ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Sesin 28
Alberto Cortavarria

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Qu es un Proyecto?
INICIO

Es la suma de esfuerzos que en forma temporal se

utilizan para generar un PRODUCTO O SERVICIO en
particular o UNICO.

PROYECTO

Resultados
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Tiempo

Elaboracin progresiva...
Significa desarrollar en pasos e ir aumentando
mediante incrementos.
El alcance del proyecto se puede describir en forma
general al inicio y hacerse explcito y detallado a
medida que se desarrolla un mejor entendimiento
de objetivos y entregables.

Situacin actual
Requerimientos
Objetivos

FIN
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Origen de los Proyectos

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La gestin (o direccin) de proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades,
tcnicas y herramientas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos
de un proyecto.
Se realiza a travs de la aplicacin e integracin de los procesos de gestin de
proyectos de iniciacin, planificacin, ejecucin, seguimiento y control, y cierre.
El gestor de proyecto es el responsable por alcanzar los objetivos del proyecto.
Gestionar un proyecto incluye:
Identificar requerimientos.
Establecer objetivos claros y alcanzables.
Equilibrar las restricciones concurrentes de alcance, calidad, cronograma,
presupuesto, recursos y riesgo.
Adaptar las especificaciones, planes, y enfoques a las diversas preocupaciones y
expectativas de los diferentes interesados.

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PMI - reas de Experiencia
Comunicacin efectiva
Influenciar a la organizacin
Liderazgo
Motivacin
Negociacin y gerencia de
conflictos
Solucin de problemas

Contratos y leyes comerciales.

Finanzas y contabilidad.
Manufactura y distribucin.
Compras y procura.
Ventas y marketing.
Logstica y cadenas de distribucin.
Planificacin estratgica, tctica y operacional.
Estructuras y comportamiento organizacional,
administracin de personal.
Seguridad y salud ocupacional.
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Ciclo de vida del proyecto.

Cinco grupos de procesos de los
proyectos.
Nueve reas de conocimientos
Dpto. funcionales
y de soporte
Elementos
tcnicos:
Desarrollo de
software
Especializaciones
gerenciales:
Gobierno, Grupos
de industrias
Cultural y Social
Internacional y poltico
Ubicacin Fsica
Econmico
Ambiental
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Rol del Director del proyecto

El Director del Proyecto es la persona asignada por la organizacin ejecutante para

alcanzar los objetivos del proyecto. Puede estar bajo la supervisin de un Gerente
Funcional.
El Director del Proyecto puede formar parte de un grupo de directores de proyecto que
rinden cuenta al director de programa o portafolio.
Adicional a las habilidades propias de la gestin de proyectos, debe contar con las siguientes
caractersticas:
CONOCIMIENTO: Todo lo que sabe sobre la direccin de proyectos.
DESEMPEO: Todo lo que puede hacer o lograr si aplica los conocimientos en direccin de
proyectos.
PERSONAL: La manera en que se comporta cuando ejecuta el proyecto o actividades
relacionadas. Esta capacidad personal abarca actitudes, caractersticas bsicas de la
personalidad y liderazgo.

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Rol del Director del proyecto

HABILIDADES INTERPERSONALES:
Liderazgo. Implica dirigir los esfuerzos de un grupo de personas hacia una meta comn y
hacer posible que trabajen en equipo. Es la capacidad de lograr que las cosas sean hechas
por otras personas. Es esencial para comunicar la visin y motivar e inspirar a los
participantes del proyecto para alcanzar un alto desempeo.
Desarrollo del espritu de equipo. Consiste en ayudar a un grupo de personas, unidas por
la percepcin comn de un mismo objetivo, a trabajar de manera independiente, unos con
otros, con el lder, con los interesados externos y la organizacin.. Los resultados del
desarrollo del espritu de equipo incluyen confianza mutua, intercambio de informacin de
alta calidad, una mejor toma de decisiones y un control eficaz del proyecto.

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Rol del Director del proyecto

HABILIDADES INTERPERSONALES:
Motivacin. Implica la creacin de un amiente del proyecto que cumpla con los objetivos
del proyecto, a la vez que ofrezca una satisfaccin personal mxima relacionada con lo que
las personas ms valoran. El xito del proyecto depende el compromiso del equipo del
proyecto, el cual est directamente relacionado con su nivel de motivacin.
Comunicacin. Consiste en generar una comunicacin eficaz dentro del equipo del
proyecto, entre el director del proyecto, los miembros del equipo y los interesados externos.
La transparencia en la comunicacin permite el trabajo en equipo y conduce a un alto
desempeo. Mejora las relaciones entre los miembros del equipo del proyecto y crea una
confianza mutua.

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Rol del Director del proyecto

HABILIDADES INTERPERSONALES:

Influencia. Es una estrategia que consiste en compartir la autoridad y apoyarse en la

habilidades interpersonales para hacer que otros cooperen en la consecucin de metas
comunes . Pautas: dirigir con el ejemplo, cumplir los compromisos, aclarar el proceso de
toma de decisiones, estilo interpersonal flexible, ejercer el poder con habilidad y cautela,
pensar en relaciones de colaboracin a largo plazo.
Toma de decisiones. Existen cuatro estilos bsicos de toma de decisiones: ordenar,
consultar, consensuar y aleatorio. Existen cuatro factores que afectan el estilo de toma de
decisiones: restricciones de tiempo, la confianza, la calidad y la aceptacin. Se puede tomar
decisiones individualmente o hacer participar al equipo del proyecto.

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Rol del Director del proyecto

HABILIDADES INTERPERSONALES:
Conocimientos polticos y culturales. El uso hbil de las polticas organizacionales y el poder
ayudan a tener xito. El manejo y compresin de las diferencia culturales permiten crear un
ambiente de confianza mutua y una atmosfera del tipo gana/ganar.
Negociacin. Es parte integral de la direccin de proyectos y bien realizada incrementa las
probabilidades de xito. Habilidades tiles: analizar la situacin, diferenciar entre
necesidades y deseos, centrarse en los asuntos ms que en la posiciones, pedir mucho y
ofrecer poco pero ser realista, conceder con importancia y no como renuncia, atmosfera
ganar/ganar, escuchar con atencin y explicar con detalle.

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Factores ambientales de la empresa

Elementos tangibles e intangibles, internos como externos que rodean el xito de un proyecto o
influyen en l. Incluyen pero no se limitan a:
o Procesos, estructura y cultura organizacional.
o Estndares del gobierno o la industria.
o Infraestructura.
o Recursos humanos existentes.
o Administracin de personal.
o Sistema de autorizacin de trabajo.
o Condiciones del mercado.
o Tolerancias al riesgo de los interesados.
o Clima poltico.
o Canales de comunicacin establecidos en la organizacin.
o Bases de datos comerciales.
o Sistemas de informacin de gestin de proyectos.

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Participantes / Interesados (Stakeholders)

Los participantes o partes interesadas son todos aquellos individuos u organizaciones que
estn involucrados o podran verse afectados por las actividades del proyecto
Estn activamente relacionadas con el proyecto y con el inters de afectar positiva o
negativamente con la ejecucin o resultados del proyecto.
El equipo de direccin del proyecto debe identificar a los stakeholders internos y externos
para determinar sus requerimientos (requisitos) y expectativas. El director del proyecto debe
gestionar su influencia en relacin con los requisitos del proyecto para asegurar un resultado
exitoso.

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Stakeholders

Los stakeholder claves en todo proyecto incluyen:

Cliente / usuario: persona u organizacin que usar el producto final del proyecto.
Pueden haber varios niveles o capas de clientes.
Patrocinador (Sponsor): la persona o grupo que provee los recursos financieros, en cash
o en especies, para el proyecto.
Directores de Portafolio/de Programa/PMO: Tienen responsabilidad directa en
diferentes niveles en el resultado del proyecto.
El Director del proyecto: responsable de gerenciar y alcanzar los objetivos del proyecto.
Miembros del equipo del proyecto: el grupo que lleva a cabo el trabajo del proyecto,
incluye al DP y el equipo de direccin del proyecto.
Gerentes funcionales y de operaciones: desempean roles de gestin administrativa y
productivas respectivamente.
Vendedores / Socios de negocios: Proveedores externos de componentes o servicios
para el proyecto. Socios estratgicos de la empresa ejecutora.

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Stakeholders
Adems de estos, hay muchos diferentes nombres y categoras de
interesados:
Internos y externos.
Propietarios e inversores.
Vendedores y contratistas.
Miembros de equipo y sus familias.
Agencias gubernamentales y medios de comunicacin.
Ciudadanos individuales.
Organizaciones de influencia, temporales y permanentes.
Sociedad en general.
Una falla al identificar a un interesado clave puede ocasionar un
problema mayor para el proyecto como prolongar la duracin y elevar
sustancialmente los costos.

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Influencias Organizacionales
ESTILO Y CULTURA ORGANIZACIONAL, valores, normas, creencias, expectativas polticas,
procedimientos, relaciones de autoridad. Proyectos IS: gran colaboracin y coordinacin
entre reas y otras empresas con diferentes componentes
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, abarcan desde una estructura funcional hasta una
orientada a los proyectos, con una variedad de estructuras matriciales entre ellas.
ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIN, abarcan planes, polticas,
procedimientos y lineamientos, ya sean formales o informales, bases de conocimiento como
lecciones aprendidas y la informacin histrica, cronogramas completados, datos de riesgos
y de valor ganado.

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Ciclo de vida del Proyecto

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Ciclo de vida del Proyecto vs Ciclo de vida del producto

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PMI - Areas del Conocimiento 4ta Edicin
Project Management

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1.- Integracin

2.- Alcance

3.- Tiempo

4.- Costo

5.- Calidad

6.- Recursos
Humanos

7.- Comunicaciones

8.- Riesgo

9.- Adquisicion

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