Sistemas de Informacin I

Silvia S. Storni

Ficha Frmulas

Grupo Biblioteca de funciones

Insertar funciones
Insertar funciones es un cuadro de dilogo que simplifica la introduccin de funciones en una
frmula.
Para iniciar Insertar funciones, se debe: 1) hacer clic en el botn Insertar funciones de la barra
de de frmulas o 2) seleccionar el botn Insertar Funcin del grupo Biblioteca de funciones de
la ficha Frmulas o 3) seleccionar la Opcin Ms funciones del botn Autosuma de la grupo
Modificar de la ficha Inicio o 4) seleccionar la opcin Insertar funcin de cualquiera de las
listas de las categoras de funciones del grupo Biblioteca de funciones de la ficha Frmulas o
5) seleccionar la opcin Ms funciones del cuadro de Funciones de la barra de Frmulas.
Este cuadro de dilogo permite en Buscar una funcin escribir una descripcin breve de lo
que se desea que haga una funcin que se busca y en el cuadro Seleccionar una funcin se
mostrar una lista de funciones posibles que se ajustan a los requisitos especificados en la
descripcin proporcionada.
Las funciones estn agrupadas por categora, tales como "Financieras", "Matemticas y trigonomtricas", "Estadsticas", "Bsqueda y referencia", "Fecha y hora", etc.
Seleccionar una categora Es una lista desplegable, que permite seleccionar entre las categoras: Usadas recientemente: para las funciones que se hayan insertado ltimamente, Una categora especfica: para las funciones de dicha categora y Todas: que mostrar todas las
funciones, tanto las integradas y como las definidas por el usuario. En todos los casos las funciones de la categora seleccionada se mostrarn en orden alfabtico en el cuadro Seleccionar
una funcin.
Seleccionar una funcin enumera todas las funciones incorporadas y personalizadas que estn
disponibles en la categora seleccionada, mientras, en el rea de presentacin en la parte inferior se describe brevemente que realiza la funcin seleccionada y muestra la sintaxis (la sintaxis determina la posicin correcta de los argumentos, los separadores -puntos y comas- y
parntesis).
Sintaxis de las funciones
Cada descripcin de una funcin incluye una lnea de sintaxis. Por ejemplo, la lnea de sintaxis de la funcin DIASEM es la siguiente: DIASEM(nm_de_serie;tipo)
En la lnea de sintaxis, los argumentos requeridos aparecen en negrita y los argumentos opcionales aparecen en texto normal. Si no se indican los argumentos requeridos para una funcin, Excel no permitir introducirla en una celda. En el ejemplo anterior, el argumento
nm_de_serie est en negrita y por lo tanto es requerido; el argumento tipo no est en negrita
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lo que significa que es opcional. Cuando un argumento es opcional no significa que si el usuario no lo indica la funcin se resuelva sin l, sino que, Excel asume un valor predeterminado
para dicho argumento. Cualquiera de los ejemplos siguientes son vlidos: DIASEM("2/14/90"); DIASEM("15-4-93";2); pero DIASEM() no es vlido.
Cuando un argumento va seguido de puntos suspensivos (...), puede introducir varios argumentos con el mismo tipo de datos. Algunas funciones aceptan hasta 255 argumentos, siempre y cuando el nmero total de caracteres en la frmula no exceda de 1.024. Por ejemplo, la
sintaxis para la funcin MAX es la siguiente: MAX(nmero1;nmero2;...)
Cualquiera de las siguientes frmulas es vlida: MAX(C7:C11;A7:A11;D7:D11;A7;C7)
MAX(A6:A13;26;31); MAX(26;31;29).
En las funciones que no requieren argumentos introducidos por el usuario deben incluirse de
todas maneras los parntesis de apertura y cierre, ya que es la condicin para que Excel las reconozca como tales.
Nombres de argumentos
Muchos nombres de argumentos indican el tipo de informacin que se debe usar como tal. Si
la abreviatura nm, ref o valor_lgico aparece en el nombre del argumento, entonces ese argumento ser un nmero, una referencia de celda o un valor lgico respectivamente. Por
ejemplo, en la funcin IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres), el primer argumento debe
ser una cadena de caracteres y el segundo un nmero.
Del mismo modo, las palabras nmero, referencia, lgico, texto y matriz en el nombre de un
argumento especifican que el argumento debe corresponder a ese tipo de datos ingresado directamente u obtenido del contenido de una celda o del resultado de otra funcin.
El argumento Valor significa que el dato puede corresponder a cualquier un valor que sea nico. Dicho dato puede ser un nmero, un texto, un valor lgico o uno de error.
Argumentos
Los argumentos son la informacin que una funcin utiliza para producir un valor nuevo o para realizar una accin. Los argumentos siempre se colocan a la derecha del nombre de la funcin y deben ir entre parntesis. La mayora de los argumentos pertenecen a un determinado
tipo de datos. El argumento que introduzca debe corresponder al tipo adecuado o a algn otro
tipo que Excel pueda convertir en el tipo adecuado.
Se puede usar cualquier tipo de argumento siempre que produzca el tipo de datos deseado. Por
ejemplo, la funcin SUMA, que suma los argumentos, puede aceptar entre 1 y 255 argumentos. La funcin SUMA acepta los siguientes argumentos ya que devuelven uno o varios
nmeros:
Un valor que sea un nmero, por ejemplo: SUMA(1;10;100) o una funcin o frmula cuyo
resultado sea un nmero, por ejemplo: SUMA(0,5+0,5; PROMEDIO(5;5); 10^2;A3:A20)
El uso de una funcin como argumento de otra funcin, como en el ejemplo anterior, se
llama anidamiento de funciones. En este ejemplo, la funcin PROMEDIO es un argumento
de la funcin SUMA. En una frmula es posible tener hasta sesenta y cuatro niveles de
funciones anidadas.
Una referencia a una celda o rango de celdas que contiene un nmero o una frmula que da
como resultado un nmero, por ejemplo: SUMA(A1;A2); SUMA(A1:A5)
El segundo ejemplo equivale a la frmula SUMA(A1;A2;A3;A4;A5). La ventaja de utilizar un rango como argumento es que el argumento A1:A5 cuenta con un solo argumento
mientras que la otra forma cuenta con cinco argumentos. Si desea sumar ms de 255
nmeros, se tendrn que agrupar en rangos de celdas, porque las funciones slo aceptan
hasta 255 argumentos.
Un nombre que haga referencia a un valor, una frmula, una celda o un rango de celdas
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que contiene un valor o una frmula, por ejemplo: SUMA(ValorDeAjuste;Inflacin).

Tipos de argumentos
Los argumentos de una funcin pueden ser los siguientes:
Nmeros Fechas

Referencias Nombre

Texto

Valores de error

Valores lgicos

Funciones

Nmeros
Por ejemplo: 5,003; 0; 150,286 y -30,05. Los nmeros pueden ser enteros o con decimales
y pueden alcanzar una precisin de 15 posiciones (0,123456789012345 o
11,1234567890123 o 165257,123456789).
Texto
Por ejemplo: "a", "Palabra", "c/punt." o "". Los valores de texto utilizados en frmulas deben ir entre comillas dobles. Si el texto contiene comillas, usar dos comillas dobles para
cada comilla doble que aparezca en el texto. Por ejemplo, para obtener los 7 caracteres del
texto "Buenas Noches", se debe introducir la frmula: =DERECHA("""Buenas Noches""";7) y devolver Noches
Las cadenas de texto para Excel pueden tener hasta 32000 caracteres pero cuando se requieren en una frmulas es conveniente ingresarlas como contenido de una celda y referenciar la misma ya que las frmula tiene la limitacin de los 1.024 caracteres como
mxima longitud. Una constante de texto que no contiene caracteres, se escribe como "" y
se llama "texto vaco".
Si no pone entre comillas el texto que se usa como argumento, Excel supondr que es un
nombre de rango e intentar reemplazarlo con el valor al que hace referencia ese nombre.
Si dicho texto sin comillas no es un nombre de rango, y por lo tanto no tiene ningn valor
asociado, Excel devuelve el valor de error #NOMBRE?
Valores lgicos
Los valores lgicos son VERDADERO y FALSO. Los argumentos lgicos tambin pueden ser enunciados, por ejemplo B10>20 cuyo resultado ser VERDADERO o FALSO.
Valores de error
Ejemplos de valores de error son #DIV/0!, #N/A, #NOMBRE?, #NULO!, #NUM!,
#REF! y #VALOR!
Referencias
Ejemplos de referencias son $A$10; A10; $A10; A$10; L1C1 o L[10])C[(-10]). Pueden ser
referencias a celdas individuales, a rangos o a selecciones mltiples, y pueden ser relativas,
absolutas o mixtas. Cuando se usa una referencia como argumento se supone es un nmero, texto, valor de error o valor lgico, el contenido de las celdas especificadas por la referencia.
Las funciones que devuelven referencias muestran el valor contenido en la celda de la referencia, en lugar de la direccin misma.
Para indicar una seleccin mltiple como argumento nico de la referencia, encierre la referencia en un segundo par de parntesis, por ejemplo: SUMA((E5:E8;E10:E18); PROMEDIO(A1:A5))

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1 Para anidar una funcin
hacer clic en cuadro de texto
del argumento en el cual se
colocar la 2 funcin.

2 Hacer clic en la flecha del

cuadro de Funciones de la
barra de frmulas y seleccionar la funcin a ser usada
como argumento
3 Para volver a la 1 funcin, hacer clic sobre el
nombre del misma en la
barra de frmulas

Funciones
Cuando una funcin se utiliza como argumento de otra, se denominan funciones Anidadas
permitiendo Excel un mximo de 64 niveles de anidamientos. Cuando se anidada una funcin, sta deber devolver el mismo tipo de dato que el que utilice el argumento. Se puede
utilizar el cuadro de dilogo Argumentos de funcin para facilitar el anidar funciones.
Por ejemplo, se puede anidar la funcin PROMEDIO como argumento de la funcin SI
haciendo clic en el cuadro de texto Valor_si_verdadero, luego haciendo clic en Ms funciones.... del cuadro Funciones de la barra de frmulas y finalmente, seleccionando la funcin PROMEDIO en el cuadro de dilogo Insertar funciones. Al igual que cuando se selecciona una funcin sin anidar en Insertar funciones, se abrir el cuadro de dilogo Argumentos de funcin de la funcin anidada.
Para cambiar el cuadro de dilogo Argumentos de funcin de una funcin anidada a otra,
se debe hacer clic en la barra de frmulas en nombre de la funcin de la que se desea
visualizar los argumentos y su resultado.
Uso del punto y coma en una lista de argumentos
Si se introduce una funcin sin hacer uso del cuadro de dilogo Insertar Funcin los argumentos se deben separar con puntos y comas. Se debe evitar escribir puntos y comas innecesarios
ya que indican el lugar de un argumento que no se introduce, y Excel lo sustituir por el valor
predeterminado para ese argumento, si se trata de un argumento opcional o dar un error si es
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obligatorio. Por ejemplo, si se introduce (arg1;;), Excel sustituye arg2 y arg3 por valores adecuados.
En las funciones para hojas de clculo y en particular en las funciones que cuentan el nmero
de argumentos antes de calcular, cada punto y coma adicional afecta al clculo de argumentos
y, por lo tanto, a la forma en que se calcula la funcin. Por ejemplo, PROMEDIO(1;2;3;4;5)
devuelve 3, pero PROMEDIO(;;1;2;3;4;5) devuelve 2,14.
Para la mayora de los argumentos el valor utilizado para sustituir un argumento omitido es 0,
FALSO o "" (texto vaco), dependiendo del tipo de datos que deba tener el argumento. Cuando los argumentos tipo referencia se omiten, el valor predeterminado usado es generalmente
la celda o la seleccin activa.
Autosuma
Coloca automticamente un signo = y la funcin SUMA, quedando a la espera de l o los argumentos a sumar. Despliega una lista
con las funciones suma, promedio, contar nmero, mximo y
mnimo, con las cuales coloca lo mismo que con la suma. En todos
lo caso por debajo de donde se encuentra la frmula muestra la
sintaxis de la funcin seleccionada.
La opcin Ms funciones abre el cuadro de dilogo Insertar funcin que permite acceder a la totalidad de las funciones disponibles.
Listados con las distintas categoras de funciones

Grupo Nombres definidos

Un nombre es una forma de referirse a una referencia de celda, rango, constante, frmula o tabla,
cuyo propsito es hacer ms clara la lectura de una frmula.
Tipos de nombres
Se pueden crear y utilizar dos tipos de nombres.
a) Nombre definido Es un nombre que representa una celda, un rango de celdas, una frmula o
un valor de constante. Como usuario se puede crear sus propios nombres definidos aunque,
en ocasiones, Excel los crea automticamente; por ejemplo, cuando se establece un rea de
impresin.
b) Nombre de tabla Nombre de una tabla de Excel, que es un conjunto de datos relacionados
que se guardan en registros (filas) y campos (columnas). Excel crea nombres de tabla predeterminados, como Tabla1, Tabla2, etc. que el usuario luego puede cambiar.
Nombre
Pautas para la asignacin de nombres:
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a) Puede contener letras, nmeros, subrayados ( _ ), barras inversas (\), puntos (.) y signos de
interrogacin (?). Sin embargo, el primer carcter debe ser una letra, un subrayado ( _ ) o una
barra inversa (\).
b) No se pueden usar espacios en blanco.
c) El nombre puede tener hasta 255 caracteres de largo.
d) No se permiten los nombres que son semejantes a nmeros o referencias de celdas.
Crear nombres
Se puede crear un nombre con cualquiera de estos mtodos:
a) Cuadro Nombre de la barra de frmulas Es la forma ms rpida de crear un nombre en el
nivel de libro para un rango seleccionado.
b) Crear un nombre a partir de una seleccin se puede crear nombres fcilmente partiendo
de los rtulos de fila y de columna existentes mediante una seleccin de celdas de la hoja de
clculo.
c) Cuadro de dilogo Nombre nuevo Es el mtodo ms adecuado si desea tener ms flexibilidad al crear nombres; por ejemplo, especificar un mbito de nivel de hoja de clculo local o
crear un comentario de nombre.

Administrador de Nombre
Abre el cuadro de dilogo Administrador de nombres para trabajar con todos los nombres definidos y de tabla del libro. Permite ordenar y filtrar la lista de nombres y, agregar, cambiar o
eliminar nombres de una ubicacin.
En el cuadro de dilogo Administrador de nombres se muestra la siguiente informacin sobre cada nombre de un cuadro de lista:
Esta columna:
Muestra:
Icono y nombre

Valor

Nombre definido que se indica mediante un icono de nombre definido.

Nombre de tabla que se indica mediante un icono de nombre de tabla.
Valor actual del nombre, como los resultados de una frmula, una constante de cadena, un rango de celdas, un error, una matriz de valores o un
marcador si la frmula no se puede calcular. Por ejemplo:
"sta es mi constante de cadena"
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{2003;12,2002;23,;2001,18}

#REF!

{...}

Hace referencia a:

La referencia actual del nombre. Por ejemplo

=Hoja1!$A$3 =8,3 =HR!$A$1:$Z$345
=SUMA(Hoja1!A1,Hoja2!B2)

mbito

Nombre de una hoja de clculo, si el mbito est en el nivel de la hoja

de clculo local.
Libro", si el mbito est en el nivel de hoja de clculo global.

Comentario

Informacin adicional sobre el nombre cuya longitud tiene un mximo

de 255 caracteres. Por ejemplo:
Este valor caducar el 2 de mayo de 2007.
No eliminar! Nombre crtico!
Basado en los nmeros de exmenes de certificacin ISO.

Nuevo
Abre el cuadro de dilogo Nombres nuevo para crear un nombre definido.
Editar
Abre el cuadro de dilogo Nombres nuevo para modificar lo establecido para un nombre
definido excepto el mbito.
Eliminar
Elimina el nombre seleccionado en el cuadro Administrador de nombres
Filtro
Muestra un subconjunto de nombres que cumple con la condicin seleccionada. Al seleccionar cada comando, se activa o desactiva la operacin de filtrado, lo que facilita combinar o quitar distintas operaciones de filtrado con el fin de obtener los resultados deseados.
Para filtrar una lista de nombres, se debe puede utilizar:
Nombres en el mbito de la
hoja de clculo

Muestra slo los nombres que son locales respecto a

una hoja de clculo.

Nombres en el mbito del

libro

Muestra los nombres que son globales respecto a del

libro.

Nombres con errores

Muestra slo los nombres con valores que contengan

errores (como #REF, #VALOR, #NOMBRE, etc.)

Nombres sin errores

Muestra slo los nombres con valores que no contengan

errores.

Nombres definidos

Muestra slo los nombres definidos por el usuario o por

Excel, como un rea de impresin.

Nombres de tabla

Muestra slo los nombres de las tablas.

Hace referencia a
Muestra la referencia actual del nombre permitiendo modificarla mediante Contraer dilogo
(lo que oculta temporalmente el cuadro de dilogo), seleccionando las celdas de la
hoja de clculo y, a continuacin, presione Expandir dilogo
.

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Asignar nombre a un rango

Nombre nuevo
Crea un nombre para una celda o un rango. Puede utilizar este nombre para referirse a la
celda o al rango. Los nombres hacen que las frmulas sean ms fciles de leer, entender
y mantener. Es posible cambiar o eliminar los nombres definidos anteriormente y definir las constantes o frmulas que piensa utilizar ms adelante. Cuando se selecciona una
celda con nombre o un rango completo con nombre, los nombres aparecen en el rea de
referencia de la barra de frmulas.
Nombres
Enumera todos los nombres actualmente definidos en el libro de trabajo.
Cuando se selecciona un nombre de la lista, el nombre aparece en el cuadro de edicin encima del cuadro de lista y su referencia aparece en el cuadro Se refiere a.
Si la celda activa contiene texto, dicho texto aparece en el cuadro de edicin como el
nombre propuesto. De otra manera, cualquier texto en la celda que est a la izquierda o encima de la celda activa aparece en el cuadro de edicin.
Se puede aceptar o editar el nombre propuesto, escribir un nombre nuevo o seleccionar uno en el cuadro Nombres en el libro. Si se utiliza un nombre que ya ha sido
definido, la definicin nueva reemplazar a la definicin anterior.
mbito
Todos los nombres tienen un mbito:
a) Para una hoja de clculo especfica (denominado nivel de hoja de clculo local)
b) Para todo el libro (denominado nivel de libro global).
Si ha definido un nombre, y su mbito es el libro, ese nombre se reconoce en todas
las hojas de clculo de ese libro, pero en ningn otro libro.
Un nombre debe ser nico en su mbito. Excel impide que el usuario defina un nombre que no sea nico en su mbito. Sin embargo, puede usar el mismo nombre en
mbitos distintos. Por ejemplo, puede definir un nombre, cuyo mbito sean Hoja1,
Hoja2 y Hoja3 en el mismo libro. Aunque cada nombre sea el mismo, cada uno de
ellos es nico en su mbito. Debera hacerlo as para asegurarse de que una frmula
que use el nombre, siempre haga referencia a las mismas celdas en el nivel de hoja de
clculo local.
Incluso puede definir el mismo nombre, para el nivel de libro global, pero nuevamente el mbito es nico. En este caso, no obstante, se puede producir un conflicto de
nombres y para resolverlo, de forma predeterminada, Excel usa el nombre definido
para la hoja de clculo, ya que el nivel de hoja de clculo local tiene prioridad respecto al libro global. Si desea reemplazar la prioridad y usar el nombre del libro,
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puede eliminar la ambigedad del nombre si coloca un prefijo en el nombre del libro.
Hace referencia a
Presenta la referencia para la celda o el rango seleccionado. Puede ser un rango de
celdas o una sola celda.
Si se selecciona un nombre definido anteriormente, este cuadro propondr el rango,
el valor o la frmula a la que ese nombre se refiere actualmente.
Se puede editar una referencia. Mientras se hace, tambin es posible realizar selecciones en la hoja de clculo, elegir comandos para la edicin de frmulas, cambiar y
mover ventanas.
Comentario
Observacin descriptiva con una longitud mxima de 255 caracteres
Aceptar
Agrega la entrada actual de los cuadros Nombres, Se refiere y mbito a en la lista de
nombres definidos y luego cierra el cuadro de dilogo.
Cerrar
Cierra el cuadro de dilogo Definir nombre sin agregar la entrada actual en la lista de
los nombres definidos.

Aplicar nombres
Busca en las frmulas y reemplaza las referencias de celdas con nombres definidos para
las mismas, siempre que estn seleccionados en la lista Aplicar nombre.
Aplicar nombres
Enumera todos los nombres definidos en un libro de trabajo y permite seleccionar el
nombre o los nombres que se desea se coloquen en lugar de las referencias de celdas.
Ignorar relativa/absoluta
Permite reemplazar las referencias de celdas con nombres sin considerar los tipos de
direcciones (absolutas o relativas) referencias de los nombres o de las referencias de
las frmulas.
Si se desactiva esta casilla de verificacin, se reemplazan las referencias absolutas en
las frmulas por nombres cuando estos tengan rangos de direcciones absolutos, las
referencias relativas en las frmulas por nombres cuando estos tengan rangos de direcciones relativos y las referencias mixtas por nombres cuando estos tengan rangos
de direcciones mixtas.
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Usar nombres de filas y columnas

Posibilita usar los nombres de rangos de filas y de columnas que contengan las celdas a las que se hace referencia, si no se encuentran nombres precisos para las celdas.
Opciones
Presenta las opciones adicionales siguientes:
Omitir nombre de columna
Si la celda a la que hace referencia est en la misma columna que la frmula y en un
rango con nombre a partir de encabezados de fila, reemplaza la referencia con un
nombre a partir de encabezados de fila sin incluir un nombre a partir de encabezados
de columna.
Omitir nombre de fila
Si la celda a la que hace referencia est en la misma fila que la frmula y en un rango
con nombre a partir de encabezados de columna, reemplaza la referencia con un
nombre a partir de encabezados de columna sin incluir un nombre a partir de encabezados de fila.
Orden de nombres
Determina qu nombre de rango se enumera primero cuando una referencia de celda
es reemplazada por un nombre de rango a partir de encabezados de fila al igual que
encabezados de columna.

Utilizar en la frmula
Muestra el listado de nombres definidos que pueden ser utilizados en la hoja activa.
Pegar nombres
Muestra el cuadro de dilogo Pegar nombre que permite inserta un nombre de definido seleccionado en la barra de frmulas.
Si la barra de frmulas est activa y el usuario comienza una frmula escribiendo un
signo igual (=), al elegir el comando Pegar pegar el nombre seleccionado en el punto de insercin. Si la barra de frmulas no est activa, elegir Pegar nombre la activar y pegar un signo igual (=) seguido por el nombre seleccionado.
Pegar nombre
Enumera todos los nombres definidos en el mbito de la hoja de clculo activa y
en el mbito global. Para pegar en la barra de frmulas uno de los nombres que
aparecen en la lista de nombres definidos, se debe resaltar el nombre y luego seleccionar Aceptar o hacer doble clic sobre el nombre.
Pegar lista
Pega todos los nombres definidos que pueden ser usados en el mbito donde se
pega lista, comenzando en la celda activa y en orden alfabtico. En una hoja de
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clculo, la lista de nombres es un rea de dos columnas de ancho. La columna izquierda enumera los nombres; la derecha las referencias de celda a las que se refieren los nombres. En una hoja de macros, la lista de nombres tiene un ancho de
cinco columnas e incluye una columna de nombre, una columna de referencia,
una columna para el tipo de macro (0=ninguna, 1=funcin, 2=comando), una columna para las teclas asignadas para el mtodo abreviado y una columna para la
categora.
Crear desde la seleccin
Crea nombres usando rtulos del rango seleccionado.

De un rango seleccionado utiliza el texto que se encuentra en la fila superior o inferior, la

columna izquierda o derecha, o cualquier combinacin para nombrar las otras celdas en el
rango. Dicho rango debe posee filas y/o columnas en las posiciones antes mencionadas en
las que se encuentren los textos que se desean utilizar como nombres de rango y que
adems cumplan con los requisitos para ser utilizados como tal.
En el rango seleccionado
Crear nombres con la
Nombra a las celdas de
Fila superior
Las filas por debajo
Columna izquierda
Las columnas de la derecha
Fila inferior
Las filas por encima
Columna derecha
Las columnas de la izquierda
Si la celda en el borde de la seleccin contiene un nmero al que ha dado el formato de fecha, Excel convierte la fecha a texto para crear un nombre. Si un nombre ya ha sido definido en la hoja de clculo, Excel pregunta si desea reemplazar la definicin existente.

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