Acta de Constitución Del Proyecto

ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO
SISTEMA DE CONTROL
PATRIMONIAL
VERSIN: 1.0
LTIMA REVISIN: 17 Set. 2015
Los firmantes:
-
Aprueban el presente documento y manifiestan el entendimiento de los objetivos y del

contenido del mismo,
Reconocen las facultades y responsabilidades de las personas asignadas a los roles de este
proyecto.
Acuerdan el inicio de los trabajos de desarrollo del proyecto, y
Se comprometen asignar todos los recursos detallados en el presente documento.
Nombre
Daniel Vasquez
Armando Acua
Karin Pariona
Monique Muoz
Marcela Romero
Cargo
Firma
Fecha

[Nmero de Versin] | [Fecha de la Versin]
[Nombre del Proyecto]
Contenido
Seccin 1. Resumen del Proyecto.......................................................................1
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
Definicin del problema y la necesidad existente..............................1

Descripcin del proyecto....................................................................1
Metas y objetivos del proyecto...........................................................1
Alcance del proyecto..........................................................................1
Factores crticos de xito...................................................................2
Supuestos.......................................................................................... 2
Restricciones.....................................................................................2
Riesgos.............................................................................................. 3
Seccin 2. Planeamiento del proyecto e hitos.......................................................5

2.1
2.2
2.3
2.4
Presupuesto.......................................................................................5
Gestin, entidades externas, polticas y directivas relevantes...........5
Entregables y productos....................................................................5
Principales hitos.................................................................................5
Seccin 3. Organizacin del Proyecto.................................................................7

3.1
3.2
3.3
3.4
Estructura organizacional del proyecto..............................................7

Roles y responsabilidades.................................................................8
Matriz de responsabilidades............................................................10
Facilidades y recursos......................................................................11
Seccin 4. Informacin de contactos.................................................................12

Seccin 5. Glosario............................................................................................13
Seccin 6. Historial de revisiones......................................................................14
Seccin 7. Anexos.............................................................................................15
Av. Paseo de la Repblica N 3121, San Isidro / Telf. 440-4222 Fax: 440-4222 anexo 202
www.fonafe.gob.pe

Seccin 1. Resumen del Proyecto

1.1 Definicin del problema y la necesidad existente
FONAFE no cuenta con un Sistema automatizado de Control Patrimonial, actualmente Logstica
trabaja con una base de Datos en Excel, realizando su seguimiento y controles sobre la misma.
Es necesario contar con un sistema que reduzca tiempo empleado en el seguimiento control de
los activos de FONAFE, sobre todo considerando el ingreso de bienes y/o muebles procedentes
de FIDEICOMISO durante el 2015.
Todo esto dentro del Objetivo Estratgico: Optimizar la aplicacin de recursos y procesos.
Esta es una oportunidad de optimizacin de recursos y procesos, que permitir un mejor uso de
los recursos del holding y conlleven a resultados mensurables, predecibles y transparentes
1.2 Descripcin del proyecto

El presente proyecto consiste en la adquisicin de una herramienta para el Control Patrimonial
que permita un adecuado seguimiento y control de los bienes de FONAFE, as como recepcionar
el ingreso de bienes y/o muebles procedentes de nuevos ingresos.
Dicha herramienta para el control del Activo Fijo con Tecnologa de Cdigo de Barras, que facilite
el proceso de toma automtica de inventarios
1.3 Metas y objetivos del proyecto

Redisear y automatizar el proceso de control y seguimiento administrativo contable del
Activo Fijo de FONAFE.
Implantar el Sistema de Gestin del Activo Fijo.
Dotar del Hardware y Software para el control del Activo Fijo con Tecnologa de Cdigo de
Barras.
Fortalecer la comunicacin y coordinacin interna.
1.4 Alcance del proyecto

El proyecto incluye:
El Sistema de Control de Activo Fijo, que permite registrar los activos de FONAFE y aquellos que son
cargados por diversos medios. Una vez registrado permite un adecuado seguimiento y control de los
mismos.
Definicin de catlogos, ubicaciones y responsables por cada tem.
Implementacin de funcionalidad de perfiles de usuarios.
Procedimientos para una toma rpida y eficiente de inventarios
Procedimientos para mantener actualizados los movimientos de activos.
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Pgina 1

El proyecto incluye:
La carga de la informacin del ltimo inventario de activos de FONAFE.

Generacin de Reportes a solicitud del usuario
Importacin de informacin automtica.
Capacitacin en el uso del sistema.
El proyecto NO incluye:
Interfases con cualquier otro sistema.

Integracin automtica con aplicaciones ya existentes en FONAFE. Este punto se vera con la futura
implementacin del ERP.
1.5 Factores crticos de xito

Compromiso de todas las partes firmantes.
Claridad, orden y limpieza en el diseo y contenido del sistema para que los usuarios puedan
entender fcilmente el uso del aplicativo.
Lograr incremento en la calidad del servicio del control de activos fijos, as como un aumento
de productividad en la toma y mantenimiento de inventarios.
Modelar, formalizar y difundir los procesos internos, para Implementar un sistema de gestin
administrativa eficiente e integrado
1.6 Supuestos
La informacin registrada en el sistema es responsabilidad del usuario Logstico.
El sistema se entregara con los datos del ltimo inventario y sobre esa informacin se
iniciara la carga de nuevos tems y el nuevo inventario.
1.7 Restricciones
El proveedor ejecutor deber estar contratado antes del de setiembre del 2015.
El sistema debe estar en produccin en el 4to trimestre del 2015.
El presupuesto mximo asignado es de .
El sistema debe elaborarse en el lenguaje de programacin y con base de datos
..
El sistema slo estar disponible para usuarios registrados.
El sistema deber usar la misma base de usuarios que otros sistemas de FONAFE.
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Pgina 2

1.8 Riesgos
#
Riesgo
Descripcin
Acciones para mitigar el riesgo
Usuarios no
capacitados
El universo de usuarios del

sistema es el personal de
Logstica de la Corporacin
FONAFE, eventualmente el
personal de Contabilidad podra
realizar ingresos a los tems
correspondientes a la
valorizacin.
Disear el aplicativo lo ms simple e

intuitivo posible que sea lo ms fcil de usar
posible.
o
Responsable: Gerencia Corporativa de

Sistemas
Incorporar ayudas sobre el manejo del

aplicativo e incluir un tem del men que
contenga el manual de usuario.
o

Sistemas
Establecer un plan de capacitacin .

o Responsable: Gerencia Corporativa de
Sistemas / Gerencia de Operaciones
Performance final
no adecuada
Las transacciones del sistema

(registro, consulta,
modificacin, reporte) son muy
lentas y llegan a cansar al
usuario.
Determinar adecuados niveles de servicio y

estimar la arquitectura tcnica y hardware
necesario para su ptimo desenvolvimiento.
o
Solicitar que la programacin del aplicativo

se realice siguiendo estndares
internacionales.
o
Poca
disponibilidad o
escalabilidad
Funcionalidades
no implementadas
El aplicativo no est disponible

24 x 7 para el registro de
software y/o el sistema no
puede crecer, o la base de
datos se hace muy lenta
mientras ms datos existan en
ella.
Existen funcionalidad que el

usuario pidi y no fueron
implementadas.

Sistemas
Asegurar la disponibilidad y soporte del

sistema 24x7.
o

Sistemas

Sistemas
Asegurar la escalabilidad del sistema.

o

Sistemas
Elaborar el Acta de Especificaciones

funcionales lo ms clara posible y con
pantallas de simulacin explicativas.
Sistemas y Gerencia de Operaciones
Reportes no
adecuados
Los reportes no tiene la

estructura que el usuario pidi.

funcionales lo ms clara posible y con
pantallas de reporte.
Sistemas y Gerencia de Operaciones
Producto
complicado de
usar
El aplicativo es complicado y
difcil de usar.
Ver acciones del Riesgo #1
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Pgina 3

Riesgo
Descripcin
Acciones para mitigar el riesgo
Una o ms de las personas

Sponsor o claves en el
proyecto dejan la organizacin
o pierden el inters en el
proyecto.
Personas claves
dejan el proyecto
y que los nuevos
asignados no lo
consideren
relevante

funcionales lo ms clara posible y detallar
los beneficios econmicos y no econmicos
del proyecto.
Sistemas / Gerencia de Operaciones
Problemas
polticos
Cualquier problema exgeno al

proyecto que lo impacte
directamente.
Falta de
compromiso de
sponsors
Una o ms de las personas

Sponsor pierden el inters en el
proyecto.
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Pgina 4

Seccin 2. Planeamiento del proyecto e hitos

2.1 Presupuesto
El proyecto necesitara un presupuesto menor de cuatro UITs (Menor cuanta) y el tem no se
encuentra en el PAAC.
2.2 Gestin, entidades externas, polticas y directivas relevantes

El proyecto es de responsabilidad de FONAFE, a solicitud de la Gerencia de Administracin y
Finanzas y el rea de Logstica de FONAFE, ejecutado por la Gerencia Corporativa de Sistemas.
Tiene impacto a nivel de Gerencia de Administracin y Finanzas, dado que los procesos a los
que atienden estn en esta Gerencia.
2.3 Entregables y productos

#
Entregable
Descripcin
Sistema Sistema de Activo Fijo de

Logstica.
Sistema que permite el registro de los los activos de

FONAFE, as como aquellos que se reciban por encargo o
transferencia por cesin en uso o por custodia.
Catlogos
Catlogos de los activos.
Reportes
Reportes de acuerdo a las necesidades de logstica
Capacitacin en el uso del aplicativo
Capacitacin de uso en el sistema a FONAFE y usuarios

principales.
Manual de usuario
Manual de usuario y resumen del mismo (funcionalidades

principales) colgados en la Web.
2.4 Principales hitos

Hito / Entregable
Fecha estimada de
trmino
Aprobacin del Acta de Constitucin del Proyecto
14/09/2015
Aprobacin del Acta de Especificaciones Funcionales
14/09/2015
Aprobacin del Acta de Especificaciones Tcnicas
14/09/2015
Envo de Solicitud de Pedido a la Gerencia de Administracin y Finanzas
18/09/2015
Contratacin del proveedor que desarrollar el sistema
20/09/2015
Desarrollo del Sistema
21/09/2015
Elaboracin del Plan de Pruebas Funcionales
13/10/2015
Elaboracin del Plan de Pruebas Tcnicas
15/10/2015
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Pgina 5
Hito / Entregable

Fecha estimada de
trmino
Pruebas y validacin funcionales
18/10/2015
Pruebas y validacin tcnicas
21/10/2015
Presentacin del Manual de usuario y catlogos
23/10/2015
Aprobacin del aplicativo
25/10/2015
Capacitacin a empresas
25/10/2015
Puesta en produccin
27/09/2015
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Pgina 6

Seccin 3. Organizacin del Proyecto

3.1 Estructura organizacional del proyecto
Describir la estructura organizacional del proyecto. Se debe incluir todo el equipo de trabajo y
todos los interesados (stakeholders) en el mismo. Se deben ingresar los nombres de cada rol y
el de la persona que asumir ese rol en el proyecto. Se usar el siguiente grfico para mostrar la
organizacin.
Sponsor Ejecutivo
(Martn Sifuentes Palacios)
()
Sponsor Funcional
Sponsor Tecnolgico
(Monique Muoz Mosto)
(Gerente del rea)
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Pgina 7
(Responsable del Proyecto)

Analista Funcional
Analista Tcnico
(Analista Usuario)
(Analista GCS)
3.2 Roles y responsabilidades

Rol
Sponsor Tecnolgico
(Monique Muoz
Mosto)
Sponsor Funcional
(Daniel Vazquez)
Jefe de Proyecto
(Marcela Romero
Ledesma)
Equipo de trabajo
Responsabilidad
Legitimizar las metas y objetivos del proyecto

Equipo de trabajo
Supervisar y aprobar el proyecto y sus fases principales
Se mantiene al tanto de las actividades principales del proyecto
Asegurar que los analistas tcnicos estn comprometidos con el proyecto.
trabajo
Asegurar que el Equipo
proyectode
tenga
asignados y disponibles todos los recursos
que necesita
Asignar prioridades
Aprobar el Acta deStakeholders
Constitucin del proyecto
Aprobar el presupuesto y supervisar financieramente el proyecto
Participa en el planeamiento del proyecto.
Aprobar el plan
Aprobar las Especificaciones Tcnicas
Recibir reportes de estado de los proyectos
Apoya en la resolucin de problemas, conflictos polticos, entre otros.
Participa en la definicin del alcance del proyecto.
Aprueba cambios en el alcance
Aprueba los principales entregables
Responsable de elevar a la GAF la conformidad o no conformidad de los
entregables relacionados con proveedores externos.
Proveer solucin a temas que no puedan ser solucionados por el Jefe de
Proyecto o equipo de trabajo.
Legitimizar las metas y objetivos del proyecto.
Se mantiene al tanto de las actividades principales del proyecto.
Aprobar el Acta de Constitucin del proyecto.
Participa en el planeamiento del proyecto.
Asegurar que los analistas funcionales estn comprometidos con el
proyecto.
Asegurar que el proyecto tenga asignados y disponibles todos los recursos
que necesita.
Aprobar las Especificaciones Funcionales
Apoya en la resolucin de problemas, conflictos polticos, entre otros.
Participa en la definicin del alcance del proyecto.
Aprueba cambios en el alcance
Aprueba los principales entregables
Es el responsable directo del proyecto
Elabora el Acta de Constitucin del Proyecto
Supervisa y asegura que el proyecto se culmine a tiempo, en presupuesto y
en el alcance determinado.
Elabora el Plan del Proyecto junto al equipo de trabajo.
Gestiona el desempeo del equipo y las actividades del proyecto.
Asegurar los objetivos determinados por la alta direccin y los interesados.
Responsable de comunicar: el estado del proyecto, gestin de riesgos
Participar en las reuniones de coordinacin con el equipo de trabajo
(proveedor)
Escalar temas que no pueden ser resueltos por el equipo de trabajo
Supervisar las labores del equipo de trabajo.
Elaborar todos los documentos relacionados con conformidades,
desempeo, control y otros relacionados con el o los proveedores del
proyecto.
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Pgina 8

Rol
Responsabilidad
Analista Funcional
(Armando Acuna Karin
Pariona)
Definir de las caractersticas funcionales del proyecto.

Supervisar y asegurar que las caractersticas funcionales del proyecto se
implementen y estn disponibles a tiempo.
Aprobar los documentos asociados a las actividades o hitos especificados en
la matriz de responsabilidades.
(proveedor)
Escalar temas que no pueden ser resueltos por el equipo de trabajo.
Planear y ejecutar el proyecto.

Ejecutar las tareas de acuerdo del Cronograma de trabajo.
Elaborar los entregables descritos en el Plan del Proyecto.
Participar directamente en xito del proyecto.
Analista Tcnico
(Marcela Romero
Ledesma)
Equipo de trabajo
(Proveedor Externo
por contratar)
Definir de las caractersticas funcionales del proyecto.

Supervisar y asegurar que las caractersticas funcionales del proyecto se
implementen y estn disponibles a tiempo.
Aprobar los documentos asociados a las actividades o hitos especificados en
la matriz de responsabilidades.
(proveedor)
Entrenar correctamente a los usuarios en los productos del proyecto.
Direccin Ejecutiva
Interesado en que FONAFE cuente con las herramientas adecuadas para
realizar su trabajo con eficiencia y calidad.
Stakeholders
Gerencia de Administracin y Finanzas

Coordinar y comunicar el proyecto, sus beneficios y acciones a realizar por
FONAFE.
Logstica
Realizar el trmite de las contrataciones pertinentes relevantes al proyecto
en mencin.
Definir lineamiento y procedimientos.
3.3 Matriz de responsabilidades
Stakeholders
Equipo de
trabajo
Analista
Tcnico
Analista
Funcional
Jefe de
Proyecto
Sponsor
Funcional
Sponsor
Tecnolgico
Hito principal
Sponsor
Ejecutivo
Completar la matriz de responsabilidades para cada uno de los roles del proyecto. La matriz
deber reflejar la responsabilidad de cada rol funcional por hito y/o actividades
Aprobacin del Acta de

Constitucin del Proyecto
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Pgina 9
Stakeholders
Equipo de
trabajo
Analista
Tcnico
Jefe de
Proyecto
Sponsor
Funcional
Sponsor
Tecnolgico
Sponsor
Ejecutivo
Hito principal
Analista
Funcional


Especificaciones Funcionales
Constitucin del Proyecto
Especificaciones Tcnicas
Envo de Solicitud de Pedido a
la Gerencia de Administracin y
Finanzas
Contratacin del proveedor que
desarrollar el sistema
Elaboracin del Plan de
Pruebas Funcionales
Elaboracin del Plan de
Pruebas Tcnicas
Desarrollo de Sistema
Pruebas y validaciones
funcionales
Pruebas y validaciones
tcnicas
Presentacin del Manual de
usuario y catlogos
Aprobacin del aplicativo
Capacitacin
Puesta en produccin
Leyenda
E = responsable de ejecucin (puede ser compartida)
A = aprobacin final
C = debe ser consultado
I = debe ser informado
3.4 Facilidades y recursos

Describir los requerimientos de facilidades y recursos que necesita el proyecto; por ejemplo:
oficinas, facilidades especiales, computadoras, equipos de oficina, tiles, herramientas, etc.
Identificar las responsabilidades existentes para proveer los recursos requeridos para el exitoso
desempeo del proyecto.
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Pgina 10

Requerimiento de recursos
Responsabilidad
www.fonafe.gob.pe
Pgina 11

Seccin 4. Informacin de contactos

Identificar y registrar la informacin de los contactos principales y secundarios relevantes del
proyecto.
Rol
Nombre/Cargo/Organizacin
Telfono y anexo
Celular
Email
Jefe de Proyecto
Analista Funcional
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Pgina 12

Seccin 5. Glosario
Definir todos los trminos y acrnimos requeridos para entender a cabalidad el presente
documento.
Seccin 6. Historial de revisiones

Registrar los cambios al presente documento. Debe existir una tabla como la siguiente para cada
versin del documento. Se especificar la fecha de la versin, el nombre del responsable del
cambio y todos los cambios detallados.
VERSIN: 1.0
FECHA: 14/09/2015
Ttulo del cambio
Detalle del cambio
NOMBRE: SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS
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Pgina 13

Seccin 7. Anexos
Incluir todos los anexos relevantes.
ANEXO I: Copia del documento original del requerimiento de elaboracin de un
aplicativo tecnolgico.
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Pgina 14

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ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO

LTIMA REVISIN: 17 Set. 2015

Aprueban el presente documento y manifiestan el entendimiento de los objetivos y del

Acuerdan el inicio de los trabajos de desarrollo del proyecto, y

Se comprometen asignar todos los recursos detallados en el presente documento.

ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO

[Nombre del Proyecto]

Definicin del problema y la necesidad existente..............................1

Seccin 2. Planeamiento del proyecto e hitos.......................................................5

Seccin 3. Organizacin del Proyecto.................................................................7

Estructura organizacional del proyecto..............................................7

Seccin 4. Informacin de contactos.................................................................12

[Nombre del Proyecto]

ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO

Seccin 1. Resumen del Proyecto

1.2 Descripcin del proyecto

1.3 Metas y objetivos del proyecto

1.4 Alcance del proyecto

[Nombre del Proyecto]

ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO

La carga de la informacin del ltimo inventario de activos de FONAFE.

Interfases con cualquier otro sistema.

1.5 Factores crticos de xito

ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO

[Nombre del Proyecto]

Acciones para mitigar el riesgo

El universo de usuarios del

Disear el aplicativo lo ms simple e

Responsable: Gerencia Corporativa de

Incorporar ayudas sobre el manejo del

Responsable: Gerencia Corporativa de

Establecer un plan de capacitacin .

Las transacciones del sistema

Determinar adecuados niveles de servicio y

Solicitar que la programacin del aplicativo

El aplicativo no est disponible

Existen funcionalidad que el

Responsable: Gerencia Corporativa de

Asegurar la disponibilidad y soporte del

Responsable: Gerencia Corporativa de

Responsable: Gerencia Corporativa de

Asegurar la escalabilidad del sistema.

Responsable: Gerencia Corporativa de

Elaborar el Acta de Especificaciones

Los reportes no tiene la

Elaborar el Acta de Especificaciones

Ver acciones del Riesgo #1

ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO

[Nombre del Proyecto]

Acciones para mitigar el riesgo

Una o ms de las personas

Elaborar el Acta de Especificaciones

Cualquier problema exgeno al

Ver acciones del Riesgo #7

Una o ms de las personas

Ver acciones del Riesgo #7

ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO

[Nombre del Proyecto]

Seccin 2. Planeamiento del proyecto e hitos

2.2 Gestin, entidades externas, polticas y directivas relevantes

2.3 Entregables y productos

Sistema Sistema de Activo Fijo de

Sistema que permite el registro de los los activos de

Catlogos de los activos.