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Gobierno de Reconciliacin

y Unidad Nacional

Repblica de Nicaragua
Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico
Direccin General de Contrataciones del Estado

MANUAL GUA ESTNDAR ADMINISTRACIN


DE CONTRATOS

JUNIO 2007

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

NDICE
Introduccin ....................................................................................................................................... 3
OBJETO, BASE LEGAL ................................................................................................................ 4
1. Objeto .................................................................................................................................... 5
2. Base Legal: ............................................................................................................................ 5
PARTE II ............................................................................................................................................ 6
GUA RPIDA ............................................................................................................................... 6
PARTE III ......................................................................................................................................... 14
GUIA DETALLADA ...................................................................................................................... 14
I.- Introduccin. ............................................................................................................................ 15
II.- Recepcin de Documentos Contractuales ............................................................................ 20
Recepcin de documentos contractuales ................................................................................... 20
III.- Formacin y custodia de expediente: ................................................................................... 22
IV.- Anlisis del contrato.............................................................................................................. 22
V.-Ejecucin y seguimiento de la contratacin ........................................................................... 23
VI.- Terminacin del Contrato.- ................................................................................................... 30
VII.- Facultades y Deberes del Administrador.- ......................................................................... 36
PARTE V ......................................................................................................................................... 40
MODELOS ................................................................................................................................... 40
MODELO N 1 ......................................................................................................................... 41
MODELO N 2 ......................................................................................................................... 42
MODELO N 3 ......................................................................................................................... 43
MODELO N 4 ......................................................................................................................... 44
MODELO N 5 ......................................................................................................................... 45
PARTE VI ........................................................................................................................................ 46
GUIA DE VERIFICACION ........................................................................................................... 46
GUIA DE VERIFICACION No. 1 ............................................................................................. 47
PROCESO: ADMINISTRACION DE CONTRATO CON LOS RESPONSABLES DE CADA UNA
DE LAS ACTIVIDADES............................................................................................................... 49

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

Introduccin
Este Manual-Gua de Administracin de Contratos ha sido preparado por la Direccin General de
Contrataciones del Estado (DGCE) para ser usado por las Instituciones del Sector Pblico con el
objeto de lograr una eficaz y adecuada administracin de contratos, tanto de obras, bienes como
servicios de cualquier naturaleza y servicios de consultoras. Se elabor con el fin de que
constituya un permanente elemento de consulta y entrenamiento para los responsables de la
administracin de los contratos. La correcta interpretacin y aplicacin se traducir en una mayor
eficiencia, facilitando su gestin. No obstante debe considerarse que un Manual es un elemento
dinmico y como tal requiere una permanente revisin, a fin de asegurar su vigencia en el
tiempo.
La administracin de contratos es el aspecto fundamental de la contratacin pblica y es a
menudo una de las partes mas descuidadas en la gestin posterior a los procesos de
formalizacin del contrato. Es un elemento crtico en el ciclo de ejecucin de las contrataciones y
debe jugar un rol destacado y relevante en las operaciones del sector pblico. El propsito y
objetivo de una buena administracin de los contratos es obtener bienes, obras, consultoras y
servicios de cualquier naturaleza, de la calidad especificada, de manera oportuna y aun costo
que favorezca a la institucin dentro del presupuesto establecido para ese fin.
En un sentido amplio, la administracin consiste en alcanzar un objetivo mediante las acciones
de planificar, organizar, dirigir, controlar y tomar decisiones. Administrar implica entonces poner
recursos en accin para lograr un resultado esperado, lograrlo con el trabajo propio y
principalmente, con el trabajo de otros.
Para las Instituciones del Sector Pblico este Manual posibilitar una rpida, ordenada,
documentada y controlada gestin operativa y de accin, eliminando la dependencia de las
espontaneidades que frente a situaciones imprevistas tienden a la implementacin de medidas
imprudentes e irregulares de parte del equipo administrador del contrato, contraviniendo las
normas de control interno y con riesgos potenciales implcitos para el Sector Pblico.

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

PARTE I
OBJETO, BASE LEGAL

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

1. Objeto
El presente Manual tiene como Objetivos:
1. Proporcionar orientaciones generales al administrador de contratos para el mejor
desarrollo de una gestin enfocada a los resultados, de manera informada, ordenada,
documentada, estandarizada y acorde con las normas de control interno de cada
institucin y las dictadas por la Contralora General de la Repblica.
2. Proveer de mecanismos al Administrador de Contrato para que resuelva las posibles
situaciones que se pueden dar durante el desarrollo o ejecucin de un contrato, ya que
lo explcito como lo implcito, sin haber sido previsto, es en gran medida el espacio para
la gestin del administrador. Estas situaciones son las que generan buena parte del
campo de accin del administrador de contratos y al ejecutarlas deber tomar en
consideracin el marco global tratado en este manual.
2. Base Legal:
El Presente Manual tiene como base legal las siguientes Leyes, Reglamentos y Decretos
aplicables en materia de contrataciones pblicas.
La Gaceta,
Diario Oficial
No
De Fecha

LEYES
De forma supletoria Cdigo Civil de la Repblica de
Nicaragua
Ley 540 de Mediacin y Arbitraje

Ley 561 General de Bancos y otras Instituciones


Financieras
Ley de Contrataciones del Estado y sus Reformas

122

24/06/2005

232

30/11/2005

1
2

03/01/2000
04/01/2000

109
110

09/06/2000
13/06/2002

REGLAMENTOS
Reglamento General de la Ley de Contrataciones del Estado
y sus reformas.
NORMATIVAS
Normas Tcnicas de Control Interno (NTCI) dictadas por el 234-235Consejo Superior de la Contralora General de la Repblica
236

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

1-12-04
2-12-04
3-12-04

PARTE II
GUA RPIDA
Est orientado a la consulta rpida de las etapas y actividades a desarrollar por el Equipo
administrador del contrato, orientaciones principales a seguir conforme los requisitos
estipulados tanto en la Ley, y Reglamento General, as como en las Normas de Control Interno
de cada Institucin y las Normas Tcnicas de Control Interno dictadas por la Contralora
General de la Repblica.

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

SITUACION O ACTIVIDAD

ACTIVIDADES
SECUNDARIAS

RECEPCIN
DOCUMENTOS
CONTRACTUALES.

Verifica que junto con la copia del


contrato le remitieron los
documentos que corresponde:
anexos, garantas, la no objecin
de los organismos financiadores
en caso de que aplique.

1. Asesor Legal
2. rea de Adquisiciones
3. rea Solicitante.

El rea Solicitante forma y


custodia el expediente que dar
seguimiento al contrato, remite al
rea de Adquisiciones copia de
los documentos que se vayan
generando para mantener
actualizado el expediente nico
de la contratacin que custodia
dicha rea.

1. rea de Adquisiciones
2. rea Solicitante
3. rea Financiera

Estudia el contrato suscrito para


planificar su trabajo y
responsabilidades para la
ejecucin de ste. Es
recomendable utilizar Ayuda
Memoria lista de verificacin
con los diferentes eventos y
productos que se obtendrn;
cronograma de actividades.

1. rea de Adquisiciones
2. rea Solicitante
3. rea Financiera

FORMACION DE
EXPEDIENTE

ANLISIS DEL
CONTRATO.

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

RESPONSABLE

ACTIVIDADES
SECUNDARIAS

SITUACION O ACTIVIDAD
1.
2.
3.

EJECUCIN Y
SEGUIMIENTO DE
LA CONTRATACIN.

Orden de Inicio (obras).


Apertura de bitcora.
Lista de verificacin de
documentos y planos.
4.
Cronograma de
Ejecucin de la Obra
5.
Ayudas Memorias en
caso de reuniones realizadas.
6.
Verificacin de los
documentos.
7.
Plan de trabajo de
entregas (bienes)
8. Recepcin de los bienes, o
servicios.
9. Supervisin de los Productos
10. Cambio en el Alcance de la
Obra.
11. Prorrogas
12. Modificacin: Garantas /
Seguros

RESPONSABLE

1. rea Solicitante
2. rea de
Adquisiciones

1. Prevenir por escrito sobre


incumplimiento, sealando
acciones correctivas,
otorgando plazo.
2. Constatar si se cumplieron
las acciones correctivas
dentro del plazo sealado
ACTIVIDADES EN CASO
DE INCUMPLIMIENTO

1. rea Solicitante
2. Asesora Legal
3. rea de
Adquisiciones

3. Si no se cumplieron las
acciones correctivas,
informar.
4. Estar pendiente del resultado
de las acciones
implementadas como
consecuencia del informe
enviado.

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

SITUACION O ACTIVIDAD

ACTIVIDADES
SECUNDARIAS

PAGOS AL CONTRATISTA.

Esta actividad se realizar


contraprestacin del producto;
haciendo uso del acta de entrega,
garantas, mediciones de
avances (avalos), dictmenes
tcnicos, verificacin del
producto, No Objecin en caso
que aplique y sobre
presentaciones de garantas de
calidad e informe de conformidad
de servicios

TERMINACION NATURAL
DEL CONTRATO

Esta actividad culmina con la


Recepcin definitiva del producto
y actas.

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

RESPONSABLE

1.
2.
3.
4.

rea Solicitante
Almacn
Asesora Legal
rea de
Adquisiciones

1. rea Solicitante
2. Almacn
3. Asesora Legal

SITUACION O ACTIVIDAD

TERMINACIN DEL
CONTRATO POR MUTUO
ACUERDO

RESCISIN POR MOTIVOS


DE INTERS PBLICO

ACTIVIDADES
SECUNDARIAS
1. Notificar
al
Contratista
intencin de rescindir el
contrato por razones de
inters
pblico.
Elabora
Dictamen
2. Manifiesta estar de acuerdo
en poner trmino a la
contratacin
3. Informa a la Unidad
Administrativa Financiera
4. Solicita a equipo inicien
negociaciones con contratista
para definir los trminos de la
liquidacin del contrato.
5. Inician Negociaciones con
contratista y concluidas la
ponen en conocimiento del
Administrativo Financiero.
6. Conoce y aprueba trminos y
solicita elaboracin de
Resolucin para firma de
Mxima Autoridad.
7. Elabora proyecto de
Resolucin y somete a la
Mxima Autoridad para su
aprobacin y firma.
8. Aprueba y firma Resolucin
que pondr fin a la
contratacin por mutuo
acuerdo.
1. Informa
al
rea
de
Adquisiciones, si considera
que hay razones de inters
pblico, caso fortuito o fuerza
mayor para rescindir el
contrato.
2. Solicita al rea Solicitante el
nombramiento de Perito para
que elabore informe tcnico
3. Elabora informe tcnico con
apoyo del Asesor Legal y lo
enva
al
rea
de
Adquisiciones.
4. Elabora
proyecto
de
Resolucin de Rescisin del
Contrato por motivos de

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

RESPONSABLE

1. rea Solicitante

2. Contratista
3. Equipo
administrador del
contrato.
4. rea Financiera

5. rea de
Adquisiciones,
Asesor Legal y rea
Solicitante
6. Unidad
Administrativa
Financiera.

7. Asesora Legal
8. Mxima Autoridad.

1. rea Solicitante

2. rea de Adquisiciones.

3. rea Solicitante y Asesor


Legal
4. rea de Adquisiciones.

5. Asesor Legal.

10

SITUACION O ACTIVIDAD

ACTIVIDADES
SECUNDARIAS
inters pblico y lo enva.
5. Revisa
el
proyecto
de
Resolucin, haciendo las
observaciones pertinentes y
rubrica el proyecto en seal
de aprobacin y lo enva
6. Somete a firma de la mxima
autoridad el proyecto de
resolucin de rescisin de
contrato por motivos de
inters pblico.
7. Valora
y
suscriba
la
resolucin y la enva.
8. Notifica al Contratista la
Resolucin dictada por la
Mxima Autoridad.
9. Firme el acuerdo de rescisin,
proceden a efectuar la
liquidacin
de
las
indemnizaciones
que
correspondan.

RESOLUCIN POR
INCUMPLIMIENTO DEL
CONTRATISTA

1. Identifica el incumplimiento.
2. Elabora informe que contenga
causales de la resolucin del
contrato por incumplimiento y
enva.
3. Notifica al contratista de la
intencin de resolver el
contrato por incumplimiento.
4. Podr solicitar que su
posicin se atienda por medio
de una comparecencia oral.
5. Levantar acta de la
Comparecencia oral donde se
asentara todo lo expuesto por
el contratista.
6. Se pronunciarn sobre la
procedencia o no de la
resolucin del contrato.
7. En caso de proceder la
resolucin, preparar
borrador de resolucin que
suscribir la mxima
autoridad y lo enviara a la
Asesora Legal.
8. Revisa el borrador de la

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

RESPONSABLE

6. rea de Adquisiciones.

7. Mxima Autoridad.
8. rea de Adquisiciones.

9. rea de Adquisiciones,
Asesor Legal y Equipo
administrador del
contrato.

1. Equipo administrador del


contrato.
2. Equipo administrador del
contrato.
3. rea de Adquisiciones

4. Contratista

5. Asesora Legal, rea de


Adquisiciones y el rea
Solicitante
6. rea de Adquisiciones,
Asesor Legal y el rea
Solicitante.
7. rea de Adquisiciones.

8. Asesora Legal.

11

ACTIVIDADES
SECUNDARIAS

SITUACION O ACTIVIDAD

9.

10.
11.
12.

1.

2.

3.

TERMINACION POR
CAUSAS IMPUTABLES A
LA ENTIDAD
CONTRATANTE

4.

5.

6.
7.

resolucin y hace las


observaciones del caso,
rubrica y enva.
Somete a firma de la Mxima
Autoridad con los soportes
del caso.
Valora y suscribe la
Resolucin y enva.
Notifica al Contratista.
Se procede a la Ejecucin de
la Garanta y de ser
procedente a la ejecucin de
las clusulas penales
previstas contractualmente.
Formula peticin de
terminacin del contrato por
causas imputables a la
entidad contratante.
Elaboran informe
pronuncindose sobre la
procedencia o no de la
disolucin del contrato
solicitada por el contratista.
Redacta borrador de
resolucin que suscribir la
mxima autoridad en donde
autoriza la disolucin del
contrato solicitada por el
contratista y facultado al
funcionario de su eleccin
para que comparezca a
suscribir el documento
correspondiente mediante el
cual se disuelve el contrato y
la enva.
Revisa el borrador de
resolucin, hace las
observaciones del caso,
rubrica y enva.
Somete a firma de la Mxima
Autoridad con los soportes
del caso.
Valora y suscribe la
resolucin.
Notificar al contratista.

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

RESPONSABLE

9. rea de Adquisiciones.

10. Mxima Autoridad.


11. rea de Adquisiciones
12. Conforme gua para
ejecucin de fianzas y
garantas en
contrataciones pblicas.

1. El Contratista.

2. rea de Adquisiciones,
Asesor Legal y el Equipo
administrador del
contrato.
3. rea de Adquisiciones.

4. Asesora Legal.

5. rea de Adquisiciones

6. Mxima Autoridad
7. rea de Adquisiciones

12

SITUACION O ACTIVIDAD

CIERRE TCNICO

CIERRE FINANCIERO

ACTIVIDADES
SECUNDARIAS
Se da una vez que se ha
verificado el cumplimiento del
contrato.
Realizan la conciliacin de
cuentas, apoyndose del
cronograma de pago, lista de
verificacin de productos vs. los
pagos realizados.

RESPONSABLE
1- rea Solicitante

1- rea Solicitante
2- rea Financiera

LIBERACION DE
GARANTIAS / POLIZAS

Los productos son: Documento


de entrega y liberacin de
Garantas al Contratista /
Consultor. Las Herramientas es
la comunicacin que se entrega
la garanta, firmada en la que se
entrega la garanta, verificar
finiquito de la contratacin.

1234-

1- rea Solicitante
2- rea de Adquisiciones

EVALUACION AL
DESEMPEO DEL
CONTRATISTA

El Producto es la evaluacin del


contratista remitido a la DGCE,
las
herramientas
son:
constancia de que se realiz la
evaluacin de desempeo, el
formato de evaluacin de
desempeo.

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

rea Solicitante
rea Financiera
Asesora Legal
rea de Adquisiciones

13

PARTE III
GUIA DETALLADA

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

14

I.- Introduccin.
Lo relativo a la formalizacin de un Contrato suscrito entre un proveedor de bienes y
servicios o un contratista y cualquier institucin del Sector Pblico, as como los derechos
y obligaciones de las partes, est comprendido en los Artos. 98 al 105 de la Ley de
Contrataciones del Estado - y Artos.134 al 148 del Reglamento de la misma Ley. Lo que
no se encuentra comprendido en las disposiciones antes indicadas deber ser tratado en
base a las Normas Tcnicas de Control Interno dictadas por la Contralora General de la
Repblica y conforme las normas del derecho comn.
El propsito final del Equipo administrador del contrato es asegurar que la ejecucin del
objeto del contrato, (obra, bienes o servicios), encargado a un contratista, proveedor o
consultor, sea realizado en forma correcta, segura y oportuna. Para esos efectos la
Institucin o Ente Pblico dota al Equipo administrador del contrato, de la facultad para
representarla frente al contratista, proveedor o consultor.
Qu es la Administracin del Contrato?
La administracin de contratos es un proceso de equipo, complejo y multifactico que
implica la gerencia de una serie de actividades que inician an antes de la suscripcin del
contrato (micro planificacin) y culminan una vez evaluado el grado de cumplimiento de
las obligaciones contractuales.
La administracin del contrato inicia con el proceso de licitacin y termina en la
evaluacin de los resultados que retroalimenta a los procesos de adquisicin /
contratacin. Es decir, es un proceso dado por la sumatoria de las actividades realizadas
por el rea Solicitante, el rea de Adquisiciones, el Comit de Licitacin, el rea
Financiera, Asesora Legal, y Planificacin.
El rea Solicitante y el rea de
Adquisiciones participan siempre en el proceso de Administracin del contrato.
La administracin de contratos constituye la parte principal del proceso de adquisiciones,
la cual permite al responsable de un proyecto la obtencin del Mejor Valor(tiempo
requerido, cumplimiento de los requisitos, y bajo el presupuesto asignado y/o fijado).
Qu es un Administrador de Contrato?
Es un equipo multidisciplinario designado por la mxima autoridad en cada caso en
particular, para que en nombre y representacin de la Entidad Pblica, asuma la
responsabilidad de velar por el cumplimiento correcto y oportuno del contrato.
La Entidad Pblica a travs de la designacin que hace la mxima autoridad, dota al
Administrador de la facultad para representarla frente al Proveedor, Consultor o
Contratista. En consecuencia los actos efectuados por el Administrador, se entienden
como efectuados por la Entidad, con toda la responsabilidad que ello implica, la que debe
traducirse en velar permanentemente por el cumplimiento correcto y oportuno del
contrato.

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

15

Cul es la misin del Administrador de Contrato?


La misin primordial de un Administrador de Contrato es representar a la Entidad para
asegurar que los proveedores, consultores o contratistas cumplan sus respectivas
obligaciones, y as lograr el producto, obra o servicio encomendado de acuerdo al
alcance y a los trminos del contrato, documentando su accin administrativa, hasta el
finiquito del contrato. El Equipo administrador del contrato, optimiza los resultados del
contrato en trminos de costo, plazo y calidad, con equidad para las partes.
Qu hace el Equipo administrador del contrato?
El Equipo administrador del contrato planifica, dirige, controla y coordina de acuerdo a las
leyes, reglamentos, normas, polticas de la Institucin y trminos del respectivo contrato,
todas las actividades orientadas a obtener el producto, obra o servicio materia del
contrato, asegurando la oportunidad y calidad requeridas.
Para cumplir lo anterior es imprescindible que el Administrador conozca muy bien:
a) El contrato propiamente dicho y todos los documentos que lo integran, tales
como el pliego de bases y condiciones, especificaciones, cronograma de
trabajo, planos y cualquier otro documento relacionado. Esta documentacin,
que debe formar un todo, debe ser obtenida completa, mantenida y
principalmente conocida en profundidad por el Administrador.
b) Que a nivel interno debe tratar usualmente con las reas de: Almacenes o
Bodegas, rea de Adquisiciones, rea Solicitante, rea de Proyectos, Asesora
Legal, Divisin Administrativa-Financiera y Unidad de Auditoria.
Qu debe tener siempre presente un Administrador de Contrato?
Es imprescindible que un Administrador de Contrato conozca claramente lo que nunca debe
hacer, tal como:
a) Delegar la administracin, o delegar parte de ella sin ejercer control y
supervisin sobre lo delegado.
b) Dar instrucciones u rdenes directas al personal del contratista, consultor o
proveedor, excepto ante un inminente peligro de accidente. Debe abstenerse
de intervenir o interferir en la relacin del proveedor, consultor o contratista
con su personal y subcontratista, pues esta intervencin contamina y diluye las
responsabilidades que el contrato impone al contratista
c) Ordenar al contratista, o permitir cambios adicionales, extraordinarios,
reprogramacin, sin un acuerdo previo y documentado de su impacto en el
precio, plazo y gastos generales del contrato.

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

16

Cmo debe actuar un Administrador de Contrato?


En trminos generales, las acciones que debe emprender el Administrador de Contratos
para el cumplimiento de su misin deben guiarse a lo menos, de acuerdo con las siguientes
directrices:
a) Tener muy buen conocimiento del contenido de los documentos que forman
parte del contrato, y remitirse a ellos cada vez que se analice un tema
contractual.
b) Velar permanentemente por el cumplimiento correcto y oportuno del contrato,
respecto de las obligaciones de cualquiera de las partes. El contrato debe ser
beneficioso y equilibrado para ambas partes, no solo para una de ellas. Esto
es especialmente importante para evitar futuros reclamos generados por un
desequilibrio en la relacin contractual. Los contratos se deben ejecutar de
buena fe, la Institucin estara actuando de mala fe y en forma arbitraria si
asfixia econmicamente a un proveedor, consultor o contratista por la falta de
pago y, a su vez, le exige la prestacin del servicio en trminos ptimos so
pena de rescindir el contrato o de imponer multas.
c) Administrar el contrato utilizando las mejores prcticas, en un marco de tica
comercial y respetando el alcance de los servicios contratados teniendo
presente que el contratista, consultor o proveedor, no tiene obligacin de
ejecutar solicitudes que excedan al alcance sin mediar una modificacin del
contrato.
d) Predisposicin al orden y a la documentacin para asegurar la trazabilidad de
sus actuaciones, dejando los respaldos necesarios para que los rganos de
control puedan realizar las auditorias y controles que estime necesario. El
equipo administrador del contrato traduce los asuntos administrativos en
documentos de trabajo y en reportes de control, anlisis y de acciones
correctivas.
e) Actuar de manera proactiva1, identificando tempranamente y aprovechando las
eventuales oportunidades, as como anticipndose a los posibles problemas,
desviaciones y fuentes de reclamos, tomando accin inmediata para
resolverlos.
f) Actuar con equidad y criterio profesional de acuerdo con las obligaciones que
impone el contrato, exigiendo el cumplimiento de las obligaciones del
proveedor, consultor o contratista, en trminos de costo, plazo, calidad y
seguridad.
g) Mantener debidamente informada a la organizacin interna (todas las
unidades que corresponda) sobre la marcha del contrato y sus eventuales
oportunidades y/o amenazas. (mejoramientos y/o reclamos, problemas o
desviaciones)

Proactiva

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17

a- Actividades previas que realiza el Equipo Administrador de Contratos


Se consideran todas aquellas actividades correspondientes a la formalizacin y firma del
contrato, en donde se debe asegurar la integracin de todos los documentos que forman
parte del mismo, tales como:
a. Contrato firmado
b. Pliegos de Bases y Condiciones, Adendum
c. Especificaciones tcnicas o trminos de referencia y otros documentos
necesarios como corresponda
d. Oferta adjudicada
e. Acuerdos de alcance, estructura de informes, fechas de entrega, etc. (si aplica)
f.

Garantas correspondientes

g. Informacin al expediente

b. Actividades durante la Ejecucin que realiza el Equipo Administrador de Contratos


En esta segunda etapa se desarrolla una lista de actividades de verificacin que se deben
llevar a cabo para lograr un control de calidad en la ejecucin del contrato, esto permitir
realizar los ajustes y recomendaciones encaminadas a que la ejecucin del contrato sea
eficaz y eficiente.
Esta lista de actividades incorpora delimitaciones en las responsabilidades de cada uno de
los integrantes del equipo que administra el contrato, y posibilita la medicin de las
actividades que cada uno debe cumplir de acuerdo al rol asignado. Se recomienda
considerar entre otras, las siguientes actividades:
b.1 Formacin de Equipo multidisciplinario de Administracin de Contrato
Suscrito el contrato por la mxima autoridad o autoridad competente, ste designa a un
equipo que deber administrar la ejecucin del contrato. De manera general deber ser
integrado por delegados de:
rea solicitante (variar de acuerdo al objeto del contrato)
rea legal
rea financiera
rea de adquisiciones
Expertos evaluadores (si aplica)

b.2 Asignacin de las responsabilidades al equipo


Se asignarn las responsabilidades de cada uno de los miembros del equipo,
delimitando sus funciones y el tiempo programado para la duracin de cada actividad. Es
importante que cada rea designe a una persona y el nombramiento corresponda a la
MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

18

naturaleza de la contratacin. Como una prctica de especializacin en el manejo de los


contratos se recomienda que en las reas de adquisiciones, legal y financiera, se d
lugar a la rotacin de los funcionarios a designar, procurando el fortalecimiento de las
capacidades, habilidades y conocimientos en esta materia.
b.3 Cronograma de actividades por responsable
Se elaborar un detalle de actividades con una secuencia lgica, definiendo la duracin
estimada de las mismas y sus respectivos responsables, identificando los hitos o
aspectos claves que afectarn la ejecucin del contrato si no se cumplen en el tiempo
previsto. Se debe considerar tambin actividades que se puedan ejecutar de manera
paralela.
El cronograma deber ser alimentado de manera constante para que el equipo est
informado de las actividades que ya finalizaron y cul es la siguiente actividad y a quin
le corresponde. Esta informacin se podr poner en la red interna para que sea de fcil
acceso y en una versin nica y actualizada.
b.4 Establecer procedimientos de seguimiento
Establecer los mecanismos de coordinacin de cada uno de los miembros del equipo,
conforme las actividades definidas, que permitan el seguimiento del cumplimiento y
consecucin de las mismas. Previendo no saturar de reuniones a todo el equipo y
acordar un periodo de tiempo para revisar y proponer las recomendaciones que
procedan.
Por otra parte se debern establecer los mecanismos de aprobacin y recepcin de los
productos y/o avances del contrato, para agilizar el buen desarrollo del mismo en sus
diferentes aspectos tcnicos, entrega y respectivos pagos.
Estos mecanismos deben ser comunicados al proveedor para que est enterado cul es
el proceso de aprobacin de sus productos y/o informes y el tiempo que se tomar el
pago correspondiente.
Deber quedar claro que el objetivo del equipo es hacer dinmica, eficaz y eficiente la
administracin del contrato y que ste cumpla con la satisfaccin de las necesidades
para el que fue suscrito.
b.5 Identificar los riesgos de las actividades de ejecucin del contrato
Analizar las actividades del cronograma e identificar los potenciales eventos que puedan
afectar la consecucin de los objetivos del contrato. Esto permitir la revisin de las
actividades que pueden ser afectadas; por ejemplo, si no se programaron los pagos
difcilmente se tendr disponibilidad de recursos financieros al momento de efectuar el
pago, por lo que deber contemplarse la programacin de los mismos.

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

19

Analizadas las actividades, stas debern ser analizadas en orden de prioridad y


afectacin para discriminar las que no afectarn el cumplimiento de los objetivos que es
la ejecucin del contrato (prioridad de atencin a las actividades crticas en la ejecucin
del contrato).
b.6 Definir actividades de mitigacin de riesgos
Finalizado el anlisis de los riesgos se deber establecer procedimientos para asegurar
razonable del cumplimiento de los objetivos y mitigar los riesgos enfocados a la
prevencin, deteccin y correccin de las desviaciones.
Se deber elaborar una serie de actividades para cada uno de los riesgos identificados
que podran afectar la ejecucin del contrato. Por ejemplo, el no tener disponible
recursos financieros durante el perodo establecido para realizar el pago al proveedor, la
actividad de mitigacin es programar los pagos del contrato.
b.7 Establecer indicadores de medicin
Cada rea miembro del equipo administrador del contrato definir indicadores para
medir el avance de las actividades derivadas del contrato, la evaluacin de los productos
(cantidad y calidad) y el tiempo de cumplimiento de los mismos.
b.8 Retroalimentacin para ajustes en el cronograma de actividades
Se debern establecer procedimientos y/o mecanismos de alerta para detectar
anomalas en el desarrollo de las actividades o desviaciones de los objetivos, o una
oportunidad de mejora del proceso. A continuacin se ajusta el cronograma de
actividades. Esta actividad es cclica.
b.9 Finalizacin de Contrato
Se debe verificar el cumplimiento del alcance y productos establecidos en el contrato y
adendas respectivas.

II.- Recepcin de Documentos Contractuales


Recepcin de documentos contractuales
El Equipo administrador del contrato cuando debe como primer paso, verificar si junto
con la copia del contrato le enviaron copia de todos los documentos que corresponde, a
saber:
A. Contrato de Obras: debe verificar que se le est remitiendo junto con el contrato
suscrito, al menos los siguientes documentos:
1) Identificacin de las partes
2) Documentos Base de la contratacin y sus respectivas modificaciones y
adendum.
3) Oferta tcnica y econmica adjudicada
4) Alcances de obra y especificaciones tcnicas
5) Planos constructivos
6) Clculos estructurales
7) Plan de trabajo
8) Programa de trabajo fsico y financiero
9) Aclaraciones de Ofertas
MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

20

10) Garantas rendidas hasta el momento.


11) Tipos y montos de las garantas (garanta de anticipo, garanta de
cumplimiento, garanta de vicios oculto) / seguros (es la posibilidad de que
la entidad exija seguros para que sea beneficiada contra daos terceros)
12) Cambios de alcance / modificaciones
13) Revisin de Precios
14) Regulaciones Ambientales: controlar los niveles de afectacin al ambiente
circundante.
15) Resolucin de controversias
16) Tiempo de ejecucin.
17) Forma de Pago
B. Contrato de Servicios de Consultora: debe verificar que se le est remitiendo
junto con el contrato suscrito, al menos los siguientes documentos:
1) Identificacin de las partes
2) Documentos Base de la contratacin y sus respectivas modificaciones y
adendum.
3) Oferta tcnica y econmica adjudicada
4) Alcances de los Servicios Trminos de Referencia
5) Aclaraciones de Ofertas
6) Programa de trabajo (si procede)
7) Garantas rendidas
8) Propuesta metodologica
9) Forma de pago
10) Tiempo de ejecucin
11) Sanciones
12) Eximentes de Responsabilidad
13) Causales de Resolucin
14) Vigencia
15) Anexos
C. Contrato de Adquisicin de Bienes: debe verificar que se le est remitiendo
junto con el contrato suscrito, al menos los siguientes documentos:
1) Documentos Base de la Contratacin y sus respectivas modificaciones y
adendum.
2) Oferta tcnica y econmica adjudicada
3) Aclaraciones de Ofertas
4) Especificaciones tcnicas de los bienes
5) Garantas rendidas.
6) Plan de entrega de Bienes.
7) Causales de Resolucin.
D. Contrato de Servicios Complementarios: debe verificar que se le est
remitiendo junto con el contrato suscrito, al menos los siguientes documentos:
1) Documentos Base de la Contratacin y sus respectivas modificaciones y
adendum.
2) Oferta tcnica y econmica adjudicada
3) Aclaraciones de Ofertas
4) Alcance de los Servicios
5) Garantas rendidas.

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21

III.- Formacin y custodia de expediente:


El rea Solicitante forma y custodia el expediente que dar seguimiento al contrato,
remite al rea de Adquisiciones copia de los documentos que se vayan generando para
mantener actualizado el expediente nico de la contratacin que custodia dicha rea,
mantenindolo de esta forma actualizado. Es conveniente contar con una lista de
verificacin y el cronograma de actividades en que el contratista realizar la obra,
cronograma de entregas en caso de bienes, plan de trabajo s es consultora. En este
expediente deben archivarse tambin en orden cronolgico toda la correspondencia de
cualquier ndole que sea que se curse con el Proveedor, Consultor o Contratista.
IV.- Anlisis del contrato
Al recibir los documentos el Equipo administrador del contrato debe efectuar de
inmediato (en un plazo no mayor a cuarenta y ocho horas) un anlisis al contrato,
planificar el trabajo e identificar las responsabilidades para su ejecucin.
Es
recomendable utilizar Ayuda Memoria lista de verificacin con los diferentes eventos y
productos que se obtendrn; cronograma de actividades. As como tambin deber
considerar las clusulas referidas a:
Generalidad.
1. Formalizacin del Contrato.
2. Exigibilidad de las clusulas contractuales.
3. Vigencia de las obligaciones y
4. Inicio Ejecucin del contrato

A. Contrato de ejecucin de obras


1) Generalidades
2) Garantas
3) Solucin de controversias
4) Control de plazos.
5) Frmulas polinmicas
6) Control de Costos.
7) Control de Calidad
8) Clusulas penales
9) Formas de extincin del contrato
10) Finalizacin del Contrato
11) Ley aplicable
B. Contrato de Servicios de Consultora
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)

Inicio, cumplimiento, modificacin y rescisin del contrato.


Obligaciones del Consultor
Personal del Consultor y Subconsultores
Obligaciones del Contratante
Clusulas penales
Formas de extincin del contrato.
Pagos al Consultor
Solucin de Controversias
Garantas

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22

C. Contrato de Suministro de Bienes


1) Alcance de los suministros
2) Solucin de controversias
3) Responsabilidades del Proveedor
4) Precio y condiciones de pago
5) Formas de extincin del contrato
6) Garantas
7) Especificaciones y normas
8) Seguros
9) Transporte
10) Lugar de entrega de los bienes
11) Inspecciones
12) Garanta de los Bienes
13) Clusulas penales
14) Terminacin del Contrato
D. Contrato de Servicios Generales
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)

Alcance de los Servicios


Solucin de Controversias
Responsabilidades del Contratista
Precio y condiciones de pago
Clusulas penales
Formas de extincin del contrato.
Garantas
Terminacin
Administracin o Seguimiento y Control de los Servicios.

Si el Administrador, despus de haberlo analizado, verifica que el contrato no contiene


clusulas relativas a lo sealado en los puntos anteriores o que fue suscrito en violacin
expresa a lo especificado en el Pliego de Bases y Condiciones o a la Oferta adjudicada,
deber (el rea de Adquisiciones) enmendarlo conforme corresponda o para que den
las aclaraciones del caso.
V.-Ejecucin y seguimiento de la contratacin
El Equipo administrador del contrato ser el responsable de verificar la correcta
ejecucin del contrato, en sus diferentes etapas.
A. Orden de Inicio al Consultor, Proveedor o Contratista
El Equipo administrador del contrato, una vez ejecutados los pasos II, III y IV
precedentes, deber emitir la Orden de Inicio de Ejecucin del Contrato, conforme los
Modelos de Orden de Inicio 1), 2), 3) y 4), de la Parte V- Modelos; de esta gua,
teniendo especial cuidado en verificar que si en el contrato fue pactado un anticipo, ste
ya fue recibido por el contratista, consultor o proveedor y si no fue recibido efectuar los
trmites pertinentes para que sea recibido, solicitando al contratista, proveedor o
consultor la garanta de anticipo correspondiente y adems lo siguiente:
1) Contrato de ejecucin de obras
i. Formalizar la entrega del sitio de las obras, una vez haya sido recibido
el anticipo por el contratista, si fue pactado.
ii. Comunicar por escrito al contratista, que tiene el plazo sealado en el
contrato, para iniciar la ejecucin de las obras, contados desde que
haya tomado posesin del sitio.
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23

iii. Sealar el Supervisor o Gerente de Obras.


iv. Apertura de la Bitcora.
v. Cronograma de ejecucin de la obra.
2) Contrato de Servicios de Consultora
i. Notificar al Consultor que puede dar inicio a la prestacin de los
servicios, indicndole:
ii. La persona dentro de la Entidad que ser su contraparte.
iii. Sealar el lugar en donde prestar los Servicios
iv. La logstica que aportar la Entidad, de conformidad con el contrato.
v. Plan de trabajo de parte del Consultor.
3) Contrato de Suministro de Bienes
i. Notificacin indicando el inicio de la ejecucin del contrato, sealando
adems:
ii. Lugar y fecha de entrega de los bienes conforme lo pactado en el
contrato
iii. Sealando el o los funcionarios autorizados para verificar requisitos
tcnicos y firmar la recepcin sustancial y definitiva de los mismos.
4) Contrato de Servicios Generales
i. Notificacin indicando el inicio de la ejecucin del contrato, sealando
adems:
ii. El sitio donde se prestarn los servicios
iii. Solicitud al contratista de la designacin del representante de servicios.
iv. Indicacin de la persona que ser la contraparte.
B. Supervisin de Productos (Bienes, Obras, Servicios y/o Consultorias)
Los responsables son el rea Solicitante y el Almacn; debern llevar control de los
siguientes aspectos.
1) Supervisin de Bienes:
i. Revisin de la ejecucin del Plan de Entregas
ii. Verificacin de vigencia de garantas de cumplimiento.
iii. Contabilizacin de cantidades recibidas.
2) Supervisin de Obras:
i. Vigencia y extensiones de Garantas de Cumplimiento
ii. Vigencia y extensiones de Garantas de Adelanto
iii. Vigencia y extensiones de Garantas de Vicios Ocultos
iv. Garanta de Responsabilidad Civil
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24

v. Ordenes de Cambios aprobados por la mxima autoridad y por el rea


financiera para ajustarse al presupuesto aprobado para la ejecucin de la
obra.
vi. Adendum realizados al contrato
vii. Correspondencias enviadas de la entidad a los contratistas y viceversa.
viii. Prrrogas; corresponden a las prrrogas emitidas por los contratistas.
ix. Contrato de Supervisin
x. Informes de Supervisin
xi. Folios del Proyecto
xii. Llamados de Atencin a contratistas:
xiii. Avalos, se especificarn los Avalos que se originen en el transcurso de
la ejecucin de la obra.
xiv. Rescisin de Proyectos
xv. Acta de recepcin final
3) Supervisin de Consultoras:
i. Revisin de la ejecucin del Plan de Trabajo
ii. Verificacin de los productos entregados y/o de la transferencia de
conocimientos brindada.
iii. Informes de Avance.
4) Supervisin de Servicios Generales:
i. Revisin de la ejecucin del Plan de Trabajo
ii. Verificacin de vigencia de garantas de cumplimiento.
C. Cambios de alcances de la Obra, Bienes, Servicios y/o Consultoras
Estos cambios de alcances de las obras tienen que ser aprobados por la Mxima
Autoridad, el rea Solicitante, el Supervisor de la Obra, el Organismo financiante (en
caso que aplique), Direccin Financiera, Asesora Legal y el rea de Adquisiciones.
Se deber verificar a travs del documento de aprobacin del cambio de alcance
tcnico y valoracin del impacto econmico, adendum al contrato. Se deber
verificar los siguientes aspectos:
i. Extensin de garantas.
ii. Dictamen tcnico,
iii. Notificacin al contratista y/o proveedor
iv. Lista de control de las rdenes de cambio,
v. Verificacin del costo del contrato,
vi. Verificacin de la disponibilidad presupuestaria,
vii. Verificacin del contrato,
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25

viii. Verificacin de vigencia de garantas,


ix. Documentos de aprobacin del cambio de alcance,
x. Ayudas memorias de los acuerdos sostenidos,
xi. Negociacin de precios.
D. Prorrogas
Las prorrogas tienen que ser aprobados por la Mxima Autoridad, el rea
Solicitante, el Organismo Financiante, el Contratista / Consultor, Asesora Legal, La
Direccin Financiera. Cuando se d una prorroga es necesario contar con:
i. Anlisis de la situacin,
ii. Documentos de aprobacin y valoracin del impacto econmico,
iii. Documentos de aprobacin del cambio de alcance,
iv. Ayudas memorias de los acuerdos sostenidos,
v. Adendum al contrato,
vi. Documento de extensin del plazo,
vii. Notificacin de aceptacin,
viii. Extensin de Garantas,
ix. Gua de contenido de la bitcora,
x. Cronograma actualizado fsico financiero,
xi. Verificacin del contrato,
xii. Verificacin de vigencia de garantas,
xiii. Negociacin de precios.
E. Modificacin Garantas / Seguros
Cuando se realicen modificaciones de las Garantas / Seguros; los responsables son
el rea Solicitante, rea de Adquisiciones, rea Administrativa Financiera y Asesora
Legal. Se deber verificar:
i. Garantas y Plizas vigentes y suficientes,
ii. Seguimiento de la bitcora,
iii. Control de recepcin de garantas,
Las garantas ms usuales son:
o Anticipo: 100% del monto del anticipo.
o Fiel cumplimiento: 10% del monto del contrato
o Calidad: para responder por vicios ocultos, con posterioridad a la culminacin
del Contrato.
Las garantas deben estar vigentes durante todo el tiempo de ejecucin de las
obligaciones contractuales (incluidas prorrogas / suspensiones) y por el monto
total de la contratacin (inicial ms adicionales).

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26

Las plizas de seguro ms usuales son:


o Responsabilidad civil: para cubrir daos frente a terceros. Deben incluir
dentro de la nocin de tercero, las instalaciones del Ente.
o Responsabilidad Laboral: para cubrir incumplimientos del contratista de las
obligaciones con sus trabajadores.
o Dao ambiental: para responder por daos ambientales, cubre los costos de
remediacin del dao.
Las plizas de seguro deben estar vigentes durante todo el tiempo de ejecucin
de las obligaciones contractuales, sin que el contratista pueda efectuar
modificaciones en ellas sin la aprobacin previa y por escrito del Ente
Contratante (beneficiario).
F. Recepcin de las obras, bienes o servicios objeto del contrato.
1) La recepcin de las obras, bienes y servicios de cualquier naturaleza, objeto
del contrato, puede ser sustancial o definitiva. Sustancial cuando se realiza
de manera provisional en los lugares establecidos, quedando sujetos a la
verificacin posterior de acuerdo a lo pactado. Definitiva cuando la Entidad ha
verificado el cumplimiento de todas las obligaciones contradas y que fueron
consideradas como pendientes de cumplir en la recepcin sustancial. Estas
recepciones (sustancial y definitiva) debe efectuarse por el equipo
administrador del contrato.
2) Comisin de Recepcin / Equipo Administrador de Contrato.- Debe ser
nombrada por la mxima autoridad y estar conformada por personal de lnea
de la entidad, tcnicamente calificado, segn el tipo de contratacin:
a) Bienes:
(i) rea Solicitante.
(ii) Asesor Legal
(iii) rea de Adquisiciones
(iv) Almacn
b) Obras:
(i) Tcnico responsable del trabajo.
(ii) El supervisor de la obra
(iii) Un tcnico que no haya intervenido en el proceso de ejecucin.2
(iv) Asesor Legal.
(v) rea de Adquisiciones
c) Servicios de Consultora:
(i) rea Solicitante
(ii) Un experto en la materia objeto del contrato.
(iii) Asesor Legal
(iv) rea de Adquisiciones
d) Servicios Generales:
(i) rea Solicitante
(ii) rea Administrativa.
(iii) Asesor Legal.
Cuando el rea solicitante no cuente con personal de lnea, los consultores
con actividades continas, podrn ser integrantes de la Comisin de
2

Punto 8.5.3.5 del Apndice I de las Normas Tcnicas de Control Interno dictadas por la Contralora General de la
Repblica.
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27

Recepcin con la justificacin respectiva,


responsabilidad de los servidores pblicos.

asumiendo

la

misma

Cuando la entidad no cuente con personal especializado para realizar la


recepcin, la mxima autoridad podr contratar asesores tcnicos
especializados o empresas especficas para el anlisis y verificacin del
objeto de contratacin, en calidad de asesoramiento.
3) Funciones del Equipo de Administracin de Contratos durante la
Recepcin: Las funciones sern las siguientes:
a) Efectuar la recepcin de los bienes, obras y servicios de cualquier
naturaleza.
b) Verificar el cumplimiento de las Especificaciones Tcnicas, Trminos de
Referencia y las condiciones del contrato.
c) Elaborar las Actas de Recepcin sustancial o definitiva, cuando
corresponda, para bienes y obras; y emitir informes de conformidad en
servicios de consultora y servicios complementarios.
d) Realizar la recepcin de los bienes en almacenes, depsitos o en
instalaciones del rea solicitante.
e) Entregar los bienes con la documentacin, al responsable de almacenes
o activos fijos segn corresponda, para los registros correspondientes.
f) Solicitar aclaraciones o informes tcnicos para la recepcin de bienes y
obras.
g) En el caso de obras solicitar las garantas de vicios ocultos.
4) Recepcin de ejecucin de obras:
Siempre deber efectuarse una recepcin sustancial y definitiva de las obras
objeto del contrato. Una vez se haya recibido el aviso del Contratista de que
la obra ha sido concluida, el Equipo administrador del contrato, recibir dentro
de los cinco das hbiles siguientes, la fecha para la recepcin que tendr el
carcter de provisional. Esta recepcin provisional se debe hacer constar en
acta y en ella se anotarn:
a)
b)
c)
d)
e)
f)

los antecedentes,
las personas que intervienen
el importe de la obra recibida
conclusiones
si el recibo es a plena satisfaccin o si se hace bajo protesta
lugar y fecha de la misma

5) Recepcin en adquisicin de bienes y servicios:


La recepcin de bienes ser sujeta a verificacin de acuerdo con sus
caractersticas, en su caso requerir la certificacin de calidad, la realizacin
de las pruebas pactadas en el contrato, para luego proceder a la recepcin
definitiva y la emisin del Acta de Recepcin Definitiva. Si hubiesen
observaciones, se consignarn en forma clara y precisa en el acta, sealando
un plazo para subsanar dichas observaciones, siempre que no sean
esenciales y no se emitir la conformidad definitiva hasta tanto no se hayan
subsanado las observaciones. Si las observaciones son esenciales no cabe
subsanacin alguna, lo que procedera en este caso, es la resolucin
contractual por incumplimiento del proveedor.
Cuando la recepcin de los bienes este programada al mismo tiempo y en
diferentes lugares del Pas y no sea posible el traslado de los miembros de la

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

28

Comisin, se deber nombrar como miembros de la Comisin de Recepcin


a personas que residan en el lugar en donde debern ser recibidos los bienes
En dicha acta adems se consignar:
a)
b)
c)
d)
e)
f)

los antecedentes,
las personas que intervienen
conclusiones
si el recibo es a plena satisfaccin o si se hace bajo protesta
lugar y fecha de la misma
si los bienes y servicios objeto de la recepcin, son los mismos en cuanto
a calidad y cantidad con lo recibido, lo sealado en el contrato y lo
descrito en los documentos acompaados (factura, lista de empaque,
gua de transporte, etc.)
g) que la documentacin cumple los requisitos legales, la autenticidad del
documento o factura y que no contenga errores aritmticos o datos falsos.
h) cualquier otra circunstancia que se estime necesaria
6) En contratos de servicios de consultora, el informe de conformidad podr
ser por productos intermedios y producto final.
G.

Incumplimiento del Contrato


1) El equipo administrador del contrato est obligado a verificar el cumplimiento
del objeto de la contratacin. Por tal motivo una vez que haya detectado
cualquier tipo de incumplimiento proceder de inmediato a prevenir por escrito
al consultor, proveedor o contratista sobre la situacin, indicndole las acciones
correctivas a ejecutar por parte de ste y el plazo en que se deben de ejecutar.
2) Una vez cumplido el plazo, constatar si se ha cumplido con las acciones
correctivas y si no se hubiesen cumplido proceder a informar del
incumplimiento al rea de Adquisiciones,
3)

H.

El Equipo administrador del contrato, deber estar pendiente del resultado de


las acciones implementadas y como consecuencia del informe enviado al rea
de Adquisiciones, para que si es el caso, proseguir con la administracin de la
ejecucin del contrato, sea ste modificado o no , en su caso, archivar el
expediente porque los resultados fueron la resolucin por incumplimiento o
cualquier otra accin sealada en la gua para ejecucin de garantas y fianzas.

Pagos al proveedor, consultor o contratista


Los pagos a favor de los proveedores, consultores o contratistas, siempre deben
efectuarse despus de ejecutada la prestacin. La forma y la oportunidad del pago
siempre estar establecida en los documentos base de la contratacin y el
Contrato. El pago puede efectuarse de manera peridica si as se encuentra
pactado en el contrato. La Institucin tiene la obligacin de pagar la
contraprestacin pactada al proveedor, consultor o contratista en la oportunidad
establecida en el contrato. Estos tienen derecho al pago de intereses legales y
tasa de deslizamiento de la moneda, en caso de que las instituciones incurran en
mora en el pago. Se considerar que la institucin incurri en mora, si quince das
despus de ser exigible la obligacin no haya efectuado el pago correspondiente.
1) Pagos en Contratos de Obras: Los pagos en este tipo de contratos, son en
su mayora, pagos parciales y pago final cuando se haya dado la recepcin
definitiva de la obra.

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

29

a) El pago parcial se hace contra avance de obra tal como est estipulado en
el contrato y el equipo administrador del contrato para proceder debe tener
a la vista el avalo de avance de obra certificado por el Gerente de Obras,
deduciendo de esta suma lo correspondiente al anticipo y cualquier otra
retencin pactada en el contrato.
b) El equipo administrador del contrato, solicitar el pago final a favor del
contratista, solamente cuando tenga a la vista el acta de Recepcin
Definitiva emitida por la Comisin de Recepcin. Deber solicitar al
contratista la presentacin de cualquier garanta a que se haya
comprometido en el contrato (Garanta de Vicios Ocultos, etc.). Junto con la
solicitud del pago deber informar sobre el cumplimiento en el plazo de
ejecucin de la obra o sealar en su caso los das de retraso, para que la
Unidad Administrativa Financiera efecte la liquidacin pactada en el
contrato en concepto de indemnizacin por daos y perjuicios (multa por
retraso) por cada da de retraso en la fecha de terminacin y deducirla del
pago final.
2) Pagos en Contratos de Suministro de Bienes: La modalidad de pago
generalmente variar en estos contratos, dependiendo de si los bienes
provienen del extranjero o son bienes que ya se encuentran en el Pas. Segn
se encuentre pactado en el contrato, el pago puede ser total o pagos parciales,
si las entregas son parciales.
Antes de solicitar el pago, el Equipo administrador del contrato deber de tener
especial cuidado de solicitar al proveedor la presentacin de cualquier garanta
a que se haya comprometido en el contrato (garanta de calidad, etc.) y de
informar sobre el cumplimiento o no del plazo de entrega de los bienes para
que la Unidad Administrativa Financiera efecte la liquidacin pactada en el
contrato en concepto de indemnizacin por daos y perjuicios (multa por
retraso), por cada da de retraso en la fecha de terminacin y deducirla del
pago final,
3) Pagos en Contratos de Servicios de Consultora y Servicios Generales:
Estos pagos deben efectuarse tal como se haya pactado en el contrato,
aunque la regla general es que deben efectuarse despus de que se haya
ejecutado la prestacin. El equipo administrador del contrato los tramitar una
vez tenga en su poder el acta que contenga el informe de conformidad de
servicios emitido por la Comisin de Recepcin. De igual manera debe informar
sobre el cumplimiento del plazo para que se efecte la liquidacin de
indemnizacin de daos y perjuicios, si fue pactada en el contrato.
VI.- Terminacin del Contrato.Un contrato puede terminarse por haberse ejecutado plenamente lo pactado o por haber
sido objeto de Resolucin Anticipada.
A. Se ejecuta plenamente lo pactado, cuando se da la culminacin de la ejecucin
contractual. En estos casos siempre debe existir el acta emitida por la Comisin de
Recepcin que certifique la conformidad de los servicios, o en el caso de ejecucin
de obras o adquisicin de bienes la recepcin definitiva de los mismos
B. La Resolucin Anticipada, puede darse en los siguientes casos:

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

30

1) Terminacin por mutuo acuerdo: (Arto. 102 de la Ley de Contrataciones del


Estado)
a) En cualquier momento, cuando medien circunstancias de inters
pblico suficientes, de comn acuerdo se puede poner trmino a la
contratacin.
b) Cuando el equipo administrador del contrato considere que se ha dado
una circunstancia para ello, deber notificar al proveedor, contratista o
consultor para que le manifieste por escrito si est de acuerdo en poner
trmino a la contratacin por razones de inters pblico.
c) Si el Contratista, proveedor o consultor, confirma su anuencia para
poner fin al contrato, el administrador informar a la Unidad
Administrativa Financiera
d) El rea Financiera solicitar a un equipo formado por el rea de
Adquisiciones, el Asesor Legal y el Equipo administrador del contrato,
inicien las negociaciones con el contratista, proveedor o consultor y se
fijen con todo detalle las modalidades de liquidacin o indemnizacin
que correspondan, conforme lo seala el Arto. 140 del Reglamento
General de la Ley de Contrataciones del Estado.
e) El equipo que llev a cabo las negociaciones en donde se fijaron todos
los detalles de la liquidacin, levantar un acta y la pondr en
conocimiento del Administrativo Financiero.
f)

El Administrativo Financiero conoce y aprueba los trminos de la


liquidacin del contrato y solicita a la Asesora Legal elabore el proyecto
de Resolucin de Terminacin del Contrato por Mutuo Acuerdo por
razones de inters pblico. En esta Resolucin deber sealarse y
facultarse al funcionario que firmar el documento en nombre de la
institucin para poner fin al contrato.

g) La Asesora Legal elabora el proyecto de resolucin y lo somete a la


Mxima Autoridad para su aprobacin y firma.
h) La Mxima Autoridad aprueba y firma la Resolucin.
2) Resolucin o suspensin por razones de inters pblico. (Arto.101 inciso c
de la ley de Contrataciones del Estado.)
a) Si el Equipo administrador del contrato, considera que se han dado
circunstancias de inters pblico, caso fortuito o fuerza mayor que
hagan necesario la rescisin del contrato, deber informar de esta
situacin al rea de Adquisiciones.
b) El rea de Adquisiciones, solicitar al rea Solicitante el nombramiento
de un Perito, para que ste con el apoyo del asesor legal, elabore un
informe tcnico, basado en los estudios que corresponda y que
acrediten fehacientemente las causales de rescisin.
c) Una vez elaborado el informe tcnico, el rea Solicitante lo enviar al
rea de Adquisiciones, para que proceda a elaborar el proyecto de
MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

31

resolucin de rescisin de contrato por motivos de inters pblico y


enviarlo a la Asesora Legal junto con el informe.
d) La Asesora Legal, se pronunciar sobre el caso, revisando la
resolucin y har las observaciones que crea conveniente, rubricando el
proyecto de resolucin en seal de aprobacin, asignndole el nmero
que corresponda y lo enviar al rea de Adquisiciones.
e) El rea de Adquisiciones, una vez recibida la resolucin con el visto
bueno de Asesora Legal, la someter a firma de la mxima autoridad.
f)

La mxima autoridad valorar y suscribir la resolucin y la enviar al


rea de Adquisiciones.

g) El rea de Adquisiciones, una vez reciba la Resolucin suscrita por la


mxima autoridad, deber notificrsela al contratista, proveedor o
consultor, para que en el trmino de diez das hbiles se manifieste
sobre el particular.
h) El acuerdo o resolucin de rescisin tiene los recursos ordinarios que
establece la ley en contra de los actos administrativos.
i)

Estando firme el acuerdo de rescisin, el rea de Adquisiciones con el


apoyo del Asesor Legal y del Equipo administrador del Contrato
procedern a efectuar la liquidacin de las indemnizaciones que
correspondan.

3) Resolucin por incumplimiento del contratista.


a) El equipo administrador del contrato, ante una situacin de
incumplimiento y que segn su criterio amerite la Resolucin del
Contrato por incumplimiento, elaborar un informe que contenga las
causales de la resolucin y lo enviar al rea de Adquisiciones.
b) El rea de Adquisiciones, proceder a notificar al contratista de la
intencin de resolver el contrato por incumplimiento, otorgndole diez
das hbiles para expresar su posicin y aportar las pruebas que
considere oportunas.
c) El contratista dentro de los primeros cinco das hbiles luego de la
notificacin podr solicitar que su posicin se atienda por medio de una
comparecencia oral.
d) Si el contratista solicita la comparecencia oral, sta se verificar en los
cinco das hbiles siguientes con la presencia de la Asesora Legal, el
Coordinador del rea de Adquisiciones y el Equipo administrador del
contrato, levantndose un acta en donde se asentar todo lo expuesto
por el contratista, la que deber ser firmada por el Asesor Legal, el
Coordinador del rea de Adquisiciones, el Equipo administrador del
contrato y el Contratista, si ste lo desea.
e) Una vez llevada a efecto esta comparecencia oral, dentro de un plazo
mximo de quince das, el Coordinador del rea de Adquisiciones, el

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32

Asesor Legal y el Equipo administrador del contrato, se pronunciarn


sobre la procedencia o no de la resolucin del contrato
f)

Si el pronunciamiento anterior es positivo, el Coordinador del rea de


Adquisiciones preparar el borrador de resolucin que suscribir la
mxima autoridad por incumplimiento del contratista y lo enviar a la
Asesora Legal, dentro de un plazo mximo de tres das.

g) La Asesora Legal en un da hbil se pronunciar, revisando el borrador


de resolucin, le har las observaciones del caso, rubricndolo en seal
de aprobacin, asignndole el nmero que corresponda y lo regresar
al rea de Adquisiciones.
h) El rea de Adquisiciones en un plazo no mayor de dos das, una vez
obtenida la aprobacin de la Asesora Legal del borrador de resolucin,
la someter a firma de la mxima autoridad y se le enviar con los
soportes del caso.
i)

La mxima autoridad valorar y suscribir la resolucin, dentro de un


plazo mximo de cinco das y se la enviar al rea de Adquisiciones.

j)

Recibida la resolucin suscrita por la mxima autoridad, el rea de


Adquisiciones se la notificar al contratista, dentro de un plazo mximo
de tres das.

k) Firme la resolucin de la mxima autoridad, se proceder a la ejecucin


de la garanta de cumplimiento conforme la gua para ejecucin de
fianzas y garantas en contrataciones pblicas y de ser procedente a la
ejecucin de las clusulas penales previstas contractualmente.
4) Terminacin por causas imputables a la Entidad Contratante.(Arto. 103 de
la Ley de Contrataciones del Estado)
a) El Contratista puede solicitar la disolucin del contrato por las siguientes
causas imputables a la entidad contratante:
(i) Por incumplimiento de las obligaciones contractuales por ms de
sesenta das consecutivos.
(ii) Por la suspensin de los trabajos por ms de sesenta das
consecutivos, dispuestos por la entidad sin que medie fuerza
mayor o caso fortuito.
(iii) Cuando los diseos definitivos sean tcnicamente inejecutables o
no hubieren solucionado defectos de ellos
(iv) Cuando, ante circunstancias tcnicas o econmicas imprevistas o
de caso fortuito o fuerza mayor debidamente comprobados, la
entidad contratante no hubiere accedido a terminar de mutuo
acuerdo el contrato.
b) Una vez formulada la peticin del contratista, el rea de Adquisiciones,
el Asesor Legal y el Equipo administrador del contrato, elaborarn un
informe pronuncindose sobre la procedencia o no de la disolucin del
MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

33

contrato solicitada por el contratista, en un plazo mximo de veinte das


hbiles.
c) El rea de Adquisiciones, en un plazo mximo de tres das hbiles,
basado en el informe anterior redactar el borrador de resolucin que
suscribir la mxima autoridad en donde autoriza la disolucin del
contrato solicitada por el contratista y facultando al funcionario de su
eleccin para que comparezca a suscribir el documento
correspondiente mediante el cual se disuelve el contrato y lo enviar al
Asesor Legal.
d) La Asesora Legal en un da hbil se pronunciar, revisando el borrador
de resolucin, le har las observaciones del caso, rubricndolo en seal
de aprobacin, asignndole el nmero que corresponda y lo regresar
al rea de Adquisiciones.
e) El rea de Adquisiciones en un plazo no mayor de dos das, una vez
obtenida la aprobacin de la Asesora Legal del borrador de resolucin,
la someter a firma de la mxima autoridad y se le enviar con los
soportes del caso.
f)

La mxima autoridad valorar y suscribir la resolucin, dentro de un


plazo mximo de tres das y se la enviar al rea de Adquisiciones.

g) Recibida la resolucin suscrita por la mxima autoridad, el rea de


Adquisiciones se la notificar al contratista, dentro de un plazo mximo
de un da.
5) Cierre Tcnico
La recepcin sustancial, ser solicitada por el oferente, cuando el objeto del contrato
est listo para ser recibido (recepcin de obras, bienes o servicios).
Al recibir esta solicitud el organismo adquirente proceder al relevo de la informacin
en detalle del cumplimiento de los alcances del contrato (cantidad, calidad, fecha
oportuna de entrega, funcionamiento, etc.) y realizar una valoracin de los mismos.
El Proveedor tendr un plazo acordado segn la complejidad del Objeto para
atender las observaciones.
6) Cierre Financiero
El organismo adquirente proceder a la cancelacin de acuerdo a los trminos del
contrato, con las retenciones o reclamo de las garantas consecuentes. Se debe
tener un balance de los pagos realizados por el rea de finanzas y los respectivos
soportes de aprobacin de cumplimiento de las entregas de productos.
7) Acta de finiquito
Cuando el proveedor haya incorporado todos los comentarios a los informes,
productos entregados y/o obras, etc., que fueron realizadas por el rea
correspondiente, solicitar una recepcin definitiva, para la cual se har un acta que
ser suscrita por el organismo contratante, con los respectivos soportes de cierre

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

34

que soporten todos los elementos tcnicos y financieros. Considerando las


observaciones arriba sealadas fueron resueltas a satisfaccin del contratante.
8) Evaluacin de Ejecucin del Contrato
Se debe realizar una evaluacin al desempeo del cumplimiento del contrato por
parte del proveedor, para registrar la informacin, para considerarlo en los procesos
en los que participe en una prxima ocasin.
9) Evaluacin de la satisfaccin de necesidades
La evaluacin del cumplimiento de los objetivos para los cuales se adquiri el bien,
obra, servicios y servicios de consultora. Se debe sistematizar este proceso,
realizando un anlisis de cumplimiento de objetivos, de manera conjunta con el rea
de solicitante. Es importante que esta actividad debe estar planificada y todo los
participantes del proceso de inicio a fin.
10) Liberacin de Garantas / Plizas
Para realizar la liberacin de garantas / plizas. Los responsables son el rea
Solicitante, el rea de Adquisiciones, Asesora Legal y la Direccin Administrativa
Financiera, los soportes en esta etapa son:
1. Documento de entrega
2. Liberacin de Garantas al Contratista / Consultor.
3.

verificar finiquito de la contratacin.

11) Evaluacin al Desempeo del Contratista


Los responsables son el rea Solicitante y el rea de Adquisiciones, y lo realiza a
travs de la evaluacin del contratista remitido a la DGCE, los soportes
documentales en esta etapa son:
1. constancia de que se realiz la evaluacin de desempeo,
2. el formato de evaluacin de desempeo.
12) Evaluacin de la Adquisicin
Los encargados de sta etapa son el rea Solicitante y el rea de Adquisiciones, el
producto es la definicin de lecciones aprendidas y mejora de los procesos.
13) Cierre del Expediente
Est a cargo del rea de Adquisiciones, siendo el producto el expediente de la
contratacin adjunto con la lista de verificacin de contenido.
El rea solicitante remite toda la documentacin al rea de Adquisiciones, el rea de
Adquisiciones consolida y compara con la lista de verificacin, el contenido del
expediente (lista o gua de verificacin: verificacin de que el nmero del expediente
sea el nmero de la licitacin). El expediente debe contener (lista o gua de
verificacin):

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

35

i. Documentos que acreditan el cumplimiento de las actividades previas.


ii. Resolucin administrativa de inicio (aprobacin de la Mxima Autoridad).
En el caso de que conste en copia debe incluirse referencia al lugar
donde reposa el original.
iii. Actas de conformacin y reuniones del Comit de Licitaciones (cuando se
trate de proceso de cotizaciones del Comit de Compras).
iv. Documentos que acrediten autorizacin del inicio del procedimiento y no
objecin al contenido del Pliego de Licitacin y Convocatoria por parte
del BM / BID (cuando aplique).
v. Pliego de Licitacin (incluido el modelo de contrato) aprobado en acta por
la Comisin de Licitaciones.
vi. Recorte de la Publicacin en prensa (cuando aplique).
vii. Soporte de las publicaciones en otros medios (cuando aplique).
viii. Invitaciones con acuses de recibos de las empresas invitadas.
ix. Solicitudes de aclaratorias de los pliegos.
x. Aclaraciones (aspectos que suman valor), modificaciones (implican
cambios y se pueden dar a solicitud del contratado y por el ente
contratante) y enmiendas (modificaciones macro) aprobadas por el
Comit de Licitaciones y comunicaciones remitidas a los adquirientes de
los pliegos con acuse de recibo.
xi. Publicacin de notificacin o notificacin de resultados con acuses de
recibo de los oferentes.
xii. Contrato (Orden de Compra) firmado por ambas partes.
xiii. Copia de la comunicacin o notificacin de adjudicacin.
xiv. Copia de las garantas.
xv. Copia de los documentos de recepcin parcial y definitiva de obras o de
recepcin total de los bienes o de recepcin a satisfaccin de los
servicios.
xvi. Copia de las constancias de pagos
xvii. Copia de finiquitos.
14) Custodia del Expediente de la Contratacin
El rea de Adquisiciones es el responsable de la conservacin y custodia del
expediente, a travs de:
i. garantizar la existencia de un lugar fsico para la custodia de los
expedientes,
ii. asignacin de la estructura para el archivo y asignacin de un
responsable de llevar el control.
VII.- Facultades y Deberes del Administrador.A. Verificacin de Garantas Recibidas
1.

Garanta de Cumplimiento de Contrato:

a. El Equipo administrador del contrato, al recibir los documentos deber verificar


que la Garanta de Cumplimiento fue emitida por el monto, plazo, forma y
objeto estipulado en el contrato.

b. Verificar con el emisor de la garanta, de que sta fue realmente emitida por
l, por cuenta del contratista y a favor de la institucin contratante.
MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

36

2.

Garanta de Anticipo:

a. Si fue pactado en el Contrato un anticipo, deber verificar que la Garanta de


Anticipo fue recibida, constatando de igual manera el monto, plazo, forma y
objeto.

b. Debe tener especial cuidado de constatar que el monto de la garanta debe


ser igual al monto del anticipo.

c. Verificar con el emisor de la garanta, de que sta fue emitida por el mismo
emisor, por cuenta del contratista y a favor de la institucin contratante.

d. Si el contratista no hubiere presentado la garanta porque el anticipo no ha


sido recibido, deber garantizar la entrega de la garanta antes o en el
momento de entregar el anticipo.
3.

Garanta de Calidad y Rendimiento:

a. Garantiza: que los bienes estn libres de defectos atribuibles al diseo, los
materiales o procesos de fabricacin; calidad de la obra, servicios y mtodos
de instalacin o cualquier acto u omisin del proveedor que puedan
manifestarse durante el uso normal de los bienes en las condiciones
imperantes en el Pas como destino final. El contratista garantizar la calidad
de la obra, bienes o servicios y mtodos de instalacin. Ser solicitada por el
Equipo administrador del contrato, si as fue contemplada en los Documentos
Base de la Contratacin.

b. Ser otorgada:
En Suministro de Bienes, por el fabricante o representante legal del fabricante
de dichos bienes.

En Ejecucin de Obras, por el contratista o representante legal del contratista


que suscribi el contrato.

En Servicios de Consultora, por el Consultor o representante legal de la firma


consultora, si ste fuese el caso.

En Servicios Generales, por el representante legal de la persona jurdica que


suscribi el contrato.
4.

Garanta de Vicios Ocultos y Redhibitorios:

a. Garantiza defectos ocultos del bien u obra ejecutada. Ser solicitada por el
monto, plazo y forma contemplada en los Documentos Base de la
Contratacin, por el Equipo administrador del contrato, al momento del pago
final

b. Verificar con el emisor de la garanta, de que sta fue emitida por el mismo
emisor, por cuenta del contratista y a favor de la institucin contratante.
B. Control y Ejecucin del Contrato.
MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

37

1.

El Equipo administrador del contrato est obligado de tomar oportunamente las


providencias necesarias para que el contratista se ajuste al estricto cumplimiento
de las condiciones, especificaciones y plazos establecidos en el contrato y dems
obligaciones implcitas en ste. Entre otras, verificar:

a. El cumplimiento del objeto de la contratacin.


b. Cuando advierta fundamento para ello, recomendar conforme se seal en
esta gua la necesidad de rescindir o resolver el contrato por mutuo acuerdo,
motivos de inters pblico o por incumplimiento del contratista.

c. Sealarle al contratista correcciones en la ejecucin.


d. Recomendar conforme se seala en esta gua y en la Gua para Ejecucin de
Fianzas o Garantas en contrataciones Pblicas, la ejecucin de las
garantas.
2.

Verificar y documentar que los bienes, obras o servicios objeto de una


contratacin fueron recibidos conforme lo contemplado en el Apndice I de las
Normas Tcnicas de Control Interno dictadas por la Contralora General de la
Repblica.

3.

Efectuar una verificacin de actividades prcticas que l como Equipo


administrador del contrato debe corroborar que estn cumplidas antes, durante y
al cierre o finiquito del contrato. Esta verificacin la efectuar conforme la Gua de
Verificacin de Ejecucin de Contrato, de la Parte VI, Guas de Verificacin.

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

38

Flujograma de Actividades para la Administracin de Contratos


1. Actividades Previas
1.1 Firma de Contrato

2. Actividades de Ejecucin
2.1 Formar Equipo
Multidisciplinario de
Seguimiento de Contrato

3. Actividades de Finiquito
3.1 Realizar el cierre
Tcnico

2.2 Asignar
Responsabilidades al
Equipo Multidisciplinario

3.2 Ralizar el cierre


Financiero

2.3 Realizar cronograma de


actividades con
responsables

3.3 Realizar acta de finiquito

2.4 Establecer
procedimientos de
seguimiento

3.4 Evaluar la ejecucin del


Contrato

2.5 Identificar los riesgos en


las actividades de ejecucin
de contrato

3.5 Evaluar la satisfaccin


de necesidades.

2.6 Definir actividades para


la mitigacin de riesgos

2.7 Establecer indicadores


de gestin

Unidades solicitantes

Beneficiados

2.8 Retroalimentar para


ajustar el cronograma de
actividades.
2.9 Finalizar actividades del
contrato

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

39

PARTE V
MODELOS

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

40

MODELO N 1
Orden de Inicio
Contrato de Ejecucin de Obras
Seor(a)
[Nombre del Oferente/ Contratista o Representante Legal]
[Calidad o Cargo]
[Empresa Oferente o Contratista]
Su despacho.Estimado Sr. (a):
Por este medio le informo a Usted, que habiendo recibido el anticipo pactado en el Contrato
Nmero _________, suscrito entre __________________en su carcter de _____________ de
____________________ y _______________________; el______ de __________del
ao_________;
proceda oficialmente a tomar posesin del sitio de las obras, lo que se
llevar a efecto el da _________________ a las _________ horas del ao _________.
Usted deber iniciar la ejecucin de las obras objeto del contrato, dentro de un plazo de cinco
das calendarios contados desde la fecha que haya tomado posesin del sitio de las obras.
El Supervisor designado por esta Institucin es ___________________________.
La Comisin de Recepcin de las Obras estar integrada por:

Sin ms a que referirme, me suscribo a usted y le saludo.


Atentamente,
____________________________________
Coordinador del rea de Adquisiciones

Cc.

Despacho Mxima Autoridad


Director General Administrativo Financiero
rea Solicitante
Asesora Legal
Equipo administrador del contrato

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

41

MODELO N 2
Orden de Inicio
Contrato de Servicios de Consultora

Seor(a)
[Nombre del Oferente/ Contratista o Representante Legal]
[Calidad o Cargo]
[Empresa Oferente o Contratista]
Su despacho.Estimado Sr. (a):
Por este medio le notifico a Usted, que puede dar inicio a partir del ____________ de
_______________ del ao___________, a la prestacin de los Servicios objeto del Contrato
Nmero _________, suscrito entre __________________en su carcter de _____________ de
____________________ y _______________________; el______ de __________del
ao_________.
La contraparte designada por esta Institucin y responsable de la recepcin de los servicios es
___________________________.
El lugar en donde prestar sus servicios es: ___________________________ y la logstica que
aportar esta Institucin conforme lo pactado consiste en: _____________________________.

Sin ms a que referirme, me suscribo a usted y le saludo.


Atentamente,
____________________________________
Coordinador del rea de Adquisiciones

Cc.

Despacho Mxima Autoridad


Director General Administrativo Financiero
rea Solicitante
Asesora Legal
Equipo administrador del contrato

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

42

MODELO N 3
Orden de Inicio
Contrato de Suministro de Bienes

Seor(a)
[Nombre del Oferente/ Contratista o Representante Legal]
[Calidad o Cargo]
[Empresa Oferente o Contratista]
Su despacho.Estimado Sr. (a):
Por este medio le informo a Usted, que puede dar inicio a la ejecucin del Contrato Nmero
_________, suscrito entre __________________en su carcter de _____________ de
____________________ y _______________________; el______ de __________del
ao_________.
El lugar y fecha de entrega de los bienes conforme lo pactado es:
La Comisin de Recepcin de los mismos esta integrada por:

Sin ms a que referirme, me suscribo a usted y le saludo.


Atentamente,
____________________________________
Coordinador del rea de Adquisiciones

Cc.

Despacho Mxima Autoridad


Director General Administrativo Financiero
rea Solicitante
Asesora Legal
Equipo administrador del contrato

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

43

MODELO N 4
Orden de Inicio
Contrato de Servicios Generales
Seor(a)
[Nombre del Oferente/ Contratista o Representante Legal]
[Calidad o Cargo]
[Empresa Oferente o Contratista]
Su despacho.Estimado Sr. (a):
Por este medio le informo a Usted, que puede dar inicio a la ejecucin del Contrato Nmero
_________, suscrito entre __________________en su carcter de _____________ de
____________________ y _______________________; el______ de __________del
ao_________.
El lugar en donde prestar sus servicios es: _________________________..
Esta Institucin designa como su contraparte a: ________________________.
Le solicito a Usted, indique por escrito a la persona que ser el representante de parte de su
compaa.

Sin ms a que referirme, me suscribo a usted y le saludo.


Atentamente,
____________________________________
Coordinador del rea de Adquisiciones

Cc.

Despacho Mxima Autoridad


Director General Administrativo Financiero
rea Solicitante
Asesora Legal
Equipo administrador del contrato

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

44

MODELO N 5
Notificacin al Contratista
Rescisin del Contrato por motivos de inters pblico
Seor(a)
[Nombre del Oferente/ Contratista o Representante Legal]
[Calidad o Cargo]
[Empresa Oferente o Contratista]
Su despacho.Estimado Sr. (a):
Por medio de la presente, le notifico que de conformidad con el Arto. ________ de la Ley de
Contrataciones del Estado y Arto _____de su Reglamento General, y previo los estudios e
informes tcnicos correspondientes, esta Institucin acord la Rescisin por motivos de inters
pblico del Contrato suscrito con la Empresa ___________, que Usted representa. Contrato
suscrito mediante __________________ a las ___________ y ____________ minutos de la
________ del ________________ de _____________ del ao ______________, ante los
oficios del Notario Pblico ___________________.
Le acompao la Resolucin No._____, dictada por la Mxima Autoridad a las ______ y
_______ minutos de la _________ del ______________ de ______________ del
ao_____________, la que por s sola se explica.
Sin ms a que referirme, me suscribo de Usted,
Atentamente,

_______________________________
Coordinador rea de Adquisiciones

CC.

Despacho Mxima Autoridad


Director General Administrativo Financiero
Equipo administrador del contrato
Asesora Legal.

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

45

PARTE VI
GUIA DE VERIFICACION

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

46

GUIA DE VERIFICACION No. 1


A continuacin se desarrolla un listado bsico o Check List de verificacin de actividades
prcticas que el Administrador debe corroborar que estn cumplidas antes durante y al cierre
del contrato.
No.
1
2

3
4

9
10

11
12
13

14

ACTIVIDAD

CUMPLIDA

NO
CUMPLIDA

Obtener, conocer y conservar todos los documentos que


forman parte del contrato que administra.
Elaborar una lista de verificacin de acuerdo al contrato y
sus documentos integrantes, para cumplir y hacer cumplir
las obligaciones administrativas de las partes, como por
ejemplo, efectuar la orden de inicio de actividades, exigir la
entrega de garantas, plizas de seguro, procedimientos,
programas, efectuar y documentar los cierres parciales, etc.
Establecer desde el primer da los procedimientos a que se
sujetarn las partes durante el desarrollo del contrato.
Administrar la recepcin, custodia, renovacin, perodo de
vigencia, y devolucin de las garantas correspondientes de
conformidad con el contrato, cuyo resguardo fsico debe
efectuar la Direccin Administrativa Financiera.
Responder oportunamente los requerimientos o solicitudes
del contratista, proveedor o consultor, incluyendo en este
concepto las solicitudes de informacin, aportes, planos y
documentos prometidos, as como la logstica ofrecida.
Organizar y mantener el archivo tcnico y administrativo del
contrato, ms los registros requeridos por el contrato y sus
documentos integrantes para el servicio y/o trabajo
encomendado.
Atender y manejar los reclamos en forma oportuna,
procurndose del apoyo cuando corresponda, de los
especialistas necesarios.
Verificar sistemticamente la calidad de los trabajos y/o
servicios, sea o no que se haya exigido al contratista,
proveedor o consultor, un sistema de aseguramiento de la
calidad. Idntica obligacin existir en la seguridad y
prevencin de riesgos, en salud ocupacional y proteccin del
medio ambiente, en su caso.
Ejercer un adecuado control y proyeccin del costo.
Ejercer un adecuado control y proyeccin del avance para
evitar el incumplimiento de los plazos comprometidos en el
contrato por parte del proveedor, consultor o contratista.
Revisar y aprobar los estados de pago.
Documentar y hacer tramitar las modificaciones del contrato
a que haya lugar.
Dar seguimiento a la recepcin provisional o definitiva de las
obras terminadas, los bienes suministrados o los servicios
prestados, de acuerdo con la forma indicada en el contrato y
sus documentos integrantes, con las recepciones parciales
cuando as corresponda.
Dar seguimiento a la aplicacin de las multas que autorice el

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

47

15

contrato o a la ejecucin de las garantas, cuando proceda,


verificando contar con todas las autorizaciones respectivas
antes de desarrollar una u otra accin
Efectuar la liquidacin final y el finiquito del contrato.

MANUAL GUIA DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS

48

PROCESO: ADMINISTRACION DE CONTRATO CON LOS RESPONSABLES DE CADA UNA


DE LAS ACTIVIDADES
ENTIDAD:
CONTRATACION
N:
NOMBRE DE LA
CONTRATACION:

a.

Firma de Contrato

b.

Formacin de Equipo multidisciplinario de


Seguimiento de Contrato

c.

Asignar las responsabilidades al equipo

d.

Cronograma de actividades por responsable

e.

Establecer procedimientos de seguimiento

f.

Identificar los riesgos de las actividades de


ejecucin del contrato

g.

Actividades de mitigacin de riesgos

h.

Establecer indicadores de medicin

i.
j.
k.
l.
m.
n.
o.

Proveedor

CONTENIDO A VERIFICAR

Direccin
Administrati
va
Financiero
Aseara
Legalde
Unidad
Adquisicion
Unidad
Solicitante
Almacn

MAX AUT

MEDIO DE
VERIFICACION: EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO DE CONTRATACION

Retroalimentacin para ajustes en el cronograma


de actividades
Finalizacin de Contrato
Cierre Tcnico
Cierre Financiero
Acta de finiquito
Evaluacin de Ejecucin del Contrato
Evaluacin de la satisfaccin de necesidades

FECHA DE
VERIFICACION

VERIFICADO POR
(Nombre, Cargo y Firma del Funcionario)

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