TITULO DEL CARGO

ANALISTA DE INFORMACIN Y CONTROL ESTUDIANTIL JEFE

CDIGO: 02044 NIVEL: 7
DESCRIPCIN GENRICA DE FUNCIONES
OBJETIVO GENERAL
Garantizar la eficiente ejecucin de los procesos tcnicos y administrativos de informacin y control
estudiantil, organizando, supervisando y controlando las actividades de admisin, registro, control
estudiantil y egresos, a fin de satisfacer las necesidades de los usuarios del servicio.
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

Distribuye y supervisa directa y constantemente el trabajo del personal a su cargo.

Supervisa y controla los procesos de inscripcin, carnetizacin, reincorporaciones,

cambios, traslados, equivalencias, ratificaciones, legalizaciones y dems procesos del rea
de su competencia.

Prepara conjuntamente con su superior inmediato y los representantes de los Controles de

Estudios Locales, cronograma de inscripcin y carnetizacin.

Participa en la ejecucin de operativos especiales tales como: la aplicacin de la Prueba

de Aptitud Acadmica y otros.

Programa, supervisa y controla el proceso de inscripcin y carnetizacin.

Supervisa y controla los registros de inscripcin por: traslado, equivalencia,

reincorporaciones, incorporaciones y convenio.

Vela por el cumplimiento de las normas y procedimientos de permanencia de los

estudiantes en la Institucin.

Analiza los informes y cuadros estadsticos sobre los procesos de inscripcin y

carnetizacin de la poblacin estudiantil.

Planifica y organiza conjuntamente con el Jefe de Departamento de Informacin y Control

Estudiantil, actos de graduacin.

Participa en la organizacin de los actos acadmicos.

Revisa manuscrito de actas de grado.

Colabora con las autoridades en la realizacin de los actos de imposicin de medallas y

entrega de ttulos y diplomas.

Controla el proceso de elaboracin de ttulos, diplomas, menciones honorficas.

Revisa las actas de grado con el fin de que se encuentren debidamente elaboradas.

Detecta fallas o errores en los diferente procesos de admisin, registro, control estudiantil y
egreso.

Elabora Decreto Rectoral para las graduaciones a fin de ser aprobados.

Aplica correctivos a las fallas presentadas en los procesos.

Organiza y supervisa los procesos de registro y control de rcord estudiantil.

Recibe y resguarda las actas de exmenes procedentes de los Controles de Estudios

Locales.

Lleva registros sobre rendimiento acadmico, desercin y otros.

Atiende consultas sobre registro y control de rcord estudiantil.

Firma certificaciones de notas, documentos, actas de grado, certificaciones de copia de

ttulos, copias de notas certificadas y dems correspondencia de la unidad.

Evala el personal a su cargo.

Elabora informes tcnicos del rea de su competencia.

Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos

por la organizacin.

Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala.

Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.

Realiza cualquier otra tarea afn que le sea asignada.

1.- MBITO DE LA ACTUACIN:

RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de fcil uso, siendo su responsabilidad directa y
maneja peridicamente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad
indirecta.
DINERO:
Es responsable indirecto de custodia de materiales.
INFORMACIN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma directa un grado de confidencialidad medio.

TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en polticas especficas, en procedimientos definidos para
lograr objetivos especficos, mejorar mtodos o establecer tcnicas y estndares, a nivel de
seccin/unidad.
SUPERVISIN:
El cargo recibe supervisin especfica de manera directa y peridica y ejerce una supervisin
especfica de manera directa y constante.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:
RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con las Coordinaciones Sectoriales de Informacin y
Control Estudiantil, diferentes unidades de la Direccin de Informacin y Control Estudiantil y con el
personal de la Unidad, a fin de ejecutar y/o coordinar y/o controlar, y frecuentes con las Direcciones
de Escuelas, a fin de ejecutar lo relativo al rea, exigindose para ello una normal habilidad para
obtener cooperacin.
RELACIONES EXTERNAS:
Ninguna.
2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:
AMBIENTE DE TRABAJO:
El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes
contaminantes.
RIESGO:
El cargo est sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.
ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo fsico de estar sentado/parado constantemente y caminando
peridicamente y requiere de un grado de precisin manual bajo y grado de precisin visual medio.
3.- PERFIL DEL CARGO:
EDUCACIN Y EXPERIENCIA:
A) EDUCACIN:
Profesional Universitario en una carrera del rea de las Ciencias Sociales.
EXPERIENCIA:
Cinco (5) aos de experiencia progresiva de carcter operativo, supervisorio y estratgico en el
rea de Informacin y Control Estudiantil.
B) EDUCACIN:
Tcnico Superior Universitario en el rea de Ciencias Sociales.
EXPERIENCIA:
Nueve (9) aos de experiencia progresiva de carcter operativo, supervisorio y estratgico en el
rea de Informacin y Control Estudiantil.
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:
CONOCIMIENTOS EN:
Principios de Administracin.
Normas y procedimientos de validez de ttulo, revlida y equivalencia.
Leyes, normas y disposiciones sobre registro y Control de Estudios Superiores.
Principios, normas y procedimientos de registro y control estudiantil.

Preparacin de tablas de informacin y cuadros estadsticos.

Computacin bsica.
Procesadores de palabras.
Hojas de clculo.
Paquetes de grficos.
Sistemas operativos.
HABILIDAD PARA:
Establecer y mantener controles.
Resolver problemas de registro y control estudiantil, de cierta complejidad.
Recoleccin de datos estadsticos.
Supervisin de personal.
DESTREZAS EN:
El manejo de microcomputador.
ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Computacin bsica.
Tcnicas de Supervisin y Control de personal.
Entrenamiento en el sistema de la unidad.