Presentación Gestion de Alcance

GESTION DEL ALCANCE
Expositor: Juan Agreda, MSc.
Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la Calidad, 2016. Todos los derechos reservados
LOGROS DEL CURSO

Al finalizar el curso el participante estar en
condiciones de aplicar procesos y tcnicas
para planificar, estimar y controlar el alcance
de un proyecto.
TEMARIO SESIN 1
1.Planificar la Gestin del Alcance
2.Recopilar Requisitos
PRODUCTO DE APRENDIZAJE ESPERADO

Ejemplo 1:
Taller 1: Organizador visual con las caractersticas de la Matriz de Trazabilidad
Gestin del Alcance

Definicin
La Gestion del Alcance del Proyecto incluye los

procesos necesarios para garantizar que el
proyecto incluya todo el trabajo requerido y
unicamente el trabajo para completar el proyecto
con exito.
Gestionar el alcance del proyecto se enfoca

primordialmente en definir y controlar que se
incluye y que no se incluye en el proyecto.
Gestin del Alcance

Definicin
Gestin del Alcance
Alcance del Proyecto
- Trabajo realizado para entregar un producto,

servicio o resultado con las funciones y
caractersticas especificadas.
Alcance del Producto
- Caracteristicas y funciones que describen un

producto, servicio o resultado
En ocasiones, se considera que el trmino alcance del proyecto incluye el alcance del producto.
Gestin del Alcance

Definicin
Enunciado
del Alcance
del
Proyecto
Estructura
de Desglose
de Trabajo
(EDT)
Diccionario
EDT
Lnea Base
del Alcance
Gestin del Alcance

Definicin
Una lnea base puede cambiarse solo mediante

procedimientos formales de control de cambios y
se utiliza como base de comparacin durante la
realizacin de los procesos de Validar el Alcance y
de
Controlar
el
Alcance.
El grado de cumplimiento del alcance del proyecto

se mide con relacin al plan para la direccin del
proyecto mientras que el grado de cumplimiento
del alcance del producto se mide con relacin a los
requisitos del producto.
Gestin del Alcance

Introduccin
Qu entendemos por
planificar la Gestin del Alcance?
Por qu es importante recopilar
requisitos?
Gestin del Alcance

Procesos
1. Planificar la Gestin del Alcance
Documentar cmo se va a definir, validar y controlar el Alcance del Proyecto.
2. Recopilar Requisitos
Determinar, documentar y gestionar las necesidades y requisitos de los interesados.
3. Definir el Alcance
Desarrollar una descripcin detallada del proyecto y del producto.
4. Crear la EDT/WBS
Subdividir los entregables y trabajo del proyecto en componente ms pequeos y manejables.
5. Validar el Alcance
Formalizar la aceptacin de los entregables del proyecto
6. Controlar el Alcance
Monitorear el estado del proyecto y la lnea base del alcance del producto
Revisin del proceso

Definicin
Planificar la Gestion del Alcance es el proceso de

crear un plan de gestion del alcance que
documente como se va a definir, validar y
controlar el alcance del proyecto.

Definicin
El desarrollo del plan de gestin del alcance se

basa en:
Anlisis de la informacin contenida en el acta de

constitucin del proyecto
ltimos planes secundarios aprobados del plan para
la direccin del proyecto
En la informacin histrica contenida en los activos
de los procesos de la organizacin y en cualquier
otro factor ambiental relevante de la empresa
Este plan ayuda a reducir el riesgo de deformacin

del alcance del proyecto.

Interaccin del proceso
Grfico 5-3, Flujo de datos del proceso Planificar la Gestin del Alcance. PMBOK 5ta edicin. PMI 2013.

Esquema de Proceso
Grfico 5-2, Planificar la gestin del alcance. PMBOK 5ta edicin. PMI 2013.
Ejemplo 1
Desarrollar un ejemplo de un plan de gestin
del Alcance.
Revisin del proceso
Definicin
Recopilar Requisitos es el proceso de determinar,

documentar y gestionar las necesidades y los
requisitos de los interesados para cumplir con los
objetivos del proyecto.
Definicin
Los requisitos incluyen condiciones o capacidades

que el proyecto debe cumplir o que deben estar
presentes en el producto, servicio o resultado
nico.
Los requisitos incluyen las necesidades y
expectativas cuantificadas y documentadas del
patrocinador, del cliente y de otros interesados.
Definicin
El desarrollo de los requisitos implica:

Analisis de la informacion contenida en el acta de
constitucion del proyecto.
Registro de interesados.
Plan
de
gestion
de
los
interesados.
Los requisitos pueden agruparse en las categoras:
Requisitos de negocio
Requisitos de los interesados
Requisitos de las soluciones
Requisitos de transicin
Requisitos del proyecto
Requisitos de calidad
Grfico 5-5, Flujo de datos del proceso Recopilar Requisitos. PMBOK 5ta edicin. PMI 2013.
Esquema de Proceso
Grfico 5-4, Recopilar Requisitos. PMBOK 5ta edicin. PMI 2013.

Tcnicas grupales de creatividad
Entre las tecnicas grupales de creatividad que se
pueden utilizar, se cuentan las siguientes:
Tormenta de ideas
Tcnicas de grupo nominal
Mapa conceptual / mental
Diagrama de afinidad
Anlisis de decisiones con mltiples criterios
Tcnicas grupales de toma de decisiones
Entre las tcnicas grupales de creatividad que se
pueden utilizar, se cuentan las siguientes:
Unanimidad
Mayora
Pluralidad
Dictadura
Prototipos
Es un mtodo para obtener una retroalimentacin

rpida en relacin con los requisitos, mientras
proporciona un modelo operativo del producto
esperado antes de construirlo.
Puesto que un prototipo es tangible, permite a los
interesados experimentar con un modelo del
producto final, en lugar de limitarse a debatir en
forma abstracta sobre sus requisitos.
Matriz de trazabilidad de requisitos
La matriz de trazabilidad de requisitos es un

cuadro que vincula los requisitos del producto
desde su origen hasta los entregables que los
satisfacen.
Proporciona un medio para realizar el seguimiento
de los requisitos a lo largo del ciclo de vida del
proyecto, lo cual contribuye a asegurar que al final
del proyecto se entreguen efectivamente los
requisitos aprobados en la documentacion de
requisitos.
Componentes
Matriz de trazabilidad de requisitos
Grfico 5-6, Ejemplo de Matriz de trazabilidad de requisitos. PMBOK 5ta edicin. PMI 2013.
Aplicacin 1
Desarrollar la matriz de trazabilidad de requisitos de un
proyecto.
TEMARIO SESIN 2
4. Crear la EDT/WBS

Taller 2: Organizador visual con las caractersticas del EDT/WBS.
Gestin del Alcance

Introduccin
Qu entendemos por
definir el Alcance?
Por qu es importante crear
la EDT/WBS?
Gestin del Alcance

Procesos
4. Crear la EDT/WBS
3.Definir el Alcance
Revisin del proceso
Definicin
Definir el Alcance es el proceso que consiste en

desarrollar una descripcion detallada del proyecto
y del producto.
Definicin
El beneficio clave de este proceso es que describe

los limites del producto, servicio o resultado
mediante la especificacion de cuales de los
requisitos recopilados seran incluidos y cuales
excluidos del alcance del proyecto.
Dado que es posible que no todos los requisitos
identificados en el proceso Recopilar Requisitos se
puedan incluir en el proyecto, el proceso Definir el
Alcance selecciona los requisitos definitivos del
proyecto a partir de la documentacion de
requisitos entregada durante el proceso Recopilar
Requisitos.
Definicin
La preparacion de un enunciado detallado del

alcance del proyecto es fundamental para el exito
del proyecto, y se elabora a partir de los
entregables principales, los supuestos y las
restricciones documentados durante el inicio del
proyecto.
Durante la planificacion del proyecto, el alcance
del proyecto se define y se describe de manera
mas especifica conforme se va recopilando mayor
informacion acerca del proyecto.
El proceso Definir el Alcance puede ser altamente
iterativo.
Grfico 5-8, Flujo de datos del proceso Definir el Alcance. PMBOK 5ta edicin. PMI 2013.
Esquema de Proceso
Grfico 5-7, Definir el Alcance. PMBOK 5ta edicin. PMI 2013.

Anlisis del producto
Para proyectos cuyo entregable es un producto, a

diferencia de un servicio o resultado, el anlisis del
producto puede constituir una herramienta eficaz.
Cada rea de aplicacin cuenta con uno o varios
mtodos generalmente aceptados para traducir las
descripciones de alto nivel del producto en
entregables tangibles.
El anlisis del producto incluye tcnicas tales como
el desglose del producto, el anlisis de sistemas, el
anlisis de requisitos, la ingeniera de sistemas, la
ingeniera del valor y el anlisis del valor.
Enunciado del alcance del proyecto (SOW)
El enunciado del alcance del proyecto es la

descripcin del alcance, de los entregables
principales, de los supuestos y de las restricciones
del proyecto.
El enunciado del alcance del proyecto documenta
el alcance en su totalidad, incluyendo el alcance
del proyecto y del producto.
Describe de manera detallada los entregables del
proyecto y el trabajo necesario para crear esos
entregables.
Enunciado del alcance del proyecto
Puede contener exclusiones explicitas del alcance,

que pueden ayudar a gestionar las expectativas de
los interesados.
Permite al equipo del proyecto realizar una
planificacin ms detallada, sirve como gua del
trabajo del equipo durante la ejecucin y
proporciona la lnea base para evaluar si las
solicitudes de cambio o de trabajo adicional se
encuentran dentro o fuera de los limites del
proyecto.
El enunciado del alcance del proyecto incluye:
Descripcin del alcance del producto

Criterios de aceptacin
Entregables
Exclusiones del proyecto
Restricciones
Supuestos
Ejemplo 2
Desarrollar el enunciado del alcance de un
proyecto.
4.Crear la EDT/WBS
Revisin del proceso
4.Crear la EDT/WBS
Definicin
Crear la EDT/WBS es el proceso de subdividir los

entregables del proyecto y el trabajo del proyecto
en componentes ms pequeos y ms fciles de
manejar. El beneficio clave de este proceso es que
proporciona una visin estructurada de lo que se
debe entregar.
4.Crear la EDT/WBS
Definicin
El trabajo planificado esta contenido en el nivel

ms bajo de los componentes de la EDT/WBS,
denominados paquetes de trabajo.
Un paquete de trabajo se puede utilizar para
agrupar las actividades donde el trabajo es
programado y estimado, seguido y controlado.
La palabra trabajo se refiere a los productos o
entregables del trabajo que son el resultado de la
actividad realizada, y no a la actividad en si misma.
4.Crear la EDT/WBS
Grfico 5-10, Flujo de datos del proceso Crear la EDT/WBS. PMBOK 5ta edicin. PMI 2013.
4.Crear la EDT/WBS
Esquema de Proceso
Grfico 5-9, Crear la EDT/WBS. PMBOK 5ta edicin. PMI 2013.

4.Crear la EDT/WBS
Descomposicin
La descomposicin es una tcnica utilizada para

dividir y subdividir el alcance del proyecto y los
entregables del proyecto en partes ms pequeas
y manejables.
El paquete de trabajo es el trabajo definido en el
nivel ms bajo de la EDT/WBS para el cual se
puede estimar y gestionar el costo y la duracin.
El nivel de descomposicin es a menudo guiado
por el grado de control necesario para dirigir el
proyecto de manera efectiva.
4.Crear la EDT/WBS
Descomposicin
La descomposicin del trabajo del proyecto en
paquetes de trabajo implica las siguientes actividades:
Identificar y analizar los entregables y el trabajo

relacionado;
Estructurar y organizar la EDT/WBS;
Descomponer los niveles superiores de la
EDT/WBS en componentes detallados de nivel
inferior;
Desarrollar y asignar cdigos de identificacin a los
componentes de la EDT/WBS; y
Verificar que el grado de descomposicin de los
entregables sea el adecuado.
Descomposicin
La estructura de la EDT/WBS se puede representar de diferentes maneras, tales como:
Utilizando las fases del ciclo de vida del proyecto como segundo nivel de
descomposicion, con los entregables del producto y del proyecto insertados en el
tercer nivel.
Grfico 5-12, Ejemplo de EDT organizada por fases. PMBOK 5ta edicin. PMI 2013.
4.Crear la EDT/WBS
Descomposicin
La estructura de la EDT/WBS se puede representar de diferentes maneras, tales como:
Utilizando los entregables principales como segundo nivel de descomposicion
Grfico 5-12, Ejemplo de EDT organizada por entregables. PMBOK 5ta edicin. PMI 2013.
4.Crear la EDT/WBS
4.Crear la EDT/WBS
Componentes
Descomposicin
La estructura de la EDT/WBS se puede representar de
diferentes
maneras,
tales
como:
Incorporando componentes de nivel inferior que

pueden desarrollar organizaciones externas al
equipo del proyecto, como por ejemplo trabajo
contratado. Asi, el proveedor desarrollara la
EDT/WBS para el contrato como parte del trabajo
contratado.
4.Crear la EDT/WBS
Lnea base del alcance
La lnea base del alcance es la versin aprobada de

un enunciado del alcance, estructura de desglose
del trabajo (EDT/WBS) y su diccionario de la
EDT/WBS asociado, que solo se puede modificar a
travs de procedimientos formales de control de
cambios y que se utiliza como base de
comparacin.
Los componentes de la lnea base del alcance
incluyen:
Enunciado del alcance del proyecto
EDT/WBS
Diccionario de la EDT/WBS
4.Crear la EDT/WBS
Diccionario de la EDT/WBS
El diccionario de la EDT/WBS es un documento

que proporciona informacion detallada sobre los
entregables, actividades y programacion de cada
uno de los componentes de la EDT/WBS.
La informacion del diccionario de la EDT/WBS
puede incluir, entre otros:
El identificador del codigo de cuenta

La descripcion del trabajo
Los supuestos y restricciones
La organizacion responsable
Los hitos del cronograma
Las actividades asociadas del cronograma
Los recursos necesarios
Las estimaciones de costos
Los requisitos de calidad
Los criterios de aceptacion
Las referencias tecnicas
La informacion sobre acuerdos.
Aplicacin 2
Desarrollo de la EDT/WBS de un proyecto en forma grupal.
TEMARIO SESIN 3
6.Controlar el Alcance

Taller 3: Organizador visual con las caractersticas del Plan de Gestin del
Alcance donde se incluyen los 6 grupos de procesos estudiados..
Gestin del Alcance

Introduccin
Qu entendemos por
validar el Alcance?
Por qu es importante controlar
el Alcance?
Gestin del Alcance

Procesos
4. Crear la EDT/WBS
5.Validar el Alcance
Revisin del proceso
Definicin
Validar el Alcance es el proceso de formalizar la

aceptacion de los entregables del proyecto que se
hayan completado.
Definicin
El beneficio clave de este proceso es que aporta

objetividad al proceso de aceptacion y aumenta
las posibilidades de que el producto, servicio o
resultado final sea aceptado mediante la
validacin de cada entregable individual.
Los entregables verificados obtenidos del proceso
Controlar la Calidad se revisan con el cliente o con
el patrocinador para asegurarse que se han
completado satisfactoriamente y que han recibido
su aceptacion formal.
Definicin
El proceso Validar el Alcance difiere del proceso

Controlar la Calidad en que el primero se ocupa
principalmente de la aceptacion de los
entregables, mientras que el control de calidad se
ocupa fundamentalmente de corroborar la
correccin de los entregables y su cumplimiento
con los requisitos de calidad especificados para los
mismos.
Grfico 5-15, Flujo de datos del proceso Validar el Alcance. PMBOK 5ta edicin. PMI 2013.
Esquema de Proceso
Grfico 5-14, Validar el Alcance. PMBOK 5ta edicin. PMI 2013.

Ejemplo 3
Desarrollar una solicitud de cambio
Revisin del proceso
Definicin
Controlar el Alcance es el proceso en el cual se

monitorea el estado del alcance del proyecto y del
producto, y se gestionan cambios a la linea base
del alcance.
Definicin
El beneficio clave de este proceso es que permite

mantener la linea base del alcance a lo largo del
proyecto.
El control del alcance del proyecto asegura que
todos los cambios solicitados o las acciones
preventivas o correctivas recomendadas se
procesen a traves del proceso Realizar el Control
Integrado de Cambios
Definicin
La expansion incontrolada del alcance del

producto o del proyecto sin ajustes de tiempo,
costo y recursos se denomina corrupcion o
deformacion del alcance.
Los cambios son inevitables; por lo tanto, es
obligatorio para todo proyecto contar con algun
tipo de proceso de control de cambios.
Grfico 5-17, Flujo de datos del proceso Controlar el Alcance. PMBOK 5ta edicin. PMI 2013.
Esquema de Proceso
Grfico 5-16, Controlar el Alcance. PMBOK 5ta edicin. PMI 2013.

Anlisis de variacin
El anlisis de variacin es una tcnica para

determinar la causa y el grado de la diferencia
entre la lnea base y el desempeo real.
Las medidas del desempeo del proyecto se
utilizan para evaluar la magnitud de la desviacin
con respecto a la lnea base original del alcance.
Los aspectos importantes del control del alcance
del proyecto incluyen determinar la causa y el
grado de desviacion con relacion a la linea base
del alcance y decidir si es necesario efectuar
acciones correctivas o preventivas.
Aplicacin 3
Desarrollar el Plan de Gestin del Alcance en forma grupal.
Conclusiones
La planificacin del alcance es un proceso

clave para el xito del proyecto y un
componente fundamental del Plan de Gestin
del Proyecto.
Bibliografa
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE Inc.
2013
A Guide to the Project Management
Body of Knowledge (PMBOK Guide).
5th. Edition. Newtown Square:
Project Management Institute, Inc.
CHAMAUN, Yamal
2002
Administracin profesional de
proyectos La Gua. Mxico: Mc Graw
Hill.

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PRODUCTO DE APRENDIZAJE ESPERADO

Gestin del Alcance

La Gestion del Alcance del Proyecto incluye los

Gestionar el alcance del proyecto se enfoca

Gestin del Alcance

Gestin del Alcance

Alcance del Proyecto

- Trabajo realizado para entregar un producto,

Alcance del Producto

- Caracteristicas y funciones que describen un

Gestin del Alcance

Gestin del Alcance

Una lnea base puede cambiarse solo mediante

El grado de cumplimiento del alcance del proyecto

Gestin del Alcance

planificar la Gestin del Alcance?

Por qu es importante recopilar

Gestin del Alcance

1.Planificar la Gestin del Alcance

Revisin del proceso

1.Planificar la Gestin del Alcance

Planificar la Gestion del Alcance es el proceso de

1.Planificar la Gestin del Alcance

El desarrollo del plan de gestin del alcance se

Anlisis de la informacin contenida en el acta de

Este plan ayuda a reducir el riesgo de deformacin

1.Planificar la Gestin del Alcance

1.Planificar la Gestin del Alcance

Revisin del proceso

Recopilar Requisitos es el proceso de determinar,

Los requisitos incluyen condiciones o capacidades

El desarrollo de los requisitos implica:

Los requisitos pueden agruparse en las categoras:

Grfico 5-4, Recopilar Requisitos. PMBOK 5ta edicin. PMI 2013.

Es un mtodo para obtener una retroalimentacin

La matriz de trazabilidad de requisitos es un

PRODUCTO DE APRENDIZAJE ESPERADO

Gestin del Alcance

Por qu es importante crear

Gestin del Alcance

Revisin del proceso

Definir el Alcance es el proceso que consiste en

El beneficio clave de este proceso es que describe

La preparacion de un enunciado detallado del

Grfico 5-7, Definir el Alcance. PMBOK 5ta edicin. PMI 2013.

Para proyectos cuyo entregable es un producto, a

El enunciado del alcance del proyecto es la

Puede contener exclusiones explicitas del alcance,

El enunciado del alcance del proyecto incluye:

Descripcin del alcance del producto

Revisin del proceso

Crear la EDT/WBS es el proceso de subdividir los

El trabajo planificado esta contenido en el nivel

Grfico 5-9, Crear la EDT/WBS. PMBOK 5ta edicin. PMI 2013.

La descomposicin es una tcnica utilizada para

Identificar y analizar los entregables y el trabajo

Utilizando los entregables principales como segundo nivel de descomposicion

Incorporando componentes de nivel inferior que

La lnea base del alcance es la versin aprobada de

El diccionario de la EDT/WBS es un documento