PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO

Controladoria Geral do Municpio

Secretaria Municipal de Administrao
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RESOLUO CONJUNTA CGM/SMA N 055, DE 07 DE DEZEMBRO DE 2010

Dispe sobre normas para

movimentao, registro e controle
dos materiais existentes em
almoxarifado,
para
fins
de
contabilizao, apropriao de
custos e prestao de contas de
gesto.

O CONTROLADOR GERAL DO MUNICPIO DO RIO DE JANEIRO

e o SECRETRIO MUNICIPAL DE ADMNISTRAO, no uso das atribuies que
lhe so conferidas pela legislao em vigor, e
CONSIDERANDO a importncia das informaes contbeis para
evidenciao dos elementos patrimoniais;
CONSIDERANDO que, em se tratando de materiais de grande
rotatividade, imprescindvel o controle concomitante de sua existncia e
movimentao; e
CONSIDERANDO a necessidade de compatibilizar e uniformizar as
informaes contbeis de todos os rgos e Entidades da Administrao
Municipal para fins de registro e posterior confronto dos saldos contbeis com os
saldos fsicos existentes,
RESOLVEM:
CAPTULO I
INTRODUO
Art. 1 O registro, o controle e a movimentao dos materiais
existentes em almoxarifados da Administrao Direta e Indireta para fins de
contabilizao, apropriao de custos e prestao de contas de gesto far-se-o
em observncia ao disposto nesta Resoluo Conjunta.
1 Almoxarifado unidade armazenadora de material prpria ou
terceirizada destinada guarda e conservao de materiais a serem consumidos
ou transformados no processo de produo ou na prestao de servios,
adequado natureza dos mesmos e ao volume do estoque existente.

 2 Entende-se por materiais passveis de registro pelo

almoxarifado, toda entrada de material a ser consumida ou transferida, exceto
quando a entrada de material se der para consumo imediato com destinao
especfica.
Art. 2 Para os fins desta Resoluo Conjunta entende-se que:
I - entradas so os acrscimos efetuados no almoxarifado
decorrentes de:
a) doao: recebimento de material de outra entidade, obedecidas
s disposies legais;
b) permuta: recebimento de material em contrapartida de outro ativo
de mesmo valor;
c) aquisio: compra de material atravs da execuo oramentria;
d) devoluo: retorno do material j distribudo, da unidade
requisitante para o almoxarifado;
e) transferncia: movimentao de material com troca de
responsabilidade de uma unidade administrativa para outra, dentro da mesma
entidade;
f) ajuste contbil: ajuste de informao j contabilizada, referente a
valor e/ou quantidade;
g) incorporao: qualquer entrada no classificada nos itens
anteriores.
II - sadas so os decrscimos efetuados no almoxarifado
decorrentes de:
a) alienao: transferncia do domnio do material a terceiros,
decorrente de:
1. venda: forma de alienao do estoque que gera receita para a
entidade;
2. doao: disponibilizao de material prprio, para outra entidade,
obedecidas as disposies legais;
3. permuta: disponibilizao do material em contrapartida de outro
ativo de mesmo valor.
b) consumo: transferncia de material para a utilizao da unidade
requisitante;
c) obsolescncia: descontinuao prematura do uso do material,
ocasionada por sua desclassificao tecnolgica, provocada pelo surgimento de
material mais moderno ou melhor adaptado;
d) imprestabilidade: mudana irreversvel das caractersticas do
material, ocorrida involuntariamente, por fora de acondicionamento indevido,

fenmenos climticos, prazo de validade expirado, ao de agentes patolgicos

ou acidentes;
e) desuso: material que, embora com caractersticas fsicas
inalteradas e no obsoleto, tem descontinuao de uso causada por reduo ou
alterao nas atividades da entidade;
f) extravio:
responsabilidade;

desvio

de

material,

passvel

de

apurao

de

g) dano: mudana irreversvel das caractersticas do material,

ocasionada pela ao de terceiros, por m utilizao, falta de zelo ou
desconhecimento do material;
h) transferncia: movimentao de material com troca de
responsabilidade de uma unidade administrativa para outra, dentro da mesma
entidade;
i) ajuste contbil: ajuste de informao j contabilizada, referente a
valor e/ou quantidade;
j) perdas por desgaste natural: desgaste resultante da ao de
elementos da natureza;
k) acerto de preo mdio: conforme resultado apurado na frmula do
artigo 11.
Pargrafo nico. Estorno consiste em lanamento inverso quele
feito erroneamente, anulando-o totalmente, visando outro lanamento para a
correo no sistema informatizado corporativo de almoxarifado.
CAPTULO II
DO REGISTRO E CONTROLE FSICO
Art. 3 Os rgos encarregados pela guarda e movimentao dos
materiais existentes em almoxarifados devem manter escriturao analtica,
atravs de sistema informatizado.
1 Os rgos da Administrao Direta, Fundaes, Autarquias,
Empresas Pblicas e Sociedades de Economia Mista devero utilizar o sistema
informatizado corporativo gerido pela Secretaria Municipal de Administrao
SMA.
2 Os rgos que tenham suas atividades fins atribudas a
terceiros, executadas atravs dos contratos de gesto com Organizaes Sociais
firmados com a municipalidade, no podero manter registro dos materiais
adquiridos com recursos provenientes destes contratos no sistema informatizado
corporativo.
3 Os rgos contratantes, mencionados no pargrafo anterior,
definiro regras para o registro, o controle e a movimentao dos recursos
materiais adquiridos por terceiros, estando ou no esta definio prevista nos
contratos de gesto firmados com a municipalidade, devendo o controle fsico

destes materiais ser segregado dos materiais controlados pelo sistema

informatizado corporativo.
Art. 4 A entrada de dados no sistema informatizado corporativo
dever ser efetuada em ordem cronolgica das entradas e sadas dos materiais,
em at 3 (trs) dias teis da data da movimentao.
Pargrafo nico. Os lanamentos que eventualmente tenham sido
efetuados de forma incorreta devero ser corrigidos diretamente no sistema
informatizado corporativo, procedendo-se ao estorno ou ajuste contbil.
Art. 5 As condies de instalao, segurana e armazenagem dos
materiais devem obedecer aos padres estabelecidos pela Secretaria Municipal
de Administrao, notadamente o Manual de Rotinas e Procedimentos de Gesto
de Estoques.
CAPTULO III
DOS DOCUMENTOS DE ENTRADA E DE SADA
Art. 6 Constituem documentos contbeis de movimentao de
material nos almoxarifados:
I - Nota de Requisio/Fornecimento de Material;
II - Nota Fiscal;
III - Documento de Movimentao de Material - DMM;
1 A Nota de Requisio/Fornecimento de Material, gerada pelo
sistema informatizado corporativo, constitui documento de sada do almoxarifado,
a qual dever ser emitida pela unidade requisitante em 2 (duas) vias, sendo:
I - 1 via destinada ao almoxarifado fornecedor, a ser arquivada pela
unidade armazenadora de materiais aps ter sido devidamente recibada pelo
requisitante;
II - 2 via destinada unidade requisitante.
2 A Nota Fiscal constitui documento de entrada de material, com
obrigatoriedade de atestao em todas as vias por servidores devidamente
identificados por nome, cargo e matrcula, devendo 01 (uma) via deste documento
ser arquivada em ordem cronolgica na unidade armazenadora.
3 O Documento de Movimentao de Material - DMM, gerado
pelo sistema informatizado corporativo, dever ser emitido em 02 (duas) vias,
uma a ser arquivada pelo almoxarifado recebedor e outra para ser arquivada pelo
almoxarifado fornecedor aps ter sido devidamente recibada pelo recebedor, e
constituir:
I - Documento de entrada nos casos de:
a) transferncia entre almoxarifados;
b) devoluo;

c) doao e permuta;
d) ajuste contbil;
e) incorporao;
II - Documento de sada quando ocorrer:
a) transferncia entre almoxarifados;
b) obsolescncia, imprestabilidade, desuso, extravio e dano;
c) alienao;
d) ajuste contbil;
e) perdas por desgaste natural.
4 A emisso do DMM para alienao de material somente dever
ser formalizada aps o cumprimento dos artigos 235 e 237 do Decreto n. 3.221
Regulamento Geral do Cdigo de Administrao Financeira e de Contabilidade
Pblica do Rio de Janeiro, de 18 de setembro de 1981 e suas alteraes.
5 No caso de recebimento de materiais de consumo por doao,
os documentos que os acompanham devero conter o valor de doao,
respeitado o padro monetrio vigente.
6 Na impossibilidade de apurao do valor do bem previsto no
pargrafo anterior, a unidade recebedora proceder a sua avaliao por meio de
comisso tcnica composta no mnimo de trs servidores, nomeados pelo titular
da unidade administrativa a qual estiver subordinado o responsvel pelo
almoxarifado.
7 A emisso do DMM para sadas por obsolescncia,
imprestabilidade, desuso, extravio e dano de material somente dever ser
formalizada aps atendido o disposto no captulo VI desta Resoluo Conjunta.
Art. 7 Os documentos a que se refere o presente captulo devero
ser arquivados, ficando disposio do Controle Interno pelo prazo de 05 (cinco)
anos, a contar da data de aprovao, pelo Tribunal de Contas do Municpio, da
Prestao de Contas e/ou Tomada de Contas do Responsvel por Almoxarifado.
CAPTULO IV
DO REGISTRO E CONTROLE CONTBIL
Art. 8 O registro e controle contbil sero realizados com base:
I no sistema informatizado de controle fsico, referido no artigo 3;
II - nos Demonstrativos de Movimentao de Estoque - DME, para
os almoxarifados que ainda no utilizam o sistema informatizado corporativo da
SMA.
III - nos relatrios resultantes de inspees efetuadas pelos rgos
de controle interno;

IV - nos inventrios levantados anualmente ou a qualquer tempo

pelos responsveis por almoxarifados, conforme artigo 10 desta Resoluo
Conjunta.
Art. 9 Os responsveis pelos almoxarifados devero efetuar o
fechamento mensal, no sistema informatizado corporativo, at o dia 5 (cinco) do
ms subsequente.
Art. 10. Os responsveis por almoxarifados realizaro, anualmente,
pelo menos 01 (um) inventrio geral do material existente em 31 de dezembro, de
acordo com o prazo determinado nas normas de encerramento do exerccio,
conforme modelo apresentado no Anexo I, ficando a critrio de cada responsvel
a realizao de inventrios peridicos.
1 O inventrio ser elaborado contendo no mnimo:
a) o nmero do item;
b) o cdigo do material;
c) a especificao do material;
d) a unidade de controle;
e) a quantidade em estoque;
f) o valor mdio unitrio e o valor total.
2 No caso de constatao de sobra de material, aps apuradas as
eventuais impropriedades, a mesma dever ser incorporada ao almoxarifado
atravs de DMM.
3 O inventrio geral de material dever ficar arquivado no prprio
almoxarifado disposio dos Controles Interno e Externo, pelo prazo
estabelecido no artigo 7 desta Resoluo Conjunta.
Art. 11. A inventariao de que trata o artigo anterior e os DMEs
referidos no artigo 9 obedecero ao critrio de preo mdio ponderado (Pm):
1 O preo mdio ponderado ser apurado mediante a aplicao
da seguinte frmula:
Pm = V1 + V2 ; sendo:
Q1+ Q2
Pm o preo mdio ponderado;
V1 o valor monetrio das existncias anteriores;
V2 o valor monetrio dos acrscimos ocorridos;
Q1 a quantidade fsica anterior; e
Q2 a quantidade fsica acrescida.

 2 Os valores dos acrscimos, decrscimos e preo mdio

ponderado podero ser expressos em at 08 (oito) casas decimais, desde que
autorizados pela Secretaria Municipal de Administrao.
3 A diferena entre o valor total e o produto da multiplicao do
Pm pela quantidade dever ser lanada como sada para efeito de ajuste.
4 Os valores evidenciados no DME devero ser expressos com
02 (duas) casas decimais, desprezando-se as demais, conforme padro
monetrio nacional.
CAPTULO V
DOS MATERIAIS DISPONVEIS PARA TRANSFERNCIA OU ALIENAO
Art. 12. Sero considerados como materiais disponveis para
transferncia entre almoxarifados ou alienao, aqueles sem movimentao ou
com movimentao inferior a 10% do seu estoque nos ltimos 06 (seis) meses, e
que no tenham incidido em imprestabilidade ou dano.
1 O gerenciamento e acompanhamento da destinao dos
materiais disponveis sero realizados pelo setor competente da Secretaria
Municipal de Administrao.
2 Os materiais destinados a projetos especficos, aps expirados
os prazos de realizao dos mesmos, esto sujeitos ao disposto no caput deste
artigo.
CAPTULO VI
DOS MATERIAIS EM TRANSIO DE BAIXA
Art. 13. Sero classificados como materiais em transio de baixa
aqueles que tenham incidido em obsolescncia, imprestabilidade, desuso, dano
ou extravio.
1 A verificao da obsolescncia, imprestabilidade e desuso
dever ser apurada e formalizada por comisso nomeada pelo Titular da Unidade
Administrativa a qual estiver subordinado o responsvel pelo almoxarifado,
atravs do Termo de Constatao de Materiais em Transio de Baixa, conforme
modelo apresentado no Anexo II.
2 Os materiais considerados em transio de baixa, que tenham
incidido em obsolescncia, imprestabilidade, desuso ou dano, devero ser
oferecidos em transferncia, leiloados ou doados, na forma da legislao
especfica.
3 No havendo interessados nos materiais previstos no caput os
mesmos podero ser reciclados, incinerados ou enviados para vazadouro pblico,
conforme o caso, excetuando-se aqueles cujo descarte final esteja previsto em lei
especfica.
4 O Termo de Constatao de Materiais em Transio de Baixa,
aps aprovao pelo Titular da Unidade Administrativa, dever ser submetido ao
ordenador de despesa do rgo para ratificao e autorizao da baixa.

Art. 14. Os extravios ou danos sero verificados por comisso de

sindicncia administrativa, nos termos do Decreto n 4.784, de 12 de novembro de
1984, nomeada pelo Titular da Unidade Administrativa a qual estiver subordinado
o responsvel pelo almoxarifado, para apurao de responsabilidade e, se for o
caso, da respectiva indenizao, excludos os desaparecimentos derivados de
causas naturais.
1 A comisso, aps a concluso da sindicncia administrativa ou
comisso de inqurito, lavrar o Termo de Constatao de Materiais em
Transio de Baixa, por extravio ou dano, o qual dever ser encaminhado ao
Titular da Unidade Administrativa que, aps sua aprovao, o submeter ao
Ordenador de Despesa para ratificao e autorizao da baixa.
2 Quando identificado o responsvel, o Titular da Unidade
Administrativa encaminhar cpia do Termo de Constatao de Materiais em
Transio de Baixa Contadoria Geral da Controladoria Geral do Municpio ou ao
setor de contabilidade da Administrao Indireta, para inscrio a dbito da
rubrica Diversos Responsveis.
3 Aps o ressarcimento do dbito pelo responsvel do extravio ou
dano, o titular da unidade administrativa informar Contadoria Geral da
Controladoria Geral do Municpio ou ao setor de contabilidade da Administrao
Indireta, para baixa do valor inscrito.
Art. 15. As baixas previstas nos artigos 12, 13 e 14 sero efetuadas
pelos valores de cada material registrado no sistema informatizado corporativo, no
prazo mximo de 30 (trinta) dias, aps concludos os procedimentos legais.
CAPTULO VII
DOS RESPONSVEIS PELA GUARDA DOS MATERIAIS EM ALMOXARIFADO
Art. 16. Os responsveis pela guarda dos materiais em
almoxarifados devero ser designados ou dispensados por ato do Titular de cada
Unidade Administrativa, nos termos da regulamentao da SMA, publicado no
Dirio Oficial do Municpio.
1 O Titular da Unidade Administrativa dever encaminhar o ato de
designao ou dispensa para a SMA, em at 5 (cinco) dias teis da publicao,
devendo manter controle atualizado e consolidado destes atos, ficando
disposio dos Controles Interno e Externo.
2 O titular da Unidade Administrativa co-responsvel no zelo e
observao das normas de controle, instalao, armazenagem e segurana dos
almoxarifados.
Art. 17. Sempre que houver substituio do responsvel pelo
almoxarifado dever ser efetuado o confronto das existncias fsicas com os
registros contbeis, atravs do inventrio fsico.
1 O confronto mencionado neste artigo dever ser formalizado em
Termo de Transferncia de Responsabilidade sobre o Material em Almoxarifados,
conforme modelo do Anexo III, emitido em 4 (quatro) vias, sendo:

I - 1 via - enviada, imediatamente, Gerncia de Infraestrutura e

Logstica ou rgo equivalente da Administrao Direta e Indireta;
II - 2 via - arquivada no almoxarifado;
III - 3 via entregue ao servidor substituto;
IV - 4 via entregue ao do servidor substitudo.
2 O levantamento de inventrio fsico com expedio do Termo de
Transferncia de Responsabilidade sobre o Material em Almoxarifados dever ser
feito no ato da sada do responsvel pelo almoxarifado.
3 No havendo designao do responsvel pelo almoxarifado, o
Termo de Transferncia de Responsabilidade dever ser feito para o Titular da
Unidade Administrativa.
4 A responsabilidade do servidor substitudo cessa aps o
levantamento fsico do estoque do almoxarifado, a conferncia e a concordncia
pelo servidor substituto ou Titular da Unidade Administrativa, que dever ser
formalizada no Termo de Transferncia de Responsabilidade sobre o Material em
Almoxarifados.
5 No caso de existirem divergncias no confronto das existncias
fsicas com os registros contbeis, devero ser informadas no Anexo III e ficaro
sob a responsabilidade do servidor substitudo, devendo ser sanadas no prazo
mximo de 90 (noventa) dias.
CAPTULO VIII
DA PRESTAO DE CONTAS DOS RESPONSVEIS POR ALMOXARIFADOS
Art. 18. Os responsveis pelos Almoxarifados devero fazer a
prestao de contas nos termos e prazos definidos pela Controladoria Geral do
Municpio, tendo como consequncia a emisso de Certificado de Auditoria pela
Auditoria Geral da Subcontroladoria de Integrao de Controles da Controladoria
Geral do Municpio.
1 Ficam dispensados do envio de prestao de contas
Controladoria Geral do Municpio os responsveis por Almoxarifados que tiveram
entradas anuais inferiores a R$ 96.000,00 (noventa e seis mil reais).
2 No havendo responsvel designado na poca da prestao de
contas, essa caber ao Titular da Unidade Administrativa.
3 A Auditoria Geral da Controladoria Geral do Municpio definir
por ato especfico a documentao que dever compor os processos de
prestao de contas.
CAPTULO IX
DISPOSIES GERAIS E TRANSITRIAS
Art. 19. Os rgos e Entidades da Administrao Direta e Indireta
que no utilizam o sistema informatizado corporativo da SMA tero um prazo de

180 (cento e oitenta) dias, a contar da data de publicao desta Resoluo

Conjunta, para sua adeso junto SMA.
1 As Entidades da Administrao Indireta, enquanto estiverem
utilizando outro sistema de gesto de estoques, devero transmitir
automaticamente seus dados gerenciais ao sistema informatizado corporativo da
SMA.
2 Os responsveis pelos almoxarifados da Administrao Direta
enquanto no utilizarem o sistema informatizado corporativo gerido pela SMA
devero emitir, mensalmente at o dia 5 (cinco) do ms subsequente, o
Demonstrativo de Movimentao de Estoque - DME, em 2 (duas) vias, sendo:
I 1 via a ser includa no processo que dever ser encaminhado
at dia 5 (cinco) do ms subsequente Gerncia de Infraestrutura e Logstica ou
rgo equivalente da Administrao Direta;
II 2 via a ser arquivada no almoxarifado.
3 A Gerncia de Infraestrutura e Logstica ou rgo equivalente
da Administrao Direta dever encaminhar o processo citado no pargrafo
anterior, at o dia 8 (oito) do ms subsequente, Contadoria Geral da
Subcontroladoria de Integrao de Controles da Controladoria Geral do Municpio,
para a efetivao dos registros contbeis.
Art. 20. Em carter excepcional, podero ser utilizados at a
implantao do sistema informatizado corporativo da SMA, os Anexos I, II, III e VII
da Resoluo CGM n 840, de 27 de junho de 2008.
Art. 21. Os rgos tero um prazo de 120 (cento e vinte) dias, a
contar da data da publicao desta Resoluo Conjunta, para se adequar ao
disposto no 2 do art. 1 desta norma, no que se refere obrigatoriedade de
controle e registro do almoxarifado.
Art. 22. A Contadoria Geral da Subcontroladoria de Integrao de
Controles da Controladoria Geral do Municpio utilizar, a partir de 31 de
dezembro de 2010, as informaes geradas pelo sistema informatizado
corporativo da SMA como base para os registros contbeis da Administrao
Direta, ficando autorizada a proceder os devidos ajustes decorrentes da sua
implementao.
Art. 23. Os cdigos de materiais referidos nos formulrios aprovados
por esta Resoluo Conjunta so os constantes do catlogo do sistema
informatizado corporativo gerido pela SMA, com as devidas atualizaes.
Art. 24. Os cdigos das unidades administrativas referidos nos
formulrios aprovados por esta Resoluo Conjunta so os constantes no
Sistema de Codificao Institucional SICI, com as devidas atualizaes.
Art. 25. Os casos omissos sero analisados e decididos pela
Controladoria Geral do Municpio em conjunto com a Secretaria Municipal de
Administrao.

Art. 26. O no cumprimento dos prazos contidos nesta Resoluo

Conjunta sujeitar o rgo inadimplente s sanes previstas no Decreto n.
20.101, de 22 de junho de 2001.
Art. 27. Esta Resoluo Conjunta entra em vigor na data de sua
publicao, revogada a Resoluo CGM n 840, de 27 de junho de 2008, sendo
que seus Anexos I, II, III e VII vigoraro at 180 dias da publicao desta
Resoluo Conjunta.
Rio de Janeiro, 07 de dezembro de 2010

ANTONIO CESAR LINS CAVALCANTI

Controlador Geral do Municpio

PAULO JOBIM FILHO

Secretrio Municipal de Administrao

PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO

ANEXO I
INVENTRIO GERAL DO MATERIAL
Existente em: _______________
rgo: ___________________________________________
Unidade:__________________________________________
Cdigo:___________________________________________
Item

Cd. do
Material

Especificao do Material

Unidade de Quantidade em
Controle
estoque

Valor mdio
unitrio

Total
Elaborado por:
______________________
Nome/Cargo/Matrcula

___/___/___

Conferido por:
_________________________
Nome/Cargo/Matrcula

___/___/___

Valor total

PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO

ANEXO II
TERMO DE CONSTATAO DE MATERIAIS EM TRANSIO DE BAIXA
Por:

Extravio

Desuso

Obsolescncia

Dano

Imprestabilidade
rgo:_______________________________________
Unidade:_____________________________________
Cdigo:______________________________________
Ao: (Titular da Unidade Administrativa)
A Comisso nomeada atravs do(a) _______________________, para
apurao dos fatos acima assinalados, compareceu ao almoxarifado e verificou os materiais
abaixo discriminados:
Cd. do
Material

Especificao

Quantidade

Valor
Unitrio

Valor Total

Em consequncia propem que:

Rio de Janeiro,

de

de

________________
Membro Comisso

________________
Membro Comisso

________________
Membro Comisso

________________
Membro Comisso

Ao: (Ordenador de Despesa)

Tendo em vista o exposto pela comisso acima, encaminhamos este termo
para cincia e solicitamos a aprovao do mesmo.
Rio de Janeiro,

de

de

____________________________
(Titular da Unidade Administrativa)

PREFEITURA DA CIDADE DO RIO DE JANEIRO

ANEXO III
TERMO DE TRANSFERNCIA DE RESPONSABILIDADES SOBRE O
MATERIAL EM ALMOXARIFADOS

rgo:_______________________________________
Unidade:_____________________________________
Cdigo:______________________________________

Aos
dias do ms de
de
,
foi efetuado o levantamento fsico do estoque do almoxarifado, para efeito
de transferncia de responsabilidade do mesmo, atendendo o disposto na
Resoluo Conjunta CGM/SMA n 055/2010.
Na confrontao dos Relatrios emitidos por sistema
informatizado, com o levantamento fsico efetuado, verificou-se que:

E para constar, este Termo lavrado em 4 (quatro) vias e

um s efeito.

Rio de Janeiro,

Servidor Substitudo
Matrcula

de

de

Servidor Substituto
Matrcula