ACTA DE ENTREGA

De: Lizeth Herrera Moreno

Para: Bibiana Pardo Rodrguez
Fecha: 20/01/15

A continuacin relaciono las funciones del cargo de Asistente Contable

1. Facturacin y planillas de comisiones a las compaas
1.1. COMPAA SURAMERICANA: Se realiza la facturacin quincenalmente, los
cortes son los das 12 y 27 de cada mes enviar la factura antes de los 15 y los
30 de cada mes o la aseguradora despus de estas fechas no recibe la
facturacin se debe realizar nota crdito imprimir 3 los cuales dos son para
beta y uno para la compaa

La planilla de comisin se extrae por la pgina de suramericana

http://www.sura.com.
Usuario: 8000000921, Clave: 5935
Pestaa de asistente Virtual
Pestaa Mis Comisiones
Pestaa Facturacin de comisiones (Resumen)
Pestaa Sistema de Talento Humano
Pestaa informacin Laboral
Nmina de asesores
Se elige el periodo a facturar y extrae la planilla de comisiones
En esta compaa se pueden comunicar con Gladys Martnez al telfono
6014000 Ext. 110 o si es bloqueada la clave se deben comunicar al nmero
4378888 opcin 2 y sigue las instrucciones.

1.2 COMPAA LIBERTY: Se realiza la facturacin quincenal correspondiente a

Liberty generales y Liberty vida, se solicita las planillas de comisin a la seora
Amparo Loayza al correo amparo.loayza@libertycolombia.com los 16 y 01 de cada
mes. A la factura se le debe adjuntar copia de las planillas de comisin.
Respecto a la sobre - comisin se realiza mensualmente, se encuentra dentro la
planilla que envan de comisiones de liberty generales.
En esta compaa se pueden comunicar con Amparo Loayza o Yina Caldas al
Telfono 2113000 EXT 116-111
Se encuentra pendiente de pago la factura 14515 el da 2 de febrero hay que
comunicarse con la seora Amparo Loayza y preguntar por esta factura
1.3 COMPAA LA EQUIDAD: Se realiza la facturacin mensualmente
correspondiente a las comisiones a la seora Marta Gmez, al correo
marta.gomez@laequidadseguros.coop, los 5 primeros das de cada mes.
La planilla de comisin se extrae por la pgina de la equidad

http://www.laequidadseguros.coop/
Ingresar a servicios en lnea portal de intermediarios
Usuario: 800000092, Clave: Beta2015 Gestioncontable06
Pestaa comisiones pendientes
Se elige generales o vida y ciudad Bogot
Seleccionar ultimo da del mes y descargar planilla

En esta Compaa se pueden comunicar con Marta Gmez Romero al telfono

5922929 Ext. 240
1.4 COMPAA LA PREVISORA: Se realiza la facturacin mensualmente, se debe
enviar un compromiso el segundo da de cada mes solicitando la planilla de
comisiones a la direccin Calle 57 No 9 07 y a ms tardar enviar tres facturas el
quinto da de cada mes con copia de la planilla de comisin.
1.5 METLIFE SEGUROS: Envan va correo electrnico las planillas de comisiones
cuando estas se generen.
Est pendiente el pago de unas retenciones que no se debieron descontar
del incentivo de enero y ser realizado la transferencia en la segunda
quincena de febrero por un valor de 61.849
1.6 MAPFRE SEGUROS: Se realiza la facturacin mensualmente, pero esta
compaa va haciendo abonos a la factura en el recorrido del mes y envan
extracto de estos pagos semanales, estos se legalizan con recibos de caja y
cuando se facture el mes se verifica que los pagos concuerden con el valor de la
factura, se enva la factura a la direccin Av. Carrera 45 No 103 34 Oficina 603,

La
planilla
de
comisin
se
descarga
http://www.mapfre.com.co
Pestaa Oficina Virtual
Pestaa Acceso Intermediarios
Usuario: ASAG1458 - Clave: BETA2014
Pestaa Mi Negocio
Pestaa Reporte de Facturacin Mensual
Compaa (Generales o Vida)
Mes: (Periodo que vamos a Facturar)
Pestaa Generar Reporte

de

la

pgina

Web

Se selecciona el periodo a facturar y este realiza un formato PDF con las

comisiones.

En esta compaa se pueden comunicar con Yesenia Osorio al telfono 6001555 o al

correo yejosor@mapfre.com.co
Se encuentra pendiente el pago de la factura 14416 de Mapfre vida por un valor
de $4.005
1.7 COMPAA ARL SURA: Se realiza la facturacin mensualmente, enviar factura
antes del cuarto da de cada mes a la direccin Av. el Dorado No 68b -85 Piso 6

Se ingresa a la pgina de arl sura http://www.arlsura.com/#

Pestaa servicios en lnea
Tipo de documento Usuario : Cedula
No de documento usuario: 52228399
Clave: 3050
Pestaa Agentes Externos
Pestaa Gestin Administrativa
Pestaa Consulta Servicios de Asesores
Pestaa Consulta Pago de Comisiones
Selecciona el periodo que vamos a facturar
Pestaa formato PDF
Pestaa Generar

En esta compaa se pueden comunicar con Jhonnatan Reyes al telfono 4055900

ext. 4103 o al correo jreyes@sura.com.co
1.8 ALLIANZ SEGUROS (COLSEGUROS): Se realiza la facturacin mensualmente,
enviar factura antes del quinto da de cada mes a la direccin Av. 19 No 104-46

Se ingresa a la pgina de allianz https://www.allia2net.com.co

Pestaa de Login
Usuario: CA017720 Clave: asdfg852
Pestaa Gestin Cartera/siniestros
Pestaa Gestin recibos
Pestaa Cuenta Agente
Pestaa Fecha (se ingresa el ltimo da del mes a facturar)
Pestaa Aceptar
Se imprime este recuadro

Pestaa R BANCO
Pestaa Listar todo (se Imprime el archivo que aparece)

Pestaa CON. ESPECIALES (Imprimir)

Pestaa R. FISICOS (Imprimir)

Pestaa REGULARIZACIONES (Imprimir)

Pestaa REMESAS (Imprimir)
En esta compaa se pueden comunicar al telfono 7051444 Ext. 3115 por cualquier
duda de la facturacin
.
1.09 SEGUROS BOLIVAR: Se realiza facturacin electrnica Bimestral

Se ingresa a la pgina https://www.cen.biz

Pestaas servicios CEN
Servicio: Financiero Usuario: AGENCIAS Contrasea: MUNOZMON
Escribir los caracteres
Pestaa Entrar
Pestaa Factura
Pestaa Socio Comercial (Se selecciona la compaa que vamos a mirar)
Pestaa Aceptar

Pestaa de fecha se selecciona el mes a consultar

Pestaa ejecutar
Muestra el archivo que hay que facturar con su respectivo consecutivo Ejemplo
BOL 40 (Imprimir)
Se debe ingresar a la pgina de la DIAN http://www.dian.gov.co/
Pestaa Usuarios Registrados
Nit 800000092 Cedula de Ciudadana: 41706993
Pestaa Contrasea GSMm58
Pestaa Ingresar
Pestaa Presentacin de informacin por envi de archivos
Pestaa colocar Archivo en su bandeja de entrada
Cdigo del formato: 1289
Pestaa buscar
Selecciona el formato y dar clic en continuar
Sale un aviso diciendo Su prximo consecutivo para el envo de archivos a
nombre de esta organizacin es: 1
Se ingresa nuevamente a la pgina https://www.cen.biz
pestaa generar factura
pestaa Reportes
pestaa Reportes Legales
Consolidado Mensual del Obligado
Ao: 2013 - Mes: Facturar Concepto: Insercin Consecutivo: (se mir en la
DIAN)
Ejecutar (esperar a que el sistema cargue el archivo)
Archivo que genero la pgina de acenda se guarda en la carteta de bibianap
Se Tiene que convertir el archivo guardado a XML-archivo, hacer clic derecho y
extraer todo
Se debe ingresar a la pgina de la DIAN http://www.dian.gov.co/
Ingresar la clave
Pestaa Presentacin de informacin por envi de archivos
Pestaa colocar Archivo en su bandeja de entrada
Cdigo del formato: 1289
Pestaa buscar
Selecciona el formato y dar clic en continuar
Pestaa Examinar : (Subir el archivo XML)
Firmar ( archivo est en la carpeta de luz marina MECANISMO DIGITAL GSMM12)
Clave: Luzm1958 despus de estar firmado
Colocar Dmuisca-010-xml
Pestaa Colocar Envos de Solicitudes
Diligenciar, pegar archivo, periodo, solicitar archivo luego firmar la solicitud y
presentar informacin.
Se debe realizar las facturas en hojas blancas

Registrar en el sics

1.10 RSA ROYAL: Se realiza facturacin mensual las planillas llegan al correo, se
enva factura a la direccin avenida 19 n 104-37 los primeros 10 das
1.11 QBE SEGUROS: Se realiza facturacin quincenal las planillas llegan al correo;
cuando se realice la factura tener en cuenta que son exentas de iva accidentes
personales y ciruga interplastica hay plazo de envi los 10 primeros das
1.12 AIG SEGUROS; Se realiza facturacin quincenal las planillas llegan al correo se
enva factura a la direccin calle 78 n 9-57 piso 5. EXT 1133
EL CRONOGRAMA DE FACTURACIN DE COMISIONES ESTA ACTUALIZADO
HASTA LA SEGUNDA QUINCENA DE DICIEMBRE
2. CONCILIACION CAJA: La conciliacin del Cuadre de Caja quedo cruzado hasta
el mes de diciembre de 2014.
Se recomienda que al realizar el cuadre respectivo y si se encuentra sobrantes no
identificados enviar un correo a la respectiva rea
Revisar diariamente relacin de consignaciones internas por parte del director de
SOAT vs cuadre de la caja general, firma de revisado y sello de fecha asi mismo
realizar conciliacin de caja diario.
3. FACTURACIN TAXIS VERDES: Se realiza los primeros 5 das de cada mes, se
factura los intereses de los prstamos concedidos para la compra de los vehculos.
Guiarse por la tabla de amortizacin.
4. REVISION DE PAQUETES DE RECIBOS
Para la revisin de paquetes despus de realizar interfaz tener en cuenta las
siguientes cuentas:
4.1

En los recibos que son de devolucin primas reemplazar el nit de la

compaa por el tercero

4.2

Reintegros varios: Para los recibos que tienen la cuenta 25959539 la

cual al fin de mes debe estar en cero tener encuentra lo siguiente:

4.3
4.4

16939535 (ABOGADOS) si el recibo indica indemnizaciones

16939534 (GMS/MFS BODEGA 1 LOTE 49)
41959501 (INGRESOS VARIOS) cuando son incapacidades de
las EPS
25956501-02 (MFS/GSM) deuda banco de Bogot
19509515-25956502 (MFS/GSM) arriendo brker.3
42200502 arriendo edificio calle 100 apto 301//broker
En la planilla de SOAT revisar si esta la cuenta 25959501 reclasificar si
es descuento a la 51909533 con nit 222222222 y si es reemplazo a la
41959515
Para la compaa de taxis verdes se reclasifica la cuenta 25959539 por
la 25959524; para los prstamos de los vehculos se reclasifica a la
cuenta 16939529

4.5
4.6

Para los recibos de SOAT si hay saldo a favor se enva a la cuenta

25959538 con nit del tercero y si son de los clientes diferentes a SOAT
se reclasifica a la 25959537
Para los recibos de SOAT revisar la compaa as: 257605TT, 819501TT,
819504TT
TT es igual a: 35 estado, 55 Colpatria y 60 mundial

4.7

Los pagos recibidos por AXA COLPATRIA por concepto de ingreso de

comisin automticamente contabiliza a la 16110515 se debe modificar a
la 16110555
4.8
Los pagos recibidos de seguros del estado se debe reclasificar a la
cuenta 16110535 en el dbito el valor del ingreso y en el crdito el valor
del anticipo.
4.9
Tener presente con concepto de lutrans lidertrans y nvo horizonte
contablemente lo muestra como diferencia pero se debe reclasificar a las
siguientes cuentas Lutrans 25760565, Lidertrans 25760562 y Nvo
horizonte 25760567
PARA LA REVISION DE PAQUETES SE ENCUENTRA HASTA EL DIA 13 DE
ENERO DE 2015
5. CERTIFICADOS: Se debe dar respuesta a los correos por concepto de solicitud de
certificados de retencin en la fuente y Retencin de Ica.
6. CLAVES: Relaciono la Clave del correo Corporativo
USUARIO: lizethherrera
CLAVE: Retirada3
Clave computador: Cali$12
6.1. Entrega de Carpetas y AZ

Carpetas Aseguradoras (13)

Carpeta de Caja Mensual (1)
Carpeta Notas Crdito (1)
Carpetas Taxis Verdes (2)
Carpeta Cronograma Compaas (1)
Carpeta Control pago comisiones compaas (1)

Entrega de Equipo de cmputo y oficina

Monitor Marca HP
Teclado Marca HP
Mouse Marca HP
CPU HP
Silla Giratoria Azul

Entrega

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Lizeth Herrera Moreno
Asistente Contable
Recibe,

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Bibiana Pardo Rodrguez
Directora Dpto. Contabilidad