Proceso Administrativo.

GUA DEL ALUMNO

SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA
SUBSECRETARA DE EDUCACIN SUPERIOR E INVESTIGACIN CIENTFICA
SUBSISTEMA DE UNIVERSIDADES TECNOLGICAS
COORDINACIN GENERAL DE UNIVERSIDADES TECNOLGICAS
ELABOR:

APROB:

Revisin no. 0.

(GRUPO DE DIRECTORES DE
CARRERA DE .ADMINISTRACION)

COORDINACIN GENERAL DE
UNIVERSIDADES TECNOLGICAS

Fecha de revisin: septiembre, 2001.

LA

(COMISIN
REVIS:
FECHA DE ENTRADA
EN VIGOR:

ACADMICA NACIONAL
DEL REA.ECONOMICOADMINISTRATIVA)

SEPTIEMBRE 2001

F-CADI-SA-MA-15-GP-A

I. DIRECTORIO
DR. REYES TAMES GUERRA
SECRETARIO DE EDUCACIN PBLICA
DR. JULIO RUBIO OCA
SUBSECRETARIO DE EDUCACIN SUPERIOR E INVESTIGACIN CIENTFICA
DR. ARTURO NAVA JAIMES
COORDINADOR GENERAL DE UNIVERSIDADES TECNOLGICAS
RECONOCIMIENTOS
L.C. y M.A. JAVIER DAMIN SIMN.

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE LA COSTA GRANDE.

ADMINISTRACION. D.R. 2001

ESTA OBRA, SUS CARACTERSTICAS Y DERECHOS SON PROPIEDAD DE LA: COORDINACIN GENERAL DE
UNIVERSIDADES TECNOLGICAS (CGUT) FRANCISCO PETRARCA No. 321, COL. CHAPULTEPEC MORALES,
MXICO D.F.
LOS DERECHOS DE PUBLICACIN PERTENECEN A LA CGUT. QUEDA PROHIBIDA SU REPRODUCCIN
PARCIAL O TOTAL POR CUALQUIER MEDIO, SIN AUTORIZACIN PREVIA Y POR ESCRITO DEL TITULAR DE
LOS DERECHOS.
ISBN (EN TRMITE)
IMPRESO EN MXICO.

NDICE

CONTENIDO

PAGINA

I.

DIRECTORIO Y RECONOCIMIENTOS

II.

NDICE

III.

INTRODUCCIN DE LA ASIGNATURA

IV.

UNIDADES TEMTICAS

UNIDAD 1. MTODOS Y TCNICAS DE PLANEACIN Y

CONTROL.
UNIDAD
2.
MANUALES
ORGANIZACIONALES.

PROCEDIMIENTOS

30

V.

GLOSARIO

45

VI.

REFERENCIAS

46

VII.

ANEXOS

47

(FIGURAS, TABLAS, ETC.)

1. Evaluacin del curso, taller, materiales.

2. Resultados finales de evaluacin del aprendizaje

III. INTRODUCCIN DE LA ASIGNATURA

El llamado proceso administrativo es un concepto ampliamente utilizado dentro de la teora de
la administracin. Es ms, puede decirse que es el eje central o punto medular de la
administracin, ya que en l se encierran los cuatro elementos fundamentales que lo integran:
planeacin, organizacin, direccin y control.
Antes de adentrarnos en esos conceptos, es importante entender, por principio, lo que es la
administracin. Existen infinidad de definiciones, sin embargo, para nuestros afectos
adoptaremos la siguiente: Administracin es la precisin y obtencin de objetivos a travs de
una serie de funciones individuales interrelacionadas apoyadas en elementos humanos,
financieros y materiales.
En la definicin anterior existen importantes ideas y conceptos que convienen explicar. En
primer lugar, se desprende que la administracin comienza por precisar y alcanzar los
objetivos, mismos que son establecidos por la direccin de la empresa o inclusive por sus
propios accionistas. Claro est que para ello se requiere tomar una serie de decisiones. Ms
adelante veremos que la toma de decisiones es un trabajo fundamental de todo administrador.
Por otro lado, la definicin seala que la administracin alcanza sus objetivos a travs de las
personas, apoyadas por los recursos financieros y materiales. En ocasiones se menciona que
la administracin es hacer que los otros trabajen para uno; pero sta es una visin muy
limitada.
A travs del proceso administrativo se logran los objetivos de una empresa. Pero, ya que es
ste precisamente el tema que nos ocupar en este curso, hablaremos de cada elemento que
lo integra en forma precisa y detallada, as como de las diversas tcnicas que le dan el
sustento y que suelen aplicarse a diversas reas tales como recursos humanos, produccin,
finanzas, ventas, mercadotecnia, etc.
As pues, la intencin de esta obra es presentar al estudiante de Tcnico Superior Universitario
en Administracin tanto los mtodos como las tcnicas ms importantes que suelen aplicarse
durante el desarrollo del proceso administrativo.

DIAGNSTICO DE CONOCIMIENTOS.
Instrucciones: El siguiente cuestionario que resolvern permitir tener un indicador
cuantitativo del conocimiento previo de esta asignatura para cada uno de los
estudiantes, de esa manera se podr contar con un punto de partida para
incrementar el aprendizaje de Proceso Administrativo. Existen 4 tipos de preguntas
en este cuestionario; contstelas correctamente, tendr 60 minutos para
completarlo.
1. De acuerdo con algunos autores, el 2. Universalidad, especificidad, unidad
proceso administrativo se divide en cuatro temporal son:
etapas, estas son las siguientes:

a) Tcnicas de la administracin.

___________________________________

b) Elementos de control.

___________________________________

c) Caractersticas de la administracin

___________________________________

d) Valores de la administracin.

3. El enunciado:

Vender 80 millones de 4. El enunciado: No se otorgar crdito a

pesos anuales, es un ejemplo de:

clientes forneos, es un ejemplo de:

a) Estrategia

a) Estrategia

b) Poltica

b) Poltica

c) Objetivo

c) Objetivo

d) Propsito

d) Propsito

5. Al producir se tienen costos fijos por $ 6. Un procedimiento es una serie de

79,150, precio de venta por artculo de $ _____________________

de

carcter

50.00 y costos variables unitarios por $ ___________________ rutinario.

25.00 Cul es la cantidad de artculos que Un diagrama de flujo es la representacin
se deben vender para alcanzar el punto de grfica______________________________
equilibrio?
a) 3616

mediante la utilizacin de smbolos, tambin

b) 3166

c) 2850

se conoce como:_____________________

7. Es un plan de las actividades de la 8.

empresa,

expresadas

en

A la divisin y el agrupamiento de las

trminos funciones

actividades

en

unidades

econmicos junto con la comprobacin de la especficas, con base en su similitud, se le

realizacin de dicho plan.

conoce con el nombre de:

a) Programa

a) Jerarquizacin

b) Presupuesto

b) Divisin del trabajo

c) Plan

c) Departamentalizacin

d) Procedimiento

d) Coordinacin

UNIDAD 1
MTODOS Y TCNICAS DE PLANEACIN Y CONTROL.
INTRODUCCION.
Gran parte del xito administrativo de una organizacin depende de la determinacin exacta de
los resultados que se pretende obtener, as como del anlisis del entorno para prever el
escenario futuro, los riesgos y las oportunidades, los recursos y las alternativas ptimas que se
requieren para lograr dichos resultados. Todas estas actividades de realizan a travs de la
planeacin, en la que se trata no slo de predecir el camino que habremos de transitar sino
tambin de anticipar su rumbo, minimizar riesgos y, si es posible, mejorar las condiciones
futuras. De esta forma, la planeacin es una actividad clave para cualquier empresa en la que
la aplicacin de los principios de factibilidad, objetividad, cuantificacin, flexibilidad, unidad y
cambio de estrategias es imprescindible para planear correctamente las actividades de la
organizacin.
El propsito de esta unidad a travs de sus 6 objetivos de aprendizaje es desarrollar en los
alumnos la capacidad de planear determinadas acciones y utilizar los mtodos de control para
desarrollar estrategias que beneficien a la organizacin.

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
Pginas
1. Definir polticas, programas y procedimientos, as como su clasificacin y las
tcnicas para su diseo.

2. Conocer los antecedentes histricos de las tcnicas PERT y CPM, as como su

aplicacin en la planeacin y control de proyectos.

10

3. Definir presupuestos y sus caractersticas, su clasificacin, tcnicas para su

diseo y elaboracin de los mismos.

14

4. Definir que es un estndar, as como las tcnicas para fijar y medir los
estndares.

24

5. Conocer y aplicar las tcnicas para medir los estndares de evaluacin del
desempeo en el rea de recursos humanos.

27

6. Conocer los lineamientos fundamentales para el anlisis, diseo, elaboracin y

control de formatos en su concepcin ms sencilla y clara.

30

TEMA 1
DISEO DE POLTICAS.
Objetivo de aprendizaje:
1. Definir polticas, programas y procedimientos, as como su clasificacin y las tcnicas
para su diseo.
Resultado de aprendizaje
1.1.1

Conocer el concepto y las caractersticas de las polticas, programas y

procedimientos.

Exposicin. Definir polticas, programas y procedimientos, as como sus caractersticas.

Instrucciones: Con la teora expuesta en la clase, identifica los elementos comunes que
contienen las definiciones de polticas, programas y procedimientos, as como sus
caractersticas.
Procedimiento de enseanza: Qu elementos identifican

y usan para estructurar una

definicin propia de polticas, programas y procedimientos, as como sus caractersticas?

1.1.2

Clasificar las polticas, programas y los procedimientos.

Ejercicio : Conteste las siguientes preguntas:

Instrucciones: Contesta con Falso o Verdadero las siguientes aseveraciones.
1. Los procedimientos administrativos son los

que se utilizan en la fabricacin,

construccin y mantenimiento de objetos, as como el manejo de las partes y materiales

utilizados.
2. Los procedimientos de manejo de documentacin, informacin, proyectos, programas
de trabajo, presupuestos, normas de trabajo (actuacin), contabilidad, control de la
produccin y asuntos similares, son procedimientos de fbrica.
3. Los procedimientos sobre las actividades que se realizan en una unidad administrativa
se llaman procedimientos especficos.
4. Los procedimientos que se aplican a toda una organizacin se llaman generales.
5. Las polticas internas son aquellas que se utilizan para hacer frente a las fuerzas ajenas
a la empresa como el gobierno, las condiciones sociales, etc.
7

6. La poltica que es usada por los altos funcionarios, teniendo un alcance muy limitado se
conoce como funcional.
7. La poltica que es usada por mandos medios y que se aplica en reas como finanzas,
recursos humanos, etc. se conoce como funcional.
8. Son programas operativos aquellos que se establecen nicamente para un rea de
actividad, ejemplo: un programa de produccin.
9. Son programas tcticos aquellos que se establecen en cada una de las unidades o
secciones de las que consta un rea de actividad.

Procedimiento de enseanza: Analiza cada una de las expresiones y contesta en la columna

respectiva si son falsas o verdaderas.

1.2.1 Describir las tcnicas para disear polticas, programas y procedimientos.

Ejercicio . Tcnicas para disear polticas, programas y procedimientos.
Instrucciones: Clasifica las siguientes consideraciones.
1. Su uso debe ayudar a lograr un objetivo y debe formularse partiendo de hechos, no de
decisiones y menos si son oportunistas. P
2. Deben participar en su formulacin: tanto el responsable del programa, como aquellos que
intervendrn en la ejecucin. PR
3. Debe permitir su interpretacin, no debe prescribir un procedimiento detallado. P
4. Seleccionar el trabajo que se va a analizar. PROC
5. Deben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos y de fcil comprensin. PR
6. Examinar crticamente los datos, teniendo en cuenta el qu, cmo, quin, dnde, cundo y
por qu. PROC
7. El pensamiento de quien lo formula, como las ideas del contenido, deben estar
condicionados tanto por las sugestiones como por las relaciones de quienes sern
afectados por ella. P
8. La determinacin de los recursos y el periodo para completarlo, deben estar relacionados
con las posibilidades de la empresa. PR
9. Se deben registrar todos los datos relativos mediante la preparacin de grficas de flujo.
PROC
Procedimiento de enseanza: Con los elementos tericos explicados en clases identifica cuales
son las consideraciones que se deben tomar en cuenta para el diseo de polticas, programas
y procedimientos.
8

Ta.1 Consultar en bibliografa

diversa, el concepto de polticas, programas y

procedimientos, as como sus caractersticas.

Instrucciones: consulte como mnimo dos definiciones de polticas, programas y procedimientos
adems de sus caractersticas.
EVALUACIN PARCIAL: LISTA DE COTEJO.
EVIDENCIAS

SI

NO

Proporcion dos definiciones de polticas?

Proporcion dos definiciones de programas?
Proporcion dos definiciones de procedimientos?
Indic las fuentes bibliogrficas de donde se tomaron las definiciones?
Mencion al menos tres caractersticas de polticas?
Mencion al menos tres caractersticas de programas?
Mencion al menos tres caractersticas de procedimientos?

Ta.2 Elaborar un cuadro sinptico de la clasificacin de las polticas, programas y

procedimientos.
Instrucciones: con la teora expuesta en clases elabore un cuadro sinptico de la clasificacin
de las polticas, programas y procedimientos.
EVALUACIN PARCIAL: LISTA DE COTEJO
EVIDENCIAS

SI

NO

Clasific correctamente las polticas?

Clasific correctamente los programas?
Clasific correctamente los procedimientos?

Ta. 3 Consultar en bibliografa correspondiente cules son las tcnicas para disear
polticas, programas y procedimientos.
Instrucciones: Elaborar un resumen escrito de las tcnicas para disear polticas, programas y
procedimientos.
EVALUACIN PARCIAL: RESUMEN ESCRITO.

TEMA 2
PERT Y CPM
Objetivo de aprendizaje:
2. Conocer los antecedentes histricos de las tcnicas PERT y CPM, as como su
aplicacin en la planeacin y control de proyectos.
Resultados de aprendizaje.
2.1.1

Conocer los antecedentes histricos de la tcnica PERT y CPM.

Exposicin. Explicar antecedentes histricos de PERT y CPM.

Instrucciones: Con la teora expuesta en la clase, explica los antecedentes histricos de PERT
y CPM.
Procedimiento de enseanza: Qu elementos identifican

y usan para explicar los

antecedentes histricos de PERT y CPM?

2.2.1

Describir la importancia de PERT y CPM en la administracin de proyectos.

Exposicin : Explicar donde se aplica PERT y CPM.

Instrucciones: Con la teora vista en clases, mencione en donde se aplica PERT y CPM.
Procedimiento de enseanza: Menciona seis campos en los que sea de gran utilidad aplicar la
tcnica PERT y CPM.

2.3.1. Aplicar las tcnicas PERT y CPM en la planeacin y control de proyectos.

Ejercicio . Resolver el siguiente ejercicio de PERT.
Instrucciones: Analiza detenidamente el siguiente ejercicio y resulvelo aplicando la tcnica
PERT.
The Sharp Company fabrica una lnea completa de productos para afeitar. Recientemente, un
competidor present una nueva rasuradota con hoja doble, que en los ltimos seis meses ha
absorbido una parte significativa de un mercado que la Sharp haba tenido durante aos.
10

Los administradores de la Sharp han decidido que deben introducir un producto competidor.
Enrique Smilton, vicepresidente de planeacin y desarrollo, ha identificado las tareas que se
necesitan para disear, desarrollar y comercializar el nuevo producto y el tiempo esperado que
se requiere para llevar a cabo cada una de ellas.
Enrique Smilton le pidi al ingeniero Mauricio Salgado. Su gerente asesor, revisar las tares y
entregarle un informe resumido que seale: (1) el tiempo total que se requiere desde el
principio del proyecto hasta que el producto nuevo se encuentre en las manos de los
distribuidores, (2) las fechas especficas de inicio y terminacin para cada tarea y (3) las tareas
crticas, es decir, las que deban terminarse a tiempo para que el proyecto se concluya en una
fecha especfica.
La siguiente tabla le proporciona las actividades en orden secuencial as como su duracin.

Cdigo de Descripcin de las actividades

actividad.

Predecesores
inmediatos

Disear el producto.

Tiempo
esperado para
terminar
(semanas)
6

Disear el empaque.

Ordenar y recibir los materiales para el producto.

Ordenar y recibir los materiales para el empaque.

Fabricar el producto.

Fabricar el empaque.

Empacar el producto.

Prueba de mercado del producto.

Prueba de mercado del empaque.

G, H

Entregar a los distribuidores.

Procedimiento de enseanza: Con los elementos tericos explicados en clase y aplicando la

tcnica PERT resuelve el problema de The Sharp Company.

11

In. Investigar los antecedentes histricos de la tcnica PERT y CPM.

Instrucciones: Utilizando la Internet, investigar los antecedentes histricos de la tcnica PERT y
CPM.
EVALUACIN PARCIAL: RESUMEN ESCRITO.

Ta. Elaborar un resumen escrito de la importancia de PERT y CPM en la administracin

de proyectos.
Instrucciones: Consultando a tres fuentes bibliogrficas diferentes, mencione por lo menos tres
razones por las cuales la tcnica PERT y CPM son importantes en la administracin de
proyectos.
EVALUACIN PARCIAL: LISTA DE COTEJO.
EVIDENCIAS

SI

NO

Cit las fuentes bibliogrficas que se consultaron?

Mencion tres razones por las cuales PERT es importante para administrar
proyectos?
Mencion tres razones por las cuales CPM es importante para administrar
proyectos?

Pa. Resolver ejercicios concretos aplicando la tcnica PERT y CPM

Instrucciones: Dada la siguiente informacin, resuelva el ejercicio, aplicando la tcnica PERT y
CPM.
La constructora Casa Feliz, ha estimado los tiempos que se dan en el siguiente cuadro, como
necesarios para terminar cada una de las tareas que abarca la construccin de una casa de
inters social (INFONAVIT).
Nmero de la

Actividad

actividad.

Antecesores

Tiempo

inmediatos

esperado (das)

Pisos y techos

Fundamento

Mederamen del techo

Revestimiento del techo.

3
12

Cableado elctrico

Techado

Entablado exterior

Ventanas

Pintura

6,7,10

10

Tablero interior de los muros.

8,5

a) Elabore la red o diagrama PERT.

b) Identifique la ruta o camino crtico.
EVALUACIN PARCIAL: LISTA DE COTEJO.
EVIDENCIAS

SI

NO

Elabor la red PERT de manera correcta?

Calcul los tiempos de terminacin del proyecto manera exacta
Obtuvo de manera correcta los valores de las holguras en las actividades
del proyecto?
Identific de manera correcta cuales son las actividades que componen la
ruta critica del proyecto?
En trminos generales; el alumno, conoce y aplica bien la tcnica PERT y
CPM?

13

TEMA 3
PRESUPUESTOS
Objetivo de aprendizaje:
3. Definir presupuestos y sus caractersticas, su clasificacin, tcnicas para su
diseo y elaboracin de los mismos.
Resultados de aprendizaje.
3.1.1

Explicar las caractersticas de los presupuestos.

Ejercicio : Identificacin de las caractersticas de los presupuestos.

Instrucciones: Menciona si las expresiones son falsas o verdaderas.
1. (

)Se elabora en un documento informal, ordenado sistemticamente.

2. (

)Un presupuesto es un plan que se expresa en trminos cualitativos.

3. (

)Es diseado para varios periodos futuros.

4. (

)Puede ser general, cuando se establece para toda la empresa.

5. (

)Puede referirse a una de las reas de la organizacin.

Procedimiento de enseanza: Analiza cada una de las frases y coloca en el parntesis de la

izquierda V si es verdadera o F si es falsa.

3.2.1

Efectuar la clasificacin de los presupuestos.

Ejercicio : Clasificacin de presupuestos.

Instrucciones: Relaciona ambas columnas.
1. (
)Se establecen en el ms alto nivel jerrquico. Ejemplo:
presupuesto de resultados.
2. ( )Representan un programa inalterable, es decir, no se cambian.
3. (
)Se calculan para secciones de algn departamento. Ejemplo:
presupuesto para capacitacin de meseros.
4. ( )Se caracterizan por el establecimiento de ciertas sumas que
como lmite mximo pueden gastarse, generalmente se aplican en el
rea de publicidad y gastos de investigacin y desarrollo.
5. ( )Un ejemplo de este tipo de presupuesto es el presupuesto de
produccin.
6. ( )Este permite la correccin de las estimaciones, de los costos de
operacin, etc. que se produzcan en le transcurso del tiempo.

a) Fijos.
b) Operativos.
c) De apropiacin
d) Tcticos o
departamentales.
e) Flexibles.
f)

Estratgicos o
corporativos.

Procedimiento de enseanza: Coloca en el inciso de la izquierda la letra que corresponda al

tipo de presupuesto que se seala.
14

3.3.1 Aplicar las tcnicas en la elaboracin de presupuestos.

Ejercicio: Elaboracin de Presupuestos.
Instrucciones: Con los siguientes datos elabora los Estado de Prdidas y Ganancias y
Supervit Predeterminado, El Balance General Predeterminado y el Estado de Origen y
Aplicacin de Fondos Predeterminado.
Presentamos a continuacin los diversos presupuestos de la compaa Juguetes Alegra, S. A.
de C. V.; que recogen las estimaciones efectuadas en los presupuestos auxiliares de que nos
ocupamos.
ESTADO 1
JUGUETES ALEGRIA, S.A DE C.V.
ESTIMACION DE VENTAS
Por el ao que termina al 31 de Diciembre del 2002.
Producto

Estado

Unidades

Precio de venta

Total de ventas.

(2)

103,610

$ 35.00

$ 3,626,350.00

(2)

97,335

$ 55.00

$ 5,353,425.00

(2)

11,400

$ 135.00

$ 1,539,000.00
$ 10,518,775.00

ESTADO 2
JUGUETES ALEGRIA, S.A DE C.V.
Cmputo de Produccin en unidades
Por el ao que termina al 31 de Diciembre del 2002.
P

A
Unidades

requeridas

por ventas (estado 1)

103, 610

97,335

11,400

31- XI- 2002

20,720

24,335

1,900

Suma:

124,330

121,670

13,300

31-XII-2001

18,000

25,000

1,200

Unidades por producir

106,330

96,670

12,100

Inventario deseable al

Menos:

inventario

al

15

Como los presupuestos para el 2002 se preparan en los ltimos meses del 2001, posiblemente
los cmputos de inventarios al 31 de diciembre del 2001 todava no se conozcan. En los
presupuestos provisionales se estimarn stos inventarios, a reserva de hacer las correcciones
necesarias, cuando los datos sean conocidos.

ESTADO 3
JUGUETES ALEGRIA, S.A DE C.V.
Cmputo de Materiales en unidades requeridas por Produccin
Por el ao que termina al 31 de Diciembre del 2002.
MATERIAL

PRODUCTO A PRODUCTO B PRODUCTO C

TOTAL

ESTADO

158,990

185,000

21,671

365,661

(4)

7,146

8,000

1,064

16,210

(4)

500,175

99,750

599,925

(4)

178,640

250,000

39,900

468,540

(4)

170,770

170,770

(4)

800,000

1,050,000

168,245

2,018,245

(4)

312,000

400,175

83,125

795,300

(4)

ESTADO 4
JUGUETES ALEGRIA, S.A DE C.V.
Estimacin de compra de Materiales
Por el ao que termina al 31 de Diciembre del 2002.
Material

Cantidades
requeridas
(estado 3)

365,661

Ms:
Menos:
Cantidades
Precio
Costo
Inventario Inventario a comprar. unitario. compras de
a Dic.
a Dic.
materiales.
2002
2001
60,943
65,000
361,604
$ 2.00
$ 723,208

Costo
inventario
Dic. 2002

16,210

2,701

2,000

16,911

$ 8.00

$ 135,288

$ 21,608

599,925

99,987

90,000

609,912

$ 0.75

$ 457,434

$ 74,990

468,540

156,180

160,000

464,720

$ 0.40

$ 185,888

$ 62,472

170,770

28,461

27,500

171,731

$ 0.60

$ 103,039

$ 17,077

2,018,245

336,374

350,000

2,004,619

$ 0.20

$ 400,924

$ 67,275

795,300

132,550

130,000

797,850

$ 1.00

$ 797,850

$ 132,550

4,434,650

817,196

824,500

4,427,346

$ 2,803,631
(estado 8)

$ 497,858
(estado 8)

$ 121,886

16

Los costos unitarios son los previstos por el departamento de compras. Ya que en ste Estado
se necesita el dato del inventario deseado al fin del ejercicio en unidades, es prudente calcular
su importe, informacin que utilizaremos posteriormente.

ESTADO 5
JUGUETES ALEGRIA, S.A DE C.V.
Presupuesto del costo de Mano de Obra
Por el ao que termina al 31 de Diciembre del 2002.
Producto

Costo

$ 208,770

$ 318,864

$ 124,787
Total:

$ 652,421
(estado 8)

ESTADO 6
JUGUETES ALEGRIA, S.A DE C.V.
Presupuesto de Gastos de Edificio
Por el ao que termina al 31 de Diciembre del 2002.
Impuestos

$ 12,000

Depreciacin

$ 80,000

Seguros

$ 8,000

Reparaciones

$ 36,000
Total:

$ 136,000

Distribucin:
Gastos de fabricacin

$ 81,600 (estado 7)

Gastos de venta

$ 40,800 (estado 11)

Gastos de Administracin

$ 13,600 (estado 12)

Suma:

$ 136,000

17

ESTADO 7
JUGUETES ALEGRIA, S.A DE C.V.
Presupuesto de Gastos de Fabricacin
Por el ao que termina al 31 de Diciembre del 2002.
Mano de Obra indirecta

$ 182,853

Supervisin

900,860

Otros salarios

177,362

Depreciacin

216,532

Materiales Indirectos

84,260

Gastos Edificios (estado 6)

81,600

Luz y fuerza

35,154

Gasolina y lubricantes

15,625

Otros gastos

87,079

Reparacin y mantenimiento

174,530

Seguros.

36,780

Total (estado 8)

$ 1,992,635

ESTADO 8
JUGUETES ALEGRIA, S.A DE C.V.
Presupuesto del costo de Fabricacin
Por el ao que termina al 31 de Diciembre del 2002.
Inventario Inicial de Materiales. (estado 9)

$ 520,000

Compras. (estado 4)

2,803,631

Suma:

3,323,631

Menos: Inventario Final de Materiales. (estados 9 y 4)

497,858

Costo de materiales empleados en la produccin.

2,825,773

Mano de obra. (estado 5)

652,421

Gastos de fabricacin. (estado 7)

1,992,635

Costo de fabricacin. (estado 10)

$ 5,470,829

Nota: No se considera la fabricacin en proceso por ser iguales los inventarios iniciales y
finales.

18

ESTADO 9
JUGUETES ALEGRIA, S.A DE C.V.
Presupuesto de Inventarios Iniciales al 1 de enero del 2002 y finales al 31 de diciembre del
2002
Inicial
Materiales. (estado 8)

Produccin en proceso.
Productos elaborados (estado 10)
Sumas:

Final
520,000

497,858

50,000

50,000

1,009,000

1,196,012

$ 1,579,000

$ 1,743,870

ESTADO 10
JUGUETES ALEGRIA, S.A DE C.V.
Presupuesto del Costo de Ventas por el ejercicio que termina el 31 de diciembre del 2002
Inventario Inicial de Productos elaborados (estado 9)
Mas: Costo de Produccin (estado 8)
Suma:
Menos: Inventario Final de Productos elaborados (estado 9)
Costo de Ventas Estimado.

$ 1,009,000
5,470,829
$ 6,479,829
1,196,012
$ 5,283,817
(Estado A)

19

ESTADO 11
JUGUETES ALEGRIA, S.A DE C.V.
Presupuesto de Gastos de Distribucin por el ejercicio que termina el 31 de diciembre del
2002
Sueldos Gerentes.

480,000

Sueldos y comisiones a vendedores.

957,939

Sueldos Oficina General.

120,000

Gastos de viaje.

87,800

Renta Oficina Central. (estado 6)

40,800

Gastos Almacenaje
Depreciacin.
Gastos de Entrega.

106,172
70,000
159,259

Papelera y Artculos Escritorio.

42,000

Otros Gastos.

24,007

Suma segn Presupuesto 11/1

$ 2,087,977

Ms: Gastos de Publicidad segn Presupuesto 11/2:

Publicaciones.

146,737

Propaganda por correo.

195,647

Demostraciones.

48,911

Radio y televisin

97,821

Gastos Administrativos en Publicidad.

54,341

Total:

$ 2,631,434
(Estado A)

20

ESTADO 12

JUGUETES ALEGRIA, S.A DE C.V.

Presupuesto de Gastos de Administracin por el ejercicio que termina el 31 de
diciembre del 2002
Sueldos de ejecutivos.

$ 300,000

Gastos de Viaje.

21,600

Renta Oficina (estado 6)

13,600

Depreciacin Equipo.

20,000

Seguros.

8,000

Sueldos Oficina

120,000

Papelera y Artculos de escritorio.

20,000

Provisin a la reserva para Cuentas Malas.

104,363

Correo, telfono y telgrafo.

24,000

Crdito y Cobranzas.

90,000

Abogados y Auditora

90,000

Reparacin de Equipo.

5,000

Luz y Fuerza

12,000

Diversos.

8,400

Total:

$ 836,963
(Estado A)

ESTADO 13
JUGUETES ALEGRIA, S.A DE C.V.
Presupuesto de Gastos y Productos Financieros por el ejercicio que termina el 31 de
diciembre del 2002
GASTOS:
Intereses pagados a Bancos.

7,500

PRODUCTOS:
Saldo de intereses cobrados por adelantado al 31-XII-67
Ms: Intereses sobre Ventas a crdito documentadas en el 2002.
Sumas:
Menos: Intereses Devengados en el 2002 (estado 1)
Saldo de intereses por devengar al 31-XII-2002

$ 20,623
169,195
$ 189,818
166,818
$ 23,000
(Estado B)

21

ESTADO 14
JUGUETES ALEGRIA, S.A DE C.V.
Presupuesto de Caja por el ejercicio que termina el 31 de diciembre del 2002
Saldo en Caja y Bancos al 31 XII - 2001

200,000

Ingresos:
Cobranza de documentos por cobrar.

10,517,124

Amortizacin adeudos de funcionarios y empleados.

1,240,170

Producto neto de documentos por pagar.

42,500
Suma:

$ 11,999,794

Egresos:
Compra de materiales.

$ 2,838,565

Mano de obra directa.

652,421

Gastos de fabricacin.

1,728,103

Gastos de distribucin

2,486,733

Gastos de administracin.
Prstamos a funcionarios y empleados.

704,600
1,297,143

Impuesto al Ingreso Global/2001

588,371

Anticipos del impuesto Global/2002

612,589

Documentos por pagar.

50,000

Dividendos decretados.

600,000

Inversin en valores.

200,000

Saldo al 31 de diciembre del 2002:

$ 11,758,525
$ 241,269

Procedimiento de enseanza: con los presupuestos que se presentaron, elaborar el Estado de

prdidas y ganancias y supervit predeterminado, el balance general predeterminado y el
Estado de Origen y aplicacin de fondos predeterminados.

22

Ta.1 Elaborar un control de lectura de las principales caractersticas de los

presupuestos.
Instrucciones: Utilizando la bibliografa correspondiente, elabore un informe escrito en el cual
describa ampliamente las principales caractersticas de los presupuestos.
EVALUACIN PARCIAL: REPORTE ESCRITO.
Ta. 2 Elaborar un cuadro sinptico de la clasificacin de los presupuestos.
Instrucciones: Con la teora expuesta en clases y utilizando como apoyo la bibliografa
correspondiente, elabore un cuadro sinptico de la clasificacin de los presupuestos.
EVALUACIN PARCIAL: CUADRO SINPTICO.

Pa. Elaborar los diversos presupuestos aplicando las tcnicas correspondientes.

Instrucciones: Visite una microempresa del entorno y solicite informacin que le permita
efectuar los presupuestos para el siguiente bimestre de actividades.
EVALUACIN PARCIAL: LISTA DE COTEJO.
EVIDENCIAS

SI

NO

Visit una microempresa real?

Elabor el presupuesto de ventas?
Elabor el presupuesto de materiales?
Elabor el presupuesto de personal o salarios?
Elabor el presupuesto de gastos de administracin?
Elabor el presupuesto de gastos de ventas?
Elabor el presupuesto de distribucin?
Elabor el presupuesto de caja?
Elabor el estado de resultados presupuestado?
Elabor el estado de posicin financiera presupuestado?

23

TEMA 4
FIJACIN DE ESTNDARES
Objetivo de aprendizaje:
4. Definir que es un estndar, as como las tcnicas para fijar y medir los
estndares.
Resultados de aprendizaje.
4.1.1

Efectuar la clasificacin de los estndares.

Ejercicio : Clasificacin de los estndares.

Identifica a que clase pertenecen los siguientes estndares.
a) (

) La cantidad de desperdicio de materia prima debe ser de 10 kg. por semana.

b) (

) Todos los empleados del rea administrativa deben de contar con el perfil necesario.

c) (

) Se esperan incrementar las ventas en un 5%

d) (

) Son un ejemplo de estos los estudios de tiempos y movimientos.

e) (

) La moral o clima laboral de la empresa debe mantenerse de manera excelente.

f)

) Se tienen que efectuar 3 investigaciones de mercado por ao.

g) (

) Los costos variables tienen que ser mximo de $ 540,000.00

h) (

) La cantidad de artculos producidos anualmente debe ser de 1,245,000 de piezas.

i)

) La razn de liquidez de la empresa debe ser de 1.35

Procedimiento de enseanza: Escribe en los parntesis la letra M si los estndares

se

clasifican en cuanto al mtodo, la letra CT si es un estndar cuantitativos y CL Si se trata de

un estndar cualitativo.
4.2.1

Aplicar las tcnicas para la fijacin de estndares.

Ejercicio : Tcnicas para fijar estndares.

Instrucciones: Identifica qu tcnica se utiliz para fijar los siguientes estndares.
a) (

) El tiempo promedio para efectuar un examen es de 1.5 horas.

b) (

) Las piezas metlicas deben de ser de un espesor mnimo de 0.5 pulgadas.

c) (

) La cantidad de valores en efectivo que consideramos que siempre debemos tener en

la caja chica es de $45,000.00

d) (

) Se estima que cada obrero producir 20 unidades diariamente.

e) (

) La cantidad de artculos que se tienen que vender al mes debe ser de 2500

24

f)

) El montaje de cierto artculo segn los estudios de tiempos y movimientos debe ser de

23 minutos.
Procedimiento de enseanza: Analiza detenidamente los siguientes estndares que se
plantean y coloca en el parntesis la letra EX si se utiliz la tcnica tradicional, la letra EV si se
utiliz la tcnica por evaluacin y la letra MC si se utiliz el mtodo cientfico.

4.3.1

Aplicar las tcnicas para la medicin de estndares.

Ejercicio : Aplicar medicin de estndares.

Instrucciones: En el siguiente ejercicio diga usted como aplicara las tcnicas para medir
estndares.
La empresa Industrial del cocotero, S. A. de C.V. desea eficientar sus operaciones, para ello
est consciente que deber disear y establecer estndares que le permitan medir su
actuacin en el logro de las metas. Establece que cada colaborador al efectuar el trabajo de
produccin de dulces, alcance como mximo un desperdicio de materia prima de 1Kg de coco
rayado a la semana; a la vez, quiere garantizar que cada trabajador como promedio obtenga
semanalmente una produccin de 10,000 unidades; pues segn los pronsticos de venta se
espera vender 500,000 frascos con 100 dulces cada uno.
A fin de motivar a los trabajadores se est considerando la posibilidad de proporcionar un bono
econmico por concepto de productividad, puntualidad y asistencia. Por otro lado, como norma
de produccin se necesita que los dulces no excedan de 60 grados Brix de azcar.
Procedimiento de enseanza: Lea detenidamente el caso que se presenta, analcelo y
mencione donde y cmo aplicara las tcnicas para establecer estndares.

Ta. Elaborar un cuadro sinptico de la clasificacin de los estndares.

Instrucciones: Con la teora expuesta en clases y utilizando como apoyo la bibliografa
correspondiente, elabore un cuadro sinptico de la clasificacin de los estndares.
EVALUACIN PARCIAL: CUADRO SINPTICO.

Pa. 1 Fijar y medir estndares en un rea funcional de la empresa.

25

Instrucciones: Visitar una microempresa del entorno, y fije estndares en alguna rea funcional
para ejercer un control en algunas actividades de dicha rea.
EVALUACIN PARCIAL: LISTA DE COTEJO.
EVIDENCIAS

SI

NO

Visit una microempresa real?

Mencion el rea funcional que examinar?
Fij estndares de manera correcta?
Estableci la forma de evaluar los estndares establecidos?

26

TEMA 5
EVALUACIN DEL DESEMPEO
Objetivo de aprendizaje:
5. Conocer y aplicar las tcnicas para medir los estndares de evaluacin del
desempeo en el rea de recursos humanos.
Resultados de aprendizaje.
5.1.1 Proporcionar un concepto de evaluacin del desempeo y mostrar la importancia
de la tcnica.
Exposicin: Definir evaluacin del desempeo y su importancia.
Instrucciones: Exponer frente Al grupo el concepto de evaluacin del desempeo y su
importancia.
Procedimiento de enseanza: Exponer ante el grupo un concepto propio de evaluacin del
desempeo, despus de haber consultado mnimo a tres autores, as mismo, en sus propias
palabras, debe explicar por que considera importante la evaluacin del desempeo para la
eficacia de cualquier organizacin.

5.2.1 Explicar cual es la finalidad de la evaluacin del desempeo.

Exposicin: Fines de la evaluacin del desempeo.
Instrucciones: Exponer frente a clases cuales son los fines que persigue la evaluacin del
desempeo.

Procedimiento de enseanza: Explicar como la evaluacin del desempeo beneficia a la

organizacin, los trabajadores y los supervisores.

5.3.1. Aplicar en casos concretos las tcnicas para evaluar el desempeo de los
trabajadores.
Ejercicio : Evaluacin del desempeo.

27

Instrucciones: Evale usted a los maestros que le estn impartiendo clases en este
cuatrimestre, respecto a aspectos tales como puntualidad, asistencia, trato con el grupo,
disponibilidad.

Procedimiento de enseanza: Mencione que tcnicas de evaluacin del desempeo aplicara

usted en este caso y explique las razones.

Ta. Investigar en bibliografa correspondiente 2 conceptos de evaluacin del desempeo

y la importancia de sta en el rea de recursos humanos.
Instrucciones: Consultando dos fuentes bibliogrficas, investigue lo que se pide.
EVALUACIN PARCIAL: LISTA DE COTEJO.
EVIDENCIAS

SI

NO

Present dos conceptos diferentes de evaluacin del desempeo?

Cit las fuentes de donde tom tales conceptos?
Explic de manera clara y concisa la importancia de la tcnica?

In. Visitar una empresa del entorno y preguntar que tcnica de evaluacin del
desempeo aplican.
Instrucciones: En una empresa de la localidad, pregunte Ud. cmo evalan el desempeo de
los trabajadores.
EVALUACIN PARCIAL: LISTA DE COTEJO.
EVIDENCIAS

SI

NO

La empresa de la cual present la informacin es real?

Mencion y explic cual es la tcnica que utiliza la empresa para evaluar
el desempeo de su personal?
Explic de manera clara y concisa el proceso que se sigue para la
evaluacin del desempeo?
Present formatos que se utilizan para la evaluacin del personal en dicha
empresa?

28

Pa. Evaluar el desempeo de los trabajadores en casos concretos.

Instrucciones: Tomando como ejemplo una organizacin de la localidad (PYMES)1, disear un
mtodo que utilizara para medir el desempeo de ciertos puestos.
EVALUACIN PARCIAL: LISTA DE COTEJO.
EVIDENCIAS

SI

NO

La empresa de la cual presenta la informacin es real?

De acuerdo a la naturaleza de los parmetros a evaluar, diseo un plan de
evaluacin correcto?
El plan de evaluacin del desempeo contiene caractersticas objetivas?
El plan de evaluacin del desempeo contiene caractersticas subjetivas?
El

plan

de

desempeo

presenta

ms

caractersticas

objetivas(cuantitativas) que subjetivas?

Diseo formatos para obtener la informacin en la evaluacin del
desempeo?

29

TEMA 6
DISEO DE FORMATOS
Objetivo de aprendizaje:
6. Conocer los lineamentos principales para el anlisis, diseo, elaboracin y
control de formatos en su concepcin ms sencilla y clara.
Resultados de aprendizaje.
6.1.1 Explicar que entiende por formato y su utilizacin, as como las fuentes de
informacin tiles para el diseo de los mismos.
Exposicin: Definir formato y las fuentes de informacin para su diseo.
Instrucciones: Exponer frente al grupo un concepto formatos y las fuentes de informacin.
Procedimiento de enseanza: Exponer ante el grupo un concepto propio de formato despus
de haber consultado mnimo a tres autores, as mismo, en sus propias palabras, debe explicar
cuales son las fuentes de informacin para el diseo de formatos.

6.2.1 Describir y aplicar los requerimientos para usar formatos.

Exposicin: Requisitos para usar formatos.
Instrucciones: Exponer frente a clases cuales son los requerimientos para usar formatos.
Procedimiento de enseanza: Mencionar y explicar cuales son algunas de las necesidades
internas y externas para el uso de formatos.

6.3.1. Disear formatos para una empresa del entorno, aplicando los requisitos
necesarios.
Ejercicio : Diseo de formatos.
Instrucciones: Visite una microempresa del entorno y disee dos formatos distintos que sean
de utilidad para ejercer un mejor control de las actividades que en ella se desarrollen.

Pequeas y medianas empresas.

30

Procedimiento de enseanza: Disee dos formatos diferentes de una microempresa, cuidando

que estos cumplan con los requisitos de elementos funcionales, orden de los componentes y
visualizacin.

Ta. Investigar en bibliografa correspondiente 2 conceptos de formato y las fuentes de

informacin para el diseo de los mismos.
Instrucciones: Investigue dos definiciones de formatos y explique las fuentes de informacin
para que se puedan disear.
EVALUACIN PARCIAL: RESUMEN ESCRITO.

In. Visitar una empresa del entorno e investigar cules son los formatos que utiliza y por
que la necesidad de usarlos.
Instrucciones: Con los datos obtenidos en su visita a la empresa elabore un informe escrito.
EVALUACIN PARCIAL: REPORTE ESCRITO.

Pa. Tomando una empresa del entorno, disear formatos de ciertas reas para ejercer
un mayor control de las actividades que se realizan en sta.
Instrucciones: tomando un rea funcional de alguna empresa, disee formatos para un mayor
control de las actividades
EVALUACIN PARCIAL: PRESENTACION DE FORMATOS.

DEMOSTRACION DE HABILIDADES FINALES.

Integrar todas las tareas parciales en un solo trabajo; agregando otros ejercicios que el alumno
haya investigado en la bibliografa correspondiente.

31

UNIDAD 2
MANUALES Y PROCEDIMIENTOS ORGANIZACIONALES
INTRODUCCION.
La necesidad de contar con manuales administrativos en las organizaciones es imperativa
debido a la complejidad de sus estructuras, volumen de sus operaciones, recursos que se les
asignan, demanda de productos y/o servicios por parte de los clientes o usuarios, as como por
la adopcin de tecnologa avanzada para atender en forma adecuada la dinmica
organizacional.
Estas circunstancias hacen imprescindible el uso de instrumentos que apoyen la atencin del
quehacer cotidiano, ya que en ellos se consignan, en forma ordenada, los elementos
fundamentales para contar con una comunicacin, coordinacin, direccin y evaluacin
administrativas eficientes.
Los manuales representan un medio de comunicacin de las decisiones de la administracin
concernientes a polticas, organizacin y procedimientos. Las empresas progresistas han
llegado a considerar sus estructuras orgnicas, planteamiento de polticas y prcticas de
procedimientos, simplemente como partes de la administracin que pueden y deben cambiar
tan seguido como se requiera para capitalizar nuevas oportunidades y afrontar la competencia.
Actualmente se pone especial inters en el uso de los manuales con respecto a su legibilidad,
sencillez y flexibilidad. La actividad de elaboracin de los manuales se considera como el tener
informado al personal clave de los cambios en las actitudes de la direccin.
En esta unidad de la asignatura de Proceso Administrativo, se abordan los aspectos
metodolgicos bsicos para el diseo, elaboracin, presentacin, aprobacin, manejo, revisin
y actualizacin permanentes de los manuales administrativos. Es conveniente anotar que no se
pretende abarcar toda la gama de posibilidades existentes para su formulacin. Antes bien, se
propone aportar elementos de juicio que puedan ser verdaderamente tiles a toda persona o
instancia encargada de realizar y aplicar un manual administrativo.

32

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
Pginas
1.- Conocer los antecedentes y definiciones de los manuales administrativos, as
como su clasificacin.

34

2. Conocer y aplicar las tcnicas para el diseo de los manuales de organizacin

segn las necesidades de la empresa.

36

3. Conocer y aplicar las tcnicas para el diseo de los manuales de procedimientos

segn las necesidades de la empresa.

38

4. Conocer y aplicar las tcnicas para el diseo de procedimientos para la

ejecucin de tareas dentro de las diferentes reas de la organizacin.

40

5. Conocer y aplicar las tcnicas para el diseo de diagramas de flujos, necesarios

en los manuales de procedimientos la organizacin.

42

33

TEMA 1
MANUALES ADMINISTRATIVOS.
Objetivo de aprendizaje:
1. Conocer los antecedentes y definiciones de los manuales administrativos, as
como su clasificacin.
Resultados de aprendizaje.
1.1.1 Conocer los antecedentes histricos de los manuales.
Exposicin: Antecedentes de los manuales.

Instrucciones:

Con la teora expuesta en clases, explica a groso modo los antecedentes

histricos de los manuales administrativos.

Procedimiento de enseanza: Qu aspectos histricos relevantes se identifican en la
exposicin?

1.2.1

Emitir una definicin propia de manual administrativo y las limitaciones

inherentes.

Exposicin: Definir manual administrativo y mencionar limitaciones de los mismos.

Instrucciones: Con la teora expuesta en clases, identifica los elementos comunes que
contienen la definicin de manual administrativo y estructura una definicin propia; as mismo
menciona algunas limitaciones de los manuales.
Procedimiento de enseanza: Qu elementos identifican y usan para estructurar una
definicin propia de manual administrativo? Menciona tres limitantes importantes de los
manuales administrativos.

1.3.1

Clasificar los manuales administrativos.

Ejercicio: Clasificacin de manuales administrativos.

Instrucciones: Efecta la clasificacin de los siguientes manuales administrativos.

34

a) En el manual de ________________________ se proporciona informacin sobre los

comienzos de la empresa, crecimiento, logros y posicin actual.
b) El manual que describe los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos
puestos se llama, manual de:_____________________________________.
c) Este manual consiste en sealar las polticas y procedimientos y controles de la actividad
de ventas._______________________.
d) El manual que suministra directrices para aspectos tales como reclutamiento y seleccin de
personal, se llama: _______________________________________.
e) El propsito de este manual es describir de manera detallada los lineamientos a ser
seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos de la empresa y que
norman la actividad de la organizacin. _______________________________.
f)

Este manual es una gua sobre cmo hacer las cosas y es muy valioso para orientar al
personal de nuevo ingreso. __________________________________.

Procedimiento de enseanza: Coloque en el espacio en blanco el nombre del manual

administrativo de que se trate..
Ta.1 Consultar en bibliografa diversa los antecedentes de los manuales administrativos.
Instrucciones: Investigar los antecedentes de los manuales administrativos.
EVALUACIN PARCIAL: RESUMEN ESCRITO.

Ta.2 Escribir una definicin de manual administrativo y explicar sus limitaciones.

Instrucciones: Define manual administrativo y sus limitaciones.
EVALUACIN PARCIAL: RESUMEN ESCRITO.

Ta. 3 Elaborar un cuadro sinptico de la clasificacin de los manuales administrativos.

Instrucciones: Elabore y presente un cuadro sinptico de los manuales administrativos.
EVALUACIN PARCIAL: GRFICA O CUADRO SINPTICO.

35

TEMA 2
MANUAL DE ORGANIZACIN.
Objetivo de aprendizaje:
2. Conocer y aplicar las tcnicas para el diseo de los manuales de organizacin
segn las necesidades de la empresa.
Resultados de aprendizaje.
2.1.1 Emitir una definicin propia de manual de organizacin y explicar sus objetivos.
Exposicin. Definir manual de organizacin y explicar sus objetivos.
Instrucciones: Con la teora expuesta en la clase, identifica los elementos comunes que deben
contener la definicin de manual de organizacin y explica sus objetivos.
Procedimiento de enseanza: Qu elementos identifican

y usan para estructurar una

definicin propia de manual de organizacin y sus objetivos?

2.2.1

Conocer los aspectos que se desean alcanzar con el manual de organizacin.

Exposicin: Aspectos a alcanzar con el manual de organizacin.

Instrucciones: Con la teora de la clase, menciona que interrogantes se plantean para elaborar
un manual de organizacin.
Procedimiento de enseanza: Menciona y explica brevemente cuales son las interrogantes que
debemos plantear al elaborar el manual de organizacin.
2.3.1

Conocer la estructura o las partes que forman un manual de organizacin.

Ejercicio: Estructura del manual de organizacin.

Instrucciones: Ordene los siguientes datos en orden lgico.

36

a) ANTECEDENTES HISTORICOS.

b) IDENTIFICACION.

c) INDICE

d) ORGANIGRAMA

e) ESTRUCTURA FUNCIONAL

f)

AMBITO DE APLICACION

g) COMO USAR EL MANUAL

h) INTRODUCCION

i)

OBJETIVO DEL MANUAL

j)

AUTORIDAD

k) DIRECTORIO.
l)

BASE LEGAL (EN CASO DE ORGANISMO PUBLICO)

m) OBJETIVOS DE CADA UNIDAD ORGANICA.

Procedimiento de enseanza: Coloque en el parntesis de la derecha el nmero que

corresponde a la secuencia lgica de la estructura o el contenido del manual de organizacin.

Ta. Consultar en bibliografa diversa dos conceptos de manual de organizacin.

Instrucciones: Investigue dos definiciones de manual de organizacin.
EVALUACIN PARCIAL: RESUMEN ESCRITO.
Pa. Elaborar un manual de organizacin de un rea funcional de una empresa del
entorno.
Instrucciones: Tomando una empresa del entorno, elabore un manual de organizacin.
EVALUACIN PARCIAL: LISTA DE COTEJO Y PRESENTACIN DEL MANUAL.
EVIDENCIAS

SI

NO

La empresa de la cual presenta la informacin es real?

El manual describe las relaciones de autoridad segn el organigrama?
El manual describe los canales de comunicacin entre los diferentes
niveles?
El manual presenta los objetivos de cada puesto?
El manual describe las actividades y responsabilidades de cada puesto?
El manual fue elaborado considerando cada uno de los requisitos o
elementos que debe contener, segn el formato?

37

TEMA 3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
Objetivo de aprendizaje:
3. Conocer y aplicar las tcnicas para el diseo de los manuales de procedimientos
segn las necesidades de la empresa.
Resultados de aprendizaje.
3.1.1 Emitir una definicin propia de manual de procedimientos y explicar sus objetivos.
Exposicin. Definir manual de procedimientos y explicar sus objetivos.
Instrucciones: Con la teora expuesta en la clase, identifica los elementos comunes que deben
contener la definicin de manual de procedimientos y explica sus objetivos.
Procedimiento de enseanza: Qu elementos identifican

y usan para estructurar una

definicin propia de manual de procedimientos y sus objetivos?

3.2.1

Conocer los aspectos que se desean alcanzar con el manual de procedimientos.

Exposicin: Aspectos a alcanzar con el manual de procedimientos.

Instrucciones: Con la teora de la clase, menciona que interrogantes se plantean para elaborar
un manual de procedimientos.
Procedimiento de enseanza: Menciona y explica brevemente cuales son las interrogantes que
debemos plantear al elaborar el manual de procedimientos.

3.3.1

Conocer la estructura o las partes que forman un manual de procedimientos.

Ejercicio: Estructura del manual de procedimientos.

Instrucciones: Ordene los siguientes datos en orden lgico.

38

a) INDICE

b) ORGANIGRAMA

c) ESTRUCTURA PROCEDIMENTAL

d) FORMAS EMPLEADAS

e) ALCANCE

f)

g) INTRODUCCION

h) OBJETIVO DEL MANUAL

DESCRIPCIN NARRATIVA DE LOS PROCEDIMIENTOS

i)

REVISIONES Y RECOMENDACIONES

j)

GRAFICAS

k) DIAGRAMAS DE FLUJO
l)

FORMAS

m) INSTRUCTIVOS DE LAS FORMAS EMPLEADAS

n) COMO USAR EL MANUAL

Procedimiento de enseanza: Coloque en el parntesis de la derecha el nmero que

corresponde a la secuencia lgica de la estructura o el contenido del manual de
Procedimientos.

Ta. consultar en bibliografa diversa dos conceptos de manual de procedimientos.

Instrucciones: Investigue dos definiciones de manual de procedimientos.
EVALUACIN PARCIAL: RESUMEN ESCRITO.
Pa. Elaborar un manual de procedimientos de un rea funcional de una empresa del
entorno.
Instrucciones: Tomando una empresa del entorno, elabore un manual de procedimientos.
EVALUACIN PARCIAL: LISTA DE COTEJO Y PRESENTACIN DEL MANUAL.
EVIDENCIAS

SI

NO

La empresa de la cual presenta la informacin es real?

El manual presenta de manera narrativa las funciones en orden lgico?
Se incluyen en cada procedimiento, diagramas de flujo?
Los diagramas de flujo presentan de manera lgica y secuencial el
desarrollo de las actividades?
La simbologa utilizada en los diagramas de flujo es la correcta?
El manual fue elaborado considerando cada uno de los requisitos o
elementos que debe contener, segn el formato?

39

TEMA 4
DISEO DE PROCEDIMIENTOS.
Objetivo de aprendizaje:
4. Conocer y aplicar las tcnicas para el diseo de procedimientos a fin de ejecutar las
tareas dentro de las diferentes reas de la organizacin.
Resultados de aprendizaje.
4.1.1 Conocer los objetivos del estudio de los procedimientos.
Exposicin. Objetivos del estudio de procedimientos.
Instrucciones: Con la teora expuesta en la clase, explica los objetivos del estudio de
procedimientos.
Procedimiento de enseanza: Menciona al menos cuatro objetivos que se persiguen con el
estudio de procedimientos en una organizacin.
4.2.1

Describir la metodologa para el anlisis de procedimientos.

Ejercicio: Metodologa para anlisis de procedimientos.

Instrucciones: Con la teora expuesta en clases identifique los pasos que se efectan para el
anlisis de procedimientos.
a) Implantar el procedimiento propuesto; y mantenerlo actualizado, estableciendo los
controles adecuados.

b) Examinar crticamente los datos del procedimiento, teniendo en cuenta el qu,

cmo, quin, dnde, cundo y por qu.
c) Desarrollar el procedimiento ms adecuado, segn los objetivos y polticas del
organismo de que se trate.
d) Seleccionar el procedimiento o trabajo que se va a analizar
e) Registrar todos los datos relativos al procedimiento mediante la preparacin de
grficas de flujo.

Procedimiento de enseanza: Coloca en el parntesis de la derecha los nmeros que indiquen

la secuencia lgica de los pasos que se siguen en la metodologa

del anlisis de

procedimientos.

40

Ta.1 Efectuar un resumen de los objetivos que se persiguen en el estudio de los

procedimientos.
Instrucciones: Efecta un resumen escrito de los objetivos que se desean alcanzar en el
estudio de procedimientos.
EVALUACIN PARCIAL: RESUMEN ESCRITO.

Ta.2 Elaborar un cuadro sinptico de la metodologa para el anlisis de procedimientos.

Instrucciones: Elaborar y presentar por escrito el cuadro sinptico de la metodologa para
analizar procedimientos.
EVALUACIN PARCIAL: CUADRO SINPTICO.

Pa. Aplicar los pasos necesarios para desarrollar procedimientos.

Instrucciones: Visite una empresa del entorno y pregunte al responsable del departamento de
compras sobre todo el proceso que se lleva a cabo, desde la solicitud de material por parte de
alguna rea, su cotizacin, adquisicin y almacenamiento. Con esta informacin aplique los
pasos necesarios para desarrollar el procedimiento de manera lgica.
EVALUACIN PARCIAL: REPORTE ESCRITO.

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TEMA 5
DIAGRAMAS DE FLUJO.
Objetivo de aprendizaje:
5. Conocer y aplicar las tcnicas para el diseo de diagramas de flujo, necesarios en los
manuales de procedimientos de la organizacin.
Resultados de aprendizaje.
5.1.1 Comprender el concepto de diagrama de flujo, as como su importancia en los
procedimientos.
Exposicin. Concepto de diagrama de flujo y su importancia.
Instrucciones: Proporcione una definicin propia de diagrama de flujo y su importancia.
Procedimiento de enseanza: Qu elementos toman en cuenta para definir diagrama de flujo?
Menciona al menos tres aspectos que hacen importantes a los diagramas de flujo.

5.2.1 Conocer la clasificacin de los diagramas de flujo.

Ejercicio 1: Completar las siguientes oraciones.
Instrucciones: Coloca en el espacio en blanco la palabra correcta.
1. El diagrama de flujo que muestra en una sola unidad orgnica los puestos que intervienen
para cada operacin descrita se llama:__________________________________________.
2. La ventaja de este diagrama es que el proceso completo se puede apreciar mas fcilmente
de una sola mirada que leyendo el texto. ________________________________________.
3. Sirve para representar el movimiento o flujo de personal, formas y materiales, a travs del
tiempo y en reas fsicas donde se realiza el trabajo: ______________________________.
4. Contiene rectngulos, crculos y otros smbolos; escribiendo dentro de ellos lo que ha de
hacerse en cada evento. ____________________________________________________.
5. Este diagrama divide las reas de trabajo en columnas, el flujo de trabajo parte de izquierda
a

derecha,

identificando

los

documentos

que

fluyen

en

el

proceso:________________________.
Procedimiento de enseanza: Lea detenidamente las expresiones dadas e identifique a que
tipo de diagramas de flujo se refieren.
5.3.1 Conocer los pasos para el diseo de diagramas de flujo.
42

Ejercicio 2: Pasos para disear diagramas de flujo.

Instrucciones: Con la teora expuesta en clases identifique los pasos que se efectan para el
diseo de diagramas de flujo.
a)

Es conveniente disponer de hojas para dibujar los diagramas. Dividirlas en seis

columnas o ms verticales. Los tamaos de estas hojas sern de: 28 x 42
centmetros y 24 x 35 centmetros aproximadamente.

b) La parte principal del diagrama se usar para representar la recepcin, preparacin,

movimiento, registro, etc.; de todos los documentos, libros o cualquier dato del
procedimiento.
c) Las unidades administrativas, secciones, etc., se representan por medio de
columnas, segn convenga en cada caso.
d) Para la preparacin del esquema bsico es aconsejable tomar nota del proceso, en
forma

elemental, usando

borradores

hasta

conseguir

una

representacin

satisfactoria del mismo.

e) Las columnas estarn encabezadas por el nombre del departamento, divisin,
seccin o puesto de que se trate.
f)

Los diagramas definitivos debern prepararse a lpiz, de forma que permitan

correcciones o revisiones posteriores. El uso de una plantilla para dibujar los
smbolos de los diagramas definitivos puede ser tambin una buena ayuda.

Procedimiento de enseanza: Coloca en el parntesis de la derecha los nmeros que indiquen

la secuencia lgica de los pasos que se siguen en la metodologa del diseo de los diagramas
de flujo.
Ta. 1 Efectuar un resumen escrito de la importancia de los diagramas de flujo.
Instrucciones: consultando alguna pgina de internet, elabora un resumen de la importancia de
los diagramas de flujo.
EVALUACIN PARCIAL: RESUMEN ESCRITO

Ta. 2 Elaborar un cuadro sinptico de la clasificacin de los diagramas de flujo.

Instrucciones: Consultando la bibliografa correspondiente, elabora un cuadro sinptico de la
clasificacin de los diagramas de flujo.
EVALUACIN PARCIAL: CUADRO SINPTICO.
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Pa. Disear diagramas de flujo de algunas actividades que se desarrollen en una

empresa del entorno.
Instrucciones: Visitar una empresa local, observar como se efecta una actividad y basndose
en esta informacin disear un diagrama de flujo correspondiente.
EVALUACIN PARCIAL: LISTA DE COTEJO.
EVIDENCIAS

SI

NO

La empresa de la cual presenta la informacin es real?

Los diagramas de flujo presentan de manera lgica y secuencial el
desarrollo de las actividades?
La simbologa utilizada en los diagramas de flujo es la correcta?
Menciona que tipo de simbologa utiliza en los diagramas de flujo?
El tipo o clase de diagrama de flujo, corresponde a las necesidades de la
empresa u organizacin?
Menciona de manera clara los departamentos o personas que intervienen
en las actividades?
Identifica los tipos de documentos o formas que intervienen a lo largo del
procedimiento?

DEMOSTRACION DE HABILIDADES FINALES.

Integrar todas actividades parciales en un solo trabajo. Este debe incluir, todas las actividades
que se analizaron en cada unidad, sin olvidar los manuales de organizacin y procedimientos
que se hayan elaborado para una empresa del entorno.
EVALUACIN FINAL: LISTA DE COTEJO.

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GLOSARIO
Diagrama. Representacin grfica de un hecho, situacin, movimiento, relacin o fenmeno
cualquiera por medio de smbolos convencionales.
Estndar. Norma, criterio y/o parmetro que sirve para la evaluacin de una persona, producto
o proceso.
Grfica de Gantt. Tcnica de planeacin y control que muestra, mediante una grfica de
barras, los requisitos de tiempo para ejecutar diversas tareas, funciones, programas o
proyectos.
Mtodo. Modo o manera prescrita de ejecutar o realizar un trabajo determinado, respetando el
objetivo establecido y aprovechando al mximo los recursos existentes.
Poltica. Gua bsica de carcter general que orienta las actividades de funcionarios y
empleados de una institucin. Norma general que constituye declaraciones e interpretaciones
que guan o encauzan la conducta y el pensamiento para la toma de decisiones.
Programa. Unidad financiera y/o adminsitrativa en la que se agrupan diversas actividades con
cierto grado de homogeneidad respecto del producto o resultado final, a la que se asignan
recursos humanos, materiales y financieros con el fin de que produzca bienes o servicios
destinados a la satisfaccin total o parcial de los objetivos establecidos.
Proyecto. Conjunto de actividades de tal manera interrelacionadas que forman una unidad de
propsitos para el logro de un objetivo, que no puede plantearse en forma aislada.
Sistema. Conjunto de elementos relacionados entre s orientados hacia un propsito comn.
Tctica. Curso detallado de accin mediante el cual debe activarse o realizarse una estrategia.

45

VI REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS.
1. Terry & Franklin. Principios de Administracin, Primera edicin, Mxico. Editorial CECSA,
1992
2. Grados A. Jaime. Calificacin de mritos, evaluacin de competencias laborales, Cuarta
edicin, Mxico. Editorial Trillas, 1997
3. Rodrguez M. Daro. Diagnstico organizacional. Tercera edicin, Mxico. Editorial
Alfaoemga, 1998.
4. Rodrguez Valencia Joaqun, Cmo elaborar y usar los manuales administrativos, Tercera
edicin, Mxico. Editorial ECAFSA, 2002.
5. Rodrguez Valencia Joaqun, Estudio de sistemas y procedimientos administrativos, Tercera
edicin, Mxico. Editorial ECAFSA, 2002.
6. Rodrguez Valencia Joaqun, Administracin de pequeas y medianas empresas, Quinta
edicin, Mxico. Editorial ECAFSA, 2002.
7. Benjamn Franklin Enrique, Organizacin de empresas, anlisis,

diseo y estructura,

Primera edicin, Mxico. Editorial Mc Graw Hill, 1999.

8. Prieto Sierra Carlos, Introduccin a los negocios, creacin de una empresa, Tercera
edicin, Mxico, Editorial Banca y Comercio, 1998.
9. K. Roscoe Davis, Modelos cuantitativos para administracin, Tercera edicin, Mxico,
Editorial Iberoamericana, 1986.
10. Eppen & Gould, Investigacin de operaciones en la ciencia administrativa, Tercera edicin,
Mxico, Editorial Prentice Hall, 1999.
11. Munch Galindo Lourdes, Fundamentos de administracin, Sptima reimpresin, Mxico,
Editorial Trillas, 1998.
12. Collantes Daz A. El PERT, qu es y para qu, Undcima reimpresin, Mxico, Editorial
Limusa, 1997.

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ANEXOS.

Ejemplo de diagrama de
bloque

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Diagrama de formas

48

Diagrama vertical

49

Diagrama con siluetas

representativas

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51

52

53

54

55