PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATLICA DEL PER

INSTITUTO PARA LA CALIDAD

DIPLOMATURA DE ESTUDIO EN GERENCIA DE PROYECTOS

AQP S12 G1
AVANCE 4

INTEGRANTES
Cano, Fiorela
Estrada, Zaida
Pealoza, Gustavo
Ramrez, Vernica
Rondn, Julio
Vargas, Cristian
Arequipa Per
2015

GESTION DE LAS COMUNICACIONES

PUCP-PMBOK
PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

10.2.3.1
HOJA 1

Componente

Descripcin

Grupo

GRUPO 01

Ttulo del
Proyecto
Gerente del
Proyecto

Requisitos de
comunicaciones
de los interesados

Restructuracin del proceso de adquisiciones y automatizacin del rea de

almacenes de la Unidad de Proyectos del Grupo Empresarial Apoyo Total S.A.
Gustavo Pealoza,Gerente del proyecto, responde a la Gerencia General, TeamSoft S.A.C.
Los interesados debern recibir la siguiente informacin con transparencia y
oportunidad:
PATROCINADOR DE TEAM SOFT

Informes de desempeo y proyecciones

Riesgos altos y alternativas de solucin

Lista de cambios e impacto

GERENTE DE PROYECTO

Informes de desempeo para su validacin (SPI y CPI) y costos

adicionales al presupuesto.

Lista de actividades y entregables terminados o pendientes.

Estado actual de riesgos.

Lista de cabios aprobados e impacto.

Lista de lecciones aprendidas por cada fase.

EQUIPO DE DIRECCION DEL PROYECTO

Reporte de avances de fases

Solicitud de cambio

Directiva para la planificacin y control del proyecto.

PROVEEDORES

Envo de informacin para realizar trabajos.

Aprobacin de los entregables terminados al equipo del proyecto

Estado de facturas
CLIENTE

Cumplimiento de hitos, fases y entrega de proyecto.

Solicitud de cambios aprobados.

Riesgos e impacto por cambios aprobados.

Costos adicionales al presupuesto.

La comunicacin ser en el mismo idioma (Castellano)
Formato A-4 y A-3 usados segn tipo de documento a utilizar.
Sistema de comunicacin telefnica a nivel de toda la compaa y entorno
externo.
Servicios de envo y recepcin de documentacin interna con la empresa
prestadora de servicios.

Flujo de la
Informacin
Personas que
recibiran la
informacin

Se han identificado para 10 interesados desarrollados 45 canales de

comunicacin

Las personas que recibirn la informacin sern :

Usuario del rea de almacenes de Apoyo Total(Cliente)

Usuario del rea administrativa de Apoyo Total(Cliente)

Informacin que
debe ser
comunicada

Responsables de
distribuir la
informacin

Mtodos o
tecnologas para
transmitir la
informacin
Frecuencia de
Comunicacin

Proceso de
escalamiento

Mtodo para
actualizar y
refinar el plan de
comunicaciones

Restricciones de
comunicacin
Glosario de
terminologa
comn

Patrocinador de Apoyo Total

Miembros del Equipo
Proveedores
Gerente General de Team Soft
Jefe de almacn

Reporte semanal de proyecto:

Un reporte escrito del estado del proyecto elaborado por la supervisin, el cual incluir la
informacin sobre:

Descripcin de la situacin actual del proyecto.

Actividades programadas de la semana.

Plan de actividades retrasadas.

Ordenes de servicio y compra

Reporte mensual de proyecto:
El reporte ejecutivo del proyecto ser elaborado por la gerencia del proyecto, de frecuencia
mensual y describir el estado del proyecto:

Desempeo

Progreso del proyecto: avance fsico y econmico

Hitos principales

Evaluacin financiera

Reporte de estado de ordenes de servicio y ordenes de compra

Luego debe ser mapeado en la matriz de comunicaciones de la siguiente pgina>
La distribucin de la informacin se realizar mediante copia fsica y/o correo electrnico.
La frecuencia de distribucin queda establecida en la tabla de la matriz de comunicaciones.
El usuario del rea de almacenes de Apoyo Total deber recibir informacin del Lider Tcnico
El usuario del rea administrativa de Apoyo Total deber recibir informacin del Jefe de
procesos
El Patrocinador de Apoyo Total deber recibir informacin del Gerente de proyecto
El equipo del proyecto deber recibir informacin del Gerente de proyecto
Los proveedores debern recibir informacin del administrador
El Gerente general de Team Soft deber recibir informacin del Gerente de proyectos
El Jefe de Almacn de Apoyo Total deber recibir informacin del Lider Tcnico.

Informe escrito y correo electrnico segn se registra en la Matriz de

comunicaciones
La frecuencia de comunicacin sern mensual, semanal y el algunos casos diaria
con un periodo de frecuencia establecidos segn matriz de comunicaciones
El proceso de comunicacin oficial es jefe (Lider tcnico, Jefe de procesos), gerente y
patrocinador.
El canal de comunicaciones oficial para atender en caso de problema no resuelto o que haya
sobrepasado el tiempo de respuesta establecido deber escalar al siguiente nivel jerrquico
hasta que est resuelto, segn lo indicado en la tabla de comunicaciones.
El plan de comunicaciones ser actualizado de acuerdo al desarrollo del proyecto
a ejecutar.
Durante la ejecucin, las comunicaciones sern de acuerdo al plan inicial del
proyecto, las actualizaciones sern responsabilidad del Gerente del Proyecto y
todo cambio ser coordinado con el equipo del proyecto.
El plan de comunicaciones se actualizar cada vez que ocurra lo siguiente:

Existan cambios en el equipo de proyecto, con lo que se actualizar la

matriz de comunicacin.

Se incluya un nuevo formato

Se incluya un stakeolder
En caso algn interesado solicite un nuevo integrante este deber solicitarlo
formalmente en las reuniones semanales, previa autorizacin del gerente del
proyecto.
No se tiene ninguna restriccin en la comunicacin dentro de la organizacin.

Ver anexo 1

ANEXO 1
DICCIONARIO COMUNICACIONES.docx

PUCP-PMBOK

10.2.3.1

PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

HOJA 2
MATRIZ DE COMUNICACIONES
Restructuracin del proceso de adquisiciones y automatizacin del rea de almacenes de la Unidad de Proyectos del Grupo Empresarial Apoyo Total S.A.

Interesados
principales

Usuario del
rea de
almacenes de
Apoyo
Total(Cliente)
Usuario del
rea
administrativa
de Apoyo
Total(Cliente)

Patrocinador
de Apoyo Total

Miembros del
Equipo

Proveedor de
las

Responsables de
distribuir la
informacin

Lder Tcnico

Jefe de procesos

Gerente de
Proyecto

Informacin que
ser
comunicada
(entregables)

Cronograma y
temario de
Capacitacin de
sw

Cronograma y
temario de
Capacitacin de
procesos

Reporte de Hitos
(formal-escrito)

Gerente de
proyecto

Estado del
proyecto
Estrategias del
proyecto

Administrador

Trminos de
referencia

Por qu?

Para la ejecucin
de de las
capacitaciones
sobre el uso de la
herramienta
nueva
Para la ejecucin
de las
capacitaciones
sobre el nuevo
proceso
Mantener
informado al
patrocinador del
avance del
proyecto.
Para el
cumplimiento de
objetivos,
retroalimentacin
Los requisitos para
postular al
servicio.

Mtodo de
Comunicacin
a ser
utilizado
(Memorando,
correo
electrnico,
Correo
electrnico

Frecuencia de
comunicacin
(mensual,
semanal,
quincenal)

Proceso de
escalamiento

25 nov

1 vez en desarrollo
del proyecto
(Periodo de 2 das)

3 das reporte a
gerente del
proyecto

15 nov

1 vez en desarrollo
del proyecto
(Periodo de 2 das)

Informe escrito
Correo
electrnico

1 nov

Mensual

No Aplica

Reuniones

1 nov

Semanal

1 da se reporta a
gerente del
proyecto

Correo
electrnico

10 nov

Semanal

3 das reporte a
gerente del
proyecto

Correo
electrnico

Fecha
Inicial

3 das reporte a
gerente del
proyecto

Orden de servicio

certificaciones
del aplicativo
6

Administrador

Trminos de
referencia
Orden de servicio

Gerente de
Proyecto

Reporte semanal
del proyecto

Lider Tcnico

Cronograma de
demos del
aplicativo

Proveedor de
consultora de
procesos
7

Gerente
General de
Team Soft

8
Jefe de
almacn
9

Jefe de procesos

Cronograma y
temario de
Capacitacin de
procesos

Gerente de
proyecto

Reporte mensual
del proyecto

Jefe de
adquisiciones
de Apoyo Total
10
Patrocinador
de Team Soft

La orden para el
inicio de la
consultora.
Los requisitos para
postular al
servicio.
La orden para el
inicio de la
consultora.
Informar el grado
de avance del
proyecto
Para el
aseguramiento de
la funcionalidad
del aplicativo
Para la ejecucin
de las
capacitaciones
sobre el nuevo
proceso
Para el informe de
estado econmico
y fsico del
proyecto

Correo
electrnico

15 de
dic

1 vez (periodo
semanal)

3 das reporte a
gerente del
proyecto

Reporte escrito

15 de
nov

Semanal

3 das reporte al
Patrocindor

Correo
electrnico

20 de dc

1 vez en el
desarrollo del
proyecto (Periodo
de 2 das)

3 das reporte a
gerente del
proyecto

Correo
electrnico

20 ene

1 vez en desarrollo
del proyecto
(Periodo de 2 das)

3 das reporte a
gerente del
proyecto

Informe escrito

15 de
dic

mensual

GESTION DE LAS ADQUISICIONES

PUCP-PMBOK
PLAN DE GESTIN DE LAS ADQUISICIONES

12.1.3.1
HOJA 1

Componente

Descripcin

Grupo

GPC 1510 - S12 GRUPO 01

Ttulo del
Proyecto

Restructuracin del proceso de adquisiciones y automatizacin del rea

de almacenes de la Unidad de Proyectos del Grupo Empresarial Apoyo
Total S.A.

Gerente del
Proyecto

Cristian Vargas Reyes, Responde a la Gerencia General, Apoyo Total S.A.

Acciones para
gestionar las
adquisiciones
Tipos de
Contratos a
utilizar

Estimaciones
independientes

Responsables de 1
estimaciones
independientes

Documentos de
adquisiciones
estandarizados

Gestin de
mltiples
proveedores

Planificar las adquisiciones

Efectuar las adquisiciones
Administrar las adquisiciones
Cerrar las adquisiciones
Los tipos de contrato que se utilizaran sern a precio fijo, bajo un
contrato indicando los entregables, cronogramas de pagos.
En caso hubiese adicionales se requerirn adendas al contrato, previa
evaluacin y justificacin del adicional.
Se podran considerar estimaciones independientes como:
Criterios tcnicos
Criterios metodolgicos
Criterios econmicos
Criterios empresariales
Estos pueden variar segn el tipo de adquisicin.
El equipo de Direccin del Proyecto es el responsable de asegurar que
todas las adquisiciones satisfacen las necesidades especficas del
proyecto.
Lista de posibles proveedores
Desarrollo de bases tcnicas
Emitir RFP
Emitir RFQ
Recibir y evaluar las propuestas de los posibles proveedores
Calificar a los proveedores en base a puntuacin definida
Seleccionar y/o adjudicar a proveedor
Emitir Orden de Servicio
Firma del contrato.

2
3

Coordinacin de
adquisiciones con
otras reas del
proyecto

Restricciones y
asunciones

Decisiones de 4

Se realizar un cronograma de entregables y reuniones de trabajo, a

fin de reportar los avances y evitar retrasos entre proveedores.

- Coordinar con rea de Logstica.

- Coordinar con rea de Finanzas para pagos a proveedores.
- Coordinar con el equipo de Proyecto para validar adquisiciones.
-

Comprensin de la necesidad
Costo total
Riesgo
Enfoque tcnico
Garanta
Capacidad financiera
Referencias
Ser de fabricacin propia o compra de acuerdo al proyecto a realizar,

fabricacin propia
o compra

Hitos

dependiendo si nuestra empresa cuenta con la experiencia y recursos

humanos necesarios para llevar a cabo parte o todo el proyecto.
1.1.1
Mapeo de Procesos
1.1.2
Identificacin de indicadores
2.1.1 Planificacin de Capacitacin
2.1.2. Ejecucin de Capacitacin
3.3 Certificacin

TTULO DEL CONTRATO

EDT del Contrato

Vendedores pre- 5
calificados

Mtricas

Clusula Primera: Antecedentes

Clusula Segunda: Del objeto del Contrato
Clusula Tercera: Precio y forma de pago
Clusula Cuarta: Forma de ejecucin
Clusula Quinta: Obligaciones de la empresa
Clusula Sexta: Plazo
Clusula Stima: Obligaciones del proveedor
Clusula Octava: Resolucin del Contrato
Clusula Novena: Garantas
Clusula Dcima: De las penalidades
Clusula Undcima: Solucin de controversias y ley aplicable
Se cotizar a varios proveedores, segn el servicio a sub contratar y el
proyecto a ejecutar.
Tipos de mtricas a considerar:
- Esfuerzo, tiempo y costo.
- Calidad del producto y proyecto.
- Productividad
- Desempeo del RRHH
- Aseguramiento del proveedor
- Calidad de las adquisiciones
- Impacto de los riesgos.

ENUNCIADO DEL TRABAJO DEL CONTRATO (SOW)

PUCP-PMBOK

12.1.3.2
HOJA 1
Componente

Descripcin
Grupo N1.

Grupo
Ttulo del Proyecto

Componente de la
EDT a contratar

Especificaciones 6
de entregable(s)

Alcance del
Trabajo

Exclusiones

7
8

Criterios de
aceptacin de
entregables

9
Duracin Estimada

Polticas de
Confidencialidad y
Responsabilidades
Civiles

Reestructuracin del Proceso de adquisiciones y automatizacin del rea de

almacenes del Grupo Empresarial APOYO TOTAL S.A.
1.
2.
3.
4.

Mapeo de Proceso
Identificacin de Indicadores.
Anlisis de Procesos
Ejecucin de Pruebas Funcionales

El desarrollo de este trabajo incluye sin dar limitacin, a la permanencia en las

instalaciones de la empresa APOYO total donde se recopilar los datos del
proceso. La toma de los datos se har de manera que se evidencia el proceso
completo desde el ingreso de un producto hasta la salida de las instalaciones.
Se elaborarn flujos de proceso del rea administrativa como operacional, se
elaborarn y presentarn registros de procesos. Los indicadores ms resaltantes
deben ser presentados por separado explicando en cada uno de ellos los
impactos sobre el proceso. Durante la etapa de anlisis se presentar una
memoria descriptiva del proceso resaltando los recursos involucrados, las
observaciones y recomendaciones del proceso, esta fase finaliza con la entrega
de documentos de anlisis. El documente de anlisis debe ser presentado en
formato digital y copia dura.
No incluye la elaboracin del Manual de procedimientos de proceso.
En todo momento un representante de Team Soft estar realizando la
supervisin de estos trabajos. Los protocolos de toma de datos debern ser
firmados y aceptados por el supervisor de turno. De no tener aceptacin, el
trabajo deber realizarse nuevamente hasta completar con las observaciones.
Cualquier registro que no tenga la firma de un representante de Team Soft no
ser aceptado para efectos de conformidades.
Los entregables finales de cada fase sern aprobados dentro de los 7 das
hbiles luego de haber presentado la informacin va TDC
El Servicio tiene una duracin 115 das. El hito final incluye la aprobacin de
todos los entregables as como el cumplimiento de las valorizaciones.
El Subcontratista se obliga a eximir de toda responsabilidad a TEAM SOFT
originada por falta o supuesta falta de cumplimiento de las buenas prcticas del
trabajo, sean tributarias, laborales, o de cualquier otra ndole por parte de la
subcontratista. As mismo el Subcontratista se compromete a asumir los gastos
judiciales en que incurra TEAM SOFT por el inicio de las acciones legales en
contra suya y que tengan como origen algn incumplimiento o supuesto
incumplimiento de parte del Subcontratista

Plan de Trabajo
Lugar de Trabajo: rea de Almacenes de la empresa Apoyo Total.
Desarrollo de Actividades: Antes del inicio de trabajos la subcontratista deber
entregar los permisos de seguridad solicitados por el ingeniero de seguridad de
Apoyo total. Estos permisos reflejaran las actividades a realizar durante la jornada
laboral adems las herramientas y equipos que utilizarn. El desarrollo de estas
actividades deber informarse con un da de anticipacin
Apoyo total facilitar una oficina y SSHH para los trabajadores. No est incluido
los servicios de Internet o telefona. Tampoco considera la entrega de
computadoras ni impresora.
Los hitos del servicio se detallan:
Mapeo de Procesos. Duracin 10 das.
Identificacin de Indicadores. Duracin 10 das.
Anlisis de Procesos. Duracin 20 das

Riesgos
Participacin del
Cliente

Forma de Pago

Cierre Administrativo. Duracin 10 das.

Antes de Cualquier actividad se debe presentar el formato de ATS (Anlisis de
trabajo seguro) para la identificacin de riesgos durante el trabajo.
La comunicacin formal con el cliente ser a travs de TEAM SOFT. De ninguna
manera la subcontratista distribuir o compartir informacin del servicio al
cliente sin previa autorizacin de TEAM SOFT. Se reserva el derecho a aplicar
multas segn el nivel de la falta.
1. Mapa de Procesos aprobado por Team Soft . 10 % del monto a facturar
2. Ficha de indicadores aprobado por Team Soft . 60% del monto a facturar
3. Documento de anlisis de proceso aprobado por Team Soft . 100 % del monto a
facturar.
4. Ejecucin de Pruebas Funcionales iniciadas 50% del monto a facturar.
5. Ejecucin de Pruebas Funcionales finalizadas 100% del monto a facturar.

PUCP-PMBOK
DECISIONES DE FABRICACIN DIRECTA O COMPRA

12.1.3.3
HOJA 1

Cdig
o EDT

Descripcin

Decisin
Tomada

Criterios
Considerados en la
evaluacin

Riesgos
asociados

Aprobado
por:

1.1

Pre-Anlisis

Comprar

Periodo corto de
Actividad, no es el
negocio de la compaa.

Atraso en
desarrollo de
entregables

Gerente de
Proyectos

1.1.1

Mapeo de
Procesos.

Comprar

Periodo corto de
Actividad, no es el
negocio de la compaa.

Atraso en
desarrollo de
entregables

Gerente de
Proyectos

1.1.2

Identificacin de
Indicadores.

Comprar

Periodo corto de
Actividad, no es el
negocio de la compaa.

Atraso en
desarrollo de
entregables

Gerente de
Proyectos

1.2

Anlisis y
Propuesta de
Proceso

Comprar

Periodo corto de
Actividad, no es el
negocio de la compaa.

Atraso en
desarrollo de
entregables

Gerente de
Proyectos

1.2.1

Anlisis de
Proceso

Comprar

Periodo corto de
Actividad, no es el
negocio de la compaa.

Atraso en
desarrollo de
entregables

Gerente de
Proyectos

1.2.2

Elaboracin de la
propuesta

Hacer

2.1

Capacitacin

Hacer

Etapa estratgica en el
proyecto. Por la
importancia en los
objetivos de Alcance y
cronograma.

No hay
Jefe de Procesos.
suficientes
personas
preparadas para
capacitar.

2.2

Pruebas de
proceso

Hacer

Etapa estratgica en el
proyecto. Por la
importancia en los
objetivos de Alcance y
cronograma.

No hay
suficientes
profesionales
especialista en
mejora de
procesos

2.3

Aceptacin

Hacer

Etapa estratgica en el
proyecto. Por la
importancia en los
objetivos de Alcance y
cronograma.

Demora en
Jefe de Procesos.
aprobacin de
la propuesta de
aceptacion

3.1

Anlisis y Diseo.

Hacer

Negocio Principal de La
empresa. Tiene Know
how

Cumplimiento
de todos los
requisitos

Jefe de Procesos.

3.2

Construccin.

Hacer

Negocio Principal de La
empresa. Tiene Know
how

Cumplimiento
de todos los
requisitos

Jefe de Procesos.

3.3

Certificacin

Comprar

La empresa requiere
auditar lo realizado. No
puede ser Juez y parte.

No
Gerente de
conformidades Proyectos
y re trabajo.

3.4

Pase a produccin

Hacer

Etapa estratgica en el Demora en

proyecto. Por la
aprobacin de
importancia en los
la propuesta.
objetivos de Alcance y
cronograma.

Jefe de Procesos

Jefe de Procesos.

Negocio Principal de La Reduce la

Jefe de Procesos.
empresa. Tiene Know posibilidad de
how
fallas. Se tiene
la experiencia

suficiente.
4.

Gestin de
proyecto

Hacer

Se tiene un equipo
Desviaciones
Gerente de
especialista en Direccin excesivas en
Proyectos
de proyectos
costo y tiempo.

PUCP-PMBOK
SOLICITUD DE PROPUESTA (RFP)

12.1.3.4

HOJA 1
Instrucciones Generales:
La solicitud de propuesta (RFP) es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle
de cmo redactar este documento est contenido en el acpite 12.1 del PMBOK Guide. Este documento
(plantilla) no es limitante de la informacin que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las
mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento. La RFP se utiliza para pedir
propuestas a los potenciales vendedores.
Component
Descripcin
e
Grupo N1.
Grupo
Ttulo del
Proyecto

Reestructuracin del Proceso de adquisiciones y automatizacin del rea de almacenes del

Grupo Empresarial APOYO TOTAL S.A.
DESCRIPCIN DEL PRODUCTO / SERVICIO
SERVICIO: ELABORACION DE MAPA DE PROCESOS
CARACTERISTICAS DEL SERVICIO
CONTENIDO
REGISTRO DE LOS PROCESOS ACTUALES
DIAGRAMA DE FLUJOS DE LA ORGANIZACIN ACTUAL
ACTIVIDADES Y RESPONSABLES
DICCIONES DE CODIGOS DE LA INSTITUCION

Descripcin
del Trabajo
solicitado
(a ser llenado
por el cliente)

Informacin
administrati
va
(a ser llenado
por el cliente)

1. Orientacin a la satisfaccin del cliente (tiempos de respuesta, calidad de productos y

servicios, costos).
2. Reconsideracin fundamental de la organizacin del trabajo (actividades, flujos y
responsabilidades).
3. Considerar las capacidades de TI para mejorar la eficiencia de los procesos.
4. Efectuar en forma correcta los procedimientos apropiados
5. Presentar en forma apropiada y adecuada la informacin.
6. Proporcionar resultados exactos.
7. Utilizar mtodos de interaccin apropiados.
8. Proporcionar confiabilidad.
MODALIDAD DE PRESENTACIN
INFORME TCNICO DIGITAL Y FISICO
Deber presentarse en papel membretado e incluir los siguientes elementos:
CARTA DE PRESENTACION:
1. Nombre de la empresa u organizacin.
2. Fecha de fundacin de la empresa u organizacin.
3. Direccin fsica y electrnica de la empresa u organizacin.
4. Telfono fijo de la empresa u organizacin.
5. Nombre del representante legal autorizado para firmar contratos en nombre de la
empresa u organizacin.
6. Nombre, telfono fijo, telfono celular, direccin de correo electrnico de la persona
contacto para realizar consultas acerca de la propuesta.
7. El precio total de la oferta/propuesta/Cotizacin.
8. Duracin/validez de la oferta/propuesta/Cotizacin. 9. Firma, sello, fecha y hora.
PROPUESTA TCNICA
La propuesta tcnica debe ser clara, completa, bien organizada y escrita y debe abordar
todos los elementos enumerados a continuacin:
1. Resumen de la experiencia laboral relevante en el tipo de proyecto planteado en este
documento.
2. Enfoque Tcnico - Debe establecer un enfoque conceptual y metodolgico para el
logro de los objetivos, tareas, actividades, resultados y productos entregables definidos

en este documento. Esta seccin debe ser clara, lgica, bien concebida y tcnicamente
slida, ya que este elemento demuestra la comprensin del documento y los
requerimientos, por parte del oferente.
3. Plan de implementacin/Cronograma de actividades.
4. Presentar el personal tcnico que realizar el trabajo y sus funciones en el marco de la
consultora. Experiencia pertinente de cada tcnico.
PROPUESTA ECONMICA Se deber presentar en formato libre, un presupuesto en
lempiras detallando todos los costos en que la empresa u organizacin postulante
incurrir para desarrollar la consultora. Al momento de definir los costos, debern
considerarse todas las indicaciones dadas en esta solicitud de propuestas.
ANEXOS Los oferentes debern presentar los siguientes documentos como parte de su
propuesta:
1. Dos (2) cartas de recomendacin de clientes anteriores.
2. Muestras de trabajos anteriores.
3. Hojas de vida del personal tcnico propuesto.
4. Copia de la personera jurdica.
5. Copia del Registro Tributario Nacional (RTN).
6. Copia de la exoneracin del pago de impuesto sobre la renta (S aplica) o copia de la
constancia de pagos a cuenta.
7. Copia del nmero DUNS asignado
1.
Requerimie
ntos a
cumplir
(a ser llenado
por el
proveedor)

Referencias
y
Calificacion
es del
10
Proveedor
(a ser llenado
por el
proveedor)
11

2.
3.
4.
5.
6.
7.

Para el contrato de consultora para la restructuracin de procesos se realiza el

siguiente procedimiento:
Se revisa la lista de posibles proveedores del servicio.
Se solicita cotizacin del servicio y lista de productos.
Se revisa la cotizacin de acuerdo a los criterios establecidos.
Se negocia con el proveedor, los trminos del servicio, las fechas que debe
efectuarse, y la forma de pago.
Se firma el contrato, y se provee el 50% del pago por el servicio.
El 50% restante se cancela al trmino del contrato.

Anexo A

Los pagos se harn de acuerdo a la siguiente tabla de entregables:

N

DESCRIPCION DEL ENTREGABLE

1
2
3

Costos y
condiciones
de pago
(a ser llenado
por el
proveedor)

4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14

% DE PAGO CON RESPECTO AL

COSTO TOTAL

Pre-Anlisis
Mapeo de Procesos.

Identificacin de Indicadores.
Anlisis y Propuesta de Proceso

Anlisis de Proceso
Elaboracin de la propuesta

Capacitacin
Pruebas de proceso

Aceptacin
Anlisis y Diseo.

Construccin.
Certificacin

10

Pase a produccin
Gestin de proyecto

10

TOTAL

Contratos,
licencias,
acuerdos y
garantas
(a ser llenado
por el
proveedor)

100

PUCP-PMBOK
CRITERIOS DE EVALUACIN DE PROVEEDORES

12.1.3.5

HOJA 1
Instrucciones Generales:
Los criterios de evaluacin de proveedores es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del
Proyecto. El detalle de cmo redactar este documento est contenido en el acpite 12.1 del PMBOK
Guide. Este documento (plantilla) no es limitante de la informacin que el grupo maneje, el grupo de
alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento. A
continuacin se muestra una plantilla para los criterios de evaluacin relacionada a los costos y al
prestigio de la empresa proveedora. Existen otros criterios de evaluacin como capacidad tcnica y de
produccin que no son indicados en este documento puesto que varan de forma considerable
dependiendo del rea de aplicacin.

GESTIN DE INTERESADOS
PUCP-PMBOK
REGISTRO DE INTERESADOS

13.1.3.1
HOJA 1

INFORMACIN DE LOS INTERESADOS

Nr
o.

Interesado

Cargo en la Rol que desempea

Organizacin

Localizacin

Informacin de
Contacto

Usuario del
rea de
almacenes de
Apoyo
Total(Cliente)

Usuario final

Es aquel que va a operar el

sistema de almacenes

Lima,
Arequipa,
Cusco y Piura

054-252545
apoyototal@hotmail
.com

Usuario del
rea
administrativa
de Apoyo
Total(Cliente)

Usuario final

Es aquel que va a ejecutar los Arequipa

nuevos procesos

Ing. Gustavo
Pealoza

Patrocinador deAprobar el proyecto solicitado Arequipa

Apoyo Total
a la empresa Team Soft

054-213456

Cristian
Vargas

Gerente de
proyectos de
Team Soft

Dirigir y gestionar los

Arequipa
proyectos de la Empresa Team
Soft

054-221214

Analista
Tcnico de
procesos
Capacitador
Administrador
Asistentes

Planificar y ejecutar el
proyecto de reestructuracin
de procesos del rea de
adquisiciones y
implementacin de sw de los
almacenes

Arequipa

054-436755

Ing. Julio
Rondn

Proveedor de Elaborar el mapeo de procesos Arequipa

consultora de de la empresa Apoyo Total
procesos

054-252521

Ing. Pedro
Pastor

Patrocinador deDueo de la compaa

Team Soft

Arequipa

054-897877

Arequipa

054-202025

Ing. Juan de
Dios Casapia

Jefe de
Encargado del rea de
adquisiciones adquisiciones , supervisa,
de Apoyo Total controlar y planifica las
actividades relacionadas a
cualquier adquisicin dentro
de Apoyo Total

5
Miembros del
Equipo

7
8

10

054-252545
apoyototal@hotmail
.com

Jefe de
almacn

Responsable del control de los Arequipa

almacenes que posee Apoyo
Total

054-909099

Angel Garcia
Lic. Pablo
Sobenes
Indacochea

Gerente
General de
Apoyo Total

Encargado de la direccin de
todos los proyecto de Apoyo
Total

054-887767

Arequipa

EVALUACIN DE LA INFORMACIN DE LOS INTERESADOS

Nr
o.

Interesad
o

Usuario del
rea de
almacenes
de Apoyo
Total(Client
e)

Cargo en la Expectativas Principales Influenc Fase de

Organizacin
ia
Mayor
Potenci inters
al
(Alta/Ba
ja)

Interno /
Externo

Usuario final

Ejecucin

Externo

Opositor

Ejecucin

Externo

Opositor

Que no existan cambios en Alta

el desarrollo de sus
funciones.

Apoyo /
Neutral
/
Opositor

Contar con SW amigable,

fcil de utilizar, que tenga
una respuesta rpida.
Usuario final

Usuario del
rea
administrat
iva de
Apoyo
Total(Client
e)

Que no existan cambios en Alta

el desarrollo de los
procedimientos conocidos.
Contar con procesos
definidos y ordenados para
la ejecucin de las
diferentes actividades de la
empresa.

Ing.
Gustavo
Pealoza

Patrocinador Mejora de los procesos de la Alta

de Apoyo Total empresa.
Mayor rentabilidad y
minimizar gastos
adicionales

Todas

Externo

Apoyo

Cristian
Vargas

Gerente de
proyectos

Cumplir los objetivos del

proyecto encargados.
Generar rentabilidad a la
empresa y prestigio a la
empresa

Todas

Interno

Apoyo

Analista
Tcnico de
procesos
Capacitador
Administrador
Asistentes

Cumplir los objetivos del

Baja
proyecto encargados.
Incrementar sus
capacidades profesionales y
experiencia

Ejecucin

Interno

Apoyo

Ing. Julio
Rondon

Proveedor de Cumplir con los

Baja
consultora de requerimientos solicitados
procesos
para el mapeo de procesos

Ejecucin

Interno

Apoyo

Ing. Pedro
Pastor

Patrocinador
de Team Soft

Todas

Interno

Apoyo

Jefe de
Contar con procesos
Alta
adquisiciones definidos y ordenados para
de Apoyo Total la ejecucin de las
diferentes actividades de la
empresa.

Ejecucin

Externo

Neutral

Ing. Juan
de Dios
Casapia

5
Miembros
del Equipo

Alta

Que el xito del proyecto

Alta
ayuda a posicionar a la
empresa como lder en el
mercado
Incrementar la rentabilidad

Nr
o.

Interesad
o

Angel
Garcia

10

Cargo en la Expectativas Principales Influenc Fase de

Organizacin
ia
Mayor
Potenci inters
al
(Alta/Ba
ja)

Interno /
Externo

Jefe de
Contar con SW amigable,
almacn Apoyofcil de utilizar, que tenga
Total
una respuesta rpida.

Ejecucin

Externo

Neutral

Todas

Externo

Apoyo

Gerente
Lic. Pablo
General de
Sobenes
Apoyo Total
Indacochea

Baja

Incrementar la rentabilidad Alta

Tener un cartera de
proyecto culminados
exitosamente

Apoyo /
Neutral
/
Opositor

MATRIZ DE ANALISIS DE LOS INTERESADOS

Nro.

Interesado

Nivel actualNivel
Sustentos para definir
Estrategia generales de
de
deseado de su grado de compromiso Involucramiento
compromis Compromiso actual y futuro
o

Usuario del
rea de
almacenes
de Apoyo
Total(Cliente)

Resistente

Promotor

No estn convencidos de la Incrementar su grado de

tecnologa nueva.
conocimiento sobre los
Van a permitir la promocin beneficios del sw a travs
del uso de sw
de reuniones feedback

Usuario del
rea
administrativ
a de Apoyo
Total(Cliente)

Resistente

Promotor

Esta cmodo con las

actividades de los procesos
actuales.
Van a permitir el xito de
los nuevos procesos

Incrementar su grado de
conocimiento sobre los
beneficios de los nuevos
procesos a travs de
reuniones feedback

Ing. Gustavo
Pealoza

Promotor

Impulsor

Est convencido que la

mejora de los procesos de
la empresa llevara a una
mayor rentabilidad.
El puede ayudar a la
aceptacin del sw y los
nuevos procesos del
usuario final

Brindar informacinestadsticas sobre la

posibilidad de fracaso por
falta de involucramiento
del Patrocinador.
Considerar incentivos por
parte de la empresa para
aceptar los cambios.

Cristian
Vargas

Impulsor

Impulsor

Esta identificado con los

Mantener la motivacin
objetivos del proyecto y los del equipo del proyecto
beneficios del xito del
mismo

Promotor

Promotor

El personal est
comprometido con el
proyecto

Motivacin constante e
incentivos

Promotor

Promotor

Entiende que del xito del

proyecto depende la
necesidad de su servicio

Mantenerse dentro de la
lista de proveedores de la
empresa.

Impulsor

Impulsor

Por ser el dueo de la

Brindar informacin
empresa necesita liderar el permanente del estado
mercado generando
del proyecto
proyecto de calidad y alta
rentabilidad

Miembros del
Equipo
Ing. Julio
Rondon
Ing. Pedro
Pastor

Nro.

Interesado

Nivel actualNivel
Sustentos para definir
Estrategia generales de
de
deseado de su grado de compromiso Involucramiento
compromis Compromiso actual y futuro
o
Neutral

Promotor

No solicito la mejora de los

procesos pero no est en
contra de una
reestructuracin

Incrementar su grado de
conocimiento sobre los
beneficios de los nuevos
procesos a travs de
reuniones feedback

Neutral

Promotor

No solicit la
implementacin de un sw
pero no est en contra de
su utilizacin

Incrementar su grado de
conocimiento sobre los
beneficios de los nuevos
procesos a travs de
reuniones feedback

Impulsor

Impulsor

Es importante el xito de
Brindar informacin
los proyecto para beneficio permanente del estado
de la empresa e impulsar del proyecto
su skills profesionales

Ing. Juan de
Dios Casapia

9
Angel Garcia

10

Lic. Pablo
Sobenes
Indacochea

* Nivel actual de compromiso (resistente, neutral, impulsor, promotor, etc)

PUCP-PMBOK

13.2.3.1

PLAN DE GESTIN DE LOS INTERESADOS

HOJA 1
Componente
Grupo

Ttulo del Proyecto

Gerente del Proyecto
Estrategia de Gestin
de Interesados

Descripcin
GPC 1510 - S12 GRUPO 01
Restructuracin del proceso de adquisiciones y automatizacin del rea de
almacenes de la Unidad de Proyectos del Grupo Empresarial Apoyo Total
S.A.
Gustavo Pealoza
Se deber identificar a los interesado con los siguientes datos:
- Nombre
- Cargo en la organizacin (Interna/Externa)
- Ubicacin Fsica
- Rol en el Proyecto
- Informacin de Contacto(Nmero Telefnico, Correo electrnico de contacto)
Es responsabilidad del Equipo de Direccin del proyecto el levantamiento de los
datos de este registro.
Los niveles de compromiso que deseamos que los interesados clave cuenten son:
Promotor (apoya)
Impulsor
Se les invitar a las reuniones de avance y se les comunicar antes de cualquier
cambio, la futura realizacin de estos. Se presentar el beneficio y la necesidad, y se
solicitar su retroalimentacin, la cual ser considerada si no afecta el desempeo del
proyecto.
En fases tempranas como Anlisis, Desarrollo y Pruebas se realizarn reuniones
cada 15 das convocando a los interesados de alto poder y alto inters para
presentarles informes del estado del proyecto.
A los interesados de bajo poder y bajo inters se les enviar un informe en fsico a
sus direcciones email con acuse de recibo.
Para lograr y mantener el compromiso de los interesados de alto poder y alto inters,
se les invitar a participar de:
Reuniones de informe de estado

Sugerencias de Planes de accin ante posibles desviaciones.

Informes del estado de ejecucin de los planes de accin
implementados
Se identificarn las necesidades, intereses y principales requerimientos de cada
interesado, las cuales semanalmente en una reunin a primera hora los das Lunes
se deben actualizar y revisar si se estn cumpliendo con:
Implementar los requerimientos de cada interesado
Implementar las necesidades identificadas
Informar a los interesados sobre las acciones que cubren lo indicado
(requerimientos) en los puntos anteriores.
Ante cualquier diferencia y/o conflicto el Equipo de Direccin de Proyecto es el
responsable de identificar la mejor forma de abordar estos conflictos, siendo
nicamente responsabilidad del Director de Proyecto las actividades de negociacin
con el interesado, de no llegarse a un acuerdo se deber escalar el problema con los
avances de negociacin al SPONSOR para su solucin.
Cada miembro del equipo dueo de algn riesgo relacionado a interesado ser
responsable del monitoreo del interesado.
Aquellos de alto poder e impacto sern gestionados de cerca por el PM.