PROTOTIPOS

TIPOS DE INFORMACION BUSCADA

La elaboracin de prototipos de un sistema de informacin es una
tcnica valiosa para la recopilacin rpida de informacin especifica
acerca de los requerimientos de informacin de los usuarios.
Existen cuatro enfoques bsicos para la elaboracin de prototipos.
Donde se subraya la importancia como tcnica para la recopilacin de
informacin.
Cuando se usa elaboracin de prototipos, el analista de sistemas est
buscando las reacciones iniciales de los usuarios y de la administracin
hacia el prototipo, sugerencias de los usuarios sobre cambios o limpieza
del sistema para el que se construye un prototipo, posibles innovaciones
y planes de revisin que detallan qu partes del sistema necesitan
realizarse primero, o para qu sucursales de una organizacin hay que
hacer un prototipo.
Reacciones iniciales del usuario
Como analista de sistemas que presenta un prototipo del sistema de
informacin, usted estar muy interesado en las reacciones de los
usuarios y la administracin ante el prototipo.
Usted querr saber a detalle la manera en que reaccionan al trabajar
con el prototipo, y qu tan buen ajuste hay entre sus necesidades y las
caractersticas del prototipo del sistema.
Las reacciones son recopiladas por medio de observaciones, entrevistas
y formas de retroalimentacin (posiblemente cuestionarios) diseadas
para recoger la opinin de cada persona acerca del prototipo cuando
interacta con l.
Por medio de tales reacciones de usuario, el analista descubre muchas
perspectivas en el prototipo, incluyendo si parece ser que a los usuarios
les agrada el sistema y si habr dificultades para la venta o
implementacin del sistema.
Sugerencias del usuario
Las sugerencias son el producto de la interaccin de los usuarios con el
prototipo, as como sus reacciones sobre esa interaccin. Las
sugerencias obtenidas de los usuarios deben apuntar al analista hacia

formas de refinacin, cambio o limpieza del prototipo para que se

ajusten mejor a las necesidades de los usuarios.

Innovaciones
Las innovaciones para el prototipo (que, de ser satisfactorias, sern
parte del sistema terminado) son parte de la informacin buscada por el
equipo de anlisis de sistemas. Las innovaciones son capacidades
nuevas del sistema que no haban sido pensadas antes de la interaccin
con el prototipo.
Van ms all de las caractersticas prototpicas actuales aadiendo algo
nuevo e innovador.
Planes de revisin
Los prototipos son una visin preliminar del sistema futuro. Los planes
de revisin ayudan a identificar prioridades para los que se debe
construir un prototipo.
En situaciones donde estn involucradas muchas ramas de la
organizacin, los planes de revisin ayudan a determinar para cuales
hay que construir un prototipo primero.
La informacin recolectada en la fase de hechura del prototipo permite
al analista asignar prioridades y redirigir los planes sin realizar gastos
con un mnimo de ruptura. Debido a esto, la elaboracin de prototipos y
la planeacin van mano a mano.
ENFOQUES A LOS PROTOTIPOS
Tipos de prototipos
La palabra prototipo es usada en muchas formas diferentes. Veremos
como puede ser aplicada tilmente cada una de las varias concepciones
de la elaboracin de prototipos en una situacin particular.
PROTOTIPO PARCHADO.
El primer tipo en la elaboracin de prototipos tiene que ver con la
construccin de un sistema que trabaja, pero que est parchado.

Un ejemplo de un prototipo en sistemas de informacin es un modelo

operable que tiene todas las caractersticas necesarias, pero que es
ineficiente. En este caso los usuarios pueden interactuar con el sistema,
acostumbrndose a la interfaz y a los tipos de salida disponibles.
Sin embargo, la recuperacin de almacenamiento de informacin puede
ser ineficiente, debido a que los programas fueron escritos a la carrera
con el objetivo de ser funcionales en vez de eficientes.
Otro ejemplo de un prototipo parchado es un sistema de informacin que
tiene todas las caractersticas propuestas pero es realmente un modelo
bsico que eventualmente ser mejorado.
PROT0TIPO NO OPERACIONAL.
La segunda concepcin de un prototipo es la de un modelo a escala no
funcional para objeto de probar determinados aspectos del diseo.
Un modelo a escala no funcional de un sistema de informacin puede
ser hecho cuando la codificacin requerida por las aplicaciones es muy
amplia para hacerse el prototipo y, sin embargo, se puede obtener una
idea til del sistema por medio de la elaboracin de prototipos de la
entrada y la salida solamente. En este caso, el procesamiento, debido al
costo y tiempo excesivo, podra no ser realizado. Sin embargo, todava
Se pueden tomar algunas decisiones sobre la utilidad del sistema con
base en la entrada y salida ya en prototipo.
PR0TOTIPO PRIMERO DE UNA SERIE.
Una tercera concepcin de la elaboracin de prototipos involucra la
creacin de un primer modelo a escala completa de un sistema, llamado
a veces un piloto.
Este tipo de prototipo es til cuando se tienen planeadas muchas
instalaciones del mismo sistema de informacin. El modelo funcional a
escala completa permite la interaccin realista con el nuevo sistema,
pero minimiza el costo de superar cualquier problema que presente.
Por ejemplo, cuando una cadena de dulceras al menudeo pretende usar
el mismo sistema computarizado para revisar los envos de los
vendedores en varios lugares de venta, un modelo a escala completa
puede ser instalado en una tienda para trabajarlo y encontrar cualquier
problema antes de quo sea implementado en todas las dems.

PROTOTIPO DE CARACTERISTICAS SELECCIONADAS.

Una cuarta concepcin de la elaboracin de prototipos se refiere a la
construccin de un modelo operacional que incluye algunas, pero no
todas, de las caractersticas qu tendr el sistema final.
Cuando se elaboran prototipos de sistemas de informacin en esta
forma, son incluidas algunas, pero no todas, las caractersticas
esenciales. Por ejemplo, un men de sistema puede aparecer en la
pantalla listando seis caractersticas:
aadir un registro, actualizar un registro, borrar un registro, buscar un
registro por medio de una palabra clave, listar un registro o revisar un
registro.
Sin embargo, en el sistema del prototipo pueden estar disponibles solo
tres de las seis, para que el usuario pueda aadir un registro
(caracterstica uno), borrar un registro (caracterstica 3) y listar un
registro (caracterstica 5)
Cuando se construye este tipo de prototipo, el sistema se va
construyendo por mdulos, de modo que si las caractersticas reciben
una evaluacin satisfactoria stas puedan incorporarse en el sistema
final, mucho ms grande sin tener que hacer un trabajo inmenso en
interfaces. Los prototipos hechos de esta forma son parte del sistema
actual. No son simplemente una maqueta, tal como lo considero
anteriormente la primera definicin de Prototipo.
DESARROLLO DE UN PROTOTIPO
La elaboracin de prototipos ser tomada de la ltima definicin que fue
tratada, esto es, un prototipo de caractersticas seleccionadas que
incluir algunas, pero no todas, las caractersticas y que, si es
satisfactorio, eventualmente ser parte del sistema final ms grande
entregado.
Cuando haya que decidir si hay que incluir la elaboracin de prototipos
corno parte del ciclo de vida de desarrollo de sistemas, el analista de
sistemas necesita considerar cul tipo de problema est siendo resuelto
y en qu forma el sistema presenta la solucin.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS
Desventajas de los prototipos.
Como pasa con cualquier tcnica de recopilacin de informacin, hay
varias desventajas en la elaboracin de prototipos.

1. La primera es que bastante difcil el manejar un prototipo como un

proyecto dentro de un sistema ms grande.
2. La segunda desventaja es que los usuarios y analistas pueden
adoptar al prototipo como un sistema completo y esto es,
inadecuado ya que nunca se pretendi que sirviera como un
sistema terminado.
Manejo del proyecto.
Aunque puedan ser necesarias varias iteraciones del prototipo, la
extensin del prototipo indefinidamente tambin crea problemas.
Es importante que el equipo de anlisis de sistemas imagine y
luego lleve a cabo un plan de relacin de cmo ser recolectada,
analizada e interpretada la retroalimentacin sobre el prototipo.

Se debe poner periodos especficos durante los cuales usted y los

tomadores de decisiones de la administracin usarn la
retroalimentacin para evaluar qu tan bien se desempea el
prototipo.

Aunque el prototipo sea apreciado por su naturaleza evolucionaria,

no se puede permitir que el prototipo sobrepase otras fases en el
ciclo del desarrollo de sistemas.

Se debe tomar en cuenta que las modificaciones al prototipo

deben ser manejadas con una calendarizacin apretada de
solamente un da o dos entre cada iteracin sucesiva.

Adopcin de un sistema incompleto como si estuviera completo.

La segunda desventaja de la elaboracin de prototipos es que si un
sistema es muy necesario y es bienvenido rpidamente, puede ser
aceptado el prototipo en su estado sin terminar y presionado para que
sea puesto en servicio sin los refinamientos necesarios.
Aunque aparentemente esto pareciera ser una manera atractiva de
acortar el esfuerzo de desarrollo, va en contra del negocio y del
personal.
Los usuarios desarrollarn patrones de interacci6n con el prototipo de
sistema que no son compatibles con lo que de hecho sucede con el
sistema completo.

Adems, un prototipo no realizar todas las funciones necesarias y,

cuando se den cuenta de las deficiencias, se puede desarrollar un
rechazo del usuario si es que el prototipo ha sido errneamente
adoptado e integrado en el negocio como si fuera un sistema completo.
Ventajas de los prototipos
La elaboracin de prototipos no es necesaria o adecuada en todo
proyecto de sistemas. Sin embargo, tambin se deben considerar las
ventajas cuando se decida si se hace el prototipo.
Las tres ventajas principales de la elaboracin de prototipos son:
1. La posibilidad de cambiar el sistema en etapas tempranas de su
desarrollo.
2. La oportunidad para detener el desarrollo de un sistema que no es
funcional.
3. La posibilidad de desarrollar un sistema que ataca ms
adecuadamente las necesidades y expectativas de los usuarios.
Estas tres ventajas estn interrelacionadas.
Cambio de un sistema en etapas tempranas de su desarrollo.
La elaboracin de prototipos satisfactoria depende de la
retroalimentacin temprana y frecuente de los usuarios para que ayuden
a modificar el sistema y hagan que tenga una respuesta ms gil a las
necesidades actuales. Tal como sucede con cualquier esfuerzo de
sistemas, los cambios tempranos son menos caros que los cambios
hechos posteriormente en el desarrollo del proyecto.
Debido a que el prototipo puede ser cambiado muchas veces, y debido a
que la flexibilidad y adaptacin son la parte medular de la elaboracin
de prototipos, el uso de la retroalimentacin para cambiar el sistema es
frecuentemente tomada. La retroalimentacin ayudar a decirle si los
cambios estn garantizados en la entrada, el procesamiento o la salida,
o si los tres necesitan ajuste.
Cuando se cambia un prototipo los analistas no necesitan preocuparse
acerca de gastar muchas horas-hombre de sus esfuerzos y las de los
programadores que han desarrollado un sistema completo, slo para
darse cuenta que necesita modificacin. Aunque el prototipo representa
una inversin de tiempo y dinero, es siempre considerablemente menos
caro que un sistema completo. De manera similar, los problemas del
sistema y olvidos son ms fciles de trazar y detectar en un prototipo

con caractersticas limitadas, e interfaces limitadas que como sucede en

un sistema complejo.
Desechado de sistemas indeseables.
Una segunda ventaja del uso de prototipos como una tcnica para la
recopilacin de informacin es la posibilidad de desechar un sistema que
no es lo que los usuarios y analistas esperaban. Nuevamente, viene al
caso el tema del tiempo y el dinero gastado. Un prototipo representa
mucho menos inversin que un sistema completamente desarrollado.
La eliminacin permanente del uso del sistema prototipo se hace cuando
ha llegado a ser evidente que el sistema no es til y no satisface los
requerimientos de informacin (y otros objetivos) que haban sido
puestos. Aunque desechar el prototipo es una decisin difcil de tomar,
es muchsimo mejor que poner cantidades de tiempo y dinero cada vez
ms grandes en un proyecto que es realmente no funcional.
Diseo de un sistema para las necesidades y expectativas de los
usuarios.
Una tercera ventaja de la elaboracin de prototipos es que el sistema
que est siendo desarrollado debe ajustarse mejor a las necesidades y
expectativas de los usuarios. Muchos estudios de sistemas de
informacin fallidos acusan al largo intervalo entre la determinacin de
requerimientos y la presentacin del sistema terminado, precisamente
debido a que es comn que los analistas de sistemas desarrollen
sistemas mientras estn separados de los usuarios durante este periodo.
Es una mejor prctica interactuar con los usuarios a lo largo del ciclo de
vida de desarrollo de sistemas. Si el equipo compromete a los nuevos
usuarios a involucrarse en todas las fases del proyecto, el prototipo
puede ser usado como una herramienta interactiva que da forma al
sistema final para que refleje precisamente los requerimientos de los
usuarios.
Los usuarios que se apropian tempranamente del sistema de
informacin trabajan ms fuerte para lograr su xito. Una manera de
alentar el soporte temprano de los usuarios es involucrarlos activamente
en la elaboracin de prototipos.
PAPEL DEL USUARIO EN LOS PROTOTIPOS
El papel de los usuarios en la elaboracin de prototipos puede ser
resumido en dos palabras:

Involucramiento honesto. Si no queda involucrado el usuario hay

pocas razones para hacer prototipos. Los comportamientos
precisos necesarios para la interaccin con el prototipo pueden
variar, pero est claro que el usuario es un punto bsico para el
proceso de la elaboraci6n de ste. Al darse cuenta de la
importancia del usuario para el xito del proceso, el equipo de
anlisis de sistemas debe motivar y dar buena acogida a los
comentarios recibidos y resguardarse contra su propia resistencia
natural a cambiar el prototipo.

Interaccin con el prototipo.

Hay tres formas principales en que un usuario puede ser de ayuda en la
elaboracin del prototipo:
1.
2.
3.

Experimentando con el prototipo.

Reaccionar abiertamente ante el prototipo.
Sugiriendo adiciones y/o eliminaciones del prototipo.

Todo lo anterior se aplica para la interaccin inicial y sucesiva de los

usuarios con el prototipo.

1. Experimentacin con el prototipo.

Los usuarios deben tener libertad para experimentar con el prototipo. A,
diferencia de una simple lista de caractersticas del sistema, el prototipo
permite a los usuarios la realidad de la interacci6n real.
Se necesita motivar a los usuarios para que experimenten con el
prototipo. El sistema final ser entregado con documentacin que
indique la manera en que debe ser usado el sistema y esto, de hecho,
restringe la experimentacin. Pero en la etapa de prototipo el usuario
est liberado de casi todas, a excepcin de las instrucciones mnimas,
sobre la manera de usar el sistema. Cuando ste es el caso, la
experimentacin debe ser necesaria para hacer que funcione el
prototipo.
Los analistas necesitan estar presentes al menos parte del tiempo en
que- sucede la experimentacin. Pueden observar las interacciones de
los usuarios con el sistema y estn expuestos a ver interacciones que
nunca planearon.
Una forma para observar la experimentacin de los usuarios con el
prototipo es registrar las reacciones

Forma de evaluacin
del prototipo
Nombre del
observador

Fecha:

Nombre de sistema o
proyecto

Compaa o
ubicacin

Nombre o numero del

programa

Versin
Usuario 1

Usuario
2

Usuario
3

Usuario 4

Nombre del usuario

Periodo observado
Reacciones del
usuario
Sugerencias del
usuario
Innovaciones
Planes de revisin
Algunas de las variables que se deben observar incluyen las reacciones
del usuario ante el prototipo, sus sugerencias para cambiar o expandir el
prototipo, sus innovaciones para el uso del sistema en formas
completamente nuevas y cualquier plan de revisin del prototipo que
ayude para la asignacin de prioridades.
Cuando se revisa el prototipo los analistas deben circular sus
observaciones registradas entre los miembros del equipo para que todos
estn completamente informados.
2. Reaccionar abiertamente ante el prototipo.
Otro aspecto del papel de los usuarios en la elaboracin de prototipos
requiere que reaccionen abiertamente ante el prototipo.
Desafortunadamente, esto no es algo que suceda bajo pedido. En vez
de ello, el hacer que los usuarios se sientan lo suficientemente seguros
para dar una reaccin abierta es parte de la relacin entre los analistas y
usuarios que el equipo tiene que construir.
Adicionalmente, si los usuarios se sienten temerosos de hacer
comentarios, o criticar lo que puede ser un proyecto consentido de

superiores o iguales dentro de la organizacin, es poco probable que se

den reacciones abiertas ante el prototipo.
Una forma para aislarlos de influencias organizacionales no deseadas es
proporcionar un periodo privado (relativamente sin supervisar) para que
los usuarios interacten respondan al prototipo.
3. Sugerencia de cambios al prototipo.
Un tercer aspecto del papel de los usuarios en la elaboracin de
prototipos es sugerir adiciones y/o eliminaciones a las caractersticas
que se estn probando. El papel del analista es deducir tales
sugerencias, asegurando a los usuarios que la retroalimentacin que
proporciona es tomada en serio, observando a los usuarios mientras
interactan y realizando entrevistas cortas y especficas con los usuarios
en relacin con su experiencia con el prototipo.
Aunque se les pedir a los usuarios que proporcionen sugerencias e
innovaciones para el prototipo, es, a final de cuentas, responsabilidad
del analista valorarlas y traducirlas a cambios funcionales cuando sea
necesario. Se debe motivar a los usuarios para que aporten ideas
acerca de posibilidades y que se les recuerde que lo que aporten
durante la fase de prototipo ayudar a determinar si se conserva,
desecha o modifica un sistema.
En otras palabras, los usuarios nunca deben estar resignados a aceptar
algo menos de lo que desean en la etapa del prototipo. El analista de
sistemas debe recordar que hay que enfatizar ante los usuarios y la
administracin que cuando se est elaborando el prototipo es el
momento ms adecuado para hacer cambios al sistema.
Para facilitar el proceso de elaboracin de prototipo el analista debe
comunicar claramente los objetivos de la elaboracin de prototipos a los
usuarios, junto con la idea de que la elaboracin de prototipos es valiosa
solamente cuando los usuarios estn involucrados en forma significativa.