SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN (ERP)

Los sistemas de gestin ERP surgieron con el objetivo de facilitar un sistema

que cubriera todas las reas funcionales de una empresa de forma
integrada: finanzas, produccin, compras, ventas, recursos humanos, etc.
Hasta la presentacin en el mercado de estos sistemas ERP, se sola utilizar
un software independiente para cada departamento, dando lugar a
mltiples problemas derivados de la dispersin de datos y formatos, que
dificultaban la integracin de la informacin: la tpica situacin de islas de
informacin que no se podan interconectar.
Podemos definir un sistema ERP como un sistema integrado de software de
gestin empresarial, compuesto por un conjunto de mdulos funcionales
(logstica, finanzas, recursos humanos, etc.) susceptibles de ser adaptados a
las necesidades de cada cliente.
Un sistema ERP combina la funcionalidad de los distintos programas de
gestin en uno solo, basndose en una nica base de datos centralizada.
Esto permite garantizar la integridad y unicidad de los datos a los que
accede cada departamento, evitando que stos tengan que volver a ser
introducidos en cada aplicacin o mdulo funcional que los requiera (as, por
ejemplo, si una factura ha sido registrada en el mdulo de clientes, ya no es
necesario introducirla de nuevo en el mdulo de contabilidad y finanzas).
Un sistema de estas caractersticas debera estar adaptado para funcionar
en entornos internacionales, soportando la gestin de varios idiomas,
monedas y sistemas de tributacin, as como la generacin de informes y
documentos adaptados a la legislacin vigente en cada pas.
Se trata de un importante aspecto a tener en cuenta, dada la diversidad de
normativas existentes y las variaciones que sufren a lo largo del tiempo.
Por otra parte, ante la demanda por parte del mercado de soluciones
especficas para los diferentes sectores industriales o de servicios, los
proveedores de sistemas ERP han desarrollado productos especializados que
incorporan aplicaciones y funcionalidades a la medida de un determinado
sector, denominadas soluciones verticales o sectoriales.
Estructura de un ERP
EL SISTEMA BSICO DE UN ERP
La mayora de los ERP adoptan una estructura modular que soporta los
diferentes procesos de una empresa: el mdulo de gestin financiera, el
mdulo de gestin de compras, el mdulo de gestin de ventas, el mdulo
de recursos humanos, etc. Todos estos mdulos estn interconectados y
comparten una base de datos comn, garantizando de este modo la
coherencia e integracin de los datos generados. El hecho de que estos
productos sean modulares posibilita la implantacin del sistema por etapas,

reduciendo el impacto global en la organizacin al facilitar la transicin

desde los sistemas anteriores. Normalmente, el primer mdulo que se pone
en marcha es el financiero y, posteriormente, se van integrando los
restantes, dependiendo de las caractersticas particulares de cada empresa.
El sistema bsico del ERP est formado por las aplicaciones tcnicas y la
arquitectura necesaria para servir de plataforma al resto de los mdulos.
Proporciona herramientas de administracin para controlar tanto el sistema
en s (rendimiento, comunicacin con otras aplicaciones y otros sistemas,
etc.), como la base de datos que constituye el ncleo del producto. Las
principales plataformas de servidores son los sistemas Windows Server y
Linux, mientras que las bases de datos ms utilizadas son Oracle, Microsoft
SQL Server e IBM DB2. Tambin es importante destacar la proliferacin en
estos ltimos aos de ERP de propsito general o vertical, basados en
plataformas de software libre, que por lo general suelen utilizar las bases de
datos MySQL o Postgress. Por otra parte, las ltimas versiones de los ERP
incluyen el soporte a las tecnologas derivadas de Internet, como el
estndar XML o el lenguaje de programacin JAVA.
MDULO DE APROVISIONAMIENTO
El proceso de aprovisionamiento en una empresa comprende la gestin de
materiales y la relacin con los proveedores. En el apartado de gestin de
materiales el sistema debe dar soporte a la definicin de los datos
necesarios para el tratamiento de los materiales a lo largo de toda la
cadena logstica, as como las transacciones realizadas con ellos, facilitando
el control de los stocks, la generacin de nuevos pedidos, la valoracin de
inventarios de acuerdo con distintos criterios, etc. En lo que se refiere al
apoyo a la relacin de la empresa con los proveedores, el sistema debe
proporcionar toda la informacin sobre precios y condiciones de entrega,
historial de compras, disponibilidad, etc., facilitando de este modo el
proceso de toma de decisiones de compra. As mismo, mediante distintas
opciones de anlisis, el sistema puede realizar una valoracin de los
proveedores: cumplimiento de plazos de entrega, estado de los materiales,
fiabilidad, etc. Este mdulo se apoya en dos bases de datos fundamentales:
La base de datos de materiales, que permite registrar para cada
referencia su cdigo, descripcin, peso, dimensiones, calidad,
cantidad en stock, etc.
La base de datos de proveedores, que almacena los datos sobre cada
uno de los proveedores seleccionados: nombre, personas de contacto,
direccin de pedido, datos fiscales para facturacin, etc., as como
precios y condiciones de entrega de los productos que ofrece.
El mdulo de aprovisionamiento facilita la planificacin de los pedidos a
proveedores a partir de las necesidades de compra de la empresa, que
pueden venir determinadas por la demanda de productos terminados o por
el control de unos stocks mnimos de produccin. Adems, este mdulo
puede ofrecer la posibilidad de consultar el historial de los proveedores y de
los movimientos de materiales que se han realizado. En definitiva, el mdulo

de aprovisionamientos deber dar soporte a todos los procesos de compra,

desde la gestin de proveedores y tarifas hasta el control de los procesos de
pedidos, conciliacin de facturas y otras fases implicadas en el
aprovisionamiento, tanto de productos como de materias primas, bienes de
inversin o servicios, as como la gestin de contratos de suministro.

MDULO DE PRODUCCIN
El mdulo de produccin se encarga de gestionar los materiales y servicios
empleados en la cadena de produccin de una empresa, as como los
recursos (mquinas, utillaje, personal) utilizados en sta.
Este mdulo facilita la planificacin de los materiales y de las capacidades
de los recursos, lanzando las rdenes de montaje o de fabricacin y
adaptndose a las caractersticas especficas de los distintos sistemas de
fabricacin: fabricacin contra stock, fabricacin a medida contra pedido
(build to order) o montaje (nicamente se realiza el ensamblaje final de las
distintas piezas que componen el producto). Para contribuir a una adecuada
gestin de los stocks de materiales, este mdulo debe estar totalmente
integrado con el mdulo de aprovisionamientos. Adems, este mdulo
puede incorporar diferentes funcionalidades adicionales como la
planificacin a capacidad finita, la captura de datos en planta, la gestin de
subcontrataciones, etc.
MDULO DE VENTAS
El mdulo de ventas se ocupa de la relacin de la empresa con los clientes,
dando soporte a todas las actividades comerciales preventa (contactos,
presupuestos) y post-venta (entrega, factura, devoluciones...). As mismo,
facilita la gestin y configuracin de los pedidos, la logstica de distribucin,
la preparacin de entregas, la expedicin y el transporte. Para un correcto
funcionamiento, el mdulo de ventas deber estar integrado con los
mdulos de almacn, logstica, mdulo financiero, etc. As mismo, cada vez
se exige un mayor nivel de integracin entre ventas y compras, reflejo de
una progresiva orientacin a una operativa bajo pedido.
MDULO DE FINANZAS
El mdulo de finanzas se encarga de la contabilidad y de la gestin
financiera de la empresa. Se trata de un mdulo esencial dentro del sistema
ERP, ya que va a estar totalmente integrado con los restantes mdulos. Por
este motivo, resulta fundamental para la correcta implantacin del ERP.
Este mdulo proporciona herramientas flexibles y aplicaciones orientadas
tanto a la contabilidad financiera, como a la contabilidad analtica o de
costes.

Entre sus mltiples funciones relacionadas con la operativa financiera y

contable podemos destacar las siguientes:
Contabilizacin de las operaciones de la empresa (generacin de
asientos contables).
Elaboracin de los balances y de la cuenta de resultados.
Elaboracin de presupuestos, generacin de informes y anlisis de
desviaciones.
Gestin de la tesorera (control de flujos de cobros y pagos, gestin
de cuentas corrientes, lneas de crdito y de depsitos, etc.).
Gestin de activos. Este mdulo tambin proporciona funciones
especficas para el departamento de administracin de una empresa:
Facturacin (emisin de las facturas).
Liquidacin de los impuestos (sobre Sociedades, IVA, etc.).
Gestin de cobros y reclamacin de impagados.
En general, todos los sistemas ERP disponen de un gran nmero de
informes financieros y contables estndar e incorporan herramientas de
diseo a medida para facilitarles la generacin de informes adaptados a
las necesidades de cada cliente, como en el caso de la liquidacin de
impuestos en cada pas.
MDULO DE RECURSOS HUMANOS
El mdulo de recursos humanos de un ERP permite gestionar la
informacin relacionada con los empleados de una organizacin (datos
personales, formacin recibida, experiencia, ocupacin, salario, historial
profesional, perodos vacacionales, bajas por enfermedad, premios,
sanciones, etc.). Entre las mltiples funciones que facilita podemos
destacar las siguientes:
Definicin de estructuras organizativas.
Planificacin de las necesidades de personal.
Soporte al proceso de evaluacin y seleccin de personal (registro
de curricula vitae, gestin de pruebas de evaluacin, clasificacin
de candidaturas, etc.).
Control de presencia (gestin de turnos de trabajo y de horarios,
as como de perodos vacacionales, bajas por enfermedad,
permisos, etc.), relacionado generalmente con el mdulo de
produccin.
Soporte a la contratacin de personal (registro y modificacin de
los distintos tipos de contratos laborales).
Gestin de las acciones formativas.
Registro de gastos de representacin y de dietas por
desplazamientos.
Soporte a la generacin de nminas.
MDULO DE GESTIN DE MEDIOS TCNICOS Y MANTENIMIENTO

Este mdulo facilita el control de los recursos materiales y tcnicos de la

empresa, maquinaria, elementos de transporte y repuestos; e integran las
funciones empresariales de compras y mantenimiento para asegurar la
disponibilidad de estos recursos en las operaciones empresariales.
Adems del inventario de todos los recursos materiales, es importante
destacar la funcionalidad referida a la gestin de stos: mantenimientos
preventivos y correctivos, reparaciones, alquileres, etc.
Caractersticas generales de un ERP
A continuacin se presentan de forma detallada algunas
caractersticas comunes a los principales ERP del mercado

de

las

CAPACIDAD DE PARAMETRIZACIN
INTERFAZ DE USUARIO AVANZADA Y FLEXIBLE
INTEGRACIN CON OTRAS APLICACIONES
CAPACIDAD DE ACCESO A INFORMACIN

IMPLANTACIN DE UN SISTEMA ERP

Los proyectos de implantacin de un sistema ERP suelen ser complejos y
costosos, debido a la dificultad tcnica y organizativa que conllevan. La
adquisicin de estos productos, as como los servicios de consultora
requeridos para su correcta implantacin, tienen un coste bastante elevado,
ya que suelen dirigirse a empresas de dimensin media y grande.
Con frecuencia, estos proyectos de implantacin de un ERP no se valoran
correctamente, ya que se suele producir una infravaloracin de los plazos
de ejecucin y los recursos que se necesitan. Ambos factores casi siempre
tienen que aumentarse en las diferentes etapas del proyecto, con el
consiguiente incremento del coste global.
Por otra parte, la implantacin de un sistema ERP puede implicar cambios
importantes en los procesos, que pueden afectar tanto a la estructura
organizativa, como a las actividades y puestos de trabajo desempeados
por el personal.
Por este motivo, para minimizar los problemas derivados del proceso de
implantacin, es muy importante prestar una especial atencin a la
participacin y formacin de los empleados de la organizacin que se van a
convertir en los principales usuarios del sistema.
As mismo, se debera contar con el compromiso de la alta direccin y los
promotores del proyecto han de estar involucrados en la definicin de los
objetivos. El papel desempeado por el implantador (consultora
especializada o el propio proveedor del ERP en algunos casos) tambin
suele ser de gran importancia durante todo el proceso de implantacin.

COSTE DE LOS SERVICIOS DE TELECOMUNICACIONES

Estos servicios son necesarios para poder intercambiar datos e informacin
entre las distintas oficinas, almacenes y centros de produccin de la
empresa que van a estar gestionados por los mdulos del sistema ERP.
Internet no siempre garantiza los anchos de banda que se necesitan para
introducir los datos en los sistemas, sobre todo en las transacciones que
condicionan la operativa empresarial: entradas de producto, salidas o
traspasos. Por ello las empresas suelen contratar lneas de datos con niveles
garantizados de ancho de banda y, en ocasiones, suelen establecer redes
privadas en base a lneas dedicadas o redes privadas virtuales, para lograr
mayores prestaciones y niveles de seguridad.
DESARROLLOS ESPECFICOS
Existen costes que surgen del diseo e implementacin de nuevas funciones
en el ERP para cumplir con todos los requisitos de la organizacin.
Casi siempre en todo proyecto de implantacin de ERP surge la necesidad
de desarrollo de listados, documentos de trabajo (pedidos, hojas de carga,
albaranes) y tambin funcionalidades que no cubre la aplicacin.
Por este motivo, ser importante detallar este captulo al mximo, ya que
puede ser una fuente importante de desviacin de costes, al no quedar
claro el alcance previsto. As mismo, conviene indicar que si en un proyecto
de implantacin de un ERP el captulo de desarrollos especficos fuese muy
elevado, cabra plantearse si la eleccin del producto ha sido la adecuada.
GASTOS DE MANTENIMIENTO
Los gastos anuales del mantenimiento de un sistema ERP podran estimarse
en torno a un 15% o un 20% de la inversin inicial. En este captulo se suele
incluir el suministro de actualizaciones o nuevas versiones del producto