Guia de Plan de Negocios para Los Eventos de Turismo ... - CPTM

GUIA DE PLAN DE NEGOCIOS PARA LOS
EVENTOS DE TURISMO DEPORTIVOS
INDICE
1. Prefacio
a. Como utilizar este documento
i. El documento de Plan de negocios
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2. Introduccin
3. El Evento
a. La Organizacin tenedora de los derechos
b. Descripcin del evento
c. Otras actividades relacionadas con el evento
d. Caractersticas
4. Misin y Objetivos
a. Visin
b. Misin
c. Objetivos
5. El Comit Organizador Local
a. Aspectos Legales
i. Designaciones
ii. Cartas de patente
iii. Estatutos
iv. Reportes Anuales y reportes trimestrales
v. Solicitudes de derechos de marca
b. Grupos de Trabajo
i. Consejo de Administracin
ii. Comit Ejecutivo
iii. Comit Financiero
iv. Comit de Socios
v. Consejeros
vi. Consejo de Accionistas
c. Estructuras Organizacionales
i. Administracin Ejecutiva
ii. Administracin Ejecutiva conjunta
iii. Administracin Senior
iv. Divisiones
v. Departamentos
d. Personal
6. Trminos de Referencia y Objetivos de las divisiones y direcciones
a. Administracin Ejecutiva
b. Divisin de Relaciones Internacionales, Relaciones con
Gobierno y Protocolo
c. Divisin de Administracin de Instalaciones
d. Divisin Financiera, Administracin y Recursos Humanos
e. Divisin de Patrocinios
f. Divisin de Mercadeo y Recoleccin de Fondos
g. Divisin de Boletos
h. Divisin de Comunicacin
i. Divisin de Medios
j. Divisin de Competencias
k. Divisin de Ceremonias
l. Divisin de Voluntarios
m. Divisin de Hospedaje, Comida y Actividades Recreativas
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n. Divisin de Logstica (Acreditaciones, transporte, seguridad,

Aeropuertos, Visas)
o. Divisin de Tecnologa
p. Divisin de Acondicionamiento de Instalaciones
q. Divisin de difusin de medios
r. Divisin de construccin de instalaciones
7. Camino para el proceso de Licitacin
8. Fechas crticas
a. Introduccin
i. Propsito
ii. Mtodos
b. Fase de Licitacin
c. Fase 1 (24 a 18 meses antes)
i. Propsito
ii. Mtodos
d. Fase 2 (18 a 15 meses antes)
i. Propsito
ii. Mtodos
e. Fase 3 (15 a 12 meses antes)
i. Propsito
ii. Mtodos
f. Fase 4 (12 a 9 meses antes)
i. Propsito
ii. Mtodos
g. Fase 5 (9 a 6 meses antes)
i. Propsito
ii. Mtodos
h. Fase 6 (6 a 3 meses antes)
i. Propsito
ii. Mtodos
i. Fase 7 (3 a 1 mes antes)
i. Propsito
ii. Mtodos
j. Fase 8 (Mes del Evento)
i. Propsito
ii. Mtodos
k. Fase 9 (Despus del evento ms 6 meses)
i. Propsito
ii. Mtodos
9. Instalaciones
a. Instalaciones para competencias
i. Deporte # 1 (Nombre del deporte)
1. Instalacin # 1 (Nombre de Instalacin)
2. Instalacin # 2 (Nombre de instalacin)
ii. Deporte # 2 (Nombre del Deporte)
b. Instalaciones para calentamiento y entrenamiento
i. Deporte # 1 (Nombre del deporte)
2. Instalacin # 2 (Nombre de instalacin)
ii. Deporte # 2 (Nombre del Deporte)
medico,
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c. Instalaciones para Hospedaje
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i. Villas para Atletas
1. Villa # 1 (Nombre)
2. Villa # 2 (Nombre)
ii. Hotel Oficial del Evento
iii. Hotel para VIP y Patrocinadores
iv. Hotel de Prensa
v. Hotel para medios electrnicos
vi. Hotel para el medio difusor anfitrin
vii. Hotel para oficiales de competencias
viii. Hotel para proveedores de servicios
ix. Hoteles para espectadores
d. Otras Instalaciones
53
i. Durante el evento
1. Instalaciones para ceremonia de apertura y clausura
2. Centros de acreditacin
3. Actividades Socio-culturales y de entretenimiento
4. Instalaciones de eventos sociales, incluido banquete de
clausura
5. Centros de prensa (Principal y secundarios)
6. Centro de Difusin o Medios Internacional
7. Villa de Patrocinadores
8. Expo
9. Instalaciones del Festival Cultural
ii. Antes del evento
1. Oficina Central de Comit Organizador
2. Bodegas
3. Taller de ceremonias (sets, disfraces, etc.)
4. Instalaciones de practica para las ceremonias
5. Centro de voluntarios
6. Tiendas de productos y souvenirs
7. Actividades especiales antes del evento
10. Presupuesto
61
a. Estructura Presupuestal y Filosofa
61
b. Resumen de Presupuesto por divisin;
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11. Impacto y Legados
63
a. Proyeccin de Impacto Econmico (SECTUR)
63
b. Impacto en desarrollo deportivo
63
c. Legado en Instalaciones
64
d. Legado Financiero
64
e. Legado en equipo
64
f. Legado promocional
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g. Legado Educacional
65
h. Legado en conocimiento
66
i. Legado organizacional
66
j. Legado de integracin
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12. Conclusin
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13. Apndices
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a. Apndice 1; Itinerario General
69
b. Apndice 2; Plan de contratacin
71
c. Apndice 3, Tabla de Contenidos
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d. Apndice 4; Marcas
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e.
f.
g.
h.
i.
Apndice 5; Plan de Marketing

75
Apndice 6; Manual de Operaciones
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Apndice 7; Manual de Operaciones de las Instalaciones
81
Apndice 8; Reporte Final
89
apndice 9; Presupuesto
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i. Resumen de Ingresos y anlisis de riesgo (por departamento)
ii. Resumen de gastos y anlisis de riesgo (por departamento)
iii. Obligaciones de comit organizador local con el tenedor de
derechos, que pueda tener un impacto en el presupuesto del
comit organizador.
iv. Temas no presupuestados
v. Donaciones o pagos en especie
vi. Presupuesto de licitacin
vii. Glosario
Secretaria de Turismo
Subsecretaria de Operacin Turstica
Subsecretaria de Planeacin Turstica
Subsecretaria de Innovacin y Calidad
Direccin General de Desarrollo de Productos Tursticos
Direccin de Desarrollo de Turismo Deportivo y Nutico
Directorio:
Lic. Rodolfo Elizondo Torres
Secretario de Turismo
Lic. Francisco Madrid Flores
Subsecretario de Operacin Turstica
Lic. Carolina Crdenas Sosa
Subsecretaria de Planeacin Turstica
Lic. Roberto Isaac Hernandez
Subsecretario de Innovacin y Calidad
Lic. Rene Rivera Lozano
Director General de Desarrollo de Productos Tursticos
Lic. Milko Rivera Hope
Director de Desarrollo de Turismo Deportivo y Nutico
Responsable de la traduccin:
Director de Desarrollo de Turismo
Deportivo y Nutico
Responsable de esta edicin:

Director de Desarrollo de Turismo
Deportivo y Nutico
Presidente Mazaryk # 172
Col. Chapultepec Morales
C.P. 11587, Mxico DF
Tel: 01-55-3002-6300
mrivera@sectur.gob.mx
www.sectur.gob.mx
Copyright 2004
Canadian Sport Tourism Alliance and the Ontario Ministry of Tourism Recreation.
Derechos Reservados.
Se prohbe su reproduccin total o parcial por ningn tipo de medio conocido o por
conocerse sin el permiso escrito de la SECTUR.
1. PREFACIO
En Mayo de 2007 se firmo un Convenio Interinstitucional entre la Comisin nacional de
Cultura Fsica y el Deporte, (CONADE) el Consejo de Promocin Turstica de Mxico,
(CPTM) y la Secretara de Turismo (SECTUR) con el motivo de apoyar el desarrollo en
Mxico del Turismo Deportivo.
El Convenio establece lo siguiente:
Deporte y Turismo son dos actividades globales con elevado impacto social, econmico y
ambiental que tienen objetivos comunes y acciones positivas en las comunidades entre
ellos los siguientes: repercusiones econmicas, creacin de empleos, Inversin en
infraestructura y equipamiento, propiciar el intercambio cultural, proteccin del medio
ambiente, fomento en aspectos positivos a la globalizacin, paz entre las naciones y
regiones, desarrollo de destinos tursticos.
La competitividad de los destinos tursticos depende de la capacidad del sector para innovar y
mejorar permanentemente sus productos; objetivos que busca el Sector Turismo al
fomentar el desarrollo de nuevos productos. En el mercado turstico se han observado
cambios constantes en la demanda donde el turista ahora va en busca de experiencias
diferentes, vivencias, emociones, viajes a su medida, buscando ser el protagonista de
sus viajes y esperando recibir servicios de acuerdo a sus necesidades y expectativas,
por lo que se ha buscado identificar alternativas de diversificacin que respondan a
diferentes grupos de demanda y a mltiples motivaciones de viaje, cuyo inters se ha
enfatizado en mercados especficos como el turismo deportivo.
La elaboracin de esta gua de negocios es un trabajo conjunto entre la SECTUR, la

CONADE, y el CPTM en conjunto con la Canadian Sport Tourism Alliance (CSTA) de
Canad para generar las herramientas para el desarrollo regional que permitan
potencializar los beneficios del turismo deportivo en Mxico.
1.1 Como utilizar este documento
Esta gua es un trabajo conjunto para el apoyo de eventos
Regionales y Estatales
Nacionales
Internacionales
1.2 La Gua de Plan de Negocios:
Se deben de seguir los siguientes pasos para adecuar este Plan de Negocios Pro Forma
al Plan de Negocios de tu evento:
Cuando tengas al principio de una seccin la palabra [CONTENIDO], significa
que debes borrar el texto siguiente y estructurar y reemplazar el texto con
informacin de tu evento.
Cuando aparezca al principio de una seccin la palabra [MUESTRA], significa
que puedes mantener el texto y solo adecuarlo a tu evento.
2. INTRODUCCIN
La Introduccin debe de dar antecedentes del proyecto: cuando, porque y en que
circunstancias se involucro el destino o el promotor o la Federacin en la organizacin y
anfitriona del evento.
[CONTENIDO]
Los diferentes pasos ya logrados desde el principio del proyecto.
[MUESTRA]
Porque se debe desarrollar un plan de negocio?
Para dar correcta y completa informacin a las autoridades pblicas acerca de

la viabilidad del proyecto.
Para dar un primer documento de planeacin al comit organizador
Para identificar la mejor estructura administrativa para el comit organizador.
Para elaborar un plan estratgico para el evento que tome en consideracin

todos los pasos organizacionales.
Para conocer los recursos humanos, equipo y recursos financieros requeridos

para organizar exitosamente el evento (s).
Para tener una idea exacta de los gastos del evento y de sus posibles ingresos.
Identificar los ingresos, aportaciones en recursos y en especie de todos los

involucrados, para lograr un evento exitoso.
Para confirmar si las instalaciones existentes y disponibles son suficientes para

realizar el evento y que mejoras o modificaciones son necesarias.
Identificar los legados que debe generar el evento.
3. EL EVENTO
3. a La Organizacin Tenedora de los Derechos.
Esta seccin debe de dar un resumen de la organizacin tenedora de los derechos,
informacin bsica del proceso de licitacin y con que organizaciones; ciudad-destino,
federaciones, o comit organizador local se ha logrado negociar la anfitriona del evento.
[CONTENIDO]
Informacin til:
Fecha de Fundacin
mbito de la Federacin u organizacin responsable : Mundial, Nacional, Estatal
Nmero de federaciones miembros (para una federacin internacional), o
numero de Asociaciones estatales (para una Federacin nacional) o un club (para
una federacin local)
El consejo de administracin de la organizacin tenedora de derechos
Los delegados, cuya responsabilidad ser asegurar que todos los derechos y
reglas estipuladas en el contrato se cumplan.
La lista de eventos sobre los cuales tiene derechos la organizacin
La importancia de esta organizacin en comparacin con otra organizacin
comparable. Enlistar datos especficos (ej. Espectadores de TV para sus
grandes eventos)
3. b Descripcin del Evento
Esta seccin debe dar un resumen del evento y permitir al lector valorar su importancia.
[CONTENIDO]
El status del evento en el calendario completo de eventos de la organizacin

tenedora de derechos
o Evento anual o cada dos aos, etc.
o Evento internacional, Nacional, Estatal
o Campeonato o evento en una serie de competencias del mismo tipo (ej.
Copas Mundiales, Tour, etc.)
Eventos previos: Cuando (ao), donde (pas, ciudad), nmero de participantes
Duracin del evento (s) (1,2,3,4, .das)
Edad y nmero esperado de participantes (Jvenes, junior, senior, masters, etc.)
Nmero de pases, estados, clubs de donde vendrn participantes.
Dond se llevara a cabo el evento (s) (un lugar o varios)
Nmero de eventos dentro del evento
Ceremonias de Inauguracin y premiacin-clausura.
Numero esperado de espectadores
Numero esperado de visitantes de fuera del destino (de la regin, del pas, de
EU, otros visitantes Internacionales)
Nmero de representantes de medios y VIPs
Cobertura meditica esperada (TV, radio, Internet, otro) y su alcance (local,
nacional, Internacional)
3. c Otras actividades relacionadas con el evento

[CONTENIDO]
Aun cuando estas actividades no son necesarias de acuerdo al contrato firmado con la
organizacin tenedora de derechos, puede ser necesario el aprovechar la organizacin
del evento deportivo para organizar otro tipo de actividades como:
Festivales culturales, exhibiciones, ferias o algn otro tipo de actividad cultural

Funciones Sociales
Clnicas o seminarios relacionados con el evento (para los atletas, o
entrenadores, etc.)
Conferencias, convenciones o asamblea anual de la organizacin tenedora de
derechos.
El Plan de Negocios debe describir que organizacin, sea el comit organizador local o
que otra organizacin, tendr la responsabilidad de estos eventos relacionados. Si es
una organizacin diferente al comit organizador local del evento, entonces que tipo
de relacin tienen con el?
3. d Caractersticas
Deben describir de forma breve, las caractersticas principales y la magnitud del evento (s).
Esta lista se utilizara despus para informacin o marketing.
[MUESTRA]
El [nombre del evento] se realiza cada [1, 2] aos bajo la responsabilidad de

[la organizacin tenedora de derechos]. El siguiente [nombre del evento] se
realizara en [ciudad] de [mes y fecha] [ao].
El [nombre del evento] atraer [nmero] atletas y miembros de equipos, que
vienen de [nmero de pases, estados, clubes o asociaciones]
De acuerdo a la herramienta generada por SECTUR de medicin de derrama
econmica, el [nombre del evento] se espera que genere un impacto econmico
de [monto] en el destino [nombre], y en la ciudad de [nombre], y contribuir a la
generacin de [numero] empleos en la ciudad o destino.
La cobertura de televisin del [nombre del evento] se espera sea [Local, Estatal,
Nacional, Internacional] por [medio que haya firmado un acuerdo de transmisin
con la organizacin tenedora de derechos o el comit organizador local.] La
cobertura total tendr [nmero de horas] aire en Mxico, EU o en [pases
alrededor del mundo]. Adicionalmente, se espera presencia de [numero] de
representantes de los medios [Locales, Nacionales, Internacionales] para la
cobertura del mismo.
Las diferentes competencias del [nombre del evento] se llevaran a cabo en
(numero) de das, de [da y fecha] a [da fecha] en [Instalacin principal] [Que
fue construida especialmente para el evento con un costo de $XX].
El numero de espectadores que se esperan lleguen al [nombre del evento] sern
aproximadamente [numero]
[Destino] ser la ciudad en [Mxico, Norteamrica] [numero] en ser anfitriona del
[nombre del evento]. Los eventos anteriores se han realizado en [ciudades,
estados, pases] en [aos].
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Ser anfitrin del [nombre del evento] necesitara una participacin de [numero]
voluntarios, [participantes] en la ceremonia de inauguracin y clausura o
ceremonia de premiacin, al igual que [numero] para el comit organizador.
El [nombre del evento] se espera deje un legado de aproximadamente $[monto].
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4.- Misin y Objetivos

4. a Visin
[MUESTRA]
Que Mxico sea un destino preferido para la organizacin de eventos deportivos
tursticos, y organizar el mejor evento del mundo.
4. b Misin
[MUESTRA]
El comit organizador para el [nombre del evento] organizara el mejor evento
deportivo en su categora que se ha organizado en el destino, que celebrara los logros
en [deporte]. El [tenedor de derechos del evento], socios gubernamentales, socios
corporativos y el pblico en general tendrn un ambiente seguro, divertido e
instalaciones y servicios de primer nivel. Se dar un realce a la personalidad y
caractersticas culturales de [pas, ciudad, estado]. El evento se realizara de una
manera fiscal y ambientalmente responsable, maximizando y socializando los beneficios
al destino.
4c Objetivos
Los objetivos claves deben referirse a la magnitud del legado esperado en el destino como
resultado de ser anfitrin del evento.
[CONTENIDO]
Los siguientes temas deben de considerarse para los objetivos:
El status de los deportes especficos involucrados en el evento (s) (un evento de un
deporte o un evento multi-deportivo) en el destino (o estado o pas)
El status del deporte amateur
La promocin regional, Nacional o Internacional del destino a travs de la
exposicin directa esperada de ser anfitrin de un evento.
La organizacin del evento de acuerdo a los requerimientos de la Federacin
gobernante y el tenedor de derechos del evento.
La operacin del evento con el presupuesto disponible y el legado esperado
para el futuro desarrollo del deporte.
El impacto econmico como resultado de ser anfitrin del evento.
El legado en trminos de:
o Instalaciones y equipo
o Conocimiento local
o Organizacin deportiva
o Desarrollo deportivo
o Educacin a generaciones futuras
o Integracin de la comunidad.
12
5. El Comit Organizador Local

5. a Aspectos Legales
i.
Designaciones
Esta seccin debe considerar todas las posibles designaciones del evento y del Comit
Organizador y dar informacin en lo que refiere al tema de designaciones.
[CONTENIDO]
El nombre oficial del Evento
Mencionar que el evento ha sido o ser registrado
El apodo operativo del evento. (Si existe)
Porque es importante un apodo:
Tener un mensaje corto para la promocin del evento
Hacerle fcil al pblico que se familiaricen con el evento; si es demasiado largo el nombre no
se recordara por el pblico
Si no se crea un nombre operativo por el comit organizador, los medios crearan su propio
nombre y este no ser consistente en todos los medios.
Si se ha diseado un logo para el proceso de licitacin, este debe incluirse con la

explicacin correspondiente.
ii.
Cartas de Patente
[CONTENIDO]
Cuando solicitar cartas de patente.
El status del comit organizador
El status del comit organizador: organizacin sin fines de lucro
Los objetivos que busca el comit organizador.
A que organizacin sern transferidos los activos despus de la disolucin del comit
organizador.
Que pasa si durante el proceso de licitacin se debe cambiar el nombre?
iii.
Estatutos
Cuando se crea el Comit Organizador Local, es importante incorporar una

organizacin sin fines de lucro y tener las leyes apropiadas de acuerdo a la estructura
del Comit Organizador.
[CONTENIDO]
13
Ver Apndice 3
iv. Reportes Anuales y reportes trimestrales
[CONTENIDO]
Se necesitan obligaciones legales que comprometan al Comit Organizador de
entregar reportes a las autoridades gubernamentales.
El nmero de veces al ao que un comit organizador enviara reportes peridicos a
los interesados despus de ser aprobado por el Consejo de Administracin
v.
Solicitudes de derechos de marca

[CONTENIDO]
La gente que se dedica a la Administracin deportiva no le da mucho valor a la
creacin de ideas. Es importante que se registren las marcas e ideas que pueden
darte una ventaja comparativa o hacerte diferente de tu competencia.
5.b Grupos de Trabajo

[MUESTRAS]
La estructura organizacional completa para la organizacin del [nombre del evento] es
conocida como el comit organizador local.
El comit organizador se dividir en dos grupos: el poltico y el operacional.
La rama poltica se conformara de los siguientes grupos:
El Consejo de Administracin
El comit Ejecutivo
El comit de Socios
Los gobernadores
El comit de consejeros del comit organizador
La rama operacional se conformara de los siguientes grupos:
Administracin Ejecutiva
Administracin Senior
Las direcciones
Los departamentos
j.
Consejo de Administracin
El Consejo de Administracin tendr el siguiente mandato:

Tener la ltima responsabilidad dentro de la organizacin por el desarrollo y
organizacin del evento.
Asegurarse que la organizacin es bien administrada
Administrar la presencia y cdigo de conducta de sus miembros y su adhesin a
las polticas establecidas.
Actuar en el mejor inters de la organizacin
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Adoptar la misin y los objetivos de la organizacin y las estrategias generales

del comit organizador.
Aprobar el presupuesto
Recibir reportes y recomendaciones del comit ejecutivo
Delegar al Director la administracin y operacin del evento.
El Consejo de Administracin se compone de los siguientes voluntarios (excepto el

Presidente y el CEO)
El Board Chair
El Presidente y el CEO /Chief Executive Officer)
El tesorero (con experiencia financiera)
El Secretario (con experiencia legal)
Un representante de cada sector pblico (Federal, Estatal, Municipal)
Un representante de cada sector institucional (Universidades y Tecnolgicos)
Un representante del tenedor de derechos (si lo requiere el contrato)
Un representante de la Federacin nacional
Un representante de la Federacin Estatal
Cinco a siete representantes del sector privado.
Dos representantes de parte de los atletas (atletas compitiendo o retirados,
mientras sea a un mismo nivel que el evento que se organiza, preferiblemente ya
debieron competir este evento.)
El Consejo de Administracin tendr reuniones cada dos meses, empezando dos aos
antes del evento. El Presidente debe asistir a estas reuniones y el anfitrin ser el
Presidente del Consejo. Si se solicita, el sector pblico puede tener otro observador sin
derecho a voto.
ii. Comit Ejecutivo
El comit ejecutivo tiene el siguiente mandato:
Actuar en nombre del Consejo de Administracin y en los periodos entre
reuniones, tomar decisiones en su nombre.
Recomendar el presupuesto preparado por la direccin de Administracin
despus de ser revisado por el Comit Financiero y ser remitido con su
recomendacin al Consejo de Administracin y la aprobacin de los estados de
resultados.
Aprobar la planeacin estratgica, la estructura operacional, el Plan de
Negocios, el Manual de Operaciones, el Manual de Instalaciones, y el reporte
final.
Tomar las decisiones necesarias para las actividades que involucran al Comit
Organizador local y las siguientes organizaciones: El tenedor de derechos del
evento, las Federaciones Nacionales y Estatales, el gobierno Federal, el
gobierno estatal, la ciudad y la universidad.
Tomar las decisiones necesarias en lo que refiere a problemas financieros u
operacionales identificados por la Administracin.
Recibe reportes y recomendaciones de la Administracin.
El comit ejecutivo se compone de los siguientes voluntarios:
El Presidente
El Secretario
15
El Tesorero
Un representante por nivel del sector pblico (Federal, Estatal, local)
El Comit Ejecutivo tendr reuniones mensuales, empezando dos aos antes del evento.
Las minutas de las reuniones sern distribuidas al Consejo de Administracin.
iii. Comit Financiero
El Comit Financiero analizara todos los aspectos presupuestales preparados por la
Administracin y har las recomendaciones al Comit Ejecutivo.
El Comit Financiero tiene el siguiente mandato:
Darle seguimiento a la evolucin del presupuesto
Juntar toda la informacin necesaria
Recibir los Estados Financieros preparados por el CFO
La revisin financiera para la correcta administracin de las finanzas por el
comit organizador local.
Asegurarse que los gastos respeten el lmite presupuestal aprobado por el
Consejo de Administracin.
Reportarle a travs del Tesorero al Comit Ejecutivo y al Consejo de
Administracin.
El comit Financiero se compone de los siguientes miembros:
El tesorero del comit organizador local;
De 2 a 4 miembros del comit y un miembro del sector empresarial.
El comit Financiero tendr reuniones despus de cada revisin presupuestal por la
Administracin. Se reunir por lo menos 4 veces al ao, desde 18 meses antes del
evento. Las reuniones sern presidas por el tesorero.
iv. Comit de Socios
El Comit de Socios funcionara como la lnea de comunicacin entre el comit
organizador local y los diferentes socios. El plan de negocios y el reporte semi-anual de
las operaciones del comit organizador sern presentados al comit de socios.
El comit de socios se compone de los siguientes miembros:
El Director del Deporte Federal
El Director de Turismo Deportivo Federal
El Director del Deporte Estatal
El Director del Turismo Estatal
El Alcalde de la ciudad anfitriona
Los Presidentes de las Federaciones Nacionales y estatales
El Presidente y CEO del comit organizador Local
El comit de socios tendr reuniones dos veces al ao empezando dos aos antes del
evento. Las reuniones sern presididas por el comit organizador local. Los miembros
del comit Ejecutivo pueden asistir a estas reuniones como lo vean pertinente.
16
Si algunos miembros no pueden estar presentes, se deber enviar a un representante

con voto.
v. Consejeros
Los miembros del grupo de Consejeros pertenecen a las organizaciones e instituciones de
la regin para tener en el comit organizador local representantes de la comunidad
deportiva, turstica, cultural, tnica y empresarial.
El Grupo de Consejeros se compone de los siguientes miembros:
El Presidente del Comit Organizador Local
Un representante de las asociaciones escolares (pblico y privado)
Un representante de cada universidad y cada tecnolgico
Un representante de las cmaras de comercio locales.
Un representante de la Oficina de Convenciones y Visitantes
Tres representantes del deporte; uno del Instituto del Deporte Estatal, otro del
Local y otro de la ciudad.
Tres representantes del turismo; Uno a nivel federal, uno a nivel estatal, uno a
nivel municipal.
Tres representantes de las asociaciones culturales; uno a nivel federal, otro a
nivel estatal y otro a nivel municipal.
Un representante estatal de la salud
Un representante de grupos comunitarios locales
Un representante de la organizacin de voluntarios (si existe)
Los consejeros tendrn reuniones tres veces al ao a partir de 2 aos antes del evento.
Los miembros del comit ejecutivo son automticamente miembros del grupo de
Consejeros y su presidente preside las reuniones.
vi. Consejo de Gobernadores
Los miembros de este consejo no tendrn reuniones. Sern reclutados de parte de los
lderes empresariales de la comunidad y se les pedir que participen en actividades
para financiar y promover el evento.
5. c Estructuras Organizacionales
[MUESTRAS]
Ningn miembro del brazo poltico tendr voto en el brazo operacional y vice-versa.
Los miembros del grupo poltico son bienvenidos como voluntarios durante el evento pero
no como miembros del comit organizador y de sus comits operativos que se presentan
abajo.
i. Administracin Ejecutiva
La Administracin Ejecutiva tendr el siguiente mandato:
Supervisar el trabajo diario de la organizacin
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Asegurar que la organizacin del evento sea exitosa y que los requerimientos
del tenedor de derechos sean cumplidos y excedidos en trminos de servicio.
Asegurarse que los objetivos del comit organizador local sean cumplidos y su
misin realizada.
Informara al Consejo de Administracin y al Comit Ejecutivo y entregara
reportes peridicos de las actividades del comit organizador local.
Enviar reportes al tenedor de derechos de una manera regular.
Presentar recomendaciones de la Administracin Ejecutiva en lo que refiere a
operaciones financieras al Consejo de Administracin, el Comit Ejecutivo y el
Comit Financiero.
Preparar el presupuesto y los reportes para el Comit financiero
Actualizar el Plan de Negocios y la estructura organizacional para el Comit
Ejecutivo y asegurar que se lleve a cabo como se requiere, haciendo los ajustes
necesarios en el camino.
Distribuir informacin necesaria para producir el manual de Operaciones, el
Manual de operacin de Instalaciones y el Reporte Final a los Directores. Dar el
seguimiento necesario a todo esto.
Negociar y firmar los contratos de acuerdo con las polticas del comit ejecutivo.
Asegurarse que los acuerdos firmados sean respetados.
Decidir en los mtodos administrativos
Proteger los intereses el comit organizador local y del tenedor de derechos
Ser el representante oficial con las siguientes organizaciones; El tenedor de
derechos, su compaa de marketing y sus patrocinadores directos.
Establecer relaciones con los socios y organizaciones del gobierno, del sector
empresarial, del sector pblico, del sector deportivo y del sector turstico que
pueden aportar beneficios a la organizacin del evento.
Comunicar informacin importante acerca del evento a todos los socios.
Supervisar el trabajo de todas las direcciones
Nombrar el personal de la Administracin Senior, definir sus tareas, asegurar su
entrenamiento, darles todo el apoyo y servicio, llevar a cabo evaluaciones
anuales y promover la iniciativa en individuos capaces.
Administrar las polticas de sueldos y condiciones de trabajo.
La Administracin Ejecutiva se compone de los siguientes miembros:

El Presidente
El Vice-Presidente Planeacin Estratgica y relaciones internacionales y
Gobierno
El Vice-Presidente Administracin de Instalaciones
El Vice-Presidente Operaciones
El Vice-Presidente Mercadeo
El Vice-Presidente Competencias (solo en eventos multideportivos)
El Contralor
Un Asistente Administrativo Ejecutivo
La Administracin Ejecutiva se reunir una vez a la semana dos aos antes del evento y
ser presidida por el Presidente. Los miembros de la Administracin Ejecutiva sern
empleados de tiempo completo.
ii. Administracin Ejecutiva Conjunta
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La Administracin Ejecutiva Conjunta asume la responsabilidad de la Administracin

Ejecutiva pero incluye a representantes del ms alto nivel del sector pblico y de los
socios.
Adicionalmente a los miembros de la Administracin Ejecutiva, la Administracin Ejecutiva
conjunta se compone de los siguientes miembros:
El representante Federal a cargo de todas las relaciones con Gobierno federal
El representante Estatal a cargo de todas las relaciones con gobierno estatal
Representante de la ciudad, a cargo de todas las relaciones con la ciudad
Representante de todas las universidades
La Administracin Ejecutiva Conjunta se reunir una vez al mes y ser presidida por el
Presidente, a partir de los dos aos antes del evento.
iii. Administracin Senior
La Administracin Senior tiene el siguiente mandato:
Supervisar la organizacin de departamentos y divisiones administrativas
Asegurar buena comunicacin entre todas las direcciones administrativas
Contribuir a la definicin e implementacin de la estrategia propuesta por la
Administracin Ejecutiva en lo que refiere al Manual de Operaciones, el manual
de operacin de Instalaciones y el Reporte Final del evento al Comit ejecutivo.
Asegurarse de que se realice lo establecido en el Manual de Operaciones
Monitorear las polticas operacionales que gobiernan al comit organizador
local
Administrar y controlar los recursos alocados a los diferentes temas del
presupuesto.
Coordinar los papeles que tienen los diferentes socios y organizaciones
involucradas en la organizacin del evento.
La Administracin Senior se compone de miembros de la Administracin Ejecutiva y el
personal en las divisiones siguientes:
PROTOCOLO, RELACIONES INTERNACIONALES Y GUBERNAMENTALES
Director de Protocolo
DIVISION FINANCIERA
Director de Finanzas, administracin y recursos humanos
ADMINISTRACIN DE INSTALACIONES
Director de Tecnologa*
Director de acondicionamiento de Instalaciones*
Director de Construccin de Instalaciones
Representante de los medios locales
DIVISIONES DE MARKETING
Director de Patrocinios*
Director de Marketing y colectas
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Director de Servicios de Boletos*

Director de comunicaciones*
Director de servicios mediticos
DIVISIONES OPERATIVAS
Director de Competencias
Director de ceremonias
Director de voluntarios*
Director de servicios de comida y hospedaje*
Director de logstica*
DIVISION DEPORTIVA (Solo en caso de un evento multi-deportivo)
Director de Competencia (uno por deporte)
*NOTA: Estas direcciones tambin son proveedores de servicios, as que pueden dar
servicios a otras direcciones.
Los Miembros de la Administracin Senior todos son empleados de tiempo completo. Se
renen dos veces a la semana desde dos aos antes del evento. Entre estas reuniones se
deben reunir el Presidente de Divisiones, al igual que algunos coordinadores para
participar en reuniones de administracin de instalaciones. Este grupo dirigido por el
Vice-Presidente de operacin de instalaciones asegurara la coordinacin de todos los
temas operacionales relacionados a las instalaciones.
iv. Divisiones
Los trminos de referencia de cada divisin sern especficos para cada una como se
definen en la Seccin 5.
Cada divisin se compone de los siguientes miembros:
Su Vice-Presidente respectivo
El Director
Los coordinadores
Los voluntarios de cada departamento
El Secretario
Cada divisin tendr reuniones regulares, presididas por su director, empezando 15
meses antes del evento.
La lista de direcciones en cada divisin se presenta en la seccin 5.
v. Departamentos
Los trminos de referencia de los departamentos sern especficos para cada uno y
estn definidos en la Seccin 5.
Los departamentos tendrn reuniones regulares, presididas por el responsable de cada
departamento., empezando 15 meses antes del evento.*
20
*En la mayora de los casos el responsable de cada departamento ser el nico miembro
del mismo, por lo tanto, tendr la completa responsabilidad de las tareas del
departamento.
5. d Personal
[MUESTRA]
El comit organizador local tendr una plantilla de empleados permanente que se
incorporaran a su estructura.
Esta plantilla de empleados se compone de:
El Presidente y CEO
Los Vice-Presidentes
El CFO (Chief Financial Officer) Director Financiero
El Asistente Ejecutivo
Los Directores
El Gerente
Los Coordinadores
Los Tcnicos
Los asistentes divisionales
El personal de apoyo administrativo
Las posiciones de Coordinador, tcnico, asistente y recepcionista sern las primeras en
contratarse en los programas de contratacin. Los Gerentes sern miembros del Comit
Ejecutivo y Senior.
21
6. Trminos de Referencia y Objetivos de las divisiones y

direcciones
La siguiente seccin debe dar un resumen de los trminos de referencia y el alcance de los
servicios que debe ofrecer cada una de las divisiones del Comit Organizador Local. La
intencin es dar a los interesados un resumen de lo que pueden producir y el mandato de
cada una de las reas de la organizacin.
6. a Administracin Ejecutiva
[MUESTRA]
Trminos de Referencia
El tomar la responsabilidad operativa por la administracin del comit organizador
local y, sujeto a las reglas y decisiones del Consejo de Administracin, asegurar la
organizacin correcta el [nombre del evento] de acuerdo a las reglas y de [la
organizacin tenedora de los derechos] y las guas establecidas por el Consejo de
Administracin. La Administracin ejecutiva deber coordinar todas las actividades del
Comit organizador local; asegurar el desarrollo de la planeacin estratgica del
comit organizador local al igual que los reportes a [la organizacin tenedora de los
derechos]: tomar la responsabilidad de los recursos humanos contratados por el comit
organizador local; ser el interlocutor entre la rama poltica, los voluntarios y las
estructuras organizacionales; ser el interlocutor entre [la organizacin tenedora de los
derechos] y las Federaciones [Nacionales, Estatales]; y tomar la responsabilidad de la
operacin financiera y operacional del comit organizador local.
6. b Divisin de Relaciones Internacionales, Relaciones con Gobierno y Protocolo
[MUESTRA]
Coordinara todos lo relacionado al protocolo y funciones sociales entre [la organizacin
tenedora de derechos], su representante de marketing (si existe) y todos los involucrados
para el evento, y proveer a [la organizacin tenedora de derechos] las obligaciones
como se detallan en el contrato en lo que se refiere a hospedaje y provisin, transporte
y acreditacin para los VIPs; dar asistencia con todos los arreglos requeridos para
hacer de su experiencia en el [evento] segura, divertida y memorable. La divisin
tambin ser la principal interlocutora entre [la organizacin tenedora de derechos] y
las autoridades de gobierno en lo que refiere a la produccin de documentos necesarios
por [la organizacin tenedora de derechos] y las autoridades.
[CONTENIDO]
La divisin de relaciones internacionales y protocolo puede incluir los siguientes
departamentos:
Relaciones Gubernamentales
22
Relacin con la organizacin tenedora de derechos

Visitas a instalaciones y lugares
Funciones Sociales
Hospitalidad y eventos en estadios
Servicios para dignatarios
Edecanes
Traductores durante el evento, incluida traduccin en vivo si es necesario
Actividades tursticas, das especiales, acompaamientos a personas
Invitaciones
Para cada departamento, el Plan de Negocio debe detallar los trminos de referencia al
igual que la lista de sub-gerencias.
6. c. Divisin de Administracin de Instalaciones y locales.
[MUESTRA]
Planeara, coordinara e iniciara todas las acciones asociadas con el apoyo, y operacin
de las diferentes instalaciones y locales (competencia, entrenamiento, calentamiento,
villas, etc.) durante el [evento] para lograr una eficiente administracin de espacio,
materiales, distribucin de comida y bebidas, movimiento de personas, manejo de
desperdicios, etc.
[CONTENIDO]
La Divisin de Administracin de Instalaciones y locales puede incluir los siguientes
departamentos:
Planeacin de Instalaciones
Operaciones (servicios de emergencia, recoleccin de basura, etc.)
Control de Boletaje
Servicios para espectadores (servicio medico, informacin, servicios para
personas con discapacidades)
Concesiones
6. d Divisin Financiera, Administracin y recursos humanos
[MUESTRA]
La Divisin proveer la informacin financiera requerida y permitir a la Administracin
y al Consejo lograr los objetivos del Comit Organizador Local. Para asegurar la
operacin correcta del secretariado y otras oficinas del comit Organizador Local,
tambin, debe incorporar la informacin del Comit Organizador, al igual que el apoyo
administrativo, recursos humanos, servicios legales, y control financiero para el [Evento]
23
[CONTENIDO]
La Divisin Financiera, Administracin y recursos humanos pueden incluir los siguientes
departamentos:
Servicios Legales
Administracin de Oficinas
Recursos humanos y de personal
Compras
Contabilidad
Agente de Ventas
Operaciones financieras del estadio
Operaciones financieras para hospedaje
Otras operaciones financieras en sitio
6. e Divisin de Patrocinios
[MUESTRA]
Trminos de referencia
Maximizar las oportunidades de patrocinios para que cumplan o excedan los objetivos
programados. El principal enfoque tambin ser conseguir donativos en especie que
disminuyan los gastos en el presupuesto del comit organizador local.
[CONTENIDO]
La Divisin de Patrocinios puede incluir los siguientes departamentos:
Investigacin de oportunidades de patrocinios y ventas
Servicio a los patrocinadores
Mercadeo agresivo
Amigos del [nombre del evento]
6. f Divisin de Mercadeo y recoleccin de fondos
[MUESTRA]
El maximizar las oportunidades de mercadeo y recoleccin de Fondos para cumplir con
los objetivos del [evento] al organizar actividades de recoleccin de fondos y apoyo
financiero para el comit organizador local. Desarrollar productos atractivos e
innovadores para su venta al pblico.
24
[CONTENIDO]
La Divisin de Mercadeo y recoleccin de fondos puede incluir los siguientes
departamentos
Actividades de recoleccin de fondos (un departamento por actividad)
Creacin y produccin de artculos de mercadeo
Ventas e inventario de productos de mercadeo
6. g Divisin de Boletaje
[MUESTRA]
Maximizar los ingresos de las oportunidades de boletaje y lograr la mxima capacidad
de asistencia a las ceremonias de apertura, clausura y eventos de competencia.
[CONTENIDO]
La Divisin de Boletaje puede incluir los siguientes departamentos.
Venta de Boletos
Entrega y distribucin de boletos
6. h Divisin de Comunicacin
[MUESTRA]
La divisin de comunicacin proveer todas las comunicaciones pre-[evento] y servicios
mediticos y promocionara el [nombre del evento], el conocimiento del mismo para
maximizar la cantidad de consumidores y la posibilidad de generacin de ingresos.
Ms especficamente, la Divisin toma la responsabilidad de programas de conocimiento
y actividades para [nombre del deporte] y para [nombre del evento] en grupos
escolares. Tambin coordina todas las herramientas de promocin y anuncios
disponibles al comit organizador local para incrementar el inters del pblico hacia el
[evento] e incrementar las ventas de boletos. Asume la responsabilidad de producir e
imprimir todo el material impreso que se requiere antes y durante el evento.
[CONTENIDO]
La Divisin de Comunicacin puede incluir los siguientes departamentos.
Publicidad
25
Programa educacional de promocin

Mascota del evento
Relaciones Pblicas
Actividades Promocionales
Publicaciones y diseo grfico
Relaciones con medios antes del evento
Operaciones de viajes
Manejo de crisis en eventos
6. i Divisin de Medios
[MUESTRA]
El proveer las condiciones de trabajo optimas y servicios a la prensa escrita y
electrnica y fotgrafos durante [nombre del evento]
[CONTENIDO]
La Divisin de Medios puede incluir los siguientes departamentos:
Acreditacin de Medios
Informacin de Medios
Centro de Medios
Sub-centros de medios (para eventos multi-deportivos: uno por local de
competencia)
Fotografas
Tribuna de Medios
Conferencia (s) de prensa durante el evento
Centro de copiado
Informacin para los medios radiodifusores
6. j Divisin de Competencias
[MUESTRA]
El cumplir con las necesidades de entrenamiento, calentamiento y competencias de los
atletas durante la duracin del evento, asegurndose que los elementos operativos estn
a un nivel o estndar de calidad que les permita lograr su mximo desarrollo. La
Divisin de Competencia tambin es responsable por la organizacin de las ceremonias
de entregas de medallas.
26
[CONTENIDO]
El itinerario de los siguientes deportes en [nombre del evento] ser:
[Lista de deportes]
La Divisin de Competencias puede incluir los siguientes departamentos para cada
deporte:
Operaciones Tcnicas
Secretariado de la competencia
Oficiales de Competencia
Equipo de Competencia
Entrenamiento y calentamiento
La Divisin tambin tendr los siguientes departamentos:
Ceremonias y entrega de medallas
Anuncios y presentaciones
6. k Divisin de Ceremonias
[MUESTRA]
La Divisin de ceremonias producir una ceremonia de clausura y apertura para
destacar [la ciudad anfitriona] y/o [la provincia] y/o la herencia cultural de Mxico a
un pblico [Internacional, Nacional, Regional]. Estos eventos deben intentar capturar y
presentar la esencia del [evento] y el mosaico cultural de Mxico para una audiencia
(ambas] en vivo y para la televisin.
[CONTENIDO]
La Divisin de Ceremonias puede incluir los siguientes departamentos:
Produccin y creacin del show
Manejo del escenario
Coreografa
Msica y Cancin Temtica
Diseo de disfraces y produccin
Utilera
Desfile de Atletas
6. l Divisin de Voluntarios
27
[MUESTRA]
Asegurar que un nmero adecuado de voluntarios sea reclutado, capacitado, revisado,
orientado motivado, reconocido, uniformado, supervisado e informado y de esta manera
asegurar que las necesidades del evento sean cumplidas.
[CONTENIDO]
La Divisin de Voluntarios puede incluir los siguientes departamentos:
Reclutamiento, revisin, seleccin, colocacin y acreditacin de los voluntarios;
Orientacin y entrenamiento
Centro de informacin
Enlace
Uniformes
6. m Divisin de Hospedaje, Alimentacin y Actividades Recreativas
[MUESTRA]
Asegurar hospedaje adecuado al grupo acreditado de parte de [la organizacin
tenedora de derechos], que incluye equipos, medios, VIPs y visitantes al [evento].
Proveer servicios de alimentacin de calidad, incluyendo en instalaciones donde no hay
servicio de comida ya incluido. Esto incluye servicio de alimentacin en [nombres de
instalaciones o locales] para el grupo acreditado, locales de hospitalidad y los
voluntarios. Asegurar, en lo posible, que los atletas y oficiales disfruten una experiencia
excelente desde que llegan a sus villas de hospedaje, hasta su salida. La divisin
tambin es responsable de organizar el banquete final para todos los atletas y
participantes al [evento] al igual que el banquete final para los voluntarios.
[CONTENIDO]
La Divisin de Hospedaje, Alimentacin.puede incluir los siguientes departamentos:
Servicios de Hospedaje (Grupo y espectadores acreditados)
Servicios en Villas de equipos
Servicio de alimentacin
Banquetes finales (Atletas y Voluntarios)
Actividades sociales y culturales de los atletas
Asistentes de los equipos
28
6. n Divisin de Logstica (Acreditaciones, transporte, seguridad, medico,

Aeropuertos, Visas)
[MUESTRA]
Proveer la informacin necesaria en lo que refiere a procedimientos e informacin de
visado a todo el personal acreditado que as lo necesite, al igual que servicios para el
recibimiento de los mismos en el Aeropuerto, manejo de equipaje, y procedimientos de
aduana y migracin. Proveer servicios de transporte a todo el personal acreditado
entre el Aeropuerto, las villas de estancia y los hoteles. Proveer servicios de transporte
entre las villas y los hoteles y las instalaciones y locales de competencia y
entrenamiento. Coordinar transporte para los participantes y transporte pblico para
los tenedores de boletos.
Asegurar que se consideren todos los temas de
estacionamiento. Dar acreditaciones de acuerdo a las reglas de [la organizacin
tenedora de los derechos]. Proveer servicios de seguridad a los participantes y
espectadores en cooperacin con los servicios privados de seguridad y el departamento
de polica. El proveer servicios mdicos de acuerdo a las reglas de [la organizacin
tenedora de los derechos].
[CONTENIDO]
La Divisin de Logstica puede incluir los siguientes departamentos:
Transportacin
Acreditacin
Seguridad
Servicios de Aeropuerto
Servicios mdicos, incluyendo control de dopaje
Visas e inmigracin
6. o Divisin de Tecnologa
[MUESTRA]
La Divisin de tecnologa es responsable de todos los sistemas de cmputo para el
[evento]. Esto incluye: todo el hardware, software y las telecomunicaciones necesarias
para apoyar las oficinas del comit organizador local; apoyar los sistemas de
cronometraje, resultados y acreditacin; desarrollo y apoyo de las aplicaciones
administrativas del [evento]; y el apoyo tcnico para la pgina de Internet del comit
organizador local.
La divisin de tecnologa es responsable por todas las
telecomunicaciones el evento. Esto incluye, telfonos fijos, celulares, radios de doble va,
Redes locales y todas las redes de datos requeridas por el evento. Esto incluye
asegurar la disponibilidad de telecomunicaciones para visitantes, prensa, medios, grupos
acreditados y equipos deportivos. La Divisin de tecnologa tambin es responsable de
29
varias otras tecnologas incluyendo los productos de consumo electrnicos (TVs, DVDs,
etc.) sistemas de seguridad y sistemas de audio.
[CONTENIDO]
La divisin de tecnologa puede incluir los siguientes departamentos:
Infraestructura tecnolgica
Apoyo tcnico
Apoyo tcnico de equipo de computo para oficina
Aplicaciones y programacin
Telecomunicaciones
Tiempos y resultados
6. p Divisin de Acondicionamiento de Instalaciones
[MUESTRA]
Esta divisin provee todo el desarrollo de instalaciones y locales y planeacin en todas
las reas funcionales en las instalaciones utilizadas durante el [evento]. Incluidas las
siguientes: AutoCAD, todos los artculos temporales y porttiles como tiendas de
campaa, trailers, cables, baos, etc. Servicios de apoyo operacional, bodegas y
transporte interno de artculos, sealtica direccional.
La divisin de acondicionamiento de instalaciones puede incluir los siguientes
departamentos:
Desarrollo de instalaciones
Instalaciones temporales
Manejo de materiales
Sealetica y pageantry
Instalaciones elctricas
6. q Divisin de Difusin de Medios Locales
[MUESTRA]
Proveer todos los servicios de apoyo a los medios locales y a los tenedores de derechos
seleccionados para cubrir el [evento], para asegurar que los compromisos de televisin y
otros medios del [comit organizador local] sean cumplidos.
[CONTENIDO]
30
La divisin de difusin de medios locales puede incluir los siguientes departamentos:

Centro de transmisin Internacional
Produccin
Servicios Tcnicos
Administracin
Reservaciones
6. r Divisin de Construccin de Instalaciones
[MUESTRA]
Asegurar que se realicen las reparaciones, adecuaciones y construcciones requeridas
para realizar el evento de una manera eficiente, de acuerdo a los tiempos y regulacin
establecidos por la [organizacin tenedora de derechos].
[CONTENIDO]
Esta divisin no tiene departamentos especficos.
31
7. Camino crtico para el proceso de Licitacin

[MUESTRA]
El camino crtico para el proceso de licitacin incluye las siguientes acciones:
Juntar toda la informacin referente a los eventos realizados anteriormente en lo
que refiere a los recursos humanos, materiales y financieros necesarios.
Revisin del contrato con [la organizacin tenedora de los derechos] y otros
documentos relacionados al evento para la presentacin del presupuesto;
Preparar el material y documentos para la licitacin;
Preparar los materiales de comunicacin (conferencias de prensa, stands,
materiales impresos, etc.)
Preparar la presentacin audiovisual y todos sus requerimientos para la
presentacin al tenedor de derechos.
Incluir cartas de apoyo al evento de todos los niveles de gobierno;
Incluir otras cartas de apoyo de otras organizaciones relacionadas incluyendo
las Federaciones e Institutos del Deporte locales, estatales y Nacionales.
Desarrollar el plan de negocios para los interesados del gobierno de la
siguiente manera:
o Misin y Objetivos;
o Estructura del comit organizador local
o Trminos de referencia y objetivos de divisiones y departamentos
o Fechas claves;
o Instalaciones y locales;
o Presupuesto;
o Impacto y legados;
o Apndices:
Itinerario general
Plan de contratacin
Estatutos, Tabla de contenido
Fechas claves; Plan de Mercadeo Tabla de contenido
Fechas claves: Manual de Operaciones - Tabla de contenido
Fechas claves: Manual de Operaciones de instalaciones Tabla
de contenido
Presupuesto
Estructura del presupuesto
Objetivo del presupuesto
Presupuesto por divisin y subdivisin
Presupuesto por divisin, subdivisin y paquete de trabajo
Resumen de ingresos y gastos y un anlisis de riesgo
Obligaciones al tenedor de derechos, que pueda tener un
impacto financiero en el presupuesto del comit
organizador local.
Temas no presupuestados
Pagos en especie
Presupuesto de la licitacin
Glosario
32
8. Fechas crticas
[MUESTRA]
El diseo de las fechas crticas depende de la produccin de las siguientes herramientas
de planeacin:
Plan de Negocios (este documento)
Plan de Mercadeo
Manual de Operaciones
Manual de operaciones de las Instalaciones
Reporte Final
[CONTENIDO]
Encontrars en los Apndices 5, 6, 7 y 8 ejemplos de los ndices de estos planes.
[MUESTRA]
8. a Introduccin
8. a.i Propsito
Establecer las fases organizacionales del [evento]
8. a. ii Mtodos
El Manual de Operaciones para las divisiones abajo mencionadas no ser sujeto

a las mismas fechas de terminacin que las otras divisiones enlistadas en la
seccin 4:
Divisin de Administracin y Recursos Humanos*
Divisin de Patrocinios*
Divisin de Fundraising (recoleccin de fondos) y mercadeo*
Divisin de boletaje*
Divisin de Comunicaciones
Divisin de construccin de Instalaciones
Es fundamental que las fechas de terminacin de las divisiones arriba mencionadas

precedan las fechas mencionadas en esta seccin en lo que refiere al Manual de
Operaciones ya que estas divisiones estn directamente relacionadas en su actividad diaria
al [evento] mientras que las otras divisiones [ver abajo] estn involucradas con la
planeacin que nos lleva al evento.
Las fechas para completar el Manual de Operaciones deben de considerar las
siguientes divisiones:
Relaciones Internacionales, Relaciones con Gobierno, y divisin de Protocolo*;
Divisin de manejo de Instalaciones;
Divisin de Medios;
Divisin de Competencias;
Divisin de ceremonias;
Divisin de Voluntarios*;
33
Divisin de Hospedaje, Alimentos y actividades recreativas*;

Divisin de logstica*;
Divisin de tecnologa*;
Divisin de Acondicionamiento de Instalaciones*;
Divisin de Medios Locales
* Proveedores de Servicios
8. b Fase de Licitacin
Ver la seccin 6 para detalles
8. c Fase 1 (24 meses a 18 meses)
8. c. i Propsito
[MUESTRA]
Preparacin de la seccin correspondiente a la Administracin Ejecutiva en el
manual de Operaciones y la produccin del Plan de Mercadeo.
8. c. ii Objetivos
[CONTENIDO]
Los objetivos de esta fase deben de tratar con los siguientes temas:
Incorporacin del Comit Organizador Local
Establecer los Estatutos
Establecer los diferentes departamentos del comit organizador local en la 1
reunin del Consejo de Administracin y el Comit Ejecutivo.
Apertura de las oficinas del comit organizador local
Contratacin de la Administracin Ejecutiva y realizacin de su 1er reunin
Contratar a los consultores antes de contratar a los Directores de tiempo
completo (en algunos casos)
Contratacin de los primeros empleados aparte de la Administracin Ejecutiva
(internacional/Relaciones con Gobierno y Protocolo, Finanzas, Administracin,
Recursos Humanos, Patrocinios, y Comunicacin)
Finalizar la negociacin con los dueos de las instalaciones y la generacin de
contratos.
Negociar los derechos de televisin
Desarrollar e implementar el Plan de Mercadeo
o Produccin del Plan y el camino crtico;
o Desarrollo del Logo e imagen;
o Desarrollo de la designacin;
o Lanzar la pgina de Internet;
o Establecer un Focus Group
o Negociar con los patrocinadores de Medios (Peridicos, radio, televisin,
Espectaculares)
o Despus de la negociacin con los patrocinadores de medios y la
finalizacin del plan de patrocinios, que una firma profesional externa
revise el plan de patrocinios.
34
Desarrollar el manual de Operaciones (seccin Ejecutiva)

o Tabla organizacional
o Tabla organizacional de la Administracin Ejecutiva
o Trminos de referencia del plan de negocios (ver Plan de Negocios)
o Descripcin de las responsabilidades de la Administracin Ejecutiva
o Lista de voluntarios y personal en el comit Organizador local*
o Polticas de gobierno del Consejo de Administracin y la Administracin
Ejecutiva
o Resumen del Presupuesto (ver plan de negocios)
o Plan de Contrataciones (ver plan de negocios)
o Relacin con divisiones y departamentos internos y externos
o Lista de polticas y procedimientos a desarrollar por divisin
o Programa general (ver plan de negocio)
o Trminos de referencia (ver plan de negocio)
* Nota: El personal del Comit Organizador Local significa personal o voluntarios que
estn involucrados en la preparacin del evento; tambin incluye personal y voluntarios que
solo estn involucrados durante el evento.
8.d.Fase 2 (18 meses a 15 meses)
8. d. i Propsito
[MUESTRA]
Delegar responsabilidades de la Administracin Ejecutiva a la Direccin General.
Organizar y establecer a la Direccin General y preparar el manual de Operaciones
para todas las divisiones.
8. d. ii Objetivos
[CONTENIDO]
Los objetivos de esta fase deben de tratar con los siguientes temas:
1 reunin de la estructura poltica: Comit de Consejeros, Comit Financiero, y
Comit de socios.
Contratacin de la Administracin Senior y su 1 reunin.
Produccin del Manual del Empleado y del Manual del Comit Organizador;
Implementacin del plan de mercadeo
o Creacin de mercanca
o Negociaciones con patrocinadores
o Empiezo de las actividades promocinales
o Empieza conference bureau
Desarrollo del Manual de Operaciones
o Organigrama (Incluye departamentos y sub-departamentos)
o Divisiones, departamentos y trminos de referencia
o Descripciones de puestos de trabajo
o Polticas y procedimientos
o Camino crtico
o Presupuesto
35
8. e. Fase 3 (15 meses a 12 meses)

8. e. i Propsito
[MUESTRA]
Identificar las instalaciones necesarias para cada locacin y preparar los planes de
operacin.
8. e. ii Objetivos
[CONTENIDO]
Los objetivos de esta fase deben tratar con los siguientes temas:
Contratacin de un Administrador y un coordinador
1 reunin divisional
Desarrollo del Manual de Operaciones
Plan Operacional
Operacin del plan de mercadeo:
o Produccin de marketing
o Negociaciones con amigos
o Empiezan las actividades de bsqueda de recursos
Desarrollo del manual de operaciones de instalaciones
o Lista de actividades
o Roles y responsabilidades de las divisiones y departamentos en cada
instalacin
o Espacio fsico que necesita cada divisin y departamento en cada
instalacin
o Servicios que otorga cada divisin y departamento
8. f. Fase 4 (12 meses a 9 meses)
8. f. i Propsito
[MUESTRA]
Identificar los recursos necesarios para las competencias del [nombre del evento].
8. f. ii Objetivos
[CONTENIDO]
El objetivo de esta fase debe tratar con los siguientes temas:
Implementacin del Plan de Marketing
o Programa informativo y educacional en escuelas primarias y secundarias
(fase # 1)
o Lanzamiento de la mascota del evento (visitas a escuelas, etc.)
Desarrollo del manual de Operaciones de Instalaciones (cont.)
o Adecuacin de las instalaciones y especificacin de espacios necesarios
o Requerimientos y descripcin de las responsabilidades de los voluntarios
36
o Necesidades de equipo (de cada divisin y departamento por

instalacin)
Equipo General
Equipos de fabricacin
Necesidades de sealizacin
Necesidades de tecnologa
o Otros servicios (de cada divisin, y departamento por locacin)
Transportacin
Seguridad
Medico
Hospedaje
Alimentos
Publicidad y Promocin
Publicaciones
Traduccin
Edecanes
VER LISTA DE PROVEEDORES DE SERVICIOS
8. g. Fase 5 (9 meses a 6 meses)
8. g. i Propsito
[MUESTRA]
Revisin del presupuesto tomando en cuenta los ingresos confirmados y los gastos
requeridos para llevar a cabo el evento y los servicios ofrecidos por los socios y
patrocinadores.
8. g. ii Objetivos
Los objetivos de esta etapa deben de tratar con los siguientes temas:
Revisin del presupuesto: revisar el presupuesto tomando en consideracin los
recursos identificados y disponibles; identificacin de costos para cada tema del
presupuesto.
Finalizacin de las negociaciones con socios (municipal, estatal y federal) en lo
que refiere a los apoyos en especie requeridos.
Implementacin del plan de mercadeo:
o Programa informativo y educacional en escuelas primarias y secundarias
(fase # 2)
o Lanzamiento de productos y mercanca (antes de Navidad para un
evento de verano)
8. h. Fase 6 (6 meses a 3 meses)
8. h. i Propsito
[MUESTRA]
Terminar el desarrollo del Manual de Operacin de Instalaciones.
37
8. h. ii Objetivos
[CONTENIDO]
Implementacin del plan de Marketing
o Lanzamiento de ventas de boletos solo con paquetes;
o Primera campaa de publicidad
Implementacin del Manual de Operacin de Instalaciones
o Reclutamiento y asignacin de voluntarios
o Compra o arrendamiento de equipo.
Desarrollo del Manual de Operacin de Instalaciones (fin):
o Fecha y hora de Operaciones para cada departamento para cada
Instalacin
o Produccin de un itinerario minuto a minuto de cada Instalacin
o Produccin de un registro en cada instalacin
o Asignacin de horarios a los voluntarios y nmero de voluntarios
asignados a cada instalacin
8. i. Fase 7(3 meses a 1 meses)
8. i. i Propsito
[MUESTRA]
Finalizar las preparaciones para (nombre del evento).
8. i. ii Objetivos
[CONTENIDO]
Ensayos generales para las competencias;
Desplegar toda la imagen en la ciudad anfitriona y en las instalaciones
Implementacin del Manual de Operacin de Instalaciones;
o Orientacin y entrenamiento de los voluntarios
o Comienza el acondicionamiento de las instalaciones
Implementacin del Plan de Marketing
o 2 campaa de promocin y publicidad con ventas de boletos
individuales.
8. j. Fase 8 (mes del evento)
8. j. i Propsito
[MUESTRA]
Ofrecer los mejores servicios posibles para cada grupo de clientes: equipos, medios,
dignatarios, voluntarios y espectadores durante el evento.
38
8. j. ii Objetivos
[CONTENIDO]
Los objetivos en esta fase deben tratar con la operacin de Instalaciones y servicios.
8. k. Fase 9 (despus del evento + 6 meses)
8. k. i Propsito
[MUESTRA]
Evaluacin del Evento.
8. k. ii Objetivos
[CONTENIDO]
Preparacin del reporte final
Finalizar el uso de las instalaciones;
Actividades de agradecimiento y reconocimiento para los miembros involucrados,
personal contratado y voluntarios.
Venta de los activos de la compaa
Preparacin de documentos para la organizacin que le da premios al comit
organizador
Finalizar asuntos legales pendientes (si aplica)
Cerrar los libros y preparacin de los estados financieros.
En los eventos grandes esta fase puede tomar ms de seis meses.
39
9. Instalaciones
El propsito de esta seccin es el proveer toda la informacin necesaria acerca de las
instalaciones propuestas, su estado actual y su necesidad para reparacin, mejoras en lo
que refiere a construccin, o acondicionamiento de equipo.
9. a Instalaciones de competencia
Independientemente de que el evento sea de un solo deporte o multideportivo, esta seccin
se concentrara en 1, 2, 3 o ms deportes. Cada deporte puede requerir ms de una
instalacin deportiva. Si este es el caso, cada instalacin debe ser ampliamente descrita.
[CONTENIDO]
9. a i Deporte No. 1 [Nombre del Deporte]
Descripcin de las necesidades del deporte
Caractersticas del deporte y sus requerimientos para el evento.
9. a. i 1 Instalacin No 1 [Nombre de la Instalacin]
Descripcin del estado actual de la instalacin:

Direccin, telfono, fax, y pgina de Internet;
Instalacin existente o construccin nueva;
Infraestructura deportiva (fecha de construccin, estado actual, etc.)
Disponibilidad de cuartos (Cuartos para equipos, cuartos para oficiales,
oficinas);
Equipo tcnico (equipo de iluminacin, sistema de micrfonos y bocinas, etc.);
Capacidad de espectadores
Servicios: restaurantes, medico, merchandising, seguridad, etc;
Lugares de estacionamiento;
Transporte pblico (proximidad y frecuencia);
Espacio exterior utilizable
Operado por el dueo o instalaciones compartidas
rea comercial o residencial;
Localizacin dentro de la ciudad (relativo a hospedaje y otras actividades del
evento);
Equipo existente;
Personal operativo;
Lista de todas las mejoras necesarias para cumplir con los requerimientos del
tenedor de derechos para ser anfitrin del evento, incluyendo:
Construccin permanente (legado);
Acondicionamiento temporal;
Equipo (deportivo, tcnico, etc.);
Disponibilidad de la Instalacin:
Numero de semanas requerida
Uso exclusivo de las instalaciones
40
Comisin de la instalacin (construccin, acondicionamiento, publicidad,

sealizacin);
Operacin de las instalaciones durante el evento (ensayos, ceremonias,
competencias);
Terminacin de uso despus del evento.
9. a. i 2 Instalacin No 2 [Nombre de la Instalacin]

oficinas);
evento);
Equipo existente;
Personal operativo;
sealizacin);
competencias);
Nota; repetir esta operacin para todas las instalaciones necesarias para el evento.
9. a ii Deporte No. 2 [Nombre del Deporte]
41
9. a. ii 1 Instalacin No 1 [Nombre de la Instalacin]

oficinas);
evento);
Equipo existente;
Personal operativo;
sealizacin);
competencias);
Nota: Repetir esta operacin para todos los deportes y todas las instalaciones que se
necesiten para el evento.
9. b Instalaciones de calentamiento y entrenamiento
Nota: La descripcin de las instalaciones de calentamiento y entrenamiento utilizaran la
misma estructura de presentacin que las instalaciones de competencia con unos cambios
menores.
9. b i Deporte No. 1 [Nombre del Deporte]
42
9. b. i 1 Instalacin No 1 [Nombre de la Instalacin]

oficinas);
evento);
Equipo existente;
Personal operativo;
sealizacin);
competencias);
9. b. i 2 Instalacin No 2 [Nombre de la Instalacin]

oficinas);
43

evento);
Equipo existente;
Personal operativo;
sealizacin);
competencias);
9. b ii Deporte No. 2 [Nombre del Deporte]
9. b ii 1 Instalacin No. 1 (nombre del evento)
9. b ii 2 Instalacin No. 2 (nombre del evento)
9. c Instalaciones de Hospedaje
Nota: esta seccin se desarrollara de acuerdo a las necesidades de los diferentes tipos de
personas que necesitan hospedaje durante el evento.
9. c. i Villas de Atletas
Descripcin de las necesidades de la villa
Las caractersticas principales de las necesidades de la villa, al igual que los
requerimientos para ser parte del evento.
9. c. i. 1 Villa No. 1 [Nombre de la Villa]
Localizacin de la Villa
44
En relacin a las instalaciones de competencias y entrenamiento o calentamiento

(distancia, transportacin, alrededores, proximidad a centros comerciales, etc.)
Descripcin del estado actual de la Instalacin:

Direccin telfono y fax, correo electrnico y pgina de Internet
Hotel / residencia categora: 3, 4, o 5 estrellas
Capacidad del Hotel/residencias:
o Nmero de cuartos (sencillos, doble) + precios;
Instalaciones tcnicas;
Servicios: restaurante, medico, mercadeo, seguridad, etc.
Espacios de estacionamiento
Transporte pblico
Operado por el dueo o instalaciones compartidas;
rea comercial o residencial
Localizacin en la ciudad
Equipo existente;
Personal Operativo
Servicios existentes disponibles a los equipos

Lavandera
Instalaciones deportivas (alberca, gimnasio, etc.);
Correo, telfono, conexiones de Internet, etc.;
Servicios de alimentacin disponibles en la villa (localizacin, horas de
operacin, etc.)
Lista de todas las mejoras requeridas para cumplir con las necesidades de la
organizacin tenedora de derechos, incluyendo:
Construccin permanente (legado)
Acondicionamiento temporal
Equipo
Disponibilidad de la Instalacin: nmero de semanas que se necesita:
Uso exclusivo de Hotel / Residencia
Comisin de la instalacin (construccin, acondicionamiento, sealizacin, etc.)
Operacin durante el evento
Liberacin despus del evento.
9. c. i. 2 Villa No. 2 [Nombre de la Villa]
Localizacin de la Villa
Descripcin del estado actual de la Instalacin:

Direccin telfono y fax, correo electrnico y pgina de Internet
Hotel / residencia categora: 3, 4, o 5 estrellas
Capacidad del Hotel/residencias:
45
o Nmero de cuartos (sencillos, doble) + precios;

Instalaciones tcnicas;
Servicios: restaurante, medico, mercadeo, seguridad, etc.
Espacios de estacionamiento
Transporte pblico
Operado por el dueo o instalaciones compartidas;
Equipo existente;
Personal Operativo
Servicios existentes disponibles a los equipos

Lavandera
Instalaciones deportivas (alberca, gimnasio, etc.);
Correo, telfono, conexiones de Internet, etc.;
Servicios de alimentacin disponibles en la villa (localizacin, horas de
operacin, etc.)
Lista de todas las mejoras requeridas para cumplir con las necesidades de la
organizacin tenedora de derechos, incluyendo:
Construccin permanente (legado)
Equipo
Uso exclusivo de Hotel / Residencia
Comisin de la instalacin (construccin, acondicionamiento, sealizacin, etc.)
Operacin durante el evento
Liberacin despus del evento.
9. c. ii Hotel Oficial del evento
(Para los representantes de la organizacin del evento, y VIPs)
Localizacin del Hotel
Descripcin de la situacin presente en la instalacin:

Direccin, telfono y fax, correo electrnico y pgina de Internet;
Categora del Hotel: 4 o 5 estrellas
Capacidad del Hotel:
o Nmero de cuartos (sencillos, dobles, junior suites, VIP suites) + precios
o Nmero de cuartos reservados para el evento + longitud de estancia;
o Nmero de cuartos para reuniones y trabajo
Instalaciones tcnicas
Servicios: restaurantes, mdicos, etc.;
Lugares de estacionamiento
46
Transportacin Pblica
rea comercial y residencial
Localizacin dentro de la ciudad
Servicios existentes para los huspedes

Servicios dados por el Hotel;
Instalaciones deportivas (albercas, gimnasio, etc.)
Correo, telfono, conexiones de Internet, etc.
Servicios de alimentacin disponibles en el Hotel (localizacin, horas de
operacin, etc.)
Lista de todas las mejoras requeridas para cumplir con los requerimientos del
tenedor de derechos del evento incluyendo:
Equipo
Uso exclusivo del Hotel;
Utilizacin por Comit Organizador (acondicionamiento, sealizacin,
pageantry)
Operacin de la instalacin o local durante el evento;
9. c. iii Otros Hoteles VIP y hoteles patrocinadores


operacin, etc.)
47
Equipo
pageantry)
9. c. iv Hotel de Prensa
(Prensa escrita y fotgrafos)

o Nmero de cuartos (sencillos, dobles, jnior suites, VIP suites) + precios

operacin, etc.)
Equipo
pageantry)
48
9. c. iv Hotel para medios electrnicos

(Representantes acreditados de las estaciones de Radio y Televisin)


operacin, etc.)
Equipo
pageantry)
9. c. v Hotel para medios anfitriones

49


operacin, etc.)
Equipo
pageantry)
9. c. vi Hotel para Oficiales de la competencia
(Para los oficiales y rbitros de la competencia)

50

operacin, etc.)
Equipo
pageantry)
9. c. vii Hotel para proveedores de servicio
(Ejemplo: cronometraje, resultados, acreditacin y patrocinadores tcnicos)


operacin, etc.)
51
Equipo
pageantry)
9. c. viii Hotel para espectadores-turistas
(Para turistas y visitantes de fuera de la ciudad)


operacin, etc.)
52
9. d Otras Instalaciones o Locales

9. d. i Durante el evento
9. d. i. 1 Ceremonias de apertura y Clausura (si las hay)
Descripcin de la situacin actual de la instalacin:
Direccin, telfono y fax, direccin de Internet;
Instalacin existente o construccin nueva
Infraestructura de la instalacin (fecha de construccin, estado presente, etc.)
Disponibilidad de habitaciones
Equipo tcnico (equipo de iluminacin, equipo de micrfonos, etc.)
Servicios para espectadores: restaurantes, mdicos, mercanca, seguridad, etc.
Transportacin pblica
Operado por el dueo o instalacin compartida
Equipo existente;
Personal Operativo
Equipo
pageantry)
9. d. i. 2 Centros de Acreditacin
9. d. i. 1. a. Comit Organizador, voluntarios, proveedores de
servicios locales y VIPs locales.
9. d. i. 2 Equipos
9. d. i. 3 VIPs de fuera de la ciudad
9. d. i. 4 Medios
9. d. i. 5 Acreditacin de sub-centros (instalaciones de
competencias y villas)
Nota: proveer toda la informacin necesaria para los centros de
acreditacin.
53

Infraestructura de la instalacin (fecha de construccin, estado presente, etc.);
Disponibilidad de habitaciones;
Equipo tcnico (equipo de iluminacin, equipo de micrfonos, etc.);
Servicios para espectadores: restaurantes, mdicos, mercanca, seguridad, etc. ;
Transportacin pblica;
Espacio exterior utilizable;
Operado por el dueo o instalacin compartida;
Localizacin en la ciudad;
Equipo existente;
Personal Operativo;
Equipo
pageantry) ;
9. d. i. 3 Actividades socio culturales y de entretenimiento
(Solo para los atletas)
Nota: proveer la informacin necesaria para cada instalacin o local donde se llevara
a cabo la actividad
(Para cada instalacin o local)
54
Equipo existente;
Personal Operativo
Equipo
pageantry)
9. d. i. 4 Instalaciones de eventos sociales, incluido el banquete de clausura
Nota: proveer la informacin necesaria para cada instalacin o local donde se llevara
a cabo la actividad
Equipo existente
Personal Operativo
Equipo
pageantry)
55
9. d. i. 5 Centros de Prensa
(Dentro de las villas y en cada instalacin de competencia)
Nota: Proveer informacin de cada uno de los centros de medios:
Equipo existente
Personal Operativo
Equipo
pageantry)
9. d. i. 6 Centro de Difusin de Medios Internacional
56
Equipo existente
Personal Operativo
Equipo
pageantry)
9. d. i. 7 Villa de patrocinadores
Equipo existente
Personal Operativo
Equipo
pageantry)
57
9. d. i. 8 Expo
Equipo existente
Personal Operativo
Equipo
pageantry)
9. d. i. 9. Instalaciones del Festival Cultural
(Abierto a atletas, visitantes y la comunidad en general)
58
Equipo existente
Personal Operativo
Equipo
pageantry)
9. d. ii Antes el evento
9. d. i. 1. Oficina central del Comit Organizador*

Necesidades de espacio para el personal
Salas de reuniones
Baos
Muebles
Tecnologa de informacin y comunicaciones
Requerimientos de espacio para relaciones con los medios
Duracin de la estancia
9. d. i. 2. Bodegas
Necesidades de espacio
Baos
Equipo
9. d. i. 3. Taller de ceremonias (sets, escenarios, disfraces, etc.)

Baos
Equipo
9. d. i. 4. Instalaciones para prctica de las ceremonias

Gimnasios, campos deportivos, Salones
Baos
Equipo
9. d. i. 5. Centro de Voluntarios*
(Reclutamiento, entrenamiento, informacin y acreditacin de voluntarios)
Baos
59
Equipo
9. d. i. 6. Tiendas de productos y souvenirs*
(Ventas de boletos y souvenirs)
Nmero de puntos de venta

Baos
Equipo
9. d. i. 7. Actividades especiales antes del evento
9. d. i. 7. I Salas de reuniones
(Reuniones con los diferentes grupos directivos, visitas de los tenedores de los
derechos, etc.)
Baos
Equipo
9. d. i. 7. II Funciones Sociales
Baos
Equipo
9. d. i. 7. III Actividades de recoleccin de fondos

Baos
Equipo
9. d. i. 7. IV Conferencias de Prensa
Baos
Equipo
*Nota: tambin se utilizan durante el evento
60
10. Presupuesto
[CONTENIDO]
Hacer un presupuesto a la medida para un evento deportivo depende de varios parmetros:
Los objetivos, que se enfocan en los resultados que quiere lograr el comit
organizador local (ver seccin 3 y 10)
La estructura del comit organizador local (ver seccin 4 y 5)
Un entendimiento completo y preciso de las necesidades y requerimientos de los
locales que estarn en operacin antes del evento (ver seccin 8)
El programa o itinerario general del evento, que da una idea completa del evento
(ver apndice 1)
El plan de contratacin (ver apndice 2)
Los derechos del comit organizador local con el tenedor de derechos del evento
que pueden tener un impacto financiero en el presupuesto (ver apndice 9.3)
Para ms informacin en el presupuesto ver seccin 2 y apndice 9
10. a Estructura del Presupuesto y Filosofa
[MUESTRA]
La estructura del presupuesto tiene tres niveles (no incluyendo los objetos):
1: Divisin de presupuesto (8 divisiones para ingresos y 21 para gastos), igual
que en la seccin 5;
2: sub-divisin de presupuesto (hasta 10 sub-divisiones por divisin para un total
de 31 para los ingresos y 125 para los gastos)
3: Paquete de trabajo (hasta 50 paquetes de trabajo por sub-divisin para un
total de 180 para ingresos y 1000 para gastos);
Los objetos se incluyen en cada paquete de trabajo como artculos. La estructura incluye
ms de 570 objetos. Son el 4 nivel del presupuesto.
Hay disponible un 5 nivel al utilizar la funcin de comentarios que estn ligados a cada
artculo de los paquetes de trabajo.
Los objetos se han incluido en los paquetes de trabajo con la siguiente filosofa de
presupuesto:
Un cierto nmero de divisiones en el comit organizador local (ver 4.3.3 para
ms detalle) son proveedores de servicios a otras divisiones. Por lo tanto, todos
los temas que sean parte de su portafolio de servicios sern incluidos en esa
divisin (por ejemplo: todos los telfonos celulares del evento se incluirn en el
presupuesto de la divisin de tecnologa). Esto permitir a las divisiones que son
proveedores de servicios a que controlen su propio presupuesto.
Sin embargo, hay una excepcin para eventos que se desarrollan antes del
evento (por ejemplo: visitas por los representantes del tenedor de derechos); en
cuyo caso todos los objetos del paquete de trabajo se incluirn dentro del
evento (por ejemplo; debajo de Relaciones Internacionales, Relaciones de
Gobierno, y la divisin de protocolo). La razn siendo que el proveedor de
servicios puede no estar listo para ofrecer el mismo a esa actividad particular.
61
Todos los costos en la divisin de presupuestos son sin impuestos. (Los impuestos
de incluyen al final.
10. b Resumen del presupuesto por divisin

[MUESTRA]
INGRESOS
CODIGO
01-00-00.000
02-00-00.000
03-00-00.000
04-00-00.000
05-00-00.000
06-00-00.000
07-00-00.000
08-00-00.000
GASTOS
CODIGO
01-00-00.000
02-00-00.000
03-00-00.000
04-00-00.000
05-00-00.000
06-00-00.000
07-00-00.000
08-00-00.000
09-00-00.000
10-00-00.000
11-00-00.000
12-00-00.000
13-00-00.000
14-00-00.000
15-00-00.000
16-00-00.000
17-00-00.000
18-00-00.000
19-00-00.000
20-00-00.000
21-00-00.000
DESCRIPCIN
EFECTIVO
Aportaciones Pblicas
TV y patrocinios
Programa Amigos
Boletaje
Mercadeo y Fundraising
Alimentos y alojamiento de
equipos
Tipo de cambio
Otros Ingresos
TOTAL
ESPECIE
TOTAL
DESCRIPCIN
EFECTIVO
Administracin Ejecutiva
Relaciones
Internacionales,
Gobierno y Protocolo
Administracin de Instalaciones
Recursos humanos, Financieros y
Administracin
Patrocinios
Mercadeo y Fundraising
Boletaje
Comunicaciones
Medios
Competencias
Ceremonias
Voluntarios
Hospedaje,
Alimentos
y
actividades de entretenimiento
Logstica
Tecnologa
Acondicionamientos
Difusor Anfitrin
Construccin de Instalaciones
Contingencias
Impuestos
Fundacin deportiva
TOTAL
ESPECIE
TOTAL
62
11. Impacto y Legado

Esta seccin debe permitir al comit de licitaciones y eventualmente al comit organizador
local el contestar una pregunta fundamental: Porque se debe involucrar nuestra
comunidad-destino en la licitacin y anfitriona de un evento deportivo? Debe otorgar
respuestas precisas acerca del tipo de impacto econmico que genera la organizacin de un
evento deportivo en el destino, al igual que el tipo de legados que el evento dejara en una
comunidad cuando este haya concluido. Ambas sern de gran ayuda en la planeacin y
presupuesto de un evento.
11. a Proyeccin de Impacto Econmico (Gua SECTUR)
La SECTUR en conjunto con la Canadian Sports Tourism Alliance ha desarrollado para el
mercado latinoamericano un modelo que permite al comit de licitaciones o al comit
organizador local el proyectar el impacto econmico que puede generar la organizacin de
un evento deportivo en un destino o comunidad. El Modelo de proyeccin de Impacto
econmico del Turismo Deportivo esta disponible por Internet en la siguiente pgina:
www.sectur.gob.mx El modelo permite al comit de licitaciones y al comit organizador
local el medir anticipadamente la actividad econmica potencial que puede generar el
evento y a travs de una encuesta apropiada durante el evento, estimar hasta que nivel se
cumplieron las expectativas de impacto econmico y de esta manera tener una clara idea
de la rentabilidad del evento. Si se utiliza correctamente el modelo permitir obtener
conclusiones como las que se presentan en los ejemplos siguientes:
[MUESTRA]
El [nombre del evento] se espera que genere un impacto econmico considerable. El
gasto combinado de las operaciones, el capital y los visitantes es estimado en [$ monto],
que generara una potencial actividad econmica de [$monto] en el destino. De esta
cantidad [$monto] se debe dejar directamente en la ciudad anfitriona. [$monto] se
pagara en salarios a travs de la regin de [regin-estado], lo cual apoya [numero] de
trabajos. La mayora del empleo generado ser en la ciudad de [nombre], donde el
total de salarios ser de [$monto], y representa [numero] de trabajos. El ingreso total
de impuestos recolectados en todos los niveles de gobierno como resultado del evento se
estima en [$monto], de los cuales [$monto] corresponden al gobierno federal, [$monto]
al estado, y [$monto] al gobierno municipal.
11. b Impacto en Desarrollo Deportivo
[CONTENIDO]
Que objetivos debe buscar una comunidad en lo que refiere a desarrollo deportivo al
ser anfitrin de eventos deportivos y que resultados debe esperar la comunidad
despus del mismo?
Aumento en el nmero de personas que practican deporte?
Incremento en el inters de la juventud y adolescentes por la actividad fsica y
practica deportiva?
Aprendizaje de nuevos y sanos hbitos y costumbres de vida?
Reclutamiento de nuevos voluntarios en las asociaciones o clubs deportivos
Promocin de una disciplina deportiva especifica en la comunidad?
63
11. c Legado en Instalaciones o Locales

[CONTENIDO]
Que objetivos debe buscar una comunidad en lo que refiere a legado de instalaciones
al ser anfitrin de eventos deportivos y que resultados debe esperar la comunidad
despus del mismo?
Construccin de instalaciones nuevas? Qu tipo de instalacin? Qu tipo de
eventos se organizaran en las instalaciones cuando termine el evento?
Mejoramiento o reparacin de infraestructura existente? Qu tipo de
instalacin? Qu tipo de eventos se organizaran en las instalaciones cuando
termine el evento?
Compra de nuevo equipo deportivo o equipo tcnico para una instalacin que
existe o nueva?
Nota: Se debe recordar que algunas autoridades municipales, estatales o federales puede
que no estn interesadas en subsidiar la organizacin de un evento deportivo, pero pueden
estar dispuestas a subsidiar la construccin de una instalacin nueva o acondicionar una ya
existente.
11. d Legado Financiero
[CONTENIDO]
La comunidad espera tener un legado financiero despus de la organizacin de un
evento deportivo turstico? El comit de licitaciones o el comit organizador local debe
considerar lo siguiente con anticipacin:
Cual es el monto del legado financiero que debe quedar despus de este
evento? (Este monto debe de estar incluido en el presupuesto desde el principio)
Para que propsito se utilizara este legado financiero? Desarrollo de un
deporte especifico? Organizacin de eventos futuros? Promocin turstica?
Acondicionamiento y reparacin de infraestructura? Becas para atletas
prometedores?, etc.
Quin ser el responsable de manejar este legado financiero? Una nueva
compaa, una organizacin privada o pblica existente?
11. e Legado en Equipo
[CONTENIDO]
Qu tipo de legado en equipo debe de quedar en una comunidad despus de que
termina un evento?
Equipo deportivo nuevo en disciplinas deportivas especificas
Mejora de equipo existente?
Equipo tcnico nuevo (pantallas gigantes, cronmetros, artculos electrnicos,
equipo de telecomunicaciones, etc.)
Nota: Las expectativas de legado de equipo puede dar pautas al comit organizador local
para saber si el equipo debe ser comprado o rentado para realizar el evento.
64
11. f Legado Promocional

[CONTENIDO]
La comunidad espera un legado promocional de ser anfitrin de un evento deportivo?
De que magnitud?
Local, regional, Nacional, Internacional?
Con que propsito? Fortalecer la industria turstica? Nuevos visitantes?
Desarrollo industrial? Promocin de instituciones educativas?
De que tipo y de que magnitud se espera la cobertura meditica por la organizacin
de un evento deportivo?
Debe de ser televisado el evento? En que tipo de canal? (pblico, privado, de
paga, cadena especializada)
Cobertura en vivo o programa grabado?
El comit de licitacin o el comit organizacin local esperan cobertura de un medio
especfico local, estatal, nacional o internacional?
Qu tipo de campaa de publicidad organizara el comit organizador local antes del
evento?
Peridicos
Radio
Televisin
Espectaculares
Nota: El legado promocional debe tomar en consideracin los requerimientos del tenedor
de derechos en relacin a la cobertura del evento. Estos requerimientos pueden tener un
impacto econmico importante en el presupuesto del evento.
11. g Legado Educacional
[CONTENIDO]
La organizacin de un gran evento deportivo puede generar un gran inters en el
destino. Esta situacin puede dar la oportunidad para comenzar con programas de
educacin especficos que buscan objetivos educativos particulares para los nios de
edad escolar.
Promocin de la actividad fsica en todo el sistema escolar?
Promocin de buenos y sanos hbitos de vida?
Mayor conocimiento de una disciplina deportiva especifica
Apertura a las relaciones internacionales? Mayor conocimiento de diferentes
pases del mundo, sus caractersticas geogrficas, econmicas, culturales,
humanas y sociales?
Nota: Para buscar objetivos educativos y lograr un legado educacional requerir el
involucramiento de los diferentes interesados en la educacin de la comunidad (Instituciones
educativas privadas y pblicas, etc.)
65
11. h Legado en Conocimiento

[CONTENIDO]
La comunidad busca tomar la ventaja de organizar un evento deportivo para reclutar,
entrenar, informar, e involucrar a cientos de voluntarios que podrn adquirir experiencia
en organizacin deportiva y estar disponibles para eventos futuros?
Cuntos voluntarios deben de estar involucrados?
Qu nivel de entrenamiento deben de tener antes del comienzo de un evento?
(conocimiento de la disciplina deportiva?, habilidades tcnicas o
administrativas?, etc.)
Que nivel de motivacin se debe lograr en los voluntarios?
Qu evento futuros se organizaran donde los voluntarios pueden utilizar sus
conocimientos?
11. i Legado Organizacional
[CONTENIDO]
La comunidad tiene expectativas en lo que refiere a la implementacin de

organizaciones permanentes como centros de entrenamiento, institutos de
desarrollo deportivo, promotores de eventos deportivos, etc.? Que se generan
despus de la organizacin de un evento deportivo turstico?
La organizacin sin fines de lucro que fue formada para organizar el evento
debe convertirse en una organizacin permanente? Si esto ocurre con que
propsito? Administracin de nueva infraestructura?
11. j Legado de Integracin

[CONTENIDO]
La organizacin de un evento deportivo en un destino especialmente cuando el evento
involucra participantes de muchos pases puede dar la oportunidad de mayor
integracin de los diferentes componentes culturales de una comunidad, como por
ejemplo, comunidades indgenas.
La comunidad tiene algn objetivo en lo que refiere a un legado de integracin
cultural?
Qu obstculos de integracin cultural existen?
Qu grupos deben estar involucrados?
La organizacin de un evento deportivo tambin da la oportunidad para incluir la
participacin de los siguientes sectores y segmentos a la organizacin del evento:
Cultural
Turstico
Negocios
Educacin
Grupos comunitarios
Nota: Los miembros del grupo de apoyo debe reflejar estos sectores (seccin 4.2.5)
66
12. Conclusin
[CONTENIDO]
Terminar con las caractersticas principales del plan de negocios.
La conclusin debe dar una respuesta a las siguientes preguntas:
1. Por qu debe de organizarse un evento deportivo aqu, ahora?
2. Cules sern los efectos de largo plazo de la inversin humana y financiera?
67
Apndices
Apndice 1
Itinerario general
Apndice 2
Plan de contratacin
Apndice 3
Tabla de Contenidos, Estatutos
Apndice 4
Marcas
Apndice 5
Plan de Marketing
Apndice 6
Manual de Operaciones
Apndice 7
Manual de Operaciones de las Instalaciones
Apndice 8
Reporte Final
Apndice 9
Presupuesto
Apndice 9.1 Resumen de Ingresos y anlisis de riesgo (por

departamento)
Apndice 9.2 Resumen de gastos y anlisis de riesgo (por
departamento)
Apndice 9.3 Obligaciones de comit organizador local con el
tenedor de derechos, que pueda tener un impacto en el
presupuesto del comit organizador.
Apndice 9.4
Temas no presupuestados
Apndice 9.5
Donaciones o pagos en especie
Apndice 9.6
Presupuesto de licitacin
Apndice 10
Glosario
68
Apndice 1, ITINERARIO GENERAL

Las siguientes actividades pueden organizarse antes, durante o despus del evento; el
presupuesto debe reflejar la organizacin de estas actividades. Las fechas estn sujetas a
cambios y tambin las actividades mismas.
[MUESTRA]
ACTIVIDADES ANTES DEL EVENTO
Ensayo General
(Fecha)
OTROS EVENTOS DURANTE EL [EVENTO]

Festivales
Exhibiciones
Clnicas y talleres
Conferencias y convenciones
Reuniones Generales anuales
(Fecha)
(Fecha)
(Fecha)
(Fecha)
(Fecha)
PROGRAMA GENERAL
ACONDICIONAMIENTO
Conclusin de construccin de nueva infraestructura (edificios)
Conclusin de construccin de nueva infraestructura (paisaje, jardines)
Uso de instalaciones compartido
Uso de instalaciones exclusivo
Fecha de empiezo de acondicionamiento
Sanitizar la instalacin
Terminacin de uso
(Fecha)
(Fecha)
(Fecha)
(Fecha)
(Fecha)
(Fecha)
(Fecha)
OFICINAS DEL COMIT ORGANIZADOR LOCAL

Direccin, nombres de divisiones que se encuentran en este lugar
Localizacin antes y durante el evento
(Fecha de apertura)
CENTROS DE ACREDITACIN
Voluntarios y proveedores de servicios
VIPs
Equipos
Medios
(Fecha de apertura)
(Fecha de apertura)
(Fecha de apertura)
(Fecha de apertura)
SERVICIOS DISPONIBLES DURANTE EL EVENTO

- Equipos
- VIPs
- Medios
- Voluntarios
Servicios limitados
(Fecha)
(Fecha)
(Fecha)
(Fecha)
Servicios completos
(Fecha)
(Fecha)
(Fecha)
(Fecha)
69
EVENTO
Ensayo Tcnico, ceremonia de apertura (localizacin)
Ensayo General, ceremonia de apertura (localizacin)
Ensayo de competencias (localizacin)
Reunin tcnica (localizacin)
Revisin de las instalaciones de parte de los entrenadores
Reunin de rbitros y oficiales (localizacin)
Ensayo de ceremonias de premiacin (localizacin)
Conferencia de prensa con organizacin tenedora de derechos (localizacin)
Reunin previa con Medios Difusores (localizacin)
Reunin con Fotgrafos (localizacin)
Conferencia de prensa diaria (localizacin)
Ensayo general, ceremonia de clausura (localizacin)
Expo (localizacin)
Villa de Patrocinadores (localizacin)
ITINERARIO DE COMPETENCIAS
[Nombre del evento], sesin # 1 (localizacin)
[Nombre del evento], sesin # 2 (localizacin)
(Fecha)
(Fecha)
(Fecha)
(Fecha)
(Fecha)
(Fecha)
(Fecha)
(Fecha)
(Fecha)
(Fecha)
(Fecha)
(Fecha)
(Fecha)
(Fecha)
(Fecha, hora de inicio, hora de termino)

(Fecha, hora de inicio, hora de termino)
PROGRAMA SOCIAL
(Nombre del evento - recepcin), (nombre de anfitrin) (localizacin)
(Fecha)
PROGRAMA DE ACOMPAAMIENTO DE PERSONAS

(Nombre de la actividad)
(Fecha)
DIAS TEMATICOS
(Tema)
(Fecha)
70
Apndice 2, PLAN DE CONTRATACIN
71
Apndice 3, ESTATUTOS TABLA DE CONTENIDO

[CONTENIDO]
Los estatutos deben de incluir los siguientes temas:
1. Puntos Generales
a. Objetivos
b. Oficinas Centrales
c. Sello
d. Afiliacin (si hay)
2. Membresa
a. Categora de miembros
b. Trminos de membresas
c. Cuotas de miembros
d. Resignacin
e. suspensin y expulsin
f. Reglas
3. Reunin anual General
a. Composicin
b. Voto
c. qurum
d. Asamblea Anual
e. Asambleas extraordinarias
f. Notificaciones de asistencia
g. Procedimientos
4. Consejo de Administracin
a. Composicin
b. Trminos
c. Elegibilidad
d. Reuniones
e. Conferencias telefnicas
f. Voto
g. Vacantes y sustituciones
h. Qurum
i. Remuneracin
j. Destitucin
k. Responsabilidades y poderes
l. Conflictos de inters
5. Oficiales
a. Destitucin
b. Funciones de:
i. Presidente
ii. Vicepresidente
iii. Secretario - Tesorero
6. Comit Ejecutivo
a. Composicin
b. Trminos de referencia
c. Reuniones
d. Conferencias telefnicas
e. Votos
f. Qurum
72
g. Remuneracin
h. Responsabilidades y Poderes
7. Comits y Consejos
a. Creacin
b. Composicin
8. Finanzas
a. Ao Fiscal
b. Auditores
c. Contratos
d. Cheques y otros documentos bancarios
e. Depsitos
f. Libros
g. Indemnificacin de administradores y gerentes
9. Modificaciones y Disolucin
73
Apndice 4, MARCAS
4.1
Forma de Registro de una marca:
Fecha:
Archivo:
Marca:
Yo, __________, en representacin de (nombre de compaa o dueo nico), en la
direccin de trabajo: ______________ en el Estado de: ___________ declaro lo
siguiente:
Que soy el Presidente:
Marca (Incluir el nombre de marca)
74
Apndice 5, PLAN DE MARKETING

Referirse a la seccin 7 para el desarrollo en el tiempo del plan de Marketing
[MUESTRA]
1. Introduccin
2. Aspectos de Comunicacin
a. Objetivos
b. Producto y designacin
c. Estudios de Grupos
d. Mercado Objetivo
e. Contactos estratgicos y relaciones con interesados claves
f. Requerimientos estratgicos esenciales
g. Mensajes claves y contexto
h. Polticas de comunicacin
i. Plan de Publicidad
j. Programas educacionales y promocinales
k. Programa de Mascota
l. Conferencias de prensa
m. Actividades Promocinales
n. Publicaciones y diseo grfico
o. Pagina de Internet
p. Relaciones con Medios antes del evento
q. Conferencias
r. Operacin de tours
s. Camino crtico
3. Aspectos de Mercadeo
a. Objetivos y metas financieras
b. Produccin y creacin de mercanca
c. Costo de unidades y mercado objetivo
d. Distribucin de productos de mercadeo
e. Control de inventarios
f. Productos de promocin y publicidad
g. Incentivos de ventas
h. Ingreso a travs del tiempo y camino crtico
4. Actividades de Recoleccin de Fondos
b. Calendario de eventos
i. Por actividad Descripcin del proyecto
ii. Mercado Objetivo
iii. Ingresos proyectados
iv. Gastos proyectados
v. Estrategia de ventas
vi. Actividades de promocin y publicidad
vii. Servicios otorgados por otras divisiones
c. Camino crtico
d. Actividades crticas
5. Boletaje
b. Precio de los boletos y mercados objetivo
c. Red de distribucin de boletos
75
d. Incentivos de ventas
e. Promocin y publicidad
f. Camino crtico Ingresos a travs del tiempo
6. Aspectos de Patrocinio
b. Plan de Patrocinios
i. Patrocinadores comerciales
1. Patrocinador principal
2. Patrocinadores del tenedor de derechos
3. Socios Nacionales
4. Proveedores nacionales
ii. Autoridades
1. Socios Gobierno
2. Socios Institucionales
3. Socios Colaboradores
iii. Programa Amigos
1. Amigos Oro
2. Amigos Plata
3. Amigos Bronce
4. Amigos
c. Categora de patrocinios y mercados objetivo
d. Evaluacin del valor de los paquetes de los patrocinadores
e. Camino crtico Ingresos a travs del tiempo
76
Apndice 6, MANUAL DE OPERACIONES

[CONTENIDO]
Cuando se debe desarrollar el Manual de Operaciones?
De acuerdo a que secuencia?
Referirse a la seccin 7
[MUESTRA]
Tabla de Contenidos
1. INTRODUCCIN
a. Palabras de Introduccin por el CEO
b. Como utilizar este documento
2. EL COMIT ORGANIZADOR LOCAL Y LA ADMINISTRACIN EJECUTIVA
a. Tabla organizacional General
b. Tabla organizacional de la Administracin Ejecutiva
c. Trminos de referencia, funciones, responsabilidades y descripciones de
puestos de trabajo de la Administracin Ejecutiva
d. Miembros del comit organizador
e. Polticas de todos los cuerpos polticos de la Administracin Ejecutiva
f. Procedimientos de la Administracin Ejecutiva
g. Camino crtico
h. Resumen de presupuesto
i. Plan de contrataciones
j. Relaciones al interior y al exterior entre divisiones y departamentos
k. Agentes de enlace
l. Lista de polticas a desarrollar por divisin
m. Itinerario general
n. Trminos de referencia
3. LAS DIVISIONES
a. Relaciones Internacionales, relaciones con Gobierno y Protocolo
i. Organigrama
ii. Trminos de referencia, funciones y responsabilidades de la
divisin y los departamentos
iii. Descripciones de los empleos
iv. Polticas y procedimientos de la divisin y departamentos
v. Presupuesto de la divisin y de los departamentos
vi. Plan de operaciones de la divisin y los departamentos
b. Divisin de Manejo de Instalaciones
i. Organigrama
77
c. Divisin de Finanzas, Administracin y recursos humanos

i. Organigrama
d. Divisin de Patrocinios
i. Organigrama
e. Divisin de Mercadeo y actividades para recaudacin de Fondos
i. Organigrama
f. Divisin de Boletos
i. Organigrama
g. Divisin de Comunicaciones
i. Organigrama
h. Divisin de Medios
i. Organigrama
78

i. Divisin de Competencias
i. Organigrama
j. Divisin de Ceremonias
i. Organigrama
k. Divisin de Voluntarios
i. Organigrama
l. Divisin de Hospedaje, Alimentos y actividades recreativas
i. Organigrama
m. Divisin de Logstica
i. Organigrama
n. Divisin de Tecnologa
i. Organigrama
79

o. Divisin de Acondicionamiento
i. Organigrama
p. Divisin de medios de comunicacin locales
i. Organigrama
q. Divisin de construccin de Instalaciones
i. Organigrama
80
Apndice 7, MANUAL DE OPERACIN DE LAS INSTALACIONES

[CONTENIDO]
Cuando se debe desarrollar el Manual de Operaciones de Instalaciones?
De acuerdo a que secuencia?
Referirse a la seccin 7
[MUESTRA]
Tabla de Contenidos
1. LISTA DE LAS DIFERENTES INSTALACIONES O GRUPO DE INSTALACIONES
a. Las instalaciones de competencias
b. Las instalaciones de calentamiento y entrenamiento
c. Las instalaciones de Hospedaje (Villas de Atletas y Hoteles)
d. Otras Instalaciones
i. Antes del evento
1. Oficinas del Comit Organizador
2. Bodega
3. Talleres para las ceremonias
4. Instalaciones de ensayo para ceremonias
5. Centro de voluntarios principal
6. Tiendas de mercanca
7. Actividades especiales antes del evento (salones de
reuniones, funciones sociales, actividades de recaudacin
de fondos)
ii. Durante el evento
1. Instalacin para las ceremonias de apertura y clausura
2. centros de acreditacin
3. Actividades sociales y de entretenimiento
4. Instalaciones para funciones sociales, incluyendo el
banquete final
5. Centros de Prensa
6. Centro de Prensa y transmisin Internacional
7. Villa de patrocinadores
8. rea de Comercios
9. Instalaciones para el festival cultural (si lo hay)
2. INSTALACIONES OPERATIVAS POR LOCACIN (Durante el evento)
a. Las Instalaciones para competencia (una por instalacin)
i. Planeacin del programa y de las actividades en el rea
ii. Funciones y responsabilidades de las divisiones y departamentos
en la instalacin
iii. Requerimientos de la instalacin y acondicionamientos especiales
iv. Equipo
1. Equipo General (mesas, sillas, etc.)
2. Equipo tecnolgico (computadoras, pgina de Internet,
copiadoras, faxes, telfonos fijos y celulares, radios de
dos vas, equipo audiovisual)
3. manufactura de equipo
4. Sealizacin
81
v. Otros servicios (transportacin, alimentos, hospedaje, seguridad,

medica, traduccin, edecanes, publicaciones, promocin
/publicidad, mascota)
vi. Fechas de operacin / horas de cada divisin, departamentos en
cada instalacin
vii. Descripciones de los puestos de trabajo y perfiles de los
voluntarios en la instalacin
viii. Requerimientos de entrenamiento especifico de los categoras de
voluntarios
ix. Itinerario de trabajo y el nmero requerido de voluntarios en la
instalacin por divisin/departamento.
x. Identificacin de los costos reales de cada tema presupuestado.
b. Las instalaciones para entrenamiento y calentamiento (una por
instalacin)
en la instalacin
iv. Equipo
4. Sealizacin
cada instalacin
voluntarios
c. Hospedaje
en la instalacin
iv. Equipo
4. Sealizacin
82

cada instalacin
voluntarios
d. Ceremonias de Clausura y Apertura
en la instalacin
iv. Equipo
4. Sealizacin
cada instalacin
voluntarios
e. Los centros de acreditacin
en la instalacin
iv. Equipo
4. Sealizacin
83

cada instalacin
voluntarios
f. Las instalaciones para las actividades socio-culturales y de
entretenimiento (una por instalacin)
en la instalacin
iv. Equipo
4. Sealizacin
cada instalacin
voluntarios
g. Las instalaciones para las instalaciones sociales, incluido el banquete
final (una por instalacin)
en la instalacin
iv. Equipo
4. Sealizacin
84

cada instalacin
voluntarios
h. El centro de medios principal
en la instalacin
iv. Equipo
4. Sealizacin
cada instalacin
voluntarios
i. El centro internacional de medios y transmisin
en la instalacin
iv. Equipo
4. Sealizacin
cada instalacin
85

voluntarios
j. La villa de patrocinadores
en la instalacin
iv. Equipo
4. Sealizacin
cada instalacin
voluntarios
k. rea de comercios
en la instalacin
iv. Equipo
4. Sealizacin
cada instalacin
86

voluntarios
l. El rea del festival cultural (una por instalacin) Oficinas del comit
organizador local
en la instalacin
iv. Equipo
4. Sealizacin
cada instalacin
voluntarios
m. Centro principal de voluntarios
en la instalacin
iv. Equipo
4. Sealizacin
cada instalacin
voluntarios
87

3. ADMINISTRACIN DE LA INSTALACION (Una por instalacin)
a. Itinerario diario de actividades
b. Procedimientos de administracin de Instalaciones durante el evento
c. Comisionamiento y decomisionamiento de una instalacin (establecido por
la divisin de acondicionamiento)
d. Procedimientos de operacin de una instalacin de las divisiones y
departamentos
e. Comunicacin entre lugares y centros de operacin durante el evento.
88
Apndice 8, REPORTE FINAL

Para el desarrollo del Reporte final por favor referirse a la seccin 7
[MUESTRA]
El reporte Final contiene los siguientes reportes:
El Reporte Principal
TABLA DE CONTENIDOS
Mensaje del Presidente y del CEO
Aspectos Generales
Reporte del CEO
[Nombre del evento]
Temas principales del proyecto de la ciudad [nombre][ao]
Estructura Organizacional
Recursos Humanos
Planeacin estratgica
Relaciones Internacionales
Divisiones
Relaciones Internacionales, Relaciones con Gobierno y Protocolo
Divisin de manejo de Instalaciones
Divisin de Recursos Financieros, Administrativos y Humanos
Divisin de Patrocinios
Divisin de Mercadeo y actividades de recaudacin de Fondos
Divisin de Boletaje
Divisin de comunicaciones
Divisin de Medios
Divisin de competencias
Divisin de ceremonias
Divisin de Voluntarios
Divisin de Hospedaje, Alimentos y actividades de entretenimiento
Divisin de Logstica
Divisin de Tecnologa
Divisin de Acondicionamiento
Divisin de difusin de medios local
Divisin de construccin de Instalaciones
Legado
El Legado de [nombre del evento]
Apndices
1. Caractersticas principales
2. Programa General
3. Itinerario de competencias
4. Estrategia de Produccin
5. Personal y voluntarios del Comit Organizador
6. Instalaciones
7. Planes
89
8. Glosario
9. Organigrama
Estados Financieros por los auditores
Los estados Financieros como los adopto el Consejo de Administracin y el reporte de
Proyeccin y retorno e impacto econmico del evento.
Resultados
Libro que contenga los resultados de las competencias del evento, incluyendo los nuevos
records establecidos durante el evento y un listado de los ganadores de medallas.
Resumen de Medios y entrevistas en los medios electrnicos antes, durante y
despus del evento.
Seleccin de los recortes importantes de medios desde que empez la organizacin, al
igual que entrevistas en los medios electrnicos despus de cada conferencia de prensa
antes y durante el evento. Debe incluir el itinerario de transmisin del evento (fechas y
horas) por cada una de las televisoras de cada pas.
Reporte del Legado
Documento que de informacin de todos los legados del evento en trminos de:
Instalaciones (lista)
Desarrollo Deportivo
Financiero
Equipo (lista)
Promocin (cobertura en radio y TV, publicidad en peridicos, revistas, radio
televisin, espectaculares, etc.) Educacional (programa educacional)
Conocimientos
Organizacional
Integracin
Video Souvenir
Produccin de un corto video (unos cuantos minutos) presentando los aspectos
organizacionales y humanos del evento.
90
Apndice 9, PRESUPUESTO
91
Apndice 9.1 Resumen de Ingresos y Anlisis de Riesgo (por divisin)

[CONTENIDO]
Divisin
de Costo
del Descripcin de Riesgo:
Presupuesto
Presupuesto
los
ingresos
Alto
principales
Mediano
Bajo
Financiamiento
Pblico
Programa de
empleos
Ingresos de TV
Patrocinadores
del tenedor de
derechos
Patrocinadores
Nacionales
Programa
Amigos
Boletaje
Mercadeo
Concesiones
Hospedaje y
Alimentos
Tipo
de
Cambio
Venta
de
Activos
Otros Ingresos
Explicacin del
Factor
de
Riesgo
92
Apndice 9.2 Resumen de Gastos y Anlisis de Riesgo (por divisin)

[CONTENIDO]
Divisin
Presupuesto
de Costo
del Descripcin
Riesgo:
Presupuesto
de
los
Alto
ingresos
Mediano
principales
Bajo
Explicacin
del Factor de
Riesgo
Administracin
Ejecutiva
Relaciones
Internacionales, de
Gobierno
y
Protocolo
Administracin de
Instalaciones
Recursos
Financieros,
Humanos y de
Administracin
Patrocinios
Mercadeo
y
actividades
de
recaudacin
de
Fondos
Boletaje
Comunicaciones
Medios
Competencias
Ceremonias
Voluntarios
Hospedaje,
Alimentos
y
actividades
de
entretenimiento
Logstica
Tecnologa
Acondicionamiento
Difusor Local
Construccin
de
Instalaciones
Contingencias
Impuestos
Fundacin
Deportiva
93
Apndice 9.3 Obligaciones del Comit Organizador local con el tenedor de

derechos, que pueden tener un impacto financiero en el presupuesto del comit
organizador.
[CONTENIDO]
Nombre
Documento
del Cdigo contractual Descripcin

del documento
derechos
de Cdigo
de
referencia en el
presupuesto
00-00-00.000
94
Apndice 9.4 Artculos no presupuestados

[MUESTRA]
La tabla siguiente se refiere a gastos que pueden anticiparse. Algunos de estos gastos
son considerados como necesarios, mientras que otros solo como deseables. En lo que
refiere a cada uno de estos gastos, la tabla menciona la razn del porque estos gastos
no han sido incluidos en el presupuesto.
Es importante recalcar que el evento usualmente se llevara a cabo en Instalaciones (sitio)
que le permiten utilizar al comit organizador local sin costo por [el dueo de la
instalacin], lo que significa que no hay cuotas por rentas excepto por ciertos servicios
que se le cobraran al comit organizador local. Esto justifica el porque los gastos abajo
mencionados no se enlistan en el presupuesto. Adicionalmente, los casos particulares
deben de tener una explicacin detallada.
Gastos
Estacionamiento gratis en los terrenos que
son parte de la [organizacin] para:
VIPs
Miembros del Comit Organizador
Voluntarios
Autos de Comit Organizador
Local
Equipos
Medios
Descorche de bebidas
Explicacin
Incluido dentro del acuerdo marco de
instalaciones [sitio] sin costo durante el
[evento]
Ser parte de la negociacin de varios

servicios que proveern los hoteles
reservados por el comit organizador
local.
Uso de la instalacin de competencia Estos servicios son parte del acuerdo
(renta y energa elctrica)
marco de uso de instalaciones sin costo
Personal de la [instalacin]
(nombre de la instalacin]
Uso de otras instalaciones para
acreditacin
actividades
de
entretenimiento y banquete final.
Salones de reuniones en los Hoteles El uso sin cargo se debe negociar por el
oficiales del comit organizador local, el comit organizador local en compensacin
tenedor de derechos y el agente de por el nmero de cuartos reservados en
mercadeo del tenedor de derechos
los hoteles utilizados.
Local fsico para los ensayos de las Locales fsicos prestados sin costo por
ceremonias de apertura y clausura
[nombre de la organizacin]
Cobertura de seguro medico para los Esta provisin es deseable pero no
atletas, medios y VIPs internacionales
forzosa. El servicio no se incluye en el
presupuesto, pero el comit organizador
local puede tratar de conseguir esta
cobertura mdica.
Tarifas arancelarias para el equipo que Se solicitara la condonacin y se buscara
pertenece a los socios internacionales que cumplir con todos los requisitos legales de
se queda en el pas o que son una la manera ms expedita.
importacin temporal.
Entrada gratuita o con descuento a los Esta provisin es deseable. El comit
95
sitios tursticos para las personas con organizador local har los esfuerzos
acreditacin del evento
posibles por darle seguimiento.
Gastos en caso de procedimientos legales Esta posibilidad no se anticipa en el
presupuesto,
ya
que
el
comit
organizador local se beneficia de una
cobertura de seguros suficiente. Solo se
incluyen los gastos legales de documentos
oficiales en el presupuesto.
Permisos de trabajo para nacionales de Se deben de conseguir los permisos
otros pases
correspondientes, o en su caso si existen
exenciones por el evento en particular.
Costos de produccin del mercadeo
Solo se considera el costo de ventas neto
en el presupuesto
Viticos y gastos de viaje de los Solo se considera el producto neto de las
vendedores de mercadeo
ventas en el presupuesto
Costos de actividades de recoleccin de Solo se considera el ingreso neto en el
fondos
presupuesto
Costos de las concesiones
Solo se considera el ingreso neto en el
presupuesto
Cargos por servicio de los boletos
Los ingresos del boletaje son netos
(tarjetas de crdito, cargos por servicio)
Festival
Esta actividad necesita un presupuesto
separado e independiente
Clnica o conferencia
Estas actividades necesitan un presupuesto
diferente, del presupuesto del evento
Contribuciones de parte de ciertas Estas no se consideran, porque en la
organizaciones
[nombre
de
las mayora de los casos ests contribuciones
organizaciones
no han sido formalmente evaluadas.
96
Apndice 9.5 Donaciones o pagos en especie

[CONTENIDO]
Ver seccin 9
Para saber la cantidad exacta a proyectar en el presupuesto como una donacin o
pago en especie por departamento / servicio. Esta se debe enlistar.
97
Apndice 9.6 Presupuesto para Licitaciones

[CONTENIDO]
98
Apndice 10 Glosario
[MUESTRA]
Autoridad Gobierno de Mxico, Gobierno Estatal, Ciudad anfitriona, Comisin
Nacional de Cultura Fsica y Deporte, Institutos del Deporte Locales.
Asistente Ejecutivo Persona contratada por el Presidente y el CEO para asistir en
lograr cumplir sus responsabilidades al asumir el manejo de la administracin del comit
organizador local.
Administracin Ejecutiva Grupo operacional que lo componen el Presidente y el CEO
los Vicepresidentes y el asistente Ejecutivo.
Administracin Ejecutiva Conjunta Grupo compuesto por la Administracin Ejecutiva
que se les suman los principales socios del comit organizador (gobierno, universidades,
direcciones escolares, organizaciones tursticas, etc.)
Administracin Senior Autoridad operacional que se compone de los miembros de la
Administracin Ejecutiva y los directores de Divisin.
Agente de relaciones externo - Individuo que representa una organizacin o compaa
para asegurar la correcta interrelacin con una divisin o departamento del comit
organizado local.
Acondicionamiento Arreglos y modificaciones temporales a una instalacin.
Agente de enlace interno Individuo que es miembro de una divisin o departamento y
da servicios a otra divisin o departamento y que sirve como enlace entre los dos.
Agente de Marketing del Tenedor de derechos Un agente de Marketing que tiene los
derechos de mercadeo de un evento del tenedor de derechos.
Consejo de Administracin La autoridad que toma las decisiones para el Comit
organizador local.
Comit Consultivo Presidido por el CEO y el Presidente, y grupos y representantes
de organizaciones y grupos (principalmente de la ciudad-destino anfitrin) que le da
consejos a la Administracin Ejecutiva.
Chief Executive Officer (CEO) Persona nombrada por el Consejo de Administracin
para asegurar la administracin ejecutiva del comit organizador local.
Consultor Individuo contratado para cumplir con asignaturas o proyectos especficos.
99
Consejo de Administracin del tenedor de derechos Cuerpo poltico que gobierna la

organizacin tenedora de derechos.
Camino crtico Herramienta para manejar proyectos que enlista todas las fechas
crticas por divisin y departamentos.
Cliente Un miembro de un equipo, un representante de los medios, un comunicador, un
miembro de la familia tenedora de derechos, un espectador, un miembro del comit
organizador local, un voluntario.
Compaa Una industria externa, una tienda o compaa que provee un producto o un
servicio al comit organizador local.
Comit Ejecutivo Grupo operacional que lo componen el Presidente y el CEO del
comit organizador local, el Secretario, el tesorero, y un representante de cada una de
las interesados pblicos.
Comit de Finanzas Comit del Consejo de Administracin, presidido por el Tesorero
y responsable de toda la situacin financiera del comit organizador local.
Comit Organizador Local Corporacin creada o existente para planear y llevar a
cabo el [nombre del evento]; Aglutina a los miembros del Consejo de Administracin, el
Comit Ejecutivo, la Administracin Ejecutiva, las divisiones, los departamentos y los
sectores, incluyendo al personal asalariado y voluntarios.
Camino crtico principal Fechas claves para la planeacin y realizacin del [nombre
del evento]
Departamento Unidad administrativa dentro de una divisin.
Divisin Unidad administrativa que tiene un Director Divisional y una responsabilidad
particular en la planeacin y desarrollo del [nombre del evento], usualmente dentro de
un agrupamiento divisional en el Comit Organizador Local, y lo componen cierto
nmero de departamentos.
Estructura Organizacional - Estructura de todo el Comit Organizador.
Equipo Atletas y oficiales del equipo u entrenadores que son delegados por cada
Federacin.
Federacin Deportiva Institucin que gobierna el desarrollo de un deporte en el pas
Familia del tenedor de Derechos Representantes de federaciones miembros, VIPs
nacionales o extranjeros y personal de la organizacin tenedora de derechos.
100
Grupo Divisional Un nmero de divisiones del comit organizador local bajo la

responsabilidad de un Vicepresidente.
Institucin Organizacin educacional (Escuela, Universidad, Tecnolgico, etc.)
Institucin Pblica Organizacin externa del sector pblico que provee un servicio a
la comunidad.
Instalacin Local deportivo o administrativo que ser utilizado antes de y durante el
evento.
Manual del Personal y del Comit Organizador Documento que tiene toda la
informacin relativa a la gua de trabajo para el personal del comit organizador.
Manual de Operacin de Instalaciones Documento de uso interno que se compone de
todos los requerimientos y herramientas administrativas necesarias para la operacin
exitosa de cada local e instalacin identificada por el comit de organizacin local.
Medios Todos los representantes de las cadenas de TV y prensa
Manual de Operaciones Documento de uso interno que contiene todas las
herramientas desarrolladas para el comit organizador local o para el [tenedor de
derechos] o su [Agente de mercadeo].
Medio - Cadena Televisora que tiene los derechos de transmisin para un territorio
especifico.
Medio Anfitrin Cadena Televisora que cubre el evento y da su seal a otras
transmisoras u otros medios.
Miembro del Comit Organizador Individuo que participa en la planeacin y
desarrollo del [nombre del evento] en una divisin.
Organizacin Comunitaria Una organizacin local que provee uno o varios servicios
a la comunidad.
Oficiales Presidente y CEO del Comit Organizador Local, el Vicepresidente, el
Secretario y el tesorero
Organigrama de una Divisin Representacin grfica de los diferentes
departamentos y componentes de una divisin y su relacin con las autoridades de
mayor nivel en el comit organizador.
Organigrama del Comit Organizador Local Representacin grfica de la estructura
poltica y operacional del Comit Organizador.
101
Plan de Negocios Documento pblico que describe la estructura completa del evento.
Patrocinador Nacional Un socio nacional o proveedor del comit organizador local,
que da efectivo o pagos en especie al comit organizador local o al tenedor de
derechos.
Patrocinador del Tenedor de Derechos Un proveedor o socio del Tenedor de
derechos, que aporta efectivo o productos en especie al [tenedor de derechos] y o al
comit organizador.
Paquete de Trabajo Mtodo de control del presupuesto en cada divisin.
Personal Todas las personas contratadas y pagadas por el comit organizador local.
Prensa escrita Reporteros y Fotgrafos de la prensa escrita.
Servicios contratados Compaa contratado por el comit organizador local
Secretara de Gobierno Departamento u otra organizacin administrativa dentro de
un gobierno: CONADE, SECTUR, CPTM, Institutos del Deporte Estatales, Departamento
de Polica (de la ciudad anfitriona), PFP, Proteccin Civil, etc.
Tenedor de derechos Grupo rector y dueo de un deporte en particular que tiene los
derechos para un cierto nmero de eventos deportivos o competencias en esos deportes
especficos.
Vicepresidente Individuo contratado por el CEO para que lo asista y asuma la
responsabilidad de un cierto nmero de divisiones.
Voluntario Individuo que participa en el desarrollo del evento dentro de una divisin
o departamento del comit organizador.
102

Guia de Plan de Negocios para Los Eventos de Turismo ... - CPTM

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EVENTOS DE TURISMO DEPORTIVOS

n. Divisin de Logstica (Acreditaciones, transporte, seguridad,

2. Instalacin # 2 (Nombre de Instalacin)

Apndice 5; Plan de Marketing

Responsable de esta edicin:

La elaboracin de esta gua de negocios es un trabajo conjunto entre la SECTUR, la

Para dar correcta y completa informacin a las autoridades pblicas acerca de

Para dar un primer documento de planeacin al comit organizador

Para identificar la mejor estructura administrativa para el comit organizador.

Para elaborar un plan estratgico para el evento que tome en consideracin

Para conocer los recursos humanos, equipo y recursos financieros requeridos

Identificar los ingresos, aportaciones en recursos y en especie de todos los

Para confirmar si las instalaciones existentes y disponibles son suficientes para

Identificar los legados que debe generar el evento.

El status del evento en el calendario completo de eventos de la organizacin

3. c Otras actividades relacionadas con el evento

Festivales culturales, exhibiciones, ferias o algn otro tipo de actividad cultural

El [nombre del evento] se realiza cada [1, 2] aos bajo la responsabilidad de

4.- Misin y Objetivos

5. El Comit Organizador Local

Si se ha diseado un logo para el proceso de licitacin, este debe incluirse con la

Cuando se crea el Comit Organizador Local, es importante incorporar una

Solicitudes de derechos de marca

5.b Grupos de Trabajo

El Consejo de Administracin tendr el siguiente mandato:

Adoptar la misin y los objetivos de la organizacin y las estrategias generales

El Consejo de Administracin se compone de los siguientes voluntarios (excepto el

Si algunos miembros no pueden estar presentes, se deber enviar a un representante

La Administracin Ejecutiva se compone de los siguientes miembros:

La Administracin Ejecutiva Conjunta asume la responsabilidad de la Administracin

Director de Servicios de Boletos*

6. Trminos de Referencia y Objetivos de las divisiones y

Relacin con la organizacin tenedora de derechos

Programa educacional de promocin

6. n Divisin de Logstica (Acreditaciones, transporte, seguridad, medico,

La divisin de difusin de medios locales puede incluir los siguientes departamentos:

7. Camino crtico para el proceso de Licitacin

El Manual de Operaciones para las divisiones abajo mencionadas no ser sujeto

Es fundamental que las fechas de terminacin de las divisiones arriba mencionadas

Divisin de Hospedaje, Alimentos y actividades recreativas*;

Desarrollar el manual de Operaciones (seccin Ejecutiva)

8. e. Fase 3 (15 meses a 12 meses)

o Necesidades de equipo (de cada divisin y departamento por

Descripcin del estado actual de la instalacin:

Comisin de la instalacin (construccin, acondicionamiento, publicidad,

Descripcin del estado actual de la instalacin:

9. a. ii 1 Instalacin No 1 [Nombre de la Instalacin]

Descripcin del estado actual de la instalacin:

9. b. i 1 Instalacin No 1 [Nombre de la Instalacin]

Descripcin del estado actual de la instalacin:

Descripcin del estado actual de la instalacin:

Transporte pblico (proximidad y frecuencia);

En relacin a las instalaciones de competencias y entrenamiento o calentamiento

Descripcin del estado actual de la Instalacin:

Servicios existentes disponibles a los equipos

Descripcin del estado actual de la Instalacin:

o Nmero de cuartos (sencillos, doble) + precios;

Servicios existentes disponibles a los equipos

Descripcin de la situacin presente en la instalacin:

Servicios existentes para los huspedes

Descripcin de la situacin presente en la instalacin:

Servicios existentes para los huspedes