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UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA

SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL DE LA CALIDAD
Cdigo: GH-P03
COGUI
Versin: 05

PROCEDIMIENTO PARA PROVEER

CAPACITACIN

1. OBJETIVO
Proveer y propiciar la adquisicin de competencias, conocimientos y valores a
travs de las actividades de capacitacin, que estimulen el desarrollo de
habilidades y destrezas en el Talento Humano para el desempeo eficiente y
eficaz de sus tareas en la Institucin.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todos los Empleados Pblicos Administrativos
de la Universidad del Magdalena.
Inicia con la deteccin de las necesidades de capacitacin y finaliza con la
preparacin del informe semestral.
3. RESPONSABLE
El responsable de la adecuada ejecucin de este procedimiento es la Direccin de
Talento Humano Grupo de Desarrollo Organizacional.

4. GENERALIDADES:
El plan de capacitacin se alimenta de 3 fuentes que determinan las actividades a
programarse en la vigencia. Estas 3 fuentes son: La evaluacin por competencias,
los planes estratgicos de la alta direccin y el presente procedimiento que aplica
para detectar aquellas necesidades de capacitacin especficas que no se logran
establecer en los anteriores.
Las comunicaciones oficiales generadas por este procedimiento se tramitan y
administran a travs del procedimiento GD-P01 Procedimiento para el control de
comunicaciones oficiales.

Elabor

Revis

Aprob

Mara Luisa Mndez Abril

Responsable del Proceso de
Gestin del Talento Humano
14/01/2013

Emperatriz Zapata Zapata

Asesora de Calidad
Grupo de Gestin de la Calidad
14/01/2013

Ruthber Escorcia Caballero

Rector
Universidad del Magdalena
15/01/2013

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4.1 GLOSARIO
COMPETENCIA: Las competencias laborales se definen como la capacidad de
una persona para desempear, en diferentes contextos y con base en los
requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector pblico, las
funciones inherentes a un empleo; capacidad que est determinada por los
conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe
poseer y demostrar el empleado pblico.
CONOCIMIENTO: Conjunto de conceptos que debe poseer el funcionario como
resultado de sus estudios, experiencias e interacciones con la realidad y que
determinan sus reacciones y actuaciones laborales.
HABILIDADES: Conjunto de destrezas motoras y procesos racionales requeridos
para el desempeo laboral.
INFORMACIN: Conjunto de datos, hechos, planes, proyectos, programas,
objetos, relaciones y situaciones que constituyen el ambiente de trabajo y las
operaciones de los procesos propios de la tarea que se presentan al funcionario y
que ste debe comprender, retener y utilizar en relacin a su trabajo.
VALORES: Conjunto de cualidades que pertenecen a nuestra naturaleza como
personas y que, en cierto sentido, nos humanizan, porque mejoran nuestra
condicin de personas y perfeccionan nuestra naturaleza humana.
APTITUD: Capacidad y buena disposicin para ejercer o desempear una
determinada tarea, funcin, empleo, etc.
ACTITUD: Disposicin de nimo manifestada de algn modo.

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5. DESCRIPCIN
No.

01

02

03

04

05

06

07

08

Responsable/ Dependencia

Descripcin de la Actividad
Detectar las necesidades de capacitacin:
P.E. Grupo de Desarrollo
Enva la Encuesta de Necesidades de
Organizacional/Direccin de Capacitacin
on-line,
para
su
Talento Humano
diligenciamiento
por
parte
de
los
funcionarios.
Consolidar y priorizar la informacin:
Compila y prioriza la informacin obtenida en
la encuesta para actualizar el Programa
Anual de Capacitacin en el formato GH-F09
P.E. Grupo Desarrollo
Formato Programacin Anual de la
Organizacional /Direccin de
Capacitacin, el cual tambin se alimenta
Talento Humano
con los resultados arrojados por el
procedimiento GH-P04 Procedimiento de
Evaluacin por Competencias y se enva a
Rectora.
Ajustar y Aprobar:
Ajusta y aprueba el formato GH-F09 Formato
Rector / Rectora
Programacin Anual de la Capacitacin para
su ejecucin y lo remite a la Direccin de
Talento Humano.
Preparar las actividades de Capacitacin:
P.E. Grupo Desarrollo
Prepara la logstica pertinente para la
Organizacional /Direccin de
realizacin
de
las
actividades
de
Talento Humano
capacitacin (interna o externa).
Ejecutar las actividades de capacitacin:
P.E. Grupo Desarrollo
Entrega el formato GH-F10 Formato para el
Organizacional /Direccin de registro de asistencia (para el caso de las
Talento Humano
capacitaciones internas) y el formato GH-F11
Formato de Evaluacin de la Capacitacin.
Evaluar las actividades de capacitacin:
Evala la pertinencia de las actividades de
P.E. Grupo Desarrollo
capacitacin a travs del formato GH-F12
Organizacional /Direccin de
Evaluacin de la Pertinencia de las
Talento Humano
Capacitaciones, tabula y prepara los
informes de las actividades de capacitacin.
P.E. Grupo Desarrollo
Preparar Informe semestral:
Organizacional /Direccin de Elabora el informe semestral de las
Talento Humano
actividades de capacitacin realizadas.
Revisar Informe semestral:
Revisa y aprueba el informe y lo remite a
Director Tcnico/Direccin de
Rectora. Se definen las estrategias de
Talento Humano
mejoramiento para incluir en el Plan de
Capacitacin del siguiente semestre.
Cdigo: GH-P03

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6. MARCO LEGAL
Tipo de
Norma

Entidad que
lo genera

N
Identificacin

Fecha de
Expedicin

Ley

Congreso de
la Republica

30

28/12/1992

Decreto

Presidencia
de la
Republica

1567

10/08/1998

Decreto

Presidencia
de la
Republica

682

16/04/2001

Decreto

Presidencia
de la
Republica

785

17/03/2005

Decreto

Presidencia
de la
Republica

2539

22/07/2005

012

02/09/2011

Estatuto General de la
Universidad del Magdalena

013

02/09/2011

Estatuto de Empleados
Pblicos de la Universidad
del Magdalena.

017

12/12/2011

Estatuto Estructura Interna

Universidad
del
Magdalena
Universidad
del
Magdalena
Universidad
del
Magdalena

Acuerdo
Superior
Acuerdo
Superior
Acuerdo
Superior

Resolucin
Rectoral

Universidad
del
Magdalena

143

01/03/2012

Descripcin
Por la cual se organiza el
servicio pblico de la
Educacin Superior.
Por el cual se crean el
Sistema
Nacional
de
Capacitacin y el Sistema
de estmulos para los
empleados del Estado.
Por el cual se adopta el
Plan
Nacional
de
Formacin y Capacitacin
de Servidores Pblicos.
Por el cual se establece el
sistema de nomenclatura y
clasificacin de funciones y
requisitos generales de los
empleos de las entidades
territoriales que se regulan
por las disposiciones de la
Ley 909 de 2004.
Por el cual se establecen
las competencias laborales
generales para los empleos
pblicos de los distintos
niveles jerrquicos de las
entidades a las cuales les
aplica los decretos ley 770
y 785 de 2005.

Por el cual se expide

Manual de Funciones y
Competencias
Laborales
de los empleos pblicos
que conforman la planta de
personal administrativo de
la
Universidad
del
Magdalena.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Plan Institucional de Capacitacin
Cdigo: GH-P03

Versin: 05

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8. REGISTROS
IDENTIFICACION
Cdigo
Formato

Nombre

GH-F09

Programacin
Anual de la
Capacitacin

GH-F10

Formato para el
Registro de
Asistencia

GH-F11

Formato de
Evaluacin de la
Capacitacin

GH-F12

N.A

Evaluacin de la
pertinencia de
las
capacitaciones
Informe
Semestral de
Actividades de
Capacitacin

ALMACENAMIENTO
Tiempo de
Lugar y Medio
Retencin
Archivo de
gestin de la
dependencia/
2 aos
Impreso y
digital
Archivo de
gestin de la
1 ao
dependencia/
Impreso
Archivo de
gestin de la
1 ao
dependencia/
Impreso
Archivo de
gestin de la
1 ao
dependencia/
Impreso
Archivo de
gestin de la
1 ao
dependencia/
Impreso

Responsable
de archivarlo

Recuperacion

P.E. Grupo
Desarrollo
Organizacional

Por fecha

Digitalizar
(Archivo
Central)

P.E. Grupo
Desarrollo
Organizacional

Por fecha

Digitalizar
(Archivo
Central)

P.E. Grupo
Desarrollo
Organizacional

Por fecha

Digitalizar
(Archivo
Central)

P.E. Grupo
Desarrollo
Organizacional

Por fecha

Digitalizar
(Archivo
Central)

P.E. Grupo
Desarrollo
Organizacional

Por fecha

Digitalizar
(Archivo
Central)

Disposicion

El diligenciamiento de este tem, se ejecuta de acuerdo al procedimiento MC-P02

Procedimiento para el control de registros.
9. REGISTRO DE MODIFICACIONES
versin

fecha

01

30/01/2007

02

12/02/2007

03

18/02/2008

04

24/08/2009

tem modificado

descripcin
Especificacin de las fuentes que alimentan
Generalidades
el plan de capacitacin.
Inclusin en el procedimiento del formato
Paso
07
del
GH-P03-F05 Evaluacin de la eficacia de las
procedimiento
actividades de capacitacin
Se modificaron los responsables en la
Pie de pagina
construccin del documento
En cada uno de los tems se realiz el ajuste
para dar cumplimiento a los requerimientos
Todos los tems
de los modelos MECI 1000:2005, NTCGP
1000:2004 y su articulacin con el Sistema
de Gestin Integral - COGUI.
Cambia empleados pblicos no docentes por
Alcance
empleados pblicos administrativos.
Cambia responsable, adecundolo a la
Todos los tems
nueva planta de personal.
Cambia evaluacin de desempeo por
Generalidades
evaluacin por competencias.

10. ANEXOS
10.1 FLUJOGRAMA
Cdigo: GH-P03

Versin: 05

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INICIO
P.E. Grupo de Desarrollo Organizacional/Direccin de Talento
Humano

Detectar las necesidades de capacitacin

P.E. Grupo de Desarrollo Organizacional/Direccin de Talento
Humano

Consolidar y priorizar la informacin

Resolucin
Rectoral

Rector / Rectora
Ajustar y Aprobar
P.E. Grupo de Desarrollo Organizacional/Direccin de Talento
Humano

Preparar las actividades de Capacitacin

GH-F10 Formato para el

Registro de Asistencia
GH-F11 Formato de
Evaluacin de la
Capacitacin

P.E. Grupo de Desarrollo Organizacional/Direccin de Talento

Humano

Ejecutar las actividades de capacitacin

P.E. Grupo de Desarrollo Organizacional/Direccin de Talento

Humano

Evaluar las actividades de capacitacin

P.E. Grupo de Desarrollo Organizacional/Direccin de Talento

Humano

Preparar Informe semestral

P.E. Grupo de Desarrollo Organizacional/Direccin de Talento
Humano

Revisar Informe semestral

Fin

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