ACTA DE REUNIN

ALCALDA DE
DURANIA

Reunin
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SOCIALIZACIN Y SENSIBILIZACIN DEL MANUAL DE

COMUNICACIN ORGANIZACIONAL E INFORMATIVA Y
PLAN ANTICORRUPCIN Y DE ATENCIN AL CIUDADANO,
EN COMPAA DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL Y
EQUIPO MECI

9:00 A.M.

Hora Finalizacin

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ACTA N
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MM

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2013

FECHA

12:00 M.

ASISTENTES
NOMBRE

CARGO

JOSE DEL CARMEN PEREZ PINO

ALCALDE MUNICIPAL

LUDDY GRACIELA CCERES VILLAMIZAR

SECRETARIA GENERAL. EQUIPO MECI

JAN HEVER LEN CRIADO

SECRETARIO DE PLANEACIN Y SALUD. REPRESENTANTE

DE LA ALTA DIRECCIN, EQUIPO MECI.

JAVIER ALONSO CARRILLO GELVEZ

DESARROLLO COMUNITARIO

WENDY JHOANA MENDOZA RINCON

COORDINADORA DE SALUD PBLICA

MARIA TRINIDAD ROA USCATEGUI

ADMINISTRADOR DEL SISBEN

GLORIA ZULAY CASTELLANOS PINZON

TESORERA. EQUIPO MECI.

YURY SOTO ANDRADE

ARCHIVO

MAGRETH QUINTERO TORRADO

ASESORA DE CONTROL INTERNO. EQUIPO MECI.

MARIO ENRIQUE SANDOVAL VARGAS

ENCARGADO PAGINA WEB. EQUIPO MECI.

SECRETARIA EJECUTIVA (TESORERA) Representante
Principal de los Empleados de la Alcalda
TCNICO UMATA, Representante Suplente de los
Empleados de la Alcalda
INSPECTORA DE POLICA, Representante Principal del
Alcalde
COMISARIO DE FAMILIA, Representante Suplente del
Alcalde

LUZ MARIVELY DIAZ ZABALA

ROSALBA FLECHA CRUCES
DEISY MARCELA MARQUEZ CARRILLO
JORGE RAUL GELVEZ REYES

OBJETIVO DE LA REUNIN
SOCIALIZACIN Y SENSIBILIZACIN DEL MANUAL DE COMUNICACIN ORGANIZACIONAL E INFORMATIVA Y PLAN ANTICORRUPCIN
Y DE ATENCIN AL CIUDADANO, EN COMPAA DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL Y EQUIPO MECI

ORDEN DEL DA
1.
2.
3.
4.

Verificacin del Qurum.

Saludo e inicio de la reunin.
SOCIALIZACIN Y SENSIBILIZACIN DEL MANUAL DE COMUNICACIN ORGANIZACIONAL E INFORMATIVA Y
PLAN ANTICORRUPCIN Y DE ATENCIN AL CIUDADANO, EN COMPAA DEL COMIT DE CONVIVENCIA
LABORAL Y EQUIPO MECI
Proposiciones y varios.
Se prosigue con el orden del da:

1.

VERIFICACIN DEL QURUM: Completo.

2.

SALUDO E INICIO DE LA REUNIN:

La Asesora de Control Interno del Municipio de Durania N.S., toma el uso de la palabra para dar la bienvenida a
los asistentes. Inicia manifestando que la presente reunin se realiza para la
SOCIALIZACIN Y
SENSIBILIZACIN DEL MANUAL DE COMUNICACIN ORGANIZACIONAL E INFORMATIVA Y PLAN
ANTICORRUPCIN Y DE ATENCIN AL CIUDADANO, EN COMPAA DEL COMIT DE CONVIVENCIA LABORAL Y
EQUIPO MECI.

3.

SOCIALIZACIN Y SENSIBILIZACIN DEL MANUAL DE COMUNICACIN ORGANIZACIONAL E INFORMATIVA Y

PLAN ANTICORRUPCIN Y DE ATENCIN AL CIUDADANO, EN COMPAA DEL COMIT DE CONVIVENCIA
LABORAL Y EQUIPO MECI. La Asesora de Control Interno del Municipio de Durania N.S., inicia la sensibilizacin y
socializacin:

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A. MANUAL DE COMUNICACIN ORGANIZACIONAL E INFORMATIVA:

OBJETIVO:
1.
Acercar los funcionarios a la informacin que desea conocer y necesaria para el desarrollo de los procesos.
2.
Mejorar las comunicaciones internas, para generar un clima organizacional de pertenencia.
3.
Proporcionar, a travs de la comunicacin, seales de alerta ante conflictos potenciales que permita solucionarlos fcil y
rpidamente.
4.
Transmitir la cultura corporativa de la Alcalda de Durania
5.
Aumentar los vnculos entre la Alcalda y la comunidad.
ALCANCE: El presente manual aplica para todos los funcionarios de la Alcalda de Durania y a aquellas partes interesadas que de
algn modo la represente ante la comunidad.
RESPONSABLES: Es responsable de velar por la implementacin y divulgacin de ste manual el lder del proceso Gerencia
Municipal, participando todos los funcionarios y partes interesadas.
LA COMUNICACIN: La comunicacin se entiende como la accin de comunicar o comunicarse; mientras que comunicar es hacer
saber a alguien cierta cosa.
De estos dos conceptos se desprenden dos ideas fundamentales. En primer lugar, mediante la comunicacin hacemos llegar a otras
personas nuestros pensamientos e ideas, manifestamos nuestros sentimientos y nos relacionamos. La comunicacin es, por tanto,
un proceso mediante el cual enviamos y recibimos mensajes. Es un intercambio de informacin, de mensajes transmitidos mediante
una serie de cdigos que aceptamos y comprendemos. Es as como se entiende que la comunicacin es la forma ms importante de
interaccin social, es la base de todas las relaciones humanas.
Es conveniente ampliar este concepto para lo cual puede diferenciarse as:

Comunicacin Unidireccional: Se produce cuando se da noticia o cuando se proporcionan datos sobre alguna cosa determinada.
Es un tipo de informacin ms impersonal. La informacin se transmite en un solo sentido.
Comunicacin Bidireccional: Se produce cuando se participa, cuando se pone en comn alguna idea o informacin. La
comunicacin siempre implica un retorno, una posibilidad de intervencin.

FORMAS DE COMUNICACIN: Existen diferentes formas de comunicacin dentro de la entidad, lo que hace que la informacin que
se da al interior de sta sea ms efectiva al momento de su difusin, pues su aplicacin en la es de libre escogencia, pero pensando
siempre en la manera ms correcta y eficaz de transmitir los mensajes.

Comunicacin Directa: Es la comunicacin que se desarrolla entre el emisor y el receptor o receptores en forma personal, con o
sin ayuda de herramientas. Es llamada tambin comunicacin boca-odo, hablar frente a frente, charlas, conferencias, etctera.
Comunicacin Indirecta: Es aquella donde la comunicacin est basada en una herramienta o instrumento ya que el emisor y el
recepto estn a distancia. La comunicacin indirecta puede ser personal o colectiva.
Comunicacin Indirecta / Personal: Se desarrolla con la ayuda de una herramienta o instrumento como el telfono, la
comunicacin impresa, el correo electrnico, el Chat por Internet, etctera.
Comunicacin Indirecta / Colectiva: Es cuando el emisor se comunica con un grupo de receptores ayudado por una
herramienta o instrumento como los peridicos, la televisin, la radio, el cine, los libros, la pgina Web, los videos, etctera.
Tambin se le conoce como comunicacin social o de masas.

MAPA DE PBLICOS

Pblico Interno: Lo forman nuestros servidores y colaboradores. Es ese grupo de personas que conforman la entidad y que
estn directamente vinculados a ella. En el caso de la Alcalda, el pblico interno est conformado por, directivos, funcionarios,
contratistas, proveedores, etctera.
Pblico Externo: Es la comunidad, el entorno social, los medios de comunicacin, entre otros. Este pblico est determinado
por los usuarios de los servicios de la Alcalda, sea sta geogrfica, de productos o servicio.
Pblico intermedio o mixto: Lo constituyen los contratistas, entidades financieras, el Gobierno Nacional, los ministerios, entre
otros.

DESARROLLO PARA LA COMUNICACIN

Estndares de Informacin Primaria, Secundaria, Sistemas de Informacin

Estndares de Procesos y Procedimientos diseados

Estndares de Planes y Programas

OPERACIN DEL MANUAL DE COMUNICACIN PARA LA ALCALDA DE DURANIA
Para el diseo e Implementacin del Elemento del Sistema de Control Interno, la Entidad debe retomar los aspectos revisados,
necesidades de ajuste, rediseo o diseo de ste Elemento.
Determinar los criterios de diseo e implementacin del Elemento Medios de Comunicacin para cada proceso e integrados con los
dems, a partir de las necesidades determinadas de diseo o ajuste de ste Elemento.
Para definir los criterios especficos de la Entidad se debe tener en cuenta lo siguiente:
a) Acciones en medios masivos que se utilicen en la entidad (espacios radiales, televisivos o escritos)

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b) Acciones en medios Internos (carteleras, boletines o publicaciones peridicas, espacios no convencionales, informacin en sentido
ascendente o descendente, etc)
c) Campaas Masivas (de carcter publicitario institucional)
d)Campaas Internas (de carcter promocional, a travs de los medios internos)
e) Eventos (pedaggicos, Ldicos, sociales, de movilizacin con la poblacin)
COMUNICACIN ORGANIZACIONAL
La comunicacin interna est determinada por la interrelacin que se desarrolla entre el personal de la entidad.
Las comunicaciones internas son actividades que se realizan dentro de una entidad para mantener las buenas relaciones entre los
miembros de la entidad, por medio de la circulacin de mensajes que se originan a travs de los diversos medios de comunicacin
empleados por ella, con el objetivo de proveer comunicacin, unin y motivacin para as alcanzar las metas establecidas por la
Alcalda.

Comunicacin interna formal: Se constituyen por el conjunto de vas o canales establecidos por donde circula el flujo de
informacin, relativo al trabajo entre las diversas poblaciones de la entidad; tiene como objetivo lograr la coordinacin eficiente
de todas las actividades distribuidas en la estructura de la Alcalda; stas se regulan en las cartas y manuales de la Alcalda.
Comunicacin interna informal: Constituyen un conjunto de interrelaciones espontneas, basadas en preferencias y aversiones
de los funcionarios, independientemente del cargo. En este tipo de informacin que se transmite puede tener relacin con las
actividades de la entidad o a la vez puede no tenerla. El flujo de la informacin circula por los canales abiertos de la entidad; el
compartir la informacin con todos los miembros de la Alcalda tiene como fin que todos estn informados de lo que deben y
desean hacer, es una manera de fomentar la participacin, la identidad y el sentido de pertenencia; de esta manera el
ambiente laboral es ms favorable para el bienestar de la Alcalda.

COMUNICACIN INFORMATIVA
Es toda aquella comunicacin que est dirigida a sus pblicos externos, con el fin de mantener o perfeccionar las relaciones pblicas
y as proyectar mejor la imagen corporativa de la entidad.
CAMPOS, CATEGORAS Y EJES TEMTICOS
CAMPOS
Comunicacin Organizacional

Comunicacin Informativa

EJES TEMTICOS
Receptividad
Actitud de Servicio
Visin Compartida
Trabajo Colaborativo
Sistematizacin de la Informacin
Socializacin de la Informacin

CATEGORAS

Posicionamiento

Visibilidad

Apertura
Interlocutor

Rendicin de cuentas a la Comunidad.

MECANISMOS PARA SOCIALIZAR LA COMUNICACIN INFORMATIVA TRAVS DEL DISEO GRFICO Y DEL ENTORNO

Boletines informativos a la comunidad

Tarjetas personales
Papelera comercial
Papelera contable
Carns, invitaciones, identificacin de personas
Oficinas
Interiorismo
Equipamiento, hardware, software, telefona
Mobiliario
Seal tica

MECANISMOS DE PARTICIPACIN CIUDADANA

La Alcalda debe establecer los lineamientos y mecanismos para la participacin ciudadana, con el fin de lograr el desarrollo de
estrategias de participacin y control social de la comunidad en las actividades de la Entidad, a travs de la identificacin de los
canales de participacin que estando reglamentados por la ley puede existir en mbito local, y cuya organizacin e implementacin
pueden ser o no obligatorios.
Del mismo modo, fortalecer la funcin de Participacin Ciudadana en la Entidad, mediante el establecimiento de un sistema de
registro y seguimiento a los mecanismos para la participacin ciudadana ante la entidad.
Es por eso que es necesario identificar los pblicos objetivos a los cuales se les debe comunicar e informar el estado de la entidad,
sus proyectos, proyecciones y mejoras.
POLTICAS Y ESTRATEGIAS PARA EL MANEJO DE LOS MEDIOS DE COMUNICACIN HACIA LA CIUDADANIA Y LAS PARTES

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INTERESADAS
POLTICAS DE COMUNICACIN

Con el fin de garantizar el logro de los propsitos misionales y la transparencia de la administracin y de construir confianza en
todos sus usuarios, la comunicacin en la Alcalda de Durania, un carcter estratgico y estar orientada al fortalecimiento de
la identidad institucional y de la disposicin organizacional para la apertura, la interlocucin y la visibilidad. Para ello, las
acciones comunicativas se efectuaran segn los parmetros que se establezcan y los procesos comunicacionales y el plan de
comunicaciones de la entidad.

Se dispondr de mecanismos para la organizacin y sistematizacin de los registros de la gestin pblica, de modo que
permanentemente se produzca la informacin necesaria para entender los procesos que se dan en su interior y hacia el
exterior.

Se establecern procedimientos para el anlisis de la informacin y la produccin de informes sistemticos que atienda los
requerimientos y necesidades de los medios de comunicacin y la comunidad en general.

La relacin de la Alcalda de Durania con los medios de comunicacin tendr carcter institucional y estar basada en los
principios de veracidad, libertad y publicidad, para lo cual la Alcalda respetar en todas sus actuaciones la libertad de prensa y
la autonoma de los medios y exigir de stos apego a la verdad e imparcialidad.

Generar un proceso de Rendicin de Cuentas teniendo en cuenta que la administracin pblica est basada en el servicio hacia la
comunidad y que con ella, se deben ejercer principios de publicidad y transparencia.

POLTICAS ESPECFICAS DE DIRECCIN

La comunicacin organizacional estar orientada a la construccin de sentido de pertenencia, visin compartida y al
establecimiento de relaciones de dialogo y colaboracin entre directivos y funcionarios, con el fin de posibilitar una sana
interaccin entre todos los pblicos.
Comunicacin debe contribuir a crear condiciones para la participacin de los funcionarios en la realizacin de la gestin
en sus respectivas reas y al desarrollo de los objetivos misionales.
Para consolidar su adecuado posicionamiento en la Alcalda de Durania, implementar una estrategia de construccin de
identidad corporativa y de proyeccin de su imagen institucional.
Cada lder de proceso ser responsable de las comunicaciones ser el encargado de desarrollar la poltica general de
comunicacin, y para ello deber contar con los recursos humanos y financieros suficientes para ello.
Siendo la informacin un bien colectivo indispensable para el conocimiento de los procesos internos y la realizacin del
trabajo, se fomentara su produccin y circulacin fluida a todos los niveles mediante la implementacin de sistemas de
informacin y de procesos que garanticen su adecuado flujo.
Para reducir el rumor, la incertidumbre y la mala interpretacin que resultan de la informacin que proviene de los medios
informales, en la Entidad se garantizar la circulacin formal de la informacin en todos los niveles.
El manejo y la distribucin de informacin en todos los niveles de la Entidad se har de manera clara, veraz y oportuna,
de tal forma que se den las condiciones para la sana discusin y el desarrollo de una gestin fiscal transparente y visible
a la ciudadana.
La comunicacin con la ciudadana, los clientes y los organismos de control, se har desde la perspectiva de la
administracin pblica como un servicio, el cual se hace visible a travs de la rendicin de cuentas.
Las respuestas a las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias de los ciudadanos debern ser oportunas, claras y
suficientes.
La interaccin informativa de la entidad con los rganos de control (contralora departamental, asamblea departamental,
procuradura y/o entidades que por u competencia requieran la informacin) estar enmarcada por el respeto y el
principio de la separacin e independencia de las ramas del poder publico, mediante la comunicacin veraz, oportuna y
suficiente de los resultados de los procesos, a travs de los canales oficialmente establecidos.
La interaccin informativa de la entidad con los usuarios se basara en el respeto, la independencia, la objetividad y la
oportunidad; se desarrollara conforme a la ley y a travs de los canales establecidos por la entidad.
La Entidad solicitar y entregar, con total respeto por el manejo de documentos confidenciales, la informacin
suministrada por los clientes y personas sujetas de servicio por parte de la entidad, necesaria para aplicar en forma
oportuna y eficiente el control fiscal a los sujetos bajo su jurisdiccin.
En concordancia con el principio de austeridad, se dar prioridad a la utilizacin de recursos institucionales en el desarrollo
de polticas, programas y acciones comunicativas.
La ejecucin del Plan de Comunicacin estar supeditado a la disponibilidad presupuestal y a la gestin de recursos
humanos y financieros.
Los directivos deben transmitir oportunamente la informacin de inters laboral a todos los funcionarios de su respectiva
rea, y velar porque llegue a todos sin distingo alguno.
Cada lder de proceso informar al Comit de MECI - CALIDAD, sobre las insatisfacciones de los usuarios con respecto al
servicio prestado, segn los resultados de las encuestas y fuentes de medicin de la satisfaccin de los usuarios.
El Comit de MECI CALIDAD valorara los casos, los pondr a consideracin de la Gerencia y lo asesorara en la solucin
de los inconvenientes presentados por la insatisfaccin de los usuarios con respecto al servicio prestado.
SE INFORMA A LOS FUNCIONARIOS QUE EL MANUAL ANTES SOCIALIZADO SE ENCUENTRA EN LA INTRANET DEL MUNICIPIO DE
DURANIA.

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B. PLAN ANTICORRUPCIN Y DE ATENCIN AL CIUDADANO:

La Ley 1474 de 2.011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencin, investigacin y sancin
de actos de corrupcin y la efectividad del control de la gestin pblica en su Artculo 73 establece la obligatoriedad de que cada
entidad del orden nacional, departamental y municipal deber elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupcin y de
atencin al ciudadano, contemplando entre otros aspectos, el mapa de riesgos de corrupcin, las medidas concretas para mitigarlos,
las estrategias antitrmites y los mecanismos para mejorar la atencin a la ciudadana. .
En virtud de este mandato legal, la Alcalda Municipal de Durania, apoyndose en herramientas tcnicas y metodolgicas como las
brindadas a travs del proyecto Transparencia para la paz y el desarrollo, auspiciado por la Unin Europea, el cual cuenta con el
apoyo de la Corporacin Transparencia por Colombia y los lineamientos establecidos por la Secretara de Transparencia de la
Presidencia de la Repblica, ha elaborado este plan que se propone ser un instrumento eficaz de carcter preventivo para el control
de la gestin pblica en nuestro municipio.
OBJETIVOS:
1. Estructurar una poltica pblica municipal de fortalecimiento de la transparencia y lucha contra la corrupcin en el municipio.
2. Identificar los procesos ms sensibles a riesgos de corrupcin y sus probables causas, con el fin de establecer las acciones
preventivas y correctivas que impidan la generacin de hechos de corrupcin al interior de la administracin municipal.
3. Promover una cultura de transparencia, legalidad, integridad y lucha contra la corrupcin en el equipo de la administracin
municipal y la ciudadana.
4. Cumplir con la normatividad vigente en materia de lucha contra la corrupcin, en especial lo establecido en la Ley 1474 de 2.011.
5. Aportar de manera efectiva a la consolidacin de un gobierno participativo y transparente, que cuente con respaldo y credibilidad
ciudadana.
6. Facilitar a la ciudadana el ejercicio de su derecho poltico de vigilar la actuacin de la gestin municipal.
FUNDAMENTOS LEGALES DEL PLAN ANTICORRUPCIN Y ATENCIN AL CIUDADANO (Ley 1474 de 2.011 Estatuto Anticorrupcin)
Artculo 73. Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deber
elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupcin y de atencin al ciudadano. Dicha estrategia contemplar, entre
otras cosas, el mapa de riesgos de corrupcin en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las
estrategias anti trmites y los mecanismos para mejorar la atencin al ciudadano.
El Programa Municipal de Modernizacin, Eficiencia, Transparencia y lucha contra la corrupcin sealar una metodologa para
disear y hacerle seguimiento a la sealada estrategia.
Pargrafo. En aquellas entidades donde se tenga implementado un sistema integral de administracin de riesgos, se podr validar la
metodologa de este sistema con la definida por el Programa Municipal de Modernizacin, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la
Corrupcin.

IDENTIFICACIN Y TIPIFICACIN DE RIESGOS DE CORRUPCIN

ANLISIS DE RIESGO: MATRIZ FODA EN RELACIN CON LA PROBABILIDAD DE MATERIALIZACIN DE LOS RIESGOS DE
CORRUPCIN:
-Fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.

VALORACIN DE LOS RIESGOS DE CORRUPCIN.

ACCIONES Y COMPROMISOS INSTITUCIONALES DE LA ALCALDA MUNICIPAL DE DURANIA PARA LA LUCHA CONTRA LA

CORRUPCIN DE ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN EL PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL

ACCIONES COMPLEMENTARIAS QUE LA ADMINISTRACIN MUNICIPAL DE DURANIA IDENTIFICA DENTRO DE LA ESTRATEGIA

INTEGRAL DE LUCHA CONTRA LA CORRUPCIN:
De conformidad con las recomendaciones emanadas de la Secretara de Transparencia de la Presidencia de la Repblica y de
acuerdo a los intereses generales del municipio y la firme voluntad de la administracin municipal de adelantar acciones para
prevenir y sancionar la corrupcin, se adoptarn a las acciones anteriormente sealadas, las siguientes:
Identificacin de las principales causas de corrupcin o ineficiencia en materia administrativa, evaluar sus impactos y trazar la
ruta para contrarrestarlas.
Desarrollar, participar y colaborar en el diseo de proyectos y herramientas, que propicien la modernizacin, tica, eficiencia,
eficacia y transparencia de la gestin local en materia de lucha contra corrupcin.
Desarrollar conjuntamente con los organismos de control, metodologas y modelos que permitan detectar y castigar los casos de
corrupcin administrativa.
Disear herramientas que permitan hacer evaluacin, seguimiento y control a los procesos contractuales adelantados por la
administracin.
Recibir denuncias en contra de funcionarios pblicos de cualquier orden, darles, el trmite ante la autoridad competente y hacer
el seguimiento respectivo.
En cumplimiento de la estrategia institucional de Control Interno, disear, implementar y sistematizar las medidas indicadas,
buscando la proteccin de los intereses del municipio, el cumplimiento de la normatividad y la modernizacin, eficiencia y eficacia de
la administracin.
INFORMACIN DE MANEJO DE PGINA WEB DEL MUNICIPIO PARA PLAN ANTICORRUPCIN Y ATENCIN AL CIUDADANO:
Tramites actualmente disponibles en la pgina web:

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Actualmente se encuentra aprobados ante el SUIT los siguientes trmites y servicios los cuales se realizan parcialmente por
Internet: (enlace: http://durania-nortedesantander.gov.co/tramites.shtml?apc=ttxx-1-&s=t&m=I)
Trmites
- SISBEN en
Durania
ficacin de
Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales - SISBEN en Durania
- SISBEN
en Durania
ificacin y Clasificacin de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales - SISBEN en Durania
Servicios.
Desde el mes de agosto del 2012 se encuentran a la espera de la aprobacin del SUIT los siguientes, los cuales se pueden realizar
100% en lnea a travs de la herramienta transaccional de gobierno en lnea, no se han hecho pblicos debido a que de acurdo a la
ley se necesita la aprobacin previa de publicacin en el SUIT, la cual hace falta:
Tramites

Servicios

En la actualidad la administracin municipal est adelantando las acciones necesarias con el fin de realizar prximamente los
siguientes trmites en lnea:

As como todos los trmites y servicios que el ciudadano puede realizar ante la entidad, pero es necesario realizar la revisin de la
normatividad de los mismos (Acuerdos, Decretos y MECI), procedimientos internos y simplificacin de algunos, ya que en un anlisis
rpido hecho por el suscrito y lo observado en los que actualmente estn publicados, no existe claridad o inconsistencias, al igual
que se deben actualizar cuando se pueden realizar por medios electrnicos.
PROCEDIMIENTO QUE SE SIGUE PARA ATENDER LAS CONSULTAS, QUEJAS, PETICIONES Y PREGUNTAS QUE LLEGAN AL CORREO
INSTITUCIONAL DE LA ALCALDA MUNICIPAL DE DURANIA
Una vez recibida la solicitud al correo institucional, se remite a la Secretaria General y a la dependencia o dependencias
correspondientes cuando en el asunto del mismo se evidencia la pertinencia del mismo. Se aclara que cada una de las dependencias
dispone de su propia cuenta de correo electrnico oficial. La siguiente es la relacin de las mismas:
Oficina
Alcalda
Comisara de Familia
Concejo Municipal
Contctenos
Control Interno
Coordinacin Cultura y Deportes

Correo electrnico
alcaldia@durania-nortedesantander.gov.co
comisariafamilia@durania-nortedesantander.gov.co
concejo@durania-nortedesantander.gov.co
contactenos@durania-nortedesantander.gov.co
cinterno@durania-nortedesantander.gov.co
culturaydeportes@durania-nortedesantander.gov.co

Desarrollo Comunitario

desarrollocomunitario@durania-nortedesantander.gov.co

Despacho Alcalde
Inspeccin de Polica
Oficina Jurdica
Personera Municipal
Planeacin y Salud
SISBEN
Tesorera Municipal
Trabajador(a) Social Comisara de Familia

desapachoalcalde@durania-nortedesantander.gov.co
inspeccionpolicia@durania-nortedesantander.gov.co
juridica@durania-nortedesantander.gov.co
personeria@durania-nortedesantander.gov.co
planeacionysalud@durania-nortedesantander.gov.co
sisben@durania-nortedesantander.gov.co
tesoreria@durania-nortedesantander.gov.co
trabajosocial@durania-nortedesantander.gov.co

UMATA
Unidad de servicios pblicos

umata@durania-nortedesantander.gov.co
unidadserviciospublicos@durania-nortedesantander.gov.co

El sitio web permite a los ciudadanos publicar una PQR, y realizar el seguimiento de la misma, cuando se realizar por este medio se
recibe una notificacin en el correo contactenos@durania-nortedesantander.gov.co, la cual surte el procedimiento arriba descrito.
Existe este procedimiento en el MECI para su manejo MCG-PR-07 Procedimiento de Atencin de Quejas, Reclamos y Sugerencias,
pero es necesaria su implementacin.
Procedimiento que se realiza para presentar la informacin sobre convocatorias, indicando brevemente como se realiza el proceso

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desde que se ordena la publicacin

Convocatorias.
Normalmente el funcionario responsable deben de informar de la misma, adjunto los documentos y trminos de la misma, el
procedimiento no se encuentra documentado, e indicando el da de publicacin y cierre de la misma.
Digitalizada la informacin se procede a publicar en el sitio web, en el Item Durania le Informa
Publicaciones del Municipio
Invitaciones Programas Sociales para convocatorias de programas de vivienda, subsidios etc. En el caso de contratos se publican en
Otras Publicaciones.
Adicional a lo anterior se crea un aviso el cual se publica en la pgina de inicio del portal web y se mantiene en el durante el tiempo
de la convocatoria que da el acceso a los detalles de la misma.
La publicacin de los trminos de la convocatoria se mantiene por 6 aos al cabo de los cuales se no es accesible por los visitantes
pero se mantiene en la base de datos del sitio web. As mismo en las cuentas institucionales en Facebook, Twitter y +Google se
publicitan con enlaces a los detalles de la mismas.
Se aclara que los procesos de contratacin y la publicacin de los mismos es responsabilidad del asesor jurdico y su equipo, quienes
realizan la poblacin en el portal de contratacin www.contratos.gov.co, en este portal permanece la informacin 10 aos, en el sitio
web de la entidad se crea un enlace a cada uno de los procesos, el cual es accesible por el link Contratacin y al final de la pgina
de inicio muestra los 3 ltimos procesos Contratos publicados en el Portal nico de Contratos estos enlaces permanecen 10 aos
en el sitio web del municipio, un visitante se puede suscribir en el sitio web va RSS, el cual enva un mensaje cada vez que se
publique un nuevo proceso.
Procedimiento que se realiza para la publicacin de informacin relacionada con los ejercicios de rendicin de cuentas de la
administracin municipal
Se ha solicitado a los funcionarios la informacin a tiempo de los procesos, el cual se publica en el canal Rendicin de Cuentas.
1. Publicar la invitacin al evento con los detalles de sitio, hora, tema a tratar. Permanece hasta dos meses despus del evento
publicada en la pgina de inicio del sitio web.
2. Previamente al evento o despus del mismo se publica el informe respectivo, esto depende de la disponibilidad de la informacin.
Su permanencia es mayor a 10 aos.
3. Se realiza una noticia que resea el evento, la cual permanece publicada durante el lapso de tres (3) meses.

DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES DE INFORMACIN

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO

Auxiliar de Archivo

Comunicacin escrita
MCG-FO-16 Formato quejas, reclamo y
sugerencias

Auxiliar de Archivo

Comunicaciones anexas
MCG-FO-16 Formato quejas, reclamos y
sugerencias
MCG-FO-17 Formato control de quejas,
reclamos y sugerencias

1. Recibir la queja, reclamo o solicitud

de informacin por cualquiera de los
siguientes medios:

2. Si la queja, reclamo o solicitud de

informacin se realiza personalmente
se le solicita a la persona que
diligencie el MCG-FO-16 Formato
quejas, reclamos y sugerencias.
Registrar la informacin de la
solicitud, recibida por cualquier
medio, en el formato MCG-FO-17
Formato control de quejas, reclamos
y sugerencias
Auxiliar de Archivo
3. Enviar diariamente las quejas,
reclamos, sugerencias o solicitudes de
informacin a la oficina de Control
Interno para realizar el respectivo
control.

4. Emitir el concepto respectivo con la

asesora de las diferentes reas de la
entidad segn sea su competencia
(Secretaria Competente). Se debe
presentar el rcord de quejas y
reclamos presentados para su anlisis
y evaluacin de apertura o no de
accin correctiva o preventiva.

SECRETARIA COMPETENTE

5. Redactar y enviar comunicacin de

SECRETARIA COMPETENTE

Comunicacin escrita
MCG-FO-16 Formato quejas, reclamos y
sugerencias

Comunicacin de respuesta

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ALCALDA DE
DURANIA

respuesta al solicitante en un plazo no

superior a 15 das hbiles para el caso
de las solicitudes de informacin, y
durante los 10 das hbiles siguientes
a la fecha de recepcin para las
solicitudes de documentos, dicha
comunicacin de respuesta puede
enviarse va correo electrnico o a
travs de oficios (Cartas).

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Jefe de Control Interno

(CONTROL DE GESTIN)

Jefe de control interno

MCG-FO-17 Formato control de quejas,

reclamos y sugerencias

SECRETARIA GENERAL

Documentos y registros

6. Registrar la fecha real de respuesta

en el MCG-FO-17 Formato control de
quejas, reclamos y sugerencias,
independientemente del medio de
recepcin.

7. Archivar todos los documentos y

registros generados.

SE INFORMA A LOS FUNCIONARIOS QUE EL PLAN ANTES SOCIALIZADO SE ENCUENTRA EN LA INTRANET DEL MUNICIPIO DE
DURANIA.

4.

PROPOSICIONES Y VARIOS.
Continuar con actualizacin, socializacin y sensibilizacin de procesos.

COMPROMISOS DE LA REUNIN
ACTIVIDAD
1.

RESPONSABLE

Continuar con actualizacin, socializacin y sensibilizacin de

procesos
Funcionarios y lderes de procesos.

Elaborado por:

MAGRETH QUINTERO TORRADO

Asesora de Control Interno

Revisado por:

Aprobado por:

LUDDY GRACIELA CCERES VILLAMIZAR

Secretaria General

JOSE DEL CARMEN PEREZ PINO

Alcalde Municipal