Tabla de contenido

ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO

ENUNCIADO DEL ALCANCE

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

4
4
4
4
6
6
6

OBJETIVOS DEL PROYECTO

REQUISITOS DEL PROYECTO
CRITERIOS DE ACEPTACIN
EDT INICIAL
ESTIMACIN INICIAL DE COSTES
ORGANIZACIN INICIAL DEL PROYECTO
ASUNCIONES Y RESTRICCIONES

PLAN DE GESTIN DEL ALCANCE

1. IDENTIFICACIN DEL ENTORNO DEL PROYECTO

2. DEFINICIN DEL ALCANCE
3. CREACIN Y DEFINICIN DE LA EDT

7
7
7

PLAN DE GESTIN DEL PLAZO

1.
2.
3.
4.
5.

IDENTIFICACIN DE TAREAS
DEPENDENCIAS Y PRECEDENCIAS
DURACIONES
RESUMEN DE HITOS
RECURSOS NECESARIOS Y DISPONIBILIDAD

8
8
10
10
12

PLAN DE GESTIN DEL COSTES

13

1.
2.
1.
2.
3.
4.

PRESUPUESTO
ESTIMACIONES DE COSTES
MATERIALES
TRABAJO
LNEA BASE DE COSTE
MTODOS DE FINANCIACIN

13
13
13
13
14
14

PLAN DE GESTIN DEL RRHH

14

1. COMPETENCIAS
2. RESPONSABILIDADES

14
15

PLAN DE GESTIN DEL COMUNIACIONES

17

1. REQUISITOS DE COMUNICACIONES DE LOS INTERESADOS

2. FORMATOS DE COMUNICACIN

17
17

3. FRECUENCIA DE LA COMUNICACIN
4. REUNIONES

17
17

ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO

Nombre del
proyecto:
Cliente:
Director del
proyecto
Fecha
Iniciacin
Sipnosis
Interesados

Entregables

Gestin del
proyecto
Restricciones

Recursos
Comunicacion
es

ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO

Organizacin de evento (preparativos y evento en s) de un
enlace matrimonial
Pareja Ramrez Carrera
M Nieves Carrera Bcares
Abril 2009
Aceptacin por parte del cliente del acta
Proyecto de organizacin de los preparativos y evento en s
de un enlace matrimonial
Empresa organizadora
Clientes
Familiares de clientes
Tienda de moda (para trajes de novios)
Ayuntamiento de .
Prroco de ..
Joyera
Peluquera
Fotgrafo
Empresa de Catering
Empresa de decoracin floral
Restaurante del evento
Empresa de transportes
Papelera y regalos
Orquesta de msica
Empresa limpieza
Planificacin del evento
Contratos de restaurante, trajes de los novios, invitaciones,
flores, msica
Se seguir la metodologa en direccin de proyectos descrita
en PMBOK
- La boda se realizar en una fecha concreta: el 27 de
julio de 2009
- Tendr alrededor de 100 invitados
- La ceremonia se realizar en el pueblo de la novia, as
como el banquete, que ser en un espacio natural al
aire libre. Habr msica ambiental en el mismo.
- La vestimenta ser la tradicional
- El cliente desea un reportaje fotogrfico de todo el
evento
- Se debern enviar invitaciones, y estas incluirn una
referencia a la lista de bodas.
Presupuesto inicial no detallado por el cliente. Se dar un
presupuesto lo ms ajustado posible a los requisitos del
cliente
Se informar de los avances al cliente, mediante reuniones
peridicas con los mismos
Se enviarn las invitaciones por correo ordinario

ENUNCIADO DEL ALCANCE

1. Objetivos del proyecto
El proyecto consiste en la organizacin del enlace matrimonial entre
Mario Ramrez y Nieves Carrera. Dicho enlace
tendr unas
caractersticas especficas solicitadas por el cliente, que se detallarn
ms adelante.
La gestin del proyecto se realizar siguiendo la metodologa del
PMBOK. Se definirn los responsables de llevar a cabo la organizacin
del evento, as como las empresas externas que darn soporte al
mismo.

2. Requisitos del proyecto

Los requisitos aportados por el cliente son:
- La fecha del enlace ser el 27 de julio de 2009, y ser una boda
de maana.
- Se prev que el nmero de invitados al evento est alrededor
de 100 personas.
- Se enviarn invitaciones de boda, en las que se incluir una
referencia a la lista de bodas.
- La vestimenta solicitada ser al tradicional para este tipo de
eventos: vestido blanco para la novia y traje para el novio.
- La ceremonia religiosa y el banquete se realizarn en el pueblo
de la novia. El banquete se llevar a cabo en un paraje natural
pblico de la localidad, con capacidad suficiente para albergar
este tipo de eventos.
- La ceremonia religiosa y el banquete (durante la comida) estar
amenizado por un grupo de violinistas.
- Los clientes solicitan un reportaje completo de todo el evento:
fotos estudio, fotos de la boda y video.

3. Criterios de aceptacin
El producto ser aceptado por parte de los cliente, mientras se
encuentren contemplados en el proyecto los requisitos indicados,
aadiendo el presupuesto lo ms ajustado y econmico posible.

4. EDT Inicial

5. Estimacin inicial de costes

La estimacin inicial de costes se realizar en base a los servicios
prestados. Adems para el caso de los productos especficos elegidos
por el cliente (ropa, zapatos, tipo de men, etc), se utilizar un precio
medio entre el ms barato y el ms caro. Una vez decidido por parte
de los clientes el producto en concreto, se actualizar el presupuesto
convenientemente.

6. Organizacin inicial del proyecto

El proyecto ser organizado por la empresa contratada (nosotros)
especializada en organizar este tipo de eventos.
Adems contamos con una lista de proveedores de servicios
habituales para este tipo de eventos.

Tienda
Tienda de
de modas
modas
Prroco
Prroco de
de la
la iglesia
iglesia
Joyera
Joyera

Organizador

Peluquera
Peluquera
Tienda
Tienda regalos
regalos
Estudio
Estudio fotogrfico
fotogrfico

Clientes

Equipos
ejecutantes

Orquesta
Orquesta
Empresa
Empresa de
de transporte
transporte
Catering
Catering
Empresa
Empresa limpieza
limpieza
Proveedor
Proveedor carpa
carpa
Floristera
Floristera
Restaruante
Restaruante

7. Asunciones y restricciones
Segn la disponibilidad de los interesados, aquellos eventos que
requieran la participacin de los mismos debern ser confirmados
previamente con un da de antelacin.
Adems el horario en que estn disponibles los interesados es de
lunes a viernes desde las seis de la tarde hasta las nueve y el sbado
de nueve de la maana hasta la una.

PLAN DE GESTIN DEL ALCANCE

1. Identificacin del entorno del proyecto
Nuestra empresa, especializada en la organizacin de bodas,
bautizos, comuniones, reuniones de empresas, etc, ser la encargada
de realizar todos los preparativos para el enlace matrimonial entre el
Sr. Ramrez y la Sra. Carrera.
Las caractersticas del enlace sern las definidas en el apartado 2 del
captulo Enunciado del Alcance.

2. Definicin del alcance

Partiendo del acta de constitucin del proyecto y del enunciado del
alcance preliminar, elaboraremos los documentos relativos a la
gestin del alcance.

3. Creacin y definicin de la EDT

Para la elaboracin de la EDT, partiremos igualmente de los
documentos del enunciado del alcance y del plan de gestin del
alcance.
Para la descomposicin del trabajo que conlleva este tipo de eventos,
se desglosarn las tareas por funcionalidades y productos entregables
de los mismos. As tenemos la siguiente estructura bsica de primer
nivel:
ORGANIZACIN EVENTO
- Vestuario
+ Traje del novio
+ Traje de la novia
- Anillos
- Peinado y maquillaje
- Fotografa
- Flores y decoracin
- Papelera y regalos
+ Invitaciones
+ Regalo madrina
+ Regalo padrino
- Orquesta y msica
+ Msica ceremonia
+ Msica banquete
- Transporte
+ Transporte novios
+ Transporte invitados
- Tramites
administrati
vos
+ Iglesia
+ Recinto banquete
- Organizacin banquete
- Noche de bodas
- Reuniones de
seguimiento
- Cobro al cliente

PLAN DE GESTIN DEL PLAZO

1. Identificacin de tareas
Partimos del documento anterior donde se define la EDT, donde
estn perfectamente identificadas las tareas bsicas de bajo nivel que
se llevarn a cabo a lo largo de la ejecucin del proyecto.

2. Dependencias y precedencias
Las dependencias y precedencias estn definidas en el diagrama de
Gantt siguiente:

3. Duraciones
Para definir la duracin de las actividades se han establecido los
periodos que se vienen dando para este tipo de eventos. La
experiencia nos dice que son rangos de tiempo lo suficientemente
amplios, y en muy contadas ocasiones, se han producido retrasos en
los tiempos estimados. En la siguiente imagen se puede ver el detalle
de la duracin de las actividades definidas en la EDT.
1

Vestuario

1.1

Vestuario del novio

1.2

Vestuario de la novia

1.3
2

Pago y cierre de vestuario

Anillos

Peinado y maquillaje

Fotografa

Flores y decoracin

6
6.1
6.2

Papelera y regalos
Invitaciones
Regalo madrina

6.3

Regalo padrino

6.4
7

Pago y Cierre contrato papelera y

regalos
Orquesta y msica

7.1
7.2

Msica ceremonia
Msica banquete

Transporte

8.1

Transporte novios

8.2

Transporte invitados

Trmites administrativos

9.1

Iglesia

9.2

Recinto banquete

10

Organizacin banquete

11
12

Noche de bodas
Reuniones de seguimiento

13

Cobro al cliente

33,88
das
13,38
das
17,88
das
0 das
33,25
das
14,13
das
25,88
das
11,75
das
40 das
12 das
20,63
das
27,63
das
0 das
15,25
das
12 das
15,25
das
14,63
das
14,63
das
14,5
das
40,75
das
40,75
das
28,88
das
43,13
das
30 das
51,13
das
61 das

4. Resumen de hitos

Vestuario

1.1

Vestuario del novio

1.1.
6
1.1.
9
1.2

Firma de contrato modista

1.2.
6
1.2.
9
1.3
2

Firma de contrato modista

2.4

Firma de contrato joyera

2.7

Entrega de alianzas

2.8
3

Pago y Cierre contrato alianzas

Peinado y maquillaje

3.5

Firma de contrato peinado

3.8

Servicio pel.maq. Concluidos

3.9
4

Pago y Cierre contrato

peluquera/maq
Fotografa

4.3

Firma contrato fotgrafo

4.7

Reportaje completado

4.8

Pago y Cierre contrato fotgrafo

Flores y decoracin

5.5

Firma contrato floristera

5.7
5.8
5.9
6

Decoracin instalada
Entrega ramo novia
Pago y Cierre contrato floristera
Papelera y regalos

6.1

Invitaciones

6.1.
6
6.1.
8
6.2
6.2.
3
6.2.
5
6.3

Firma contrato papelera

6.3.
3
6.3.
5
6.4

Firma contrato regalo padrino

Entrega del traje

Vestuario de la novia

Entrega del traje

Pago y cierre de vestuario
Anillos

Invitaciones entregadas
Regalo madrina
Firma contrato regalos madrina
Regalos entregados
Regalo padrino

Regalos entregados
Pago y Cierre contrato papelera y
regalos
Orquesta y msica

7.1
7.1.
3
7.1.
5
7.1.
6
7.2

Msica ceremonia
Firma contrato msica ceremonia

7.2.
3
7.2.

Firma contrato msica banquete

Actuacin completa
Pago y Cierre contrato grupo
Msica banquete

Actuacin concluida

02/06/2009
10:00
02/06/2009
16:00
10/06/2009
21:00
20/06/2009
10:00
02/06/2009
10:00
11/06/2009
20:00
25/06/2009
20:00
17/07/2009 9:00
02/06/2009
17:00
18/06/2009
20:00
10/07/2009
21:00
17/07/2009 9:00
10/07/2009
18:00
24/07/2009
20:00
28/07/2009
20:20
29/07/2009 9:00
13/07/2009
10:00
21/07/2009
21:00
15/08/2009
10:00
15/08/2009
10:00
13/07/2009
11:00
24/07/2009
21:00
25/07/2009 9:00
25/07/2009 9:00
28/07/2009 9:00
02/06/2009
19:00
02/06/2009
19:00
11/06/2009
19:00
12/06/2009 9:00
03/06/2009 9:00
19/06/2009
21:00
01/07/2009
16:00
03/06/2009
10:00
20/06/2009
10:00
10/07/2009
17:00
28/07/2009 9:00
10/07/2009
17:00
13/07/2009 9:00
20/07/2009
21:00
25/07/2009
19:00
28/07/2009 9:00
10/07/2009
17:00
17/07/2009
20:00
25/07/2009

5. Recursos necesarios y disponibilidad

Definimos los recursos clasificndolos en trabajos y materiales.
Para el primer caso, identificamos los siguientes:

Hay que tener en

clientes han definido su
como se apunt en la
requisitos es de lunes a
tarde a nueve, y los
la maana a dos de la

RECURSOS DE TRABAJO
Alquiler vehculo
invitados
Instalacin decoracin
floral
Montaje carpa
Msica banquete
Novia
Novio
Organizador
Reportaje fotogrfico
Servicio Catering
Servicio limpieza

El resto de personas
una
disponibilidad
viernes de 9 a 1 y de 6 a 9 de la tarde).

cuenta que nuestros

disponibilidad,
que
definicin
de
los
viernes de seis de la
sbados de nueve de
tarde.
involucradas
tienen
estndar (de lunes a

Los materiales necesarios para la organizacin del evento son los

siguientes:

PLAN DE
COSTES
1. Presupuesto

RECURSOS MATERIALES
lbum fotogrfico
Alianzas
Alquiler carpa
Alquiler recinto
Alquiler vehculo novios
Ceremonia
Envo Invitaciones
Flores elegidas
Invitaciones boda
Licencia ayuntamiento
Men elegido
Msica ceremonia
Peluquera/Maquillaje
Ramo novia
Regalos madrina
Regalos padrino
Reserva hotel
Traje novia
Traje novio

GESTIN DEL

Inicialmente, no se
parte
de
un
presupuesto base, ya
que ste depende de
los requisitos de los
clientes, y de las
caractersticas
de
dichos
requisitos.
Habitualmente
este
tipo de eventos incluye
la
celebracin
del
banquete
en
un
restaurante,
sin
embargo los clientes
han
pedido
expresamente
que
desean celebrarlo en
un paraje natural, cuya
utilizacin requiere una
serie de trmites y
costes adiciones.
Cabe destacar que el presupuesto emitido para aspectos como trajes,
invitaciones, etc, son costes presupuestos de coste medio. El precio
final depender del modelo exacto que elija el cliente.

2. Estimaciones de costes
1.

Materiales

El coste de los materiales, se muestran en la siguiente tabla. Se debe

considerar que estos costes son estimaciones medias que dependen
del producto final elegido.

2.
Los costes de
muestran en la
Destacar
que
Novio y Novia,
considerado
suponer un gasto
participacin en
actividades.

3. Lnea

coste

TABLA COSTES MATERIALES

Anillos
250.00
Comida nupcial
600.00
Flores y decoracin
200.00
1,000.00
Fotografa

Organizacin comida
500.00
Orquesta y msica
200.00
Papelera y regalos
200.00
Peinado
50.00
Reserva hotel noche
bodas
150.00
1,000.00
Traje novia

TABLA COSTES TRABAJO

Traje novio
800.00
Novio
0.00 /hora
Transporte
300.00
Novia
0.00 /hora
35.00
Organizador
/hora
25.00
Reportaje fotogrfico
/hora
50.00
Msica banquete
/hora
Alquiler vehculo
50.00
invitados
/hora
20.00
Servicio limpieza
/hora
60.00
Montaje carpa
/hora
Instalacin decoracin
30.00
floral
/hora
30.00
Servicio Catering
/hora

Trabajo
trabajo
se
siguiente
tabla.
para los recursos
se
ha
coste cero, al no
para
ellos
su
las
distintas

base de

4. Mtodos de financiacin
Debido al alto coste que puede llegar a suponer el proyecto, se ofrece
al cliente la posibilidad de fraccionar el pago del importe total de la
siguiente manera:
- 20% del total al principio
- 30% una semana antes de la boda
- 50% restante, un mes despus de la boda.
Dado que los plazos acordados con las organizaciones ejecutantes
son distintos a los acordados con el cliente, veamos cul es el saldo
disponible y cul es la financiacin que hay que adquirir para hacer
frente a los pagos de los proveedores.
El gasto total que supone el evento alcanza la cifra de 25935,73333
. Antes de que se comience a pagar a los proveedores, disponemos
de una liquidez (de los pagos del cliente) de 12967,8667. Por tanto,
para poder afrontar los pagos al finalizar el evento, la organizacin
deber financiar la mitad del importe total del evento.
La organizacin dispone de varios acuerdos con una entidad
financiera que nos proporcionar la cantidad necesaria. El inters de
dicha financiacin queda sufragado con el importe total que le supone
al cliente contratar el evento.

PLAN DE GESTIN DEL RRHH

1. Competencias
De la ejecucin del evento, obtenemos la siguiente lista de
competencias:
- Organizacin del evento
- Adquisicin de vestuario
- Reserva de la iglesia
- Obtencin de certificados del bautismo y confirmacin
- Organizacin cursos prematrimoniales
- Anillos de compromiso
- Peluquera
- Diseo de las invitaciones
- Elaboracin de la lista de bodas
- Eleccin de los regalos para los invitados
- Realizacin de reportaje fotogrfico
- Organizacin del banquete nupcial
- Contratacin de transportes
- Reserva de hotel
- Limpieza Iglesia

2. Responsabilidades
Las responsabilidades figuran el la tabla siguiente, relacionando las
competencias definidas en el apartado anterior con las personas y
equipos ejecutantes definidos.
-

Tienda de modas
Prroco de la iglesia
Joyera
Peluquera
Tienda de regalos y complementos
Estudio fotogrfico
Orquesta
Empresa de transportes
Hotel
Catering
Empresa limpieza

Para generar la tabla RAM (matriz de autoridad-responsabilidad) y

facilitar su entendimiento, consideramos a las empresas ejecutantes
como un grupo, de tal forma que a cada autoridad le corresponder
un responsable segn la relacin uno a uno que se muestra a
continuacin:

GESTIN

resultante
siguiente1:

E.EJECUTANTE

PLAN DE

CLIENTES

tabla
la

ORGANIZADOR

La
es

RESPONSABLE
Trajes
Tienda de modas
Iglesia
Prroco de la iglesia
Anillos de compromiso
Joyera
Peluquera y maquillaje Peluquera
Invitaciones
Tienda de regalos
Flores y decoracin
Floristera
Regalos padrinos
Tienda de regalos
Reportaje fotogrfico
Estudio fotogrfico
Msica ceremonia
Orquesta ceremonia
Msica banquete
Orquesta banquete
Transporte novios
Empresa transportes
Transporte invitados
Empresa transportes
Trajes
A catering
P,I R
Servicio
catering
Empresa
Iglesia
A I
R
Servicio
restaurante
Restaurante
Anillos
de compromiso
A de
P,I limpieza
R
Limpieza
iglesia
Empresa
Peluquera
A P,I
R
Instalacin
carpa y maquillaje
Proveedor
carpa
banquete
Invitaciones
A P,I R
Flores y decoracin
A P,I R
Regalos padrinos
A P,I R
Reportaje fotogrfico
A P,I R
Msica ceremonia
A P,I R
Msica banquete
A P,I R
Transporte novios
A I
R
Transporte invitados
A P,I R
Servicio catering
A I
R
Servicio restaurante
A P,I R
Limpieza iglesia
A I
R
Instalacin carpa
banquete
A I
R

DEL

COMUNIACIONES
1. Requisitos de comunicaciones de los interesados
Para gestionar las necesidades generadas de la organizacin del
evento, tendremos en cuenta tanto a los clientes, como a las
organizaciones ejecutantes. La informacin deber fluir en ambos
sentidos, teniendo en cuenta en cada momento la necesidad de
colaboracin segn el proceso en que se encuentre.
Adems el jefe de proyecto tiene la tarea de gestionar las
comunicaciones entre los dos actores mencionados anteriormente.

2. Formatos de comunicacin
Los formatos de comunicacin que se van a usar van a ser a travs de
la comunicacin oral, entre los distintos interesados:
- Jefe de proyecto Clientes
- Jefe de proyecto Organizaciones ejecutantes
- Organizaciones ejecutantes Clientes.
Adems si los clientes estn de acuerdo, se usar Internet y cuentas
de correo electrnico como soporte auxiliar de comunicacin.

A: autoridad, R: responsable, P: participante, I:informado

3. Frecuencia de la comunicacin
La frecuencia de la comunicacin entre los distintos interesados, ser
la necesaria para poner al corriente tanto a los clientes como a las
organizaciones ejecutantes, de los plazos, entregas
y citas
concertadas.

4. Reuniones
Adems de todo lo expuesto hasta ahora sobre la comunicacin, el
jefe de proyecto se reunir con las distintas organizaciones
ejecutantes, para controlar los plazos de entrega de los productos
entregables.
Tendr as mismo reuniones semanales con los clientes, como se
refleja en la EDT, para supervisar la marcha del evento, as como para
subsanar las deficiencias que el cliente est detectando durante la
ejecucin.