Crear una tabla

Informacin general
Una tabla es un objeto de base de datos que utiliza para almacenar datos sobre un tema concreto, como
empleados o productos. Una tabla est formada por registros y campos.
Cada registro contiene datos sobre una instancia del objeto de tabla, como un determinado empleado. Un
registro se denomina tambin comnmente una fila o una instancia.
Cada campo contiene datos sobre un aspecto del asunto de la tabla, como nombre o direccin de correo
electrnico. Un campo se suelen denominar tambin una columna o un atributo.
Un registro consta de los valores de campo, por ejemplo, Contoso, Ltd. o someone@example.com. Un
valor de campo se suelen denominar tambin un hecho.

1. un registro
2. un campo
3. un valor de campo
Una base de datos puede contener muchas tablas, cada almacenar informacin sobre un tema diferente.
Cada tabla puede contener muchos campos de diferentes tipos de datos, como texto, nmeros, fechas e
hipervnculos.

Propiedades de tabla y campo

Tablas y campos tambin tienen propiedades que puede establecer para controlar sus caractersticas o
comportamiento.

Una tabla abierta en la vista Diseo.

1. propiedades de la tabla
2. propiedades del campo
En una base de datos, propiedades de la tabla son atributos de una tabla que afectan a la apariencia o el
comportamiento de la tabla como un todo. Propiedades de tabla se establecen en la hoja de propiedades
de la tabla, en la vista Diseo. Por ejemplo, puede establecer la propiedad Vista predeterminada de una
tabla para especificar cmo se muestra en la tabla por defecto.
Una propiedad de campo se aplica a un campo determinado de una tabla y define una de las
caractersticas del campo o de un aspecto del comportamiento del campo. Puede establecer algunas
propiedades de campo en Vista de hoja de datos. Tambin puede establecer cualquier propiedad de
campo en la vista Diseo mediante el panelPropiedades del campo.

Tipos de datos
Cada campo tiene un tipo de datos. Un tipo de datos indica el tipo de datos que almacena el campo,
como grandes cantidades de texto o archivos adjuntos.

Un tipo de datos es una propiedad de campo, pero se diferencia de otras propiedades de campo como
sigue:

Establecer tipo de datos de un campo en la cuadrcula de diseo, no en el panel Propiedades del

campo.

Un tipo de datos determina qu otras propiedades tiene el campo.

Debe establecer un tipo de datos al crear el campo.

NOTA Puede crear un nuevo campo en Access introduciendo datos en una nueva columna en la vista Hoja

de datos. Cuando se crea un campo introduciendo datos en la vista Hoja de datos, Access asigna
automticamente un tipo de datos para el campo, en funcin del valor que especifique. Si ningn otro tipo
de datos est implcita en la intervencin del usuario, Access establece el tipo de datos texto. Si es
necesario, puede cambiar el tipo de datos mediante la interfaz Ribbon, parte de la nueva interfaz de
usuario de Microsoft Office Fluent.
Ejemplos de datos automtica escriba deteccin
La siguiente tabla muestra los datos de forma automticos la deteccin del tipo funciona en la vista Hoja
de datos.

Si se escribe:

Office Access 2007 crea un campo

con un tipo de datos:

Diego

Texto

http://www.contoso.com

Hipervnculo

Puede utilizar cualquier prefijo vlido de protocolo de Internet. Por ejemplo,

http://, https:// y mailto: son prefijos vlidos.

{1}

Nmero, entero largo

50.000

Nmero, entero largo

50,000.99

Nmero, Double

50000.389

Nmero, Double

12/67

Fecha/Hora

Si se escribe:

Office Access 2007 crea un campo

con un tipo de datos:

Los formatos de fecha y hora reconocidos son los de la configuracin regional

del usuario.

31 de diciembre de 2006

Fecha/Hora

10:50:23

Fecha/Hora

10:50 a.m.

Fecha/Hora

17:50

Fecha/Hora

$12,50

Moneda

El smbolo de moneda reconocido es el de la configuracin regional del usuario.

21,75

Nmero, Double

% 123.00

Nmero, Double

3.46E + 03.

Nmero, Double

Relaciones de tabla
Aunque cada tabla contiene datos sobre un tema diferente, tablas de una base de datos suelen almacenan
datos acerca de los temas que se relacionan entre s. Por ejemplo, podra contener una base de datos:

Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones.

Una tabla de productos con los productos a la venta, incluidos los precios e imgenes de cada
artculo.

Una tabla de pedidos en la que se realice un seguimiento de los pedidos de los clientes.
Porque los datos acerca de diferentes asuntos se almacenan en tablas independientes, necesita alguna
manera de unir los datos para que se puedan combinar fcilmente datos relacionados de esas tablas
independientes. Para conectarse a los datos almacenados en tablas diferentes, crear relaciones. Una
relacin es una conexin lgica entre dos tablas que especifica los campos que las tablas tienen en
comn.

Claves
Los campos que forman parte de una relacin de tabla se denominan claves. Una clave consta por lo
general en un campo, pero puede estar compuesta por ms de un campo. Existen dos tipos de claves:

Clave principal

Una tabla puede tener slo una clave principal. Una clave principal consta de

uno o varios campos que identifican inequvocamente cada registro que se almacena en la tabla. A
menudo, hay un nmero de identificacin exclusivo, como un nmero de Id., un nmero de serie o un
cdigo que sirve como clave principal. Por ejemplo, podra tener una tabla Customers donde cada cliente
tiene un nmero de ID. El campo ID es la clave principal de la tabla Customers. Cuando una clave
principal contiene ms de un campo, normalmente se compone de campos de preexistentes que, juntas,
proporcionan valores nicos. Por ejemplo, podra utilizar una combinacin de apellido, nombre y fecha de
nacimiento como clave principal para una tabla sobre las personas.

Clave externa

Una tabla puede tener tambin una o ms claves externas. Una clave externa

contiene valores que corresponden a los valores de la clave principal de otra tabla. Por ejemplo, podra
tener una tabla de pedidos en el que cada pedido tiene un nmero de ID de cliente que corresponde a un
registro en una tabla de clientes. El campo de ID de cliente es una clave externa de la tabla Orders.
La correspondencia de valores entre campos principales es la base de la relacin de una tabla. La
relacin de una tabla se puede usar para combinar datos de tablas relacionadas. Por ejemplo, suponga
que tiene una tabla Clientes y una tabla Pedidos. En la tabla Clientes, cada registro se identifica por el
campo de clave principal (identificador).
Para asociar cada pedido a un cliente, se agrega un campo de clave externa a la tabla Pedidos
correspondiente al campo de identificador de la tabla Clientes y, a continuacin, se crea una relacin
entre las dos claves. Al agregar un registro a la tabla Pedidos, usa un valor para el identificador de cliente
de la tabla Clientes. Siempre que desee ver informacin acerca del cliente de un pedido, usa la relacin
para identificar con qu datos de la tabla Clientes se corresponden los registros de la tabla Pedidos.

Relacin de tabla mostrada en la ventana Relaciones

1. una clave principal, identificada por el icono de llave junto al nombre del campo.
2. Una clave externa (observe la ausencia del icono de clave)

Ventajas de las relaciones

Mantener los datos separados en tablas relacionadas ofrece las siguientes ventajas:

Coherencia

Dado que cada elemento de datos se registra solo una vez en una sola tabla,

existen menos posibilidades de ambigedad o incoherencia. Por ejemplo, almacena el nombre de un

cliente solamente una vez en una tabla acerca de clientes en lugar de hacerlo en reiteradas ocasiones (y
posiblemente sin coherencia) en una tabla que contenga datos de pedidos.

Eficacia

Registrar los datos en una sola ubicacin implica el uso de menos espacio en disco.

Adems, las tablas de menor tamao tienden a proporcionar datos ms rpidamente que las de mayor
tamao. Por ltimo, si no usa tablas diferentes para asuntos diferentes, especificar valores nulos (ausencia
de datos) y redundancias en las tablas; en ambos casos, estar desaprovechando el espacio y
obstaculizando el rendimiento.

Comprensibilidad

El diseo de una base de datos es ms fcil de comprender si los asuntos

est separados en tablas de manera apropiada.

SUGERENCIA Planear las tablas con relaciones en mente. Puede utilizar al Asistente para bsquedas

para crear un campo de clave externa, si la tabla que contiene la clave principal correspondiente ya
existe. El Asistente para bsquedas crea la relacin.
Principio de pgina

Antes de empezar
Antes de empezar a crear tablas en Microsoft Office Access 2007, existen algunas diferencias respecto a
versiones anteriores de Access que se deben tener en cuenta.

Tabla y plantillas de campo han reemplazado el Asistente para tablas

En versiones

anteriores de Access, se utiliza al Asistente para tablas para crear una tabla rpidamente respondiendo
algunas preguntas. En Office Access 2007, el Asistente para tablas se ha reemplazado por plantillas de
tabla y de campo.

Creacin de hoja de datos

En Office Access 2007, puede crear y modificar tablas y campos,

mientras se trabaja en la vista Hoja de datos.

Para obtener ms informacin acerca de estas caractersticas se presenta en la seccin siguiente.
Principio de pgina

Crear una nueva tabla

Una base de datos simple, como una lista de contactos, puede utilizar una sola tabla. Muchas bases de
datos, sin embargo, utilizan varias tablas. Cuando se crea una nueva base de datos, cree un nuevo
archivo en el equipo que acta como un contenedor para todos los objetos de la base de datos,
incluyendo las tablas.
SUGERENCIA En Access 2010, puede utilizar componentes de la aplicacin para agregar rpidamente

utilizadas tablas, formularios e informes a la base de datos. !

Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una base de datos
existente o importando o vinculando una tabla desde otro origen de datos, como otra base de datos, un
archivo de texto, un documento de Microsoft Office Word o un libro de Microsoft Office Excel. Cuando
se crea una nueva base de datos en blanco, se inserta automticamente una nueva tabla vaca. A
continuacin, puede escribir datos en la tabla para comenzar a definir los campos.

Qu quiere hacer?

Crear una nueva tabla en una base de datos

Crear una tabla en una base de datos existente
Utilizar una plantilla de tabla para crear una tabla
Importar o vincular para crear una tabla
Usar un sitio de SharePoint para crear una tabla
Establecer la clave principal de una tabla
Establecer las propiedades de una tabla

Crear una nueva tabla en una base de

datos
1.

Haga clic en el Botn de Microsoft Office

y, a continuacin, haga clic en nuevo.

2.

En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva base de datos.

3.

Para ir a una ubicacin diferente para guardar la base de datos, haga clic en el icono de carpeta.

4.

Haga clic en Crear.

Se abre la base de datos nueva y una nueva tabla denominada Tabla1 se crea y se abre en la vista Hoja de
datos.

Crear una tabla en una base de datos

existente
1.
2.

3.

Haga clic en el Botn de Microsoft Office

y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione la base de datos que desea abrir y, a continuacin,
haga clic enAbrir.
En la pestaa Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja de datos.
Principio de seccin
Principio de pgina

Utilizar una plantilla de tabla para crear

una tabla
En versiones anteriores de Access, se utiliza al Asistente para tablas para crear rpidamente una tabla de
los campos y las tablas de ejemplo. En Office Access 2007, utiliza plantillas de tabla y de campo.
Una plantilla de tabla es una tabla vaca que puede empezar a utilizar como-es o modificar para ajustarlo
a sus necesidades. Office Access 2007 incluye las siguientes plantillas de tabla, diseadas para ser
compatibles con las listas de Windows SharePoint Services 3.0 el mismo nombre:

Contactos

Una tabla para administrar la informacin de contacto de negocios, que incluye

direcciones de correo electrnico, direcciones URL de pginas Web y archivos adjuntos, como un contrato
de servicio y una foto.

Tareas

Problemas

Tabla de seguimiento de tareas, que incluye un campo para los datos adjuntos.
Tabla de seguimiento de problemas, que incluye un campo de datos adjuntos y un

campo Memo de slo anexar que mantiene un historial de viejos valores de campo.

Eventos

Una tabla para administrar eventos, que incluye un campo Memo de texto

enriquecido y un campo de datos adjuntos.

Activos

Una tabla para administrar sus activos de negocios, que incluye dos campos de

moneda para que puede realizar el seguimiento de depreciacin de activos.

Despus de crear una tabla mediante una plantilla de tabla, desea agregar campos mediante plantillas de
campo. Una plantilla de campo es un campo predefinido que puede agregar a cualquier tabla en la vista
Hoja de datos. Para obtener ms informacin acerca de cmo utilizar una plantilla de campo, vea la
seccin Agregar un campo mediante una plantilla de campo, ms adelante en este artculo.

Crear una nueva tabla mediante una plantilla de tabla

1.

Haga clic en el Botn de Microsoft Office

y, a continuacin, haga clic en Abrir.

2.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos en la que desea crear una
tabla.

3.

En la ficha crear, en el grupo tablas, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuacin,

seleccione una de las plantillas disponibles en la lista.

Inserta una nueva tabla, basado en la plantilla de la tabla que seleccion.

Principio de seccin
Principio de pgina

Importar o vincular para crear una tabla

Puede crear una tabla importando o vinculando a los datos que se almacenan en otro lugar. Puede
importar o vincular a datos en una hoja de clculo de Excel, una lista de Windows SharePoint Services,
un archivo XML, otra base de datos de Access, una carpeta de Microsoft Office Outlook y mucho ms.
Al importar datos, se crea una copia de los datos en una nueva tabla de la base de datos actual. Los
cambios posteriores que se realicen en los datos de origen no afectarn a los datos importados y los
cambios que se realicen en los datos importados no afectarn los datos de origen. Despus de conectarse
a un origen de datos e importar sus datos, se pueden usar los datos importados sin conectarse al origen.
Se puede cambiar el diseo de una tabla importada.
Cuando se establece un vnculo a los datos, se crea una tabla vinculada en la base de datos actual que
representa un vnculo activo a la informacin existente almacenada en otra ubicacin. Cuando se
cambian los datos de una tabla vinculada, tambin se cambian en el origen. Siempre que los datos
cambien en el origen, esos cambios se mostrarn en la tabla vinculada. Siempre que se use una tabla
vinculada, debe ser posible conectarse al origen de datos. No se puede cambiar el diseo de una tabla
vinculada.

NOTA No puede modificar datos en una hoja de clculo de Excel utilizando una tabla vinculada. Como

solucin, importar los datos de origen a una base de datos de Access y, a continuacin, vincule la base de
datos desde Excel. Para obtener ms informacin acerca de la vinculacin en Access desde Excel,
busque en la Ayuda de Excel o, vea los vnculos de la seccin Vea tambin.

Crear una nueva tabla importando o vinculando datos

externos
1.

Haga clic en el Botn de Microsoft Office

y, a continuacin, haga clic en Abrir.

2.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos en la que desea crear una
nueva tabla.

3.

En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en uno de los orgenes de datos
disponibles.

1.

Siga las instrucciones de los cuadros de dilogo que aparecen en cada paso.
Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de navegacin.
SUGERENCIA Tambin puede importar o vincular a una lista de SharePoint mediante un comando de la

ficha crear.
Principio de seccin
Principio de pgina

Usar un sitio de SharePoint para crear

una tabla
Puede crear una tabla en la base de datos que se importa desde o vnculos a una lista de SharePoint.
Tambin puede crear una nueva lista de SharePoint utilizando una plantilla predefinida. Las plantillas
predefinidas de Office Access 2007 son contactos, tareas, problemas y eventos.

1.
2.

Haga clic en el Botn de Microsoft Office

y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione la base de datos en la que desea crear la nueva tabla
y, a continuacin, haga clic en Abrir.

3.

En la ficha crear, en el grupo tablas, haga clic en Listas de SharePoint.

4.

Siga uno de estos procedimientos:

Crear una lista de SharePoint basada en una plantilla

o
i.

Haga clic en contactos, tareas, problemas o eventos.

ii.

En el cuadro de dilogo Crear nueva lista, escriba la direccin URL del sitio
de SharePoint donde desee crear la lista.

iii.

En los cuadros Especifique un nombre para la nueva lista y Descripcin,

escriba un nombre para la nueva lista y su descripcin.

iv.

Para abrir la tabla vinculada despus de crearla, active la casilla Abrir la lista
al finalizar (aparece activada de forma predeterminada).

Crear una nueva lista personalizada

a.

Haga clic en Personalizado.

b.

En el cuadro de dilogo Crear nueva lista, escriba la direccin URL del sitio de
SharePoint donde desee crear la lista.

c.

En los cuadros Especifique un nombre para la nueva lista y Descripcin, escriba un

nombre para la nueva lista y su descripcin.

d.

Para abrir la tabla vinculada despus de crearla, active la casilla Abrir la lista al
finalizar (aparece activada de forma predeterminada).

Importar los datos de una lista existente

Haga clic en Lista de SharePoint existente.

En el cuadro de dilogo Obtener datos externos, escriba la direccin URL del sitio de
SharePoint que contiene los datos que desea importar.

Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y, a
continuacin, haga clic en Siguiente.

Active la casilla situada junto a la lista de SharePoint que desea importar.

Vincular a una lista existente

Haga clic en Lista de SharePoint existente.

En el cuadro de dilogo Obtener datos externos - Sitio de SharePoint, escriba la direccin

URL del sitio de SharePoint que contiene la lista con la cual desea establecer el vnculo.

Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y, a continuacin, haga
clic enSiguiente.

Active la casilla situada junto a la lista de SharePoint con la cual desea establecer el vnculo.
Principio de seccin
Principio de pgina

Establecer la clave principal de una tabla

A menos que tenga una razn concreta de no hacerlo, debe especificar una clave principal para una tabla.
Access crea automticamente un ndice para la clave principal, que puede ayudar a mejorar el
rendimiento de la base de datos. Access tambin asegura que cada registro tiene un valor en el campo de
clave principal y que el valor siempre es nico. Valores nicos son cruciales, porque de lo contrario, no
hay ninguna forma confiable distinguir una fila determinada de otras filas.
Cuando se crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automticamente una clave
principal automticamente y asigna un nombre de campo de identificador y el tipo de datos
Autonumrico.
En la vista Diseo, puede cambiar o quitar la clave principal o establecer la clave principal para una
tabla que no tiene ya uno.

Determinar los campos que desea utilizar como clave

principal

A veces, puede que ya tenga los datos que desea utilizar como clave principal. Por ejemplo, puede tener
los nmeros de identificacin existentes para sus empleados. Si crea una tabla para realizar un
seguimiento de la informacin de empleado, puede utilizar el ID de empleado existente como la clave
principal de la tabla. O bien, quizs ID empleado slo es nico en combinacin con la ID de
departamento, que requieren utilizar ambos campos juntos como clave principal. Un buen candidato para
la clave principal tiene las siguientes caractersticas:

Cada registro tiene un valor nico para el campo o combinacin de campos.

El campo o combinacin de campos nunca est vaco o nulo, siempre es un valor.

No cambien los valores.

Si existe falta de datos adecuados para utilizar como clave principal, puede crear un nuevo campo para
utilizar como clave principal. Cuando se crea un nuevo campo para utilizar como una clave principal,
establezca el tipo de datos Autonumrico para ayudar a asegurarse de que cumple con las tres
caractersticas de la lista anterior.

Establecer o cambiar la clave principal

1.

Seleccione la tabla cuya clave principal desee establecer o cambiar.

2.

En la pestaa Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuacin, haga clic en Vista
Diseo.

3.

En la cuadrcula de diseo, seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave
principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de fila para el campo que desee.
Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.

4.

En el grupo Herramientas de la pestaa Diseo, haga clic en Clave principal.

Aparecer un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave
principal.

Quitar la clave principal

1.

Seleccione la tabla cuya clave principal desee eliminar.

2.

En la pestaa Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuacin, haga clic en Vista
Diseo.

3.

Haga clic en el selector de fila de la clave principal actual. Si la clave principal consta de varios
campos, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuacin, haga clic en el selector de fila para cada
campo.

4.

En el grupo Herramientas de la pestaa Diseo, haga clic en Clave principal.

El indicador de clave se quita del campo o campos que especific previamente como clave principal.
NOTA Cuando guarde una nueva tabla sin definir una clave principal, Access le pedir que cree un

nuevo campo de la clave principal. Si hace clic en S, Access crea un campo ID que utiliza el tipo de
datos Autonumrico para proporcionar un valor nico para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo
Autonumrico, Access lo utiliza como clave principal. Si hace clic en No, Access agrega un campo y no
se ha establecido ninguna clave principal.
Principio de seccin
Principio de pgina

Establecer las propiedades de una tabla

Adems de establecer los campos de propiedades, tambin puede establecer propiedades que se aplican a
toda la tabla o a todos los registros.
1.

Seleccione la tabla cuyas propiedades desee establecer.

2.

En la pestaa Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuacin, haga clic en Vista
Diseo.

3.

En la pestaa Diseo, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Hoja de propiedades.

Se muestra la hoja de propiedades de la tabla.

4.
5.

En la hoja de propiedades, haga clic en la pestaa General.

Haga clic en la casilla a la izquierda de la propiedad que desea establecer y, a continuacin,
escriba un valor para la propiedad.
Propiedades de tabla disponibles

Utilice esta propiedad de

tabla

Para

Mostrar vistas en el sitio

de SharePoint

Especificar si las vistas basadas en la tabla se pueden mostrar en un sitio de SharePoint.

NOTA Los efectos de esta configuracin dependen de la configuracin de la propiedad de

base de datos Mostrar todas las vistas en el sitio de SharePoint.

Para obtener ms informacin, vea la seccin Vea tambin.

Hoja secundaria de datos

expandida

Expandir todas las hojas secundarias de datos cuando abra la tabla.

Alto de hoja secundaria

de datos

Siga uno de estos procedimientos:

Si desea que la ventana de hojas secundarias de datos se expanda para
mostrar todas las filas, deje la propiedad establecida en 0".
Si desea controlar el alto de la hoja secundaria de datos, escriba el alto
que desee en pulgadas.

Orientacin

Definir la orientacin de la vista, segn si el idioma se lee de izquierda a derecha o de

Utilice esta propiedad de

tabla

Para

derecha a izquierda.

Descripcin

Proporcionar una descripcin de la tabla. Esta descripcin aparecer en la informacin

sobre herramientas para la tabla.

Vista predeterminada

Establecer Hoja de datos, Tabla dinmica o Grfico dinmico como la vista

predeterminada al abrir la tabla.

Regla de validacin

Escribir una expresin que deba ser verdadera al agregar o modificar un registro.

Texto de validacin

Escribir un mensaje que aparezca cuando un registro infrinja la expresin en la

propiedad Regla de validacin.

Filter

Definir criterios de modo que se muestren nicamente las filas coincidentes en la vista
Hoja de datos.

Ordenar por

Seleccionar uno o varios campos para especificar el criterio de ordenacin predeterminado

de las filas en la vista Hoja de datos.

Hoja secundaria de datos

Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la vista Hoja de datos y, en caso
afirmativo, qu tabla o consulta va a proporcionar las filas de la hoja secundaria de datos.

Vincular campos
secundarios

Indicar los campos de la tabla o consulta usados para la hoja secundaria de datos que
coinciden con la propiedad Vincular campos principales especificada para la tabla.

Utilice esta propiedad de

tabla

Para

Vincular campos
principales

Indicar los campos de la tabla que coinciden con la propiedad Vincular campos
secundarios especificada para la tabla.

Filtrar al cargar

Aplicar automticamente los criterios de filtro de la propiedad Filtro (estableciendo su

valor en S) al abrir la tabla en la vista Hoja de datos

Ordenar por al cargar

Aplicar automticamente los criterios de ordenacin de la propiedad Ordenar

por(estableciendo su valor en S) al abrir la tabla en la vista Hoja de datos.

SUGERENCIA Para disponer de ms espacio con el fin de especificar o modificar una configuracin en

el cuadro de propiedad, presione MAYS+F2 para que se abra el cuadro Zoom. Si va a establecer la
propiedadRegla de validacin en una expresin y le gustara obtener ayuda para crearla, haga clic
en
6.

junto al cuadro de propiedad Regla de validacin para abrir el Generador de expresiones.

Para guardar los cambios, presione CTRL+S.

Principio de seccin
Principio de pgina

Insertar, agregar o crear un nuevo campo

en una tabla
Cada dato para el que desee realizar un seguimiento se almacena en un campo. Por ejemplo, en una tabla
de contactos se crean campos para apellido, nombre, nmero de telfono y direccin. En una tabla de
productos se crean campos para nombre de producto, identificador de producto y precio.
Antes de crear los campos, intente dividir los datos en partes tiles de menor tamao. Es ms fcil
combinar los datos ms adelante que tener que separarlos. Por ejemplo, en lugar de un campo Nombre
completo, considere la posibilidad de crear campos independientes para apellido y nombre. A
continuacin, puede buscar u ordenar por nombre, apellido o ambos fcilmente. Si tiene previsto crear

un informe, ordenar, buscar o calcular en un elemento de datos, incluya ese elemento solo en un campo.
Para obtener ms informacin acerca del diseo de una base de datos y la creacin de campos, consulte
los vnculos en la seccin Vea tambin.
Despus de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y
comportamiento.

Qu quiere hacer?
Agregar un campo mediante la entrada de datos
Agregar un campo mediante una plantilla de campo
Agregar un campo de una tabla existente
Establecer las propiedades de campo
Establecer propiedades de campo en la Vista Hoja de datos
Abrir una tabla en la vista Hoja de datos
Cambiar el nombre de un campo
Cambiar el tipo de datos de un campo
Cambiar el formato de un campo
Establecer otras propiedades de campo
Establecer propiedades de campo en la vista Diseo
Abrir una tabla en la vista Diseo
Cambiar el tipo de datos de un campo
Establecer otras propiedades de campo

Agregar un campo mediante la entrada

de datos

Cuando crea una nueva tabla o abre una tabla existente en la vista Hoja de datos, puede agregar un
campo a la tabla mediante la entrada de datos en la columna Agregar nuevo campo de la hoja de datos.

1. Escriba los datos en la columna Agregar nuevo campo.

1.

Cree o abra una tabla en la vista Hoja de datos.

NOTA Para obtener ms informacin acerca de cmo crear una tabla, vea la seccin, crear una nueva

tabla.
2.

En la columna Agregar nuevo campo, escriba el nombre del campo que desea crear.
Utilice un nombre descriptivo para que el campo ser ms fcil de identificar.

3.

Escriba los datos en el nuevo campo.

Principio de seccin
Principio de pgina

Agregar un campo mediante una plantilla

de campo
A veces es ms sencillo elegir de una lista predefinida de campos que se ajusten a sus necesidades que
manualmente la creacin de un campo. Puede utilizar el panel de tareas Plantillas de campos para elegir
de una lista de las plantillas de campo. Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de
caractersticas y propiedades que describen un campo. La definicin de plantilla de campo incluye un
nombre de campo, un tipo de datos, un valor para la propiedad formato del campo y otras propiedades
del campo.
1.

2.

En la ficha Inicio, en el grupo vistas, haga clic en Ver y, a continuacin, haga clic en Vista
Hoja de datos.
En la ficha hoja de datos, en el grupo campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.

3.

Seleccione uno o ms campos en el panel Plantillas de campos y, a continuacin, arrstrelos a

la tabla donde desea insertar la nueva columna.
Principio de seccin
Principio de pgina

Agregar un campo de una tabla existente

Si la base de datos ya contiene tablas, puede agregar un campo de una de esas tablas a la nueva tabla
mediante el panel Lista de campos. El panel Lista de campos muestra todas las tablas en la base de
datos que se agrupan en dos categoras: campos disponibles en tablas relacionadas y campos
disponibles en otras tablas. Si la tabla que se va a agregar un campo a est en las relaciones con otras
tablas, los campos de las tablas relacionadas se muestran primero en el panel Lista de campos.

1.

Haga clic en el Botn de Microsoft Office

2.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos que se desea trabajar con.

3.

y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el panel de exploracin, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo
existente.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

4.

En la ficha hoja de datos, en el grupo campos y columnas, haga clic en Agregar campos
existentes.

1.

Haga clic en el signo ms (+) junto a una tabla en el panel Lista de campos para mostrar la lista
de campos de esa tabla.

2.

Seleccione el campo que desee y arrstrelo a la tabla donde desea insertar la nueva columna.

3.

Siga las instrucciones del Asistente para bsquedas.

Despus de completar al asistente, el campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.
NOTA Cuando se agrega un campo de una tabla no relacionada y, a continuacin, complete el Asistente

para bsquedas, se crea automticamente una nueva relacin uno a varios entre la tabla en el panel Lista
de campos y la tabla que ha abierto.
En la seccin Vea tambin, encontrar vnculos para obtener ms informacin acerca del Asistente para
bsquedas.
Principio de seccin
Principio de pgina

Establecer las propiedades de campo

Despus de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y
comportamiento.
Por ejemplo, mediante la configuracin de propiedades de campo se puede:

Controlar la apariencia de los datos de un campo

Evitar la entrada incorrecta de datos en un campo

Especificar valores predeterminados para un campo

Agilizar la bsqueda y la ordenacin en un campo

Puede establecer algunas de las propiedades de campo disponibles mientras trabaja en la vista Hoja de
datos. No obstante, para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe usar la
vista Diseo.

Establecer propiedades de campo en la

Vista Hoja de datos
Si trabaja en la vista Hoja de datos, puede cambiar el nombre, el tipo de datos, la propiedad Formato y
otras propiedades de un campo.

Abrir una tabla en la vista Hoja de datos

1.

En el panel de exploracin, haga clic en la tabla que desea abrir.

2.

En el men contextual, haga clic en vista Hoja de datos.

Cambiar el nombre de un campo

Cuando agrega un campo escribiendo datos en la vista Hoja de datos, Access asigna automticamente un
nombre genrico para el campo. Access asigna el nombre campo1 para el primer nuevo campo, campo2
para el segundo campo nuevo y as sucesivamente. De forma predeterminada, el nombre de un campo se
utiliza como su etiqueta siempre que el campo se muestra como un encabezado de columna en una hoja
de datos. Cambiar el nombre de los campos para que tengan nombres ms descriptivos ayuda a facilitar
la utilice cuando vea o edite registros.
1.

Haga clic con el botn secundario en el encabezado del campo cuyo nombre desee cambiar (por
ejemplo, Campo1).

2.

En el men contextual, haga clic en Cambiar nombre de columna.

3.

Escriba el nuevo nombre en el encabezado del campo.

Los nombres de campo pueden contener un mximo de 64 caracteres (letras o nmeros), incluidos los
espacios.

Cambiar el tipo de datos de un campo

Cuando se crea un campo mediante la entrada de datos en la vista Hoja de datos, Access examina esos
datos para determinar el tipo de datos apropiado para el campo. Por ejemplo, si escribe 1/1/2006, Access

reconoce esos datos como una fecha y establece el tipo de datos para el campo en Fecha/Hora. Si Access
no puede determinar definitivamente el tipo de datos, se establece en Texto de forma predeterminada.
El tipo de datos del campo determina qu otras propiedades de campo se pueden establecer. Por ejemplo,
puede establecer solamente la propiedad Solo anexar para un campo que tiene el tipo de datos
Hipervnculo o el tipo de datos Memo.
Es posible que en algunos casos desee cambiar el tipo de datos de un campo manualmente. Por ejemplo,
supongamos que tiene nmeros de salas similares a fechas, como 10/2001. Si escribe 10/2001 en un
nuevo campo en la vista Hoja de datos, la caracterstica de deteccin automtica de tipo de datos
selecciona el tipo de datos Fecha y hora para el campo. Como los nmeros de salas son etiquetas y no
fechas, deben usar el tipo de datos Texto. Para cambiar el tipo de datos de un campo, siga el
procedimiento que se indica continuacin.
1.

En la cinta de opciones, haga clic en la ficha hoja de datos.

2.

En la lista Tipo de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione el tipo de datos que
desee.

Tipos de datos disponibles

Tipo de datos

Utilice para almacenar

Tamao

Texto

Caracteres alfanumricos

Hasta 255 caracteres.

Utilizar para texto o para nmeros que no se utilizan en

los clculos (por ejemplo, un identificador de producto).
Un valor numrico que se almacena como texto puede
ordenar y filtrar de forma ms lgica, pero no puede
utilizarse fcilmente en los clculos.

Memo

Texto o caracteres alfanumricos (ms de 255 caracteres

de longitud) que utiliza el formato de texto enriquecido.

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2

gigabytes de almacenamiento (2

Tipo de datos

Nmero

Utilice para almacenar

Tamao

Utilizar para el texto que tiene ms de 255 caracteres de

longitud o de texto que utiliza un formato de texto
enriquecido. Notas, las descripciones largas y los prrafos
que utilizan el formato de texto, como negrita o cursiva,
es buenos ejemplos de dnde se utilice un campo Memo.

bytes por carcter), de los cuales

puede mostrar 65.535 caracteres en
un control.

Valores numricos (enteros o valores fraccionarios).

1, 2, 4 o 8 bytes o 16 bytes cuando

se utiliza para un Id.

Se utiliza para almacenar nmeros que se utilizan en los

clculos, salvo los valores monetarios (utilice el tipo de
datos moneda para los valores monetarios).

Fecha/Hora

Fechas y horas.

8 bytes.

Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora. Tenga

en cuenta que cada valor almacenado contiene un
componente de fecha y un componente de tiempo.

Moneda

Valores monetarios.

8 bytes.

Se utiliza para almacenar valores monetarios (importes).

Autonumeracin

Valor numrico nico que Access inserta

automticamente cuando se agrega un registro.
Se utiliza para generar valores exclusivos que pueden
utilizarse como clave principal. Observe que los valores
para campos de tipo Autonumrico pueden aumenta
secuencialmente o por un valor especificado, o asignados
aleatoriamente.

4 bytes o 16 bytes cuando se utiliza

para Id.

Tipo de datos

Utilice para almacenar

Tamao

S/No

Los valores de valor booleano (s/no).

bit 1 (8 bits = 1 byte).

Puede utilizar uno de estos tres formatos: S/No,

Verdadero/Falso o activado/desactivado.

Objeto OLE

Objetos OLE u otros datos binarios.

Hasta 1 gigabyte.

Se utiliza para almacenar objetos OLE de otros programas

de Microsoft Windows.

Datos adjuntos

Fotografas, imgenes, archivos binarios, archivos de

Office.
Este es el tipo de datos preferido para almacenar
imgenes digitales y cualquier tipo de archivo binario.

Hipervnculo

Hipervnculos
Se utiliza para almacenar hipervnculos y proporcionar
acceso con un solo clic a pginas Web mediante una
direccin URL (localizador uniforme de recursos) o
archivos a travs de un nombre en formato UNC
(convencin de nomenclatura universal). Tambin puede
vincular a los objetos de Access almacenados en una base
de datos.

Asistente para
bsquedas

Para los datos adjuntos

comprimidos, 2 gigabytes. Para los
datos adjuntos sin comprimir,
aproximadamente, 700kb, segn el
grado al que se pueden comprimir
los datos adjuntos.

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2

gigabytes de almacenamiento (2
bytes por carcter), de los cuales
puede mostrar 65.535 caracteres en
un control.

Realmente no es un tipo de datos; en su lugar, se iniciar

al Asistente para bsquedas.

Tabla o consulta base: el tamao de

la columna dependiente.

Utilice esta opcin para iniciar al Asistente para

bsquedas para que pueda crear un campo que utiliza un
cuadro combinado para buscar un valor en otra tabla,

En funcin del valor: el tamao del

campo texto utilizado para

Tipo de datos

Utilice para almacenar

Tamao

consulta o lista de valores.

almacenar el valor.

NOTA El tamao mximo de un archivo de base de datos de Access es 2 gigabytes.

Sugerencias acerca de los tipos de datos

Para optimizar el rendimiento, debe utilizar El tamao de campo ms apropiado

cuando se crea un campo de texto o nmero. Por ejemplo, si piensa almacenar cdigos postales de una
longitud predecible, especifique esa longitud como el tamao del campo. Puede especificar el tamao del
campo estableciendo un valor en el cuadro de la propiedad TamaoDelCampo (FieldSize). Para obtener
ms informacin, consulte la seccin, establecer otras propiedades de campo.
Para nmeros de telfono, nmeros de pieza y otros nmeros que no se van a utilizar en

clculos matemticos, debe seleccionar el tipo de datos texto en lugar del tipo de datos nmero. Un valor
numrico que se almacena como texto puede ordenar y filtrar de forma ms lgica.

Cambiar el formato de un campo

Adems de determinar el tipo de datos de un campo nuevo, es posible que Access tambin establezca la
propiedadFormato para el campo segn lo que haya especificado. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m.,
Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la propiedad Formato como hora mediana. Para cambiar
manualmente la propiedad Formatode un campo, haga lo siguiente:
1.

En la cinta, haga clic en la pestaa Hoja de datos.

2.

En la lista Formato, en el grupo Formato y tipo de datos, especifique el formato que desee.
NOTA Es posible que la lista Formato no est disponible para algunos campos (por ejemplo, Texto)

segn el tipo de datos del campo.

Establecer otras propiedades de campo

1.
2.

En la vista Hoja de datos, haga clic en el campo para el que desea establecer la propiedad.
En la pestaa Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, seleccione las propiedades
que desee.

Principio de seccin
Principio de pgina

Establecer propiedades de campo en la

vista Diseo
Puede establecer cualquier propiedad de campo mientras trabaja con una tabla en la vista Diseo. En la
vista Diseo, establezca el tipo de datos de un campo en la cuadrcula de diseo de tabla y establecer
otras propiedades en el panel Propiedades del campo.

Abrir una tabla en la vista Diseo

1.

En el panel de exploracin, haga clic en la tabla.

2.

En el men contextual, haga clic en vista Diseo.

Cambiar el tipo de datos de un campo

1.

En la cuadrcula de diseo de tabla, busque el campo para el que desea establecer el tipo de
datos.

2.

En la columna Tipo de datos, elija un tipo de datos de la lista.

Tipos de datos disponibles

Tipo de datos

Utilice para almacenar

Tamao

Texto

Caracteres alfanumricos

Hasta 255 caracteres.

Utilizar para texto o para nmeros que no se utilizan en

los clculos (por ejemplo, un identificador de producto).

Tipo de datos

Utilice para almacenar

Tamao

Un valor numrico que se almacena como texto puede

ordenar y filtrar de forma ms lgica, pero no puede
utilizarse fcilmente en los clculos.

Memo

Texto o caracteres alfanumricos (ms de 255 caracteres

de longitud) que utiliza el formato de texto enriquecido.
Utilizar para el texto que tiene ms de 255 caracteres de
longitud o de texto que utiliza un formato de texto
enriquecido. Notas, las descripciones largas y los prrafos
que utilizan el formato de texto, como negrita o cursiva,
es buenos ejemplos de dnde se utilice un campo Memo.

Nmero

Valores numricos (enteros o valores fraccionarios).

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2

gigabytes de almacenamiento (2
bytes por carcter), de los cuales
puede mostrar 65.535 caracteres en
un control.

1, 2, 4 o 8 bytes o 16 bytes cuando

se utiliza para un Id.

Se utiliza para almacenar nmeros que se utilizan en los

clculos, salvo los valores monetarios (utilice el tipo de
datos moneda para los valores monetarios).

Fecha/Hora

Fechas y horas.

8 bytes.

Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora. Tenga

en cuenta que cada valor almacenado contiene un
componente de fecha y un componente de tiempo.

Moneda

Valores monetarios.

8 bytes.

Se utiliza para almacenar valores monetarios (importes).

Autonumeracin

Valor numrico nico que Access inserta

automticamente cuando se agrega un registro.

4 bytes o 16 bytes cuando se utiliza

para Id.

Tipo de datos

Utilice para almacenar

Tamao

Se utiliza para generar valores exclusivos que pueden

utilizarse como clave principal. Observe que los valores
para campos de tipo Autonumrico pueden aumenta
secuencialmente o por un valor especificado, o asignados
aleatoriamente.

S/No

Los valores de valor booleano (s/no).

bit 1 (8 bits = 1 byte).

Puede utilizar uno de estos tres formatos: S/No,

Verdadero/Falso o activado/desactivado.

Objeto OLE

Objetos OLE u otros datos binarios.

Hasta 1 gigabyte.

Se utiliza para almacenar objetos OLE de otros programas

de Microsoft Windows.

Datos adjuntos

Fotografas, imgenes, archivos binarios, archivos de

Office.
Este es el tipo de datos preferido para almacenar
imgenes digitales y cualquier tipo de archivo binario.

Hipervnculo

Hipervnculos
Se utiliza para almacenar hipervnculos y proporcionar
acceso con un solo clic a pginas Web mediante una
direccin URL (localizador uniforme de recursos) o
archivos a travs de un nombre en formato UNC
(convencin de nomenclatura universal). Tambin puede
vincular a los objetos de Access almacenados en una base
de datos.

Para los datos adjuntos

comprimidos, 2 gigabytes. Para los
datos adjuntos sin comprimir,
aproximadamente, 700kb, segn el
grado al que se pueden comprimir
los datos adjuntos.

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2

gigabytes de almacenamiento (2
bytes por carcter), de los cuales
puede mostrar 65.535 caracteres en
un control.

Tipo de datos

Utilice para almacenar

Tamao

Asistente para
bsquedas

Realmente no es un tipo de datos; en su lugar, se iniciar

al Asistente para bsquedas.

Tabla o consulta base: el tamao de

la columna dependiente.

Utilice esta opcin para iniciar al Asistente para

bsquedas para que pueda crear un campo que utiliza un
cuadro combinado para buscar un valor en otra tabla,
consulta o lista de valores.

En funcin del valor: el tamao del

campo texto utilizado para
almacenar el valor.

NOTA El tamao mximo de un archivo de base de datos de Access es 2 gigabytes.

Sugerencias acerca de los tipos de datos

Para nmeros de telfono, nmeros de pieza y otros nmeros que no se van a utilizar en

clculos matemticos, debe seleccionar el tipo de datos texto en lugar del tipo de datos nmero. Un valor
numrico que se almacena como texto puede ordenar y filtrar de forma ms lgica, pero no puede
utilizarse fcilmente en los clculos.
Para los tipos de datos texto y nmero, puede especificar el tipo de datos o tamao de

campo con ms precisin estableciendo un valor en el cuadro de la propiedad TamaoDelCampo

(FieldSize).

Establecer otras propiedades de campo

1.

En la cuadrcula de diseo, seleccione el campo para el que desea establecer las propiedades.
Access muestra las propiedades de este campo en el panel Propiedades del campo.
NOTA El tipo de datos del campo determina las propiedades que puede establecer.

2.

En el panel Propiedades del campo, especifique la configuracin que desee para cada
propiedad, o presione F6 y, a continuacin, utilice las teclas de direccin para seleccionar una propiedad.
Qu propiedades de campo estn disponibles?
NOTA No todas las propiedades estn disponibles para todos los campos. Tipo de datos del campo

determina las propiedades que tiene.

Propiedad de
campo

Descripcin

Tamao del
campo

Establecer el tamao mximo para los datos almacenados como tipo de datos texto, nmero o
Autonumrico.
SUGERENCIA Para un mejor rendimiento, especifique siempre el ms pequeo

suficienteTamao del campo.

Formato

Personalizar la forma en que aparece el campo de forma predeterminada cuando se muestra o se

imprime.

Posiciones
decimales

Especificar el nmero de posiciones decimales utilizadas al mostrar nmeros.

Nuevos valores

Especificar si un campo Autonumrico aumenta o recibe un valor aleatorio cuando se agrega un

nuevo registro.

mscara de entrada

Mostrar caracteres que ayudan a guiar la entrada de datos. Para obtener ms informacin acerca
de cmo crear y utilizar una mscara de entrada, vea la seccin Vea tambin.

Leyenda

Establecer el texto que se muestra de forma predeterminada en las etiquetas de los formularios,
informes y consultas.

valor
predeterminado

Asignar automticamente un valor predeterminado para un campo cuando se agregan nuevos

registros.

Regla de validacin

Proporcionar una expresin que debe ser verdadera cuando se agregue o cambie el valor de este
campo.

Propiedad de
campo

Descripcin

Texto de validacin

Escriba un mensaje que se mostrar cuando un valor infringe la expresin en la

propiedad Regla de validacin .

Obligatorio

Requerir la inclusin de datos en un campo.

Permitir longitud
cero

Permitir entrada (estableciendo su valor en S ) de una cadena de longitud cero ("") en un

campo texto o Memo.

Indizado

Acelerar el acceso a los datos de este campo mediante la creacin y uso de un ndice.

Compresin
Unicode

Comprimir el texto almacenado en este campo cuando se almacena una pequea cantidad de
texto (< 4.096 caracteres).

Modo IME

Controlar la conversin de caracteres en una versin de Windows de Asia oriental.

Modo de
oraciones IME

Controlar la conversin de frases en una versin de Windows de Asia oriental.

Etiquetas
inteligentes

Adjuntar una etiqueta inteligente a este campo.

Slo anexar

Realizar un seguimiento del historial de los valores de campo (estableciendo su valor enS ).

Formato de texto

Elija el valor la propiedad Texto enriquecido para almacenar texto como HTML y permitir
formato enriquecido. Elija el valor de la propiedad texto sin formato para almacenar slo texto

Propiedad de
campo

Descripcin

sin formato.

Alinear texto

3.

Especificar la alineacin predeterminada del texto dentro de un control.

Para proporcionar ms espacio para introducir o editar la configuracin de una propiedad en el

cuadro de propiedad, presione MAYS+F2 para mostrar el cuadro Zoom.
SUGERENCIA Si escribe una expresin de validacin o de mscara de entrada y desea obtener ayuda en

crearla, haga clic en

4.

junto al cuadro de propiedad para mostrar el generador correspondiente.

Para guardar los cambios, presione CTRL+S.

En la seccin Vea tambin, encontrar vnculos para obtener ms informacin sobre los tipos de datos y
propiedades de campo.
Principio de seccin
Principio de pgina

Guardar una tabla

Despus de crear o modificar una tabla, debe guardar su diseo. Cuando guarde una tabla por primera
vez, asgnele un nombre que describa los datos que contiene. Puede utilizar hasta 64 caracteres
alfanumrica, incluidos espacios. Por ejemplo, podra denominar una tabla clientes, inventario de piezas
o productos.
SUGERENCIA Debe decidir en una convencin de nomenclatura para los objetos en la base de datos y

utilizarlo de forma coherente.

1.

Haga clic en el Botn de Microsoft Office

presione CTRL+S.

y, a continuacin, haga clic en Guardar o

2.

Si se guarda la tabla por primera vez, escriba un nombre para la tabla y, a continuacin, haga
clic en Aceptar.