VALOR DE LOS DOCUMENTOS

Valor inmediato o primario

Es aquel que tienen los documentos mientras sirven a la institucin productora y al iniciador,
destinatario o beneficiario del documento. Es decir a los involucrados en el tema o asunto.
VALOR ADMINISTRATIVO: Aquel que posee un documento para la administracin que lo
origin o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
VALOR LEGAL: Aquel que pueden tener todos los documentos que sirvan de prueba ante la
ley. Lo tienen los documentos dispositivos del estado que afecten el orden general. Los
documentos testimoniales que sustenten derechos reales como una escritura pblica, los
contratos
pactados,
con
todos
los
requisitos.
CONTABLE: existe en los documentos que expresan movimiento de dinero.
TCNICO: lo tienen los documentos sustantivos o caractersticos de cada institucin, como
las historias clnicas para los hospitales, los expedientes para los juzgados, los planes de
estudio para las universidades.
Valor
mediato
o
secundario
Es el que tienen los documentos una vez terminen el valor primario. Se conservan
permanentemente e interesan a los investigadores de informacin del pasado o
retrospectiva.
Se
divide
en:
PREDECIBLE O EVIDENCIAL: Es el que poseen ciertos tipos de documentos o series, que
permiten determinar su inters para la investigacin o la historia, desde el momento de su
produccin,
como
los
planos
de
un
edificio.
NO PREDECIBLE: Es el que se basa en el tema o asunto, ms que en el tipo documental o
la serie. Lo tienen los documentos que dan noticias del acontecer diario, la vida rutinaria y de
los
sucesos
extraordinarios.
VALOR FISCAL: Aquel que tienen los documentos para efectos tributarios o que son
importantes
para
el
fisco.
VALOR HISTRICO: Es aquel que interesa a los investigadores de informacin
retrospectiva, surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que
tienen este valor se conservan permanentemente. Es igual al Valor Secundario.
VALOR JURDICO: Aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por
el derecho comn.
La organizacin de los archivos es el punto de partida para lograr la eficacia y modernizacin
administrativa, ya que los documentos producidos por las entidades en desarrollo de sus
actividades, no son solamente el testimonio de su existencia sino el referente para la toma
de decisiones.
Segn el Reglamento General de Archivos establecido por el Archivo General de la Nacin:
Archivo es uno o ms conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y

soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin

pblica o privada en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden
para servir como testimonio o informacin para la persona o institucin que los
produce, para los ciudadanos o para servir de fuente de historia.
La anterior definicin destaca que archivo no es simplemente un montn de papeles
acumulados indiscriminadamente si se tiene en cuenta adems, que la finalidad de los
archivos es controlar la documentacin y dar la informacin a los usuarios en forma
adecuada y oportuna, se hace necesario organizar los documentos atendiendo a los
principios rectores de la archivstica moderna.
Los principios de la organizacin archivstica de los fondos documentales son el respeto al
origen y al orden natural de los documentos, los cuales estn dados por la oficina productora
de los mismos y son producidos en una relacin causa-efecto. Ejemplo:
Una cuenta de cobro por obras realizadas ilustra el orden original que deben conservar los
documentos dentro del expediente. Ejemplo:
a. Formatos de cuenta de cobro
b. Autorizacin de pago
c. Contrato
d. Recibos y/o facturas de costos de materiales
e. Plizas de cumplimiento, anticipo y calidad
f. Actas de entrega y recibo de la obra