conveniencia del lector.
4. Evite los clichs, la jerga y las frases redundantes.
5. Entregue un resumen ptimo donde presente un vistazo
en miniatura.
6. Revise y revise nuevamente la ortografa, la gramtica, la
distribucin y la precisin.
7. Escriba para mejorar la comprensin del contenido por
parte del lector.
8. Mantenga todas las referencias actualizadas.
9. Provea resultados que inciten accin.
10. Mejore sus reportes con realimentacin del cliente.
Por qu alguien querra mejorar sus habilidades para generar
reportes? Porque sus gerentes y clientes reconocern que
usted posee fuertes habilidades analticas. Esto muestra
pasin por el trabajo, por la forma en que presenta los hechos,
y por los resultados que usted produce. Esta habilidad es lo
que los empleadores buscan en su compaa.
Pregntese qu tipos de inspecciones y qu tipos de equipos
estar inspeccionando en los prximos 20 o 30 aos. Solo es
posible conjeturar qu ser de avanzada y qu ser obsoleto.
Lo nico que es seguro es que los resultados debern ser
presentados en reporte claro, preciso y puntual.

ANEXO 1: ANLISIS DE LEGIBILIDAD

El anlisis de legibilidad de textos escritos es una forma de
anlisis de contenido que utiliza frmulas matemticas para
evaluar la dificultad de lectura y comprensin de un texto. En
general, la mayora de las frmulas de legibilidad parten de la
hiptesis de que un texto es tanto ms fcil de leer cuanto ms
cortas son las palabras y frases que utiliza. Cada prueba de
legibilidad basa su clasificacin en el nmero medio de slabas
por palabra y palabras por oracin.

PRUEBA DE FACILIDAD DE LECTURA DE FLESCH

Esta prueba punta el texto en una escala de 100 puntos.
Cuanto ms alta es la puntuacin, mayor es la facilidad de
lectura del documento. Para la mayora de archivos estndar,
la puntuacin debe estar entre 60 y 70.
La frmula del ndice de facilidad de lectura de Flesch, es la
siguiente:
RES = 206.835 (0,846 x WL) (1,015 x SL)
dnde:
WL = Promedio de longitud de las palabras
(el nmero de slabas en 100 palabras)
SL = Promedio de longitud de las frases
(el nmero de frases en 100 palabras)

NDICE DE LEGIBILIDAD DE FLESCH-SZIGRISZT

La validacin de la frmula RES de Flesch realizada por
Szigriszt-Pazos es, sin duda, la que debe considerarse de
referencia en el momento actual para la lengua espaola. As,
el ndice de Legibilidad de Flesch-Szigriszt (IFSZ) es el
siguiente:

MEDICIN INFORMTICA DE LA LEGIBILIDAD

Actualmente la aplicacin de las frmulas de legibilidad
lingstica en el mundo anglosajn no se realiza manualmente.
Existen diferentes utilidades, aplicaciones o programas
informticos, algunos de los cuales disponibles en Internet.
Sin embargo, en espaol el desarrollo de estas herramientas
es escaso. La ms empleada es la utilidad Estadsticas de
legibilidad de la aplicacin de Ortografa y Gramtica del
procesador de textos Microsoft Word Office. El problema es
que esta utilidad slo est disponible en las versiones hasta la
2000, habiendo sido desactivada en las versiones posteriores.
Adems, aplica la frmula RES de Flesch original, y no la
versin adaptada por Szigriszt-Pazos.
De todas formas, la informacin que actualmente suministra la
aplicacin mencionada es suficiente para obtener el ndice
aplicando la expresin matemtica.

APLICAR LAS ESTADSTICAS DE LEGIBILIDAD DE WORD

Haga clic en el botn de Microsoft Office
y, a
continuacin, en Opciones de Word.
Haga clic en Revisin.
Asegrese de que la casilla Revisar gramtica con
ortografa est activada.
En Al corregir la gramtica en Word, active la casilla de
verificacin Estadsticas de legibilidad.
Una vez en el texto a analizar, corra la herramienta:
Ortografa y Gramtica.
Al finalizar aparecer el cuadro de texto de Estadsticas de
Legibilidad, como se muestra en la Figura 2.

IFSZ = 206.835 62.3 S/P P/F

dnde:
S = El total de slabas (una buena aproximacin es el total de
caracteres dividido entre 2,25)
P = El total de palabras
F = El total de frases del texto
Una correlacin aproximada de la Escala de Interpretacin de
Flesh llevada al nivel educativo espaol se muestra en la
Tabla 1.
RES
90-100
80-90
70-80
60-70
50-60
30-50
0-30

NIVEL
Muy Fcil
Fcil
Bastante Fcil
Normal (Para Adulto)
Bastante Difcil
Difcil
Muy Difcil

GRADO ESCOLAR
Apto para el 4 grado
Apto para el 5 grado
Apto para el 6 grado
Apto para el 7 u 8 grado
Preuniversitario
Cursos Selectivos
Universitario (Especializacin)

Tabla 1. Tabla de Interpretacin de los resultados de la Frmula RES de Flesch

adaptada por Fernndez Huerta

Figura 2. Microsoft Office 2010. Estadsticas de Legibilidad

Con los valores totales, aplique la frmula matemtica del

IFSZ.
Para el presente texto, obtenemos: IFSZ = 76.0.

REFERENCIAS
GRNE, Oana. Inventario de instrumentos para medir la legibilidad
de un texto en castellano.2009.21 pgs. http://www.hospitalclinic.org.
http://www.legibilidad.com/home/acercade.html