Instruccin para la elaboracin

del Reporte Calibracin

Best Instrument C.A.

ISO 9001

Instruccin para Elaborar y Controlar los Reportes de Calibracin

y/o Verificacin
Nombre
Cargo

Elaborado por:
J. Herrera
V. Jimnez
Analista de Certificacin
Analista de Gestin de la
Calidad

Firma

D: 04

Nombre

M: 06

Cargo

A: 14

Firma

Revisado por:
R. Blanco

Aprobado por:

E. Godoy
Gte. Tcnico
Jefe de Laboratorio

D: 09

Nombre

M: 06

Cargo

A: 14

Firma

O. Delgado

D: 13

Gte. de Operaciones

M: 06

A: 14

Control de Cambios
N rev
0

Descripcin
Emisin

Aprobado

Revisado por

Fecha

R. Blanco
E. Godoy

09-06-14

por
O. Delgado

DOCUMENTO

REVISIN

IT-GT-03

Fecha
13-06-14

1. PROPSITO
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Best Instrument C.A.

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ISO 9001

Establecer los lineamientos a seguir para el registro, control, elaboracin y revisin

de los reportes de calibracin y/o verificacin.
2. ALCANCE
Esta instruccin aplica para todos los reportes de calibracin y/o verificacin
realizados en el laboratorio de Best Instrument, C.A.
3. DOCUMENTACIN DE REFERENCIA
3.1.

ISO/IEC 17025:2005 Requisitos generales para la competencia de los

laboratorios de ensayo y calibracin
VIM JCGM 200:2008. 3era Edicin 2012: Vocabulario Internacional de

3.2.

Metrologa Conceptos fundamentales y generales, y trminos asociados.

4. DEFINICIONES
4.1. Calibracin: Operacin que bajo condiciones especificas establece, en una
primera etapa, una relacin entre los valores y sus incertidumbres de medidas
asociadas obtenidas a partir de los patrones de medidas, y las correspondientes
indicaciones con sus incertidumbres asociadas y, en una segunda etapa, utiliza
esta informacin para establecer una relacin que permita obtener un resultado
de medida a partir de una indicacin.
4.2. Error sistemtico: componente del error de medida que en mediciones
repetidas, permanece constante o vara de manera predecible.
4.3. Error mximo permitido: valor extremo de medida, con respecto a un valor de
referencia conocido, permitido por especificaciones o reglamentaciones, para
una medicin, instrumento o sistema dado.
4.4. Incertidumbre: Parmetro no negativo que caracteriza la dispersin de los
valores atribuidos a un mensurando, a partir de la informacin que se utiliza.
4.5. Item: para Best Instrument, C.A. El tem representa el bien u objeto propiedad
del cliente, al cual se le realiza un servicio.
4.6. Patrn de medida de referencia: patrn designado para la calibracin de otros
patrones de magnitudes de la misma naturaleza en una organizacin o lugar
dado.
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4.7. Patrn de medida de trabajo: patrn utilizado habitualmente para calibrar o

verificar instrumento o sistemas de medidas. Un patrn de trabajo se calibra
habitualmente con relacin a un patrn de referencia.
4.8. Sistema Internacional de Unidades: Sistema de unidades basados en el sistema
internacional de magnitudes, con nombres y smbolos de las unidades, y con
una serie de prefijos con sus nombres y smbolos, as como reglas para su
utilizacin, adoptados por la Conferencia General de Pesas y Medidas (CGPM).
4.9. Verificacin: aportacin de evidencia objetiva de que un elemento dado
satisface los requisitos especificados. No debe confundirse la calibracin con la
verificacin, no toda verificacin es una validacin.
5. NORMAS DE LA INSTRUCCIN
5.1. El Analista y/o Asistente de Certificacin no debe recibir la(s) hoja(s) de
adquisicin de datos con informacin incompleta.
5.2. Cuando ocurran errores en las hojas de adquisicin de datos, cada error debe
ser tachado, no debe ser borrado, hecho ilegible ni eliminado, y el valor
correcto debe ser escrito al margen. Todas estas alteraciones deben ser firmadas
o visadas por la persona que hace la correccin.
5.3. El Analista y/o Asistente de Certificacin debe revisar la hoja de adquisicin
de datos antes de que el tcnico la reporte en el libro de control de registros.
5.4. El Analista de Certificacin debe realizar la auditoria diaria de las hojas de
adquisicin de datos con la orden de trabajo y/o la recepcin de equipos segn
el plan de calidad.
5.5. El Analista y/o Asistente de Certificacin debe indicar el nmero de reporte de
calibracin y/o verificacin de acuerdo a la siguiente nomenclatura:
XXX MM/AA
XXX: Nmero consecutivo de reporte de calibracin y/o verificacin
MM: Nmero de mes en que se emite el reporte de calibracin y/o verificacin
AA: Ao de la emisin.
Ejemplo: 001 01/14
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5.6. El tcnico encargado de la calibracin es el responsable del contenido de la

hoja de adquisicin de datos y la informacin expresada en el reporte de
calibracin y/o verificacin es responsabilidad del Analista y Asistente de
certificacin.
5.7. El Analista y/o Asistente de Certificacin debe registrar el reporte de
Calibracin y/o Verificacin en el control de registros de indicadores segn sea
su etapa FIT-GT-03-01.
5.8.
El Analista y/o Asistente de Certificacin debe recolectar las
firmas y sellar el Reporte de Calibracin y/o Verificacin y colocar la etiqueta.
El Asistente de Certificacin debe archivar una vez culminado el mes

5.9.

las hojas de adquisicin de datos segn cada cliente.

5.10.
Las firmas autorizadas para la aprobacin del Reporte de Calibracin
y/o Verificacin son: Gerente Tcnico, Gerente de Operaciones y Jefe de
Laboratorio.
5.11.
El Analista y/o Asistente de Certificacin registra las correcciones a las
que hubiere lugar de los Reportes de Calibracin y/o Verificacin durante el
proceso de elaboracin en el FIT-GT-03-01.
5.12.
El laboratorio conservara durante un periodo de xxxxxx aos las hojas
de adquisicin de datos de todas las calibraciones realizadas.
5.13.
Todos los registros generados electrnicamente de dichos reportes se
resguardaran segn lo establecido en el Procedimiento para el Desarrollo,
Control y Mantenimiento de Sistemas Informticos en el apartado 6.4.
Aseguramiento de los Datos.
5.14.
Los reportes de calibracin y/o verificacin (o etiqueta) no deben
contener ninguna recomendacin sobre el intervalo de calibracin y/o
verificacin, excepto que esto haya sido acordado con el cliente. Se debe dejar
evidencia de dicha solicitud.
5.15.
Cuando un tem para calibracin haya sido ajustado o reparado, se
deben informar los resultados de la calibracin antes y despus del ajuste o la
reparacin, si estuvieran disponibles. Estos datos se registran por medio de
Informes tcnicos en caso de ser reparado, y si fuere ajustado se dejara
evidencia en la hoja de adquisicin en el cuadro de condiciones iniciales.
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5.16.
Los requisitos para los reportes de calibracin y/o verificacin son:
a) Un ttulo: Para Best Instrument se llama Reporte de Calibracin o Reporte
de Verificacin)
b) El nombre y la direccin del cliente: Esta direccin puede ser fiscal o sucursal
de la empresa.
c) Solicitud de servicio: Nmero correlativo que utiliza Best Instrument, C.A.
para identificar el producto en todo el proceso de realizacin del servicio, este
nmero lo suministra planificacin al tcnico.
d) Una identificacin nica del reporte de calibracin y/o verificacin (ver 5.5)
y en cada pgina una identificacin para asegurar que la pgina es reconocida
como parte del reporte de calibracin y/o verificacin: Contador de pginas y
nmero de pginas.
e) Una descripcin, la condicin y una identificacin no ambigua del tem
calibrado y/o verificado, entre ellos tenemos: Nombre del equipo, rango, valor
de divisin, marca, modelo, serial, cdigo, clase y/o tipo, entre otro dato
solicitado por el cliente.
f) Evidencia de que las mediciones son trazables: Patrones de referencia y
patrones de trabajo segn el programa de calibracin cdigo FPO-GT-03-02.
g) Lugar donde se realizaron las calibraciones y verificaciones, si fuera diferente
de la direccin del laboratorio de Best Instrument, C.A.
h) Las condiciones ambientales bajo las cuales fueron hechas las calibraciones
y/o verificaciones.
i) La identificacin del procedimiento utilizado: Norma de referencia y el
mtodo bajo el cual se realiz la calibracin y/o verificacin.
j) Declaracin: Este documento reporta los datos de calibracin y/o verificacin
y su respectiva trazabilidad a patrones vlidos nacionales e internacionales de
acuerdo con el sistema internacional de unidades (SI).
k) Declaracin: Este reporte no debe ser reproducido en forma parcial o total
vlido slo en original.
l) Colocar la fecha de recepcin del tem sometido a la calibracin y/o
verificacin, y la fecha de ejecucin la calibracin y/o verificacin: mes y ao
m) Los nombres, funciones y firmas de las personas que autorizan el reporte de
calibracin y/o verificacin (ver 5.10).
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n) Inciales del responsable de la transcripcin del reporte de calibracin y/o

verificacin.
o) Los resultados de las calibraciones y/o verificaciones con sus unidades de
medida: Lectura patrn, lectura instrumento, error, error mximo permitido e
incertidumbre.
p) Representacin grfica: error vs. lectura instrumento.
q) Declaracin: La incertidumbre expandida se ha obtenido multiplicando la
incertidumbre estndar de medida por el factor de cobertura k = 2, que para
una distribucin normal, corresponde a una probabilidad de cobertura de
aproximadamente 95%, de acuerdo con la norma COVENIN 3631:2000
r) El nombre: (Logo de la empresa encabezado) direccin del laboratorio; (pie
de pgina)
5.17.
Las modificaciones de fondo a un reporte de calibracin y/o
verificacin despus de su emisin deben ser hechas solamente en la forma de
un nuevo documento, que incluya la declaracin en el pie de pgina: Sustituye
totalmente al reporte N (Colocar la nomenclatura anterior)
El nuevo documento tendr la siguiente nomenclatura:
XXX MM/AA-N
XXX: Nmero consecutivo de reporte de calibracin y/o verificacin
MM: Nmero de mes en que se emite el reporte de calibracin y/o verificacin
AA: Ao de la emisin.
N: Nmero consecutivo de modificaciones a la que ha sido sometido el reporte de
calibracin y/o verificacin.
Ejemplo:
001 01/14-1: Primer reporte de enero del ao 2014, primera modificacin
001 01/14-2 Primer reporte de enero del ao 2014, segunda modificacin
6. DESARROLLO
6.1. El tcnico responsable de la calibracin informa al rea de certificacin la
entrega de la(s) hoja(s) de adquisicin de dato.

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6.2. La(s) cual(es) el asistente verifica que tengan los datos completos, y luego las
registra en el libro de Registro de hojas de datos FIT-GT-03-02
6.3. El Analista y/o Asistente de Certificacin recibe la hoja de adquisicin de
datos y revisa que tenga toda la informacin requerida para la elaboracin del
reporte de calibracin y/o verificacin.
6.4. Procede a transcribir el reporte de calibracin y/o verificacin, lo registra,
realiza la etiqueta, y coloca el sello.
6.5. Entrega al tcnico encargo de la calibracin para que proceda a revisar el
documento.
6.6. El tcnico encargado devuelve al Analista y/o Asistente de Certificacin y este
a su vez registra en el FIT-GT-03-01 el proceso de revisin que ha realizado
tcnico.
6.7. El Analista y/o Asistente entrega el documento al responsable de la
aprobacin (ver 5.10)
6.8. El responsable por la aprobacin debe firmar el reporte de calibracin y/o
verificacin y devuelve al Analista y/o Asistente de Certificacin.
6.9. Por ltimo el Analista y/o Asistente de Certificacin registra en el control
mensual de Reportes de Calibracin y/o Verificacin FIT-GT-03-03 y le hace
entrega al planificador de servicios de los reportes de Calibracin
y/verificacin.
7. RESPONSABILIDADES
El Jefe del Laboratorio y el Analista de Certificacin son los responsables por la
implantacin y el cumplimento de esta instruccin.
8. FORMULARIO Y ANEXOS
8.1.
8.2.
8.3.
8.4.

Registro de correcciones para Indicadores de Gestin FIT-GT-03-01

Registro de Hojas de Datos FIT-GT-03-02
Control mensual de Reportes de Calibracin y/o Verificacin FIT-GT-03-03
Formulario de Reporte de Calibracin y/o Verificacin FIT-GT-03-04

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