MICROSOFT OFFICE ACCESS 2007

PASOS PARA ELABORAR TABLAS.

1. Cuando se abre el programa automticamente nos sale una tabla en vista
de hoja de datos, por lo cual para asignarle campos y tipo de datos
debemos irnos a vista de diseo y en ese momento en la ventana que nos
aparece colocarle un nombre a la tabla ejemplo:

Vista de diseo

2. Cuando se procede a elaborar tablas desde cero se realiza lo siguiente:

a. Clic en la pestaa crear.
b. Clic en la opcin tabla.
c. Automticamente nos aparece una tabla en vista de diseo.
d. Colocamos la vista de la tabla en vista de diseo como pudimos
apreciar anteriormente.
e. La guardamos con un nombre.
3. El siguiente paso es colocar los campos y los tipos de datos, para esto se
debe hacer lo siguiente:
a. colocar el nombre del campo por ejemplo:
i. Si vamos a colocar el campo Nombre del cliente es obvio
que se utiliza texto por lo tanto el tipo de dato es texto.
ii. Si vamos a colocar el campo Nmero de telfono se puede
utilizar dos tipos de datos puede ser texto o nmero, ya que
el nmero de telfono no se va a sumar, restar, multiplicar o
dividir; con ningn otro se puede usar texto pues solo es para
identificarlo, y se puede usar nmero ya que aunque no se le
aplique suma, resta, multiplicacin o divisin; tambin con el
tipo de dato nmero puede identificarse.

iii. Si vamos a usar el campo cantidad de productos para este

campo vamos a usar el tipo de dato nmero pues este campo
si se va a sumar, restar, multiplicar o dividir; por lo tanto tiene
que ser nmero y por ningn motivo puede ser texto.
iv. Si usamos un campo llamado precio se debe usar el tipo de
dato moneda.
el resultado sera el siguiente:

PASOS PARA COLOCAR LA CLAVE

RELACIONES

PRINCIPAL Y REALIZAR LAS

1. Clic en el campo al cual le vamos a colocar la clave principal

2. Clic en la opcin clave principal que es la que tiene un cono de llave.
3. Para realizar las relaciones damos debemos tener cerradas todas las
tablas.
4. Damos clic en la pestaa herramientas de base de datos.
5. Clic en la opcin relaciones.
6. En la ventana que nos aparece agregamos las tablas que deseamos
relacionar dando clic en agregar teniendo previamente seleccionada la tabla
en esa misa ventana.
7. Luego jalamos de un campo a otro de una tabla a otra, las cuales vamos a
relacionar teniendo en cuenta que como mnimo una tabla debe contar con
clave principal, deben tener el mismo tipo de datos, y deben haber en
ambas registros compartidos. Las relaciones se realizarn de la siguiente
manera.

8. En la realizacin de las mismas se debe dar clic a las opciones que se ven
en la imagen y luego clic en crear.

9. Al terminar de realizar las relaciones se procede a guardarlas dando clic

derecho sobre la pestaa de las mismas y clic en guardar y luego en cerrar.
PASOS PARA ELABORAR CONSULTAS
1. Para crear una consulta se da clic sobre la pestaa crear, clic en diseo de
consulta.
2. Luego se da clic en la tabla que se va a ocupar y clic en agregar.
3. Luego se eligen los campos que de que se van a hacer uso en la consulta
dando doble clic sobre ellos, hacindolo de la siguiente manera:

4. Existen cuatro tipos bsicos de consultas las cuales detallaremos a

continuacin:
a. Consulta de criterio de bsqueda: este tipo de consulta nos
permite conocer los datos de una persona, o de alguna operacin
asignndole a la casilla criterios la siguiente leyenda [ingrese el
nombre de XX] Recurdese que siempre debe colocar esta leyenda
dependiendo del dato que quiere usted que sea el indicador de
3

bsqueda. Ejemplo. En esta consulta se buscan los datos del cliente

haciendo uso del nombre del mismo.

b. Consulta de prueba lgica: esta consulta nos sirve cuando

queremos determinar rangos entre cantidades mayores o menores,
iguales y mayores o menores o igual que. Ejemplo esta consulta
busca los precios mayores a Q50.0

c. Consulta de bsqueda fija: este tipo de consultas nos permite

seleccionar solo cierto tipo de datos que necesitamos ver en una
tabla se diferencia del criterio de bsqueda, porque solo busca un
dato en especfico. Ejemplo. Buscar los clientes que son originarios
de la ciudad de Chiquimula.

d. Consulta de clculos: este es un tipo de consulta ms difcil de

realizar para la cual se toman en cuenta los siguientes pasos:
i. Se debe crear un nuevo campo en las celdas siguientes en
este caso tomaremos como ejemplo realizar el total de una
consulta:

ii. Luego se da clic en la opcin llamada generador para realizar

la operacin de los clculos.

iii. Se eligen las tablas a utilizar de las tablas a utilizar se eligen

los campos que vamos a operar y a estos se les colocan los
signos con los cuales se van a hacer las operaciones como
podemos ver a continuacin.

iv. Luego se le borra la expresin <<expr>> y se colocan los

clculos a excepcin del nombre del campo entre parntesis,
como se ve a continuacin:

v. Luego se da clic en aceptar. listo!

5. Para guardar la consulta se da clic derecho en la pestaa de la misma, y se
da clic en Guadar luego se le coloca un nombre y se da clic en aceptar. Y
para cerrar se da clic derecho en la pestaa de la consulta y clic en cerrar.

PASOS PARA REALIZAR FORMULARIOS

1. Clic en la pestaa crear.
2. Clic en la opcin diseo de formularios
3. Cuando nos aparece el detalle del formulario damos clic derecho en la cinta
del nombre y luego damos clic a la opcin encabezado o pie de formulario.

4. En el encabezado del formulario agregamos la identificacin de la empresa

o establecimiento y el nombre del formulario y logotipo si as se desea
ejemplo:

5. Para agregar los nombres anteriores se hace uso de las etiquetas dando
clic sobre estas e insertndolas como si fueran cuadros de texto, los
cambios de tipo de letra y de color de lnea se realizan en la pestaa diseo
que nos aparece al realizar el formulario. Ejemplo: aqu se muestran
algunas opciones y herramientas para realizar formularios.

Tipo de
fuente

Color de
fuente

Logotipo

Cuadro de Etiquetas
texto

Botn

Opciones
de lnea

6. Para agregar los campos en la seccin detalles nos vamos a la opcin

agregar campos, y damos clic en mostrar todas las tablas, elegimos la
tabla que vamos a trabajar y para insertar cada uno de los campos damos
doble clic sobre ellos y luego los ordenamos como nos parezca. Ejemplo:

7. Para poder mover los campos individualmente se deben arrastrar desde un

cuadrito caf que tienen en la esquina superior izquierda, teniendo en
cuenta que arriba siempre va el cuadro transparente y abajo el de color
blanco, posteriormente se les puede colocar color de relleno a cada uno de
6

los cuadros, as como un color de lnea y tipo de letra con las opciones que
ya describimos anteriormente. Ejemplo

8. Para insertar botones se realizan los siguientes pasos: en este caso solo
realizaremos los botones de Agregar, eliminar y guardar:
a. Clic en la opcin de botn
b. Luego lo insertamos en el pie del formulario como si fuera un cuadro
de texto.
c. Damos clic en la opcin operaciones con registros.
d. Clic en la opcin de acciones agregar nuevo registro.
e. Clic en siguiente.
f. En la opcin de texto borrarle el exceso de texto y dejarle solo
agregar.
g. Clic en siguiente.
h. Clic en finalizar.
9. Luego se repite el proceso para los otros dos botones, pero obviamente, en
las opciones de acciones se colocan las de eliminar registro y guardar
registro. Deben quedar de la siguiente manera.

10. Luego se guarda el formulario siguiendo el procedimiento de las tablas y

las consultas dando clic derecho sobre la pestaa presionando guardar y
colocndole un nombre, para posteriormente cerrarlo de la misma forma.

PASOS PARA REALIZAR INFORMES

1.
2.
3.
4.
5.

Clic en la pestaa crear

Clic en la opcin diseo de informe
Clic derecho en la cinta de la seccin detalles
Clic en la opcin encabezado o pie de la pgina del informe.
Luego en el encabezado del informe se colocan las etiquetas y logotipos
para identificarlo de la misma forma en la que se realiza en los informes.
6. Luego se agregan los campos para lo cual se hace lo siguiente:
a. Clic en la hoja de propiedades.
b. Desplegamos la lista de tipo de seleccin seleccionando informe
7

c. En la pestaa todas damos clic en la lista desplegable origen de

datos donde escogemos la consulta que vamos a utilizar.
d. Luego damos clic en la opcin agregar campos y si en vez de los
campos de la consulta nos salen los de la tabla que usamos en los
formularios, damos clic a la opcin mostrar solamente los campos
del origen de registro actual.
e. Luego empezamos a insertar los campos dando doble clic sobre
ellos.
f. Estos campos representan mayor dificultad que los realizados en los
formularios ya que no se separan tan fcilmente, y por la naturaleza
de los informes que despliegan un conjunto de datos se deben
ordenar de forma tabular por lo cual se debe hacer lo siguiente:
i. Clic derecho sobre cada campo.
ii. Clic en la opcin diseo
iii. Clic en la opcin tabular ( los campos deben quedar la
etiqueta en el encabezado de pgina y el cuadro de texto en
la seccin de detalles como se ve a continuacin:

iv. Posteriormente se acomodan como se desee esperando que

queden como los de la imagen anterior.
g. Luego se procede a aplicarles color de relleno, contorno y tipo de
letra realizando los procedimientos ya detallados anteriormente.
h. Por ltimo se deben insertar los cuadros de texto que contienen las
frmulas, los cuales se colocan en el pie del informe, para esto hacer
lo siguiente:
i. Clic en la opcin cuadro de texto.
ii. Lo insertamos en el pie del formulario.

iii. Cuando lo insertamos nos aparecen dos cuadros el texto y el

independiente, debemos seleccionar el cuadro que dice texto
y suprimirlo y dejar solamente el texto independiente.
iv. Y procedemos a escribir las siguientes frmulas.
=AHORA()

=FECHA()

=PGINA & [PAGE] & DE & [PAGES]