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CODIGO: MQMC-01

MANUAL DE CALIDAD

VERSIN: 14
VIGENCIA: 2016-02-08
PGINA: 1 de 29

TABLA DE CONTENIDO
PAG.
INTRODUCCION
1. PRESENTACION DE LA EMPRESA
1.1 RESEA HISTORICA
1.2 PORTAFOLIO DE SERVICIOS
1.2.1 REGISTROS
1.2.1.1 REGISTRO MERCANTIL
1.2.1.2 REGISTRO UNICO DE PROPONENTES
1.2.1.3 REGISTRO DE ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO
1.2.1.4 REGISTRO DE ENTIDADES DEL SECTOR SOLIDARIO (ESES)
1.2.1.5 REGISTRO NACIONAL PUBLICO DE PERSONAS NATURALES Y JURIDICAS QUE EJERZAN LA
ACTIVIDAD DE VENDEDORES DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR
1.2.1.6 REGISTRO NACIONAL DE TURISMO (R.N.T)
1.2.1.7 REGISTR PBLICO DE LAS VEEDURIAS CIUDADANAS
1.2.1.8 REGISTRO DE ENTIDADES EXTRANJERAS DE DERECHO PRIVADO SIN ANIMO DE LUCRO CON
DOMICILIO EN EL EXTERIOR QUE ESTABLEZCAN NEGOCIOS PERMANENTES EN COLOMBIA
1.2.2 SERVICIOS A MATRICULADOS E INSCRITOS
1.2.3 SERVICIOS A LOS MATRICULADOS AFILIADOS
1.3 ESTRUCTURA ORGANICA
1.4 MAPA DE PROCESOS
1.5 MATRIZ ISO VS. PROCESOS
1.6 MATRIZ DE PROCESOS VS. CLIO
2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
2.1 MISION
2.2 VISION
2.3 POLITICA DE CALIDAD
2.4 VALORES CORPORATIVOS
2.5 OBJETIVOS DE CALIDAD
3. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Y SUS EXCLUSIONES

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4.
5.
6.
7.

3.1 ALCANCE
3.2 EXCLUSIONES Y SUS JUSTIFICACIONES
CARACTERIZACIONES
PROCEDIMIENTOS
DEFINICIONES
AUTORIDADES PARA LA TOMA DE DECISIONES
8. HISTORIA DEL DOCUMENTO

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INTRODUCCION
Este manual ha sido desarrollado para describir el Sistema de Gestin de la Calidad de la Cmara de Comercio de La Dorada,
Puerto Boyac, Puerto Salgar y Oriente de Caldas, que cumple con los requerimientos de nuestros clientes, y es acorde con la
misin, visin, valores corporativos, poltica de calidad y objetivos de calidad.
Se espera, mediante este documento, mostrar de manera formal, resumida y sistemtica los principios generales que orientan
el funcionamiento del Sistema de Gestin de la Calidad. Igualmente en este documento se propone manifestar el mtodo que
utiliza cada una de nuestras reas involucradas en el Sistema de Gestin de la Calidad, fortaleciendo as cada uno de nuestros
objetivos.
El mantenimiento de este manual suministra las bases documentales para una auditora de calidad, tanto para propsitos
externos establecidos como internos de mejoramiento, bajo el cumplimiento de la norma ISO 9001:2008, garantizando la
continuidad del sistema y sus requisitos durante las cambiantes circunstancias del moderno y veloz mundo empresarial.
Este manual cubre todas las funciones organizacionales de la Cmara de Comercio de La Dorada, Puerto Boyac, Puerto
Salgar y Oriente de Caldas excepto las exclusiones a que haya lugar, y que se encuentran argumentadas en este mismo
documento.

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1. PRESENTACIN DE LA EMPRESA
1.1 RESEA HISTORICA:
1960

1961

2000

2001
2003

En este ao un grupo de comerciantes de La Dorada inicio la gestin para crear la Cmara de Comercio de La Dorada.
Los visionarios que dejaron huella cumpliendo con la tarea de fundar la Cmara de Comercio de La Dorada fueron los
seores Julio Barrera Isaza, Alberto Valderrama Ferro, Hernando Rodrguez Lara, Luis Fernando Pea, Jorge
Zambrano Lozano, Luis San Miguel, Luis Alberto Soler Villalobos, Carlos Gonzlez Franco, Rafael Bruno, Roberto
Pineda O, Gonzalo Duque Gmez fue el primero en utilizar anestesia en el Hospital San Flix. Su vnculo con el
comercio lo tuvo a travs de una farmacia. Estos hombres fueros los encargados de sentar las slidas bases de la
Cmara.
El 13 de enero, como acto final a la etapa previa de constitucin de la Cmara de Comercio de La Dorada, se enviaron
al Ministerio de Desarrollo Econmico todos los documentos requeridos y das despus se expidi el Decreto 075 del
13 de enero de 1961, emanado de la Presidencia de La Repblica y firmado por el doctor Alberto Lleras Camargo, que
da vida jurdica a la Cmara de Comercio de La Dorada. En el mencionado decreto se le adscriba ejercer funciones en
los municipios de: La Dorada, Manzanares, Marquetala, Victoria, Pensilvania y Saman, con sus respectivos
corregimientos en el Departamento de Caldas. Aos despus esta jurisdiccin se extendi a los municipios de Puerto
Salgar Cundinamarca y Puerto Boyac Boyac y Norcasia cuando se erigi como municipio, desagregndose del
municipio de Saman.
El 6 de mayo1961, para dirigir la entidad se celebr la primera Asamblea de Afiliados, y en ella se eligi la Junta
Directiva, cuyo primer presidente fue el seor Julio Barrera Isaza y Vicepresidente el seor Alberto Valderrama Ferro,
el primer Secretario Ejecutivo fue el seor Gabriel Mahecha Bautista.
El 5 de abril, con la entrada en vigencia del Decreto 622 de 2000, del Ministerio de Desarrollo Econmico se fij la
jurisdiccin en el artculo 27. La jurisdiccin de la Cmara de Comercio de La Dorada comprende los municipios de La
Dorada, Manzanares, Marquetala, Pensilvania, Saman y Victoria, en el departamento de Caldas, Puerto Boyac en
el departamento de Boyac y Puerto Salgar, en el departamento de Cundinamarca.
Se inici como Cmara de Comercio piloto la sistematizacin de los Registros Pblicos delegados por el estado a
travs del Sistema SIREP (Sistema Integrado de Registros Pblicos)
El 24 de noviembre, mediante Resolucin 1959, del Ministerio del Interior y de Justicia fue creado el centro de
Conciliacin de la Cmara de Comercio de La Dorada, Caldas.

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2005

2006
2009

2011

2012

El primero de enero, la Cmara de Comercio en asociacin con Confecamaras implemento el RUE (Registro nico
Empresarial), proyecto que logr unir los sistemas de registros pblicos de todas las cmaras de comercio, facilitando
y agilizando los trmites de registro mercantil y de proponentes a los empresarios.
El 22 de septiembre, se implement el Sistema de Gestin de Calidad bajo la Norma ISO9001-2000, cuyo alcance se
estableci para los servicios registrales (Registro Mercantil, Proponentes y Entidades Sin nimo de Lucro)
En enero de este ao con la entrada en vigencia del Decreto 4881 de diciembre de 2008, se implementa un aplicativo
Web que facilita las operaciones del registro nico de Proponentes de conformidad con la Ley 1150 de 2007.
El 3 de junio de mediante Resolucin 1560, del Ministerio del Interior y de Justicia se crea el Centro de Conciliacin de
La Cmara de Comercio de La Dorada para Puerto Boyac.
La Cmara de Comercio cumple 50 aos de servicio, para lo cual se public una edicin especial de la revista Cmara
en Accin y se establece como medio para la comunicacin de noticias y artculos comerciales con dos publicaciones
anuales.
Con el Decreto No.0018 de enero de 2012 expedido por la presidencia de Republica y el Ministerio de Comercio,
Industria y Turismo, Por el cual se modifican los artculos 1 del Decreto 75 de1961 el cual crea la Cmara de
Comercio de La Dorada, y 27, 38 y 41 del Decreto 622 de 2000, el cual fija la jurisdiccin de las Cmaras de Comercio
en todo el territorio nacional.
Artculo 1. Crase una Cmara de Comercio en la ciudad de La Dorada, Departamento de Caldas, cuyo nombre ser
Cmara de Comercio de La Dorada, Puerto Boyac, Puerto Salgar y Oriente de Caldas.
Artculo 2. Modificase el artculo 27 del Decreto 622 de 2000, el cual quedar as: Artculo 27: La jurisdiccin de la
Cmara de Comercio de La Dorada, Puerto Boyac, Puerto Salgar y Oriente de Caldas comprende los municipios de
La Dorada, Manzanares, Marquetalia, Pensilvania, Saman, Norcasia, Victoria en el departamento de Caldas, Puerto
Boyac en el departamento de Boyac y Puerto Salgar en el departamento de Cundinamarca.
- Con la entrada en vigencia del Decreto 0019 de enero 10 de 2012, se incorporarn e integrarn las operaciones del
Registro de Entidades sin nimo de Lucro creado por el Decreto 2150 de 1995, del Registro Nacional Pblico de las
personas naturales y jurdicas que ejerzan la actividad de vendedores de Juegos de Suerte y Azar de que trata la Ley
643 de 2001, del Registro Pblico de Veeduras Ciudadanas de que trata la Ley 850 de 2003, del Registro Nacional de
Turismo de que trata la Ley 1101 de 2006, del Registro de Entidades Extranjeras de Derecho Privado sin nimo de
Lucro con domicilio en el exterior que establezcan negocios permanentes en Colombia de que trata el Decreto 2893 de
2011, y del Registro de la Economa Solidaria de que trata la Ley 454 de 1998, que en lo sucesivo se denominar
Registro nico Empresarial y Social -RUES-, el cual ser administrado por las Cmaras de Comercio atendiendo a
criterios de eficiencia, economa y buena fe, para brindar al Estado, a la sociedad en general, a los empresarios, a los

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contratistas, a las entidades de economa solidaria y a las entidades sin nimo de lucro una herramienta confiable de
informacin unificada tanto en el orden nacional como en el internacional. Se inicia el proceso de Renovacin de las
entidades sin nimo de Lucro a travs de del RUES, a partir de enero del ao 2013.
Con la entrada en vigencia del Decreto 0333 de febrero 9 de 2012, que modifico parcialmente el decreto 898 de 2002,
se modificaron algunos aspectos relacionados con deberes y obligaciones de la Junta Directiva de La Cmara de
Comercio y la delegacin de la Representacin Legal en el Presidente Ejecutivo.

2014

2015

El 22 de septiembre se ampla el alcance del Sistema de Gestin de Calidad de la Cmara de Comercio bajo la Norma
ISO 9001-2008, a la lnea de Servicios de Promocin y Desarrollo.
El 25 de octubre de 2012 se Implement el Programa de Simplificacin de Trmites, Centro de Atencin Empresarial
(CAE). Este programa implica una gestin e interaccin permanente con entidades como (Alcalda Municipal, con la
Secretaria de Gobierno, Secretaria de Hacienda y Secretaria de Planeacin), Cuerpo de Bomberos Voluntarios de la
Dorada, Oficina de Saneamiento Ambiental y Notaria Municipal), con el fin de garantizar a los empresarios procesos y
sistemas de informacin articulados, para la reduccin de tiempos, costos y tramites y que garantiza la uniformidad de
la informacin que reposa en la base de datos de estas entidades.
En el mes octubre se implement la Rplica del Centro de Atencin Empresarial CAE, para el Punto de Atencin al
Comerciante (PAC), en el municipio de Puerto Boyac.
Se dio inicio a la aplicacin del Sistema de Prevencin de Fraudes SIPREF, con la finalidad de dar seguridad a la
informacin que reposa en los registros pblicos.
Se dio inicio a la implementacin de la virtualizacin de los registros pblicos.

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1.2 PORTAFOLIO DE SERVICIOS

1.2.1 REGISTROS
1.2.1.1

REGISTRO MERCANTIL

La Matrcula Mercantil es un medio de identificacin del comerciante y de su establecimiento de comercio, as como medio de
prueba de existencia de uno y de otro.
El cumplimiento de la obligacin legal de la matrcula y su renovacin, ofrece los siguientes beneficios:

Permite cumplir con los deberes legales del comerciante.


El certificado que le expida la Cmara puede acreditar su condicin de comerciante.
La matrcula es una fuente de informacin comercial a la que pueden acudir quienes deseen conocer su actividad comercial
y lo referente a la inscripcin de actos y documentos sujetos a registro.
Es un requisito que se requiere para estar sometidos al rgimen de insolvencia empresarial.
Facilita la obtencin de crditos.
Facilita el proceso de inscripcin en el Registro nico de Proponentes.
Facilita contactos comerciales directos con proveedores y clientes.
Permite ingresar a la gran base de datos de las Cmaras de Comercio a nivel nacional (RUES).
Facilita la celebracin de negocios con los sectores pblico y privado.
Lo acredita como comerciante cumplidor de sus deberes legales.
Es el primer paso para convertirse en afiliado de la Cmara de Comercio.

Por disposicin legal, los comerciantes, sean personas naturales o jurdicas, estn obligadas a matricularse en el Registro
Mercantil que lleva la Cmara de Comercio y matricular all mismo su establecimiento de comercio, sucursal o agencia segn
sea el caso. La matrcula se debe renovar anualmente, dentro de los tres primeros meses del ao. En caso de no ejercer
actividad comercial alguna, debe cancelar su Matrcula Mercantil.

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Tambin estn obligados a registrar en su propio inters y en el de terceros, actos, libros y documentos que la ley seala tales
como: la constitucin, reformas, disolucin y liquidacin de sociedades, apertura de agencias y sucursales, enajenacin y
cancelacin de establecimientos de comercio, contratos de prenda, reserva de dominio, contratos de agencia comercial,
poderes, autorizacin de funcionamiento a las sociedades comerciales, libros de comercio, embargos, sucesiones, entre otros.
1.2.1.2

REGISTRO UNICO DE PROPONENTES (RUP)

Mediante la Ley 1150 del 16 de Julio de 2007, se reform la Ley 80 de 1993 Estatuto de Contratacin de la Administracin
Pblica, en el cual se encuentra el Registro nico de Proponentes, donde se establece que todas las personas naturales o
jurdicas que aspiren a celebrar con entidades estatales contratos de obra, suministro y compraventa de bienes muebles
debern inscribirse en el Registro nico de Proponentes que ser llevado por las Cmaras de Comercio.
La inscripcin en el Registro nico de Proponentes deber ser renovada. As mismo, se determina que si el inscrito no renueva
su registro dentro del trmino sealado por la ley, cesarn los efectos de la inscripcin, es decir, ser necesaria una nueva
inscripcin en el Registro nico de Proponentes para contratar vlidamente con el Estado.
Por otra parte, la actualizacin o modificacin de la informacin procede en cualquier momento durante la vigencia de la
inscripcin siempre que las circunstancias as lo indiquen.

1.2.1.3 REGISTRO ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO (ESAL)


A partir del Decreto 2150/95, se estableci que las Cmaras de Comercio, asumieran la funcin de inscribir la constitucin de
las Entidades Sin nimo de Lucro.
Se entiende por E.S.A.L., las personas jurdicas de derecho privado formadas en ejercicio de la libertad de asociacin. Las
que comunmente se presentan son: las fundaciones, corporaciones y asociaciones.
Para probar la existencia y representacin legal de las E.S.A.L., se requiere el registro de las mismas ante la Cmara de
Comercio de su jurisdiccin (siempre y cuando estn obligadas a inscribirse en la Cmara de Comercio), estando debidamente
constituidas deben inscribir todo acto modificatorio, por ejemplo: nombramientos, reformas de estatutos, disolucin y
liquidacin. La inscripcin de estas entidades requiere renovacin anual.

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1.2.1.4 REGISTRO DE ENTIDADES DEL SECTOR SOLIDARIO (ESES)


Es el registro en el cual se llevan la inscripcin de todos los actos, libros y documentos respecto de las Entidades del Sector
Solidario (Cooperativas, Precooperativas, Fondo de Empleados y Asociaciones Mutuales), sobre los cuales la ley exige esa
formalidad.
1.2.1.5

REGISTRO NACIONAL PUBLICO DE PERSONAS NATURALES Y JURIDICAS QUE EJERZAN LA ACTIVIDAD


DE VENDEDORES DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR

Es el Registro en el cual se lleva la inscripcin de las personas naturales y jurdicas que ejerzan las actividades de
Vendedores de Juegos de Suerte y Azar.

1.2.1.6 REGISTRO NACIONAL DE TURISMO (R.N.T)


Es el registro en el cual se llevan la inscripcin, actualizacin, modificacin y la cancelacin de las Personas Naturales o
Jurdicas que por su condicin de prestador de servicios tursticos que habitualmente proporcione, intermedie o contrate
directa o indirectamente con el turista, la prestacin de los servicios y que se encuentre inscrito en el registro nacional de
turismo.
1.2.1.7 REGISTR PBLICO DE LAS VEEDURIAS CIUDADANAS
Registro en el cual se inscriben la constitucin y cancelacin de las veeduras ciudadanas o red de veeduras.
1.2.1.8 REGISTRO DE ENTIDADES EXTRANJERAS DE DERECHO PRIVADO SIN ANIMO DE LUCRO CON DOMICILIO
EN EL EXTERIOR QUE ESTABLEZCAN NEGOCIOS PERMANENTES EN COLOMBIA
Es el registro en el cual se inscriben la designacin, cancelacin o revocatoria de los apoderados con facultades para
representar judicialmente a estas entidades sin nimo de lucro extranjeras.

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1.2.2 SERVICIOS A LOS MATRICULADOS E INSCRITOS


Asesora Comercial y Jurdica. Ofrecemos asesora permanente a las personas matriculadas que tengan dudas sobre
aspectos legales correspondientes al Registro Mercantil, Registro nico de Proponentes, Registro de Entidades Sin nimo de
Lucro, Registro de Entidades de la Economa Solidaria, Registro Nacional de Turismo, Registro Nacional Publico de Personas
Naturales y Jurdicas que Ejerzan la Actividad de Vendedores de Juegos de Suerte y Azar, Registro Pblico de las Veeduras
Ciudadanas y Registro de Entidades Extranjeras de Derecho Privado Sin Animo de Lucro con Domicilio en el Exterior que
Establezcan Negocios Permanentes en Colombia
Venta de listados. Proveniente de la base de datos que cuenta y administra la entidad, se encuentra para la venta en medio
magntico o impreso, segn sus necesidades, la informacin existente en la Cmara.
Formacin empresarial y comercial. En un mundo empresarial enmarcado por una fuerte competencia a nivel mundial, la
capacitacin constituye la herramienta ms importante para el xito de las organizaciones, motivo por el cual nuestra entidad
promueve la capacitacin por medio de seminarios, conferencias, talleres, entre otros.
Expedicin de Copias. Venta de copias de los documentos que reposan en los expedientes de Registro Mercantil, Registro
nico de Proponentes, Registro de Entidades Sin nimo de Lucro, Registro de Entidades de la Economa Solidaria, Registro
Nacional Publico de Personas Naturales y Jurdicas que Ejerzan la Actividad de Vendedores de Juegos de Suerte y Azar,
Registro Pblico de las Veeduras Ciudadanas y Registro de Entidades Extranjeras de Derecho Privado Sin Animo de Lucro
con Domicilio en el Exterior que Establezcan Negocios Permanentes en Colombia
Acceso a la informacin econmica. Por medio de las publicaciones especiales como: Indicadores Econmicos, Boletines,
Revistas, Peridico y Correo Electrnico.
Alquiler de las instalaciones de los Auditorios de la oficina Principal y del PAC de Puerto Boyac. Cuentan con
capacidad para 100 personas, aire acondicionado, sonido y ayudas audiovisuales.
Pgina Web. Consulta sobre informacin econmica, turstica y geogrfica de la Regin en nuestra Pgina Web
www.camaradorada.org.co
Trmites del RUT. Servicio tramite RUT, para la solicitud del NIT ante la Direccin de impuestos y Aduanas Nacionales DIAN

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para las Personas Naturales y Jurdicas que se inscriben en el Registro Mercantil, Registro de Entidades Sin nimo de Lucro,
Registro de Entidades de la Economa Solidaria, Registro Nacional Publico de Personas Naturales y Jurdicas que Ejerzan la
Actividad de Vendedores de Juegos de Suerte y Azar, Registro Pblico de las Veeduras Ciudadanas.
Homonimia. Consulta de nombre de Personas Naturales, Jurdicas y de Establecimientos de Comercio.
Acceso Remoto para Entidades de Control. Consulta de nuestra base de datos de Registro Mercantil, Registro nico de
Proponentes, Registro de Entidades Sin nimo de Lucro, Registro de Entidades de la Economa Solidaria, Registro Nacional
Publico de Personas Naturales y Jurdicas que Ejerzan la Actividad de Vendedores de Juegos de Suerte y Azar, Registro
Pblico de las Veeduras Ciudadanas y Registro de Entidades Extranjeras de Derecho Privado Sin Animo de Lucro con
Domicilio en el Exterior que Establezcan Negocios Permanentes en Colombia, para Entidades de control como Contralora,
DIAN, Superintendencia de Industria y Comercio, etc.
Consulta rpida de Registro Mercantil. Servicio de consulta de la base de datos de Registro Mercantil para los
comerciantes y ciudadana en general, por medio de una terminal ubicada en la sede principal de la Cmara de Comercio.
Lnea Gratuita de Peticiones, Quejas y Reclamos. Servicio para los comerciantes y ciudadana de nuestra lnea 018000
916810, donde podrn presentar sus peticiones, quejas y reclamos completamente gratis, o por la pgina web de la Cmara
www.camaradorada.org.co
Tramites por el Registro nico Empresarial y Social (RUES). Servicio que se presta desde y para cualquier cmara de
comercio a nivel nacional de Registro Mercantil, Registro nico de Proponentes, Registro de Entidades Sin nimo de Lucro,
Registro de Entidades de la Economa Solidaria, Registro Nacional Publico de Personas Naturales y Jurdicas que Ejerzan la
Actividad de Vendedores de Juegos de Suerte y Azar, Registro Pblico de las Veeduras Ciudadanas y Registro de Entidades
Extranjeras de Derecho Privado Sin Animo de Lucro con Domicilio en el Exterior que Establezcan Negocios Permanentes en
Colombia.

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1.2.3 SERVICIOS A LOS AFILIADOS


La naturaleza de los afiliados de la Cmara de Comercio de La Dorada, Puerto Boyac, Puerto Salgar y Oriente de Caldas, es
una persona natural o jurdica que de manera voluntaria y cumpliendo con los requisitos establecidos legalmente, decide hacer
parte de un estatus especial que lo distingue frente a los dems comerciantes inscritos en el Registro Mercantil, conformando
el ms selecto grupo de empresarios de la Regin.
Adems de los servicios como matriculados, al afiliado se le otorga el derecho a gozar de prerrogativas y servicios especiales,
que la Cmara de Comercio le ofrece de manera preferencial.

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1.3

ESTRUCTURA ORGANICA

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1.4

MAPA DE PROCESOS

C
L
I
E
N
T
E

RETROALIMENTACION DEL CLIENTE

GESTION
ESTRATEGICA

PROCESOS DIRECTIVOS

MEJORAMIENTO
CONTINUO

REGISTROS PUBLICOS
PROCESOS DIRECTIVOS

REQUISITOS

REQUISITOS

PROMOCION Y DESARROLLO
PROCESOS DE PRESTACION DE SERVICIOS

GESTION
DOCUMENTAL

GESTION HUMANA
Y AMBIENTE DE
TRABAJO

INFRAESTRUCTURA

PROCESOS DE SOPORTE

COMPRAS Y
CONTRATACION

C
L
I
E
N
T
E

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INFRAESTRUCTURA

COMPRAS Y
CONTRATACION

X
X

X
X
X
X

X
X

X
X

X
X

X
X

X
X

X
X

X
X
X

X
X

X
X

X
X
X
X
X

GESTION
DOCUMENTAL

PROMOCION Y
DESARROLLO

GESTION HUMANA Y
AMBIENTE
DE TRABAJO

4.SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD


4.1
REQUISITOS GENERALES
4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION
4.2.1 Generalidades
4.2.2 Manual de Calidad
4.2.3 Control de los documentos
4.2.4 Control de los registros
5.RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
5.1
COMPROMISO DE LA DIRECCION
5.2
ENFOQUE AL CLIENTE
5.3
POLITICA DE LA CALIDAD
5.4. PLANIFICACION
5.4.1 Objetivos de la Calidad
5.4.2 Planificacin del sistema de gestin de la calidad
5.5. RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIN
5.5.1 Responsabilidad y autoridad
5.5.2 Representante de la direccin
5.5.3 Comunicacin interna

REGISTROS
PUBLICOS

TITULO DEL NUMERAL

DE SOPORTE

MEJORAMIENTO
CONTINUO

DIRECTIVOS

PROCESOS
DE PRESTACION
DEL SERVICIO

GESTION
ESTRATEGICA

NUMERAL DE LA NORMA
ISO 9001

1.5 MATRIZ DE RELACION ISO 9001 Vs. PROCESOS

X
X

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5.6. REVISION POR LA DIRECCION


5.6.1 Generalidades
5.6.2 Informacin para la revisin
5.6.3 Resultados de la revisin
6.GESTION DE LOS RECURSOS
6.1
PROVISION DE RECURSOS
6.2. RECURSOS HUMANOS
6.2.1 Generalidades
6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formacin.
6.3
INFRAESTRUCTURA
6.4
AMBIENTE DE TRABAJO
7. REALIZACION DEL SERVICIO
PLANIFICACION DE LA REALIZACION DEL
7.1
SERVICIO
7.2. PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE
Determinacin de los requisitos relacionados con el
7.2.1
SERVICIO
Revisin de los requisitos relacionados con el
7.2.2
SERVICIO
7.2.3 Comunicacin con el cliente
7.3. DISEO Y DESARROLLO
7.3.1 Planificacin del diseo y desarrollo
7.3.2 Elementos de entrada para el diseo y desarrollo
7.3.3 Resultados del diseo y desarrollo
7.3.4 Revisin del diseo y desarrollo
7.3.5 Verificacin del diseo y desarrollo
7.3.6 Validacin del diseo y desarrollo
7.3.7 Control de los cambios del diseo y desarrollo
7.4. COMPRAS
7.4.1 Proceso de compras
7.4.2 Informacin de las compras
7.4.3 Verificacin de los SERVICIOS comprados

X
X
X

X
X
X

X
X
X
X
X
X

X
X

NO APLICA

X
X

X
X

X
X
X

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7.5. PRODUCCION Y PRESTACION DEL SERVICIO


7.5.1 Control de la produccin de la prestacin del servicio
Validacin de los procesos de la produccin y de la
7.5.2
prestacin del servicio
7.5.3 Identificacin y trazabilidad
7.5.4 Propiedad del Cliente
7.5.5 Preservacin del SERVICIO
CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE
7.6
SEGUIMIENTO Y MEDICION
8.MEDICION, ANALISIS Y MEJORA
8.1
GENERALIDADES
8.2. SEGUIMIENTO Y MEDICION
8.2.1 Satisfaccin del cliente
8.2.2 Auditora Interna
8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos
8.2.4 Seguimiento y medicin del SERVICIO
8.3
CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME
8.4
ANALISIS DE DATOS
8.5. MEJORA
8.5.1 Mejora continua
8.5.2 Accin correctiva
8.5.3 Accin preventiva

X
NO APLICA
X
X
X

X
X
NO APLICA

X
X
X

X
X
X

X
X

X
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VIGENCIA: 2016-02-08
PGINA: 18 de 29

1.6 MATRIZ DE PROCESOS VS. CLIO


PROCESOS

GESTION ESTRATEGICA

MEJORAMIENTO
CONTINUO

Cumplir las necesidades y


expectativas de los
clientes
internos y externos

Ninguno

Generar las acciones


respecto a no
conformidades
presentadas.
Ninguno
Mantener los documentos
del SGC vigentes y
controlados

REGISTROS PUBLICOS

Prestacin del servicio


adecuado

I
4.1, 4.2.1, 4.2.3,
4.2.4,
5.1, 5.2, 5.3, 5.4,
5.5, 5.6
6.1
7.1, 7.2.1, 7.4.2,
7.5.1
8.1, 8.2.1, 8.2.2,
8.2.3, 8.4, 8.5
4.1, 4.2
5.2, 5.3, 5.4.1, 5.5.3,
5.6
7.2.3, 7.4.2
8.1, 8.2.1, 8.2.2,
8.2.3, 8.3, 8.4, 8.5

Generar las directrices de


funcionamiento de la Cmara de
Comercio

Realizar auditorias internas


Revisin por la direccin
Seguimiento y cierre oportuno de
las acciones correctivas y
preventivas generadas
desarrollar acciones de mejora
Mantener controlados los
documentos del SGC

Ver
caracterizacin
Registros pblicos
documentos
externos

4.1, 4.2.1, 4.2.3,


4.2.4
5.3, 5.4.1, 5.5.3,
5.6.2
7.1, 7.2, 7.4.2, 7.4.3,
7.5
8.1, 8.2, 8.3, 8.4, 8.5

Mantener los registros pblicos


actualizados, prestar un servicio
rpido y eficiente de acuerdo a
las polticas de la cmara.

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PROMOCION Y
DESARROLLO

GESTION DOCUMENTAL

GESTIN HUMANA Y
AMBIENTE DE TRABAJO

INFRAESTRUCTURA

COMPRAS Y
CONTRATACION

4.1, 4.2.1, 4.2.3,


4.2.4
5.2, 5.3, 5.4.1, 5.5.3,
5.6.2
7.2.3, 7.4.2
8.2.1, 8.2.2, 8.2.3,
8.4, 8.5
Ver
4.1, 4.2.1, 4.2.3,
Caracterizacin
4.2.4
Mantener los documentos
Gestin
5.3, 5.5.3, 5.6.2
actualizados y en su
Documental,
7.4.2, 7.5.4, 7.5.5
adecuado expediente
Documentos
8.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.4,
Externos
8.5
4.1, 4.2.1, 4.2.3,
Personal cumpla con el
4.2.4
perfil establecido
5.3, 5.5.1, 5.5.3,
Cdigo Sustantivo
que se desarrollo el plan
5.6.2
de Trabajo
de mejoramiento de
6.2, 6.4
7.4.2
competencias
8.2.2, 8.2.3, 8.4, 8.5
4.1, 4.2.1, 4.2.3,
4.2.4
Mantener los equipos y la
5.3, 5.5.3, 5.6.2
infraestructura fsica
Ninguno
6.3
adecuada a las
7.4.2, 7.4.3
necesidades
8.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.3,
8.4, 8.5
4.1, 4.2.1, 4.2.3,
4.2.4
productos y servicios
5.3, 5.5.3, 5.6.2
cumplan con tiempo y
Ninguno
7.4
calidad
8.1, 8.2.2, 8.2.3, 8.4,
8.5
Ver
Caracterizacin
Ofrecer servicios que se
Promocin y
ajusten a las necesidades
Desarrollo,
del cliente.
Documentos
Externos

Ejecutar el Programa anual de


trabajo

Mantener
los
documentos
actualizados y en su adecuado
expediente

Cumplimiento del manual de


funciones y perfiles
Reglamento interno de trabajo
Programa de salud ocupacional
Reglamento de higiene y
seguridad industrial

Ninguno

Ejecutar el presupuesto

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2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
2.1 MISIN
Somos una Entidad Gremial, privada, que presta los servicios registrales delegados por el Estado con eficiencia y efectividad,
promoviendo programas y proyectos dirigidos al desarrollo y la competitividad empresarial y regional.
2.2 VISIN
En el ao 2017 seremos una Entidad sostenible y lder en el mbito empresarial y regional, que genera oportunidades para el
desarrollo y la competitividad, posicionndose a nivel nacional con una infraestructura tecnolgica y administrativa ptima y un
talento humano capacitado y comprometido.
2.3 POLTICA DE CALIDAD
La Cmara de Comercio se encuentra comprometida en mejorar la competitividad de la regin ejecutando programas que
permitan fortalecer a las empresas inscritas, generando y promoviendo una conciencia de formalidad y buscando la
participacin de los actores relevantes en el desarrollo regional.
2.4 VALORES CORPORATIVOS
TICA
En la Cmara de Comercio de La Dorada, Puerto Boyac, Puerto Salgar y Oriente de Caldas, Puerto Boyac, Puerto Salgar y
Oriente de Caldas, nos caracterizamos por ser personas con un profundo sentido tico y moral, reconocemos y revivimos
nuestro Cdigo de tica y Buen Gobierno, nos comportamos de manera transparente, coherentes en lo que pensamos,
decimos y actuamos y obramos en forma recta y clara.

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EXCELENCIA
Somos personas comprometidas con la excelencia. Actuamos en un marco de referencia que nos exige mejorar de manera
continua y entendemos que nuestro compromiso va ms all de actuar bien.
LIDERAZGO
Capacidad de la Cmara y sus funcionarios para generar nuevas realidades y producir resultados excelentes que impacten
significativamente la prosperidad colectiva de nuestros empresarios.
COMPROMISO
De todos los estamentos de la Cmara a travs de una actitud permanente de servicio reflejada en la gestin de los procesos y
sus resultados finales, tanto internamente como en su relacin con el entorno.
PERTENENCIA
Sentido de lealtad, identificacin y unificacin de esfuerzos conjuntos y comunes en todos los estamentos de la Cmara,
direccionados al logro de los objetivos para el beneficio colectivo.
TRABAJO EN EQUIPO
Disponibilidad y capacidad del talento humano de la Cmara para trabajar en cooperacin, ser parte de un equipo para
entregar resultados colectivos y articulados.

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2.5 OBJETIVOS DE CALIDAD


Llevar a cabo programas de formacin y capacitacin que respondan las necesidades empresariales.
Desarrollar estrategias que permitan aumentar el nivel de matriculados en la Cmara de Comercio.
Realizar alianzas interinstitucionales que permitan generar oportunidades de desarrollo y competitividad empresarial.

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3. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD Y SUS EXCLUSIONES


3.1 ALCANCE
El Sistema de Gestin de la Calidad de la Cmara de Comercio de La Dorada, Puerto Boyac, Puerto Salgar y Oriente de
Caldas aplica a Registros Pblicos Registro Mercantil, Registro de Proponentes y Entidades sin nimo de Lucro. Promocin y
Desarrollo.

3.2 EXCLUSIONES Y SUS JUSTIFICACIONES

7.3 DISEO Y DESARROLLO: El servicio se presta de acuerdo con los procedimientos establecidos por la Cmara de
Comercio y por las disposiciones legales vigentes.

7.5.2 VALIDACION DE PROCESOS: Durante la prestacin del servicio, se realizan verificaciones del servicio para
asegurar que este sea conforme con los requisitos especificados.

7.6 CONTROL DE DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICION: No se requiere de equipos de medicin para


asegurar la conformidad del servicio con los requisitos establecidos.

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4.

CARACTERIZACIONES

El Sistema de Gestin de la Calidad de la Cmara de Comercio de La Dorada, Puerto Boyac, Puerto Salgar y Oriente de
Caldas, consta de ocho procesos con sus respectivas caracterizaciones y procedimientos; en cuanto a las caracterizaciones
tenemos:

CARACTERIZACIN DE REGISTROS PUBLICOS: Ver Anexo

CARACTERIZACIN DE GESTION ESTRATEGICA: Ver Anexo

CARACTERIZACIN DE MEJORAMIENTO CONTINUO: Ver Anexo

CARACTERIZACION DE PROMOCION Y DESARROLLO: Ver Anexo

CARACTERIZACION DE GESTION DOCUMENTAL: Ver Anexo

CARACTERIZACION DE GESTION HUMANA Y AMBIENTE DE TRABAJO: Ver Anexo

CARACTERIZACION DE COMPRAS Y CONTRATACION: Ver Anexo

CARACTERIZACION DE INFRAESTRUCTURA: Ver Anexo

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5.

PROCEDIMIENTOS

El sistema de Gestin de la Calidad de la Cmara de Comercio de La Dorada, Puerto Boyac, Puerto Salgar y Oriente de
Caldas, cuenta con ocho procesos y cada uno de ellos consta de procedimientos, donde se estipula como es el funcionamiento
de cada uno de los mismos; los cuales estn determinados as:
REGISTROS PUBLICOS

Procedimiento de Registros Pblicos


Procedimiento Para Constitucin y Legalizacin de Empresas

GESTION ESTRATEGICA

Direccionamiento Estratgico

MEJORAMIENTO CONTINUO

Procedimiento de Servicio al Cliente


Procedimiento de Control del Producto Servicio No Conforme
Procedimiento de Acciones Correctivas
Procedimiento de Acciones Preventivas
Procedimiento de Auditorias Internas
Procedimiento de Control de Documentos y Evidencias
Procedimiento de Acciones de Mejora

PROMOCION Y DESARROLLO

Procedimiento de Promocin y Desarrollo

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GESTION DOCUMENTAL

Procedimiento de Control de Archivo


Procedimiento Unidad de Correspondencia

GESTION HUMANA Y AMBIENTE DE TRABAJO

Procedimiento de Gestin Humana


Procedimiento de Ambiente de Trabajo Salud Ocupacional

COMPRAS Y CONTRATACION

Procedimiento de Compras y Contratacin


Procedimiento de Caja Menor
Procedimiento de Evaluacin y Reevaluacin de Proveedores
Procedimiento de Tesorera

INFRAESTRUCTURA

Procedimiento de Infraestructura
Procedimiento de Manejo de Copias de Seguridad

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6.

DEFINICIONES
DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte.
MANUAL DE CALIDAD: Documento que especifica el Sistema de Gestin de la Calidad de la empresa.
PROCEDIMIENTOS: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
INSTRUCTIVO: Documento que detalla minuciosamente la manera de realizar un proceso.
FORMATO: Documento donde se registra una actividad desempeada
EVIDENCIA: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas.
DOCUMENTO EXTERNO: Son los documentos suministrados por entes o personas externas a la empresa, por ejemplo:
Un cliente, Un proveedor, la entidad de certificacin entre otros.
DOCUMENTO OBSOLETO: Documento que contiene informacin desactualizada.
VERSIN DEL DOCUMENTO: Indica el numero de edicin del documento.
PRODUCTO NO CONFORME: Producto que no cumple con las especificaciones requeridas.
AUDITORIA DE CALIDAD: Examen metdico e independiente que se realiza para determinar si las actividades y los
resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones previamente establecidas, y para comprobar que estas
disposiciones se llevan realmente a cabo y que son adecuadas para alcanzar los objetivos previstos.
POLTICA DE CALIDAD: Intensiones globales y orientacin de una organizacin relativa a la calidad tal como se expresan
formalmente por la alta direccin.
REVISIN POR LA DIRECCIN: Evaluacin formal, realizada por la Direccin, del estado en que se encuentra el Sistema
de Calidad y de su adecuacin a lo que establece la Poltica de Calidad y a los nuevos objetivos que se deriven de la
evolucin de circunstancias cambiantes.
NO CONFORMIDAD: Falta de cumplimiento de los requisitos especificados.

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7.

AUTORIDADES PARA LA TOMA DE DECISIONES


PROCESOS
REGISTROS PUBLICOS

GESTION ESTRATEGICA
MEJORAMIENTO CONTINUO
PROMOCIN Y DESARROLLO

GESTION DOCUMENTAL

GESTIN HUMANA Y AMBIENTE DE TRABAJO

COMPRAS Y CONTRATACION

INFRAESTRUCTURA

AUTORIDADES PARA LA TOMA DE DECISIONES


PRESIDENCIA EJECUTIVA
DIRECTOR JURIDICO, DE REGISTROS PUBLICOS Y
CONCILIACION
COMIT DE GESTION Y CONTROL
JUNTA DIRECTIVA
PRESIDENCIA EJECUTIVA
COMIT DE GESTION Y CONTROL
COMIT DE GESTION Y CONTROL
PRESIDENCIA EJECUTIVA
DIRECTOR
DE
PLANEACION
Y
DESARROLLO
EMPRESARIAL
COMIT DE GESTIN Y CONTROL
PRESIDENCIA EJECUTIVA
DIRECTOR DE SISTEMAS Y GESTION DOCUMENTAL
COMIT DE ARCHIVO
COMIT DE GESTION Y CONTROL
PRESIDENCIA EJECUTIVA
DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
COMIT PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO
COMIT DE GESTION Y CONTROL
PRESIDENCIA EJECUTIVA
DIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
COMIT DE GESTION Y CONTROL
PRESIDENCIA EJECUTIVA
DIRECTOR DE SISTEMAS Y GESTION DOCUMENTAL
COMIT DE GESTION Y CONTROL

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PGINA: 29 de 29

8.

HISTORIA DEL DOCUMENTO

FECHA DEL
CAMBIO

VERSIN

2006-12-15

2008-02-18

2009-04-06

DESCRIPCIN DEL CAMBIO GENERADO CON LA NUEVA VERSIN DEL DOCUMENTO


Cambio un objetivo de calidad, el cual se menciona en el manual de calidad.
Se cambio el organigrama, puesto que se creo el cargo de Auxiliar de Calidad y Tesorera, a la vez
se corrigi algunos conceptos y errores de redaccin, se creo la tabla de autoridades para la toma
de decisiones.
El procedimiento de Control de Documentos y Evidencias fue trasladado del proceso de Gestin
Documental al de Mejoramiento Continuo, lo que llevo a modificar en el Manual donde este era
nombrado, se modifico el organigrama, se modifico el nombre del Comit de Calidad por el de
Comit de Gestin y Control, se realizaron ajustes al portafolio de servicios.
Se realizaron las modificaciones convenientes para incluir la informacin relacionada con el
proceso de Promocin y Desarrollo. Se modific el Direccionamiento Estratgico.

2009-10-05

2010-01-27

2011-01-07

2011-08-22

2012-01-13

2012-05-25

10

Se Cambia el encabezado del documento.

2012-10-31

11

Se cambia la Estructura Orgnica y el mapa de procesos. Se incluye el Procedimiento para


Constitucin y Legalizacin De Empresas y se modifica el nombre del procedimiento de Registros

Se cambio el Organigrama al igual que su nombre por el de Estructura Orgnica.


Se modific la Estructura Orgnica, se actualiz el punto 5 con los procedimientos con que se
cuenta en el momento, se modifico en el punto 7 el nombre Jefatura Jurdica y de Registro por el
de Jefatura Jurdica y de Registros Pblicos.
Se modifica la Estructura Orgnica al eliminar el cargo de Tesorero por el de Auxiliar Contable y
baja al nivel de los Auxiliares. Se deja de mencionar cada uno de los PAC y nmero de Auxiliares
de Registros Pblicos de la Sede Principal.
Se modifica la Estructura Orgnica, el mapa de procesos y la matriz de relacin ISO 9001 vs.
Procesos. Se incluye el procedimiento de Manejo de Copias de Seguridad en el punto 5.

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VIGENCIA: 2016-02-08
PGINA: 30 de 29

2013-02-22

12

2015-01-23

13

2016-01-05

14

Pblicos Registros Mercantil, Registro de Proponentes y ESAL por solamente Procedimiento de


Registros Pblicos.
Se cambi la estructura orgnica y el Direccionamiento estratgico, se incluy el Procedimiento de
Promocin y Desarrollo al Alcance del Sistema de Gestin de Calidad, se cambi el cargo de
Direccin Ejecutiva por Presidencia Ejecutiva en el punto de Autoridades para la Toma de
Decisiones.
Se incluye en la resea histrica el Decreto No.0018 del 10 de enero de 2012 cambio de nombre
de la Cmara de Comercio de La Dorada por el de Cmara de Comercio de La Dorada, Puerto
Boyac, Puerto Salgar y Oriente de Caldas. Se incluye nuevos servicios registrales. Se elimin de
servicios a los empresarios afiliados la Credencial nacional de afiliados y los descuentos
especiales en hoteles nacionales e internacionales. Se realizan ajustes en la redaccin de textual
en donde hubo necesidad.
Se modifica la estructura de la resea histrica de la cmara, se incluyen nuevos acontecimientos
relevantes, se modifica los servicios a los matriculados afiliados, se remplaza la estructura
orgnica, se elimina la Junta Directiva y Presidente de la Junta Directiva del cuadro de autoridades
para la toma de decisiones, se remplaza el nombre de los cargos de coordinadores por directores ,
se modifica el cargo de Jefatura Jurdica y de Registros Pblicos por Director Jurdico, de
Registros Pblicos y Conciliacin, se incluyen los directores de rea en el cuadro de autoridades
para la toma de decisiones y se remplaza el Comit Paritario de Salud por Comit Paritario de
Seguridad y Salud en el Trabajo.

ELABORADO:

REVISADO Y APROBADO:

PRESIDENCIA EJECUTIVA
FECHA: 2016-01-08

COMIT DE GESTIN Y CONTROL


FECHA: 2016-01-08

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