Curso Co Sap

Curso Controlling SAP
Agosto 2013
OBJETIVO DEL CURSO
Lograr una visin general de los principales

conceptos y procesos que se administran en la
empresa, mediante el modulo Controlling de SAP
SAP R/3 Controlling

Metodologa del Curso
OBJETIVO SUB-MODULO
CONCEPTOS PRINCIPALES
DATOS MAESTROS
PROCESOS
REPORTES

Agenda
Conceptos generales
Unidades organizativas de Controlling
Componentes de Contabilidad de Gestin
Contabilidad de Centros de Costos

Objetivo
Datos maestros
- Centros de costo
- Clases de costo
- Clases de actividad / Valores estadsticos
- Funciones globales de los datos maestros
- Contabilizaciones por eventos: contabilizaciones de referencia, Herramientas de imputacin, Contabilizaciones
de correccin
Procesos
- Contabilizaciones por eventos: contabilizaciones de referencia, Herramientas de imputacin,
Contabilizaciones de correccin
- Cierre del perodo : Periodificacin , Ingreso de Valores estadsticos , Traspaso peridico , Imputaciones
de costos
- Ventajas incorporadas por New GL
- Bloqueo de perodos
Reportes
4

Introduccion
Al finalizar estos contenidos usted podr:
. Identificar las unidades organizativas que soportan la gestin en SAP y
especialmente aquellas que gestionan gastos generales
. Describir y actualizar los datos maestros de la contabilidad de centros
de costo y conocer las funciones globales para datos maestros.
. Conocer las herramientas para analizar la informacin de centros de
costo mediante informes
. Identificar fuentes de contabilizacin de centros de costo y los
conceptos generales de procesamientos de transacciones

Introduccion
SAP R/3 tiene una estructura modular integrada. Sobre una base de funciones genricas
aplicables a todo el sistema, se inserta cada modulo con un objetivo especifico:
FI
SD
MM
CO
PP
R/3
AM
QM
Basis
System
PS
WF
PM
HR
IS
Una premisa importante de SAP es la siguiente: cada mdulo hace aquello para lo que fue
diseado y nada ms. El objetivo de CO es permitir preparar y analizar los informes para uso
interno de los integrantes de la compaa. En funcin de ello trabaja orientado primordialmente
a Centros de costos y Centros de Beneficios y no tiene en cuenta las cuentas de mayor
patrimoniales, sino nicamente las cuentas de resultado.
6

Introduccion
Contabilidad Financiera (FI)

Objetivo:
La gestin automtica e integrada de las cuentas por pagar, cuentas por cobrar y
contabilidad general basada en un plan de cuentas definido por el usuario.
Funcionalidades claves:
Gestin de la estrategia empresarial, el anlisis de negocios, la contabilidad general, las
operaciones financieras, los servicios corporativos y financieros.
Las funcionalidades relacionadas incluyen: gestin estratgica de la empresa y gestin del
rendimiento empresarial, cierre y la preparacin de los estados financieros, la gestin de la
cadena de suministro financiero, la presentacin de facturas y pagos electrnicos, la
gestin de tesorera y finanzas corporativas, gestin de viajes, gestin inmobiliaria.
Este mdulo se subdivide en los siguientes submdulos:
Cuentas por cobrar (AR)
Cuentas por Pagar (AP)

Contabilidad de activos fijos (AA)
Tesoreria (TR)
Contabilidad General Contabilidad (GL)
Cierre , Consolidacin y Reporting
FI

Introduccion
Controlling (CO)
Objetivo:
Gestionar y reportar los gastos, costos y flujos de ingresos de la empresa. El modulo
Controlling incluye todas las funciones necesarias para llevar adelante la contabilidad de
costos e ingresos.
La Contabilidad de Gestin realiza una evaluacin de las relaciones y actividades internas
de la empresa, y - segn el mtodo de anlisis de rentabilidad utilizado - las ventas o
cambios en el inventario (contabilidad basada en costos).
Funcionalidades claves:
Comprende todas las actividades necesarias para el mantenimiento de centros de costos,
elementos de costos, centros de beneficio y las rdenes internas, as como todas las
actividades relacionadas con la imputacin y distribucin de gastos y costos.
Se subdivide en los siguientes submdulos:
Controlling de gastos Generales (CCA y OPA)
Controlling de Costos de productos (PC)
Anlisis de Rentabilidad (PA)
Cierre, Consolidacin y Reporting
CO
8

Unidades Organizativas
Unidades organizativas
CO
PA
Sociedad PA
Cuenta
Cuenta de
de resultados
resultados
CO
PC
Controlling
Controlling de
de gastos
gastos generales
generales
Controlling
Controlling de
de
costes
producto
costes producto
Sociedad CO
CO
CEL
Contabilidad
Contabilidad de
de clases
clases de
de coste
coste
Gestin
FI Gestin
financiera
financiera
HR
Recursos
humanos
ECPCA
Contab. centros beneficio
CO
OM
Objeto PA
Sociedad
MM
Gestin
Gestin de
de
materiales
materiales
PP
Fabricacin
Centro
Fabricacin
I+D
I+D
SD
SAP AG 1999

La sociedad PA es el nivel superior de informes para el controlling de rentabilidad, marketing y ventas,

adems de tratarse de la unidad organizativa central de Cuenta de resultados (CO-PA) que se utiliza
para segmentar y estructurar el mercado.
Las sociedades CO estructuran las operaciones contables internas de una empresa dentro del
Controlling. Representan unidades cerradas que sirven para calcular los costos. Todas las
imputaciones internas estn exclusivamente relacionadas con los objetos que pertenecen a la misma
sociedad CO.
Las sociedades FI son unidades contables independientes dentro de FI. Representan las unidades
organizativas ms pequeas en las que puede configurarse un grupo de cuentas a efectos de la
realizacin de informes externos. Los informes externos abarcan la introduccin de todas las
operaciones relevantes de la empresa y la creacin de los documentos necesarios para los informes
financieros, como el balance y la cuenta de prdidas y ganancias.
La divisin es una unidad organizativa de Gestin financiera que representa un nivel concreto de
operaciones y un rea de gestin dentro de la empresa. Las operaciones de Gestin financiera pueden
asignarse a una divisin determinada. En Gestin financiera, pueden crearse los balances internos, y
las cuentas de prdidas y ganancias, de acuerdo con las divisiones concretas existentes.
El centro es una unidad organizativa de Logstica. Se utiliza para subdividir una empresa en funcin de
criterios como fabricacin, aprovisionamiento, mantenimiento de centro y planificacin de materiales.
Los centros se usan en Gestin de materiales, Logstica y Planificacin y control de la produccin. En
un centro se fabrican materiales o mercancas, o se suministran servicios.
10

Asignacion de unidades Organizativas
11

Asignacin individual (1 : 1)
Tenemos una estructura en la que las vistas de Gestin financiera y de costos
son idnticas y la sociedad CO es la misma que la sociedad.
Se pueden utilizar tres monedas en Controlling para realizar valoraciones en
el sistema de informacin:
Moneda de la sociedad CO
Si se utiliza una asignacin individual (1 : 1) (es decir, si la sociedad
CO y las sociedades son idnticas), tanto la sociedad CO como la
sociedad deben tener la misma moneda. La sociedad CO se gestiona
en su propia moneda.
Moneda del objeto
Se asigna una moneda del objeto para cada objeto de imputacin en
Contabilidad interna. Al utilizar una asignacin individual (1 : 1), se
puede asignar una moneda del objeto distinta de la de la sociedad CO
o sociedad para el objeto de imputacin.
Moneda de transaccin
Se trata de la moneda en la que se contabiliza un documento en
Contabilidad interna.
Se debe utilizar el mismo plan de cuentas en la Sociedad CO y en la
sociedad FI asignada.
Aunque las variantes de ejercicio de la sociedad y de la sociedad CO pueden
tener un nmero de perodos especiales distintos, su nmero de perodos
contables debe ser el mismo.
Adems, los lmites de perodo de las variantes de ejercicio deben ser
idnticos. Puede utilizar perodos especiales en Gestin financiera para
corregir las contabilizaciones del cierre de ejercicio o realizar
revalorizaciones.
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Asignacin mltiple (1 : n)
Se puede realizar una contabilidad de costos multisociedad asignando

mltiples sociedades FI a una sociedad CO. En Controllling es posible asignar
costos a varias sociedades. Si ste es el caso, es posible que deba realizar
contabilizaciones de reconciliacin con el ledger de reconciliacin.
Existen tres monedas disponibles para las evaluaciones:
Moneda de la sociedad CO
En la contabilidad de costos multisociedad, la sociedad y las sociedades CO
pueden tener monedas diferentes. Se puede definir una moneda de sociedad
CO idntica a una de las monedas de sociedad. Tambin puede utilizar una
moneda adicional diferente de todas las demas.
Moneda de objeto
En la contabilidad de costos multisociedad, solamente se puede seleccionar
una moneda de objeto si todas las sociedades asignadas tienen la misma
moneda que la moneda de sociedad CO. De lo contrario, la moneda del
objeto de imputacin ser automticamente la moneda de sociedad.
Moneda de transaccin
Se trata de la moneda en la que se contabiliza un documento en Contabilidad
interna.
El plan de cuentas operativo se utiliza en Gestin financiera y contabilidad
de costos e ingresos. Adems de un plan de cuentas operativo, toda sociedad
puede tener un plan de cuentas especfico del pas con nmeros alternativos
de cuenta.
Este plan de cuentas especfico se estructura de acuerdo con los requisitos
legales del pas al que hace referencia.
Las variantes de ejercicio de una sociedad CO y una sociedad pueden tener
diferentes nmeros de perodos especiales. El nmero de perodos contables
debe ser el mismo.
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Asignacin individual frente a asignacin mltiple
Cundo es aconsejable/necesaria una asignacin mltiple?
Si son necesarios informes multisociedad
Si son necesarias contabilizaciones multisociedad, como subrepartos o facturaciones de actividad
Si la logstica as requiere su uso (fabricacin en un centro asociado)
Si un valor calculado debe repartirse entre ms de una sociedad (contabilizaciones multisociedad
para, por ejemplo, imputar las actividades, activar las actividades internas, o realizar subrepartos.
Si los centros de beneficio abarcan a ms de una sociedad individual
Qu limitaciones deben tenerse en cuenta si slo se define una sociedad CO?
Adems de las limitaciones para plan de cuentas, moneda y variante de ejercicio, debe tenerse en
cuenta que:
No se podr realizar el cierre en Contabilidad interna hasta que finalice el cierre en Gestin financiera
en todas las sociedades.
Desde el punto de vista organizativo, slo puede haber un administrador de Contabilidad interna para
las sociedades combinadas.
El volumen de datos de una sociedad CO puede ser muy grande y, consecuentemente, afectar al
rendimiento.
Si se utiliza una sociedad CO, slo podr existir una sociedad PA, lo cual implica que los campos de
valores y caractersticas deben ser suficientes para todas las sociedades.
Las contabilizaciones de reconciliacin automticas slo son posibles para las imputaciones
multisociedad antes de impuestos. De esto se deduce que para poder utilizar la funcin de
reconciliacin automtica las sociedades deben pertenecer a la misma entidad fiscal.
14

Componentes de Contabilidad de Gestin
Componentes de CO y flujo de valores

CO
PA
Cuenta
Cuenta de
de resultados
resultados
Controlling
Controlling de
de gastos
gastos generales
generales
rdenes
CO
Centros de coste
Proyectos
de pedido
CO
PC
Fabricacin
de almacn
Clases de
actividad
Controlling
Controlling de
de
costes
del
costes del
producto
producto
Valoracin
Valoracin
de
de material
material
Procesos
CO
CEL
ECPCA
Contabilidad
Contabilidad de
de clases
clases de
de coste
coste
FI
Gestin
Gestin
financiera
financiera
HR
Recursos
humanos
SAP AG 1999
Activo fijo
MM
Ingresos
Gastos
Gestin
Gestin de
de
materiales
materiales
CO
OM
Objeto PA
PP
Fabricacin
Fabricacin
SD
I+D
I+D
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Controlling de gastos generales
La Contabilidad de Centros de Costos (CO-CCA) se utiliza para

determinar que costos se producen en cada uno de los sectores de la
empresa. De esta manera los costos de cada departamento de la
empresa se asignan a los originadores de costos.
La entrada y la asignacin de elementos de costo a centros de costo no

slo hace posible el control de costos, sino que tambin completa
procesos previos e importantes para otros mdulos de la contabilidad
interna (como la contabilidad de objetos de costo). Adems, con la ayuda
de diversas tcnicas de asignacin, todos los costos se distribuyen
desde los centros de costo correspondientes a otros objetos de
Controlling.
CO
CCA
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Contabilidad de Ordenes Internas
Las rdenes internas (CO-OPA) son utilizadas para controlar costos

relacionados a proyectos o actividades especificas de la empresa y que
luego tienen que ser liquidadas. Se puede presupuestar las rdenes
internas, contabilizar dbitos, y posteriormente liquidar los costos
imputados a las ordenes a centros de costo, otras rdenes, elementos
PEP y segmentos de rentabilidad. Las ordenes deben ser liquidadas en
su totalidad al final del perodo.
Las rdenes internas se utilizan, por regla general, para planear, recoger
y liquidar costos de las tareas llevadas a cabo internamente. De esta
manera se pueden monitorear los costos de una actividad a travs de
todo su ciclo de vida, empezando por la creacin a travs de la
planificacin, la imputacin de todos los costos reales, hasta la liquidacin
final.
CO
OPA
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Controlling de costos de produccin
Costos de Productos
El control de Costos del producto (CO-PC) calcula los costos resultado de la

fabricacin de un producto o la prestacin de un servicio. Permite calcular el precio
mnimo al que es rentable comercializar un producto.
CO
PC
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Controlling de ingresos y gastos
Anlisis de Rentabilidad Cuenta de Resultados
La Cuenta de resultados analiza las prdidas y ganancias de una empresa segn

segmentos de mercado individuales. Para cada segmento de mercado, el sistema
imputa los costos correspondientes a los ingresos.
Adems, proporciona una base para la toma de decisiones, la determinacin de
precios, la seleccin de clientes, el acondicionamiento y la seleccin del canal de
distribucin
CO
PA
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CO
PA
Cuenta
Cuenta de
de resultados
resultados
rdenes
CO
CO
CEL
CO
PC
Controlling
Controlling de costes generales
Contabilidad
Contabilidad de
de clases
clases de
de coste
coste
Procesos
Controlling
Controlling
de
de costes
costes
del
producto
del producto
Contabilidad por eventos

- Imputacin interna de costes
- Facturacin de actividades
- Planificacin de costes
- Comparacin plan/real
Comparacin real/real
CO
OM
ECPCA
SAP AG 1999
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Los gastos generales son aquellos que no se pueden asignar directamente a la fabricacin de un producto o a la
prestacin de un servicio determinado. Todos los gastos generales se asignan a las ubicaciones donde se
producen o a las actividades que los originan.
Los centros de costo son las reas independientes (dentro de una sociedad CO) en las que se producen costos.
Estos pueden crearse en funcin de determinados criterios, entre los que se incluyen las consideraciones
funcionales, los criterios de imputacin o las actividades proporcionadas, o en funcin de su ubicacin fsica y/o
rea de gestin.
CO
CCA
CO
ABC
Los procesos empresariales combinan los flujos de actividad dentro de una empresa, por encima de los centros
de costo. Se pueden utilizar para controlar los procesos organizativos de acuerdo con funciones especficas.
Las rdenes CO se utilizan para planificar, cobrar y analizar los costos que originan las actividades internas.
Existen distintos mtodos para la imputacin de valores y cantidades, dependiendo del tipo de objeto CO en
cuestin. En un escenario empresarial en el que slo se imputen costos, se pueden utilizar comparaciones
plan/reales al final del perodo para analizar los costos. Al imputar cantidades, se pueden emplear herramientas
de anlisis ampliadas al final del perodo que tienen en cuenta el nivel de ocupacin.
CO
OPA
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Datos Maestros de Controlling
Elementos
o clases de
costos
Son cuentas de resultados del plan de cuentas relacionadas al clculo de

costos. El seguimiento y control de gastos o ingresos deben llevarse a cabo a
travs de estas cuentas. Cuando en un asiento contable se imputa una cuenta
que es un elemento de costo, es necesario introducir en la contabilizacin un
objeto de imputacin (CeCo, Elemento PEP, OI).
Hay dos tipos de clases de costos:
- Primarias: exactamente equivalentes a las cuentas de ingresos y gastos del
Plan de Cuentas.
- Secundarias: son clases de costos de uso interno del mdulo CO. Se utilizan
para imputar las transferencias de saldos entre los objetos de costo. Los
elementos de costo secundarios NO tienen equivalente en la contabilidad
general.
Objetos de
Imputacion
Permiten efectuar el seguimiento y control de los gastos e ingresos. Hay

diferentes tipos de objetos de imputacin:
Centros de Costos
Ordenes Internas
Elementos PEP
Centros de Beneficio
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Datos Maestros de Controlling
Centros de
Costos
(CeCo)
Orden Interna
(OI)
Centros de
Beneficio
Son reas de responsabilidad dentro de Controlling, las cuales pueden generar

gastos por su propia administracin o estar sujetos a gastos distribuidos desde otros
sectores. Es la menor unidad contra la cual los gastos pueden ser imputados.
Es un objeto de imputacin de costos. Se utiliza para controlar el costo de ciertas

actividades internamente. Se utilizan dos tipos de ordenes:
- Orden interna CO/ Real: los costos imputados a la orden son reales y al cierre de
periodo y al finalizar la actividad las rdenes se liquidan contra una cuenta.
- Orden Estadstica: son para un propsito informativo nicamente, Estn
orientadas al seguimiento y anlisis de costos
Representan una unidad de negocio / Segmento de Mercado
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Datos Maestros - Codificacin
Elementos
o clases de
Costos primarios
Las cuentas contables de prdidas y ganancias (P&L) se deben crear en CO

como elementos o clases de costo.
As, si son creadas como elementos de costo tendrn que contener
obligatoriamente en su imputacin primaria de FI un objeto de costo dado que
se consideran relevantes para Controlling.
Las clases de costo primarias generan imputaciones tanto en CO como en FI.
Codificacin modelo de clase de costo:
XY ZZ WW NNNN
donde
(X-4 Ingresos, 5 Gasto / Y-1 Gerencial, 2 Administrativo, 3 Legal / ZZ-/ WW-/

NNNN -)
Clases de
costos
secundarias
Las clases de costos secundarias se utiliza para contabilizaciones en CO que no se

reflejan en FI, tales como:
Liquidaciones
Facturacin de actividades
Facturaciones internas de servicios.
La codificacion suele ser la misma que la clase de costo primaria relacionada , con
un numero fijo que le antecede
9
XY ZZ WW NNNN
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Datos Maestros - Codificacion
Centros de
Costos
rea de responsabilidades dentro de Controlling que puede generar gastos por su

propia gestin o por ser el objeto de los gastos distribuidos por otros sectores. Es la
unidad ms pequea dentro de la empresa a la que los gastos se pueden imputar.
Codificacin modelo de Centro de costo:
XXX YY ZZZZ
donde
(XXX - Empresa / YY - Ubicacin (territorio) / ZZZZ - Cdigo de centros de costo)
Centro de
Beneficios
Son Objetos de costos que se diferencian de los dems, ya que pueden recibir
imputaciones tanto de cuentas de P & L como de cuentas de BS.
Los CEBES son utilizados en SAP para representar:
-
Unidades de negocio
Unidades Productivas
Cadenas de suministro
reas funcionales
Las imputaciones a Centros de Beneficio pueden realizarse directamente al momento

de la imputacin en FI o bien a travs de un objeto de costo, que se relaciona (en los
datos maestros) con un CEBE.
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Imputaciones relacionadas

Controlling de gastos generales Contabilidad de Centros de Costos
La "Contabilidad de Centros de Costos" (CO-CCA) se utiliza para

determinar que costos se producen en cada uno de los sectores de la
empresa. De esta manera los costos de cada departamento de la
empresa se asignan a los originadores de costos.
La entrada y la asignacin de elementos de costo a centros de costo no

slo hace posible el control de costos, sino que tambin completa
procesos previos e importantes para otros mdulos de la contabilidad
interna (como la contabilidad de objetos de costo). Adems, con la ayuda
de diversas tcnicas de asignacin, todos los costos se distribuyen
desde los centros de costo correspondientes a otros objetos de
Controlling.
CO
CCA
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Datos Maestros y Datos Variables:

En Controlling de gastos generales se hace diferencia entre datos maestros y datos variables.
Los datos maestros contienen informacin que no se modifica durante mucho tiempo.
Los datos variables son de corta duracin y se asignan a los datos maestros.
CO
CCA
Para la contabilidad de Centros de Costos estos datos son:
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Datos Maestros Jerarqua Estndar de Centros de Costos:
CO
CCA
Para el Controlling de gastos generales, los centros de costo se agrupan en unidades de decisin, control y
responsabilidad. Para asignar esta estructura, se crea la Jerarqua Estndar de Centros de costos .Para
poder crear centros de costo, primero se debe definir una jerarqua estndar.
La jerarqua estndar es una estructura a la que todos los centros de costo de una sociedad CO deben estar
asignados. Se recomienda definir la estructura de tal forma que refleje las reas internas de responsabilidad y
las estructuras de Controlling y toma de decisiones de la organizacin.
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Datos Maestros Clase de centro de costos
CO
CCA
Las clases de centro de costo permiten asignar las mismas caractersticas a los centros de costo similares.
Se pueden definir indicadores de bloqueo para las clases de centro de costo o especificar que la gestin de
cantidades est permitida en los centros de costo. Al asignar un centro de costo a una clase concreta cuando
se crea el centro de costo, los indicadores de bloqueo y el mbito de valores de esta clase se proponen como
valores de propuesta del centro de costo.
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Datos Maestros Clases de costos e ingresos
Las cuentas de gastos y de ganancias de Gestin financiera corresponden a clases de costos primarios y a
clases de ingreso en Controlling, y adems, las contabilizaciones en Gestin financiera se traspasan en
tiempo real a las diferentes contabilidades de Controlling.
Las clases de costos secundarias clases de costos secundarias, se utilizan para registrar flujos internos de
valores, como la facturacin de actividades, los subrepartos y las liquidaciones.
CO
CCA
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Datos Maestros Clases de actividad
CO
Cuando un centro de costo realiza actividades para otros centros de costo, rdenes, procesos o similares, est
CCA
consumiendo recursos propios para hacerlo. Los costos de estos recursos se deben imputar a los receptores de la
actividad. Las clases de actividad sirven de base de referencia para esta imputacin de costos.
En una facturacin interna de actividad, la cantidad de actividad, se introduce en el sistema y este calcula el costo
asociado en funcin de la tarifa de la actividad y genera un cargo para el receptor y un abono para el emisor
por la cantidad y costos correspondientes. La facturacin interna de actividad se efecta mediante clases de costo
secundario
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Datos Maestros Relacin entre centro de costo y clase de actividad
Para que sea posible la facturacin interna de actividad, se deben especificar las clases de actividad que los
centros de costo ofrecen, as como la tarifa aplicable.
Esto se realiza en el sistema planificando las actividades y tarifas de un centro de costo. La tarifa se puede
introducir manualmente o dejar que el sistema la calcule automticamente como parte de los procesos de
planificacin
CO
CCA
33

Datos Maestros Valores estadsticos
Los valores estadsticos son cifras relacionadas con centros de costo, centros de beneficio y rdenes de
gastos generales (por ejemplo, el nmero de empleados, la duracin de llamadas de larga distancia). Los
valores estadsticos tambin pueden representar los servicios ofrecidos por un centro de costo determinado, por
ejemplo, el nmero de empleados del centro de costo Transporte que han realizado reparaciones. Estos tipos
de valores se conocen como valores estadsticos dependientes de la actividad.
Los valores estadsticos pueden utilizarse como base para operaciones peridicas como distribucin,
subreparto y anlisis de ratios.
CO
CCA
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Datos Maestros Funciones Globales
SAP dispone de funciones de tratamiento colectivo para los datos maestros. Los grupos de datos maestros
sirven para resumir las distintas clases de datos maestros en Contabilidad de centros de costo a efectos de
anlisis, planificacin e imputacin.
Estos grupos se pueden utilizar para procesar varios registros de datos maestros en una nica operacin, como
por ejemplo, durante la planificacin o la realizacin de informes.
La jerarqua estndar de centros de costo es una clase especial de grupo de centros de costo. Todos los
centros de costo de una sociedad CO tienen que estar asignados a la jerarqua estndar. Paralelamente a la
jerarqua estndar, es posible utilizar las funciones de actualizacin de grupos para crear un nmero ilimitado
de jerarquas alternativas de centros de costo.
CO
CCA
35

Contabilizaciones por eventos:
Los costos primarios se contabilizan en los centros de costo como resultado de las
operaciones contables. Las partidas individuales para estas operaciones tambin se registran
en Controlling si se ha contabilizado tambin en objetos de imputacin como, por ejemplo, en
centros de costo. La contabilizacin en Controlling es unilateral ya que solamente se pasan a
las contabilizaciones de cuenta de prdidas y ganancias.
CO
CCA
Las operaciones provienen de componentes de SAP como Recursos humanos, Contabilidad

de activos fijos, Gestin de materiales y Gestin financiera.
Controlling procesa tanto contabilizaciones reales como comprometidos. Un comprometido es
una obligacin de pago que, aunque no se registra en Gestin financiera, supone costos reales
por las operaciones de seguimiento.
36

Lgica de Imputacin:
CO
CCA
Las contabilizaciones de costos e ingresos en Controlling pueden ser reales y estadsticas.

Las contabilizaciones reales pueden procesarse, imputarse o liquidarse con todos los objetos de
Controlling. Por cada operacin registrada en los mdulos relacionados, una contabilizacin real
(slo una) tiene lugar en Controlling.
Las contabilizaciones estadsticas slo tienen un propsito informativo. Se pueden realizar tantas
contabilizaciones estadsticas como se desee.
El objeto de imputacin determina si una contabilizacin es estadstica o real; es decir, si la
imputacin es un objeto estadstico o real. Por ejemplo, los datos maestros de una orden de gastos
generales se utilizan para determinar si la orden es real o estadstica. Slo se realizan
contabilizaciones reales para una orden real y, de igual manera, slo se realizan contabilizaciones
estadsticas para una orden estadstica.
La excepcin a esta norma es el centro de costo. En un centro de costo se pueden realizar tanto
contabilizaciones estadsticas como reales.
Las contabilizaciones en el centro de beneficio se realizan siempre de modo estadstico.
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Lgica de Imputacin: Contabilizacin en Centros de Costos
CO
CCA
38

Lgica de Imputacin: Contabilizacin en centros de costo y rdenes
CO
CCA
39

Lgica de Imputacin: Contabilizacin de ingresos
Los ingresos slo se pueden contabilizar como contabilizaciones reales en un objeto PA, un
pedido de cliente, un proyecto de cliente o una orden real con ingresos. Las contabilizaciones de
ingresos en el centro de beneficio son estadsticas, al igual que en el caso de las
contabilizaciones de costos.
Los ingresos slo pueden registrarse como valores estadsticos en los centros de costo.
CO
CCA
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Herramientas de imputacin: Imputacin automtica y por defecto
Pueden definirse imputaciones automticas o por defecto para las contabilizaciones en clases
de costo primarios.
Las imputaciones por defecto se introducen en el registro maestro de clases de costo.
Las imputaciones automticas se introducen en Customizing y pueden ser ms detalladas: a
divisiones o centros de beneficio.
El sistema lee primero las entradas de Customizing. Si no encuentra en este lugar ningn dato,
utiliza los datos maestros de las clases de costo. Los objetos definidos para las imputaciones
automticas tienen por tanto prioridad sobre las imputaciones adicionales que se hayan
establecido para la imputacin por defecto.
CO
CCA
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Contabilizaciones de correccin: registro manual de costos e ingresos
Los ingresos y costos primarios pueden traspasarse manualmente para ajustar (corregir) los
errores de contabilizacin.
CO
CCA
Cuando se realiza un traspaso interno, los costos primarios se traspasan (bajo la clase de costo
original) al objeto receptor. Si la operacin inicial se contabiliza mediante una clase de costo o
ingreso errnea, se debe corregir la operacin en el componente de aplicacin original para
asegurar la reconciliacin entre la contabilidad externa y la interna.
No se realiza ninguna verificacin del emisor, es decir, el sistema no comprueba si los costos
traspasados realmente existen en el centro de costo emisor. Esto significa que los costos
negativos pueden aparecer en el centro de costo emisor.
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Contabilizaciones de correccin: Traspaso de partidas individuales
El traspaso de partidas individuales permite corregir las contabilizaciones primarias que se
asignaron a cuentas errneas. Para ello, el documento de Controlling debe contener una
referencia al documento de FI original.
El traspaso de partidas individuales conlleva una anulacin en el objeto emisor. Es posible
introducir ms de un objeto receptor.
El traspaso de partidas individuales crea documentos de Controlling que, a diferencia de los
traspasos de costos basados en eventos, siempre contienen una referencia al documento de FI.
CO
CCA
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Contabilizaciones de correccin: Traspaso de partidas individuales
El traspaso de partidas individuales permite corregir las contabilizaciones primarias que se
asignaron a cuentas errneas. Para ello, el documento de Controlling debe contener una
referencia al documento de FI original.
El traspaso de partidas individuales conlleva una anulacin en el objeto emisor. Es posible
introducir ms de un objeto receptor.
El traspaso de partidas individuales crea documentos de Controlling que, a diferencia de los
traspasos de costos basados en eventos, siempre contienen una referencia al documento de FI.
CO
CCA
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Cierre del periodo: Introduccin de valores estadsticos
Al cierre del periodo deben ingresarse los valores estadsticos que se vayan a utilizar como
bases de referencia para las tareas de cierre.
CO
CCA
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Cierre del periodo: Traspaso peridico
Las contabilizaciones primarias, por ej. los gastos de telfono, se agrupan en un objeto de
imputacin (centro de costo, orden de gastos generales, proceso empresarial, elemento PEP u
objeto de costo) para restringir al mximo el nmero de contabilizaciones efectuadas en FI.
Estos costos se imputan durante el cierre de periodo a los objetos de Controlling
correspondientes utilizando una clave definida por el usuario.
Los receptores de los traspasos peridicos pueden ser otros centros de costo, elementos PEP,
rdenes CO u objetos de costo.
Slo se pueden traspasar los costos primarios. Durante este proceso, la clase de costo original
es la misma.
Las partidas individuales se contabilizan tanto para el emisor, como para el receptor, con lo cual
se permite un registro detallado de las imputaciones. Los traspasos peridicos se pueden anular
y repetir tantas veces como sea necesario.
CO
CCA
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Cierre del periodo: Mtodo de segmento de ciclo
Para visualizar en el sistema las relaciones de imputacin entre los emisores y los receptores, se
debe registrar lo siguiente:
. Desde qu objeto(s) se imputan los costos?
. A qu objetos se imputan los costos?
. Qu costos deben imputarse?
. Sobre qu base debern dividirse los costos entre los receptores?
CO
CCA
En un segmento se agrupan los centros de costo emisores en los que los valores imputados se
determinan segn las mismas reglas y se combinan con objetos receptores, en los que las bases
de referencia se determinan con las mismas reglas.
Si las reglas para una imputacin son diferentes, deber crearse un segmento separado.
Se agrupan varios segmentos en un ciclo.
47

Cierre del periodo: Regla de emisor-receptor
Los valores del emisor pueden ser valores contabilizados, importes fijos o tarifas fijas.
Si se utilizan importes contabilizados, se puede trabajar con valores plan y reales.
Se puede especificar un porcentaje inferior al 100%, obteniendo como resultado un importe
residual relativo al centro de costo emisor.
Para el receptor se pueden fijar importes fijos, porcentajes fijos, partes fijas y partes variables
como reglas.
La base de referencia de la parte variable identifica un valor contabilizado en el centro de costo
como base de imputacin.
Adems, se debe especificar si la parte variable estar formada por costos, consumo, valores
estadsticos o actividades. Se pueden utilizar valores plan y reales como base de imputacin
CO
CCA
48

Cierre del periodo: Imputaciones - Distribuciones
La distribucin permite transferir costos primarios de un centro de costo emisor a objetos de
Controlling receptores.
Slo los centros de costo o los procesos empresariales pueden utilizarse como emisor para la
distribucin.
El receptor de una distribucin puede ser un centro de costo, un elemento PEP, una orden CO,
un objeto de costo o un proceso empresarial. Slo se pueden distribuir los costos primarios.
Durante este proceso, la clase de costo original es la misma.
Las partidas individuales se contabilizan tanto para el emisor, como para el receptor, con lo
cual se permite un registro detallado de las imputaciones.
Las distribuciones se pueden anular con la frecuencia que se precise.
El mtodo de segmentos de ciclos se utiliza para definir relaciones emisor-receptor.
CO
CCA
49

Cierre del periodo: Imputaciones - Subrepartos
El subreparto se cre para transferir costos primarios de un centro de costo emisor a objetos de
Controlling receptores. Durante el subreparto, pueden utilizarse como emisores los centros de
costo o los procesos empresariales
El receptor de un subreparto puede ser un centro de costo, un elemento PEP, una orden CO,
un objeto de costo o un proceso empresarial. Slo se pueden traspasar los costos primarios.
Durante el subreparto, las clases de costo originales se agrupan en clases de costo de
subreparto (tipo de clase de costo secundario = 42).
Las partidas individuales se contabilizan tanto para el emisor, como para el receptor
El sistema no muestra las clases de costos originales en los receptores.
Los subrepartos se pueden anular con la frecuencia que se precise.
El mtodo de segmentos de ciclos se utiliza para definir relaciones emisor-receptor.
CO
CCA
50

New GL - Ventajas incorporadas
CO
CCA
51

New GL - Ventajas incorporadas
La Integracin FI CO es en tiempo real utilizando la caracterstica o el criterio de rea funcional
como un ejemplo.
Tambin puede definir una integracin en tiempo real para los criterios Sociedad, Divisin, Centro
de beneficio, Segmento, Fondos y Crdito. La seleccin no es .excluyente., se puede activar de
manera simultnea la integracin en tiempo real para todas estas caractersticas.
Se contabiliza en tiempo real (por documento). No hace falta una reconciliacin ( ledger de
reconciliacin de la Contabilidad de clases de costo (transaccin KALC)..
CO
CCA
52

Cierre de perodos en CO (bloqueo)
CO
CCA
El control de bloqueo de movimientos es mensual. Se maneja por perodo y tipo de transaccin

(proceso por proceso --- liquidacin de ordenes, distribuciones, etc. )
El bloqueo de perodos permite bloquear operaciones reales y planificadas para una
combinacin de sociedad CO, ejercicio y versin.
Una vez finalizado el cierre del perodo de CO, el perodo de contabilizaciones debe
bloquearse para que no influya en el cierre del perodo de FI.
53
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Preguntas
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54
Agenda
Da 2 : Contabilidad de Ordenes Internas
rdenes CO:
- Utilizacin de rdenes de gastos generales
- rdenes reales y estadsticas
- Diferentes escenarios para las rdenes CO
Datos maestros de rdenes CO
- Actualizacin de datos maestros
- Gestin de status de rdenes de gastos generales
- Agrupacin y tratamiento colectivo
Contabilizaciones por eventos
- Contabilizaciones por eventos dentro y fuera de Controlling
- Gestin de comprometidos
Cierre de perodo de las rdenes CO
- Contabilizaciones peridicas
- Liquidaciones
55

Ordenes Internas
Al finalizar esta jornada usted podr:
Identificar las opciones para utilizar las rdenes de gastos generales
Diferenciar las rdenes de gastos generales de los centros de costo
Explicar la importancia de las rdenes de gastos generales como colector
de costos y como objeto de Controlling
Diferenciar entre las rdenes reales y estadsticas
Explicar los usos diferentes de las rdenes de gastos generales y distinguirlos
entre ellos
Comprender los diferentes procesos de gestin de las rdenes en los
escenarios descritos
Conocer el flujo de datos de todas las reas en las que se emplean rdenes CO
56
SAP R/3 Controlling

OBJETIVO SUB-MODULO
57

Ordenes Internas
Contabilizacion con y sin ordenes internas Imputacion de costos de eventos
CO
OM
En el primer caso, los costos de las dos ferias se contabilizan en el centro de costo responsable de soportar dichos
eventos. Como los costos externos y las actividades internas se tratan con las mismas clases de costo y en el
mismo centro de costo, no es fcil determinar qu evento cre qu costos. Por lo tanto, no es posible realizar un
anlisis de comparacin entre los eventos de las dos ferias.
Si cada evento imputa en su propia orden de gastos generales, como en el segundo caso, los costos se
pueden recopilar y analizar individualmente y posteriormente comparar.
58

Ordenes Internas
rdenes reales y estadsticas Diferencias relevantes
Al crear el dato maestro de una orden de gastos generales, se define crearla como orden real u orden
estadstica.
CO
OM
Las rdenes reales se utilizan para agrupar costos e imputarlos posteriormente a los distintos destinatarios.
La orden estadstica se utiliza para evaluar costos que no se pueden detallar en la clase de costo o la contabilidad
de centros de costo.
59

Ordenes Internas
Diferentes escenarios para las rdenes CO: rdenes de inversin
CO
OM

Ordenes Internas
Diferentes escenarios para las rdenes CO: rdenes de periodificacin
CO
OM

Ordenes Internas
Diferentes escenarios para las rdenes CO: rdenes CO con ingresos
CO
OM
62
SAP R/3 Controlling

DATOS MAESTROS
63

Ordenes de gastos generales
Clase de orden:
Las rdenes CO slo se pueden crear con referencia a una clase de orden.
Cada orden deber asignarse a una clase de orden, que posteriormente transferir determinados parmetros a la
orden. Las clases de orden definen la finalidad de la orden y la forma en que sta se procesa en el sistema.
Entre otras cosas, la clase de orden controla:
. Si la gestin de comprometidos est activada.
. Si la contabilizacin de ingresos est permitida.
. La gestin del status de las rdenes.
. Las caractersticas (obligatorias, opcionales, etc.) de los campos de los
registros maestros.
. Si el nmero de la orden se asigna interna o externamente, y el rango de
nmeros.
. Parmetros generales de la liquidacin, planificacin y presupuestacin.
. La presentacin de los datos maestros.
CO
OM
64

Actualizacion de datos Maestros:
Los pool de trabajo y datos maestros pueden visualizarse simultneamente en una pantalla gracias al Order
Manager.
Los datos maestros pueden agruparse en un pool de trabajo personal o como un pool de trabajo generado
mediante varios criterios de seleccin para luego tratarlos de distintas maneras.
CO
OM
Dentro del pool de trabajo es posible:

. Buscar
. Clasificar
. Definir filtros
. Visualizar detalles
. Seleccionar layouts
. Ejecutar tratamientos colectivos
65

Formato de imagen : layouts de pantalla
Se pueden disear layouts de pantalla individuales para los datos maestros de la orden. A continuacin se
asigna el layout correspondiente a la clase de orden.
Si no se asigna ningn layout a una clase de orden, se visualizarn todos los campos en el layout estndar.
Los datos maestros se visualizan en un mximo de cinco pestaas en una lengeta. stas se pueden denominar
segn las necesidades individuales.
CO
OM
66

Gestin de status de rdenes de gastos generales:
Una orden tiene su propio ciclo vital, que se inicia al crearla y finaliza tras cerrarla. Durante este tiempo se lleva a cabo
la planificacin y contabilizacin de los costos y la liquidacin de la orden.
La gestin del status informa que se ha llegado a una fase determinada del ciclo vital de la orden y controla las
operaciones vlidas para una orden en un momento determinado.
CO
OM
67

Gestin de status de rdenes de gastos generales:
El sistema SAP estndar incluye cuatro parametrizaciones del status de sistema:
CO
OM
Creado
Liberado
Cerrado tcnicamente
Cerrado.
Los status de
usuario
y
las
normas asociadas
se definen en un
perfil de status y
el perfil se asigna
a la clase de
orden.
68

Agrupacin y tratamiento colectivo :
Al igual que con los centros de costo, se pueden combinar rdenes de gastos generales en grupos organizados
jerrquicamente. En base a ello es posible la agrupacin de las rdenes y el tratamiento de varias de ellas
mediante el tratamiento colectivo.
CO
OM
69
SAP R/3 Controlling

PROCESOS
70

Contabilizaciones por eventos:
Las rdenes se actualizan mediante contabilizaciones por eventos procedentes de diferentes modulos
CO
OM
71

Contabilizaciones por eventos: Contabilizaciones en Controlling
Las contabilizaciones por eventos tambin se pueden utilizar en el Controlling de gastos generales (CO-OM) para
rdenes de gastos generales.
Adems de la contabilizacin de costos primarios y secundarios, en las rdenes se pueden contabilizar valores
estadsticos. stos se utilizan como base para las imputaciones peridicas de costos a las rdenes y con fines
analticos.
CO
OM
72

Contabilizaciones por eventos: Contabilizaciones en Controlling
Las contabilizaciones por eventos tambin se pueden utilizar en el Controlling de gastos generales (CO-OM) para
rdenes de gastos generales.
Adems de la contabilizacin de costos primarios y secundarios, en las rdenes se pueden contabilizar valores
estadsticos. stos se utilizan como base para las imputaciones peridicas de costos a las rdenes y con fines
analticos.
CO
OM
73

Gestin de comprometidos
Un comprometido identifica los costos de materiales y servicios solicitados o pedidos que se generarn en el futuro
.
Al registrar los comprometidos y los costos reales, se pueden comparar los fondos imputados a los costos planificados
o presupuestados para as determinar la disponibilidad de fondos.
CO
OM
74

Gestin de comprometidos: arrastre de compromisos
Los valores de comprometido abiertos se pueden arrastrar al primer perodo del ejercicio siguiente como parte del
proceso de cierre del ejercicio.
CO
OM
75

Gestin de comprometidos: arrastre de compromisos
Los valores de comprometido abiertos se pueden arrastrar al primer perodo del ejercicio siguiente como parte del
proceso de cierre del ejercicio.
CO
OM
76

Cierre de perodo de las rdenes CO : Liquidacion
Las rdenes de gastos generales normalmente se utilizan como colector intermedio de costos y ayuda para la
planificacin, el control y los informes. Cuando se completa la tarea, los costos se traspasan a su destino final (centro
de costo, elemento PEP, objeto PA, etc.). Este proceso se denomina liquidacin.
CO
OM
77

Cierre de perodo de las rdenes CO : perfil de Liquidacion
El perfil de liquidacin, que especifica los valores de propuesta de los otros parmetros, se deriva de la clase de orden.
Los parmetros de liquidacin por defecto se pueden modificar en el registro maestro de la orden.
Debe especificarse un perfil de liquidacin en el registro maestro incluso si se utiliza la liquidacin bsica.
Es necesario especificar las clases de objetos receptores que se van a permitir.
CO
OM
78

Cierre de perodo de las rdenes CO : Liquidacion
Existen dos procedimientos para definir la liquidacin: la liquidacin bsica y la liquidacin ampliada.
La liquidacin bsica permite liquidar el 100% de los costos en un centro de costo o en una cuenta de mayor mediante
una clase de costo. Los datos se introducen en el campo "Cierre del perodo" del registro maestro de la orden.
La liquidacin ampliada permite crear Normas de liquidacin propias en el registro maestro de la orden.
CO
OM
79

Cierre de perodo de las rdenes CO : clases de costos
Los costos se pueden liquidar en los receptores mediante las mismas clases de costo que se han utilizado
originalmente para contabilizar la orden. Esto permite identificar detalladamente las clases de costo que se han
imputado a los receptores como, por ejemplo, los costos de material, de suministros y de personal.
Alternativamente, se puede utilizar una clase de costo de liquidacin para imputar los costos.
Existen dos categoras de clases de costo de liquidacin:
. La clase de costo de liquidacin interna (tipo de clase de costo 21) se utiliza para efectuar una liquidacin en un objeto
de la Contabilidad interna como un centro de costo, una orden, un elemento PEP, etc.
. La clase de costo de liquidacin externa (tipo de clase de costo 22) se utiliza para efectuar una liquidacin en una
cuenta de activos fijos o de mayor.
CO
OM
80
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Preguntas
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81

Agenda
Dia 3 : Planificacin, presupuestacin y control de disponibilidad
Planificacin, presupuestacin y control de disponibilidad

- Configuracin de la planificacin
- Proceso de planificacin
- Tcnicas avanzadas de planificacin para rdenes CO
- Ayudas de planificacin
- Presupuestacin y control de disponibilidad
Sistema de informacin
- Report Painter
- Datos maestros e integracin de rdenes
- Informe de integracin
82

Planificacin, presupuestacin y
control de disponibilidad
Describir el objetivo de la planificacin de centros de costo y la funcin de las

versiones
Explicar el uso de layouts de planificacin y perfiles del planificador
Ejecutar un proceso de planificacin manual
Enumerar las opciones disponibles de planificacin automtica
Describir los diferentes mtodos de planificacin
Explicar las ayudas de planificacin que proporciona el sistema SAP
Explicar el concepto de control de disponibilidad
Entender los resultados de la presupuestacin y el control de disponibilidad
83

Objetivos de la planificacin
La planificacin se utiliza para definir las metas de la empresa. Mediante la comparacin de

los datos plan y reales, se pueden encontrar las diferencias y realizar correcciones.
La planificacin de costos forma parte del proceso de planificacin empresarial general y es

una condicin previa para el clculo de costos estndar. La planificacin de costos y de
cantidades se utiliza para calcular las tarifas de imputacin.
La planificacin de centros de costo cumple varios objetivos:
Planificar la estructura de las operaciones futuras para un perodo de tiempo concreto.

Utilizar puntos de referencia para controlar las operaciones de un perodo contable.
Controlar la efectividad en el cumplimiento de metas una vez que se han cerrado los perodos
contables, mediante la comparacin de los datos plan con los datos reales y los datos tericos con los
datos reales.
Crear una base para valorar las operaciones de la empresa.
El sistema SAP proporciona una amplia gama de opciones para ayudarle a conseguir estos
objetivos.
84

Versiones en Controlling
85

Alcance y tcnicas de planificacinG
86

Organizacin de la pantalla de planificacin
87

Definicion de layout de planificacin y perfil del planificador
88

Definicin de perfiles del planificador
89

Proceso de planificacin - Secuencia tpica de actividades de planificacin
G
90

Planificacin de valores estadsticos
91

Claves de distribucin
92

Planificacin de tarifas y prestacin de actividades
93

Planificacin de clase de costo
94

Planificacin de recursos
95

Planificacin automtica
96

Planificacin de frmulas - Definicin de modelo
97

Periodificacin en datos plan: mtodo de recargos
98

Traspaso peridico en el plan
99

Distribucin plan
100

Subreparto plan
101

Tcnicas avanzadas de planificacin para rdenes CO
102

Metodos y alcances de la planificacion de Ordenes
103

Perfil de planificacin para la planificacin global
104

Planificacin global
105

Versiones: Opciones para la integracin plan
106

Copia de real a plan o de plan a plan
107

Revaloracion
108

Traspaso de valores plan
109

Bloqueo de planificacin
110

Presupuestacin y control de disponibilidad
111

Perfil de presupuestacin
112

Control de disponibilidad
113

Presupuestacin y control de disponibilidad
114

Arrastre de presupuestos
115
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Preguntas
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116

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OBJETIVO DEL CURSO

Lograr una visin general de los principales

SAP R/3 Controlling

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Contabilidad de Centros de Costos

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Contabilidad Financiera (FI)

contabilidad general basada en un plan de cuentas definido por el usuario.

Cuentas por cobrar (AR)

Cuentas por Pagar (AP)

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Contab. centros beneficio

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La sociedad PA es el nivel superior de informes para el controlling de rentabilidad, marketing y ventas,

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Anlisis de Rentabilidad Cuenta de Resultados

La Cuenta de resultados analiza las prdidas y ganancias de una empresa segn

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Controlling de gastos generales

Contabilidad por eventos

Contab. centros beneficio

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Son cuentas de resultados del plan de cuentas relacionadas al clculo de

Permiten efectuar el seguimiento y control de los gastos e ingresos. Hay

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Son reas de responsabilidad dentro de Controlling, las cuales pueden generar

Es un objeto de imputacin de costos. Se utiliza para controlar el costo de ciertas

Representan una unidad de negocio / Segmento de Mercado

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(X-4 Ingresos, 5 Gasto / Y-1 Gerencial, 2 Administrativo, 3 Legal / ZZ-/ WW-/

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rea de responsabilidades dentro de Controlling que puede generar gastos por su

(XXX - Empresa / YY - Ubicacin (territorio) / ZZZZ - Cdigo de centros de costo)

Las imputaciones a Centros de Beneficio pueden realizarse directamente al momento

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