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GUIA PARA
ACTAS Y CERTIFICADOS

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ACTAS Y CERTIFICADOS

ACTAS Y CERTIFICADOS
La tercera ficha de Registro de Cursos tiene relacin con la configuracin de las Actas y
Certificados.
Se puede configurar la posicin de las asignaturas en los documentos
oficiales al Ministerio de Educacin, configurar los nombres y cdigos validos, para los
documentos oficiales, e incluir observaciones en la configuracin de cada profesor de
Asignatura.

Fig.01: Configuracin de Cursos Ficha Actas y Certificados

Posicin (POS): La primera columna de esta ventana, muestra la posicin de la asignatura

en el acta o certificado de estudios, no hay que confundir con el orden de la asignatura en el
libro de clases. La posicin de las asignaturas se puede configurar para que las asignaturas
en el certificado no queden agrupadas en la cabecera del documento o todas muy juntas,
pueden configurar manteniendo un espacio entre ellas, ejemplo: 01-03-05-07-09-11-13-1517. Note que la asignatura de religin siempre va ha estar ubicada en la posicin 26.
Para los cursos que son con Formacin Diferenciada o Formacin Profesional, debe ubicar
la posicin de las asignaturas de acuerdo al grupo que pertenece cada una de ellas, para que
cuadren en el formato del documento. Para los cursos con Plan Electivo, las asignaturas de
Formacin Diferenciada deben estar ubicadas desde la posicin 18 en adelante, para los
cursos con Plan Profesional, las asignaturas de Formacin Profesional de la posicin 10 en
adelante y las de Formacin Diferenciada desde la posicin 18 en adelante.
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Nombre Interno: Al igual que en la ficha anterior son las mismas asignaturas con los
nombres de uso interno, puede que estas asignaturas no sean las asignaturas y cdigos
oficiales del Ministerio, como su nombre lo indica son asignaturas con los nombres que usa
el establecimiento, por ejemplo Comprensin del Medio Natural y Social puede llamarse
solamente Comprensin del Medio. En el documento oficial se imprime el nombre real
de la asignatura segn el cdigo ministerial. Solo se encuentran configuradas las
asignaturas definitivas, en esta opcin desaparecen las asignaturas que son mbitos.
MDE: Cdigo de la asignatura final que es el cdigo de la asignatura definitiva, en esta
columna tiene la opcin de cambiar el cdigo de la asignatura para los documentos
oficiales, puede rectificar si la asignatura configurada en el libro de clases no corresponde a
los cdigos de las asignaturas oficiales.
Nombre Oficial en Actas: El nombre de la asignatura que ser impresa en el documento
oficial, y que corresponde al nombre del sub-sector ingresado en cada asignatura en el
maestro de asignaturas, revise que correspondan a los nombres de los cdigos, presionando
sobre esta ventana, puede seleccionar el nombre de asignatura de acuerdo a los planes y
programas de estudio.
Habilitacin u Observacin: Automticamente se incluirn las habilitaciones de los
profesores, incluidas en la ficha del docente, en el maestro del personal, cuando la
informacin es ingresada desde el sistema, viene precedida por un asterisco, quiere decir,
que viene directamente desde la ficha del docente, cuando usted ingrese una observacin o
informacin adicional al docente, no escriba signo alguno al comienzo de la ventana, as el
sistema distingue de la informacin configurada por el sistema, de la informacin ingresada
por el usuario, que es la que debe prevalecer.

CONFIGURAR ROLES Y DECRETOS

En la cuarta ficha de esta ventana se configuran los Roles y Decretos, Planes de Estudios,
Formatos de Actas y Certificados de Estudio de los alumnos. Debe configurar los roles y
decretos para cada curso del establecimiento, en la primera ficha seleccione el curso a
configurar, luego presione la ficha Roles y Decretos, se desplegar toda la informacin del
curso seleccionado.

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Fig02.: Configuracin de Cursos Roles y Decretos

Decreto Cooperador: En el primer cuadro usted debe seleccionar el decreto cooperador,

existen dos opciones para los colegios que tienen configurado dos decretos cooperadores,
seleccione el decreto cooperador correspondiente al curso.
Plan de Estudios: En la segunda seccin denominada Plan de Estudios, encontraremos las
siguientes opciones: una casilla para seleccionar el registro que previamente debe estar
ingresado en el maestro de Roles y Decretos del Ministerio de Educacin, en esta casilla
seleccione el plan de estudios correspondiente al curso seleccionado. Existen planes de
estudio comunes para todos los colegios y planes de estudio propios del establecimiento,
puede obtener esta informacin de las actas o certificados de aos anteriores, o bien
consultar los boletines del ministerio de educacin que estn disponibles en las secretaras
ministeriales o ingresando a Internet en la pgina del ministerio. Luego encuentra dos
casillas en las que deben estar el nmero de decreto y ao del plan de estudio seleccionado.
No puede ingresar informacin alguna en estas ventanas, son solo ventanas para seleccionar
informacin ya ingresada en el sistema.
Reglamento de Evaluacin: La tercera seccin denominada Reglamento de Evaluacin
Escolar debe seleccionar tal cual el caso anterior, el nmero y ao de reglamento de
Evaluacin Escolar que rige al curso seleccionado. Previamente este plan de estudios debe
estar ingresado en el maestro de los planes, roles y decretos. No debe ingresar informacin
alguna en estas ventanas, son solo ventanas para seleccionar informacin ya ingresada en
archivos maestros del sistema.

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Formato de Actas y Certificados: En la cuarta seccin debe seleccionar que tipo de

modelo de acta y certificado elije para el curso antes sealado. Existen cuatro
posibilidades, el primer modelo que rige tanto para las actas como para los certificados es
para Enseanza Bsica y Media en que es un formato de opcin general, puede servir para
todos los cursos y niveles. El segundo modelo es para todos los cursos en los cuales estn
configuradas las asignaturas con Formacin Diferenciada, la tercera opcin es sin formato y
puede llenar formularios pre impreso, la cuarta y ltima opcin es para los cursos que
tienen planes de estudio comn, formacin diferenciada y formacin profesional.
Tipo de Enseanza: Seleccione en la casilla correspondiente el tipo de enseanza del
curso seleccionado, al igual que las opciones anteriores, los tipos de enseanza deben estas
previamente ingresados en los maestros de Roles y Decretos de Mineduc
Jornada: Seleccione la jornada correspondiente al curso, estas jornadas deben ser
coincidentes con las jornadas que usted debe configurar en el sistema de estudiantes de
Chile RECH, para que los datos sean exportados a esa aplicacin.
Rama y Especialidad: Seleccione la rama y especialidad de cada curso, en las casillas
correspondientes, estas opciones estn previamente ingresadas en el sistema y no tienen
opciones variables que las ya configuradas previamente.
Nombre del Curso o Ttulo: Para los cursos con Plan Profesional, ingrese el nombre del
curso y el nombre del ttulo que otorga el establecimiento al finalizar el perodo escolar,
esta informacin es requerida en los informes impresos otorgados a los alumnos, a que
ttulo optan y que curso es el que estn estudiando.
Encargado de Ciclo: Configure una persona que es la encargada del ciclo, en lo referente
al ingreso de la informacin, esta persona tendr el carcter de profesor jefe, con la variante
de que podr acceder a todos los cursos en los cuales esta configurado su nombre, puede
separar los cursos por niveles, y tener personal configurado para este proceso, el de ingresar
la informacin con nivel de autorizacin similar a los profesores jefes.
Al ingresar al sistema los encargados de ciclo deben tener los permisos necsarios para
configurar el sistema en aproximaciones, los tipos de informe emitidos, en general todo lo
referente a sus funciones.
Clonar Datos: El ltimo icono de esta ficha es para clonar los datos del curso anterior en la
nomina de cursos, por ejemplo si configuramos manualmente los roles, decretos, tipos de
enseanza del Curso Primero Ao Bsico, luego en la primera ficha nos posesionamos
en el curso Segundo Ao Bsico, abrimos la ficha Roles y Decretos, presionamos el
icono par Clonar datos y automticamente se copiar toda la configuracin del curso
anterior al curso seleccionado.

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Fig02b.: Configuracin de Cursos Roles y Decretos

Clonar Roles y Decretos

Cada ficha tiene su propio procedimiento

para clonar datos y es independiente en cada
ficha. Si presionamos clonar datos en los
cursos, no clona los datos del libro de clases
ya que no siempre necesitamos clonar todos
los datos del curso.

ASIGNATURAS
Registro de Subsectores (Asignaturas): Al igual que los cursos, vienen pre-ingresadas la
mayora de las asignaturas que necesita un sistema bsico, y son necesarias para configurar
los cursos, que tambin vienen predeterminados lo ms comunes, puede agregar asignaturas
como as mismo puede eliminar, al ingresar nuevas asignaturas tenga si la precaucin de
que las nuevas asignaturas sean con los cdigos y nombres proporcionados por el
Mineduc.

Fig.03: Registro de Subsectores

Cdigo: En esta casilla debe ir el cdigo de la asignatura que el ministerio de educacin

proporciona segn los planes de estudio. Esto es necesario para emitir las actas y
certificados bajo los conceptos y normas del Registro de Estudiantes de Chile.
Nombre Interno: El nombre de la asignatura corresponde al nombre propio de esta,
definido por el establecimiento y no tiene ms de 30 caracteres. Este nombre se puede
abreviar y es el que queda impreso en los informes internos a los apoderados y no figura en
los documentos oficiales.
Abreviatura: Coloque aqu una abreviatura para la asignatura de cuatro letras maysculas,
esta designacin se incluye en los encabezamientos de los resmenes de calificaciones para
los cuadros de anlisis de rendimiento.

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Grupo: Seleccione el nombre del sector o tipo de enseanza de la asignatura, est seleccin
solo tiene cuatro opciones y son las siguientes: Formacin General, Formacin
Diferenciada, Formacin Profesional y Taller. La descripcin de taller corresponde a las
asignaturas que no llevan calificaciones numricas y que no van en las actas y certificados.
Los talleres deben tener cdigos del nmero 9900 en adelante, y son propias del
establecimiento.
%POND (Ponderacin de los Exmenes): Si su establecimiento tiene ponderacin de
exmenes diferentes a la configurada en la el sistema, puede introducir un valor en esta
casilla (solo dgitos numricos sin signos de %). El sistema primero verifica si hay
informacin en esta casilla y despus verifica la configuracin general. Prevalece la
informacin ingresada en la asignatura. Ejemplo: En la configuracin del sistema la
ponderacin de exmenes es de un 70%, y esta asignatura es de un 80%, los exmenes para
esta asignatura en particular tendrn un valor de un 20% y no de un 30%, como es el valor
general de los exmenes para las restantes asignaturas sin configuracin de ponderacin.
SubSector: Es el nombre oficial de la asignatura proporcionado por el Ministerio de
Educacin. Para los subsectores tenemos un total de 50 caracteres, este campo es necesario
para emitir las actas y los certificados de estudio y debe ser el nombre oficial de la
asignatura.
Poner Concepto EX en Notas Faltantes: Seleccione esta casilla en las asignaturas, que
debe ir el concepto eximido en el acta, libreta de notas o certificado de estudio, tales como
educacin fsica, ingls o francs, en caso de que no exista calificacin alguna, la casilla en
el certificado de estudio ser llenada con la abreviatura EX de eximido.
Subsector opcional para Algunos Cursos: Algunas asignaturas tales como Artes Visuales
y Artes Musicales, con los cdigos 28 y 29 respectivamente son opcionales para algunos
cursos de Enseanza Media, debe activar esta opcin, que es necesaria para la exportacin
de la informacin al SIGE.

INFORMES DE LAS CALIFICACIONES FINALES

IMPORTANTE:

Para obtener estos informes previamente debe presionar la flecha que est al lado del cono
de guardar y luego seleccionar la segunda opcin, Proceso General para Actas y
Certificados. Este procedimiento es obligatorio ya que revisa los promedios del curso de
cada periodo, pondera los exmenes, y obtiene nuevamente el promedio anual en cada
asignatura, actualizando toda la informacin ANUAL.
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Para obtener informes de las calificaciones FINALES, seleccionamos calificaciones finales

en la primera ventana, luego seleccionamos el curso del cual queremos obtener informes.
En la ventana de las calificaciones en la parte superior tenemos los iconos respectivos. El
tercer icono:
muestra el men de impresin de las calificaciones generales del curso
por periodo y que es distinto a otros mens de impresin de las calificaciones que veremos
ms adelante.
No olvide que las aproximaciones que se ven tanto en pantalla como en los
informes deben ser configuradas en el men Configuraciones - Configuracin
del Sistema.

Fig.04a: Libro de Clases Ingreso de Calificaciones

Fig.04b: Libro de Clases Ingreso de Calificaciones Imprimir Informes

Promedios por Subsector Seleccionado: En la primera opcin de este men podemos

imprimir la asignatura seleccionada que esta en pantalla, con los tres promedios de los
periodos, el promedio anual, las notas de examen, y la nota final de promocin de cada
alumno. Tiene dos opciones, ordenadas por N de Lista y Ordenada por promedio. Este
listado es de utilidad para que el profesor de la asignatura pueda comprobar el promedio
anual de las calificaciones a la fecha. Se recomienda imprimir este informe una vez
terminado el ao escolar para la revisin por los profesores de asignatura, seleccionando
una a una cada asignatura y obtener el informe (formato carta).
Informe de Notas Finales: La segunda opcin del men imprime el informe de los
alumnos del curso que estn seleccionados en la nomina, para seleccionar alumnos con el
botn izquierdo del Mouse lo presiona sobre un alumno y luego sin soltar el botn los
arrastra hacia abajo, se pintarn de color oscuro aquellos alumnos que desea imprimir.
Este informe es interno del establecimiento, contiene los promedios de cada periodo, el
promedio del curso para cada asignatura, las calificaciones de los exmenes. El promedio
del curso puede o no ser incluido en el informe eligiendo la opcin previamente en la
Configuracin del Sistema, en la ficha INFORMES.
Si no tiene acceso a esta
configuracin consulte con el administrador del sistema.
Libreta de Calificaciones-Anual: La tercera opcin nos permite imprimir la libreta oficial
de notas y que est aprobada por el ministerio de educacin y que debe ser entregada
obligatoriamente a los alumnos al final del ao lectivo, sin impedir que pueda ser entregada
peridicamente en las fechas que estime conveniente la direccin del establecimiento. Esta

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libreta de notas se diferencia de las otras porque incluye las notas de exmenes y promedios
anuales para cada asignatura.
Informe General del Curso: La cuarta opcin nos permite imprimir un informe resumido
del curso por orden de lista, este informe contiene los promedios de todas las asignaturas
del curso y el promedio general en l ultimo registro, tambin incluye el resumen de las
observaciones y el detalle de la asistencia por alumno, tiene un promedio de un dgito y que
es configurado en sus aproximaciones en la configuracin del sistema y otro promedio de
tres dgitos que es matemtico con el fin de ordenar los promedios de mayor a menor.
Resumen General del Curso: La quinta opcin del men es similar a la anterior pero con
la variante de que los alumnos estn ordenados por promedios de mayor a menor, segn el
campo promedio de 3 decimales. En este informe obtenemos adems la estadstica de de la
cantidad de Alumnos por tramo.
Estadstica Final del Curso: Entrega un informe de la cantidad de notas deficientes por
asignatura, la cantidad de observaciones positivas y negativas; el promedio de notas con o
sin incluir religin y el porcentaje de asistencia.
Estadstica Final del Ciclo: Es un resumen de la cantidad de notas deficientes, estadsticas
sobre cuantos alumnos estn en cada tramo de notas (inferior a 4,0; entre 4,0 y 4,9; entre
5,0 y 5,9; superior a 6,0) por ciclo de enseanza y por curso. Alumnos condicionales y
cantidad de observaciones.
Resumen Total de Promedios(xls): La ltima opcin del men permite imprimir una
planilla general del ao con todas las asignaturas, que incluye todos los promedios de cada
periodo y el promedio anual de los dos periodos (o tres en caso de los trimestres), sin tener
que seleccionar cada una de ellas, esto en definitiva imprime el resumen general del ao.
Esta opcin adems genera un archivo del tipo Excel, con toda la
informacin detallada de las calificaciones anuales, el cual se ubica en la
carpeta NewExcel en DATACOL, con el nombre ResNotas.xls.

Fig.05: Libro de Clases Ingreso de Calificaciones Informe Individual de Calificaciones

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Informe Individual de Calificaciones:

Al presionar el segundo icono de las calificaciones podemos acceder a los informes
individuales de un alumno seleccionado, en el cual podemos ver una grilla con todas las
asignaturas y sus calificaciones. Esta ventana posee un icono para imprimir. Al presionar
el icono de la impresin individual tenemos tres opciones, la primera imprimir el informe
interno de las calificaciones del alumno seleccionado (formato carta). Y la segunda
imprimir la libreta oficial de calificaciones del alumno seleccionado (formato oficio), y la
tercer opcin imprime el Certificado de Estudios del Alumno (formato carta).
Imprimir los ndices de Riesgo: Al

Fig.06: Libro de Clases Ingreso de Calificaciones

Indices de Riesgo

presionar el cuarto icono de la barra superior nos

encontramos con los ndices de riesgo, esta es una
herramienta del software de administracin escolar
que nos permite controlar a los alumnos que no
cumplen con ciertos requisitos mnimos para
permanecer en el colegio o en riesgo de repitencia.
Este icono nos permite ingresar a un sub-men en
el cual podemos seleccionar 4 opciones (formato
carta).

La primera opcin es ver en pantalla que alumnos cumplan con los requisitos mnimos que
el colegio impone y de acuerdo a los parmetros ingresados en la configuracin del sistema,
en la asignatura seleccionada (formato carta).
La segunda opcin es imprimir esta misma nomina que ha sido el resultado de la
evaluacin de las calificaciones ingresadas en el ao, cabe sealar que la evaluacin se
realiza en base a los promedios de cada periodo, a la asistencia y a las observaciones. Si no
desea que se incluyan dichas reas, configure el sistema de tal manera que no suceda,
ingresando parmetros difciles de alcanzar (formato carta).
La tercera opcin de este men, nos permite hacer la misma evaluacin anterior en todas las
dems asignaturas en que los alumnos no cumplen con requisitos mnimos de permanencia.
Este estudio evaluar siempre los promedios de cada asignatura y no incluye los promedios
anuales por asignatura (formato carta).
La cuarta y ltima opcin de este men, se refiere al estudio de las calificaciones de los
alumnos, teniendo como parmetro de comparacin los promedios anuales de cada
asignatura, y entrega un informe detallado con todas las asignaturas del curso y sus
alumnos, en una sola impresin (formato carta).
Estas opciones se pueden obtener de cada uno de los periodos configurados por el
establecimiento, y adems de las notas finales y con esto podemos controlar el desarrollo de
los alumnos con situacin de riesgo.

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IMPRESIN DE DOCUMENTOS OFICIALES

IMPORTANTE:

Para obtener estos informes previamente debe presionar la flecha que est al lado del cono
de guardar y luego seleccionar la segunda opcin, Proceso General para Actas y
Certificados. Este procedimiento es obligatorio ya que revisa los promedios del curso de
cada periodo, pondera los exmenes, y obtiene nuevamente el promedio anual en cada
asignatura, actualizando toda la informacin ANUAL.
Para obtener informes OFICIALES de las calificaciones FINALES, seleccionamos
calificaciones finales en la primera ventana, luego seleccionamos el curso del cual
queremos obtener informes. En la ventana de las calificaciones en la parte superior tenemos
los iconos respectivos. El quinto icono muestra el men de impresin de los documentos
OFICIALES de las Calificaciones Finales del Curso, donde podemos obtener las Actas
Finales de Evaluacin Escolar, y los Certificados de Estudio de los Alumnos.

Fig.07: Libro de Clases Ingreso de Calificaciones Calificaciones Finales Actas y Certificados

Certificados de estudio: En esta opcin del Men podemos obtener los certificados de los
alumnos seleccionados, para seleccionar alumnos con el botn izquierdo del Mouse lo
presiona sobre un alumno y luego sin soltar el botn los arrastra hacia abajo, se pintarn de
color oscuro aquellos alumnos que desea imprimir.
Impresin de Actas finales: Para imprimir las actas finales, que estn configuradas para
tamao oficio y que se deben ajustar al mximo de ese tamao, previamente debemos

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ajustarnos a esas medidas, para lograr una buena impresin debemos seguir los siguientes
pasos.
Abrir la carpeta C:\DataCol\Administracin\BIN, si logramos configurar el papel en la
impresora de tamao oficio, editamos el archivo OfiActas.xls, si configuramos el papel
tamao Legal, editamos el archivo LegActas.xls, hacemos doble clic sobre el archivo a
editar y se abrir con la aplicacin Excel, este archivo consta de 8 hojas, que son los cuatro
modelos de actas, por ambos lados. Seleccione la hoja modelo Mod1A y previsualice la
impresin, debe ajustarse al tamao de la hoja oficio o legal de la impresora, debe
configurar el papel, los mrgenes, configurar posicin horizontal, debe darle mayor o
menor ancho a la primera columna, cuando imprima este formato y quede ajustado, guarde
los cambios, y estos se vern reflejados en la impresin del acta directamente del sistema.
Las hojas Mod1A, Mod2A, Mod3A, Mod4A, tiene relacin con la hoja principal
del acta, y las hojas Mod1B, Mod2B, Mod3B, Mod4B, tienen relacin con el
reverso del acta. Al imprimir una actas se generar un archivo denominado
ActasXXXX.xls en la carpeta C:\DataCol\Administracin\NewExcel, con las hojas
1EBA.a y 1EBA.b, que sern la hoja principal, y el reverso respectivamente.
Si no es posible imprimir en buena forma el acta directamente desde el sistema, lo puede
hacer editando directamente el archivo ActasXXXX.xls, y ajustando el tamao a cada una
de sus hojas en Excel.

Actas de Evaluacin Escolar Hoja 1: En esta opcin tenemos la posibilidad de imprimir

la hoja uno, del acta de evaluacin escolar, este es el nico informe que no se puede
visualizar directamente desde el sistema, ya que se imprime bajo Excel. El sistema tiene la
opcin de imprimir el acta directamente desde esta opcin (no previsualiza). Tambin
puede crear un archivo Excel que no ser impreso. Esta posibilidad se encuentra en el
primer cono y es la tercera opcin. Al presionar esta opcin, el sistema genera un archivo
Excel, con todas las indicaciones del Mineduc.
Este archivo se guarda en la carpeta NewExcel de
DATACOL.
Una vez concluida la exportacin a Excel, ejecuta
la aplicacin e imprime los archivos registrados en
la carpeta antes mencionada. Una vez terminado
Fig.08: Generacin de Actas a Excel sin imprimir

el proceso de imprimir la Hoja 1, se desplegar una ventana donde se le solicitar la opcin

de imprimir la hoja 2 automticamente.
Para ejecutar la impresin desde el archivo Excel, debe primero abrir la aplicacin MSExcel, luego abrir el archivo ubicado en la carpeta NewExcel de DATACOL. Una vez
abierto el archivo correspondiente al ao (ActasXXXX.xls), ajuste los mrgenes y tamao
de la hoja Oficio, para su impresin.

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La opcin IMPRIME Acta de Evaluacin

Escolar Hoja 1 Se realiza una vez terminada la
exportacin a Excel, Ejecuta la aplicacin e
imprime los archivos registrados en la carpeta antes
mencionada. Inmediatamente despus, mostrar
un aviso donde se le consultar si desea imprimir la
2 hoja automticamente.
Fig.09: Generacin de Actas a Excel Impresin Directa

Actas de Evaluacin Escolar Hoja 2: Al igual que la opcin anterior, esta aplicacin
imprime slo la hoja nmero 2 de la Acta de Evaluacin Escolar, realizando todo el
proceso nuevamente.
Acta Complementaria Hoja 1 & Acta Complementaria Hoja 2: Las actas
complementarias son documentos que deben ser enviados al Mineduc, cuando los alumnos
se retiran antes de finalizar el ao escolar, se le validan todas las asignaturas promoviendo a
estos al ao siguiente, ya sea alumnos extranjeros, de intercambio. Para que un alumno se
incluya en un acta complementaria, debe tener activado en la ficha del alumno la opcin
Incluir en Acta Complementaria (Ficha adicional III). a todos estos alumnos se le
incluir en un acta automticamente al ser impresa en esta modalidad. De igual forma
sern incluidos en las actas finales de ao, en su misma condicin.

Fig.10: Registro de Alumnos Adicional 2

CONCENTRACIONES DE NOTAS Y NOMINAS DE EGRESADOS

Para tener acceso a la configuracin y posterior impresin de las Concentraciones de Notas
y nominas de egresados de los cuartos medios, debemos seleccionar en el ingreso de las
calificaciones, como periodo Calificaciones Finales y como curso un cuarto medio, de
lo contrario las opciones de los diferentes mens no estarn disponibles para los usuarios,

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estas opciones de configuracin e impresin estarn disponibles en las calificaciones finales

tanto generales como individuales.

Fig.11: Ingreso de Notas - Calificaciones Finales

Presionando sobre el ltimo cono que esta en la ventana de la nomina general de curso por
asignatura, este tiene un sub-men, al hacer click en Abrir Concentracin de Notas
aparecer en pantalla una nueva ventana que nos permiten editar, modificar e imprimir este
tipo de informacin. Cuando el curso es diferente a cuarto medio, este cono no esta
presente.
Al abrir esta ventana veremos dos fichas, una denominada Configuracin y la otra
Calificaciones, tambin tenemos es esta ventana en la barra superior cinco iconos y que
son para grabacin, actualizacin de los datos, agregar asignaturas, imprimir concentracin
de notas y ordenar las asignaturas segn el cdigo del Mineduc.

Fig.12 Ingreso de Notas Calificaciones Finales -(4 Medio)- Concentraciones de Notas

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FICHA CONFIGURACIN
Al estar activada la ficha de la Configuracin, se ingresan los datos de los colegios en
donde el alumno curs su enseanza media.

Fig.13: Concentraciones de Notas Ficha Configuracin

Guardar Informacin: El primer icono es para guardar los datos de los Establecimientos
Educacionales ingresados o configurados en estos formatos.
Actualizar Informacin: En la ficha de la configuracin el segundo icono actualiza los
cuatro ltimos aos de la informacin que esta guardada en el sistema, si no hay tal
informacin, repetir los planes de estudio, reglamento de evaluacin, roles y decretos del
cuarto ao de enseanza media actual. La informacin automticamente ingresada podr
ser editada, eliminada o modificada directamente sobre cada casilla de la grilla
seleccionada, ingresando un colegio, o decretos de acuerdo a los certificados registrados en
el establecimiento por el alumno al momento de la matricula.

FICHAS CALIFICACIONES
Al estar activada la ficha de las Calificaciones, se ingresan los datos correspondiente a cada
ao desde los documentos en donde el alumno curso su enseanza media.

Fig.14: Concentraciones de Notas Ficha Calificaciones

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Guardar Informacin: El primer icono es para guardar los datos de las calificaciones
ingresadas en estos formatos.
Actualizar Informacin: En la ficha de la configuracin el segundo icono actualiza los
cuatro ltimos aos de la informacin que esta guardada en el sistema, si no hay tal
informacin, deber ingresar los datos manualmente desde los Certificados de Estudio de
los aos anteriores del alumno, sean estos del colegio o de otros establecimientos que deben
estar archivos en la carpeta personal, registrados en el establecimiento por el alumno al
momento de la matricula.
En el caso de que exista informacin del sistema en aos anteriores, estos sern obtenidos
automticamente por el sistema al presionar esta opcin, desde las carpetas que estn
guardadas en DATACOL/Administracin. Debe ubicar el cursor informacin de aos
anteriores, las casillas de esos aos estarn disponibles para ser ingresada la informacin en
forma manual, la informacin de aos anteriores no podr ser modificada bajo ninguna
forma.
Editar Asignaturas: El tercer icono es para agregar asignaturas al sistema de
concentracin de notas, puesto que las asignaturas que existen en los anteriores cursos a
cuarto medio no estn incluidas en proceso, hay que incluirlas presionando este icono y
despus ordenarlas de acuerdo a la columna posicin.

Fig.15: Concentraciones de Notas Editar Asignaturas

Ordenar Asignaturas por Cdigo: Las asignaturas se pueden ordenar por cdigo del
Mineduc, para obtener la ubicacin en la Concentracin de Notas. Las asignaturas se deben
reordenar despus de ejecutar esta accin, donde deben quedar las asignaturas de
Formacin General, en la parte superior del documento, despus las de Formacin
Profesional y por ultimo las asignaturas de Formacin Diferenciada.
Las asignaturas deben ser ordenadas de acuerdo al tipo de formacin, como esta previsto en
el prrafo anterior, cuando el tipo de formacin tenga un cambio, se incluir en el formato
un registro con el subtitulo de cada tipo de formacin, inicindose en el primer registro, con
el subtitulo de FORMACION GENERAL, si aparecen subttulos repetidos y
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desordenados, es porque en el total de las asignaturas esta mal ingresada un tipo de

formacin, o la asignatura no esta bien configurada en el grupo que la compone.
Imprimir Documento: Desde este icono es posible imprimir el documento individual del
alumno seleccionado, este documento se imprime en papel tamao oficio de 8,5 pulgadas
por 13 pulgadas de largo.
NOMINA DE EGRESADOS
En el ltimo cono de la ventana de las Calificaciones Finales del Curso, podemos imprimir
las Concentraciones de Notas de los Alumnos Seleccionados, es la quinta opcin de este
men, seleccione uno o ms alumnos y luego presione esta opcin, recuerde que los
formatos de la impresin de las Concentraciones de Notas son en tamao Carta.

Fig.16: Concentraciones de Notas Imprimir Egresados

La nomina de Egresados de Enseanza Media se obtiene seleccionado la opcin nmero

cinco de este men de los informes oficiales, la nomina de alumnos egresados incluye la
suma del puntaje de las notas, por lo que es recomendable imprimir este archivo solo al
termino de la configuracin de las Concentraciones de Notas.
Recuerde adems que estas opciones de configuracin e impresin solo estn disponibles
cuando se selecciona un curso correspondiente al Cuarto de Enseanza Media.

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