4.

4 ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR COBRAR AGUS

La ejecucin adecuada de una buena poltica de crditos es fundamental para la
administracin exitosa de las cuentas por cobrar
Para conservar los clientes y atraer nuevos, la mayora de las empresas encuentran que es
necesario ofrecer crdito. Las condiciones de crdito pueden variar entre campos
industriales diferentes, pero las empresas dentro del mismo campo industrial generalmente
ofrecen condiciones de crdito similares.
Las ventas a crdito, que dan como resultado las cuentas por cobrar, normalmente incluyen
condiciones de crdito que estipulan el pago en un nmero determinado de das. Aunque
todas las cuentas por cobrar no se cobran dentro del periodo de crdito, la mayora de ellas
se convierten en efectivo en un plazo inferior a un ao; en consecuencia, las cuentas por
cobrar se consideran como activos circulantes de la empresa.
Las cuentas por cobrar representan el crdito que concede la empresa a sus clientes con una
cuenta abierta
Polticas de crdito
La poltica de crdito de una empresa da la pauta para determinar si debe concederse
crdito a un cliente y el monto de ste. La empresa no debe solo ocuparse de los estndares
de crdito que establece, sino tambin de la utilizacin correcta de estos estndares al tomar
decisiones de crdito.
Deben desarrollarse fuentes adecuadas de informacin y mtodos de anlisis de crdito.
Cada uno de estos aspectos de la poltica de crdito es importante para la administracin
exitosa de las cuentas por cobrar de la empresa. La ejecucin inadecuada de una buena
poltica de crditos o la ejecucin exitosa de una poltica de crditos deficientes no
producen resultados ptimos.
Estndares de crdito
Los estndares de crdito de la empresa definen el criterio mnimo para conceder crdito a
un cliente. Asuntos tales como evaluaciones de crdito, referencias, periodos promedio de
pago y ciertos ndices financieros ofrecen una base cuantitativa para establecer y hacer
cumplir los estndares de crdito.
Al realizar el anlisis de los estndares se deben tener en cuenta una serie de variables
fundamentales como los gastos de oficina, inversin en cuentas por cobrar, la estimacin de
cuentas incobrables y el volumen de ventas de la empresa.

Gastos de oficina

Si los estndares de crdito se hacen ms flexibles, ms crdito se concede. Los estndares

de crdito flexibles aumentan los costos de oficina, por el contrario, si los estndares de
crdito son ms rigurosos se concede menos crdito y por ende los costos disminuyen.
Inversin de cuentas por cobrar
Hay un costo relacionado con el manejo de cuentas por cobrar. Mientras ms alto sea el
promedio de cuentas por cobrar de la empresa, es ms costoso su manejo y viceversa. Si la
empresa hace ms flexibles sus estndares de crdito, debe elevarse el nivel promedio de
cuentas por cobrar, en tanto que si se presentan restricciones en los estndares por ende
deben disminuir.
Entonces se tiene que los estndares de crdito ms flexibles dan como resultado costos de
manejos ms altos y las restricciones en los estndares dan como resultado costos menores
de manejo.
La ejecucin inadecuada de una buena poltica de crditos o la ejecucin exitosa de una
poltica de crditos deficientes no producen resultados ptimos
Los cambios en el nivel de cuentas por cobrar relacionados con modificaciones en los
estndares de crdito provienen de dos factores principalmente, en las variaciones respecto
a las ventas y otra respecto a los cobros que estn ntimamente ligados, ya que se espera
que aumenten las ventas a medida que la empresa haga ms flexibles sus estndares de
crdito teniendo como resultado un promedio un mayor nmero de cuentas por cobrar, pero
si por el contrario las condiciones de crdito se hacen menos flexibles, se da crdito a pocos
individuos realizando un estudio exhaustivo de su capacidad de pago, por ende el promedio
de cuentas por cobrar se disminuye por efecto de la disminucin en el nmero de ventas.
En conclusin se tiene que los cambios de ventas y cobros operan simultneamente para
producir costos altos de manejo de cuentas por cobrar cuando los estndares de crdito se
hacen ms flexibles y se reducen cuando los estndares de crdito se hacen ms rigurosos.
Estimacin de cuentas incobrables
Otra variable que se afecta por los cambios en los estndares de crdito es la estimacin de
cuentas incobrables. La probabilidad o riesgo de adquirir una cuenta de difcil cobro
aumenta a medida que los estndares de crdito se hacen ms flexibles y viceversa, esto
dado tambin por el estudio que se hace de los clientes y su capacidad de pago en el corto y
en largo plazo.
Volumen de ventas
Como se denoto en prrafos anteriores, a medida que los estndares de crdito se hacen ms
flexibles se espera que aumenten las ventas y las restricciones las disminuyen, se tiene
entonces que los efectos de estos cambios tienen incidencia directa con los costos e
ingresos de la empresa y por ende la utilidad esperada.
Evaluacin de estndares de crdito

Para determinar si una compaa debe establecer estndares de crdito ms flexibles, es

necesario calcular el efecto que tengan estos en las utilidades marginales en las ventas y en
el costo de la inversin marginal en las cuentas por cobrar.
Costo de la inversin marginal en cuentas por cobrar
El costo de la inversin marginal en cuentas por cobrar se puede calcular estableciendo la
diferencia entre el costo de manejo de cuentas por cobrar antes y despus de la
implantacin de estndares de crdito ms flexibles.
Se debe calcular primero la razn financiera de promedio de cuentas por cobrar.
Promedio de C x C = Ventas anuales a crdito / Rotacin de cuentas por cobrar
Despus se calcula la inversin promedio en cuentas por cobrar, calculando el porcentaje
del precio de venta que representan los costos de la empresa y multiplicarlo por el
promedio de cuentas por cobrar.
Por ltimo debe calcularse el costo de la inversin marginal en cuentas por
cobrar realizando la diferencia entre la inversin promedio en cuentas por cobrar con el
programa propuesto y el actual.
La inversin marginal representa la cantidad adicional de dinero que la empresa debe
comprometer en cuentas por cobrar si hace ms flexible su estndar de crdito.
Toma de decisiones
Para decidir si una empresa debe hacer ms flexibles sus estndares de crdito, deben
compararse las utilidades marginales sobre las ventas con el costo de la inversin marginal
en cuentas por cobrar.
Si las utilidades marginales son mayores que los costos marginales, deben hacerse ms
flexibles los estndares de crdito; de otra manera deben mantenerse sin modificar los que
se tienen en ese momento aplicados dentro de la empresa.
Cuando un cliente desea obtener materias primas, servicios u otros recursos se acerca a las
diferentes empresas que le puedan proveer crdito, por ello es importante tener una buena
historia crediticia, ya que esta es la clave para la evaluacin que hace el departamento de
crdito de la empresa proveedora
Continuando con el estudio que se est realizando de la administracin efectiva y eficiente
de las cuentas por cobrar y aplicando las herramientas que ya se han descrito, se har un
esbozo de las premisas que aplican las empresas para otorgar crdito a sus clientes.
Una vez que la empresa ha fijado sus estndares de crdito, deben establecerse
procedimientos para evaluar a los solicitantes de crdito. A menudo la empresa debe
determinar no solamente los mritos que tenga el cliente para el crdito, sino tambin
calcular el monto por el cual ste pueda responder.

Una vez que esto se ha hecho, la empresa puede establecer una lnea de crdito, estipulando
el monto mximo que el cliente puede deber a la empresa en un momento cualquiera. Las
lneas de crdito se establecen para eliminar la necesidad de verificar el crdito de un
cliente importante cada vez que se haga una compra a crdito.
El anlisis de crdito se dedica a la recopilacin y evaluacin de informacin de crdito de
los solicitantes para determinar si estos estn a la altura de los estndares de crdito de la
empresa
Haciendo caso omiso de si el departamento de crdito de la empresa est evaluando los
meritos para el crdito de un cliente que desee hacer una transaccin especfica o de un
cliente regular para establecer una lnea de crdito, los procedimientos bsicos son los
mismos, la nica diferencia es la minuciosidad del anlisis.
Una empresa obrara con poca prudencia al gastar ms dinero del monto que adquieren sus
clientes para otorgarle un crdito. Los dos pasos bsicos en el proceso de la investigacin
del crdito son obtener informacin de crdito y analizar la informacin para tomar la
decisin del crdito.
Obtencin de la informacin de crdito
Cuando un cliente que desee obtener crdito se acerca a una empresa , normalmente el
departamento de crdito da comienzo a un proceso de evaluacin del crdito pidindole al
solicitante que llene diferentes formularios en los cuales se solicita informacin financiera y
crediticia junto con referencias de crdito. Trabajando con base en la solicitud de crdito, la
empresa obtiene entonces informacin adicional del crdito de otras fuentes.
Si la empresa ya le ha concedido anteriormente crdito al solicitante, ya tiene su
informacin histrica acerca de los patrones de pago del solicitante. Las fuentes externas
principales de informacin crediticia es la brindada por los estados financieros, por las
oficinas de referencias comerciales, las bolsas de informacin crediticia, la verificacin
bancaria y la consulta de otros proveedores.
Estados Financieros
Pidindole al solicitante que suministre sus estados financieros de los ltimos aos, la
empresa puede analizar la estabilidad financiera de ste, su liquidez, rentabilidad y
capacidad de endeudamiento. Aunque en un Balance o un Estado de resultados no aparece
informacin con respecto a las normas de pago pasadas, el conocimiento de la situacin
financiera de la empresa puede indicar la naturaleza de la administracin financiera total.
La buena voluntad por parte de la empresa solicitante para suministrar estos estados puede
ser un indicador de su situacin financiera. Los estados financieros auditados son una
necesidad en el anlisis de crdito de solicitantes que deseen hacer compras importantes a
crdito o que deseen que se les abran lneas de crdito.
Oficinas de intercambio de referencias

Las empresas pueden obtener informacin de crdito por medio de los sistemas de
intercambio de referencias, que es una red que cambia informacin crediticia con base en
reciprocidad. Accediendo a suministrar informacin crediticia a esta oficina de crditos
acerca de sus clientes actuales, una empresa adquiere el derecho de solicitar informacin a
la oficina de crditos relacionada con clientes en perspectiva.
Los informes que se obtienen por medio de estas relaciones de intercambio de informacin
crediticia ms qu analticos son acerca de casos definidos. Comnmente se cobran
honorarios por cada solicitud.
El objetivo general con respecto a la administracin de cuentas por cobrar debe ser no
solamente el de cobrarlas con prontitud, sino la alternativa costo-beneficio
Bolsas directas de informacin crediticia
Otra manera de obtener informacin crediticia puede ser por intermedio de asociaciones
locales, regionales o nacionales. Estas asociaciones se pueden organizar como parte de
ciertas asociaciones industriales y comerciales. A menudo, una asociacin industrial
mantiene cierta informacin crediticia a disposicin de todos sus miembros.
Verificacin bancaria
Puede que sea posible que el banco de la empresa obtenga informacin crediticia del banco
del solicitante. Sin embargo, el tipo de informacin que se obtiene probablemente es muy
vago a menos que el solicitante ayude a la empresa, en su consecucin. Normalmente se
suministra un estimado del saldo en caja de la empresa.
Otros proveedores
Este consiste en obtener informacin de otros proveedores que vendan al solicitante del
crdito y preguntarles cules son las normas de pago y sus relaciones inter-empresariales.
Anlisis de la informacin de crdito
Los estados financieros de un solicitante de crdito y el mayor de cuentas por pagar se
pueden utilizar para calcular su plazo promedio de cuentas por pagar. Esta cifra se puede
entonces comparar con las condiciones de crdito que la empresa ofrece actualmente. Un
segundo paso puede ser el plazo de las cuentas por pagar del solicitante para obtener una
idea mejor de sus normas de pago.
Para clientes que solicitan crditos grandes o lneas de crdito, debe hacerse un anlisis de
razones detallado acerca de la liquidez, rentabilidad y deuda de la empresa utilizando los
estados financieros de sta. Una comparacin cclica de razones similares en aos
diferentes debe indicar algunas tendencias del desarrollo.
Una empresa puede establecer las razones o programas de evaluacin de crdito a la
medida de sus propios estndares de crdito. No hay procedimientos establecidos, pero la
empresa debe encajar su anlisis a sus necesidades. Esto da una sensacin de confianza que
se estn tomando los tipos de riesgos de crdito deseados.

Una de las principales contribuciones en la decisin final del crdito es el juicio subjetivo
del analista financiero acerca de los mritos que tenga una empresa para el crdito. Para
determinar los mritos crediticios, el analista debe agregar sus conocimientos acerca de la
ndole de la administracin del solicitante, las referencias de otros proveedores y las normas
histricas de pagos de la empresa a cualquier cifra cuantitativa que se haya establecido.
Basado en su propia interpretacin subjetiva de los estndares de crdito de la empresa,
puede entonces tomar una decisin final acerca de si se debe conceder el crdito al
solicitante y probablemente el monto de ste. Muy a menudo estas decisiones nos la toma
una sola persona, sino un comit de revisin de crditos.
Las condiciones de crdito de una empresa especifican los trminos de pago que se
estipulan para todos los clientes a crdito.
Condiciones de crdito
Las condiciones de crdito ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero se debe
tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en ocasiones podran resultar
nocivos para la empresa.
Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crdito de la empresa pueden tener
efectos en su rentabilidad total. Los factores positivos y negativos relacionados con tales
cambios y los procedimientos cuantitativos para evaluarlos se presentan a continuacin.
Nivel ptimo
La empresa debe determinar cul es el nivel ptimo de gastos de cobro desde el punto de
vista costo-beneficio.
Descuentos por pronto pago
Cuando una empresa establece o aumenta un descuento por pronto pago pueden esperarse
cambios y efectos en las utilidades, esto porque el volumen de ventas debe aumentar, ya
que si una empresa est dispuesta a pagar al da el precio por unidad disminuye. Si la
demanda es elstica, las ventas deben aumentar como resultado de la disminucin de este
precio.
Tambin el periodo de cobro promedio debe disminuir, reduciendo as el costo del manejo
de cuentas por cobrar. La disminucin en cobranza proviene del hecho de que algunos
clientes que antes no tomaban los descuentos por pago ahora lo hagan.
La estimacin de las cuentas incobrables debe disminuir, pues como en promedio los
clientes pagan ms pronto, debe disminuir la probabilidad de una cuenta mala, este
argumento se basa en el hecho de que mientras ms se demore un cliente en pagar, es
menos probable que lo haga. Mientras ms tiempo transcurra, hay ms oportunidades de
que un cliente se declare tcnicamente insolvente o en bancarrota.
Tanto la disminucin en el periodo promedio de cobro como la disminucin en la
estimacin de cuentas incobrables deben dar como resultado un aumento en las utilidades.

El aspecto negativo de un aumento de un descuento por pronto pago es una disminucin en

el margen de utilidad por unidad ya que hay ms clientes que toman el descuento y pagan
un precio menor.
La disminucin o eliminacin de un descuento por pronto pago tendra efectos contrarios.
Los efectos cuantitativos de los cambios en descuentos por pronto pago se pueden evaluar
por un mtodo por un mtodo similar al de la evaluacin de cambios de las condiciones de
crdito.
Periodo de descuento por pronto pago
El efecto neto de los cambios en el periodo de descuento por pronto pago es bastante difcil
de analizar debido a los problemas para determinar los resultados exactos de los cambios en
el periodo de descuento que son atribuibles a dos fuerzas que tienen relacin con el periodo
promedio de cobro.
Cuando se aumenta un periodo de descuento por pronto pago hay un efecto positivo sobre
las utilidades porque muchos clientes que en el pasado no tomaron el descuento por pronto
pago ahora lo hacen, reduciendo as el periodo medio de cobros.
Si en el momento de otorgar un crdito el cliente decide pagar su cuenta en un periodo
menor al estipulado, este accedera a un descuento.
Sin embargo hay tambin un efecto negativo sobre las utilidades cuando se aumenta el
periodo del descuento porque muchos de los clientes que ya estaban tomando el descuento
por pronto pago pueden an tomarlo y pagar ms tarde, retardando el periodo medio de
cobros. El efecto neto de estas dos fuerzas en el periodo medio de cobros es difcil de
cuantificar.
Periodo de crdito
Los cambios en el periodo de crdito tambin afectan la rentabilidad de la empresa. Pueden
esperarse efectos en las utilidades por un aumento en el periodo de crdito como un
aumento en las ventas, pero es probable que tanto el periodo de cobros como la estimacin
de cuentas incobrables tambin aumenten, as el efecto neto en las utilidades puede ser
negativo.
Polticas de cobro
Las polticas de cobro de la empresa son los procedimientos que sta sigue para cobrar sus
cuentas por cobrar a su vencimiento. La efectividad de las polticas de cobro de la empresa
se puede evaluar parcialmente examinando el nivel de estimacin de cuentas incobrables.
Este nivel no depende solamente de las polticas de cobro sino tambin de la poltica de
crditos en la cual se basa su aprobacin. Si se supone que el nivel de cuentas malas
atribuible a las polticas de crdito de la empresa es relativamente constante, puede
esperarse un aumento en los gastos de cobro para reducir las cuentas de difcil cobro de la
empresa.

El aumento en los gastos de cobro debe reducir la estimacin de cuentas incobrables y el

periodo medio de cobros, aumentando as las utilidades. Los costos de esta estrategia puede
incluir la prdida de ventas adems de mayores gastos de cobro si el nivel de la gestin de
cobranza es demasiado intenso; en otras palabras, si la empresa apremia demasiado a sus
clientes para que paguen sus cuentas, estos pueden molestarse y llevar sus negocios a otra
parte, reduciendo as las ventas de la empresa.
La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestin de cobros, si los
pagos no se reciben en la fecha de su vencimiento, debe esperar un periodo razonable antes
de iniciar los procedimientos de cobro.
Modalidades de procedimiento de cobro
Normalmente se emplean varias modalidades de procedimientos de cobro. A medida que
una cuenta envejece ms y ms, la gestin de cobro se hace ms personal y ms estricta.
Los procedimientos bsicos de cobro que se utilizan en el orden que normalmente se siguen
en el proceso de cobro.
Cartas: Despus de cierto nmero de das contados a partir de la fecha de vencimiento de
una cuenta por cobrar, normalmente la empresa enva una carta en buenos trminos,
recordndole al cliente su obligacin. Si la cuenta no se cobra dentro de un periodo
determinado despus del envo de la carta, se enva una segunda carta ms perentoria. Las
cartas de cobro son el primer paso en el proceso de cobros de cuentas vencidas.
Llamadas telefnicas: Si las cartas son intiles, el gerente de crditos de la empresa puede
llamar al cliente y exigirle el pago inmediato. Si el cliente tiene una excusa razonable, se
puede hacer arreglos para prorrogar el periodo de pago.
Utilizacin de agencias de cobros: Una empresa puede entregar las cuentas incobrables a
una agencia de cobros o a un abogado para que las haga efectivas. Normalmente los
honorarios para esta clase de gestin de cobro son bastante altos y puede ser posible reciba
un porcentaje mucho menor del que espera recibir.
Procedimiento legal: Este es el paso ms estricto en el proceso de cobro. Es una alternativa
que utiliza la agencia de cobros. El procedimiento legal es no solamente oneroso, sino que
puede obligar al deudor a declararse en bancarrota, reducindose as la posibilidad de
futuros negocios con el cliente y sin que garantice el recibo final de los traslados.
Existe un punto ms all del cual los gastos adicionales de cobro no ofrecen un rendimiento
suficiente; la empresa debe tener en cuenta este punto.
As terminamos este ciclo de la administracin de las cuentas por cobrar, que como ya se
explic en los anteriores artculos es de gran importancia para la empresa y para los
responsables del rea financiera y contable.

4.5 ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS SHEY

Concepto
El inventario es el conjunto de mercancas o artculos que tiene la empresa para comerciar
con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricacin primero antes de venderlos, en
un periodo econmico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.
Es uno de los activos ms grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en
el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a
menudo es el activo corriente mas grande. En el estado de resultado, el inventario final se
resta del costo de mercancas disponibles para la venta y as poder determinar el costo de
las mercancas vendidas durante un periodo determinado.
Tipos de Inventarios
Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, vara ampliamente entre los
distintos grupos de industrias. La composicin de esta parte del activo es una gran variedad
de artculos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo a su utilizacin en los siguientes
tipos:
O Inventarios de materia prima
O Inventarios de produccin en proceso
O Inventarios de productos terminados
O Inventarios de materiales y suministros
Inventarios de materia prima
Comprende los elementos bsicos o principales que entran en la elaboracin del producto.
En toda actividad industrial concurren una variedad de artculos (materia prima) y
materiales, los que sern sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado
o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la produccin se les
considera Materia Prima, ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente
importantes del producto acabado. La materia prima, es aquel o aquellos artculos
sometidos a un proceso de fabricacin que al final se convertir en un producto terminado.
Inventarios de Productos en Proceso:
El inventario de productos en proceso consiste en todos los artculos o elementos que se
utilizan en el actual proceso de produccin. Es decir, son productos parcialmente
terminados que se encuentran en un grado intermedio de produccin y a los cuales se les

aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de produccin en un

momento dado.
Una de las caractersticas del inventario de producto en proceso es que va aumentando el
valor a medida que se es transformado de materia prima en el producto terminado como
consecuencia del proceso de produccin.
Inventarios de Productos Terminados:
Comprende estos, los artculos transferidos por el departamento de produccin al almacn
de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminacin total y que a la
hora de la toma fsica de inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir, los que
todava no han sido vendidos. El nivel de inventarios de productos terminados va a
depender directamente de las ventas, es decir su nivel esta dado por la demanda.
Inventarios de Materiales y Suministros
En el inventario de materiales y suministros se incluye:
Materias primas secundarias, sus especificaciones varan segn el tipo de industria, un
ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de agua.
Artculos de consumo destinados para ser usados en la operacin de la industria, dentro de
estos artculos de consumo los ms importantes son los destinados a las operaciones, y
estn formados por los combustibles y lubricantes, estos en las industria tiene gran
relevancia.
Los artculos y materiales de reparacin y mantenimiento de las maquinarias y aparatos
operativos, los artculos de reparacin por su gran volumen necesitan ser controladores
adecuadamente, la existencia de estos varan en relacin a sus necesidades.
Inventario de Seguridad
Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupcin en el aprovisionamiento
caudado por demoras en la entrega o por el aumento imprevisto de la demanda durante un
periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo est ligada al nivel de servicio, la
fluctuacin de la demanda y la variacin de las demoras de la entrega.

ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS

La administracin de un inventario es un punto determinante en el manejo estratgico de toda

organizacin, tanto de prestacin de servicios como de produccin de bienes.

Las tareas correspondientes a la administracin de un inventario se relacionan con la determinacin

de los mtodos de registro, la determinacin de los puntos de rotacin, las formas de clasificacin
y el modelo de reinventario determinado por los mtodos de control (el cual determina las
cantidades a ordenar o producir, segn sea el caso).

Los objetivos fundamentales de la gestin de inventarios son:

Reducir al mnimo "posible" los niveles de existencias y
Asegurar la disponibilidad de existencias (producto terminado, producto en curso, materia prima,
insumo, etc.) en el momento justo.

COSTOS ASOCIADOS A LOS INVENTARIOS

La base comn de todo inventario es la representacin de un costo asociado al mismo, los costos
asociados al proceso de sostener un inventario se diferencian segn la naturaleza de la organizacin
y consisten en:
COSTO DE ORDENAR
- Para la actividad comercial: Consiste en el proceso de emitir una orden de pedido (llamadas
telefnicas, preparacin de formatos, gastos administrativos de papeleo, adems de los gastos
intrnsecos a un proceso de pedir determinada cantidad de unidades como lo son los asociados a los
procesos de recepcin).

- Para la actividad productiva (fabricacin o ensamble): Consiste en los costos asociados a los
procesos de alistamiento de corridas de produccin, adems del proceso logstico de transmisin de
rdenes "concepto de cliente interno".
COSTO DE TENENCIA O SOSTENIMIENTO DEL INVENTARIO
Los costos asociados al mantenimiento de un inventario (administrado por la organizacin) se ven
preponderantemente determinados por la permanencia de la media de las unidades logsticas en un
lugar determinado para ello en funcin del tiempo, dado que cada unidad representa un costo de
manipulacin en los procesos de recepcin, almacenamiento, inspeccin y despacho.

Otro factor que incide en el costo de mantenimiento es el conocido costo de oportunidad, el cual se
relaciona con la inversin realizada en la operacin de los inventarios y que axiomticamente
ocasiona que la organizacin prescinda de su disponibilidad para inversiones en procesos que
estimulen la generacin de valor agregado.

Vale la pena recordar que sobre los costos de tenencia (mantenimiento) recaen aquellos
considerados en distintas fuentes como "costos de servicios de stock" como lo son: los seguros, los
impuestos y los sobre stocks.

Un factor no menos importante en el costo consolidado de mantenimiento es el riesgo, este factor

agrupa los costos de obsolescencia, los costos de averas y los costos de traslado.

Para el inventario administrado por un tercero es importante la determinacin de la naturaleza de los

costos (fijos y variables) ya que estos en mayor medida jugarn un rol fundamental en la
determinacin de las unidades ptimas de pedido.
COSTO DE QUIEBRE DE STOCK (COSTO DE INEXISTENCIAS)
El costo de quiebre de stock funciona como un "Shadow Price" en relacin a cada unidad en
inventario que posibilita el proceso de partida doble en la bsqueda de un equilibrio entre costos de
operacin de inventario. Dentro de este grupo de costos se incluyen todos los consecuentes de un
proceso de prdida de ventas e incumplimiento de contratos, que redundan en tres bsicos grupos:

- Prdida de ingresos por ventas

- Gastos generados por incumplimiento de contratos
- Repedido y sustitucin

Sin embargo identificar de manera cuantitativa el costo total por quiebre de stock es una tarea
compleja, dado que una necesidad insatisfecha puede generar la prdida de un cliente y la prdida
de credibilidad de la organizacin, factores difcilmente cuantificables y que solo a travs de un
sistema de gestin de calidad podra lograr ptimas aproximaciones aunque igualmente subjetivas
de las consecuencias del quiebre de stock.

A PESAR DE LOS COSTOS ASOCIADOS, POR QU TENER INVENTARIOS? SON LOS

INVENTARIOS UN MAL NECESARIO?

La realidad de las organizaciones ensea que carecen de supuestos totalmente determinsticos en

materia de la estimacin de la demanda de sus bienes y servicios, para lo cual se buscan alternativas
que logren establecer un equilibrio entre la disponibilidad de los mismos (que pondera el nivel de
servicio ofrecido por la organizacin) y los costos que generen estas medidas contingentes. Los
inventarios aunque carecen de generacin de valor agregado para las organizaciones permiten de
una u otra manera proporcionar una disponibilidad de los bienes y servicios prestados por ellas

adems de asegurar la continuidad de los procesos que realiza la misma. Entre otros los principales
objetivos de un inventario son:
Mitigacin de las fluctuaciones de la demanda ofreciendo un aseguramiento contra las
incertidumbres del mercado.
Facilita un rol proactivo ante los cambios previstos en la oferta y la demanda.
Permite un flujo continuo de los procesos de manufactura y ensamble, otorgndole flexibilidad a los
procesos de programacin.
Mejora los procesos de compraventa de suministros y materiales, teniendo la posibilidad de
aprovechar descuentos por volumen.
Por esto y ms se puede concluir que evidentemente el proceso mediante el cual se busca que la
organizacin mantenga determinado nivel de inventario es un "mal necesario" y que la bsqueda
por la minimizacin de los costos asociados a este generan la necesidad de aplicacin de mltiples
herramientas las cuales deben en su totalidad ser dominadas por el ingeniero industrial, dndole la
oportunidad de ejercer.

Como encargado de la administracin de los inventarios de una organizacin se deber establecer

los siguientes lineamientos (tomar decisin respecto a):
Cuantas unidades debern ser ordenadas o producidas
En qu momento deber de ordenarse o producirse
Que artculos del inventario merecen una atencin especial, para lo cual se debe definir el grado de
rigurosidad del control sobre el producto.

TIPOS DE INVENTARIOS

Clasificacin segn su nivel de terminacin

Los inventarios se pueden catalogar segn su grado de terminacin en:
Inventarios de Materias Primas
Inventarios de Insumos y Materiales (Materias primas de segundo orden)
Inventarios de Productos en proceso
Inventarios de Productos terminados
Inventarios de Productos en Embalaje
Clasificacin segn su localizacin respecto a las instalaciones de la empresa
Inventario en trnsito: Aquellas unidades pertenecientes a la empresa, y que no se encuentran en sus
instalaciones fsicas destinadas como su ubicacin puntual, por ejemplo: Mercanca en ruta, en
control de recepcin (y su ubicacin puntual es otra), en transporte interno, en paqueteo, etc.

Inventario en planta: Son todas las unidades bajo custodia de la empresa y que se encuentran en sus
instalaciones fsicas puntuales, por ejemplo: Almacn de materias primas, almacn intermedio,
almacn de embalaje, almacn de herramientas, almacn de mantenimiento, etc.
Clasificacin segn su funcin
Segn la funcionalidad, los inventarios pueden clasificarse en:
Inventario Operativo: Es el conjunto de unidades que surgen del reaprovisionamiento de las
unidades que son vendidas o utilizadas en la produccin.

Inventario de Seguridad: Es aquel inventario del cual se dispone para responder a las posibles
fluctuaciones de la demanda y/o a los retrasos que pueden presentarse en los procesos de
reabastecimiento por parte de los proveedores.

PASOS PARA REALIZAR UN INVENTARIO1

1. Identificar los bienes a inventariar: El primer paso es tener claro que bienes son los que
corresponde inventariar y que bienes no.

2. Determinar los lugares a inventariar: Una vez aclarado cules son los bienes que corresponde
incluir en el inventario, habr que tener presente todos los lugares en los que estn para no
omitirlos. Otra recomendacin de ndoles metodolgica, teniendo en cuenta la cantidad de lugares
por los que deberemos pasar al hacer inventario: nos conviene con anticipacin recorrer esos
lugares y ordenarlos, si es que no lo estn, a fin de poder identificar sin problemas los bienes y
evitar reiteraciones u omisiones.

3. Armar un equipo de trabajo: Consideramos de suma importancia este tema porque adems de
hacer la tarea de manera ms eficiente, es una muestra de solidaridad y corresponsabilidad por parte
de las personas que hacen parte del almacn.

4. Recorrido, recuento y registro: Una vez cumplidos los pasos anteriores estamos en condiciones
de comenzar el inventario propiamente dicho. Para ello se fijar un da y hora en que se llevar a
cabo (es importante cuidar el detalle de que sea en el mismo momento en toda la comunidad). Es
importante que se familiaricen con las planillas a utilizar, dado que estas deben convertirse en una
ayuda que facilite el trabajo, no en un obstculo. Un detalle a tener en cuenta es el riesgo de no
inventariar algn objeto, o de contarlo ms de una vez. Para que esto no suceda, lo ideal es dejar
algn tipo de marca que indique con claridad que ese tem ya fue contado.
Cada equipo de trabajo definir cual es la mejor manera de hacerlo, la que ms se adecue al tipo de
bien de que se trate, tal vez colocar una etiqueta o una cinta o tarjeta remisible podran ser algunos
caminos a seguir.

1.- INVENTARIOS: Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el
curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o
servicios para su posterior comercializacin.
2.- VENTAJAS Y DESVENTAJAS:
- Manejo fluido y eficiente de las operaciones.
- Economas de produccin con tamao de lotes adecuados.
- Estabilizacin de las cargas de trabajo.
3.- CARACTERISTICAS O PARAMETROS:

4.- DEMANDA: Si la finalidad de la administracin de inventario fuera solo minimizar las

ventas satisfaciendo instantneamente la demanda, la empresa almacenara
cantidades excesivamente grandes del producto y as no incluira en los costos
asociados con una alta satisfaccin ni la perdida de un cliente etc. Sin embargo resulta
extremadamente costoso tener inventarios estticos paralizando un capital que se
podra emplear con provech.
5.- CARACTERISTICAS:
Caractersticas
Una de las caractersticas principales de los inventarios son las etapas en el proceso de
produccin, entre estas estn como primer paso la materia prima, segundo, los
productos en proceso, luego productos terminados y por ltimo suministros y
repuestos.
En caso de materia prima, esta es importada o nacional, si es local existen problemas
de abastecimiento, si es importada el tiempo de aprovisionamiento. La obsolencia de
los inventarios, tanto por nueva tecnologa como por desgaste tiempo de rotacin,
tienen seguro contra incontinencias, deber realizarse la inspeccin visual de dicha
mercadera. Se debe saber la forma de contabilizacin de los inventarios.
Otra de las caractersticas es la poltica de administracin; con quienes se abastecen,
que tan seguro es, preocupacin por tener bajos precios y mejor calidad; cuantos
meses de ventas mantienen en materia prima, productos en procesos y productos
terminados; cual es la rotacin de los inventarios fijada o determinada.
Existen varios parmetros de los inventarios:
El costo fijo, que implica el costo asociado a la colocacin de un pedido o con la
preparacin inicial de una instalacin de produccin, los precios de compra o costo de
produccin, el precio de venta y el costo de mantenimiento del inventario
Demanda:
La demanda se puede definir como una de las dos fuerzas que est presente en el
mercado (demanda y oferta) y representa la cantidad de productos o servicios que el
pblico objetivo quiere y puede adquirir para satisfacer sus necesidades o deseos.
Demoras en la entrega:
Cuando se realiza un pedido, este puede entregarse al momento o puede transcurrir
cierto tiempo antes de que la entrega se efecte. El tiempo entre la colocacin de un
pedido y su surtido se conoce como demora en la entrega. Esta demora puede ser
determinista o probabilstica.
Reabasto del almacn:
El abastecimiento de un almacn puede ser instantneo o uniforme. El primero ocurre
cuando el almacn compra de fuentes externas y el segundo puede ocurrir cuando el

producto se fabrica localmente dentro de la organizacin.

Horizonte de Tiempo:
Se entiende como horizonte de tiempo el perodo sobre el cual el nivel de inventarios
estar controlado. Este factor puede ser finito o infinito, dependiendo de la naturaleza
o la demanda.
Abastecimiento mltiple:
Un sistema de inventario puede tener varios puntos de almacenamiento. Estos puntos
de almacenamiento se organizan de tal manera que un punto acta como una fuente
de abastecimiento para otros puntos. Este tipo de operacin puede repetirse de un
modo en que un punto de demanda pueda llegar a ser un nuevo punto de
abastecimiento. Esto se denomina sistema de abastecimiento mltiple.
Nmero de artculos:
Un sistema de inventarios puede comprender ms de un mercanca. Este caso es de
inters, principalmente si existe una clase de interaccin entre los diferentes artculos.
Por ejemplo, estos pueden competir en espacio o capital total limitados.
Ciclo para ordenar:
Un ciclo de rdenes puede identificarse por el perodo entre dos rdenes sucesivas. Lo
ltimo puede iniciarse en una de dos formas.

4.6 ADMINISTRACION DE CUENTAS POR PAGAR JUDIT

Las cuentas por pagar es una divisin de la mayora de las organizaciones que se
encarga del pago de las facturas. Dependiendo del tamao de la empresa, las
organizaciones pueden tener un trabajador en las cuentas por pagar o cientos.
Varios procesos comunes son utilizados por los departamentos de cuentas por pagar,
incluyendo la realizacin de pagos, elregistro de transacciones, la impresin de
informes y la obtencin de crditos con nuevos proveedores.

Administracin de cuentas por pagar

Cuentas por pagar es un instrumento prctico para labores constantes, es un
manejo sencillo que le brinda mayor productividad a su empresa por la
confiabilidad de su informacin, reduccin de errores y un auxiliar infalible adems
de oportuno en la realizacin de pagos o control de saldos de sus proveedores por
conceptos de compra u otros diversos.

Posee adems todas las actividades para cubrir sus expectativas en la planeacin,
realizacin y control de pagos. Adems sus efectivos reportes le garantizan pleno
conocimiento de sus movimientos bancarios.
En Cuentas por pagar puede realizar los movimientos a proveedores, programar
los pagos, imprimir sus cheques, consultar pagos, efectuar movimientos a sus
chequeras, as como auxiliarlo en su conciliacin bancaria, entre otras actividades.
Cuentas por pagar lleva a cabo sofisticados procesos y reportes diversos que le
facilita el anlisis de proveedores y sus pagos, como son los siguientes:
Control de saldos en pesos y dlares por proveedor
Estados de cuenta
Reporte de vencimientos
Control de saldos de proveedores
Catlogos de bancos y chequeras
Anticipos o pagos efectuados
General de cuentas por pagar
Diario de bancos
Conciliacin bancaria
Cuentas por pagar le ofrece adems dispositivos de seguridad de entrada, por
mdulo y usuario para que tenga la absoluta confianza y privacidad en la
informacin de pagos, as como del manejo del sistema.
4.6.1 Condiciones de crdito
Las condiciones de crdito ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero
se debe tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en
ocasiones podran resultar nocivos para la empresa.
Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crdito de la empresa
puede tener efectos en su rentabilidad total. Los factores positivos y negativos
relacionados con tales cambios y los procedimientos cuantitativos para evaluarlos
se presentan a continuacin.
Descuentos por pronto pago

Cuando una empresa establece o aumenta un descuento por pronto pago pueden
esperarse cambios y efectos en las utilidades, esto porque el volumen de ventas
debe aumentar, ya que si una empresa est dispuesta a pagar al da el precio por
unidad disminuye. Si la demanda es elstica, las ventas deben aumentar como
resultado de la disminucin de este precio.
Tambin el periodo de cobro promedio debe disminuir, reduciendo as el costo del
manejo de cuentas por cobrar. La disminucin en cobranza proviene del hecho de
que algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pago ahora lo
hagan.
La estimacin de las cuentas incobrables debe disminuir, pues como en promedio
los clientes pagan ms pronto, debe disminuir la probabilidad de una cuenta mala,
este argumento se basa en el hecho de que mientras ms se demore un cliente en
pagar, es menos probable que lo haga. Mientras ms tiempo transcurra, hay ms
oportunidades de que un cliente se declare tcnicamente insolvente o en
bancarrota.
Tanto la disminucin en el periodo promedio de cobro como la disminucin en la
estimacin de cuentas incobrables deben dar como resultado un aumento en las
utilidades. El aspecto negativo de un aumento de un descuento por pronto pago es
una disminucin en el margen de utilidad por unidad ya que hay ms clientes que
toman el descuento y pagan un precio menor. La disminucin o eliminacin de un
descuento por pronto pago tendra efectos contrarios. Los efectos cuantitativos de
los cambios en descuentos por pronto pago se pueden evaluar por un mtodo por
un mtodo similar al de la evaluacin de cambios de las condiciones de crdito.
Periodo de descuento por pronto pago
El efecto neto de los cambios en el periodo de descuento por pronto pago es
bastante difcil de analizar debido a los problemas para determinar los resultados
exactos de los cambios en el periodo de descuento que son atribuibles a dos
fuerzas que tienen relacin con el periodo promedio de cobro. Cuando se aumenta
un periodo de descuento por pronto pago hay un efecto positivo sobre las
utilidades porque muchos clientes que en el pasado no tomaron el descuento por
pronto pago ahora lo hacen, reduciendo as el periodo medio de cobros.
Sin embargo hay tambin un efecto negativo sobre las utilidades cuando se
aumenta el periodo del descuento porque muchos de los clientes que ya estaban
tomando el descuento por pronto pago pueden an tomarlo y pagar ms tarde,
retardando el periodo medio de cobros. El efecto neto de estas dos fuerzas en el
periodo medio de cobros es difcil de cuantificar.
4.6.2 Periodos de crdito
Los cambios en el periodo de crdito tambin afectan la rentabilidad de la
empresa. Pueden esperarse efectos en las utilidades por un aumento en el

periodo de crdito como un aumento en las ventas, pero es probable que tanto el
periodo de cobros como la estimacin de cuentas incobrables tambin aumenten,
as el efecto neto en las utilidades puede ser negativo.
El periodo que se concede para liquidar el importe de los bienes o servicios
vendidos o prestados a crdito.
Crdito: entrega de un valor actual bajo la promesa de una confianza de recuperar
este valor a futuro con un inters adicional. El valor actual pueden ser bienes
materiales, dinero o servicios.
Las tasas de inters suelen ser fijas, pero los pagos mensuales son flexibles,
mientras canceles el mnimo requerido por el contrato, que generalmente
corresponde a la porcin de intereses.
En la actualidad el crdito es de importancia vital para la economa de los pases y
de todas las empresas, ya que su utilizacin, adems produce, entre otros
beneficios, los siguientes:
Aumento de los volmenes de venta.
Incremento de la produccin de bienes y servicios, y, como consecuencia, una
disminucin de los costos unitarios.
Elevacin del consumo, al permitir que determinados sectores socioeconmicos
adquieran bienes y servicios que no estaran a su alcance si tuvieran que pagarlos
de contado
Creacin de ms fuentes de trabajo, mediante nuevas empresas y ampliacin de
las ya existentes.
Los gerentes de mercadotecnia deben ponderar cuidadosamente la importancia
del crdito con relacin a las necesidades del mercado meta. Por ejemplo, el
objeto del crdito que se otorga a los compradores intermediarios puede ser
totalmente distinto al que se concede a los consumidores finales.
El periodo de crdito neto se refiere al tiempo al que se ha extendido el crdito. Al
establecer el periodo de crdito neto el objeto, es hacer que el tiempo iguale, en lo
posible, al tiempo que necesita el comprador para obtener un ingreso de la venta
del producto aludido.
Las ventas de crdito a plazos se usan normalmente para bienes de consumo
duradero o de un costo relativamente alto como autos, muebles y artculos para el
hogar. Por lo regular estos bienes tienen tambin un valor de reposicin,
generalmente se requiere un pago inicial, el consumidor promete realizar pagos
mensuales durante un periodo determinado.

El crdito en efectivo al consumidor difiere en que el consumidor obtiene fondos

en vez de mercancas a cambio de una promesa de pago. Las fuentes principales
de crdito en efectivo al consumidor son las compaas de financiamiento
personal, los bancos y las uniones de crdito.
Las mensualidades no son fijas; As, si un mes no ests en capacidad de pagar el
monto mximo, puedes slo cancelar los intereses acumulados y agregar ms
capital el prximo mes.
Tu lmite est determinado por el monto mximo del crdito, no por limitacin de
tiempo. No ests obligado a cancelar el crdito en un perodo determinado por
anticipacin, como un ao o X nmero de meses.
Las lneas de crdito tambin pueden estar avaladas por la equidad o capital
pagado en tu auto, en un bote o algn bien sustancialmente valioso.
Las lneas de crdito tambin pueden estar avaladas por instrumentos de
inversin como cuentas de ahorro, CD, cuentas de seguro-ahorro (whole life
insurance), o activos de fcil liquidacin.
4.6.3 Descuento por pronto pago
El descuento es una disminucin que se hace a una cantidad por pagarse antes
de su vencimiento, es decir el pago anticipado de un valor que se vence en el
futuro, el descuento vara atendiendo a las caractersticas del contrato.
Descuentos por pronto pago Cuando una empresa establece o aumenta un
descuento por pronto pago pueden esperarse cambios y efectos en las utilidades,
esto porque el volumen de ventas debe aumentar, ya que si una empresa est
dispuesta a pagar al da el precio por unidad disminuye.
Si la demanda es elstica, las ventas deben
aumentar como resultado de la disminucin de
este precio. Tambin el periodo de cobro
promedio debe disminuir, reduciendo as el
costo del manejo de cuentas por cobrar. La
disminucin en cobranza proviene del hecho de
que algunos clientes que antes no tomaban los
descuentos por pago ahora lo hagan.
La estimacin de las cuentas incobrables debe
disminuir, pues como en promedio los clientes
pagan ms pronto, debe disminuir la probabilidad de una cuenta mala, este
argumento se basa en el hecho de que mientras ms se demore un cliente en
pagar, es menos probable que lo haga.

Mientras ms tiempo transcurra, hay ms oportunidades de que un cliente se

declare tcnicamente insolvente o en bancarrota.
Tanto la disminucin en el periodo promedio de cobro como la disminucin en la
estimacin de cuentas incobrables debe dar como resultado un aumento en las
utilidades.
El aspecto negativo de un aumento de un descuento por pronto pago es una
disminucin en el margen de utilidad por unidad ya que hay ms clientes que
toman el descuento y pagan un precio menor.
La disminucin o eliminacin de un descuento por pronto pago tendra efectos
contrarios.
Los efectos cuantitativos de los cambios en descuentos por pronto pago se
pueden evaluar por un mtodo por un mtodo similar al de la evaluacin de
cambios de las condiciones de crdito.
Periodo de descuento por pronto pago El efecto neto de los cambios en el periodo
de descuento por pronto pago es bastante difcil de analizar debido a los
problemas para determinar los resultados exactos de los cambios en el periodo de
descuento que son atribuibles a dos fuerzas que tienen relacin con el periodo
promedio de cobro.
Cuando se aumenta un periodo de descuento por pronto pago hay un efecto
positivo sobre las utilidades porque muchos clientes que en el pasado no tomaron
el descuento por pronto pago ahora lo hacen, reduciendo as el periodo medio de
cobros.
Si en el momento de otorgar un crdito el cliente decide pagar su cuenta en un
periodo menor al estipulado, este accedera a un descuento.
Sin embargo hay tambin un efecto negativo sobre las utilidades cuando se
aumenta el periodo del descuento por que muchos de los clientes que ya estaban
tomando el descuento por pronto pago pueden an tomarlo y pagar ms tarde,
retardando el periodo medio de cobros.
El efecto neto de estas dos fuerzas en el periodo medio de cobros es difcil de
cuantificar.
Periodo de crdito Los cambios en el periodo de crdito tambin afectan la
rentabilidad de la empresa.
Pueden esperarse efectos en las utilidades por un aumento en el periodo de
crdito como un aumento en las ventas, pero es probable que tanto el periodo de

cobros como la estimacin de cuentas incobrables tambin aumenten, as el

efecto neto en las utilidades puede ser negativo.