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PARA OFICINAS
TERCER SEMESTRE
Diseado por:
NDICE
Presentacin
Competencias genricas que expresan el perfil del egresado
Competencias de egreso de la capacitacin
Introduccin del mdulo
Mapa de la capacitacin
SUBMDULO 1:
TEXTO........................................................................2
SUBMDULO 2:
SUBMDULO 3:
BIBLIOGRAFA:
................................................................................217
PRESENTACIN
En el marco de la Reforma Integral de la Educacin Media Superior, Colegio de Bachilleres
del Estado de Baja California (CBBC), se ha propuesto la meta de formar y consolidar el perfil
de egreso en el bachiller, poniendo a disposicin del alumno los elementos necesarios que
le permitan crecer y desarrollar conocimientos, habilidades, actitudes y valores para poder
enfrentar los retos de un mundo globalizado, vertiginoso, competitivo y complejo. Por tanto, es
importante que el proceso educativo implemente estrategias que contemplen actividades de
aprendizaje en diversos contextos y escenarios reales, donde el estudiante con creatividad,
habilidad y destreza sepa desarrollar, movilizar y transferir las competencias adquiridas.
Es necesario, hacer nfasis que la gua no debe ser tomada como la nica herramienta
de trabajo y fuente de investigacin, ya que es imprescindible que los estudiantes lleven a
cabo un trabajo de consulta en otras fuentes bibliogrficas impresas y electrnicas, material
audiovisual, pginas Web, bases de datos, entre otros recursos didcticos que apoyen su
formacin y aprendizaje.
Mdulo
SOFTWARE PARA
OFICINAS
Introduccin
En la dinmica laboral actual se presenta una creciente automatizacin de los procesos de la
informacin, lo que genera la necesidad de desarrollar las competencias necesarias para resolver
la problemtica que este contexto demanda.
La capacitacin en Informtica para Oficinas te proporciona las herramientas necesarias
para que adquieras conocimientos y desarrolles habilidades y destrezas, as como una actitud
responsable que te permita incursionar en los sitios de insercin laboral en el mbito de la
Informtica, de manera exitosa. As mismo, podrs desarrollar competencias relacionadas,
principalmente, con la participacin en los procesos de comunicacin en distintos contextos, la
integracin efectiva a los equipos de trabajo y la intervencin consciente, desde tu comunidad en
particular, en el pas y el mundo en general, todo con apego al cuidado del medio ambiente.
La capacitacin se inicia en el tercer semestre, con el mdulo Software para Oficinas, que te
permite adquirir las competencias para elaborar documentos de texto, hojas de clculo y bases de
datos, mediante el empleo de programas de cmputo.
En el mdulo de cuarto semestre, Configuracin y Mantenimiento de Computadoras,
desarrollars las competencias: Instalar y configurar componentes fsicos y lgicos de una
computadora, aplicar mantenimiento a los componentes lgicos y fsicos de una computadora,
instalar y configurar una red de rea local para compartir recursos de hardware y software y
administrar los recursos y detectar los problemas de una red de cmputo.
Con el mdulo de quinto semestre, Creacin y Edicin de Objetos, desarrollars las
competencias: Utilizar software de aplicacin para elaborar presentaciones electrnicas, para
editar imgenes y para elaborar animaciones de objetos y videos.
Con el mdulo denominado Pginas Web, que corresponde al sexto semestre, desarrollars
las competencias: Disear pginas Web en lenguaje HTML, utilizar software de aplicacin para el
diseo de pginas Web, publicar pginas Web y establecer comunicacin va Internet.
Todas estas competencias te dan la posibilidad de que al egresar, te incorpores al mundo
laboral o desarrolles procesos productivos independientes, de acuerdo con tus intereses
profesionales o las necesidades en tu entorno social.
La capacitacin se compone de cuatro mdulos, el primer mdulo consta de tres submdulos,
el segundo consta de cuatro submdulos, el tercero tres submdulos y el ltimo consta de tres
submdulos. Todos los mdulos tienen una duracin de 112 horas, dando un total de 448 horas
para toda la capacitacin de Informtica para Oficinas.
El mapa de la capacitacin est compuesto por mdulos y submdulos, los cuales se dividen
de la siguiente manera:
3ER. SEMESTRE
Software para
Oficinas. (112 hrs.)
Utilizar software
de aplicacin para
elaborar documentos
de texto.
(32 hrs.)
4TO. SEMESTRE
5TO. SEMESTRE
MDULOS
Configuracin y
Creacin y Edicin
Mantenimiento de
de Objetos.
Computadoras.
(112 hrs.)
(112 hrs.)
SUBMDULOS
Utilizar software
Instalar y configurar
de aplicacin
componentes fsicos
para elaborar
y lgicos de una
presentaciones
computadora.
electrnicas.
(40 hrs.)
(24 hrs.)
Utilizar software
de aplicacin para
elaborar hojas de
clculo.
(40 hrs.)
Aplicar
mantenimiento a los
componentes lgicos
y fsicos de una
computadora.
(40 hrs.)
Utilizar software de
aplicacin para editar
imgenes.
(40 hrs.)
Utilizar software
de aplicacin para
elaborar bases de
datos.
(40 hrs.)
Instalar, configurar y
administrar una red
de rea local para
compartir recursos
de hardware y
software.
(32 hrs.)
Utilizar software
de aplicacin
para elaborar
animaciones de
objetos y videos.
(48 hrs.)
6TO. SEMESTRE
Pginas Web.
(112 hrs.)
Diseo de pginas
web en HTML.
(48 hrs.)
Utilizar software de
aplicacin para el
diseo de pginas
web.
(48 hrs.)
Publicar pginas
web y establecer
comunicacin va
internet
(16 hrs.)
L
U
Semestre
1
O
B
U
S
UTILIZAR SOFTWARE DE
APLICACIN PARA ELABORAR
DOCUMENTOS DE TEXTO
SUBMDULO 1
Submdulo
UTILIZAR SOFTWARE DE
APLICACIN PARA ELABORAR
DOCUMENTOS DE TEXTO
PROPSITO:
COMPETENCIAS:
CONTENIDOS:
1.1 Cambiar las opciones del procesador de textos.
1.2 Utilizar hipervnculos para trasladar el cursor al destino requerido
cuando es seleccionado.
1.3 Crear estilos que correspondan al formato requerido.
1.4 Generar documentos de correspondencia, conteniendo informacin
de la fuente de datos en los campos de combinacin utilizados.
1.5 Disear documentos, utilizando las herramientas de plantillas.
1.6 Insertar referencias en los documentos.
1.7 Insertar comentarios en los documentos.
Semestre
ACTIVIDAD 1
Lee el texto Introduccin para que posteriormente realices un resumen.
INTRODUCCIN
Un procesador de textos (tambin conocido como procesador de palabras), es una
aplicacin en la que podemos crear escritos, modificarlos, guardarlos, recuperarlos e imprimirlos
por medio de una computadora.
Tiene la capacidad de hacer con el texto escrito diferentes cosas, tales como modificar
el tipo y tamao de letra, insertar objetos grficos, as como corregir la ortografa e incluso la
gramtica de dicho texto, sin mencionar muchas de las capacidades que brindan los diferentes
programas dedicados a esto.
Actualmente, existen diferentes procesadores de textos, algunos de ellos tenemos que
instalarlos en nuestro equipo, como Microsoft Office Word, OpenOffice Writer, Lotus Wordpro
o Corel Word Perfect, otros los encontramos en lnea, tal es el caso de Google Docs, Zoho
Writer, ThinkFree, y otros ms que podemos encontrar al navegar en Internet.
WORD 2007
Dada su popularidad y que a la fecha sigue siendo el procesador de textos ms utilizado,
nos enfocaremos en el estudio de Microsoft Office Word en su versin 2007, misma que tiene
muchas innovaciones con respecto a su antecesor, la versin 2003.
En los ltimos meses, se ha estado dando la transicin de la versin de Word 2003 a Word
2007, la cual se est dando tanto en empresas como en instituciones educativas. Este cambio ha
generado un cambio significativo que ha hecho que muchos se resistan a la actualizacin.
En realidad son pocas las diferencias:
Se sustituyen los mens y barras de herramientas por lo que conoceremos como Cinta.
El formato default tiene otro tipo de letra y los documentos se guardan en una
nueva forma que no es compatible con versiones anteriores (.docx, mientras que las
anteriores es .doc).
Las pantallas que te mostraremos a continuacin pueden no coincidir exactamente con las
que vers en tu computadora, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se
vean en cada momento, tal y como se ver ms adelante.
Botn Office
Ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana de Word, abre el men
principal y contiene opciones que estn disponibles con todas las pestaas de la cinta
de opciones.
SUBMDULO 1
Cinta de opciones
Esta cinta, tambin llamada banda, agrupa las herramientas por tareas y muestra los
comandos que se usan ms a menudo.
Las pestaas o fichas. Son las que estn visibles en la parte superior de la cinta. Se
forman por diversos grupos.
Los grupos. Estn en la parte baja de la cinta, cada grupo contiene una variedad de
comandos.
En cada grupo puedes observar una marca en la parte inferior derecha, donde al darle clic
se abrir un cuadro de dilogo referente a los temas que hace referencia a cada grupo.
Pestaa Inicio. Observa que contiene cinco secciones identificadas en la parte inferior:
Portapapeles, Fuente (tamao de letra, tipo de letra, etc.), Prrafo (alineacin de texto, separacin
entre lneas, sangra, etc.), Estilo y Edicin (buscar texto, reemplazar, etc.). No como en anteriores
versiones de Word donde cada parte de las recin nombradas, ocupaban una barra de herramientas
aparte.
Observa que al presionar la marca inferior del grupo, aparece el cuadro de dilogo similar
al de versiones anteriores de Word.
Semestre
Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acceso rpido para la tarea que
se desea realizar. Una forma ms fcil e intuitiva de utilizar las herramientas. Ya no existe el men
que al hacer clic, abre una lista de herramientas u opciones. Ahora todo est diseado con iconos
de acceso rpido.
La barra de herramientas de acceso rpido contiene iconos
para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos ms
habituales, como Guardar, Deshacer, etc.
En la imagen ves la barra de herramientas de acceso rpido
y el botn Office, lo que antes era el men Archivo, en esta nueva
versin de Word, aparece como un botn redondo de color naranja
con el logo de Office.
SUBMDULO 1
1.1
ACTIVIDAD 2
Ingresa a Word 2007, abre la seccin de OPCIONES DE WORD revisa el mn de opciones
que te muestra y responde ca una de las preguntas que se te presenten.
Podemos personalizar la manera como trabajamos con
Word, al entrar en las opciones de Word, que podrs
encontrar al presionar el botn Office.
Te encontrars con las ventanas correspondientes a
lo siguiente:
A continuacin, una descripcin de algunas de las opciones con las que cuenta Word, tomando en cuenta
el listado anterior.
Ms frecuentes
Semestre
Cuando escribes en Word y seleccionas parte de una palabra o texto, aparece una
minibarra con opciones de formato, aqu puedes decidir si aparece o no.
Para cuando trabajes con Macros, ser necesario activar la ficha Programador. Es en esta
seccin donde lo podrs hacer.
En esta seccin puedes hacer que cambie la apariencia de Word, modificando sus
colores en Combinacin de colores, est la tpica combinacin azul, o puedes elegir
entre plata o negro.
SUBMDULO 1
Puedes ver las tabulaciones, espacios, marcas de prrafo y otras marcas de formato
en pantalla.
Semestre
SUBMDULO 1
Puedes guardar tus documentos en formato *.docx, o si lo requieres, guardarlos en formato *.doc
para que los pueda leer cualquier computadora con versiones anteriores de MS Office Word.
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Semestre
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Semestre
ACTIVIDAD 3
Identifica en el sifuiente diagrama, los elementos que componen la pantalla principal del
Microsoft Word
Coloca sobre cada una de las lneas en el diagrama de arriba, el nmero que le corresponda
al elemento de la ventana, tomando en cuenta los datos que se presentan a continuacin:
1.-
2.-
3.-
4.-
Botn Office
Regla
Barra de estado
Botn minimizar
7.-
8.-
9.-
10.-
5.-
6.-
Cinta de opciones
Barra de desplazamiento
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ACTIVIDAD 4
Elabora la siguiente prctica, apoyndote en esta gua de aprendizaje y tu profesor
1. Crea en tu memoria USB una carpeta con el nombre Software de aplicacin.
2. Entra a Microsoft Word 2007.
3. Redacta 2 prrafos sobre el tema de tu eleccin.
4. Cambia mrgenes a 2.5 izquierdo y derecho.
5. Cambia el color de fondo de pantalla a gris.
6. Agrega tus datos como usuario.
7. Verifica que el idioma del programa sea Espaol de Mxico y de no ser as, corrgelo.
8. Activa la opcin para que aparezcan las pginas del documento de manera continua.
9. Resalta el ttulo del documento y activa la opcin para que aparezca resaltado.
10. Escribe algunas direcciones de Internet o correo electrnico y desactiva la opcin
para que no se pueda utilizar el vnculo.
11. Activa la opcin para que aparezcan las marcas de prrafo, guiones y espacios.
12. Activa las opciones para que se corrija la ortografa.
13. Guarda el archivo en la carpeta Software de aplicacin, creada en tu memoria USB
con el nombre OPCIONES POPULARES, en formato Word 2003.
14. Guarda nuevamente el archivo en tu memoria USB, en la misma carpeta que el punto
anterior con el nombre OPCIONES POPULARES 2, en formato Word 2007.
15. Explica brevemente, redactando en el cuaderno cul es la finalidad de guardar el
archivo en un formato diferente.
Nota: Al momento de elegir el formato como se va a guardar el archivo, toma en cuenta que se
deber realizar desde las opciones de Word.
ACTIVIDAD 5
Realiza la prctica que se menciona a continuacin, apoyndote en esta gua de
aprendizaje y tu profesor
Retomando la prctica anterior, realiza los siguientes pasos:
1.
2.
3.
4.
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1.2
Semestre
ACTIVIDAD 6
Lee el texto Hipervnculo y posteriormente responde las preguntas que se te presentan
Hipervnculo
Un hipervnculo es un texto de color y subrayado en el que se hace clic para ir a una
ubicacin de un archivo, a otro archivo, o a una pgina HTML del World Wide Web o de una
Intranet.
Insertar un hipervnculo que vaya a una ubicacin en el documento actual
Para poder establecer un vnculo con un lugar del documento actual, se requiere la
utilizacin de Marcadores.
Qu es un marcador?
Un marcador es un elemento o una ubicacin de un documento que se identifica y se le
asigna un nombre para futuras referencias. Los marcadores se utilizan para saltar rpidamente a
una ubicacin especfica, en este caso, para que por medio de un hipervnculo podamos llegar a
un punto especfico de un documento slo con presionar un botn del mouse.
Cmo se agrega un marcador?
Para agregar un marcador, basta con seleccionar un elemento (el cual puede ser una
palabra o enunciado) o una ubicacin (que puede ser el inicio de una pgina) y asignarle un
nombre de marcador. Automticamente, Word sabr si seleccion texto o slo se posicion en una
ubicacin.
1. Selecciona un elemento al que desees asignar un marcador o haz clic donde deseas
insertar un marcador.
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3.
4.
Nota: Los nombres de los marcadores deben comenzar por una letra y
pueden incluir nmeros; pero no espacios. No obstante, puedes utilizar el
carcter de subrayado para separar palabras, por ejemplo: Primer_ttulo.
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Semestre
Insertar hipervnculos
Ya sabemos cmo manejar Marcadores, ahora podemos continuar con hipervnculos.
1. En el documento actual, inserta un marcador en la ubicacin a la que deseas ir o el
nmero de marcadores que necesites.
2. Selecciona el texto o el objeto (puede ser una imagen) que deseas representar en el
hipervnculo.
3. Haz clic en Hipervnculo del grupo Vnculos en la pestaa Insertar (en el mismo lugar
de los Marcadores).
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Puedes teclear la direccin de la pgina donde dice Escriba el nombre del archivo o de la
pgina Web.
Si cuentas con conexin a Internet, puedes hacer clic en Pgina Web, cambiarte al navegador,
abrir la pgina y regresar a Word.
Manipulacin de hipervnculos
Se puede acceder a las opciones que tiene cada hipervnculo,
posicionndote en l con el mouse, dando clic derecho aparecer
un cuadro de dilogo como el que se observa a la derecha. Para
modificar el hipervnculo, slo debers seleccionar la opcin
Modificar hipervnculo Es probable que no se quiera escribir la
pgina de Internet, por lo que se puede sustituir por otro texto ms
corto o ms entendible. En lugar de decir http://www.cobachbc.
edu.mx puede decir Pgina del Colegio. Esto se puede hacer de
la siguiente manera:
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1.
Semestre
2. En la barra de texto: Escribe el texto que quieras que aparezca en vez de la pgina y da clic
en Aceptar.
3. O bien, sobrescribiendo el texto del hipervnculo con el nuevo texto.
ACTIVIDAD 7
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1.- Qu entiendes por hipervnculo?
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6. Cules son los diferentes hipervnculos que puedes agregar en los documentos de Microsoft
Word?
ACTIVIDAD 8
Disea el documento que se te pide a continuacin, siguiendo las instrucciones que se
te indican
Disea un documento que sirva como catlogo musical donde establezcas los siguientes
gneros musicales:
1.
2.
3.
4.
5.
Balada
Pop
Rock
Ranchero
Reggaeton
En donde cada categora te traslade por medio de un hipervnculo a una lista de 3 intrpretes
correspondientes a su gnero, donde ste a su vez te proporcionar las alternativas para ver el
video en Youtube y para enlazarte a un documento con la letra de la cancin del video.
Ejemplo:
Catlogo Musical
1.
2.
3.
4.
5.
20
Balada
Pop
Rock
Ranchero
Reggaeton
Intrpretes
1. Cantante 1
2. Cantante 2
3. Cantante 3
Video
Video
Video
Letra
Letra
Letra
Volver
Semestre
Verifica que los hipervnculos se trasladen correctamente a sus destinos, guarda el documento y
espera a que el maestro lo revise.
Nota: Durante la revisin, se te solicitar modificar un hipervnculo que consistir en cambiar el
video de un cantante, de preferencia de la misma cancin. Finalmente, debers eliminar alguno
de tus hipervnculos que creaste.
1.3
ACTIVIDAD 9
Realiza la lectura de Estilos y posteriormente responde las preguntas que se te presentan
Estilos
Un estilo es un conjunto de formatos que estn identificados por un nombre. La ventaja
de utilizar estilos es que con un slo clic se pueden aplicar varias caractersticas de formato
al mismo tiempo.
Word 2007, cuenta con muchos estilos ya definidos de manera predeterminada, por
ejemplo: el estilo Ttulo 1 est compuesto por tamao de letra de 16 puntos, fuente Arial, negrita y
prrafo alineado a la izquierda.
Adems, se pueden crear estilos personalizados con las caractersticas de formato que
necesitemos o deseemos.
Por ejemplo, podemos definir un estilo para aplicar a los ttulos de nuestros documentos,
otro estilo para escribir las direcciones de correo, otro estilo para cuando queremos resaltar algo
importante del texto, etc. Definir estilos personales ayuda a que nuestros documentos tengan un
diseo propio y nos permite trabajar ms eficientemente.
Aplicar estilos
Para acceder a Estilos, podemos hacerlo desde la pestaa Inicio en el grupo de
herramientas Estilo.
Desde all, tambin se puede acceder al cuadro de dilogo Estilos, haciendo clic en el
botn
que aparece en la esquina inferior derecha.
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Para aplicar un estilo a un texto de nuestro documento desde el cuadro de dilogo Estilos,
slo tienes que seleccionar el texto y hacer clic en uno de los estilos que se muestran en el panel
Estilos.
Si haces clic en Borrar todo, el texto seleccionado volver al estado original, es decir, sin
ningn tipo de formato.
Si antes de aplicar un estilo no hemos seleccionado un texto, se aplicar el estilo al texto
que insertemos a partir de ese punto hasta que volvamos a cambiar el estilo.
Los propios elementos de la lista muestran el estilo que representan, de esta forma se
puede ver el efecto que tiene el estilo que vamos a aplicar sobre el texto, para ello hacer clic en el
cuadro de verificacin Mostrar vista previa.
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Semestre
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En la imagen puedes observar que el estilo que vamos a definir tiene fuente Times New
Roman, tamao 12 y alineacin a la izquierda. Si ahora quisiramos aadir el estilo negrita no
tendramos ms que hacer clic en el botn correspondiente.
Si prefieres crear un estilo desde la barra de formato es todava ms fcil, slo tienes que
seleccionar el texto que contiene el formato y escribir el nombre del nuevo estilo en el cuadro de
estilos y pulsar la tecla Enter.
Modificar un estilo
Para modificar un estilo, debes ir al panel Estilos y seleccionar el estilo que quieres modificar,
al hacer clic en el tringulo de la derecha se desplegar un men con la opcin Modificar estilo...
Se abrir el cuadro de dilogo Modificar estilo que puedes ver en la imagen siguiente.
Aqu puedes modificar las caractersticas del formato que desees, para lo cual existen
unos botones con los elementos del formato ms usuales, como son el tipo de fuente, el tamao,
negrita, cursiva, subrayado, color de fuente, alineacin, interlineado, sangras.
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Semestre
Tipo de estilo
Estilo basado en
Estilo del prrafo siguiente
Agregar a la lista de estilos rpidos
Actualizar automticamente
Tipo de estilo
El cuadro Tipo de estilo: admite cuatro valores: Prrafo, Carcter, Vinculado (prrafo y
carcter), Tabla y Lista.
El tipo de estilo: Carcter afecta a caracteres y tiene definidas caractersticas como: el
tamao de los caracteres, si estn en cursiva, etc. Un estilo de tipo Carcter no puede contener
caractersticas de formato prrafo, como la alineacin, interlineado, etc. Por esto, esas caractersticas
estn deshabilitadas en el cuadro de dilogo. Cada tipo de estilo se distingue de los otros por un
smbolo que aparece detrs de su nombre. El tipo carcter tiene como smbolo una a subrayada.
El tipo de estilo: Prrafo. Puede contener todas las caractersticas del estilo Carcter,
adems, caractersticas del formato de prrafo, como interlineado, sangras, etc. El tipo Prrafo
tiene el siguiente smbolo que lo identifica:
.
El tipo de estilo: Lista. Se aplica a las listas y puede contener caractersticas como el
cuadro Iniciar en donde se indica el nmero o letra en el que empezar la lista, fuente, estilo,
sangras, etc. El tipo Lista tiene como smbolo que lo identifica un icono en forma de lista.
El tipo de estilo: Tabla. Se aplica a las tablas y puede contener prcticamente todas las
caractersticas del estilo Carcter adems, caractersticas de las tablas como: tipo de bordes, etc.
El tipo Tabla tiene como smbolo que lo identifica un icono en forma de cuadrcula.
Estilo basado en: Al definir un estilo podemos utilizar otro estilo para basarnos en l. De
esta forma, el estilo tomar las caractersticas definidas para el estilo en el que nos basamos, ms
las nuevas que aadamos al definirlo. Esta posibilidad es muy til ya que facilita definir varios estilos
que se diferencian en pocos detalles, nos ahorramos definir muchas caractersticas. Segn el tipo
de estilo sea Prrafo, Carcter o Tabla aparecern unos estilos u otros en el cuadro despegable
Estilo basado en.
Estilo del prrafo siguiente
Este cuadro slo est disponible para el tipo de estilo Prrafo. Permite definir el estilo que tendr
el prrafo siguiente al estilo que estamos definiendo. Es decir, cuando estemos aplicando el estilo
y pulsemos la tecla Enter dejar de aplicarse el estilo que hemos definido y se aplicar el que
pongamos en Estilo del prrafo siguiente. Esto se suele utilizar por ejemplo en los ttulos en los
que el prrafo siguiente ser del estilo normal.
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Semestre
3.- Cundo crees que sera necesario crear tus propios estilos en Microsoft Word?
ACTIVIDAD 11
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1.4
ACTIVIDAD 12
Realiza la lectura Combinar correspondencia, y posteriormente responde las preguntas
que se te presentan.
Combinar correspondencia
Esta opcin nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De
esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas
distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto
que se repetir en todas las cartas y Word se encargar de generar los datos variables que cambian
en cada carta, segn la persona. De esta forma, podemos generar automticamente tantas cartas
distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los datos.
La utilidad de combinar correspondencia la podemos aprovechar en otras situaciones como
lo son la generacin de etiquetas, la impresin de sobres para invitaciones, etc.
Conceptos previos
Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos
variables que toman su valor del origen de datos.
Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento
principal. Puede provenir de distintos programas, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un
libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el
mismo momento de combinar.
En cualquier caso, podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos
por campos.
Un registro corresponde a una fila (rengln) y un campo corresponde a una columna. Por
ejemplo, si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro ser la fila correspondiente a
un cliente y un campo ser por ejemplo, el nombre del cliente, otro sera la direccin del cliente, es
decir cada uno de los datos de ese cliente.
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Semestre
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Observa cmo cambiamos las columnas y el nombre de algunos campos. Para lograrlo,
puedes entrar a personalizar columnas, donde encontrars una manera sencilla para modificar
estos elementos.
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Semestre
Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente, para continuar con
el paso 5 del asistente.
En este paso, examinamos las cartas tal como se escribirn con los valores concretos del
origen de datos.
Podemos utilizar los botones
y
para pasar al destinatario anterior y siguiente
respectivamente, podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que
nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algn error detectado.
Para finalizar, hacer clic en Siguiente.
SUBMDULO 1
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Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos, tal como vimos con
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Semestre
Permite resaltar los campos combinados si la opcin est activada, los datos
correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es ms
fcil localizarlos dentro del documento.
Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas. Esta opcin est disponible con un
documento de tipo etiquetas.
En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los
diferentes destinatarios. Tambin podrs buscarlo o comprobar algn tipo de error
por tu parte en la creacin de la carta.
SUBMDULO 1
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Si queremos ver el aspecto que tendr el documento combinado, hacemos clic en este
botn, el cual nos permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien, con
los datos.
La imagen anterior muestra el documento combinado con los datos del primer registro
del origen de datos. Si estamos visualizando el documento de esta forma, a veces es un poco
complicado localizar los campos que son del origen de datos, una manera fcil de solucionar este
problema es hacer clic sobre el icono
, los campos del origen de datos aparecern resaltados.
Buscar un registro
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede resultar largo y tedioso buscar un
registro concreto, pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento.
En estos casos, se utiliza el botn
,el cual permite ir a un registro concreto,
indicando el valor que buscamos y en qu campo lo tiene que buscar.
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Semestre
SUBMDULO 1
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Semestre
Filtrar destinatarios
Si se quiere filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un campo de
combinacin (por ejemplo, queremos los clientes de Tijuana), primero tenemos que situarnos en
el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, clic en el icono
,a
continuacin hacemos clic en la flecha que est en el encabezado del campo Ciudad y se despliega
una lista con varias opciones:
(Todos): se seleccionan todos los valores de poblacin.
(Espacios): se seleccionan todos los destinatarios que no
tienen poblacin.
(Sin espacios): se seleccionan todos los destinatarios que
tienen un valor en el campo poblacin.
Los valores que aparecen sin parntesis son los distintos
valores que aparecen en la poblacin del origen de datos (en este
caso tenemos clientes de Mexicali y Tijuana). Si seleccionamos uno
de estos valores, seleccionar del origen de datos los destinatarios
que tengan ese valor en la poblacin y los dems no se combinarn.
(Avanzado...): abre el cuadro de dilogo Filtrar y ordenar que veremos a continuacin:
En la pestaa Filtrar registros se pone la condicin que debern cumplir los registros del
origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condicin o varias.
En la primera lnea se va formando la primera condicin.
En Campo: seleccionamos el campo que va a formar parte de la condicin.
En Comparacin: seleccionamos el tipo de comparacin que vamos a utilizar. Los tipos
de operaciones son los conocidos (igual, distinto, menor que, mayor que, etc.).
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Vaco: indica que el campo no tiene valor. Por ejemplo si no queremos que salgan
combinados los clientes que no tengan direccin, seleccionamos Campo: direccin y Comparacin:
No vaco, en Comparado con: no pondremos nada.
En Comparado con: se pone el valor con el que se compara el campo, excepto cuando la
comparacin es Vaco o No vaco.
Por ejemplo, la condicin formada en el cuadro anterior se leera: nombre igual a Juan, de
esta forma slo apareceran combinados los clientes de nombre Juan.
Podemos utilizar varias condiciones, unindolas por el operador Y u O para formar
condiciones compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y direccin No vaco, sacara
los clientes de nombre Juan que tuviesen algo en el campo direccin.
Para quitar las condiciones hacemos clic en el botn Borrar todo.
Una vez formulada la condicin, salimos haciendo clic en Aceptar.
Cuando el campo interviene en el filtro su flecha aparece de otro color.
Ordenar destinatarios
Si queremos ordenar los destinatarios por algn campo de ordenacin (por ejemplo nos
interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea ms fcil entregarlas
a mis empleados), hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos
que los destinatarios se ordenarn por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la
columna los destinatarios pasarn a ordenarse en orden inverso.
Tambin podemos ordenar por varios campos, por ejemplo, queremos ordenar las cartas
por provincia y dentro de la misma provincia por poblacin y dentro de la misma poblacin por
apellidos. En este caso, tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de dilogo
Filtrar y ordenar.
Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que queremos ordenar,
seleccionar de la lista que aparece la opcin (avanzado...), aparecer el cuadro de dilogo Filtrar y
ordenar, a continuacin hacer clic sobre la pestaa Ordenar registros.
38
Semestre
Slo tenemos que seleccionar en Ordenar por: el campo por el cual queremos ordenar los
registros y si queremos ordenacin ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a
menor).
Para ordenar por ms campos, rellenar en Luego por:
Una vez formulada la condicin, salimos haciendo clic en Aceptar.
Combinar al imprimir
La opcin Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de la
combinacin.
Al hacer clic en l aparece el cuadro de dilogo que se observa a la derecha.
Podemos imprimir todos los registros (todos los destinatarios despus de aplicar los filtros),
el registro actual (el que se visualiza en es momento) o un grupo de registros (Desde: ...Hasta: ...).
En Desde: ponemos el nmero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco
indica desde el primero.
En hasta: se pone el nmero de orden del ltimo registro a combinar, dejarlo en blanco
indica hasta el ltimo.
Por ejemplo, del segundo al quinto
(desde: 2 hasta: 5); a partir del segundo
(desde: 2 hasta: en blanco); los tres
primeros (desde: en blanco hasta: 3).
Al pulsar Aceptar se abrir el cuadro
de dilogo Imprimir que ya conoces.
SUBMDULO 1
39
2.- En la combinacin de correspondencia, a qu nos referimos cuando hablamos del Documento Principal?
40
Semestre
4.- Qu representan los registros y los campos en el origen de los datos de la combinacin de
correspondencia?
ACTIVIDAD 14
Realiza el siguiente ejercicio de combinacin de correspondencia, tomando como base
la lectura de la gua, apoyndote con tu profesor y de ser necesario consultando en
Internet
Ejercicio:
Origen de datos.
Debers generar el origen de los datos, con un mnimo de 5 registros, utilizando el comando
Correspondencia, Escribir nueva lista. Asignar los campos necesarios para generar todos
los formatos de correspondencia.
Guardar con un nombre significativo.
Carta personalizada.
Elaborar un documento principal de tipo carta, para hacer invitaciones personalizadas.
SUBMDULO 1
41
1.5
ACTIVIDAD 15
Realiza la lectura Plantillas, posteriormente responde a las preguntas que se te presentan.
PLANTILLAS
Una plantilla es un modelo o patrn para crear nuevos documentos. En una plantilla se
guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamao, etc., de todo
el documento, as como los formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la configuracin de
nmeros de pgina, cabeceras y pies de pgina. Una plantilla puede sernos til cuando usamos
muchas veces un documento con la misma estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, el
documento ser siempre muy parecido, ya que tendr ttulos para identificar al autor, la direccin,
el remitente, el asunto, etc.
Una plantilla es un documento de Word 2007 con la caracterstica de que el tipo de
documento es plantilla de documento (.dotx). La principal caracterstica de una plantilla es que
al utilizarla se crea un documento Word normal con los datos introducidos en ese momento y
la plantilla permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces
queramos. Un ejemplo de plantilla es Normal.dotx. Cada vez que abrimos un documento nuevo,
est utilizando la plantilla Normal.dotx. Word 2007 asigna la plantilla Normal.dotx automticamente
al crear un nuevo documento. Esta plantilla es la que contiene la informacin del tipo de letra,
estilo, tamao, etc. que tienen por defecto los documentos nuevos.
Para modificar la plantilla Normal.dotx, primero se debe abrir, hacer los cambios que se
deseen y posteriormente guardarla. Si por cualquier motivo hemos realizado demasiados cambios
y no se recuerda cmo estaba en su estado original se puede volver a tener la plantilla original
borrndola, es decir eliminar el archivo Normal.dotx del disco duro. La prxima vez que se abra
Word con un documento nuevo se crear automticamente.
42
Semestre
Word 2007 dispone de otras muchas plantillas para escribir cartas, faxes, informes, etc., las
cuales aprendern a utilizarlas y posteriormente, vern cmo poder modificarlas para adaptarlas a
sus necesidades, tambin cmo crear plantillas nuevas a partir de un documento Word.
As mismo, se pueden crear plantillas basadas en formularios de introduccin de datos con
controles ms complejos que veremos en el tema Compartir documentos.
Utilizacin de las plantillas de Word
Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento nuevo desde el botn Office.
Si se hace de la primera forma se abrir el panel Nuevo documento que se puede ver en la
siguiente imagen:
El panel Nuevo documento permite realizar algunas de las cosas ms habituales cuando
est creando un nuevo documento, como abrir un documento nuevo en blanco o abrir un nuevo
documento a partir de otro ya existente. Tambin permite crear un documento nuevo a partir de una
plantilla, que es lo que vamos a ver a continuacin.
Como puedes ver en la imagen de arriba hay varias posibilidades a la hora de elegir
una plantilla:
Plantillas desde Microsoft Office Online, con esta opcin accedemos al sitio Web de
Microsoft donde hay varias plantillas que se pueden utilizar. Desde esta pgina Web
se pueden descargar las plantillas que deseemos.
Plantillas instaladas, es la opcin que permite abrir las plantillas disponibles en el disco
duro de la computadora.
SUBMDULO 1
43
Experiencia
[Escriba la fecha de inicio] - [Escriba la fecha de finalizacin] | [Escriba el cargo]
[Escriba el nombre de la compaa] | [Direccin de la compaa]
[Escriba las funciones]
44
Semestre
Cualificaciones
[Escriba la lista de aptitudes]
As, conseguiremos escribir un documento con los datos que queramos. Ahora slo nos
restara guardarlo como haramos con cualquier otro documento y la plantilla quedara en su estado
original. De esta forma, utilizando plantillas, podemos crear tantos documentos como se desee sin
tener que preocuparse de mantener la plantilla inicial.
Modificar plantillas
Vamos a ver cmo se pueden modificar plantillas ya existentes, as podremos modificar
tanto las plantillas proporcionadas por Word 2007 como las que creemos nosotros a partir de
documentos Word 2007, como veremos en el punto siguiente. Para modificar una plantilla, primero
hay que abrirla, para ello desde el botn Office elegir Nuevo y seleccionar Plantillas instaladas, de
la misma forma que hemos visto en el punto anterior.
Se abrir un cuadro de dilogo como el que se muestra a continuacin:
45
46
Semestre
SUBMDULO 1
47
A continuacin, nos aparece una pantalla donde podemos escoger un tema de entre
una lista bastante amplia. En muchas ocasiones puede que necesitemos otro tema diferente a lo
que nos muestra la pantalla de predeterminados, para eso podemos hacer clic en Ms temas en
Office Online. Cuando tengamos seleccionado el tema que nos interesa pulsamos sobre l y ya
podremos redactar el documento y utilizar los estilos, imgenes de fondo, etc. del tema.
ACTIVIDAD 16
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1. Qu entiendes por una plantilla?
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
48
Semestre
SUBMDULO 1
49
50
Semestre
Los ndices y tablas de contenidos son muy tiles cuando estamos trabajando con
documentos extensos (tal como esta gua). De un documento bien planificado y estructurado
podemos extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la localizacin rpida de algn
punto importante del documento.
Al crear los ndices debemos intentar reflejar la estructura del documento y colocar todos los
trminos importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan encontrarlos.
Conceptos bsicos
ndice: Un ndice es una lista de palabras y el nmero de pgina donde se encuentra
dicha palabra. El ndice est ordenado alfabticamente. Como ya dijimos, Word llama ndice a
lo que normalmente nosotros llamamos ndice alfabtico, por tal motivo, utilizaremos la misma
nomenclatura que Word. El ndice se suele colocar al final de un libro para encontrar trminos
importantes de manera rpida y sencilla.
SUBMDULO 1
51
Podemos marcar las entradas del ndice de dos formas: Automtica y Manual:
De forma automtica
Para crear una entrada de marcas de ndice automticamente debemos crear un nuevo
documento donde tendremos todas las marcas de ndice.
El nuevo documento debe tener las siguientes caractersticas:
Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar el texto de uno a otro podemos
utilizar la opcin de la pestaa Vista - Ver en paralelo.
Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del
documento automticamente.
52
Semestre
SUBMDULO 1
53
Insertar ndice
Una vez que tenemos todas las marcas ya definidas, bien haya sido manual o
automticamente, podemos crear el ndice. Para insertar el ndice debemos colocarnos en el lugar
donde lo queramos situar, al inicio del documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se
suele poner al final del documento.
Accedemos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar ndice, aparecer
un cuadro de dilogo ndice como el que vemos en la siguiente imagen. Si tenemos subentradas
podemos elegir en Tipo: Con sangra, si queremos que aparezcan debajo de la entrada principal o
Continuo si preferimos que las subentradas aparezcan a la derecha.
54
Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los ttulos que deseamos que aparezcan
en la tabla de contenidos.
Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).
Semestre
2.
3.
SUBMDULO 1
55
56
Semestre
Actualizar la TDC
Una de las mayores ventajas de crear una TDC, es que podemos actualizarla
automticamente. Si una vez creada la TDC modificamos el documento, aadiendo o eliminando
ttulos, podemos actualizar la TDC con un par de clics de mouse de una manera fcil y cmoda.
Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC:
Desde la pestaa Referencias disponemos del botn.
Haciendo clic con el botn derecho sobre la TDC disponemos de un men emergente,
donde tenemos la opcin Actualizar campos.
Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera
de estas dos opciones, nos aparece el dilogo Actualizar
la tabla de contenido que vemos en la imagen de la
izquierda para seleccionar si deseamos actualizar slo
los nmeros de pgina o toda la tabla.
Notas al pie y notas al final
Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos:
SUBMDULO 1
57
Se puede indicar a partir de qu nmero, letra, smbolo comienza la primera nota al pie.
Seleccionar si la numeracin es continua, si reinicia en cada nueva seccin o si reinicia en
cada nueva pgina.
Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de formato
a mitad del documento y aplicar los cambios despus, seleccionando Aplicar cambios a Todo el
documento.
Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada, si nos situamos con el mouse encima
aparece un bocadillo con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos doble clic
sobre el superndice nos lleva a la nota al pie/nota al final referente al superndice.
ACTIVIDAD 19
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1.- Define ndice:
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
2.- Define tabla de contenido:
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
3.- Qu diferencia encuentras entre un ndice y una tabla de contenido?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
58
Semestre
4. Cules son las dos formas en que se pueden marcar las entradas del ndice?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
5. Menciona los pasos que tienes que seguir para insertar un ndice:
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
6.- Cules son los mtodos para preparar una tabla de contenido?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
7.- Cules son las dos opciones posibles para actualizar una tabla de contenido?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
8.- Qu entiendes por notas al pie y notas al final?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
9.- Para qu crees que sirven las notas al pie?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
SUBMDULO 1
59
ACTIVIDAD 20
Realiza el siguiente ejercicio, tomando como base la lectura de la gua, apoyndote con
tu profesor y de ser necesario consultando en Internet.
Ejercicio: Utilizando un archivo que te proporcionar el profesor, realiza las siguientes
actividades.
1. Entra a Microsoft Word 2007 y abre el archivo proporcionado por el profesor.
2. Revisa el archivo y determina los siguientes puntos:
a. Ttulo
b. Subttulos
c. Temas
3. Una vez determinados los puntos anteriores, aplica las marcas de nivel correspondientes
y al inicio del documento genera la tabla de contenido.
4. Localiza las palabras claves o temas sobresalientes e inserta las marcas de ndice, y al
final del documento genera el ndice en tres columnas.
5. Localiza en el documento las imgenes o grficos e inserta el ttulo de ilustracin a cada
una de ellas, y en la hoja siguiente del ndice genera el ndice de ilustraciones.
6. Localiza en el documento algn tema en especfico, busca en Internet ms informacin
y en una cita, anota la pgina donde encontraste la informacin.
60
Semestre
SUBMDULO 1
61
Vemos que en el panel nos da algo ms de informacin, por ejemplo, en el centro nos
muestra el nombre completo del autor y a la derecha muestra la fecha y hora de cuando introdujo
el comentario y un rengln ms abajo muestra el comentario.
Modificar el autor de los comentarios
Los comentarios aparecen con las iniciales del autor en el globo del comentario y en la vista
del panel de revisiones aparece el nombre completo del autor. Normalmente al instalar Word o el
paquete completo de Office introducimos nuestro nombre. Para modificar esa identidad debemos
acceder a la pestaa Revisar y desplegar el men Control de cambios, all seleccionaremos
Cambiar nombre de usuario.
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo, que es el que vimos al principio del curso:
62
Semestre
Buscar un comentario
Si el documento es revisado por varias personas y queremos encontrar un comentario de
una persona en concreto, podemos buscarlo, accediendo al dilogo Ir a mediante la pestaa Inicio,
desplegando el men Buscar y seleccionando Ir a..., o presionando tanto Ctrl + I como F5.
Nos aparece el dilogo Buscar y reemplazar en la pestaa Ir a, seleccionamos de la lista
Comentario y en el cuadro despegable de la derecha podemos escoger el autor, con los botones
Anterior y Siguiente del mismo dilogo podemos desplazarnos por los comentarios de ese autor.
Modificar la apariencia de los comentarios
Para modificar la apariencia de los comentarios debemos acceder por el botn y seleccionar
Opciones... Aparece el dilogo Control de cambios, las modificaciones que podemos hacer sobre
los comentarios est dividida en dos secciones:
En la seccin de Marcas en la ltima opcin podemos modificar el color de los comentarios.
Por defecto se asigna un color por autor, pero si deseamos ver todos los comentarios del mismo
color podemos seleccionar un color fijo para todos los comentarios independientemente del autor.
Adems de modificar el color en la seccin Globos, podemos modificar el Ancho, el Margen
y cuando deseamos que aparezcan para las vistas Diseo de impresin y Web (Siempre, Nunca o
Slo para formato o comentario).
SUBMDULO 1
63
Tambin existe un recuadro de seleccin donde podemos marcarlo o no para que aparezca
una lnea discontinua de conexin al texto al que se refiere el globo.
Mostrar/ocultar comentarios
En el documento podemos ocultar/mostrar los comentarios segn nos interese.
Desplegando el men del botn Mostrar marcas de la
pestaa Revisar, podemos marcar o desmarcar la opcin que
inserta Comentarios. El hacerlos visibles u ocultarlos es automtico,
si la opcin est seleccionada los comentarios sern visibles de lo
contrario no se vern.
Imprimir comentarios
Si deseamos imprimir los comentarios podemos indicar dnde deben imprimirse.
En el men Control de cambios, podemos acceder
a la opcin Cambiar opciones de seguimiento, abrir un
cuadro de dilogo y en la ltima seccin donde pone
Globos existe la opcin Orientacin del papel donde
podemos escoger entre las distintas opciones que vemos
en la imagen.
64
Semestre
ACTIVIDAD 22
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1.- Qu son los comentarios en los documentos de Microsoft Word?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
2.- En qu momento es recomendable utilizar los comentarios en Microsoft Word?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
3.- Describe brevemente el procedimiento para insertar comentarios en Microsoft Word:
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
ACTIVIDAD 23
Realiza el siguiente ejercicio, tomando como base la lectura de la gua, apoyndote con
tu profesor y de ser necesario consultando en Internet.
Ejercicio: Haciendo uso del ejercicio de la actividad 20, compltalo, insertando por lo
menos 5 comentarios en el documento.
Agrega tu opinin personal con un comentario:
SUBMDULO 1
65
INSTRUMENTOS DE EVALUACIN
I. INFORMACIN GENERAL PARA EL PROCESO DE EVALUACIN
NOMBRE DEL EVALUADOR:
FECHA DE APLICACIN:
NOMBRE DEL CANDIDATO:
IECL
Cdigo
Perfil de la NTCL que se evala
Ttulo
Unidad:
Cdigo
Ttulo
Elementos:
Referencia
Intento de evaluacin
1
Domina el contenido
Juicio de la Evaluacin del
Submdulo 1
Nivel
Ttulo
Intento de evaluacin
Intento de evaluacin
2
3
No domina el
contenido
Con letra
Con nmero
Resultado de Aprendizaje
Juicio de evaluacin
Con letra
R.1.1
R.1.2
R.1.3
R.1.4
R.1.5
R.1.6
R.1.7
66
Con nmero
NO
N/A
NO
N/A
Semestre
SUBMDULO 1
67
Formacin
Formacin Para
Para el
el Trabajo
Trabajo -- Tercer
Tercer Semestre
Semestre
CONTENIDO
1.-Elabora un documento principal que contenga el texto y formato
requerido, para combinar la correspondencia.
2.- Crea cartas modelo para la combinacin de correspondencia.
3.- Crea sobres para la combinacin de correspondencia.
4.- Crea etiquetas para la combinacin de correspondencia.
5.- Crea origen de datos.
6.-Combina el documento con el origen de datos (combina la
correspondencia).
7.- Genera documentos de correspondencia.
8.- Imprime los documentos de correspondencia.
Disear documentos, utilizando las herramientas de plantillas.
CONTENIDO
1.- Elige la plantilla a modificar.
2.- Reemplaza la informacin correspondiente.
3.- Aplica formato a la plantilla.
4.- Guarda el archivo modificado con un nombre nuevo.
5.- Crea nueva plantilla de documento en el procesador de palabras.
6.- Guarda el documento como plantilla.
Insertar referencias en los documentos.
CONTENIDO
1.
Crea entradas de ndice.
2.
Genera ndices para las entradas.
3.
Muestra y oculta entradas de ndices.
4.
Genera tablas de contenidos.
5.
Modifica las opciones de ndice y tablas de contenido.
6.
Da formato a los ndices, utilizando los diferentes estilos de ttulo.
7.
Comprueba el funcionamiento de los ndices y tablas de contenido.
8.
Inserta notas al pie dentro de documentos del procesador de
palabras.
Insertar comentarios en los documentos.
CONTENIDO
1.- Inserta comentarios en documentos de Word.
2.- Manipula las opciones para insertar comentarios.
68
NO
N/A
NO
N/A
NO
N/A
NO
N/A
Semestre
2
O
B
U
L
U
D
UTILIZAR SOFTWARE DE
APLICACIN PARA ELABORAR
HOJAS DE CLCULO
SUBMDULO 2
69
Submdulo
UTILIZAR SOFTWARE
DE APLICACIN PARA
ELABORAR HOJAS DE
CLCULO
El presente submdulo tiene como objetivo prepararte para que apliques las caractersticas
avanzadas de la hoja electrnica de clculo as como automatizar operaciones.
PROPSITO:
COMPETENCIAS:
CONTENIDOS:
2.1 Modificar las opciones de Excel.
2.2 Utilizar frmulas y funciones avanzadas en Excel.
2.3 Utilizar las herramientas para la edicin de mltiples hojas.
2.4 Establecer los valores permitidos en las celdas de la hoja de clculo.
2.5 Crear temas que correspondan al formato requerido.
2.6 Trabajar con listas de datos.
2.7 Filtrar el contenido de un rango de datos.
2.8 Elaborar grficas mediante el uso de herramientas correspondientes.
70
Semestre
ACTIVIDAD 1
En binas, lean las competencias que alcanzarn al trmino del submdulo, posteriormente
respondan las preguntas y terminen comentando sus respuestas a travs de una discusin
guiada por el docente a la vez que atienden las explicaciones y ejemplos del mismo.
1.- Qu competencia voy a desarrollar?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
2.- Para qu me va a servir?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
3- En qu momento creo que puedo aplicar la competencia?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
INTRODUCCIN
Qu es una hoja de clculo?
Una hoja de clculo es una aplicacin diseada para manipular datos y nmeros. Su
desarrollo est basado en el concepto de hoja tabular y se utiliza para resolver clculos matemticos
en distintas disciplinas.
Con una hoja de clculo podemos calcular, ordenar, combinar, separar, hacer referencias,
etc. Adems, en la hoja de clculo se pueden hacer cambios fcilmente a las caractersticas,
ubicacin, orientacin, etc. de los datos que se estn manipulando. Podemos tambin, representar
la informacin en forma de grficas.
Por tanto, la hoja de clculo es una herramienta multiusos que sirve tanto para actividades
de oficina, que implican la organizacin de grandes cantidades de datos, como para niveles
estratgicos y de toma de decisiones al crear representaciones grficas de la informacin
sintetizada.
SUBMDULO 2
71
Las compaas de software han creado muchas hojas de clculo. Algunas de ellas tienen
mucho tiempo en el mercado, han estado presentes en los diversos sistemas operativos e incluso,
existen hojas de clculo disponibles en Internet:
72
Semestre
ACTIVIDAD 2
Realiza una busqueda electrnica de los siguientes conceptos bsicos de la hoja
electrnica de clculo
1. Cmo definiras una hoja de clculo?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2. Define los conceptos siguientes:
Celda:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Celda Activa:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Columna:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Fila:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Rango:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Libro:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.- Menciona cuatro caractersticas de la hoja electrnica:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
4. Menciona cuatro ventajas de la hoja electrnica:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
SUBMDULO 2
73
74
Semestre
5. El Botn Office: Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior
izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones
que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
6. La barra de frmulas: Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla
donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra
variar ligeramente.
7. La barra de etiquetas: Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
8. Las barras de desplazamiento: Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma
rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o
hacer clic en los tringulos.
9. Celda Activa: Cuando se selecciona una celda con el ratn, dicha celda se activa. En ella
se puede introducir nuevos datos o editar los datos que contiene, por ejemplo se puede
introducir: valores constantes, frmulas y funciones. Los valores constantes pueden ser:
textos, nmeros, fechas, horas, porcentajes. La celda activa tiene un borde ancho que la
rodea y se identifica por un recuadro en la hoja de clculo.
10. Columnas: Las columnas estn ordenadas de acuerdo al alfabeto.
11. Filas: Las filas se identifican por nmeros.
12. Ayuda:Se encuentra en la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante.
13. Zoom: Se uutiliza para ajustar el tamao de visualizacin de la hoja de trabajo.
14. Barra de Estado: Indica lo que est pasando en el programa. Por ejemplo: Si est guardando
un archivo, la barra de estado lo indica, llenando una lnea de cuadros azules enseguida de
la palabra listo. La barra de estado tambin te permite saber si las siguientes funciones del
teclado se encuentran activas: BloqNum (NUM), BloqMays (MAY) o Bloqdespl. (DESP).
15. Barra de referencia de la celda: Muestra el lugar en donde se encuentra ubicada la
celda activa en ese momento.
SUBMDULO 2
75
2.1
ACTIVIDAD 4
Ingresa a Excel y revisa cada una de las opciones avanzadas, posteriormente contesta
las preguntas que a continuacin se te presentan:
Para que puedas ingresar a las opciones avanzadas de Excel es necesario que realices lo siguiente:
1. Selecciona la barra de acceso
rpido, da clic en la flecha y
selecciona la opcin de ms
comandos
2.
76
Te presenta la ventana en donde puedes modificar cada una de las opciones de Excel:
Semestre
Opciones ms frecuentes:
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
En qu momento pudieras aplicar estas opciones?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
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SUBMDULO 2
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_____________________________________________________________________
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En qu momento pudieras aplicar estas opciones?
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Semestre
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_____________________________________________________________________
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En qu momento pudieras aplicar estas opciones?
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SUBMDULO 2
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_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
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En qu momento pudieras aplicar estas opciones?
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Semestre
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_____________________________________________________________________
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En qu momento pudieras aplicar estas opciones?
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_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
SUBMDULO 2
81
Opcin de Personalizar
En esta opcin vamos a personalizar la barra de acceso rpido, de tal forma que slo coloques
los botones que ms utilizas.
82
Semestre
SUBMDULO 2
83
84
2.2
Semestre
ACTIVIDAD 5
Lee el texto Frmula, a la par que vas realizando el ejercicio que se te presenta a continuacin:
FRMULAS
Qu es una frmula?
Una frmula es una operacin de clculo, referencia, deduccin o interpretacin de
las celdas de una hoja. El verdadero potencial de una hoja de clculo es el manejo de las
frmulas. Aunque muchas de las operaciones que se hacen con las frmulas se pueden
hacer con una calculadora comn, en una hoja de clculo se tiene la ventaja que se dispone
de todos los datos al mismo tiempo y que la operacin se indica una sola vez, y despus se
indica que lo realice sobre los datos deseados.
Ingresa a Excel
2.
Una frmula se captura en la misma forma como se captura cualquier otro tipo de informacin
en una celda.
1
2
3
4
A
PRODUCTO
Teclados
Reguladores
Web cam
B
PRECIO
9.00
19.50
27.00
C
CANTIDAD
5
3
2
D
TOTAL
Siempre para comenzar una frmula, se debe hacer con el signo de igual (=), y
con esto le indicamos a Excel que lo que viene a continuacin es el contenido de
la frmula.
SUBMDULO 2
85
86
La frmula que se escribi en la celda D2 (la primera), puede servir para los
siguientes renglones sin necesidad de volverla a escribir en uno de ellos. Tan
slo tiene que copiarse hacia abajo con el apuntador del mouse, y copiando
rpidamente el contenido hacia abajo, o con el mtodo de copiar celda y pegar.
La otra ventaja, es que las celdas que contienen frmulas pueden ser usadas como
referencias para ms operaciones en frmulas de otras celdas. Por ejemplo, si
agregramos una columna ms de IVA 10% y SALDO, tendramos lo siguiente:
Semestre
4. Agrega otras dos columnas con sus encabezados y datos correspondientes, como se indica a
continuacin:
Resultado de la
frmula
variablea
SUBMDULO 2
87
La celda A2 representa la celda variable, ya que la cantidad puede ser cualquier otra, mientras
que nuestra constante se encuentra incluida en la frmula y es el tipo de cambio representado
con el nmero 12.3, este valor puede estar de manera independiente en una celda; sin embargo,
estar representado de la misma manera en la frmula.
Prioridades de los operadores
Cuando se realizan varias operaciones, el orden en el que sern realizadas es:
1) Multiplicaciones y divisiones
2) Sumas y restas
Segn el orden, las operaciones se van a agrupar con los parntesis para obtener el resultado
deseado. Por ejemplo:
Frmula
=2+4*5
=(2+4)*5
=5+6/4+3*2
=(5+6)/(4+3)*2
=((5+6)/(4+3))*2
Resultado
22
30
12.5
3.14285714
3.14285714
Direccionamiento de celdas
Como se vio anteriormente en esta seccin, al copiar una frmula hacia la derecha o izquierda,
cambian las columnas, y al copiar una frmula hacia arriba o abajo, cambian las filas. Pero esto
en ciertos casos puede ser una desventaja, porque es posible que deseemos tener algn dato
constante y la referencia de su celda no debe cambiar. Una solucin a esto podra ser que se
hiciera una frmula por cada celda, pero no es una solucin eficiente, porque mientras ms datos
se tengan ms larga ser esta tarea.
Por ejemplo, en la siguiente tabla se desea calcular el cambio de pesos a dlares:
1. Ingresa a Excel
2. Captura la tabla siguiente:
88
Semestre
La misma frmula se puede editar con la tecla <F2> y posteriormente se agrega el signo $
antes de la direccin C7. Posteriormente copia la frmula y te dar el resultado correcto.
SUBMDULO 2
89
ACTIVIDAD 7
Lee el texto Funciones Predefinidas posteriormente contesta las preguntas que se
te presentan:
Funciones predefinidas
Excel es una hoja de clculo que nos permite poder realizar muchas operaciones de forma
sencilla, mediante la identificacin de las celdas por filas y columnas. Una de las grandes
herramientas que existen en Excel son las funciones. Estas funciones nos permiten realizar
operaciones ms complejas y de forma sencilla, tanto con valores numricos o valores de texto.
Todas las funciones tienen en comn el nombre de la funcin, la cual la identifica con una
serie de argumentos, todos ellos separados por puntos y comas, entreparntesis. Veremos que
puede haber alguna funcin que no tenga ningn tipo de argumento, pero siempre existirn los
parntesis despus del nombre de la funcin.
Para poder trabajar con las funciones, es importante conocerlas todas por separado ya que
cada una de ellas nos ofrece un resultado diferente. Sabiendo lo que deseamos y conociendo
las funciones, es ms fcil poder encontrar la combinacin de funciones con las que podemos
encontrar el resultado deseado.
Excel organiza las funciones en distintos grupos para su
mejor localizacin. En el botn
aparece un cuadro
donde tambin podemos ver una explicacin sobre la funcin
que requerimos.
Funciones de matemticas y
trigonometra:
Funciones de estadstica:
Funciones de texto:
Funciones lgicas:
90
Semestre
A lo largo de este tema, podremos ver el nombre de la funcin, una pequea explicacin de para
qu sirve, la explicacin de la estructura con los argumentos (sintaxis) y para qu sirve cada una
de ellas y un pequeo ejemplo de cmo utilizar esta funcin.
Tomemos en cuenta la siguiente hoja de Excel, la cual utilizaremos en las siguientes funciones:
Descripcin
Resultado
=SUMA(3,2)
Suma 3 y 2
=SUMA(A1:A3)
26
=SUMA(A3:A5,2)
40
PROMEDIO
Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos, los cuales pueden ser nmeros,
nombres, matrices o referencias que contengan nmeros.
SUBMDULO 2
91
PROMEDIO (nmero1,nmero2,)
Nmero1, nmero2, ... son entre 1 y 30 argumentos numricos cuyo promedio desea obtener.
Frmula
=PROMEDIO(3,2,5,10)
=PROMEDIO(A2:A3)
=PROMEDIO(A2:A3,A5)
=PROMEDIO(A3:A5,10)
Descripcin
Promedio de 3, 2, 5 y 10.
Promedio del segundo y tercer nmero.
Promedio del segundo, tercer y ltimo nmero.
Promedio de los tres ltimos nmeros y 10.
Resultado
5
8
6
12
MAX
Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.
MAX(nmero1,nmero2, ...)
Nmero1, nmero2, ...
mximo.
Frmula
=MAX(A1:A5)
=MAX(A1:A5,30)
Descripcin
El mayor de los nmeros de la tabla
El mayor de los nmeros de la tabla y 30
Resultado
27
30
MIN
Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.
MIN(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1, nmero2, ...
Frmula
=MIN(A1:A5)
=MIN(A1:A5,0)
Resultado
2
0
CONTAR
Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros, adems de los nmeros dentro de la lista
de argumentos. Utiliza CONTAR para obtener el nmero de entradas en un campo numrico de un
rango o de una matriz de nmeros.
92
Semestre
CONTAR(ref1,ref2;...)
Ref1, ref2, ... son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos
tipos de datos, pero slo se cuentan los nmeros.
Tomemos en cuenta la siguiente tabla:
Frmula
=CONTAR(A1:A6)
=CONTAR(A4:A6)
=CONTAR(A1:A6,2)
Descripcin
Cuenta el nmero de celdas que contienen
nmeros en la lista.
Cuenta el nmero de celdas que contienen
nmeros en las tres ltimas celdas de la lista.
Cuenta el nmero de celdas que contienen
nmeros en la lista, adems del valor de 2.
Resultado
2 (A2 y A4)
1 (A4)
3
Una vez estudiadas las funciones lgicas, podremos hacer uso de funciones combinadas que
se encuentran incluidas en Excel, como SUMAR.SI, CONTAR.SI, CONTARA,CONTAR.BLANCO,
entre muchas ms, las cuales son de mucha ayuda si las logramos utilizar adecuadamente.
Funciones lgicas
Son las funciones que nos permiten preguntar sobre el valor de otras y actuar segn la
respuesta obtenida.
SI
La funcin SI nos permite realizar una pregunta lgica, la cual pueda tener dos posibles
resultados Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma segn la respuesta obtenida.
SI(prueba_lgica,valor_si_es_verdadero,valor_si_es_falso)
Prueba lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o
FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a 100,
la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, la expresin se evala como FALSO.
Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin. Lo que escribamos dentro del
segundo y tercer argumento sern las acciones que se realizarn en caso de que la respuesta
a la pregunta lgica sea verdadera o sea falsa. Los dos primeros argumentos son los nicos
obligatorios para esta funcin.
SUBMDULO 2
93
Para realizar la pregunta lgica podremos utilizar los siguientes operadores de comparacin:
Ejemplo:
Igual a
>
Mayor que
<
Menor que
>=
<=
<>
Diferente de
94
Semestre
=Y(A2>16,B2>1.7)
Edad
17
16
15
Estatura
1.80
1.70
1.90
Valor de la funcin Y
VERDADERO
FALSO
FALSO
Podemos utilizar la funcin SI, aprovechando el resultado que nos arroja la funcin Y para enviar
un sencillo mensaje, como Puede entrar o No puede entrar.
La funcin escrita en la celda C2, podra ser:
=SI(Y(A2>16,B2>1.7),Puede pasar,No puede pasar)
SUBMDULO 2
95
Edad
17
13
15
20
Estatura
1.80
1.60
1.90
1.65
Valor de la funcin Y
VERDADERO
FALSO
VERDADERO
VERDADERO
96
Semestre
SUBMDULO 2
97
ACTIVIDAD 9
Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:
1. Captura los datos como se muestra en la imagen siguiente:
2. Calcula la columna de CAL. PARCIAL III con la funcin SUMA, observa cmo se calcula en la
siguiente imagen:
98
Semestre
3.
Calcula la columna de PROMEDIO (parcial I, parcial II y Cl. parcial III) con la funcin que
le corresponde, observa cmo se calcula el promedio en la siguiente imagen:
4.
En la columna de ALERTA utiliza la funcin SI para indicar qu materia reprobaste o te
felicite porque aprob la materia. Observa la siguiente imagen:
SUBMDULO 2
99
5. Por ltimo calcula el promedio ms alto que tuviste en el parcial I con la funcin MAX y la
calificacin ms baja en el SEMESTRAL con la funcin MIN
6. Graba con el nombre de actividad9
7. Solicita al profesor que revise tu actividad.
ACTIVIDAD 10
Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:
En Matemticas I, aprendiste a utilizar la frmula general para la solucin de ecuaciones
de segundo grado.
2
b 2 b 2 4ac Recuerda que el discriminante (b 4ac) es lo que est dentro de la raz
x=
cuadrada, y nos puede proporcionar tres posibles valores:
2a
Un valor mayor que cero indica que la ecuacin tiene dos soluciones reales.
Si el resultado es cero, tiene una solucin.
Si obtenemos un valor negativo, la ecuacin no tiene solucin en nmeros reales (por la
raz de un nmero negativo).
Elabora una hoja de clculo donde mediante una frmula enves un mensaje que informe si
el discriminante result negativo, pero si el valor de ste es mayor o igual que cero, calcular las
soluciones de la ecuacin de segundo grado con cuatro decimales. Es conveniente que sepas que
Excel cuenta con la funcin =RAIZ(nmero), la cual obtiene la raz de un nmero, en el parmetro
nmero se le puede dar un valor numrico, frmula o el valor de una celda. Este es un ejemplo de
cmo puede quedar, pero podemos disearla a tu gusto y conveniencia.
100
Semestre
SUBMDULO 2
101
ACTIVIDAD 11
Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:
Realiza una tabla de conversiones donde puedas convertir de pesos a dlares y dlares a
pesos. En una celda capturars el tipo de cambio, en otra la cantidad a convertir y una ms para
obtener tu resultado.
ACTIVIDAD 12
Lee el texto Libros en Excel posteriormente contesta las preguntas que se te
presentan:
Libros en Excel
Como ya sabemos, un libro de Microsoft Excel es un archivo que contiene una o ms hojas
de clculo. Hay que recordar que una hoja de clculo es el documento principal que se utiliza
en Excel para almacenar y trabajar con datos y consta de celdas que se organizan en filas y
columnas. Una hoja de clculo se awlmacena siempre en un libro que puede utilizarse para
organizar distintos tipos de informacin relacionada entre s. Pueden introducirse y modificarse
los datos simultneamente en varias hojas de clculo y pueden ejecutarse los clculos basndose
en los datos de ms de una hoja de clculo. Si se crea un grfico, ste puede colocarse en la
misma hoja de clculo con sus datos correspondientes
102
Semestre
Pues bien, de lo que se trata ahora es de trabajar con las diferentes hojas con las que puede
contar un libro. Primero que nada hay que saber en donde estn ubicadas las etiquetas que
identifican a cada una de las hojas.Excel comienza a trabajar un nuevo archivo, conteniendo tres
hojas, como se puede ver en la parte inferior del siguiente grfico.
Hojas
Podemos notar cul es la hoja activa slo con ver la etiqueta, ya que el fondo cambia su color y
el tipo de letra se muestra en negrita. Para pasar de una hoja a otra, solamente damos un clic en
la hoja a la que queramos cambiar.
Insertar una nueva hoja
Para insertar una hoja:
1. Hacer clic en el botn secundario del mouse sobre la etiqueta de una hoja.
2. Seleccionar la opcin Insertar del men contextual.
3. Seleccionar el icono Hoja de clculo.
O presionar el icono a la derecha de Hoja3
SUBMDULO 2
o la combinacin Mays+F11.
103
104
Semestre
2.
3.
SUBMDULO 2
105
Para eliminar el fondo, podremos hacer los pasos 1 y 2, slo notars que el men cambia,
el lugar donde estaba Fondo, ahora lo ocupa Eliminar fondo.
Mover o copiar hojas
De la misma manera que existen varias formas de insertar y
eliminar hojas, existen diferentes maneras para mover y copiar
hojas. Se puede mover una o ms hojas en el mismo libro e
incluso en diferentes libros.
Para mover o copiar hojas:
1. Abrir el libro que recibir las hojas.
2. Cambiar al libro que contiene las hojas que deseamos mover
o copiar y, a continuacin, seleccionamos las hojas.
3. En la pestaa de la hoja, hacer clic con el botn derecho del
mouse y luego en Mover o copiar hoja.
4. En el cuadro Al libro, haz clic en el libro que recibir las hojas.
NOTA: Para mover o copiar las hojas seleccionadas en un nuevo libro, hacer clic en nuevo libro.
5. En el cuadro Antes de la hoja, hacer clic en la hoja delante de la que deseemos insertar las
hojas copiadas o movidas.
6. Para copiar las hojas en vez de moverlas, activa la casilla de verificacin Crear una copia.
La forma ms fcil de mover hojas es dar clic y mantener presionado para arrastrar la hoja
a la ubicacin deseada. Algo muy importante que se debe tomar en cuenta es que si se mueve
una hoja de clculo,
106
Semestre
las operaciones o grficas que estn basados en datos de la misma se pueden volver imprecisos
o errneos, por lo que hay que tener cuidado con las hojas que se movern o copiarn.
Ocultar y mostrar hojas
Hay veces en que necesitamos ocultar alguna hoja, ya sea por seguridad o por simple
requerimiento personal. Al ocultar una hoja, sta simplemente no aparecer donde estn las
etiquetas; sin embargo, sigue existiendo. Las opciones para realizarlo estn en los mismos mens
anteriores.
Para ocultar hojas:
1. Seleccionar la hoja u hojas que queramos ocultar.
2. En la pestaa de la hoja, hacer clic con el botn derecho
del mouse y da clic en Ocultar. Las etiquetas desaparecern.
SUBMDULO 2
Se debe:
Hacer clic en la etiqueta de la hoja.
Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuacin,
mantener presionada la tecla MAYS (Shift) y hacer clic en la
etiqueta de la ltima hoja.
107
Dos o ms hojas NO
adyacentes
Todas las hojas de un
libro
Al tener seleccionadas varias hojas, el formato se aplicar a todas por igual. Por ejemplo, si
estamos en la Hoja1, y seleccionamos enseguida la Hoja2 y la Hoja 3, lo que escribamos lo
estaremos viendo en la Hoja1; sin embargo, lo que hagamos se estar aplicando simultneamente
en las otras dos hojas. As mismo, los formatos de celdas, tipos de letras, fondos, etc., se estarn
aplicando en las hojas seleccionadas.
ACTIVIDAD 13
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1. Cules son las formas de seleccionar varias hojas en un libro?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2. Cul es el procedimiento para cambiar el color de fondo de una etiqueta?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3. Qu pasa si al seleccionar dos o ms hojas, escribimos algo en una celda?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
108
Semestre
SUBMDULO 2
109
Variante: Puedes utilizar las formas de la ecuacin de la recta olas cnicas y su ecuacin
caracterstica (Vistos hasta el primer y segundo corte en Matemticas III).
110
2.4
Semestre
ACTIVIDAD 15
Lee el texto Validacin de datos posteriormente contesta las preguntas que se te
presentan:
Validacin de datos
Cuando se est utilizando un sistema de computadora es comn que cuando algn proceso no
est permitido se mande un mensaje de error o de advertencia. Por ejemplo, en una tienda, si se
intenta vender un producto que se termin en inventario, la computadora podra arrojar un mensaje
que diga No hay existencia del producto. Otro ejemplo sera al intentar dar como fecha el 30 de
febrero, que obviamente no existe, por tanto se puede enviar un mensaje de advertencia diciendo
algo como Fecha invlida.
Excel cuenta con la validacin de datos, que sirve para impedir al usuario el ingreso de datos que
no estn permitidos en nuestra hoja de clculo. Qu pasara si intentas pasar tus calificaciones
a Excel? Si no realizas la validacin, podras ingresar calificaciones como un 11 un -3, pero si
aprendes este tema, podremos restringir que la celda slo reciba valores de 0 a 10. Esto no slo
es vlido con nmeros, podemos restringir el ingreso de texto, fechas, nmeros o personalizar a
tu conveniencia.
SUBMDULO 2
111
En el caso de las primeras, se esperar primero alguna restriccin que est en el cuadro Datos,
tal como se muestra en la figura de la derecha, y dependiendo de la restriccin, sern los valores
que se esperarn. Por ejemplo, si quiero permitir valores que estn en el rango de 6 a 10, pues
en Datos se tiene que poner entre, luego, como valor mnimo se debe dar el 6 y el 10 como valor
mximo. Si se quiere permitir un texto o nmero especfico, en Datos se tendra que elegir iguala
y en la nica opcin de valor, dar el dato deseado.
En el ejemplo podemos ver que se est restringiendo a que slo se acepten valores entre el cero
y el diez.
112
Semestre
Mensaje Entrante
En la misma pantalla podemos modificar
el mensaje de entrada. Seleccionar la pestaa
Mensaje de entrada y enseguida introduce los
datos mostrados en el cuadro Ttulo y Mensaje
de entrada.
Si dejas marcada la casilla de verificacin
Mostrar mensaje al seleccionar celda, el
mensaje aparecer al seleccionar las celdas
validadas con el fin de dar aviso al usuario que las
celdas permiten slo algunos valores.
Mensaje de Error
Este es el mensaje predeterminado que Excel mostrar cuando se intente ingresar un dato que
no est permitido.
Sin embargo; la ventaja de esta caracterstica es que podemos personalizar esta ventana.
SUBMDULO 2
113
Primero que nada hay que marcar las celdas que quieras validar
Enseguida, abre la ventana de Validacin de datos, podremos ver que cuenta con un cuadro
donde se puede modificar el Ttulo y el Mensaje de error: pero tambin tiene las opciones de
Estilo, las cuales tienen sus propias caractersticas, aunque el mensaje sea exactamente el mismo:
Grave
Los valores que se introduzcan NO se aceptarn hasta que se d un valor permitido o cancelar
el proceso.
114
Semestre
Advertencia
En este caso, se advierte que los valores no son permitidos; pero si el usuario lo requiere lo podr
introducir contestando S.
Informacin
Aqu solamente avisa, pero al igual que la advertencia, si se presiona Aceptar se est permitiendo
el dato.
Formatos condicionales
Cuando preparamos una hoja de clculo es comn
que sea necesario controlar los resultados de ciertas
cifras, ya que estos han sido calculados. Por ejemplo,
sera importante saber cuando la produccin de
manzanas disminuye de tal manera que no podemos
surtir a nuestros clientes. Por esto, Excel nos permite
asignar un formato condicional. Este formato considera
el valor de la celda y asigna el formato en funcin de
los resultados esperados. Para asignar un formato
condicional seleccione de la pestaa Inicio, la opcin
Formato condicional.
SUBMDULO 2
115
Podemos ver a la derecha las opciones predeterminadas para que la celda tome cierto formato.
Pero nosotros tenemos la opcin para darle el formato que deseemos.
Para eso, en el botn Formato condicional, seleccionamos la opcin Nueva regla.
Aparece un cuadro de dilogo donde estn todas las opciones donde, por ejemplo, si quieres
resaltar tus buenas calificaciones que estn entre 9 y 10, tienes que seleccionar Aplicar formato
nicamente a las celdas que contengan, Valor de la celda estar entre 9 y 10.
116
Semestre
Presionamos el botn Formato para darle a la celda el aspecto que queramos, para eso se
abrir el cuadro de dilogo siguiente:
SUBMDULO 2
117
ACTIVIDAD 16
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1.
Para qu sirve la validacin de datos?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2.
Da un breve ejemplo en el que pudieras utilizar la validacin de datos:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.
Cul es la diferencia entre el Mensaje de error y el Mensaje entrante?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
4.
Menciona los estilos de error en la validacin de datos:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
5
Para qu crees que sirve el formato condicional?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
ACTIVIDAD 17
Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:
Elabora tu boleta de calificaciones validando la informacin que ingreses, es decir,
slo nmeros del cero al diez para el parcial I y II, enviars un mensaje de error donde
diga Slo calificaciones de 0 a 10. Nmeros del 0 al 5 para el parcial III y semestral,
enviars un mensaje de error donde diga: Slo calificaciones de 0 a 5.
118
Semestre
DE
Selecciona la opcin de validacin de datos para que te muestre la ventana en la que tienes
que llenar las opciones como se muestra en la imagen siguiente:
Ahora puedes capturar los datos, si intentas meter valores fuera del rango que indicaste te
mostrara el siguiente mensaje de error:
SUBMDULO 2
119
2.5
ACTIVIDAD 18
Lee el texto Temas, posteriormente contesta las preguntas que se te presentan:
Temas
Los temas son los que se muestran en la galera Temas. Aunque un tema puede ser un tipo
de archivo independiente, cada documento que se cree en la Versin de Office 2007 tiene un
tema incorporado (incluso los documentos nuevos en blanco tienen un tema aplicado). Los temas
integrados no contienen texto ni datos, pero los colores del tema, las fuentes del tema o los efectos
del tema se aplican a todas las partes del documento, incluido el texto y los datos.
En Excel 2007, en la ficha Diseo de pgina, en el grupo
Temas, haz clic en Temas y podemos buscar ms en Ms
temas en Microsoft Office Online.
120
Semestre
Los colores del tema tienen 12 zonas de color. Los cuatro primeros colores horizontales son
para el texto y los fondos. El texto que se crea con colores claros siempre ser visible sobre colores
oscuros, y el texto que se crea con colores oscuros siempre ser visible sobre colores claros. Los
seis colores siguientes son colores de nfasis que siempre son visibles sobre los cuatro colores
de fondo posibles. Los dos ltimos colores, que no se muestran en la imagen siguiente, estn
reservados para los hipervnculos visitados (hipervnculo visitado: hipervnculo de un destino que
se ha visitado. Una vez que se visita un hipervnculo, cambia de color).
Los colores del tema admiten fondos oscuros y claros porque los libros Excel 2007 a menudo
son blancos. Hay reglas de visibilidad incorporadas en el tema para que pueda cambiar los colores
en cualquier momento y el contenido siga siendo legible y tenga la apariencia adecuada.
Al hacer clic en Colores en el grupo Temas, los colores que aparecen junto al nombre del tema
representan los colores de nfasis e hipervnculo de ese tema. Si cambia cualquiera de estos
colores para crear su propio conjunto de colores de tema, los colores que se ven en el botn
Colores y junto al nombre Tema se actualizarn segn corresponda.
Los colores del tema se muestran en todas las galeras de
colores junto con un conjunto de tonos y matices que se basa en
dichos colores. Puede seleccionar colores de este juego ampliado
para elegir opciones de formato y aplicarlas a partes concretas del
contenido dentro del mismo tema. Al cambiar los colores del tema,
tambin cambia la galera de colores y los colores aplicados a todo
el contenido del documento que utiliza los colores del tema.
En la galera Colores del tema se muestran todos los conjuntos
de colores de los temas integrados. Para crear sus propios colores
del tema, en el grupo Temas, haga clic en Colores y luego en Crear
nuevos colores del tema.
SUBMDULO 2
121
Office Excel 2007 tiene varios estilos de celda integrados que puede aplicar o modificar. Tambin
puede modificar o duplicar un estilo de celda para crear el suyo propio.
Los estilos de celda se basan en el tema (combinacin de colores de temas, fuentes de temas
y efectos de temas). Se puede aplicar un tema a un archivo mediante una seleccin nica de
documento que se aplica a todo el libro. Cuando se cambia a otro tema de documento, los estilos
de celda se actualizan para que coincidan con el nuevo tema.
ACTIVIDAD 19
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1.
Qu son los temas?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2.
Qu son los temas integrados?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.
Qu representa los cuatro primeros colores horizontales del tema?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
4.
Qu representan los seis colores siguientes?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
5.
Los dos ltimos colores qu representan?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
6.
Qu es un estilo de celda?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
122
Semestre
ACTIVIDAD 20
Ingresa a Excel
Abre la prctica de la boleta de calificacin
Aplcale un tema
Grbala con el nombre de ACTIVIDAD20
Llama a tu profesor para que te revise.
2.6
ACTIVIDAD 21
Lee el texto Tablas de datos, posteriormente contesta las preguntas que se te presentan:
Tablas de datos (listas de datos)
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila
contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos) y las dems filas contienen
los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho tambin se denominan
listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como
mximo una lista con 255 campos y 65535 registros.
Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie de
operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda.
Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:
Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el trmino Listas
de datos, incluso encontraremos, que en algunos cuadros de dilogo, se refiere a las tablas como
listas.
SUBMDULO 2
123
Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacas) que queremos incluir en la lista.
SeleccionarTabla en la pestaa Insertar.
124
Semestre
Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.
Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la
casilla de verificacin. La lista tiene encabezados.
Al cerrarse el cuadro de dilogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaa
Diseo, correspondiente a las Herramientas de tabla:
SUBMDULO 2
125
Semestre
Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos sobre una celda, y elegiremos Filas
o Columnas de la tabla en el men Eliminar, disponible en la pestaa de Inicio y en el men
contextual de la tabla.
Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla Delete, eliminamos los datos
seleccionados; pero no la estructura de la tabla.
Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos Delete. Si deseamos
eliminar la estructura de la tabla; pero conservar los datos en la hoja, entonces
pulsamos
en la pestaa de Diseo de la tabla.
Estilo de la tabla
SUBMDULO 2
127
Una forma fcil de dar una combinacin de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo
uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaa Diseo de la tabla.
En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como que las
columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la
primera o ltima columna.
Las bandas y resaltados dependern del estilo de la tabla.
Por lo dems, a cada celda se le podrn aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional,
etc.,como a cualquier celda de la hoja de clculo.
En esta tabla, se ha cambiado el estilo y se han marcado las opciones Primera y ltima columna.
Para ordenar la lista por ms de un criterio de ordenacin, por ejemplo ordenar la lista
por grupo ms el primer apellido, en la pestaa Datos, pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el
cuadro de dilogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar
(pulsando Agregar nivel para aadir un campo), si ordenamos segn el valor de la celda, o por
su color o icono (en Ordenar segn), y Criterio de ordenacin, donde elegimos si el orden es
alfabtico (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada. En el cuadro podemos ver
que la ordenacin se har del grupo con el nmero de menor nmero al mayor, una vez hecho
esto, se ordenarn por apellido. As tendremos todos los grupos ordenados y a su vez, cada grupo
estar ordenado alfabticamente.
128
Semestre
Seleccionando un nivel y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o
disminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel. Los datos se ordenarn, primero, por el
primer nivel de la lista, y sucesivamente por los dems niveles en orden descendente.
En la parte superior derecha tenemos un botn Opciones..., este botn sirve para abrir el cuadro
Opciones de ordenacin dnde podremos especificar ms opciones en el criterio de la ordenacin.
ACTIVIDAD 22
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1. Qu es una tabla?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2. Cules son los puntos que debes de considerar para planear una lista?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3. Cules son los pasos que tienes que seguir para modificar una tabla?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
SUBMDULO 2
129
4.
Qu es el estilo de la tabla?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
5
Cmo puedes ordenar una tabla de datos?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
6
Cules son los pasos a seguir para crear una tabla?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
ACTIVIDAD 23
Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:
1.-Crea una lista con 5 campos (nombre, apellidos, edad, fecha de nacimiento, telfono y
correo electrnico)
2.-Captura 20 registros completos
3.-Modifica los datos de la tabla (por lo menos 3 registros)
4.-Ordena los datos de la tabla de acuerdo a la edad
5.-Aplcale un estilo a la tabla
6.-Graba con el nombre de Actividad23
7.-Llama a tu profesor para que te revise.
130
2.7
Semestre
ACTIVIDAD 24
Lee el texto Filtros, posteriormente contesta las preguntas que se te presentan:
Filtros
Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar un subconjunto de datos de un rango (la
lista con la que estemos trabajando) y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra slo las
filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona
dos comandos para aplicar filtros a los rangos:
es mayor que
es mayor que
es mayor que
es mayor que
Chvez
15 de diciembre, 2004
311264
$1,250
Ahora s, tenemos la siguiente lista que ya tiene sus encabezados con los botones que los
caracterizan:
SUBMDULO 2
131
Diez mejores
132
Semestre
Personalizar
ACTIVIDAD 25
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1.
Qu entiendes por filtros?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2.
Qu son los rangos con filtros?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.
Cules son los comandos para aplicar filtros?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
ACTIVIDAD 26
Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:
1.- Abre tu archivo ACTIVIDAD23, que hiciste en la actividad anterior.
2.- Aplica filtros solamente para tus amigos que van a cumplir aos en el presente mes.
3.- Graba con el nombre de ACTIVIDAD 24
4.- Llama a tu profesor para que te revise.
SUBMDULO 2
133
2.8
ACTIVIDAD 27
Lee el texto Grficos, posteriormente contesta las preguntas que se te presentan:
Grficos
Un grfico es una representacin de los datos de la hoja de clculo. Excel ofrece 14 tipos de
grficos, en 88 formatos incorporados. Para crear un grfico hay que basarse en la forma del
rango de datos seleccionados y en los tipos de datos en la fila y columnas.
Un grfico se puede crear directamente en una hoja de clculo que se mostrar en pantalla
y se guardar como parte de la misma: a esto se le llama grfico incrustado. O bien, se puede
crear un grfico como un documento separado en su propia ventana. Los grficos se vinculan
a los datos de la hoja de clculo a partir de los que se generaron y se actualizarn cuando se
actualiza la hoja de clculo.
Insertar un grfico
Como ejemplo, tenemos la siguiente tabla donde se muestran los promedios de cada grupo
durante el semestre:
134
Semestre
Podemos elegir cualquiera de los modelos, o presionar el botn de la esquina inferior para que
se muestre el siguiente cuadro:
SUBMDULO 2
135
Observemos que la grfica tom tambin los valores de los grupos, y lo que necesitamos
son slo los promedios. En la tabla podemos ver que est remarcada, basta con elegir el rango y
ajustarlo slo a los promedios y quedar listo.
136
Semestre
Rtulos de datos
Cada punto representado en la grfica, ya sea por una barra o una lnea se basa en un dato que
proviene de la hoja de clculo, este valor recibe el nombre de Rtulo. Al seleccionar la pestaa
Rtulo de datos las opciones que se ofrecen variarn de acuerdo a las casillas de verificacin
que se elijan.
SUBMDULO 2
137
Clave de leyenda, lo que har simplemente es mostrar la leyenda (vista en la figura anterior
correspondiente al punto Leyenda) en los rtulos de la grfica.
Leyenda
El cuadro que aparece abajo de la grfica es precisamente la leyenda a la que nos referimos.
Sencillamente si queremos mostrarla u ocultarla, activamos o desactivamos la casilla de verificacin
Mostrar leyenda. La ubicacin se puede modificar slo con un clic en cualquiera de las diferentes
opciones que hay en esta columna.
Eje
Las opciones en esta pestaa sirven para
mostrar u ocultar tanto el eje principal como el
secundario. Para hacerlo, slo activa o desactiva
las casillas de verificacin correspondiente a los
ejes.
Lneas de divisin
Simplemente son lneas que se marcan en el grfico para el eje de categoras (X) y (Y),
en el eje principal y secundario.
Si seleccionamos la casilla Valor, la grfica quedar, mostrando los valores de cada dato
de la siguiente manera.
Escala
Se refiere a la cantidad de divisiones que llevar la grfica, as como las dimensiones de dichas
divisiones, tal como lo haramos al trazar una grfica en matemticas, donde nosotros podemos
decidir la cantidad de divisiones, lo ancho, etc.
Aqu podremos modificar esos valores como se muestra en las siguientes imgenes.
138
Semestre
ACTIVIDAD 28
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1.
Qu es un grfico?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2.
En qu se tienen que basar para crear un grfico?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.
Qu es un grfico incrustado?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
4.
Menciona los pasos que tienes que seguir para crear un grfico:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
5.-
Ttulos:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Rtulos de datos:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Leyenda:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Lneas de Divisin:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Escala:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
SUBMDULO 2
139
ACTIVIDAD 29
Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:
Si capturas y graficas lo anterior, probablemente tendrs este resultado. Modifica las opciones
del grfico para que la leyenda est abajo, la escala debe ir de 0 a 150 con intervalos de 25
unidades, encima de cada columna debes mostrar la cantidad correspondiente en un tamao de
letra de 6, en negrita. Aparte, debemos quitar el fondo gris para que se aprecien los rtulos de
datos.
140
Semestre
ACTIVIDAD 30
Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:
Utilizando grficos de dispersin XY, obtn las graficas de las funciones y=x,
y=x2, y y=x3.
Utiliza el proceso para copiar celdas para variar los parmetros de la funcin y
observemos lo que pasa si la variable la multiplicas por un nmero o si le sumas o
restas una cantidad. Por ejemplo y=2x2 -1, o y=x+3.
Podemos hacer algo parecido a esto:
SUBMDULO 2
141
ACTIVIDAD 31
Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:
Traza la siguiente grfica. Observemos y lee detenidamente la explicacin que se encuentra
bajo la imagen.
Donde las entradas de los valores de x varan, en este caso, de 0 a 360. Los valores de y
estn dados por la funcin =SENO(nmero), la cual viene incluida en Excel, slo que esta funcin
evala radianes, por lo que una simple conversin que se vio en segundo semestre (Bloque VI)
basta para obtener los resultados correctos =SENO(nmero*PI()/180), donde =PI() es el valor
numrico de (3.14159)
142
Semestre
INSTRUMENTOS DE EVALUACIN
I. INFORMACIN GENERAL PARA EL PROCESO DE EVALUACIN
NOMBRE DEL EVALUADOR:
FECHA DE APLICACIN:
NOMBRE DEL CANDIDATO:
IECL
Cdigo
Ttulo
Perfil de la NTCL que se evala
Utiliza software de aplicacin para
elaborar documentos de texto.
UNIDAD 1
Utiliza software de aplicacin para
la elaboracin de documentos.
Unidad:
Cdigo
Ttulo
Elementos:
Referencia
Nivel
Ttulo
Intento de evaluacin
1
Domina el contenido
Juicio de la Evaluacin del
Submdulo 2
Intento de evaluacin
2
Con letra
Resultado de Aprendizaje
Intento de evaluacin
3
No domina el
contenido
Con nmero
Juicio de evaluacin
Con letra
Con nmero
R.2.1
R.2.2
R.2.3
R.2.4
R.2.5
R.2.6
R.2.7
R.2.8
SUBMDULO 2
143
144
NO
N/A
NO
N/A
NO
N/A
SUBMDULO 2
NO
N/A
NO
N/A
NO
N/A
NO
N/A
NO
N/A
Semestre
145
MIS NOTAS:
146
Semestre
3
O
B
U
L
U
D
UTILIZAR SOFTWARE DE
APLICACIN PARA ELABORAR
BASES DE DATOS
SUBMDULO 3
147
Submdulo
UTILIZAR SOFTWARE
DE APLICACIN PARA
ELABORAR BASES DE DATOS
Al trmino del mdulo el alumno ser competente para utilizar software de aplicacin en la
elaboracin de bases de datos.
El presente submdulo tiene como objetivo prepararte para que aprendas
a disear, estructurar y crear una base de datos. Por lo que como proyecto
elaborars el diseo de una base de datos en Microsoft Access con las
caractersticas siguientes:
En equipo de tres integrantes
PROPSITO:
COMPETENCIAS:
CONTENIDOS:
3.1 Modificar las opciones de Access.
3.2 Crear bases de datos para administrar informacin.
3.3 Editar y modificar base de datos.
3.4 Disear formularios personalizados.
3.5 Realizar consultas a la informacin de las bases de datos.
3.6 Disear informes personalizados.
3.7 Utilizar macros para la realizacin de acciones requeridas.
3.8 Importar y exportar datos.
148
Semestre
ACTIVIDAD 1
En binas, lean la competencia que alcanzarn al trmino del submdulo, posteriormente
respondan las preguntas y al final, comenten sus respuestas a travs de una discusin
guiada por el docente a la vez que atienden las explicaciones y ejemplos del mismo.
1.- Qu competencia voy a desarrollar?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2.- Para qu me va a servir?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3- En qu momento creo que puedo aplicar la competencia?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
ACTIVIDAD 2
Lee el texto Introduccin, posteriormente contesta las preguntas que se encuentran al
final de la lectura.
INTRODUCCIN
Una Base de Datos es un conjunto de informacin relacionada con un asunto, tema o actividad
especfica. as, se pueden utilizar bases de datos para cosas tan sencillas como mantener un
registro de nuestra coleccin de discos de msica, hasta llevar toda la gestin de una gran empresa
u organizacin.
Microsoft Access es un potente sistema de administracin de Bases de Datos relacionales que
no son otra cosa ms que documentos combinado donde se divide la informacin por partes de
objetos especializados.
As por ejemplo, como elemento primario de informacin se encuentra las TABLAS, se crea una
para cada tipo de datos de los que componen la Base de Datos. Aunque las tablas se crean como
elementos independientes, pueden crearse RELACIONES entre distintas tablas para recuperar
datos de todas ellas mediante una consulta, formulario o informe.
SUBMDULO 3
149
Las CONSULTAS se utilizan para localizar y recuperar los datos especficos que cumplen
con unos determinados criterios especificados por el usuario. Las consultas permiten, adems,
actualizar varios registros al mismo tiempo, as como realizar operaciones de muy diversas ndole
con los datos almacenados en las tablas.
Por otro lado, los FORMULARIOS permiten visualizar, introducir y modificar los datos de las
tablas de una forma muy sencilla y amena. Al abrir un formulario, Access recupera en l los datos
de una o varias tablas y les muestra en un diseo de ficha creado, bien de forma automtica por el
Asistente para formularios o manualmente desde el principio por el propio usuario.
Los INFORMES se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos en la
forma que resulte ms apropiada para cada proyecto. Se pueden crear informes que incorporen
clculos basndose en los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios, o bien
para generar e imprimir catlogos, listas de nombres y direcciones o etiquetas postales.
Todos los elementos anteriores y algunos ms, como Macros y Mdulos estn organizados en
Access en la ventana Base de Datos.
En esta ventana existen etiquetas para seleccionar la pgina que corresponde a cada una de
las categoras de objetos que hemos descrito anteriormente
150
Semestre
Por ejemplo, podemos considerar a una biblioteca como una base de datos, pues todos los libros
estn ordenados para su fcil localizacin y consulta. De la misma forma trabaja una base de datos
digital.
Los programas que manejan las bases de datos se les conocen como sistemas gestores de
bases de datos, los cuales crean bases de datos, almacenan informacin y permiten su posterior
consulta.
Dnde se utilizan las bases de datos? Bsicamente en cualquier lugar donde se trabaje con
una computadora. La agenda telefnica que tiene tu telfono celular es una base de datos, tu
boleta de calificaciones proviene de un manejador de bases de datos, el sistema de una compaa
de vuelos tiene su base de datos en Internet en la que puedes apartar y pagar tu boleto de avin.
En fin, las aplicaciones actuales son muchsimas.
De la misma manera que existen diversos programas para manejar procesadores de textos y
hojas de clculo, las bases de datos no son la excepcin. Slo por mencionarlos, aqu te mostramos
los nombres de algunos de ellos:
Oracle.
MySQL.
Foxpro.
Access.
Interbase.
Microsoft SQL Server.
Debido a que Access es el programa que viene en el paquete de Microsoft Office, es ste el que
estudiaremos en este mdulo.
Caractersticas de las bases de datos
SUBMDULO 3
151
Integridad: La base de datos tiene la capacidad de validar ciertas condiciones cuando los
usuarios introducen datos y rechazar entradas que no cumplan con esas condiciones.
ACTIVIDAD 3
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
Semestre
La pantalla inicial
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como sta:
SUBMDULO 3
153
Observa que le pusimos como nombre Mi Base de Datos. Presionamos Crear y accedemos a
la pantalla principal.
La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando
en el momento actual.
En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.
La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Access como Guardar,
Imprimiro Deshacer. .
La Cinta de Opciones
La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer
clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creacin de los diferentes
elementos que se pueden crear en Access.
154
Semestre
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos
aadirlas a la barra de acceso rpido.
En algunos momentos, algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen
un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en
que te encuentres cuando trabajes con Access. Est diseada para mostrar solamente aquellas
opciones que te sern tiles en cada pantalla.
Panel de exploracin: El Panel de Exploracin es la herramienta de Access 2007 que nos permitir
acceder a los diferentes objetos almacenados en nuestra base de datos.
El Panel de Exploracin puede contraerse para ocupar menos espacio haciendo clic en
el botn
Para volver a mostrar el panel bastar con volver a pulsar el botn (esta vez en el sentido contrario
) o directamente sobre su nombre en la barra que se mostrar en el lateral izquierdo
de la ventana.
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre
el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la pantalla en la que estemos en
cada momento.
En el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs
desplegar un men con las opciones que puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir... Si
conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del men Archivo.
ACTIVIDAD 5
`
Coloca el nmero del nombre, dentro de cada recuadro segn le corresponda
SUBMDULO 3
155
156
Semestre
Opciones ms Frecuentes
SUBMDULO 3
157
158
Semestre
SUBMDULO 3
159
Opciones de revisin
160
Semestre
SUBMDULO 3
161
162
Semestre
Agrega ms botones a la barra de acceso rpido y redacta tus comentarios sobre el proceso que
seguiste.
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.2 Crear bases de datos para administrar informacin.
Conceptos bsicos de access
ACTIVIDAD 7
Mediante una bsqueda en Internet, define los siguientes conceptos bsicos de Microsoft
Access:
Base de datos:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
SUBMDULO 3
163
Access:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Tabla:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Campo:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Registro:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Campo llave:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Consultas:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Formulario:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Informe:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
ACTIVIDAD 8
Para que puedas crear las tablas de tu base de datos es necesario que realices la lectura
Crear una tabla de datos.
Crear una tabla de datos
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla
contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como pueden ser clientes o pedidos.
Las tablas, al igual que en Excel, se forman de columnas y renglones.
164
Semestre
Las columnas reciben el nombre de Campos, por ejemplo, un campo puede ser el Nombre,
otro sera la Direccin, otro la Fecha de Nacimiento.
Los renglones forman lo que se conoce como Registro, cada registro contiene los campos
agrupados para un mismo objeto de la tabla (cada cliente).
Y al conjunto de registros con los que cuente nuestra tabla, a eso es a lo que ya le podemos
llamar Base de Datos.
REGISTROS
En una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podra ser:
CAMPOS
Cdigo
100
Nombre
Daniel Ayala
200
Toms Rentera
300
Armando Rodrguez
Direccin
Av. Lomas del
Ro
Calle
Independencia
Av. Puente Chico
Fecha de Nac.
10 deoctubre
29 de enero
12 de agosto
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos
se crean a partir de stas.
Existen diferentes formas de crear una tabla:
El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en
la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene
la columna.
Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta seccin de la gua.
Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla
de este tipo y slo tendrs que rellenarla con sus datos.
Clave principal
Toda tabla en nuestra base de datos debe contener una clave principal. En la imagen anterior
puedes ver que por default viene nombrada como Id y est representada por una llave (tal vez
porque clave y llave se escriben igual en ingls: key). Este campo es importante porque es como
la tabla distinguir todos los registros de la tabla, asegurndose de que no se repitan. Adems, es
indispensable para cuando se requieran enlazar dos tablas.
Si por algn motivo necesitamos cambiar el campo clave, basta con que
presionemos el botn Clave Principal ubicado en la pestaa Diseo en el Grupo
Herramientas.
SUBMDULO 3
165
ACTIVIDAD 9
Ingresa a la ayuda de Access y llena la siguiente tabla descriptiva de los tipos de campos
que puedes utilizar:
TIPO
CONTENIDO Y USO
Texto
Memo
Numrico
Fecha/Hora
166
TAMAO
Semestre
Moneda
Autonumrico
S/No
ObjetoOle
Hipervnculo
Datos adjuntos
ACTIVIDAD 10
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1. Qu entiendes por una Tabla de datos?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2. De qu estn formadas las tablas en una base de datos?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
SUBMDULO 3
167
168
Semestre
TIPO
Texto
Texto
Texto
Texto
Numero
Texto
Si/no
Memo
Con base en el ejemplo anterior escribe en la tabla siguiente los campos que vas a
utilizar en tu tabla.
CAMPO
TIPO
4.
SUBMDULO 3
169
5. A continuacin se activar la vista hoja de datos, a partir de esta vista se puede comenzar a
capturar los campos de la tabla, pero se recomienda que se trabaje a partir de diseo de tabla.
Para eso cierra esta ventana.
6. Para trabajar desde la ventana de diseo de tabla selecciona el men crear y da clic en Diseo
de Tabla
170
Semestre
8. Para guardar tu tabla slo da clic en el botn de guardar y escribe el nombre de tu tabla y
presiona el botn aceptar.
(Te sugiero que el nombre que asignes tenga relacin con los datos que vas a registrar en la tabla.)
SUBMDULO 3
171
9.- Despus de crear de tu tabla, ya puedes ingresar los datos para conformar los registros. Para
realizar este procedimiento selecciona la tabla y da doble clic sobre ella
172
Semestre
ACTIVIDAD 12
Almacena las tres tablas que hiciste en equipo (recuerda que fue una tabla diferente por
cada integrante de equipo) en una sola memoria USB para que las puedas juntar todas en
una base de datos.
Para realizar este proceso es necesario que sigas los pasos que se te indican en el punto
3.8 importar y exportar datos que se encuentra ms adelante.
Conserva la base de datos con las tres tablas que acabas de generar porque continuaremos
trabajando con ellas.
3.3
ACTIVIDAD 13
Lee el texto Modificar tablas de datos, posteriormente contesta las preguntas que se te
presentan.
Modificar tablas de datos
Modificar el diseo de una tabla
Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (aadir una nueva
columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc.) tendremos que realizar
una modificacin en su diseo.
SUBMDULO 3
173
174
Semestre
Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro actual.
Escribir el nmero del registro al cual queremos ir. Pulsar ENTER.
SUBMDULO 3
175
Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros, pulsando las teclas
FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.
Buscar y reemplazar datos
Muchas veces necesitaremos buscar algn registro, conociendo el valor de
alguno de sus campos. Para poder realizar esta operacin tenemos a nuestra
disposicin la herramienta Buscar de Access 2007. Para hacer uso de esta
herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de
datos, a continuacin posicionar el cursor en el campo donde queremos buscar
y finalmente, hacer clic en el botn Buscar de la pestaa Inicio:
Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar siguiente:
176
Semestre
SUBMDULO 3
177
ACTIVIDAD 15
Es importante que las tablas se encuentren relacionadas, por lo que es necesario que
habrs tu base de datos y sigas los pasos que a continuacin se describen para que
puedas establecer la relacin entre las 3 tablas.
1.- Abre la base de datos.
2.- Selecciona la pestaa de Herramientas de base de datos.
3.- Selecciona el botn de Relaciones del grupo Mostrar u ocultar.
4.- En la ventana que a continuacin te presenta debers de seleccionar las tablas que vas a
relacionar (en este caso son las tres) despus da clic en aceptar.
178
Semestre
6.- Enseguida da clic en el campo clave de la tabla principal y sin soltar el botn del mouse,
arrstralo hasta el campo principal de la tabla secundaria. Al momento se soltar el botn del mouse
aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones que se observa abajo.
En el cuadro aparecer el nombre de cada tabla y debajo de este el nombre del campo clave,
los cuales deben de ser del mismo tipo. Activa la casilla Exigir integridad referencial.
7.- Haz clic en el botn Crear. Se crear la relacin y aparecer en la ventana de relaciones.
8.- Una vez que relaciones las tablas, debes grabarlas y cierras la ventana desde el botn cerrar
que se encuentra al final de la banda de relaciones.
Contina conservando en tu memoria USB tu base de datos ya que vamos a seguir trabajando
con ella.
SUBMDULO 3
179
3.4
ACTIVIDAD 16
Lee el texto Los formularios a la vez que vas creando los formularios de tu base de
datos. Debers de generar 3 formularios uno por cada tabla que tienes en tu base de datos,
grbalos con el mismo nombre de las tablas.
Los formularios
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla
o consulta. En este apartado veremos cmo crear un formulario, manejarlo para la edicin de
registros y cambiar su diseo.
Las opciones que tenemos para crear un formulario las encontramos en la pestaa Crear.
Diseo del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseo y tenemos que ir
incorporando los distintos objetos que queremos que aparezcan en l. Este mtodo no se
suele utilizar ya que en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un
autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado modificar el diseo
para ajustar el formulario a nuestras necesidades.
Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creacin del formulario.
Formulario consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos los
datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.
Grficos dinmicos
abrir un formulario en blanco basado en la utilizacin de grficos
dinmicos. Explicaremos a continuacin la forma de crear un formulario, utilizando el asistente.
180
Semestre
Crear formularios
1. Abre tu base de datos en la que tienes almacenada tus tres tablas
para que puedas crear el formulario.
3.
4.
Automticamente, se crear el formulario con todos los campos que integran la tabla.
5. Adems se activa la cinta de opciones Formato donde encontraras elementos para aplicar
formato, Fuente, Formato, Lneas de divisin, controles como logotipo, titulo, fecha y hora,
aspectos de lneas.
SUBMDULO 3
181
6.
Tambin puedes utilizar la galera de Autoformato,
la cual cuenta con combinaciones de colores de fondo y
bordes, (aqu debes darle el formato que quieres que tenga
tu pantalla cuando consultes tu tabla, utiliza tu creatividad).
7.
Despus de aplicar el diseo que desees selecciona el botn Ver del grupo Vistas para que
se genere el formulario, como lo muestra la imagen:
8.
Cuando termines de disear el formulario, grbalo, dando clic en el botn
, de la Barra
de herramientas de acceso rpido, si es la primera vez que la guardas debers asignarle el
nombre FORMULARIO (Y EL NOMBRE DE LA TABLA), por ejemplo: MEMBRESAS.
182
Semestre
9. Puedes observar que en tu base de datos aparece tu formulario. Nota que el icono del formulario
es diferente al de las tablas.
10. Este procedimiento lo debes hacer con todas las tablas que tengas en tu base de datos.
11. Cierras tu base de datos
Editar datos de un formulario
Para editar datos de una tabla, utilizando un formulario, debemos abrir el formulario,
posicionndonos en ste, en el Panel de Exploracin, hacer clic derecho y seleccionar la opcin
en el men contextual.
O simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario.
Aparecern los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario (la vista
Formulario). Podemos a continuacin buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si
estuviramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla, utilizando
la barra de desplazamiento por los registros
que ya conocemos, lo
nico que cambia es el aspecto de la pantalla.
ACTIVIDAD 17
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1.
Qu entiendes por un formulario?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
SUBMDULO 3
183
2.
Cules son las 4 formas de crear un formulario?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.
Menciona los pasos que tienes que seguir para crear un formulario:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
4.
Menciona los pasos que tienes que seguir para editar un formulario:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
5.
Para qu sirve la galera de autoformato?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
6. Menciona los pasos que tienes que seguir para grabar el formulario:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
184
3.5
Semestre
ACTIVIDAD 18
Lee el texto Consultas a la vez que vas creando las consultas de tu base de datos.
Debers de generar 2 Consultas con criterios diferentes.
Consultas
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla,
modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Crear una consulta
Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
1. Abre tu base de datos.
2. Hacer clic en el botn Diseo de Consulta que se
encuentra en la pestaa Crear:
3. Muestra la ventana en la que tienes que seleccionar las tablas que deseas consultar, ahora
selecciona la tabla y da clic en aceptar.
SUBMDULO 3
185
Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las
tablas aadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior hay una cuadrcula donde
definimos la consulta.
Cada columna de la cuadrcula corresponde a un campo. Basta con activar la casilla para que
se muestre en la consulta.
Cada fila tiene un propsito:
Campo: Pondremos el campo a utilizar que en la mayora de los casos ser el campo a visualizar,
puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un campo calculado.
Tabla: Nombre de la tabla de la que obtenemos el campo. Nos ser til cuando definamos
consultas basadas en varias tablas.
Orden: Sirve para ordenar las filas del resultado.
Mostrar: Si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en el
resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no
queremos que aparezca en el resultado.
Criterios: Sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda es una
condicin que deben cumplir los registros que aparecern en el resultado de la consulta. Por tanto,
est formado por una condicin o varias condiciones unidas por los operadores Y y O. En este
186
Semestre
ejemplo colocamos un <6, lo cual indica que queremos que se nos muestre a los alumnos que en
la primera calificacin obtuvieron menos de 6.
5. Aadir campos
Para aadir campos a la cuadrcula podemos:
Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se
colocar en la primera columna libre de la cuadrcula.
Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botn
del mouse arrastrar el campo sobre la cuadrcula, soltar el botn cuando estemos sobre la
columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos aadiendo.
Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vaca de la rejilla, aparecer a la derecha
la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la
zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista,
seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, as en la lista desplegable slo aparecern
campos de la tabla seleccionada.
Tambin podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una
columna vaca de la cuadrcula.
Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta
podemos utilizar el asterisco * (sinnimo de todos los campos).
Como puedes observar ya aadimos los campos de las tablas que queremos consulta.
6. Guardar la consulta
Podemos Guardar la consulta:
Haciendo clic sobre el botn Guardar de la barra de Acceso Rpido, o bien
Seleccionando la opcin Guardar del Botn de Office. Si es la primera vez que guardamos
la consulta aparecer el cuadro de dilogo para darle un nombre.
SUBMDULO 3
187
7.
Ejecutar la consulta
Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseo de
consulta o bien desde el Panel de
Exploracin.
Desde el Panel de Exploracin, haciendo doble clic sobre su
nombre.
Desde la vista diseo de la Consulta, haciendo clic sobre el botn
Ejecutar de la pestaa Diseo:
188
Semestre
Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte
de la tabla que cumple los criterios especificados, por tanto, si modificamos algn dato de los que
aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que
no permiten esas modificaciones). En nuestro ejemplo, nos mostr los alumnos que obtuvieron
menos de 6.
Modificar el diseo de una consulta
Si lo que queremos es modificar el diseo de una consulta:
Combinar tablas
Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unin de la misma forma que relacionamos
tablas en la ventana Relaciones, arrastrando el campo de unin de una de las tablas sobre el
campo de unin de la otra tabla. De hecho, si aadimos a la zona de tablas relacionadas, stas
aparecern automticamente combinadas en la zona de tablas de la ventana Diseo de Consulta.
Tambin se combinan automticamente tablas que tengan un campo con el mismo nombre en
las dos tablas aunque no exista una relacin definida entre ellas. En el ejemplo se enlazan las dos
tablas con un campo llave.
SUBMDULO 3
189
Cuando dos o ms tablas estn combinadas en una consulta, para cada fila de una de las
tablas Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en el campo
de unin, con lo cual se emparejan slo las filas que luego aparecen en el resultado y la consulta
es ms eficiente.
ACTIVIDAD 19
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1.
Qu entiendes por una consulta?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
190
Semestre
2.
Menciona los pasos que tienes que seguir para crear una consulta:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.
Para qu sirven los criterios al momento de crear una consulta?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
4.
Cmo puedes aadir un campo?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
5.
Menciona los pasos que tienes que seguir para modificar una consulta:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.6
ACTIVIDAD 20
Lee el texto Informes a la vez que vas creando los Informes de tu base de datos. Debers
de generar 2 Informes uno por cada consulta que tienes en tu base de datos, grbalos con
el mismo nombre de las consultas.
INFORMES
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para
imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en el
informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se puede modificar).
SUBMDULO 3
191
Diseo de informe abre un informe en blanco en la vista diseo y tenemos que ir incorporando
los distintos objetos que queremos aparezcan en l. Este mtodo no se suele utilizar ya que
en la mayora de los casos es ms cmodo y rpido crear un autoinforme o utilizar el
asistente y despus sobre el informe creado modificar el diseo para ajustar el informe a
nuestras necesidades. En esta unidad veremos ms adelante cmo modificar el diseo de
un informe.
Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creacin
del informe.
Informe consiste en crear automticamente un nuevo informe que contiene todos los datos
de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploracin.
Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentacin.
Crea un informa con el asistente para informes
1. Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botn Asistente para informes que
puedes encontrar en el men crear.
192
Semestre
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botn
deseleccionar todos los campos a la vez, haciendo clic sobre el botn .
Ya que hayas seleccionado los campos que van a formar tu informe das clic en el botn
3. En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar
los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto aadir
una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarn totales de ese
grupo.
SUBMDULO 3
193
Por ejemplo, al ser el informe un listado de calificaciones, podemos agrupar las calificaciones
por grupos y hasta por plantel. Las combinaciones son de acuerdo a tus necesidades.
Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por
el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botn
(o directamente hacer doble clic sobre
el campo).
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo
para seleccionarlo y pulsar el botn .
Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones, la flecha
hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un
nivel.
Con el botn
4. En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de
ordenacin. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrn
en el informe, y elegimos si queremos una ordenacin ascendente o descendente.
194
Semestre
5. Luego elegimos la distribucin y podemos ver el aspecto que tendr nuestro informe.
SUBMDULO 3
195
6.
Aparece la ltima pantalla del Asistente para informes. En esta ventana el asistente nos
pregunta el ttulo del informe, este ttulo tambin ser el nombre asignado al informe.
7.
Por ltimo haces clic en finalizar. Puedes observar en el panel de exploracin que el informe
tiene un icono diferente a las tablas, consultas y formularios,
8.
196
Semestre
SUBMDULO 3
197
Alrededor del rea de diseo tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los
controles, tambin disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del
rea de diseo.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos en la seccin Mostrar u ocultar las opciones
Regla y Cuadrcula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.
La pestaa Diseo de informe
Si has entrado en diseo de informe podrs ver la pestaa de Diseo que muestra las siguientes
opciones:
198
Semestre
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control, haciendo
doble clic sobre l (aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a partir de ese momento se
podrn crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el
botn correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botn
.
El cuadro incluye los siguientes tipos de controles:
Etiqueta
: sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro
del control o en su propiedad Ttulo.
Para insertar un hipervnculo contamos con el botn
Grupo de opciones
: Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Se suele
utilizar ms en formularios, para ms detalle repasar la unidad de formularios.
Botn de alternar
: Se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el campo
contiene el valor S, el botn aparecer presionado.
Botn de opcin
Casilla de verificacin
Cuadro de texto
: Se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado
en un campo del origen del informe. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto
dependiente porque depende de los datos de un campo. Los cuadros de texto tambin pueden
ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un clculo. En la propiedad
Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que est asociado (cuando es un
dependiente) o una frmula de clculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese
clculo, en este ltimo caso hay que preceder la frmula por el signo de igualdad (=).
SUBMDULO 3
199
Cuadro combinado ,
Cuadro de lista ,
Grupo de opciones
, Botn de comando
y Control pestaa
: Se suelen utilizar ms en formularios, para ms detalle repasar la unidad
de formularios.
Control imagen
registro.
Rectngulo :
Puesto que el manejo de los controles en informes es idntico al de los controles de un formulario,
si tienes alguna duda sobre cmo aadir un control, cmo moverlo de sitio, copiarlo, cambiar su
tamao, cmo ajustar el tamao o la alineacin de varios controles, repasa la unidad anterior.
Imprimir un informe
Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos dentro
de Access.
Imprimir directamente:
Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir en el Panel de Exploracin para
seleccionarlo. Despliega el Botn de Office y coloca el ratn sobre la flecha que aparece junto
al comando Imprimir, en el desplegable que se abrir selecciona Impresin Rpida.
200
Semestre
Antes de mandar la primera impresin del documento, es conveniente comprobar las opciones
definidas en ese momento, para ello tenemos que abrir el cuadro de dilogo Imprimir.
Abrir el cuadro de dilogo Imprimir
Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo, y seleccionando
la opcin Imprimir del Botn de Office, se abrir el cuadro de dilogo Imprimir en el que podrs
cambiar algunos parmetros de impresin como te explicaremos a continuacin:
Si tenemos varias impresoras conectadas a nuestra computadora, suele ocurrir cuando estn
instaladas en red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la impresora a la
que queremos enviar la impresin.
En el recuadro Intervalo de impresin, podemos especificar si queremos imprimir Todo el informe
o bien slo algunas pginas.
Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de dilogo, podremos activar la
opcin Registros seleccionados para imprimir nicamente esos registros.
En el recuadro Copias, podemos especificar el nmero de copias a imprimir. Si la opcin
Intercalar no est activada, imprime una copia entera y despus otra copia, mientras que si
activamos Intercalar imprime todas las copias de cada pgina juntas.
La opcin Imprimir en archivo permite enviar el resultado de la impresin a un archivo del disco
en vez de mandarlo a la impresora.
SUBMDULO 3
201
202
El botn
Semestre
reduce el tamao del informe para poder ver dos pginas en una sola pantalla,
podemos elegir
Utiliza la opcin PDF o XPS para guardar una copia del informe en formato PDF o XPS.
Cerrar Vista Previa cierra la vista preliminar sin enviar el informe a impresora.
ACTIVIDAD 21
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1.
Qu entiendes por un informe?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2.
Menciona las 4 formas que existen para crear un informe:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.
Para qu sirven la vista diseo de informe?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
4.
Menciona 3 opciones con las que cuenta la pestaa diseo de informe:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
SUBMDULO 3
203
5.
Menciona para qu sirve la seccin controles y campos:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
6.
Menciona 5 opciones de la seccin controles y campos:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
7.
Menciona los pasos que tienes que seguir para imprimir un informe:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.7
ACTIVIDAD 22
Lee el texto Las Macros, posteriormente contesta las preguntas que se te presentan al
final de la lectura.
Las macros
Las Macros son un mtodo sencillo para llevar a cabo una o varias tareas bsicas como abrir y
cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc.
Tambin sirven para crear mtodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas
automticamente cada vez que se inicie la base de datos.
Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de datos,
se ejecutar automticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una macro con ese
nombre, si la encuentra ser el primer objeto que se ejecute antes de lanzar cualquier otro.
204
Semestre
Esta opcin es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar procesos antes de
que el usuario empiece a trabajar con la base de datos. La configuracin por defecto de Access,
nos impedir ejecutar ciertas acciones de macro si la base de datos no se encuentra en una
ubicacin de confianza, para evitar acciones malintencionadas.
Crear una Macro
Para definir una macro, indicaremos una accin o conjunto de acciones que automatizarn un
proceso. Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizar automticamente sin necesidad,
en principio, de interaccin por nuestra parte.
Por ejemplo, podramos definir una Macro que abra un formulario cuando el usuario haga clic
en un botn, o una Macro que abra una consulta para subir un diez por cien el precio de nuestros
productos.
Crear una Macro es relativamente fcil, slo tienes que hacer clic el botn Macro de la pestaa
Crear. Se abrir la Vista de diseo de Macro.
Esta ventana es muy parecida a la vista Diseo de tabla que ya conoces y tiene la misma
dinmica; pero ahora en vez de campos lo que definimos son las acciones que queremos que se
ejecuten.
Como podrs observar, al principio consta de dos columnas: Accin, Argumentos y Comentario.
En la imagen puedes ver cmo en la columna Accin deberemos seleccionar una accin de
entre las existentes en el cuadro desplegable. En la columna Comentario podremos escribir una
pequea descripcin opcional sobre el porqu de la accin o un comentario sobre su efecto.
Cuando selecciones una Accin en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecern
sus opciones y a la derecha una descripcin breve de lo que hace la accin. Podemos aadir
tantas acciones como queramos, simplemente deberemos colocarlas una despus de otra y en el
orden que queremos que se ejecuten.
Recuerda que debers tener cuidado con el orden en el que estableces las acciones, pues es
muy importante. Imagina que tienes dos acciones (entre varias) que abren y cierran un formulario.
SUBMDULO 3
205
El formulario deber estar abierto antes de ejecutar la orden de cerrar el formulario, por lo que la
accin de apertura debera ir antes de la de cierre.
En todo momento podrs utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas
nuevas acciones entre dos existentes o eliminar una accin.
para insertar
Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes seleccionar algunas de
ellas y arrastrarlas con el mouse para colocarlas en otra posicin.
Cuando la Macro est terminada, puede guardarse
, ejecutarse
y cerrarse. Ms tarde,
podremos llamarla desde un control Botn de comando, o ejecutarla directamente desde la ventana
de la base de datos, haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo doble clic directamente sobre ella.
Acciones ms utilizadas
ACTIVIDAD 23
Acude a la ayuda de Access para que puedas investigar cada una de las acciones ms
utilizadas en macros y completa la siguiente tabla descriptiva:
ACCIN
DESCRIPCIN
Abrir
Consulta.
Abrir
Formulario.
Abrir
Informe.
Abrir Tabla.
Buscar
Registro.
Buscar
Siguiente.
206
Semestre
Cancelar
Evento
Cerrar.
Cuadro Msj.
Detener
Macro.
Detener
Todas
Macros.
Ejecutar
Comando.
Ir A Registro.
Maximizar.
Minimizar.
Salir.
SUBMDULO 3
207
ACTIVIDAD 24
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1.
Qu entiendes por una macro?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2.
Para qu sirven las macros?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.
Menciona los pasos que tienes que seguir para crear una macro:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
4.
Cules con las actividades que puedes realizar al tener terminada una macro?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.8
Importar y exportar datos
ACTIVIDAD 25
Sigue los pasos que aqu se te indican para que puedas importar las tablas de tus
compaeros de equipo a tu base de datos.
208
Semestre
Importar datos
Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rpidamente. Para ello, sigue
los siguientes pasos:
3. Aqu podemos seleccionar qu tipo de archivo contiene los datos que queremos importar. Si
quieres importar objetos de una base de datos a otra slo tienes que hacer clic en el botn
Access. Sin embargo; puedes importar tablas de Excel e incluso archivos de texto, como los de
Word. Seleccionamos Access ya que vamos a importar una tabla de una base de datos.
4. Se abrir la siguiente ventana de dilogo:
SUBMDULO 3
209
Con el botn examinar buscamos el archivo que queremos importar. Si te fijas, Access nos da
dos opciones:
Elegimos la primera y nos muestra la ventana siguiente:
5. Aqu tienes que seleccionar la tabla que quieres importar a la base de datos que tienes
abierta en este momento.
Ya seleccionada la tabla que quieres importar das clic en aceptar.
210
Semestre
Como puedes observar se importa la tabla de prstamos a la base de datos que est abierta.
Exportar datos
El proceso es el mismo pero a la inversa. Es probable que alguna de tus tablas en una base de
datos la requieras guardar en Excel e inclusive, puedes exportarla a Word o a PDF. Tomemos el
ejemplo de la tabla Direcciones:
SUBMDULO 3
211
212
Semestre
El archivo ya est en formato de Excel, al buscarlo y abrirlo estar del siguiente modo:
ACTIVIDAD 26
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1.
Qu entiendes por importar datos?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2.
Para qu sirve la opcin de exportar datos en Access?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.
Menciona los pasos que tienes que seguir para importar un archivo:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
4.
Menciona los pasos que tienes que seguir para exportar un archivo:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
SUBMDULO 3
213
ACTIVIDAD 27
Imprime tu base de datos que desarrollaste en el transcurso de este mdulo con las
caractersticas siguientes:
Unidad:
Cdigo
Elementos:
Referencia
Intento de evaluacin
1
Domina el contenido
Juicio de la Evaluacin del
Submdulo 3
214
Nivel
Ttulo
Intento de evaluacin
Intento de evaluacin
2
3
No domina el
contenido
Con letra
Con nmero
Resultado de Aprendizaje
Semestre
Juicio de evaluacin
Con letra
Con nmero
R.3.1
R.3.2
R.3.3
R.3.4
R.3.5
R.3.6
R.3.7
R.3.8
Modificar las opciones de Access
CONTENIDO
NO
N/A
NO
N/A
NO
N/A
SUBMDULO 3
215
NO
N/A
NO
N/A
NO
N/A
NO
N/A
216
Semestre
BIBLIOGRAFA
217
MIS NOTAS:
218
Semestre
MIS NOTAS:
219
MIS NOTAS:
220