INSTITUTO CULTURAL PERUANO NORTEAMERICANO

Acta de Constitucin: PROPUESTA DE NUMERACIN

DEL SERVICIO DE TELEFONIA
(Project Charter)
Ing. Luis Alberto Leyva Collao
23/10/2015

Fecha de Elaboracin
23/10/2015

Fecha de Publicacin
23/10/2015

Documento propiedad de ICPNA, queda prohibida su reproduccin total o parcial sin la autorizacin de la entidad
u organizacin correspondiente.

Fecha: 23/10/2015
Revisin: 0
Autor: Ing. Luis Alberto Collao
Pgina: 1 de 6

Acta de Constitucin
(Project Charter)

CONTROL DE CAMBIOS
Rev.
A

Descripcin
Elaboracin del Formato del Acta de
Constitucin de Proyecto para su Aprobacin.

Elaboracin
MM

Revisin
LP

Aprobacin
HF/AA

Fecha
20/08/2015

Nota: Toda copia impresa del presente documento es un documento no controlado y se debe consultar al rea de
control correspondiente de la Gerencia de Tecnologa e Informacin, para la verificacin de su vigencia con su
respectivo sello de Copia Controlada.

Acta de Constitucin
(Project Charter)

Proyecto:

Propuesta de numeracin del Servicio de Telefona.

Fecha: 23/10/2015
Revisin: 0
Autor: Ing. Luis Alberto Collao
Pgina: 2 de 6
Fecha:

23/10/2015

Lder:
Ing. Erasmo Chire Ramos
Justificacin:
1.- Proceso de Negocio:

Objetivo(s):

Crecimiento a nivel corporativo nueva sede en Lima (Surco) y provincias

Pucallpa y Huaraz con tendencia a crecer, y nuevos proyectos como
PRONABEC y futuros proyectos que surjan en el tiempo. El sistema de
numeracin actual tiene limitacin en cuanto al alcance y genera mucho
soporte.
2.- Cliente:
Falta de uniformidad y estandarizacin en la numeracin de anexos, lo cual no
facilita la memorizacin de parte del usuario final y por ende la comunicacin.
Capacitacin constante. (Personal nuevo, que no se familiariza a la brevedad
con el Sistema de numeracin debido a que no sigue un estndar de
numeracin).
Directorio de Anexos no actualizados en lnea lo cual genera equivocaciones y
genera confusin al usuario final.
3.- Sistema:
Sistema no escalable, poco flexible a cambios en el tiempo.
Coste elevado debido a la infraestructura y equipos en sedes.
Consumo de energa elevado en sedes.
Instalaciones no adecuadas para la naturaleza del sistema.
Sistema con capacidad limitada de integracin con otros sistemas como el ERP
spring y el sistema tarificador.
1.- Proceso de Negocio:
Redisear la red corporativa del sistema telefnico del ICPNA.
Mejorar la calidad del servicio de telefona.
Mejorar el control y ordenamiento en la distribucin de los anexos.
Estandarizar el sistema de numeracin de anexos.
2.- Cliente:
Incrementar la satisfaccin del cliente interno en cuanto a la calidad del
servicio de telefona.
Mejorar la interaccin con el directorio de anexos en el proceso de
identificacin de llamadas a provincias.
Formular el directorio de anexos actualizado en tiempo real para todos los
usuarios ICPNA.
Facilitar la memorizacin de los nmeros de anexos y por ende la
comunicacin en el ICPNA.
3.- Sistema:
Mejorar la administracin de la central telefnica.
Garantizar alta disponibilidad y continuidad del servicio de telefona.
Competitividad en coste, energa y espacio se centralizara a un solo equipo
ubicado en la molina.
Garantizar interoperabilidad y flexibilidad en el servicio de telefona.
Establecer uniformidad en el sistema de numeracin tanto en provincias como
en lima a 5 dgitos.
Establecer una distribucin flexible de anexos en cada Gerencia de oficina
central y a su vez en sedes de provincias.
Utilizar 10 anexos por cada rea dentro de cada gerencia, lo cual brinda un
mayor rango de disponibilidad de anexos con lo que respecta a la distribucin
del personal.
Definir 100 anexos distribuidos por cada gerencia los cuales son distribuirlos
entre los colaboradores inherentes a cada gerencia.

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respectivo sello de Copia Controlada.

Acta de Constitucin
(Project Charter)

Objetivo(s) del Proyecto:

Fecha: 23/10/2015
Revisin: 0
Autor: Ing. Luis Alberto Collao
Pgina: 3 de 6

Centralizar en un solo equipo el sistema del servicio de telefona.

Plazo Estimado (Time):

Calidad Esperada (Quality):

30 das
Metodologa para la Gestin y Desarrollo del Proyecto propia de
la Organizacin.

Alcance
Dentro del Alcance:
del
Proyecto:
El proyecto se iniciar con la mejora de la numeracin del servicio de telefona, con la Gestin y
Desarrollo del proyecto en las siguientes fases; Inicio, Requerimientos, Anlisis y Diseo, Construccin,
migracin y Pruebas, y por ltimo Cierre del Proyecto (Administrativo y Operativo).
El Desarrollo del Producto o Resultado del Proyecto, implica la Elaboracin e Implementacin de
un Sistema de numeracin del servicio de telefona que permita tener un mejor control, escalabilidad
y ordenamiento en la distribucin de los anexos corporativos.
Mejorar la interaccin con el directorio de anexos para la identificacin de llamadas a provincias
as como tambin la distribucin flexible de anexos en cada Gerencia, para oficina central 10 anexos
por cada rea lo cual brinda un mayor rango de anexos con lo que respecta a la distribucin del
personal y 100 anexos entre gerencia disponibles para distribuirlos entre los colaboradores.
Finalmente se cumple objetivo del proyecto el cual es la centralizacin de la telefona y
estandarizacin del sistema de numeracin de anexos.
En las siguientes figuras que se muestra a continuacin nos muestra el escenario actual del
sistema de numeracin de anexos versus el sistema propuesto para dicho servicio. (Ver figura N 01
Sistema actual, N 02 Sistema propuesto)

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respectivo sello de Copia Controlada.

Fecha: 23/10/2015
Revisin: 0
Autor: Ing. Luis Alberto Collao
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Acta de Constitucin
(Project Charter)

Figura N 01: Numeracin actual en provincias y sedes del servicio de telefona del ICPNA.

Numeracin actual provincias y sedes del servicio de telefona

GERENCIAS (OFIC. CENTRAL)
G. GENERAL
G. CULTURAL
G. RRHH
G.TI
G. ADMINISTRACIN
G. ACADMICA
G. MARKETING
G. FINANZAS

RANGO DE ANEXOS
[9000 - 9010]
[9120 - 9130]
[9200 - 9221]
[9300 - 9320]
[9400 - 9406]
[9030 - 9069]
[9150 - 9164]
[9140 - 9276]

SEDES
Lima Centro
Miraflores
San Miguel
La Molina
Lima Norte
Iquitos
Chimbote

EJEMPLO OFICINA CENTRAL:

G. RR.HH.
ANEXOS
Gerente (a)
9200
Secretaria
9201
Desarrollo del Capital Humano
Supervisor(a)
9210
Personal 1
9211
Personal 2
9212
Personal 3
9213
Personal 4
9214
Personal 5
9215
Personal 6
9216
Personal 7
9217
Personal 8
9218
Adm. De Personal Relaciones Laborales
Supervisor(a)
9220
Personal 1
9222
Personal 2
9223

EJEMPLO EN SEDE:

G. T.I.
Anexos
Gerente (a)
9300
Supervisores
[9301 - 9302]
Secretaria
9303
Tecnologia Educativa
Personal 1
9304
Personal 2
9305
Personal 3
9306
Sistemas
Personal 1
9307
Personal 2
9308
Personal 3
9309
Proyectos Sistemas
Personal 1
9316
Personal 2
9317
Personal 3
9318
Personal 4
9319

Personal 3
Personal 4

9224
9225

Infraestructura
Personal 1
9310

Personal 5

9226

Personal 2

9311

Personal 6

9227

Personal 3

9312

Recepcin

Soporte

Personal 1
Personal 2

9221

Seguridad y bienestar
Supervisor(a)

9230

Personal 1
Personal 2
Personal 3
Personal 4

9231
9232
9233
9234

Personal 5
Personal 6
Personal 7

9235
9236
9237

RANGO DE ANEXOS
[1200 - 1280]
[2200 - 2280]
[3200 - 3280]
[4200 - 4280]
[5200 - 5280]
[100 - 170]
[200 - 270]

Personal 1
Personal 2

9313
9314

Personal 3

9315

ANEXOS

RECEPCIN

Personal 1
Personal 2

1221

ACADMICA
PERSONAL ACADMICA
PERSONAL ACADMICA
PERSONAL ACADMICA
PERSONAL ACADMICA
PERSONAL ACADMICA
PERSONAL ACADMICA
PERSONAL ACADMICA
PERSONAL ACADMICA
PERSONAL ACADMICA
PERSONAL ACADMICA
PERSONAL ACADMICA
ADMINISTRACIN

1230
1231
1232
1233
1234
1235
1236
1240
1241
1242
1243

ADMINISTRADOR
SECRETARIA ADMINIST.

7001
7002
7003

1200
1201

BIBLIOTECA

Personal 1

1270

Personal 2
Personal 3

1271
1272
1250

CAFETERIA
AUDITORIO
P. SOPORTE TECNICO

Vlearning
Personal 1
Personal 2
Personal 3

LIMA CENTRO

1900

GALERA JUAN PARDO HEEREN

Personal 1
Personal 2

1251

DATA CENTER

1288

MATRCULA

Personal 1

1280
RESOURCE CENTER

Personal 1

1210

Personal 2

SALA DE PROFESORES
1260
SELF-ACCESS CENTER
1220
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Personal 1
Personal 2

1202
1203

Personal 3
Personal 4

1204
1205
SERVICIOS GENERALES

Personal 1
Personal 2

1275
SOPORTE TECNICO

Personal 1
Personal 2

1225
TESORERIA

Personal 1
Personal 2
Personal 3

1254

VIGILANCIA SEGURIDAD

Personal 1

1276

Fuente: Elaboracin Gerencia de Tecnologa e Informacin.

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control correspondiente de la Gerencia de Tecnologa e Informacin, para la verificacin de su vigencia con su
respectivo sello de Copia Controlada.

Fecha: 23/10/2015
Revisin: 0
Autor: Ing. Luis Alberto Collao
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Acta de Constitucin
(Project Charter)

Figura N 02: Propuesta final de numeracin del servicio de telefona del ICPNA.

Propuesta de numeracin en provincias y sedes del servicio de telefona

SEDES LIMA
Lima Centro
Miraflores
San Miguel
La Molina
Lima Norte
Surco

GERENCIAS (OFIC. CENTRAL) RANGO DE ANEXOS

[99000 - 99099]
G. GENERAL
[99100 - 99199]
G. CULTURAL
[99200 - 99299]
G. GESTIN HUMANA
[99300 - 99399]
G.TI
[99400 - 99499]
G. ADMINISTRACIN
[99500 - 99599]
G. ACADMICA
[99600 - 99699]
G. MARKETING
[99700 - 99799]
G. FINANZAS

Personal 10

99229

ANEXOS
G. T. I.
99300
Gerente (a)
[99301 - 99302]
Supervisores
99303
Reserva
99309
Secretaria
Tecnologia Educativa
99310
Personal 1
99311
Personal 2
99312
Personal 3
99313
Personal 4

99319
Personal 10
Sistemas
99320
Personal 1
99321
Personal 2
99322
Personal 3
99323
Personal 4

Personal 10

99329

Proyectos Sistemas

Seguridad y Bienestar

LIMA CENTRO

ANEXOS
11000
11001
11009

Jefe de Sede
Reserva
Secretaria

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

11010
11011

11019

Personal 1
Personal 2

Personal 10
RESOURCE CENTER

Personal 1
Personal 2
SEL-ACCESS CENTER
RECEPCIN

11050

Personal 2

11051

DATA CENTER

Personal 2
Personal 3
Personal 4

99231
99232
99233

Personal 2
Personal 3
Personal 4

99331
99332
99333

Personal 1

RECEPCIN

31040

Personal 1

SOPORTE TECNICO

31050

Personal 1
ACADMICA

31060

Personal 1
TESORERIA

31090
BIBLIOTECA

Personal 1

31100

Secretaria

11059

ACADMICA

11060

Personal 10

99239

Personal 10

99339

Personal 1
Personal 2

99240
99241

Infraestructura
99340
Personal 1
99341
Personal 2
99342
Personal 3

Personal 1
Personal 2

Personal 10

99249

Personal 4

Personal 10
Soporte

99343

99349

Personal 1
Personal 2

Personal 1
Personal 2
Personal 3
Personal 4

Personal 10

99350
99351
99352
99353

99359

11079
SALA DE PROFESORES

CAFETERIA
TESORERIA

11080
11081
11089
11090

BIBLIOTECA

Personal 1

11100

Personal 2
Secretaria

11101
11109
11110
11111

GALERA JUAN PARDO HEEREN

AUDITORIO
MATRCULA

Personal 1

11120

Personal 2
7002
7003

31000

Personal 1

SOPORTE TECNICO

99330

7001

ANEXOS

Personal 1
11020
11021
11030

Personal 1

Personal 1

Personal 2
Personal 3

IQUITOS

11040
11041

Personal 1
Personal 2

99230

Vlearning
Personal 1

NUMERACION
[31000 - 31999]
[32000 - 32999]
[33000 - 33999]
[34000 - 34999]

ADMINISTRACIN

JEFATURA DE SEDE

Personal 1

Recepcin

SEDES REGIONES
Iquitos
Chimbote
Pucallpa
Huaraz

EJEMPLO EN SEDE REGIONES:

EJEMPLO EN SEDE:

EJEMPLO OFICINA CENTRAL:

ANEXOS
G. G. H.
99200
Gerente (a)
[99201 - 99202]
Supervisores
99203
Reserva
99209
Secretaria
Desarrollo del Capital Humano
99210
Personal 1
99211
Personal 2
99212
Personal 3
99213
Personal 4

99219
Personal 10
Adm. de Personal y Relaciones Laborales
99220
Personal 1
99221
Personal 2
99222
Personal 3
99223
Personal 4

NUMERACION
[11000]
[12000]
[13000]
[14000]
[15000]
[16000]

SERVICIOS GENERALES

Personal 1
Personal 2

11130
VIGILANCIA SEGURIDAD

Personal 1
Personal 2

11140
11141

Fuente: Elaboracin Gerencia de Tecnologa e Informacin.

Nota: Toda copia impresa del presente documento es un documento no controlado y se debe consultar al rea de
control correspondiente de la Gerencia de Tecnologa e Informacin, para la verificacin de su vigencia con su
respectivo sello de Copia Controlada.

Fecha: 23/10/2015
Revisin: 0
Autor: Ing. Luis Alberto Collao
Pgina: 6 de 6

Acta de Constitucin
(Project Charter)

Milestones:

Fecha
Estimada
30/10/2015
02/11/2015
04/11/2015
16/11/2015
30/11/2015
07/12/2015

Descripcin

Inicio del Proyecto.

Aprobacin del Plan del Proyecto.
Aprobacin de la Fase de Anlisis y Diseo.
Aprobacin de la Fase de Migracin y Pruebas.
Aprobacin del Cierre del Proyecto.

Fin del Proyecto.

Consideraciones:

Categora

A: Aprobacin de los Entregables en los

Plazos Estimados.

Alto

A: Validacin del servicio de telefona una

vez implementado el nuevo sistema de
numeracin.

Alto

Oportunidades del
Proyecto:

Equipo del Proyecto:

Riesgos

Asunciones y Restricciones

Descripcin
Indisponibilidad de algn
integrante del equipo del
Proyecto y/o Desarrollo.
Entrega y Aprobacin de
los Avances a destiempo.
Hacer pruebas de
llamadas entre sedes y
provincias.

Permitir el Inicio de Nuevos Proyectos.

Entregar un Producto y Proceso escalable.
Optimizacin y Mejora en el Proceso de Negocio.

Nombres
Ing. Carlos Molina.
Ing. Alejandro Amaya.
Ing. Hctor Flores.

Responsabilidades
Gerente de TI
Supervisor de TI
Supervisor de TI

Ing. Erasmo Chire

Ing. Luis Alberto Leyva Collao
Ing. Basilio Munaylla

Asistente de Infraestructura
Asistente de Infraestructura
Asistente de Infraestructura

Realizado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Ing. Luis Alberto Leyva Collao

Ing. Erasmo Chire

Ing. Alejandro Amaya/ Ing. Hctor Flores

Asistente Infraestructura

Lder Infraestructura

Supervisor

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