Guiacargas de Trabajo

GUIA DE MODERNIZACIN
DE ENTIDADES PBLICAS
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA
FUNCIN PBLICA
DIRECCIN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
MODERNIZACIN INSTITUCIONAL EN LOS ORGANISMOS Y

ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN PBLICA
GUIA DE MODERNIZACIN DE
ENTIDADES PBLICAS
Elizabeth Rodrguez Taylor

DIRECTORA
Jorge Luis Trujillo Alfaro
SUBDIRECTOR GENERAL
Celmira Frasser Acevedo
DIRECTORA DE EMPLEO PBLICO (E)
Jos Fernando Berro Berro
DIRECTOR DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Mara del Pilar Garca Gonzlez
DIRECTORA DE POLTICAS DE CONTROL INTERNO Y RACIONALIZACIN DE
TRMITES
Claudia Patricia Hernndez Len
DIRECTORA JURDICA
Sylvia Puente Alvarez-Correa
SECRETARIA GENERAL
Celmira Frasser Acevedo
JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIN
Luz Stella Patio
JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO
Victoria Eugenia Daz Acosta
JEFE OFICINA DE SISTEMAS DE INFORMACIN
Bogot, D.C., Junio de 2012
COORDINACIN TCNICA
JOSE FERNANDO BERRO BERRO
ALBERTO FREDY SUAREZ CATAEDA
JAIME ORLANDO DELGADO GORDILLO
OSWALDO ALBERTO GALEANO CARVAJAL
EQUIPO DE TRABAJO
ALBERTO FREDY SUAREZ CASTAEDA
CARLOS FELIPE CRUZ HERNANDEZ
CLAUDIA PATRICIA ARDILA DIAZ
EDGAR ALFREEDO GUTIERREZ RIVERA
JAIME ORLANDO DELGADO GORDILLO
LUZ MARY RIAO CAMARGO
MARA LUCRECIA OSPINA MONTOYA
MARA PIEDAD OLAYA SISA
MARIO DE LEON SALAS
OSWALDO ALBERTO GALEANO CARVAJAL
CONTENIDO
PRESENTACIN ........................................................................ 8
INTRODUCCIN ..................................................................... 10
ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN PBLICA ..................... 11
ESTUDIO TCNICO ................................................................. 13
1. RESEA HISTORICA ....................................................................................... 15
2. MARCO LEGAL .................................................................................................... 16
3. ANALISIS
3.1 Entorno
3.2 Entorno
3.3 Entorno
3.4 Entorno
EXTERNO ....................................................................................... 17
Poltico. ............................................................................................. 17
Econmico. ...................................................................................... 18
Social. ............................................................................................... 18
Tecnolgico. .................................................................................... 19
4. ANLISIS FINANCIERO ............................................................................... 19

5. ANLISIS INTERNO........................................................................................ 21
5.1 Identificacin y Anlisis de los Objetivos y Funciones Generales.
...................................................................................................................................... 21
Ejemplo de entidad del Orden Nacional: ......................................... 22
Ejemplo de entidad del orden Territorial: ...................................... 23
5.2 Misin. ................................................................................................................ 22
Ejemplo de Misin en el Orden Nacional: ....................................... 21
Ejemplo de Misin en el Orden Territorial: .................................... 22
5.3 Visin .................................................................................................................. 24
Ejemplo de Visin en el Orden Nacional: ........................................ 24
Ejemplo de Visin en el Orden Territorial: ..................................... 25
5.4. Identificacin del Mapa de Procesos o Cadena De Valor .............. 25
Metodologas para la Revisin y Anlisis de Procesos ........... 26
5.5 Productos y/o Servicios ............................................................................. 29

5.6 Usuarios o Clientes ....................................................................................... 30
5.7 Evaluacin de la Prestacin de servicios. ........................................... 33
Anlisis de los Niveles de Desempeo ............................................. 33
Ajuste de los estndares a los requerimientos ........................... 33
5. 8 Estatutos Internos (nicamente para Entidades
Descentralizadas) .................................................................................................. 34
Formas de Estructura u Organizacin Interna de una
Institucin ......................................................................................................... 34
Formas Organizacionales. ........................................................................ 35
Estructura Funcional. .................................................................................. 36
Estructura Matricial o por Proyectos. ............................................... 36
Estructura Territorial o Geogrfica Desconcentracin....... 37
Estructura por Unidades Estratgicas de Negocios. ................ 37
6. EVALUACIN DE LAS FUNCIONES, PERFILES Y CARGAS DE
TRABAJO ..................................................................................................................... 45
6.1. Evaluacin de las Funciones .................................................................... 45
6.2 Perfiles y Cargas de Trabajo. .................................................................... 45
6.3 Otras Tcnicas para Medicin de Tiempos de los Trabajos. ......... 63
Clculo de Tiempos sobre la base de Tablas de
Movimientos, Estndares o Tiempos Normalizados................. 63
Mtodo de la Filmacin de los Trabajos. ......................................... 63
Mtodo del Muestreo del Trabajo........................................................ 63
Mtodo del Auto punteo del Trabajo. ................................................ 64
7. PLANTA DE PERSONAL. ................................................................................ 64
7.1. Sistema de Nomenclatura y Clasificacin de Empleos .................. 65
Ejemplo de Nomenclatura de Empleos en el Orden Nacional: ........ 67
Ejemplo de Nomenclatura de Empleos en el Orden Territorial: ..... 67
7.2. Determinacin de la Planta de personal ............................................. 68
Ejemplo de Planta de Personal en el Orden Nacional: ............ 69
Ejemplo de Planta de Personal en el Orden Territorial: ........ 69
7.3. Viabilidad o Disponibilidad Presupuestal. ........................................... 70
7.4. Acto Administrativo de Modificacin de Planta. ............................... 71
Escisin de Entidades u Organismos ............. Error! Marcador no definido.
Escisin de Entidades u Organismos ......................................................... 86
Fusin de Entidades U Organismos ............................................................ 87
ANEXO 1 ................................................................................ 89
ANEXO 2 ................................................................................ 91
ANEXO 3 ................................................................................ 94
ANEXO 4 .............................................................................. 103
(FDO) DIRECTOR GENERAL .................................................. 104
ANEXO 6 .............................................................................. 109
ANEXO 7 .............................................................................. 110
ANEXO 8 .............................................................................. 111
ANEXO 9 .............................................................................. 112
.ANEXO 10 ........................................................................... 113
ANEXO 11 ............................................................................ 124
ANEXO 12 ............................................................................ 134
ANEXO 13 ............................................................................ 140
ANEXO 14 ............................................................................ 147
ANEXO 15 ............................................................................ 157
ANEXO 16 ............................................................................ 160
ANEXO 17 ............................................................................ 166
ANEXO 18 ............................................................................ 170
ANEXO 19 ............................................................................ 172

ANEXO 20 ............................................................................ 181
ANEXO 21 ............................................................................ 182
ANEXO 23 ............................................................................ 198
GLOSARIO DE TRMINOS. .................................................... 209
PRESENTACIN
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA
PRESENTACION
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA
INTRODUCCIN
10

ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN PBLICA
Abordar un proceso de modernizacin institucional implica la elaboracin de
un estudio tcnico o justificacin tcnica en el cual se analiza la situacin
actual de la institucin pblica respecto al cumplimiento de sus funciones,
objetivos generales y su misin. Con base en este anlisis y teniendo en
cuenta la normatividad vigente, se hace un diagnstico que puede implicar
reformas o mejoras en uno o varios de los elementos bsicos de la
respectiva institucin pblica.
Estos elementos bsicos son: marco legal; anlisis externo; anlisis
financiero; objetivos; funciones generales; misin; visin; productos y
servicios; usuarios y clientes; procesos estratgicos, misionales, de apoyo, y
de control y evaluacin; estructura; sistema de nomenclatura, clasificacin y
remuneracin de empleos; planta de personal y manual especfico de
funciones y de competencias laborales.
Para implementar el proceso de modernizacin los organismos y entidades
de la administracin pblica del orden nacional y territorial deben tener en
cuenta los principios que rigen la funcin administrativa al servicio del
inters general, los enunciados en el artculo 209 de la Constitucin Poltica,
como son: igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad
y publicidad, mediante la descentralizacin, delegacin, coordinacin
administrativa y la desconcentracin de funciones.
En los casos que se requiera modificar estatutos, estructura organizacional o
planta de personal, se tendr en cuenta, adems, de lo dispuesto en el
artculo 228 del Decreto 019 de 2012, el artculo 96 del Decreto 1227 de
2005 y dems normas que lo adicionen modifiquen o sustituyan, los
siguientes criterios:
Los organismos y entidades de la administracin pblica nacional y

territorial se organizarn de acuerdo con las necesidades cambiantes de
la funcin pblica, haciendo uso de las innovaciones que ofrece la
gerencia pblica.
La organizacin que se adopte se sujetar a la finalidad, objeto y

funciones generales de la entidad prevista en las leyes, decretos,
ordenanzas o acuerdos, contribuyendo de manera eficaz y eficiente para
11
el logro de los objetivos institucionales, al desarrollo de sus funciones y al

uso racional del talento humano y de los recursos fsicos, financieros y
tecnolgicos.
Garantizar que exista la debida armona, coherencia y articulacin entre

las actividades que realicen cada una de las dependencias, de acuerdo
con las competencias atribuidas, para efectos de formular, ejecutar y
evaluar las polticas, planes y programas, que le permitan el ejercicio de
sus funciones.
Establecer organizaciones flexibles que se adapten al entorno poltico,

econmico, tecnolgico y social, que sea plana y sencilla, con niveles
jerrquicos mnimos, con el fin de que las decisiones fluyan sin
obstculos dentro de la misma, permitiendo una comunicacin directa
entre el estado y el ciudadano, logrando los objetivos para la cual fue
creada.
Evitar la duplicidad de funciones al interior de las instituciones y de stas

con otras entidades pblicas de cualquier orden.
Suprimir o fusionar los empleos que no se requieran para la prestacin

de servicios y distribuir o suprimir las funciones especficas que se
desarrollen, en armona con las disposiciones vigentes que regulen la
materia.
12
ESTUDIO TCNICO
De acuerdo con el artculo 46 de la Ley 909 de 2004, con la modificacin
efectuada por el artculo 228 del Decreto Ley 019 de 2012, y los artculos 95
al 97 del decreto 1227 de 2005, los procesos de reformas organizacionales
de las entidades de la rama ejecutiva del orden nacional y territorial,
debern motivarse, fundarse en necesidades del servicio o en razones de
modernizacin de la administracin y basarse en justificaciones o estudios
tcnicos que as lo demuestren.
As entonces, para llevar a cabo una reestructuracin, se debe elaborar el
estudio tcnico o la justificacin tcnica que conlleven a la expedicin de los
actos administrativos que consoliden el proceso de reforma organizacional.
La responsabilidad del estudio tcnico o justificacin tcnica estar en
cabeza del Representante Legal del organismo o entidad pblica, quien
establecer las directrices generales para adelantar el proceso, de
conformidad con las polticas, lineamientos y orientaciones impartidas por el
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.
El estudio tcnico puede ser realizado por la respectiva entidad, o por la
Escuela Superior de Administracin Pblica - ESAP; estudio que deber
garantizar el mejoramiento continuo de la organizacin. Para el efecto, en el
ltimo caso, ha de estar acompaado de personal interno que facilite la
identificacin de la problemtica institucional, sin desconocer que la
responsabilidad directa del estudio sigue siendo de la respectiva institucin.
De conformidad con el artculo 5 de la Ley 1551 de 2012 por la cual se
dictan disposiciones para la modernizacin administrativa de los municipios,
la escuela Superior de Administracin Pblica prestar de manera gratuita la
debida asistencia y acompaamiento que los municipios de quinta y sexta
categora le demanden.
A efectos de dar inicio al proceso de reestructuracin, el director del
organismo o entidad podr constituir, de manera formal mediante acto
administrativo, un equipo interno de trabajo el cual tendr la
responsabilidad de la planeacin, diseo y ejecucin de dicho proceso, que
se apoyar en profesionales de las reas administrativa y tcnica o misional,
personal que ha de contar con capacidad analtica y conocimiento de los
procesos institucionales, para presentar los resultados que servirn de base
13
en la toma de decisiones relacionadas con el direccionamiento de la

institucin pblica. (Anexo 1)
Para elaborar el estudio tcnico, el Departamento Administrativo de la
Funcin Pblica presenta esta metodologa, con el fin de orientar y facilitar a
los organismos y entidades el desarrollo paso a paso de los elementos
bsicos que lo conforman.
Adicionalmente, este Departamento Administrativo ofrece capacitacin y
asesora a las instituciones pblicas del orden nacional y territorial que as lo
requieran, la cual se solicitar mediante oficio dirigido al Director de este
organismo, quien designar al asesor correspondiente.
De acuerdo con lo sealado en el artculo 5 de la Ley 1551 de 2012, por la
cual se dictan normas para modernizar la organizacin y el funcionamiento
de los municipios, en el marco de los principios de coordinacin,
complementariedad, sostenibilidad, economa y buen gobierno, los
municipios contarn con el apoyo de la Escuela Superior de Administracin
Pblica -ESAP en la identificacin de necesidades y en la determinacin de
buenas prcticas administrativas; e igualmente corresponde a la ESAP
brindar el apoyo al Gobierno Nacional en la gestin, promocin, difusin,
desarrollo e implementacin de las polticas pblicas de buen gobierno y
competitividad en los entes territoriales.
As mismo, corresponde a la Escuela Superior de Administracin Pblica
ESAP, acompaar de manera gratuita a los municipios de 5 y 6 categora, en
la elaboracin de los estudios y anlisis a los que se refiere el artculo 46 de
la ley 909, cuando los municipios as lo requieran.
Asignado el asesor y conformado el equipo de trabajo, el organismo o
entidad deber elaborar un cronograma incluyendo los responsables de las
actividades, los tiempos de ejecucin y los indicadores que permitan evaluar
el proceso.
En el transcurso de la elaboracin del estudio tcnico o la justificacin
tcnica, el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, a travs de la
Direccin de Desarrollo Organizacional, o bien la Escuela Superior de
Administracin Pblica, formular a la institucin que viene siendo
asesorada, las observaciones y recomendaciones respectivas, si fueren del
caso.
Adems de los instrumentos sugeridos en la presente gua, existen varias
tcnicas o herramientas organizacionales que pueden ser tomadas como
soporte complementario o sustitutivo a la metodologa propuesta en esta
14
Gua por el Departamento Administrativo, entre las cuales podemos

mencionar: la planeacin estratgica, benchmarking, market testing o
iniciativa de financiamiento privado. (Anexo 2)
Igualmente, es importante tener en cuenta como punto de referencia para el
estudio tcnico de cada institucin pblica los informes de gestin, de
Control Interno, del sistema de gestin de la calidad, de las Contraloras
correspondientes y aquellos otros que sirvan de insumo para la toma de
decisiones.
Para el xito del proceso de modernizacin institucional se requiere contar
con la voluntad poltica, el compromiso de la alta direccin, la participacin
del personal de la institucin y disponer de los recursos fiscales y
presupuestales a que haya lugar.
La metodologa propuesta en esta Gua permite abordar y analizar de
manera integral la organizacin de la institucin pblica, y facilitar la
construccin de la reforma organizacional, para lo cual se sugiere desarrollar
las siguientes etapas:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Resea Histrica
Marco Legal
Anlisis Externo
Anlisis Financiero
Anlisis Interno.
Evaluacin de las Funciones, Perfiles y Cargas de trabajo.
Planta de Personal
Manual Especfico de Funciones y Competencias Laborales.
1. RESEA HISTORICA
Partiendo del anlisis del sector administrativo en el que se encuentra

inserta la institucin (para el caso de las organizaciones pblicas de la rama
ejecutiva del orden nacional), se procede a la identificacin y estudio de la
evolucin y crecimiento en trminos de los objetivos y funciones de la
entidad y de sus interrelaciones con el entorno, con el fin de obtener un
conocimiento de la misma, de sus definiciones de poltica, de las respuestas
a las demandas de la sociedad; elementos que han afectado el desarrollo
institucional, y que dan evidencia de los cambios y transformaciones que se
han dado en la modalidad del servicio.
15
2. MARCO LEGAL
En esta etapa se pretende que cada organismo o entidad identifique, estudie
y analice las normas generales que le dan forma y competencia jurdica
como institucin pblica, contenidas en la Constitucin Poltica, Leyes,
Decretos, Ordenanzas y Acuerdos.
Igualmente, es importante tener en cuenta el plan de desarrollo nacional,
departamental o municipal; el plan de ordenamiento territorial, cuando sea
del caso, as como los planes sectoriales, que son de cumplimiento
obligatorio para cada institucin pblica acorde con sus objetivos, funciones,
misin, polticas y programas con los cuales se han comprometido, para
actuar dentro del marco de la administracin pblica.
As mismo, este marco legal comprende el conocimiento y anlisis de las
normas propias de cada institucin que permitan identificar la regulacin
aplicable en relacin con los estatutos (en los casos que corresponda);
estructura; nomenclatura, clasificacin y remuneracin de empleos; planta
de personal y manual especfico de funciones y de competencias laborales.
Una vez conocida y analizada la normatividad, as como los planes de
desarrollo vigentes, se debe verificar si la institucin pblica est actuando
conforme a ellos y proponer las reformas que se consideren necesarias a la
regulacin propia de la entidad.
Desde el punto de vista legal, se entiende por Estructura Orgnica lo
determinado por la Ley 489 de 1998 en su artculo 50, as:
Contenido de los actos de creacin. La Ley que disponga la creacin de un
organismo o entidad administrativa deber determinar sus objetivos y
estructura orgnica, as mismo determinar el soporte presupuestal de
conformidad con los lineamientos fiscales del Ministerio de Hacienda y
Crdito Pblico.
La estructura orgnica de un organismo o entidad administrativa comprende
la determinacin de los siguientes aspectos:
1.
2.
3.
4.
5.
la
La denominacin.
La naturaleza jurdica y el consiguiente rgimen jurdico.
La sede.
La integracin de su patrimonio.
El sealamiento de los rganos superiores de direccin y administracin y
forma de integracin y de designacin de sus titulares, y
16
6. El Ministerio o el Departamento Administrativo al cual estarn adscritos o

vinculados.
En el orden territorial habr de guardarse correlacin con las normas del
orden nacional, atendiendo a las disposiciones que para el efecto estn
dispuestas en la Constitucin Poltica, en las Leyes, Decretos, Ordenanzas y
Acuerdos Municipales respectivos.
Como informacin se incluye el (Anexo No. 3) Resumen de Normatividad
para instituciones del orden nacional y territorial.
3. ANALISIS EXTERNO
Resulta de suma importancia examinar como la interaccin de la entidad con
el medio ambiente y con otras instituciones del contexto afecta su
organizacin interna, dando como consecuencia cambios en las
orientaciones y estrategias y ajustes en las actividades, planes y programas.
En esta etapa se deben analizar los diferentes factores que inciden en el
desarrollo, crecimiento y configuracin de la organizacin o entidad como
son los polticos, econmicos, sociales y tecnolgicos, para que con base en
ellos sea posible presentar propuestas que adecuen la Institucin a su
entorno.
Por lo anterior, es imprescindible conocer sus efectos en el sistema de
administracin de la organizacin y su adaptabilidad frente a los cambios en
el entorno, para identificar las amenazas, anticiparse a los acontecimientos y
tomar decisiones, reorientando oportunamente sus acciones en la direccin
deseada.
El anlisis se realizar sustentado en el estudio de estadsticas, ndices,
clculos, grficos, anlisis comparativos, series cronolgicas, o proyecciones,
entre otros, como medidas de comprobacin; para lo cual, se seleccionarn
slo aquellas variables relevantes, de acuerdo con las caractersticas y la
misin de cada organizacin. Como referencia se menciona las siguientes:
3.1 Entorno Poltico.
Las entidades y organismos pblicos nacionales y territoriales debern
adoptar y ajustar su organizacin interna teniendo en cuenta las
orientaciones y decisiones de orden poltico que incidan sobre la
administracin pblica, como
por ejemplo, la descentralizacin,
desconcentracin y delegacin administrativa, las normas que se dicten en
17
materia de empleo pblico y gerencia pblica, y que afecten las actividades

propias de cada institucin.
As mismo, se han de considerar las decisiones que adopten las Asambleas,
Concejos Municipales y Distritales, las cuales deben estar en concordancia y
armona con las fijadas por el orden nacional.
3.2 Entorno Econmico.
Se busca identificar las ventajas o amenazas que se derivan de la aplicacin
de las polticas macroeconmicas, presupuestales y fiscales (como es el caso
del mandato de la Ley 617 de 2000 y de la Ley 715 de 2001 o la
globalizacin de la economa), que enmarcan el quehacer de la respectiva
institucin, y determinan su incidencia en el costo de la prestacin de los
servicios y salarios, la diversificacin de productos, y de otra parte explorar
otras variables que no permiten cumplir a cabalidad las metas y objetivos
propuestos.
Puede observarse en la realidad cmo una poltica de restriccin del gasto
puede afectar la ejecucin o avance de los proyectos de infraestructura a
cargo del estado y como el conjunto de factores externos y variables
econmicas, pueden limitar y condicionar el funcionamiento del sector y por
ende de sus entidades adscritas y vinculadas.
As mismo, se hace necesario considerar los mecanismos de participacin
privada en la prestacin de servicios pblicos, con el fin de fortalecer la
accin del Estado.
3.3 Entorno Social.
Para mantener relaciones armnicas entre las instituciones y la sociedad a la
cual va dirigida su accin, aquellas deben conocer y responder a las
necesidades cambiantes de la poblacin, las cuales determinan sus
demandas.
De all el requerimiento de consultar y conocer la evolucin de la demanda
de servicios y el nivel de satisfaccin frente al servicio prestado.
Es fundamental en este caso, el anlisis de determinadas variables y
situaciones que intervienen e influyen en la calidad de la estructura social
del estado, tales como la situacin de orden pblico, la inseguridad social, el
crecimiento poblacional, la esperanza de vida, el nivel educativo, la poltica
de vivienda, los programas de seguridad social del estado, la composicin de
18
la fuerza laboral, la crisis de valores, la cultura organizacional y la

responsabilidad social, entre otras.
3.4 Entorno Tecnolgico.
Es importante tener en cuenta los avances en el campo de las
telecomunicaciones, la automatizacin de la informacin, la conexin a
Internet, los factores fsicos y ambientales, la inversin en investigacin y
desarrollos bsicos, la innovacin en diseos y la tecnologa de los servicios
o productos, con el fin de analizar su posible aplicacin al interior de la
institucin, lo cual le va a permitir una mejor prestacin de los servicios y
calidad de los productos, lo que redundara en beneficio de la comunidad.
El presente anlisis busca medir qu tan distante se encuentra la entidad
con respecto a los avances tecnolgicos, en la utilizacin de las redes de
informacin, como un mecanismo de comunicacin e intercambio de
informacin.
Analizados los factores anteriores, la entidad u organismo debe identificar
cuales de estos inciden en el cumplimiento de los objetivos, funciones y
misin de la institucin, para que se propongan los correctivos o cambios
necesarios.
4. ANLISIS FINANCIERO
Dentro del proceso de reestructuracin se juzga pertinente realizar un
anlisis financiero que de cuenta objetiva de las condiciones que sobre este
aspecto refleja la entidad actualmente; as mismo, revisar el
comportamiento financiero del pasado inmediato (ltimos 4 aos) y elaborar
proyecciones con variables representativas, que permitan una idea sobre la
salud presupuestal o financiera de la entidad u organismo pblico, siempre
que se trate de entidades del sector descentralizado de la rama ejecutiva en
el orden nacional y de entidades del orden territorial.
De este anlisis tambin forma parte el Anexo 5, relacionado con el
comparativo de cargos y costos por niveles jerrquicos; as como los
grficos, tendencias u otras sobre ingresos y gastos que resulten tiles; lo
mismo que los anlisis de las variables e indicadores de los estados de
prdidas y ganancias cuando sean del caso y aquellos descriptores sobre los
indicadores y criterios de que trata la ley 617 del ao 2000 y dems normas
relacionadas.
19
Por disposicin general, es pertinente tener en cuenta los siguientes

aspectos bsicos, al considerar una modificacin de planta de personal:
Cuando se trate de entidades u organismos del orden nacional, para

efectos de modificar la planta de personal, este capitulo suministrar la
informacin correspondiente para poner a consideracin y adelantar el
trmite pertinente, ante el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico,
Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional, el cual requiere y
exige los siguientes requisitos:
1.
2.
3.
4.
Exposicin de motivos.
Costos comparativos de las plantas vigente y propuesta.
Efectos sobre los gastos generales.
Concepto del Departamento Nacional de Planeacin si se afectan los
gastos de inversin.
5. Y los dems que la Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional
considere pertinentes.
As, el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica aprobar las
propuestas de modificaciones a las plantas de personal, cuando hayan
obtenido la viabilidad presupuestal del Ministerio de Hacienda y Crdito
Pblico-Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional.
Para el caso de las entidades u organismos del orden territorial, en

proceso de reestructuracin o modificacin de su planta de personal,
debern adelantar las gestiones correspondientes, ante la autoridad
competente, para obtener la certificacin que demuestre contar con los
recursos necesarios para la implementacin de la reforma prevista, para
lo cual tendrn que elaborar un documento, derivado de este capitulo,
donde se adviertan los siguientes puntos:
o
o
o
o
o
Exposicin de motivos
Costos comparativos de la planta de personal actual frente la
propuesta
Efectos sobre los gastos generales
Concepto de la Secretara de Hacienda o de la entidad o la
dependencia que haga sus veces.
Dems informacin requerida para viabilizar el proyecto.
En todo caso, tanto en las instituciones del orden nacional como territorial,
para proveer empleos vacantes se requerir del certificado de disponibilidad
presupuestal por la vigencia fiscal correspondiente. Por medio de ste, el
Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces garantizar la existencia de los
recursos del 1 de enero al 31 de diciembre del ao que corresponda, para
20
cubrir, por todo concepto, los gastos de personal, salvo que el

nombramiento sea en reemplazo de un cargo provisto o creado durante la
vigencia, para lo cual se deber expedir el certificado de disponibilidad
presupuestal por lo que resta del ao fiscal.
Toda provisin de empleos de los servidores pblicos deber corresponder a
los previstos en la planta de personal, incluyendo las vinculaciones de los
trabajadores oficiales.
5. ANLISIS INTERNO
5.1 Misin u Objeto Social.
Abordar en primer trmino el estudio de la misin, que constituye la razn
de ser de la organizacin, sintetiza los principales propsitos estratgicos y
los valores esenciales que deben ser conocidos, comprendidos y compartidos
por todas las personas que hacen parte de la organizacin.
Se debe establecer si la gestin que desarrolla la institucin guarda
correspondencia con la misin encomendada, para potencializar la capacidad
de respuesta de la organizacin ante las oportunidades que se generan en
su entorno, permitiendo orientar sus programas en forma clara y mejorando
rendimiento y productividad en la administracin de los recursos humanos,
financieros, tcnicos, materiales y de informacin.
La misin debe ser clara y sencilla para que sea comprendida y asimilada
por todos los miembros de la organizacin, y responder a los siguientes
interrogantes: Qu hace su Institucin?, Cmo lo hace?, Para quin lo
hace?, el por qu lo hace ?, y su relacin con la funcin principal que realiza
o debe realizar.
Para las instituciones pblicas del orden nacional, la misin se enmarca en
los preceptos legales que le adjudic el legislativo en el acto de creacin, el
cual solo puede ser modificado por la instancia competente.
En el orden territorial la misin est sealada en los actos de creacin de las
respectivas instituciones emanados por las Asambleas Departamentales,
Concejos Municipales y Concejos Distritales, o de los actos de creacin
autorizados por estas instancias.
Ejemplo de Misin en el Orden Nacional:
21
Misin: Lideramos la modernizacin y el mejoramiento continuo de las

instituciones pblicas y el desarrollo de sus servidores para acercarlos al
ciudadano a travs de la investigacin, formulacin y evaluacin de polticas
pblicas con criterio de calidad y efectividad.
Ejemplo de Misin en el Orden Territorial:
Misin: Nuestra Misin Institucional es la de asegurar el bienestar de la
Poblacin de ... mediante la elaboracin y adopcin de planes, programas y
proyectos para ser ejecutados preferencialmente por el Municipio, las
asociaciones comunitarias y otros grupos sociales, asignando recursos con
criterios de prioridad, equidad, solidaridad y desarrollo sostenible,
propiciando la vinculacin de organismos nacionales e internacionales
pblicos y privados.
5.2 Identificacin y Anlisis de las Funciones Generales.

Se pretende, a partir de la claridad en la misin u objeto social institucional,
evaluar la pertinencia de las funciones generales otorgadas a la organizacin
por la norma de creacin, as como aquellas otras que la modifican o
adicionan.
Su anlisis permite determinar cmo han variado en el tiempo, si existe
duplicidad de funciones con otras entidades del sector pblico, constatar si
necesariamente deben ser llevadas a cabo por el Estado o por el contrario
pueden ser atendidas por particulares.
Como producto del anlisis, se debe concluir cuales funciones y objetivos se
siguen desarrollando, cuales no se requieren y cuales se proponen, y
aquellas que deben ser llevadas a cabo por los particulares.
Igualmente, se debe precisar si es necesario modificar las normas de
creacin para adecuarlas a los cambios propuestos, disposiciones que se han
de someter a la aprobacin de las instituciones que tienen la facultad legal
para ello.
Para facilitar su comprensin, a continuacin se ilustra con los siguientes
ejemplos:
Ejemplo de entidad del Orden Nacional:
Objetivo General del Ministerio. El Ministerio de Transporte tiene como
objetivo primordial la formulacin y adopcin de las polticas, planes,
22
programas y proyectos y regulacin econmica en materia de transporte,

trnsito e infraestructura de los modos de transporte carretero, martimo,
fluvial, frreo y areo y la regulacin tcnica en materia de transporte y
transito de los modos carretero, martimo, fluvial y frreo.
Funciones Generales del Ministerio. El Ministerio de Transporte cumplir,
adems de las funciones que determina el artculo 59 de la Ley 489 de
1998, las siguientes:
a. Formular las polticas del Gobierno Nacional en materia de trnsito,
transporte y su infraestructura de los modos de su competencia.
b. Elaborar el proyecto del Plan Sectorial de Transporte e
Infraestructura, en coordinacin con el Departamento Nacional de
Planeacin, DNP, y las entidades del sector y evaluar sus resultados.
c. Elaborar los planes modales de transporte y su infraestructura con el
apoyo de las entidades ejecutoras, las entidades territoriales y la
direccin martima.
d. Coordinar, promover, vigilar y evaluar la ejecucin de las polticas del
Gobierno Nacional en materia de trnsito, transporte y su
infraestructura.
n. Las dems que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza
de sus objetivos.
Ejemplo de entidad del orden Territorial:
Objetivo General del Municipio.- El Municipio de .... tiene por finalidad
servir a la comunidad, promover la prosperidad general en procura del
desarrollo integral de sus habitantes, la preservacin de sus valores
morales, culturales y patrimoniales, el desarrollo de su territorio, el rescate
y fortalecimiento de los bienes del Municipio y todo lo que tenga que ver con
la satisfaccin de sus necesidades como conglomerado social y el
mejoramiento de su calidad de vida.
Funciones Generales del Municipio.- Corresponde al Municipio de ...,
cumplir las siguientes funciones:
a.
Interpretar la voluntad soberana de sus habitantes y en el marco de

la Constitucin, la Ley y el Reglamento, asumir la debida
consecuencia con sus mandatos.
b. Velar por la preservacin del territorio municipal y sus riquezas
naturales, a fin de que ellos sirvan y beneficien a los habitantes del
Municipio, asegurando el progreso de la entidad territorial, sin
23
perjuicio de las intervenciones que para efecto de su explotacin,

usos, distribucin, utilizacin y consumo disponga la Ley.
c. Administrar los asuntos municipales y prestar los servicios pblicos
que determine la Ley.
d. Ordenar el desarrollo de su territorio y construir las obras que
demande el progreso municipal.
n. Las dems que le seale la Constitucin y la Ley.
5.3 Visin
La visin es la proyeccin de la institucin a largo plazo que permite
establecer su direccionamiento, el rumbo, las metas y lograr su desarrollo,
la cual debe ser construida y desarrollada por la Alta Direccin de manera
participativa, en forma clara, amplia, positiva, coherente, convincente;
comunicada y compartida por todos los miembros de la institucin.
La construccin de una alternativa de visin, requiere de una administracin
comprometida que promueva el cambio y motive la participacin de los
integrantes de la organizacin en el logro de los objetivos y metas
propuestas; su comportamiento debe ser consistente con la visin
planteada, y estar dispuesta a enfrentar los retos, a ser flexible y ajustarse
permanentemente a las exigencias y a la dinmica de cambio que impone el
entorno.
Esta herramienta administrativa permite identificar cmo el esfuerzo de
cada individuo contribuye al objetivo propuesto y al logro de un mejor
desempeo; porque cuando se sabe lo que se quiere, se pueden eliminar
actividades improductivas.
La visin debe responder a largo plazo a las preguntas: Qu queremos ser
como Institucin moderna?, Qu transformaciones quisiera ver en la
institucin?, Qu clientes tendra?, Qu procesos se llevarn a cabo?, Qu
productos o servicios se ofrecern?
Ejemplo de Visin en el Orden Nacional:
En el 2019 seremos valorados como organismo rector de polticas que
contribuye a la consolidacin de organizaciones pblicas profesionales,
democrticas, efectivas, sostenibles y generadores de confianza ciudadana
en la administracin pblica.
24
Ejemplo de Visin en el Orden Territorial:

Que el Municipio sea reconocido por implementar un esquema de desarrollo
participativo con la comunidad en la prestacin de los servicios bsicos y
lograr su proyeccin regional, creando opciones y oportunidades para todos;
un Municipio en el cual la estructura social se soporte en las organizaciones
pblicas, privadas solidarias y comunales.
5.4. Identificacin del Mapa de Procesos o Cadena De Valor
De conformidad con el decreto reglamentario 1227 de 2005, con la
modificacin introducida por el Decreto Ley 019 de 2012, toda entidad u
organismo que inicie un proceso de reestructuracin, debe adelantar como
mnimo el anlisis de los procesos, la evaluacin de la prestacin de los
servicios y la evaluacin de las funciones, los perfiles y las cargas de trabajo
de los empleos.
Las instituciones deben asegurar la operacin eficaz y eficiente de los
procesos estratgicos, misionales, de apoyo y de control y evaluacin, as
como la red de procesos asociados de manera que la organizacin tenga la
capacidad de satisfacer las necesidades de los clientes.
Como proceso se entiende la serie de fases o etapas secuenciales e
interdependientes, orientadas a la consecucin de un resultado, en el que se
agrega valor a un insumo y se contribuye a la satisfaccin de una necesidad.
Existen cuatro clases de procesos:
5.4.1 Procesos estratgicos: Son aquellos que orientan evalan y hacen
seguimiento a la gestin de la entidad, incluyen procesos relativos al
establecimiento de polticas y estrategias, fijacin de objetivos, provisin de
comunicacin y aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios.
5.4.2 Procesos Misionales: Son aquellos que contribuyen directamente al
cumplimiento de los objetivos y a la razn de ser de la organizacin; su
objetivo fundamental es entregar los productos o servicios que el cliente o
usuario requiere para satisfacer sus necesidades.
Estos procesos
organizacin.
tambin
se
conocen
como
crticos
claves
de
la
25
5.4.3 Procesos de apoyo: Son aquellos que dan soporte para el buen
funcionamiento y operacin de los procesos estratgicos y misionales de la
organizacin.
5.4.4 Procesos de control y evaluacin: Son aquellos que adelantan las
mismas dependencias responsables del proceso o la oficina de control
interno o quien haga sus veces, para verificar que los resultados y acciones
previstas se cumplieron de conformidad con lo planeado.
PROCESO
PRODUCTO
GENERADO
USUARIO/CLIENTE
PROCESOS ESTRATEGICOS
Realizar o ajustar la
Polticas sectoriales
planeacin del sector
salud
PROCESOS MISIONALES
Atencin Ambulatoria
PROCESOS DE APOYO
Pago de cuentas y
compromisos laborales
PROCESOS DE CONTROL
Y EVALUACIN
Evaluacin y control del
proceso de atencin
ambulatoria
Consulta
medica
odontolgica
Secretarias de salud,
Empresas Sociales del
Estado
Afiliados
al
contributivo
subsidiado.
rgimen
o
al
Cuentas pagadas
Empleados y proveedores
Queja del usuario
Dependencia
del proceso
responsable
Una vez identificados los procesos actuales, la entidad deber analizarlos,

evaluarlos y proponer los cambios que se consideren pertinentes para que
ello conduzca a mejorar la eficiencia y eficacia de los servicios o productos.
Para alcanzar los objetivos anteriores, es necesario actuar sobre los
siguientes aspectos:
1.
2.
3.
4.
Eliminar errores, defectos, etc.

Reducir el tiempo de ejecucin.
Optimizar los recursos.
Simplificar los procedimientos.
Metodologas para la Revisin y Anlisis de Procesos
26
Para el desarrollo de esta revisin y anlisis, existen varias tcnicas; una de

ellas es el anlisis de Opciones Prioritarias.
El anlisis de Opciones Prioritarias se constituye en una tcnica
fundamental para la toma de decisiones estratgicas sobre los procesos que
adelanta la entidad. Es decir, permite determinar si cada uno de los
procesos se debe llevar a cabo o no y, si debe realizarse, cmo puede
hacerse ms eficiente, lo que resulta en un ejercicio de priorizacin de los
procesos que realiza la Entidad. Igualmente, evita que la organizacin
invierta tiempo y recursos en tratar de mejorar procesos que no son
fundamentales para el logro de sus objetivos.
Para aplicar esta tcnica se deben formular las siguientes preguntas,
teniendo en cuenta el orden establecido:
Pregunta 1: Se requiere que el proceso sea llevado a cabo?
Para comenzar es preciso plantearse si a la luz de las normas se requiere
o no del proceso. En caso contrario deber eliminarse.
Pregunta 2: Es necesario que el proceso sea ejecutado directamente por
la entidad?
En el evento que as sea, por razones normativas, por la naturaleza del
proceso, o porque no existan las condiciones para que un tercero lo
provea efectivamente, ste deber ser objeto de un mejoramiento
permanente que se fundamenta en un estudio de eficiencia.
Pregunta 3: Se est llevando a cabo el mismo proceso en varias
dependencias de la entidad, en otras entidades del sector, en los entes
territoriales, o en otro sector?
Esta pregunta permite identificar si existe duplicidad de funciones y
procesos y cuantificar los niveles de ineficiencia.
A partir de este ejercicio, la entidad est en capacidad de definir la
estructura interna y por ende aproximarse a la identificacin de lo que ha de
ser la planta de personal requerida para el cumplimiento de su misin.
Anlisis de Procesos a travs de la Metodologa
Opciones Prioritarias
27
DEPENDENCIA
3.- UNIDAD
FINANCIERA
4.- SERVICIOS
GENERALES
SE
REQUIERE
EL
PROCESO
ES
NECESARIO
QUE SEA
EJECUTADO
POR LA
ENTIDAD
SE LLEVA A
CABO EN OTRAS
DEPENDENCIAS
SI
SI
NO
Se mantiene el
proceso
SI
SI
NO
Se mantiene el
proceso
SI
SI
NO
Se mantiene el
proceso
SI
SI
NO
3.7.
Facturacin y
cartera
SI
NO
NO
4.1. Almacn
SI
SI
SI
4.2.
Mantenimient
o
SI
NO
NO
4.3.
Lavandera
SI
NO
NO
4.4. Vigilancia SI
NO
NO
4.5.
Transporte
NO
NO
PROCESO
3.1. Gestin
de
presupuestos
3.4. Gestin
de tesorera
3.5. Gestin
de
contabilidad
3.6. Gestin
de costos
SI
OBSERVACIONES
Se mantiene el
proceso
EL PROCESO SE
DEBE CONTRATAR
CON EXTERNOS
PARA MEJORAR
CALIDAD EN EL
SERVICIO Y
EFICIENCIA
Se traslada el
proceso
EL PROCESO SE
DEBE CONTRATAR
CON EXTERNOS
PARA MEJORAR
CALIDAD EN EL
SERVICIO Y
EFICIENCIA
EL PROCESO SE
DEBE CONTRATAR
CON EXTERNOS
PARA MEJORAR
CALIDAD EN EL
SERVICIO Y
EFICIENCIA
EL PROCESO SE
DEBE CONTRATAR
CON EXTERNOS
PARA MEJORAR
CALIDAD EN EL
SERVICIO Y
EFICIENCIA
EL PROCESO SE
DEBE CONTRATAR
CON EXTERNOS
PARA MEJORAR
CALIDAD EN EL
SERVICIO Y
EFICIENCIA
Las instituciones que necesiten obtener ms informacin sobre trmites,

procesos y procedimientos pueden consultar la Gua para la Racionalizacin
de Trmites, Mtodos y Procedimientos, elaborada por la Direccin de
Polticas de Control Interno Estatal y Racionalizacin de Trmites del
28
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, la cual puede ser

consultada en la pgina web www.dafp.gov.co
5.5 Productos y/o Servicios
Todo producto y/o servicio debe obedecer a la satisfaccin de una necesidad
requerida por un usuario o cliente, lo cual exige adelantar un proceso para la
obtencin de cada una de ellos.
Partiendo de la identificacin y anlisis de los productos y/o servicios, de la
satisfaccin del cliente se pretende medir la eficiencia, eficacia y efectividad
de la gestin institucional.
Esta valoracin permite reflexionar sobre el funcionamiento de la institucin
y su aporte real de servicios y productos a la sociedad, as como su calidad y
cobertura.
Para realizar esta evaluacin debemos tener en cuenta:
La identificacin de cada uno de los productos y/o servicios ofrecidos por la
institucin, separando los internos de los externos y una vez identificados
se deben revisar los siguientes aspectos bsicos:
Si estos corresponden a los objetivos y funciones de la institucin.
El comportamiento de la demanda y cobertura de cada servicio y

producto.
Los medios de divulgacin e informacin de los productos y/o servicios.
La oportunidad de entrega de los productos y/o servicios.
Las quejas, reclamos y sugerencias respecto a la prestacin de los

productos y/o servicios.
El nivel de investigacin, desarrollo y avance tecnolgico de los productos

y/o servicios, innovaciones y transformaciones alcanzadas.
El equipo de trabajo debe identificar y recomendar los servicios o productos

que deben ser eliminados por considerar que no cumplen con los objetivos,
funciones y misin institucional, as como aquellos que pueden ser
contratados como es el caso de las labores de celadura y vigilancia, aseo, o
29
de proyectos o estudios especiales que

personal de planta.
no pueden ser desarrollados con
5.6 Usuarios o Clientes

De acuerdo con la Norma Tcnica de Calidad NTCGP 1000:2004, los clientes
son toda organizacin, entidad o persona que recibe un producto o servicio,
el cual incluye a los destinatarios, usuarios o beneficiarios.
En relacin con los usuarios y clientes es necesario determinar:
Quienes son los clientes o usuarios actuales y potenciales para cada

servicio o producto identificado en el punto anterior.
La existencia de un sistema de informacin organizado o base de datos

sobre los clientes.
La frecuencia de obtencin de informacin sobre los usuarios y clientes y

utilidad de dicha informacin.
La ubicacin de los clientes.
Los mtodos utilizados para medir la satisfaccin de los clientes,

periodicidad y qu se est haciendo para satisfacerlos.
Evaluar la efectividad del servicio de atencin al cliente.
Analizar el grado de satisfaccin de los clientes internos y externos a

travs de metodologas y herramientas administrativas, tales como,
encuestas, seguimiento a los indicadores de gestin, entre otros.
30
Anlisis de Procesos Misionales con la Metodologa de Opciones Prioritarias

FUNCIONES
GENERALES
PROCESOS
PRODUCTOS O
SERVICIOS
USUARIO O CLIENTE
OBSERVACIONES
Anlisis de Funciones Generales con la Metodologa de Opciones Prioritarias
FUNCIONES
GENERALES
Se mantiene
Es necesario que
sea ejecutada
por otra entidad
Se lleva a cabo
en otra
entidad del
sector o de
otro sector
Cul
Se complementa
con otra entidad
Cul
OBSERVACIONES
5.7 Evaluacin de la Prestacin de servicios.

Esta evaluacin busca determinar los niveles de desempeo requeridos para
lograr las metas de la organizacin y conducirla al uso ptimo de los
recursos con que cuenta para la realizacin de los procesos que se
mantienen en la entidad. Esto conlleva dos actividades: el anlisis de los
niveles de desempeo y el ajuste de los estndares requeridos. Para ello se
parte de las metas institucionales que deba alcanzar la entidad y del
resultado de la revisin y anlisis de los procesos.
Con el fin de obtener esta informacin, se puede hacer uso de material que
tengan las Oficinas de Planeacin y Control Interno, o el que se haya
elaborado para dar cumplimiento al Estatuto Anticorrupcin (Ley 190
artculo 48) o a la ley del plan y sus normas reglamentarias. Tambin se
pueden consultar los estudios elaborados al interior de la entidad, los
estudios sectoriales y aquellos elaborados por otras entidades
gubernamentales y no gubernamentales. Adicionalmente, se pueden utilizar
las observaciones directas, la memoria institucional y entrevistas.
Igualmente, pueden consultar los informes emanados de la Contralora
General de la Repblica y los presentados al Congreso, en desarrollo de las
actividades realizadas por cada entidad. Adicionalmente, se pueden utilizar
las observaciones directas, la memoria institucional y entrevistas.
Anlisis de los Niveles de Desempeo
Se trata de comparar los logros de la entidad en la provisin de

servicios y/o productos contra las metas previamente establecidas y
analizar de manera especial la oportunidad y calidad de los servicios.
Ello permite identificar y cuantificar la capacidad que tiene la entidad
para cumplir las metas y de este modo establecer niveles de
mejoramiento en el uso de los recursos.
Ajuste de los estndares a los requerimientos
Con los resultados de la anterior actividad, y con base en el anlisis de los
procesos, ajustar los estndares de desempeo a los requerimientos y
determinar las necesidades de la organizacin en trminos de recursos
humanos.
5.
8
Estatutos
Descentralizadas)
Internos
(nicamente
para
Entidades
Las entidades descentralizadas tanto del orden nacional como territorial, una
vez efectuado el anlisis de las etapas anteriores y dems aspectos
relacionados con su organizacin, debern analizar la conveniencia de
ajustar sus estatutos internos para que se adecuen a la naturaleza,
funciones, objetivos y misin de la respectiva entidad.
El acto administrativo que apruebe dichos estatutos, que son de
competencia de los respectivos Consejos o Juntas Directivas, deber tener
en cuenta su denominacin, naturaleza jurdica, sede, objeto, rganos de
direccin con sus respectivas funciones, rgimen de personal, rgimen
disciplinario, salarial y prestacional, el patrimonio y el rgimen jurdico de
sus actos y contratos, entre otros.
(Anexo 10 Entidades del Orden Nacional
descentralizadas del Orden Territorial)
Anexo
11
Entidades
5.9 Estructura
Formas de Estructura u Organizacin Interna de una Institucin
Encontramos tanto en la administracin pblica como en la empresa
privada, organizaciones ceidas a conceptos tradicionales e inmersos en
prcticas administrativas rutinarias que impiden su creatividad y marchitan
paulatinamente su desarrollo institucional.
Se presentan a continuacin las caractersticas propias del tipo de
organizacin tradicional actual, en contraste con las de la organizacin
moderna que se desea proyectar en el futuro.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
TRADICIONAL
Mecanicista
Cerrada
Mucha diferenciacin
Jerarquizada
Controles administrativas
Trabajo individual
Remuneracin por la posicin
jerrquica
Comunicacin vertical
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
MODERNA
No mecanicista
Abierta
Poca diferenciacin
Plana
Autocontrol
Trabajo en Equipo
Remuneracin por resultados
8.Comunicacin horizontal
34
TRADICIONAL
9. Inflexible
10.
Ingreso
por
estudios
experiencia
11. Por oferta
MODERNA
9. Flexible
y 10. Ingreso por competencias
11. Por demanda, desde la exigencia
del cliente
Muchos estudiosos de las organizaciones consideran que existen cambios en

la manera como se conciben, disean y administran las organizaciones.
Las organizaciones tradicionales son consideradas como sistemas
mecanicistas, cerrados, rgidos y orientados al desempeo de una funcin,
con un alto grado de diferenciacin vertical y horizontal, que impide la
comunicacin y dificulta la coordinacin a medida que crecen. As mismo,
dichas organizaciones dan nfasis a las jerarquas rgidas, y al trabajo
individual, fragmentan el pensamiento y contribuyen a la rutinizacin del
trabajo, acentan la presencia de controles administrativos y remuneran a
sus empleados por su posicin en la jerarqua de la organizacin.
Las organizaciones modernas exitosas, por el contrario, tienden a ser no
mecanicistas, abiertas al entorno, capaces de aprender con rapidez nuevas
formas de accin cuando las situaciones cambian, flexibles, descentralizadas
y dirigidas al cliente o usuario. Se guan por visiones y propsitos, trabajan
por procesos, poseen estructuras planas y dan nfasis a las relaciones
laterales y de colaboracin, a la participacin, as como al trabajo en
equipo; promueven el desarrollo integral del talento humano y favorecen el
autocontrol, la creatividad y la remuneracin por resultados, generando
compromiso y sentido de pertenencia y su nfasis se centra en las
necesidades del cliente. La organizacin se consolida a travs de la
estructura.
Se entiende por estructura u organizacin interna la distribucin de las
diferentes unidades o dependencias con sus correspondientes funciones
generales, requeridas por una institucin para cumplir los objetivos,
funciones, misin y visin, dentro del marco de la Constitucin y la Ley.
Formas Organizacionales.
El diseo de la estructura no es una labor sencilla ya que es necesario
analizar las ventajas, inconvenientes y aplicacin
de cada una de las
alternativas posibles, para lo cual se presentan a continuacin y en forma
general algunos tipos o formas de organizacin interna.
35
Estructura Funcional.
Es el tipo de estructura ms comn en las entidades pblicas; el criterio
fundamental para dividir responsabilidades se establece mediante una
especializacin del trabajo por reas similares. Este tipo de estructura
fomenta la creacin de especialistas en las diferentes funciones con un alto
grado de conocimientos y experiencia en las mismas.
La coordinacin de actividades en este tipo de estructura se establece
mediante reglas y normas, polticas y procedimientos estandarizados, en
donde prima la jerarqua funcional.
Estructura Matricial o por Proyectos.
La estructura matricial resulta de la participacin de una o ms unidades
funcionales en el desarrollo de proyectos o en la generacin de productos,
en una misma estructura organizacional.
Una de las caractersticas distintivas de la estructura matricial es el sistema
de autoridad doble, uno que nace de la relacin funcional y otro del proyecto
institucional especfico o producto.
En este modelo la coordinacin es lateral, la cual se logra mediante la
participacin de quienes poseen los conocimientos, es decir los expertos y del
gerente o cabeza del proyecto y no solo de la autoridad funcional.
Se disea en organizaciones que necesitan respuestas a los cambios

rpidos basados en la investigacin y la tecnologa;
Facilita la utilizacin racional del personal de las diferentes reas, a travs

de la conformacin de equipos altamente especializados.
Estimula la interaccin constante entre los miembros del proyecto y la

unidad funcional;
Hace posible a la alta gerencia delegar la toma de decisiones, con lo cual

contar con ms tiempo para la formulacin de planes y programas a
largo plazo de una forma ms participativa y democrtica;
Fomenta la motivacin y el compromiso;
Brinda oportunidades para el desarrollo de las capacidades y creatividad

del talento humano.
36
Estructura Territorial o Geogrfica Desconcentracin.

Cuando una entidad, de acuerdo con sus objetivos y necesidades, debe
atender demandas del servicio en el mbito nacional y territorial, puede ser
razonable estructurarla en unidades que, adems de su sede central, tengan
jurisdiccin en diferentes zonas territoriales (regionales o seccionales).
El criterio bsico para este tipo de estructura es la ubicacin geogrfica, que
lleva implcita la delegacin, la desconcentracin de funciones y la
correspondiente descentralizacin del servicio.
La creacin de regionales o seccionales, se har siempre y cuando los
estatutos bsicos lo permitan y debe ir acompaada por sistemas de direccin
basados en un alto grado de autonoma, con el fin de hacerlas operativas,
flexibles y que se adapten a las caractersticas y necesidades propias de la
regin pero conservando los lineamientos y las polticas generales emanadas
del nivel central.
Estructura por Unidades Estratgicas de Negocios.
El criterio bsico para distribuir funciones y asignar responsabilidades es el
tipo de negocios, establecindolos como unidades autnomas al interior de la
organizacin.
Se caracteriza porque cada unidad tiene su propia misin y metas, prepara
sus propios planes, administra sus recursos y tiene un tamao apropiado para
su funcionamiento.
Est gerenciado por un administrador o director, apoyado de un grupo de
asesores. Su procedimiento primordial consiste en el desarrollo y puesta en
marcha de los planes estratgicos y de operacin para el respectivo producto
o servicio.
Las Unidades Administrativas Especiales, son un reflejo de este tipo de
organizaciones que se crean para la atencin de ciertos programas, propios
ordinariamente de un Ministerio o Departamento Administrativo.
En suma, el modelo funcional, jerrquico, cerrado, mecanicista, normatizado
y rgido que ha caracterizado las estructuras burocrticas tradicionales de las
entidades pblicas, se ha venido revisando para abrirle camino a las
organizaciones abiertas, planas y giles en donde los procedimientos
37
individuales tienden a ser menos especializadas y con muy pocos niveles

jerrquicos.
Esta nueva conformacin tendr que cimentarse en la gerencia por proyectos,
con sistemas efectivos de informacin, utilizar como dinmica la flexibilidad y
estimular la participacin en la toma de decisiones.
La estructura organizacional de los organismos y entidades se encuentra
formalizada mediante acto administrativo, tanto en el orden nacional como
en el orden territorial, actos dictados por las respectivas autoridades
competentes para su determinacin.
Para determinar el diseo de la nueva organizacin deseable es
recomendable abordar el estudio de los procesos a cargo de la institucin
para lo cual se sugiere seguir el siguiente esquema:
Los procesos se definen como una serie de actividades que se desarrollan
secuencial y lgicamente con el fin de elaborar un producto o servicio que
satisfaga las necesidades y expectativas de los clientes o usuarios
Entradas
Materias
primas
Actividad
1
Actividad
2
Actividad
3
Actividad
4
Salidas
Productos
o servicios
Proceso
Figura 1. El proceso
El desarrollo de los procesos dispone que exista un responsable por la

ejecucin y resultados que se obtengan en la transformacin de las materias
primas que ingresan al proceso y de los productos o servicios que finalmente
se logren con su ejecucin.
Bajo este concepto, disear la organizacin que responda estructuralmente
a un esquema de procesos es un criterio a tener en cuenta en los ejercicios
de ajuste institucional. Los resultados que se obtienen permiten generar una
mayor coherencia entre lneas jerrquicas de mando, conductos regulares y
formas de comunicacin que contribuyen al mejoramiento de la gestin
institucional.
El punto de partida para realizar este ejercicio es identificar los diferentes
procesos que debe adelantar la organizacin para obtener los productos o
servicios que por norma de creacin le han sido asignados. En este sentido
38
el ejercicio de identificacin de procesos debe llevar a construir la cadena de

valor con la cual la institucin de manera lgica y coherente realiza los
productos o servicios que le demanda la comunidad.
Proceso 1
Proceso 2
Proceso 3
Proceso 4
Figura 2. Cadena de valor
En ciertas ocasiones el nmero de procesos que se identifican en una

institucin resulta numeroso, lo cual impide inicialmente su organizacin y
concepcin lgica en su quehacer; por lo tanto, se sugiere establecer niveles
tanto superiores como inferiores que permitan determinar cual proceso
depende de cual. Para ello, es conveniente entonces, definir macroprocesos
en un nivel superior y subprocesos en un nivel inferior que permitan conocer
la desagregacin de los mismos y as, su fcil manejo y comprensin.
Figura 3. Desagregar procesos
Ahora, si a cada proceso le corresponde un responsable por la ejecucin del

mismo, de manera tcita se est definiendo una dependencia responsable
de dicho proceso y por ende los dems procesos que se hayan identificado
determinarn las otras dependencias que harn parte de la estructura de la
organizacin. Un macroproceso determina una dependencia de primer nivel,
un proceso una de segundo nivel y un subproceso una de tercer nivel.
39
Figura 4. Nivel de procesos en la estructura organizacional
Adicionalmente, una vez identificados los procesos es fundamental

clasificarlos en Estratgicos, Misionales, de Apoyo, y de Control y
Evaluacin, determinando la estructura organizacional con la que deber
contar la organizacin para dar cumplimiento a su objeto social.
40
Figura 5. Estructura organizacional clasificada por tipo de procesos
El ejercicio de definir la estructura con un enfoque basado en procesos

articula las actividades del proceso con las funciones de la dependencia, de
tal forma que los productos o servicios resultantes, pueden ser finales o
convertirse en insumo para otra dependencia o proceso. En este sentido,
hay alineacin entre las funciones y las actividades propias para el desarrollo
del proceso dentro de la dependencia.
41
Figura 6. Estructura alineada entre procesos y funciones
Sin embargo, para otras instituciones no resulta sencillo definir la estructura

directamente por los procesos que se han identificado, sino que se hace
necesario realizar una combinacin de funciones a ejecutar por cada
dependencia frente al desarrollo de ciertas actividades que hacen parte de
un proceso. En este sentido, los procesos son transversales a las
dependencias y las funciones son verticales dentro de cada dependencia.
42
Figura 7. Estructura por procesos transversal a las funciones

Una vez definidos todos los procesos que debe realizar la institucin para la
prestacin de sus servicios o elaboracin de los productos, tanto internos
como externos, y teniendo en cuenta los principios enunciados
anteriormente, el equipo de trabajo procede a examinar la estructura actual
para determinar:
Que los procesos no estn fragmentados en reas o dependencias

diferentes, que impidan o dificulten su ejecucin.
Que los procesos estn asignados a las reas o dependencias atendiendo

a su similitud o afinidad,
a los productos elaborados o servicios
prestados para lograr as una especializacin y agilizacin en la
produccin de los mismos.
Que existan niveles jerrquicos mnimos de decisin que faciliten el

desarrollo de los procesos, la obtencin de los productos y la prestacin
de los servicios.
43
Que no exista duplicidad de funciones entre dos o ms dependencias de

la institucin o con otras entidades u organismos pblicos.
Que la estructura actual corresponda a la legalmente aprobada.
Si con base en lo anterior se decide que es necesario modificar la estructura

vigente, la que se proponga debe definir las dependencias que harn parte
de la institucin, en donde se deben reflejar los rganos de direccin y
administracin, los de asesora y coordinacin. A cada una de las nuevas
dependencias se le describen claramente las funciones especficas, las cuales
deben estar acorde con las funciones generales, objetivos y procesos de la
institucin.
La nueva estructura, por tanto, debe ser plana y sencilla, lo que se refleja
con unos niveles jerrquicos mnimos para que exista la debida armona,
coherencia y articulacin entre las actividades que realice cada una de las
dependencias, lo cual permitir que las decisiones fluyan sin obstculos
dentro de la organizacin, y se permita as una comunicacin ms directa
entre los usuarios y quienes toman las decisiones.
Es importante anotar que en el acto administrativo que apruebe la
estructura, se puede otorgar facultad al jefe de la institucin para conformar
mediante resolucin, grupos internos de trabajo integrados con personal
calificado, para racionalizar la labor de las dependencias y lograr el mximo
aprovechamiento de los recursos humanos.
La representacin grfica de la estructura en un organigrama, ayuda a
visualizar las dependencias y sus lneas de asesora y decisin, de acuerdo
con la jerarqua establecida en la norma que la aprueba.
Ahora bien, para la formalizacin de la modificacin de la estructura u
organizacin interna de los organismos y entidades de la rama ejecutiva
nacional y las funciones de sus dependencias, se requiere la expedicin de
un decreto expedido por el Seor Presidente de la Repblica, de
conformidad con la competencia que ele confiere el numeral 16 del artculo
189 de la Constitucin Poltica, en concordancia con el artculo 54 de la Ley
489 de 1998.
Tratndose de la modificacin de la estructura u organizacin interna de la
Administracin Departamental y las funciones de sus dependencias, su
formalizacin se encuentra sujeta a la expedicin de una Ordenanza de la
Asamblea Departamental, conforme lo prescribe el numeral 7 del artculo
300 de la Constitucin Poltica.
44
Cuando la formalizacin de la modificacin de la estructura u organizacin

interna se refiera a la Administracin Municipal o Distrital y de las funciones
de sus dependencias, ha de requerirse la expedicin de un Acuerdo, a travs
del respectivo Concejo Municipal o Distrital, conforme lo seala el numeral
6 del artculo 313 de la Constitucin Poltica.
En los casos en que se trate de la formalizacin de instituciones
descentralizadas de orden departamental, municipal o distrital, el acto
administrativo ser el dictado por la respectiva Junta o Consejo Directivo, o
bien por la autoridad que en el acto de creacin de la respectiva entidad se
hubiere determinado.
Aquella estructura que conforme al anlisis efectuado se proponga como la
deseable, solo tendra, adems del Despacho del Director, Gerente o
Presidente, las Oficinas Asesoras, la dependencia a cargo de la
administracin de los recursos fsicos, financieros y de gestin del talento
humano y las dependencias misionales correspondientes con su objetivo
institucional y funciones generales.
Teniendo en cuenta la complejidad de las funciones asignadas a las
dependencias legalmente establecidas, los representantes legales de las
entidades podrn organizar grupos internos de trabajo, para desarrollar
planes, programas y proyectos con carcter permanente o transitorio, de
conformidad con el artculo 115 de la Ley 489, mediante acto administrativo
interno y separado. (Anexo 12, Anexo 13, Anexo 14 y Anexo 15)
6. EVALUACIN DE LAS FUNCIONES, PERFILES Y CARGAS DE
TRABAJO
6.1. Evaluacin de las Funciones
Para realizar el anlisis de las funciones se sugiere seguir el procedimiento
establecido en el punto 5.6 de anlisis de funciones con la metodologa de
opciones prioritarias.
6.2 Perfiles y Cargas de Trabajo.
Es importante destacar que el artculo 54 de la Ley 489 de 1998, el artculo
46 de la Ley 909 de 2004 y los artculos 95, 96 y 97 del Decreto 1227 de
2005, modificado por el Decreto 1746 de 2006, establecen el marco legal
por el cual se expresa que los estudios tcnicos deben estar basados en
evaluacin de los perfiles y cargas de trabajo de los empleos.
45
Con base en los procesos definidos, se procede a realizar el estudio de

cargas de trabajo que nos permite determinar las necesidades de personal
(en cantidad y calidad) de cada dependencia de la institucin.
Del resultado de los perfiles y las cargas de trabajo podr entonces
efectuarse el anlisis identificando si existe dficit o excedente de empleos
en relacin con la planta de personal actual y la verificacin de los perfiles
de los empleos de la misma.
En el estudio de cargas trabajo se puede aplicar un conjunto de tcnicas que
miden la cantidad y tiempo de trabajo destinado al desarrollo de funciones,
procesos y actividades asignadas a cada dependencia, para determinar la
cantidad y calidad de los cargos requeridos para tal fin.
Para la medicin de cargas de trabajo se requiere haber identificado los
procesos asignados a cada una de las dependencias de la estructura
propuesta.
La medicin de cargas de trabajo es una parte esencial dentro de la
disciplina del estudio del trabajo que se requiere en una reforma
organizacional, pero previamente a la medicin, es necesario tener en
cuenta:
Identificar los productos, procesos, etapas o fases y procedimientos que

requiere la Institucin en cada Dependencia.
Hacer el anlisis de la organizacin o estructura de la entidad u organismo

acorde con la normatividad vigente.
La entidad debe elaborar la planilla de registro de informacin por
dependencia segn el formulario No 1, medicin de cargas de trabajo
por dependencia, el cual nos permitir consolidar la informacin para
poder obtener la cantidad de personal requerido para la institucin
(consolidado general) en el formulario No. 2.
Para utilizar la metodologa propuesta se debe proceder a diligenciar el
formulario 1, los siguientes 13 pasos en forma secuencial:
Los primeros 11 pasos corresponden a diligenciar las 11 columnas del
formulario 1.
Los pasos 12 y 13 corresponden a diligenciar las filas 12 y 13 del formulario
1
46
Medicin de Cargas de Trabajo por Dependencia:

Formulario No. 1
Dependencia:
Para la presente gua se entiende por dependencia una unidad funcional
especializada de empleos para el cumplimiento de objetivos institucionales.
El trmino Dependencia, tambin
se puede asimilar al de rea,
Departamento o Direccin.
Registre en el encabezamiento del formulario el nombre de la
dependencia en la cual se va a realizar la medicin de las cargas de
trabajo.
Ejemplo: Secretara de Planeacin y Obras Pblicas.
Fecha: Escriba la fecha en la cual se termin de realizar la medicin.
Pasos:
1. Procesos por dependencia.
Serie de etapas secuenciales e independientes, orientadas a la
consecucin de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se
contribuye a la satisfaccin de una necesidad.
Cada proceso tiene una salida nica que lleva consigo un objetivo
propuesto, entrega de un servicio o producto.
Determine los procesos para cada uno de los servicios o productos de la
dependencia y antelos en la columna 1 del formulario.
Ejemplo:
Producto: Plan de ordenamiento territorial.
Proceso: Elaboracin Proyectos Plan de Ordenamiento Territorial.
2. Actividad.
Son las diversas actuaciones o acciones especficas que se realizan para el
desarrollo de un proceso.
Las actividades indican en forma secuencial cmo se desarrolla un
proceso para el logro de sus objetivos.
Cada actividad tiene uno o varios procedimientos mediante el cual sta se
desarrolla.
47
Determine para cada proceso las etapas requeridas en su ejecucin y

regstrelas en la columna 2 del formulario.
Ejemplo:
Para el proceso Elaboracin Proyectos Plan de ordenamiento Territorial,
las actividades son:
Definir la elaboracin del proyecto.
Evaluar y aprobar proyectos.
3. Procedimiento.
Son trabajos concretos que realizan uno o varios empleados.
Deben ser observables, repetitivas y medibles
Determine para cada etapa las procedimientos necesarias para su logro y
escrbalas en la columna 3 del formulario.
Ejemplo:
Para la actividad Evaluar y Aprobar Proyectos, los procedimientos son:
Evaluacin Proyectos y Cambios.

Aprobacin o Concepto.
Radicar Documentacin
Archivo Documentos
4. Nivel y denominacin del empleo:

Empleo: Por empleo se entiende el conjunto de funciones,
procedimientos y responsabilidades que se asignan a una persona y las
competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el propsito de
satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del
Estado. (Art. 19 de la Ley 909 de 2004).
El nivel del empleo corresponde a la jerarqua, naturaleza de sus
funciones, sus responsabilidades, y los requisitos exigidos para su
desempeo y estos son: Directivo, Asesor, Profesional, Tcnico y
Asistencial.
Para las Instituciones del Estado, los niveles estn dados por las
siguientes normas:
Para Instituciones del Orden Nacional: Decreto 2489 de 2006.
Para Instituciones del Orden Territorial: Decreto 785 de marzo del 2005
48
La denominacin del empleo se refiere al nombre del cargo especfico que

debe realizar una determinada labor.
Nota: Sobre el Nivel del Empleo y su Denominacin se debe tener en
cuenta el sistema de nomenclatura y clasificacin de empleos vigente
para la respectiva entidad u organismo.
Coloque en la columna 4 del formulario, el nivel y la denominacin del
empleo que debe realizar el procedimiento.
Ejemplo: Para el procedimiento Elaborar Proyectos, el nivel y la
denominacin del empleo que debe realizarla es:
Nivel: Profesional.
Denominacin del empleo: Profesional Universitario.
5. Requisitos del procedimiento:
Es el conjunto de conocimientos (estudio experiencia) que se requieren
para hacer el procedimiento analizado.
Escriba en la columna 5 del formulario los requisitos que debe tener el
cargo para la ejecucin de la procedimiento.
Ejemplo: Para el cargo Secretario del Nivel Asistencial, los requisitos
para hacer solo el procedimiento Radicar documentacin, seran:
Bachillerato.
Si se desea, se le puede igualmente relacionar la experiencia requerida.
6. Cantidad promedio de veces que se repite la procedimiento en el
mes.
Esta informacin est directamente relacionada con el total de productos,
servicios y procesos que se desarrollan en el mes. Se obtiene de las
estadsticas de la Institucin o de las metas que se tengan para el perodo
o de los indicadores de gestin.
Registre en la columna 6 del formulario el nmero de veces que en
promedio se repite la procedimiento en el mes.
Ejemplo: El procedimiento asignar proyectos se repite o se hace un
promedio de 13 veces en el mes.
7. Tiempo de trabajo por cada procedimiento (Tiempo estndar).
49
Mida el tiempo de trabajo en horas requerido para la ejecucin de cada

procedimiento descrita en la columna 3, y escrbalo en la columna 7 del
formulario.
Aclaracin: El tiempo que se mide, es el tiempo realmente invertido en
la ejecucin de los procedimientos del proceso, y no el tiempo de duracin
del mismo.
Ejemplo: Un proceso de licitacin desde su inicio hasta su terminacin
puede durar 6 meses, pero los tiempos que se miden son los reales que el
empleado invierte en la ejecucin de las diferentes procedimientos de la
licitacin, y no se incluyen los tiempos de espera, como el transcurrido
entre la publicacin de la licitacin y las respuestas de los proponentes,
porque durante este tiempo los empleados estn realizando otras labores
de su dependencia.
El tiempo estndar es el tiempo que debe obtener un empleado
experimentado al efectuar a ritmo normal un trabajo especfico en
condiciones bien determinadas y segn mtodos definidos.
Al tiempo medido del procedimiento, se le agrega un tiempo
suplementario por fatiga, ruido o temperatura, dependiendo de las
condiciones fsicas o ambientales del puesto de trabajo. Para empleos
administrativos o de oficina este porcentaje de tiempo suplementario se
estima en siete por ciento (7%).
Las condiciones para la aplicacin de stas tcnicas son dos:
Los procedimientos objeto de estudio deben estar perfectamente
identificadas.
Los procedimientos han de ser observables y medibles.
Hay varias clases de tiempos estndar, as:
Estndares Subjetivos: Los establece el responsable de
dependencia, basndose en su experiencia.
Estndares Estadsticos: Segn promedios de perodos anteriores.
Estndares Tcnicos: Fijados como resultado de la aplicacin de
tcnicas especiales.
una
Para la determinacin del Tiempo Estndar por cada procedimiento, se

emplear, segn el caso, una de las siguientes tcnicas para la medicin
de tiempos
50
7.1 Mtodo de los Estndares Subjetivos.

Ms que una tcnica, es un procedimiento, y puede ser til para medir
trabajos de tipo administrativo y de carcter intelectual donde es difcil la
aplicacin de otras tcnicas.
Consiste en determinar el tiempo de un procedimiento con base en
estimaciones de tiempos realizados por personas que tienen un buen
conocimiento de ellas.
Se le pide a las personas experimentadas en la realizacin de los
procedimientos, que den un tiempo mnimo, un tiempo promedio y un
tiempo mximo para realizar la procedimiento dentro de un caso normal, no
teniendo en cuenta los tiempos de las situaciones extremas que se den
ocasionalmente.
El tiempo resultante para realizar la procedimiento se calcula con la
frmula:
T = ( Tm + 4 Tp+ TM ) / 6.
Donde:
T = Tiempo resultante.
Tm = Tiempo mnimo asignado al procedimiento.
Tp = Tiempo promedio asignado al procedimiento.
TM = Tiempo mximo asignado al procedimiento
En esta frmula se le da ms ponderacin al tiempo promedio (4 veces)
para que el tiempo resultante tienda hacia ste, y se divide toda la suma
por 6, porque es el promedio de seis tiempos.
Este mtodo tiene la ventaja de su facilidad, rapidez y bajo costo, y como
inconvenientes un grado de precisin relativo pero aceptable.
Ejemplo: La segunda procedimiento del formulario 1: Resolver la
Consulta, se midi por el Mtodo de los Estndares Subjetivos.
Al solicitarse informacin de los tiempos de ejecucin de esta
procedimiento a los empleados que ms conocan de ella, se obtuvo la
siguiente informacin:
Tiempo mnimo: 0.5 horas
Tiempo promedio: 1.0 hora
51
Tiempo mximo: 4.0 horas.

Aplicando la frmula:
T = {T.mnimo + (4x T.promedio) + T.mx. } / 6
T = {0.5 h.+ (4x1.0 h.) + 4.0 h } /6 = 1.416 horas
ms el 7% de tiempo suplementario : 0.099 horas
da: 1.416 h. + 0.099 h. = 1.51 horas
Entonces:
T = 1.51 horas es el tiempo estndar para la procedimiento Resolver
Consulta que se anota en la columna 7 del formulario 1.
7.2 Mtodo de los Estndares Estadsticos.
Se establece el tiempo del procedimiento sacando el promedio (media
aritmtica) de los tiempos de ella en perodos anteriores si son
conocidos, y se le agrega el tiempo suplementario.
Ejemplo: El procedimiento Entregar Documentacin, se midi por el
Mtodo de los Estndares Estadsticos.
Se conocen los tiempos de 5 perodos anteriores respectivamente, as:
T1
T2
T3
T4
T5
=
=
=
=
=
3.66
2.88
3.24
3.72
2.70
minutos
minutos
minutos
minutos
minutos
=
=
=
=
=
0.061
0.048
0.054
0.062
0.045
horas
horas
horas
horas
horas
Sacamos el promedio de los 5 tiempos:

T = (0.061h+0.048h+0.054h+0.062h+0.045h)/ 5 = 0.054 horas
ms el 7% de tiempo suplementario: 0.003 horas
Da: 0.054 h. + 0.003 h. = 0.057 horas
Entonces:
T = 0.057 horas, es el tiempo estndar para el procedimiento Entregar
documentacin que se anota en la columna 7 del formulario 1.
7.3 Mtodo del Cronometraje.
Este mtodo es aplicable a trabajos bien definidos y repetitivos.
52
Los procedimientos tienen que dividirse en elementos operativos u

operaciones elementales fciles de reconocer y de separar de los dems,
en los que est muy claro su comienzo y terminacin.
Se mide con un cronmetro el tiempo que un empleado experimentado y
trabajando a ritmo normal tarda en realizar cada elemento operativo u
operacin.
En una Hoja de Anlisis se anotan los tiempos cronometrados de cada
elemento operativo, en cantidad suficiente (se recomienda hacer por lo
menos 20 mediciones) para obtener un buen nivel de confianza y
precisin. De los tiempos obtenidos se eliminan el mayor y el menor, y de
los restantes se saca el promedio (media aritmtica).
A la suma de los promedios de cada uno de los elementos operativos de
los procedimientos, se le agrega el 7% de tiempo suplementario y el
resultado es el tiempo estndar asignado al procedimiento.
Este mtodo tiene como ventaja la precisin, y como inconvenientes su
costo elevado, repercusiones psicolgicas y requiere personal con
suficiente experiencia para su aplicacin.
Ejemplo: La procedimiento Archivo de Documentos se midi por el
Mtodo del Cronometraje.
Este procedimiento se dividi en dos elementos operativos:
a. Verificar que est completa la documentacin que se requiere

archivar.
b. Llevar y colocar los documentos en la correspondiente carpeta de

archivo.
Cronometrados los 20 tiempos para cada uno de los elementos operativos

a y b se obtuvo los siguientes promedios.
Promedio de los tiempos de a = 1.451 minutos
Promedio de los tiempos de b = 3.203 minutos
Tiempo total de a + b = 4.654 minutos
Ms el 7% de tiempo suplementario: 0.326 minutos
da: 4.654 min. + 0.326 min. = 4.980 minutos.
53
Este tiempo lo dividimos por 60 para convertirlo en horas.

4.980 min. / 60 = 0.083 horas.
Entonces:
T = 0.083 horas es el tiempo estndar para la procedimiento Archivo de
Documentos que se anota en la columna 7 del formulario 1.
8. Tiempo total en horas hombre en el mes de cada procedimiento
distribuido por niveles y denominacin del empleo.
Nota: En la columna 8, ingrese las subcolumnas de nivel y denominacin
de empleo que requiera de acuerdo con la columna 4.
Ejemplo: En la columna 4 del formulario 1 vemos que las procedimientos
son realizadas por los siguientes niveles y denominacin de empleo:
Asistencial: Secretario.
Profesional: Profesional Universitario.
Directivo: Director Administrativo
Tcnico: Tcnico
Por lo tanto en la columna 8 se colocan 4 subcolumnas para los cuatro
niveles y denominaciones requeridos.
Multiplique la cantidad de veces que se repite el procedimiento en el mes
(columna 6) por el tiempo estndar asignado al mismo (columna 7) y el
resultado colquelo en la casilla correspondiente al respectivo nivel y
denominacin del cargo en la subcolumna de la columna 8.
Ejemplo: El procedimiento Resolver Consulta aparece en la columna 6
que se repite o se hace un promedio de 92 veces al mes, y en la columna
7 tiene un tiempo estndar de 1.51 horas, al hacer la multiplicacin
tenemos: 92 x 1.51 horas = 138.92 horas, que se colocan en la columna
8 en la casilla de la subcolumna de Profesional Universitario.
9. Total promedio mes de horas hombre por actividad.
Para el clculo del tiempo requerido en cada actividad: sume los tiempos
totales de los procedimientos de la respectiva etapa de las subcolumnas
de la columna 8, y el total escrbalo en la columna 9 del formulario.
Ejemplo: El tiempo de la actividad Definir la Elaboracin del Proyecto es
igual a la suma de los procedimientos: Entregar Documentacin (0.741
54
h.), ms Asignar Proyectos (0.741 h.) y ms Elaborar Proyectos (331.89

h.) = 333.37 horas.
10. Total promedio mes de horas hombre por proceso.
Este tiempo, es el total en horas de todos los servicios o productos que
nos da el proceso en el mes, o el total de la meta que nos hemos
propuesto elaborar en el mismo perodo.
Sume los tiempos de cada actividad del respectivo proceso registrados en
la columna 9 y el total antelo en la columna 10 del formulario 1.
Ejemplo: Para el primer proceso Atencin de Consultas Personales y
Telefnicas se suman los tiempos de las etapas Determinar Tema de
Consulta 0.552 h. ms Atender la Consulta 138.92 h, lo cual nos da un
tiempo total del proceso de 139.47 horas en el mes.
11. Cantidad de productos generados por el proceso en el mes.
Es la cantidad de servicios o productos, resultado de los procesos que
estamos elaborando en el mes o que nos hemos fijado como meta hacer
en el mes.
Escriba esta cantidad en la columna 11 del formulario
Ejemplo: Para el primer proceso Atencin de Consultas Personales y
Telefnicas se generan como productos 92 Consultas Resueltas en el
mes.
Nota: La cantidad de productos anotados en la columna 11 del formulario
se refiere a los completamente terminados en el mes.
Las columnas No. 9, 10 y 11 son informativas para la Institucin y sirven
para anlisis de procesos y de productividad.
12. Total horas requeridas mes por nivel y denominacin del empleo,
por actividades y procesos
Sume el tiempo total en el mes de cada procedimiento por nivel y
denominacin del empleo de las subcolumnas de la columna 8, y el
resultado colquelo en el penltimo rengln de la respectiva subcolumna.
El anterior resultado es el tiempo total utilizado de horas en el mes por
cada nivel y denominacin y cargo.
55
En el caso del ejemplo del formulario 1, el total de horas requeridas al

mes para el nivel Profesional y denominacin Profesional Universitario
para sus respectivos procedimientos es de:
(138.92 + 331.89 + 6.50) horas = 477.31 horas requeridas en el mes.

Para el Director Administrativo:
(0.741 + 6.50) horas = 7.24 horas requeridas en el mes.
Similar al procedimiento anterior, se procede a sumar todos los tiempos
de las etapas de la columna 9, y los tiempos de los procesos de la
columna 10, y colocar los totales en el penltimo rengln de las
respectivas columnas.
As:
Tiempo total de las etapas (Colum. 9):
T = 0.552 h. + 138.92 h. + 333.37 h. + 14.82 h. = 487. 66 horas
requeridas en el mes.
Tiempo total de los procesos (Colum. 10):
T = 139.47 h. + 348.19 h. = 487. 66 horas requeridas en el mes.
Estos tiempos totales de las etapas o de los procesos representan el total
de tiempo que se debe laborar en la dependencia para los dos procesos.
NOTA: En este ejemplo y para fines prcticos, solo estamos utilizando
dos procesos en la dependencia, pero en el ejercicio real se deben colocar
tantos procesos como productos existan.
Tanto los procesos como las actividades y los procedimientos se deben
trabajar en forma macro de tal forma que se facilite su anlisis y
medicin.
13. Total personal requerido por nivel y denominacin del empleo y
total personal requerido en la dependencia.
Para determinar la cantidad de personal requerido para cada nivel y
denominacin del empleo, se divide su correspondiente total de horas en
el mes de las subcolumnas de la columna 8, por 167 horas, tiempo real
que un empleado pblico trabaja en promedio por mes. El resultado de la
divisin se coloca en el ltimo rengln de la subcolumna respectiva.
56
Las 167 horas de trabajo en el mes, se calculan as: La jornada semanal

de trabajo por empleado es de 44 horas semanales, (artculo 33 decreto
1042 de 1978, modificado por decreto 85 de 1986). Por lo cual, si se
trabaja 5 das a la semana, correspondera trabajar cada da 8.8 horas.
El ao tiene 365 das de los cuales se descuentan 52 domingos, 52
sbados, 18 das festivos y 15 das de vacaciones, dando 228 das
realmente laborados al ao, para un promedio de 19 das/mes.
19 das/mes x 8.8 horas /da = 167 horas/mes.
Para el caso del ejemplo, en el cargo de Profesional Universitario del
nivel Profesional, se requieren:
477.31 horas/ 167 horas/mes = 2.85 Profesionales Universitarios.

El Total de Personal Requerido en la Dependencia es igual a la suma de
todos los requerimientos de personal por nivel y denominacin del empleo
de la ltima casilla de las subcolumnas de la columna ocho.
Ejemplo:
0.0433
2.8580
Director Administrativo
Profesional Universitario.
TOTAL : 2.9198 empleados
0.0064
0.0121
Tcnico.
Secretario
Aprox. 2.92 empleados
Tambin es igual al obtenido dividir el tiempo total de todas las etapas

(columna 9) o de los procesos (columna 10) por 167 horas:
487.66 horas/ 167 horas/ empl. = 2.92 empleados
Una vez terminado el estudio de cargas de trabajo de la dependencia
podemos hacer las siguientes consideraciones:
. Determinar si sobra o falta personal en la dependencia.
Una vez obtenido el total del personal por cada nivel, se procede a hacer
la planta de personal, donde se distribuyen por grados, acorde con los
requisitos de los procedimientos consignados en la columna 5 del
formulario 1 y al sistema de nomenclatura y clasificacin de empleos
vigente.
57
Al conocer la cantidad de horas hombre y el nivel de los empleos

utilizados en cada etapa y en todo el proceso, podemos hallar su costo en
lo relacionado a la parte de nmina, y as utilizar esta informacin para
anlisis de productividad o estudio ms riguroso de aquellas etapas que
estn generando los mayores costos.
Determinar cules cargos estn recargados de trabajo y cules estn
subutilizados y por lo tanto cmo utilizarlos en otras dependencias o
reasignar funciones en la misma, aprovechando las ventajas de tener la
planta de personal globalizada.
Un cargo para el cual se requiera 1.55 empleados: Est recargado de
trabajo.
Un cargo para el cual se requiera 0.55 empleados: Est subutilizado
Nota: Cuando en una dependencia tenemos un requerimiento total de
personal en cifras decimales, se considera pertinente aproximarlo al
nmero entero ms prximo por encima o por debajo, exclusivamente
para los decimales que estn en el rango de 0.80 a 1 de 0 a 0.30.
Ejemplo: Los 2.85 profesionales universitarios requeridos para realizar las
labores de los dos procesos en el mes, se aproximan a tres empleados.
Un requerimiento de 0.917 de persona se asume que equivale a 1
persona.
En el caso contrario, un requerimiento de 3.123, se asume que equivale a
3 personas.
58
Medicin de Cargas de Trabajo por Dependencia

DEPENDENCIA:
2
Proces
os por
depend
encia
Atencin
de
consulta
s
Etapa
o fase
Procedi
miento
Deter
minate
ma de
la
consul
ta
Atende
r la
Consul
ta
Remitir
al
profesio
nal
asignad
o
Resolver
Consulta
Formulario No. 1
SECRETARIA DE PLANEACIN Y OBRAS PUBLICAS

4
Nivel y
denomin
acin de
empleo
Administr
ativo
Profesiona
l
Profesiona
l
Universita
rio
Elaborac Evalua Entregar Administr
in
ry
docume ativo
proyecto aproba ntacin
Auxiliar
s plan
r
administra
de
tivo
ordena
Asignar
Director
miento
proyecto Administr
s
ativo
Requisitos
De la
procedimi
ento
5
Cantidad
Promedio de
veces que
se repite la
procedimien
to en el Mes
6
tiempo de
trabajo
por cada
procedi
miento.
en horas .
(tiempo
estanda
r)
92
0.006 h
Bachillerato
Titulo
profesional
en admn.,
ing.
Industrial
FECHA:
7
Tiempo total en horas hombre en el mes de cada
procedimiento distribuido por niveles y denominacin
del
empleo.
( columna 6 x columna 7 )
Profesio Tcnico Asisten
Directivo
Asesor
nal
cial
0.552
92
138.92
8
Total
Promedio
Mes-horas
hombre
por
Etapa
9
Total
promedi
o
Meshoras
hombre
por
Proceso
10
Cantidad
de
productos
generados
por el
proceso
en
el mes o
metas
Propuesta
s
0.552
139.47
92
consultas
resueltas
348.19
13
proyectos
138.92
Bachillerato
13
Titulo
universitari
o
especializad
o
333.37
13
0.741
Elaborar Profesiona Titulo

proyecto l
universitari
s
Profesiona o ingeniera
13
l
Universita
rio
Definir Evaluaci Profesiona Titulo
y
n
l
universitari
elabor proyecto Profesiona o
13
arar
sy
l
ing. Civil,
cambios Universita industrial
rio
Aprobaci Directivo
Titulo de
n o
Director
profesional
concept Administr ,
13
o
ativo
especializad
o
Radicar
Administr Bachillerato
docume ativo
comercial
ntacin
Auxiliar
13
administra
tivo
Archivo
Tcnico
Bachiller
13
Tcnico
12 TOTAL HORAS REQUERIDAS MES POR NIVEL Y DENOMINACION DEL
ETAPAS Y PROCESOS
25.53 h
331.89
0.5 h
6.50
0.5 h
6.50
14.82
0.057 h
0.741
0.083 h
EMPLEO,
13 TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL Y DENOMINACION DEL EMPLEO, Y

TOTAL PERSONAL REQUERIDO EN LA DEPENDENCIA
1.079
7.24
477.31
2034
0.012
1
60
Personal Requerido para la Institucin. Formulario No. 2

Para la elaboracin del FORMULARIO No.2, PERSONAL REQUERIDO
PARA LA INSTITUCIN se trasladan todos los totales de personal
requerido por cada nivel (ltima casilla de las subcolumnas de la columna
8 del Formulario No.1) que se haya elaborado para cada dependencia, a
las respectivas casillas del formulario No. 2 en la fila correspondiente a la
misma dependencia.
Luego, en el formulario No.2: Se suman horizontalmente los
requerimientos de personal de cada dependencia, y nos da la cantidad
de empleados requerida para la misma.
Ejemplo : Si despus de elaborado el estudio de cargas de trabajo para
un municipio nos dio en el formulario No. 1 que para la dependencia
Despacho del Alcalde se requieren los siguiente empleados en los niveles
as :
1 De nivel Directivo
1 De nivel Asesor
2 De nivel Asistencial
Esta informacin es la que se trasladara a la correspondiente fila
(Despacho del Alcalde) en el formulario No. 2.
Se suman verticalmente en cada columna los requerimientos de personal
de cada nivel y nos da el No. de empleados requeridos del mismo en la
Institucin.
La suma de los empleados requeridos para todas las dependencias nos da
el total de empleados de la Institucin.
Por ltimo, para verificar la exactitud de la informacin registrada se
suman las personas requeridas en cada dependencia (ltima columna del
formulario 2), y debe ser igual al total de la sumatoria de la ltima fila.
Personal Requerido para la Institucin (consolidado)

FORMULARIO 2.
DEPENDENCIA
DESPACHO DEL
ALCALDE
SECRETARA DE
GOBIERNO
SECRETARA DE
EDUCACIN
SECRETARA DE
SALUD
SECRETARA DE
AGRICULTURA Y
MEDIO AMBIENTE
SECRETARA DE
PLANEACIN Y
OBRAS PBLICAS
TOTAL PERSONAL
REQUERIDO POR
NIVEL
DIRECTIVO
ASESOR
PROFESIONAL
NIVELES
ADMINISTECNICO
TRATIVO
1
TOTAL POR
DEPENDENCIA
4
14
OPERATIVO
12
14
46
6.3 Otras Tcnicas para Medicin de Tiempos de los Trabajos.

Clculo de Tiempos sobre la base de Tablas de Movimientos,
Estndares o Tiempos Normalizados.
Se basa en descomponer un procedimiento en movimientos o micromovimientos
de manos, brazos o piernas etc. o combinacin de los anteriores como: Introducir
un sobre en la mquina de escribir, consultar direccin, escribir direccin etc. y
luego a cada movimiento asignarle un tiempo preestablecido y que est en tablas
que se consiguen en el mercado o son elaboradas en la misma empresa.
La suma de los tiempos de todos los movimientos, ms el tiempo suplementario
por fatiga, ruido, temperatura etc. da el tiempo total del procedimiento.
Tiene como ventajas este mtodo el de la precisin, y como inconvenientes el
costo elevado, limitaciones en su aplicacin y requiere personal especializado.
Mtodo de la Filmacin de los Trabajos.
En esta tcnica se utiliza la filmacin de los trabajos con cmaras especiales que
permiten al personal experto cuantificar el tiempo de cada procedimiento.
Esta tcnica tambin es muy til para el estudio de los mtodos de trabajo.
Como ventajas, este mtodo tiene rapidez, precisin y costo reducido. Presenta
inconvenientes de resistencia de los empleados y no aplicable a trabajos de tipo
intelectual.
Mtodo del Muestreo del Trabajo.
Esta tcnica es tambin conocida como Mtodo de Observaciones Instantneas,
Observaciones Aleatorias o Work Sampling.
En este mtodo, una persona realiza una serie de observaciones instantneas en
momentos escogidos en forma aleatoria o al azar, y anota en una Hoja de
Anlisis qu labor est realizando el empleado en ese momento.
Con base en el anlisis de todas las observaciones, obtiene el porcentaje de la
jornada laboral que el empleado le dedica a realizar cada procedimiento. Luego
ese porcentaje lo convierte en horas, y ese tiempo obtenido, agregndole el
suplementario por ruido, fatiga o temperatura, es el tiempo estndar asignado al
procedimiento.
El momento en el cual se debe realizar cada observacin, se saca de tablas de
tiempos aleatorios que existen en el mercado.
El grado de precisin depende de la cantidad de observaciones.
Este mtodo presenta un grado de precisin satisfactoria, y tiene la dificultad de

distinguir por la sola observacin, qu procedimiento est realizando el
empleado.
Mtodo del Auto punteo del Trabajo.
En este mtodo el empleado va anotando en un formulario, previamente
elaborado, la secuencia, hora de iniciacin y terminacin de todos los
procedimientos que realiza a lo largo de su jornada laboral.
Con base en el formulario, se establecen los tiempos de los diferentes
procedimientos.
Este mtodo es aplicable para empleados con puestos de responsabilidad, y
empleados que realizan trabajos muy variados o difciles de cuantificar.
7. PLANTA DE PERSONAL.
Se entiende por planta de personal el conjunto de los empleos requeridos para el
cumplimiento de los objetivos y funciones asignadas a una institucin, identificados
y ordenados jerrquicamente, acorde con el sistema de nomenclatura y clasificacin
vigente y aplicable a la respectiva institucin.
De conformidad con el artculo 19 de la Ley 909 de 2004, el diseo de cada empleo
debe contener:
La descripcin del contenido funcional del empleo, de tal manera que permita
identificar con claridad las responsabilidades exigibles a quien sea su titular;
El perfil de competencias que se requieren para ocupar el empleo, incluyendo
los requisitos de estudio y experiencia, as como tambin las dems condiciones
para el acceso al servicio. En todo caso, los elementos del perfil han de ser
coherentes con las exigencias funcionales del contenido del empleo;
La duracin del empleo siempre que se trate de empleos temporales.
Empleos de carcter temporal.: Los organismos y entidades del Orden Nacional y
Territorial, podrn contemplar excepcionalmente en sus plantas de personal
empleos de carcter temporal o transitorio. Su creacin deber responder a una de
las siguientes condiciones:
a) Cumplir funciones que no realiza el personal de planta por no formar parte

de las actividades permanentes de la administracin;
b) Desarrollar programas o proyectos de duracin determinada;
c) Suplir necesidades de personal por sobrecarga de trabajo, determinada por

hechos excepcionales;
d) Desarrollar labores de consultora y asesora institucional de duracin total,

no superior a doce (12) meses y que guarde relacin directa con el objeto y
la naturaleza de la institucin.
La justificacin para la creacin de empleos de carcter temporal deber contener la

motivacin tcnica para cada caso, as como la apropiacin y disponibilidad
presupuestal para cubrir el pago de salarios y prestaciones sociales.
El grupo de trabajo deber revisar en la planta de personal vigente los siguientes
aspectos:
Si la planta de personal actual est debidamente aprobada mediante acto

administrativo expedido por la autoridad que tiene la facultad para ello.
Si sta se ajusta al sistema de nomenclatura y clasificacin de empleos pblicos

vigente.
Si se adapta a la estructura u organizacin interna vigente o a la propuesta.
Si cumple con las funciones, objetivos y misin definidos en la norma de creacin

o las que la han modificado.
Si permite cumplir con los procesos, productos y servicios que se han definido.
Revisados los puntos anteriores se puede concluir si se requiere o no modificar la

planta de personal actual. En caso afirmativo, para elaborar la nueva planta de
personal se deben considerar los siguientes aspectos:
1. Haber desarrollado las etapas 1 al 6 de la presente gua.
2. Ajustarse a las disposiciones vigentes sobre el sistema de nomenclatura y
clasificacin de empleos y escala salarial aplicables.
3. Elaborar un estudio de cargas de trabajo para cada una de las dependencias
propuestas en la nueva estructura u organizacin interna
4. Establecer la planta de personal propuesta
5. Elaborar los cuadros comparativos de la planta de personal y sus costos para
determinar su incidencia presupuestal
6. Determinar los costos de las indemnizaciones para los cargos que se van a
suprimir de carrera administrativa, si fuere pertinente.
7.1. Sistema de Nomenclatura y Clasificacin de Empleos
Es una ordenacin sistemtica y codificada de las distintas denominaciones de
empleo dentro de cada uno de los niveles jerrquicos determinados por las normas
vigentes y que para el caso del orden nacional se encuentran establecidos en el
decreto 2489 de 2006 y sus modificatorios y en el orden territorial en el Decreto Ley

785 de 2005.
Los actuales niveles jerrquicos tanto del nivel Nacional como el Territorial
encuentran clasificados as:
se
Directivo
Asesor
Profesional
Tcnico
Asistencial
Dentro de cada nivel jerrquico, anteriormente descritos, existen varias

denominaciones de empleo que se identifican con un cdigo y grado salarial;
veamos el significado de estas expresiones:
Denominacin del empleo. Se refiere al nombre del cargo especfico que debe
realizar una determinada labor. Para cada nivel jerrquico la norma de
nomenclatura y clasificacin de empleos determina las diferentes denominaciones
de empleo que son aplicables.
Cdigo. Cada denominacin de empleo se identifica con un cdigo de varios
dgitos de acuerdo con la norma vigente de nomenclatura y clasificacin de
empleos.
Para el orden nacional es de cuatro (4) dgitos, el primero seala el
jerrquico y los tres siguientes indican la denominacin del cargo.
nivel
Para el orden territorial es de tres (3) dgitos, el primero seala el

jerrquico y los dos siguientes indican la denominacin del cargo.
nivel
Este cdigo deber ser adicionado hasta con

correspondern a los grados de asignacin bsica.
dos
dgitos
ms
que
Grado Salarial. Es el nmero de orden que indica la asignacin bsica mensual

para cada denominacin de empleo dentro de una escala progresiva de salarios,
segn la complejidad y responsabilidad inherente al ejercicio de sus funciones.
Cada denominacin de empleo puede tener uno o ms grados salariales
dependiendo de la cantidad, complejidad de las funciones, las responsabilidades,
los requisitos de educacin y la experiencia para el desempeo de su labor.
En el orden nacional los grados salariales son fijados por los Decretos que sobre
el particular expida el Gobierno Nacional con base en la Ley 4 de 1992.
En el orden territorial los grados salariales, conformado hasta por dos dgitos,
estn fijados por las Asambleas y Concejos Municipales o Distritales, segn el
caso, teniendo en cuenta los lmites mximos fijados por Decreto del Gobierno
Nacional con base en las facultades de la Ley 4 de 1992.
De acuerdo con lo anteriormente expuesto se puede concluir que el sistema de
nomenclatura y clasificacin de empleos lo conforman el nivel jerrquico, la
denominacin de empleo, el cdigo y el grado salarial.
Vale mencionar que para establecer las escalas salariares en el nivel territorial,
existe una competencia concurrente segn lo expresa la Corte Constitucional, en
sentencia C-510 de 1999, donde seal:
En estos trminos, para la Corte es claro que existe una competencia
concurrente para determinar el rgimen salarial de los empleados de las
entidades territoriales, as: Primero, el Congreso de la Repblica, facultado nica
y exclusivamente para sealar los principios y parmetros generales que ha de
tener en cuenta el Gobierno Nacional en la determinacin de este rgimen.
Segundo, el Gobierno Nacional, a quien corresponde sealar slo los lmites
mximos en los salarios de estos servidores, teniendo en cuenta los principios
establecidos por el legislador. Tercero, las asambleas departamentales y
concejos municipales, a quienes corresponde determinar las escalas de
remuneracin de los cargos de sus dependencias, segn la categora del empleo
de que se trate. Cuarto, los gobernadores y alcaldes, que deben fijar los
emolumentos de los empleos de sus dependencias, teniendo en cuenta las
estipulaciones que para el efecto dicten las asambleas departamentales y
concejos municipales, en las ordenanzas y acuerdos correspondientes.
Emolumentos que, en ningn caso, pueden desconocer los lmites mximos
determinados por el Gobierno Nacional."
Ejemplo de Nomenclatura de Empleos en el Orden Nacional:
DENOMINACIN DEL EMPLEO
NIVEL DIRECTIVO
Contador General de la Nacin
Director Tcnico Administrativo u operativo
CDIGO
GRADO
0004
25
24
21
20
19
0100
Ejemplo de Nomenclatura de Empleos en el Orden Territorial:

NIVEL DIRECTIVO
Alcalde
Secretario de Despacho
Profesional Universitario
Profesional Especializado
CDIGO
GRADO
005
NIVEL PROFESIONAL
020
03
219
222
03
05
7.2. Determinacin de la Planta de personal

Elaborado el estudio de cargas de trabajo y acorde con las funciones asignadas a
cada dependencia y los respectivos procesos en la estructura determinada, se
procede a la elaboracin de la nueva planta de personal.
Es importante tener en cuenta que la planta de personal desde el punto de vista de
su aprobacin debe conformarse en forma global, pero tcnicamente debe
corresponder al estudio previo de cargas de trabajo y a la estructura u
organizacin interna determinada.
La planta de personal global consiste en la relacin detallada de los empleos
requeridos para el cumplimiento de las funciones de una entidad, sin identificar su
ubicacin en las unidades o dependencias que hacen parte de la organizacin
interna de la institucin.
La planta de personal global presenta las siguientes ventajas:
Permite ubicar el personal de acuerdo con los perfiles requeridos para el ejercicio
de las funciones.
Conduce a una mayor agilidad, eficiencia y productividad en el logro de los
objetivos institucionales, dando cumplimiento a los principios sobre funcin
administrativa establecidos en la Constitucin Poltica, en el Plan de Gobierno y
los respectivos Planes de Desarrollo.
Flexibiliza la administracin del recurso humano al permitir la movilidad del
personal de un rea afn a otra, como un mecanismo real e idneo para dinamizar
los procesos operativos y tcnicos y facilitar la gestin de la entidad.
Permite la conformacin de grupos internos de trabajo, permanentes o
transitorios, conformados con personal interdisciplinario, liderados por
funcionarios altamente calificados, como una alternativa para racionalizar las
actividades, logrando el mximo aprovechamiento de los recursos humanos
disponibles dentro de una institucin.
Para establecer la planta de personal es indispensable tener en cuenta la estructura
u organizacin interna propuesta, el sistema de nomenclatura y clasificacin de
empleos, la escala salarial vigente y el estudio de cargas de trabajo.
Ahora bien, con el fin de garantizar la preservacin de los derechos de los
empleados de carrera, las reformas de planta de personal de las entidades de la
rama ejecutiva de los rdenes nacional y territorial, que impliquen supresin de
empleos de carrera, debern motivarse expresamente; fundarse en necesidades del
servicio o en razones de modernizacin de la Administracin y basarse en estudios
tcnicos que as lo demuestren. (Artculo 46 de la Ley 909 de 2004, Artculo 95 del
Decreto 1227 de 2005).
La entidad debe proceder a definir la planta de personal relacionando los empleos

de cualquier nivel jerrquico cuyo ejercicio implica confianza, que tengan asignadas
funciones de asesora institucional, asistenciales o de apoyo y que estn al servicio
directo e inmediato y adscritos a los Despachos del Ministro, Viceministro, Director y
Subdirector de Departamento Administrativo, Superintendente, Gobernador, Alcalde
(distrital, municipal o local), Contralor o Personero, Presidente, Director o Gerente
de Establecimiento Pblico, entre otros, los cuales deben ser especificados en forma
separada, pues tales particularidades le dan connotacin de empleos de libre
nombramiento y remocin, de conformidad con las normas de carrera
administrativa.
Los dems empleos, ya sean de libre nombramiento y remocin (por pertenecer al
nivel directivo) o de carrera administrativa de los distintos niveles, pasarn a ser
parte de la Planta de Personal Global de la institucin, la cual estar compuesta
por un nmero de empleos determinados por el estudio de cargas de trabajo.
Ejemplo de Planta de Personal en el Orden Nacional:
Nmero de
cargos
1 (uno)
1 (uno)
1 (uno)
1 (uno)
1 (uno)
3
1
3
5
1
2
1
3
(tres)
(uno)
(tres)
(cinco)
(uno)
(dos)
(uno)
(tres)
Dependencia y
Denominacin del Empleo
DESPACHO DEL MINISTRO
Ministro
Secretario Ejecutivo
Secretario
DESPACHO DEL VICEMINISTRO
Viceministro
Secretario
PLANTA GLOBAL
Conductor Mecnico
Conductor Mecnico
Cdigo
Grado
0005
4210
4178
-18
12
0020
5040
-17
2028
2044
2044
2044
2044
2044
4103
4103
18
11
10
09
07
06
17
15
Ejemplo de Planta de Personal en el Orden Territorial:

Nmero de
cargos
1 (uno)
1 (uno)
1 (uno)
3 (tres)
4 (cuatro)
Dependencia y
DESPACHO DEL ALCALDE
Alcalde
Asesor
PLANTA GLOBAL
Secretario de Despacho
Jefe de Oficina Asesora de Jurdica
Cdigo
Grado
005
105
425
-10
05
020
115
06
05
Nmero de
cargos
3
5
2
2
(tres)
(cinco)
(dos)
(dos)
Dependencia y
Conductor Mecnico
Cdigo
Grado
222
219
219
482
08
03
05
02
7.3. Viabilidad o Disponibilidad Presupuestal.

En primer lugar la entidad debe identificar en el presupuesto asignado a la
institucin dentro de pago funcionamiento el rubro servicios personales.
En el orden territorial es indispensable tener en cuenta las disposiciones
contempladas en la Ley 617 de 2000 y Ley 715 de 2001 y dems normas
relacionadas.
A continuacin, se debe evaluar el costo anual de la planta de personal propuesta
considerando los gastos de las asignaciones bsicas, gastos de representacin,
primas tcnicas y dems beneficios econmicos como las prestaciones sociales.
Con la informacin anterior se comparan los costos de la planta de personal
propuesta con el presupuesto asignado, para determinar si se cuenta con los
recursos suficientes para cubrir los costos de la nmina planteada.
Si el presupuesto es inferior al costo real de la nmina de la planta de personal
propuesta, se debe replantear la cantidad de servicios o productos que la institucin
ofrece, requirindose hacer los ajustes necesarios en el estudio de cargas de trabajo
hasta que se adecue al presupuesto aprobado al organismo o entidad
correspondiente.
La otra alternativa ante la situacin de presentarse un presupuesto inferior, es
solicitar un reajuste presupuestal dentro de los trminos legales cuando ste
aplique.
Igualmente, el equipo de trabajo debe hacer un anlisis comparativo entre la planta
de personal actual frente a la planta de personal propuesta, con el fin de identificar,
si es del caso, la cantidad de empleos a suprimir, sean de carrera administrativa o
de libre nombramiento y remocin, para valorar las indemnizaciones a que haya
lugar, cuando se trate de funcionarios con derechos de carrera administrativa.
Adoptada la planta de personal por la autoridad competente, sta solo tendr
efectos fiscales a partir de la posesin de sus empleados, pues las plantas de
personal no tienen efectos fiscales retroactivos, salvo disposicin legal y expresa en
contrario.
Es fundamental para sancionar un acto administrativo de modificacin de la planta

de personal en una entidad nacional y territorial, solicitar la expedicin de la
viabilidad o disponibilidad presupuestal respectivamente, emitida por la autoridad
competente, en la que conste que existen recursos para cubrir los costos de la
planta propuesta y las indemnizaciones respectivas, en el caso de supresin efectiva
de empleos de carrera administrativa.
La disponibilidad presupuestal no se requiere para el estudio y revisin preliminar
del acto administrativo, pero es requisito indispensable para la aprobacin de la
planta de personal y firma del acto administrativo respectivo.
7.4. Acto Administrativo de Modificacin de Planta.
Toda modificacin a las plantas de personal de los organismos y entidades de las
ramas ejecutivas del poder pblico del orden nacional, deber ser aprobada por el
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, en armona con lo dispuesto en
el artculo 115 de la Ley 489 de 1998, en donde se prev que las plantas de
personal de los organismos y entidades de la rama ejecutiva nacional sern
aprobadas por el Gobierno Nacional.
Lo anterior conlleva a determinar que el acto administrativo de planta de personal
en el orden nacional ha de ser aprobada por Decreto Presidencial, el cual llevar las
firmas del Ministro de Hacienda y Crdito Pblico, el Ministro o Director de
Departamento correspondiente y del Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica.
En el orden territorial, por ejemplo en un Departamento, la modificacin de la planta
de personal de la Gobernacin es facultad del Gobernador a travs de un Decreto
departamental. (Art. 305, numeral 7 de la Constitucin Poltica). Para las entidades
descentralizadas departamentales es competencia de las Juntas o Consejos
Directivos conforme a lo establecido por el Decreto Ley 1221 de 1986, el cual
contar con la aprobacin del Gobernador, si as lo dispusiere el acto de creacin de
la respectiva institucin.
Para los Municipios y Distritos, la modificacin de la planta de personal de la Alcalda
es facultad del Alcalde a travs de un Decreto municipal o distrital (Art. 315,
numeral 7 de la Constitucin Poltica). Para las entidades descentralizadas del
orden municipal es competencia de las autoridades que sealen sus actos de
creacin de acuerdo con lo sealado en el Decreto Ley 1333 de 1986.
La competencia para modificar las plantas de personal de las Contraloras
Departamentales, Municipales y Distritales es de la Asamblea Departamental o del
Concejo Municipal o Distrital correspondiente.
La modificacin de las plantas de personal de las Personeras Municipales o
Distritales es de los Concejos Municipales o Distritales, segn el caso.
En el acto administrativo de aprobacin se debe hacer diferenciacin entre la planta

de personal de empleos pblicos y la de trabajadores oficiales (cuando sea del
caso), por lo tanto, en la norma que establezca la planta de personal, se har la
relacin detallada de los empleos pblicos de acuerdo con el sistema de
nomenclatura y clasificacin de empleos y para el caso de trabajadores oficiales slo
se har referencia a un nmero global de stos, en artculo separado.
Con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia
los objetivos y funciones del organismo o entidad, se podr incluir la competencia
de crear con carcter permanente o transitorio grupos internos de trabajo, a los
cuales se les debe determinar los procedimientos que debern cumplir y las
consiguientes
responsabilidades
y
dems
normas
necesarias
para
su
funcionamiento.
Adicionalmente, para el manejo adecuado de la planta global, se ha de otorgar
facultad al Ministro, Director de Departamento, Gobernador, Alcalde, Director,
Gerente o Presidente de organismo o entidad nacional o territorial, para distribuir
los empleos y ubicar el personal, de acuerdo con los perfiles requeridos para el
ejercicio de las funciones, la organizacin interna, las necesidades del servicio y los
planes, programas y proyectos trazados por la entidad. (Anexo 16, Anexo 17, Anexo
18)
8. MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES
Y COMPETENCIAS LABORALES
El manual especfico de funciones y de competencias es un instrumento de
administracin de personal a travs del cual se establecen las funciones y las
competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de una
entidad y los requerimientos exigidos para el desempeo de los mismos. Se
constituye en el soporte tcnico que justifica y da sentido a la existencia de los
cargos en una entidad u organismo.
El manual especfico de funciones y de competencias laborales, se orienta al logro
de los siguientes propsitos:
Instrumentar la marcha de procesos administrativos tales como: seleccin de
personal, induccin de nuevos funcionarios, capacitacin y entrenamiento en los
puestos de trabajo y evaluacin del desempeo.
Generar en los miembros de la organizacin el compromiso con el desempeo
eficiente de los empleos, entregndoles la informacin bsica sobre los mismos.
Proporcionar informacin de soporte para la planeacin e implementacin de
medidas de mejoramiento y modernizacin administrativas, estudio de cargas de
trabajo.
Facilitar el establecimiento de parmetros de eficiencia y criterios de autocontrol.
8.1 Competencias Laborales
Las competencias laborales refieren a un nuevo concepto en la administracin

pblica, que se define como la capacidad de una persona para desempear, en
diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y resultados
esperados en el sector pblico, las funciones inherentes a un empleo; capacidad que
est determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y
aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado pblico.
Las competencias comunes, las comportamentales y las funcionales, adems de los
requisitos de estudio y experiencia, conforman las competencias laborales.
Las competencias comunes y comportamentales hacen referencia al conjunto de
caractersticas de la conducta que se exigen como estndares bsicos para el
desempeo del empleo, atendiendo a la motivacin, las aptitudes, las actitudes, las
habilidades y los rasgos de personalidad, cuyos criterios para describirlas estn
definidos en los artculos 6, 7 y 8 del decreto 2539 de 2005, las cuales se aplican de
la siguiente forma:
Competencias comunes a los servidores pblicos a quienes se les aplica los decretos
leyes 770 y 785 de 2005 y las Competencias Comportamentales mnimas por nivel
jerrquico.
Las competencias funcionales precisan y detallan aquello que debe estar en
capacidad de hacer el empleado para ejercer un cargo y se definirn a partir del
contenido funcional del empleo.
8.2. Metodologa para Ajustar o Establecer los Manuales
Especficos de Funciones y de Competencias Laborales
8.2.1. Ajuste o establecimiento de los manuales:
Las entidades del orden nacional y territorial procedern a ajustar o establecer los
manuales especficos de funciones y de requisitos incluyendo los siguientes
aspectos:
1) La identificacin del propsito principal o razn de ser del empleo, que es la
misin o el objeto del empleo que explica la necesidad de existencia del mismo
dentro de la estructura de procesos y misin encomendados al rea a la cual
pertenece.
2) Las competencias comunes a los servidores pblicos y las comportamentales que
se han definido por cada nivel jerrquico de empleos, observando lo dispuesto en
los artculos 7 y 8 del Decreto 2539 de 2005.
3) Las competencias funcionales de los empleos en los trminos dispuestos en el
numeral 10.5 y 10.6 del artculo 10 del Decreto 2539 de 2005.
4) Los requisitos de estudio y experiencia ajustados de acuerdo con lo dispuesto en

el Decreto 770 de 2005 y su decreto reglamentario 2772 de 2005, para las
entidades del orden nacional y en el Decreto 785 de 2005, para las del orden
territorial.
8.2.2. Procedimiento
A continuacin se establece el procedimiento a seguir por las entidades del orden
nacional y territorial para ajustar o establecer los manuales especficos de funciones
y de requisitos.
Para la realizacin del ajuste o establecimiento del manual especfico de funciones y
de requisitos se recomienda la conformacin de un grupo o equipo de trabajo
integrado por personal vinculado a la institucin y conocedores de las funciones
sealadas para cada dependencia o rea de trabajo.
8.2.2.1. Ajustar o establecer la planta de personal a la nomenclatura de
empleos.
Las entidades del orden territorial debern ajustar o establecer sus plantas de
personal de conformidad con la nomenclatura y clasificacin de empleos
establecidas en el decreto 785 de 2005.
En relacin con las instituciones del orden nacional, deber observarse la
clasificacin y nomenclatura de empleos prevista en los Decretos 2489 de 2006,
3070 de 2006, 3043 y 4137 de 2007 y 4682 de 2008, y las dems disposiciones que
dicte el Gobierno Nacional en esta materia.
8.2.2.2. Ajustar o establecer el manual especfico de funciones y de
requisitos a un manual especfico de funciones y de competencias
laborales.
Para ilustrar el procedimiento se toma como ejemplo un empleo del nivel
profesional, cuya denominacin es profesional especializado cdigo 2028 grado 19.
PASO 1. Identificacin del empleo.
Se denomina identificacin del empleo al conjunto de datos que describen la
denominacin, dependencia, cdigo, grado, nivel, nmero de cargos y cargo del jefe
inmediato.
. Procedimiento para identificar el empleo.
Nivel. Establezca inicialmente el nivel jerrquico al cual pertenece el empleo: nivel
Profesional, de acuerdo con la norma que establece el rgimen de nomenclatura y
clasificacin de empleos pblicos (Decreto 2489 de 2006 para las instituciones de
orden nacional, bien el Decreto 785 de 2005 para las instituciones del orden
territorial.
Denominacin del Empleo. Identifique el nombre o denominacin del empleo, segn
se encuentra previsto en el acto administrativo que establece o ajusta la planta de
personal, el cual deber estar de acuerdo con la nomenclatura de empleos del
Decreto 785 de 2005, para las instituciones de orden territorial y en relacin con las
instituciones del orden nacional han de observarse las denominaciones de empleo
previstas en los Decretos 2489 de 2006, 3070 de 2006, 3043 y 4137 de 2007 y
4682 de 2008.
Cdigo. El cdigo del empleo debe igualmente corresponder al sealado en la
norma que ajusta la respectiva planta de personal y expresa:
a) El primer dgito establece el nivel jerrquico al cual pertenece el empleo.
b) Para el orden territorial los dos dgitos siguientes corresponden a la
denominacin del cargo, dentro del respectivo nivel jerrquico; para el caso de
empleos de orden nacional son los tres dgitos siguientes.
Grado. Los dos dgitos siguientes corresponden al grado de remuneracin o de
asignacin salarial determinada en la escala fijada por las respectivas autoridades
competentes.
No. De Cargos. Relacione el nmero de empleos de igual denominacin, cdigo y
grado de remuneracin existentes en la planta de personal de la entidad. (Excluir
los empleos pblicos sealados por la Ley como de libre nombramiento y remocin).
Dependencia. Escriba aquella en la cual est ubicado el empleo, cuando los
empleos se encuentran descritos dependencia por dependencia, en la planta de
personal. En el caso de las plantas globales sealar: Donde se ubique el cargo.
Cargo del Jefe Inmediato. Escriba el nombre del cargo a quien corresponde
ejercer la supervisin directa del desempeo laboral. En las plantas de personal en
las cuales se efecta la distribucin de empleos por dependencia, ste
corresponder al empleo de la respectiva jefatura. En el caso de las plantas
globales, se indicar: Quien ejerza la supervisin directa.
EJEMPLO:
MANUAL ESPECFICO
LABORALES
I.
DE
FUNCIONES
DE
COMPETENCIAS
IDENTIFICACION
Nivel:
Denominacin del Empleo:
Cdigo:
Grado:
Profesional
2028
19
No. de cargos
Dependencia
Cargo del Jefe Inmediato:
Cinco (5)
Donde se ubique el cargo
Quien ejerza la supervisin Directa
PASO 2. Identificacin del rea/ proceso a la cual se asigna el empleo.

Para el empleo descrito en el paso anterior, identifique el rea o proceso en el cual
puede ser asignado.
A partir de la identificacin de su rea o proceso de desempeo es pertinente la
descripcin especfica de su propsito principal, funciones esenciales y dems
atributos o elementos del mismo.
Paso 3. Definicin del propsito principal o razn de ser del empleo a partir
de las funciones esenciales.
Cada empleo de la administracin pblica tiene un propsito fundamental y nico
para el cumplimiento de la misin institucional. Dicho propsito es la descripcin de
su objeto fundamental.
El propsito principal y las funciones esenciales deben describir entonces lo que es
necesario hacer o lograr en trminos de resultado.
Las funciones esenciales de cada empleo deben estar actualmente incluidas en el
manual especfico de funciones y de competencias laborales; si analizamos estas
funciones se considera que son precisas y describen el qu debe hacer y el para qu
de cada funcin, de conformidad con la misin institucional, las actividades de la
dependencia, los programas y proyectos y con el nivel y naturaleza general del
empleo, a partir de ellas identifique y transcriba el propsito principal del empleo.
De acuerdo con el rea de desempeo en el que se encuentra ubicado el empleo,
examine las funciones descritas en el actual manual especfico de funciones y de
competencias laborales, agrupe las funciones afines e identifique el propsito
principal del empleo, de manera clara, sencilla y directa, que no es otra cosa que
su misin o el objeto que tiene y que es lo que justifica su utilidad y por ende, su
existencia.(Artculo 10.1 del Decreto 2539 de 2005)
La estructura gramatical sugerida para orientar la definicin del propsito principal
del empleo, es la siguiente:
VERBO1
OBJETO
CONDICIN
La accin fundamental Los aspectos sobre los Los requerimientos de
del empleo en funcin que recae su accin calidad que se espera
de los procesos en que dentro de su rea de obtener
en
los
1
Para facilitar el desarrollo de esta actividad se sugiere consultar el listado de verbos contenido en el
Anexo 2.
participa y del rea de desempeo.

desempeo especfico.
resultados
de
funcin laboral.
su
Continuando con el ejemplo anterior, el propsito principal sera el siguiente:

VERBO
OBJETO
Realizar
estudios e investigaciones
CONDICIN
tendientes a promover
el desarrollo integral
del talento humano al
servicio de la entidad.
Identificado el propsito principal trascrbalo en el modelo de acto administrativo de

ajuste del manual sugerido en el Anexo 3, as:
AREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA GESTIN HUMANA:
II PROPSITO PRINCIPAL
Realizar estudios e investigaciones tendientes a promover el desarrollo
integral del talento humano al servicio de la entidad.
PASO 4. Funciones Esenciales del empleo.
Se denominan funciones esenciales aquellas que se requieren para el cumplimiento
del propsito principal del empleo y presentan las siguientes caractersticas:
a) Describen lo que una persona debe realizar;
b) Responden a la pregunta: qu debe hacerse para lograr el propsito
principal?;
c) Expresan lo que debe hacerse, lo cual no corresponde siempre con lo que se hace
actualmente;
d) Cada funcin enuncia un resultado diferente;
e) Su redaccin sigue el mismo ordenamiento metodolgico que para el propsito
clave.
Respecto a las funciones del empleo que nos sirve de ilustracin, solo el equipo de
personas que se constituya par actualizar el Manual podr determinar si se cumplen
todas las condiciones sealadas. Se asume que la condicin enunciada en el literal
e) no se cumple en la mayora de los casos, por lo que, seguramente, la revisin de
las funciones demandar atencin y gran colaboracin en las entidades.
Si estos aspectos no son claros deber realizar un ajuste o definicin de las
funciones del empleo teniendo en cuenta lo expresado en el prrafo anterior.
En cualquier caso debern ser descritas en el Manual especfico de funciones y de
competencias laborales como se ilustra a continuacin.
III. DESCRIPCIN DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Adelantar estudios e investigaciones para identificar las necesidades de
capacitacin y preparar y presentar el plan institucional de capacitacin, los
programas de induccin, reinduccin, estmulos y evaluacin del desempeo
para el talento humano de la entidad.
2. Adelantar estudios que permitan mantener actualizada la planta de
personal y el manual especfico de funciones y requisitos teniendo en cuenta
la estructura de la entidad y las necesidades de las dependencias de la
entidad.
3. Adelantar estudios de las mejores prcticas para efectuar anlisis
comparativos con otras entidades pblicas y del sector privado para el
desarrollo del talento humano al servicio de la entidad y proponer su
adopcin.
4. Efectuar el seguimiento al Plan Institucional aprobado por la entidad y
proponer los correctivos a que haya lugar.
5. Ejecutar y evaluar los programas y proyectos en materia de capacitacin,
induccin, reinduccin, evaluacin del desempeo y estmulos que deba
adelantar el rea, para el mejoramiento continuo y desarrollo del talento
humano.
6. Preparar, presentar, ejecutar y evaluar el plan anual de bienestar social
de la entidad.
7. Orientar el desarrollo de los programas de seguridad social y las
relaciones con las diferentes entidades prestadoras de estos servicios, con
el fin de optimizar el servicio para los servidores de la entidad.
8. Preparar proyectos de actos administrativos, oficios y documentos
relacionados con el rea del recurso humano, para mantener actualizada las
situaciones administrativas de los funcionarios de la entidad de conformidad
con las normas vigentes.
9. Adelantar los estudios para elaborar y mantener actualizados los
procedimientos propios de la dependencia.
De otra parte si las funciones no adecuan al empleo, les sugerimos iniciar con la
definicin del propsito principal y continuar con las funciones esenciales siguiendo
los procedimientos enunciados
PASO 5. Definicin de las Contribuciones Individuales de quien est
llamado a desempear el empleo (Art. 10.5 del Decreto 2539 de 2005)
Las contribuciones individuales se refieren al conjunto de productos o resultados

laborales que permiten medir o especificar lo esperado, en trminos de resultados
observables como consecuencia de la realizacin del trabajo.
Describen en forma detallada lo que el empleado respectivo ejerciendo un
determinado empleo, tiene que lograr y demostrar para comprobar que es
competente e idneo.
De acuerdo con esta definicin, determine las contribuciones individuales que se
espera de cada empleo, teniendo en cuenta las funciones esenciales de ste y su
propsito principal.
Para tal efecto, defina qu resultados se obtienen de los procesos, actividades y
funciones que realiza el empleado a partir de las siguientes preguntas:
Qu se espera del desempeo?
Cmo se espera el resultado?
Cul es la calidad de los resultados?
La estructura gramatical sugerida para orientar la definicin de las contribuciones
individuales de quien est llamado a desempear el empleo, es la siguiente:
OBJETO
VERBO2
Los resultados de la La
actividad laboral
ejecutada
CONDICIN
Cumplimiento del resultado
accin
esperado en condiciones de
calidad
Continuando con el ejemplo, las siguientes seran las contribuciones individuales del
empleo:
OBJETO
VERBO
Los
planes
y
programas en materia
de bienestar social, presentados
estmulos y evaluacin
del desempeo
Los
planes
y
programas en materia responden
de capacitacin
CONDICIN
estn de acuerdo con las
polticas
y
normas
en
materia de administracin
de personal.
a
las
necesidades
institucionales
y
del
personal de la entidad.
Al describir las contribuciones individuales observe que:

a) Cada funcin esencial puede tener dos o ms contribuciones individuales.
b) La contribucin individual contiene un resultado y una condicin de calidad.
c) No se describen tareas. Se describen los resultados esperados del desempeo.
2
Para facilitar el desarrollo de esta actividad consulte el listado de verbos contenido en el Anexo 2. Tenga
en cuenta que el verbo, en este caso, no debe ir en infinitivo.
d) Las condiciones de calidad son medibles y observables.

e) El cumplimiento del resultado y la condicin de calidad permite evaluar el
desempeo y el nivel de competencia.
Siguiendo el anlisis descrito, se va obteniendo una descripcin del empleo, as:
PROPSITO
PRINCIPAL
Realizar estudios e
investigaciones
tendientes
a
promover
el
desarrollo
integral
del talento humano
al servicio de la
entidad.
FUNCIONES ESENCIALES
1. Adelantar estudios e
investigaciones
para
identificar las necesidades
de capacitacin, preparar y
presentar
el
plan
institucional
de
capacitacin, los programas
de induccin, reinduccin,
estmulos y evaluacin del
desempeo para el talento
humano de la entidad.
2. ...
CONTRIBUCIONES
INDIVIDUALES
1.
Los
planes
y
de
bienestar
social,
del
desempeo
presentados estn de
acuerdo con las polticas
y normas en materia de
administracin
de
personal.
2.
Los
planes
y
de
capacitacin
responden
a
las
necesidades
institucionales
y
del
...
Identificadas las contribuciones individuales transcrbalas en el modelo de acto

administrativo de ajuste o establecimiento del manual, sugerido en el anexo 3, as:
IV.
CONTRIBUCIONES
INDIVIDUALES
(CRITERIOS
DE
DESEMPEO)
1. Los planes y programas en materia de bienestar social, estmulos y
evaluacin del desempeo presentados estn de acuerdo con las polticas
y normas en materia de administracin de personal.
2. Los planes y programas en materia de capacitacin responden a las
necesidades institucionales y del personal de la entidad.
...
Se pueden identificar tantas contribuciones individuales (criterios de
desempeo) como resultados se esperan del ejercicio de las funciones
esenciales y del propsito principal del empleo que se analice.
PASO 6. Definir los Conocimientos Bsicos o Esenciales que debe poseer

quien ocupe el empleo
Los conocimientos bsicos o esenciales comprenden el conjunto de teoras,
principios, normas, tcnicas, conceptos y dems aspectos del saber que debe
poseer y comprender quien est llamado al desempeo del empleo, para alcanzar
las contribuciones individuales.
Estos conocimientos bsicos o esenciales no se refieren a los certificados o ttulos de
un determinado estudio formal. De hecho estos certificados o ttulos existen en la
actualidad en cada manual especifico de funciones y de competencias laborales
simplemente debern armonizarse con el Decreto Ley 770 de 2005 y sus decretos
reglamentarios, para instituciones del orden nacional y el Decreto 785 de 2005 para
instituciones del orden territorial.
Por ello los conocimientos bsicos o esenciales, se refieren a lo que es indispensable
que el empleado conozca para garantizar las contribuciones individuales que se han
identificado.
En el ejemplo del empleo tipo, se relacionan un conjunto de conocimientos bsicos o
esenciales, respecto a la primera contribucin individual, Los planes y programas
en materia de bienestar social, estmulos y evaluacin del desempeo presentados
estn de acuerdo con las polticas y normas en materia de administracin de
personal, as:
Siguiendo el anlisis descrito, se va obteniendo una descripcin del empleo, as:
PROPSITO
PRINCIPAL
FUNCIONES
ESENCIALES
Realizar
estudios
e
investigaciones
tendientes
a
promover
el
desarrollo
integral
del
talento humano
al servicio de la
entidad.
1.
Adelantar
estudios
e
investigaciones
para identificar las
necesidades
de
capacitacin,
preparar
y
presentar el plan
institucional
de
capacitacin,
los
programas
de
induccin,
reinduccin,
estmulos
y
evaluacin
del
desempeo
para
el talento humano
de la entidad.
CONTRIBUCIONES
INDIVIDUALES
1.
Los
planes
y
de
bienestar
social,
del
desempeo
presentados estn de
acuerdo
con
las
polticas y normas en
materia
de
administracin
de
personal.
2.
Los
planes
y
de
capacitacin
responden
a
las
necesidades
institucionales y del
CONOCIMIENTOS
BSICOS
O
ESENCIALES
1.- Plan Nacional de
Capacitacin.
2.- Polticas pblicas
en administracin de
personal.
3.- Normas sobre
administracin
de
personal.
4.- Metodologas de
investigacin
y
diseo de proyectos.
2. ...
...
Identificados los conocimientos bsicos o esenciales transcrbalos en el modelo de

acto administrativo que ajusta o establece el manual sugerido en el Anexo 3, as:
V. CONOCIMIENTOS BSICOS O ESENCIALES
1.2.3.4.-
Plan Nacional de Capacitacin.

Polticas pblicas en administracin de personal.
Normas sobre administracin de personal.
Metodologas de investigacin y diseo de proyectos.
PASO 7. Establecer los Requisitos de Estudio y Experiencia.

De conformidad con el decreto ley 770 de 2005 y sus decretos reglamentarios, que
establecen las funciones y requisitos generales para los empleos pblicos de os
organismos y entidades del orden nacional, y el Decreto Ley 785 de 2005 para las
entidades del orden territorial, fije los requisitos de estudio y experiencia requeridos
para el desempeo de los mismos.
Identifique el nivel jerrquico del empleo (directivo, asesor, profesional, tcnico o
asistencial).
En el caso de las instituciones de orden territorial considere los requisitos mnimos y
mximos para el nivel jerrquico y la categora de la respectiva entidad territorial,
en cuanto a educacin y experiencia se refiere, de acuerdo con lo dispuesto en el
artculo 13 del Decreto 785 de 2005.
En relacin con las instituciones del orden nacional, debern identificarse los
requisitos de educacin y experiencia de acuerdo con lo dispuesto en los Decretos
reglamentarios 2772 de 2005 y 4476 de 2007, expedidos por el Gobierno Nacional.
Continuando con el ejemplo, los requisitos de estudio y experiencia requeridos para
el desempeo del empleo Profesional Especializado cdigo 2028 grado 19, son:
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Estudios
Experiencia
Ttulo Profesional en Ingeniera Veintiocho
(28)
meses
de
Industrial,
Administracin
de experiencia profesional relacionada.
Empresas, Administracin Pblica o
Psicologa.
Ttulo de postgrado en la modalidad
de
especializacin
en
reas
relacionadas con las funciones del
empleo.
Al determinar los estudios y la experiencia requeridos para el ejercicio de un

empleo pblico, quien tiene la competencia para fijarlos podr en razn de la
jerarqua del mismo, las funciones, las competencias y las responsabilidades de
cada empleo, prever la aplicacin de equivalencias de estudio y experiencia, de
acuerdo con las previsiones de los Decretos 785 y 2772 de 2005, segn se trate de
instituciones territoriales o nacionales respectivamente.
Si la respectiva autoridad considerare conveniente aplicar las equivalencias, stas se
determinarn entonces en el mismo acto administrativo que fija o actualiza el
manual especfico de funciones y de competencias laborales, o bien en acto
administrativo separado, precisando en cada caso el empleo al cual se aplica la
equivalencia.
De acuerdo con el ejemplo que venimos desarrollando, de considerarse conveniente
la aplicacin de alternativa a efectos de compensar la acreditacin del ttulo de
postgrado en la modalidad de especializacin en reas relacionadas con las
funciones del empleo exigido, por dos (2) aos de experiencia profesional ( 24
meses de experiencia profesional), tal como lo permiten los decretos 770 y 2772 de
2005, sta se expresara as:
Estudios
Experiencia
(28)
meses
de
Industrial,
Administracin
Psicologa.
de
especializacin
en
reas
empleo.
Tarjeta Profesional en los casos
requeridos por la Ley.
ALTERNATIVA
Estudios
Experiencia
Ttulo Profesional en Ingeniera Cincuenta y dos (52) meses de
Industrial,
Administracin
de experiencia profesional relacionada
Psicologa.
Tarjeta Profesional en los casos
requeridos por la Ley.
Ntese que aplicar las equivalencias es suplir una cosa por otra y en este caso
hemos aplicado la equivalencia de Ttulo de postgrado en la modalidad de
especializacin por: Dos (2) aos de experiencia profesional y viceversa, siempre
que se acredite el ttulo profesional prevista en las normas generales, supliendo la
titulacin de especializacin por experiencia adicional.
No es dable entonces que en los manuales especficos de funciones y de

competencias laborales se transcriba o copie, de manera integral o parcial, el
artculo que sobre equivalencias previsto en los Decretos 770 de 2005, 785 de 2005
2772 de 2005, pues la norma refiere la aplicacin de equivalencias en el caso que
fuere necesario y ello implica que solo se dar en los empleos que as lo juzgue la
autoridad pertinente.
PASO 8. Inclusin de competencias comunes.
En
de
en
de
el acto administrativo que ajusta o establece el manual especifico de funciones y

competencias laborales, se transcribirn las competencias comunes establecidas
el artculo 7 del decreto 2539 de 2005, para cada uno de los niveles jerrquicos
empleo que se requieran.
Para tal efecto incluya el siguiente artculo en el acto administrativo, as:

ARTICULO _______ competencias comunes a los servidores pblicos,. Las
competencias comunes para los diferentes empleos a que se re3fiere el
presente manual especfico de funciones y de competencias laborales sern
las siguientes: (Transcribir el artculo 7 del decreto 2539 de 2005).
PASO 9. Inclusin de las competencias comportamentales por nivel
jerrquico de empleos
En el acto administrativo que ajusta el manual especifico de funciones y de
competencias laborales, se transcribirn las competencias comportamentales
mnimas establecidas en el artculo 8 en el Decreto 2539 de 2005, para cada uno
de los niveles jerrquicos de empleo que se requieran. Para tal efecto incluya el
siguiente artculo en el acto administrativo
ARTCULO_______ Competencias Comportamentales por nivel jerrquico de
empleos. Las competencias comportamentales por nivel jerrquico de empleos
que como mnimo, se requieren para desempear los empleos a que se refiere
el presente manual especfico de funciones y de competencias laborales, sern
las siguientes:
Nota: Para efectos del presente manual no es
competencias comportamentales por nivel jerrquico.
necesario
adicionar otras
Finalmente, efectuados los diferentes pasos antes enunciados y conforme a las

orientaciones indicadas en cada uno de ellos, se obtendrn los elementos necesarios
para ajustar o establecer el manual especfico de funciones y de competencias
laborales.
En caso de requerirse asesora o apoyo tcnico para desarrollar el proceso de ajuste
o establecimiento de los manuales especficos de funciones y de competencias
laborales las instituciones del orden nacional podrn dirigirse a la Direccin de
Desarrollo Organizacional del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, a
los telfonos 2437111, 2437109

dorganizacional@dafp.gov.co
5610395
al
correo
electrnico
Para las instituciones del orden territorial, la asesora y orientacin tcnica est a
cargo de la Escuela Superior de Administracin Pblica ESAP a travs del
Departamento de Asesora y Consultora (Diagonal 40 N 4637 Centro
Administrativo Nacional C.A.N. Bogot) Telfono 2202790, as como a travs de sus
Direcciones Territoriales en todo el pas.
ESCISIN O FUSIN DE ENTIDADES PBLICAS

Dentro del proceso de elaboracin del estudio tcnico es posible que se
perfile la idea de escindir o fusionar entidades pblicas, evento en el cual, se
proceder de acuerdo con la normatividad vigente y segn las siguientes
consideraciones:
Escisin de Entidades u Organismos
Cuando las condiciones internas y externas de operacin y funcionamiento de una
organizacin pblica ponen en peligro su permanencia, es imperativo proponer la
necesidad de separar un servicio o funcin de la institucin legalmente competente
para prestarlo o ejercerlo, a fin de preservar la viabilidad y sostenibilidad financiera
y la integridad de la organizacin original, as como del servicio o funcin que se
vislumbra escindible, adems de las consideraciones propias de pertinencia,
eficiencia, eficacia, oportunidad y calidad de la prestacin del servicio.
Estas consideraciones polticas, sociales, econmicas y cualquiera otra que
recomiende tal accin de separacin, han de desarrollarse en el estudio tcnico que
justifica y da razn de las motivaciones e implicaciones de la escisin, conforme al
modelo sugerido en esta gua.
Es claro que corresponde, en el orden nacional, al Congreso de la Repblica
determinar la estructura de la administracin nacional, conforme a lo ordenado en el
numeral 7 del artculo 150 de la Carta3, competencia que dada la complejidad
propia del funcionamiento del Estado y fundado en razones de conveniencia pblica
orientada a la satisfaccin del servicio, su organizacin, celeridad y eficacia, hoy se
comparte con el Gobierno Nacional, cuando es revestido de facultades
extraordinarias cedidas por el legislador. Igual circunstancia se presenta en el nivel
territorial, cuando por constitucin esa facultad es de las Asambleas
Departamentales o Concejos Municipales o Distritales, o de los respectivos
Gobernadores y Alcaldes en uso de facultades otorgadas por la correspondiente
corporacin pblica.
A manera de modelo se sugiere el texto de proyecto de decreto o de acto
administrativo correspondiente, bajo el entendido que se han concedido facultades
extraordinarias para desarrollar la escisin y consecuente creacin del nuevo ente
pblico que desarrollar las funciones o prestar el o los servicios separados del
ente original.
3
La Constitucion Poltica expresa en el numeral 7 del artculo 150: Determinar la estructura de la

administracin nacional y crear, suprimir o fusionar ministerios, departamentos administrativos,
superintendencias, establecimientos pblicos y otras entidades del orden nacional, sealando sus
objetivos y estructura orgnica; reglamentar la creacin y funcionamiento de las Corporaciones
Autnomas Regionales dentro de un rgimen de autonoma; as mismo, crear o autorizar la constitucin
de empresas industriales y comerciales del estado y sociedades de economa mixta.
En ejercicio de esta facultad, debe observarse lo previsto en el artculo 50 de la ley

489 de 1998, como quiera que el mismo implica la creacin de una nueva
institucin y por tanto debern abordarse los tem de nombre y sigla, definicin del
objeto y funciones generales, naturaleza jurdica y consiguiente rgimen jurdico,
sede, definicin e integracin de los rganos de direccin y administracin,
integracin del patrimonio y el Ministerio o Departamento Administrativo al cual se
encuentra adscrito o vinculado, si es del orden nacional, o a la Gobernacin o
Alcalda, si se trata de entidades del orden territorial. ( Anexos19 y 20)
Fusin de Entidades U Organismos
La fusin de entidades u organismos, entendida como una figura jurdica que le
permite al Presidente de la Repblica o a las autoridades territoriales
correspondientes, determinar la estructura de la administracin, se encuentra
regulada, para el caso nacional por la ley 790 de 2002.
Con fundamento en este desarrollo legal que abre el espacio para fusionar
entidades, las autoridades competentes debern acatar los principios
constitucionales que rigen la funcin administrativa y los fines esenciales del Estado
y tener en cuenta los siguientes criterios, expresados en el artculo 2 de la
mencionada Ley 790 de 2002.
Artculo 2. Fusin de entidades u organismos nacionales. El Presidente de la
Repblica, como suprema autoridad administrativa, de conformidad con lo dispuesto en el
numeral 15 del artculo 189 de la Constitucin Poltica, podr disponer la fusin de
entidades u organismos administrativos del orden nacional, con objetos afines, creados,
organizados o autorizados por la ley, cuando se presente al menos una de las siguientes
causales:
a) Cuando la institucin absorbente cuente con la capacidad jurdica, tcnica y
operativa para desarrollar los objetivos y las funciones de la fusionada, de acuerdo con
las evaluaciones tcnicas;
b) Cuando por razones de austeridad fiscal o de eficiencia administrativa sea necesario
concentrar funciones complementarias en una sola entidad;
c) Cuando los costos para el cumplimiento de los objetivos y las funciones de la
entidad absorbida, de acuerdo con las evaluaciones tcnicas, no justifiquen su existencia;
d) Cuando exista duplicidad de funciones con otras entidades del orden nacional;
e) Cuando por evaluaciones tcnicas se establezca que los objetivos y las funciones de
las respectivas entidades u organismos deben ser cumplidas por la entidad absorbente;
f) Cuando la fusin sea aconsejable como medida preventiva para evitar la liquidacin
de la entidad absorbida. Cuando se trate de entidades financieras pblicas, se atendern
los principios establecidos en el Estatuto Orgnico del Sistema Financiero.
Pargrafo 1. La entidad absorbente cumplir el objeto de la entidad absorbida,
adems del que le es propio. La naturaleza de la entidad fusionada, su rgimen de
contratacin y el rgimen laboral de sus servidores pblicos, sern los de la absorbente.
El Presidente de la Repblica, al ordenar la fusin armonizar los

elementos de la estructura de la entidad resultante de la misma, con el
objeto de hacer eficiente su funcionamiento.
Pargrafo 2. En ningn caso, los costos para el cumplimiento de los objetivos y
las funciones por parte de la entidad absorbente podrn superar la suma de los
costffs de cada una de las entidades involucradas en la fusin. Cuando la fusin
implique la creacin de una nueva entidad u organismo, los costos de sta para el
cumplimiento de los objetivos y las funciones no podrn superar los costos que tenan
las fusionadas.
Nota: El acto administrativo con el cual se pretenda la fusin de las

entidades u organismos, dentro de las facultades legal de la autoridad que
lo emite, debe incluir la causal o las causales previstas que originan la
fusin. . ( Anexo 21)
ANEXO 1
Las entidades y organismos del orden nacional y territorial que asuman directamente la
elaboracin de los estudios tcnicos que demanda el proceso de reforma o modernizacin
institucional, podrn conformar un grupo de trabajo responsable del desarrollo y ejecucin
dicho proceso; para tal efecto, se presenta el siguiente modelo de acto administrativo.
EJEMPLO DE RESOLUCIN
PARA CONFORMACIN DEL GRUPO DE TRABAJO
RESOLUCIN NO.
DE (ao)
Por la cual se conforma un grupo de trabajo para elaborar el estudio tcnico y

actos administrativos que soporten la reforma organizacional de (nombre
institucin).
El (Jefe de la Institucin), en uso de sus facultades legales y,
RESUELVE:
ARTCULO PRIMERO: Conformar un grupo de trabajo responsable de efectuar los
estudios tcnicos y los proyectos de actos administrativos tendientes a la
modificacin de (los estatutos internos, la estructura organizacional, la planta de
personal y el manual de funciones y de competencias laborales) de (nombre e la
institucin), de conformidad con las disposiciones de la Ley 489 de 1998, Ley 909
de 2004, el Decreto 019 de 2012 y sus Decretos reglamentarios.
Nombre Funcionario
Denominacin del Cargo
Cdigo
Grado
ARTCULO SEGUNDO: La coordinacin del grupo de trabajo estar a cargo

de(nombre del funcionario y el empleo que desempea)
ARTCULO TERCERO: Corresponde al grupo de trabajo conformado en el articulo
primero, elaborar el respectivo cronograma del proceso de reorganizacin
institucional, en el cual se tendr en cuenta el desarrollo y cumplimiento de sus
diferentes etapas.
ARTCULO CUARTO: La presente Resolucin, rige a partir de su fecha de
expedicin.
Comunquese y cmplase,
Dado en Bogot. D.C..
MODELO DE CRONOGRAMA DE TRABAJO
MES
SEMANA
1
ETAPAS DEL ESTUDIO
TECNICO
1. Resea Histrica
2. Marco Legal
3. Anlisis Externo
4. Anlisis Financiero
5. Anlisis y evaluacin
de los procesos y la
prestacin de servicios
5.1 Identificacin y Anlisis
de los objetivos y funciones
generales
5.2 Misin
5.3 Visin
5.4 Identificacin del mapa
de procesos o cadena de
valor
5.4.1 Estratgicos
5.4.2 Misionales
5.4.3 Apoyo
5.4.4 Control y evaluacin
5.5 Productos y Servicios
5.6 Clientes o usuarios
5.7 Evaluacin de la
prestacin del servicios
5.8
Estatutos
internos
(entidades
descentralizadas)
5.9 Estructura
6.
Evaluacin
de
funciones,
perfiles
y
cargas de trabajo
6.1 Cargas de trabajo
6.2 Planta de personal
6.2.1
Sistema
de
nomenclatura
y
clasificacin de empleos
6.2.2 Determinacin de la
planta de personal
6.2.3
Disponibilidad
presupuestal
6.2.4 Acto administrativo de
modificacin de planta
7. Manual Especifico de
funciones
y
de
competencias laborales
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
MES 1
MES 2
2
3 4 5
1
2
3
4
1
MES 3
2
3
MES 4
3
4
ANEXO 2
HERRAMIENTAS ORGANIZACIONALES PARA LA ELABORACIN DEL
ESTUDIO TCNICO
Las tcnicas o herramientas organizacionales que a continuacin se presentan son
complementarias, las cuales pueden ser aplicadas paralelamente en el desarrollo del
diagnstico institucional:
DOFA: Herramienta de la planeacin estratgica que permite conocer las
debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas de la institucin, facilita
correlacionar las diferentes variables, estudiar la situacin actual de la entidad y
formular las estrategias para mejorar el desempeo de la organizacin.
Mejores Prcticas Benchmarking: Es un proceso sistemtico y continuo de
evaluacin de los productos, servicios y procedimientos de trabajo, que permite
compararse con otras empresas o entidades exitosas, que sean reconocidas como
representantes de las mejores prcticas, con el propsito aprender de ellas y
mejorar el desempeo organizacional. El objetivo de esta herramienta es encontrar
respuesta a las siguientes preguntas:
Cmo
Cmo
Cmo
Cmo
estamos?
podemos estar?
podemos mejorar?
podemos aprender?
Por lo tanto, al utilizar el benchmarking las organizaciones tienen que haber

identificado como estn funcionando para comparar su desempeo con otras
organizaciones similares y obtener de ellas las mejores prcticas para aplicarlas con
el fin de incrementar su eficiencia, fijando objetivos y estableciendo metas muy
claras hasta dnde se quiere llegar y con qu recursos cuenta para que se cumplan.
Al aplicar esta metodologa se debe tener en cuenta lo siguiente:
Identificar a qu proceso o funciones se le va a aplicar el benchmarking.
Conformar un equipo de trabajo identificando los procesos o funciones a
comparar
Seleccionar las entidades que le suministren la informacin sobre el caso objeto
de estudio
Extractar y analizar la informacin objeto del benchmarking
Elaborar un plan de accin con actividades, responsables de su ejecucin y
tiempo requerido implementacin.
Market Testing: Esta herramienta busca mejorar la prestacin de sus servicios y la
consecucin de sus objetivos. Con el market testing, se prueba la capacidad del
sector privado en la prestacin de un servicio asignado a una entidad pblica en
particular, para que compita con sus propias dependencias y de esta forma
seleccionar al ms experto para que lo desarrolle. Este se aplica siempre y cuando

el servicio se puede ofrecer por fuera de la entidad a menor costo y mayor calidad.
Con esta herramienta se logra, entre otros:
Reducir costos en la prestacin del servicio
Alcanzar el mximo costo-beneficio y mejorar la calidad en la prestacin del
servicio
Fomentar la competitividad entre el sector pblico y el sector privado
Las principales fases de esta metodologa, son:
Identificacin:
Factibilidad:
Evaluacin:
Monitoreo de contratos:
Revisin
Qu procesos son necesarios desarrollarlos en la

entidad?
Existe alguna prohibicin en la legislacin?
Cmo se van a evaluar las licitaciones?
Administracin frente a lo convenido.
Ajustes al contrato de acuerdo con lo que se
presente en el mercado y en su desarrollo.
Iniciativa de Financiamiento Privado (IFP): Esta metodologa se utiliza con el

fin de atraer dineros del sector privado e invertirlo en el sector pblico. Con esto se
benefician tanto las entidades pblicas haciendo uso de los bienes y servicios para
los cuales el Gobierno no cuenta con el presupuesto suficiente como el sector
privado beneficindose de las utilidades que genera y de esta forma considerarlo
como socio.
Los objetivos de esta metodologa son:
Traer habilidades gerenciales del sector privado al sector pblico

Ofrecer servicios de mejor calidad y con mayor costo-beneficio
Facilitar nuevas oportunidades de inversin
Posibilitar un manejo de flujo de fondos pblicos
Solucionar problemas potenciales al utilizar la Iniciativa del Financiamiento
Privado
Restricciones constitucionales y legales
Riesgos en la transferencia de inversiones
Sensibilidad de tipo poltico y cultural
Existe riesgo si el pliego de condiciones y el contrato no es claro, detallado,
transparente y competitivo para recibir los beneficios deseados en los diferentes
procesos. Es la nica manera de tener un control eficiente sobre el desarrollo del
proceso contratado.
Para el desarrollo del diagnstico se requiere de informacin, la cual se obtendr a

travs del diseo de las siguientes herramientas: formularios, entrevistas
individuales o de grupo, observacin directa, encuestas o combinacin de entrevista
y encuesta, dependiendo de las necesidades, problemas y situacin de la entidad,

apoyada en las fuentes secundarias de informacin.
El anlisis y las conclusiones del estudio pueden hacerse por cada rea de gestin
anlisis de resultados de acuerdo con la configuracin organizacional, para luego
integrarlo al diagnstico institucional.
ANEXO 3
MARCO LEGAL Y COMPETENCIAS
MARCO LEGAL GENERAL
Constitucin Poltica Artculo 150.

Corresponde al Congreso:
7. Determinar la estructura de la administracin nacional y crear, suprimir y
fusionar
ministerios,
departamentos
administrativos,
superintendencias,
establecimientos pblicos y otras entidades del Orden Nacional, sealando sus
objetivos y estructura orgnica.

Las entidades del orden nacional descentralizadas por servicios slo pueden ser
creadas por la ley o por autorizacin de sta, con fundamento en los principios
que orientan la actividad administrativa. La ley establecer el rgimen jurdico de
las entidades descentralizadas y la responsabilidad de sus presidentes directores
o gerentes.
Decreto 128 del 26 de enero de 1976.

Dicta el estatuto de inhabilidades, incompatibilidades y responsabilidades de los
miembros de las Juntas Directivas de las entidades descentralizadas y de los
representantes legales de stas.
Ley 489 de diciembre 29 de 1998.

Estatuto Bsico de Organizacin y Funcionamiento de la Administracin Pblica.
Ley 909 del 23 de septiembre de 2004, Artculo 46.

Describe las funciones del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica en
la realizacin de los estudios tcnicos.
NORMAS EN MATERIA ESTATUTARIA
Ley 80 de octubre 28 de 1993.

Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica.
Ley 1150 de 16 de julio de 2007

Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia
en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la
contratacin con Recursos Pblicos.
Ley 87 del 29 de noviembre de 1993.

Establece normas para el ejercicio del control interno en las entidades y
organismos del estado.
Ley 190 del 6 de julio de 1995 y ley 1474 de 2011

Adopta el Estatuto Anticorrupcin y por la cual se dictan normas orientadas a
fortalecer los mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de
corrupcin y la efectividad del control de la gestin pblica.
Ley 617 de 2000.

Ley de racionalizacin del gasto pblico en el orden nacional y territorial.
Ley 715 de diciembre 21 de 2001.

Por la cual se dictan normas orgnicas en materia de recursos y competencias de
conformidad con los artculos 151, 288, 356 y 357 (acto legislativo 01 de 2001)
de la Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones para organizar la
prestacin de los servicios de educacin y salud entre otros.
Ley 734 de 2002.

Adopta el Cdigo Disciplinario nico.
Ley 962 de 2005 y Decreto Ley 019 de 2012

Dicta normas para suprimir y reformar las
procedimientos.
Decreto 1826 del 3 de agosto de 1994.

Reglamenta parcialmente la ley 87 de 1993.
Decreto 2145 de noviembre de 1999.

Reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993.
Decreto 770 de 17 de marzo de 2005

Por el cual se establece el sistema de funciones y de requisitos generales para los
empleos pblicos correspondientes a los niveles jerrquicos pertenecientes a los
organismos y entidades del Orden Nacional a que se refiere la Ley 909 de 2004.
Decreto 1599 de 20 de mayo de 2005

Adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano.
Decreto 2772 de 10 de agosto de 2005 y Decreto 4476 de 2007.

Por el cual se establecen las funciones y requisitos generales para los diferentes
empleos pblicos de los organismos y entidades del orden nacional y se dictan
otras disposiciones.
Decreto 2539 de 22 de Julio de 2005.

Por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos
pblicos de los distintos niveles jerrquicos de las entidades a las cuales se
aplican los decretos Ley 770 y 785 de 2005.
Decreto 2489 de 25 de julio de 2006.

Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificacin de los empleos
pblicos de las instituciones pertenecientes a la Rama Ejecutiva y dems
regulaciones,
trmites
organismos y
disposiciones.
entidades
pblicas
del
orden
nacional y
se
dictan
otras
MARCO LEGAL EN EL ORDEN TERRITORIAL

Normas Sobre Organizacin y Estructuras Administrativas
Rgimen Departamental

Modificado por el Acto Legislativo No. 01 de 1996, artculo 2. (enero 15).
Competencia de las Asambleas Departamentales.

Atribuciones del Gobernador. frente a la creacin y supresin de empleos.

Permite que: Dos o ms departamentos podrn constituirse en regiones
administrativas y de planificacin .

La ley definir los principios para la adopcin del estatuto especial de cada regin.
(Ley orgnica de Ordenamiento Territorial).
Rgimen Municipal

Divisin poltico-administrativa.

Competencia de los concejos.

Atribuciones del alcalde.

Relacionado con el rea Metropolitana.

Sobre las provincias.
Rgimen especial
Ley 87 DE 1993.
Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones
Decreto 1599 de 20 de mayo de 2005

Adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano.
Ley 136 DE 1994.

Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organizacin y el
funcionamiento de los Municipios .
Art. 6 Categorizacin de los municipios Modificado por la Ley 617 de 2000.
Art. 117 Comunas y Corregimientos.
Art. 118 Administracin de los Corregimientos.
Art. 148 Asociacin de Municipios.
Art. 153 rganos de Administracin de la Asociacin.
Art. 156 Modificado por el artculo 21 de la ley 617 del 2000: nicamente los
municipios y distritos clasificados en categora especial y primera, y aquellos
de 2. Categora que tengan ms de cien mil habitantes podrn crear y
organizar sus propias Contraloras.
Ley 1551 de 2012.

Por la cual se dictan normas para modernizar la organizacin y el funcionamiento
de los municipios.
Ley 128 de 1994.

El artculo 7 de la ley 128 de 1994 Ley Orgnica de las reas Metropolitanas,
establece los rganos de Direccin y Administracin.
Ley 152 de 1994.

Por la cual se establece la ley orgnica del plan de desarrollo.
Ley 489 DE 1998.

Estatuto bsico de organizacin y funcionamiento de la administracin pblica.
Regula el ejercicio de la funcin administrativa, determina la estructura y define
los principios y reglas bsicas de la organizacin y funcionamiento de la
administracin pblica.
Nota. Las entidades descentralizadas del nivel territorial se sujetan a lo
dispuesto por la ley 489 de 1998.
Art. 18 Supresin y simplificacin de trmites.
Art. 39 Integracin de la Administracin Pblica.
Art. 69 Creacin de las entidades descentralizadas.
Ley 617 de 2000.

Ley de racionalizacin del gasto pblico nacional y territorial.
Decreto 1222 de 1986.
Cdigo de Rgimen departamental

Cdigo de rgimen municipal.

Reglamenta parcialmente la Ley 87 de1993.

Reglamenta parcialmente la Ley 87 de1993.
Plantas de Personal, Nomenclatura y Escala Salarial
Ley 4 DE 1992.
Determina el sistema salarial y el rgimen prestacional de empleados pblicos.
Ley 136 de 1994.

Define las normas aplicables a los empleos pblicos y trabajadores oficiales del
municipio, como las atribuciones del Alcalde frente a la planta de personal a su
cargo.
Ley 190 de 1995.

Estatuto anticorrupcin. Establece los requisitos para la posesin y para el
desempeo de cargos o empleos pblicos.
Ley 734 de 2002.

Cdigo disciplinario nico. Define las faltas disciplinarias en que pueden incurrir
los servidores pblicos, la competencia para adelantar las investigaciones
respectivas y el procedimiento a seguir.
Ley 909 de 2004.

Por la cual se expiden normas que regulan el Empleo Publico, la Carrera
Administrativa, la Gerencia Pblica y se dictan otras disposiciones
Decreto 1227 de 2005

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y el Decreto-Ley 1567
de 1998
Decreto ley 760 de 2005.

Por el cual se establece el procedimiento que debe surtirse ante y por la
Comisin Nacional del Servicio Civil para le cumplimiento de sus funciones.
Decreto ley 785 2005

Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificacin y de funciones
y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan
por la disposiciones de la ley 909 de 2004

Por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos
pblicos de los distintos niveles jerrquicos de las entidades a las cuales se
aplican los decretos Ley 770 y 785 de 2005.

Por el cual se reglamenta el artculo 16 de la ley 909 de 2004 sobre las
Comisiones de Personal.

Sistema nico de Informacin de Personal.
Manual Especifico de Funciones y Competencias laborales.
Constitucin Poltica, Artculo 122.

Establece que no habr empleo pblico que no tenga funciones detalladas en la
ley o reglamento.
Constitucin Poltica, Artculo 305.

Numeral 7. Faculta al Gobernador para crear, suprimir y fusionar los empleos de
sus dependencias, sealar sus funciones especiales y fijar sus emolumentos con
sujecin a la Ley y a las ordenanzas respectivas.
Ley 136 de 1994.

Literal D, Numeral 4 del Artculo 91. Faculta al Alcalde para crear, suprimir o
fusionar los empleos de sus dependencias, sealarles funciones especiales y
fijarles sus emolumentos con arreglos a los acuerdos correspondientes.
Ley 190 de 1995.

Artculo 9. Fija un trmino de tres (3) meses a partir de su vigencia para que las
entidades pblicas elaboren su manual de funciones, especificando claramente las
funciones que debe cumplir cada funcionario.
Determina adems que las funciones deben ser comunicadas a cada empleado,
quien responder por el cumplimiento de las mismas de acuerdo con la ley, el
reglamento y el manual.
Decreto Ley 785 2005

Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificacin y de funciones
y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan
por las disposiciones de la Ley 909 de 2004
Planeacin y Ordenamiento Territorial
Ley 152 de 1994.
Disposiciones sobre elaboracin, presentacin, aprobacin, ejecucin y evaluacin

del plan de desarrollo.
Ley 388 de 1997.

Fija reglas con sujecin a las cuales el municipio realiza la planeacin fsica del
territorio de su jurisdiccin.
Presupuesto.

Dispone reglas que rigen a nivel municipal para la preparacin, elaboracin,
presentacin, discusin, aprobacin, ejecucin, control y evaluacin del
presupuesto.
Educacin, Salud y Seguridad Social, Deporte y Cultura.
Ley 1045 de 1978.

Reglas generales para la aplicacin de las prestaciones sociales de empleados
pblicos y trabajadores oficiales.
Ley 10 de 1990.
Por la cual se reorganiza el sistema nacional de salud y se dictan otras
disposiciones.
Ley 30 de 1992.
Por la cual se organiza el servicio pblico de la educacin superior.
Ley 100 de 1993.

Por la cual se crea el Sistema de Seguridad Social en Salud y se dictan otras
disposiciones.
Ley 115 de 1994.

Ley general de educacin.
Ley 181 de 1995.

Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte, la recreacin, el
aprovechamiento del tiempo libre y la educacin fsica y se crea el Sistema
Nacional del Deporte.
Ley 397 de 1997.

Normas sobre patrimonio cultural, fomento y estmulos a la cultura.
Ley 715 de 2001.

Deroga la ley 60 de 1993 y dicta normas orgnicas en materias de recursos y
competencias de conformidad con los artculos 151, 288, 356 y 357 (Acto
Legislativo 01 de 2001) de la Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones

para organizar la prestacin de los servicios de educacin y salud entre otros.
Decreto 3135 del 26 de diciembre de 1968.

Rgimen prestacional de Empleados Pblicos y trabajadores oficiales. Bsicos
sobre trabajadores oficiales, ms los que los modifican, sustituyan o reglamenten.
Decreto 1848 del 4 de noviembre de l969.

Reglamenta el decreto 3135 de 1968.
Medio Ambiente
Ley 99 de 1993.
Organiza el Sistema Nacional Ambiental, las entidades nacionales y territoriales
que lo conforman.
Vivienda
Ley 9 de 1989.
Dispone reglas para adelantar proyectos de desarrollo urbano, de conservacin
del espacio pblico as como para el proceso de expropiacin con fines
urbansticos.
Ley 3 de 1992.
Transforma el ICT en el INURBE y define la poltica de vivienda de inters social,
estableciendo las responsabilidades sociales para el efecto.
Ley 388 de 1997.

Actualiza las disposiciones anteriores en materia de vivienda de inters social y el
desarrollo de procesos de expropiacin.
Servicios Pblicos Domiciliarios
Ley 142 de 1994.

(Adicionada por la Ley 689 de 2001) Por la cual se establece el rgimen de los
servicios pblicos domiciliarios y se dictan otras disposiciones.
Ley 143 de 1994.

Establece el rgimen para generacin, interconexin, transmisin, distribucin y
comercializacin de electricidad en el territorio nacional.
Ley 286 de 1997.

Fija plazos para la transformacin institucional de entidades que prestan los
servicios anteriores.
Endeudamiento
Ley 358 de 1996.

Consagra las reglas para el clculo de la capacidad de endeudamiento de las
entidades territoriales.

Regula las distintas operaciones de crdito pblico y los procedimientos y
requisitos para su celebracin por parte de las entidades territoriales.
Turismo
Ley 300 de 1996 y Ley 1101 de 2006.

Ley General de Turismo.
Orden Pblico
Ley 418 de 1997.

Prorroga la vigencia de disposiciones en materia de orden pblico, de intervencin
y control de autoridades nacionales, sobre las finanzas territoriales.
Transporte
Ley 105 de 1993.

Hace la distribucin de competencias entre los Entes de la Nacin y Territoriales
en materia de construccin, mantenimiento, inversin y administracin de la
malla vial del pas.
Ley 336 de 1996.

Dispone las regulaciones para el ejercicio de la actividad del transporte a nivel
nacional y municipal.
Agrario
Ley 101 de 1993.

Ley general de desarrollo agropecuario y pesquero. Establece la obligacin para
los municipios de crear las UMATAS, y ofrece la alternativa de asociarse con otros
municipios para cumplir esta obligacin.
Contratacin
Ley 80 de 1993.
Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica.
Ley 1150 de 2007

Modifica Ley 80 de 1993.
ANEXO 4
MODELO PARA CONFORMAR Y ORGANIZAR
GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO
RESOLUCION No.
(
DE
Por el cual se conforman Grupos Internos de Trabajo y se les asignan funciones.

EL DIRECTOR (Nombre de la entidad)
En ejercicio de las facultades legales y en especial las conferidas por el artculo
Decreto
de 20 , (ubicar el artculo de la norma que establece la planta de
personal, en la cual lo faculta )
RESUELVE:
ARTCULO. Conformar en (nombre de la entidad), los siguientes Grupos de
Trabajo, ubicados como a continuacin se determina:
DEPENDENCIA Y DENOMINACION DEL GRUPO
1. DIRECCIN GENERAL
1.1 Grupo Asesor de la Direccin
2. OFICINA JURDICA
1.1Grupo de Jurisdiccin Coactiva
3. DIVISIN ADMINISTRATIVA
3.1 Grupo de Adquisiciones
3.2 Grupo de servicios Generales
3.3 Grupo de Contratacin
.
Para las labores de coordinacin, ejecucin , supervisin y control de las
actividades, el Director General, designar un Coordinador en cada uno de los
Grupos que a su juicio se requieran.
ARTCULO. Establecer las funciones de los Grupos de Trabajo a que hace referencia
el artculo anterior, as:
GRUPO ASESOR DE LA DIRECCIN
.
.
ARTCULO. La presente Resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin, deroga
las disposiciones que le sean contrarias, en especial.( si existe alguna)
CUMUNQUESE Y CMPLASE
Dada en
a los
(Fdo) DIRECTOR GENERAL
ANEXO 5
CUADRO COMPARATIVO DE CARGOS Y COSTOS POR NIVEL
NOMBRE DE LA ENTIDAD
TIPO DE ENTIDAD
NIVEL CENTRAL
EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL
ESTABLECIMIENTO PUBLICO
SOCIEDAD DE ECONOMIA MIXTA
PLANTA DE PERSONAL ACTUAL

DENOMINACION
DE LOS CARGOS
NIVEL DIRECTIVO
CODIGO
GRADO
No CARGOS
SEGN
DECRETOS
ASIGNACION
BASICA
COSTO TOTAL
POR MES
SITUACIONES ADMINISTRATIVAS
RETEN SOCIAL
CARGOS
VACANTES
C.A.
L.N.R
Pr.
M.C.F
L.F
P.P
FUERO
SINDICAL
VERIFICACION
CARGOS POR
DECRETO VS
SITUACIONES
ADMTIVAS
0
0
0
0
0
0
0
0
0
NIVEL ASESOR
0
0
0
0
0
0
0
NIVEL PROFESIONAL
0
0
0
0
0
0
0
0
NIVEL TECNICO
0
0
0
0
0
0
0
0
NIVEL ASISTENCIAL
0
0
0
0
0
0
0
0
TOTALES
Total reten
Total fuero
Abreviaturas: C.A = Carrera Administrativa, L.N.R.= Libre nombramiento y remocin; Pr= Provisionalidad; M.C.F.= Madre Cabeza de Familia;
L:F= Limitacin Fsica;
P.P.= Prepensionados
Normas actuales de planta.

Decreto
Decreto
Decreto
Decreto
SUPRESIONES
DENOMINACION
DE LOS CARGOS
NIVEL DIRECTIVO
NIVEL ASESOR
CODIGO
GRADO
CREACIONES
No CARGOS
SUPRIMIDOS
ASIGNACION
BASICA
COSTO TOTAL
POR MES
DENOMINACION
DE LOS CARGOS
GRADO
No CARGOS
CREADOS
NIVEL PROFESIONAL
NIVEL TECNICO
NIVEL ASISTENCIAL
TOTALES
NIVEL ASISTENCIAL
NIVEL TECNICO
NIVEL PROFESIONAL
COSTO TOTAL
POR MES
NIVEL ASESOR
ASIGNACION
BASICA
NIVEL DIRECTIVO
CODIGO
TOTALES
CARGOS QUE CAMBIAN DE GRADO O DENOMINACIN

DENOMINACION
DE LOS CARGOS
NIVEL DIRECTIVO
NIVEL ASESOR
CODIGO
GRADO
No
CARGOS
ASIGNACION
BASICA
CARGOS QUE PASAN IGUAL

COSTO TOTAL
POR MES
DENOMINACION
DE LOS CARGOS
NIVEL DIRECTIVO
CODIGO
GRADO
No
CARGOS
NIVEL ASESOR
NIVEL PROFESIONAL
NIVEL TECNICO
NIVEL ASISTENCIAL
TOTALES
NIVEL ASISTENCIAL
NIVEL TECNICO
COSTO TOTAL
POR MES
NIVEL PROFESIONAL
ASIGNACION
BASICA
TOTALES
PLANTA PROPUESTA
DENOMINACION DE CARGOS
NIVEL DIRECTIVO
CODIGO
GRADO
No
CARGOS
ASIGNACION
BASICA
COSTO TOTAL
POR MES
RETEN SOCIAL
FUERO
SINDICAL
M.C.F
L.F
P.P
NIVEL ASESOR
0
-
NIVEL PROFESIONAL
0
-
NIVEL TECNICO
0
-
NIVEL ASISTENCIAL
0
-
TOTALES
TOTAL RETEN SOCIAL
TOTAL FUERO SINDICAL
0
0
ANEXO 6
MODELO DE RESOLUCIN DE INCORPORACIN
RESOLUCION No.
Por el cual se hacen unas incorporaciones en la Alcalda de _____________
EL GOBERNADOR (ALCALDE, GERENTE O DIRECTOR) DE
_____________
en ejercicio de sus facultades legales y especial de las que le confiere el
Decreto (Acuerdo) No ________de ___ de 200_
RESUELVE:
ARTICULO 1. Incorprase a la planta de personal establecida mediante
Decreto (Acuerdo) No ____ del ___ de ___________ de 20XX_, a los
empleados que vienen prestando sus servicios en la (Organismo o entidad)
as:
Denominacin
Cdigo
Grado Apellido
Nombre
Cdula No
Despacho del Gobernador
Planta Global
ARTICULO 2. La presente Resolucin rige a partir de la fecha de su

expedicin, surte efectos fiscales a partir de la fecha de posesin de los
empleados incorporados y deroga las disposiciones que le sean contrarias.
COMUNQUESE Y CMPLASE.
Dado en
, a
GOBERNADOR (ALCALDE, GERENTE O DIRECTOR)
ANEXO 7
MODELO ACTA DE POSESIN - ENCARGO
ACTA DE POSESIN No.
FECHA: ________________
En la ciudad de ________ se present al Despacho del Gobernador
(Alcalde, Gerente o Director)(o quien este haya delegado) de
(Nombre Departamento Municipio o institucin) el seor (nombre
completo), identificado con la cdula de ciudadana No _____de
______, con el fin de tomar posesin del cargo de (denominacin
del cargo) cdigo ____ grado __ de la Planta Globalizada de (la
Gobernacin de _____ (Alcalda de o Nombre completo de la
Entidad), con asignacin bsica mensual de $ __________ al cual
fue nombrado con carcter de ENCARGO por Resolucin No. ____de
fecha ___ de _______ de 20xx, con efectos fiscales a partir del ___de
_______ del ao 20xx.
Prest el juramento ordenado por el artculo 122 de la Constitucin
Poltica.
Manifest, bajo la gravedad del juramento, no estar incurso en causal
alguna de inhabilidad general o especial, de incompatibilidad o
prohibicin de las establecidas por los decretos 2400 de 1968, 1950
de 1973, Ley 4 de 1992, Ley 200 de 1995 y dems disposiciones
vigentes para el desempeo de empleos pblicos.
En cumplimiento a lo dispuesto por el artculo 141 del Decreto 2150
de 1995, solo se exige la presentacin de la cdula de ciudadana.
FIRMA DEL POSESIONADO
FIRMA DE QUIEN POSESIONA
ANEXO 8
MODELO ACTA DE POSESIN - INCORPORACIN
ACTA DE POSESIN No.
FECHA:
En la ciudad de ________ se present al Despacho del Gobernador
(Alcalde, Gerente o Director)(o quien este haya delegado) de
_______ el seor (nombre completo), identificado con la cdula de
ciudadana No _____de ______, con el fin de tomar posesin del
cargo de (denominacin del cargo) cdigo ____ grado __ de la
Planta Globalizada de (la Gobernacin de _____ (Alcalda de o
Nombre completo de la Entidad), con asignacin bsica mensual
de $ __________ al cual fue INCORPORADO por Resolucin No.
____de fecha ___ de _______ de 200_, con efectos fiscales a partir
del ___de _______ del ao 200_.
Prest el juramento ordenado por el artculo 122 de la Constitucin
Poltica.
Manifest, bajo la gravedad del juramento, no estar incurso en causal
alguna de inhabilidad general o especial, de incompatibilidad o
prohibicin de las establecidas por los decretos 2400 de 1968, 1950
de 1973, Ley 4 de 1992, Ley 200 de 1995 y dems disposiciones
vigentes para el desempeo de empleos pblicos.
En cumplimiento a lo dispuesto por el artculo 141 del Decreto 2150
de 1995, solo se exige la presentacin de la cdula de ciudadana.
FIRMA DEL POSESIONADO
FIRMA DE QUIEN POSESIONA
ANEXO 9
MODELO DE RESOLUCION PARA
DISTRIBUCION DE EMPLEOS
RESOLUCION No.
DE
Por la cual se distribuyen los cargos de la planta Global de (nombre de la entidad)

EL DIRECTOR (ENTIDAD)
En uso de sus facultades legales y en especial de las que le confiere el
artculo (ver artculo de la norma que lo faculta)
RESUELVE:
ARTICULO 1. Asignar a las diferentes dependencias de (nombre de la entidad) los
cargos de la Planta Global aprobada mediante el decreto ----- de --, as:
No de
cargos
Dependencia
Denominacin del
empleo
Cdigo
Grado
Carcter del
empleo
Planta del Despacho
Planta Global
ARTICULO 2. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin.

COMUNIQUESE Y CUMPLASE,
Dada en
DIRECTOR
a los
. ANEXO 10
MODELO DE CONTENIDO DE UN ESTATUTO INTERNO
ENTIDAD DESCENTRALIZADA NACIONAL
,
ACUERDO No.
DE
Por el cual se adoptan los Estatutos Internos de (nombre entidad)

(para empresa industrial y
comercial o sociedad de
economa mixta)
(para establecimiento pblico o

empresa social del estado)
LA JUNTA DIRECTIVA DE
(NOMBRE ENTIDAD)
EL CONSEJO DIRECTIVO DE
(NOMBRE ENTIDAD)
en ejercicio de las facultades legales

y estatutarias, en especial las que le
confiere el literal b) del artculo 90
de la Ley 489 de 1998
en ejercicio de las facultades legales

y estatutarias, en especial las que le
confiere el literal d) del artculo 76
de la Ley 489 de 1998
ACUERDA:
ARTCULO 1.
Adptanse los estatutos internos que rigen la organizacin
y funcionamiento de (Nombre Entidad).
CAPTULO I
DENOMINACION, NATURALEZA JURIDICA, DOMICILIO Y
JURISDICCION, DURACION, OBJETIVO Y FUNCIONES
(Se recomienda transcribir de la norma de creacin de la entidad o estructura
orgnica, los textos que corresponden a los siguientes tems.)
ARTCULO DENOMINACION. La institucin para todos los efectos
legales se denominar _________________(Si la norma de creacin le
establece una sigla, podr ser incluida en este artculo).
ARTCULO NATURALEZA JURIDICA. La (el) (nombre de la entidad)
creada(o) por la Ley (el Decreto Ley ) No.
--- de 199-- , es un
establecimiento pblico (empresa social del estado, empresa industrial y

comercial, sociedad de economa mixta sometida(o) al rgimen de las
empresas industriales y comerciales del estado, unidad administrativa
especial), del orden nacional, con personera jurdica, autonoma
administrativa y patrimonio independiente, adscrito (o vinculado) al Ministerio
(o Departamento Administrativo) de ______.
ARTCULO- DOMICILIO Y JURISDICCIN. El (nombre entidad) tendr
como domicilio la ciudad de _________________________. Por disposicin
de la Junta Directiva (Consejo Directivo) podr establecer dependencias
operativas y administrativas en cualquier lugar del territorio nacional.
ARTCULO DURACION.
______________
La
duracin
de
(nombre
entidad)
es
ARTCULO -
OBJETO. El (nombre entidad) tiene como objeto
ARTCULO funciones:
FUNCIONES. EL (nombre entidad) cumplir las siguientes
CAPTULO II
RGANOS DE DIRECCION Y ADMINISTRACION
ARTCULO. DIRECCION
Y
ADMINISTRACION.
La
direccin
y
administracin de (Nombre entidad), estar a cargo de la Junta Directiva
(Consejo Directivo) y del Gerente (Director o Presidente).
ARTCULO. INTEGRACION DE LA JUNTA DIRECTIVA (CONSEJO
DIRECTIVO). La Junta Directiva (Consejo Directivo) de la (nombre completo
de la entidad descentralizada) estar integrada por:
(Transcribir de la norma de creacin o de la estructura orgnica, la integracin
en ella definida)
PARAGRAFO 1.
Actuar como Secretario de la Junta Directiva (o Consejo
Directivo) el Secretario General (o quien haga sus veces o quin designe el
jefe del organismo) a quien corresponde llevar los archivos de las reuniones y
decisiones y certificar sobre sus actos.
PARAGRAFO 2. El Director (Gerente o Presidente) de (nombre de la
entidad), asistir a las reuniones de la Junta Directiva (Consejo Directivo) con
derecho a voz pero sin voto.
PARAGRAFO 3.
Los miembros de la Junta Directiva (Consejo Directivo) a
que se refieren los numerales __, __, sern nombrados para perodos de __
aos y podrn ser reelegidos conforme a las normas vigentes sobre la
materia.
(En este punto se deben considerar disposiciones sobre la representacin y
temporalidad de los miembros en la Junta Directiva o Consejo Directivo,
previstas en la norma de creacin o estructura orgnica).
ARTCULO FUNCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA (CONSEJO
DIRECTIVO: Son funciones de la Junta Directiva (Consejo Directivo) de
(nombre entidad), adems de las establecidas en la Ley (artculo 76 o 90 de
la Ley 489 de 1998, segn su naturaleza jurdica) las siguientes:
(Se recomienda transcribir las funciones sealadas en la norma de creacin o
estructura orgnica.)
1. Formular la poltica general de la institucin, aprobar los planes y
programas que deben proponerse para su incorporacin en los planes
sectoriales, conforme a las normas y criterios sealados por el
Departamento Nacional de Planeacin, la Direccin General del
Presupuesto Nacional y el Ministerio de __________ (o Departamento
Administrativo al cual se halle adscrito o vinculado).
2. Controlar el funcionamiento general de la institucin de conformidad con la
poltica y los planes adoptados, evaluar la gestin y rendir concepto sobre
el informe anual presentado por el Director (Gerente o Presidente) sobre
las labores desarrolladas por la entidad.
3. Autorizar al Director (Gerente o Presidente) la celebracin de contratos y
emprstitos internos o externos con destino a la entidad, de acuerdo con
las normas legales vigentes, cuando stos superen los topes delegados.
4. Delegar en el Director General (Gerente o Presidente) algunas de las
funciones que le son propias.
5. Aprobar el proyecto de presupuesto del respectivo organismo
6. Adoptar o reformar los estatutos internos.
7. Fijar las pautas generales para la negociacin de convenciones colectivas y
autorizar el nombramiento de negociadores. (empresas industriales y
comerciales).
8. Presentar a consideracin del Gobierno Nacional las modificaciones a la
estructura y planta de personal para su aprobacin.
9. Darse su propio reglamento.
10.Las dems que le seale la Ley y dems normas que sean necesarias para
el adecuado funcionamiento de la entidad.
ARTCULO REUNIONES LA JUNTA DIRECTIVA

DIRECTIVO).-: La Junta Directiva (o Consejo Directivo)
ordinariamente una (1) vez cada mes y extraordinariamente
convocada por su Presidente, el Gerente (Director o Presidente),
de por lo menos ... (x) de sus miembros.
(CONSEJO
se reunir
cuando sea
o a solicitud
PARAGRAFO 1. La convocatoria a reuniones ordinarias o extraordinarias de

la Junta Directiva (o Consejo Directivo) se har mediante citacin escrita a sus
miembros con anticipacin no menor de dos (2) das e indicacin de los temas
a tratar.
PARAGRAFO 2
A las reuniones podrn asistir particulares y funcionarios
de la entidad, cuando as lo determine la Junta Directiva (o Consejo Directivo)
o el Director General (Gerente o Presidente), con el fin de informar o
conceptuar sobre temas especficos.
ARTCULO DENOMINACION DE LOS ACTOS. Las decisiones de la
Junta Directiva (o Consejo Directivo) se adoptarn por medio de Acuerdos
(salvo que el acto de creacin disponga otra cosa), que llevarn la firma del
Presidente y del Secretario de la misma.
PARAGRAFO 1. De las reuniones de la Junta Directiva (Consejo
Directivo), se dejar constancia en el Libro Actas en las que se consigne lo
ocurrido en las sesiones y las decisiones adoptadas, las cuales sern
firmadas por el presidente y el secretario de la respectiva sesin.
PARAGRAFO 2. Los Acuerdos y Actas se numerarn sucesivamente con
indicacin del da, mes y ao en que se expidan y estarn bajo la custodia del
Secretario de la misma.
ARTCULO QURUM. La Junta Directiva (o Consejo Directivo)
requerir para deliberar de la asistencia de la mitad ms uno de los miembros
que la integran. Sus decisiones se adoptarn por mayora de votos de los
miembros presentes (salvo que el acto de creacin disponga cualificacin para
el qurum decisorio).
(En este punto han de tenerse como referencia lo dispuesto en el acto de
creacin)
ARTCULO CALIDAD DE LOS MIEMBROS. Los miembros de la Junta
Directiva (o Consejo Directivo), aunque ejercen funciones pblicas, no
adquieren por ese solo hecho la calidad de empleados pblicos; no obstante
estn sometidos al rgimen de responsabilidades, incompatibilidades e
inhabilidades establecidas en la Ley y los reglamentos.
ARTCULO. CALIDADES, INCOMPATIBILIDADES E INHABILIDADES

DE LOS MIEMBROS.- Los miembros de la Junta Directiva (o Consejo
Directivo) que no ostenten la calidad de empleados pblicos no adquieren
por ese solo hecho dicha calidad.
Los miembros de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) y el Gerente (o
Director o
Presidente) estarn sujetos
a las
inhabilidades
e
incompatibilidades sealadas en la Constitucin Poltica, la Ley y las normas
que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
ARTCULO HONORARIOS. Los miembros de la Junta Directiva
(Consejo Directivo) podrn recibir honorarios por su asistencia a las sesiones,
los cuales estarn a cargo de la entidad y fijados en los trminos y condiciones
sealados en el Decreto 1486 de 1999 y las dems disposiciones que la
modifiquen, adicionen o sustituyan.
ARTCULO POSESION. Los miembros de la Junta Directiva (Consejo
Directivo) se posesionarn ante el Ministro de ________________ (o Director
de Departamento Administrativo de _____________-, segn su adscripcin o
vinculacin).
ARTCULO. DEL DIRECTOR GENERAL (GERENTE O PRESIDENTE) El
(nombre de la entidad), tendr un Director General (Gerente o Presidente),
agente del Presidente de la Repblica, de su libre nombramiento y remocin,
quien ser el representante legal de la entidad.
ARTCULO. FUNCIONES DEL DIRECTOR (GERENTE O PRESIDENTE). El
Director General (Gerente o Presidente) de (nombre entidad) tendr, adems
de las funciones que le sealen las Leyes (en especial el artculo 78 de la Ley
489 de 1998) Decretos y dems disposiciones legales vigentes las siguientes:
1.
2.
3.
Presentar a la Junta Directiva (Consejo Directivo), la poltica general de la

Institucin, expedir las normas adoptar el plan general y velar por el
cumplimiento de los trminos
y condiciones establecidos para su
ejecucin.
Organizar, dirigir y controlar de conformidad con las directrices trazadas
por la Junta Directiva (Consejo Directivo), las actividades de la
institucin, y suscribir como representante legal los actos y contratos,
ordenar los gastos y suscribir convenios necesarios para el cumplimiento
de los objetivos y funciones asignadas a la entidad, con arreglo a las
disposiciones vigentes y a los presentes estatutos.
Presentar para estudio y aprobacin de la Junta Directiva (Consejo
Directivo) el proyecto de estatuto interno, y las modificaciones a que
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
haya lugar y, proponer al Gobierno Nacional la modificacin de la

estructura y la planta de personal.
Cumplir y hacer cumplir las decisiones y Acuerdos de la Junta Directiva
(Consejo Directivo).
Delegar en los funcionarios de la entidad el ejercicio de algunas
funciones, cuando la Constitucin, la Ley o los estatutos lo permitan.
Nombrar y remover el personal, efectuar los traslados y remociones y
aplicar el rgimen disciplinario, con arreglo a las normas vigentes.
Adoptar los reglamentos, el manual especfico de funciones y de
requisitos, y el manual de procedimientos, necesarios para el
cumplimiento de las funciones de la entidad.
Distribuir el personal de la planta de personal global, teniendo en cuenta
la estructura, las necesidades del servicio y los planes y programas
trazados por la entidad.
Informar previamente a la Junta Directiva (Consejo Directivo) sobre la
adjudicacin de los contratos, la declaracin de caducidad de los mismos,
y peridicamente sobre el estado de la contratacin, su cumplimiento e
incumplimiento y las sanciones o correctivos que se apliquen.
Constituir mandatarios y apoderados que representen a la entidad en los
asuntos judiciales y dems de carcter litigioso.
Someter a consideracin y aprobacin de la Junta Directiva (Consejo
Directivo) el proyecto de presupuesto, sus adiciones y traslados, as
como los estados financieros, de conformidad con las disposiciones
orgnicas y reglamentarias sobre la materia.
Presentar para consideracin y aprobacin de la Junta Directiva (Consejo
Directivo) los planes y programas que se requieran para el desarrollo del
objeto de la entidad.
Controlar el manejo de los recursos financieros, para que stos se
ejecuten de conformidad con los planes y programas establecidos y con
las normas orgnicas del presupuesto nacional.
Crear y organizar, mediante acto administrativo los Grupos Internos de
Trabajo y rganos de Asesora y Coordinacin, teniendo en cuenta la
estructura, los planes y programas institucionales.
Administrar y velar por la adecuada utilizacin de los bienes y fondos
que constituyen el patrimonio de la entidad.
Rendir informes generales y peridicos al Ministro (Director de
Departamento Administrativo, segn su adscripcin o vinculacin) en la
forma que ste lo determine, sobre el estado de ejecucin de las
funciones, actividades desarrolladas y la situacin general de la entidad.
Ordenar los gastos con cargo al presupuesto, conforme a las normas
generales y reglamentarias del presupuesto pblico nacional, los
estatutos y Acuerdos de la Junta Directiva (Consejo Directivo).
Las dems que se relacionen con la organizacin y funcionamiento de la
entidad y no estn expresamente atribuidas a otra autoridad.
ARTCULO DENOMINACION DE LOS ACTOS DEL DIRECTOR

GENERAL (GERENTE O PRESIDENTE). Los actos o decisiones que adopte el
Director General ( Gerente o Presidente), en ejercicio de las funciones a l
asignadas por la Ley, los presentes estatutos y los Acuerdos de la Junta
Directiva (Consejo Directivo), se denominarn Resoluciones, las que se
numerarn sucesivamente con la indicacin del da, mes y ao en que se
expidan. Su conservacin y custodia estar a cargo del Secretario General o
de quien haga sus veces.
CAPTULO III
ESTRUCTURA
ARTCULO ESTRUCTURA. La estructura de (Nombre de la entidad),
ser la determinada por el Gobierno Nacional, con sujecin a las disposiciones
legales vigentes y a los principios y reglas generales contenidas en el artculo
54 de la Ley 489 de 1998 y atendiendo las necesidades de la entidad, la cual
ser flexible de tal manera que permita el cumplimiento eficaz y eficiente de
sus funciones.
CAPTULO IV
RGIMEN DE PERSONAL
NOTA:
SE
RECOMIENDA
EL
SIGUIENTE
TEXTO
PARA
INSTITUCIONES
CON
NATURALEZA
JURDICA
DE
ESTABLECIMIENTO PBLICO Y DE EMPRESAS SOCILAES DEL
ESTADO:
ARTCULO CLASIFICACION DE LOS SERVIDORES. Para todos los
efectos legales, las personas que prestan sus servicios a (nombre de la
entidad), tendrn el carcter de empleados pblicos y por lo tanto estarn
sometidos al rgimen legal vigente para los mismos.
Excepcionalmente, (en los establecimientos pblicos) sern trabajadores
oficiales quienes desarrollen actividades de construccin y sostenimiento de
obras pblicas, de conformidad con lo que determine la Ley y el respectivo
acto de creacin
Excepcionalmente, (en las Empresas Sociales del Estado) tendrn la calidad de
trabajadores oficiales quienes desempeen empleos destinados al
mantenimiento de la planta fsica hospitalaria, o de servicios generales.
NOTA: SE RECOMIENDA EL SIGUIENTE TEXTO PARA INSTITUCIONES
CON NATURALEZA JURDICA DE EMPRESAS INDUSTRIALES Y
COMERCIALES DEL ESTADO Y SOCIEDADES DE ECONOMIA MIXTA

SOMETIDAS AL RGIMEN LEGAL DE DICHAS EMPRESAS:
ARTCULO CLASIFICACION DE LOS SERVIDORES Para todos los

efectos legales las personas que presten sus servicios a (nombre entidad),
tendrn el carcter de trabajadores oficiales vinculados mediante contrato de
trabajo, a excepcin de los cargos de las siguientes actividades: __________,
las cuales debern ser desempeadas por personas con calidad de empleados
pblicos.
ARTCULO RGIMEN DISCIPLINARIO. Los empleados pblicos y
trabajadores oficiales de (nombre entidad) estn sujetos al rgimen
disciplinario nico previsto en la Ley 734 de 2002 y dems normas que la
ARTCULO RGIMEN SALARIAL Y PRESTACIONAL. Los empleados
pblicos estarn sujetos al rgimen general de salarios y prestaciones sociales
que rige para este tipo de empleados de la Rama Ejecutiva del poder pblico
en el orden nacional.
El rgimen salarial y prestacional de los trabajadores oficiales estar sujeto
a las disposiciones de la Ley 6a de 1945 y sus Decretos reglamentarios,
laudos arbitrales, convenciones colectivas y dems normas que lo
ARTCULO POSESIN. El Gerente (o Director) de la entidad se
posesionar ante el Presidente de la Repblica. Los otros empleados lo
harn ante el Gerente (o Director) o ante el funcionario en quien se delegue
esta responsabilidad, en cada caso.
CAPTULO V
PATRIMONIO
ARTCULO PATRIMONIO. El patrimonio de (nombre de la entidad),
estar constituido por los bienes que como persona jurdica adquiera a
cualquier ttulo y por los ingresos que reciba de conformidad con las Leyes
vigentes:
(Se recomienda transcribir los elementos definidos en la estructura orgnica o
norma de creacin)
1.
2.
3.
n) Los dems ingresos que le asignen las Leyes, Ordenanzas, Acuerdos u otros
actos de entidades pblicas.
CAPTULO VI
CONTROL FISCAL, CONTROL INTERNO Y CONTROL
ADMINISTRATIVO
ARTCULO CONTROL FISCAL. Corresponde a la Contralora General
de la Repblica ejercer la vigilancia de la gestin fiscal, la cual se har en
forma posterior y selectiva, conforme a los procedimientos, sistemas y
principios establecidos en el artculo 267 de la Constitucin Poltica, la Ley
42 de 1993 y dems disposiciones que las modifiquen, adicionen o
sustituyan.
ARTCULO CONTROL INTERNO. El (nombre entidad) establecer el
Sistema de Control Interno y disear los mtodos y procedimientos
necesarios para garantizar que todas las actividades, as como el ejercicio de
las funciones a cargo de sus servidores se cian a los artculos 209 y 269 de la
Constitucin Poltica, a la Ley 87 de 1993 y dems normas reglamentarias
que se expidan sobre el particular.
ARTCULO CONTROL ADMINISTRATIVO. El Gerente (Director o
Presidente) de (nombre de la entidad), tomar las medidas necesarias, con el
fin de que se suministre la informacin y documentos que se requieran para la
eficacia de las visitas de inspeccin tcnicas, administrativa, fiscal o judicial
que ordene la autoridad competente.
CAPTULO VII
RGIMEN JURDICO DE LOS ACTOS Y CONTRATOS.
ARTCULO ACTOS ADMINISTRATIVOS.- Los actos administrativos
que expida la (nombre de la entidad) para el cumplimiento de sus funciones
estn sujetos al procedimiento gubernativo contemplado en las disposiciones
legales vigentes.
ARTCULO RGIMEN DE CONTRATACION. Los contratos que
celebre el (nombre entidad) se regirn por el Estatuto General de Contratacin
establecido por la Ley 80 de 1993, sus normas reglamentarias y dems
disposiciones que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
ARTCULO JURISDICCION COACTIVA. El (nombre entidad) tiene

jurisdiccin coactiva para hacer exigibles los crditos a su favor, de acuerdo
con las normas establecidas para las entidades pblicas del orden nacional, en
los trminos del artculo 112 de la Ley 6 de 1992 y las normas que la
CAPTULO VIII
DISPOSICIONES VARIAS
ARTCULO - CERTIFICACIONES.- Los certificados sobre el ejercicio del
cargo del Gerente (o Director o Presidente) sern expedidos por el
Secretario General de la Entidad, o quien haga sus veces, las de los
miembros de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) por el Secretario de la
Junta Directiva (o Consejo Directivo) y los referentes a los dems empleados
los expedir el funcionario a quien por funcin le corresponda.
ARTCULO - VIGENCIA. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su
expedicin, y para su validez se requiere concepto previo y favorable del
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y deroga las disposiciones
que le sean contrarias, en especial los Acuerdos (citar los Acuerdos cuyas
disposiciones se modifican, adicionan o sustituyen con el nuevo Acuerdo).
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dado en
a los
EL PRESIDENTE
JUNTA DIRECTIVA (o Consejo Directivo)
Directivo)
EL SECRETARIO
JUNTA DIRECTIVA
(o
Consejo
Notas:
Para las Instituciones de Educacin Superior, distintos a entes Universitarios

Autnomos, han de invocarse las facultades conferidas en el literal a) del artculo
29 de la Ley 30 de 1992 y el literal d) del artculo 76 de la Ley 489 de 1998.
Para los entes universitarios autnomos han de invocarse las facultades

conferidas en el literal d) del artculo 65 de la Ley 30 de 1992 y la norma de
creacin del respectivo ente universitario. Adicionalmente debe indicarse que no
requieren concepto favorable del Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica.
Para las Corporaciones Autnomas Regionales han de citarse las facultades

conferidas en el artculo 26 de la Ley 99 de 1993 y la respectiva norma de
creacin de la Corporacin. Adicionalmente debe indicarse que no requieren
concepto favorable del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.
Anexo 11
MODELO DE CONTENIDO DE UN ESTATUTO INTERNO
ENTIDAD DESCENTRALIZADA TERRITORIAL
ACUERDO No.
Por el cual se adoptan los estatutos internos de la (nombre completo de la

entidad descentralizada)
(para empresa industrial y
comercial o sociedad de economa
mixta)
(para establecimiento pblico o

empresa social del estado)
LA JUNTA DIRECTIVA DE (NOMBRE

ENTIDAD)
EL CONSEJO DIRECTIVO DE
(NOMBRE ENTIDAD)
en ejercicio de las facultades legales y

estatutarias, en especial las que le
confiere la Ordenanza (Acuerdo o
Decreto) No. ____ de _______,
en ejercicio de las facultades legales y

estatutarias, en especial las que le
confiere la Ordenanza (Acuerdo o
Decreto) No. _____ de ______,
ACUERDA:
ARTCULO 1.
Adptanse los estatutos que rigen la organizacin y
funcionamiento de (Nombre Entidad).
CAPTULO I
NATURALEZA, DENOMINACION, DOMICILIO, OBJETO, FUNCIONES Y
PATRIMONIO
ARTCULO DENOMINACIN. Para todos los efectos legales la
institucin se denomina (nombre completo de la entidad descentralizada y si
en la norma de creacin o estructura orgnica se dispuso la utilizacin de
una sigla, citarla).
ARTCULO NATURALEZA. La (Nombre completo de la entidad
descentralizada), es una (Empresa Industrial y Comercial del Estado,
Sociedad de Economa Mixta, Establecimiento Pblico, o ) del orden
(distrital, municipal o departamental), dotada de personera jurdica,
autonoma administrativa y patrimonio independiente.
ARTCULO- DOMICILIO.
El
(nombre
completo
de
la
entidad
descentralizada) tiene su domicilio en el Municipio de _____________,
Departamento de ___________.
ARTCULO. OBJETO. La (nombre completo de la entidad descentralizada)
tiene por objeto (describir la definicin del objeto contenido en la norma de
creacin o estructura orgnica).
ARTCULO FUNCIONES. En desarrollo de su objeto social, la
(nombre completo de la entidad descentralizada) puede realizar con sujecin
a las normas generales y especiales que rija cada caso, todos los actos,
contratos y operaciones que tengan relacin con las siguientes actividades
(tener en cuenta las funciones descritas en la norma de creacin o
estructura orgnica):
CAPTULO II
ORGANOS DE DIRECCIN Y ADMINISTRACIN
ARTCULO DIRECCION Y ADMINISTRACION. La direccin y
administracin de (Nombre entidad), estar a cargo de la Junta Directiva
(Consejo Directivo) y del Gerente (Director o Presidente).
ARTCULO INTEGRACION DE LA JUNTA DIRECTIVA (CONSEJO
DIRECTIVO).- La Junta Directiva (o Consejo Directivo) de la (nombre
completo de la entidad descentralizada) estar integrada(o) por:
(Transcribir de la norma de creacin o de la estructura orgnica, esto es, de la
Ordenanza o Acuerdo, la integracin en definida en dicho acto)
- El Gobernador (Alcalde) o su delegado quien la presidir.

- El Secretario de ...
PARAGRAFO 1. Actuar como Secretario de la Junta Directiva (o Consejo
Directivo) el Secretario General (o quien haga sus veces o quin designe el
jefe del organismo) a quien corresponde llevar los archivos de las reuniones y
decisiones y certificar sobre sus actos.
PARAGRAFO 2. El Director (Gerente o Presidente) de (nombre de la
entidad), asistir a las reuniones de la Junta Directiva (Consejo Directivo) con
derecho a voz pero sin voto.
PARAGRAFO 3.
Los miembros de la Junta Directiva (Consejo Directivo) a
que se refieren los numerales __, __, sern nombrados para perodos de __
aos y podrn ser reelegidos conforme a las normas vigentes sobre la

materia.
(En este punto se deben considerar disposiciones sobre la representacin y
temporalidad de los miembros en la Junta Directiva o Consejo Directivo, previstas en
la norma de creacin o estructura orgnica).
ARTCULO - FUNCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA (CONSEJO

DIRECTIVO).- La Junta Directiva (Consejo Directivo) es la encargada de la
direccin, control, formulacin de polticas y normatividad, para garantizar a
la comunidad una eficaz y adecuada prestacin de los servicios, para lo cual
cumplir las siguientes funciones (entre otras):
1. Formular la poltica general de la empresa, el plan de desarrollo
administrativo y los planes y programas que conforme a la Ley orgnica
de planeacin y a la Ley orgnica de presupuesto, deben proponerse
para su incorporacin a los planes sectoriales y a travs de estos al Plan
de desarrollo.
2. Pproponer al gobierno departamental (municipal) las modificaciones a la
estructura orgnica que considere pertinentes y adoptar los estatutos
internos de la entidad y cualquier reforma que a ellos se introduzca.
3. Aprobar el proyecto de presupuesto del respectivo organismo.
4. Controlar el funcionamiento general de la organizacin y verificar su
conformidad con la poltica adoptada.
n. Las dems que le seale la Ley.
ARTCULO. REUNIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA
DIRECTIVO).- La Junta Directiva (o Consejo Directivo)
ordinariamente una (1) vez cada mes y extraordinariamente
convocada por su Presidente, el Gerente (Director o Presidente),
de por lo menos ... (x) de sus miembros.
(CONSEJO
se reunir
cuando sea
o a solicitud
PARAGRAFO 1. La convocatoria a reuniones ordinarias o extraordinarias de

la Junta Directiva (o Consejo Directivo) se har mediante citacin escrita a sus
miembros con anticipacin no menor de dos (2) das e indicacin de los temas
a tratar.
PARAGRAFO 2
A las reuniones podrn asistir particulares y funcionarios
de la entidad, cuando as lo determine la Junta Directiva (o Consejo Directivo)
o el Director General (Gerente o Presidente), con el fin de informar o
conceptuar sobre temas especficos.
ARTCULO. DENOMINACION DE LOS ACTOS. Las decisiones de la Junta
Directiva (o Consejo Directivo) se adoptarn por medio de Acuerdos (salvo
que el acto de creacin disponga otra cosa), que llevarn la firma del
Presidente y del Secretario de la misma.
PARAGRAFO 1. De las reuniones de la Junta Directiva (Consejo
Directivo), se dejar constancia en el Libro Actas en las que se consigne lo
ocurrido en las sesiones y las decisiones adoptadas, las cuales sern
firmadas por el presidente y el secretario de la respectiva sesin.
PARAGRAFO 2. Los Acuerdos y Actas se numerarn sucesivamente con
indicacin del da, mes y ao en que se expidan y estarn bajo la custodia del
Secretario de la misma.
ARTCULO QUORUM.- La Junta Directiva (o Consejo Directivo)
requerir para deliberar de la asistencia de la mitad ms uno de los miembros
que la integran. Sus decisiones se adoptarn por mayora de votos de los
miembros presentes (salvo que el acto de creacin disponga cualificacin para
el qurum decisorio).
(En este punto ha de tenerse como referencia lo dispuesto en el acto de creacin)
ARTCULO CALIDADES, INCOMPATIBILIDADES E INHABILIDADES

DE LOS MIEMBROS.- Los miembros de la Junta Directiva (o Consejo
Directivo) que no ostenten la calidad de empleados pblicos no adquieren
por ese solo hecho dicha calidad.
Los miembros de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) y el Gerente (o
Director o
Presidente) estarn sujetos
a las
inhabilidades
e
incompatibilidades sealadas en la Constitucin Poltica, la Ley y las normas
que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
ARTCULO HONORARIOS.- Los miembros de la Junta Directiva (o
Consejo Directivo), podrn recibir honorarios por su asistencia a las sesiones
ordinarias y extraordinarias, los cuales sern fijados por resolucin ejecutiva
con cargo al presupuesto de la (Nombre completo de la entidad
descentralizada), de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia.
ARTCULO DEL
GERENTE
GENERAL
(DIRECTOR
O
PRESIDENTE).- El (nombre completo de la entidad descentralizada) tendr
un Gerente (o Director o Presidente) General, agente del Alcalde,
(Gobernador) de su libre nombramiento y remocin, quien ser el
representante legal de la entidad.
ARTCULO FUNCIONES
DEL
GERENTE
(DIRECTOR
O
PRESIDENTE): El Gerente (o Director o Presidente) de la (nombre
completo de la entidad descentralizada) cumplir todas aquellas funciones

que se relacionen con la organizacin y funcionamiento que no se hallen
expresamente atribuidas a otra autoridad y en especial las siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Ejecutar las decisiones de la Junta Directiva (o Consejo Directivo),

dictar los actos administrativos que le correspondan y realizar las
actividades conducentes al cumplimiento del objetivo de la entidad.
Dirigir, coordinar, vigilar y controlar la gestin de todas las
dependencias de la entidad.
Presentar para estudio y aprobacin de la Junta Directiva (o Consejo
Directivo) el anteproyecto del presupuesto acompaado de los informes
o proyectos de ejecucin y los planes y programas requeridos para el
desarrollo del objeto de este y que requiera la organizacin.
Coordinar y velar por el buen recaudo de los recursos que se reciban,
ordenar el gasto de la entidad, de acuerdo con las disposiciones legales
vigentes.
Delegar funciones administrativas que sean competencia de otros
niveles de responsabilidad y que se requieran, de conformidad con las
disposiciones legales vigentes, sin perjuicio de reasumir estas funciones
cuando lo crea conveniente.
Ordenar la ejecucin de los planes, programas y proyectos elaborados
para el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Nombrar, promover y remover a los funcionarios de entidad, de
conformidad con las disposiciones legales vigentes.
Ordenar el estricto cumplimiento de las normas vigentes de
administracin de personal y dictar las disposiciones necesarias para su
administracin.
Presentar al Gobernador (Alcalde) y a la Junta Directiva (o Consejo
Directivo), informes generales y peridicos sobre el desarrollo de la
entidad.
Constituir mandatarios y apoderados que representen a la entidad en
asuntos judiciales o extrajudiciales o de carcter litigioso.
Administrar los bienes y recursos que constituyen el patrimonio de la
entidad y velar por la correcta aplicacin de los recursos y la debida
utilizacin de los bienes.
Ordenar el trmite, de conformidad con las disposiciones legales
vigentes, de todo lo relacionado con el otorgamiento de comisiones al
exterior de los empleados de la entidad.
Convocar a la Junta Directiva (o Consejo Directivo) a sesiones
extraordinarias cuando lo estime conveniente.
Suscribir los actos administrativos y celebrar los contratos que sean
necesarios para el cumplimiento de las funciones y la ejecucin de los
programas de la entidad, conforme a las disposiciones legales
reglamentarias y estatutarias.
15. Promover y ordenar programas de capacitacin tcnica para

funcionarios de la entidad en reas afines al objetivo de la misma, para
estimular la incorporacin de nuevas tecnologas, mtodos de trabajo,
conceptos de reingeniera y calidad en la bsqueda permanente de un
alto rendimiento empresarial.
16. Ejercer el control administrativo a la ejecucin presupuestal de la
empresa y velar porque la ejecucin de los planes y programas del
mismo se adelanten conforme a las disposiciones legales,
reglamentarias y estatutarias de la Junta Directiva (o Consejo
Directivo).
17. Someter a consideracin y aprobacin de la Junta Directiva (o Consejo
Directivo) en los plazos fijados por sta, los estados financieros, los
informes de ejecucin presupuestal y los planes y programas de la
empresa, de acuerdo con los estatutos y dems normas aplicables.
18. Las dems que se relacionen con la organizacin y funcionamiento de la
entidad y no estn expresamente atribuidas con otra autoridad.
ARTCULO DENOMINACION DE LOS ACTOS DEL GERENTE
GENERAL (DIRECTOR O PRESIDENTE).- Los actos y decisiones del
Gerente (o Director o Presidente) cumplidos en ejercicio de las funciones a
l asignadas por la Ley, los presentes Estatutos y los Acuerdos de la Junta
Directiva o (Consejo Directivo), se denominarn Resoluciones, las que se
numerarn consecutivamente, con indicacin del da, mes y ao en que se
expiden. Su conservacin y custodia estar a cargo del Secretario General o
de quien haga sus veces.
CAPTULO III
ESTRUCTURA
ARTCULO
ESTRUCTURA.- La estructura de (nombre completo de
la entidad descentralizada) ser propuesta por la Junta Directiva (o Consejo
Directivo) y adoptada mediante Decreto por el Gobernador (Alcalde),
atendiendo las necesidades de la Entidad y las materias de organizacin y
funcionamiento de entidades pblicas, la cual ser flexible, permitiendo el
cumplimiento de las funciones establecidas en la Ley de manera eficaz y
eficiente.
(En este punto ha observarse lo dispuesto en el acto de creacin de la entidad
descentralizada, en relacin a si el acto de estructura requiere o no de la aprobacin
mediante Decreto por parte del Gobernador (Alcalde))
CAPTULO IV.
RGIMEN DE PERSONAL
NOTA: SE RECOMIENDA EL SIGUIENTE TEXTO PARA INSTITUCIONES
CON NATURALEZA JURDICA DE ESTABLECIMIENTO PBLICO Y
EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO:
ARTCULO CLASIFICACION DE LOS SERVIDORES. Para todos los

efectos legales, las personas que prestan sus servicios a (nombre de la
entidad), tendrn el carcter de empleados pblicos y por lo tanto estarn
sometidos al rgimen legal vigente para los mismos.
Excepcionalmente, (en los establecimientos pblicos) sern trabajadores
oficiales quienes desarrollen actividades de construccin y sostenimiento de
obras pblicas, de conformidad con lo que determine la Ley y el respectivo
acto de creacin
Excepcionalmente, (en las Empresas Sociales del Estado) tendrn la calidad de
trabajadores oficiales quienes desempeen empleos destinados al
mantenimiento de la planta fsica hospitalaria, o de servicios generales.
NOTA: RECOMIENDA EL SIGUIENTE TEXTO PARA INSTITUCIONES CON
NATURALEZA JURDICA DE EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES
DEL ESTADO Y de SOCIEDADES DE ECONOMIA MIXTA SOMETIDAS AL
RGIMEN LEGAL DE DICHAS EMPRESAS:
ARTCULO CLASIFICACION DE LOS SERVIDORES Para todos los

efectos legales las personas que presten sus servicios a (nombre entidad),
tendrn el carcter de trabajadores oficiales vinculados mediante contrato de
trabajo, a excepcin de los cargos de las siguientes actividades de confianza y
manejo: .________________, las cuales debern ser desempeadas por
personas con calidad de empleados pblicos.
ARTCULO -.
RGIMEN DISCIPLINARIO.- Los empleados pblicos y
trabajadores oficiales de (nombre entidad) estn sujetos al rgimen
disciplinario nico previsto en la Ley 734 de 2002 y dems normas que la
ARTCULO - RGIMEN SALARIAL Y PRESTACIONAL.- Los empleados
pblicos de (nombre de la Institucin) estarn sujetos al rgimen de
nomenclatura y clasificacin de empleos dispuesto por la Ley o autorizado
por sta, a las disposiciones que en materia de escala salarial fije la
(Asamblea Departamental o Concejo Municipal o Distrital) y al rgimen
salarial y prestacional que dicte el Gobierno Nacional en desarrollo de la Ley

4 de 1992, o aquellas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.
El rgimen salarial y prestacional de los trabajadores oficiales estar sujetos
a las disposiciones de la Ley 6a de 1945 y sus Decretos reglamentarios,
laudos arbitrales, convenciones colectivas y dems normas que lo
ARTCULO POSESION.- El Gerente (o Director) de la entidad se
posesionar ante el Gobernador (Alcalde). Los otros empleados lo harn
ante el Gerente (o Director) o ante el funcionario en quien se delegue esta
responsabilidad en cada caso. Los miembros de la Junta Directiva (o Consejo
Directivo) se posesionarn ante el Presidente de la Junta Directiva (o
Consejo Directivo).
CAPTULO V
PATRIMONIO
ARTCULO. PATRIMONIO.- El patrimonio de (nombre de la entidad), estar
constituido por los bienes que como persona jurdica adquiera a cualquier
ttulo y por los ingresos que reciba de conformidad con las Leyes vigentes:
(Se recomienda transcribir los elementos definidos en la estructura orgnica o norma
de creacin)
1.
2.
3.
n) Los dems ingresos que le asignen las Leyes, Ordenanzas, Acuerdos u otros
actos de entidades pblicas.
CAPTULO VI
CONTROL FISCAL, CONTROL INTERNO Y CONTROL ADMINISTRATIVO
ARTCULO
CONTROL FISCAL.- La vigilancia del control fiscal de la
(nombre de la entidad) corresponde a la Contralora (departamental o
municipal), la cual se har en forma posterior y selectiva, conforme a los
procedimientos, sistemas y principios establecidos en los artculos 267 de
Constitucin Poltica, la Ley 42 de 1993 y dems disposiciones que las
ARTCULO
CONTROL INTERNO.- La (nombre de la entidad)
establecer el Sistema de Control Interno y disear los mtodos y
procedimientos necesarios para garantizar que todas las actividades, as

como el ejercicio de las funciones a cargo de sus servidores se cian a los
artculos 209 y 269 de la Constitucin Poltica, a la Ley 87 de 1993 y dems
normas reglamentarias que se expidan sobre el particular.
ARTCULO CONTROL ADMINISTRATIVO. El Gerente (Director o
Presidente) de (nombre de la entidad), tomar las medidas necesarias, con el
fin de que se suministre la informacin y documentos que se requieran para la
eficacia de las visitas de inspeccin tcnicas, administrativa, fiscal o judicial
que ordene la autoridad competente.
CAPTULO VII
RGIMEN JURDICO DE LOS ACTOS Y CONTRATOS
ARTCULO ACTOS
ADMINISTRATAIVOS.Los
actos
administrativos que expida la (nombre de la entidad) para el cumplimiento
de sus funciones estn sujetos al procedimiento gubernativo contemplado en
las disposiciones legales vigentes.
ARTCULO RGIMEN DE CONTRATACION. Los contratos que
celebre el (nombre entidad) se regirn por el Estatuto General de Contratacin
establecido por la Ley 80 de 1993, sus normas reglamentarias y dems
disposiciones que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
ARTCULO JURISDICCION COACTIVA.- La (nombre de la entidad)
tiene jurisdiccin coactiva para hacer exigibles los crditos a su favor, de
acuerdo con las normas establecidas para las entidades pblicas del orden
departamental, municipal distrital, en los trminos de las disposiciones
vigentes sobre la materia.
VIII. DISPOSICIONES VARIAS
ARTCULO - CERTIFICACIONES.- Los certificados sobre el ejercicio del
cargo del Gerente (o Director o Presidente) sern expedidos por el
Secretario General de la Entidad, o quien haga sus veces, las de los
miembros de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) por el Secretario de la
Junta Directiva (o Consejo Directivo) y los referentes a los dems empleados
los expedir el funcionario a quien por funcin le corresponda.
ARTCULO - VIGENCIA. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su
expedicin, y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial los
Acuerdos (citar los Acuerdos cuyas disposiciones se modifican, adicionan o

sustituyen con el nuevo Acuerdo).
PUBLIQUESE Y CMPLASE
Dado en
a,
EL PRESIDENTE
JUNTA DIRECTIVA ( o Consejo Directivo)
EL SECRETARIO
JUNTA DIRECTIVA (o Consejo
Directivo)
ANEXO 12
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE ESTRUCTURA PARA
UNA ENTIDAD NACIONAL DEL SECTOR CENTRAL
REPBLICA DE COLOMBIA
(
DECRETO No.
Por el cual se establece (o modifica) la estructura de (nombre del Ministerio,

Departamento Administrativo o Superintendencia o Unidad Administrativa
Especial sin personera jurdica), y se determinan las funciones de sus
dependencias.
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA,
En ejercicio de las facultades que le otorga el numeral 16 del artculo 189 de
la Constitucin Poltica en concordancia con el artculo 54 de la Ley 489 de
1.998,
DECRETA:
ARTCULO 1o.
ESTRUCTURA. Para el desarrollo de sus funciones el (la)
(nombre del Ministerio, Departamento Administrativo o Superintendencia o
Unidad Administrativa Especial sin personera jurdica) tendr la siguiente
estructura:
1.
1.1
1.2
1.3
2.
2.1
2.2
3.
3.1
4.
4.1
Despacho del (Ministro, o )

Oficina Asesora de Planeacin
Oficina Asesora Jurdica
Oficina de Control Interno
Despacho del (Viceministro o )
Direccin de
Direccin de
Secretara General
Direccin de
rganos de Coordinacin y Asesora
Comisin de Personal
4.2
Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno
ARTCULO 2o.
las siguientes:
DESPACHO DEL . Son funciones de Despacho del ,
1.
2.
3.
n.
Las dems que le sealen las normas legales vigentes relacionadas con
las funciones y objetivos generales de la entidad y que no estn
expresamente atribuidas a otra autoridad.
ARTCULO 3o.
OFICINA ASESORA DE PLANEACION. Son funciones
de la Oficina de Planeacin, las siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Asesorar a la Gerencia General de la (entidad) en la formulacin,

coordinacin y evaluacin de las polticas institucionales, estudios y
proyectos necesarios para el mantenimiento y expansin de la red
terciaria nacional.
Fomentar la elaboracin de estudios e investigaciones que permitan
mejorar la formulacin y orientacin de los programas institucionales.
Preparar, en colaboracin con otros organismos pblicos, en especial
con el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y el Departamento
Nacional de Planeacin, y cuando fuere el caso, con tcnicos y
representantes del sector privado, los planes y programas de la
entidad y elaborar en coordinacin con las dems dependencias de la
entidad, el anteproyecto de presupuesto que en cada vigencia fiscal se
requiera para su ejecucin.
Programar las modificaciones al presupuesto de inversin y darles el
trmite correspondiente.
Asistir a las entidades territoriales en la elaboracin y presentacin de
proyectos de inversin y canalizar las solicitudes que formulen los
entes territoriales y comunidades para ... y as mismo, efectuar el
registro de proyectos en el Banco de Proyectos de Inversin Nacional
(BPIN), de acuerdo con la metodologa establecida por el
Departamento Nacional de Planeacin.
Realizar estudios, anlisis y evaluaciones de factibilidad tcnica y
operativa del sistema de informacin computarizada de acuerdo con los
requerimientos de la entidad y recomendar el mtodo para
implementar el software adquirido o desarrollado en concordancia con
la metodologa establecida y garantizar el uso adecuado del sistema y
la informacin buscando el mejoramiento del manejo de la informacin
y automatizacin de las oficinas.
n.
Las dems inherentes a la naturaleza de su dependencia y las que le

sean asignadas por las normas legales.
ARTCULO 4o.
OFICINA ASESORA JURIDICA. Son funciones de la
Oficina Jurdica, las siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
n.
Asesorar a la Gerencia General y coordinar con las dems

dependencias de la (entidad) el trmite y solucin de los asuntos de
carcter jurdico, as como conceptuar sobre la interpretacin de las
normas legales inherentes a la institucin.
Representar jurdicamente a la entidad en los procesos que se
instauren en su contra o que sta deba promover, mediante poder que
le otorgue el Gerente General y mantenerlo informado sobre el
desarrollo de los mismos.
Resolver las consultas formuladas por los organismos pblicos y
privados, as como por los usuarios y particulares, de conformidad con
las normas que rigen los servicios y funciones de la institucin.
Colaborar con las dems dependencias en la elaboracin de los pliegos
de condiciones y trminos de referencia para las licitaciones y concurso
de mritos que deba realizar la (entidad).
Llevar el registro de las garantas contractuales otorgadas a favor de la
(entidad) y controlar su vencimiento, renovacin y en general el
cumplimiento de las obligaciones legales contradas por los
contratistas.
Tramitar con la debida oportunidad las solicitudes que formulen las
autoridades jurisdiccionales, de polica, del Ministerio Pblico, al igual
que las presentadas por particulares u otras entidades, cuando traten
sobre asuntos que competen a la Oficina.
Tramitar los cobros que adelante la institucin por jurisdiccin
coactiva.
Las dems inherentes a la naturaleza de la dependencia y las que le
ARTCULO 5o.
OFICINA DE CONTROL INTERNO. Son funciones de la
Oficina de Control Interno, las siguientes:
1.
Asesorar y apoyar a la Gerencia General en la definicin de polticas

referidas al diseo e implementacin de los sistemas de control interno
que contribuyan a incrementar la eficiencia en las diferentes reas de
la entidad, as como la de garantizar la calidad en la prestacin de los
servicios de la entidad.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
n.
Disear y establecer, en coordinacin con las diferentes dependencias

de la (entidad), los criterios, mtodos, procedimientos e indicadores de
eficiencia y productividad para evaluar la gestin y proponer las
medidas preventivas y correctivas del caso.
Coordinar, implementar y fomentar sistemas de control de gestin
administrativa, financiera y de resultados institucionales.
Realizar evaluaciones peridicas sobre la ejecucin del plan de accin
(plan indicativo), del cumplimiento de las actividades propias de cada
dependencia y proponer las medidas preventivas y correctivas
necesarias.
Vigilar que la atencin de quejas y reclamos presentadas por los
ciudadanos en relacin con la misin de la entidad, se presten en
forma oportuna y eficiente y rendir los informes sobre el particular.
Disear e implementar un sistema de auditoria de sistemas de la
entidad estableciendo normas, metas y objetivos y efectuar el anlisis
de los resultados para la toma de acciones preventivas y correctivas.
Dirigir y coordinar el desarrollo de las actividades que busquen la
mxima eficiencia en el cumplimiento de los trmites y en el desarrollo
de las labores de cada dependencia.
Las dems inherentes a su naturaleza y las que le sean asignadas por
las normas legales.
ARTCULO 6o.
DESPACHO DEL . Son funciones del Despacho (del
Viceministerio o de la Subdireccin del Departamento), las siguientes:
1.
2.
3.
n.

las normas legales.
ARTCULO 7o.
las siguientes:
1.
2.
3.
DIRECCIN DE . Son funciones de la Direccin de .,
n.

las normas legales.
ARTCULO 8o.
las siguientes:
DIRECCIN DE . Son funciones de la Direccin de .,
1.
2.
3.
n.

las normas legales.
ARTCULO 9o.
SECRETARA GENERAL. Son funciones de la Secretara
General, las siguientes:
1.
2.
3.
n.

las normas legales.
ARTCULO 10o.
las siguientes:
DIRECCIN DE . Son funciones de la Direccin de ,
1.
2.
3.
n.

las normas legales.
ARTCULO 11o. ORGANOS DE COORDINACION Y ASESORIA. La

Comisin de Personal, el Comit de Coordinacin del Sistema de Control
Interno, y dems rganos de asesora y coordinacin que se organicen e
integren cumplirn sus funciones de conformidad con las disposiciones
legales y reglamentarias vigentes.
El (Ministro o Director de Departamento Administrativo o Superintendente o

Director de la Unidad Administrativa Especial) podr crear Comits
permanentes o transitorios especiales para el estudio, anlisis y asesora en
temas alusivos a la institucin.
ARTCULO 11o. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su
publicacin y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el
Decreto (anterior norma que establece y modifica la estructura de la
entidad).
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dado en Bogot, D.C., a
(Fdo.) PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
(Fdo.) EL MINISTRO (DIRECTOR DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO) DE
,
(Fdo) EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION
PUBLICA,
Notas:
El epgrafe del proyecto de Decreto debe encabezar cada una de las

hojas del mismo y coincidir su texto con el determinado en la primera
hoja.
Dejar prudente espacio en blanco para la firma del seor Presidente de la
Repblica (se sugiere ocho (8) renglones, NO COLOCAR PIE DE FIRMA NI
CARGO)
Guardar estricto orden de precedencia legal de los Ministerios y
Departamentos Administrativos.
En la hoja en la que firma el Sr. Presidente de la Repblica deben
observarse las siguientes reglas:
o Contener parte sustancial del articulado del proyecto de decreto
que se pretende sancionar.
o Incluir la firma de por lo menos un Ministro o Director de
Departamento Administrativo.
En la pgina en que firma un Ministro o Director de Departamento
Administrativo debe ir acompaado de la firma de otro Ministro o
Director de Departamento Administrativo.
ANEXO 13
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE ESTRUCTURA PARA
UNA ENTIDAD NACIONAL DEL SECTOR DESCENTRALIZADO
REPBLICA DE COLOMBIA
DECRETO No.
(
Por el cual se establece (o modifica) la estructura de (nombre de la entidad)

y se determinan las funciones de sus dependencias
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA,
En ejercicio de las facultades que le confiere el artculo 54 de la Ley 489 de
1.998, y
CONSIDERANDO:
Que la Junta Directiva (Consejo Directivo) del (nombre de la entidad) en la
sesin del (da) del (mes) de (ao), segn Acta No. ___ de (fecha), decidi
someter a la aprobacin del Gobierno Nacional el establecimiento (o la
modificacin) de su estructura.
DECRETA:
ARTCULO 1o.
(nombre de la entidad) tendr la siguiente estructura:
1.
2.
2.1
2.2
2.3
3.
4.
5.
5.1
Consejo Directivo
Gerencia General
Oficina Asesora de Planeacin
Oficina Asesora Jurdica
Oficina de Control Interno
Subgerencia de Ingeniera
Subgerencia Administrativa y Financiera
rganos de Coordinacin y Asesora
Comisin de Personal
5.2
Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno
ARTCULO 2o.
JUNTA DIRECTIVA (CONSEJO DIRECTIVO). La Junta
Directiva (Consejo Directivo) del (nombre de la entidad), estar integrado y
cumplir sus funciones de conformidad con lo establecido en la Ley 489 de
1998, (citar la norma de creacin), en sus estatutos y dems disposiciones
legales vigentes.
ARTCULO 3o.
GERENCIA GENERAL. Son funciones de la Gerencia
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Cumplir y hacer cumplir las decisiones y Acuerdos de la Junta Directiva

(del Consejo Directivo).
Dirigir, coordinar, vigilar y controlar las actividades conducentes al
cumplimiento de los objetivos de la (entidad) y ejercer su
representacin.
Ordenar los gastos, dictar los actos, realizar las operaciones y celebrar
los contratos y convenios que se requieran para el normal
funcionamiento de la entidad.
Nombrar, dar posesin y remover al personal de la (entidad), de
conformidad con las normas legales vigentes sobre la materia.
Presentar informes a la Junta Directiva (al Consejo Directivo) y al
Ministerio de ......... (o al Departamento Administrativo de ) y a otras
autoridades que los requieran, en la forma que stos lo determinen
sobre el estado de ejecucin de las funciones que corresponden a la
(entidad) y los informes generales y peridicos o particulares que le
solicite, sobre las funciones desarrolladas y la situacin general de la
entidad, de conformidad con las normas legales vigentes sobre la
materia.
Crear y conformar, con carcter permanente o transitorio, grupos
internos de trabajo, mediante resolucin, teniendo en cuenta las
necesidades del servicio y los planes y programas trazados por la
entidad; as como designar el funcionario bajo el cual quedar la
coordinacin y supervisin del grupo.
Garantizar el ejercicio del control interno y gestin de la entidad y
propender por el mejoramiento institucional.
Dirigir y coordinar las acciones relacionadas con la divulgacin de las
actividades de la (entidad), incluidas las relativas a especificaciones
tcnicas y servicios que presta, a travs de los diversos medios de
comunicacin en los diferentes rdenes territoriales, procurando un
oportuno y veraz conocimiento de aquellas por parte de la colectividad
y, en general, trazar las polticas y dirigir lo atinente al manejo de los
medios de comunicacin.
n.
Las dems que le sealen las normas legales vigentes relacionadas con
las funciones y objetivos generales de la entidad y que no estn
expresamente atribuidas a otra autoridad.
ARTCULO 4o.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
n.
Asesorar a la Gerencia General de la (entidad) en la formulacin,

coordinacin y evaluacin de las polticas institucionales, estudios y
proyectos necesarios para el mantenimiento y expansin de la red
terciaria nacional.
Fomentar la elaboracin de estudios e investigaciones que permitan
mejorar la formulacin y orientacin de los programas institucionales.
Preparar, en colaboracin con otros organismos pblicos, en especial
con el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y el Departamento
Nacional de Planeacin, y cuando fuere el caso, con tcnicos y
representantes del sector privado, los planes y programas de la
entidad y elaborar en coordinacin con las dems dependencias de la
entidad, el anteproyecto de presupuesto que en cada vigencia fiscal se
requiera para su ejecucin.
Programar las modificaciones al presupuesto de inversin y darles el
trmite correspondiente.
Asistir a las entidades territoriales en la elaboracin y presentacin de
proyectos de inversin y canalizar las solicitudes que formulen los
entes territoriales y comunidades para ... y as mismo, efectuar el
registro de proyectos en el Banco de Proyectos de Inversin Nacional
(BPIN), de acuerdo con la metodologa establecida por el
Departamento Nacional de Planeacin.
Realizar estudios, anlisis y evaluaciones de factibilidad tcnica y
operativa del sistema de informacin computarizada de acuerdo a los
requerimientos de la entidad y recomendar el mtodo para
implementar el software adquirido o desarrollado en concordancia con
la metodologa establecida y garantizar el uso adecuado del sistema y
la informacin buscando el mejoramiento del manejo de la informacin
y automatizacin de las oficinas.
Las dems inherentes a la naturaleza de su dependencia y las que le
ARTCULO 5o.
OFICINA ASESORA JURIDICA. Son funciones de la
Oficina Jurdica, las siguientes:
1.
Asesorar a la Gerencia General (Direccin o Presidencia) y coordinar

con las dems dependencias de la (entidad) el trmite y solucin de los
2.
3.
4.
5.
6.
7.
n.
asuntos de carcter jurdico, as como conceptuar sobre la

interpretacin de las normas legales inherentes a la institucin.
Representar jurdicamente a la entidad en los procesos que se
instauren en su contra o que sta deba promover, mediante poder que
le otorgue el Gerente General y mantenerlo informado sobre el
desarrollo de los mismos.
Resolver las consultas formuladas por los organismos pblicos y
privados, as como por los usuarios y particulares, de conformidad con
las normas que rigen los servicios y funciones de la institucin.
Colaborar con las dems dependencias en la elaboracin de los pliegos
de condiciones y trminos de referencia para las licitaciones y concurso
de mritos que deba realizar la (entidad).
Llevar el registro de las garantas contractuales otorgadas a favor de la
(entidad) y controlar su vencimiento, renovacin y en general el
cumplimiento de las obligaciones legales contradas por los
contratistas.
Tramitar con la debida oportunidad las solicitudes que formulen las
autoridades jurisdiccionales, de polica, del Ministerio Pblico, al igual
que las presentadas por particulares u otras entidades, cuando traten
sobre asuntos que competen a la Oficina.
Tramitar los cobros que adelante la institucin por jurisdiccin
coactiva.
Las dems inherentes a la naturaleza de la dependencia y las que le
ARTCULO 6o.
OFICINA DE CONTROL INTERNO. Son funciones de la
Oficina de Control Interno, las siguientes:
1.
2.
3.
4.
Asesorar y apoyar a la Gerencia General en la definicin de polticas

referidas al diseo e implementacin de los sistemas de control interno
que contribuyan a incrementar la eficiencia en las diferentes reas de
la entidad, as como la de garantizar la calidad en la prestacin de los
servicios de la entidad.
Disear y establecer, en coordinacin con las diferentes dependencias
de la (entidad), los criterios, mtodos, procedimientos e indicadores de
eficiencia y productividad para evaluar la gestin y proponer las
medidas preventivas y correctivas del caso.
Coordinar, implementar y fomentar sistemas de control de gestin
administrativa, financiera y de resultados institucionales.
Realizar evaluaciones peridicas sobre la ejecucin del plan de accin
(plan indicativo), del cumplimiento de las actividades propias de cada
dependencia y proponer las medidas preventivas y correctivas
necesarias.
5.
6.
7.
n.
Vigilar que la atencin de quejas y reclamos presentadas por los

ciudadanos en relacin con la misin de la entidad, se presten en
forma oportuna y eficiente y rendir los informes sobre el particular.
Disear e implementar un sistema de auditoria de sistemas de la
entidad estableciendo normas, metas y objetivos y efectuar el anlisis
de los resultados para la toma de acciones preventivas y correctivas.
Dirigir y coordinar el desarrollo de las actividades que busquen la
mxima eficiencia en el cumplimiento de los trmites y en el desarrollo
de las labores de cada dependencia.
las normas legales.
ARTCULO 7o.
SUBGERENCIA DE INGENIERIA. Son funciones de la
Subgerencia de Ingeniera, las siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.
n.
Asesorar a la Gerencia General (Direccin o Presidencia) de la

(entidad) en la formulacin, administracin y ejecucin de polticas
institucionales, planes, programas y proyectos en materia de ....
Dirigir y coordinar los estudios relacionados con ...
Dirigir, coordinar y controlar segn las polticas institucionales fijadas,
las actividades relacionadas con ...
Adoptar las disposiciones vigentes en materia de ... establecidas por
las entidades competentes, en la elaboracin de trminos de referencia
de ... y en la ejecucin de las mismas.
Prestar apoyo y asesora tcnica a los entes territoriales en las
actividades de formulacin, preparacin, evaluacin y tramitacin de
los programas y proyectos de ....
las normas legales.
ARTCULO 8o.
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA.
Son funciones de la Subgerencia Administrativa y Financiera:
1.
2.
3.
Asesorar al Gerente (Director o Presidente) en la formulacin de

polticas, normas y procedimientos para la administracin de recursos
humanos, fsicos, econmicos y financieros de la entidad.
Dirigir y controlar los procesos administrativos y financieros de la
institucin en todos los niveles.
Proponer y ejecutar las polticas, planes, programas y dems acciones
relacionadas con la gestin financiera, administrativa y presupuestal de
la institucin.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
n.
Coordinar y programar las actividades de administracin de personal,

seguridad industrial y relaciones laborales del personal, de acuerdo con
las polticas de la entidad y las normas legales vigentes establecidas
sobre la materia.
Coordinar la realizacin de estudios sobre planta de personal y
adelantar los estudios necesarios con el fin de mantener actualizado el
manual especfico de funciones y de competencias laborales de la
entidad, de conformidad con las normas legales vigentes.
Dirigir y coordinar la ejecucin del presupuesto de la entidad y velar
por el cumplimiento de los trmites requeridos para el pago de las
cuentas.
Dirigir la elaboracin del plan financiero de fuentes y usos de recursos
de la entidad, efectuar su seguimiento y proponer los correctivos
necesarios, as como preparar el programa anual mensualizado de
Caja, PAC, en coordinacin con las dems dependencias de la
(entidad).
Programar, en coordinacin con la Oficina Asesora Jurdica, los
procesos de licitacin, contratacin, adquisicin, almacenamiento y
custodia de bienes y materiales.
Conocer en primera instancia de los procesos disciplinarios que se
adelanten contra los servidores pblicos de la (entidad).
Velar por la debida aplicacin del Sistema de Desarrollo Administrativo,
relacionado con las polticas, estrategias, metodologas, tcnicas y
mecanismos de carcter administrativo y organizacional para la gestin
y el manejo de los recursos humanos, tcnicos, materiales, fsicos y
financieros de la (entidad), orientado a fortalecer la capacidad
administrativa y el desempeo institucional, de conformidad con las
normas legales vigentes.
las normas legales.
ARTCULO 9o.
ORGANOS DE COORDINACION Y ASESORIA. La
Comisin de Personal, el Comit de Coordinacin del Sistema de Control
Interno, y dems rganos de asesora y coordinacin que se organicen e
integren cumplirn sus funciones de conformidad con las disposiciones
legales y reglamentarias vigentes.
El Gerente General podr crear Comits permanentes o transitorios
especiales para el estudio, anlisis y asesora en temas alusivos a la
institucin.
ARTCULO 10o. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su
publicacin y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial el
Decreto (anterior norma que establece y modifica la estructura de la

entidad).
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dado en Bogot, D.C., a
...,
PUBLICA,
Notas:

hoja.
Dejar prudente espacio en blanco para la firma del seor Presidente de la
Repblica (se sugiere ocho (8) renglones, NO COLOCAR PIE DE FIRMA NI
CARGO)
Contener parte sustancial del articulado del proyecto de decreto que
se pretende sancionar.
Incluir la firma de por lo menos un Ministro o Director de
ANEXO 14
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE ESTRUCTURA EN EL
ORDEN TERRITORIAL SECTOR CENTRAL
ORDENANZA ACUERDO DECRETO No.

(
)
Por la (el) cual se (establece o modifica) la estructura de la Gobernacin Alcalda (nombre del Departamento o Municipio) y se sealan las funciones
de sus dependencias.
LA ASAMBLEA
EL CONCEJO MUNICIPAL DE
DEPARTAMENTAL DE
(nombre del Municipio)
(nombre del Departamento)
En ejercicio de las facultades que En ejercicio de las facultades que
le confiere el numeral 7 del le otorga el numeral 6 del artculo
artculo 300 de la constitucin 313 de la Constitucin Poltica,
Poltica,
Nota: Si la Asamblea Departamental o el Concejo Municipal o Distrital
concedi facultades extraordinarias al Gobernador o al Alcalde, segn el
caso, para dictar normas en relacin con la estructura del Departamento
o el Municipio, entonces las facultades a invocar sern:
EL GOBERNADOR DEL
DEPARTAMENTO DE
En desarrollo de las facultades
extraordinarias conferidas por la
Asamblea Departamental mediante
Ordenanza No. __ de (ao).
EL ALCALDE DEL MUNICIPIO

DE
extraordinarias conferidas por el
Concejo
Municipal
o
Distrital
mediante Acuerdo No. __ de
(ao).
ORDENA / ACUERDA / DECRETA:

NOTA: El modelo que se sugiere a continuacin se desarrolla para un
Municipio; por lo tanto, para aplicarlo a la estructura de un Departamento
deben hacerse las adaptaciones correspondientes en materia de autoridades:
Asamblea Departamental y Gobernador, cuando fuere del caso.
ARTCULO. ESTRUCTURA. La estructura de la Alcalda de (escribir

nombre del Municipio) ser la siguiente:
1.
1.1
2.
3.
4.
5.
5.1
5.2
5.3
5.4
Despacho del Alcalde

Oficina de Planeacin
Secretaria General y de Gobierno
Secretaria de Obras y Servicios Pblicos
Secretaria de Agricultura y Del Medio Ambiente
rganos de Asesora y Coordinacin
Consejo de Gobierno
Consejo de Planeacin
Comisin de Personal
Consejo de Seguridad
ARTCULO DESPACHO DEL ALCALDE.- La Jefatura de la

administracin local y la representacin Legal del Municipio corresponden al
Alcalde, quien las ejercer con la inmediata colaboracin de los Secretarios
de Despacho y sus respectivos colaboradores.
ARTCULO FUNCIONES DEL ALCALDE.- Corresponde al Alcalde, en
el cumplimiento de las competencias y autorizaciones dadas en la
Constitucin, las Leyes, las Ordenanzas, los Acuerdos, y las que le fueren
delegadas por el Presidente de la Repblica o el Gobernador del
Departamento, las siguientes funciones:
Con Carcter General:
1.
2.
3.
Cumplir y hacer cumplir en el Municipio la Constitucin, las Leyes, los

Decretos, las Ordenanzas de la Asamblea Departamental y los
Acuerdos del Concejo Municipal.
Conservar el orden pblico en el Municipio, de conformidad con la Ley
y las instrucciones y rdenes del Presidente de la Repblica y el
Gobernador del Departamento de ... y en su calidad de primera
autoridad de polica del Municipio. La Polica Nacional cumplir con
prontitud y diligencia las ordenes que le imparta por conducto del
respectivo comandante.
Dirigir la accin administrativa del Municipio, asegurar el cumplimiento
de las funciones y la prestacin de los servicios a su cargo;
representarlo judicial y extrajudicialmente; nombrar y remover a los
funcionarios bajo su responsabilidad.
4.
5.
Ejercer la direccin y coordinacin de las actividades jurdicas del

Municipio y supervisar su efectividad y observancia de sus
recomendaciones.
Garantizar el ejercicio del control interno y supervisar su efectividad y
observancia de sus recomendaciones.
A. Con estricta sujecin a lo previsto por el artculo 91 de la Ley 136

de 1994 y en relacin con El Concejo, las siguientes:
1.
2.
3.
4.
Presentar los proyectos de Acuerdo sobre planes y programas de

desarrollo econmico y social, y de obras pblicas, que deber estar
coordinado con los planes departamentales y nacionales.
Colaborar con el Concejo para el buen desempeo de sus funciones;
presentarle informes generales sobre su administracin en la primera
sesin ordinaria de cada ao, y convocarlo a sesiones extraordinarias
en las que slo se ocupar de los temas y materias para los cuales fue
citado.
Sancionar y promulgar los Acuerdos que hubiere aprobado el Concejo y
objetar los que considere inconvenientes o contrarios al ordenamiento
jurdico.
Enviar al Gobernador, dentro de los cinco (5) das siguientes a su
sancin o expedicin los Acuerdos del Concejo, los Decretos de
carcter general que expida, los actos mediante los cuales se
reconozca y decrete honorarios a los Concejales y los dems de
carcter particular que el Gobernador solicite.
B- En relacin con el orden pblico:

1.
2.
Conservar el orden pblico en el Municipio, de conformidad con la Ley

y las instrucciones del Presidente de la Repblica y del respectivo
Gobernador. La Polica Nacional cumplir con prontitud y diligencia las
rdenes que le imparta el Alcalde por conducto del respectivo
Comandante.
Dictar para el mantenimiento del orden pblico o su restablecimiento
de conformidad con la Ley, si fuera del caso, medidas tales como:
a) Restringir y vigilar la circulacin de las personas por vas y lugares
pblicos;
b) Decretar el toque de queda;
c) Restringir o prohibir el expendio y consumo de bebidas
embriagantes;
d) Requerir el auxilio de la fuerza armada en los casos permitidos por
la Constitucin y la Ley, y
e) Dictar dentro del rea de su competencia, los reglamentos de
Polica local necesarios para el cumplimiento de las normas
superiores, conforme al artculo 9 del Decreto 1355 de 1970 y

dems disposiciones que lo modifiquen o adicionen.
C- En relacin con la Nacin, el Departamento y las autoridades
Jurisdiccionales:
1.
2.
3.
4.
5.
Conceder permisos, aceptar renuncias y posesionar a los empleados

que ejerzan sus funciones en el Municipio, cuando no haya disposicin
que determine la autoridad que deba hacerlo, en casos de fuerza
mayor o caso fortuito o cuando reciba tal delegacin.
Coordinar y supervisar los servicios que presten en el Municipio
entidades nacionales o departamentales e informar a los superiores de
las mismas, de su marcha y del cumplimiento de los deberes por parte
de los funcionarios respectivos en concordancia con los planes y
programas de desarrollo municipal.
Visitar peridicamente las dependencias administrativas y las obras
pblicas que se ejecuten en el territorio de la jurisdiccin.
Ejercer las funciones que le delegue el Gobernador.
Colaborar con las autoridades jurisdiccionales cuando stas requieran
de su apoyo e intervencin;
D- En relacin con la administracin municipal.

1.
2.
3.
4.
Dirigir la accin administrativa del Municipio; asegurar el cumplimiento

de las funciones y de la prestacin de los servicios a su cargo;
representarlo judicial y extrajudicialmente.
Nombrar y remover los funcionarios bajo su dependencia y a los
gerentes y directores de los establecimientos pblicos y las empresas
industriales y comerciales de carcter local, de acuerdo con las
disposiciones pertinentes.
Suprimir o fusionar entidades o dependencias municipales, de
conformidad con los Acuerdos respectivos.
Los Acuerdos que sobre este particular expida el Concejo, facultarn al
Alcalde para que ejerza la atribucin con miras al cumplimiento de los
principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad,
imparcialidad y publicidad definidos por el Artculo 209 de la
Constitucin Poltica.
E- Con relacin a la ciudadana:

1.
2.
Informar sobre el desarrollo de su gestin a la ciudadana, a travs de

bandos y medios de comunicacin local de que se disponga.
Convocar por lo menos dos veces al ao a las organizaciones sociales y
veeduras ciudadanas, para presentar los informes de gestin y de los
3.
ms importantes proyectos que sern desarrollados por la

administracin.
Difundir de manera amplia y suficiente el plan de desarrollo del
Municipio a los gremios, a las organizaciones sociales y comunitarias y
a la ciudadana en general.
ARTCULO FUNCIONES DE LA OFICINA DE

funciones de la oficina de Planeacin las siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
n.
PLANEACION.-
Son
Dirigir, coordinar e impulsar las acciones administrativas relacionadas

con el Plan de Ordenamiento Territorial (POT), con el fin de planificar
los usos del territorio y la orientacin de los procesos de ocupacin del
mismo y hacer efectiva la participacin del Consejo Territorial de
Planeacin Municipal.
Dirigir y coordinar el diseo, elaboracin, presentacin y ejecucin del
Plan de Desarrollo del Municipio.
Asesorar a las dems dependencias de la administracin municipal en
la formulacin, elaboracin y presentacin de los programas y
proyectos para integrar el Plan de Desarrollo Municipal, generando
una cultura de Planeacin.
Propiciar la Construccin de Obras de Infraestructura por autogestin
comunitaria y asociativa.
Elaborar los estudios y anlisis orientados a establecer los convenios y
alianzas estratgicas que deba realizar el Municipio con entes pblicos
y privados del orden nacional, departamental y municipal, con miras a
obtener beneficios para la comunidad en costos, calidad y
mejoramiento de orden tcnico.
Efectuar anlisis de las necesidades de infraestructura en agua
potable, saneamiento bsico y servicios bsicos para las comunidades
del Municipio, establecer las fortalezas y oportunidades que en esta
materia se tienen en el nivel local, con miras a establecer los planes y
programas del Sector o alianzas estratgicas encaminadas a dotar a
las comunidades con servicios domiciliarios que contribuyan a elevar
su nivel de vida.
Las dems acordes con la naturaleza de la dependencia o que le sean
autorizadas.
ARTCULO
FUNCIONES DE LA SECRETARIA GENERAL Y DE
GOBIERNO.- Son funciones de la Secretara de General y de Gobierno, las
siguientes:
1.
Asistir al Alcalde en las funciones de direccin y coordinacin de la

Alcalda.
2.
3.
4.
n.
Asumir las funciones delegatarias que le seale el Alcalde en sus faltas

temporales, salvo que, por ausencia o incapacidad de ste, la
designacin recaiga en cualquier otro Secretario del Despacho.
Asesorar al Alcalde en la formulacin, direccin y ejecucin de las
polticas generales sobre justicia policiva, educacin, deporte y
recreacin, cultura y turismo, desarrollo social, y participacin
ciudadana del Municipio.
Dirigir las actuaciones de polica del Municipio con sujecin a las
disposiciones legales vigentes.
Las dems que le asigne la Ley o que correspondan a la naturaleza de
la dependencia.
ARTCULO FUNCIONES DE LA SECRETARIA DE OBRAS Y SERVICIOS

PBLICOS.- Son funciones de la Secretara de Obras y Servicios Pblicos,
las siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
n.
Identificar las necesidades insatisfechas de obras y servicios pblicos

de la poblacin urbana y rural del Municipio.
Desarrollar programas de vivienda a favor de las personas de ms
bajos recursos econmicos y con necesidades bsicas e insatisfechas
de vivienda.
Captar, almacenar, tratar, conducir, distribuir y comercializar agua
potable en el mbito de su competencia.
Recibir, conducir, tratar y disponer las aguas servidas en los trminos y
condiciones fijados por las normas para estos servicios en el mbito de
su competencia.
Recoger, conducir, regular y manejar las aguas lluvias y las aguas
superficiales en el mbito de su competencia.
Administrar, operar y prestar los servicios pblicos de acueducto y
alcantarillado y aseo en el mbito de su competencia.
Dirigir, coordinar y controlar las acciones conducentes a la continua y
adecuada prestacin de los servicios pblicos de acueducto y
alcantarillado y aseo en el mbito de su competencia.
autorizadas.
ARTCULO FUNCIONES DE LA SECRETARIA DE AGRICULTURA Y DEL

MEDIO AMBIENTE.- Son funciones de la Secretara de Agricultura y del
Medio Ambiente, las siguientes:
1.
Formular polticas, planes y programas agropecuarios y de desarrollo

rural, fortaleciendo los procesos de participacin, planificacin y
2.
3.
4.
5.
6.
n.
concertacin, en armona con los lineamientos de la poltica municipal y

nacional.
Planear, ajustar y promocionar instrumentos, incentivos y estmulos
para el financiamiento, la capitalizacin, fomento a la produccin,
comercializacin interna y externa en las reas de su competencia, as
como para promover la asociacin gremial y campesina.
Coordinar los planes y programas, de carcter productivo y social,
dirigidos al sector agropecuario, que involucren la investigacin y
tecnologa, la asistencia tcnica, la agroindustria, la comercializacin,
la organizacin y capacitacin, el crdito, infraestructura y adecuacin
predial.
Fomentar la constitucin de las asociaciones campesinas y las
organizaciones gremiales agropecuarias, as como la cooperacin entre
stas y los organismos del sector agropecuario, pesquero y de
desarrollo rural.
Diagnosticar y evaluar la situacin de los
recursos naturales
renovables y del medio ambiente, con el fin de establecer la
problemtica ambiental a efectos de proponer polticas, generar
estrategias y adelantar acciones tendientes a preservar y recuperar los
ecosistemas estratgicos y promover el desarrollo regional dentro del
concepto de sostenibilidad en armona con las polticas y planes
establecidos por las autoridades ambientales competentes.
Disear e implantar, en coordinacin con las autoridades ambientales
que tiene jurisdiccin en el Municipio y con el Instituto de Hidrologa,
Meteorologa y Estudios Ambientales, un sistema de informacin
ambiental que permita una eficiente y gil administracin, proteccin,
recuperacin y control del medio ambiente y de los recursos naturales.
autorizadas.
DE LOS ORGANISMOS DE ASESORIA Y COORDINACIN
ARTCULO DEL CONSEJO DE GOBIERNO.- El Consejo de Gobierno es el

rgano superior jerrquico de consulta, asesora, evaluacin y de
coordinacin de los asuntos generales de la administracin municipal, el cual
estar integrado por:
-
Pargrafo 1.
Alcalde.
El Consejo de Gobierno sesionar por convocatoria del
Pargrafo 2. Actuar como Secretario del Consejo de Gobierno, el

funcionario que determine el Alcalde.
ARTCULO FUNCIONES DEL CONSEJO DE GOBIERNO.- Son funciones
del Consejo de Gobierno, las siguientes:
1.
2.
3.
Por parte de cada Secretario, Director o jefe de Oficina, rendir un

resumen de las novedades que presenten sus respectivos despachos.
Someter a consideracin, anlisis y recomendacin, los temas
propuestos por el Alcalde y adquirir con respecto a los mismos los
compromisos a que haya lugar.
Lo dems que proponga el Alcalde.
ARTCULO DEL CONSEJO ECONOMICO.- El Consejo Econmico es el

rgano asesor de los asuntos econmicos de la administracin municipal, el
cual estar integrado por :
Pargrafo 1.
Alcalde.
El Consejo Econmico sesionar por convocatoria del
Pargrafo 2. Actuar como Secretario del Consejo de Econmico, el

ARTCULO FUNCIONES DEL CONSEJO ECONOMICO.- Son funciones del
Consejo Econmico, las siguientes:
1.
2.
3.
-
Someter a consideracin, anlisis y recomendacin, los temas

propuestos por el Alcalde y adquirir con respecto a los mismos los
compromisos a que haya lugar.
Rendir concepto con relacin al Plan Financiero, al Plan Operativo Anual
de Inversin del Municipio, al Proyecto de Presupuesto Anual de
Ingresos y Egresos, el Programa Anual de Caja, al Acuerdo de Gastos y
a los Actos de Adiciones y Traslados Presupuestales que de su parte
elabore el Secretario de Gobierno.
Revisar los planes y programas de inversin, a fin de recomendar los
ajustes que le deban ser introducidos para su correcta ejecucin.
n.
Las dems que seale el Alcalde.
ARTCULO DEL CONSEJO DE PLANEACION.- El Consejo de Planeacin

es un rgano de carcter consultivo y servir de foro para la discusin de los
planes de desarrollo local, el cual estar integrado por:
Pargrafo 1. El Consejo de Planeacin sesionar por convocatoria del
Alcalde.
Pargrafo 2. Actuar como Secretario del Consejo de Planeacin, el
ARTCULO FUNCIONES DEL CONSEJO DE
funciones del Consejo de Planeacin las siguientes:
1.
2.
-
PLANEACION.-
Son
Asesorar a la Alcalda en la metodologa de Planeacin para la

administracin municipal.
Asesorar a la Alcalda en la formulacin de los planes de desarrollo
local.
ARTCULO DE LA COMISION DE PERSONAL.- La Comisin de Personal

tendr las funciones y competencias y se integrar de acuerdo con las
normas legales vigentes en la materia.
ARTCULO DEL CONSEJO DE SEGURIDAD.- El Consejo de Seguridad es
el rgano superior de consulta, asesora, evaluacin y de coordinacin de los
asuntos de seguridad pblica del Municipio y estar integrada por:
Pargrafo 1.
Alcalde.
El Consejo de Seguridad sesionar por convocatoria del
Pargrafo 2. Actuar como Secretario del Consejo de Seguridad, el

ARTCULO FUNCIONES DEL CONSEJO DE SEGURIDAD.- Son funciones

del Consejo de Seguridad las siguientes:
1.
2.
3.
4.
Planear y coordinar las polticas y medidas de seguridad necesarias

para el mantenimiento y restablecimiento del orden pblico del
Municipio.
Disponer y coordinar los asuntos de Seguridad y el uso de la fuerza
pblica en la jurisdiccin municipal.
Asesorar al Alcalde en la adopcin de medidas de orden pblico.
Las dems funciones que le establezca la Ley o los Decretos
reglamentarios.
ARTCULO VIGENCIA.- El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su

publicacin y deroga los Acuerdos ____ (relacionar el Acuerdo de estructura
vigente y los Acuerdos que lo modifiquen) y dems disposiciones que le sean
contrarias.
Dado en (Municipio) a los
PRESIDENTE
SECRETARIO
Notas:
El epgrafe del proyecto de (Ordenanza o de Acuerdo o de Decreto)

debe encabezar cada una de las hojas del mismo y coincidir su texto
con el determinado en la primera hoja.
Dejar prudente espacio en blanco para la firma del seor Presidente y
Secretario (de la Asamblea o Concejo)
En la hoja en la que firma el Sr. Presidente y Secretario de la
Asamblea o del Concejo (Gobernador o Alcalde) debe observarse que
sta debe contener parte sustancial del articulado del proyecto de
Ordenanza o Acuerdo o Decreto que se pretende sancionar.
ANEXO 15
MODELO DE DECRETO DE APROBACIN DE ESTRUCTURA PARA UNA
ENTIDAD TERRITORIAL DEL SECTOR DESCENTRALIZADO
MODELO DE ESTRUCTURA
DECRETO No.
(
Por el cual se aprueba el Acuerdo No. ____ de (ao), por el cual se

establece (o modifica) la estructura de (nombre de la entidad) y se
determinan las funciones de sus dependencias.
EL GOBERNADOR DEL
DEPARTAMENTO DEL (Nombre del
Departamento)
En ejercicio de las facultades que le
confiere el artculo (citar la norma de
creacin
de
la
entidad
descentralizada
que
impone
la
aprobacin del Acuerdo de estructura
por parte del Gobernador)
EL ALCALDE DEL MUNICIPIO DE

(Nombre del Municipio)
En ejercicio de las facultades que le
confiere el artculo (citar la norma de
creacin
de
la
entidad
descentralizada
que
impone
la
aprobacin del Acuerdo de estructura
por parte del Alcalde)
DECRETA:
ARTCULO PRIMERO. Aprubase el Acuerdo No. _____ del (da) del (mes)
de (ao), emanado de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) de (nombre
de la entidad), por el cual se establece (o modifica) la estructura de
(nombre de la entidad) y se determinan las funciones de sus dependencias,
cuyo texto es el siguiente:
ACUERDO No.
(
Por el cual se establece (o modifica) la estructura de (nombre de la entidad)

y se determinan las funciones de sus dependencias
LA JUNTA DIRECTIVA (EL CONSEJO DIRECTIVO), DE (NOMBRE DE LA
ENTIDAD)
En ejercicio de las facultades que le confiere el artculo (citar la norma que

otorga a la Junta Directiva la facultad de determinar la estructura),
CONSIDERANDO:
Que la Junta Directiva (Consejo Directivo) del (nombre de la entidad) en la
sesin del (da) del (mes) de (ao), segn Acta No. ___ de (fecha), decidi
someter a la aprobacin del Gobernador (Alcalde) el establecimiento (o la
modificacin) de su estructura.
DECRETA:
ARTCULO 1o.
(nombre de la entidad), tendr la siguiente estructura:
ARTCULO 2o.
funciones de
JUNTA
DIRECTIVA
(CONSEJO
DIRECTIVO).
Son
ARTCULO 3o.
GERENCIA GENERAL. Son funciones de la Gerencia
ARTCULO 4o.
()
ARTCULO 10o. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de
publicacin del Decreto que lo apruebe y deroga (modifica) las disposiciones
que le sean contrarias, en especial el Decreto (anterior norma que establece
y modifica la estructura de la entidad).
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dado en (nombre de la ciudad o municipio), a
EL PRESIDENTE
EL SECRETARIO
ARTCULO SEGUNDO. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su

publicacin y deroga (modifica) las disposiciones que le sean contrarias, en
especial (citar las respectivas normas que se derogan (o modifican).
Dado en (Municipio) a los
(Fdo)
EL GOBERNADOR
Notas:
(Fdo)
EL ALCALDE

hoja.
Dejar prudente espacio en blanco para la firma del seor Alcalde (se
sugiere ocho (8) renglones)
La hoja en la que firma el Sr. Alcalde debe contener parte sustancial del
articulado del proyecto de Acuerdo que se pretende aprobar.
ANEXO 16
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE PLANTA DE PERSONAL
EN EL ORDEN NACIONAL
DECRETO No.
(
Por el cual se modifica la planta de personal de (entidad) ...
EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA DE COLOMBIA,

en ejercicio de las facultades que le confiere el numeral 14 del artculo 189
de la Constitucin Poltica y el artculo 115 de la Ley 489 de 1998, y
CONSIDERANDO:
Que (nombre del organismo o entidad) present el estudio tcnico de que
trata el artculo 46 de la Ley 909 de 2004 y los artculos 95 a 97 del Decreto
1227 de 2005 para efectos de modificar su planta de personal, el cual
obtuvo concepto favorable del Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica;
Que (nombre del organismo o entidad) para el propsito de modificar su
planta de personal cuenta con (certificado de viabilidad presupuestal o
concepto favorable, dependiendo si con la modificacin se incurre en
costos adicionales o no de la planta de personal, respectivamente) de la
Direccin General del Presupuesto Pblico Nacional del Ministerio de
Hacienda y Crdito Pblico;
NOTA: Si se trata de una entidad descentralizada debe incluirse este otro
considerando:
Que la Junta Directiva (Consejo Directivo) del (nombre de la entidad) en
la sesin del (da) del (mes) de (ao), segn Acta No. ___ de (fecha),
decidi someter a la aprobacin del Gobierno Nacional la modificacin de
su planta de personal;
DECRETA:
Artculo 1. Suprmense de la planta de personal de (nombre del organismo
o entidad) los siguientes cargos:
No. de
Cargos
2 (dos)
Dependencia y Denominacin del

cargo
DESPACHO DEL DIRECTOR
Asesor
4 (cuatro)
3 (tres)
8 (ocho)
4 (cuatro)
16
(diecisis)
12 (doce)
3 (tres)
2 (dos)
2 (dos)
7 (siete
1 (uno)
1 (uno)
2 (dos)
Cdigo Grado
1020
16
PLANTA GLOBALIZADA
Jefe de Oficina
Asesor
0137
1020
2028
20
15
23
2028
2028
20
18
Tcnico Administrativo
Auxiliar Administrativo
Conductor Mecnico
Auxiliar de Servicios Generales
2044
2044
3124
3124
4210
4044
4103
4064
11
09
11
09
16
14
15
09
Artculo 2. Las funciones propias de las diferentes dependencias de la

(entidad) sern atendidas por la planta de personal que a continuacin se
establece:
No.
Cargos
1
1
2
2
1
(Uno)
(Uno)
(Dos)
(Dos)
(Uno)
De

Cargo
DESPACHO DEL DIRECTOR
Director de Departamento Administrativo
Asesor
Asesor
Asesor
Asesor
Cdigo Grad
o
0010
1020
1020
1020
1020
18
15
11
10
No.
Cargos
1 (Uno)
De
1 (Uno)
1 (Uno)
1
1
1
1
(Uno)
(Uno)
(Uno)
(Uno)
1 (Uno)
3 (Tres)
2 (Dos)
1 (Uno)
1 (Uno)
5 (Cinco)
15 (Quince)
14 (Catorce)
18
(Dieciocho)
14 (Catorce)
11 (Once)
11 (Once)
4 (Cuatro)
13 (trece)
3 (Tres)
2 (Dos)
1 (Uno)
4 (Cuatro)
7 (Siete)
9 (Nueve)
3 (Tres)
1 (Uno)

Cdigo Grad
Cargo
o
Secretario Ejecutivo del Despacho de 4212
25
Director de Departamento Administrativo
Conductor Mecnico
4103
15
DESPACHO DEL SUBDIRECTOR
Subdirector
de
Departamento 0025
Administrativo
Asesor
1020
16
Asesor
1020
13
3124
11
Secretario Ejecutivo del Despacho de 4215
25
Subdirector
de
Departamento
Administrativo
Conductor Mecnico
4103
15
PLANTA GLOBAL
Director Tcnico
Jefe de Oficina
Jefe de Oficina Asesora Jurdica
Jefe de Oficina Asesora de Planeacin
0100
0137
1045
1045
2028
2028
2028
2028
22
20
15
15
22
20
18
16
Conductor Mecnico
2044
2044
2044
3124
3124
3124
3124
4210
4210
4210
4044
4103
4064
11
10
09
14
13
12
11
23
21
18
13
15
13
NOTA: Si la institucin cuenta entre sus servidores con trabajadores

oficiales, de acuerdo con la clasificacin que hace la ley, incorpore el
siguiente artculo.
Artculo 3. Fjase en diecisiete (17) el nmero de trabajadores al servicio

de (nombre del organismo o entidad)
Artculo 4. Transitorio. A partir de la ejecutoria de la Sentencia que
autoriza el levantamiento de fuero sindical o del vencimiento del trmino de
este fuero contemplado en la ley o en los estatutos, de los empleos
establecidos en el artculo 2 del presente Decreto, quedarn
automticamente suprimidos los cargos ocupados por servidores pblicos
que gozan de fuero sindical y que se relacionan a continuacin:
2
3
5
1
1
No. De
Cargos
(Dos)
(Tres)
(Cinco)
(Uno)
(Uno)

Cargo
Cdigo Grado
2028
2044
4210
4044
4064
16
11
18
13
13
PARAGRAFO: En defensa de la garanta constituida por el fuero sindical, los

anteriores cargos se mantendrn temporalmente vigentes en la planta de
personal que por este decreto se establece hasta el cumplimiento de las
condiciones establecidas en el presente artculo.
NOTA: Recuerde que los cargos correspondientes a servidores pblicos
aforados, incluidos en este artculo deben estar efectivamente creados en
el artculo 2 que establece la nueva planta de personal.
Artculo 5. El (jefe del organismo o entidad) distribuir los cargos de la
planta global a que se refiere el artculo 2 del presente Decreto, mediante
acto administrativo y ubicar el personal teniendo en cuenta la organizacin
interna, las necesidades del servicio, los planes y programas de la entidad.
Artculo 6. Los empleados pblicos de carrera administrativa a quienes se
les suprime el cargo como consecuencia de lo dispuesto en el artculo 1 del
presente Decreto, podrn optar entre ser indemnizados o ser incorporados a
empleos de carrera equivalentes, conforme a lo consagrado en el artculo 44
de la Ley 909 de 2004 y en el Decreto Reglamentario 1227 de 2005, con
sujecin al procedimiento establecido en el Decreto Ley 760 de 2005 y
dems disposiciones que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.
NOTA: Si el organismo o entidad descentralizada suprime cargos
desempeados por servidores con la calidad de trabajadores oficiales,
deber incluir el siguiente artculo:
Artculo 7. Las indemnizaciones de los trabajadores oficiales a quienes se

les suprima el cargo, se reconocern y pagarn de conformidad con lo
previsto en la ley 6 de 1945, el contrato de trabajo, las convenciones
colectivas, los laudos arbitrales y las disposiciones legales vigentes.
Artculo 8. La incorporacin de los funcionarios a la nueva planta de
personal que se adopta en el presente Decreto, se har conforme a las
disposiciones legales vigentes sobre la materia, dentro de los siguientes
treinta (30) das calendario, contados a partir de la fecha de su publicacin.
Los empleados pblicos continuarn percibiendo la remuneracin mensual
correspondiente a los empleos que desempean actualmente, hasta tanto se
produzca la incorporacin a la nueva planta de personal y tomen posesin
del cargo.
ARTCULO 9. Los cargos de carrera vacantes de la planta de personal se
proveern de conformidad con lo dispuesto en la Ley 909 de 2004 y el
Decreto reglamentario 1227 de 2005 y dems disposiciones que le
Artculo 10. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicacin
y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial .(citar la o
las normas que se pretende sustituir).
PUBLQUESE Y CMPLASE.
Dado en Bogot, D. C., a
(Espacio en blanco para la firma del seor Presidente de la Repblica)
EL MINISTRO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO,
EL MINISTRO O DIRECTOR DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
CORRESPONDIENTE,
EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN
PBLICA,
Notas:

hoja.
Dejar prudente espacio en blanco para la firma del seor Presidente
de la Repblica (se sugiere ocho (8) renglones, NO COLOCAR PIE DE
FIRMA NI CARGO)
Contener parte sustancial del articulado del proyecto de decreto que
se pretende sancionar.
Incluir la firma de por lo menos un Ministro o Director de
ANEXO 17
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE PLANTA DE PERSONAL
EN EL ORDEN TERRITORIAL
PLANTA DE PERSONAL - ALCALDA

DECRETO No.
(
de ________
)
Por el cual se establece la Planta de Personal de la Alcalda de

(Nombre Del Municipio)
EL ALCALDE MUNICIPAL DE ..
En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las
conferidas por el numeral 7 del artculo 315 de la Constitucin Poltica, y
CONSIDERANDO:
Que la Alcalda de _______ elabor los estudios de que tratan los artculos
46 de la Ley 909 de 2004 y 95,96 y 97 del Decreto 1227 de 2005, para
efectos de modificar su planta de personal.
Que cuenta con el certificado de viabilidad presupuestal expedido por
(autoridad competente)
DECRETA:
ARTCULO 1. Suprmense los siguientes empleos de la planta de personal
de la Alcalda de (nombre del municipio):
No.
Cargos
De

Cargo
Cdigo
Grado
No.
De
Cargos
Cargo
1 (UNO)
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
2 (DOS)
SECRETARIO EJECUTIVO
PLANTA GLOBAL
2 (DOS)
Cdigo
Grado
407
425
01
02
407
01
ARTCULO 2. Las funciones propias de la Alcalda de (nombre del

municipio) sern cumplidas por la planta de personal que se establece a
continuacin:
No.
Cargos
De
1 (UNO)

Cdigo
Cargo
ALCALDE
005
ASESOR
105
SECRETARIO EJECUTIVO DEL DESPACHO
438
DEL ALCALDE
CONDUCTOR
480
5
1
1
6
8
5
2
1
PLANTA GLOBAL
SECRETARIO DE DESPACHO
PROFESIONAL ESPECIALIZADO
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
TCNICO OPERATIVO
SECRETARIO
CELADOR
1 (UNO)
1 (UNO)
1 (UNO)
(CINCO)
(UNO)
(UNO)
(SEIS)
(OCHO)
(CINCO)
(DOS)
(UNO)
020
222
219
314
407
425
440
477
Grado
01
03
01
02
02
01
01
01
02
01
01
NOTA: Si la institucin cuenta entre sus servidores con trabajadores

oficiales, de acuerdo con la clasificacin que hace la ley, incorpore el
siguiente artculo.
Artculo 3. Fjase en diecisiete (17) el nmero de trabajadores oficiales al
servicio de (nombre del organismo o entidad)
Artculo 4. Transitorio. A partir de la ejecutoria de la Sentencia que
autoriza el levantamiento de fuero sindical o del vencimiento del trmino de
este fuero contemplado en la ley o en los estatutos, de los empleos
establecidos en el artculo 2 del presente Decreto, quedarn
automticamente suprimidos los cargos ocupados por servidores pblicos
que gozan de fuero sindical y que se relacionan a continuacin:
No. De
Cargos
8 (OCHO)
5 (CINCO)

Cargo
Cdigo
Grado
407
425
01
02
PARAGRAFO: En defensa de la garanta constituida por el fuero sindical, los

anteriores cargos se mantendrn temporalmente vigentes en la planta de
personal que por este decreto se establece hasta el cumplimiento de las
condiciones establecidas en el presente artculo.
NOTA: Recuerde que los cargos correspondientes a servidores pblicos
aforados, incluidos en este artculo deben estar efectivamente creados en
el artculo 2 que establece la nueva planta de personal.
Artculo 5. El alcalde distribuir los cargos de la planta global a que se
refiere el artculo 2 del presente Decreto, mediante acto administrativo y
ubicar el personal teniendo en cuenta la organizacin interna, las
necesidades del servicio, los planes y programas de la entidad.
Artculo 6. Los empleados pblicos de carrera administrativa a quienes se
les suprime el cargo como consecuencia de lo dispuesto en el artculo 1 del
presente Decreto, podrn optar entre ser indemnizados o ser incorporados a
empleos de carrera equivalentes, conforme a lo consagrado en el artculo 44
de la Ley 909 de 2004 y en el Decreto Reglamentario 1227 de 2005, con
sujecin al procedimiento establecido en el Decreto Ley 760 de 2005 y
dems disposiciones que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.
NOTA: Si el organismo o entidad descentralizada suprime cargos
desempeados por servidores con la calidad de trabajadores oficiales,
deber incluir el siguiente artculo:
Artculo 7. Las indemnizaciones de los trabajadores oficiales a quienes se
les suprima el cargo, se reconocern y pagarn de conformidad con lo
previsto en la ley 6 de 1945, el contrato de trabajo, las convenciones
colectivas, los laudos arbitrales y las disposiciones legales vigentes.
Artculo 8. La incorporacin de los funcionarios a la nueva planta de
personal que se adopta en el presente Decreto, se har conforme a las
disposiciones legales vigentes sobre la materia, dentro de los siguientes
treinta (30) das calendario, contados a partir de la fecha de su publicacin.
Los empleados pblicos continuarn percibiendo la remuneracin mensual
correspondiente a los empleos que desempean actualmente, hasta tanto se
produzca la incorporacin a la nueva planta de personal y tomen posesin

del cargo.
ARTCULO 9. Los cargos de carrera vacantes de la planta de personal se
proveern de conformidad con lo dispuesto en la Ley 909 de 2004 y el
Decreto reglamentario 1227 de 2005 y dems disposiciones que le
Artculo 10. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicacin
y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial .(citar la o
las normas que se pretende sustituir).
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dado en
EL ALCALDE
a los
ANEXO 18
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE PLANTA DE PERSONAL DE
UNA EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL O ASIMILAR EN EL ORDEN
TERRITORIAL
DECRETO No.
DE
Por el cual se establece la Planta de Personal de (nombre de la entidad)

EL GOBERNADOR O ALCALDE MUNICIPAL DE (..)
en ejercicio de las facultades que le otorga el artculo 66 del Decreto Ley
1221 de 1986,
DECRETA:
ARTCULO 1. Suprmense de la planta de personal de (entidad) los
siguientes cargos:
No. CARGOS

DESPACHO DEL GERENTE
CDIGO
GRADO
PLANTA GLOBAL
ARTCULO 2. La planta de personal de empleados pblicos de (nombre de

la entidad), ser la siguiente:
No. CARGOS
1(uno)
1(Uno)

CDIGO
DESPACHO DEL GERENTE
Gerente
General
de
Entidad
050
Descentralizada
PLANTA GLOBAL
Jefe de Oficina
006
GRADO
19
17
ARTCULO 2. El nmero de trabajadores oficiales al servicio de (nombre de

la entidad) ser de .(letras y nmeros).
ARTCULO 3. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacin
y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial (relacionar las
normas que se derogan)
COMUNQUESE Y CMPLASE,
Dado en
, a los
GOBERNADOR O ALCALDE
ANEXO 19
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE ESCISIN DE ENTIDADES

DEL ORDEN NACIONAL
PRESIDENCIA DE LA REPBLICA
DECRETO ___________ DE 200_
(
)
Por el cual se escinde el (nombre de la institucin) y se crea (o crean una(s)
(nombre de la institucin a crear)
En ejercicio de las facultades extraordinarias que le confiere (citar
expresamente el numeral o literal del artculo y Ley que atribuye la facultad
para escindir).
DECRETA:
CAPTULO I ESCISIN Y CREACIN
ARTCULO 1. Escisin. Escndese de (nombre de la institucin) la funcin
o las funciones de
ARTCULO 2. Creacin. Crase (o cranse la institucin o instituciones que
ser(n) la(s) receptora(s) de las funciones o procesos que se escinden),
adscrita(s) o vinculada(s) al Ministerio (o Departamento Administrativo)
CAPTULO II OBJETO, FUNCIONES GENERALES Y SEDE
ARTCULO 3. Objeto. La (nombre de la entidad) creada en el artculo
anterior tiene por objeto (definir el objeto social de la entidad creada)
NOTA: Si como resultante de la escisin se produjese la creacin de
entidades con naturaleza jurdica, objeto y funciones generales
diferentes, se recomienda desarrollar individualmente los elementos de
estructura orgnica a que se refiere el artculo 50 de la ley 489 de 1998,

de manera separada, por captulo.
ARTCULO 4. Funciones Generales. En desarrollo de su objeto, (nombre
de la institucin) creada en el presente decreto cumplir las siguientes
funciones:
1.
2.
3.
n.
ARTCULO 5. Sede. La (nombre de la institucin) creada en el presente
decreto tendr como sede (identificar el municipio que servir de sede
principal de la organizacin).
CAPTULO III ESTRUCTURA Y RGANOS DE DIRECCIN Y
ADMINISTRACIN
ARTCULO 6. Estructura. La (nombre de la institucin creada) contar con
una Junta Directiva (o un Consejo Directivo), un Gerente General (o
Presidente o Director General) A partir de esta estructura bsica, institucin
definir la estructura organizacional de acuerdo con las necesidades y
requerimientos de los servicios que ofrezca cada una de ellas, con arreglo a
las disposiciones vigentes..
ARTCULO 7. rganos de direccin y administracin. La direccin y
administracin de (nombre de la institucin), estarn a cargo de la Junta
Directiva (o Consejo Directivo) y del Gerente General (o del Presidente o
Director General).
ARTCULO 8. Conformacin de la Junta Directiva (o Consejo
Directivo). La Junta Directiva (o Consejo Directivo) de (nombre de la
institucin) estar conformada(o) as:
1.
2.
3.
4.
5.
n.
PARGRAFO 1. A las reuniones de la Junta Directiva (o Consejo Directivo)
asistir con voz pero sin voto el Gerente General (o Presidente o Director
General). Podrn concurrir tambin los dems servidores pblicos que la
Junta Directiva (o Consejo Directivo) o el Gerente General (o Presidente o
Director General) determinen, cuando las circunstancias lo requieran, y lo
harn con voz pero sin voto.
PARGRAFO 2. Las reuniones de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) se
harn constar en un Libro de Actas con las firmas del Presidente de la Junta
y del Secretario que designe la respectiva Junta Directiva. (o Consejo
Directivo).
PARGRAFO 3. Los Miembros de la Junta Directiva (o Consejo Directivo)
tendrn derecho a honorarios, de acuerdo con la tarifa que fije el Ministerio
de Hacienda y Crdito Pblico.
ARTCULO 9. Funciones generales de la Junta Directiva (o Consejo
Directivo). La Junta Directiva (o Consejo Directivo) de (nombre de la
institucin) cumplir las siguientes funciones:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Establecer las directrices para la administracin General de la

institucin.
Aprobar los planes estratgicos y los planes operativos anuales de la
institucin.
Analizar y aprobar el anteproyecto de presupuesto anual, y sus
modificaciones de acuerdo con las normas presupuestales, el plan
estratgico y el plan operativo para la vigencia fiscal.
Determinar la estructura, la planta de personal, sus modificaciones y
proponerlas al Gobierno Nacional para su aprobacin.
Aprobar los estados financieros y de ejecucin presupuestal presentados
por el Gerente General (o Presidente o Director General).
Supervisar el cumplimiento de los planes y programas definidos para la
institucin.
Designar el Revisor Fiscal y fijar sus honorarios (En el caso de tratarse
de una Empresa Social del Estado, Empresa Industrial y Comercial del
Estado o Sociedad de Economa Mixta)I
Autorizar al Gerente General de forma especfica o general para
suscribir contratos en desarrollo de su objeto, en aquellos eventos en
que la cuanta, segn los estatutos, lo exija.
Evaluar y calificar los informes peridicos de gestin y resultados del
Gerente General (Presidente o Director General).
10.
11.
Expedir o reformar sus estatutos.

Las dems que le sealen la ley, los estatutos y reglamentos, de
acuerdo con su naturaleza.
PARGRAFO. La Junta Directiva (o Consejo Directivo), sesionar de

conformidad con lo dispuesto en sus respectivos estatutos.
ARTCULO 10. Actos de la Junta Directiva (o Consejo Directivo). Las
decisiones de la Junta Directiva (o Consejo Directivo) se denominarn
Acuerdos, los cuales debern llevar la firma de quien presida la reunin y del
Secretario de la Junta.
ARTCULO 11. Designacin del Gerente General. La entidad tendr un
Gerente General, quien ser su representante legal, designado y removido
libremente por el Presidente de la Repblica,
ARTCULO 12. Funciones del Gerente General (Presidente o Director
General). Son funciones del Gerente General (o Presidente o Director
General) las siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Ejercer la representacin legal de la institucin.

Proponer a la Junta Directiva la modificacin de la organizacin interna
y de la planta de personal de la institucin.
Informar a la Junta Directiva y al Ministerio (o Departamento
Administrativo al que se encuentre adscrita o vinculada la institucin)
sobre el estado de ejecucin de los programas y rendir los informes
generales y peridicos o especiales que le soliciten.
Dirigir la institucin, manteniendo la unidad de intereses, en torno a la
misin y objetivos de la misma.
Expedir los actos administrativos, rdenes y directrices necesarias para
el funcionamiento de la institucin.
Coordinar y controlar el cumplimiento de la funcin disciplinaria.
Crear los comits asesores y grupos de trabajo necesarios para el
cumplimiento de las funciones de la institucin y conformar los
previstos en la ley.
Vincular, posesionar y remover el personal de la institucin, conforme
a las disposiciones legales.
Distribuir y reubicar los empleos de la planta de personal global, entre
las distintas dependencias de la empresa, de acuerdo con las
necesidades del servicio.
Adoptar los manuales de Procesos y Procedimientos y los especficos
de Funciones y Competencias Laborales.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
Ejercer la ordenacin del gasto de la institucin con sujecin a las

disposiciones establecidas en las normas presupuestales y
reglamentarias.
Presentar a consideracin de la Junta Directiva (o Consejo Directivo)
de la institucin el anteproyecto de presupuesto y sus modificaciones
para la respectiva vigencia fiscal.
Presentar a consideracin de la Junta Directiva (o Consejo Directivo)
las modificaciones al presupuesto, conforme con lo establecido en las
disposiciones vigentes.
Administrar los bienes y recursos destinados al funcionamiento de la
institucin.
Autorizar el recibo de las donaciones o aceptar bienes en comodato
para el cumplimiento de los fines de la institucin.
Suscribir los actos y contratos que se requieran para el funcionamiento
de la institucin, de acuerdo con las autorizaciones de la Junta
Directiva (o Consejo Directivo).
Constituir apoderados que representen a la empresa en negocios
judiciales y extrajudiciales.
Las dems que le sealen la ley y los estatutos.
CAPTULO IV REGIMEN JURDICO
ARTCULO 13. Rgimen jurdico de los actos y contratos. Los actos de

la (nombre de la institucin), estarn sujetos al rgimen jurdico propio de
las personas de derecho pblico, con las excepciones que consagren las
disposiciones legales.
El rgimen contractual ser el establecido por las normas del derecho
Pblico ( privado, de acuerdo con la naturaleza jurdica de la institucin) y
en ellos se podrn utilizar discrecionalmente las clusulas exorbitantes
previstas en el Estatuto General de Contratacin Estatal.
ARTCULO 14. Carcter de los servidores. Para todos los efectos legales,
los servidores de (nombre de la institucin) sern empleados pblicos, salvo
aquellos que de conformidad con el artculo 5 del Decreto 3135 de 1968
tengan el carcter de trabajadores oficiales.
ARTCULO 15. Continuidad de la relacin. Los servidores pblicos que a
la entrada en vigencia del presente Decreto, se encontraban vinculados a
(nombre de la institucin de la cual se escinde la dependencia, proceso o
funcin que da origen a la nueva institucin), quedarn automticamente
incorporados, sin solucin de continuidad, en la planta de personal de
(nombre de la nueva institucin).
PARGRAFO. El tiempo de servicio de los servidores pblicos que pasan de

funcin que da origen a la nueva institucin), a la (nombre de la nueva
institucin), se computar para todos los efectos legales, con el tiempo que
sirvan en esta ltima, sin solucin de continuidad.
ARTCULO 16. Del rgimen de salarios y prestaciones. El Rgimen
salarial y prestacional de los empleados pblicos de (nombre de la entidad o
entidades) creada(s) en el presente Decreto, ser el propio de los
empleados pblicos de la Rama Ejecutiva del orden nacional. En todo caso
se respetarn los derechos adquiridos.
CAPTULO V DEL PATRIMONIO
ARTCULO 17. Conformacin del patrimonio. El patrimonio de la
(nombre de la institucin) estar conformado por:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Los bienes muebles e inmuebles de (nombre de la institucin de la cual

se escinde la dependencia, proceso o funcin que da origen a la nueva
institucin), que se le transfieran como consecuencia de la escisin y
que corresponden a los activos que actualmente tiene para el
desempeo de las actividades de la (nombre de la dependencia,
proceso o funcin escindida) .
Las donaciones que reciba de entidades pblicas y privadas, nacionales
o internacionales, y de personas naturales.
Los dems bienes que adquiera a cualquier ttulo.
Los incrementos patrimoniales.
Los aportes que reciba del presupuesto nacional.
La venta de servicios.
Los ingresos financieros
La utilidad que genere la enajenacin de activos.
Los recursos que ingresen por actividades diferentes a la operacin
principal de la institucin.
Los dems que resulten del desarrollo de su objeto social y actividades
conexas.
PARGRAFO 1. Dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha de

constitucin e instalacin de los rganos de direccin, el Gerente General
(Presidente o Director General) designar los servidores pblicos para la
realizacin del inventario pormenorizado de los bienes, o en su defecto
contratar el servicio.
PARGRAFO 2. Para efectos de la apertura de la contabilidad de la entidad,

se debern tomar los valores de los bienes, derechos y obligaciones que
figuren registrados en la contabilidad de (nombre de la entidad de la se
escinde la nueva institucin) conforme a las normas expedidas por la
Contadura General de la Nacin.
CAPTULO VI DISPOSICIONES TRANSITORIAS
ARTCULO 18. Contratacin de bienes y servicios. La (nombre de la
nueva institucin) se subroga por ministerio del mismo en los contratos que
haya celebrado (nombre de la institucin de la cual se escinde la
dependencia, proceso o funcin que da origen a la nueva institucin), y que
se encuentren actualmente vigentes, cuyo objeto sea ejecutar obras o
suministrar bienes o servicios, que correspondan a la institucin.
Los dems contratos que se hayan celebrado por (nombre de la institucin
de la cual se escinde la dependencia, proceso o funcin que da origen a la
nueva institucin), para realizar obras o suministrar bienes o servicios, entre
otros, con destino a la (nombre de la dependencia escindida) se mantendrn
en (nombre de la institucin de la cual se escinde la dependencia, proceso o
funcin que da origen a la nueva institucin), sin perjuicio de que el mismo
pueda cederlos parcialmente a (nombre de la nueva institucin) creada en
el presente Decreto. Respecto de los contratos que no sean cedidos
funcin que da origen a la nueva institucin), celebrar convenios inter
administrativos con la (nombre de la nueva institucin) para determinar las
condiciones en que las institucin pagar al (nombre de la institucin de la
cual se escinde la dependencia, proceso o funcin que da origen a la nueva
institucin), el valor de las obras, bienes o servicios a que se refieren dichos
contratos.
PARGRAFO. El (nombre de la institucin de la cual se escinde la
dependencia, proceso o funcin que da origen a la nueva institucin), podr
continuar adelantando los procesos contractuales que haya iniciado para
ejecutar obras u obtener bienes o servicios para el funcionamiento y la
prestacin directa del servicio de (nombre del servicio o actividad escindida)
del (nombre de la institucin de la cual se escinde la dependencia, proceso o
funcin que da origen a la nueva institucin), se encuentren en trmite a la
entrada en vigencia del presente Decreto. Los contratos respectivos podrn
ser cedidos o su ejecucin delegada en los trminos de la Ley 489 de 1998
en la (nombre de la nueva institucin), creada en el presente Decreto.
ARTCULO 19. Pago de pensiones. (Si la entidad de la cual se escinde el

servicio tiene a su cargo el reconocimiento y pago de pensiones de sus
servidores, y sta contina con el pago de las pensiones reconocidas a la
entrada en vigencia de este Decreto, deber precisar tal circunstancia).
ARTCULO 20. Transferencia de recursos, bienes y derechos
patrimoniales. El (nombre de la institucin de la cual se escinde la
dependencia, proceso o funcin que da origen a la nueva institucin),
deber concluir en un plazo mximo de un (1) ao contado a partir de la
vigencia del presente Decreto, todos los trmites relacionados con la
transferencia de los recursos, bienes y derechos patrimoniales a (nombre de
la nueva entidad) creada en el presente Decreto.
La transferencia de los recursos, bienes y derechos se har mediante actas
de entrega las cuales, cuando se trate de bienes inmuebles, se inscribirn en
el Registro de Instrumentos Pblicos.
ARTCULO 21. Cuentas por pagar. A partir de la entrada en vigencia del
presente Decreto, la (nombre de la nueva institucin) aqu creada, asume
las cuentas por pagar que tenga pendientes la (nombre de la dependencia
de la institucin de la cual se escinde el servicio o actividad) que hacen
parte de la misma, de acuerdo con el levantamiento patrimonial efectuado
por el (nombre de la institucin de la cual se escinde la dependencia,
proceso o funcin que da origen a la nueva institucin),
ARTCULO 22. Vigencia. El presente Decreto rige a partir de su
publicacin y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias".
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dado en Bogot, D.C. a los
...,
PUBLICA,
Notas:
hoja.

FIRMA NI CARGO)
o Contener parte sustancial del articulado del proyecto de
decreto que se pretende sancionar.
ANEXO 20
Modelo de Acto Administrativo de Escisin en el Orden Territorial:
(
)
Por la (el) cual se escinde el (nombre de la institucin) y se crea (o crean
una(s) (nombre de la institucin a crear).
LA ASAMBLEA
EL CONCEJO MUNICIPAL
DEPARTAMENTAL DE
(DISTRITAL) DE
En ejercicio de las facultades que En ejercicio de las facultades que
le confiere el numeral 7 del le otorga el numeral 6 del artculo
artculo 300 de la constitucin 313 de la Constitucin Poltica,
Poltica,
Nota: Si la Asamblea Departamental o el Concejo Municipal o Distrital
concedieron facultades extraordinarias al Gobernador o al Alcalde,
segn el caso, para dictar normas en relacin con la escisin de
(nombre de la entidad) del Departamento o el Municipio, entonces las
facultades a invocar sern:
EL GOBERNADOR DEL
DEPARTAMENTO DE
extraordinarias conferidas por la
Asamblea Departamental mediante
Ordenanza No. __ de (ao).
EL ALCALDE DEL MUNICIPIO

(DISTRITO) DE
extraordinarias conferidas por el
Concejo
Municipal
o
Distrital
mediante Acuerdo No. __ de
(ao).
ORDENA - ACUERDA DECRETA:

Nota: A continuacin es procedente aplicar el formato sugerido para
la escisin en el orden nacional, adicionndolo segn el caso con las
consideraciones especiales contenidas en el Acto administrativo que
autoriza la escisin o las particularidades que la misma pudiere
generar y fuere pertinente regular en el acto administrativo que
desarrolla la escisin misma.
ANEXO 21
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO DE FUSIN DE ENTIDADES
(
)
Por el cual se fusiona (citar la entidad o entidad(es) absorbida (s) en la
(citar la entidad absorbente) y se modifica su estructura.
en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales en especial las
sealadas en los numerales 15 y 16 del artculo 189 de la Constitucin
Poltica, literales (citar el o los que dan origen a la fusin) artculo 2 de la
Ley 790 de 2002 y el artculo 54 de la Ley 489 de 1998 (estas dos leyes
para el Caso Nacional), y
LA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE (Nombre del Departamento)
sealadas en el numeral 7 del artculo 300 de la Constitucin Poltica, y
EL CONCEJO MUNICIPAL DE (Nombre del Municipio)
sealadas en el numeral 6 del artculo 313 de la Constitucin Poltica, y
CONSIDERANDO:
(NOTA: Ajustar para las entidades territoriales las referencias normativas y
las correspondientes autoridades en los siguientes considerandos)
Que el numeral 15 del artculo 189 de la Constitucin Poltica, establece que
corresponde al Presidente de la Repblica como suprema autoridad
administrativa fusionar entidades u organismos administrativos nacionales
de conformidad con la ley; (ajustar para el caso territorial).
Que la Ley 790 de 2002 en el artculo 2 seal que el Presidente de la
Repblica podr disponer la fusin de entidades u organismos
administrativos del orden nacional, con objetos afines, creados, organizados
o autorizados por la ley, teniendo en cuenta los criterios all previstos;
(ajustar para el caso territorial)
Que de acuerdo con el estudio tcnico adelantado se concluy que deben ser
fusionadas en consideracin a las siguientes causales del artculo 2 de la

Ley 790 de 2002 (ajustar a las causales establecidas por ordenanza o
acuerdo).
a)
b)
C)
...
Que el numeral 16 del artculo 189 de la Constitucin Poltica, establece que
corresponde al Presidente de la Repblica como suprema autoridad
administrativa modificar la estructura de los ministerios, departamentos
administrativos y dems organismos administrativos nacionales, con
sujecin a los principios y reglas generales que defina la ley. (ajustar para el
caso territorial).
Que el pargrafo primero del artculo 2 de la ley 790 de 2002 establece que
al ordenarse una fusin se debern armonizar los elementos de la estructura
de la entidad resultante con el objeto de hacer eficiente su funcionamiento.
(ajustar para el caso territorial).
DECRETA:
CAPITULO I
FUSIN, DENOMINACIN, NATURALEZA JURDICA, INGRESOS Y
PATRIMONIO
Artculo __. Fusin y denominacin. Fusinase la...
Artculo __. Naturaleza Jurdica.Artculo __. Direccin.
Artculo __. Domicilio.
Artculo __. Ingresos.
Artculo __. Patrimonio.
(Ajustar si es una entidad el sector central)
CAPITULO II
OBJETO Y FUNCIONES GENERALES

Artculo __. Objeto.Artculo __. Funciones Generales.CAPITULO III
ESTRUCTURA Y FUNCIONES
Artculo __. Estructura de (Nombre de la Entidad)
Artculo __. Despacho del (citar la Dependencia). Son funciones del
Despacho...:
CAPITULO IV
DISPOSICIONES LABORALES
Artculo __. Adopcin de la nueva planta de personal. De conformidad
con la estructura prevista por el presente decreto, el Gobierno Nacional (o la
autoridad competente) proceder a adoptar la nueva planta de personal.
Artculo __. Atribuciones de los funcionarios de las plantas actuales.
Los funcionarios de la planta de personal actual de la (citar las entidades
fusionadas), continuarn ejerciendo las atribuciones a ellos asignadas y
percibiendo la misma remuneracin, hasta tanto sean incorporados a la
planta de personal adoptada de conformidad con lo dispuesto en el artculo
anterior.
Artculo __. Rgimen Laboral. El rgimen laboral de los servidores (de la
entidad), ser el de los empleados pblicos de la rama ejecutiva del poder
pblico del orden nacional y tendrn el rgimen especial de carrera
administrativa que seale la ley.
CAPITULO V
DISPOSICIONES FINALES
Artculo __. Contratos vigentes. Los contratos y convenios actualmente
vigentes celebrados por las entidades fusionadas, se entienden subrogados
en la (citar el nombre de la entidad absorbente), la cual continuar con su
ejecucin y cumplimiento sin que para ello sea necesario suscripcin de
documento adicional alguno. La documentacin relacionada con cada uno de
dichos contratos y convenios deber allegarse, debidamente foliada y
relacionada, a la (dependencia respectiva), en un plazo no mayor de 30 das
hbiles, contados a partir de la publicacin del decreto que adopte la planta
de personal.
Artculo __. Transferencia de bienes, derechos y obligaciones. Los
bienes, derechos y obligaciones de la (citar entidad absorbida) sern
transferidos a la (entidad absorbente).
Artculo __. Obligaciones especiales de los empleados de manejo y
confianza y los responsables de los archivos de las entidades
fusionadas. Los empleados que desempeen empleos o cargos de manejo
y confianza, los responsables de los archivos de las entidades fusionadas
debern rendir las correspondientes cuentas fiscales e inventarios y efectuar
la entrega de los bienes y archivos a su cargo, conforme a las normas y
procedimientos establecidos por la Contralora General de la Repblica, la
Contadura General de la Nacin y el Archivo General de la Nacin, sin que
ello implique exoneracin de la responsabilidad a que haya lugar en caso de
irregularidades. (citar entes de Control territoriales si es del caso).
Artculo __. Deber de colaboracin. Los funcionarios de las entidades
fusionadas, debern colaborar eficientemente en las actividades necesarias
para la ejecucin de los mandatos aqu enunciados y para que el proceso de
fusin se lleve a cabo en adecuadas condiciones de coordinacin, eficiencia,
eficacia y celeridad.
Artculo __. Referencias normativas. A partir de la entrada en vigencia
del presente decreto, todas las referencias que hagan las disposiciones
legales vigentes a la (entidad absorbida) se entendern efectuadas a la
(entidad absorbente).
Artculo __. Vigencia y Derogatorias. El presente (acto Administrativo)
rige a partir de su publicacin y deroga las disposiciones que le sean
contrarias, en especial los Decretos, las Ordenanzas, Acuerdos, (citar los
Nmeros correspondientes con sus fechas de expedicin).
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dado en Bogot, D.C. a los
...,

PUBLICA,
Notas: Ajustar en lo pertinente los pie de firmas y las siguientes
indicaciones a la situacin particular de entidad territorial:
hoja.
FIRMA NI CARGO)
o Contener parte sustancial del articulado del proyecto de
decreto que se pretende sancionar.
ANEXO 22
MODELO DE ACTO ADMINISTRATIVO MANUAL ESPECFICO DE
FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES
Decreto, Ordenanza, Resolucin Acuerdo No.
de 20xx
Por el (la) cual se ajusta el Manual Especfico de Funciones y de

Competencias Laborales para los empleos de la Planta de Personal de
(nombre de la entidad)
Instituciones de orden nacional
El Ministro, Director de Departamento
Administrativo, Superintendente, o
Director de entidad Descentralizada
de (nombre de la institucin).
Instituciones de orden territorial

El Gobernador, Alcalde, Director de
Entidad Descentralizada, Concejo
Municipal, Asamblea Departamental o
la Junta Directiva de (nombre de la
institucin).
en ejercicio de las facultades que le en ejercicio de las facultades que le
confiere el articulo ....
confieren los artculos 13 y 28 del
Decreto Ley 785 de 2005
DECRETA (RESUELVE O ACUERDA):
ARTICULO 1o.
Ajustar el Manual Especfico de Funciones y de
Competencias Laborales, para los empleos que conforman el Plan Anual de
Vacantes contempladas en la planta de personal de (nombre de la entidad)
fijada por el (Acto Administrativo de Planta No.
de fecha), cuyas
funciones debern ser cumplidas por los funcionarios con criterios de
eficiencia y eficacia en orden al logro de la misin, objetivos y funciones que
la ley y los reglamentos le sealan (nombre de la entidad), as:
NOTA: A partir de la pgina siguiente iniciar la descripcin de funciones y
competencias laborales de cada uno de los empleos objeto del presente
ajuste de manual.
Decreto o Resolucin o Acuerdo No.

de
hoja No.
Por el (la) cual se ajusta el Manual Especfico de Funciones y de
Competencias Laborales para los empleos de la Planta de Personal de
(nombre de la institucin)
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS
LABORALES
I.
Nivel:
Cdigo:
Grado:
No. de cargos
Dependencia
IDENTIFICACION
Profesional
2080
19
Cinco (5)
Donde se ubique el cargo
Quien ejerza la supervisin Directa
AREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA GESTION HUMANA

II. PROPSITO PRINCIPAL
Realizar estudios e investigaciones tendientes a promover el desarrollo
integral del talento humano al servicio de la entidad.
1.Adelantar estudios e investigaciones para identificar las necesidades de
capacitacin y preparar y presentar el plan institucional de capacitacin,
los programas de induccin, reinduccin, estmulos y evaluacin del
desempeo para el talento humano de la entidad.
2. Adelantar estudios que permitan mantener actualizada la planta de
personal y el manual especfico de funciones y de competencias laborales
teniendo en cuenta la estructura de la entidad y las necesidades de las
dependencias de la entidad.
3. Adelantar estudios de las mejores prcticas para efectuar anlisis
comparativos con otras entidades pblicas y del sector privado para el
desarrollo del talento humano al servicio de la entidad y proponer su
adopcin.
4. Efectuar el seguimiento al Plan Institucional aprobado por la entidad y
proponer los correctivos a que haya lugar.
5. Ejecutar y evaluar los programas y proyectos en materia de
capacitacin, induccin, reinduccin, evaluacin del desempeo y

estmulos que deba adelantar el rea, para el mejoramiento continuo y
desarrollo del talento humano.
6. Preparar, presentar, ejecutar y evaluar el plan anual de bienestar social
de la entidad. (falta el para qu)
7. Orientar el desarrollo de los programas de seguridad social y las
relaciones con las diferentes entidades prestadoras de estos servicios, con
el fin de optimizar el servicio para los servidores de la entidad.
8. Preparar proyectos de actos administrativos, oficios y documentos
relacionados con el rea del recurso humano, para mantener actualizada
las situaciones administrativas de los funcionarios de la entidad de
conformidad con las normas vigentes.
9. Adelantar los estudios para elaborar y mantener actualizados los
procedimientos propios de la dependencia.
10. Las dems funciones asignadas por la autoridad competente, de
acuerdo con el nivel, la naturaleza y el rea de desempeo del cargo.
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
(CRITERIOS DE DESEMPEO)
1. Los planes y programas en materia de bienestar social, estmulos y
evaluacin del desempeo presentados estn de acuerdo con las polticas
y normas en materia de administracin de personal.
2. Los planes y programas en materia de capacitacin responden a las
necesidades institucionales y del personal de la entidad.
...
Nota. Se pueden identificar tantas contribuciones individuales como
resultados se esperan del ejercicio de las funciones esenciales y del
propsito principal del empleo que se analice.
Plan Nacional de Capacitacin.
Polticas pblicas en administracin de personal.
Normas sobre administracin de personal.
Metodologas de investigacin y diseo de proyectos.

Estudios
Experiencia
(28)
meses
de
Industrial,
Administracin
Psicologa y
de
especializacin
en
reas
empleo.
ALTERNATIVA
Estudios
Experiencia
Ttulo Profesional en Ingeniera Cincuenta y dos (52) meses de
Industrial,
Administracin
de experiencia profesional relacionada
Psicologa.
Nota: Cuando la planta de personal sea estructural, esto es que en la norma

que determina la planta de personal los cargos se encuentran directamente
asignados a las dependencias de la institucin, se deber indicar en la casilla
dependencia el nombre que refiere la respectiva norma.
Ilustremos el caso para una institucin de orden territorial:
MANUAL ESPECFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS
LABORALES
I.
IDENTIFICACION
Nivel:
Asistencial
Cdigo:
425
Grado:
05
No. de cargos
Uno (1)
Dependencia
Secretara general
Secretario General
II. PROPSITO PRINCIPAL
Administrar informacin del rea, para personal interno y externo,
aplicando el Sistema de Gestin Documental.
1. Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de
calculo presentaciones en software relacionado y manejar aplicativos de
internet.
2. Llevar el registro y control de los documentos y archivos de la oficina.
Recibir, radicar, redactar y organizar la correspondencia para la firma del
jefe y distribuirla de acuerdo con sus instrucciones.
3. Atender personal y telefnicamente al pblico y fijar las entrevistas que
sean autorizadas por el jefe.
4. Llevar y mantener al da el archivo y la correspondencia.
5. Manejar con discrecin la informacin y la correspondencia del jefe de
la dependencia.
6. Mantener actualizado el directorio telefnico del jefe de la dependencia.
7. Tramitar los pedidos de tiles y papelera de la oficina.
8. Aplicar el Sistema de Gestin Documental de la Escuela
9. Llevar la agenda y recordar los compromisos.
10. Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas.

11. Las dems funciones asignadas por la autoridad competente, de
acuerdo con el nivel, la naturaleza y el rea de desempeo del cargo.
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
(CRITERIOS DE DESEMPEO)
1. Los documentos recibidos se clasifican y radican diariamente con base
en el sistema de gestin documental.
2. La correspondencia se distribuye diariamente de acuerdo con los
procedimientos establecidos en el sistema de gestin documental.
Las copias de los registros fsicos y magnticos de las respuestas y oficios
enviados son archivados diariamente.
Nota. Se pueden identificar tantas contribuciones individuales como
resultados se esperan del ejercicio de las funciones esenciales y del
propsito principal del empleo que se analice.
Tcnicas de archivo
Clases de documentos
Sistema de Gestin documental institucional
Software de archivo
Informtica bsica
Estudios
Experiencia
Diploma
de
Bachiller
Tcnico Veinticuatro
(24)
meses
de
Comercial
experiencia laboral.
ALTERNATIVA
Estudios
Experiencia
Aprobacin de cuatro (4) aos de Treinta y seis (36) meses de
educacin bsica secundaria.
experiencia laboral
Artculo 2. Competencias Comunes a los Servidores Pblicos. Las
competencias comunes para los diferentes empleos a que se refiere el
presente manual especfico de funciones y de competencias laborales sern
las siguientes: (Transcribir el artculo 7. del decreto 2539 de 2005)
COMPETEN
CIA
DEFINICIN DE LA
COMPETENCIA
CONDUCTAS ASOCIADAS
Realizar las funciones y Cumple con oportunidad en funcin

Orientacin cumplir
los de estndares, objetivos y metas
a
compromisos
establecidas por la entidad, las
COMPETEN
CIA
resultados
DEFINICIN DE LA
COMPETENCIA
organizacionales
eficacia y calidad.
CONDUCTAS ASOCIADAS
con funciones que le son asignadas.

Asume la responsabilidad por sus
resultados.
Compromete recursos y tiempos
para mejorar la productividad
tomando las medidas necesarias
para minimizar los riesgos.
Realiza
todas
las
acciones
necesarias
para
alcanzar
los
objetivos propuestos enfrentando
los obstculos que se presentan.
Atiende y valora las necesidades y
peticiones de los usuarios y de
ciudadanos en general.
Dirigir las decisiones y Considera las necesidades de los
acciones
a
la usuarios al disear proyectos o
satisfaccin
de
las servicios.
necesidades
e Da respuesta oportuna a las
Orientacin
intereses
de
los necesidades de los usuarios de
al usuario y
usuarios internos y conformidad con el servicio que
al
externos,
de ofrece la entidad.
ciudadano
conformidad con las Establece diferentes canales de
responsabilidades
comunicacin con el usuario para
pblicas asignadas a la conocer
sus
necesidades
y
entidad.
propuestas y responde a las
mismas.
Reconoce la interdependencia entre
su trabajo y el de otros.
Proporciona
informacin
veraz,
objetiva y basada en hechos.
Hacer uso responsable Facilita el acceso a la informacin
y claro de los recursos relacionada
con
sus
pblicos,
eliminando responsabilidades y con el servicio
cualquier
a cargo de la entidad en que
Transparen discrecionalidad
labora.
cia
indebida
en
su Demuestra imparcialidad en sus
utilizacin y garantizar decisiones.
el
acceso
a
la Ejecuta sus funciones con base en
informacin
las normas y criterios aplicables.
gubernamental.
Utiliza los recursos de la entidad
para el desarrollo de las labores y
la prestacin del servicio.
COMPETEN
CIA
DEFINICIN DE LA
COMPETENCIA
CONDUCTAS ASOCIADAS
Promueve
las
metas
de
la
organizacin y respeta sus normas.
Alinear
el
propio Antepone las necesidades de la
Compromis
comportamiento a las organizacin
a
sus
propias
o con la
necesidades,
necesidades.
Organizaci
prioridades y metas Apoya
a
la
organizacin
en
n
organizacionales.
situaciones difciles.
Demuestra sentido de pertenencia
en todas sus actuaciones.
Artculo 3. Competencias Comportamentales por nivel jerrquico de
empleos. Las competencias comportamentales por nivel jerrquico de
empleos que como mnimo, se requieren para desempear los empleos a
que se refiere el presente manual especfico de funciones y de competencias
laborales, sern las siguientes:
NIVEL PROFESIONAL
COMPETEN
CIA
Aprendizaj
e Continuo
DEFINICIN DE LA
COMPETENCIA
CONDUCTAS ASOCIADAS
Adquirir y desarrollar
permanentemente
conocimientos,
destrezas
y
habilidades, con el fin
de
mantener
altos
estndares de eficacia
organizacional.
Aplicar
conocimiento
Experticia
profesional
en
profesional
resolucin
problemas
el
la
de
y
Aprende de la experiencia de otros y

de la propia.
Se
adapta
y
aplica
nuevas
tecnologas que se implanten en la
organizacin.
Aplica los conocimientos adquiridos a
los desafos que se presentan en el
desarrollo del trabajo.
Investiga, indaga y profundiza en los
temas de su entorno o rea de
desempeo.
Reconoce las propias limitaciones y
las necesidades de mejorar su
preparacin.
Asimila nueva informacin y la aplica
correctamente.
Analiza de un modo sistemtico y
racional los aspectos del trabajo,
basndose
en
la
informacin
relevante.
Aplica reglas bsicas y conceptos
COMPETEN
CIA
DEFINICIN DE LA
COMPETENCIA
CONDUCTAS ASOCIADAS
transferirlo
a
entorno laboral.
Trabajo en
Equipo
y
Colaboraci
n
Creatividad
e
Innovacin
su complejos aprendidos.
Identifica y reconoce con facilidad las
causas de los problemas y sus
posibles soluciones.
Clarifica
datos
o
situaciones
complejas.
Planea, organiza y ejecuta mltiples
procedimientos tendientes a alcanzar
resultados institucionales.
Coopera en distintas situaciones y
comparte informacin.
Aporta
sugerencias,
ideas
y
opiniones.
Expresa expectativas positivas del
Trabajar con otros de
equipo o de los miembros del mismo.
forma conjunta y de
Planifica
las
propias
acciones
manera participativa,
teniendo en cuenta la repercusin de
integrando esfuerzos
las mismas para la consecucin de
para la consecucin de
los objetivos grupales.
metas institucionales
Establece dilogo directo con los
comunes.
miembros del equipo que permita
compartir informacin e ideas en
condiciones de respeto y cordialidad.
Respeta criterios dispares y distintas
opiniones del equipo.
Ofrece respuestas alternativas.
Aprovecha las oportunidades y
problemas
para
dar
soluciones
novedosas.
Generar y desarrollar Desarrolla nuevas formas de hacer y
nuevas
ideas, tecnologas.
conceptos, mtodos y Busca
nuevas
alternativas
de
soluciones.
solucin y se arriesga a romper
esquemas tradicionales.
Inicia acciones para superar los
obstculos
y
alcanzar
metas
especficas.
NIVEL ASISTENCIAL
COMPETENCIA
DEFINICIN DE
CONDUCTAS ASOCIADAS
LA COMPETENCIA
Manejo de
Informacin
Manejar
respeto
la informaciones
personales
institucionales
que dispone.
Adaptacin
cambio
Enfrentarse
con
flexibilidad
y
versatilidad
a
al
situaciones nuevas
para aceptar los
cambios positiva y
constructivamente.
Disciplina
Relaciones
Interpersonales
Colaboracin
con
las
e
de
Adaptarse a las
polticas
institucionales
y
buscar informacin
de los cambios en
la
autoridad
competente.
Establecer
y
mantener
relaciones
de
trabajo amistosas y
positivas, basadas
en la comunicacin
abierta y fluida y
en el respeto por
los dems.
Cooperar con los
dems con el fin de
alcanzar
los
objetivos
institucionales.
Evade
temas
que
indagan
sobre
informacin confidencial.
Recoge slo informacin imprescindible
para el desarrollo del procedimiento.
Organiza y guarda de forma adecuada la
informacin a su cuidado, teniendo en
cuenta las normas legales y de la
organizacin.
No hace pblica informacin laboral o de las
personas que pueda afectar la organizacin
o las personas.
Es capaz de discernir qu se puede hacer
pblico y qu no.
Transmite informacin oportuna y objetiva.
Acepta y se adapta fcilmente a los
cambios
Responde al cambio con flexibilidad.
Promueve el cambio.
Acepta instrucciones aunque se difiera de

ellas.
Realiza los cometidos y procedimientos del
puesto de trabajo.
Acepta la supervisin constante.
Realiza funciones orientadas a apoyar la
accin
de
otros
miembros
de
la
organizacin.
Escucha con inters a las personas y capta
las preocupaciones, intereses y necesidades
de los dems.
Transmite
eficazmente
las
ideas,
sentimientos e informacin impidiendo con
ello malos entendidos o situaciones
confusas que puedan generar conflictos.
Ayuda al logro de los objetivos articulando

sus actuaciones con los dems.
Cumple los compromisos que adquiere.
Facilita la labor de sus superiores y
compaeros de trabajo.
Nota: Slo se incluyen las competencias comportamentales de los niveles

profesional y asistencial, por cuanto en este modelo se alude a cargos de los
niveles profesional y asistencial.
Artculo 4.El jefe de personal (o quien haga sus veces), entregar a cada
funcionario copia de las funciones y competencias determinadas en el
presente manual para el respectivo empleo en el momento de la posesin,
cuando sea ubicado en otra dependencia que implique cambio de funciones
o cuando mediante la adopcin o modificacin del manual se afecten las
establecidas para los empleos. Los jefes inmediatos respondern por la
orientacin del empleado en el cumplimiento de las mismas.
Artculo 5.Cuando para el desempeo de un empleo se exija una
profesin, arte u oficio debidamente reglamentado, la posesin de grados,
ttulos, licencias, matrculas o autorizaciones previstas en las leyes o en sus
reglamentos, no podrn ser compensados por experiencia u otras calidades,
salvo cuando las mismas leyes as lo establezcan.
Artculo 6.
La
autoridad
competente
(Ministro,
Director
Alcalde...etc) mediante acto administrativo adoptar las modificaciones o

adiciones necesarias para mantener actualizado el manual especfico de
funciones y de competencias laborales y podr establecer las equivalencias
entre estudios y experiencia, en los casos en que se considere necesario.
Artculo 7.El presente (.... acto administrativo) rige a partir de la fecha de
su aprobacin, modifica en lo pertinente (hacer referencia a los actos
administrativos correspondientes)
y dems disposiciones que le sean
contrarias.
COMUNQUESE Y CMPLASE
Dada a los
(Firma la autoridad competente)
ANEXO 23
COMPETENCIAS PARA LA CREACION Y ORGANIZACIN DE CORPORACIONES PBLICAS
ORGANISMOS Y ENTIDADES ORDEN NACIONAL
ENTIDAD
CREACIN
ESTATUTOS
INTERNOS
ESTRUCTURA U
ORGANIZACIN
INTERNA
NOMENCL. Y
CLASIFIC DE
EMPLEOS
PLANTA DE
PERSONAL
(EMPLEADOS
PBLICOS)
REMUNERACIN
(Empleados
pblicos)
FUNCIONES Y
COMPETENCIAS
LABORALES
Presidente de la
Presidente de la
Repblica.
Repblica,
( D.2539 y 2772 de
conforme a la Ley
2005)
(Artculo. 189
numeral 14 C.P.,
Presidente de la
Creacin:Ley de creacin El presidente de la
Dc. 2489 de
Repblica.
Repblica.
(D.
del organismo o entidad.
2006)
(D. 2489 de 2006)
2539 y 2772 de 2005)
Modificacin de la
El presidente de la
Repblica.
( D. 2489 de 2006)
SECTOR CENTRAL
RAMA EJECUTIVA
MINISTERIOS
Congreso de
la Repblica
DEPARTAMENTOS
(Ley a
ADMINISTRATIVOS.
iniciativa del
Gobierno) Art.
150 numeral
UNIDADES ADMINISTRATIVAS
7, 154 C.P.
ESPECIALES SIN PERSONERIA Art. 49 L. 489JURIDICA
98.
SUPERINTENDENCIAS SIN
PERSONERA JURDICA
estructura: Presidente de
la Repblica, con sujecin
a los principios y reglas
El presidente de la
generales que defina la
Repblica.
ley P. art. 189 Numeral
16. Artculo. 54 Ley 489- ( D. 2489 de 2006)
98
Presidente de la
Repblica.
Aprobacin por parte
(D.2539 y 2772 de
del Presidente de la
2005)
Repblica con base
en la propuesta del
Consejo Directivo
Presidente de
El presidente de la (Artculo. 115 Ley 489Repblica.
98)
Repblica.
(
D.2539 y 2772
D. 2489 de 2006)
2005)
Presidente de la
Repblica
(Constitucin Poltica
articulo 150 num. 19 lit.
e - Ley 4-92)
Presidente de la
Repblica
articulo 150 19 lit. e Ley
4-92)
Presidente de la
Repblica
4-92)
de
la
la Presidente
Repblica
(
de articulo 150 19 lit. e Ley
4-92)

ENTIDAD
CREACIN
ESTATUTOS
INTERNOS
ESTRUCTURA U
ORGANIZACIN
INTERNA
Creacin: Presidente de
NOMENCL. Y
CLASIFIC DE
EMPLEOS
PLANTA DE
PERSONAL
(EMPLEADOS
PBLICOS)
FUNCIONES Y
COMPETENCIAS
LABORALES
Aprobacin por Presidente de la
REMUNERACIN
(Empleados
pblicos)
Presidente de la
la Repblica facultado por
SECTOR DESCENTRALIZADO
RAMA EJECUTIVA
ESTABLECIMIENTOS PBLICOS
Ley de creacin.
parte del
Repblica.
Consejo Directivo Modificacin: Propuesta El presidente de la
Repblica.
(D.
(Art. 76, lit d. Ley
por parte del Consejo
2489 de 2006)
489-98)
Presidente de la
(D.2539 y 2772 de
Directivo al Presidente de
UNIDADES ADMINISTRATIVAS
ESPECIALES Y
SUPERINTENDENCIAS CON
PERSONERA JURIDICA
Congreso de
la Repblica (Lit. d.
la Repblica
Repblica con
(Ley a
Artculo. 76 Ley 489-98)
iniciativa del
El presidente de la
base a la
Gobierno) Art.
Repblica. D. 2489
150 numeral
de 2006
7, 154 C.P.
Lo establecido en Modificacin: Propuesta
propuesta del
Art. 49 L. 489la Ley de creacin por parte del Consejo
98.
Concejo Directivo al Presidente de

Repblica
Consejo Directivo
Directivo - ( Ley la
489/98 Art. 82, 76 (Ley 489-98 Arts. 82,lit. d. El presidente de la
76)
Repblica.
(
lit d.-)
D. 2489 de 2006)
(Ley 489-98 Art.
115 )
2005)
Repblica (Constitucin
Poltica articulo 150 19
lit. e Ley 4-92)
Presidente
de
la Presidente de la
Repblica.
(D. RepblicaConstitucin
2539 y 2772 de 2005)
(Poltica articulo 150 19
lit. e Ley 4-92)
Presidente de la Presidente
de
la
Repblica.
(D. 2539 y 2772 de Poltica articulo 150
num.19 lit. e. ,Ley 4-92)
2005)

ENTIDAD
CREACIN
ESTATUTOS
INTERNOS
Junta
Directiva
Ley
100-93,
( D-R. 1876-94,
art. 194
artculo. 11)
EMPRESAS SOCIALES DEL
ESTADO
RAMA EJECUTIVA
EMPRESAS
PBLICOS
OFICIALES
DE
ESTRUCTURA U
ORGANIZACIN
INTERNA
NOMENCL. Y
CLASIFIC DE
EMPLEOS
PLANTA DE
PERSONAL
(EMPLEADOS
PBLICOS)
Generales:
Presidente
Junta Directiva
(D.Junta
Directiva
de
la
Repblica.
El presidente de la R. 1876-94, art. 11
(D.-R. 1876-94, art. 11
(D.2539 y 2772 de 2005)
Repblica.
(D. num.
16
en
num. 16 en concordancia
Especficas:
Junta
2489 de 2006)
concordancia con Ley
con Ley 100-93)
Directiva (D.R. 1876-94,
100-93)
art. 11 num 7
Creadas
o
Aprobacin
por
autorizadas
por
la Repblica, facultado por
parte
del
Ley a iniciativa
la
Ley
de
creacin
del
Gobierno
Junta
Directiva. Modificacin: Propuesta El presidente de la
SERVICIOS
Repblica con base Reblica.
(Constitucin
(Ley 489-98, artculo. por la Junta Directiva al Repblica.
(D.
a la propuesta de (D.2539 y
Poltica, artculo. 90 lit. b)
presidente de la Repblica 2489 de 2006)
las
Juntas 2005)
150 numeral 7 (Ley 192-94, artculo. 17
Directivas ( Ley 489Ley
142-94,
par. 1(Ley 489-98 Art.
98 Art. 115)
artculo. 17.)
90, lit. b )
SOCIEDADES DE ECONOMA
MIXTA (Igual o superior al 90% de
capital del Estado, con tratamiento
de Empresa Industrial y Comercial
del Estado)
EMPRESAS INDUSTRIALES Y
COMERCIALES DEL ESTADO
Junta
Directiva
o
Asamblea
de
accionistas.
(
Ley
489/98, art. 38, par. 1,
Cdigo de Comercio
Art.
464
en
Ley La crea o concordancia con Ley
autoriza
a 489/98 art. 90 lit b.)
iniciativa
del
Gobierno
(
Constitucin
Poltica Arts. 150
numeral 7, 154L. 489/98, art. 49)
REMUNERACIN
(Empleados
pblicos)
FUNCIONES Y
COMPETENCIAS
LABORALES
la
Ley
de
creacin
Modificacin: Propuesta
por la Junta Directiva al
presidente de la Repblica
-Ley 489/98, art. 38, par.
1 ,Ley 489-98 Art. 90, lit.
b)
Aprobacin
por
parte
del
Presidente de la
El presidente de la Repblica con base
a la propuesta de
Repblica.Ley
489/98, art. 38, par. las
Juntas
1, (D.2489 de 2006) Directivas
(Ley
489/98, art. 38, par.
1,
Ley
489/98
artculo. 115)
Junta Directiva.
( la
Ley
de
creacin Presidente
de
Ley 489-98, artculo 90 Modificacin: Propuesta Repblica.
lit. b)
por la Junta Directiva al D. 2489 de 2006)
presidente de la Repblica
(Ley 489-98 Art. 90, lit. b )
Aprobacin
por
parte
del
Presidente de la
la
Repblica con base
(
a la propuesta de
las
Juntas
Directivas
(
Ley
489/98 art. 115)
de
Presidente
de
la
Repblica
(Constitucin
Poltica
4-92)
la Presidente
2772 de
Presidente de la
Repblica.
(Ley
489/98, art. 38, par.
1, (D.2539 y 2772
de 2005))
de
la
Repblica
(Constitucin
Poltica
4-92)
Presidente
de
la
Repblica Constitucin
(Poltica articulo 150 19
lit. e Ley 4-92)
de
la
Reblica.
(D.2539 y 2772 de Poltica art. 150 19 lit. e
Ley 4-92)
2005)

ENTIDAD
CREACIN
ESTATUTOS
INTERNOS
ESTRUCTURA U
ORGANIZACIN
INTERNA
NOMENCL. Y
CLASIFIC DE
EMPLEOS
PLANTA DE
PERSONAL
(EMPLEADOS
PBLICOS)
REMUNERACIN
(Empleados
pblicos)
FUNCIONES Y
COMPETENCIAS
LABORALES
Generales:
ORGANOS JURISDICCIONALES
CONSTITUCIN
POLTICA (ART.
234,
236,239,
246
Y
247.
Ley
270/96 Art.
40,
Ley 497-99)
Sala
administrativa
Presidente
Consejo Superior de la
Repblica.
Judicatura (Ley 270/96,
4-92 )
Art. 85 num. 9)
Constitucin
Poltica
Artculo. 249
Ley. (Constitucin Poltica Presidente

Artculo.
253
y
Ley Repblica
270/96, artculo. 30)
4/92)
de
Poltica,
Sala Administrativa Constitucin
-270/96Superior Ley
la Concejo
Especficos:
Consejo
(Ley de
la
Judicatura
Superior de la Judicatura
(Ley 270-96, Art.
Sala Administrativa (Ley
85)
270/96, artculo 85 num.
9)
RAMA JUDICIAL
Generales
FISCALIA
GENERAL
NACIN
DE
LA
MEDICINA
LEGAL
(Establecimiet
o Pblico)
CONSEJO
SUPERIOR
JUDICATURA
DE
LA
Ley. D-L.
2699-91,
artculo. 158
Constitucin
Poltica Art.
254.
de
Consejo Superior de
la
la
Judicatura
(Ley
(Ley
270/96 Art. 85 num.
9 y 30)
Junta Directiva en lo
no previsto en la Ley
de creacin, previo
Presidente de la
proyecto presentado
Repblica
(Ley
por
el
director
4/92)
General
(D-L
261/00, art. 52 num
5 )
Jun ta Directiva:
Aprueba
la
presentada por el
Director
General
(D-L
261/00, art.
52
num.
8,
53
num. 11)
Consejo Superior de la
Presidente de la Consejo superior
Judicatura Sala
de la Judicatura
Administrativa
(Ley
Repblica
Sala Administrativa
270/96, Art. 85 num.
(Ley 4/92)
(Ley 270/96 Art. 85
7)
num. 7)
Constitucin Poltica y
Ley Especficos: Fiscal
General de la Nacin.
( Ley 270/96, art. 30, D.
261/00, Art. 17 num. 21)
Funciones
Generales:
(D-L
261/00 artculo. 49)
Funciones
y
requisitos
especficos: Junta
Directiva
(D-L.
261/00, artculo. 52
num 11 y 12)
Consejo Superior de
la Judicatura Sala
Administrativa (Ley
270/96, art. 85)
Presidente
de
la
Repblica
(Constitucin
Poltica
artculo 150 num. 19 lit.
e. Ley 4-92)
Presidente de la
Repblica
(Constitucin
Poltica
artculo
150 num. 19 lit. e.
Ley 4-92)
Presidente de la
Repblica
(Constitucin
Poltica
artculo
150 num. 19 lit. e.
Ley 4-92)
Presidente de la
Repblica
(Constitucin
Poltica artculo
150 num. 19 lit. e.
Ley 4-92)

ORGANOS DE CONTROL RAMA LEGISLATIVA
ORGANIZACIN ELECTORAL
ENTIDAD
CONSEJO
ELECTORAL
CREACIN
ESTATUTOS
INTERNOS
ESTRUCTURA U
ORGANIZACIN
INTERNA
NOMENCL. Y
CLASIFIC DE
EMPLEOS
PLANTA DE
PERSONAL
(EMPLEADOS
PBLICOS)
NACIONAL ConstitucinP
olticaArt. 120,
264
Artculo. 120
REGISTRADURA NACIONAL DEL
Constitucin
ESTADO CIVIL
Poltica.
CMARA DE REPRESENTANTES
Constitucin
Poltica,
art.
171 y 176
Ley
(D.L.1010/00)
REMUNERACIN
(Empleados
pblicos)
Generales:
Constitucin
Poltica Art. 264,
265
Presidente de la
Repblica
(Constitucin
Poltica artculo150
Generales: (D. 1011/00 num. 19 lit. e. Ley
Art. 6) Especficos:
4-92)
Registrador Nacional del
Estado Civil ( D.L
1011/00, art. 7)
Ley.
(Constitucin
Poltica Artculo. 150
num. 20) (Ley 5/92,
art. 368, 382)
Ley
(Constitucin
Poltica Artculo
150 num. 20)
(Ley 5/92, art.
387)
Ley
(Constitucin
Poltica
Artculo
150 num. 20) (Ley
5/92, art. 369, 383,
Ley 186/95)
Ley
(Constitucin
Poltica Artculo 150
num. 20) (Ley 5/92,
art. 392)
Presidente
de la
Repblica
(Constitucin
Poltica
art.
150
num. 19 lit. e. Ley
4/92)
Ley
Art.268
num.
9)
(D.L. 267/00)
Ley de acuerdo con

proyecto presentado
por
el
contralor
General
de
la
Repblica.
(Constitucin
Poltica.Art.
268
numeral
9)
(D.L.269/00)
Ley
(Constitucin
Poltica Art. 268
num.10).
(D-L
271/00)
Funciones
y
Requisitos Generales:
Ley
(D-L
269/00,
artculo. 6) Funciones
Especficas: Contralor
General de la Repblica
(D.L. 269/00, art. 7)
Presidente de la
Repblica
(Constitucin
Poltica Art. 150
num. 19 lit. e. Ley
4/92)
SENADO
Art.
267
CONTRALORA GENERAL DE LA
Constitucin
REPBLICA
Poltica
Ley
(D.L 1011/00)
Ley
(D.L. 1012/00,
art. 2)
FUNCIONES Y
COMPETENCIAS
LABORALES

ENTIDAD
CREACIN
Constitucin
Poltica Art.
274
ESTATUTOS
INTERNOS
ESTRUCTURA U
ORGANIZACIN
INTERNA
Ley.
(D-L
272/00)
NOMENCL. Y
CLASIFIC DE
EMPLEOS
Presidente de la
Repblica
( Ley 4/92)
PLANTA DE
PERSONAL
(EMPLEADOS
PBLICOS)
Auditor General
de la Repblica.
(D-L 272, art. 17
num.16)
ORGANOS DE CONTROL
AUDITORA GENERAL DE LA
REPBLICA
PROCURADU
Constitucin
RA GENERAL
Poltica
Art.
DE
LA
275
NACIN
FUNCIONES Y
COMPETENCIAS
LABORALES
Funciones Especficas:
Auditor General de la
Repblica
(D-L
272/00, artculo. 17 num.
14)
Funciones
Generales:Ley ( D-L
272/00)
REMUNERACIN
(Empleados
pblicos)
Presidente de la
Repblica
(Constitucin
Poltica Art. 150
num. 19 lit. e Ley
4/92)
Ley
(Constitucin
Poltica
art.
279)
Funciones
y
Requisitos
Ley
Presidente de la Ley
Generales:
D-L
263/00,
D.
264/00
(Constitucin Poltica Repblica
(Constitucin
y
art. 279)
(D-L (Ley 4/92
-D. Poltica art. 279) Funciones
Requisitos
262/00)
264/00)
(D-L 265/00)
Especficos:
Procurador
General
de la Nacin (D-L
263/00, art. 22)
Presidente de la
Repblica
(Constitucin
Poltica Art. 150
num. 19 lit. e Ley
4/92)
Funciones
y
requisitos
Generales:
Ley.
(D.-L. 263-00 y D.
263/00)
Funciones
y
Requisitos
Especficos:
Procurador
General
de la Nacin (D-L
263/00, art. 22)
Presidente de la
Repblica
(Constitucin
Poltica Art. 150
num. 19 lit. e Ley
4/92)
MINISTERIO
PBLICO
INSTITUTO
DE
ESTUDIOS
DEL
MINISTERIO
Ley.
PBLICO
(Ley
201/95,
(Unidad
art. 22)
Administrativa
Especial
sin
personera
jurdica)
Expedido
por
el
mismo instituto con
aprovacin de el
Procurador
Ley.
General
de
la (Ley 201/95 articulo
Nacin.
(Ley 201/95, art.
23)
Presidente de la
Repblica
(Ley Ley.
4/92
-D. (D.-L. 265/00)
264/00)

ORGANOS DE CONTROL
ENTIDAD
MINISTERIO
PBLICO
CREACIN
ESTATUTOS
INTERNOS
Constitucin
Poltica
Artculo.371
COMISION NACIONAL DEL

SERVICIO CIVIL
Constitucin
Poltica
Artculo.130
PLANTA DE
PERSONAL
(EMPLEADOS
PBLICOS)
FUNCIONES Y
COMPETENCIAS
LABORALES
Adopcin
por
la
Asamblea Corporativa,
previa proposicin del
Consejo Directivo ( Ley
99/93, Art. 25
y 27)
Aprobacin: Ministerio
del Medio Ambiente Ley
99-93, Artculo. 5, 25.
COMISIN NACIONAL DE
TELEVISIN
Constitucin
Poltica
Artculo. 76
REMUNERACIN
(Empleados
pblicos)
Presidente de la
Repblica
(Constitucin
Poltica Art. 150
num. 19 lit. e Ley
4/92)
Presidente de la
Consejo
Directivo Presidente de la Consejo Directivo
Presidente de la
Repblica
(Ley 99-93, Art. 27. Repblica
(Ley 99-93, Art. Reblica.
( (Constitucin Poltica
articulo 150 num. 19 lit.
Lit.g.)
(D. 2502-98)
27. Lit.b.)
D. 861-00)
e - Ley 4-92)
Proyecto:Junta
Consejo
de
Directiva.
Ley
Administracin
Ley,
Estatutos
(Ley 31-92, Art. (Estatutos:
D.
Aprobacin:
(Ley 31-92, Art. 3)
28)
2520/93 art. 41 lit.
Gobierno (Ley 31f.)
92, Art. 26)
Constitucin
Poltica,
Ley,
Estatutos
(Ley 31/92 Art. 3
Poltica Art. 372)
OTROS
BANCO DE LA REPBLICA
NOMENCL. Y
CLASIFIC DE
EMPLEOS
Especficas:Defensor
Ley.
del Pueblo. L.ey 24Defensor del Pueblo. Constitucin
Gobierno
92,Art. 9 num 18.
(Ley 24/92, art. 18 PolticaArt.
283 Nacional (Ley 24Generales:
par.)
(Ley 4/92, art. 92, Art. 19)
20)
art. 282) (Ley 24/92)
Constitucin
DEFENSORA
Poltica
Art.
DEL PUEBLO
118
CORPORACIONES AUTNOMAS
Ley.
REGIONALES
(D. 1768/94)
ESTRUCTURA U
ORGANIZACIN
INTERNA
Comisin
Nacional
Dec.
del Servicio Civil. Ley
2006
909 de 2004
2489
Comisin
de Nacional
Serv.
Civil
909 de 2004
Para
miembrso
de
la
junta
directiva:
Presidente de la
Repblica
(Estatutos:
D.
2520/93, art. 46 lit.
a)
del Dec2539 y 2772 de

Ley 4a de 1992
Ley 2005
Junta
Directiva
Junta Directiva . atravs
de
los Junta
Directiva Junta
Directiva.
(Ley 182-95 Art.12, Estatutos
que (Ley 182/95, Art. (Ley 182/95 Art.12,
lit. g)
lit. c.)
expida. (Ley 182/95 12)
Art. 12 lit. g.)
Junta Directiva . (Ley

182/95 Art.12, lit. g,.
En
cuanto
a
requisitos remite a los
establecidos
para
Rama
Ejecutiva
Sector Central)
Junta Directiva, con

base
en
lo
establecido para los
miembros
de
la
Junta
Directiva
y
dems funcionarios
de l Banco de la
Reblica.
(Ley 182/95 Art.12,
lit. g)
ANEXO 24
COMPETENCIAS PARA LA ORGANIZACIN DE LAS ENTIDADES
RAMA EJECUTIVA DEL PODER PBLICO-NIVEL DEPARTAMENTAL
COMPETENCIAS
ENTIDAD
ESTRUCTURA
ESTATUTOS
ORGANIZACIN
INTERNA
SISTEMA DE
NOMENCLATURA
CLASIFICACION
DE EMPLEOS
Administracin
Departamental,
Secretaria del
Despacho,
Departamentos
Administrativos
Asamblea
Departamental
(CP Art.300
numeral 7)
Entidades
descentralizadas
(Empresas
Industriales y
Comerciales del
Estado,
Sociedades de
Economa Mixta,
Establecimientos
Pblicos,
Empresas de
Servicios
Pblicos
Domiciliarios
Oficiales, etc.)
Contralora
Departamental
Asamblea
Departamental
(CP: Art.300
numeral 7.
Decreto Ley 785

de 2005
Junta o
Concejo
Directivo
con
aprobacin
del
gobernador
(Decreto Ley
1221 de
1986 Art.31
literal b)
Junta o Concejo
Directivo:
(Decreto Ley
1221 de 1986
Art.31 literal c)
Asamblea
Departamental
(CP.Art.272
Inciso 3. Ley
330 de 1996
Art.3) a
iniciativa del
Contralor
Decreto Ley 785

de 2005
Decreto Ley 785

de 2005
PLANTA DE
PERSONAL
Gobernador
(CP. Art.305
numeral 7,
decreto ley
1222 de 1986
Art.94 numeral
9 )
Con sujecin. al
sistema de
nomenclatura y
clasificacin de
empleos.
Decreto 785 de
2005
Junta o
Concejo
Directivo
(Decreto Ley
1221 de 1986
Art.66), con
aprobacin del
Gobierno
Departamental.
Aprobacin por
acuerdo de la
Junta o Consejo
Directivo
(Decreto 1876
Art.11 No. 7,
numeral 6,7)
Asamblea
Departamental
Ley 330 de
1996 Art.3) a
iniciativa del
Contralor
FUNCIONES
Y
REQUISITOS
Funciones
Generales:
Decreto Ley
785 de 2005.
Funciones
Especficas:
Gobernador
(Art.305
numeral 7.
CP Decreto
Ley 1222 de
1986 Art.94
numeral 9)
Requisitos
nicos:
Decreto Ley
785 de 2005
Funciones
Generales:
Decreto Ley
785 de 2005.
Funciones
Especficas:
Representante
Legal (Ley 489
pargrafo 1
del art.2;
pargrafo1 del
art.68: inciso
2 del art.78 y
Art. 92;
Decreto 1876
art. 11
Numeral 7)
Requisitos
nicos:
Decreto Ley
785 de 2005
Funciones
Generales:
Decreto Ley
785 de 2005.
Funciones
Especficas:
Asamblea
Departamental
a iniciativa del
Contralor
Departamental
(Ley 330 de
1996 Art.2
Requisitos
nicos:
Decreto Ley
785 de 2005
REMUNERACIN
Asamblea
Departamental:
Fija escala salarial
(CP Art.300
numeral 7)
Gobernador:
(CP: Art.305
numeral 7.
Decreto ley 1222
de 1986 art.94
numeral 9.)
establece los
grados salariales
para los empleos
de la planta con
sujecin a la
Escala Salarial
Asamblea
Departamental:
(CP Art.300
numeral 7)
La Junta o
Consejo
Directivo: con
aprobacin del
Gobernador , con
sujecin a la
Escala Salarial
Decreto Ley 1221
de 1986 Art.66.
Asamblea
Departamental:
(CP Art.300
numeral 7) y los
grados salariales
para los empleos
de la planta, a
iniciativa del
contralor, con
sujecin a la
Escala Salarial
ANEXO 25
COMPETENCIAS PARA LA ORGANIZACIN DE LAS ENTIDADES RAMA EJECUTIVA DEL PODER PBLICO
NIVEL MUNICIPAL
ENTIDAD
Administracin
municipal,
Secretarias del
Despacho,
Departamentos
Administrativos
Entidades
Descentralizadas
Empresas
Industriales
y
Comerciales del
Estado,
Sociedades
de
Economa Mixta,
Establecimientos
Pblicos,
Empresas
de
Servicios
Pblicos
Domiciliarios
oficiales, etc.
Contralora
Municipal
ESTRUCTURA
ESTATUTOS
ORGANIZACIN
INTERNA
Concejo Municipal (CP: Art.313 numeral 6 y Ley

136 Art. 91 Literal d Numeral
Concejo
Municipal
(C:P. Art.313
numeral 6.) a
iniciativa
del
Alcalde
Municipal
Junta
o
Consejo
Directivo
(Ley
489
Art.
76
literal d y
Art.
90
Literal b)
COMPETENCIAS
SISTEMA DE
NOMENCLATURA
PLANTA DE
CLASIFICACION
PERSONAL
DE EMPLEOS
Alcalde (C.P. Art.
315 numeral 7, Ley
136, 1994 Art. 91,
literal d, numeral 4o
y Art. 93.
Decreto
Reglamentario 1227
Decreto Ley 785 de 2005 Arts. 95-97 y
de 2005
Decreto
1746
de
2006) Con sujecin al
sistema
de
nomenclatura
y
clasificacin
de
empleos Decreto 785
de 2005.
Autoridad
que
determine
sus
estatutos
(Ley
489
Art.
76
Literal f y Art. 90
Literal e)
Decreto Ley 785

de 2005
Autoridades
que
sealen sus actos de
creacin (Decreto Ley
1333
de
1986
Art.290) con sujecin
al
sistema
de
nomenclatura
y
clasificacin
de
empleos.
Decreto
785 de4 2005
Concejo Municipal
(C:P: Art. 272
inciso 3.) Ley
136
de
1994
Decreto Ley 785

de 2005
Concejo
Municipal
(Ley 136 de 1994 Art.
157) a iniciativa de
los Contralores
FUNCIONES Y
REQUISITOS
REMUNERACION
Funciones
Generales.
Decreto Ley 785
de
2005.
Funciones
especficas:
Alcalde
Municipal
(Art.325 numeral
7
C:P)
Requisitos
nicos:
Decreto
Ley 785 de 2005
Concejo
Municipal:
Fija
escalas salariales aplicables
a todas las entidades y
organismos
de
la
administracin municipal (CP
.Art. 313 numeral
6.)
Alcalde Municipal: (CP. Art.
315 numeral 7.) establece
los grados salariales para los
empleos de la planta con
sujecin a la escala salarial
Funciones
Generales.
Decreto Ley 785
de
2005.
Funciones
especficas:
Representante
Legal
(LEY 489
Pargrafo
del
art.2, Pargrafo 1
del art. 68; inciso
2 del art. 78 y
art.92) Requisitos
nicos:
Decreto
Ley 785 de 2005
Funciones
Generales.
Decreto Ley 785
de
2005.
Concejo
Municipal:
Fija
escala salarial (CP .Art. 313
numeral 6.) La autoridad
competente para establecer
la planta de personal :
Establece
los
grados
salariales para los empleos
de la planta con sujecin a
la Escala Salarial.
Concejo
Municipal:
Fija
numeral 6.) y los grados
ENTIDAD
ESTRUCTURA
ESTATUTOS
ORGANIZACIN
INTERNA
Art.32
9.)
Personera
Municipal
COMPETENCIAS
SISTEMA DE
NOMENCLATURA
PLANTA DE
CLASIFICACION
PERSONAL
DE EMPLEOS
numeral
Concejo Municipal
(Ley 136 de 1994
Art. 32 numeral
9).
Decreto Ley 785

de 2005
Concejo
Municipal
(Ley 136 de 1994 Art.
32.9
y
181)
a
iniciativa
del
personero
FUNCIONES Y
REQUISITOS
Funciones
especficas:
Concejo Municipal
a
iniciativa del
Contralor Municipal
(Ley 136 Art. 157
y
32-9)
Requisitos
nicos:
Decreto
Ley 785 de 2005
Funciones
Generales.
Decreto Ley 785
de 2005
Funciones
especficas:
Concejo Municipal
(Ley 136 Art. 131)
.
Requisitos
nicos:
Decreto
Ley 785 de 2005
REMUNERACION
de
la planta
(Ley
136
Art.157) con sujecin a la
Escala Salarial, a iniciativa
del Contralor.
Concejo
Municipal:
Fija
numeral 6.) y los grados
de
la planta
(Ley
136
Art.181) con sujecin a la
Escala Salarial, a iniciativa
del Personero.
GLOSARIO DE TRMINOS.
Con el objeto de contribuir a una pedagoga en la aplicacin de la presente
gua se incluye a continuacin el glosario de los trminos utilizados:
COMPETENCIAS:
Las competencias laborales se definen como la capacidad de una persona
para desempear, en diferentes contextos y con base en los requerimientos
de calidad y resultados esperados en el sector pblico, las funciones
inherentes a un empleo; capacidad que est determinada por los
conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que
debe poseer y demostrar el empleado pblico.
COMPETENCIAS FUNCIONALES:
Capacidades que se identifican a partir de un anlisis del propsito principal
del empleo y su desagregacin progresiva, con el objeto de establecer las
contribuciones individuales del empleo, los conocimientos bsicos, los
contextos en los que se debern demostrar las contribuciones individuales y
las evidencias requeridas que demuestren las competencias laborales.
COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES:
Conjunto de caractersticas de la conducta que se exigen como estndares
bsicos para el desempeo del empleo, atendiendo a la motivacin, las
aptitudes, las actitudes, las habilidades y los rasgos de personalidad.
CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES:
Es el conjunto de productos o resultados laborales que permiten medir o
especificar lo esperado, en trminos de resultados observables como
consecuencia de la realizacin del trabajo. Describen en forma detallada lo
que el empleado respectivo, ejerciendo un determinado empleo, tiene que
lograr y demostrar para comprobar que es competente e idneo.
EVIDENCIAS REQUERIDAS:
Es el conjunto de hechos o indicaciones precisas referidas a los productos,
los servicios, el desempeo o el conocimiento, que permiten comprobar o
demostrar por parte de un empleado que alcanza las contribuciones
individuales dentro de los estndares esperados y definidos para el efecto.
CONOCIMIENTOS BSICOS O ESENCIALES:
Los conocimientos bsicos o esenciales comprenden el conjunto de teoras,
principios, normas, tcnicas, conceptos y dems aspectos del saber que
debe poseer y comprender quien est llamado al desempeo del empleo,
para alcanzar las contribuciones individuales.
PROPSITO PRINCIPAL DEL EMPLEO:

La identificacin de la misin crtica que explica la necesidad de existencia
del empleo o razn de ser dentro de la estructura de procesos y misin
encomendados al rea a la cual pertenece.
ACTITUDES:
Es la disposicin de actuar, sentir y pensar en torno a una realidad particular
y concreta. Entre ellas pueden considerarse: entusiasmo, positivismo,
optimismo, persistencia, flexibilidad y bsqueda de la excelencia, entre
otras.
VALORES:
Corresponden a los principios de conducta, entre ellos se cuentan la tica,
responsabilidad, lealtad, sentido de pertenencia, adhesin a normas y
polticas y orientacin al servicio, entre otros
APTITUDES Y HABILIDADES:
Caracterstica biolgica o aprendida que permite a una persona hacer algo
mental o fsico. Laboralmente es la capacidad y potencialidad de la persona
para llevar a cabo un determinado tipo de actividad.
BIBLIOGRAFA
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, Gua para la Medicin de
Cargas de Trabajo en el sector pblico, Bogot, Marzo de 2002.
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, Gua para la
Racionalizacin de Trmites, Procesos y Procedimientos, Bogot, Febrero de
2002.
Etkin Jorge, Poltica Gobierno y Gerencia de las Organizaciones, Editorial
Prentice Hall, Buenos Aires, 2000.
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Estructura
Cross Michael, Estructura Empresarial, Legis Editores, Bogot, 1991.

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GUIA DE MODERNIZACIN

DIRECCIN DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

MODERNIZACIN INSTITUCIONAL EN LOS ORGANISMOS Y

Elizabeth Rodrguez Taylor

4. ANLISIS FINANCIERO ............................................................................... 19

5.5 Productos y/o Servicios ............................................................................. 29

ANEXO 19 ............................................................................ 172

MODERNIZACIN INSTITUCIONAL EN LOS ORGANISMOS Y

Los organismos y entidades de la administracin pblica nacional y

La organizacin que se adopte se sujetar a la finalidad, objeto y

el logro de los objetivos institucionales, al desarrollo de sus funciones y al

Garantizar que exista la debida armona, coherencia y articulacin entre

Establecer organizaciones flexibles que se adapten al entorno poltico,

Evitar la duplicidad de funciones al interior de las instituciones y de stas

Suprimir o fusionar los empleos que no se requieran para la prestacin

en la toma de decisiones relacionadas con el direccionamiento de la

Gua por el Departamento Administrativo, entre las cuales podemos

Partiendo del anlisis del sector administrativo en el que se encuentra

6. El Ministerio o el Departamento Administrativo al cual estarn adscritos o

materia de empleo pblico y gerencia pblica, y que afecten las actividades

la fuerza laboral, la crisis de valores, la cultura organizacional y la

Por disposicin general, es pertinente tener en cuenta los siguientes

Cuando se trate de entidades u organismos del orden nacional, para

Para el caso de las entidades u organismos del orden territorial, en

cubrir, por todo concepto, los gastos de personal, salvo que el

Misin: Lideramos la modernizacin y el mejoramiento continuo de las

5.2 Identificacin y Anlisis de las Funciones Generales.

programas y proyectos y regulacin econmica en materia de transporte,

Interpretar la voluntad soberana de sus habitantes y en el marco de

perjuicio de las intervenciones que para efecto de su explotacin,

Ejemplo de Visin en el Orden Territorial:

Queja del usuario

Una vez identificados los procesos actuales, la entidad deber analizarlos,

Eliminar errores, defectos, etc.

Metodologas para la Revisin y Anlisis de Procesos

Para el desarrollo de esta revisin y anlisis, existen varias tcnicas; una de

Las instituciones que necesiten obtener ms informacin sobre trmites,

Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, la cual puede ser

Si estos corresponden a los objetivos y funciones de la institucin.

El comportamiento de la demanda y cobertura de cada servicio y

Los medios de divulgacin e informacin de los productos y/o servicios.

La oportunidad de entrega de los productos y/o servicios.

Las quejas, reclamos y sugerencias respecto a la prestacin de los

El nivel de investigacin, desarrollo y avance tecnolgico de los productos

El equipo de trabajo debe identificar y recomendar los servicios o productos

de proyectos o estudios especiales que

no pueden ser desarrollados con

5.6 Usuarios o Clientes

Quienes son los clientes o usuarios actuales y potenciales para cada

La existencia de un sistema de informacin organizado o base de datos

La frecuencia de obtencin de informacin sobre los usuarios y clientes y

La ubicacin de los clientes.

Los mtodos utilizados para medir la satisfaccin de los clientes,

Evaluar la efectividad del servicio de atencin al cliente.

Analizar el grado de satisfaccin de los clientes internos y externos a

Anlisis de Procesos Misionales con la Metodologa de Opciones Prioritarias

Anlisis de Funciones Generales con la Metodologa de Opciones Prioritarias

5.7 Evaluacin de la Prestacin de servicios.

Se trata de comparar los logros de la entidad en la provisin de

Muchos estudiosos de las organizaciones consideran que existen cambios en

Se disea en organizaciones que necesitan respuestas a los cambios

Facilita la utilizacin racional del personal de las diferentes reas, a travs

Estimula la interaccin constante entre los miembros del proyecto y la

Hace posible a la alta gerencia delegar la toma de decisiones, con lo cual