SURAT KEPUTUSAN

KEPALA PUSKESMAS LARANGAN UTARA

KOTA TANGERANG
NOMOR :
Tentang
KEBIJAKAN PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN
PUSKESMAS LARANGAN UTARA

KEPALA PUSKESMAS LARANGAN UTARA

KOTA TANGERANG
Menimbang

Bahwa dalam rangka penyelenggaraan program/upaya dan kegiatan

pelayanan Puskesmas secara konsisten dan reliabel, maka perlu disusun
pedoman kerja dan prosedur kerja;

Bahwa pedoman dan prosedur kerja disusun, didokumentasikan dan

dikendalikan, serta semua rekaman hasil pelaksanaan upaya puskesmas
dan kegiatan pelayanan harus dikendalikan;

Bahwa pengendalian dokumen dan rekaman perlu dilakukan secara

terpusat;

Bahwa pengendalian dokumen dan rekaman sebagaimana dimaksud pada

huruf b dan c perlu ditetapkan dalam Surat Keputusan Kepala
Puskesmas.

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang

kesehatan

Peraturan Menteri Kesehatan No. 75 Tahun 2014 Tentang Pusat

Kesehatan Masyarakat;

Peraturan Menteri Kesehatan No. 46 Tahun 2015 tentang Akreditasi

Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktik Mandiri Dokter, dan Tempat
Praktik Mandiri Dokter Gigi.

Mengingat
:

MEMUTUSKAN
Menetapkan
:
Kesatu
:
Kedua
:
Ketiga
:
Keempat
:

KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS TENTANG KEBIJAKAN

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN PUSKESMAS
LARANGAN UTARA
Kebijakan Pengendalian Dokumen dan Rekaman Puskesmas Larangan
Utara sebagaimana terlampir dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan
dari Surat Keputusan ini;
Mekanisme pengendalian dokumen dan rekaman dilaksanakan sesuai SOP
Pengendalian Dokumen dan SOP Pengendalian Rekaman;
Seluruh biaya yang timbul terkait pengendalian dokumen dan rekaman
dibebankan pada anggaran yang sesuai;
Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan ditinjau
kembali jika terdapat perubahan/perbaikan sebagaimana mestinya.

DITETAPKAN DI : TANGERANG
PADA TANGGAL :
KEPALA PUSKESMAS LARANGAN UTARA

dr.Hj. Any Ernawati

Penata
NIP. 196802212002122004

Lampiran Surat Keputusan No. :

dan Rekaman

/ SK / RST / VII / 2016 Tentang Pengendalian Dokumen

Kebijakan Pengendalian Dokumen dan Rekaman

1 TUJUAN
Kebijakan ini bertujuan sebagai pedoman pengendalian dokumen rumah sakit dan
rekaman kegiatan pelayanan di RS Rumah Sehat Terpadu Dompet Dhuafa (RST DD)
2 RUANG LINGKUP
Kebijakan ini berlaku di RST Dompet Dhuafa.
3 PENGERTIAN
1 Dokumen Rumah Sakit adalah seluruh dokumen resmi yang berlaku di rumah sakit
yang terdiri dari dokumen internal, dokumen eksternal dan dokumen kadaluarsa

Dokumen internal adalah dokumen yang dibuat dan disahkan oleh pimpinan rumah
sakit yang terdiri dari dokumen penetapan, dokumen pengaturan dan catatan kegiatan /
rekaman.

Catatan Kegiatan / rekaman adalah format, log atau laporan dari pelaksanaan
prosedur yang berlaku di rumah sakit

Dokumen eksternal adalah dokumen yang berasal dari luar rumah sakit yang dipakai
sebagai acuan atau referensi dalam penyusunan dokumen internal yang terdiri dari
kumpulan regulasi, panduan nasional, dan buku teks.

Dokumen kadaluarsa adalah dokumen internal maupun eksternal yang sudah tidak
berlaku lagi di rumah sakit dan sudah digantikan dengan versi yang terbaru

Masa Retensi Dokumen adalah pengaturan waktu penyimpanan dokumen sampai

akhirnya dapat dimusnahkan

KEBIJAKAN
1 Pengendalian dokumen dan rekaman di RS RST Dompet Dhuafa dilakukan secara
terpusat dibawah kendali Divisi Mutu Rumah Sakit dan Satuan Pengawas Internal
2 Setiap dokumen harus dikendalikan sesuai prosedur yang berlaku dengan tujuan untuk :
a Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan.
b Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta untuk menyetujui ulang dokumen.
c Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat
pemakaian.
d Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali,
e Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan distribusinya
dikendalikan.

f
g

Mencegah pemakaian dokumen kadaluarsa yang disengaja dan menerakan

identifikasi sesuai dengan dokumen tersebut apabila disimpan untuk maksud
tertentu.
Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen ditunjukan

3 Review terhadap dokumen internal berupa Surat Keputusan, Pedoman, Panduan,

Program, dan Standar Prosedur Operasional dilakukan minimal setiap 2 tahun atau
jika terdapat perubahan dalam proses pelayanan.
4 Dokumen yang setelah direview dan dinyatakan tidak dipergunakan kembali masuk ke
dalam kategori dokumen kadaluarsa.
5 Masa retensi dokumen kadaluarsa adalah 1 tahun untuk selanjutnya dapat dimusnahkan.
6 Setiap kegiatan pelayanan dan operasional di rumah sakit harus didokumentasikan
dalam bentuk catatan kegiatan / rekaman.
7 Setiap rekaman rumah sakit harus dikendalikan agar memberikan bukti kesesuaian
dengan persyaratan dan beroperasinya secara efektif sistem manajemen mutu dengan
ketentuan sebagai berikut :
a Rekaman rumah sakit harus mudah dan dapat dibaca, siap ditunjukkan dan
diambil.
b Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk menetapkan kendali yang
diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa
simpan, dan pembuangan rekaman.
c Kode, Simbol, Abrevasi dan Definisi di Standarisir
d Record pasien, data dan informasi rahasia dijaga kerahasiaan dan pengaksesannya
8 Masa retensi setiap rekaman adalah sebagai berikut :
No Jenis Rekaman
Aktif
1
Rekam Medis Pasien 5
tahun.
(kecuali resume pulang Terhitung sejak
dan persetujuan tindakan terakhir
kali
medis)
pasien berobat
2
Resume
pasien
dan 10
tahun.
Persetujuan
Tindakan Terhitung sejak
Medis
terakhir
kali
pasien berobat
3
Dokumen keuangan
5 tahun Terhitung
sejak
audit
terakhir
4
Dokumen kepegawaian
a Personal File
2 tahun sejak
karyawan
ybs
resign
b Berkas
penilaian
kinerja
1 tahun
c

Daftar

rekap 1 tahun

Inaktif
2 tahun

Ket
Musnah

2 tahun

Musnah

1 tahun

Musnah

1 tahun

Musnah

1 tahun

Dimasukkan ke
personal
file
karyawan

1 tahun
Musnah

kehadiran
1 tahun
d

Berkas Cuti

1 tahun

Musnah
1 tahun

Berkas
kesejahteraan
karyawan
Rekaman harian
a Rekap & Checklist
sarana
prasarana
(toilet,
APAR,
Genset, Trafo)
b Rekap & Checklist
Mutu keperawatan
c Rekap & Checklist
pelayanan gizi
d Rekap & Checklist
radiologi
e Rekap & Checklist
lab
fRekap & Checklist
lainnya

DAFTAR DOKUMEN INTERNAL

DAFTAR DOKUMEN EKSTERNAL
DAFTAR FORMULIR REKAMAN

1 tahun

Musnah

1 tahun\

1 tahun\

Musnah

1 tahun

1 tahun

Musnah

1 tahun

1 tahun

Musnah

1 tahun

1 tahun

Musnah

1 tahun
1 tahun

1 tahun
1 tahun

Musnah
Musnah