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EasyFlow GP 流程管理系統
使用者操作手冊
EasyFlow GP 工作流程管理系統 使用者操作手冊

目錄

手冊使用須知........................................................................................................vi
操作須知................................................................................................................vii
PART 1.系統簡介...................................................................................................1
CHAPTER 1.開始使用 EASYFLOW GP 流程管理系統..................................................................2
系統簡介.........................................................................................................................................3
登入 EastFlow GP 系統..................................................................................................................6
EastFlow GP 系統的頁面配置.......................................................................................................8

PART 2.流程的使用.............................................................................................11
CHAPTER 2.發起流程................................................................................................................12
如何發起流程...............................................................................................................................13
CHAPTER 3.追蹤流程................................................................................................................17
如何追蹤流程...............................................................................................................................18
CHAPTER 4.撤銷流程................................................................................................................21
如何撤銷流程...............................................................................................................................22
CHAPTER 5.瀏覽系統通知........................................................................................................25
如何瀏覽系統通知.......................................................................................................................26

PART 3.流程工作的處理....................................................................................28
CHAPTER 6.處理流程工作........................................................................................................29
如何處理流程工作.......................................................................................................................30
CHAPTER 7.取回工作重辦........................................................................................................45
如何取回流程工作重新辦理.......................................................................................................46

PART 4.企業組織資料管理................................................................................48
CHAPTER 8.管理企業組織資料................................................................................................49
新增組織.......................................................................................................................................50
修改組織.......................................................................................................................................51
刪除組織.......................................................................................................................................51
展開與列印組織樹.......................................................................................................................52
管理工作時間表...........................................................................................................................53
CHAPTER 9.管理職務的核決層級............................................................................................57
職務核決層級維護作業...............................................................................................................58
CHAPTER 10.管理職務與職稱..................................................................................................60
職務維護作業...............................................................................................................................61
職稱維護作業...............................................................................................................................63
CHAPTER 11.管理部門/專案的核決層級.................................................................................65
部門/專案核決層級維護作業......................................................................................................66
CHAPTER 12.管理部門與專案..................................................................................................68
新增部門/專案..............................................................................................................................69
修改部門/專案..............................................................................................................................73
刪除部門/專案..............................................................................................................................73
CHAPTER 13.管理人員..............................................................................................................74

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快速新增人員...............................................................................................................................75
修改/編輯人員資料......................................................................................................................76
基本資料設定...............................................................................................................................78
代理人機制設定...........................................................................................................................78
隸屬組織單位設定.......................................................................................................................80
關係人設定...................................................................................................................................81
CHAPTER 14.管理群組資料......................................................................................................84
新增群組.......................................................................................................................................85
修改群組.......................................................................................................................................86
刪除群組.......................................................................................................................................86

PART 5.規劃及管理表單....................................................................................87
CHAPTER 15.管理表單..............................................................................................................88
新增表單.......................................................................................................................................89
設計表單.......................................................................................................................................91
刪除表單.....................................................................................................................................104
CHAPTER 16.管理表單的分類................................................................................................105
刪除表單分類.............................................................................................................................108
搬移表單.....................................................................................................................................109
CHAPTER 17.發行與作廢表單................................................................................................110
發行新表單..................................................................................................................................111
檢視表單版本歷程.....................................................................................................................112
重新發行表單.............................................................................................................................113
作廢表單.....................................................................................................................................114

PART 6.規劃及管理流程模型..........................................................................115
CHAPTER 18.管理流程模型....................................................................................................116
新增流程模型.............................................................................................................................117
開 流程模型...............................................................................................................................120
簽出流程模型.............................................................................................................................121
儲存流程模型.............................................................................................................................122
刪除流程模型.............................................................................................................................124
移動流程模型.............................................................................................................................126
CHAPTER 19.管理流程模型的分類........................................................................................128
新增流程模型分類.....................................................................................................................129
刪除流程模型分類.....................................................................................................................130
CHAPTER 20.發行與作廢流程模型........................................................................................131
檢視流程模型版本歷程.............................................................................................................132
發行流程模型.............................................................................................................................133
作廢流程模型.............................................................................................................................136
CHAPTER 21.規劃設計流程模型............................................................................................137
流程模型屬性設定.....................................................................................................................138
流程模型屬性說明.....................................................................................................................140
建立流程定義(Process Definition) ............................................................................................146
流程定義屬性說明.....................................................................................................................148
參數(Formal Parameter)屬性設定..............................................................................................155
變數(Variable)屬性設定.............................................................................................................158
設計活動定義.............................................................................................................................162
建立參與者活動 (Participant Activity) .....................................................................................165
建立核決權限活動 (Decision Rules Activity) ..........................................................................184

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建立區塊活動(Block Activity) ..................................................................................................194


建立活動變遷(Transition)..........................................................................................................200

PART 7.管理個人化資訊..................................................................................203
CHAPTER 22.管理常用片語....................................................................................................204
新增片語.....................................................................................................................................206
刪除片語.....................................................................................................................................208
CHAPTER 23.設定個人資訊....................................................................................................209
設定個人資訊.............................................................................................................................210
變更密碼.....................................................................................................................................211
變更預設代理人.........................................................................................................................212

PART 8.系統管理...............................................................................................217
CHAPTER 24.系統管理員........................................................................................................218
開 系統管理員...........................................................................................................................219
設定設計師的權限.....................................................................................................................219
管理線上使用者.........................................................................................................................222
系統參數設定.............................................................................................................................224
存取權限控制.............................................................................................................................226
CHAPTER 25.管理流程............................................................................................................229
如何管理流程.............................................................................................................................230
CHAPTER 26.查詢表單資料....................................................................................................234
如何查詢表單資料.....................................................................................................................235
CHAPTER 27.統計流程資訊....................................................................................................240
如何統計流程資訊.....................................................................................................................241
CHAPTER 28.轉派離職員工的工作........................................................................................245
如何轉派離職員工的工作.........................................................................................................246
CHAPTER 29.啟動流程測試模式..............................................................................................249
如何 動流程測試模式...............................................................................................................250
CHAPTER 30.建立作業程序書................................................................................................253
如何建立作業程序書.................................................................................................................254

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手冊使用須知
感謝貴單位採用鼎新電腦 Easy Flow GP 流程管理系統。本手冊採行使用者
導向的設計,期望能幫助貴單位的系統使用者與系統管理者快速的熟悉本
系統的操作方式,以利於縮短系統上線所需花費的時間。

訓練操作導向

在每一章節的開始會說明章節內容與學習目標,協助使用者確認學習目標。

問題解決導向

手冊內容的編排以解決使用者問題為目的,因此您可以直接查看目錄來尋找
問題的解決方法,如:「如何發起流程?」。

步驟循序說明

在手冊中每個單元的操作步驟將會以「步驟 STEPS」來分割,您可以很輕
鬆地依照步驟來操作。

步驟選擇性操作

在操作步驟中,可略過的步驟將會標為 Optional,其意在提醒您該步驟可以
略過,或是有需要時再深入研究。

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操作須知

EasyFlow GP 流程管理系統的網址

請向您的資訊人員詢問 EasyFlow GP 流程管理系統的網址:

http://aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa
在瀏覽器(如: Internet Explorer)的網址列填入以上的網址,即可進入
EasyFlow GP 流程管理系統。

注意
administrator 帳號為系統之最高權限管理人
登入系統的密碼請另行記憶,勿紀錄於此以防外洩。

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Part 1
系統簡介

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Chapter 1. 開始使用 EasyFlow GP 流程管理系統


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Chapter 1.
開始使用 EasyFlow GP 流程管理系統

 本章簡介
本章概述 EastFlow GP 的系統功能、介紹系統的登入方法與頁面配置。

 學習目標
看完本章節,您應該瞭解:

 EastFlow GP 系統功能概述

 登入 EastFlow GP 系統的方法

 EastFlow GP 系統的頁面配置

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系統簡介
EasyFlow GP 流程管理系統採用物件導向開發方法,並以 Java 程式語言開發而
成,是一個支援跨平臺,並有高度擴充性的流程管理系統。

所謂的流程是指企業或組織中一連串活動的集合,而透過一個流程的運作可以
為企業或組織、顧客等利害關係人帶來價值(如客戶服務流程)。在 EasyFlow
GP 系統中,以「流程」為運作的基本單位,而流程會由流程定義來設定與描
述這個流程的資訊;流程是由許多的「活動」所組成,在每一個活動中可以包
含多個「工作步驟」,其間的關係如下圖所示:

流程分類 流程模型 流程定義 活動定義 工作事項定義

活動集合

設計者觀點

活動A

流程
活動B
工作事項

活動C
使用者觀點

圖 1-1. EasyFlow GP 的設計者觀點與使用者觀點

設計者觀點

如果您是流程的「設計者」,則您的任務在於設計流程定義,以便讓使用者利
用這些流程定義來執行組織的流程。流程定義的設計由「 流 程 模 型 (Porcess
Package)」開始,您可以建立「流程分類 (Process Categories)」,並依照性質、
目標使用者或權限等因素將流程模型分類(比如差勤流程、請採驗付流程與公
文傳遞流程等等),這樣的設計主要是方便您分辨不同流程模型之間的差異。

單一個流程模型可以包含一至多個「流程 定義 (Process Definition)」,其中至


少會有一個主要流程定義,目的是讓系統可以找到開始執行的出發點,再依照
不同的狀況啟動不同的流程。在同一個流程模型中的流程定義通常在商業邏輯

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上高度相關、在執行上有順序性、或是使用某些相同的資料(比如採購流程中
從採購到收貨,皆可能會使用到請購者的相關資訊)。

在流程定義中,會包含一至多個「活動定義(Activity Definition)」,活動定義
的目的在於設定使用者如何參與流程的運作。活動定義將流程定義區分為個別
的活動,而每個活動的處理者皆是一位使用者;因此系統可以依照活動定義設
定的規則,將一個流程依序傳遞給不同的使用者來執行工作。

當使用者參與流程運作時,是以活動為基本單位,然而在一個活動中,使用者
要執行的工作很可能不只一項(如請病假除了填寫表單外,可能須附上醫師證
明的電子檔;採購單核准後,可能會需要列印紙本或傳真);為了增加系統的
彈性,需要讓多個工作能夠在單一個活動中執行。因此在設計時,是以「 工作
步 驟 定 義 」來組成活動,而您可以給予各個「工作步驟定義」不同的應用功
能來滿足使用者的需求,在 EasyFlow GP 系統中提供相當多樣的功能來增加您
設計流程時的彈性,如瀏覽網頁、列印文件或表單等等(如圖 1-2)。

工作步驟

……
表單 網頁 列印 附件 Web Service 其他應用程式

圖 1-2. 工作步驟的應用功能

藉由符合 XPDL(XML Process Definition Language)規範的系統設計,流程設計


者能夠動態地設計多樣化的流程定義,不需要系統開發者的介入,如此不僅可
以減少開發成本,更能因應使用者的需求即時更改流程,以提高使用者的滿意
度。

使用者觀點

若您是系統的「使用者」,電子化的流程運作可以幫您節省人工作業的麻煩。
在 EasyFlow GP 系統中,參與「流程(Process)」運作是您與系統互動的開始。
您可以發起流程(如請假)或是參與流程中的活動(如核准請購單)。

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無論流程是否由您發起,只要您參與某個流程,則您必定是該流程中某個「活
動(Activity)」的處理者,當您準備好活動所需的資料(如填寫表單)或是決定
活動後續的進行方式(如核准或退回重辦)之後,您便完成了該活動中的某個
「工 作 步 驟 」,當您完成該活動中所有的工作步驟以後,您與這個流程的互
動便告一段落(當然您還是可以查詢所有您參與過的流程,並取得相關資訊)。

電子化流程管理系統可以幫您處理掉瑣碎的雜務,如提醒您處理工作的時限、
幫您追蹤流程的最新狀況、自動限制或更正您輸入的資料等等,讓您可以專心
的把心思花在工作上,以提昇您的工作效率。

系統效益

透過 EasyFlow GP 流程管理系統,原本人工送單的企業流程可以快速的電子化,
以節省人力與時間成本。譬如,原本需人工送單的請假流程,您可以利用系統
設計出所需的請假表單,並規劃適當的請假流程;而所有想請假的人員便能透
過系統來填寫請假單並發起請假流程,不用擔心該呈送給哪位主管簽核;各級
主管也能透過系統來審核請假單,決定是否准假而不用擔心人員的請假天數是
否已超過規定。電子化流程除了節省紙張的浪費,更可以減少用於遞送紙本的
人力成本,縮短處理流程的時間,同時降低人為疏失造成的損失。

從決策者的角度來看,電子化的流程管理可以自動記錄流程運作的相關資訊,
如「流程從頭至尾所花費的時間」、「流程內各個活動的處理時間」與「活動
的分派狀況」等資料;藉由分析這些資料,您可以得知流程運作是否發生問題 、
流程處理的瓶頸所在,以及人力是否能負荷目前的流程設計等資訊,以作為流
程最佳化時的參考依據,讓組織的流程更符合您的需求。

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登入 EastFlow GP 系統
此小節將說明如何登入系統,包括連接系統與登入系統。

STEP 1. 連接系統

本系統的操作介面以網頁方式呈現,您只要將開 啟 網頁瀏覽器(如 :
Internet Explorer),並在網址列輸入系統的網址,便可連接到流程管理系統
(如圖 1-3)。

於此處輸入
系統的網址 圖 1-3. 使用網頁瀏覽器連接到流程管理系統

注意

連結時請注意您的流覽器是否有設定攔截快顯視窗,若有請取消對
EasyFlow GP 系統的攔截,否則將無法看到系統登入畫面。

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STEP 2. 登入系統

成功連接到流程管理系統後,首先迎接您的是登入畫面(如圖 1-4)。

於此處輸入
您的代號與
密碼,並選
擇語系。

圖 1-4. 系統登入畫面

在輸入您的帳號及密碼後,按下「登 入 」按鈕,系統便會根據您所提供的
資料進行登入驗證的動作。若驗證成功,系統便會顯示流程管理系統的主
要操作畫面。成功登入系統後,系統會顯示您的待辦事項,以方便您立即
處理這些工作。

提醒您
如果您想變更不同語系的操作介面,您可以點選語系的旁邊的下拉選
單,然後選擇想要的語系,目前系統提供「繁體中文」、「簡體中文」
及「英文」三種語系。

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EastFlow GP 系統的頁面配置
EastFlow GP 的系統頁面主要分為三大區塊,分別為主功能表、主畫面與狀
態列(如圖 1-5)。

圖 1-5. 流程管理系統的主要操作畫面

各區域的說明如下:

區功能變數
編號 說明
名稱

此處的項目為本系統的主要功能,又分為三個子區塊;依序為
1 主功能表 「流程功能表」、「管理個人化資訊」與「系統管理工具」。其
中的系統管理工具區塊的項目,會因為使用者的權限設定而不同。

使用者點選主功能表的項目後,此處便會顯示需要使用者進行各
2 主畫面
種動作或進行瀏覽的網頁,如填寫資料。

此區塊中包含「隱藏主功能表」與「登出系統」的連結,同時也
3 狀態列 顯示一些目前系統相關的資訊,如主機位址、目前的使用者與時
間等等。

流程功能表簡介

畫面顯示 功能選項 說明

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發起流程 您可以在此發起流程,如請假、洽公等等。

您可以在此撤銷由自己發起的流程,如臨時取
撤銷流程
消洽公。

您可以在此查詢由自己發起的流程的相關資訊,
追蹤流程
包含目前進行的關卡、是否核准等等。

您可以在此處理因他人或自己發起流程,而產
處理代辦事項
生的工作事項,如核准請假單。

在流程的下一個活動尚未完成之前,您可以將
取回工作重辦 原本已經發起的流程取回重辦,如請假時選錯
類別,可以使用此功能取回並更正後再發出。

瀏覽系統通知 您可以在此瀏覽系統發送的各種通知。

管理個人化資訊簡介

畫面顯示 功能選項 說明

您可以在此設定您常用的片語,如簽核時的評
管理片語 語或是請假事由等等,以避免填寫類似單據時
重複輸入。

您可以在此設定您的「密碼」與相關資訊,如
設定個人資訊
電子信箱、預設代理人等等。

提醒您
依照流程設計的不同,可對該流程進行的動作也不同。若無法進行您欲
完成的動作,請詢問貴公司的資訊人員來確認流程設計是否符合您的需
求。

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系統管理工具簡介

畫面顯示 功能選項 說明

您可以在此設定系統中各個流程與表單對個
別部門、專案、群組或人員的權限;也可以
系統管理員
對目前在線上的使用者進行訊息通知或強制
踢除等動作。

您可以在此設計貴單位的流程。詳細的步驟
流程設計師
將於第 18 章說明。

您可以在此設計貴單位的表單。詳細的步驟
表單設計師
將於第 15 章說明。

您可以在此設計貴單位的組織。詳細的步驟
組織設計師
將於第 8 章說明。

您可以在此管控屬於您管理的流程。詳細的
管理流程
步驟將於第 27 章說明。

您可以在此查詢各種表單的使用情形。詳細
查詢表單資料
的步驟將於第 28 章說明。

您可以在此統計貴單位裡所有流程的相關資
統計流程資訊
訊,如人力成本、時間成本等等。

若有員工離職後尚有未處理工作,造成該工
轉派離職員工
作無人處理時,系統管理者可以使用此功能
的工作
來轉派工作。

啟動流程 當系統處於測試階段時,系統管理員可以利
測試模式 用此功能切換身分,以方便測試進行。

建立作業 您可以在此根據某個流程產生符合 ISO 規範


程序書 的檔並列印成紙本。

注意
系統管理工具區塊的功能通常只給予系統管理員,若您不是系統管理員
將無法看到此區塊大部分的選項。

頁 10 鼎新電腦股份有限公司, 2008
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Part 2
流程的使用

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Chapter 2. 發起流程
Chapter 3. 追蹤流程
Chapter 4. 撤銷流程
Chapter 5. 瀏覽系統通知
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Chapter 2.
發起流程

 本章簡介
本章介紹 EastFlow GP 系統中如何發起企業流程。

 學習目標
看完本章節,您應該瞭解:

 EastFlow GP 系統中如何選擇您想要發起的流程

 EastFlow GP 系統如何準備流程所需要的資料

 EastFlow GP 系統如何進行流程的發起

頁 12 鼎新電腦股份有限公司, 2008
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如何發起流程
當您想要執行某項任務,如請假、採購或付款,便會需要發起系統上某個
特定的流程;本章介紹在 EasyFlow GP 系統中,如何發起一條流程。

STEP 1. 選擇您想要發起流程

當您想發起某個流程時,請點選功能選單上的「發 起流 程」,系統便會在
工作區顯示您可以發起的流程清單(如圖 2-1)。

圖 2-1. 可以發起的流程清單

接下來,您就可以在流程清單上,點選您想要發起的流程。

提醒您
您可以發起的流程會依照您的權限而不同。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 13
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STEP 2.準備發起流程所需要的資料

當您點選了想發起的流程後,系統會根據該流程的定義,顯示發起該流程
所需要準備的資料,如需要填寫的表單或需要上傳的檔案(如圖 2-2),備
妥這些資料後,流程才能被正確地發起。

圖 2-2. 準備發起流程時所需的資料畫面

在「資料準備區」,會顯示您需要填寫的表單(或需要上傳的檔案),以
便您準備流程發時所需要的資料。若有二項以上的資料需要準備,系統預
設會先顯示第一項資料的準備畫面,您可以點選資料準備區上的頁籤來準
備其他的資料。當準備資料完畢,便可以點選「儲 存表 單」,如此便完成
資料準備的動作。

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STEP 3.進行流程的發起

當一切資料都準備妥當後,便可按下「發 起 」按鈕要求系統進行流程發起
的動作,接下來系統會詢問您是否確定要發起該流程(如圖 2-3)。按下
「確定」按鈕後,系統便會開始發起該流程。

圖 2-3. 發起流程按鈕與確認發起流程對話視窗

如果您隸屬於兩個以上的部門(或專案),在按下「確 定 」按鈕後,系統
會再詢問您要以哪一個部門作為此條流程的歸屬部門,意即告訴系統您是
以哪一個身份來發起此流程(如圖 2-4)。

圖 2-4. 選擇流程所歸屬的部門或專案

選擇好流程所歸屬的部門或專案後,再按下「確 認 」按鈕,系統便會開始
進行流程的發起。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 15
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當流程成功發起後,系統會顯示該流程的序號(如圖 2-5)。如果您想馬上
查詢該流程目前的狀況,您可以點選流水號,即可追蹤該流程目前的狀況,
有關流程查詢的相關說明,請參考「第 3 章追蹤流程」。

圖 2-5. 顯示流程記錄的流程編號

如果您要繼續發起其他的流程,可以按下畫面右方的「發起其他流程 」按
鈕,系統會再次顯示所有您可以發起的流程清單,以便您繼續發起其他流
程。

圖 2-6. 發起其他流程

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Chapter 3.
追蹤流程

 本章簡介
本章介紹流程進行的過程中,如何使用追蹤流程的功能來查詢某個流程的相關
資訊。

 學習目標
看完本章節,您應該瞭解:

 EastFlow GP 系統中如何選擇您想要追蹤的流程

 EastFlow GP 系統如何進行流程的追蹤

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 17
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如何追蹤流程
當您發起流程後,想知道該流程目前的狀況,如目前進行到哪一個活動、
由誰在處理,或流程是否結案等資訊,便可使用本章節介紹的功能,來獲
得由您發起的流程之相關資訊。

STEP 1. 告訴系統您想要追蹤流程

當您想追蹤流程時,請點選功能選單上的「追 蹤流 程」,系統即會在主畫
面顯示您可以追蹤的流程清單(如圖 3-1)。

圖 3-1. 可以追蹤的流程清單

主畫面為流程列表區,會顯示您可以追蹤的流程,並顯示一些基本資訊,
包括流程記錄的序號、流程的名稱、流程發起的時間等。系統預設會列出
由您發起的流程,您可以點選「處理過的流程 」頁籤,系統便會列出您處
理過的流程清單。

畫面右側的下拉選單為流程狀態的篩選選單,您可以點選不同的狀態,系
統便會來列出符合您點選狀態的流程清單。

接下來,您就可以在清單上點選您想要追蹤的流程。

注意

您可以追蹤流程只包括您發起的流程及您有參與的流程;若您是某流程
的流程負責人,請使用管理流程的功能來查詢您負責管理的流程之狀
況。

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STEP 2. 進行流程的追蹤

當您點選想要追蹤的流程後,系統會顯示該流程的流程記錄及流程圖(如
圖 3-2)。從流程記錄您可以知道流程序號、流程主旨、建立時間、流程狀
態。而透過流程圖,您可以得到目前進行到哪一個活動、由什麼人在處理
等資訊。

圖 3-2. 顯示流程追蹤結果

提醒您

您可以點選「流程的詳細資訊」或「已結束的工作與簽核意見一覽表」
來查看更詳細的流程相關資訊。

如果您想回到可追蹤流程清單以繼續查詢其他流程的狀況,您可以按下
「追蹤其他流程」按鈕,便可以繼續查詢其他流程。
鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 19
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圖 3-3. 追蹤其他流程與重發新流程

如果想用和目前所追蹤的流程相同的流程發起資料,作為新流程的發起資
料時,您可以按下「重發新流程 」按鈕,系統便會為您帶出目前所追蹤流
程的流程發起資料,並顯示發起流程的畫面以便您繼續發起流程,發起流
程的使用方式,請參考「第 2 章發起流程」。

頁 20 鼎新電腦股份有限公司, 2008
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Chapter 4.
撤銷流程

 本章簡介
本章介紹流程進行的過程中,如何撤銷您先前所發起過的某個流程,使它不再
繼續進行。

 學習目標
看完本章節,您應該瞭解:

 EastFlow GP 系統中如何選擇您想要撤銷的流程

 EastFlow GP 系統如何進行流程的撤銷

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 21
EasyFlow GP 工作流程管理系統 使用者操作手冊

如何撤銷流程
如果您因為某些原因(如輸入錯誤),必須將之前發起的流程撤銷時,便
可用到此章節介紹的功能,來終止流程的運作。

STEP 1. 告訴系統您想要撤銷流程

當您想撤銷流程時,請點選功能選單上的「撤 銷流 程」,系統便會在主畫
面顯示您可以撤銷的流程清單(如圖 4-1)。

圖 4-1. 顯示可以撤銷的流程清單

清單會顯示每一個流程的名稱、主旨、序號、建立時間與目前狀態,以便
您識別哪一個是您想撤銷的流程。您可以同時勾選多個流程,要求系統一
次撤銷所有您勾選的流程。

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STEP 2. 進行流程的撤銷

當您勾選好要撤銷的流程後,便可按下主畫面右側的「撤 銷 」按鈕,要求
系統進行撤銷的動作。

圖 4-2. 確認是否要撤銷流程

接下來系統會顯示確認視窗(如圖 4-2),請您確認是否要撤銷您所選取的
流程,按下「確定」按鈕後,系統便會進行撤銷。

撤銷完成後,系統會顯示流程的撤銷結果(如圖 4-3),從撤銷結果您可以
知道您想撤銷的流程是否有撤銷成功。

圖 4-3. 顯示流程撤銷的結果

如果您想要繼續撤銷其他的流程,您可以按下「撤銷其他流程 」按鈕,系

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統會再次列出所有您可以撤銷的流程清單,供您繼續進行撤銷流程的動作。

圖 4-4. 顯示流程撤銷的結果

注意
並非所有的流程都能撤銷,只有設定可撤銷的流程才能進行撤銷。
系統預設會要求您填寫撤銷的理由,才能進行撤銷。您可以手動輸入或
是利用事前輸入的片語來填寫撤銷的理由。

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Chapter 5.
瀏覽系統通知

 本章簡介
當某些與流程相關的事件發生時,您會因為與發生事件的流程有關而接收到一
些系統通知,本章介紹如何瀏覽與刪除這些通知訊息。

 學習目標
看完本章節,您應該瞭解:

 EastFlow GP 系統中如何瀏覽您的系統通知

 EastFlow GP 系統如何刪除系統通知

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如何瀏覽系統通知
系統會依照您的設定,在某些事件發生(如您發起的流程成功或失敗,通
過或退回等等狀況)時發送通知給指定的相關人員,本章節介紹如何瀏覽
系統發送的通知。

STEP 1. 告訴系統您想要瀏覽您的系統通知

當您想瀏覽自己所接收到的系統通知時,請點選功能選單上的「瀏覽 系 統
通知」,系統便會在主畫面顯示您所接收的系統通知清單(如圖 5-1)。

圖 5-1. 顯示所接收到的系統通知清單

此清單會顯示每一個系統通知所相關流程的流程序號、通知主旨、內容與
建立時間,並依層級分成兩類:

畫面顯示 名稱 說明

因「流程」事件而產生的通知,流程事件包括流程被
流程層級通知 發起、流程被撤銷、流程被中止、流程被暫停、流程
發生逾時等影響範圍為整個流程的事件。

因為流程中的「活動」事件而產生的通知,活動事件
活動層級通知 包括活動被暫停、活動被中止、工作的指派、活動發
生逾時等影響範圍為某個活動的事件。

STEP 2.刪除系統通知

在閱讀完系統通知的內容後,如果覺得有些系統通知不需要保留,您可以

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在系統通知清單上(如圖 5-1),勾選想要刪除的系統通知,再按下畫面右
側的「刪除」按鈕。

圖 5-2. 詢問是否確定要刪除系統通知

接下來,系統會詢問您是否確定要刪除您所選的系統通知(如圖 5-2),按
下「確定」按鈕,系統便會幫您刪除系統通知,並返回通知清單的畫面。

如果您突然不想刪除那些系統通知了,您可以按下「取 消 」按鈕,系統便
不會刪除您所選擇的系統通知。

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Part 3
流程工作的處理

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Chapter 6. 流程工作的處理
Chapter 7. 取回工作重辦
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Chapter 6.
處理流程工作

 本章簡介
本章介紹流程工作的各種處理方式,如同意、退回、終止與轉會等動作該如何
處理。

 學習目標
看完本章節,您應該瞭解:

 EastFlow GP 系統中如何選擇您想要處理的流程工作

 EastFlow GP 系統中如何進行流程工作的處理

 EastFlow GP 系統中如何決定流程工作的處理方式
如何處理流程工作
當您收到系統派送給您的工作,表示您正參與某個流程中的某個活動,而
一個活動便會有一個相對應的工作事項;工作事項有許多的處理方式供您
選擇,本章節介紹在處理工作事項時,您可以使用的選項與其操作方式。

STEP 1. 告訴系統您想要處理流程工作

若您被定義為某個流程的活動處理人員,該流程被發起後,進行到由您負
責處理的活動時,您便會收到一份工作事項。當您想處理工作事項時,請
點選功能選單上的「處理待辦事項 」,系統便會在主畫面顯示需要您處理
的工作事項清單(圖 6-1)。

圖 6-1. 顯示工作事項清單

此清單會顯示每一個工作事項是屬於哪一個流程、流程序號、工作名稱、
工作來源、狀態等資訊,以方便您辨識流程工作。清單會將流程工作分成
兩類,分別為工作事項與工作通知。系統會先顯示等待您處理的「 工 作 事
項 」,您可以點選「工作通知」頁籤,系統便會列出您有哪些通知類型的
流程工作。接著您可以在清單上點選您想處理的工作事項並進行處理。

畫面顯示 名稱 說明
需要處理、簽核的流程工作,處理此類型的流程工作,
工作事項 您會被賦予決定流程進行方式的權力,所以您可以讓
流程繼續進行、中止或退回到某一個活動。
僅能 閱 讀的流程工作,此類型的流程工作只是一個通
工作通知 知,讓您知道有這個工作發生及工作內容,但是您不
能做任何處理。
STEP 2. 進行流程工作的處理

當您清單上點選欲處理的流程工作後,系統會顯示該工作的詳細內容(如
圖 6-2)。一個工作事項會包含一到多個工作步驟,每一個工作步驟會有對
應的頁籤供您點選,所有的工作步驟都完成,工作事項才算完成。

圖 6-2. 顯示流程工作的內容

畫面顯示 名稱 說明

需要處理、簽核的流程工作。可能是表單、附件或
是網頁等等,您可以讓流程繼續進行、中止、退回
工作事項
到某一個活動等。在頁簽之前的「勾號」,若是無
色代表該工作事項尚未完成,綠色代表已經完成。

系統便會顯示流程目前的狀況,有關流程狀況查詢
顯示流程
的相關說明,請參考追蹤流程之章節

接受工作的指派

當一個流程工作同時分派給多個處理人員,但只需要有一個人員處理過活
動就算完成時,您必須先決定是否要取得該工作的處理權(如圖 6-3)。系
統會列出其他可以處理這份工作的人員清單,讓您知道有哪些人員也可以
處理此份工作。

圖 6-3.當工作有多個工作受託者時,須決定是否接受該工作

如果您願意處理該項工作,您可以按下「由我 處理 」按鈕,系統便會出現
確認視窗,請您確定是否要取得工作的處理權,確定後系統會將此工作的
處理權交付給您,而其他的處理人員便無法處理這份工作。

注意

如果不接受該項工作,您就不能同意此流程繼續進行,也不能將要求退
回重辦,但您仍可以檢視工作的內容。
開始處理工作

根據流程的定義,一個工作事項可能會有各種型態的工作步驟,如檢視表
單、填寫表單、列印表單、上傳檔 案或是您自訂的工作型態,以下針對幾
種系統內定的工作步驟型態作說明:

畫面顯示 名稱 說明

如果工作步驟是請您檢視表單,系統便會在工作內容
N/A 檢視表單 顯示區顯示表單的內容供您 閱 讀。而系統在開 啟 表單
後,會自動將這個工作步驟的狀態記錄為已完成。

如果工作步驟是請您填寫表單,系統便會在工作內容
顯示區顯示表單的內容供您填寫,當您填寫完再按下
填寫表單
「儲 存 表 單 」按鈕後,系統便會將這個工作步驟的狀
態記錄為已完成。

如果工作步驟是請您將列印表單,系統便會在工作內
容顯示區顯示表單的內容供您列印,當您按下「列 印
列印表單
表 單 」按鈕後,系統便會將這個工作步驟的狀態記錄
為已完成。

提醒您

系統內的工作步驟不只檢視表單、填寫表單與列印表單三種。
發送通知(Optional)

如果您在工作完成前,想先將工作事項的內容分享給其他人知道,但又不
希望他們能處理該工作時,您可以按下「發送 通知 」按鈕,系統會出現一
個對話視窗,供您進行與發送通知相關的設定(如圖 6-4)。

圖 6-4. 發送通知的設定畫面

按下「選取通知者 」後,系統會開啟另一個對話視窗列出所有人員供您選
擇;您也可以輸入查詢條件,如人員名稱或部門名稱,然後按下「查 詢 」
按鈕,系統便會列出與條件相符的人員清單(若無輸入條件,系統會列出
組織所有的人員)。

選取您想要通知的人員之後,按「傳 送 」將您選取的人員列入通知清單中;
若您想移除清單中的人員,可以按「移除通知者」按鈕;

當確定無誤,按下「確 定 」按鈕,系統會詢問您是否確定要發起這個參考
用的流程。再按一次「確定」之後,系統便會幫您送出通知。

發起轉會流程(Optional)

如果您想要發起另一個流程來諮詢他人的意見,以決定流程工作的處理方
式之參考時,您可以按下「轉 會流 程」按鈕,系統會開啟一個視窗供您設
定您的轉會流程(如圖 6-5)。

1
3

圖 6-5. 轉會流程的設定畫面

在轉會流程畫面,目的是設定需增加幾個活動。按下「新 增 」按鈕來新增
一個活動,系統會開啟一個視窗供您設定新活動。

在設定關卡內容畫面,目的是請您設定設定新活動的處理人員,此時需選
擇參與者類型(包括人員、部門、專案、群組及職務五種),如下表說明:
畫面顯示 名稱 說明

人員 只有指定的人員會收到新活動的工作。

部門 指定的部門內所有的人員皆會收到新活動的工作。

專案 指定的專案內所有的人員皆會收到新活動的工作。

群組 指定的群組內所有的人員皆會收到新活動的工作。

職務 所有擔任指定職務的人員皆會收到新活動的工作。

選定參與者類型之後,按下「查 詢 」按鈕,系統便會在左側列出符合條件
的參與者清單。您可以在清單上點選想要的參與者後按下「傳 送 」按鈕,
便可以將選好的參與者加到右側的參與者清單中,此時需指定工作分派與
工作處理的方式:

畫面顯示 名稱 說明

多個人員會收到此活動的工作,但只要有一
只需一個人處理
個人處理過,該活動便算完成。

多個人員會收到此活動的工作,且所有的人
每個人都要處理
員都要處理過,該活動才算完成。

被指定的人員為此流程的處理者,可以進行
一般的處理方式
繼續派送、退回重辦與終止流程等動作。

被指定的人員僅是被通知,無法對此工作進
通知的處理方式
行任何動作。

被指定的人員為此流程的會辦人員,只能進
會辦的處理方式
行繼續派送動作。
按下設定關卡內容畫面的「確 認 」按鈕,系統便會幫您建立一個新的活動 ,
並顯示在轉會流程畫面。

若要修改活動清單上的活動內容設定,您可以在活動清單上點選該活動,
然後按下「修 改 」按鈕,便可修改該活動內容的設定,設定方式同新增活
動。若要刪除活動清單上的活動,您可以在活動清單上點選該活動,然後
按下「刪除」按鈕,便可刪除該活動。

若要調整活動清單上活動的順序,您可以按下「調 整順 序」按鈕,系統會
顯示一個調整關 卡順序視窗供您調整活動的順序。調整完順序後,您可以
按下「確認」按鈕,系統便會儲存您所作的變更,並回到轉會流程畫面。

最後,若完成轉會流程的設定,請按下「確 認 」按鈕,系統會詢問您是否
確定要發起這個參考用的流程,再按下「確 定 」按鈕,系統便會進行此轉
會流程的發起動作。
追蹤轉會流程

在發起一個轉會流程後,您可以在處理工作的主畫面按下「追蹤轉會流 程 」
按鈕,系統即會顯示您所發起的轉會流程清單(如圖 6-6),於清單上點選
欲追蹤的轉會流程,系統便會顯示該流程目前的處理狀況,有關流程狀況
查詢的相關說明,請參考「第 3 章追蹤流程」。

圖 6-6. 追蹤轉會流程

注意
如果您隸屬於兩個以上的部門或專案,系統會詢問您轉會流程要歸屬到
哪一個部門(或專案),點選好要歸屬的部門(或專案),與您發起一
條新流程時的狀況相同。
在目前的流程加入自訂的活動(Optional)

如果您想在目前活動之前或之後加上一些新的活動,且希望這些活動的工
作內容和您目前活動的工作內容一樣時,您可以按下「新增關 」按鈕,系
統會開啟一個視窗供您做加入自訂活動的相關設定(如圖 6-7)。

圖 6-7. 加入自訂活動的設定畫面

注意
若在目前活動之前加入自訂活動,在確認加入活動後,因為系統必須讓
目前活動之前的自訂活動先進行,所以目前的活動將會被系統中止掉,
也就是您目前在處理的工作將會被中止,等到之前的活動完成後,才輪
到您繼續處理。

按下「新增關 」按鈕來新增活動,系統會開啟一個視窗供您設定新的活動
設定關 卡內容畫面主要是設定活動的處理人員,您可以選好組織、參與者
類型(包括人員、部門、專案、群組及職務五種)及參與屬性後,再按下
「查 詢 」按鈕,系統便會在左側列出符合條件的參與者清單;在清單上點
選想要的參與者後按下「傳 送 」按鈕,便可以將選好的參與者加到參與者
清單中。此時工作分派方式與工作處理方式兩種屬性的設定與轉會流程時
相同。

按下「確 認 」按鈕,系統便會幫您建立一個新的活動,並顯示在活動清單
上。若新增的活動是加在目前活動之前,該活動會列在畫面上半部的清單
上;若新增的活動是加在目前活動之後,該活動則會列在畫面下半部的清
單上。

若要修改自訂活動清單上的活動內容設定,您可以在活動清單上點選該活
動,然後再按下「修 改 」按鈕,便可修改該活動內容的設定,設定方式同
新增活動。若要刪除活動清單上的活動,您可以在活動清單上點選該活動,
然後按下「刪除」按鈕,便可刪除該活動。

活動清單上的順序代表活動進行的先後次序,若要調整活動的順序,您可
以按下「調 整順 序」按鈕,系統會顯示一個視窗供您調整活動的順序。調
整完順序後,您可以按下確 認 按鈕,系統便會儲存您所作的變更,並回到
新增自訂活動的設定畫面。

最後,若完成自訂活動的設定,請按下「確 認 」按鈕,系統會詢問您是否
確定要在目前的流程加入這些自訂活動。再按下「確 定 」按鈕,系統便會
將您所自訂的活動加到目前的流程中,並告知是否已成功加入活動。

注意
在新增活動前,您必須先瞭解在目前活動之前或之後增加新的活動對流
程流向的影響。若要在目前活動之前新增活動,請按下設定畫面上半部
的「新增」按鈕,如設定畫面上的流程示意圖所示,新增的活動將會
先被處理,處理後才再回到目前的活動。反之,若要目前活動之後新增
活動,則請按下畫面下半部的「新增」按鈕,如設定畫面上的流程示
意圖所示,目前的活動完成後,新增的活動才會被處理。
STEP 3. 決定流程的進行方式

若您處理的是一般類型的流程工作(非通知或會辦類型的工作),您便有
權力決定流程接下來的進行方式。而在決定流程的進行方式時,您也可能
會需要輸入一些處理意見,讓流程上其他處理人員知道您如何做這樣的決
定,一般的處理方式與其說明如下表所列:

畫面顯示 名稱 說明

片語 使用事先定義好的片語來輸入處理意見。

繼續派送 同意目前的工作,並繼續送往下一關。

退回重辦 不同意目前的工作,並退回給上一關的處理人員。

終止流程 不同意目前的工作,並終止目前的流程。

轉由他人
交由您指定的其他人員作決定。
處理

使用片語來輸入處理意見(Optional)

如果您想要使用事先定義好的片語來輸入處理意見,您可以按下處理工作
功能選單「片 語 」按鈕,系統會開啟一個視窗來顯示您可以使用的片語清
單(如圖 6-8)。

圖 6-8. 顯示片語清單

接下來,您可以在清單上點選您想引用的片語,系統便會將您所點選的片
語內容複製到處理意見輸入欄中。

同意流程繼續進行

如果您同意此流程工作所屬的流程繼續進行,您可以在意見欄輸入您的處
理意見後,按下「繼 續 派 送」按鈕,系統會詢問您是否確定要送出流程工
作(如圖 6-9)

圖 6-9. 確認是否要送出流程工作

按下「確 定 」按鈕後,系統便會將您的流程工作送出,並告知您工作已成
功送出(如圖 6-10)。如果您想查詢流程接下來的狀況,您可以點選流程
序號的超鏈結來追蹤該流程。

圖 6-10. 顯示流程工作已成功送出

成功送出後,如果您要繼續處理其他流程工作,您可以按下「處理其 他 工
作」按鈕,系統便會返回處理工作清單的畫面,讓您繼續處理其他工作。

注意
「繼續派送」的按鈕一開始可能是看不到的,通常在您的工作全部完
成後,系統才會提供此按鈕供您使用。
退回重辦

如果您想將流程退回到之前某個活動,要求該活動的參與者重新處理,您
可以在意見欄輸入您的處理意見,再按下「退 回重 辦」按鈕,系統會顯示
您目前可以退回重辦的活動清單(如圖 6-11)。

圖 6-11. 顯示可以退回重辦的活動清單

接下來,您可以在清單上點選您想要退回到哪一個活動,並決定退回重辦
的活動完成後的流程進行方式,分別為「重新執行」與「直接跳回」,兩
者的說明如下:

畫面顯示 名稱 說明

按照流程定義的順序,從您指定的活動開始將
重新執行
所有活動重新進行一次。

執行完您指定的活動後,直接跳回到您目前所
直接跳回
在的活動。

按下「確定 」按鈕後,系統會請您在次確認,再按下「確定 」按鈕,系統


便會將流程退回到您所指定的活動,並要求該活動的處理人員重新處理流
程工作。

如果您突然不想退回重辦了,您可以按下「取 消 」按鈕,便可以返回工作
處理的畫面。

終止流程的進行

如果您覺得此流程不該再繼續進行下去,您可以在意見欄輸入您的處理意
見,再按下「終 止流 程 」按鈕,系統會詢問您是否確定要終止該流程工作
所屬的流程(如圖 6-12)。

圖 6-12. 確認是否要終止流程

按下「確 定 」按鈕,系統會終止該流程,該流程將不會再繼續進行下去。
系統會顯示流程的終止結果(如圖 6-13)。

圖 6-13. 顯示流程是否中止成功

如果您突然不想將流程中止了,您可以按下「取 消 」按鈕,便可返回處理
工作的畫面。如果您要繼續終止其他流程,您可以按下「終止其他流程 」
按鈕,系統便會返回處理代辦事項的畫面,讓您繼續終止其他流程。

注意
系統預設在填寫完終止的理由後,您才可以執行終止流程的動作。
轉由他人處理

如果您無法處理所接收到的流程工作,想要轉派給其他人處理時,您可以
按下「轉 由 他 人 處 理 」按鈕,系統會詢問您要轉派給誰處理(如圖 6-
14)。

圖 6-14. 選擇新的工作處理人員

在選擇轉派人員是,請先輸入人員名稱或部門名稱等搜尋條件後,按下
「查 詢 」按鈕,系統會列出符合條件的人員清單(若無輸入條件,則會列
出組織內所有的人員)。您可以在清單上點選欲轉派的人員,然後按下
「傳送」按鈕,系統會詢問您是否確定要轉派給所指定的人員。

按下「確 定 」按鈕後,系統便會將工作轉派給您指定的人員,並顯示工作
轉派是否成功。如果您突然不想將轉派給別人處理了,您可以按下「取 消 」
按鈕,便可返回處理工作的畫面。
Chapter 7.
取回工作重辦

 本章簡介
因為某些因素,您可能會想要把之前已完成的流程工作要回來重新處理,此時 ,
您可以使用取回重辦的功能將該工作自其目前的處理者手中要回,以便重新處理該
流程工作。

 學習目標
看完本章節,您應該了解:

 EastFlow GP 系統中如何選擇想要取回的流程工作

 EastFlow GP 系統中如何進行流程工作的取回
如何取回流程工作重新辦理
當您發現處理過的流程工作有錯誤或是因為其他原因需要重新處理,您可
以使用本節介紹的功能來將工作取回,重新處理後再送出。

STEP 1. 告訴系統您想要取回流程工作重新處理

當您想重新處理某個已送出的流程工作時,請點選「取回工作重辦 」,系
統便會在主畫面顯示您可以重新處理的流程工作清單,(如圖 7-1):

圖 7-1. 顯示可以重新處理的流程工作清單

如果您想要查詢某個工作所屬的流程目前的狀況,您可以直接在清單上點
選欲查詢的流程,系統便會顯示該流程目前的狀況,有關處理流程狀況查
詢的相關說明,請參考「第 3 章追蹤流程」。

提醒您

在流程定義裡有定義活動的工作禁止取回重辦的話,該流程的工作將不
會出現在這個清單,也就是您無法把這一類的工作要回來重新處理。
STEP 2. 進行流程工作的取回

您可以在清單上勾選您想要重新處理的流程工作,然後按下「取 回重 辦 」
按鈕,系統會詢問您是否確定要取回您所指定的工作(如圖 7-2)。

圖 7-2. 確認是否要取回所指定的工作重新處理

按下「確 定 」按鈕,系統便會將流程工作取回來,並顯示取回重辦的執行
結果。如果您突然不想將工作取回來,您可以按下「取 消 」按鈕,便可返
回取回重辦的工作清單畫面(如圖 7-3)。

圖 7-3. 顯示取回重辦的執行結果

如果您想要繼續取回其他流程工作,您可以按下「取回其他工作 」按鈕。
如果您想要開始處理取回來的流程工作,您可以按下「處理 工作 」按鈕,
系統便會顯示您所有待處理的流程工作清單,有關處理流程工作的相關說
明,請參考「第 6 章處理流程工作」。
Part 4
企業組織資料管理

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Chapter 8. 管理企業組織資料
Chapter 9. 管理職務的核決層級
Chapter 10. 管理職務與職稱
Chapter 11. 管理部門/專案的核決層級
Chapter 12. 管理部門/專案資料
Chapter 13. 管理人員資料
Chapter 14. 管理群組資料
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Chapter 8.
管理企業組織資料

 本章簡介
本章介紹如何管理系統內的組織資料,包含新增、修改與刪除組織,以及設定
組織的工作時間表;同時可以自動的展開組織樹供您列印。

 學習目標
看完本章節,您應該了解:

 EastFlow GP 系統中如何新增組織資料。

 EastFlow GP 系統中如何修改組織資料。

 EastFlow GP 系統中如何刪除組織資料。

 EastFlow GP 系統中如何展開與列印組織樹。

 EastFlow GP 系統中如何管理工作時間表。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 49
新增組織
若您擁有組織設計師的使用權限,您可以點選系統管理工具中的「 組 織 設
計 師 」,系統會開啟組織設計師供您編輯您的組織資料。在左方樹狀圖以
滑鼠右鍵點根節點「企 業 組 織 」後彈出一選單(如圖 8-1)。選擇「新 增
組 織資 料」開啟新增組織畫面,於欄位中輸入組織編號及組織名稱後,以
滑鼠點選「確定」完成新增組織,或點選「取消」離開。

圖 8-1. 新增組織資料
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修改組織
於左方樹狀圖上以滑鼠右鍵點選欲修改的組織節點,在彈出的選單上選擇
「修改組織資料 」以開啟修改畫面,直接將欲修改的資料輸入對應欄位後
點選「確定」完成修改,或點選「取消」離開修改畫面(如圖 8-2)。

圖 8-2. 修改組織資料

刪除組織
於左方樹狀圖上以滑鼠右鍵點選欲刪除的組織節點,在彈出選單上選擇
「刪除組織資料 」,彈出一確認對話窗,選擇「是」則完成刪除組織,選
擇「否」則取消刪除的動作(如圖 8-3)。

圖 8-3. 刪除組織資料

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 51
展開與列印組織樹
若您想快速的一覽組織全貌,可於左方樹狀圖上以滑鼠右鍵點選欲展開的
組織節點,選擇「展開組織樹」或「列印組織圖」。

圖 8-4. 展開與列印組織資料

若您點選的是「展開組織樹 」,則系統將自動為您把該組織的所有部門、
專案、子部門與子專案全部展開並顯示在螢幕左方的樹狀圖中。若您點選
的是「列印組織圖 」,系統除了展開樹狀圖之外,還會開啟另一個視窗讓
您可以列印組織圖;您也可以調整列印的顯示方式,如是否列印主管姓名、
是否列印人員清單、垂直或水平列印,以及放大縮小等等功能,在確定列
印格式後,按下「列印」按鈕便可使用印表機列印您的組織圖。

提醒您
若您的組織內有許多的部門與專案,展開與列印組織樹的動作可能要花
費一段時間,請您耐心等待。
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管理工作時間表
在 EasyFlow GP 系統中,工作時間表是用來判斷正常上班日、正常上班時段
與流程是否逾時等等的重要依據。欲維護工作時間表,可於左方樹狀圖上
以滑鼠右鍵點選欲維護的組織,再點選「管理工作時間表」,系統即會開
啟工作時間列表的視窗畫面供您維護該組織的工作時間表。

圖 8-5. 管理工作時間表

由於此部分的資料管理較為複雜,因此以下分成三個部份加以說明,分別
為「工 作 時 間 表 基 本 資 料 與 適 用 日 期 維 護 」、「特 定 工 作 規 則 維 護 」
與「特定工作日期維護」。

注意
一個人員僅能屬於一個工作時間表,但一個工作時間表可以代表多位人
員的工作時間。因此若貴單位因職務或其他需求有不同的工作時段(如
三班制),請針對每個工作時段設定一個工作時間表。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 53
工作時間表基本資料與適用日期維護

首先說明「工作時間表基本資料與適用日期維護」:

圖 8-6. 工作時間表基本資料與適用日期維護

此部份有兩個需要輸入資料的區域,如下表所列:

編號 區域名稱 說明

工作時間表 您可以在此處輸入工作時間表的基本資料,包含簡稱、名稱
1
基本資料 與說明。

您可以在此新增或修改此工作時間表的適用日期,系統會依
工作時間表 照工作時間表的適用日期來判斷是否使用此工作時間表。新
2
適用日期 增與修改時,系統會請您點選開始日期與結束日期,選擇完
年份、月份與日期後按下「確定」按鈕即可。
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特定工作規則維護

在 EasyFlow GP 的系統中,工作時間是以「週 」為基本單位,往上一層為


「月 」,因此您只需要填寫一個月的週別資料與每週日到週六的上班時段
即可完成一個工作時間表的「特定工作規則」(如圖 8-7)。

圖 8-7. 特定工作規則維護

首先請您選擇欲填寫的週別,接下來請在此週內的工作天(通常是星期一
到星期五)設定每天的工作時段。在填寫第一天的工作時段時,需要使用
「新增/修改時間」的選項來填寫工作時段。填寫完第一天的工作時段後,
若在您的組織中,一週內每個工作天的工作時段都相同。便可利用「複 製 」
與「貼上」的功能將填寫好的資料很快速的填入其他的工作天內。

當您填寫完一週的工作時段,若若在您的組織中一個月內每一週的工作時
段都相同,您可以按下「套用至其他週別」的按鈕,快速的將此週的工時
資料複製到每一週的資料內。

注意
填寫工作時段時,工作時段中若有間隔(如中午休息時間),必須分成
兩個時段來填寫,如圖 8-7 所示。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 55
特定工作日期維護

接下來介紹的是「特定工作日期」,此部分要維護的資料是「特定工作規
則 」之外的「例外狀 況 」。意即特定放假日(如國定假日),或是特定上
班日(如為了連續假期將特定假日與上班日的調換)等狀況發生時,讓系
統能判斷當天是放假或是工作日(如圖 8-8)。

圖 8-8. 特定工作日期維護

注意
填寫「特定工作規則」與「特定工作日期」時,請參考一個原則:當
某一天需要工作時,請填入當天的工作時段;當某一天為放假日時(如
週休二日與國定假日等),請將工作時段保持空白,不要填入工時資
料;如此系統便可判別當日為假日或是工作日。
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Chapter 9.
管理職務的核決層級

 本章簡介
本章介紹如何設定組織中職務的核決層級。

 學習目標
看完本章節,您應該了解:

 EastFlow GP 系統中如何新增組織職務的核決層級。

 EastFlow GP 系統中如何修改組織職務的核決層級。

 EastFlow GP 系統中如何刪除組織職務的核決層級。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 57
職務核決層級維護作業
在 EasyFlow GP 系統中,職務核決層級在邏輯上是與職務相對應的資訊,實
際上系統並沒有強制建立「職務核決層級」與「職務」間的關聯。此核決
層級主要用於流程進行時,當流程設定以職務核決層級來決定下一個關卡
的處理者時,系統用於判斷並產生處裡者的依據。

欲維護職務核決層級,請於左方之樹狀圖上以滑鼠右鍵點選欲維護之組織,
將滑鼠移至「維 護 作 業 」即彈出選單,再點選「職 務 核 決 層 級 維 護 作 業 」
便開啟「職務核決層級維護作業 」對話窗。如圖 9-1:

圖 9-1 職務核決層級維護作業(瀏覽模式)

職務維護作業對話窗開啟後為瀏覽模式,以滑鼠左鍵點選「編輯」按鈕,
即可進入編輯模式。
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新增職務核決層級

點選「新增」按鈕,即可新增一空白行(如圖 9-2)。將滑鼠移至空白行上
適當欄位雙擊滑鼠左鍵即可編輯該欄位。如欲連續新增可按「 Tab 鍵」繼續
新增空白行,編輯完畢後點選「確定」完成新增。

雙 欄位可 調整順序
編輯內容

新增、刪除

圖 9-2 組織職務核決層級維護作業(編輯模式)

修改職務核決層級

進入編輯模式後,可直接以滑鼠左鍵雙 擊欲修改之欄位,即可修改該欄位
之資料,修改完畢後點選「確定」完成修改。

刪除職務核決層級

以滑鼠左鍵點選欲刪除之職務列,再點選「刪 除 」即可直接刪除該職務定
義,再點選「確定」完成刪除。

調整職務核決層級之順序

組織職務核決層級有其順序性,層級數字愈小者代表其權限愈大;欲修改
其順序可於清單中選取該層級後,點擊右側之上下按鈕調整其順序,最後
點 「確定」完成修改。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 59
Chapter 10.
管理職務與職稱

 本章簡介
本章介紹如何管理組織中職務與職稱資料。

 學習目標
看完本章節,您應該了解:

 EastFlow GP 系統中如何新增組織職務/職稱資料。

 EastFlow GP 系統中如何修改組織職務/職稱資料。

 EastFlow GP 系統中如何刪除組織職務/職稱資料。
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職務維護作業
在 EasyFlow GP 的系統中,職務代表組織內能發揮某項功能的正規職務,如
董事長、總經理、經理與一般員工等等。與職稱不同之處在於,職務可以
設定對應的核決權限,而職稱僅是一個名稱。

欲編輯組織的職務,請於左方之樹狀圖上以滑鼠右鍵點選欲維護之組織,
將滑鼠移至「維護作業」即彈出選單,再點選「職務維護作業」開啟「職
務維護作業」對話窗(如圖 10-1)。

圖 10-1. 職務維護作業(瀏覽模式)

職務維護作業對話窗開啟後為瀏覽模式,以滑鼠左鍵點選「 編 輯 」按鈕,
即可進入編輯模式。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 61
新增職務

點選「新 增 」按鈕,即可新增一空白行(如圖 10-2)。將滑鼠移至空白行


上之適當欄位,雙擊滑鼠左鍵即可編輯該欄位。如欲連續新增可按「 Tab 鍵」
繼續新增空白行,編輯完畢後點選「確定」便完成新增。

雙 欄位可
編輯內容

新增、刪除

圖 10-2 職務維護作業(編輯模式)

修改職務

進入編輯模式後,可直接以滑鼠左鍵雙 擊欲修改之欄位,即可修改該欄位
之資料,修改完畢後點選「確定」完成修改。

刪除職務

以滑鼠左鍵點選欲刪除之職務列,再點選「刪 除 」即可直接刪除該職務,
再點選「確定」完成刪除。
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職稱維護作業
在 EasyFlow GP 的系統中,職稱僅代表一般性的稱呼,並不具有權限與階層
的差異性。欲維護組織的職稱,請於左方之樹狀圖上以滑鼠右鍵點選欲維
護之組織,將滑鼠移至「維護作業 」即彈出選單(如圖 10-3)。點選「職
稱維護作業」開啟「職稱維護作業」對話窗。

圖 10-3 職稱維護作業(瀏覽模式)

職稱維護作業對話窗開啟後為瀏覽模式,以滑鼠左鍵點選「編輯」按鈕,
即可進入編輯模式。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 63
新增職稱

點選「新 增 」按鈕,即可新增一空白行(如圖 10-4)。將滑鼠移至空白行


上適當欄位雙擊滑鼠左鍵即可編輯該欄位。如欲連續新增可按「 Tab 鍵」繼
續新增空白行,編輯完畢後點選「確定」完成新增。

雙 欄位可
編輯內容

新增、刪除

圖 10-4 職務維護作業(編輯模式)

修改職稱

進入編輯模式後,可直接以滑鼠左鍵雙 擊欲修改之欄位,即可修改該欄位
之資料,修改完畢後點選「確定」完成修改。

刪除職稱

以滑鼠左鍵點選欲刪除之職務列,再點選「刪 除 」即可直接刪除該職務定
義,再點選「確定」完成刪除。
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Chapter 11.
管理部門/專案的核決層級

 本章簡介
本章介紹如何管理組織中部門/專案的核決層級。

 學習目標
看完本章節,您應該了解:

 EastFlow GP 系統中如何新增專案/部門的核決層級。

 EastFlow GP 系統中如何修改專案/部門的核決層級。

 EastFlow GP 系統中如何刪除專案/部門的核決層級。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 65
部門/專案核決層級維護作業
在 EasyFlow GP 系統中,「部門/專案核決層級」在邏輯上是與「部門/專案
相對應的資訊,實際上系統並沒有強制建立「部門/專案核決層級」與「部
門/專案」間的關聯。此核決層級主要用於流程進行時,當流程設定以部門/
專案核決層級來決定下一個關 卡的處理者,系統用於判斷並產生處裡者的
依據。

欲維護部門/專案核決層級,請於左方之樹狀圖上以滑鼠右鍵點選欲維護之
組織,將滑鼠移至「維 護 作 業 」即彈出選單,再點選「部 門 /專 案 核 決 層
級維護作業」開啟「部門/專案核決層級維護作業」對話窗(如圖 11-1)。

圖 11-1 部門/專案核決層級維護作業(瀏覽模式)

部門/專案核決層級維護作業對話窗開啟後為瀏覽模式,以滑鼠左鍵點選
「編輯」按鈕,即可進入編輯模式。
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新增部門/專案核決層級

點選「新 增 」按鈕,即可新增一空白行(如圖 11-2)。將滑鼠移至空白行


上適當欄位雙擊滑鼠左鍵即可編輯該欄位。如欲連續新增可按「 Tab 鍵」繼
續新增空白行,編輯完畢後點選「確定」完成新增。

雙 欄位可 調整順序
編輯內容

新增、刪除

圖 11-2 部門/專案核決層級維護作業(編輯模式)

修改部門/專案核決層級

進入編輯模式後,可直接以滑鼠左鍵雙 擊欲修改之欄位,即可修改該欄位
之資料,修改完畢後點選「確定」完成修改。

刪除部門/專案核決層級

以滑鼠左鍵點選欲刪除之職務列,再點選「刪 除 」即可直接刪除該職務定
義,再點選「確定」完成刪除。

調整部門/專案核決層級之順序

部門/專案核決層級有其順序性,層級數字愈小者代表其權限愈大;欲修改
其順序可於清單中選取該層級後,點擊右側之上下按鈕調整其順序,最後
點 「確定」完成修改。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 67
Chapter 12.
管理部門與專案

 本章簡介
本章介紹如何管理組織中部門與專案資料。一個組織下包含三大目錄,分為為
「部門」、「專案 」與「群組」,此三大目錄在組織被建立後便由系統自動產生,
其中「部門」和「專案」兩者,除名稱不同外其操作方式皆相同,本章將以「部門」
為例說明。

 學習目標
看完本章節,您應該了解:

 EastFlow GP 系統中如何新增專案與部門資料。

 EastFlow GP 系統中如何修改專案與部門資料。

 EastFlow GP 系統中如何刪除專案與部門資料。
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新增部門/專案
建立第一層部門

建立第一層部門/專案節點,則於樹狀圖之「部門」節點上以滑鼠右鍵點選,
彈出一選單,接著點選「新 增 子 部 門 資 料 」開 啟「 部 門 資 料 設 定 」視窗
(如圖 12-1)。

圖 12-1. 部門資料設定

請於適當欄位中輸入部門之「編號」、「名稱」,另外「層級」和「主管」
以開窗方式輸入,點選畫面上「…」按鈕,系統會開啟「 核決層級選 擇 」
對話窗(如圖 12-2)。

圖 12-2 核決層級選單

選擇一適當之核決層級後點選「確 定 」或是以滑鼠左鍵雙擊選項後直接完
成選擇,回到圖 12-1 繼續設定。

若需設定此部門之人員可於「部門資料設定 」的畫面中,下方的「員工清
單」上按下滑鼠右鍵,彈出一選單,選擇「新增員工資料」開啟「職務設

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 69
定」對話窗(如圖 12-3)。

圖 12-3. 職務設定畫面

在此「職 務 」、「職 稱 」、「核 決 層 級 」與「主 管 」是 以開窗的方


式設定,其中「主管」項目若不設定則以部門主管為預設值,圖 12-4、12-
5、12-6 為開窗設定畫面。

圖 12-4. 職務選擇
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12-5. 職稱選擇

圖 12-6. 核決層級選擇

欲設定部門主管,在目標人選上點滑鼠右鍵,在彈出的選單中選擇「設為
主管」,便可將該人員設為此部門的主管。

建立第二層以上之部門

若需建立部門下之子部門則於左方樹狀圖上以滑鼠右鍵點選其母部門,彈
出選單(如圖 12-7),點選「新增子部門資料 」,開啟部門設定畫面(如
圖 12-1),其餘設定方式同「建立第一層部門」。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 71
圖 12-7. 新增第二層以上之子部門
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修改部門/專案
於左方之樹狀圖上以滑鼠右鍵點選欲修改之部門節點,在彈出的選單中點
選「修 改 部 門 資 料 」,開 啟「 部 門 資 料 設 定 」畫面,同時會帶出原有資
料(如圖 12-8),直接於畫面上修改資料後,按「確定」儲存。

圖 12-8. 修改部門/專案資料

刪除部門/專案
於左方之樹狀圖上以滑鼠右鍵點選欲修改之部門節點,在彈出的選單中點
選「刪除部門資料」,彈出一確認對話窗,選擇「是」後完成刪除部門。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 73
Chapter 13.
管理人員

 本章簡介
本章介紹如何設定系統的使用者。

 學習目標
看完本章節,您應該了解:

 EastFlow GP 系統中如何新增使用者。

 EastFlow GP 系統中如何修改使用者的資料。

 EastFlow GP 系統中如何刪除使用者。
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快速新增人員
點選主畫面上方選單之「快速新增」選項,彈出一選單,再點選「新增 人
員」開啟「快速員工資料建立」對話窗(如圖 13-1)。

圖 13-1. 快速員工資料建立

於適當欄位中填入「使用者帳號 」及「員工姓名」,新增人員必須至少隸
屬於某一組織,故於「所屬組織設定 」中請您至少勾選一個以上的組織。
設定完畢後點選「確定 」完成新增或點選「連續新增 」完成新增後繼續新
增下一筆。

提醒您

一個組織可包含多位員工,一個員工也可以隸屬於多個組織。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 75
修改/編輯人員資料
進入人員編輯視窗

主畫面右下角為員工列表清單,有兩種方法可以產生人員列表:其一,您
可以使用「查詢」功能列出您想查詢的人員;其二,當選取左方樹狀圖上
之「部門」、「專案」或「群組」時,清單中將列出隸屬於該部門之人員
清單。

欲進入員工基本資料設定,於清單中以滑鼠右鍵點選欲修改/編輯的人員即
會彈出一選單,再點選「修改員工資料 」或「檢視員工資料 」(如圖 13-
2),便可開啟「員工基本資料設定」對話窗進入修改或檢視模式。

圖 13-2. 查詢員工列表與開啟員工資料編輯畫面
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進入員工基本資料設定畫面後,所需設定的資料有五大區塊,分別為「基
本資料設定」、「代理人機制設定」、「隸屬組織單位設定」、「關係
人 設定 」與「所 屬組 織設 定 」,其中「所 屬組 織設 定 」最少需屬於一個
組織;以下針對這五個部份分別介紹。

1 2

4 5

圖 13-3. 員工基本資料維護

編號 名稱 說明

1 基本資料設定 設定帳號、姓名、信箱與工作時間表等基本資料。

2 代理人機制設定 設定被代理的方式、期間等資訊。

3 隸屬組織單位設定 設定此人員隸屬的組織單位,包含部門、專案與群組。

4 關係人設定 設定此人員的代理人、關係人等資訊。

5 所屬組織設定 設定此人員的所屬組織。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 77
基本資料設定
在「基本資料設定」對話窗可直接編輯人員的「帳號」、「姓名」、「E-
mail」等資料。「狀態」勾選成「已離職」時必須選定離職日期(如圖 13-
4)。

圖 13-4. 基本資料設定與離職日選擇

代理人機制設定
在代理人機制設定的部份,主要設定你是否使用代理人,以及系統如何幫
您尋找您的代理人。以下針對各個設定進行說明:

1 2

圖 13-5. 代理人機制設定

首先是「啟用代理人機制 」,若關閉此選項,表示此人員事必躬親,不使
用代理人;關閉後無法設定此區塊中的其他屬性。
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接下來是「使用日期區間 」,表示您要設定在某個日期區間內使用代理人
的機制(如請長假、長期出差等等),而在您設定的這段期間內,系統將
會把所有原本派送給您的工作轉派給您設定的代理人,所以您不會收到任
何工作。

第三種屬性是「所有的流程工作給預設代理人處理 」和「指定個別流程
的 代 理 人 」二選一;若您的設定是「所 有 的 流 程 工 作 給 預 設 代 理 人 處
理 」,表示所有您的工作將會無條件的轉派給您的預設代理人;若您的設
定是「指定個別流程的代理人」,則您可以為系統內每個流程指定不同的
代理人(如審核請假由甲代理,而審核採購由乙代理);當然,若有些流
程您不想指定代理人,系統依然會將工作轉派給您的預設代理人。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 79
隸屬組織單位設定
在此區塊可設定該人員所屬的「部門 」、「專案」與「群組」,在清單中
按滑鼠右鍵,在彈出的選單中選擇「新增隸屬部門」,開啟「職務設定」
對話窗(如圖 13-6)。

圖 13-6. 隸屬組織單位設定

在職務設定畫面中,必需設定「所屬組織」、「職務」與「核決層級」,
而「職稱 」、「角色」與「主管」為選擇性的屬性,視該人員的狀況而決
定是否要進行設定。

接下來是設定此人員的所屬部門,此時可以使用查詢功能來產生部門列表,
產生的列表會因為該人員的「所屬 組織 」而不同。設定完部門之後,按下
「確定」按鈕便可為該人員新增一筆「隸屬組織單位」資料。若欲刪除隸
屬部門則在清單中以滑鼠右鍵點選欲刪除之部門,在彈出之選單中點選
「刪除隸屬部門」,即可完成刪除。

專案及群組的設定與部門相同,可參照部門的設定方式設定之。
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關係人設定
代理人設定

您可以在此處設定該人員的代理人,依照其「代理人機制設定」的不同,
分別可以設定「代理人」或「流程代理人」,以滑鼠右鍵點選列表,便會
出現一彈出視窗,再點選新增代理人,系統便會開啟 人員查詢視窗供您選
擇代理人(如圖 13-7)。

新增代理人

調整順序

圖 13-7. 代理人設定

您可以輸入查詢條件來產生人員列表,選擇您覺得適當的人選之後,按下
「確 定 」按鈕,系統便會為該人員新增一筆代理人資料。若要刪除代理人,
於清單中以滑鼠右鍵點選欲刪除的資料,將彈出一選單,點選「刪除代理
人」即完成刪除動作。

代理人有其順序性,系統會依序從第一個代理人開始判斷是否可轉派工作,
因此排在愈前面的代理人被轉派工作的機會也愈高;點選欲修改的代理人
列後按右方之上下方向鈕,便可調整代理人之代理優先順序。

流程代理人設定

若該員工的代理人機制設定使用「指定個別流程的代理人」,系統會請您

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 81
指定代理人員、流程與來源部門(如圖 13-8)。

圖 13-8.流程代理人設定

「代理人員 」指的是您想要由誰做為這些流程的代理人;「流程」需指定
特定流程;而「來源 部門 」則是當流程來自與某個部門時,須轉派給此代
理人。若要刪除流程代理人,於清單中以滑鼠右鍵點選欲刪除的資料,將
彈出一選單,點選「刪除流程代理人」即完成刪除動作。

流程代理人與代理人不同之處在於,代理人可以指定多個,系統會依照其
順序來尋找可代理的人員;而流程代理人的設定中,一個來源部門搭配一
個流程僅能設定一個代理人,意即如果此代理人也無法處理工作或是工作
逾時,系統還是會轉派工作給預設代理人。
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關係人設定

在 EasyFlow GP 系統中,關係人指的是在組織內無正式職務,但是因為特殊
原因,依然會參與組織流程運作的人員(如法律顧問)。欲設定關係人,
請點選關係人之頁籤開始進行設定:

在清單中按滑鼠右鍵將彈出一選單,點選「新增關係人」開啟「人員查詢」
對話窗,(如圖 13-9)。選擇一關係人後,系統會請您輸入關係名稱,輸
入完成後點選確定完成新增關係人。

圖 13-9. 關係人設定

若想修改之前設定的關係名稱,在清單中以滑鼠右鍵點選欲修改關係名稱
的關係人,彈出一選單,再點選「修改關係名稱」後彈出如上圖之「輸入」
對話窗,輸入關係名稱後點選確定,便完成修改關係名稱。

在清單中以滑鼠右鍵點選欲刪除之關係人後,在彈出的選單上點選「刪 除
關係人」即可完成刪除。完成所有設定後點選確定完成人員資料的設定。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 83
Chapter 14.
管理群組資料

 本章簡介
本章介紹如何設定組織的群組資料。

 學習目標
看完本章節,您應該了解:

 EastFlow GP 系統中如何新增群組資料。

 EastFlow GP 系統中如何修改群組資料。

 EastFlow GP 系統中如何刪除群組資料。
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新增群組
在 EasyFlow GP 系統中,「群 組 」是一個無階層性的人員集合(如社團),
專案與部門可以設定其主管與核決層級,因此在流程運作時可以依照流程
的設定來動態解析流程的處理者;但對群組而言,因為沒有主管與核決層
級的屬性,因此只能以固定指派的方式參與流程運作。

欲新增群組資料,於左方之樹狀圖上以滑鼠右鍵點選「群 組 」,在彈出選
單中點選「新 增 群 組 資 料 」,開 啟 「 群 組 資 料 設 定 」視窗(如圖 14-
1)。

圖 14-1. 新增群組資料

按照欄位輸入新增群組的「群 組 編 號 」及「群 組 名 稱 」,「隸 屬 組 織 」


由系統自動帶出,不需輸入;以滑鼠在員工清單中按右鍵可叫出選單可直
接設定此群組之人員;或是點選「新增員工資料」叫出「人員查詢」對話
窗,依「員工姓名」查詢,點選查詢結果以新增人員。最後點選確定完成
新增群組。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 85
修改群組
於左方之樹狀圖上以滑鼠右鍵點選欲修改之群組,在彈出選單中點選「修
改群組資料」,開啟「群組資料設定」畫面(如圖 14-2),將自動帶出原
有資料,修改資料後按「確定」完成修改。

圖 14-2. 修改群組資料

刪除群組
於左方之樹狀圖上以滑鼠右鍵點選欲修改之群組節點,在彈出的選單中點
選「刪除群組資料」,在彈出的確認對話窗中點選「是」之後,便完成群
組的刪除動作。
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Part 5
規劃及管理表單

------------------------------------------------------------------------------------------------

Chapter 15. 管理表單


Chapter 16. 管理表單的分類
Chapter 17. 發行表單
Chapter 18. 作廢表單
------------------------------------------------------------------------------------------------

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 87
Chapter 15.
管理表單

 本章簡介
本章介紹如何利用本系統來管理表單,包括如何新增、設計表單,以及如何修
改、儲存、簽出、刪除表單,當您需要管理表單時,可以使用「表單設計師」
來完成您的工作。

 學習目標
讀完本章節,您應該了解:

 如何新增一份表單

 如何設計表單內容

 如何修改表單

 如何刪除表單

 準備工作
您已熟悉本系統之畫面配置及系統常用工具之操作方式。
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管理表單
本系統提供管理表單的功能,讓您能夠自己設計屬於您組織的表單樣式,並
加以管理,以便在流程中使用表單,提供表單讓使用者進行活動的處理,例
如進行表單的填寫、列印等動作。

新增表單
擁有「系統管理工具 」 「表單設計師 」權限的使用者才能夠利用表單設
計師進行表單的新增工作,在設計表單前,您必須先新增一份表單,以下說
明新增表單的操作方式。

STEP 1. 進入「表單設計師」

點選系統畫面左方功能表中的「表單設計師」,此時系統會開啟表單設計
師的視窗(圖 15-1)。

圖 15-1 開 表單設計師

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 89
STEP 2. 新增表單

當您想新增表單時,請在表單設計師畫面右方的表單樹上任一分類或是根目
錄(All Forms)上點選滑鼠右鍵,選擇「新 增 表 單 定 義 」即可新增一份表單
(圖 15-2)。

圖 15-2.新增表單
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STEP 3. 為新表單命名

新增表單後,系統會提示您為新表單命名,首先輸入新表單代號 (需為英文、
數字或兩者之組合) (圖 15-3),接著進行表單基本屬性的設定(圖 15-4),您可
以在表單基本屬性中修改表單的名稱,設定完畢後,即完成表單的新增,並
可以開始表單的設計工作。

圖 15-3.輸入表單代號

圖 15-4.設定表單屬性

設計表單
鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 91
表單設計師的主要功能為設計表單,您可以利用表單設計師所提供的元件進
行表單的設計。當您新增或開啟一張表單時,表單設計師會在表單設計區中
新增一個視窗作為編輯此張表單的編輯工作區域(圖 15-5),您可以同時開啟
多個表單進行編輯作業。以下說明表單設計的操作方式。

圖 15-5.表單設計工作視窗
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STEP 1. 新增表單元件

您可以用滑鼠點選表單設計師畫面左方表單元件列中的任一表單元件,然後
在表單設計視窗中欲放置的位置以滑鼠點選一下,即會在表單中出現該表單
元件,成功將表單元件新增至表單中(圖 15-6)。

圖 15-6.新增表單元件

STEP 2. 移動、調整表單元件

表單設計工作視窗中,您可以使用滑鼠點選表單元件四周之綠色控制點改變
表單元件大小、點選表單元件然後拖曳以改變表單元件位置。按住鍵盤上之
Ctrl 鍵後再以滑鼠逐一點選表單元件,或是以滑鼠拉出選擇區域可同時將多
個表單元件設為被選擇的狀態(圖 15-7),可進行同時拖曳的動作。

圖 15-7.同時選擇多個元件

STEP 3. 編輯表單
鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 93
「表單設計師」提供了許多元件及工具,讓您輕鬆設計自己的表單,以下為
各種元件及工具之介紹:

 表單元件列

「表單設計師」視窗左方的表單元件列中列出了可供設計表單使用的表單元
件(圖 15-8),表單元件包含基本元件及進階元件,最上方的游標圖示可供取
消表單元件的選擇狀態。一但您新增元件至表單中,您可針對每個元件進行
屬性的設定,設定方式為,以滑鼠指向該元件,連續點選滑鼠左鍵兩下開
啟屬性設定視窗,或者點選滑鼠右鍵,選擇「屬 性 」開啟屬性設定視窗,
便可針對不同元件進行屬性的設定。各元件說明如下表所示:

圖 15-8.表單元件列

1. 基本元件

標籤(Label) 表單上的文字標籤,可將文字顯示於表單上

按鈕(Button) 表單中的按鈕

文字欄位(TextBox) 表單中讓使用者輸入文字的欄位

文字區域(TextArea) 表單中可讓使用者輸入較多文字的欄位

密碼(Password) 讓使用者輸入密碼的欄位

核取方塊(CheckBox) 讓使用者從一組選項中選擇多個需要的選項

單選按鈕(RadioButton) 提供一組選項以供使用者從中選擇其中一項

圖片(Image) 表單上的圖片,可將圖片顯示於表單上

清單(ListBox) 在表單中列出一組清單
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下拉式選單(Dropdown) 在選單中提供一組選項讓使用者進行選取

附加檔案(Attachment) 讓使用者在表單中附加檔案

隱藏欄位(Hidden TextBox) 在表單中放置隱藏欄位

超連結(HyperLink) 讓使用者在表單中連結至其他網頁

2. 進階元件

表格(Grid) 表單中的表格

Dialog Input 讓使用者利用按鈕開啟一對話窗,進行資料


的選取後,顯示於文字欄位中

Dialog Input Label 在 Dialog Input 後提供文字說明標籤

Dialog Input Multi 讓使用者利用按鈕開啟一對話窗,進行多筆


資料的選取後,顯示於文字欄位中

日期(Date) 讓使用者利用按鈕開啟一對話窗,進行日期
的選取後,顯示於文字欄位中

時間(Time) 讓使用者利用按鈕開啟一對話窗,進行時間
的選取後,顯示於文字欄位中

條碼(Barcode) 將數值轉換為條碼形式顯示於表單中,您可
於條碼屬性設定中選擇條碼的種類

序號(Serial Number) 在表單中產生序號

連結資料庫(DB Connection) 進行資料庫的連結

SQL 指令(SQL Command) 設定 SQL 指令已從資料庫中取得資料顯示於


表單中

 快捷工具列

「表單設計師」亦提供了快捷工具列,工具列位於畫面上方,主要目的為讓
您方便快速設計與編輯表單(圖 15-9) , 快捷工具列中可分為數個工具群組,
以下將分別介紹各個群組。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 95
圖 15-9.表單設計師快捷工具列

 檔案工具群組

檔案工具群組(圖 15-10)主要包含檔案的相關功能,由左至右之功能分別為
新增表單定義檔案、讀取表單定義檔案、儲存表單定義檔案、上傳表單定義
檔案。

圖 15-10.檔案工具群組

 表單設定工具群組

表單設定工具群組(圖 15-11)主要讓您進行表單的設定,由左至右之功能分
別為預覽表單、編輯表單屬性、設定表單背景圖檔、設定編輯表單參考格點。

圖 15-11.表單設定工具群組

 編輯工具群組

編 輯 工 具 群 組 ( 圖 15-12) 由 左 至 右 之 功 能 分 別 為 表 單 元 件 編 輯 之 復 原
(Undo)、重作(Redo)、剪下、複製、貼上、刪除。

圖 15-12.編輯工具群組

 對齊工具群組

對齊工具群組(圖 15-13) 主要功能為設定多個表單元件之對齊方式,您可以


選取多個表單元件後選擇下列工具進行對齊的動作,由左至右之功能分別為
對齊左方、對齊右方、對齊上方、對齊下方、設為同寬、設為同高、設定群
組(只有 Radio Button 與 Checkbox 可設定群組)。

圖 15-13.對齊工具群組

 進階功能群組
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進階功能群組(圖 15-14)主要讓您進行進階功能的操作,由左至右之功能分
別為 Script Editor、連線至伺服器,能夠讓您針對表單元件撰寫 Script、進行
操作。

圖 15-14.進階功能群組

STEP 4. 儲存表單

當您將表單設計完成,可在畫面右方表單樹中的新表單上,點選滑鼠右鍵選
擇「儲存表單」,此張表單即可儲存至 Server 上(圖 15-15)。

圖 15-15.儲存設計完成之表單

修改表單
「表單設計師」亦提供修改表單的功能,讓您能夠針對已新增的表單進行修
改的動作,以下說明修改表單的方式。

STEP 1. 開 啟 表單

在您進行表單的修改前,必須先開啟欲修改的表單,您可利用表單設計師畫
面右方的表單樹上以滑鼠指向欲開 啟的表單,接著點選滑鼠右鍵選擇 「開
啟表單定義」來開啟儲存在 Server 端的表單(圖 15-16)。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 97
圖 15-16.開 表單

STEP 2. 瀏覽表單

開啟表單後,系統即會開啟該張表單,您可瀏覽表單,若所選擇開啟之表單
尚未被您簽出,則此表單將被設定為唯讀狀態,您將無法編輯此表單,僅能
瀏覽表單。
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STEP 3. 簽出表單

簽出表單的方式如下:

請在畫面右方的表單樹上以滑鼠右鍵點選欲簽出的表單,然後選擇「簽 出
表 單」即可簽出此張表單(圖 15-17)。表單被簽出後會一直處於被簽出之狀
態(圖 15-18),表單樹中的表單名稱後會顯示簽出該表單之人員為誰,在您
尚未儲存此張表單前,此表單不可再次被簽出。

圖 15-17.簽出表單

注意

若您要對已儲存於 Server 的表單進行編修或改版的動作,必須


先簽出此張表單,一但您簽出表單,其餘使用者便不能夠針對
同一張表單進行編修的動作,相同的,若您開啟的表單已被其
他人簽出,您也無法針對該表單進行簽出、修改的動作。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 99
圖 15-18.表單被簽出之狀態

STEP 4. 修改表單

一但表單被您簽出後,即可進行修改表單的動作,修改表單的方式同於設計
表單的方式。

STEP 5. 儲存表單

若您欲將設計好的表單儲存至 Server 時,可依狀況選用 3 種不同之儲存方


式,分別為「儲存表單」、「另存新表單」與「暫存表單」,以下分述:
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 儲存表單

當您選擇「儲存表單」時,此張表單會增加一個版號(即多一個版本),將該
表單儲存於 Server 上(圖 15-19)。

圖 15-19.儲存表單

 另存新表單

當您選擇「另存新表單」時,系統會提示您輸入一個新的表單代號(需為英
文、數字或兩者之組合),並以此代號在 Server 上儲存一新表單(圖 15-20)。

圖 15-20.另存新表單

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 101


 暫存表單

當您想暫時儲存工作成果而不想增加原表單之版號時,可使用「暫 存 表
單 」功能,將此表單暫存於 Server 上,以便日後繼續完成編輯工作(圖 15-
21),暫存的表單在表單樹上將被標示為(temp)表示為暫存檔。

圖 15-21.暫存表單
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 其他儲存方式

您亦可利用快捷工具列上檔案工具群組所提供之功能,點選 ,將表單以檔
案的的型態暫時儲存在您自己的個人電腦上(圖 15-22),當有需要時點選
開啟檔案,再點選 上傳表單,即可將表單上傳至 Server(圖 15-23)。

圖 15-22.儲存表單檔案

圖 15-23.上傳表單

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 103


刪除表單
當您欲刪除一張表單時,首先必須簽出此張表單才可進行刪除動作,簽出表
單後,您可以在表單設計師畫面右方的表單樹中,選擇欲刪除的表單,點選
滑鼠右鍵,選擇「刪除此版表單 」(圖 15-24),接著點選「是」,確定刪除
後,該版表單即會被刪除。

圖 15-24. 刪除表單

注意
若該版本的表單已被流程發起時使用過,日後仍會參考到該版
本表單,因此無法進行刪除表單的動作。
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Chapter 16
管理表單的分類

 本章簡介
本章介紹如何利用本系統來管理表單的分類,包括如何新增、刪除表單分類,
以及如何搬移表單,當您需要管理表單分類時,可以使用「表單設計師」來完
成您的工作。

 學習目標
讀完本章節,您應該了解:

 如何新增一個表單分類

 如何刪除表單分類

 如何搬移表單

 準備工作
您已熟悉本系統之畫面配置及系統常用工具之操作方式。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 105


新增表單分類
表單分類主要讓您為表單進行分類的動作,您能夠自己定義表單的類別以方
便管理。新增表單分類的方式如下。

STEP 1. 新增表單分類

欲新增表單分類時,請先進入「系統管理工具 」 「表單設計師 」,首先


在表單設計師畫面右方之表單樹根目錄(All Forms)上點選滑鼠右鍵,然後選
擇「新增表單分類」(圖 16-1)。

圖 16-1.新增表單分類
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STEP 2. 輸入分類名稱

接下來系統會提示您輸入表單分類的名稱(圖 16-2),輸入類別名稱後即可完
成表單分類的新增,您可在表單分類中任意新增表單。

圖 16-2.輸入表單分類名稱

注意
表單分類名稱不可重複
本系統不允許在分類中再新增表單分類

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 107


刪除表單分類
您可以在畫面右方的表單樹上選擇任一表單分類,點選滑鼠右鍵選擇「刪
除表單分類」即可刪除此一表單分類(圖 16-3)。

圖 16-3.刪除表單分類

注意
當表單分類之下沒有任何表單時,才可以刪除此表單分類,否則
您必須先刪除表單分類中之所有表單後,再執行刪除表單分類的
工作。
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搬移表單
您可以搬移表單至其他表單分類,首先在表單設計師畫面右方的表單樹上選
擇欲搬移的表單,按下滑鼠右鍵後點選「搬 移 表 單 」(圖 16-4),接著系統
會開啟搬移表單視窗,請點選任一表單分類,按下「是 」,確定搬移至該
分類後,即可完成搬移表單的動作。

1
2

圖 16-4.搬移表單

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 109


Chapter 17
發行與作廢表單

 本章簡介
當您設計完一張表單並且儲存至 Server 之後,便可針對這張表單作發行甚至
作廢的動作,本章節將告訴您,如何利用「表單設計師」來發行以及作廢一張
表單。

 學習目標
讀完本章節,您應該了解:

 如何發行新表單

 如何瀏覽表單版本歷程

 如何重新發行表單

 如何作廢表單

 準備工作
您已熟悉本系統之畫面配置及系統常用工具之操作方式。
EasyFlow GP 工作流程管理系統 使用者操作手冊

發行新表單
當您完成一張表單之設計時,可由快捷工具列的表單屬性設定工具群組中,
點選 「編 輯 表 單 定 義 屬 性 」,然後選擇「發 行 狀 態 」頁籤中的「起 始
有效日」及「截止有效日」欄位來設定表單的開始發行與截止發行時間(圖
17-1),在期間內此表單為發行的狀態。

如果表單設定了截止發行時間,一但時間到達設定的截止時間,表單即會進
入停止發行的狀態。

圖 17-1.新表單發行設定

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 111


檢視表單版本歷程
當您想要瞭解一張表單的版本歷程與發行狀態時,您可以在畫面右方的表單
樹上選擇任一表單,按下滑鼠右鍵選擇「檢視 表單 版本 歷程 」(圖 17-2),
即可顯示此張表單的版本紀錄與發行狀態(圖 17-3)。

圖 17-2.檢視表單版本歷程

圖 17-3.表單版本歷程視窗
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重新發行表單
若您要重新發行表單,請於表單版本歷程視窗中用滑鼠選擇任一版本的表
單,點選滑鼠右鍵選擇「發 行 表 單 」(圖 17-4),即可重新設定此版本表單
的開始發行與截止發行時間,讓表單重新發行,系統也會將該表單的發行狀
態改為 RELEASED。

圖 17-4.重新發行表單

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 113


作廢表單
當您欲作廢一張表單時,可以由表單版本歷程視窗中用滑鼠選擇任一版本的
表單,按下滑鼠右鍵選擇「作 廢 表 單 」(圖 17-5),即可重新設定此版本表
單的截止發行時間,系統也會將此表單的發行狀態改為
UNDER_REVISION。

圖 17-5.作廢表單
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Part 6
規劃及管理流程模型

------------------------------------------------------------------------------------------------

Chapter 18. 管理流程模型


Chapter 19. 管理流程模型的分類
Chapter 20. 發行與作廢流程模型
Chapter 21. 規劃設計流程模型
------------------------------------------------------------------------------------------------

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 115


Chapter 18
管理流程模型

 本章簡介
本章介紹如何利用本系統來管理流程模型,包括如何新增、簽出、簽入、刪除、
搬移流程模型等,當您需要管理流程模型時,可以使用「流程設計師」來完成
您的工作。

 學習目標
讀完本章節,您應該了解:

 如何新增流程模型

 如何開啟、簽出流程模型

 如何儲存、簽入流程模型

 如何刪除流程模型

 如何搬移流程模型

 準備工作
您已熟悉本系統之畫面配置及系統常用工具之操作方式。
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管理流程模型
流程模型代表流程的樣版,您能夠設計組織專屬的流程模型,如請假流程等,
在流程模型中,您可以規劃設計流程定義,流程定義主要用於定義流程中所
需進行的活動、工作項目,日後其他使用者在系統中發起、使用該流程時,
系統會根據流程定義的內容執行該流程。當您需要規劃、管理流程模型時,
您能夠使用「流程設計師」進行管理工作。

新增流程模型
擁有「系統管理工具 」 「流程設計師 」權限的使用者才能夠利用流程設
計師進行流程模型新增的工作,以下說明新增流程模型的操作方式。

STEP 1. 進入流程設計師

請點選系統畫面左方功能表中的「流程設計師 」,以開啟流程設計師視窗
(圖 18-1)。

圖 18-1. 開啟流成設計師

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 117


STEP 2. 新增流程模型

當您想新增流程模型時,請在流程設計師視窗右方的流程模型樹上之任一分
類或在根目錄(Process Package Navigator)上按滑鼠右鍵,選擇「新增流程模
型定義 」即可新增一筆流程模型 (圖 18-2)。

圖 18-2. 新增流程模型

STEP 3. 選擇流程模型類別

新增流程模型後,系統會請您選擇該流程模型之所在分類目錄,請選擇一個
分類後點選「OK」(圖 18-3),流程模型分類建置方式見「Chapter 19: 管
理流程模型的分類」。

圖 18-3. 選擇流程模型分類
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STEP 4. 設定流程模型相關屬性

接下來,系統會提示您為新流程模型設定相關屬性(圖 18-4),您可在此為您
所 新 增 的 流 程 命 名 , 更 改 「 Name 」 即 可 。 其 餘 相 關 屬 性 設 定 請 參 閱
「Chapter 22 :規劃設計流程模型」中的流程模型屬性設定。

圖 18-4.流程模型的相關屬性設定

STEP 5. 完成新增流程模型

屬性設定完成後,流程模型樹上出現一個新的流程模型,主畫面則會開啟流
程設計編輯畫面(圖 18-5)。您可以利用流程設計師開始規劃設計您的流程模
型。如何規劃設計流程模型請參閱「Chapter 22 :規劃設計流程模型」。

圖 18-5. 新增完成

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 119


開 流程模型
當您欲開啟流程模型時,請在畫面右方的流程模型樹上選擇欲開啟的流程模
型,接下來點選滑鼠右鍵並選擇 「開 啟 流程模型定義 」,即可開啟流程模
型 (圖 18-6)

圖 18-6. 開 流程模型

注意
開啟流程模型後,若開啟者不同於此流程模型的簽出者,或者
該流程尚未被簽出,則開啟的流程模型只能檢視不能做修改、
儲存的動作。
EasyFlow GP 工作流程管理系統 使用者操作手冊

簽出流程模型
當您需要對流程模型做規劃設計的動作時,您必須先簽出流程模型,請在流
程設計師畫面右方的流程模型樹上選擇欲簽出的流程模型,接下來點選滑鼠
右鍵並選擇 「簽 出 流 程 模 型 定 義 」( 圖 18-7) ,即可簽出流程模型,並加
以規劃設計。

圖 18-7. 簽出流程模型

注意

已被簽出的流程模型無法再被簽出,此時請使用開啟流程模型
功能。若開啟者正是簽出者,則等同簽出流程模型。
簽出流程模型時系統將自動取出最新版本的流程模型

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 121


儲存流程模型

STEP 1. 儲存流程模型

當您想儲存流程模型時,請在流程設計師畫面右方的流程模型樹上選擇欲儲
存的流程模型,接下來點選滑鼠右鍵並選擇「儲存流程模型定義 」(圖 18-
8)。

圖 18-8. 儲存流程模型

注意

簽出流程模型後才能夠進行儲存模型的動作,開啟流程模型僅
能瀏覽,無法做修改及儲存
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STEP 2. 選擇儲存流程模型方式

選擇「儲存流程模型定義 」後,系統會提示項目選擇視窗(圖 18-9)。選項


有兩種, 一為 「儲存成草稿」,一為「登錄到版本控制系統」。

圖 18-9. 儲存項目選擇視窗

 儲存成草稿

若選擇「儲存成草稿 」,點選「確定」後,系統會將該流程模型另外以草
稿方式儲存,並不會儲存至原本之流程模型中,也不會為原本之流程模型增
加一個版號(即不會多一個版本),該草稿會出現在流程設計師右方之流程模
型樹中(圖 18-10),以便日後取出進行設計。

草稿

圖 18-10. 儲存成草稿

 登錄到版本控制系統
鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 123
若選擇「登錄到版本控制系統 」,點選「確定」即可進行將該流程簽入流
程模型中的動作,將流程模型以一個新的版本儲存起來,系統會開啟簽入流
程模型的視窗(圖 18-12),請依下列步驟進行設定:

1. 設定該流程的有效發行時間:點選 設定開始發行(Valid From)及截止發


行(Valid To)時間。

2. 更改過去已發行版本之發行狀態:請點選目前已發行版本的流程模型,
接著點選「Fix it!」按鈕,此動作會將前一版本的流程模型自動更改為發
行時間已過的狀態(等同於未發行狀態)

3. 點選「Check-In」,即完成登錄動作。

圖 18-12. 簽入項目選擇視窗

注意
一個流程模型在同一個時間裡,僅能有一個版本的流程為發行
狀態,否則該流程將無法被正確的發起。

刪除流程模型
當您想刪除流程模型時,請在畫面右方的流程模型樹上選擇欲刪除的流程模
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型,接下來點選鼠右鍵並選擇「刪除流程模型定義」(圖 18-13)。

圖 18-13. 刪除流程模型

注意
刪除流程模型會減少一個版號,系統會將最新版本的流程模型
刪除,並會重新發行最近版號的流程模型。若刪除版號為 1 的
流程模型,此流程模型便會自流程模型樹中刪去。
若流程曾經被發起過,日後使用者仍會參考到該流程,因此無
法將該流程刪除。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 125


移動流程模型
您能夠在流程設計師中,變更流程模型所在的分類目錄,以下說明移動流程
模型的方式。

STEP 1. 選擇要移動的流程模型

當您想變更流程模型的分類時,請在流程模型樹上選擇欲搬移的流程模型,
接下來點選滑鼠右鍵並選擇「移動流程模型定義」(圖 18-14)。

圖 18-14. 移動流程模型
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STEP 2. 選擇目錄

選擇「移動流程模型定義 」後,系統會提示分類目錄選擇視窗。選擇欲移
動的分類後,點選「OK」,即可搬移流程模型至指定的目錄(圖 18-15)。

圖 18-15. 分類目錄選擇視窗

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 127


Chapter 19
管理流程模型的分類

 本章簡介
本章介紹如何利用本系統來管理流程模型的分類,包括如何建立、刪除流程模
型分類,當您需要管理流程模型分類時,可以使用「流程設計師」來完成您的
工作。

 學習目標
讀完本章節,您應該了解:

 如何建立一個流程模型分類

 如何刪除流程模型分類

 準備工作
您已熟悉本系統之畫面配置及系統常用工具之操作方式。
EasyFlow GP 工作流程管理系統 使用者操作手冊

新增流程模型分類
您能夠為您的流程模型進行分類的動作,類別可自行設定,新增流程模型分
類的方法說明於下。

STEP 1. 點選新增目錄
當您想為您的流程模型新增分類時,請在流程設計師畫面右方的流程模型定
義樹的根目錄(Process Package Navigator)上點選鼠右鍵,選擇「新增目錄」
即可新增一個流程模型分類(圖 19-1)。

圖 19-1. 新增流程模型分類

STEP 2. 輸入新目錄名稱
點選「新 增 目 錄 」後,系統會開啟一個視窗 (圖 19-1),提示您輸入新目錄
名稱,請您進行輸入動作後點選「確定」即完成目錄的新增。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 129


刪除流程模型分類
當您想刪除流程模型分類時,請在畫面右方的流程模型樹上選擇欲刪除的流
程模型分類,接下來點選滑鼠右鍵並選擇「刪 除目 錄」,即可刪除指定的
流程模型分類(圖 19-2)。

圖 19-2. 刪除流程模型分類

注意
若有流程模型仍在您所指定要刪除的流程模型分類下,「刪除
目錄」選項將會關閉。請將欲刪除的流程模型分類清空,方可
執行刪除的動作。
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Chapter 20
發行與作廢流程模型

 本章簡介
本章介紹如何利用本系統來發行與作廢流程模型,當您需要進行發行或作廢流
程模型時,可以使用「流程設計師」來完成您的工作。

 學習目標
讀完本章節,您應該了解:

 如何檢視流程模型的版本歷程

 如何發行流程模型

 如何作廢流程模型

 準備工作
您已熟悉本系統之畫面配置及系統常用工具之操作方式。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 131


檢視流程模型版本歷程
由於流程模型有版本上之分別,系統將會記錄每一次修改的版本,您能夠透
過檢視流程模型版本歷程來了解目前所發行的版本情形。以下說明檢視流程
模型版本歷程的方法。

STEP 1. 選擇欲瀏覽版本歷程的流程模型

當您欲檢視流程模型的版本歷程時,請在流程設計師畫面右方的流程模型定
義樹上以滑鼠指向欲瀏覽的流程模型,接下來點選滑鼠右鍵並選擇「檢 視
流程模型版本歷程」(圖 20-1)。

圖 20-1. 檢視流程模型版本歷程
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STEP 2. 瀏覽流程模型版本歷程

選擇「顯示流程模型版本歷程」後,系統會開啟指定的流程模型版本力成
清單(圖 20-2),各個發行狀態說明如下:

 發行中的版本在 Publication Status 欄位會顯示 RELEASED

 未發行的版本在 Publication Status 欄位會顯示 UNDER_REVISION

 測試中的版本在 Publication Status 欄位會顯示 UNDER_TEST

圖 20-2. 流程模型版本歷程

注意
 發行狀態除了以 Publication Status 來識別外,也能夠利用流程
有效期間(Valid From 與 Valid To)來識別,超過有效期間的流程
模型也視為未發行的狀態,有效期間內則為發行狀態。

STEP 3. 預覽不同版本的流程模型

若您要預覽流程模型版本歷程中某個版本的流程模型時,請先選擇欲瀏覽的
版本,接著點選「Review」,系統將會開啟該版本的流程模型。

發行流程模型
鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 133
流程設計規劃完畢後,您必須發行該流程,流程才能夠被發起,發行流程模
型的方法說明如下。

STEP 1. 選擇欲發行的流程模型

當您欲發行流程模型的某個版本時,請在流程模型的版本歷程清單中選擇欲
發行的版本,並點擊 「 Modify」按鈕,此時系統會開 啟發行流程模型視窗
(圖 20-3)。

圖 20-3. 檢視流程模型版本歷程
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STEP 2. 更改欲發行的流程模型狀態

請選擇 Publication Status 為 RELEASED 狀態,接著點擊 來設定發行的截


止時間(Valid To)(圖 20-4) ,設定完成並點選「OK」後,按下「Save」按鈕,
即可發行所指定的版本。

圖 20-4. 發行流程模型視窗

STEP 3. 更改過去已發行的流程模型狀態

由於 STEP 2 中將未發行的版本狀態調整為已發行,同一個流程模型不允許
同時有兩的版本為發行狀態,因此,需將過去已發行的流程狀態加以修改成
為未發行的狀態,才能夠確保沒有兩個版本同時發行,操作方法如同前兩個
步驟。

注意
流程模型一次只能發行一個版本,其餘版本請自行調整為未發
行狀態,否則流程將無法正確的被發起

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 135


作廢流程模型
當您想作廢正在發行中的某個版本時,請在檢視流程模型的版本歷程清單中,
選擇欲作廢的版本,並點 擊「 Modify」按鈕,此時會開 啟修改流程模型視
窗(圖 20-5)。您可以點 來設定發行截止時間(Valid To)為已截止的時間 ,
並將 Publication Status 設定為 UNDER_REVISION 狀態,按下「Save」按鈕,
即可作廢所指定的版本。

圖 20-5. 作廢流程模型視窗
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Chapter 21
規劃設計流程模型

 本章簡介
本章介紹如何利用本系統來規劃設計流程模型,您可以使用「流程設計師」來設
計、建立屬於您組織的流程。

 學習目標
讀完本章節,您應該了解:

 如何設定流程模型 (Process Package)屬性

 如何建立流程定義(Process Definition)與相關屬性設定

 如何設定流程參數 (Formal Parameter)屬性以及變數(Variable)屬性

 如何建立參與者活動(Participant Activity)與相關屬性設定

 如何建立子流程活動(Subflow Activity)與相關屬性設定

 如何建立區塊活動(Block Activity)與相關屬性設定

 如何建立活動變遷(Transition)與相關屬性設定

 準備工作
您已熟悉本系統之畫面配置及系統常用工具之操作方式。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 137


流程模型屬性設定
流程模型屬性主要讓您在此設定流程模型的相關資訊,您能夠設定流程名稱、
發起權限等,也能夠在此瀏覽與該流程相關的訊息,如發行狀態、版本等訊
息。以下說明設定流程模型屬性的方法。

STEP 1. 選擇欲設定的流程模型屬性

當您想設定流程模型的屬性時,請先簽出流程模型,簽出後在主視窗左方的
流程模型上選擇流程模型 (如 ),點選滑鼠右鍵後選擇「屬 性 」(圖
22-1)。

圖 22-1. 流程模型屬性設定
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STEP 2. 開 啟 流程模型屬性設定視窗

接下來系統會開啟流程模型屬性設定視窗 (圖 22-2),您即可在此設定流程模
型相關屬性。

圖 22-2. 流程模型屬性設定視窗

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 139


流程模型屬性說明
流程模型的屬性依其性質分成五大類,包括一般屬性、標頭屬性、可重定義
屬性、發起權限設定屬性、進階屬性,以下將分述其定義及設定方式﹕

 一般屬性(General Attribute)

一般屬性主要用於設定流程模型的名稱(圖 22-3),各欄位定義如下表所示:

識別碼(ID) 用來識別流程模型

名稱(Name) 用來代表流程模型的名稱,您可自行設定名稱,日
後發起流程時,將會以此名稱代表此流程模型

圖 22-3. 流程模型屬性設定視窗(一般屬性)
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 標頭屬性(Package Header Attribute)

標頭屬性主要為流程模型的相關描述 (圖 22-4),各欄位定義如下表所示:

建立日期(Created) 流程模型的建立日期

供應商(Vender) 供應商名稱

XPDL 版本 流程模型所使用的 XPDL 版本


(XPDL Version)

描述(Description) 流程模型的相關描述

圖 22-4. 流程模型屬性設定視窗(標頭屬性)

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 141


 可重定義屬性(Redefinable Header Attribute)

可重定義屬性主要紀錄流程模型的相關發行資訊(圖 22-5),如發行的狀態、
版本等,各欄位定義如下表所示:

發行狀態(Publication Status) 流程模型的發行狀態

♦RELEASED﹕發行中

♦UNDER_REVISION﹕修訂中

♦UNDER_TEST﹕測試中

作者(Author) 流程模型的作者

版號(Version) 流程模型的版本編號,數字越大版本越新

語言(Code Page) 語言別

國家(Country Key) 國家別

圖 22-5. 流程模型屬性設定視窗(可重定義屬性)
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 發起權限設定屬性(Invoke Authority Configuration)

發起權限設定屬性主要用於設定流程模型的發起權限,若該流程僅欲讓某些
人發起,能夠在此進行設定動作。

設定方法為點選 ,點選後系統會開啟組織樹,接著請在組織樹中選擇欲
給予權限的組織、職務、人員等,點選「OK」即可完成權限設定(圖 22-
6),您能夠設定多筆資料以涵蓋所需給予權限的人員。

若欲刪除某項權限設定,先選擇欲刪除的項目後,再點選 即可進行刪除
動作(圖 22-7)。

圖 22-6. 流程模型屬性設定視窗(新增發起權限)

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 143


1
2

圖 22-7. 流程模型屬性設定視窗(移除發起權限)

 進階屬性(Advanced)

進階屬性主要用於設定流程的主題,當流程被發起時,每個流程都可有其主
題,您可在進階屬性中設定固定的主題樣式或讓使用者自由填寫流程主題。
若您要在進階屬性中設定主題樣板,請點選 ,點選後系統會開啟樣版編
輯視窗(圖 22-8),您能夠在樣板中(Pattern Content)進行編輯,也能夠由下方
選項中,選擇系統提供的可用變數(Variable List),並點選「Insert」新增,
即可將該變數新增至樣板中,編輯完成後點選「OK」即完成樣板新增。進
階屬性各欄位定義如下表所示:

使用者定義方式 發起流程時,使用者定義流程主題的方式:
(User Define Mode)
♦FORBIT_DEFINE﹕禁止使用者自行定義

♦ALLOW_DEFINE﹕允許使用者自行定義

♦MUST_DEFINE﹕使用者必須定義

允許使用者修改主題 用來識別是否允許使用者自行修改主題名稱
(Allow Users Modify Subject)

主題樣板(Subject Pattern) 用來識別是否提供以設計好之主題樣板


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1
2

編輯
區域

可用
變數

圖 22-8. 流程模型屬性設定視窗(進階屬性)

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 145


建立流程定義(Process Definition)
一但建立了流程模型,您便能夠在流程模型中建立流程定義,新增多個子流
程至流程模型中,建立流程定義的方法及屬性設定方法說明如下。

STEP 1. 建立子流程定義

當您建立了一個流程模型,系統會主動為此流程模型建立一個主流程定義
(Main Process Definition),該流程定義預設的識別碼(ID)和名稱(Name)與新
建的流程模型相同。

例如 流程模型 ,其主流程定義為 。

若您需要建立子流程,請在主視窗左方的流程模型上選擇流程模型,按滑鼠
右鍵後點選「新增流程」(圖 22-9)。

圖 22-9. 新增流程
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STEP 2. 設定子流程定義屬性

接下來系統會開啟流程定義屬性設定視窗 (圖 22-10),您即可開始設定相關
屬性。

圖 22-10. 流程定義屬性設定(一般屬性)

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 147


流程定義屬性說明
流程定義的屬性依其性質分成五大類,包括﹕一般屬性、標頭屬性、可重定
義屬性、通知屬性、事件處理屬性,以下將分述其定義及設定方式﹕

 一般屬性(General Attribute)

一般屬性主要用於設定流程定義的名稱等相關屬性(圖 22-10),各欄位定義
如下表所示:

識別碼(ID) 用來識別流程定義

名稱(Name) 用來識別流程定義的名稱

存取層級(Access Level) 用來識別存取流程定義的層級,分為兩種:

♦Public:代表可由外部發起流程,流程模型中
的主流程應設定為 Public

♦Private:代表須透過流程模型中的其他流程來
發起,流程模型中的子流程皆應設為 Private

可否撤銷流程(Abortable) 用來識別使用者是否能夠撤銷流程
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 標頭屬性(Package Header Attribute)

標頭屬性主要用於設定流程定義的相關描述(圖 22-11),各欄位定義如下表
所示:

單位(Duration Unit) 設定時間的單位,可為年、月、日、小時、分


秒,所設定的單位別將影響標頭屬性中的處理
時間限制。

建立日期(Created) 流程定義的建立日期

描述(Description) 流程定義的文字描述

處理時間限制(Limit) 處理此流程定義的時間限制,單位以您所設定
的為標準

有效開始時間(Valid From) 若目前時間大於此有效開始時間,系統會自動


發行此流程定義

有效結束時間(Valid To) 若目前時間大於此有效結束時間,系統會自動


作廢此流程定義

圖 22-11. 流程定義屬性設定(標頭屬性)

 可重定義屬性(Redefinable Header Attribute)

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 149


可重定義屬性主要用於設定流程定義的發行及版本相關資訊(圖 22-12),各
欄位定義如下表所示:

發行狀態 流程定義的發行狀態有三種
(Publication Status)
♦RELEASED﹕發行中

♦UNDER_REVISION﹕修訂中

♦UNDER_TEST﹕測試中

作者(Author) 流程定義的作者

版號(Version) 流程定義的版本編號,數字越大表示版本越新

語言(Code Page) 語言別

國家(Country Key) 國家別

負責人(Responsibles) 流程定義的流程負責人,您可以為流程定義設定一
個以上的負責人,負責人將有權利對該流程進行監
督的工作

關係人(Relation Person) 可在此指定流程的關係人,若日後設計流程定義,


需要流程關係人處理活動時,將以此設定為主

圖 22-12. 流程定義屬性設定(可重定義屬性)

若您要為此流程定義設定流程負責人,請點擊此欄位右方之 按鈕。接下
來系統會開啟流程負責人選擇視窗,選擇人員後點擊「 OK」按鈕,即可新
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增一筆流程負責人(圖 22-13)。

若您欲刪除一筆流程負責人,請選擇欲刪除之流程負責人並點擊此欄位右方
之 按鈕,即可刪除流程負責人。

圖 22-13. 流程定義屬性設定(新增流程負責人)

 通知屬性(Notification Attribute)

通知屬性主要目的為發行流程時若需要發送相關通知的通知相關格式設定
(圖 22-14),各欄位定義如下表所示:

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 151


通知型別 代表通知的類型
(Notification Type)

語言別(Language) ♦English﹕英文

♦Traditional Chinese﹕繁體中文

♦Simplified Chinese﹕簡體中文

您可為各個語言別分別設計通知內容供使用者選擇,
若使用者所選擇的語言別沒有進行設定時,系統將
以現存之語言別發送通知

標題(Subject) 流程通知的標題

內文 流程通知的內容,可點選 進行編輯,點選後系統
會開啟樣版編輯視窗 (圖 22-15),您能夠在樣板中
(Pattern Content)進行編輯,也能夠由下方選項中,選
擇 系 統 提 供 的 可 用 變 數 (Variable List) , 並 點 選
「Insert」新增,即可將該變數新增至樣板中,編輯
完成後點選「OK」即完成樣板新增。

圖 22-14. 流程定義屬性設定(通知屬性)
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1 2

圖 22-15. 流程定義屬性設定(通知屬性樣板設計)

 事件處理屬性(Event Handling Attribute)

事件處理屬性主要用於設定流程在各種狀態下的處理方式,事件處理狀態共
分為三種,流程撤銷、流程完成、流程終止(圖 22-16),各欄位定義如下表
所示:

流程撤銷(Process Aborted Handling) 流成撤銷時的處理方式

流程完成(Process Completed Handling) 流程完成時的處理方式

流程終止(Process Terminated Handling) 流程終止時的處理方式

圖 22-16. 流程定義屬性設定(事件處理屬性)

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 153


若要設定各個事件的處理方式,請由畫面左方點選各自的項目進行設定,設
定方式如下(以流程撤銷事件處理為例)(圖 22-17):

點 選流 程撤 銷事 件處 理, 畫面 右方 可選 擇欲 使用 的處 理方 式, 有 Web
Application、Web Services、Session Bean、Mail Delivery、Scripting,選擇之
後,點選左方的 ,即會產生另一個設定視窗,進行相關設定後,點選
「確 定 」,該處理方式便會出現於流程撤銷事件處理視窗中,您能夠新增
數筆欲處理的方式,並能夠以「Up」和「Down」按鈕進行順序調換的動作。

圖 22-17. 流程定義屬性設定(流程撤銷事件處理屬性)
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參數(Formal Parameter)屬性設定
流程參數可以用於設定流程定義(或應用程式)的呼叫參數或回傳參數。參數
具順序性,其數屬性的設定方式說明如下。

STEP 1. 開 啟 參數屬性設定

當您想設定某個流程定義的流程參數時,請在主視窗左方的流程模型上展開
流程定義(如 )後選擇「參數」,點選滑鼠右鍵並選擇「屬性」(圖
22-18)。

圖 22-18.參數屬性設定

STEP 2. 設定參數屬性

開啟流程參數屬性設定後,即可開始設定流程參數屬性,流程參數可以有三
種資料型態 表單型態 (Form Type) 、基本型態(Basic Type) 和附件型態
(Attachment Type),以下將分別說明新增參數方式:

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 155


 表單型態

1. 新增參數:您可以將表單新增於流程參數中,當您想新增一筆表單型態
的流程參數時(圖 22-19),請從屬性設定視窗左方的 Form Navigator 選擇
欲加入的表單(如請假單),並點選 按鈕完成新增。

2. 刪除參數:當您想刪除一筆表單型態的流程參數時,請從屬性設定視窗
右方的 Process Formal Parameter 裡選擇欲刪除的參數,並點選 或
按鈕刪除。

3. 調整參數順序:流程參數具順序性(Index)。當您想調整流程參數之順序
時,請從屬性設定視窗右方的 Process Formal Parameter 裡選擇欲調整的
流程參數,並點選 或 按鈕調整上下順序。

4. 重載 Form Navigator﹕當您想從伺服器端重載新的表單型錄,您可以點
Form Navigator 下方之 按鈕。

1 2

圖 22-19. 流程參數屬性設定(表單型態)

 附件型態

當您想新增一筆附件型態的流程參數時,請點選位於較上方的 按鈕後開
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啟附件型態流程參數設定視窗,設定後按「確 定 」完成新增(圖 22-20),設


定內容如下表所示。

識別碼 用來識別流程參數

名稱 用來表示流程參數的名稱

參數模式 ♦IN︰ 參數值初始化後,在傳遞過程中都是唯讀的,參


數值不會改變。

♦INOUT︰參數初始化後,參數值在傳遞過程中會隨著
處理程序而變化。完成處理程序後,參數值 會回寫至
實際參數所指定的流程相關資料。

♦OUT︰參數值初始為 0 (字串型態為空字串) 。完成處


理程序後,參數 值會回寫至實際參數所指定的流程相
關資料(Relevant Data)。

檔案格式 可指定檔案格式(如 .doc、.txt 等)

授權定義 可選擇流程中的活動,點選授權定義中的 進行新增

描述 流程定義的文字描述

圖 22-20. 流程參數屬性設定(附件型態)

 基本型態

當您想新增一筆基本型態的流程參數時,請點選位於較下方的 按鈕後開
啟基本型態流程參數設定視窗,設定後點選「確 定 」完成新增(圖 22-21),
設定內容如下表所示。
鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 157
識別碼(Id) 用來識別流程參數

名稱(Name) 用來表示流程參數的名稱

參數模式 ♦IN ︰ 參數 值 初始化後,在傳遞過程中都是唯讀的,參


(Parameter Mode) 數值不會改變

♦INOUT ︰ 參數初始化後,參數 值 在傳遞過程中會隨著


處理程序而變化。完成處理程序後,參數值會回寫至實
際參數所指定的流程相關資料。

♦OUT︰參數值初始為 0 (字串型態為空字串) ,完成處理


程序後,會回寫至實際參數所指定的流程相關資料。

子型別(Sub-Type) 基本型態參數可以為其設定子型別︰ 例如字串 (String)、


整數(Integer)、浮點數(Float)、布林(Boolean)、時間(Date
Time)、XML 格式(XML Pattern)

描述(Description) 流程定義的文字描述

圖 22-21. 流程參數屬性設定(基本型態)

變數(Variable)屬性設定
變數表示處理流程程序過程中可能的變數。變數通常用於維護判斷資料(如
活動變遷之條件式)或參考資料值(如流程參數,傳遞予子流程) 。舉例來說,
當流程定義中的活動需要讓使用者進行表單的填寫、夾帶附件時,您就必須
在變數中將所需的表單或附件設定至變數中,以供流程定義使用。
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STEP 1. 開啟變數屬性設定

當您想設定某個流程定義的變數時,請在主視窗左方的流程模型樹上展開流
程定義後選擇「變數」,按滑鼠右鍵並選擇「屬性」(圖 22-22)。

圖 22-22. 變數設定

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 159


STEP 2. 設定變數屬性

如同流程參數,變數有數種資料型態 ︰ 表單型態 (Form Type) 、附件型態


(Attachment Type)、基本型態(Basic Type)和複合型態(Composite Type),以下
將分述各種型態設定方式。

圖 22-23. 變數(表單型態)

 表單型態

操作方式同流程參數之表單型態(圖 22-23)。

 附件型態

操作方式同流程參數之複件型態。

 基本型態

操作方式同流程參數之基本型態。
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 複合型態

當您想新增一筆複合型態的變數時,請點選位於畫面右方的 按鈕後開啟
複合型態變數設定視窗,設定後點選「OK」完成新增(圖 22-24)。

圖 22-24. 變數(複合型態)

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 161


設計活動定義
活動定義主要用來設定組成流程定義的基礎活動。流程定義是由數個活動定
義所組成的,活動定義屬性可以設定活動控制的相關資訊、執行這個活動的
選擇、執行者的指派、執行時期的相關資訊和資料等等。另外,資料存取的
權限和流程連結的檢驗,如 Split(分支)和 Join(結合)亦描述其內。

 活動定義的結構和活動變遷

活動定義是由一個接合埠(Join Port) 、活動本體以及一個以上的分支埠(Split


Port)組成(圖 22-25)。透過活動變遷連結不同活動定義的分支埠與接合埠來
串聯一系列的流程活動,進而組合成您所需的工作流程。活動變遷
(Transition)為不同活動定義間的連結,您可以在活動變遷中設定條件運算式
(Condition Expression),在流程處理過程中能夠以此條件驗證活動變遷是否
合法,合乎條件則可繼續進行下一活動,不合乎條件則進行另一活動。

圖 22-25. 流程活動結構

您 可 以 為 每 一 個 埠 ( 包 括 接 合 埠 與 分 支 埠 ) 設 定 其 變 遷 限 制 (Transition
Restriction) 。連結限制分為 AND 和 XOR 兩種

變遷限制型態 接合埠 分支埠

當連接此活動的所有活動變遷 當流程活動處理完成後,同時發送
AND 皆合法完成處理後,才開始處 所有的分支活動變遷。驗證的過程
理流程活動本體。 是同時進行的。

當連接此活動的其中任一流程 循序的驗證分支活動變遷的合法性,
XOR 變遷合法完成處理後,即開始 如果驗證合法即發送此分支活動變
處理流程活動本體。 遷。
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 活動定義類型

活動定義包括下列六種:

1. 參與者活動(Participant Activity)

2. 核決權限活動(Decision Rules Activity)

3. 引發活動(Invoke Activity)

4. 區塊活動(Block Activity)

5. 子流程活動(Subflow Activity)

6. 路由活動(Route Activity)

活動定義功能列位於流程設計師畫面左方(圖 22-26)。接下來將分別對每一
種活動定義進行說明。

圖 22-26. 流程活動
鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 163
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建立參與者活動 (Participant Activity)

參與者活動代表您可設定參與者來進行活動的處理,參與者可以是某個人、
某個部門、某個組織等等,您必須至少為參與者活動指派一個以上的參與者。
當流程中的活動需要指派人員來進行處理時,您即可設定參與者活動。在流
程處理時,流程引擎會將此活動所產生的工作項目派送給指定的人員。

STEP 1. 新增參與者活動

當您欲新增一個參與者活動時,請先點選畫布左方工具列的
按鈕,此時滑鼠游標會變成「+」。接下來在畫布上欲新增參與者活動的位
置點擊一下即可完成新增。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 165


STEP 2. 設定參與者活動

在畫布上進行點選後,系統會開啟活動定義編輯器的視窗,您必需在此設定
參與者,不設定參與者則無法新增參與者活動。

新增參與者的方法為點選 按鈕,點選後系統會開啟選擇參與者的視窗(圖
22-27)。

圖 22-27. 設定參與者活動

參 與 者 活 動 分 為 三 大 類 型 ︰ 流 程 關 聯 (Process Relationship) 、 組 織 關 聯
(Organization Relationship)以及策略分派(Strategy Assignment)。以下將分述
設定方式:

 流程關聯(Process Relationship)
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流程關聯代表與流程相關的參與者 (圖 22-28),共分為三種,使用者相關
(User-Sensitive)、活動相關(Activity-Sensitive)、表單相關(Form-Sensitive),
您僅能設定其中一種參與者,各個屬性的說明及設定方式如下:

圖 22-28. 參與者設定(流程關聯)

1. 使用者相關(User-Sensitive)

各屬性說明如下表:

流程發起人 發起流程的人員
(Process Requester)

流程關係人 被代替發起流程的人員。如人員甲代替人員乙 發起請


(Process Relation) 假流程,則甲為流程發起人,而乙則為流程關係人。

使用者關係人(User’s 使用者的關係人,能夠利用 「 Choose」按鈕進行選


Relationship Person) 取動作

2. 活動相關(Activity- Sensitive)

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 167


各屬性說明如下表:

活動執行者的主管 如活動 B 的參與者設為活動 A 的執行者的主


(Performer’s Manager) 管,若活動 A 為人員甲,則活動 B 的執行者
即人員甲的主管。若不指定特定活動,則以發
起流程人員的主管視之。

預設代理人(Default Substitute) 由預設的代理人來執行此項活動

目標活動(Target Activity) 用於指定該活動所參考的目標活動,例如,若


指定此活動的處理者為某一活動處理者的主管
時,必須指定是參考哪個活動,才能夠正確找
到應該參與活動的人。

3. 表單相關(Form- Sensitive)

各屬性說明如下表:

指定的表單元件(Determined 由所指定的表單元件中的欄位值來決定是誰來
from assigned form element) 執行此項活動
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 組織關聯(Organization Relationship)

組織關聯代表與組織相關的參與者(圖 22-29)。 若您要指定參與此活動的人


員、職務、部門、組織,皆可在此進行設定。

圖 22-29. 參與者設定(組織關聯)

組織關聯包括以下幾種參與者︰部門(專案)、職務、職稱、團體、人員,您
可以指定不同類型的參與者。

當您欲指定部門、專案或團體時,請於畫面左方的組織樹點擊相關節點。若
需包含其子部門(專案) ,請於畫面下方勾選「Include Sub-Unit」。

當您欲指定職務或職稱時,請於畫面右上方的職務或職稱表格裡點選您指定
的資料列。若需包含其子部門(專案) ,請於畫面下方勾選「Include Sub-
Unit」。

當您欲直接指定人員,請於畫面右下方的人員表格點選指定的人員。

選取完成後,點選「OK」即可完成新增組織關聯的參與者活動。

 策略分派(Strategy Assignment)

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 169


一組策略分派包含一個以上的指定人員,您可以為每一個人員設定其工作分
配比例(workload ratio) 。一旦有流程活動的工作項目需要指派,流程引擎會
根據歷史紀錄來依工作分配比例派送給適合的人員。利用策略分派可以避免
活動執行人員的工作量分配不均,集中於某些人員身上。

例如︰ 我們為「請假紀錄歸檔活動」設定其參與者為策略分派,組成人員
為人員甲(60%)、人員乙(20%)和人員丙(20%)。假設今天有 100 筆「請假紀
錄歸檔活動」的工作項目,流程引擎會派送給甲 60 筆、乙 20 筆和丙 20 筆。

當您欲新增策略分派人員(圖 22-30),請先於組織樹中,選擇欲選取人員所
在的部門或專案,接下來於畫面右上方的人員表格中進行點選,指定的人員
會加入畫面下方的人員列表。您可以調整「Workload(%)」欄位的數值,為
每個人員指定工作分配比例後,並按 鈕完成設定。尚可分配的比例顯示
於「Rest of Workload(%)」。

當您欲刪除策略分派人員,請選擇指定的人員並按 鈕完成刪除。

完成所有設定後,點選「OK」即可完成新增策略分派的參與者活動。

圖 22-30. 參與者設定(策略分派)

STEP 3. 設定參與者活動定義(表單及附件設定)

活動定義編輯器視窗下方為表單及附件的設定,您可以在此設定進行該活動
時所需處理的表單及附件。
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 新增表單或附件

設定方法為在活動定義編輯器視窗左下方選擇欲使用的表單或附件,選定後,
點選 按鈕(圖 22-31)。

若您選擇新增表單,點選後系統會開啟表單選取設定視窗,您可以在此為該
表單的處理方式進行設定,表單存取限制主要為設定該活動中表單各個欄位
的使用權限,Disable 代表無法對該欄位進行編輯,Enable 代表能夠對該欄
位進行編輯,Invisible 代表無法看到該欄位。執行模式則代表處理該表單的
方式,有兩種,一為填寫這張表單,一為列印這張表單。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 171


1 2

圖 22-31. 表單及附件設定
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 刪除表單或附件

當您想刪除一筆表單或附件時,請從視窗右方的工具定義表中選擇欲刪除的
表單或附件,並按 或 按鈕完成刪除。

 表單或附件順序設定

表單或附件的參數具順序性(Index)。當您想調整參數之順序時,請從視窗右
方的工具定義表裡選擇欲調整的參數,並按 或 按鈕調整上下順序。

 修改表單或附件設定

您能夠針對已新增的表單或附件進行屬性修改的動作,點選 能夠設定表
單的存取權限以及附件的相關屬性,點選 能夠設定表單的處理方式。

若您欲選取的表單或附件不在視窗左下方中,您可以點選 設定流程參數
或點選 設定變數。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 173


參與者活動屬性設定
若您要為已新增的參與者活動進行屬性的修改,您可於畫布上點選欲設定的
參與者活動,按滑鼠右鍵並選擇「屬性」(圖 22-32),接下來系統便會開啟
屬性設定視窗。

圖 22-32. 參與者活動屬性設定

參與者活動屬性分成六大類 ︰ 一般屬性設定 (General Attributes)、表單及附


件設定(Form & Attachment)、網頁應用程式設定(Web Application)、連接埠
設 定 (Port Configuration) 、 進 階 屬 性 設 定 (Advanced) 、 通 知 屬 性 設 定
(Notification)。以下將分別說明及描述:

 一般屬性設定(General Attributes)
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一般屬性主要用於設定參與者活動定義的名稱、處理者等相關屬性 (圖 22-
33),各欄位定義如下表所示:

識別碼 用來識別流程活動。

名稱 用來識別流程定義的文字。

處理者 此流程活動的參與者,可以有一組以上,設定方式同
「建立參與者活動」中的第二步驟「設定參與者活動定
義」。

多重使用者模式 當此流程活動有多個參與者時,處理工作時的模式︰

♦FIRDT GET FIRST WIN︰由先取得工作項目的人先處


理。

♦FOR EACH︰工作項目會派送給每一參與者。

允許輸入密碼 當此流程活動作批准動作,是否需要再次作密碼驗證。

限制 限制處理此活動的時間,若為 0.0 則為沒有限制,處理


時間以小時為單位。

逾時處理 若活動發生逾時情況的處理方式:

♦JUMP_TO_NEXT︰直接跳到下一個活動。

♦PASS_TO_SUBSTITUTE:將該流程送交代理人處理。

♦SEND_NOTIFICATION:發送通知

處理型態 此項活動的處理方式:

♦NORMAL︰一般型態,可核准或不准。

♦EXECUTION︰執行型態,只能核准。

♦NOTICE︰通知型態,不需批准動作。

說明 流程活動的文字描述

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 175


圖 22-33. 參與者活動屬性設定視窗(一般屬性)
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 表單及附件設定(Form & Attachment)

您可以為流程活動掛上已設定的表單或附件型態的流程參數或流程相關資料
(圖 22-34)。活動執行者在處理這個流程活動時,這些表單或附件即是工作
項目之一,設定方法請見建立參與者活動中的第三步驟,設定參與者活動定
義(表單及附件設定)的部份。

圖 22-34. 表單及附件設定

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 177


 網頁應用程式

網頁應用程式主要為在活動處理時,呼叫網頁應用程式,網頁應用程式主要
的處理方式為 Web Application,新增網頁應用程式的方法為點選 (圖 22-
35),即會開啟另一個設定視窗,進行相關設定後,點選「確定 」,該處理
方式便會出現於活動處理中,您能 夠 新增數筆網頁應用程式,並能 夠 以
「Up」和「Down」按鈕進行互換順序的動作。

圖 22-35. 網頁應用程式設定
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網頁應用程式設定中,各屬性的定義如下表所示:

識別碼(ID) 用來識別流程活動。

名稱(Name) 用來識別此網頁應用程式的名稱。

全球資源定位(URL) 網頁應用程式的連結位址。

允許使用者互動 是否允許使用者與網頁應用程式進行互動。
(Allow User Interaction)

實際參數組態(Actual Web Services 的呼叫參數。


Parameter Configuration)

請求網頁應用程式的方式 包 含
(Request Method) GET、POST、PUT、HEAD、DELETE、OPTI
ONS、TRACE。

成功方式(Success Code) 點選「編輯」,即可選擇所要使用的方式。

呼叫參數 設定所要呼叫的網頁應用程式所需要的參數,
(Formal Parameters)
設定方法為點選 進行設定。

描述(Description) 應用程式的文字描述。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 179


 連接阜設定(Port Configuration)

一個流程活動包含一個接合埠以及一個以上的分支埠組成,您可以設定接合
埠的連結限制和分支埠的組態極其連結限制如下表所示(圖 22-36)。

合併限制條件 設定接合埠的連結限制型態,型態包含兩種,一
(Join Restriction) 為 And,一為 Xor。

分流限制條件 設定分支埠的組態,型態包含兩種,一為 And,


(Split Ports Configuration) 一為 Xor。

圖 22-36. 埠的組態設定

以上述例子而言,此時畫面上的流程活動結構為 ,活動左方為接合
埠,右方為分支埠。

:代表連結限制型態為 And

:代表連結限制型態為 Xor

 進階屬性設定(Advanced)
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進階屬性主要為活動定義相關的進階屬性設定,您可以在此設定許多與活動
處理方式相關的設定(圖 22-37),各屬性定義如下表所示:

開始模式 用來識別此活動開始執行的方式,包含兩種, Automatic


(自動開始)與 Manual(手動開始)。

完成模式 用來識別此活動完成執行的方式,包含兩種, Automatic


(自動完成)與 Manual(手動完成)。

截止期限設定
用來設定此活動的截止期限,請點選 進行設定,您能夠
設定多個截止期限。

要求工作執行率(%) 用來要求此項活動的工作執行率,預設值為 100%,代表必


須將活動中的工作全部執行完成。

允許跳過 用來識別是否允許跳過此活動。

允許改派他人 用來識別是否允許將此活動改派給其他人進行處理。

通知多次 用來識別是否進行多次通知。

允許批次簽核 用來識別是否允許批次簽核,批次簽核代表使用者能 夠 批
次進行工作的處理。

允許處理者退回重辦 用來識別是否允許處理活動者將活動退回並要求重辦。

允許處理者取回重辦 用來識別是否允許處理活動者將活動取回並重新辦理。

允許使用者發起參考流程 用來識別是否允使用者發起參考流程。

需要使用者指定需要發送 用來識別是否需要使用者自行指定發送流程的組織單位。
的組織單位

允許使用者增加前一活動 用來識別是否允許使用者在該活動前增加一個活動。

允許使用者增加後一活動 用來識別是否允許使用者再垓活動後增加一個活動。

允許轉寄公開通知 用來識別是否允許轉寄公開通知訊息,公開通知代表處理
流程的所有人皆能夠在流程中得知有此公開訊息的傳送。

允許轉寄不公開通知 用來識別是否允許轉寄不公開通知訊息,不公開通知代表
只有被通知者得知此訊息的傳送。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 181


圖 22-37. 進階屬性設定
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 通知屬性設定(Notification)

通知屬性主要用於處理該活動時若需要發送相關通知的通知相關格式設定
(圖 22-38),各欄位定義如下表所示:

通知型別(Notification Type) 發送通知類型

語言別(Language) 發送流程通知的通知內容語言別

♦English﹕英文

♦Traditional Chinese﹕繁體中文

♦Simplified Chinese﹕簡體中文

您能夠分別設計各個語言別的通知內容

標題(Subject) 流程通知標題

內文 流程通知的內容,可點選 進行編輯,編輯方
式請參閱本章「流 程 定 義 屬 性 說 明 」的通知屬
性設定部份。

圖 22-38. 通知屬性設定

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 183


建立核決權限活動 (Decision Rules Activity)

核決權限活動主要目的為,在活動處理時,能夠依照您所定義的一些條件進
行活動的派送,您能夠在核決權限活動中,設定多個條件,讓系統根據條件
判斷進行活動的派送及處理,

STEP 1. 新增核決權限活動

當您欲新增一個核決權限活動,請先點選畫布左方工具列的
按鈕,此時滑鼠游標會變成「+」。接下來在畫布上點擊一下即可完成新增。
新增核決權限活動後,系統會開啟一核決權限表編輯器視窗,您必需在此設
定核決權限的層級及條件。

STEP 2. 設定核決權限活動定義-編輯層級

設定層級的方法為點選「編輯層級 」(圖 22-39),系統會開啟一核決層級選


擇器的視窗,您能夠在此選擇所需的層級,選擇的方法為在 Select 欄位進行
點選 ,您可以一次選擇多個層級,選擇完畢後點選「OK」,所選取的
核決層級就會出現於核決權限表編輯器中。

圖 22-39. 核決權限表編輯器(編輯層級)

STEP 3. 設定核決權限活動定義-新增條件
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新增核決條件的方法為點選「新增條件 」(圖 22-40),系統會開啟一個條件


判斷式編輯器的視窗,讓您在此編輯條件式。

條件式能與表單參數結合,利用表單的某個欄位值進行條件判斷,舉例來說,
若要以請假單的請假天數為判斷條件,首先在視窗下方選擇表單以及表單欄
位,進行點選後,該欄位即會出現於條件式編輯視窗中 (如請假單.
totaldays)。

您可以由編輯器視窗中的條件運算子相關按鈕列選擇欲使用的條件判斷方式,
若您需在條件式中加入數字或文字,亦能夠於 Value 中加以填寫後點選
即可將數值加入條件式中。

視窗右方的元件(Element)代表該條件式中所使用的元件,您能夠在此調整條
件式元件的順序或者點選 進行刪除的動作。

條件式編輯完畢後,請先點選「Validate」進行確認條件式正確性的動作,
確認成功後點選「OK」所編輯的條件式就會出現於核決權限表編輯器中。

圖 22-40. 核決權限表編輯器(新增條件)

其他功能:

:插入模式的開啟/關閉。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 185


:刪除變數/運算子。

:將指定的變數/運算子往左移。

:將指定的變數/運算子往右移。

STEP 4. 設定核決權限活動定義-核決權限表

完成層級及條件的設定後,您必須指定不同條件下的核決層級,設定方法為,
在欲核決的層級上以滑鼠點選,以圖 22-41 為例,代表當請假天數小於等於
三天時,須簽核至主任級,若請假天數介於四天到六天之間,須簽核至經理
級,若請假天數大於等於七天,則簽核至總經理層級。
當您設定好核決權限表時,點選「新增」按鈕,即可完成新增。

若您要修改條件式,請於該條件中以滑鼠點選,接著點選 ,即可進行編
輯動作。

圖 22-41. 核決權限表編輯器

注意

 您必需確認條件式的邏輯以及條件涵蓋率是否正確,若無法涵
蓋所有情況時,將出現無法決定核決層級的情形。
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核決權限活動屬性設定
當您新增一核決權限活動於流程中時,您能夠進一步加以設定核決權限活動
的屬性,設定方式如下所示。

STEP 1. 開 啟 核決權限活動屬性設定視窗

請在您欲設定核決權限活動屬性的活動上,點選滑鼠右鍵,選擇「屬 性 」,
以開啟核決權限活動屬性設定視窗(圖 22-42)。

圖 22-42. 核決權限表活動屬性設定

STEP 2. 設定核決權限活動屬性

核決權限活動屬性主要分為兩種,一般屬性及連接埠設定,以下分別描述。

 一般屬性

一般屬性主要用於設定核決權限活動的相關資訊及處理方式(圖 22-43),各

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 187


屬性定義及設定方法如下表所示:

識別碼(ID) 用來識別流程活動

名稱(Name) 用來識別核決權限活動的名稱

參考活動 用於指定參考的活動,請點選「選擇」按鈕
進行設定。

單位主管核定 用於識別是否需要單位主管核定

核決規則 用於設定核決權限規則,點選 可進行編


輯修改的動作。

描述 用於描述核決權限活動

圖 22-43. 核決權限表活動一般屬性設定

 連接阜屬性

一個核決權限活動包含一個接合埠以及一個以上的分支埠組成,您可以設定
接合埠的連結限制和分支埠的組態極其連結限制。各屬性定義及設定方式同
「參與者活動屬性設定」中的「連接阜設定」。
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建立引發活動(Invoke Activity)

引發活動主要目的為在流程中,利用呼叫應用程式等方式進行活動處理,您
能 夠 在 此 設 定 呼 叫 應 用 程 式 如 Web Application 、 Web Services 、 Session
Bean、Mail Delivery、Scripting 等,建立引發活動的方式如下。

STEP 1. 新增引發活動

當您欲新增一個引發活動時,先點選畫布左方工具列的 按鈕,
此時滑鼠游標會變成「+」。接下來在畫布上點擊一下即可完成新增。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 189


STEP 2. 設定引發活動屬性

新增引發活動之後,請您將滑鼠移到引發活動上,點選滑鼠右鍵,選擇
「屬性 」(圖 22-44),系統會開啟一活動定義編輯器視窗,您能夠針對各個
屬性進行設定。

圖 22-44. 引發活動屬性設定
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引發活動屬性中,共包含四個屬性,一般屬性、呼叫應用程式、連接埠設定、
進階,以下將分述設定方式。

 一般屬性

一般屬性主要用於設定引發活動的相關資訊 (圖 22-45),各屬性定義及設定
方法如下表所示:

識別碼 用來識別流程活動

名稱 用來識別引發活動的名稱

限制 用來代表引發活動的執行時間限制,系統預設為 0.0 代
表沒有限制時間,以小時為單位

描述 用於描述引發活動

圖 22-45. 引發活動屬性設定(一般屬性)

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 191


 呼叫應用程式屬性

呼叫應用程式屬性主要用於設定所要引發的應用程式為何 (圖 22-46),屬性
設 定 畫 面 的 右 方 可 選 擇 欲 呼 叫 的 應 用 程 式 , 有 Web Application 、 Web
Services、Session Bean、Mail Delivery、Scripting,選擇之後,點選左方的
,即會產生另一個設定視窗,進行相關設定後,點選「確定 」,該應用
程式便會出現於活動定義編輯器視窗中,您能夠新增數筆欲呼叫的應用程式 ,
並能夠以「Up」和「Down」按鈕進行互換順序的動作。

圖 22-46. 引發活動屬性設定(呼叫應用程式屬性)
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 連接阜設定屬性

一個引發活動包含一個接合埠以及一個以上的分支埠組成,您可以設定接合
埠的連結限制和分支埠的組態極其連結限制。各屬性定義及設定方式同
「參與者活動屬性設定」中的「連接阜設定」。

 進階屬性設定

進階屬性主要為引發活動相關的進階屬性設定,您可以在此設定許多與活動
處理方式相關的設定(圖 22-47),各屬性定義如下表所示:

開始模式 用來識別此活動開始執行的方式,包含兩種,
Automatic(自動開始)與 Manual(手動開始)。

完成模式 用來識別此活動完成執行的方式,包含兩種,
Automatic(自動完成)與 Manual(手動完成)。

截止期限設定 用來設定此活動的截止期限,請點選 進行設定,您


能夠設定多個截止期限。

圖 22-47. 引發活動屬性設定(進階屬性)

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 193


建立區塊活動(Block Activity)

區塊活動主要目的為在流程中建立一組流程活動,您能夠在區塊活動中建立
多個活動,區塊活動的執行程序是從區塊中的最初活動著手,持續執行到離
開活動為止,建立區塊活動的方式如下。

STEP 1. 新增區塊活動

當您欲新增一個區塊活動時,先點選畫布左方工具列的 按鈕,
此時滑鼠游標會變成「+」。接下來在畫布上點擊一下即可完成新增。

STEP 2. 建立區塊活動內容

當您欲新增一個流程活動於區塊活動內部時,先點選畫布左方工具列的流程
活動按鈕,此時滑鼠游標會變成「+」,將「+」移動至區塊活動上再點擊
一下,即可將活動新增至區塊活動中(圖 22-48),您能夠在區塊活動中新增
多個活動。

圖 22-48. 建立區塊活動
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STEP 3. 設定區塊活動屬性

當您欲設定區塊活動屬性時,先於畫布上點選欲設定的區塊活動,按滑鼠右
鍵並選擇「屬性」,接下來系統便會開啟屬性設定視窗(圖 22-49)。

區塊活動屬性分成三大類 ︰ 一般屬性設定 (General Attributes)、埠的組態設


定(Port Configuration)、進階屬性設定(Advanced)其中,一般屬性設定、埠的
組態設定與進階屬性設定與參與者活動相同,請參考參與者活動屬性的設定
方式。

圖 22-49. 區塊活動屬性設定

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 195


建立子流程活動 (Subflow Activity)

子流程活動主要能夠讓您在流程中,建立子流程讓主流程呼叫使用,子流程
中無須指派任何參與者,子流程活動本身則需參考一個獨立的子流程定義。
活動的執行便是執行所參考的子流程定義。執行子流程定義的方法分有非同
步和同步模式兩種。子流程活動的建立方式如下:

STEP 1. 建立子流程活動

當您欲新增一個子流程活動,先點選畫布左方工具列的 按鈕,
此時滑鼠游標會變成「+」。在畫布上點擊一下,會進入參考流程定義的新
增程序,參考流程定義建立的方式與流程定義屬性的設定方式相同, 屬性
定義完畢後即可完成新增。

此時主畫面左方的流程模型定義樹上會新增一個參考子流程定義 Subflow
Process: Subflow Activity,此外,系統也會新增一個子流程所屬的畫布頁籤
(圖 22-50)。

圖 22-50. 建立子流程活動

STEP 2. 子流程活動屬性設定
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當您欲設定子流程活動屬性時,先於畫布上點選欲設定的流程活動,按滑鼠
右鍵並選擇「屬性」,接下來系統便會開啟屬性設定視窗(圖 22-51)。

圖 22-51. 子流程活動屬性設定

子流程活動屬性分成四大類︰一般屬性設定(General Attributes)、子流程屬
性 設 定 (Subflow) 、 埠 的 組 態 設 定 (Port Configuration) 、 進 階 屬 性 設 定
(Advanced)。

由於一般屬性設定、埠的組態設定與進階屬性設定與參與者活動相同,在此
僅就子流程屬性設定作說明。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 197


 子流程屬性設定(Subflow)

子流程活動屬性設定(圖 22-52)的各屬性說明如下表所示:

執行模式 執行子流程定義的方法:
(Execution Type)
♦非同步模式(ASYNCHR)

流程定義初始化後,子流程活動的執行即結束。流程
引擎會根據活動的分支邏輯,繼續下一個活動的執行。
在此模式下,子流程定義的執行不能有回傳值。

♦同步模式(SYNCHR)

在子流程定義尚未完成前,子流程活動的狀態是暫停
的,直到子流程定義執行完畢後,子流程活動的執行
才宣告結束。在此模式下,子流程定義執行完畢後會
將定義的回傳值傳回子流程活動。

子流程定義代號 指該子流程所參考的流程定義,您可以指定子流程要參考
(Subflow Definition Id) 哪一個流程定義,可選擇的範圍包含流程模型裡的所有流
程定義。

參數值定義 若所參考的流程定義有定義流程參數,則您必須為其指定
(Actual Parameter) 對應的實際呼叫參數。

當您欲指定呼叫參數時,請選擇項目並點擊 鈕。系
統會開啟流程參數 /變數的選擇視窗,指定後按「OK」完
成指定。

例如:參考子流程 Subflow Process: New Activity 有定義兩


個流程參數: 1. 表單型態 2.基本型態。因此您可以分別
指定主流程之請假單(表單型態)與使用者帳號(基本型態)為
其對應之實際呼叫參數。
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圖 22-52. 子流程活動屬性設定 (子流程屬性)

建立路由(Route)活動

路由活動主要能夠讓您在流程中,建立一個將不同分支的活動集合起來並往
下繼續進行的活動,路由活動並不會有參與者也沒有需要處理的事項,建立
路由活動的方法如下:

STEP 1. 新增路由活動

當您欲新增一個路由活動,先點選畫布左方工具列的 按鈕,
此時滑鼠游標會變成「+」。在畫布上點擊一下即可完成新增。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 199


STEP 2. 路由活動屬性設定

若您欲設定路由活動的屬性,請先將滑鼠移至欲設定的路由活動上,點選滑
鼠右鍵,選擇「屬性 」,即可進行設定(圖 22-53),路由活動的屬性設定只
有一種,為連接阜設定,您可在此選擇合併及分流的限制條件。

圖 22-53. 路由活動屬性設定

建立活動變遷(Transition)

活動變遷描述流程活動之間可能的連結變遷以及流程執行時的判斷可否變遷
的條件運算式,活動變遷用於連結活動與活動之間。一個活動變遷起於分支
埠,終於接合埠。建立活動變遷的方式如下所示:
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STEP 1. 新增活動變遷

假設您要在活動 A 與活動 B 之間建立一條活動變遷時,請先將指標移至 A


的任一分支埠,按住滑鼠左鍵不放並拖曳至活動 B 的接合埠。您會看到活
動 A、B 之間已建立連線,再放開滑鼠左鍵即可(圖 22-54)。

圖 22-54. 建立活動變遷

STEP 2. 活動變遷屬性設定

當您欲設定活動變遷屬性時,先於畫布上點選欲設定的活動變遷,按滑鼠右
鍵並選擇「屬性」(圖 22-55),接下來系統便會開啟屬性設定視窗。

圖 22-55. 活動變遷屬性設定

活動變遷的各個屬性定義如下表所示,您可針對各個屬性進行設定 (圖 22-
鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 201
56)。

識別碼(ID) 用來識別活動變遷。

名稱(Name) 用來識別活動變遷的文字。

活動變遷型別 活動變遷的型別,包括:
(Type)
♦條件型別(CONDITION):當滿足條件運算式時變遷才會
被執行。

♦否則型別(OTHERWISE):假如沒有任何一條活動變遷的
條件被滿足,則執行此型別的活動變遷。

♦例外型別(EXCEPTION) :假如活動執行期間發生例外情
形,且條件活動變遷的被滿足,則執行此型別的活動變
遷。

♦預設例外型別(DEFAULTEXCEPTION) :假如活動執行
期間發生例外情形,則執行此型別的活動變遷。

條件運算式 流程變遷的合法性條件運算式,您能 夠 為流程變遷設定


(Condition) 條件式,設定方法同核決權限表中條件的設定,點選
即可進行設定。

描述(Description) 活動變遷的文字描述。

圖 22-56. 活動變遷設定視窗
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Part 7
管理個人化資訊

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Chapter 22. 管理常用片語


Chapter 23. 設定個人資訊
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鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 203


Chapter 22
管理常用片語

 本章簡介
本章介紹如何利用本系統來管理常用片語,您可以事先定義一些常用的片語,
方便您在輸入處理意見時使用,以加快輸入的速度。當您想新增、修改或刪除
某些常用的片語時,您可以使用「管理常用片語」的功能來幫 您管理片語資
料。

 學習目標
讀完本章節,您應該了解:

 如何管理常用片語

 如何新增常用片語

 如何修改常用片語

 如何刪除常用片語

 準備工作
您已熟悉本系統之畫面配置及系統常用工具之操作方式。
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管理常用的片語
當您想管理常用的片語時,請選擇功能選單中「 管 理 個 人 化 資 訊 裡 」
「管理片語」,系統便會在主畫面顯示您的片語清單(圖 23-1)。

圖 23-1. 顯示片語清單

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 205


新增片語
您可以新增一些常用的片語,以便日後需要輸入意見時使用,加快簽核的速
度,欲新增片語,請先進入「管理個人化資訊裡」 「管理片語」,片語
資料的新增步驟如下:

STEP 1. 點選「新增片語」按鈕

請點選管理片語畫面右方的「新增 片語 」按鈕,系統會開啟一個新增片語
的視窗。

STEP 2. 輸入片語

在新視窗中輸入您欲新增的片語(圖 23-2),輸入完畢後,點選「確定」,即
可完成新增。

圖 23-2. 新增片語
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修改片語
當您欲修改之前所新增的片語時,請先進入「管理 個人 化資 訊裡 」 「管
理片語」,片語資料的新增步驟如下:

STEP 1. 選擇欲修改的片語

在管理片語的片語清單中,以滑鼠勾選欲修改的片語(圖 23-3)。

圖 23-3. 新增片語

STEP 2. 點選修改片語

一但勾選片語後,右方的管理片語功能列將會顯示修改片語按鈕,點選
「修改片語」。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 207


STEP3. 進行修改片語

點選「修 改 片 語 」後,系統會開 啟輸入新片語內容的視窗 (圖 25-4),您即


可輸入新的片語,最後按下「確定 」按鈕完成修改片語,您也可按下「取
消」按鈕,即可取消變更。

圖 23-4. 修改片語

刪除片語
當您欲刪除片語時,請先進入「管理個人化資訊裡」 「管理片語」,片
語資料的刪除步驟如下:

STEP 1. 選擇欲刪除的片語

在管理片語的清單中,以滑鼠勾選欲刪除的片語。

STEP 2. 刪除片語

一但勾選片語後,右方的管理片語功能列將會顯示修改片語按鈕,點選
「刪除片語」,該片語即會被刪除。
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Chapter 23
設定個人資訊

 本章簡介
本章介紹如何利用本系統來設定個人資訊,當您想要修改您的姓名、 Email、
代理人等個人資料時,您可以使用設定個人資訊的功能來幫您修改這些資料。

 學習目標
讀完本章節,您應該了解:

 如何設定個人資訊

 如何變更密碼

 如何變更預設代理人

 如何變更關係人

 準備工作
您已熟悉本系統之畫面配置及系統常用工具之操作方式。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 209


設定個人資訊
當您想設定個人資訊時,請選擇功能選單中管理個人化資訊裡的「設定個人
資訊」,系統便會在主畫面顯示您的個人資料(圖 24-1)。

圖 24-1. 顯示個人資訊

您可以在主畫面修改基本資料,包括員工姓名、電話、電子郵件、電子郵件
語系及是否啟用代理人機制,其他如隸屬部門、隸屬群組等資料如有需要修
改,則必須請系統管理員幫您修改。
修改完基本資料後,您可以按下「更新」按鈕,系統便會將您修改後的資料
儲存起來。
EasyFlow GP 工作流程管理系統 使用者操作手冊

變更密碼
如果您想要變更安全密碼時,您可以按下變更密碼的按鈕,系統會顯示密碼
變更的畫面供您進行修改(圖 24-2)。

圖 24-2. 修改個人安全密碼

您必須先輸入您的舊密碼,然後再輸入新的密碼,並再驗證新密碼的欄位再
輸入一次新密碼以確認新密碼輸入無誤,最後再按下確認按鈕,系統會顯示
對話視窗跟您確認是否要修改(圖 24-3)。

圖 24-3. 確認是否要變更密碼

若確定要修改密碼,您可以按下確定按鈕,系統便會進行密碼的變更,並顯
示變更結果(圖 24-4)。

圖 24-4. 密碼變更結果

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 211


變更預設代理人
當您有工作需要處理,而無法處理時(如請假或外出),若您有設定預設代
理人,所有的流程工作便會交給您的預設代理人來處理,非常方便。

設定預設代理人可以按下「變更預設代理人」的按鈕,系統會顯示畫面供您
進行設定(圖 24-5),代理人設定畫面會顯示您目前的代理人清單。若要變更
設定,設定的方法如下:

圖 24-5. 預設代理人的設定畫面

 新增代理人

按下「新增代理人」按鈕來新增一個預設代理人,系統會開啟一個視窗供您
選擇新的代理人(圖 24-6),選好後再按下「確定傳送」按鈕,系統便會將您
所選擇的人員加入代理人設定中。

圖 24-6. 選擇作為代理人的人員清單
EasyFlow GP 工作流程管理系統 使用者操作手冊

 調整代理順位

若您要調整代理人的代理順位,您可以點選欲調整的代理人,然後使用上下
箭頭按鈕來調整上下順序。

注意
 代理順位是指系統在選擇代理人時的優先順序,若第一順位的
代理人也無法處理您的工作,便會選擇第二順位的代理人,依
此類推下去。在代理人清單中,位於最上面的代理人為第一順
位,第二個為第二順位,依此類推。

 刪除代理人

若您要移除某個代理人,您可以在代理人清單上點選欲移除的代理人,然後
按下「刪除代理人」按鈕,系統便會將該代理人從清單上移除。

最後按下「確定」按鈕,系統便會儲存您變更後的代理人設定,回到設定個
人資訊畫面。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 213


變更關係人
關係人是指和您有公司正式定義外的關係之人員,如私人助理、跑腿小弟等,
當您有定義關係人,您就可以在處理流程工作的時候,在自訂的活動裡指定
這些關係人作為活動的處理人員。

當您想設定關係人時,您可以按下「變更關係人」的按鈕,系統會開啟一設
定畫面供您進行設定(圖 24-7),設定畫面會顯示您目前的關係人清單。設定
關係人的方式如下:

圖 24-7. 關係人的設定畫面
EasyFlow GP 工作流程管理系統 使用者操作手冊

 新增關係人

您可以按下「新增關係人」按鈕來新增一個關係人,系統會開啟一選擇關係
人視窗(圖 24-8),請您選擇關係人後,點選「傳送」,傳送後系統會請您輸
入您與關係人之間的關係(圖 24-9),輸入後點選「確定」,即可完成關係人
的新增,您可以新增多個關係人。

圖 24-8. 選擇關係人

圖 24-9. 與關係人的關係

 刪除關係人

若您想要刪除關係人,請先選擇欲刪除的關係人,然後點選「刪除關係
人」,即可完成刪除動作。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 215


 修改關係人關係

若您要修改與關係人的關係,請選擇欲修改的關係人,以滑鼠點擊兩下後,
即可重新輸入您與關係人的關係。
EasyFlow GP 工作流程管理系統 使用者操作手冊

Part 8
系統管理

------------------------------------------------------------------------------------------------

Chapter 24. 系統管理員


Chapter 25. 管理流程
Chapter 26. 查詢表單資料
Chapter 27. 統計流程資訊
Chapter 28. 轉派離職員工的工作
Chapter 29. 啟動流程測試模式
Chapter 30. 建立作業程序書
------------------------------------------------------------------------------------------------

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 217


Chapter 24.
系統管理員

 本章簡介
本章介紹如何設定系統內表單與流程等物件的存取權限、管理線上使用者與設
定系統參數。

 學習目標
看完本章節,您應該了解:

 EastFlow GP 系統中如何設定設計師的權限。

 EastFlow GP 系統中如何管理線上使用者。

 EastFlow GP 系統中如何設定系統參數。

 EastFlow GP 系統中如何設定各種物件的存取權限。
EasyFlow GP 工作流程管理系統 使用者操作手冊

開 系統管理員
當您要使用系統管理員的功能,請在系統管理工具列中點選「系 統 管 理
員」,便會開啟視窗讓您進行各種權限的設定(如圖 26-1)。

圖 25-1. 系統管理員

畫面顯示 功能選項 說明

Authority Control 設定設計師的使用權限。

Online Users Management 管理線上使用者。

System Configuration 系統參數設定。

Access Control 存取權限控制。

設定設計師的權限
鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 219
在 EasyFlow GP 系統中,共有三個設計師可以幫助您,分別為「 流 程 設 計
師」、「表單設計師」與「組織設計師」。在此您可以針對這三個設計師
設定其存取權限,權限的擁有者可以為「個人」、「部門」、「專案」與
「 群組 」。 當您 要設 定設 計師 的權 限, 請點 選左 方選 單的 「 Authority
Control」按鈕,系統便會展開設定使用權限的頁面(如圖 26-2)。

圖 26-2. 設計師使用權設定

編號 區域名稱 說明

1 授權列表 列出所有已授權的部門、專案、群組或人員。

2 功能按鈕 新增、移除授權;儲存、更新授權列表。

3 設計師頁籤 顯示目前進行授權的是流程設計師、表單設計師或組織設計師。

選擇授權目標

在設定畫面中,中央的是擁有使用權的人員列表,您可以使用畫面下方的
業籤來切換不同設計師的授權列表來授予使用權。
EasyFlow GP 工作流程管理系統 使用者操作手冊

新增/刪除授權

若要新繒授權,您可以按下「Add」按鈕,系統會開啟另一個視窗供您選取
人員、部門、專案或群組。如下圖:

圖 25-3. 選擇授權的對象設定

若要刪除已授權的使用者,請選擇列表中的人員,按下「Remove」按鈕完
成刪除動作。

儲存與更新授權列表

若要更新擁有使用權的人員列表,請按下「Refresh」按鈕。

當您完成設計師使用權的設定,請記得按下「Save」按鈕存檔。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 221


管理線上使用者
若您是系統管理員,當您要維護系統而必須對系統進行某些動作時,可以
始用「Online Users Management」,列出目前在線上的使用者,並進行踢
除或通知等動作(如圖 25-4)。

圖 25-4. 線上使用者管理

編號 區域名稱 說明

1 使用者列表 列出所有已授權的部門、專案、群組或人員。

2 功能按鈕 踢除、通知使用者;選取、反選取使用者;更新使用者列表。

選取與反選取使用者
EasyFlow GP 工作流程管理系統 使用者操作手冊

當您選擇了某位使用者,必須用「Select」按鈕將該使用者的狀態改為已選,
您也可以很方便的使用「Select All」功能將所有使用者的狀態改為已選。
「Deselect」和「Deselect All」的功能則與「Select」和「Select All」相反,
是將使用者狀態改為未選取。

踢除與通知使用者

對目前的在線上的使用者,您可以使用「Kick Out」按鈕強制對方登出系統;
若要對某位使用者送出訊息,可以使用「Notify」按鈕。

更新使用者列表

為了確認目前的線上使用者,您可以按下「Reflesh」來更新使用者清單。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 223


系統參數設定
若您是系統管理員,您可以點選「System Configuration」按鈕來檢視或更
改目前的系統設定(如圖 25-5)。

圖 25-5. 系統參數設定

編號 區域名稱 說明

使用者認證設定
1 設定使用者登入系統時的認證方式。
(User Authentication)

選擇系統是否寄發通知,以及寄發通知的郵件伺服
2 系統通知(System Mail)
器與相關參數。

設定文件伺服器、工作流程伺服器與工作排程的相
3 伺服器與工作排程
關參數。

使用者認證機制
EasyFlow GP 工作流程管理系統 使用者操作手冊

在「User Authentication」區塊,可以設定系統的使用者認證機制,目前
EasyFlow GP 系統的認證機制有兩種,其一為使用資料庫內的資料,其二為
使用 LDAP 內的資料。若您使用的是 LDAP,必須以特定格式填入一些額外
的相關資訊,如主機所在位址、領域名稱等等。

系統通知

在「System Mail」區塊,可以設定系統是否使用電子郵件寄發通知,以及
寄發信件時使用的主機、帳號與密碼。

伺服器與工作排程

在第三個區塊,可以設定文件伺服器、工作流程伺服器與系統工作排程的
相關參數,此部分的設定也會直接影響系統是否能正常運作,詳細的設定
資料請向鼎新的顧問與貴單位的硬體系統負責人詢問。

注意

系統參數的變更會直接影響整個系統的運作,更改時請務必再三確認。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 225


存取權限控制
在系統中,您也可以針對系統內的每個「表單分類」與「流程分類」設定
個別的存取權限,來決定其是否可以被某些特定的使用者讀取、修改、新
增 或 擁 有 全 部 的 管 理 權 限 。 若 要 管 理 存 取 權 限 , 您 可 以 點 選 「 Access
Control」按鈕(如圖 25-6)。

圖 25-6. 存取權限控制

編號 區域名稱 說明
在畫面上方,您可以選擇表單或流程的頁籤,來決定您目前要設
表單/流程
1 定存取權限的目標是表單類別(Form Category)或是流程類別
頁籤
(Process Category)。
表單/流程 此處會列出所有的表單類別或是流程類別,您可以針對每個物件
2
列表 設定期存取權限。
此處會列出某個特定物件的授權清單,包含授權種類與授權人員。
3 授權清單 授權種類有四種,分別為讀取(READ)、更新(UPDATE)、新增/刪
除(ADD_REMOVER),以及管理者(ADMIN)。
您可以新增授權、刪除授權、編輯授權、儲存目前的授權設定與
4 功能按鈕
更新授權列表。
STEP 1.選取要設定存取權限的物件

首先請您選擇頁籤來決定要設定的物件種類是表單或流程,接下來請在表
EasyFlow GP 工作流程管理系統 使用者操作手冊

單或流程列表中選擇您想要設定存取權限的表單或流程(如圖 25-7)。

圖 25-7. 存取權限控制

STEP 2.新增、刪除或修改物件的存取權限

決定欲設定權限的物件後,您可以使用「Add」按鈕新增一個授權,此時系
統會開啟使用者選擇視窗,讓您選擇特定人員進行授權(如圖 25-8)。

圖 25-8. 新增存取權限控制

選擇特定人員之後,系統會開 啟另一個對話視窗,請您決定授權的種類,
共 有 四 種 : 「 讀 取 (READ) 」 表 示 可 以 瀏 覽 該 分 類 的 設 定 ; 「 更 新
(UPDATE) 」 表 示 可 以 編 輯 該 分 類 中 的 物 件 ; 「 新 增 / 刪 除
(ADD_REMOVER)」 表示可以在該類別中新增或移除物件;「 管 理 者
(ADMIN)」表示擁有全部的權限。選完授權的種類之後按下「確定 」按鈕
便完成新增授權的動作。

若欲修改授權列表中對某個人員的授權種類,在選定列表中的資料後,點
選「Edit」按鈕,系統會請您選擇新的授權種類,選完授權的種類之後按下
鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 227
「確定」按鈕便完成新增授權的動作。

若欲刪除授權列表中的資料,,在選定列表中的資料後,點選「Remove」
按鈕,系統會請您確認是否真的刪除該資料,按下「確 定 」按鈕便完成刪
除授權的動作。

STEP 3. 儲存授權清單

當編輯完所有的授權之後,請點選「Save」來儲存目前的資料,系統會通
知您是否儲存成功。

STEP 4. 更新授權清單

若您想確認目前顯示在螢幕上的資料是否為最新版本,請點選「Refresh」
來更新目前的畫面資料,系統會將最新的資料顯示在螢幕上。

注意

基於安全性考量,表單與流程的存取權限必須指定特定人員,無法給予
部門、專案與群組。
EasyFlow GP 工作流程管理系統 使用者操作手冊

Chapter 25.
管理流程

 本章簡介
本章介紹如何管理您負責的流程,以確保其運行順暢。

 學習目標
看完本章節,您應該了解:

 EastFlow GP 系統中如何選擇您想管理的流程。

 EastFlow GP 系統中如何進行流程的管理。

 EastFlow GP 系統中如何刪除專案與部門資料。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 229


如何管理流程
當您擔任某個流程的負責人時,您有責任掌握該流程是否有正常地進行,
即使您不是該流程的發起人,您依然可以對該流程進行管理當流程發生問
題而停滯時,可能會需要您的介入來讓流程能繼續進行。

STEP 1. 告訴系統您想要管理流程

當您想管理您所負責的流程時,請點選系統管理工具上的「管理 流程 」,
系統便會在主畫面顯示您可以管理的流程清單(如圖 27-1)。

圖 26-1. 顯示可以管理的流程

主畫面為流程列表區,會顯示您可以管理的流程,並顯示一些基本資訊,
包括流程序號、流程名稱、流程建立時間等。

畫面右側的下拉選單為「流程狀態 」的篩選選單,您可以點選不同的狀態,
系統便會來列出符合您點選狀態的流程清單。

接下來,您就可以在清單上點選您想要管理的流程。

STEP 2. 進行流程的管理
EasyFlow GP 工作流程管理系統 使用者操作手冊

當您點選想要管理的流程後,系統會顯示該流程目前的狀況(如圖 27-
2),如代號、名稱、序號、流程建立時間、目前的狀態、進行到哪個活動、
由什麼人在處理等資訊,方便您掌握流程最新的動態。

圖 7-2 顯示流程目前的狀況

跳過某個活動

當某個活動已經停滯很久都沒有處理,而該流程又需要馬上進行下去時,
您可以跳過該活動,讓該活動之後的活動繼續進行。要跳過某個活動,請
在流程圖上點選該活動,系統會顯示該活動目前的狀況(如圖 27-3〉。

圖 26-3 跳過關卡

再按下「跳 過 此 關 」按鈕,詢問是否確定要跳過該活動,按下「確 定 」
按鈕後,系統會請您輸入密碼來確認您的身分,輸入您登入系統的密碼後,
系統便會跳過您所指定的活動,繼續將資料派送到接下來的活動,並顯示
鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 231
成功跳過活動的訊息。

轉由他人處理

當某個活動已經停滯很久都沒有處理,而該流程又需要馬上進行下去時,您
可以將該活動的工作轉派給其他適當的人員處理,使流程能繼續進行。

要將工作轉派給他人時,於流程圖上點選欲轉派工作的活動,系統會顯示
該活動目前的狀況明細(如圖 26-4)。按下「轉由他人處理 」按鈕,系統
會顯示畫面請您指定新的工作接收者。

3 4 5

圖 26-4 轉由他人處理

注意
並非所有的活動都可以跳過,只有在流程有定義活動允許被跳過時,您
才能跳過該活動。

接下來,先輸入人員名稱或部門名稱等搜尋條件後,然後按下「 選取人 員 」
按鈕,系統會列出符合條件的人員清單(若無輸入條件,則會列出組織內
所有的人員)。您可以在清單上點選欲轉派的人員,然後按下「確 認 」按
鈕,系統會請您確認是否要轉派給所指定的人員;再按下「確 定 」按鈕後,
系統會請您輸入密碼以確認您的身分;輸入登入系統的密碼後,系統便會
EasyFlow GP 工作流程管理系統 使用者操作手冊

將工作轉派給您指定的人員,並顯示工作轉派是否成功。

除了選擇新的工作接收者之外,您也可以對此次轉派進行說明,此時可以
使用「片 語 」功能或是手動輸入。如果您突然不想將轉派給別人處理了,
您可以按下「取消」按鈕,便可返回處理工作的畫面。

注意
並非所有活動的工作都可以被轉派給其他人,只有在流程有定義活動允
許轉派給其他人時,您才能進行轉派。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 233


Chapter 26.
查詢表單資料

 本章簡介
本章介紹如何查詢系統中的表單資料。

 學習目標
看完本章節,您應該了解:

 EastFlow GP 系統中如何設定查詢表單資料。
EasyFlow GP 工作流程管理系統 使用者操作手冊

如何查詢表單資料
若您是系統管理者,想查詢目前的系統中有哪些表單在使用,又如何被使
用,您可以使用本章節介紹的功能來查詢表單資料。

STEP 1. 開 啟 查詢畫面

在系統管理工具中點選「查詢表單資料 」選項,系統即會在主畫面開啟輸
入查詢條件的頁面(如圖 27-1)。

圖 27-1 開 查詢表單畫面

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 235


STEP 2. 輸入流程查詢條件

系統首先會請您輸入流程的查詢條件(如圖 27-2)。

圖 27-2 設定流程查詢條件(一般)

若您想限制查詢結果必須是某些流程中的表單,您可以按下「查 詢流 程 」
按鈕,系統會開啟視窗並列出所有流程供您選擇;若您想限制查詢結果必
須是某段期間內建立的流程,您可以選設定日期區間;若您想限制該流程
的狀態,您可以勾選各種狀態來決定是否列出流程處於該狀態的表單。

若您想進一部限制流程發起者與關係人的查詢條件,您可以按下「 進 階 選
EasyFlow GP 工作流程管理系統 使用者操作手冊

項 」,系統會展開輸入查詢條件的頁面供您輸入(如圖 27-3)。

圖 27-3 設定流程查詢條件(進階)

在進階選項中,您可以限定查詢結果是由某位人員發起或是某個人員為關
係人的流程,點選「查 詢 流 程 發 起 者 」或「查 詢 流 程 關 係 人 」按鈕後,
系統會開啟人員選擇視窗供您選擇欲納入查詢條件的人員。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 237


STEP 3. 輸入表單查詢條件

輸入完流程的查詢條件後,按下畫面右方的「設定表單查詢條件」,系統
會請您確認是否已完成流程查詢條件的設定,接著會出現「查詢表單資 料 」
的頁面(如圖 27-4)。

1 2

圖 27-4 設定流程查詢條件(進階)

接著您必須指定特定一章表單資料進行查詢,按下「選 擇表 單」按鈕,系
統會開 啟視窗供您選擇欲查詢的表單,選定欲查詢的表單之後,系統會展
開輸入特定查詢條件的頁面,您可以設定個別欄位的查詢條件,按下「新
增欄位為條件」按鈕之後,系統便會即時新增一筆查詢條件在螢幕上。

STEP 4. 產生查詢結果

若所有的查詢條件已輸入完畢,請點選畫面右邊的「查詢表單資料 」按鈕,
EasyFlow GP 工作流程管理系統 使用者操作手冊

系統便會產生查詢結果的列表(如圖 27-5)。

圖 27-5. 完成表單資料查詢

若您想將查詢結果的全部或某一部份匯出到資料庫,您可以選取查詢結果,
並按下「匯出到資料 」按鈕將資料匯出;若您還想繼續查詢其他表單,請
按下「查詢其他表單」按鈕,重複之前的查詢流程。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 239


Chapter 27.
統計流程資訊

 本章簡介
本章介紹如何產生系統中各個流程的統計資訊,以作為流程最佳化時的參考依
據。

 學習目標
看完本章節,您應該了解:

 EastFlow GP 系統中如何選擇統計資訊的種類。

 EastFlow GP 系統中如何產生流程的統計資訊。
EasyFlow GP 工作流程管理系統 使用者操作手冊

如何統計流程資訊
當流程在運行時,會有許多資料產生,這些資料都可以拿來進行統計分析,
如處理流程的時間流程,流程工作的分派狀況等等;藉由分析這些資料,
您可以找到流程的瓶頸或問題所在,並可以藉此改進現有的流程。

STEP 1. 開 啟 統計流程資訊畫面

在系統管理工具中點選「統計流程資訊 」選項,系統即會在主畫面展開統
計資訊的頁面(如圖 28-1)。

圖 28-1 開 查詢表單畫面

編號 區域名稱 說明

1 限制條件 主畫面可供您輸入此次產生統計結果時需納入的資料範圍限制。

統計資訊的 在統計資訊種類的區塊,您可以依照您的需求選擇不同的資訊,
2
種類 主要的資訊分成三種,「負荷」、「效率」與「成本」。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 241


STEP 1. 選擇欲統計的資訊種類

在畫面右方之統計資訊種類列表中點選符合您需求的選項(如「流程發起
量」),系統便會展開相對應的頁面(如圖 28-2)。

圖 28-2 選擇欲統計的資訊種類

可選擇的種類分為三種:「負 荷 」表示對現有人力來說,目前的流程造成
的負荷有多少,是否需要增加人力才能完成目前的流程設計,或是人力過
剩而可以減少人力以降低成本;「效 率 」主要在顯示各個流程處理時間的
相關統計,您可以知道每個流程的處理時間、平均處理時間等等資訊,可
用於找出流程的瓶頸;「成 本 」主要顯示每個流程所花費的成本之相關統
計,主要在計算目前的流程對組織造成的成本多寡,而各個流程中其各種
成本的衡量單位與質量,在流程設計時就必須輸入。
EasyFlow GP 工作流程管理系統 使用者操作手冊

STEP 2. 選擇統計資料的範圍

選擇統計資料的種類之後,系統會展開畫面供您輸入欲納入統計的資料範
圍(如圖 28-3)。

圖 28-3 選擇統計的資料範圍

編號 區域名稱 說明

流程限制
1 此部分您可以輸入此次欲納入統計的流程範圍。
條件

發起者限
2 此部分您可以輸入此次欲納入統計的發起者範圍。
制條件

其他參數 此部份您可以依照需求進行設定,如統計結果是否依照人員分組、
3
設定 欲納入統計資料期間限制,以及產生的統計圖種類。

在各種條件與參數輸入完畢之後,便可以進入產生統計報表的階段。

提醒您

依照您所選擇的統計資訊的種類(「負荷」、「效率」與「成
本」),可輸入的條件與參數也不盡相同。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 243


STEP 3. 產生統計報表

統計條件輸入完畢之後,按下「執 行統 計」按鈕,系統便會將統計結果以
您指定的圖表種類顯示在螢幕上(如圖 28-4)。

圖 28-4. 產生統計圖表

若您想改變統計圖的大小,可以設定「圖 寬」與「圖高 」,系統會及時改


變圖表的大小。若您想將此統計結果輸出到 Excel 軟體,請點選「轉 成
Excel 報表」,系統便會開啟檔案下載的視窗讓您另存檔案到您的電腦中。
EasyFlow GP 工作流程管理系統 使用者操作手冊

Chapter 28.
轉派離職員工的工作

 本章簡介
本章介紹當組織中有人員離職時,若其有尚未處理完成的流程工作,系統管理
員如何把此類工作轉派給其他人員處理。

 學習目標
看完本章節,您應該了解:

 EastFlow GP 系統中如何選擇因離職而無法處理的流程工作。

 EastFlow GP 系統中如何轉派因離職而無法處理的流程工作。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 245


如何轉派離職員工的工作
若您是系統管理者,當組織中的人員異動時,很可能產生流程工作無人處
理的狀況;此時您可以使用本章節介紹的功能,讓流程可以順利的進行。

STEP 1. 選擇因離職而無法處理的流程工作

組織中若有人因故離職,但尚未處理完系統分派的流程工作,此時便需要
系統管理員將此類的工作進行強制的轉派。欲執行轉派離職員工的工作,
請點選系統管理工具中「轉派離職員工的工作 」選項,系統會自動列出因
離職而未完成的流程工作供您檢視(如圖 29-1)。

圖 29-1. 開 轉派離職員工的工作畫面

您也可以利用畫面右上方的篩選選單來過濾工作列表。
EasyFlow GP 工作流程管理系統 使用者操作手冊

STEP 2. 選擇接收人員

當您選擇了列表中的某一項工作時,系統會開啟 一個對話視窗讓您指派新
的工作接收者(如圖 29-2)。

圖 29-2. 指定工作接收者

在指派新的工作接收者畫面,按下「選 取人 員」按鈕,系統會開啟人員選
擇視窗供您指定欲轉派的人員,選取工作接收者之後,按下「確 定 」按鈕
完整指定工作接收者的動作。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 247


STEP 3. 執行工作轉派

當全部設定完之後,按下畫面右方的「 轉 派 」按鈕,開始執行轉派動作
(如圖 29-3)。

1
2

圖 29-3.完成工作轉派

當您按下「轉 派 」按鈕,系統會請您輸入密碼以確認您的身分,輸入登入
系統的密碼之後,系統會顯示轉派是否成功的畫面供您瀏覽;若您還想繼
續轉派其他離職員工的工作,請按下「轉派其他工作 」按鈕,重複上述步
驟即可。
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Chapter 29.
啟動流程測試模式

 本章簡介
本章介紹系統管理者如何利用流程測試模式來測試已設計完畢的流程。

 學習目標
看完本章節,您應該了解:

 EastFlow GP 系統中如何啟動流程測試模式。

 EastFlow GP 系統中如何以系統管理員身分測試流程。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 249


如何 動流程測試模式
若您為系統管理員,當您設計了一個新流程,想測試此流程是否可以如您
預期的正常運作,但又不想重複的用不同的身分登入與登出系統,此時您
可以使用流程測試模式來切換不同身分,如此便可以在同一個工作環境中
完成流程的測試。

STEP 1. 啟動流程測試模式

欲啟動流程測試模式,請在系統管理員中點選「啟動流程測試模式 」,系
統會展開畫面供您設定您想要切換的身分(如圖 30-1)。

圖 30-1. 開 流程測試模式

流程測試模式啟動之後,系統的狀態列會出現「 」圖樣,表示您現在正
處於測試模式中。
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STEP 2. 切換登入身分

啟動測試模式之後,您可以指定您想切換的身分,以方便您模擬該使用者
進行發起流程、處理代辦事項等動作(如圖 30-2)。

圖 30-2. 切換身分

切換身分以後,您可以在畫面上看到您所模擬的使用者代號與名稱,在狀
態列也會顯示目前正處於流程測試模式;同時,您便可用該使用者的身份
來模擬流程的運作。

也就是說,您可以用目前的身分發起流程,並再度切換身分到您預計此流
程中下一關 卡的處理者,如此一再切換身分並模擬該使用者來處理流程工
作,您便可以測試流程是否能如您預期般的正常運作。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 251


STEP 3. 關閉流程測試模式

若您測試完畢,想回復系統管理員的身分繼續進行修改或新增流程等動作,
您只需要將已被勾選「啟 動 流 程 測 試 」的選項勾掉,便可關閉測試模式
(如圖 30-3)。

圖 30-3. 關閉測試模式

注意
流程測試模式的功能只有系統管理員可以使用。建議只在系統測試時使
用,當系統正式上線後盡量不使用此功能。
EasyFlow GP 工作流程管理系統 使用者操作手冊

Chapter 30.
建立作業程序書

 本章簡介
本章介紹如何將系統中的流程轉成符合 ISO 規範的文件供您列印。

 學習目標
看完本章節,您應該了解:

 EastFlow GP 系統中如何選擇欲建立程序書的流程。

 EastFlow GP 系統中如何建立作業程序書。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 253


如何建立作業程序書
使用文字編輯器來建立作業程序書,是一件麻煩又耗時的工作,EasyFlow
GP 流程管理系統可以依照系統內的流程,很方便的幫您產生符合 ISO 標準
的文件並列印,省去您手動編輯文件的麻煩。

STEP 1.告訴系統您想要建立作業程序書

當您想為某個流程建立作業程序書時,請點選功能選單上的「建立作 業 程
序書」,系統便會在主畫面顯示建立作業程序書需要填寫的資料(如圖 31-
1)。

圖 31-1. 建立作業程序書主畫面
EasyFlow GP 工作流程管理系統 使用者操作手冊

STEP 2. 開始建立作業程序書

您需要先告訴系統要建立哪一個流程的作業程序書,按下「查詢流程定 義 」
按鈕,系統會顯示一個視窗供您選擇流程(如圖 31-2)。

圖 31-2. 選擇欲建立作業程序書的流程

在流程清單上點選流程後,系統會返回建立作業程序書面的主畫面,接下
來再輸入組織名稱、制定單位、目的等資料(這些資料可視您的需要來決
定是否填入)。

圖 31-3. 填入與作業程序書相關的資料

資料填妥後,再按下「建立作業程序書」按鈕,系統會開啟對話視窗,請
您確認是否要建立程序書(如圖 31-4)。

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 255


圖 31-4. 確認是否要建立作業程序書

按下「確 定 」後,系統便會開始產生作業程序書,建立完成的作業程序書
晝面(如圖 31-5),您可以按下「列印作業程序書 」按鈕,將產生好的程
序書從印表機列印出來。

圖 31-5. 建立完成的作業程序書部份畫面
EasyFlow GP 工作流程管理系統 使用者操作手冊

MEMO

鼎新電腦股份有限公司, 2008 頁 257

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