Mejora de Control de Proyectos

Sistema Control Ejecucin Proyectos Constructivos en JG Set.
2015
Ingenieros S.A.
Desarrollo de un Sistema de Control de Ejecucin de Proyectos de

Construccin en JG Ingenieros.
Jose Gonzlez Barquero 1. ULACIT. Setiembre, 2015
ndice
1
Resumen ejecutivo ____________________________________________________ 4
Abstract _____________________________________________________________ 5
Introduccin _________________________________________________________ 7
Captulo I: Antecedentes e importancia del tema ____________________________ 8

4.1
Antecedentes ____________________________________________________________ 8
4.2
Justificacin _____________________________________________________________ 9
4.3
Problema ______________________________________________________________ 10
4.4
Pregunta de investigacin _________________________________________________ 10
4.5
Objetivos_______________________________________________________________ 10
4.5.1
4.5.2
General ____________________________________________________________________ 10
Especficos __________________________________________________________________ 10
4.6
Alcances _______________________________________________________________ 11
4.7
Limitaciones ____________________________________________________________ 12
Captulo II: Marco conceptual __________________________________________ 13

5.1
Conceptos ______________________________________________________________ 13
5.2
Antecedentes de la empresa_______________________________________________ 16
5.3
Filosofa corporativa _____________________________________________________ 19
Lic. Salud Ocupacional. Para optar por la Maestra en Gerencia de Proyectos. Correo electrnico:
jmgb84@hotmail.com
Sistema Control Ejecucin Proyectos Constructivos en JG Set. 2015

Ingenieros S.A.
5.4
Organigrama____________________________________________________________ 20
5.5
Entregables del proyecto__________________________________________________ 20
5.6
Administrador del proyecto _______________________________________________ 21
5.7
Tiempo estimado del proyecto _____________________________________________ 21
5.8
Costo del proyecto _______________________________________________________ 21
5.9
Patrocinador del proyecto_________________________________________________ 21
5.10
Definicin del alcance ____________________________________________________ 22
5.11
Requisitos del proyecto ___________________________________________________ 22
5.12
Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) ____________________________________ 23
5.13
Diccionario EDT _________________________________________________________ 23
Captulo III: Marco metodolgico _______________________________________ 24

6.1
Metodologa de investigacin ______________________________________________ 24
6.2
Enfoque de la investigacin _______________________________________________ 25
6.3
Diseo de la investigacin _________________________________________________ 25
6.4
Poblacin ______________________________________________________________ 26
6.5
Muestra _______________________________________________________________ 26
6.6
Muestreo ______________________________________________________________ 26
6.7
Recoleccin de datos _____________________________________________________ 26
Captulo IV: Anlisis __________________________________________________ 39

7.1
Desarrollo metodolgico control de proyectos ________________________________ 43
7.1.1 Gestin del alcance ___________________________________________________________ 43

7.1.1.1
Entradas _______________________________________________________________ 44
7.1.1.2
Tcnicas y herramientas __________________________________________________ 49
7.1.1.3
Salidas_________________________________________________________________ 52
7.1.2 Gestin del tiempo ___________________________________________________________ 53
7.1.2.1
Plan gestin del tiempo: __________________________________________________ 54
7.1.2.2
Definir actividades: ______________________________________________________ 54
7.1.2.3
Secuencia de actividades: _________________________________________________ 56
7.1.2.4
Estimacin de recursos: ___________________________________________________ 56
7.1.2.5
Estimacin de duraciones: _________________________________________________ 58
7.1.2.6
Desarrollo del cronograma: ________________________________________________ 59

Ingenieros S.A.
7.1.2.7
Control del cronograma: __________________________________________________ 60
7.1.3 Plan gestin de costos: ________________________________________________________ 61
7.1.3.1
Plan de gestin de costos __________________________________________________ 62
7.1.3.2
Estimacin de costos _____________________________________________________ 62
7.1.3.3
Determine el presupuesto _________________________________________________ 64
7.1.3.4
Control de costos ________________________________________________________ 65
Captulo V: Conclusiones y recomendaciones ______________________________ 66

8.1
Conclusiones____________________________________________________________ 66
8.2
Recomendaciones _______________________________________________________ 67
Referencias Bibliogrficas _____________________________________________ 68
10
Anexos ___________________________________________________________ 69
10.1
Anexo 1 - Encuesta _______________________________________________________ 69

Ingenieros S.A.
Resumen Ejecutivo
JG Ingenieros es una empresa constructora con casi tres dcadas en el

mercado, pero durante ese tiempo los proyectos se han ejecutado sin una
metodologa clara de administracin de proyectos. Es por ello, que el presente
estudio tiene como objetivo evaluar las herramientas de control de proyectos
usadas por JG Ingenieros, especficamente con respecto a lo relacionado con la
gestin de costos, alcance y tiempo. Esto con el fin de analizar la utilidad de las
mismas para el control de sus proyectos y para determinar si lo ejecutado est de
acuerdo con lo planificado.
El estudio pretende responder a la siguiente pregunta: Qu sistema de
control de ejecucin de proyectos constructivos se debe de desarrollar en JG
Ingenieros, para que se pueda evaluar si los proyectos estn siendo desarrollados
correctamente segn lo planificado y por ende si son exitosos? Esta interrogante
surge a raz de la ausencia del sistema de control de proyectos en JG Ingenieros,
lo cual no le permite ejecutar sus proyectos bajo una metodologa clara y
consistente, que a la vez brinde los parmetros para medir su eficiencia y eficacia
en la ejecucin de proyectos y objetivos de la empresa.
Para cumplir con lo anterior, el anlisis se fundament en realizar una
investigacin exploratoria y descriptiva, con variables mixtas (cualitativas y
cuantitativas). Para ello se llev a cabo la aplicacin de cuestionarios a una
muestra probabilstica de la poblacin, con el fin de evaluar el involucramiento,
aceptacin y propuestas de mejora de los involucrados de la organizacin en la
ejecucin y control de proyectos y en el desarrollo de una propuesta metodolgica
de control de proyectos basada en estndar PMI mediante la gua del PMBOK.

Ingenieros S.A.
Este estudio permiti confirmar el problema de investigacin planteado en la

pregunta del estudio de investigacin, ya que efectivamente JG Ingenieros no
cuenta con un sistema de control de costos, tiempo y alcance para ejecutar sus
proyectos.
Adems,
las
herramientas
utilizadas
actualmente,
segn
los
involucrados internos, quienes tienen la responsabilidad en la ejecucin de los

proyectos, no son correctas para alcanzar los objetivos. Debido a lo anterior, la
poblacin expone una preocupacin por los controles aplicados, y a la vez
externan una necesidad por desarrollar e implementar en la organizacin, un
sistema de gestin de proyectos que sea administrado por personal competente y
que esto le permita a la empresa marcar un rumbo claro de la administracin y
control de costos, alcance y tiempo en la ejecucin de los proyectos que JG
Ingenieros desarrolla.
Palabras Clave: JG Ingenieros, Gestin, Ejecucin, Control, Proyectos, Costos,
Tiempo, Alcance, PMI, PMBOK.
1 Abstract
JG Ingenieros is a construction company that has a little less than three
decades in the market, but during this time has implemented projects without a
clear project management methodology. That is why this study pretends to
evaluate the project management tools used by JG Ingenieros, specifically in
relation to cost, scope and time management, in order to analyze the usefulness of
these controls and to determine whether it is executed according to planned.
The study aims to answer the question of What systems of control must be
developed in JG Ingenieros, in order to assess if projects are being properly
developed according to planned and of course if there are successful?, based on

Ingenieros S.A.
the absence of control system projects in JG Ingenieros, which does not allow to
develop the projects under a clear and consistent methodology that simultaneously
provide parameters to measure their efficiency and effectiveness in the
implementation of projects and business objectives.
To accomplish this, the analysis was based on an exploratory and descriptive
research, with mixed variables (qualitative and quantitative) for through the
application of questionnaires to a sample of the population, for evaluate the
involvement, acceptance and proposals of continue improvement that this
stakeholders groups recommend to implement, also the development of a
methodology of control projects based in the PMI standard by PMBOK Guide.
This study confirmed the problem posed in the question of the research study,
because effectively JG Ingenieros does not have a system of cost control, time and
scope implemented in his projects and the tools used today are considered by the
study population as incorrect for achieve the organization objectives.
As a result of this study, the population shows a concern for the controls
applied and at the same time externalize a need to develop and implement in the
organization, a system project management that must be administered by a
qualified personnel and this will allow the company to define a clear control
management, specifically in cost, time and scope control in the projects developed
by JG Ingenieros.
Keywords: JG Ingenieros, Management, Implementation, Control, Project Cost,
Time, Scope, PMI, PMBOK.

Ingenieros S.A.
2 Introduccin
En un mercado tan competitivo como el actual, la eficiencia al llevar a cabo los
proyectos marca mucha diferencia en el xito de los mismos. El mbito de la
construccin no escapa de esto, ya que es quizs uno de los sectores econmicos
donde da a da se planifican y ejecutan ms proyectos a nivel mundial.
El dinamismo de dicha actividad, ha generado que a travs de los aos las
expectativas de los desarrolladores de proyectos, es decir, los clientes hayan
cambiado drsticamente y busquen un producto de mejor calidad. Esto lo han
entendido las empresas y por ende su visin del negocio ha cambiado en la forma
de ejecutar los proyectos.
Anteriormente los proyectos nacan y se ejecutaban sin mucha planificacin ni
estructura metodolgica. Actualmente, las organizaciones se preocupan por contar
con una estructura administrativa y operacional clara y eficiente, que les permita
que su negocio, adems de ser rentable, cumpla con la entrega de proyectos de
calidad, en el tiempo adecuado y con los entregables solicitados, para dar as la
mayor satisfaccin al cliente.
Debido a lo anterior, actualmente, instituciones como el Project Management
Institute (PMI) ha visto la necesidad de definir metodologas claras para el
desarrollo de proyectos, de manera que a nivel mundial cuando se llevan a cabo
los proyectos, se haga bajo una forma estandarizada y correcta, que facilite el
xito del proyecto y por ende la satisfaccin del cliente.
El presente proyecto busca apoyarse en la metodologa del PMI, para
desarrollar herramientas idneas en cuanto a la planeacin y ejecucin de
proyectos de construccin, de manera que se desarrollen dentro de un marco

Ingenieros S.A.
metodolgico que brinde la mayor eficiencia de los diferentes tipos de recursos

que interactan en un proyecto.
3 Captulo I: Antecedentes e Importancia del Tema

3.1 Antecedentes
Con el paso de los aos, la forma en cmo se ejecutan los proyectos ha ido
cambiando, un ejemplo muy claro se encuentra en el artculo de Microsoft Office
(2015) titulado La Historia breve de Administracin de Proyectos, donde se expone
que el primer gran reto y paso a la vez en la gestin de proyectos se dio a finales
de los aos sesenta, cuando con la construccin del carril transcontinental en
USA, los empresarios tuvieron que ingenirselas para organizar el trabajo de miles
de personas, lo que adems llevaba el manejo de materiales y materia prima en
cantidades que nunca antes se haban manejado en ese momento.
Este mismo artculo de Microsoft Office (2015) hace referencia que despus
de este evento, a principios del siglo XX aparece Henry Gantt, quien analiz a
fondo el orden de las operaciones de trabajo y desarroll los famosos diagramas
de Gantt, con lo cual se pudo dar control de los tiempos vs la planificacin de
actividades. A mediados del mismo siglo XX, durante la II Guerra Mundial, el
gobierno estadounidense en sus proyectos militares, incluye diagramas ms
complejos, tales como PERT y la ruta crtica, lo cual brindaba a los encargados de
proyectos, herramientas ms claras y eficientes para un mejor control de los
proyectos.
Posteriormente se siguen dando cambios paulatinos, hasta llegar a la poca
actual, donde el mismo estudio antes citado menciona que la base de

Ingenieros S.A.
administracin de proyectos define que un administrador de proyectos maneja el

proyecto, cuenta con un equipo de trabajo integrado correctamente y una
comunicacin clara y constante que busca el bien comn del proyecto.
En relacin con JG Ingenieros S.A., es debido mencionar que es una
empresa con cerca de tres dcadas en el mercado de la construccin que ha ido
creciendo poco a poco. Este progreso le ha permitido realizar mejoras en sus
procesos e innovar en la forma de ejecutar sus proyectos. Sin embargo, no cuenta
con un sistema documentado e implementado para establecer el
control sus
proyectos. Debido a ello surge este proyecto de investigacin, el cual tiene como
idea desarrollar documentalmente las herramientas metodolgicas necesarias
para que JG Ingenieros pueda gestionar el alcance, tiempo y costos de los
proyectos que ejecuta, de manera que le permita medir la eficiencia con la que
realiza los proyectos, la rentabilidad obtenida y el cumplimiento de las expectativas
del cliente en el producto esperado.
3.2 Justificacin
Los proyectos constructivos son sumamente dinmicos y la eficiencia al

llevar a cabo los mismos marca mucha diferencia entre ser un fuerte competidor
en el mercado o simplemente ser una opcin de referencia o destinada a ejecutar
esos trabajos que por diferentes motivos no interesan a las empresas lderes en
el mercado.
Una organizacin no puede definir si un proyecto es rentable y por ende
exitoso para la empresa, si no se evala el mismo. Es por ello que el presente
proyecto de integracin pretende desarrollar un sistema para control de costos,
alcance y tiempo para la ejecucin de proyectos constructivos en JG Ingenieros
S.A., con este proyecto se busca poner en prctica la aplicacin de conocimientos

Ingenieros S.A.
tericos del autor de este documento, as como brindar a la compaa una

herramienta fundamental para la evaluacin de proyectos y adopcin de mejoras
continuas en su planeacin y ejecucin de sus proyectos.
3.3 Problema
JG Ingenieros S.A., no cuenta con un sistema de administracin de

proyectos, razn por la cual los trabajos son ejecutados con base en la
experiencia acumulada y al conocimiento terico-prctico de su recurso humano,
pero sin herramientas definidas para el control de costos, tiempo y alcance,
situacin que busca solucionar este proyecto.
3.4 Pregunta de Investigacin
Qu sistema de control de ejecucin de proyectos constructivos se debe
de desarrollar en JG Ingenieros, para que se pueda evaluar si los proyectos estn
siendo desarrollados correctamente segn lo planificado y por ende exitosos?
3.5 Objetivos
3.5.1 General
Desarrollar un sistema de control de costos, alcance y tiempo de proyectos
constructivos, que oriente a la empresa para evaluar el cumplimiento en el
desarrollo de los mismos en relacin con lo planificado.
3.5.2
Especficos
x Evaluar las formas de control tradicionales empleadas para la gestin de los

proyectos constructivos, con el fin de evaluar la utilidad de estos controles
en relacin con los requerimientos de la empresa y del negocio actual.
10

Ingenieros S.A.
x Definir una propuesta de mejora que los stakeholders internos consideren
oportuna de implementar para mejorar el control de ejecucin de proyectos
de la organizacin.
x Definir los recursos requeridos para la implementacin del sistema de

control de costos, alcance y tiempo, para poder establecer las posibles
opciones para obtencin de estos recursos.
3.6 Alcances
El presente proyecto se va a desarrollar en la empresa JG Ingenieros, esta

es una compaa de diseo y construccin electromecnica.
El proyecto contempla el desarrollo de las herramientas para el control de
tres reas de conocimiento bsicas en la administracin de proyectos segn el
PMI, como lo son el costo, alcance y tiempo, de manera que la organizacin
cuente con las herramientas bsicas para control y mejora de los proyectos de
construccin que dicha empresa realiza.
Al final del proyecto, despus del anlisis de la informacin existente y la
investigacin de posibilidades de mejora, se espera entregar a la empresa lo
siguiente:
x Anlisis Lean de los controles de documentacin existentes, para
determinar cules de estos poseen utilidad real para continuar usndolos y
cules no aportan nada a los objetivos de control de la empresa.
x Desarrollo de nuevas herramientas metodolgicas que la empresa pueda

adoptar para mejorar su sistema de control de proyectos a nivel de alcance,
tiempo y costos.
11

Ingenieros S.A.
x Establecimiento de recursos internos y externos que la empresa requiere
para poder implementar las propuestas de control de proyectos realizados.
3.7 Limitaciones
El presente proyecto no contempla la implementacin prctica de las

herramientas desarrolladas, ni el desarrollo de metodologas para las dems reas
de conocimiento no citadas en el alcance del punto 4.7.
Adicionalmente, el autor del presente estudio cuenta con limitaciones de
acceso a informacin financiera de la empresa, as como a costos de planillas,
plantillas y % de utilidad utilizadas para los presupuestos, los cuales son
preparados por la organizacin con el fin de disponer las ofertas de servicio a los
diferentes clientes. Un aspecto interesante por evaluar es la experiencia que tiene
el cliente sobre el control de proyectos de la organizacin. Sin embargo, por
motivos de tiempo de ejecucin del presente proyecto, no se puede abarcar esta
parte.
Por ltimo, el autor del proyecto est iniciando en la gerencia de proyectos,
por lo cual no cuenta con la experiencia deseada para brindar mayores aportes de
la implementacin prctica de las diferentes metodologas de control.
12

Ingenieros S.A.
4 Captulo II: Marco Conceptual

4.1 Conceptos
El presente proyecto al dirigirse a la Maestra en Gerencia de Proyectos, est

ntimamente vinculado con todo lo relacionado al PMI y sus respectivas variables,
base sobre la cual se utilizarn las principales definiciones del estudio.
x PMI: el Project Management Institute es una institucin internacional sin
fines de lucro, que tal y como se cita en la pgina web del PMI (2015) tiene
como fin emitir directrices y estndares de gestin de proyectos, para que
los profesionales en la materia desarrollen los proyectos bajo un estndar
definido. Cuenta con varias certificaciones en las cuales sus asociados
(profesionales certificados) pueden optar.
x PMBOK: conocido por sus siglas en ingls como el Project Management
Body of Knowledge (PMBOK). Es como la biblia dictada por el PMI para el
manejo de proyectos, consta de 5 Grupos de Procesos (Inicio-PlanificacinEjecucin-Control y Cierre) y 10 reas de Conocimiento (IntegracinAlcance-Tiempo-Costo-Calidad-RRHH-Comunicaciones-RiesgosAdquisiciones y Stakeholders o Involucrados). El presente proyecto se
centra en 3 de las 10 reas de conocimiento a saber: alcance, tiempo y
costos.
Del PMBOK Quinta edicin, ao 2013 se hace referencia a:
x Proyecto: es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio, o resultado nico.
13

Ingenieros S.A.
x Gestin de Costos: son los procesos de planificacin, estimacin,
presupuesto, financiamiento y control de costos, los cuales se gestionan
para que el proyecto pueda ser ejecutado segn lo presupuestado. Es
decir, es el control de los recursos econmicos necesarios para la ejecucin
de un proyecto. Se contemplan aqu los costos de los recursos econmicos,
humanos, materiales, equipos, entre otros, todos estos se cuantifican en
unidades monetarias (colones, dlares, euros).
x Estimacin de Costos: es el desarrollo del estimado aproximado requerido
para completar las actividades del cronograma del proyecto.
x Gestin del Alcance: son los procesos requeridos para asegurar que el
proyecto incluya todo el trabajo requerido y solo el trabajo requerido, para
completar con xito el proyecto.
x Gestin del Tiempo: es el control de las actividades que deben de ser
ejecutadas para cumplir con el proyecto y el tiempo de duracin de cada
una de ellas. Incluye la interaccin entre dichas actividades y el orden
cronolgico en el cual las mismas deben de ejecutarse.
x Gestin
de
Proyectos:
aplicacin
de
conocimientos,
habilidades,
herramientas y tcnicas a las tareas o actividades de un proyecto para

cumplir con los entregables del proyecto.
x Gerente o Director de Proyectos: es la persona asignada por la empresa
ejecutante del proyecto, para dirigir el equipo de trabajo, con el cual se
realizarn
cumplirn
los
objetivos
del
proyecto.
Su
principal
responsabilidad es satisfacer las necesidades de las tareas tanto del equipo

como las individuales.
Adems sirve de puente entre la estrategia de
ejecucin del proyecto y el equipo de trabajo. Es la persona que debe de
14

Ingenieros S.A.
saber de direccin de proyectos, tener la capacidad de aplicar la gestin de

proyectos y mantener un comportamiento de liderazgo durante la ejecucin
del mismo. Asimismo, debe cumplir con los objetivos propuestos y tener
claras las restricciones del proyecto, para ello debe tener importantes
habilidades interpersonales tales como manejo de equipo, liderazgo, poder
de negociacin, comunicacin, influencia, entre otros.
x Stakeholders: son todas las partes interesadas en el proyecto, hay unas
que son de manera directa y otros de manera indirecta.
x Entregable: es cualquier producto medible y verificable que se elabora para

completar un proyecto o parte de este.
x Estructura Detallada de Trabajo (EDT): tambin conocida como WBS. Es
una estructura jerrquica y descendente formada por los entregables del
proyecto. Resume todos los productos y servicios que forman el proyecto,
es muy efectivo para desplegar las relaciones entre los paquetes de trabajo,
establecer la autoridad-responsabilidad de la organizacin y para
proporcionar puntos de referencia con el fin de que las personas se
comprometan a apoyar el proyecto.
Lo que no est en la EDT no se considera parte del proyecto.
15

Ingenieros S.A.
x Diccionario EDT: es un documento que sirve como soporte a la
organizacin jerrquica del trabajo. Se trata de una descripcin detallada de
los componentes de la EDT. Tiene informacin como: cdigo de
identificacin, descripcin del trabajo, responsable, recursos necesarios,
estimados de costos, requisitos de calidad, criterios de aceptacin,
referencias tcnicas, entre otros.
x Procore: Procore (2015) es un software para la administracin de proyectos
de construccin basado en la nube para los profesionales de la industria.
Tiene la facilidad de que con solo crear accesos por medio de una cuenta
de correo electrnico, las personas involucradas en el proyecto pueden
tener acceso a mucha informacin importante del mismo en tiempo real.
x Enlace Windows Suite: software para administracin de empresas y gestin
de proyectos (Anlisis MBC s.a.).
4.2 Antecedentes de la empresa
Historia:
Segn una entrevista realizada al Gerente General de la compaa JG
Ingenieros esta es una empresa electromecnica fundada en 1987 por el Ing.
Johnny Gamboa Acua como una pyme en su momento, con el fin de realizar
trabajos de instalacin y mantenimiento habitacional en el rea electromecnica.
En el ao 1998, con la llegada de Componentes Intel de Costa Rica al pas,
se establece un acuerdo con la empresa UMEC de USA y en alianza participan en
la construccin de los primeros edificios de la transnacional americana. Esto se
realiza en un periodo de 2 aos aproximadamente.
16

Ingenieros S.A.
En el ao 2001, UMEC sale del pas y JG Ingenieros toma los equipos,

herramientas
maquinarias
especializadas
para
competir
en
proyectos
electromecnicos de alto nivel, convirtindose actualmente en uno de los

principales proveedores de Componentes Intel de Costa Rica en materia de
servicios de diseo y construccin electromecnica.
Adicionalmente, en la pgina web de la empresa http://www.grupojg.com/historia.php cita que Desde hace 16 aos J.G. Ingenieros Asociados S.A.
es un contratista completo al servicio de la industria en Costa Rica. J.G. disea e
instala sistemas mecnicos y elctricos para clientes comerciales, institucionales,
industriales y de alta tecnologa.
J.G. Ingenieros se ha especializado en la instalacin de sistemas de
tuberas para edificios, tuberas de proceso, sistemas de distribucin elctrico,
redes de cableado estructurado, equipos de cuarto limpio, sistemas de HVAC,
alimentacin y conexin de servicios para equipos de produccin, as como su
movilizacin, ubicacin, anclaje en sitio y puesta en marcha. J.G. cuenta con
ingenieros y tcnicos ampliamente capacitados y experimentados, quienes buscan
darles a sus clientes una solucin integral a sus necesidades,
Para J.G. Ingenieros Asociados la Salud y Seguridad Ocupacional es una
prioridad en cada uno de sus proyectos. Por esta razn, el Departamento de Salud
y Seguridad Ocupacional se rige por medio de un Reglamento, y se encuentra a
cargo de personal entrenado y certificado, quienes se encargan de desarrollar un
plan completo de seguridad que incluye programas de prevencin, reuniones
diarias al inicio de la jornada laboral, planes de incentivo, entrenamiento constante
y certificacin del personal en el sitio de trabajo.
17

Ingenieros S.A.
Perfil de la Empresa:
J.G. Ingenieros Asociados S.A. es un contratista electromecnico con un
rango completo de capacidades, dentro de las cuales destacan:
x Recepcin, desembalaje, movilizacin, alineacin y anclaje de equipos.
x Cableado y canalizacin de sistemas elctricos.
x Diseo, instalacin y certificacin de sistemas de cableado estructurado
(cobre y fibra ptica).
x Instalacin de tableros elctricos de potencia y paneles de control.
x Fabricacin y armado de polos de aluminio especiales para servicios
elctricos y mecnicos de los equipos.
x Instalacin de sistemas de tuberas para:
x Agua des ionizada (RODI), Aire Comprimido Libre de Aceite, Aguas de
Proceso.
x Nitrgeno, Oxgeno, Vaco, Vapor, Agua Caliente, Agua Fra.
x Instalacin de sistemas de extraccin de gases, cidos y solventes.
x Instalacin de sistemas de distribucin de qumicos.
x Suministro e Instalacin de sistemas de aire acondicionado y ventilacin
(HVAC).
x Sistemas de Deteccin y Extincin Contra Incendios.
x Inspeccin de Ley a calderas y autoclaves para permisos de funcionamiento
en Costa Rica.
18

Ingenieros S.A.
4.3 Filosofa corporativa
Misin:
Brindar los ms altos parmetros de calidad en los proyectos, para garantizar que
cumplan ms all de las expectativas del cliente; satisfaciendo las necesidades y
dando siempre un valor agregado a cada proyecto.
Visin:
Por medio de la calidad y experiencia de nuestro recurso humano lograremos
realizar cada proyecto de manera exitosa y eficiente para nuestros clientes.
JG Ingenieros, 2015 http://www.grupo-jg.com/filosofia.php
19

Ingenieros S.A.
4.4 Organigrama
Fuente: Gerencia General JG Ingenieros, 2015.

4.5 Entregables del proyecto
Para el presente proyecto los tres entregables que se definieron son:
x Revisin de la metodologa y herramientas actuales utilizadas por JG
Ingenieros para el control de Proyectos.
20

Ingenieros S.A.
x Anlisis de la perspectiva de los colaboradores, sobre los resultados de las
encuestas de conocimiento sobre las metodologas de control con las que
cuenta la organizacin.
x Desarrollo de herramientas metodolgicas para el control de alcance costos
y tiempo de los proyectos ejecutados por JG Ingenieros, con base en los
resultados de las encuestas y el anlisis propio del autor del estudio.
4.6 Administrador del proyecto
El presente proyecto ser administrado por el Lic. Jose Marvin Gonzlez
Barquero, autor del presente documento.
4.7 Tiempo estimado del Proyecto
El tiempo estimado de duracin del proyecto es de tres meses, periodos
que comprende las fechas del 13 de julio al 18 de setiembre del 2015.
4.8 Costo del proyecto
El presente proyecto al ser solo de revisin documental y propuesta de
herramientas metodolgicas para la empresa, no representar ningn costo
econmico en esta etapa inicial. En la etapa de implementacin de las propuestas
aceptadas si habr un costo, el cual debe de ser cuantificado al momento de
implementar el proyecto.
4.9 Patrocinador del Proyecto
El presente proyecto no requiere de la inversin econmica, ya que solo
contempla el recurso intelectual del autor, lo mismo ocurre como las encuestas,
estas se encuentran en una plataforma electrnica gratuita. Importante recordar
que el proyecto no contempla la implementaciones por limitaciones de tiempo.
21

Ingenieros S.A.
4.10 Definicin del alcance

El proyecto contempla el desarrollo de herramientas metodolgicas para el
control del alcance, costo y tiempo en la ejecucin de Proyectos Constructivos en
JG Ingenieros S.A.
4.11 Requisitos del Proyecto
Para el desarrollo de este documento se requiere:
x Anlisis de la metodologa PMI definida en el PMBOK para el manejo de
proyectos.
x Acceso a informacin administrativa y operativa de JG Ingenieros, para
evaluar las herramientas utilizadas en la compaa, para la administracin
de proyectos.
x Obtener como mnimo respuesta de 50 personas sobre la encuesta
realizada, con el objetivo de medir el conocimiento y aceptacin de
diferentes stakeholders internos de la organizacin, en relacin con los
mecanismos de control de costos, alcance y tiempo existente en la empresa
y las diferentes propuestas que ellos consideren oportunas implementar.
22

Ingenieros S.A.
4.12 Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
Figura 1 EDT
Fuente: elaboracin propia, 2015

4.13 Diccionario EDT
x 1) Anlisis de antecedentes: revisin de los antecedentes histricos del
manejo de proyectos en la organizacin, tanto a nivel terico como prctico.
x 1.1) Revisin documental: revisin documental de las herramientas
metodolgicas adoptadas por la organizacin para el control de proyectos.
x 2) Desarrollo de cuestionario: anlisis de las preguntas contempladas para
la definicin del cuestionario por utilizar.
23

Ingenieros S.A.
x 2.1) Creacin del cuestionario: establecimiento final de las preguntas que se
van a utilizar en la conformacin del cuestionario por emplear.
x 2.2) Identificacin de stakeholders: identificar dentro de la organizacin,
cules son las personas interesadas y/o involucradas en los procesos de
control y ejecucin de proyectos en la compaa.
x 2.3) Aplicacin de encuestas: uso de herramienta tecnolgica tipo
SurveyMonkey.com para crear la encuesta que se va a aplicar.
x 2.4) Anlisis de resultados: interpretacin de las respuestas obtenidas en
los cuestionarios aplicados. Presentacin de resultados mediante el uso de
grficos.
x 3) Desarrollo de propuesta metodolgica control de proyectos: creacin de
la metodologa propuesta por el autor para el control en la ejecucin de
proyectos.
x 3.1) Desarrollo de herramientas: desarrollo de herramientas para la
aplicacin metodolgica que se va a implementar en el control de alcance,
costos y tiempo durante la ejecucin de proyectos.
5 Captulo III: Marco metodolgico

5.1 Metodologa de investigacin
El nivel de investigacin y tipo de estudio que se har en el proyecto se
apoya en lo citado por Cauas (s.f.) en su texto Definicin de las Variables, enfoque
y tipo de investigacin, en el cual cita que: hay cuatro niveles de estudio:
exploratorio, descriptivo, correlacional y correlacional causas. Para efectos de
esta investigacin, de esos cuatro niveles se utilizar el de investigacin
exploratoria en la primera etapa, en la cual, por medio de un anlisis bibliogrfico
24

Ingenieros S.A.
de tipo documental se analizar la documentacin existente acerca de las

herramientas de control de proyectos con las que cuenta JG Ingenieros S.A., de
esta manera se identificarn las variables del proyecto y se delimitarn los
alcances.
En la segunda etapa de investigacin se har uso del nivel de investigacin
descriptiva, la cual se realizar mediante recoleccin de datos a travs de la
herramienta tipo encuesta, esta consistir en un cuestionario que ser aplicado a
personas con diferentes perfiles e intereses dentro de la organizacin, pero con
mucha relacin en la ejecucin de proyectos. Con estas encuestas los dos
objetivos principales son: primero determinar el grado de conocimiento que tienen
los stakeholders internos con las herramientas de control existentes en la
organizacin y la aplicacin prctica con resultados positivos que dichas
herramientas brindan a la empresa; segundo conocer propuestas de mejora que
los involucrados sugieren. Estos ltimos datos funcionarn para realizar una
comparacin de informacin y a la vez servirn de insumo para reforzar las
propuestas metodolgicas para cumplir con los objetivos del proyecto.
5.2 Enfoque de la investigacin
La investigacin se centrar en un enfoque mixto (cualitativo y cuantitativo)
tal y como menciona Hernndez et al (2007), con una revisin documental de los
controles de proyectos existentes en la empresa y las mejoras que se puedan
realizar a travs de los resultados de las encuestas y de las propuestas del autor.
Importante resaltar que el enfoque ser en tres reas de conocimiento del
PMBOK; Alcance, Tiempo y Costos.
5.3 Diseo de la investigacin
La investigacin tendr un diseo exploratorio no experimental, en el cual,
una vez realizado el anlisis descriptivo de la documentacin existente, se
desarrollarn una serie de interrogantes que buscan conocer con mayor detalle la
25

Ingenieros S.A.
aplicabilidad y eficacia de los controles y la exploracin inicial de las diferentes

propuestas de mejora que se puedan evaluar para cumplir con los objetivos del
proyecto. Todo esto cuantificando los resultados obtenidos. La herramienta
electrnica utilizada para aplicar dichas encuestas sern los instrumentos en lnea
por medio de SurveyMonkey.com
5.4 Poblacin
JG Ingenieros, segn la calificacin general de Pymes es una empresa de
tamao grande, donde actualmente, segn informacin suministrada por el
Departamento de RRHH de la empresa, la poblacin laboral es de 120 personas
(35 administrativos y 85 operativos), estos nmeros incluyen los colaboradores de
oficinas centrales y los de los diferentes proyectos desarrollados por la compaa.
5.5 Muestra
Para efectos de la presente investigacin se realizar el estudio al 100% del
personal administrativo involucrado en la ejecucin de proyectos, estos son 28 de
los 35 colaboradores antes citados en la poblacin, es decir, un 80% de la
poblacin administrativa ser la muestra seleccionada para el respectivo estudio.
5.6 Muestreo
Se realiz un muestreo probabilstico donde toda la poblacin administrativa
involucrada en proyectos form parte de la muestra. La encuesta se envi va
correo electrnico con la herramienta en lnea llamada surveymonkey.com, por
medio de la cual se espera recibir una cantidad del 90% de respuestas como
mnimo, es decir, 25 respuestas, con esto se tendra un porcentaje de respuesta
altamente confiable.
5.7 Recoleccin de datos
Tal y como se ha citado, el negocio de la construccin es sumamente
dinmico y los retos de las empresas han ido en aumento con el pasar de los
26

Ingenieros S.A.
tiempos. Cada vez la competencia es mayor y los clientes son ms exigentes,

aspectos que llevan a las empresas a mejorar sus procesos para mantenerse a la
vanguardia en el negocio.
JG Ingenieros, es una empresa top 10 en su especialidad del negocio, que
a pesar de tener xito con sus clientes al cumplir con los entregables del proyecto
tanto en el alcance y calidad requerida, cuenta con una gran rea de mejora en el
control interno de sus proyectos.
Como ya se mencion, el proyecto se centra en las reas de conocimiento de
costos, alcance y tiempo y en ese sentido JG Ingenieros cuenta con los siguientes
controles:
x Gestin de costos: para la planeacin de costos, es decir, al cotizar los
proyectos, el Departamento de Presupuestos hace uso de plantillas, donde
tienen definidos los montos de la mano de obra con los cargos
correspondientes, costos de materiales (que se actualizan anualmente en lo
macro y cuando son materiales muy especficos o de valor y/o cantidad
importante se actualizan a la fecha de presentar la oferta), equipos (cuando
aplica) y porcentajes % de utilidad. Una vez que el proyecto es adjudicado a
la empresa, pasa a Ingeniera donde se lleva a cabo el proyecto. En esta
rea, a nivel de control de costos, no existe una herramienta implementada
para gestionar los costos planificados vs los realizados, es decir, no se lleva
un registro de costos ni se hace un cierre de proyecto para determinar la
rentabilidad del mismo. Los controles actuales consisten en que con base
en lo cotizado se busca cumplir con los recursos de mano de obra
proyectada y los materiales y equipos cotizados. Sin embargo, esto queda
muy a conciencia y profesionalismo de los ejecutores de proyectos, es
27

Ingenieros S.A.
decir, no hay restricciones de los pedidos y cargas que se hagan en los

recursos humanos y de insumos para ejecutar los proyectos.
Como parte de las mejoras que ha venido realizando la empresa, se
est en proceso de adquisicin de un nuevo sistema (Software) para
Administracin de Empresas, llamado Enlace. Este sistema cuenta con un
Mdulo de Contabilidad para Administracin de Proyectos, en el cual se
pueden habilitar proyectos por separado para llevar el control del
presupuesto vs los gastos, de manera que se pueda llevar el control de
costos desde que se crea el proyecto y al final lograr determinar la
rentabilidad del mismo. Tambin se cuenta con un mdulo para planillas
igual para Administracin de Proyectos, donde igualmente se puede llevar
el control real y actualizado de lo presupuestado en mano de obra vs lo
realmente utilizado.
Finalmente, en este sistema, hay un mdulo llamado Inventarios, que
igualmente sirve de mucho en la gestin de costos, ya que en tiempo real
se tienen inventarios actualizados y se pueden consultar los insumos
disponibles en materiales y equipos, de manera que se use como base de
datos antes de proceder a realizar compras innecesarias y que ms bien se
gestionen como traslados de bodegas. Todo lo anterior actualmente est en
proceso de desarrollo, pero no implementado.
x Gestin de alcance: en esta rea, el insumo que utiliza la empresa se basa
en el alcance del proyecto suministrado por el cliente, el cual sirve de
insumo principal para la planificacin (presupuesto) de costos. Una vez
adjudicado el proyecto, cuando pasa al rea de ingeniera, el control que se
hace es la creacin del WBS y del Project del Proyecto, pero no se lleva
ningn Project Charter, ni identificacin de stakeholders, ni ninguna otra
28

Ingenieros S.A.
herramienta de control para asegurar la realizacin nica y exclusiva del

alcance del proyecto, es decir, de cumplir con los entregables esperados
por el cliente. En este sentido, si bien es cierto, siempre se cumple con
entregar lo solicitado, pero al no llevar control, se pueden ejecutar ms
tareas de las requeridas o se pueden obviar en el presupuesto, lo cual hace
que la ejecucin del proyecto sea ms costosa de lo planificado y que
inclusive pueda ocasionar disconformidades con el cliente, por no cumplir a
cabalidad con lo requerido. Cuando hay cambios ya sean solicitados por el
cliente o por algn stakeholder, se cotiza y una vez aprobado se ejecuta,
sin embargo, no se cuenta con un proceso de control de cambios ni
comunicacin de los mismos de manera formal.
x
Gestin del tiempo: cuando se enva la oferta, el rea de presupuestos

hace un estimado del tiempo del proyecto, basndose en los tiempos de
entrega ms largos de los materiales y/o equipos y la experiencia de los
ejecutores y de los proyectos similares ejecutados anteriormente. Una vez
que el trabajo es aprobado, se crea un Cronograma en Project del mismo
que se ajuste al tiempo de duracin indicado en la oferta. El control actual
consiste en revisin visual semanal del avance en el campo vs el avance
requerido por el cronograma creado para el proyecto, cuando el avance
demuestra atrasos se toman acciones como aumentar mano de obra o
cantidad de horas laboradas para recuperar el % de avance atrasado.
A continuacin se exponen los resultados obtenidos de las encuestas

electrnicas, donde hubo una respuesta del 90% de la muestra definida, estos son
los siguientes:
29

Ingenieros S.A.
Grfico # 1.
Cuenta JG Ingenieros con herramientas para llevar a cabo el control de proyectos?
Fuente: Encuesta electrnica va SurveyMonkey, 2015

x El 88% de los encuestados saben que JG Ingenieros cuenta con
herramientas para llevar a cabo el control de proyectos.
Grfico # 2.
Conoce el personal de JG Ingenieros esas herramientas?

x 22 de las 25 personas encuestadas conocen cules son esas herramientas
y dentro de las que citan son: O4B, Microsoft Project, Enlace, Procore, Hoja
Electrnica Excel, Reuniones y Otros Documentos.
30

Ingenieros S.A.
Grfico # 3.
Con qu frecuencia ha utilizado el personal de JG Ingenieros esas herramientas
para controlar los proyectos?
Fuente: Encuesta electrnica va SurveyMonkey, 2015.

x Solo un 36% de las personas que conocen las herramientas existentes para
control de proyectos le dan un uso de regular hacia arriba, es decir, usan
comnmente las herramientas.
31

Ingenieros S.A.
Grfico # 4.
Segn el uso y familiarizacin con las herramientas que tiene el personal
de JG Ingenieros, qu grado de utilidad consideran que tienen las mismas?

x El 60% de las personas consideran que el grado de utilidad que tienen las
herramientas que actualmente se usan en la organizacin es mucha,
mientras que solo un 20% consideran que la utilidad es poca (20%).
32

Ingenieros S.A.
Grfico # 5.
Considera el personal de JG Ingenieros que el control de costos que se
lleva en los proyectos es el idneo?

x El control de costos que se lleva en los proyectos es considerado no idneo
por un 96% de los encuestados.
x En el tema de costos, los encuestados indican que no hay control de los
recursos utilizados vs los planificados y que los proyectos no tienen un
cierre para saber el costo del mismo, es decir, que no hay control de costos.
Adems, indican que cuando un proyecto no ha sido creado, se cargan
recursos materiales en otros proyectos para no tener atrasos, lo cual no
permite llevar un control correcto y certero.
x Un aspecto importante citado es que los costos de los presupuestos vs los
reales,
muchas
veces
son
diferentes,
ya
que
no
se
actualizan
frecuentemente en el momento de presupuestar. Esto puede generar

presupuestos altos o bajos en relacin con el precio real.
33

Ingenieros S.A.
x Los encuestados realizan las siguientes propuestas de control de costos:
o Definir un puesto para llevar el control de costos en los proyectos,
hacer cierre de costos al finalizar los proyectos para determinar
rentabilidad.
o Actualizar con mayor frecuencia los costos de los materiales y
equipos usados en los proyectos.
o Crear alianzas con proveedores locales e internacionales para
mejorar costos.
o Adquirir un software de control de costos.
o Limitar el uso de materiales, equipos y mano de obra para que solo
se pueda usar lo planificado y as no se gaste ms de lo planificado.
o Mejorar los inventarios en bodegas, de manera que estn
actualizados y se pueda hacer un uso correcto de los insumos.
o Revisin bi-semanal o mensual de avance de proyectos y uso de
recursos vs presupuesto.
34

Ingenieros S.A.
Grfico # 6.
La forma en cmo se controla en JG Ingenieros el alcance en los
proyectos es la mejor?

x En cuanto a la forma en cmo se controla el alcance en los proyectos, un
84% de los colaboradores encuestados consideran que la misma no es
correcta. Los fundamentos de apoyo de este criterio son:
o No hay un procedimiento definido.
o Cuando hay cambios no existe un procedimiento de control de
cambios y comunicacin de los mismos.
o Los alcances quedan mucho a la interpretacin de los ejecutores.
o No hay creacin de EDT/WBS ni diccionario EDT.
o El alcance de las cotizaciones de los proveedores que se usan en
presupuestos, muchas veces no es clara y es necesario volver a
cotizar, lo que conlleva a realizar un doble trabajo.
35

Ingenieros S.A.
o No hay un proceso/flujo de informacin clara entre el departamento

de presupuestos y el de ejecucin (ingeniera).
o Los ejecutores de proyectos, en ocasiones no conocen con detalle el
alcance del proyecto, a pesar de tener la informacin disponible del
mismo.
x Las propuestas realizadas para el control del alcance en los proyectos son:
o Una vez adjudicado el proyecto, documentar claramente el alcance e
incluir claramente los cambios realizados.
o Hacer una reunin con todos los involucrados en el proyecto para
explicar el alcance y aclarar dudas.
o Realizar reuniones con mayor frecuencia para control de avance,
incluyendo la presencia de los supervisores.
o Mejorar la comunicacin en general.
o Definir un responsable de la fiscalizacin y control.
36

Ingenieros S.A.
Grfico # 7.
Las herramientas usadas en JG Ingenieros para controlar el tiempo en los
proyectos son correctas?
x Un 60% de las personas encuestadas, consideran que la forma como se

controla el tiempo en los proyectos es incorrecta. Este criterio lo respaldan
con base en la siguiente informacin:
o La empresa no cuenta con un historial de duraciones en los
proyectos, por lo tanto no hay un respaldo para calcular duracin.
o No existe una metodologa clara para definir las duraciones de
ejecucin.
o Hay muchos atrasos en compra de materiales y esto afecta el tiempo
planificado.
o El control de cumplimiento de los avances planificados solo se realiza
una vez a la semana, cual puede resultar tiempo poco prudencial
para aquellos proyectos cuya entrega es a corto plazo.
37

Ingenieros S.A.
o Los % de avance los determinan los mismos ejecutores, no hay una

metodologa que defina cmo establecer dichos % para que no sean
dictado por el mismo ejecutor.
o La comunicacin para planificar actividades diarias no es la mejor.
o Muchas veces se atrasan las fechas de cierre de actividades, debido
a los tiempos de respuesta en la llegada de los insumos solicitados
(materiales, equipos, mano de obra), lo cual provoca afectacin en
los tiempos.
x Otras propuestas brindadas por los entrevistados para la mejora del control
de proyectos son:
o Mejorar eficiencia del personal operativo.
o Mejorar capacitacin del personal en general.
o Mejorar los tiempos de respuesta de compras/proveedura.
o Mejorar alianzas con socios comerciales.
o Mejorar la supervisin de campo en los proyectos.
o Crear un sistema de comunicacin sencillo, pero eficiente, donde
haya un flujo correcto de informacin entre el personal.
o Definir un sistema de bonificaciones a ingenieros y supervisores por
la ganancia de proyectos, de manera que busquen la mayor
eficiencia en produccin, mayor reduccin en horas extras y excesos
de compras en materiales.
38

Ingenieros S.A.
o Tomar acciones con las personas que realicen gastos no planificados

por pedidos de insumos errneos o gastos en mano de obra mayor a
lo presupuestado.
o Hacer evaluaciones de personal, de manera que se prescinda de
aquellos trabajadores que no cumplen y se mejoren las condiciones
salariales y laborales en general de aquellos que obtengan mejores
resultados.
o Reuniones ms frecuentes de revisin de cumplimiento de lo
planificado vs lo ejecutado, as como del uso de recursos.
6 Captulo IV: Anlisis

Una vez obtenidos los datos de las encuestas aplicadas y con la recopilacin
investigativa de informacin existente en la organizacin, se desarrolla el
cumplimiento de cada objetivo especfico del estudio.
El objetivo nmero uno del presente proyecto consisti en evaluar las formas
de control tradicionales empleadas para la gestin de proyectos constructivos, con
el fin de determinar la utilidad de estos controles en relacin con los
requerimientos de la empresa y del negocio actual. En este sentido, se debe
indicar que la empresa cuenta con varias formas de control, las cuales son
conocidas por el 88% de las personas encuestadas y que, adems, un 60% de
dichos colaboradores consideran que son de utilidad. Sin embargo, al analizar con
ms detalle las respuestas brindadas, se deben destacar aspectos no tan
positivos, tales como que solo un poco ms de la tercera parte de las personas
involucradas en proyectos, hacen uso de las herramientas existentes y que en
39

Ingenieros S.A.
promedio un 80% expresan disconformidad con dichas formas de control de

costos, alcance y tiempo, pues indican que las mismas son incorrectas o
ineficientes.
A nivel especfico, se puede ver cmo la mayor discrepancia en el control de
proyectos se da en el rea de costos, donde un 96% de las personas consideran
que la forma en cmo se controlan los costos es deficiente y se cita que los dos
principales problemas son: primero que no se lleva ningn control de los recursos
usados vs los presupuestados, es decir, los proyectos no tienen cierre financiero
para evaluar rentabilidad y por ende hacer control de costos; segundo, que a nivel
de presupuestos la actualizacin de precios de materiales no es tan frecuente, lo
cual hace que los mismos puedan no ser irreales al momento de presentar las
ofertas.
La siguiente rea de mayor disconformidad entre los encuestados es la
relacionada con el control del alcance, donde un 84% de las personas consideran
que es incorrecta la forma en cmo se controla. Aqu los principales problemas
citados radican en la ausencia de un procedimiento definido para documentar,
controlar y mantener actualizado el alcance incluyendo sus cambios, as como
problemas de comunicacin, involucramiento y trabajo en equipo.
Por ltimo, con respecto a lo relacionado con el control del tiempo, un 60% de
los colaboradores
manifiestan estar en contra de la forma como se controla
actualmente en la compaa. Las principales debilidades identificadas en esta rea

son: no existe una metodologa clara para definir las duraciones de ejecucin de
los proyectos, los tiempos de respuesta en materiales y contratacin de personal
son muy amplios y esto es lo que ms afecta los tiempos de entrega de los
proyectos, lo cual conlleva a tener que incurrir en el aumento de la mano de obra
en horas extras y/o en cantidad para poder cumplir. El control del avance no
40

Ingenieros S.A.
cuenta con una herramienta escrita y clara para medir el mismo, ni en forma ni en
frecuencia, por lo cual se depende del % de avance indicado por la misma
persona ejecutora, convirtindose esta en juez y parte.
El segundo objetivo del presente estudio pretende definir propuestas de mejora
que los involucrados (stakeholders) internamente, en el control de proyectos,
consideren oportunas para implementar y mejorar el control de ejecucin de
proyectos de la organizacin. En este sentido las principales propuestas son:
x Costos:
o Implementar un software para control, donde se puedan alimentar los
recursos contemplados y restringir el uso de los mismos, de manera
que no se pueda usar a la libre ms de lo planificado. Adems de
definir una frecuencia de revisin de costos en los proyectos y que
se pueda hacer cierre de costos de los mismos.
o Definir e implementar una estrategia clara de presupuestos, donde se
determine el modelo de actualizacin de precios y los costos de
mano de obra.
o Mejorar el manejo de inventarios y crear alianzas estratgicas con
proveedores para conseguir mejores precios y tiempos de respuesta.
x Alcance:
o Documentar claramente el alcance y comunicarlo a los involucrados
de ejecucin en el proyecto. As como desarrollar un procedimiento
de control de cambios.
o Mejorar la comunicacin en general.
o Definir un responsable de la fiscalizacin y control.
41

Ingenieros S.A.
x Tiempo:
o Documentar un historial de duraciones de proyectos para determinar
el tiempo invertido en los mismos con base en las experiencias
reales de proyectos pasados y similares.
o Mejorar sustancialmente el proceso de compra, ya que los tiempos
de respuesta en materiales y equipos son muy largos.
o Definir una metodologa para medir objetivamente los porcentajes de
avance, los cuales se puedan cuantificar sin que haya una
dependencia del progreso indicado por el mismo ejecutor. Esto de la
mano con una revisin frecuente y oportuna para el control de cada
proyecto.
El tercer y ltimo objetivo especfico del proyecto pretende definir los
recursos requeridos para la implementacin del sistema de control de costos,
alcance y tiempo, para poder establecer las posibles opciones para la obtencin
de dichos recursos. Para ello, la organizacin cuenta con el recurso humano y
experiencia en ejecucin de proyectos, por lo cual no tiene inconvenientes en ese
sentido, pero para poder definir los roles y responsabilidades de dichos recursos,
primeramente debe de desarrollar una metodologa clara de control de proyectos
en las reas de costos, tiempo y alcance que son las reas de estudio del
presente documento.
Para cumplir con lo anterior y como parte fundamental del presente
proyecto, se desarrollar la propuesta del sistema de control de costos, alcance y
tiempo con base en el estndar dictado por el PMI, para gestin de proyectos a
travs de lo publicado en el PMBOK Quinta Edicin, ao 2013.
42

Ingenieros S.A.
6.1 Desarrollo metodolgico control proyectos

Tal y como se mencion anteriormente, la metodologa para el control de
costos, tiempo y alcance en proyectos se basar en lo dictado en el PMBOK
(2013), esto con el propsito de utilizar un estndar internacional documentado y
con suficiente comprobacin de utilidad exitosa a nivel mundial, razones de peso
para usar dicha informacin como insumo principal de la propuesta metodolgica.
6.1.1 Gestin del alcance
Segn el PMBOK (2013), se entiende como gestin del alcance a los
procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo
requerido y solo el trabajo requerido, para completar con xito el proyecto.
El alcance es un proceso compuesto por 5 reas (Figura. 1).
Figura 1. Gestin del Alcance del Proyecto
Fuente: PMBOK 2013.
43

Ingenieros S.A.
En este proceso se define los pasos y procedimientos para establecer cmo

definir, validar y controlar el alcance del proyecto. Para efectos de uso en JG
Ingenieros, se utilizar como base la gua del PMBOK, pero con ajustes propios
para la organizacin, de tal manera que se tengan las propias entradas,
tcnicas/herramientas y salidas en la gestin de proyectos.
Para los proyectos de JG Ingenieros se desarrollarn 3 etapas a nivel general:
x Entradas: Plan general del proyecto, documentacin facilitada por el
cliente, Acta de Constitucin del Proyecto (Project Charter), donde se
documentarn los requisitos del proyecto, EDT y Diccionario EDT y anlisis
de Stakeholders.
x Tcnicas y Herramientas: Juicios de experto, uso de software, reuniones y
caminatas de inspeccin y seguimiento.
x Salidas: plan de gestin del alcance del proyecto.
6.1.1.1
Entradas
Plan General del Proyecto: es el plan general de gestin del proyecto, debe
contemplar los 5 procesos y las 10 reas de conocimiento. Este plan general no
forma parte del desarrollo del presente proyecto.
Acta de Constitucin del Proyecto (Project Charter): se usa para contextualizar el
proyecto y hacer una descripcin primaria a alto nivel del proyecto y las
caractersticas del mismo, aqu se documentan los requisitos del proyecto. La idea
es que cuando el cliente enva el alcance del proyecto, se resuma en el acta
constitutiva el mismo, de manera que se pueda comprender mejor e interactuar
con el cliente para tener bien claro y establecido el proyecto. Para efectos de uso,
se propone usar un formato sencillo, pero muy completo, que sirva para que JG
44

Ingenieros S.A.
Ingenieros pueda documentar claramente con el cliente cuando el alcance no est

claramente definido.
Tabla 1. Acta Constitucin del Proyecto
ACTA CONSTITUCIN DEL PROYECTO
Fecha de elaboracin
Cdigo del Proyecto
INFORMACIN GENERAL DEL PROYECTO

Nombre del Proyecto
Solicitante(s)
rea (s) funcional (es)
Nombre del patrocinador
Nombre del administrador del proyecto
Cliente(s)
CARACTERISTICAS DEL PROYECTO

Fecha de Inicio
Tipo de proyecto
Factores crticos de xito
Justificacin del proyecto
Fases del proyecto
Fase 1:
Producto esperado:
Fase 2:
Producto esperado:
Supuestos
Restricciones
ALCANCES DEL PROYECTO
Alineacin estratgica del proyecto
Problema a resolver / Oportunidad

Producto final y productos parciales
PRESUPUESTO ASIGNADO
Presupuesto asignado:
45
Fecha de finalizacin

Ingenieros S.A.
PARTICIPANTES CLAVES DEL PROYECTO

Nombre
Roll en el proyecto
Departamento
Restriccin
de recurso
S
NO
RIESGOS DEL PROYECTO

No.
Riesgo
Descripcin del riesgo
APROBACIN
Patrocinador
Fecha
Fuente: elaboracin propia, 2015.

EDT y Diccionario EDT: una vez documentada y aceptada el acta constitutiva, el
siguiente paso es el desarrollo de la Estructura Detallada de Trabajo (EDT) con su
respectivo diccionario, de manera que el alcance del proyecto se resuma en las
actividades por ejecutar para cumplir con los entregables. Algunas sugerencias
para elaborar la EDT son:
x Asegurarse de contemplar todos los entregables, lo que se escriba es parte
integral del proyecto y lo que no se indica, se considera como no parte del
proyecto.
x Trabajar 4 niveles:
o Nivel 1 se coloca el nombre del Proyecto.
o Nivel 2 las principales fases.
46

Ingenieros S.A.
o Nivel 3 los entregables principales.

o Nivel 4 el grupo de actividades para hacer o lograr el entregable.
Para crear el EDT se puede hacer uso de la herramienta WBS Chart Pro o
WBS Schedule Pro. Un ejemplo de WBS es:
Figura 2. EDT/WBS
Fuente: Elaboracin propia, 2015
47

Ingenieros S.A.
La EDT debe estar de la mano con el Diccionario EDT, una propuesta de

formato es:
Tabla 2. Diccionario EDT
DICCIONARIO DE LA EDT
Nmero de paquete en EDT:
Nombre del entregable:
Descripcin del entregable:
Criterios de calidad para
aceptar el entregable:
Restricciones y supuestos:
Fecha lmite / vencimiento:
Duracin:
Costo:

Anlisis Stakeholders: corresponde a una etapa muy importante de la
documentacin y definicin clara del alcance del proyecto. El Gerente o Director
del Proyecto debe reunirse con el patrocinador del proyecto para identificar a los
interesados/involucrados (stakeholders), con el fin de comunicar el acta
constitutiva y la EDT para que la analicen, de manera que, en esta etapa temprana
del proyecto, se deje bien claro su alcance y si se requieren cambios, sea este el
momento adecuado para minimizar la posibilidad de impactos en el mismo. Una
vez compartida la informacin, se debe de convocar y solicitar a los stakeholders
que en un tiempo definido, completen la matriz de stakeholders para conocer
claramente sus posiciones al respecto y que en esta etapa se evalu si se deben
de realizar cambios (en caso de que hayan) en el menor tiempo posible y
documentarlos.
48

Ingenieros S.A.
Tabla 3. Matriz de Stakeholders
Matriz de Stakeholder (Involucrados)

Proyecto: Nombre del proyecto.
Cdigo: Cdigo del proyecto.
Fecha de Inicio: Fecha de comienzo del proyecto.
Stakeholder: Puesto de la persona interesada/involucrada.
Tipo: Interno/externo al proyecto
Objetivo o
resultados
esperados
Nivel de inters
Etapa de
participacin
Acciones posibles
Objetivos o
resultados del
proyecto en los
que el stakeholder
muestra inters o
puede influir.
Grado de inters
que muestra el
interesado en el
proyecto (AltoMedio-Bajo)
Etapa o momento
del proyecto donde
el interesado tiene o
puede tener
participacin.
Acciones que puede

realizar el stakeholder
para impactar
positivamente los
objetivos en los que
muestra inters o puede
influir.
Comentarios
Conclusiones: Sntesis sobre puntos clave por considerar en el manejo de las expectativas del interesado.

6.1.1.2
Tcnicas y herramientas
Para desarrollar y controlar las entradas de la gestin del alcance, las tcnicas
utilizadas sern:
x Inspecciones de campo donde se verifique fsicamente la construccin para
cumplimiento de entregables. Para documentar los resultados de estas
inspecciones, se deber de utilizar la siguiente herramienta:
49

Ingenieros S.A.
Tabla 4. Matriz de inspeccin fsica de control de alcance

Matriz de inspeccin fsica de control de alcance
Inspector (nombre y firma): ___________________________ Fecha de inspeccin: ___________
Proyecto: ___________________________ rea especfica: _________________________
ID entregable
Disciplina
Cumple con alcance

requerido (SI-NO)
Comentarios

x En caso de que la inspeccin de campo demuestre que no se cumple con el
alcance requerido, se debe determinar si es por incumplimiento del ejecutor
(en este caso hay que corregirlo) o si es por cambio en el alcance. En caso
de ser este ltimo, se debe de documentar el cambio, comunicarlo y tener
la aprobacin antes de ser ejecutado.
50

Ingenieros S.A.
Tabla 5. Formulario solicitud de cambio
Formulario solicitud de cambio

Proyecto:
Solicitante del cambio:
EDT afectada:
Fecha:
Cambio #:
Etapa del proyecto:

Categora del cambio (Marque todas las que aplique):
$JHQGD
&RVWR
$OFDQFH
7LHPSR
5HFXUVRV
$GGHQGXP
5HTXHULPLHQWRV(QWUHJDEOHV
Describa el cambio solicitado:

Describa la razn del cambio:
Describa todas las alternativas consideradas:
Describa los riesgos que se pueden considerar por el cambio:
Estime los recursos que se necesitan para implementar el cambio:
x Recursos (tcnicos, tecnolgicos, humanos, etc.):
x Costos:
x Duracin Estimada:
Describa las implicaciones del cambio:
Disposicin:
$SUREDGD
5HFKD]DGD
Justificacin de la aprobacin, rechazo o defensa:
En estudio
Personas a las que se debe comunicar el cambio:

Mtodo de comunicacin del cambio:
Responsable de comunicar el cambio:
Aprobacin de cambio
Nombre
51
Firma
Fecha

Ingenieros S.A.
x Reuniones de planeacin y seguimiento tanto internas como con el cliente.
Todas las minutas de dichas reuniones se documentan y comunican a
travs del Procore.
6.1.1.3
Salidas
Con las entradas y herramientas antes citadas, se obtiene el Sistema de

Gestin de Alcance del proyecto; el cual est compuesto por:
1. El acta constitutiva
2. La EDT y el diccionario EDT
3. Matriz de Stakeholders
4. Matriz de inspeccin fsica de avance
5. Formulario de solicitud de cambio
6. Procore
Con lo anterior, el Gerente de Proyectos puede delegar en la persona
encargada del control de documentos de la organizacin, el control, seguimiento y
actualizacin del alcance del proyecto.
52

Ingenieros S.A.
6.1.2 Gestin del tiempo

Segn el PMBOK (2013), la gestin del tiempo son los procesos requeridos
para asegurar que el proyecto se concluya a tiempo segn lo planificado.
La estructura del rea de gestin del tiempo es:
Figura 3. Estructura de gestin del tiempo
53

Ingenieros S.A.
Fuente: PMBOK (2013)

Para cumplir con cada una de las 7 etapas del proceso, vamos a establecer
las entradas, tcnicas/herramientas y salidas en la gestin del tiempo.
Plan gestin de tiempo:
Es el proceso para establecer las polticas, procedimientos y documentacin
6.1.2.1
para planificar, desarrollar, manejar, ejecutar y controlar el cronograma.

x Entradas: Plan Gestin del Proyecto, Acta Constitutiva, EDT y diccionario
EDT, Plan General de Gestin del Alcance del Proyecto.
x Tcnicas/Herramientas: Juicios de experto, con apoyo en el historial de
duraciones en proyectos similares ya ejecutados, reuniones documentadas
en Procore.
x Salidas: Plan de Gestin del tiempo donde se define la lnea base del
cronograma, las unidades de medida para definir los recursos, las formas
de actualizacin del cronograma.
Definir Actividades:
Proceso de identificar y documentar las actividades especficas por llevar a
6.1.2.2
cabo para cumplir con los entregables del proyecto.

x Entradas: Plan de Gestin del tiempo, Lnea base del cronograma.
x Tcnicas/Herramientas: descomposicin de actividades (ajustar a EDT),
juicio de experto, comparacin de actividades del cronograma vs EDT
definido.
54

Ingenieros S.A.
Tabla 6. Definicin de actividades

Lista de actividades de proyecto/Estructura detallada de trabajo
Proyecto: ___________________________ Fecha: ______________________________
ID EDT
Nombre Actividad
Predecesora

Tabla 7. Descomposicin EDT
Descomposicin estructura detallada de trabajo
Proyecto: ___________________________ Fecha: ______________________________
Disciplina
ID EDT
Nombre EDT

x Salidas: Lista de actividades e hitos.
55
Tareas por desarrollar

Ingenieros S.A.
Secuencia de actividades:
Consiste en identificar y documentar la relacin entre las actividades del proyecto.
6.1.2.3
x Entradas: Lista de actividades e hitos, planes de gestin del tiempo.

x Tcnicas/Herramientas: tabla bsica de relaciones, diagrama de redes de
interrelaciones o precedencia.
Figura 4. Diagrama de redes

x Salidas: diagrama de redes de interrelaciones con secuencias lgicas como
inicio-inicio, inicio-final, final-final, final-inicio. Actualizacin de la lista de
actividades.
Estimacin de recursos:
Proceso de estimar los recursos (tipos y cantidades) para llevar a cabo cada
6.1.2.4
actividad.
56

Ingenieros S.A.
x Entradas: plan general del proyecto, plan de gestin del alcance, plan de
gestin del tiempo, lista de actividades, anlisis de riesgos, calendario de
trabajo (periodos laborables y no laborables), estimado de costos de
actividades.
x Tcnicas/Herramientas: juicio de experto, comparacin de recursos con
histrico de proyectos, Microsoft Project.
Tabla 8. Estimacin de recursos
Estimacin de recursos
Proyecto: ___________________________ Fecha: ______________________________
Tareas por
ejecutar
EDT
Lugar
trabajo
Recursos
requeridos
Unidad de
medida
Cantidad
requerida
Cantidad
total
recursos
x Salidas: estructura de desglose de recursos, actualizacin del plan general

del proyecto.
57

Ingenieros S.A.
Estimacin de duraciones:
Consiste en estimar el tiempo requerido para completar cada actividad segn
6.1.2.5
los recursos estimados.

x Entradas: plan general del proyecto, plan de gestin del tiempo, lista de
actividades, anlisis de riesgos, calendario de recursos, estructura desglose
de recursos.
x Tcnicas/Herramientas: juicio de experto, comparacin de duraciones con
histrico de proyectos, anlisis de capacidades y rendimientos de recurso
humano, Microsoft Project.
Tabla 9. Estimacin inicial de duraciones
Estimacin inicial de duraciones
Proyecto: ___________________________ Fecha: ______________________________
EDT
Tarea por ejecutar
Duracin estimada
Comentarios

x Salidas: actualizacin del plan general del proyecto, estimado duracin de
actividades.
58

Ingenieros S.A.
Desarrollo del cronograma:

Proceso de analizar y establecer la secuencia de actividades, duraciones,
6.1.2.6
recursos y restricciones de horarios para establecer el cronograma del proyecto.

x Entradas: plan general del proyecto, plan de gestin del tiempo, lista de
actividades, anlisis de riesgos, calendario de recursos, diagrama de redes,
de actividades y sus secuencias, duracin estimada de actividades, Staff
asignado.
x Tcnicas/Herramientas:
anlisis
de
redes
de
trabajo,
tcnicas
de
optimizacin de recursos, Microsoft Project.

Figura 5. Proyecto en Microsoft Project
x Salidas: cronograma del proyecto, lnea base del proyecto, calendario de

trabajo, actualizacin del plan general del proyecto, actualizacin de
documentos.
59

Ingenieros S.A.
Control del cronograma:

Consiste en monitorear el estatus de las actividades del proyecto, para
6.1.2.7
mantener actualizado el avance del cronograma y para gestionar los cambios en la

lnea base establecida.
x Entradas: plan general del proyecto, cronograma del proyecto, hojas de
control de avance, calendario de trabajo.
revisin
de
rendimientos,
Microsoft
Project,
tcnicas de optimizacin de recursos, juicio de experto, comparacin de

recursos con histrico de proyectos, anlisis de capacidades y rendimientos
de recurso humano.
Tabla 10. Control de Avance de Proyecto
Reporte #: ______________________
Fechas que abarca el reporte: _____________
% Avance segn cronograma: _______
% Avance real en campo: _________________
Cdigo
Actividad
Descripcin de la actividad
% Avance
eequerido
%
Avance
real
Balance
avance
(=, +, -)
Comentarios

x Salidas: reportes de avance del proyecto, indicadores del proyecto,
actualizacin del plan general del proyecto, actualizacin del plan de
gestin del tiempo, actualizacin de documentos.
60

Ingenieros S.A.
6.1.3 Plan Gestin de Costos:

Segn PMBOK (2013), la gestin de costos son los procesos involucrados en la
planificacin, estimacin, presupuesto, financiamiento, gestin y control de costos
del proyecto, para que el mismo sea ejecutado segn lo planificado.
Su estructura es:
Figura 6. Estructura de Gestin de Costos
Fuente: PMBOK (2013)
61

Ingenieros S.A.
Plan de gestin de costos

Es el proceso donde se establecen las polticas, procedimientos y dems
6.1.3.1
documentacin para planear, gestionar, expedir y controlar los costos en el

proyecto.
x Entradas: plan general del proyecto, acta constitucin del proyecto.
x Tcnicas/Herramientas: juicios de experto, forma de financiamiento,
alianzas con proveedores,
matriz de reuniones, formas de control y
seguimiento.
x Salidas: Plan de gestin de costos.
Estimacin de costos
Consiste en desarrollar una aproximacin de los recursos monetarios
6.1.3.2
necesarios para completar las actividades del proyecto.

x Entradas: plan de gestin de costos, plan de gestin del recurso humano,
lnea base del cronograma, cronograma del proyecto, riesgos identificados.
x Tcnicas/Herramientas: juicio de experto, historial de costos de proyectos
ejecutados, estimacin de costos anloga (cuando hay proyectos similares
anteriores) y paramtrica (se consideran variables especficas como costo
por m2), anlisis de reserva o imprevistos cuando hay poca informacin
para cotizar el proyecto o cuando el riesgo econmico del mismo es
importante, costo de la calidad del proyecto, software de gestin de
proyectos como el autosprink, que sirve para definir los recursos materiales
necesarios para instalar sistemas de incendio, tcnicas de decisin de
grupo.
62

Ingenieros S.A.
Tabla 11. Estimacin inicial de costos

Estimacin de costos por actividad/EDT
Proyecto: ___________________________ Fecha: ___________
ID EDT
EDT
Costo total estimado

Una de las herramientas importantes con la que cuenta la empresa
en esta parte es el Software Enlace, Modulo de Inventarios, ya que la
informacin disponible en esta herramienta servir de base importante para
determinar los insumos de materiales y equipos disponibles en la empresa,
los cuales ayudarn mucho a reducir los tiempos de entrega que a la vez
permiten trabajar con mayor holgura y menos probabilidad de horas extras
y/o contratacin de personal adicional por llegada tarda de insumos.
El otro mdulo de Enlace por utilizar es el de Planillas, el cual servir
para cargar el recurso humano del proyecto y obtener el costo estimado por
el determinado tiempo de ejecucin del mismo.
x Salidas: costo estimado por actividades, bases de las estimaciones,
actualizacin de documentos.
63

Ingenieros S.A.
Determinacin del presupuesto

Es el proceso de donde se agregan los costos estimados de las actividades
6.1.3.3
individuales o paquetes de trabajo para establecer una lnea base de costos

autorizados.
x Entradas: plan de gestin de costos, lnea base del cronograma,
cronograma del proyecto, riesgos identificados, estimado de costos por
actividades.
x Tcnicas/Herramientas: costos agregados, anlisis de reserva, juicio de
experto, informacin histrica de proyectos.
Tabla 12. Presupuesto por tarea
Presupuesto de costos por tarea del proyecto
x Proyecto: ___________________________ Fecha: ______________________________
EDT
Tareas por
ejecutar
Fase/Etapa
del
proyecto
Recursos
requeridos
Costo
unitario
Cantidad
requerida
Costo
por
recursos
Costos
adicionales
(intereses,
plizas,
etc.)
Costo
total
estimado

x Salidas: costo base del proyecto, necesidades de financiamiento,
actualizacin de documentos.
64

Ingenieros S.A.
Control de costos
Consiste en el seguimiento del estado del proyecto, para actualizar los costos
6.1.3.4
de los proyectos y la gestin de los cambios a la lnea base de costos.

x Entradas: plan general del proyecto, necesidades de financiamiento,
inspeccin de rendimiento, ejecucin proyecto, Acta Constitutiva, EDT y
diccionario EDT, Plan General de Gestin del Alcance del Proyecto.
gestin
del
valor
ganado,
inspeccin
de
rendimiento de ejecucin, anlisis de reserva, software de gestin de

proyectos.
Tabla 13. Control de costos
Inspeccin de control de costos del proyecto
x Proyecto: ___________________________ Fecha: ______________________________
ID
EDT
EDT
Fase/Etapa
del
proyecto
Duracin
etapa
Fechas
Inicio y
final
65
Costo
Costos
planificado/proyectado utilizados
Diferencia
(=, +, -)
Comentarios

Ingenieros S.A.
x Salidas: indicadores de rendimiento de ejecucin, actualizacin del plan
general del proyecto, solicitudes de cambio, previsin de costos.
7 Captulo V: Conclusiones y Recomendaciones

7.1 Conclusiones
Ya analizados los resultados de las encuestas y desarrollados los diferentes
planes del proyecto, se lleg a las siguientes conclusiones:
1. JG Ingenieros no cuenta con un sistema metodolgico de control de costos,
tiempo y alcance de proyectos, que le permita evaluar si los proyectos son
ejecutados con base en lo planificado.
2. Las herramientas de control utilizadas por JG Ingenieros no estn
orientados a gestionar los costos, alcance y tiempo de los proyectos
ejecutados. Esto hace que las mismas no tengan utilidad para las
necesidades reales de la empresa y del manejo del negocio.
3. Los stakeholders internos de la organizacin, relacionados con la ejecucin
de proyectos, consideran que el control de proyectos usado en JG
Ingenieros tiene muchas oportunidades de mejora para la gestin de
proyectos. En el rea de gestin de costos es donde se detectan ms
deficiencias, seguida de la gestin del alcance y la gestin del tiempo
respectivamente.
4. JG Ingenieros cuenta con los recursos humanos y experiencia en ejecucin
de proyectos y por ende tiene fortaleza para poder implementar el sistema
de control de proyectos. Sin embargo, al no contar con un sistema claro, no
se pueden definir los roles y responsabilidades de los recursos humanos de
66

Ingenieros S.A.
la organizacin para poder establecer claramente los dems recursos

requeridos.
7.2 Recomendaciones
Con el objetivo de que la organizacin pueda mejorar su gestin de proyectos,
se brindan las siguientes recomendaciones:
1. Implementar la metodologa de gestin de proyectos propuesta, basada en
el PMI a travs del PMBOK que se propone en el presente documento.
Adems de comunicar y capacitar al personal en el uso de dichas
herramientas e importancia de uso de las mismas.
2. Poner en prctica las herramientas de control de costos, alcance y tiempo
propuestas, de manera que se pueda evaluar su aplicabilidad a resultados
con base en los objetivos y metas de la organizacin y los diferentes
proyectos.
3. Darle un seguimiento continuo a los proyectos, mediante el uso de las
herramientas de control propuestas, con el objetivo de determinar durante
la ejecucin y al finalizar los proyectos, si los mismos se estn llevando a
cabo en base a lo planificado.
4. Evaluar la gestin de proyectos al finalizar los mismos, para determinar el
cumplimiento de lo planificado y los resultados obtenidos, de manera que
se puedan seguir desarrollando las fortalezas y que se tomen acciones
correctivas en las reas de mejora identificadas.
5. Documentar los resultados de la evaluacin de la gestin de proyectos y
comunicarlos al resto de la organizacin, para poder aprender de las
debilidades y evitar reincidencia en las mismas.
67

Ingenieros S.A.
6. Implementar las herramientas de control propuestas y definir roles y

responsabilidades de seguimiento y mejora continua en el recurso humano
de la organizacin.
7. Usar el presente proyecto como gua para desarrollar las dems reas de
gestin, de manera que se pueda contar con una metodologa completa de
gestin de proyectos en todas las reas de gestin.
8 Referencias Bibliogrficas
Anlisis MBC s.a. (2015) Software para Administracin de Empresas y Gestin
de Proyectos. Recuperado de http://www.analisis.cr/enlace1.aspx
[ Consulta 06 de setiembre, 2015].
Cauas, D (s.f.). Definicin de las Variables, enfoque y tipo de investigacin.
Hernndez, R., Fernndez, C. y Baptista, P. (2010). Metodologa de la
investigacin (4 ta Ed.). Mxico: Mc Graw Hill.
JG Ingenieros Asociados S.A. (2015). Pgina Web Empresarial. Recuperado
de http://www.grupo-jg.com [Consulta 25 de julio, 2015].
Microsoft Office (2015). Historia breve de la Administracin de Proyectos.
Recuperado
de
https://support.office.com/en-us/article/History-of-project-
management-a2e0b717-094b-4d1e-878a-fcd0978891cd?rs=en-US&ui=enUS&ad=US [Consulta 24 de Julio, 2015].

Procore
Construccin.
(2015).
Recuperado
setiembre, 2015]
68
Software
de
para
la
Administracin
https://www.procore.com/
de
Proyectos
[Consulta
02
de
de

Ingenieros S.A.
Project Management Institute. (2013). A Guide to the Project Management

Body of Knowledge (PMBOK Guide). Fifth Edition. Pennsylvania, EEUU: Project
Management Institute, Inc.
Project
Management
Institute
(2015).
https://americalatina.pmi.org/latam/AboutUS/WhatisPMI.aspx
Recuperado
[Consulta
de
01
de
agosto, 2015 ]
PYMES Costa Rica (2015). Conozca el tamao de su empresa. Recuperado
de http://www.pyme.go.cr/cuadro5.php?id=1 [Consulta 02 de agosto, 2015 ]
9 Anexos
9.1 Anexo 1 Encuesta
Cuestionario Conocimiento Control Proyectos JG Ingenieros y Propuestas de Mejora
El siguiente cuestionario pretende evaluar los sistemas o herramientas de control de
costos, tiempo y alcance de proyectos con las cuales cuenta JG Ingenieros, con el fin de conocer su
utilidad en la ejecucin de proyectos. Adems, busca que usted como colaborador importante en
el proceso, exprese que oportunidades de mejora visualiza que se podran implementar para
mejorar el control de proyectos en costos, tiempo y alcance en la organizacin.
1.
Sabe usted que JG Ingenieros cuenta con herramientas para llevar a cabo el control de
proyectos?
A.
S ( )
B.
NO ( )
2.
Conoce usted cules son esas herramientas?
A.
NO ( )
B.
S ( ): Cmo se llaman: _______________________________________________________
69

Ingenieros S.A.
3.
Con qu frecuencia ha utilizado usted esas herramientas para controlar proyectos?
A.
Bastante ( )
B.
Regular ( )
C.
Nunca ( )
D.
Poco ( )
E.
Muy poco ( )
4.
Segn su uso y familiarizacin con las herramientas, qu grado de utilidad considera
usted que tienen las mismas?
A.
Mucha ( )
B.
Nada ( )
C.
Poco ( )
D.
No las he usado ( )
5.
Considera usted que el control de costos que se lleva en los proyectos es el idneo?
A.
S ( )
B.
NO ( )
Por qu? _______________________________________________________________________

________________________________________________________________________________
6.
Si fuese usted el responsable, cmo controlara los costos en los proyectos realizados?
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
70

Ingenieros S.A.
7.
La forma en cmo se controla el alcance en los proyectos es la mejor?
A.
S ( )
B.
NO ( )
Por qu? _______________________________________________________________________

________________________________________________________________________________
8.
Qu propuestas hara usted para controlar el alcance en los proyectos?
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
9.
Las herramientas usadas para controlar el tiempo en los proyectos es correcta?
A.
S ( )
B.
NO ( )
Por qu? _______________________________________________________________________

________________________________________________________________________________
10.
Cules otras mejoras realizara usted para mejorar el control de proyectos?
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Muchas gracias por su colaboracin
71

Mejora de Control de Proyectos

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Sistema Control Ejecucin Proyectos Constructivos en JG Set.

Desarrollo de un Sistema de Control de Ejecucin de Proyectos de

Resumen ejecutivo ____________________________________________________ 4

Captulo I: Antecedentes e importancia del tema ____________________________ 8

Pregunta de investigacin _________________________________________________ 10

Captulo II: Marco conceptual __________________________________________ 13

Filosofa corporativa _____________________________________________________ 19

Sistema Control Ejecucin Proyectos Constructivos en JG Set. 2015

Entregables del proyecto__________________________________________________ 20

Administrador del proyecto _______________________________________________ 21

Tiempo estimado del proyecto _____________________________________________ 21

Costo del proyecto _______________________________________________________ 21

Patrocinador del proyecto_________________________________________________ 21

Definicin del alcance ____________________________________________________ 22

Requisitos del proyecto ___________________________________________________ 22

Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) ____________________________________ 23

Diccionario EDT _________________________________________________________ 23

Captulo III: Marco metodolgico _______________________________________ 24

Metodologa de investigacin ______________________________________________ 24

Enfoque de la investigacin _______________________________________________ 25

Diseo de la investigacin _________________________________________________ 25

Recoleccin de datos _____________________________________________________ 26

Captulo IV: Anlisis __________________________________________________ 39

Desarrollo metodolgico control de proyectos ________________________________ 43

7.1.1 Gestin del alcance ___________________________________________________________ 43

Sistema Control Ejecucin Proyectos Constructivos en JG Set. 2015

Captulo V: Conclusiones y recomendaciones ______________________________ 66

Referencias Bibliogrficas _____________________________________________ 68

Anexo 1 - Encuesta _______________________________________________________ 69

Sistema Control Ejecucin Proyectos Constructivos en JG Set. 2015

JG Ingenieros es una empresa constructora con casi tres dcadas en el

Sistema Control Ejecucin Proyectos Constructivos en JG Set. 2015

Este estudio permiti confirmar el problema de investigacin planteado en la

involucrados internos, quienes tienen la responsabilidad en la ejecucin de los

Sistema Control Ejecucin Proyectos Constructivos en JG Set. 2015

Sistema Control Ejecucin Proyectos Constructivos en JG Set. 2015

Sistema Control Ejecucin Proyectos Constructivos en JG Set. 2015

metodolgico que brinde la mayor eficiencia de los diferentes tipos de recursos

3 Captulo I: Antecedentes e Importancia del Tema

Sistema Control Ejecucin Proyectos Constructivos en JG Set. 2015

administracin de proyectos define que un administrador de proyectos maneja el

Los proyectos constructivos son sumamente dinmicos y la eficiencia al

Sistema Control Ejecucin Proyectos Constructivos en JG Set. 2015

tericos del autor de este documento, as como brindar a la compaa una

JG Ingenieros S.A., no cuenta con un sistema de administracin de

x Evaluar las formas de control tradicionales empleadas para la gestin de los

Sistema Control Ejecucin Proyectos Constructivos en JG Set. 2015

x Definir los recursos requeridos para la implementacin del sistema de

El presente proyecto se va a desarrollar en la empresa JG Ingenieros, esta

x Desarrollo de nuevas herramientas metodolgicas que la empresa pueda

Sistema Control Ejecucin Proyectos Constructivos en JG Set. 2015

El presente proyecto no contempla la implementacin prctica de las

Sistema Control Ejecucin Proyectos Constructivos en JG Set. 2015

4 Captulo II: Marco Conceptual

El presente proyecto al dirigirse a la Maestra en Gerencia de Proyectos, est

Sistema Control Ejecucin Proyectos Constructivos en JG Set. 2015

herramientas y tcnicas a las tareas o actividades de un proyecto para

responsabilidad es satisfacer las necesidades de las tareas tanto del equipo

Adems sirve de puente entre la estrategia de

ejecucin del proyecto y el equipo de trabajo. Es la persona que debe de

Sistema Control Ejecucin Proyectos Constructivos en JG Set. 2015

saber de direccin de proyectos, tener la capacidad de aplicar la gestin de

x Entregable: es cualquier producto medible y verificable que se elabora para

Sistema Control Ejecucin Proyectos Constructivos en JG Set. 2015