4.

Auditora administrativa

4.1 Proceso administrativo

1.- Planes y Objetivos.- Examinar y discutir con la direccin el estado

actual de los planes y objetivos.

2.- Organizacin. a) Estudiar la estructura de la organizacin en el rea
que se valora. b) Comparar la estructura presente con la que aparece en
la grfica de organizacin de la empresa, (si es que la hay). c)
Asegurarse de si se concede o no una plena estimacin a los principios
de una buena organizacin, funcionamiento y departamentalizacin.
3.- Polticas y Prcticas.- Hacer un estudio para ver qu accin (en el
caso de requerirse) debe ser emprendida para mejorar la eficacia de
polticas y prcticas.
4.- Reglamentos.- Determinar si la compaa se preocupa de cumplir con
los reglamentos locales, estatales y federales.
5.- Sistemas y Procedimientos.- Estudiar los sistemas y procedimientos
para ver si presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos
sujetos a examen e idear mtodos para lograr mejoras.

6.- Controles.- Determinar si los mtodos de control son adecuados y

eficaces.
7.- Operaciones.- Evaluar las operaciones con objeto de precisar qu
aspectos necesitan de un mejor control, comunicacin, coordinacin, a
efecto de lograr mejores resultados.
8.- Personal.- Estudiar las necesidades generales de personal y su
aplicacin al trabajo en el rea sujeta a evaluacin.
9.- Equipo Fsico y su Disposicin.- Determinar si podran llevarse a cabo
mejoras en la disposicin del equipo para una mejor o ms amplia
utilidad del mismo.
10.- Informe.- Preparar un informe de las deficiencias encontradas y
consignar en l los remedios convenientes.

4. 2 Auditora administrativa

Una auditoria administrativa es la revisin analtica total o parcial de una

organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y
perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja
competitiva sustentable

Es el acto de hacer una revisin profunda del proceso administrativo de

la empresa, con el fin de corregir o reforzar sus operaciones para que
sta logre una ventaja competitiva. Una vez que tienes una idea bsica
del significado de la auditora administrativa, puedes identificar los
objetivos que se persiguen al llevarla a cabo en las organizaciones.

4.3 Metodologa
La Metodologa de la Auditora Administrativa establece los pasos a
seguir y determina la programacin de cada uno de ellos. Lo que se
debe contemplar para unificar criterios y delimitar la profundidad con
que se revisar y aplicar el anlisis administrativo. Tambin cumple la
funcin de facilitar al auditor, la identificacin y ordenamiento de la
informacin correspondiente al registro de hechos, evidencias,
situaciones y observaciones para su posterior anlisis y elaboracin de
informe. La metodologa cumple la funcin de facilitar al auditor la
identificacin y ordenamiento de la informacin correspondiente al
registro de: Hechos, Hallazgo, Evidencias, Transacciones, Situaciones y
Observaciones
La metodologa de la Auditora Administrativa consta de cuatro etapas y
es en este y los posteriores mdulos donde se revisarn cada una de
ellas.

Planeacin
Instrumentacin
Examen
Informe
Seguimiento

1.1 Planeacin
1.1.1. Objetivo Determinar las acciones que se deben realizar para
instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en
cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para alcanzar en
tiempo y lugar los objetivos establecidos.
1.1.2. Factores a revisar Etapas:
Planeacin Organizacin Direccin Control

Elemento especfico:

Objetivos
Polticas
Procedimientos
Programas
Sistemas
Proyectos
Coordinacin

Proveedores
Almacenes e
inventarios
Servicios Generales
Distribucin del
espacio
Adquisiciones
Importaciones
Recursos humanos
Recursos
financieros y
contabilidad

Produccin
Comercializacin
Investigacin y
Desarrollo
Calidad
Servicio a Clientes
Asesora interna
Asesora externa

1.1.3. Fuentes de estudio Instancias internas y externas a las que se

recurre para captar la informacin que se registra en los papeles de
trabajo del auditor.

Internas
Externas

1.1.4. Investigacin Preliminar Definida la direccin y los factores a

auditar, la secuencia lgica para su desarrollo requiere de un
reconocimiento o investigacin preliminar para determinar la situacin
administrativa de la organizacin. Esto conlleva la necesidad de revisar
la literatura tcnica y legal, informacin del campo de trabajo y toda
clase de documentos relacionados con los factores predeterminados, as
como el primer contacto con la realidad.

4.4 Levantamiento de informacin

Se debe proceder a seleccionar la necesaria para instrumentar la
auditoria, la cual incluye dos apartados: propuesta tcnica y programa
de trabajo.
Propuesta tcnica

Programa de trabajo
Asignacin de la responsabilidad
Capacitacin
Actitud

4.5 Preparacin de papeles de auditoria

En esta fase, se debe precisar claramente los fines susceptibles de
alcanza, los factores que se van a examinar, las tcnicas a emplear y la
programacin que va orientar el curso de la accin de la auditoria.

4.6 Verificacin de informacin

Etapa en la cual se seleccionan y aplican las tcnicas de recoleccin, as
como la supervisin necesaria para mantener una coordinacin efectiva.
4.6.1. Recopilacin de informacin Esta tarea debe enfocarse al registro
de todo tipo de hallazgo y evidencias que haga posible su examen
objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de interpretacin
que causen retrasos u obliguen a recapturar la informacin, reprogramar
la auditoria o, en su caso, a suspenderla.
4.6.2. Tcnicas de recoleccin Para recabar la informacin requerida en
forma gil y ordenada, se puede emplear alguna, o una combinacin, de
las siguientes tcnicas.

Investigacin documental Normativa Administrativas

Mercado Ubicacin geogrfica Estudios financieros Situacin
econmica Observacin directa Acceso a redes de informacin
Entrevista Cuestionarios Cdulas
4.6.3 Medicin Es la evaluacin de los hechos en funcin de los
indicadores de proceso administrativo y de los elementos que lo
complementan.
4.6.4 Papeles de trabajo Son los registros en los que se describen las
tcnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la
informacin obtenida y las conclusiones alcanzadas.

4.6.5 Evidencia Representa la comprobacin fehaciente de los hallazgos

durante el ejercicio de la auditoria:
Fsica Documental Testimonial Analtica
4.6.7 Supervisin del trabajo Para tener la seguridad de que se sigue y
respeta el programa aprobado, es necesario ejercer una estrecha
supervisin sobre el trabajo que realizan los auditores, delegando la
autoridad sobre quien posea experiencia, conocimiento y capacidad.

4.7 Evaluacin
Consiste en dividir o separar los elementos componentes para conocer
la naturaleza, las caractersticas y el origen de su comportamiento.
4.7.1Propsito Aplicar las tcnicas de anlisis procedentes para lograr
los fines propuestos con la oportunidad, extensin y profundidad que
requiere el universo sujeto a examen, y las circunstancias especficas del
trabajo, a fin de reunir los elementos de decisin ptimos.
4.7.2 Procedimiento El examen prevee de una clasificacin e
interpretacin de hechos, diagnstico de problemas, as como de los
elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.
4.7.3. Tcnicas de anlisis administrativo
Organizacionales:
Administracin por
objetivos Anlisis
de sistemas
Anlisis costobeneficio
Anlisis de
estructuras
Anlisis de criterio
mltiple
Anlisis factorial
Anlisis FORD
Anlisis marginal
rbol de decisiones

Autoevaluacin
Benchmarking
Control total de
calidad
Desarrollo
organizacional
Diagrama de
afinidad
Diagrama de causa
y efecto
Diagrama de Pareto
Diagrama de
relaciones

Ergonoma
Estudio de
factibilidad
Estudio de
viabilidad
Inteligencia
emocional
Reingeniera
organizacional
Reorganizacin
Tcnica Delphi
Teora de las
restricciones

 Empowerment

Teora de la
atribucin

Cuantitativas:
Anlisis de serie de tiempos
Cadenas de eventos
Correlacin
Modelos de inventarios
Modelos integrados de produccin
Muestreo Nmeros de ndices
Programacin dinmica
Programacin lineal
Simulacin

Teora
Teora
Teora
Teora

de
de
de
de

colas o de lneas de espera

los grafos
las decisiones
los juegos

4.7.4 Formulacin del diagnstico administrativo Es parte esencial de la

auditoria administrativa, es un recurso que traduce los hechos y
circunstancias en informacin concreta, susceptible de cuantificarse y
cualificarse. Es tambin una oportunidad para disear un marco global
de anlisis; para sistematizar la informacin de la realidad de una
organizacin; para establecer la naturaleza y magnitud de sus
necesidades; para identificar los factores ms relevantes de su
funcionamiento; para determinar los recursos disponibles en la

resolucin de problemas y sobre todo, para servir como cauce a las

acciones necesarias que ofrezcan su atencin efectiva

4.8 Informe
Al finalizar el examen de la organizacin, es necesario preparar un
informe, en el cual se consignen los resultados de la auditoria;
identificando claramente el rea, sistema, programa, proyecto, etctera,
auditado, el objeto de la revisin, la duracin, alcance, recursos y
mtodos empleados.
4.8.1 Aspectos operativos Antes de presentar la versin definitiva del
informe, es necesario revisarlo en trminos prcticos, partiendo de las
premisas acordadas para orientar la accin que se llevaron a cabo en
forma operativa.
4.8.2 Tipos de informes La variedad de alternativas para presentar los
informes depende del destino y propsito que se les quiera dar, amn
del impacto que se busca en su presentacin. Atendiendo a estos
criterios, los informes ms representativos son:
Informe general Informe ejecutivo Informe de aspectos
relevantes

4.8.3 Propuesta de implantacin, la implantacin de las

recomendaciones constituye el paso clave para impactar en forma
efectiva a la organizacin, ya que constituye el momento de transformar
las propuestas en acciones especficas para cumplir con el propsito de
la auditoria. Existen varios mtodos de implantacin:
Instantneo Proyecto piloto Implantacin en paralelo
Implantacin por aproximaciones sucesivas Combinacin de
mtodos
La implantacin se efecta en tres fases: preparacin del programa,
integracin de recursos, ejecucin del programa.

4.8.4 Presentacin del informe, Una ves que el informe ha quedado

debidamente estructurado, el responsable de la auditoria convocar al

grupo auditor para efectuar una revisin de su contenido: en caso de

detectar algn aspecto susceptible de enriquecer o clarificar, realizar
los ajustes necesarios para depurarlo. La presentacin del informe debe
realizarse con el apoyo de equipos de cmputo, lminas y material
audiovisual.

4.9 Seguimiento
Las observaciones que se producen como resultado de la auditoria
deben sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no slo se orientan a
corregir las fallas detectadas, sino tambin a evitar su recurrencia. En
este sentido, el seguimiento no se limita a la determinacin de
observaciones o deficiencias, a sino a aportar elementos de crecimiento
a la organizacin, lo que hace posible:
Verificar que las acciones realizadas como resultado de las
observaciones, se lleven a la prctica en los trminos y fechas
establecidos conjuntamente con el responsable del rea, funcin,
proceso, programa, proyecto o recurso revisado, a fin de alcanzar los
resultados esperados.
Facilitar al titular de la organizacin la toma de decisiones
Constatar las acciones que se llevaron a cabo para instrumentar las
recomendaciones, y al finalizar la revisin, rendir un nuevo informe
referente al grado y forma como stas se atendieron