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Lima,

12 de Diciembre de 2013

N 008-2013-EF/10.05.2

VISTO, el Informe N 008-2013-EF/10.05.4 de la Oficina de Administracin del


Proyecto Especial, y;
CONSIDERANDO:
Que, mediante Decreto Supremo N 241-2012-EF se declar de inters nacional la
realizacin de las Juntas de Gobernadores del Grupo del Banco Mundial (BM) y del Fondo
Monetario Internacional (FMI), a llevarse a cabo en la Repblica del Per en el 2015, as
como las actividades y eventos relacionados con ellas y que tendrn lugar antes, durante y
despus de las citadas Juntas;
Que, asimismo, el Decreto Supremo antes citado crea, dentro del Ministerio de
Economa y Finanzas, el "Proyecto Especial Juntas de Gobernadores BM/FMI - 2015
Per", en adelante Proyecto Especial, con la finalidad de organizar, preparar y realizar el
evento en nuestro pas, cumpliendo con los estndares internacionales;
Que, el artculo 4 del Decreto Supremo N 043-2006-PCM, que aprueba los
Lineamientos para la elaboracin y aprobacin del Reglamento de Organizacin y
Funciones - ROF por parte de las entidades de la Administracin Pblica, establece que
"La definicin de las funciones y, de ser el caso, la estructura orgnica de los programas y
proyectos se aprueba mediante un Manual de Operaciones de acuerdo con lo previsto en
la presente nonna (. ..)"; a su vez, el artculo 5 define a los proyectos como "(. ..) un
conjunto articulado y coherente de actividades orientadas a alcanzar uno o varios objetivos
siguiendo una metodologa definida, para lo cual se le asigna un equipo de personas, as
como otros recursos cuantificados en fonna de presupuesto, que prev el logro de
detenninados resultados y cuya programacin en el tiempo responde a un cronograma con
una duracin limitada (. ..)";
Que, mediante Resolucin Ministerial N 115-2013-EF se aprob el Manual de
Operaciones del "Proyecto Especial Juntas de Gobernadores BM/FMI - 2015 Per", el
mismo que desarrolla en su contenido, entre otros, la Estructura Orgnica del Proyecto
Especial, las Funciones y Responsabilidades del Proyecto Especial y los Procesos de
Supervisin, Seguimiento y Evaluacin del Proyecto Especial;

.-

Que, en el numeral 2.2.2 del Manual de Operaciones del Proyecto Especial se


establece como funcin de la Direccin Ejecutiva, entre otras, la aprobacin de la
estructura de cargos y dems documentos de gestin del Proyecto Especial;
. Que, mediante Informe N 008-2013-EF/10.05.4 la Oficina de Administracin del
Proyecto Especial, solicita la aprobacin del "Manual de Funciones y Estructura de cargos"
y el "Cuadro de Personal", por considerarlo necesario para los fines de la institucin;
Que, en virtud a la naturaleza dinmica de la organizacin del Proyecto Especial,
las funciones y cargos deben ajustarse racionalmente a sus necesidades, para de esta
manera lograr la eficiente conduccin y realizacin de las Juntas de Gobernadores del
Grupo del BM/FM 1, Y asi responder a los objetivos y funciones encomendados al Proyecto
Especial;
Que, en ese sentido, resulta necesario contar con instrumentos de gestin interna
donde se detallen las funciones del personal que integra el Proyecto Especial y su
estructura de cargos, y que permita optimizar la gestin del Proyecto Especial;
D conformidad con lo establecido en el Decreto Supremo N 241-2012-EF, que
declara de Inters Nacional la realizacin de las Juntas de Gobernadores del Grupo del
Banco Mundial y del Fondo Monetario Internacional correspondientes al ao 2015, a
llevarse a cabo en el Per, y crean el "Proyecto Especial Juntas de Gobernadores BM/FMI
- 2015 Per", la Resolucin Ministerial W 115-2013-EF/10 que aprueba el Manual de
Operaciones del "Proyecto Especial Juntas de Gobernadores BM/FMI - 2015 Per" y la
Resolucin Ministerial W 127-2013-EF/10, que designa al Director Ejecutivo;
SE RESUELVE:
Artculo 1._ Aprubese el "Manual de Funciones y Estructura de cargos" y el
"Cuadro de Personal" del Proyecto Especial Juntas de Gobernadores BM/FMI - 2015
Per, cuyo texto forma parte integrante de la presente resolucin.

en el Portal

Registrese y comunquese.

SOTELOtI",,-- ..
Directora Ejocutiv.
I'rayoct. EspocialJlIltas lit Gobernad.",
BMJFMI. 2015 PERU

..
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'

...

,
,

'

PROYECTO ESPECIAL
JUNTAS DE GOBERNADORES BM/FMI - 2015
PER

MANUAL DE FUNCIONES Y
ESTRUCTURA DE CARGOS
UNIDAD EJECUTORA N 010
MINISTERIO DE ECONOMIA y FINANZAS

t~

Lima, Diciembre de 2013

'.

PRESENTACiN

El "Proyecto Especial Juntas de Gobernadores BM/FMI - 2015 Per", en adelante el


Proyecto Especial, se encuentra constituido al interior del Ministerio de Economia y
Finanzas, y tiene como objetivo organizar, preparar y realizar las Juntas de Gobernadores
del Grupo del Banco Mundial y del Fondo Monetario Internacional correspondientes al ao
2015, que se desarrollarn en el Per, donde se congregaran altas autoridades
econmicas, financieras y polticas de los 188 paises miembros, junto a las autoridades de
las instituciones financieras multilaterales y representantes de Agencias para el Desarrollo
de pases desarrollados, ejecutivos del sector privado, banqueros y lderes empresariales
y acadmicos, con el objeto de debatir diferentes temas de importancia y repercusin
mundial.
En este contexto, el Ministerio de Economia y Finanzas aprob el "Manual de Operaciones
del Proyecto Especial Juntas de Gobernadores BM/FMI - 2015 Per", en cumplimiento de
lo dispuesto en el articulo 36 del Decreto Supremo N" 043-2006-PCM. Documento de
gestin que describe la organizacin del Proyecto Especial, asi como sus funciones y
responsabilidades; sin embargo, resulta necesario contar, complementariamente, con otro
documento de gestin que contenga el detalle de la estructura y funciones de los cargos,
y que se adece a la naturaleza del Proyecto Especial.
Debido a las caracteristicas de esta entidad, se ha definido en el presente documento,
denominado "Manual de Funciones y Estructura de Cargos" del Proyecto Especial, la
naturaleza juridica, las funciones y atribuciones y estructura de los cargos y la interrelacin
entre sus rganos, que permitir el cumplimiento de las metas y objetivos del Proyecto
Especial.

NDICE

CAPTULO 1. MARCO GENERAL


1.1
1.2
1.3
1.4
1.5

Marco legal......
Naturaleza Jurdica...
Funciones Generales...
Alcance... ... ... ... ... ... ...
Cargos del Proyecto Especial

4
4
4
4
5

CAPTULO 11.RGANO DIRECTIVO


2.1

Consejo Directivo

CAPTULO 111.RGANO EJECUTIVO


3.1

Direccin Ejecutiva......................................................................

CAPTULO IV. RGANO DE ASESORAMIENTO


4.1

Oficina de Asesora Jurdica......................................................................

10

CAPTULO V. RGANO DE APOYO


5.1
5.1.1
5. 1.2
5.1.3.
5.1.4.
5.1.5.
5.1.6.
5.1.7.

Oficina de Administracin......
Jefatura de Administracin.........
Control Previo... .. .. .. .. . ... .. .. .. ... .. . .. . ... .. . .. . .. .. .. ... .. . .. . .. . .. .. .. .. . .. .. .. ...
Adq uisiciones. .. ... .. . .. . .. . ... .
.. .. . .. .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. ... .. . .. . .. . .. .. .. .. .
Recursos Humanos
Informtica
Presupuesto, Contabilidad y Tesorera
Patrmonio, Almacn

11
12
15
16
18
19
20
25

CAPTULO VI. RGANO DE lNEA


6.1.
6.1.1
6.1.2
6.1.3
6.1.4
6.1.5
6.1.6
6.1.7
6.1.8
6.1.9

Dreccin de Coordinacin General....................................


Coordinacin General...
Grupo de Trabajo de Relaciones Pblicas..................
Grupo de Trabajo de Servicio de Acreditacin....................................
Grupo de Trabajo de Conferencias, Programas e Instalaciones................
Grupo de Trabajo de Tecnologa e Informtica..........................................
Grupo de Trabajo de Transporte.........
Grupo de Trabajo de Medios de Comunicacin, Publicidad y Marketing...
Grupo de Trabajo de Seguridad
Grupo de Trabajo de Servicios Mdicos....................................................

26
26
28
29
31
33
36
38
39
41

,.,

'

CAPTULO 1.MARCO GENERAL


1.1.

Marco Legal

Ley N 29158, Ley Orgnica del Poder Ejecutivo.

Decreto Supremo N 043-2006-PCM,

que aprueba los lineamientos

para la

elaboracin y aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones - ROF


por parte de las entidades de la Administracin Pblica.

Decreto Supremo N 241-2012-EF, que crea el "Proyecto Especial Juntas de

Gobernadores BM/FMI - 2015 Per".


Decreto Supremo N 304-2012-EF, que aprueba el Texto nico Ordenado de la
Ley N 28411 "Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto".

Resolucin Ministerial N 115-2013-EF/10,


que aprueba el Manual de
Operaciones del "Proyecto Especial Juntas de Gobernadores BM/FMI-2015
Per".

1.2.

Naturaleza Jurdica
El Proyecto Especial se ha constituido como una unidad ejecutora creada al interior
del Ministerio de Economia y Finanzas, con autonomia administrativa, econmica,
financiera y presupuestal.

1.3.

Alcance
El presente documento de gestin, como norma de carcter interno, es de
cumplimiento de todas las unidades orgnicas del Proyecto Especial, y alcanza a
todos sus trabajadores y/o funcionarios del Proyecto Especial.

1.4.

Funciones
Las funciones generales del Proyecto Especial son:
a.
b.

c.

d.
e.

Formular el Plan de Desarrollo del Proyecto Especial.


Dirigir, controlar, supervisar y evaluar la gestin integral del desarrollo de las
actividades relacionadas con las Juntas Anuales de Gobernadores del Fondo
Monetario Internacional y del Grupo del Banco Mundial, acorde con el Plan
de Desarrollo.
Coordinar la ejecucin y equipamiento de la infraestructura fisica para la
realizacin en el pas de las Juntas Anuales de Gobernadores del Fondo
Monetario Internacional y del Grupo del Banco Mundial.
Coordinar la implementacin en materia de servicios tecnolgicos necesarios
para la ejecucin del evento.
Coordinar con las entidades del sector pblico y del sector privado, nacional
y extranjero, vinculadas a la ejecucin del Plan de Desarrollo del Proyecto
Especial.
Otras que le sean asignadas por el Ministro de Economa y Finanzas.

'.>

1.5.

Cargos del Proyecto Especial


PROYECTO
I..RGANO

ESPECIAL

DIRECTIVO -

JUNTAS

DE GOBERNADORES

BM/FMI - 2015 PERU

--

I -

--

Conseio Directivo
Presidente del Consejo Directivo

11" RGANO EJECUTIVO

I
I

I-

--

Direccin Eiecutiva

Director Ejecutivo

Asesor

Secretaria
Oficinista

111.. RGANO DE ASESORAMIENTO


- - -_.
-- - - - .

--

Oficina de Asesoria Juridica

I
I

,2

IV . RGANO
-

--

DE APOYO

---

14

Oficina de Administracin

14

Jefe de la Oficina de Administracin

Secretaria

Asistente Administrativo

Oficinista

Esoecialista

en Control Previo

Resoonsable

de Adauisiciones

Esoecialista

en Adcuisiciones

Esoecialista

en Recursos Humanos

en Informtica

Esoecialista
Resoonsable

del Ecuioo de Presuouesto

Contabilidad

Tesoreria

Esoecialista en Tesorerla

Esoecialista en Presunuesto

Asistente en Contabilidad

Esoecialista en Patrimonio v Almacn


V.' ORGANO DELINEA
--

-- - -- -

General

General

59
- _ .. _ ...
2

I
I
I

I
I

I
I
I
I

Asistente

t. Gruoo

- -

>

Direccin de Coordinacin
Coordinador

Asesor Lecal

- .. _- -

de Trabajo de Relaciones Pblicas

Resoonsable
Esoecialista

de Relaciones Pblicas
en Relaciones Pblicas

4
1
3

2_. Gruoo de Trabajo de Servicios de Acreditacin

12

Resoonsable

de Servicios de Acreditacin

I
I

PROYECTO
Especialista

ESPECIAL JUNTAS DE GOBERNADORES

Resoonsable

11

de Conferencias,
en Conferencias

Proaramas e Instalaciones

Prooramas e Instalaciones
Proa ramas e Instalaciones
..

1:'

4 - Grupo de Trabaio de TecnoloQia e Informtica


Resoonsable
Especialista

2015 PERU

en Servicios de Acreditacin

3.- Gruoo de Trabaio de Conferencias

Especialista

BM/FMI-

18

de Tecnoloaia e Informtica
en Tecnoloaia

17

e Informtica

5.- Gruoo de Trabaio de Transoorte Local e Intemacional

Responsable

de Transoorte Local e Internacional

Especialista en Transporte

... ..

6.- Gruoo de Trabaio de Medios de Comunicacin


Responsable
Especialista

de Medios de Comunicacin,
en Medios de Comunicacin

I
I
I

Publicidad v Marketino

--

---

_. -

5
.

7.- Gruoo de Trabaio de Seoundad

Responsables

de Seaundad

Especialista en Seauridad

8.- Gruoo de Trabaio de Servicios Mdicos

Responsable

de Servicios Mdicos

Esoecialista en Servicios Mdicos


TOTAl PERSONA[DEL~
PROYECTO ~SPECIAl
GOBERNADORES
BM/FMI 2015 PERU"

-_ .

Publicidad v Marketina
Publicidad v Marketinn

3
JUNTAS DE

80

Nota.- Incluye 2 personas destacadas del MEF y 1 del 8CR

CAPTULO 11. RGANO DIRECTIVO


2.1

Consejo

Directivo

El Consejo Directivo es el rgano encargado de proporcionar orientacin estratgica


al Proyecto Especial para la organizacin, preparacin y realizacin de las Juntas
Anuales de Gobernadores del BM/FMI, correspondientes al ao 2015. El Consejo
Directivo aprueba el Plan de Desarrollo. del Proyecto Especial.
Funciones

Especficas

El Ministro de Economa y Finanzas preside el Consejo Directivo y tiene entre otras


las siguientes funciones especficas:
a.
b.
c.
d.

Establecer las polticas de gestin del Proyecto Especial.


Aprobar el Plan Operativo Anual del Proyecto Especial.
Aprobar el Presupuesto Anual del Proyecto Especial.
Otras que sean necesarias para la conduccin y ejecucin del Proyecto Especial.

,/ . -'

.'

2.1

CAPTULO 111. RGANO EJECUTIVO


3.1

Direccin

Ejecutiva

La Direccin Ejecutiva es el rgano ejecutivo del Proyecto Especial, representa la


mxima autoridad del Proyecto Especial.
3.1.1

Cuadro Orgnico

de Cargos
Total
1
2
1
1

Carao Estructural
Director Eiecutivo
Asesor
Secretaria
Oficinista
3.1.2

Director

Ejecutivo

El Director Ejecutivo es el representante legal del Proyecto Especial y asume la


responsabilidad de la Unidad Ejecutora. Es designado por el Ministro de Economia
y Finanzas mediante Resolucin Ministerial.
Funciones

Especficas

Son funciones del Director Ejecutivo las siguientes:


a. Proponer al Consejo Directivo el Plan de Desarrollo del Proyecto Especial.
b. Proponer al Presidente del Consejo Directivo el Plan Operativo Anual del
Proyecto Especial.
c. Proponer al Presidente del Consejo Directivo el Presupuesto Anual del Proyecto
Especial.
d. Aprobar la Estructura de Cargos y dems documentos de gestin del Proyecto
Especial.
e. Dirigir, supervisar, evaluar e informar al Presidente del Consejo Directivo sobre
la gestin integral del desarrollo de actividades del Proyecto Especial.
f. Dirigir y supervisar la ejecucin presupuestal y financiera del Proyecto Especial.
g. Suscribir los Estados Financieros y Presupuestarios de la Unidad Ejecutora 010
- Proyecto Especial Juntas de Gobernadores BM/FMI - 2015 Per.
h. Aprobar los expedientes de contratacin y las bases de los procesos de
seleccin que se requieran para el Proyecto Especial.
i. Aprobar la contratacin del personal para el Proyecto Especial.
j. Suscribir contratos, adendas, rdenes de compra y servicios que requiera el
Proyecto Especial.
k. Suscribir convenios de cooperacin y/o colaboracin institucional con entidades
pblicas y privadas, nacionales e internacionales, para la ejecucin de las
actividades del Proyecto Especial.
1. Presentar al Presidente del Consejo Directivo los informes anuales de Rendicin
de Cuentas y el Informe final de Liquidacin del Proyecto Especial.
m. Coordinar las acciones de seguimiento que correspondan para cumplir con el
objetivo del Proyecto Especial.
n. Otras que le asigne el Presidente del Consejo Directivo.

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Lineas de Autoridad
Dependencia

Ejerce mando o supervisin

Requisitos

Reporta al Consejo Directivo y al


Ministro de Economa y Finanzas en su
calidad de Presidente
del Consejo
Directivo.
Ejerce mando sobre todos los cargos y
todo el personal del Proyecto Especial.

lineal o jerrquica

sobre

minimos

Cargo de Confianza.

3.1.3

Asesor

Profesional que cumple actividades de asesoramiento


tcnica y/o administrativa a la Direccin Ejecutiva.
Funciones

especializado

en materia

Especificas

Las funciones del Asesor de la Direccin Ejecutiva son:


a. Brindar asesoramiento especializado a la Direccin Ejecutiva en temas tcnicos
y/o administrativos que se someta a su consideracin.
b. Elaborar y gestionar la documentacin e informes que la Direccin Ejecutiva le
requiera.
c. Elaborar las Actas de las Sesiones del Comit Directivo del Proyecto Especial.
d. Efectuar el seguimiento de los documentos de gestin del Proyecto Especial,
verificando su cumplimiento.
e. Coordinar lo necesario para el cumplimiento de la misin, objetivos y funciones
del Proyecto Especial.
f. Participar en representacin del Proyecto Especial en las reuniones de trabajo
con instituciones pblicas o privadas y comisiones multisectoriales
que
intervengan en la realizacin de las Juntas de Gobernadores BM/FMI del 2015,
de indicarlo la Direccin Ejecutiva.
g. Proporcionar el apoyo requerido en la elaboracin de presentaciones a ser
utilizados por la Direccin Ejecutiva.
h. Participar en las reuniones de trabajo para la elaboracin y evaluacin de los
Planes Operativos, Planes Estratgicos, directivas y otros documentos del
Proyecto Especial.
i. Emitir opinin tcnica y/o administrativa en asuntos que le indique el Director
Ejecutivo.
j. Otras que le asigne el Director Ejecutivo.
Lineas de Autoridad
De endencia lineal o "err uica
E"erce mando o su ervisin sobre

.
,",

Requisitos mnimos

Bachiller

Administracin o carreras afines.


Estudios de Especializacin acorde y suficientes
acreditado con certificados correspondientes.

Experiencia laboral en el sector pblico.

3.1.4

Ttulo

profesional

en

Economa,

Ingeniera

Econmica,

para las tareas a desarrollar

Secretaria de la Direccin Ejecutiva

Personal que cumple las actividades de coordinacin y ejecucin de actividades de


apoyo secretarial y tcnico administrativo.
Funciones Especificas
La secretaria de la Direccin Ejecutiva tiene las siguientes funciones:
a. Recibir, registrar, controlar y derivar los documentos presentados al Proyecto
Especial, a travs del Sistema de Trmite Documentario.
b. Redactar documentos de acuerdo con las instrucciones impartidas por el Director
Ejecutivo.
c. Constatar la inclusin de los antecedentes en ia documentacin que remita el
Director Ejecutivo.
d. Mantener actualizado y debidamente organizado el archivo de documentos de la
Direccin Ejecutiva.
e. Atender y realizar llamadas telefnicas a solicitud del Director Ejecutivo.
f. Coordinar y concertar citas de trabajo del Director Ejecutivo.
g. Remitir y recibir correos electrnicos relacionados con las funciones de la
Direccin Ejecutiva.
h. Gestionar y adminstrar las necesidades de tiles de escritorio y materiales para
el uso de la Direccin Ejecutiva.
i. Otras que le asigne el Director Ejecutivo.
Lineas de Autoridad
De endencia lineal o "err uica
E"erce mando o su ervisin sobre
Requisitos minimos

Diploma de Secretaria Ejecutiva

Experiencia en labores de secretariado.

Capacitacin en relaciones pblicas y/o asistencia gerencial.

Manejo de herramientas y aplicativos informticos a nivel de usuario.

p,

3.1.5

Oficinista

de la Direccin

Ejecutiva

Personal que asiste a la Secretaria de la Direccin Ejecutiva en actividades


apoyo tcnico.
Funciones

de

Especificas

El Oficinista de la Direccin Ejecutiva tiene las siguientes funciones:


a. Apoyar en la recepcin, seleccin y trmites de los documentos ingresados a
Direccin Ejecutiva.
b. Apoyar en ei servicio de fotocopiado, escaneado, anillado, entre otros, de los
documentos que se generen en la Direccin Ejecutiva.
c. Apoyar en el registro de informacin en el Sistema de Trmite Documentario.
d. Distribuir la documentacin de acuerdo con las instrucciones que se le impartan.
e. Apoyar en las coordinaciones de aprovisionamiento de bienes y servicios para el
funcionamiento de la Unidad Ejecutora.
f. Velar por la seguridad y conservacin del mobiliario, equipo y enseres de la
Unidad Ejecutora.
g. Supervisar y controlar los trabajos de mantenimiento en las oficinas del Proyecto
Especial.
h. Apoyar en la atencin de reuniones que lleva a cabo la DireCcin Ejecutiva.
\. Guardar reserva y confidencialidad de los documentos recibidos y emitidos por
el Proyecto Especial.
j. Velar por la adecuada conservacin y uso racional de los bienes a su cargo.
k. Otras que le asigne el Director Ejecutivo.
Lneas de Autoridad
Dependencia lineal o "err uica
E"erce mando o supervisinsobre
Requisitos minimos
Secundaria completa

Experiencia de trabajo

CAPTULO IV.
Oficina de Asesora

RGANO DE ASESORAMIENTO

Jurdica

La Oficina de Asesoria Juridica es el rgano encargado de brindar asesora legal a


la Direccin Ejecutiva, as como a las dems dependencias del Proyecto Especial.
Resuelve los asuntos legales, emite opinin y absuelve las consultas en materia'
legal que se sometan a su consideracin; asimismo, formula resoluciones,
contratos, convenios y dems documentos que se le encomiende.
4.1.1

Cuadro Orgnico

de Cargos

Cargo Estructural

I Asesor

Legal

10

Total

'.(

4.1.2

.'

;('\"

-1

Asesor Legal

Profesional que cumple actividades de asesoramiento legal especializado a la


Direccin Ejecutiva; as como a las dems dependencias del Proyecto Especial.
Funciones Especificas
. El Asesor Legal tiene las siguientes funciones:
a. Asesorar a la Direccin Ejecutiva y dems rganos del Proyecto Especial en la
interpretacin de las normas legales y su aplicacin en temas que involucren el
accionar del mismo.
b. Absolver consultas y emitir opinin en asuntos de carcter jurldico referidos al
Proyecto Especial, que le sean puestos a su consideracin.
c. Elaborar, revisar y visar los contratos, adendas, acuerdos, convenios y otros
documentos administrativos que revistan aspectos legales que sean propuestos
por los rganos del Proyecto Especial, as como los que sean requeridos por la
Direccin Ejecutiva.
d. Elaborar, revisar y visar las directivas que resulten necesarias para la gestin y
funcionamiento general del Proyecto Especial, las cuales debern estar acorde
con la legislacin vigente.
e. Asesorar legalmente a la Direccin Ejecutiva y dems rganos del Proyecto
Especial en la revisin de informes, segn le sean requeridos.
f. Proponer y recomendar
la aprobacin de normas legales en asuntos
relacionados al Proyecto Especial.
g. Otras que le asigne el Director Ejecutivo.
Lneas de Autoridad
De endencia lineal o 'err uica
E'erce mando o supervisin sobre
Requisitos minimos
Titulo Profesional de Abogado
Estudios concluidos de Post grado acorde y suficientes
desarrollar acreditado con certificados correspondientes.

Experiencia laboral en el Sector Pblico.

CAPTULO V.
5.1

para las tareas a

RGANO DE APOYO

Oficina de Administracin
La Oficina de Administracin es el rgano de apoyo responsable de gestionar el
sistema administrativo del Proyecto Especial y administrar los recursos humanos,
fsicos y financieros; as como las actividades de presupuesto, racionalizacin y de
gestin en el marco de las normas legales vigentes para el eficaz y eficiente ejercicio
de sus funciones.

11

,.

".

.'
Esta Oficina est conformada
por reas de Adquisiciones,
Informtica,
Presupuesto, Contabilidad, Tesorera, Recursos Humanos, Control Patrimonial,
Almacn, Control Previo y Archivo.
Cuadro orgnico de cargos
Cargo Estructural
Jefe de la Oficina de Administracin
Responsables
Especialistas
Asistente
Secretaria
Asistente Administrativo
Oficinista
5.1.1

Total
1

2
7
1
1
1
1

Jefe de la Oficina de Administracin

Profesional que cumple el encargo de la Jefatura de la Oficina de Administracin.


Funciones Especficas

El Jefe de la Oficina de Administracin tiene las siguientes funciones:


a. Programar, organizar, dirigir, ejecutar y controlar las actividades de los sistemas
administrativos de presupuesto, contabilidad, tesoreria y abastecimiento, as
como las referidas a racionalizacin, tecnologas de la informacin y el acervo
documentario del Proyecto Especial.
b. Formular el Presupuesto Anual del Proyecto Especial.
c. Formular y evaluar los documentos normativos de gestin institucional del
Proyecto Especial.
d. Realizar las acciones administrativas correspondientes como Unidad Ejecutora
Presupuestaria del Proyecto Especial.
e. Conducir el proceso de contratacin del personal necesario para el cumplimiento
de los fines y objetivos del Proyecto Especial.
f. Formular y presentar oportunamente los estados financieros y presupuesta les
del Proyecto Especial, conforme a la normatividad vigente.
g. Conducir, coordinar y supervisar el cumplimiento oportuno de los procesos del
Plan Anual de Contrataciones del Proyecto Especial, conforme a la normatividad
vigente.
h. Proponer, elaborar y visar contratos, adendas y convenios del Proyecto Especial,
en lo que corresponda a las materias de su competencia.
i. Emitir informes que se requieran en el mbito de su competencia.
j. Controlar que los inventarios y margesi de bienes del Proyecto Especial se
mantengan actualizados.
k. Administrar el software y hardware del Proyecto Especial.
1. Administrar el trmite documentario y los archivos del Proyecto Especial.
m. Formular y visar los Informes Anuales de Rendicin de Cuentas del Proyecto
Especial.
n. Formular y visar el Informe Final de Liquidacin del Proyecto Especial.
o. Cumplir las normas, directivas y disposiciones que conciernen al proceso de
control previo.
p. Proponer y supervisar el cumplimiento de las medidas internas complementarias
para mejorar la eficiencia y eficacia del control previo del Proyecto.

12

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q, Otras que le asigne el Direttor Ejecutivo,


Lneas de Autoridad
De endencia lineal o "err uica
Ejerce mando o supervisin sobre

Re arta al Director E'ecutivo


Ejerce supervisin sobre el personal de la
Oficina de Administracin.

Requisitos minimos

Titulo profesional de Administrador o Contador


Estudios concluidos de Maestra en Gerencia de Proyectos.
Estudios en Gestin Pblica y Contrataciones del Estado.
Experiencia laboral en el Sector Pblico.
Experiencia laboral en cargos de Jefe de Administracin en alguna Entidad del
Estado,

5.1.1.1 Secretaria de la Oficina de Administracin


Personal que cumple las actividades de apoyo secretarial y tcnico administrativo.
Funciones Especficas
La secretaria de la Oficina de Administracin tiene las siguientes funciones:
a. Recibir, registrar, controlar y derivar los documentos presentados al Proyecto
Especial, a travs de su Sistema de Trmite Documentario.
. b. Redactar documentos, de acuerdo con las instrucciones impartidas por el Jefe
de la Oficina de Administracin.
c. Constatar la inclusin de los antecedentes en la documentacin que remita el
Jefe de la Oficina de Administracin.
d. Mantener actualizado y debidamente organizado el archivo de documentos de la
Oficina de Administracin.
e. Atender y realizar llamadas telefnicas a solicitud del Jefe de la Oficina de
Administracin,
f. Coordinar y concertar las citas de trabajo del Jefe de la Oficina de
Administracin.
g, Remitir y recibir correos electrnicos relacionados con las funciones de la Oficina
de Administracin,
h. Gestionar y administrar las necesidades de tiles de escritorio y materiales para
el uso de la Oficina de Administracin.
i. Otras que le asigne el Jefe de la Oficina de Administracin.
Lneas de Autoridad
Reporta al Jefe de la Oficina de
Administracin
No e'erce su ervisin de ersonal.

Dependencia lineal o jerrquica


E'erce mandoo su ervisin sobre

.(
13
,

Requisitos

Estudios de Secretariado Ejecutivo Bilinge

Experiencia laboral como secretaria o asistenta de gerencia.

5.1.1.2 Asistente Administrativo


Personal que cumple las actividades de asistencia administrativa eh la Oficina de
Administracin.
Funciones Especificas
El asistente administrativo tiene las siguientes funciones:
a. Administrar la Caja Chica de la Unidad Ejecutora.
b. Procesar las rdenes de compra o servicios de acuerdo a las Directivas
aprobadas por el Proyecto Especia[ y normas legales sobre la materia.
c. Redactar la documentacin que sea necesaria de acuerdo a las instrucciones
impartidas por el Jefe de [a Oficina de Administracin
y preparar la
documentacin y antecedentes para la firma respectiva.
d. Ejecutar y organizar las labores y actividades de apoyo administrativo a la Oficina
de Administracin.
e. Realizar el seguimiento de 105pagos para su cancelacin oportuna.
f. Realizar todas las acciones administrativas que conlleve la dotacin de equipos
y materiales para el Proyecto Especial.
g. Apoyar en 105 trmites financieros y bancarios que realice la Oficina de
Administracin.
h. Apoyar en la organizacin y mantenimiento de la documentacin que se genere
en la Unidad Ejecutora.
i. Coordinar el envio de las comunicaciones e informacin a las entidades que se
le indique.
j. Brindar apoyo [ogistico en actividades especiales.
k. Otras que le asigne el Jefe de la Oficina de Administracin.
Lineas de Autoridad
Reporta al Jefe de la Oficina
Administracin
No e'erce su ervisin de ersOnal.

Dependencia lineal o jerrquica


E"erce mando o su ervisin sobre

Requisitos

Estudios o Bachiller en Administracin, Contabilidad o carreras afines.

Experiencia laboral en el sector pblico en temas administrativos o de


tesorera.

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de

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5.1.1.3 Oficinista

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Personal que asiste a la secretaria de la Oficina de Administracin en actividades


de apoyo tcnico.
Funciones Especificas

El Oficinista tiene las siguientes funciones:


a. Apoyar en la recepcin, seleccin y trmites de los documentos ingresados a la
Oficina de Administracin.
b. Apoyar en el servicio de fotocopiado, escaneado, anillado, entre otros, de los
documentos que se generen en la Oficina de Administracin.
c. Apoyar en el registro de informacin en el Sistema de Trmite Documentario.
d. Distribuir la documentacin de acuerdo con las instrucciones que se le impartan.
e. Apoyar en las coordinaciones de aprovisionamiento de bienes y servicios para el
funcionamiento de la Unidad Ejecutora.
f. Velar por la seguridad y conservacin del mobiliario, equipo y enseres de la
Unidad Ejecutora.
g, Supervisin y control de los trabajos de mantenimiento en las ofiCinas de la
Unidad Ejecutora, de ser necesario.
h. Apoyar en la atencin de reuniones que lleva a cabo en la Oficina de
Administracin.
i. Guardar reserva y confidencialidad de los documentos recibidos y emitidos por
el Proyecto Especial.
j. Velar por la adecuada conservacin y uso racional de los bienes a su cargo.
k. Otras que le asigne el Jefe de la Oficina de Administracin.
Lneas de Autoridad
Dependencia

de

lineal o jerrquica

E'erce mando o su ervisin sobre


Requisitos minimos

5.1.2

Secundaria completa
Experiencia laboral.
Control Previo

Realiza actividades de reVISlon, visacin de los expedientes de gastos y las


revisiones y rendiciones de cuentas, desarrolla lineamientos que coadyuven a
mejoramiento de las acciones administrativas en el marco del Sistema Nacional de
Control.
5.1.2.1 Especialista en Control Previo

Profesional que cumple las funciones de control previo del Proyecto Especial.

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15

Funciones

Especficas

El profesional en Control Previo tiene las siguientes funciones:


a. Cumplir y aplicar las normas y disposiciones emitidas para el control previo
institucional, dando conformidad a las actividades administrativas y a la
documentacin sustento de las operaciones.
b. Recomendar medidas internas complementarias para mejorar la eficiencia y
eficacia del control previo del Proyecto, acorde al Sistema Nacional de Control.
c. Apoyar en la elaboracin de la documentacin que se requiera para atender
consultas y/o solicitudes de informacin de los rganos de control del Ministerio
de Economia y Finanzas y/o de la Contralora General de la Repblica.
d. Hacer cumplir las normas, directivas y disposiciones que conciernen al proceso
de control previo.
e. Otras que le asigne el Jefe inmediato o jefe de la Oficina de Administracin.
Lneas de Autoridad
Dependencia

Eierce mando o supervisin


Requisitos
o
o
o
o

Reporta al Jefe de la Oficina


Administracin.
No eierce suoervisin de personal.

lineal o jerrquica
sobre

de

mnimos

Ttulo Profesional en Contabilidad, Administracin y Derecho.


Capacitacin en acciones de control.
Experiencia laboral en temas de control del sector pblico.
Otros que sea de su competencia.

5.1.3

Adquisiciones

Se encarga de:
o

Realizar las actividades relativas a los procesos de contrataciones


y
adquisiciones de los bienes y servicios que requiera el Proyecto Especial,
vigilando la debida observancia de las leyes, normas y reglamentos regulados
en la normatividad vigente.

5.1.3.1 Responsable

de Adquisiciones

Profesional que asume la responsabilidad de las actividades relacionadas a


las adquisiciones del Proyecto Especial.
Funciones

Especficas

El Responsable de Adquisiciones tiene las siguientes funciones:


a. Elaborar y supervisar el cumplimiento del Plan Anual de Contrataciones
de la Unidad Ejecutora, as como elaborar la documentacin que la
sustenta.
b. Elaboracin
y evaluacin de los Trminos de Referencia
y/o"
Especificaciones Tcnicas de las diferentes reas usuarias.

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c. Elaborar y visar expedientes de contratacin, estudios de mercado y


dems actos preparatorios para la adquisicin de bienes y/o prestacin
de servicios.
d. Apoyo a los Comits Especiales en la elaboracin de Bases, Actas y
cualquier otra documentacin necesaria para la conduccin de los
procesos de seleccin.
e. Registro en el Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado SEACE, de las diferentes actuaciones que se lleven a cabo en la etapa
de actos preparatorios, de seleccin y contratacin, de ser el caso.
f. Otras que le asigne el Jefe de la Oficina de Administracin.
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Lneas de Autoridad
Dependencia

Reporta al Jefe de la Oficina de


Administracin
Ejerce supervisin sobre el Especialista
de Adauisiciones.

lineal o jerrquica

Ejerce mando o supervisin sobre

Requisitos minimos

Ttulo profesional de abogado colegiado, economista, administrador,


contador, ingeniero industrial.
Contar con la Certificacin para laborar en el rgano encargado de las
Contrataciones emitido por el OSCE
Experiencia en el sector pblico en temas de contrataciones pblicas o
logstica.
Tener experiencia en ejecucin de procesos de seleccin, licitacin
pblica, concurso pblico y/o adjudicacin directa pblica y otros.
Responsabilidad, actitud proactiva, trabajo en equipo y capacidad

5.1.3.2 Especialista de Adquisiciones

Profesional que cumple funciones relacionadas a adquisiciones y/o


contrataciones del Proyecto Especial.
Funciones Especificas
El Especialista de Adquisiciones tiene las siguientes funciones:

a. Proponer y ejecutar las actividades del Plan Anual de Contrataciones de


la Unidad Ejecutora, as como la organizacin de la documentacin que
la sustenta.
b. Apoyar en la elaboracin de los Trminos de Referencia y/o
Especificaciones Tcnicas de las diferentes reas usuarias.
c. Elaborar los expedientes de contratacin, estudios de mercado y dems
actos preparatorios para la adquisicin de bienes y/o prestacin de
servicios.
d. Asistir a los Comits Especiales en la elaboracin de Bases, Actas y
cualquier otra documentacin necesaria para la conduccin de los
procesos de seleccin.
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",

e. Registrar en el Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado SEACE, las diferentes actuaciones que se lleven a cabo en la etapa de
actos preparatorios, de sleccin y contratacin, de ser el caso.
f. Otras que le asigne el Jefe inmediato o Jefe d la Oficina de
Administracin.
Lneas de Autoridad
Dependencia

Responsable
Reporta
al
Adauisiciones.
No eierce supervisin de personal.

lineal o jerrquica

Ejerce mando o supervisin


Requisitos

sobre

de

minimos

Titulo

profesional

en

administracin, derecho.
Contar con Certificacin

economa,

contabilidad,

ingeniera

industrial,

para laborar en el rgano encargado

de las

Contrataciones de la entidad, emitido por el OSCE.

Experiencia laboral en general.

Experiencia

en el sector pblico en temas de contrataciones

pblicas o

logstica.
5.1.4

Recursos

Humanos

Administra los procesos de seleccin, induccin y contratacin del personal, los


contratos del personal que el Proyecto requiera para su funcionamiento; y ejecuta,
de ser el caso, los procesos de evaluacin peridica de desempeo del personal
5.1.4.1

Especialista

en Recursos

Humanos

Profesional que asume las actividades de Recursos Humanos.


Funciones

Especificas

El profesional en Recursos Humanos tiene las siguientes funciones:


a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.

Proponer, organizar y ejecutarlas actividades de los procesos y


acciones de personal sobre ingresos y trminos de servicio.
Organizar y mantener actualizado los registros y legajos del personal
del proyecto.
Elaborar el Presupuesto del personal de la Unidad Ejecutora.
Efectuar el control de asistencia y permanencia del personal y
mantener actualizado el registro de trabajadores.
Elaborar la planilla de pagos del personal del Proyecto Especial.
Proponer y ejecutar las actividades para el Plan Operativo Anual en
materia de su competencia.
Coordinar los aspectos de organizacin y programacin de actividades
que le competen.
Elaborar las constancias de trabajo del personal del ProyectO Especial.
Brindar informacin y emitir opinin tcnica referente a los aspectos
de su competencia.

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o Jefe de la Oficina de
Otras que le. asigne el Jefe inmediato
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Administracin.

Lneas de Autoridad

Reporta al Jefe de la Oficina de


Administracin
No eierce supervisin de personal.

Dependencia lineal o jerrquica


Ejerce mando o supervisin sobre
Requisitos mnimos

5.1.5

Titulo profesional o Bachiller en Servicio Social, Derecho,


Administracin o afines.
Capacitacin acorde y suficiente, acreditada con certificados
correspondientes.
Experiencia laboral en el sector pblico.

Informtica

Es el encargado de implementar y desarrollar los sistemas informticos del Proyecto


Especial, garantizando su permanente actualizacin, optimizando el uso de los
recursos de ltima generacin, acorde a las directivas que el Ministerio de
Economa y Finanzas tenga para ello; y custodiar adecuadamente la informacin
almacenada en medios tecnolgicos, en concordancia con las disposiciones legales
vigentes sobre la materia.
5.1.5.1 Especialista en Informtica

Profesional que asume las actividades relacionadas con la Tecnologa de la


Informacin.
Funciones Especficas

El profesional de Informtica tiene las siguientes funciones:


a.

Proponer el Plan Operativo del rea de informtica a la Oficina de


Administracin.
b. Coordinar la instalacin y configuracin de los equipos a ser usados en
el Proyecto Especial.
c. Formular las polticas y planes en materia de tecnologa de la
informacin y telecomunicaciones en el Proyecto Especial, en
concordancia con las polticas establecidas por el Ministerio de
Economa y Finanzas.
d. Supervisar la implantacin y administracin de todos los equipos de ,
cmputo de uso general y especficos del Proyecto Especial.
e. Supervisar el control, evaluacin tcnica y mantenimiento de los
equipos de cmputo de la Unidad Ejecutora; coordinando a nivel tcnico
las actividades de mantenimiento y reparacin necesarias.
f. Responsable del inventario general de los equipos de cmputo, de .
programas informticos y licencias del Proyecto Especial.
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g, Elaborar y Ejecutar los planes y programas de desarrollo informtico
de sistemas,
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h.

Asistir a los usuarios del Proyecto Especial, en tareas administrativas y


funcionales en tcnicas informticas asi como en utilizacin de equipos
computarizados y uso de.software especfico.
i. Responsable del mantenimiento de los equipos de cmputo de la
Unidad Ejecutora, coordinando a nivel tcnico las actividades de
mantenimiento y reparacin.
j.
Informar a su Jefe inmediato aquellos aspectos importantes
relacionados con su rea y proporcionar todos los elementos necesarios
para las reuniones en relacin con temas informticos, cuando asi lo
-requieran.
k. Mantener actualizado el inventario general de los equipos de cmputo,
de programas informticos y licencias del Proyecto Especial.
1. Otras que le asigne el Jefe inmediato o Jefe de la Oficina de
Administracin.
Lneas de Autoridad
Reporta al Jefe de la Oficina de
Administracin
No e.erce su ervisin de ersonal.

Dependencia lineal o jerrquica


E"erce mando o su ervisin sobre
Requisitos minimos

5.1.6

Ttulo profesional o Bachiller en Ingeniera de Sistemas o afines.


Capacitacin acorde y suficiente, acreditada con certificados
correspondientes.
Experiencia laboral en informtica en el sector pblico.
Presupuesto, Contabilidad y Tesorera

Se encarga de:
Controlar y registrar la informacin contable, elaborar los balances y estados
financieros, de acuerdo a las disposiciones legales, tributarias y normativas
vigentes de la Contadura General de la Repblica; as como de velar por el
cumplimiento de los procedimientos contables y de auditora de conformidad con
las normas nacionales, as como proveer de informacin pertinente para la toma
de decisiones.
Ejecutar los recursos financieros del Proyecto Especial y velar por el
cumplimiento de las directivas y procedimientos relacionados a la Tesorera, de
conformidad con las normas nacionales y de los organismos cooperantes y
efecta las actividades de recepcin de ingresos, egresos y pagos de
obligaciones de caja.
Realizar la programacin, formulacin, ejecucin, control y evaluacin del
Presupuesto del Proyecto de acuerdo con las Directivas Tcnicas emitidas por
la Direccin General de Presupuesto Pblico del Ministerio de Economa y
Finanzas.
5.1.6.1 Responsable de Contabilidad, Presupuesto y Tesorera
Profesional que asume la responsabilidad de las actividades relacionadas a
Contabilidad, Tesorera y Presupuesto del Proyecto Especial.

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Funciones Especificas

El Responsable de Presupuesto, Contabilidad y Tesorera tiene las siguientes


funciones:

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a. Programar, dirigir, coordinar, asesorar y controlar la ejecucin y cumplimiento de


las normas y dispositivos legales de las reas de Contabilidad, Tesorera y
Presupuesto.
b. Supervisar y evaluar el cumplimiento de las actividades y procedimientos
tcnicos referidos a la ejecucin de actividades en las reas de Contabilidad,
Tesorera y Presupuesto.
c. Apoyar en la formulacin de los documentos de gestin institucional de la Unidad
Ejecutora tales como: el Plan Estratgico Institucional, el Plan Operativo Anual y
otros, en materia de su competencia.
d. Coordinar con los rganos competentes del Ministerio de Economa y Finanzas
relacionados a la administracn de la Contabilidad, Tesorera y Presupuesto del
Proyecto Especial.
e. Proponer para su aprobacin, Resoluciones Directorales dentro del marco legal
de la Contabilidad, Tesorera y Presupuesto del Sector Pblico.
f. Supervisar, coordinar y controlar mediante el registro contable presupuestal y
patrimonial las operaciones realizadas por el Proyecto en el SIAF-SP.
g. Realizar el registro contable presupuestal y patrimonial de las .operaciones
realizadas por el Proyecto en el SIAF-SP
h. Supervisar y controlar mediante los registros contables la ejecucin del
presupuesto del Proyecto en coordinacn con la ejecucin presupuestal.
i. Registrar y actualizar los libros principales y auxiliares contables del Proyecto
Especial.
j. Elaborar y firmar los estados financieros y anexos necesarios del Proyecto y
dems reportes preparados por medio del Sistema Integrado de Administracin
financiera - SIAF que sean requeridos por la Contadura Pblica de la Nacin.
k. Formular los proyectos de Resoluciones y Directivas sobre normas, procesos y
procedimientos tcnicos de Contabilidad, Tesorera y Presupuesto.
1. Otras que le asigne el Jefe inmediato o Jefe de la Oficina de Administracin.
m. Presentacin de estados financieros e informar al Jefe de la Oficina de
Administracin sobre los resultados.
n. Supervisar que se efecten adecuadamente los pagos de las Planillas y
contribuciones a la SUNAT, Essalud, y otros descuentos y/o retenciones
correspondientes o compromisos contrados con proveedores.
o. Coordinar, de ser el caso, el adecuado registro de las notas de contabilidad y
expedientes administrativos en los sistemas correspondientes.
p. Formular y/o revisar proyectos de Resoluciones y Directivas sobre normas,
procesos y procedimientos tcnicos de Contabilidad, Tesorera y Presupuesto;
as como modificaciones presupuestales.
q. Visar o suscribir los Estados Financieros de la Unidad Ejecutora.
r. Revisar y fiscalizar la documentacin fuente que sustenta las operaciones
financieras del Proyecto Especial.
' s. Controlar el registro de ejecucin de ingresos, ejecucin de gastos (fase girado).
t. Custodiar las Cartas Fianzas yotrosdocumentos valorados ..
u. MOnltorear las transferenCias financieras entre cuentas comentes del Proyecto
Especial, de darse el caso.
v. Supervisar el archivo cronolgico de la documentacin pagada.
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w. Supervisar el manejo de fondos del Fondo para Pagos en Efectivo y/o para,Caja,'/'.
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x. Formular presupuestalmente el cuadro de necesidades de la Unidad Ejecutor~.
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y. Formular, monitorear y evaluar las metas financieras de recursos de la Unidad


Ejecutora para gasto corriente.
z. Participar en la conciliacin y cierre del presupuesto de la Unidad Ejecutora al
trmino del ejercicio fiscal, de acuerdo a la normatividad presupuestal vigente.
aa. Otras que le asigne el Jefe de la Oficina de Administracin.
Lneas de Autoridad
Reporta a[ Jefe de la Oficina de
Administracin.
EjerCe supervisin a los Especialistas de
Presupuesto, Contabilidad v Tesorera.

Dependencia lineal o jerrquica


Ejerce mando o supervisin sobre

Requisitos mnimos

Titulo profesional en Contabilidad.

Capacitacin en cursos relativos a Contabilidad Gubernamental.


Capacitacin
acorde
y
suficiente,
acreditada
con
certificados
correspondientes.

Experiencia profesional laboral.


Experiencia en temas referidos a la Contabilidad Gubernamental.

5.1,6.2 Asistente en Contabilidad


Profesional que apoya las funciones relacionadas a la Contabilidad del Proyecto
Especial.
Funciones Especficas
El Asistente en Contabilidad tiene las siguientes funciones:
a. Proponer normas y procedimientos internos de carcter tcnico administrativo
en lo que respecta a las operaciones del Proyecto.
b. Realizar el registro contable presupuestal y patrimonial de las operaciones
realizadas por el Proyecto en el SIAF-SP.
c. Procesar los registros contables, financieros y presupuesta les del Proyecto.
d. Apoyar en la elaboracin de los estados financieros y anexos necesarios del
Proyecto y dems reportes preparados por medio del Sistema Integrado de
Administracin financiera - SIAF que sean requeridos por la Contaduria Pblica
de [a Nacin.
e. Efectuar el adecuado registro de las notas de contabilidad y expedientes
administrativos en los sistemas correspondientes.
f. Apoyar en la formulacin de los proyectos de Resoluciones y Directivas sobre
normas, procesos y procedimientos tcnicos de Contabilidad, Tesorera y
Presupuesto.
.
g, Otras que le asigne el Jefe inmediato o Jefe de la Oficina de Administracin,
Lneas de Autoridad
Reporta
al
Responsable
de
Presu uesto, Contabilidad
Tesoreria
No e'erce su ervisin de ersonal.

Dependencia lineal o jerrquica


E'erce mando o su ervisin sobre

22

"

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Requisitos mnimos

Ttulo Profesional o Bachiller en Contabilidad.


Capacitacin acorde y suficiente, acreditada con certificados correspondientes
Experiencia laboral.
Experiencia mnima en manejo de SIAF.
Responsabilidad, actitud proactiva, trabajo en equipo y capacidad de trabajo bajo
presin

5.1.6.3 Especialista en Presupuesto


Profesional quien cumple las funciones relacionadas con la Gestin Presupuestaria
del Proyecto Especial.
Funcones Especificas
El Especialista en Presupuesto tiene las siguientes funciones:
a. Monitorear el avance de la ejecucin presupuestal de la Unidad Ejecutora a
travs del empleo intensivo de las herramientas informticas disponibles, tales
como el SIGA y el SIAF.
b. Proponer presupuestalmente el cuadro de necesidades de la Unidad Ejecutora.
c. Elaborar el Calendario de Pagos Mensual de la Unidad Ejecutora.
d. Elaborar proyectos de documentos tcnicos en materia presupuestal,
relacionados con los requerimientos de los rganos de la Unidad Ejecutora.
e. Proponer metas financieras de recursos de la Unidad Ejecutora para gasto
corriente.
f. Conciliar trimestralmente la informacin de ejecucin presupuestal, respecto de
la correcta afectacin presupuestal y verificando los marcos presupuestales de
cada actividad de mantenimiento y de cada contrato de servicios.
g. Actualizar mensualmente los cuadros de control de presupuesto, por actividad al
detalle.
h. Apoyar en el proceso de formulacin, monitoreo y evaluacin de los planes
operativos de la Unidad Ejecutora vinculados al presupuesto.
i. Monitoreo, seguimiento y ejecucin del presupuesto institucional.
j. De ser el caso, elaborar informes de asignacin presupuestal para las
propuestas de las modificaciones presupuestarias.
k. Participar en la conciliacin y cierre del presupuesto de la Unidad Ejecutora al
trmino del ejercicio fiscal, de acuerdo con la normatividad presupuestal vigente.
1. Elaborar Resoluciones Directorales en el marco de la Ley General de
Presupuesto.
m. Otras que ie asigne el Jefe inmediato o Jefe de la Oficina de Administracin.
Lneas de Autoridad
Reporta
al
Responsable
de
Presu uesto, Contabilidad Tesorera
No e'erce su ervisin de ersonal.

Dependenca lineal o jerrquica


E'erce mando o supervisin sobre

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Requisitos minimos
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Ttulo Profesional en Economa, Contabilidad, Administracin o carreras afines',....

23

( ,

"

Capacitacin acorde y suficiente, acreditada con certificados correspondientes

Experiencia laboral en Presupuesto Pblico.


Experiencia en la elaboracin de Planes Operativos.
Responsabilidad, actitud proactiva, trabajo en equipo y capacidad de trabajo bajo
presin

o
o

5.1.6.4 Especialista

en Tesorera

Profesional quien cumple las funciones relacionadas a Tesorera del Proyecto


Especial.
Funciones

Especficas

El especialista en Tesorera tiene las siguientes funciones:


a. Ejecutar la administracin de los recursos financieros de acuerdo con las normas
del procedimiento de pagos del Tesoro Pblico y las normas del Sistema de
Tesoreria.
b. Registro de ejecucin de ingresos y la ejecucin de gastos (fase girado).
c. Preparar y efectuar el pago de las remuneraciones, obligaciones y compromisos
contrados con los proveedores.
d. Mantener el registro delas Cartas Fianzas y otros documentos valorados del
Proyecto Especial.
e. Efectuar, de ser necesario, las transferencias financieras entre cuentas
corrientes del Proyecto Especial.
f. Ejecutar el control de Calendario de Pagos.
g. Efectuar las conciliaciones respectivas de las cuentas de la Unidad Ejecutora.
h. Efectuar arqueos del fondo para pagos en efectivo.
i. Elaboracin de los recibos de ingresos a caja.
j. Efectuar el registro en el Sistema Integral de Administracin Financiera (SIAF)
correspondiente a la ejecucin de gastos, segn calendario Mensual de Pagos.
k. Efectuar el registro de las obligaciones tributarias de la Unidad Ejecutora de
acuerdo a la normatividad vigente.
1. Mantener actualizado el Libro de Bancos de Tesorera, as como los libros
auxiliares.
m. Visar los comprobantes de pago para cancelar las obligaciones contradas por la
Unidad Ejecutora, con cargo a todas las fuentes de financiamiento asignadas en
su presupuesto anual, autorizando el pago respectivo.
n. Procesar el pago de viticos en moneda nacional y moneda extranjera que se
requiera para los funcionarios autorizados en comisin de servicio.
o. Otras que le asigne el Jefe inmediato o Jefe de la Oficina de Administracin.
Lneas de Autoridad
Dependenca

lineal o jerrquica

E"erce mando o su ervsin sobre

Requisitos
o
o

mnimos

Ttul Profesional en Contabilidad, Administracin o Economa'.


Capacitacin acorde y suficiente, acreditada con certificados correspondients

24

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,.

Experiencia laboral en Tesorera.


Experiencia en manejo de SIAF en reas de Tesorera
Responsablidad, actitud proactiva, trabajo en equipo y capacidad de trabajo bajo
presin

5.1.7

Patrimonio

y Almacn

Este profesional se encargar


5.1.7.1 Especialista

Patrimonio

de las actividades de patrimoniales.


y Almacn

Profesional que asume las actividades


adquirido por el Proyecto Especial.
Funciones

con el control del patrimonio y almacn

Especificas

a. Implementar el control adecuado de los benes patrimoniales adquiridos por el


Proyecto Especial.
b. Elaborar la documentacin necesaria de acuerdo a la normatividad para el
destino de los bienes adquiridos por el Proyecto Especial.
c. Monitorear el registro de los bienes del Proyecto Especial, as como las notas
de entrada, salida, plizas de entrada y salida de los bienes cancelados.
c. Cautelar el estricto cumplimiento
de los procesos de almacenamiento,
distribucin, inventario fisico, baja de bienes y reposicin de stock.
a. Proveer oportunamente a los Grupos de Trabajo de los materiales necesarios.
b. Responsable de las entradas o salidas de los bienes patrimoniales y de las
existencias del almacn.
c. Monitorear la distribucin de bienes previa presentacin
de pedido de
comprobante de salida, el mismo que deber estar firmado y autorizado.
d. Velar por la seguridad y mantenimiento de las instalaciones y equipos del
almacn del Proyecto Especial a travs de seguros contratados.
e. Otras que le asigne el Jefe de la Oficina de Administracin.
Lineas de Autoridad
Dependencia

Ejerce mando o supervisin


Requisitos

Reporta al Jefe de la Oficina


Administracin
No ejerce supervisin de oersonal.

lineal o jerrquica
sobre

de

minimos

Ttulo Profesional o Bachiller en Ingeniero Industrial, Administracin, Contador,


Economista.
Capacitacin acorde y suficiente, acreditada con certificados correspondientes.

Conocimientos

Experiencia laboral en temas de control patrimonial.

de Almacn y Archivo
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5.1.8

Estructura de la Oficina de Administracin

Oficina de
Administracin

Adquisiciones

Informtica

Presupuesto,
Contabilidad y
Tesorera

CAPITULO VI.
6.1

PatrimoniO,
Almacn

Recursos
Humanos

RGANO DE lNEA

Direccin de Coordinacin General


La Direccin de Coordinacin General del Proyecto Especial es el rgano de lnea
responsable de la programacin, organizacin, ejecucin, coordinacin, supervisin
y evaluacin de las actividades relacionadas a la realizacin de las Juntas Anuales
de Gobernadores del BM/FMI que se llevar a cabo el 2015 en el Per.

Cuadro orgnico de cargos


Cargo Estructural
.

Director de Coordinacin General


Asstente de Coordinacin
Responsables
Especialistas

6.1.1

Total
1
1
8

49

Coordinacin General

Profesional quien cumple el encargo de la Coordinacin General de los Grupos de


Trabajo creados al interior de esta Direccin.

Funciones Especficas
De la Direccin de Coordinacin General tiene las siguientes funciones:
a.
b.
c.

d.

Coordinar con las diferentes reas temticas la elaboracin del "Plan de


Desarrollo del Proyecto Especial".
Coordinar la elaboracin del "Documento del Proyecto" del Proyecto Especial
Juntas de Gobernadores BM/FMI - 2015 Per.
Apoyar a la Direccin Ejecutiva en la consolidacin, elaboracin, revisin de los
diferentes componentes del "Documento de Proyecto" y el "Plan de Desarrollo
del Proyecto Especial".
Conducir y coordinar con el equipo de especialistas de las reas temticas que
forman parte del Proyecto Especial, las diferentes actividades conducentes a
la realizacin de las Juntas de Gobernadores BM/FMI 2015.

26

...

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e.
f.

g.
h.

. i.

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Participar activamente en las coordinaCiones que el Proyecto Especial realice


con el FMI, el BM y el resto de sectores y contrapartes involucradas.
Conducir la implementacin, el seguimiento y el aseguramiento del
cumplimiento de los resultados esperados, metas y objetivos del "Proyecto
Especial Juntas de Gobernadores BM/FMI - 2015 Per".
Programar, organizar y coordinar las actividades realizadas por las distintas
reas temticas.
Informar al Director Ejecutivo acerca del plan de trabajo de la Coordinacin
General y los avances de las actividades programadas por las rea temticas
a su cargo; as como de otra informacin que sea relevante. Otras pertinentes
que sean dispuestas por la Direccin Ejecutiva del Proyecto Especial.
Elaborar los trminos de referencia o especificaciones tcnicas para la
contratacin de servicios y bienes, respectivamente, que se requieran para el
cumplimiento de sus actividades.

Lneas de Autoridad
De endencia lineal o 'err uica
Ejerce mando o supervisin sobre

Re orta al Director E'ecutivo


Ejerce supervisin sobre todo el
ersonal de la Coordinacin General

Requisitos mnimos
Grado de Maestra en Economa, Administracin o afines.
Dominio del idioma ingls.
Experiencia en el gerenciamiento de proyectos de gran escala.
6.1.1.1

Asistente

Funciones Especficas
a. Organizar las actividades relacionados con la Coordinacin General del Proyecto
Especial.
b. Convocar por indicacin de la Coordinacin General a reuniones de los
responsables de las reas de Gestin.
c. Preparar la documentacin e .informacin de los asuntos de la Coordinacin
General.
d. Coordinar las actividades que tenga que realizar la Coordinacin General.
e. Recepcin, registro, control y derivacin de documentos a travs del Sistema de
Trmite documentaro usado por la Unidad Ejecutora.
f. Elaboracin de documentos de acuerdo a los requerimientos de la Coordinacin
General.
g. Otras que le asigne el Coordinador General.
Lneas de Autoridad

27

..
Requisitos

6.1.2

mnimos

Titulado o Bachiller en Economia, Administracin, Ingeniera Industrial y afines.


Cursos acreditables en temas de la Administracin Pblica.
Experiencia laboral acreditable en el sector pblico.
Otros que se considere importantes.

Grupo de Trabajo de Relaciones

Pblcas

El Grupo de Trabajo de Relaciones Pblicas es el rea encargada de programar,


organizar, coordinar, ejecutar y supervisar las actividades referidas a la recepcin
de participantes, programas culturales. entre otras actvidades, para el evento
Juntas de Gobernadores del BM/FMI del 2015 en el Per.
6.1.2.1

Responsable

de Relaciones

Pblicas

Profesional que asume la responsabilidad


Pblicas.
Funciones

del Grupo de Trabajo de Relaciones

Especficas

El Responsable de Relaciones Pblicas tiene las siguientes funciones:


a. Programar, organizar, coordinar y ejecutar las actividades referidas a protocolos
y recepcin de los participantes.
b. Organizar programas culturales y disear propuestas tursticas para los
partcipantes.
c. Brindar informacin general relativa a la ubicacin de hoteles, instalaciones
oficiales para el evento y otros.
d. Coordinar las actividades del personal voluntariO reclutado para el evento y
monitorear el cumplimiento de las mismas.
e. Coordinar los detalles del coctel oficial del Gobierno para todos los participantes.
f. Coordinar la exposicin de muestras culturales del Per para exponer en las
instalaciones oficiales del evento.
g. Proponer los obsequios para los Gobernadores y sus alternos.
h. Proponer el obsequio para los dems invitados.
i. Organizar la entrega de los obsequios y dems informacin preliminar a todos
los miembros participantes del evento.
j. Organizar el patio de comidas.
k. Apoyar en la elaboracin del "Documento del Proyecto", de Proyecto Especial
Juntas de Gobernadores BM/FMI - 2015 Per.
1. Otras que le asigne el Director de Coordinacin General.
Lneas de Autoridad
Dependencia

Reporta a la Direccin de Coordinacin


General
Ejerce
supervisin
sobre
los
esoecialistas oue tenea a su careo.

lineal o jerrquica

Ejerce mando o supervisin

sobre

28

"

..

'

Requisitos minimos
Profesional en Administracin, Mercadeo, Hotelera, Traduccin e Interpretacin
o afines.
Maestra en rea pertinente o amplia experiencia laboral.
Experiencia especfca a nivel gerencial.
Experiencia en la gestin de relaciones pblicas.
Dominio del idioma espaol e ingls.
6.1.2.2

Especialistas para Apoyo en Relaciones Pblicas

Funciones Especificas
a. Apoyar en la programacin, organizacin y ejecucin las actividades referidas a
protocolos y recepcin de los participantes.
b. Apoyar en organizar programas culturales y disear propuestas tursticas para
los participantes.
c. Brindar informacin general relativa a la ubicacin de hoteles, instalaciones
oficiales para el evento y otros.
d. Apoyar en la coordinacin de las actividades del personal voluntario reclutado
para el evento y monitorear el cumplimiento de las mismas.
e. Apoyar en la coordinacin de los detalles del cctel oficial del Gobierno para
todos los participantes.
f. Otras que le asigne el Responsable del Equipo de Relaciones Pblicas.
Lineas de Autoridad
Dependencia lineal o jerrquica
Ejerce mando o suoervisin sobre

Reporta al Responsable de Relaciones


Pblicas
No eierce suoervisin.

Requisitos minimos
Profesional en Administracin, Mercadeo, Hotelera, Traduccin e Interpretacin'
o afines.
Conocimientos acreditables sobre temas requeridos vinculados a las Relaciones
Pblicas.
Experiencia laboral acreditable en temas relacionados a Relaciones Pblicas.
Dominio del idioma espaol e ingls de ser necesario.
Otros que se considere importantes.
6.1.3

Grupo de Trabajo de Servicios de Acreditacin


El Grupo de Trabajo de Servicio de Registro es el rea encargada de programar,
organizar, coordinar, ejecutar y supervisar las actividades orientadas a facilitar el
trmite de migraciones, visas, exoneraciones tributarias y/o arancelarias y del ....
registro de los participantes de las organismos y personas de apoyo para el evenlo ..
de las Juntas de Gobernadores del BM/FMI del 2015 en el Per.
;~-<

:'j

'.'.,

6.1.3.1

Responsable

de Servicios

de Acreditacin

Profesional que asume la responsabilidad


Acreditacin.
Funciones

del Grupo de Trabajo de Servicios de

Especificas

El Responsable de Servicios de Acreditacin tiene las siguientes funciones:


a. Programar y gestionar el plan de registro y credenciales de los participantes de
las Juntas de Gobernadores, incluyendo el registro del personal del FMI, el BM,
y el personal oficial del Estado Peruano.
b. Programar, organizar, coordinar y ejecutar las actividades correspondientes al
registro y acreditacin de los participantes del evento.
c. Encargarse de las coordinaciones con el Ministerio de Relaciones Exteriores
para los temas consulares, privilegios e inmunidades y otros relevantes para la
Junta de Gobernadores.
d. Coordinar los servicios de inmigracin, incluyendo la organizacin y ejecucin de
las actividades referidas a las visas de los participantes, tomando en cuenta los
requisitos segn pases miembros, la tramitacin de visas especiales en casos
particulares, la preparacin de la informacin sobre requisitos, el seguimiento del
proceso, entre otros.
e. Coordinar con el Ministerio de Relaciones Exteriores y la Superintendencia
Nacional de Aduanas los aspectos relacionados con las exoneraciones
tributarias y/o arancelarias que correspondan a los participantes en las Juntas
de Gobernadores. Difundir la informacin y hacer seguimiento a los procesos
particulares.
f. Apoyar en la elaboracin del "Documento del Proyecto", del Proyecto Especial
Juntas de Gobernadores BM/FMI - 2015 Per.
g. Otras que le asigne el Director de Coordinacin General.
Lneas de Autoridad
Dependencia

lineal o jerrquica

Ejerce mando o supervisin

Requisitos

sobre

minimos

Ttulo profesional en Economa, Adminstracin o afines.


Maestra en rea pertinente amplia experiencia laboral.
Experiencia especfica a nivel gerencia.
Dominio del idioma ingls.

6.1.3.2
Funciones

Especialistas

para el Servicio

de Acreditacin

Especificas

a. Apoyar en la programacin y gestin del Plan de Registro y Credenciales de los


Participantes en las Juntas de Gobernadores, incluyendo el registro del personal
del FMI, el BM, y el personal oficial del Estado Peruano.

: 30

."

'.
.

,.

b. Apoyar en programar, organizar y ejecutar las actividades correspondientes al


registro y acreditacin de los participantes del evento.
c. Encargarse de las coordinaciones con el Ministerio de Relaciones Exteriores
para los temas consulares, privilegios e inmunidades y otros relevantes para la
Junta de Gobernadores.
d. Apoyar en coordinar los servicios de inmigracin, incluyendo la organizacin y
ejecucin de las actividades referidas a las visas de los participantes, tomando
en cuenta los requisitos segn pases miembros, la tramitacin de visas
especiales en casos particulares, la preparacin de la informacin sobre
requisitos, el seguimiento del proceso, entre otros.
e. Apoyar en las coordinaciones con el Ministerio de Relaciones Exteriores y la
Superintendencia Nacional de Aduanas los aspectos relacionados con las
exoneraciones tributarias y/o arancelarias que correspondan a los participantes
en las Juntas de Gobernadores. Difundir la informacin y hacer seguimiento a
los procesos particulares.
f. Otras que le asigne el Responsable del Servicio de Registro.
Lneas de Autoridad
Dependencia lineal o jerrquica
E"erce mando o su ervisin sobre

Reporta al Responsable del Servicio de


Acreditacin.
No e'erce su ervisin.

Requisitos minimos

6.1.4

Tltuio profesional en Economa, Administracin o afines.


Conocimiento acreditables para el desarrollo de las actividades del rea.
Experiencia laboral acreditable de acuerdo a lo requerido.
Dominio del idioma ingls.
Otros que se considere importantes.

Grupo de Trabajo de Conferencias, Programas e Instalaciones


. El Grupo de Trabajo de Conferencias, Programas e Instalaciones es el rea
encargada de programar, organizar, coordinar y ejecutar las actividades
relacionadas la realizacin de las conferencias, los programas y de la gestin de las
instalaciones necesarias para el evento Juntas de Gobernadores BM/FM del 2015
en el Per.
6.1.4.1

Responsable de Conferencias, Programas e Instalaciones

Profesional que asume la responsabilidad del Grupo de Trabajo de Conferencias,


Programas e Instalaciones.
Funciones Especficas
El Responsable de Conferencias, Programas e Instalaciones tienen las siguientes
'.:'
funciones:
...~.

t..' '.',

a. Programar, organizar, coordinar y ejecutar las actividades referidas a. I;:...


habilitacin de las salas de conferencias, salas de reuniones, oficinas y reas .pblicas, en concordancia con los requerimientos de la Secretara Conjuntad'el'.'
Banco Mundial y el Fondo Monetario.
.'

-,

b. Organizar y coordinar el adecuado servicIo de impresin de documentos


necesarios para las conferencias, programas y otras actividades que se realicen
durante la Junta de Gobernadores.
c. Organizar y coordinar actividades para la adecuada sealizacin de las
instalaciones donde se realizarn las Juntas de Gobernadores.
d. Organizar y coordinar actividades necesarias para suministrar el servicio de
catering durante cada una de las reuniones que se programen para el evento, y
los requeridos por las delegaciones oficiales.
e. Apoyar en la elaboracin del "Documento del Proyecto", del Proyecto Especial
Juntas de Gobernadores BM/FMI - 2015 Per".
f. Otras que le asigne el Director de la Direccin de Coordinacin General y/o
Director Ejecutivo del Proyecto Especial.
Lneas de Autoridad
Dependencia

lineal o jerrquica

Ejerce mando o supervisin

Requisitos

sobre

minimos

Profesional en Administracin, Economa o afines.


Experiencia laboral en organizacin de eventos nacionales e internacionales.
Experiencia laboral con organismos internacionales.
Dominio del idioma ingls.

6.1.4.2

Funciones

Especialistas
Instalaciones.

para apoyar en Conferencias,

Programas

Especficas

a. Apoyar el programar, organizar, coordinar y ejecutar las activdades referidas a


la habilitacin de las salas de conferencias, salas de reuniones, oficinas y reas
pblicas, en concordancia con los requerimientos de la Secretara Conjunta del
b.

c.
d.

e.

Banco Mundial y el Fondo Monetario.


Apoyar en organizar y coordinar el adecuado servicio de impresin de
documentos necesarios para las conferencias, programas y otras actividades
que se realicen durante la Junta de Gobernadores.
Apoyar organizar y coordinar actividades para la adecuada sealizacin de las
instalaciones donde se realizarn las Juntas de Gobernadores.
Apoyar y coordinar actividades necesarias para suministrar el servicio de
catering durante cada una de las reuniones que se programen para el evento, y
los requeridos por las delegaciones oficiales.
Otras que le asigne el Responsable del Conferencias,
programas e
Instalaciones.

.'

32

't ~

..
Lneas de Autoridad
Dependencia lineal o jerrquica

Ejerce mando o sUDervisin sobre

Responsable
al
Reporta
Programas
Conferencias,
Instalaciones.
No eierce supervisin.

de
e

Requisitos minimos

6.1.5

Profesional en Administracin, Economa o afines.


Experiencia laboral en la organzacin de eventos nacionales e internacionales.
Experiencia laboral con organismos internacionales.
Dominio del idioma ingls.

Grupo de Trabajo de Tecnologia e Informtica

El Grupo de Trabajo de Tecnologa e Informtica es el rea encargada de


programar, organizar, coordinar y ejecutar las actividades relacionadas a la
implementacin de la infraestructura tecnolgica necesaria para la realizacin del
evento, adems de identificar necesidades tecnolgicas, definir planes de
contingencia brindando el aseguramiento necesario del buen funcionamiento antes
y durante la realizacin dei evento de las Juntas de Gobernadores del BM/FMI del
2015 en el Per.
6.1.5.1

Responsable de Tecnologia e Informtica

Profesional que asume la responsabilidad del Grupo de Trabajo de Tecnologa e


Informtca.
Funciones Especificas

El Responsable de Tecnologa e Informtica tiene las siguientes funciones:


a. Preparar la estructura y cronograma del proyecto en lo referente a la
nfraestructura de tecnologa que se deber tener mplementada de acuerdo al
Manual de Requerimientos del evento.
b. Preparar un esquema en el que se indique ei tipo y especificaciones de los
equipos de tecnologa que se requieran en cada uno de los locales y ambientes
para el desarrollo de las reuniones.
c. Programar, organizar, coordinar y ejecutar las actividades correspondientes a la
adquisicin y/o alquiler de equipos de audio y video, traduccin simultnea,
emisin y grabacin, iluminacin, circuito cerrado de televisin, entre otros
equipos de tecnologa que pudieran requerirse para el desarrollo de las
reuniones.
d. Programar, organizar, coordinar y supervisar las actividades para la instalacin
y funcionamiento de equipos de audio y video, traduccin simultnea, equipos .
de tecnologa, sistemas de comunicaciones y otros, en las instalaciones a ser
usadas para el evento.
.
e. Supervisar el diseo, instalacin y funcionamiento del sistema de traduccin .':::;:,..
simultnea del evento para las sesiones, conferencias, para la transmisin de
televisin y grabacin de audios.
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f. Organizar y coordinar las necesidades audiovisuales para cada evento o


servicios particulares solicitados.
g. Supervisar los servicios de produccin audiovisual que srn brindados a los
medios de comunicacin.
h. Participar en el proceso arquitectnico y de infraestructura para definir los
espacios y requerimientos que el rea audiovisual, redes, iluminacin y sonido
necesitan.
i. Coordinar con los responsables de brindar los servicios de redes y
telecomunicaciones,
internet, cableado de todas las sedes, y con los
proveedores de equipos informticos y de tecnologa, a fin de garantizar la
correcta instalacin y buen funcionamiento de la infraestructura audiovisual del
evento.
j. Preparar la estructura y cronograma del proyecto en lo referente a la
infraestructura de redes, telecomunicaciones y telefona IP que se deber tener
implementada de acuerdo al Manual de Requerimientos del evento.
k. Preparar un esquema en el que se indique el tipo y especificaciones de los
equipos de tecnologa, sistemas de comunicaciones y otros, que se requieran en
cada uno de los locales y ambientes para el desarrollo de las reuniones.
1. Programar, organizar, coordinar y supervisar las actividades correspondientes a
la adquisicin y/o alquiler de equipos de tecnologa, sistemas de comunicaciones
y otros, que se requieran para el desarrollo de las reuniones.
m. Programar, organizar, coordinar y supervisar las actividades para la instalacin
y funcionamiento de equipos de tecnologa, sistemas de comunicaciones y otros,
que se requieran para el desarrollo de las reuniones. En las instalaciones a ser
usadas para el evento.
n. Coordinar, proponer y llevar a cabo las distintas reuniones de trabajo entre todos
los organismos, entidades y proveedores involucrados para la realizacin del
proyecto, tales como proveedores de servicios de comunicaciones, contratistas,
proveedores de hardware / software y tecnologas diversas, as como con las
empresas responsables de su instalacin, configuracin y puesta en marcha.
o. Supervisar la implementacin de toda la plataforma de redes, comunicaciones y
conectividad en todas y cada una de las sedes en las que se desarrollar el
evento.
p. Participar en el proceso de seleccin de los distintos proveedores de tecnologa
y servicios de comunicaciones.
q. Realizar el control de calidad y supervisar todas las pruebas necesarias para la
operacin de la plataforma con un tiempo prudencial, de acuerdo a los
requerimientos y plazos establecidos en el Manual de Requerimientos del
evento.
r. Supervisar la realizacin de pruebas de "stress" de toda la plataforma, para
asegurar que sea capaz de soportar la carga de trfico y usuarios prevista
durante la realizacin del evento.
s. Verificar la calidad de los equipos / servicios ofertados y puestos en operacin
as como el estricto cumplimiento de los requerimientos mnimos y estndares
solicitadOs en los documentos oficiales utilizados como referencia para el evento.
t. Proponer, desarrollar e implementar planes de contingencia para tolerancia a
fallas imprevistas en las comunicaciones y/o conectividad.
u. Coordinar las tareas de soporte de toda la plataforma con los diversos
proveedores.
v. Solicitar, recopilar y almacenar toda la informacin tcnica con respecto a la
implementacin del proyecto.
w. Apoyar en la elaboracin del "Documento del Proyecto", del Proyecto Especial
Juntas de Gobernadores BM/FMI- 2015 Per.

34

~I

',t-,

x. Otras que le asigne el Director de la Direccin de Coordinacin General y/o


Director Ejecutivo del Proyecto Especial.
Lneas de Autoridad
Dependencia

lineal o jerrquica

Ejerce mando o supervisin sobre

Requisitos minimos

Profesional universitario en ingenieria de sistemas (denominacin afn segn


universidad de procedencia).
Capacitacin especializada en Tecnologa e Informtica.
Experiencia laboral.
Experiencia en labores de su competencia
Dominio del idioma ingls
6.1.5.2

Especialistas en Tecnologia e Informtica

Funciones Especficas

a. Apoyar en preparar la estructura y cronograma del proyecto en lo referente a la


infraestructura de tecnologa que se deber tener implementada de acuerdo al
Manual de Requerimientos del evento.
b. Apoyar en preparar un esquema en el que se indique el tipo y especificaciones
de los equipos de tecnologa que se requieran en cada uno de los locales y
ambientes para el desarrollo de las reuniones.
c. Apoyo en programar, organizar, coordinar y ejecutar las actividades
correspondientes a la adquisicin y/o alquiler de equipos de audio y video,
traduccin simultnea, emisin y grabacin, iluminacin, circuito cerrado de
televisin, entre otros equipos de tecnologa que pudieran requerirse para el
desarrollo de las reuniones.
d. Desarrollar actividades de programar, organizar, coordinar y supervisar las
actividades para la instalacin y funcionamiento de equipos de audio y video,
traduccin simultnea, equipos de tecnologa, sistemas de comunicaciones y
otros, en las instalaciones a ser usadas para el evento.
e. Coordinar los trabajos de los desarrolladores de pginas web, avisos
electrnicos y sealizacin digital en pantallas para cubrir sus necesidades.
(produccin de videos para pginas web internas y externas).
f. Apoyo en supervisar el diseo, instalacin y funcionamiento del sistema de
traduccin simultnea del evento para las sesiones, conferencias, para la
transmisin de televisin y grabacin de audios.
g. Otras que les asigne el Responsable de Tecnologa e Informtica.
Lneas de Autoridad
Dependencia lineal o jerrquica
Ejerce mando o supervisin sobre

Reporta al Responsable de Tecnologa


e Informtica
..
No eierce supervisin.

.'

Requisitos

6.1.6

minimos

Profesional universitario en ingeniera de sistemas (denominacin


universidad de procedencia).
Capacitacin especializada en Tecnologa e Informtica.
Experiencia en labores de su competencia
Otros requerimientos de ser necesarios.
Dominio del idioma ingls

afn segn

Grupo de Trabajo de Transporte


El Grupo de Trabajo de Transporte Local e Internacional es el rea encargada de
programar, organizar, coordinar y ejecutar las actividades orientadas a dotar del
transporte local a los participantes del evento de las Juntas de Gobernadores del
BM/FMI del 2015 en el Per, as como de las actividades que permitan el aterrizaje
y salida de los aviones que trasportan a los participantes al indicado evento.
6.1.6.1

Responsable

de Transporte

Profesional que asume responsabilidad del Grupo de Trabajo de Transporte Local


e Internacional.
Funciones

Especificas

El Responsable de Transporte Local e Internacional tiene las siguientes funciones:


a. Programar, organizar, coordinar y ejecutar las actividades correspondientes a la
contratacin de servicios de transporte local que requieran los participantes del
evento durante el desarrollo de las reuniones.
b. Brindar informacin sobre las rutas por las cuales transitarn los vehculos de
transporte local asignados al traslado de los participantes del evento.
c. Programar, organizar, coordnar y ejecutar las actividades correspondientes a la
recepcin de los participantes al evento en el aeropuerto, y el traslado a los
hoteles, tanto al llegar como al partir.
d. Coordinar el transporte de los participantes y grupos, desde el aeropuerto hacia
los respectivos hoteles y viceversa, con compaas de transporte contratadas.
e. Programar, organizar, coordinar y ejecutar las actividades correspondientes para
poner a disposicin de los participantes servicios de taxis.
f. Programar, organizar, Coordinar y ejecutar las actividades correspondientes para
adquirir y/o rentar los vehculos oficiales para los Gobernadores.
g. Coordinar con las aerolneas, dotar de una mayor disponibilidad de vuelos para
el arribo y partida de los asistentes.
h. Coordinar con las entidades privadas o estatales correspondientes respecto al
trfco areo durante los das que dure el evento.
i. Coordinar con las entidades privadas o estatales correspondientes respecto al
aterrizaje y partida de aviones privados que transportan a participantes del
evento.
j. Coordinar con las entidades privadas o estatales correspondientes respecto al
ingreso y salida de los bienes importados temporalmente por los asistentes del
evento.
k. Brindar informacin sobre las rutas, vuelos internacionales y aerolneas a los
participantes del evento.

36

'.

1. Apoyar en la elaboracin del "Documento del Proyecto", del Proyecto Especial


Juntas de Gobernadores BM/FMI - 2015 Per.
m. Otras que le asigne el Director de Coordinacin General.
Lneas de Autoridad
Dependencia lineal o jerrquica
Ejerce mando o supervisin sobre

Requisitos mnimos

Ttulo profesional en Administracin o afines.


Maestria en rea pertinente o amplia experiencia laboral.
Experiencia en la prestacin de servicios de transporte nacional e internacional
Experiencia en organizacin y supervisin de grupos de trabajo.

6.1.6.2

Especialistas de Transporte

Funciones Especficas
a. Apoyar en programar, organizar, coordinar y ejecutar las actividades
correspondientes a la contratacin de servicios de transporte local que requieran
los participantes del evento durante el desarrollo de las reuniones.
b. Apoyar en brindar informacin sobre las rutas por las cuales transitarn los
vehculos de transporte local asignados al traslado de los participantes del
evento.
c. Apoyar en programar, organizar, coordinar y ejecutar las actividades
correspondientes a la recepcin de los participantes al evento en el aeropuerto,
y el traslado a los hoteles, tanto al llegar como al partir.
d. Coordinar el transporte de los participantes y grupos, desde el aeropuerto hacia
los respectivos hoteles y viceversa, con compaas de transporte contratadas.
e. Apoyar en programar,
organizar, coordinar y ejecutar las actividades
correspondientes para poner a disposicin de los participantes servicios de taxis.
f. Otras que le asigne el Responsable de Transporte Local e Internacional
Lneas de Autoridad
De endencia lineal o "errquica
E"erce mando o su ervisin sobre
Requisitos minimos

Titulo profesional en Administracin o afines.


Experiencia laboral acreditable en temas requeridos
Experiencia en la prestacin de servicios de transporte nacional e internacional
Experiencia en organizacin y supervisin de grupos de trabajo.
Otros temas importantes para las labores.

,.

6.1.7

Grupo de Trabajo de Medios de Comunicacin,

Publicidad

y Marketing

El Grupo de Trabajo de Medios de Comunicacin, Publicidad y Marketing es el rea


encargada de programar, organizar, coordinar y ejecutar las actividades orientadas
a conducir las comunicaciones, dirigir la publicidad e implementar la campaa de
Marketing del evento de las Juntas de Gobernadores del BM/FMI del 2015 en el
Per.
6.1.7.1

Responsable

de Medios de Comunicacin,

Profesional que asume la responsabilidad


Comunicacin, Publicidad y Marketing.
Funciones

Publicidad

y Marketing

del Grupo de Trabajo de Medios de

Especificas

El Responsable de Medios de Comunicacin,


siguientes funciones:

Publicidad y Marketing tiene las

a. Formular el Plan de Comunicaciones, Prensa y Marketing para el Proyecto


Especial Juntas de Gobernadores BM/FMI- 2015 Per.
b. Conducir la implementacin del Plan de Comunicaciones, Prensa y Marketing.
c. Realizar actividades que permitan brindar ambientes adecuados para que la
prensa local e internacional brinde cobertura de evento.
d. Coordinar con los medios de comunicacin nacionales y extranjeros en las
etapas preparatorias, de ocurrencia y de seguimiento del evento de las Juntas
de Gobernadores BM/FMI para la difusin de la informacin sobre las mismas.
e. Dirigir la produccin de informacin y mensajes a ser difundidos sobre el
Proyecto Especial en sus diversas etapas.
f. Apoyar en la elaboracin del "Documento del Proyecto", del Proyecto Especial
Juntas de Gobernadores BM/FMI - 2015 Per
g. Otras que le asigne el Director de la Direccin de Coordinacin General y/o
Director Ejecutivo del Proyecto Especial.
Lineas de Autoridad
Dependencia

Reporta a la Direccin de Coordinacin


General
supervisin
sobre
los
Ejerce
esoecialistas aue tenaa a su carao.

lineal o jerrquica

Ejerce mando o supervisin

sobre

Profesional en ciencias de la comunicacin, periodismo o carreras afines.

Maestra en Periodismo, Ciencias de la Comuncacin o amplia experiencia


laboral.

Experiencia especifica en el tema.


Experiencia en la gestin del componente de comunicaciones y/o prensa.
Dominio del idioma espaol e ingls.

38

6.1.7.2

Especialistas en Medios de Comunicacin, Publicidad y Marketing

Funciones Especificas
a. Apoyar en formular el Plan de Comunicaciones, Prensa y Marketing para el
Proyecto Especial Juntas de Gobernadores BM/FMI - 2015 Per.
b. Apoyar en conducir la implementacin del Plan de Comunicaciones, Prensa y
Marketing.
c. Realizar actividades que permitan brindar ambientes adecuados para que la
prensa local e internacional brinde cobertura de evento.
d. Apoyar en coordinar con los medios de comunicacin nacionales y extranjeros
en las etapas preparatorias, de ocurrencia y de seguimiento del evento de las
Juntas de Gobernadores BM/FMI para la difusin de la informacin sobre las
mismas.
e. Colaborar en dirigir la produccin de informacin y mensajes a ser difundidos
sobre el Proyecto Especial en sus diversas etapas.
f. Otras que le asigne el Responsable de Comunicacin, Publicidad y Marketing.
Lneas de Autoridad
Reporta
al
Responsable
Comunicacin, Publicidad
No e'erce su ervisin.

Dependencia lineal o jerrquica


E'erce mando o su ervisin sobre

6.1.8

Profesional en ciencias de la comunicacin, periodismo o carreras afines.


Capacitacin acreditable de temas de comunicacin, periodismo u otros afines.
Experiencia en la gestin del componente de comunicaciones y/o prensa.
Dominio del idioma espaol e ingls.

Grupo de Trabajo de Seguridad


El Grupo de Trabajo de Seguridad es el rea encargada de programar, organizar,
coordinar y ejecutar las actividades orientadas a brindar, entre otros, seguridad a
los participantes del evento de las Juntas de Gobernadores BM/FMI del 2015 en el
Per.
6.1.8.1

Responsable de Seguridad

Profesional que asume responsabilidad del Grupo de Trabajo de Seguridad.


Funciones Especificas
El Responsable de Seguridad tiene las siguientes funciones:
"'

a. Elaborar el Plan de Seguridad para las Juntas de Gobernadores del Grupo Banco.
Mundial y Fondo Monetario a llevarse a cabo el ao 2015.
b. Investigar, monitorear y realizar el anlisis continuo de todos los factores de
seguridad que deben ser tomados en cuenta por el Proyecto Especial, para
resguardar de manera integral a los participantes al evento, las diversas,
instalaciones donde se encuentren los participantes antes, durante y despu$s'
del evento.
.;

.
39

"

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"

..'

./

c. Proponer na estructura para el manejo de temas de seguridad para el Proyecto


Especial que tome en cuenta a todos los sectores involucrados; manteniendo el
dilogo constante con puntos focales designados por las entidades pblicas y
privadas que formen parte de la estructura aprobada.
d. Liderar y conducir formulacin de Plan de Seguridad para el Proyecto Especial,
con enfoque preventivo y de gestin de crisis o contingencias.
e. Liderarla implementacin del Plan de Seguridad y realizar el seguimiento del
mismo.
f. Monitorearlos indicadores de prevencin e informacin de alerta temprana.
g. Preparar reportes peridicos sobre el avance e implementacin del Plan de
Seguridad a la Direccin Ejecutiva.
h. Conducir misiones de seguridad en entidades y rutas involucradas en el Proyecto
Especial.
i. Supervisar los equipos de seguridad del Proyecto Especial
j. Apoyar en la elaboracin del "Documento del Proyecto", del Proyecto Especial
Juntas de Gobernadores BM/FMI- 2015 Per
k. Otras que le asigne el Director de Coordinacin General.
Lneas de Autoridad
Dependencia lineal o jerrquica
Ejerce mando o supervisin sobre

Requisitos mnimos

Grado acadmico en fuerzas armadas, policiales o carreras con enfoque en


seguridad.
Maestria en rea pertinente o amplia experiencia laboral.
Experiencia laboral en temas afines.
Experiencia especfica en el tema.
Experiencia en tareas gerenciales o de mando.
Dominio del idioma espaol e ingls.

6.1.8.2

Especialistas en Seguridad

Funciones Especificas
a. Apoyar en elaborar el Plan de Seguridad para las Juntas de Gobernadores del
Grupo Banco Mundial y Fondo Monetario a llevarse a cabo el ao 2015.
b. Apoyar en investigar, monitorear y realizar el anlisis continuo de todos los
factores de seguridad que deben ser tomados en cuenta por el Proyecto
Especial, para resguardar de manera integral a los participantes al evento, las
diversas instalaciones donde se encuentren los participantes antes, durante y
despus del evento
c. Colaborar en una propuesta de estructura para el manejo de temas de seguridad
para el Proyecto Especial que tome en cuenta a todos los sectores involucrados;
manteniendo el dilogo constante con puntos focales designados por las
entidades pblicas y privadas que formen parte de la estructura aprobada.
d. Apoyar en liderar y conducir formulacin de Plan de Seguridad para el Proyecto
Especial, con enfoque preventivo y de gestin de crisis o contingencias.

1 .

40

e. Apoyar en la implementacin del Plan de Seguridad y realizar el seguimiento del


mismo.
f. Monitorear los indicadores de prevencin e informacin de alerta temprana.
g. Otras que le asigne el Responsable de Seguridad.

Lneas de Autoridad

Requisitos mnimos

6.1.9

Grado acadmico en fuerzas armadas, policiales o carreras con enfoque en


seguridad.
Capacitacin acreditable en temas de seguridad.
Experiencia laboral en temas afines
Dominio del idioma espaol e ingls.

Grupo de Trabajo de Servicios Mdicos


El Grupo de Trabajo de Servicios Mdicos es el rea encargada de programar,
organizar, coordinar y ejecutar las actividades orientadas a brindar un adecuado
servicio de salud a los participantes del evento de las Juntas de Gobernadores del
BM/FMI del 2015 en el Per.

6.1.9.1
Profesional
Mdicos.

Responsable de Servicios Mdicos


que asume la responsabilidad

del Grupo de Trabajo

de Servicios

Funciones Especficas
El Responsable de Servicios Mdicos tiene las siguientes funciones:
a. Programar, organizar, coordinar y ejecutar las actividades correspondientes a la
prestacin de servicios mdicos y hospitalarios que se vayan a requerir para el
evento.
b. Proponer la estructura que sea necesaria para el manejo de los servicios de
salud del Proyecto Especial, que tome en cuenta a todos los sectores y
proveedores vinculados a la salud, manteniendo el dilogo constante con puntos
focales designados por las entidades pblicas o privadas que formen parte de la
estructura aprobada.
c. Coordinar con todos los proveedores de servicios de salud pertinentes,
incluyendo el Ministerio de Salud, hospitales, salas de emergencias, primeros
auxilios, entre otros, para la prestacin de servicios de salud durante el evento.
d. Apoyar en la elaboracin del "Documento del Proyecto", del Proyecto Especial
Juntas de Gobernadores BM/FMI - 2015 Per
e. Otras que le asigne el Director de Coordinacin General.

. \.

41

,.

Lneas de Autoridad
Dependencia lineal o jerrquica
Ejerce mando o supervisin sobre

Requisitos mnimos

Mdico colegiado
Maestra en rea pertinente. Amplia experiencia laboral.
Experiencia gerencial en el sector salud.
Dominio del idioma ingls.

6.1.9.2

Especialistas de Servicios Mdicos

Funciones Especificas
a. Apoyo en programar, organizar, coordinar y ejecutar las actividades
correspondientes a la prestacin de servicios mdicos y hospitalarios que se
vayan a requerir para el evento.
b. Apoyar en proponer la estructura que sea necesaria para el manejo de los
servicios de salud del Proyecto Especial, que tome en cuenta a todos los
sectores y proveedores vinculados a la salud, manteniendo el dilogo constante
con puntos focales designados por las entidades pblicas o privadas que formen
parte de la estructura aprobada.
c. Coordinar con todos los proveedores de servicios de salud pertinentes,
incluyendo el Ministerio de Salud, hospitales, salas de emergencias, primeros
auxilios, entre otros, para la prestacin de servicios de salud durante el evento.
d. Otras que le asigne el Responsable de Servicios Mdicos.
Lneas de Autoridad
Reporta al Responsable
Mdicos
No eierce supervisin.

Dependencia lineal o jerrquica


Ejerce mando o supervisin sobre
Requisitos minimos

Mdico colegiado
Experiencia laboral en provisin de servicios de salud.
Dominio del idioma ingls.

42

de Servicios

..
6.1.10 Estructura de la Direccin de Coordinacin General.

Direccin de Coordinacin
General

Grupo de
Trabajo de
Relaciones
Pblicas

Grupo de
Trabajo de
Servicios de
Registro

Grupo de
Trabajo de
Conferencias,
Programas e
Instalaciones

Grupo de
Trabajo de
Transporte
Local e
Internacional

Grupo de
Trabajo de
Tecnologa e
Informtica

43

Grupo de
Trabajo de
Medios de
Comunicacin,
Publicidad y
Marketing

Grupo de
Trabajo de
Seguridad

Grupo de
Trabajo de
Servicios
Mdicos

I1

ENTIDAD:
SECTOR:

PROYECTO

ESPECIALJUNTAS

MINISTERIO

DE ECONOMIA

CUADRO DE PERSONAC

DE GOBERNADORES

BMjFMI-2015

PERU

y FINANZAS

DRGANO EJECUTIVO
..'i,,,'~<i'[,K"';<~::":
D1RECCION','!'fiV';"~,

DENOMINAC10N DE ORGANO

cargo Estructural

NIlOrden

Cdigo Presupuestal
MEF

Director Ejecutivo
Asesor
Asesor
Secretaria
Oficinista

3
4
5

Cargo de ConflanUl
1

1
1
1
1
1
5

23.28.11
23.28.11
MEF
23.28.11

TOTAlORGANO

'.:

.;"'~

Total

ORGANO DE ASESORAMIENTO
DENOMINACION

.>J:;k~.h~:';:'

23.28.11
23.28.11

Asesor Legal
Asesor Le al
TOTALORGANO

~'/C;"j;~;,ASESORIA'JURIDICA
CdIgo Presupuestal

cargo Estructural

N!! Orden

>".".

DE ORGANO

Cargo de Confianza

Total
1
1
2

ORGANO DE APOYO
DENOMINACION

5
6
7

9
10
11
12
13

"

CdIgo Presupuestal

cargo Estructural

NIlOrden
1
2
3

/,,,,,'t:,;~{\::.::itc+ ADMINISTRACION.",,*,"\.;r;ti

DE ORGANO

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
14

23.28.11
23.28.11
23.28.11
23.28.11
23.28.11
23.28.11
23.28.11
23.28.11
23.28.11
23.28.11
23.28.11
23.28.11
23.28.11
23.28.11

Jefe de Oficina
Secretaria
Asistente Administrativo
Oficinista
Especialista en Control Previo
Resnonsable de Adauisiciones
ES;;;cialista en Adauisiciones
Especialista en Recursos Humanos
Esoecialista en Informtica
Responsable de Contabilidad, Tesorera v PresuDuest
Esnecialista en Tesorera
Especialista en Presupuesto
Asistente en Contabilidad
Especialista en Patrimonio VAlmacn
TOTALORGANO

Cargo de Confianra

Total

ORGANO DE UNEA PNUD


~?..,; '".:

DENOMINACIONDE ORGANO
Ni Orden

cargo Estructural

1
2
3
4
5
6

Coordinador
Asistente de
Responsable
Profesionales
Responsable
Profesionales
Responsable

Instalaciones
Profesionales

Instalaciones

9
10
11
12

Responsable
Profesionales
Res onsable
Profesionales
Responsable

13

Marketing
Profesionales

14
15
16
17
18

General
Coordinacin
de Relaciones Pblicas
de Relaciones Pblicas
de Servicios de Acreditacin
de Servicios de Acreditacin
de
Conferencias,
Programas

P too PNUD
P too PNUD
Ppto. PNUD
Ppto. PNUD
Ppto. PNUD
Ppto. PNUD

Conferencias,

Programas

Medios

de

Publicidad Marketing
Res onsable de Seguridad
Profesionales en Se uridad
Res onsable de Servicios Mdicos
Profesionales de Servicios Mdicos
TOTALORGANO

personal del MEF yi del BeR

''''''-,}"

Total
1
1
1
3
1
11

PNUD

Ppto. PNUD

BCR.
Ppto. PNUD
Ppto. PNUD
Pta. PNUD

1
17
1
3

P too PNUD

P too PNUD
Pta. PNUD
Ppto. PNUD
P too PNUD
Ppto. PNUD

5
1
4
1
3
59

en Tecnolo a e Informtica
de Tecnologa e Informtica
de Trans orte
de Trans orte
de Medios de Comunicacin, Publicidad
de

'L

e
Pta.

de

TOTAL
"Induye

EQUIPO TECNICO'j-::;.t.

CdIgo

Comunicacin,

80

Cargo de Confianra