UNIVERSIDAD TECMILENIO CAMPUS LAS TORRES

PROYECTO

DESARROLL E IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE

INVENTARIO APLICANDO 9 S

MATERIA
PLANEACIN DE PROYECTOS DE NEGOCIO II
ALUMNO

JAVIER ANTONIO RODRIGUEZ GOMEZ

POSTULANTE PARA LA CERTIFICIN DE ADMINISTRACIN
POR CALIDAD.
MATRICULA
2711522

M.P. Ada Rodrguez Gutirrez

Administradora de Proyecto

Monterrey, Nuevo Len

Agosto 2016.

INDICE
GESTION DE ADMINISTRACION Y DIRECCION DE PROYECTO......................................2
INTRODUCCION....................................................................................................... 2
JUSTIFICACION........................................................................................................ 2
OBJETIVOS DEL PROYECTO..................................................................................... 2

CRITERIOS DE XITO............................................................................................... 2
SUPUESTOS Y RESTRICCIONES............................................................................... 2
RIESGOS DE ALTO NIVEL Y LIMITANTES....................................................................2
CRONOGRAMA DE HITOS......................................................................................... 2
PRESUPUESTO........................................................................................................ 2
INTERESADOS......................................................................................................... 2
REQUISITOS DE APROBACION DEL PROYECTO........................................................2

DIRECTOR DE PROYECTO........................................................................................ 2
AUTORIZACIONES DE ACTA DE CONSTITUCION........................................................2
GESTION DE LOS INTERESADOS................................................................................. 2
INFORMACION DE IDENTIFICACION..........................................................................2
ALCANCE E IMPACTO DEL CAMBIO PARA LOS INTERESADOS....................................2
GESTION DEL PLAN PARA DIRECCION DEL PROYECTO...............................................2
DEFINE EL ALCANCE................................................................................................ 2

REQUISITOS............................................................................................................. 2
MATRIZ DE RESPONSABILIDADES............................................................................2
GESTION DE COMUNICACIONES.................................................................................2
REQUISITOS DE COMUNICACIN DE LOS INTERESADOS..........................................2
DETALLES DE LA INFORMACION A SER COMUNICADA...............................................2
MOTIVO DE DISTRIBUCION DE LA INFORMACION......................................................2
PLAN DE FRECUENCUA Y PLAZOS DE DISTRIBUCION DE LA INFORMACION..............2

PERSONAL RESPONSABLE DE COMUNICACIN........................................................2

TECNOLOGIAS PARA TRANSMISION DE LA INFORMACION.........................................2
RECURSOS ASIGNADOS PARA LA TRANSMISION DE LA INFORMACION......................2
PROCESOS DE ESCALAMIENTO PARA AUTORIZACIONES Y DISTRIBUCION DE
INFORMACION CONFIDENCIAL.................................................................................2
METODOS DE ACTUALIZACION Y AVANCE DE PROYECTO.........................................2
RESTRICCIONES EN MATERIA DE COMUNICACIN...................................................2

GESTION DE CALIDAD................................................................................................. 2
PLAN DE GESTION DE LA CALIDAD...........................................................................2
PLAN DE MEJORAS DEL PROCESO...........................................................................2
LIMITANTES.............................................................................................................. 2
METRICAS DE PROCESO Y CALIDAD.........................................................................2
OBJETIVOS DE MEJORA DEL DESEMPEO...............................................................2
GESTION DE RIESGOS EN FASE DE PLANEACION.......................................................2

IDENTIFICACION DE RIESGOS.................................................................................. 2
ANALISIS CUALITATIVO DE RIESGOS........................................................................2
RESPUESTA A LOS RIESGOS.................................................................................... 2
GESTION DE ADQUISICIONES Y REPORTES DE PROCESO...........................................2
ANEXOS...................................................................................................................... 2
ANEXO 1.................................................................................................................. 2
ANEXO 2.................................................................................................................. 2

ANEXO 3.................................................................................................................. 2
ANEXO 4.................................................................................................................. 2

GESTION DE ADMINISTRACION Y DIRECCION DE PROYECTO

INTRODUCCION
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El Proyecto Sistema de Control de Informacin a travs de la Metodologa 9s, se

deriva de la falta de eficiencia en el control del proceso de entradas, salidas,
movimientos y cambios de activos fijos dentro del inventario de la empresa.
La necesidad de control proviene del rea de oportunidad que presenten las reas de
organizacin y comunicacin entre los departamentos, cuya finalidad es contar con un

consolidado final de la informacin para administrar el activo fijo y determinar los

equipos obsoletos y depreciados del ITESM.

JUSTIFICACION

Derivado de la necesidad control en el proceso de entradas, salidas, movimientos y

cambios de los activos fijos dentro del inventario de la empresa, se esperan los
siguientes resultados:

Mejora en el proceso de ingreso de activos fijos.

Mejora en el manejo de la informacin entre las reas.
Optimizacin en el proceso del manejo y control de inventarios.
Seguridad y confiabilidad en la veracidad de la informacin.

OBJETIVOS DEL PROYECTO

Objetivo General
Desarrollar estrategias de mejora en el manejo de control de inventarios de activos fijos
aplicando la metodologa 9s en un plazo de 2 meses con 20 das en la empresa PIXEL
Objetivos Especficos
Los objetivos especficos del proyecto son los siguientes:

 Elaboracin de Manual de inventarios 9s de activos fijos.

Determinar equipo obsoleto y depreciado para proceder con su baja del
inventario.
Reestructuracin de consolidado de informacin para el manejo eficaz de los
inventarios en sus procesos de entradas, salidas, movimientos y cambios de
activos fijos

CRITERIOS DE XITO

El proyecto solo est enfocado al sistema de control de inventarios y activo fijo

dentro del rea de Finanzas de PIXEL por lo que no intervienen otras reas.

No afectaremos a otras reas.

No habr cambios estructurales y de imagen durante la vida del proyecto.

SUPUESTOS Y RESTRICCIONES

Supuestos

 El proyecto que se est desarrollando ya ha sido aprobado y aceptado por el

Gerente de Tesorera y Finanzas de PIXEL el cual tiene a su cargo la posicin de
Director general.
Restricciones

No hay presupuesto asignado para el proyecto.

No afectara a otras reas de PIXEL.

RIESGOS DE ALTO NIVEL Y LIMITANTES

Limitantes

Se limita a los movimientos internos de la mercanca, ms no se puede tener

control sobre ellos si son reasignados a manera de prstamo al ITESM.

Para el equipo de trabajo nos apoyara el departamento de TI (Tecnologas de

Informacin).
No habr cambios estructurales y de imagen durante la vida del proyecto.

PRESUPUESTO
Para este proyecto no aplica.
INTERESADOS

Durante el desarrollo del proyecto las siguientes personas fungirn como interesados:
1. Javier Antonio Rodrguez Gomez Director de Proyecto.
REQUISITOS DE APROBACION DEL PROYECTO

Los requisitos solicitados para la aprobacin del proyecto en PIXEL estn compuestos
por los siguientes puntos:
1. El proyecto debe de representar una base de datos que globalice el proyecto
basado en objetivos especficos mediante la implementacin de la Metodologa
9s.

2. Deber de proveer un anlisis de capacidades de proceso que ayude a

comprender las necesidades de la certificacin.
3. Los interesados estn dispuestos a llevarlo en prctica y entregar su
informacin en tiempo.
4. Deciden y firman la aprobacin el director.

DIRECTOR DE PROYECTO
1. Director del Proyecto: Javier Antonio Rodrguez Gomez.
2. Responsabilidades: Dirigir, Coordinar, Evaluar, Decidir y Controlar el desarrollo
del proyecto.
3. Nivel de Autoridad: Alto

AUTORIZACIONES DE ACTA DE CONSTITUCION

Para la autorizacin del Acta de Constitucin del proyecto SISTEMA DE CONTROL DE
INFORMACIN A TRAVS DE LA METODOLOGA 9S se tomar en cuenta la firma
de:
1. Luis Roberto Arriaga Carren

GESTION DE LOS INTERESADOS

INFORMACION DE IDENTIFICACION
1. Luis Roberto Arriaga Carren
Director General PIXEL

ALCANCE E IMPACTO DEL CAMBIO PARA LOS INTERESADOS

Con el desarrollo del proyecto todos los interesados tendrn un beneficio al
obtener el control en el proceso de entradas, salidas, movimientos y cambios de los
activos fijos una vez que el proyecto quede finalizado. Se podr tener determinado una

metodologa para llevar a cabo el proceso de entradas, salidas, movimientos y cambios

de activos fijos dentro del inventario de la empresa.

GESTION DEL PLAN PARA DIRECCION DEL PROYECTO

DEFINE EL ALCANCE

El proyecto contemplara el desarrollo de un manual de inventarios con la

metodologa 9s de activos fijos sistema para la optimizacin de procesos en el rea de
administracin de activos fijos e inventarios.
REQUISITOS

En el proyecto se estructurara un manual de inventarios 9s y del registro del

consolidado de informacin actualizada en los procesos de entradas, salidas,
movimiento y cambios dentro del inventario de la empresa.

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

Matriz de Responsabilidades
Nombre
Puesto
Roberto Arriaga
Directivo
Esmeralda
Martinez
Gerente
Jefe de
Javier Rodriguez
proyecto

Organizar

Responsabilidad dentro del Proyecto

Dirigir Coordinar Evaluar Decide Seguimiento
1
1
1
1
1

GESTION DE COMUNICACIONES
REQUISITOS DE COMUNICACIN DE LOS INTERESADOS
Los interesados que estn en este proyecto se encuentran todos ubicados en la misma
sucursal de PIXEL por lo que la comunicacin entre personas se da de forma ms
sencilla. Para que la comunicacin se de en cualquier momento del da por si se llegara

a presentar alguna contingencia, tenemos una aplicacin de mensajera interna

(LYNK), as como la aplicacin WhatsApp que nos facilita localizarnos unos a otros y
las llamadas a los celulares.

DETALLES DE LA INFORMACION A SER COMUNICADA

Reunin Semanal de Actualizacin y Presentacin de Avance de Proyecto

Informacin que debe ser comunicada:

Presentacin de los Avances segn el Cronograma.

Actualizacin de Acuerdos e Indicadores de Calidad.
Anlisis de Control de Cambios (En caso de que se presente)
Actualizacin de diseo
Firmas de minutas

Idioma: Espaol

Formato:
Minuta de Acuerdos
Indicadores en formato de Excel y Grficas Visuales.

Contenidos:
Cumplimiento de objetivos semanales segn Cronograma

 Entregables de avance de proyecto

Indicadores de Calidad
Anlisis de Control de Cambios
Nivel de Detalle: Durante la junta se llevar a cabo una sesin de retroalimentacin y
actualizacin de los avances que se han presentado del proyecto, riesgos y
programacin de control de cambios que representen un impacto en la realizacin del
proyecto.

MOTIVO DE DISTRIBUCION DE LA INFORMACION

Actualizacin sobre indicadores, riesgos y detalles de avances del proyecto. Adems
de realizacin de minutas para asegurar la participacin de los interesados.

PLAN DE FRECUENCUA Y PLAZOS DE DISTRIBUCION DE LA INFORMACION

Reunin Semanal de Actualizacin y Presentacin de Avance de Proyecto
Medio de Distribucin:
Presencial mediante una junta dentro de las instalaciones de PIXEL

Frecuencia:
Semanal

Duracin:
2 horas.

Minuta de Acuerdos:
Se usar el formato de Minuta de Acuerdos al finalizar la reunin semanal.
Plazo para Respuesta:

 Todos los interesados tendrn un total de 24 horas hbiles para responder de

enterados despus de recibir minuta, en caso de que no se reciba respuesta se
dar por entendido que estn de acuerdo con lo establecido.

PERSONAL RESPONSABLE DE COMUNICACIN

Responsable de llevar a cabo la distribucin de la informacin:
Javier Antonio Rodrguez Gomez
Responsable de autorizar la divulgacin de informacin confidencial:

Luis Roberto Arriaga Carreon

Director de Proyecto

TECNOLOGIAS PARA TRANSMISION DE LA INFORMACION

Acuerdos:

 Todos los acuerdos que se hagan en las juntas semanales se harn llegar a los
interesados va correo electrnico o por documento fsico.
Juntas de Avance:

Excel para Indicadores de Calidad

Laptop para Proyeccin de Informacin
Bitcora de seguimiento.
Bitcora Semanal.

Anlisis de Control de Cambios:

Formato de Control de Cambios Impreso y digitalizado con las firmas
correspondientes.

RECURSOS ASIGNADOS PARA LA TRANSMISION DE LA INFORMACION

Se asignarn 24 horas de recurso tiempo para la realizacin de las juntas de
actualizacin semanales durante el desarrollo del proyecto. Tomaremos como margen
para control de cambios 4 horas adicionales para realizar juntas imprevistas o de
urgentes generadas por algn control de cambios que impacte en el calendario ya
preestablecido del proyecto.

PROCESOS DE ESCALAMIENTO PARA AUTORIZACIONES Y DISTRIBUCION DE

INFORMACION CONFIDENCIAL
Durante el proyecto se necesitarn algunas autorizaciones especiales en caso de
distribucin de informacin confidencial, control de cambios y/o autorizacin para
contingencias en caso de presentarse alguna. El proceso que se deber seguir es el
siguiente:

Director: Luis Roberto Arriaga Carreon

Tiempo estimado de aprobacin: 24 horas hbiles.
METODOS DE ACTUALIZACION Y AVANCE DE PROYECTO
Cada semana se llevar a cabo una junta de actualizacin basada en las actividades
del EDT y la programacin del Cronograma. En caso que se presente algn atraso y

esto genere cambios en el Cronograma se llevar una junta emergente para el Anlisis
de Control de Cambios y se dar seguimiento al proceso para evitar retardos y re
trabajos en las actividades siguientes del proyecto.

Se mantendr actualizados a los interesados por medio de las juntas y los acuerdos
enviados va correo electrnico. Es importante mencionar que al menos el 70% de los
interesados deber de estar presente para poder llevar a cabo las juntas de
actualizacin

GLOSARIO DE TERMINOLOGIA COMUN

WhatsApp: Aplicacin de comunicacin social para mensajera instantnea que

puede ser usada por medio de Smartphone para compartir media y texto.

LYNK: Aplicacin de comunicacin para mensajera instantnea que puede ser

instalada en cualquier equipo de cmputo para compartir media y texto.
EDT:

Estructura de Desglose de Trabajo

Cronograma de Hitos:
PPT:

Programacin de Actividades en Calendario

Presentacin Power Point

RESTRICCIONES EN MATERIA DE COMUNICACIN

Algunas de las restricciones que se podran presentar en cuanto al desarrollo de las
juntas de equipo de trabajo, actualizacin y/o planeacin son:

Vacaciones o incapacidad, cambio o renuncia de los implicados en el proceso.

Falta de compromiso de las reas involucradas.

Falta de comunicacin entre los interesados.

GESTION DE CALIDAD
PLAN DE GESTION DE LA CALIDAD

Las polticas de calidad ya establecidas dentro de PIXEL deben ser contempladas para
el desarrollo de cada proyecto que se realice para la compaa.

PLAN DE MEJORAS DEL PROCESO

Para el plan de mejora del proceso se tomar en cuenta las limitantes y los sustitutos.
En este caso las limitantes que causaron la necesidad de la certificacin son:

LIMITANTES

No hay presupuesto asignado para el proyecto.

No afectara a otras reas de PIXEL.

Solo enfocado a activos fijos.
Se limita a los movimientos internos de la mercanca, ms no se puede
tener control sobre ellos si son reasignados a manera de prstamo al
ITESM.

METRICAS DE PROCESO Y CALIDAD

Dentro de las mtricas de calidad que se tomarn en cuenta para evaluar el desarrollo
del proyecto se encuentran los siguientes:

Checklist con los puntos principales de la mejora.

Regulaciones sanitaria, regulacin de proteccin civil

 Evaluacin de riesgos crticos.

Mediciones semanales.
Layout de la Bodega y Oficinas.

OBJETIVOS DE MEJORA DEL DESEMPEO

La designacin del objetivo para la mejora del desempeo deber de ir asociado a los
objetivos especficos del proyecto en general.

GESTION DE RIESGOS EN FASE DE PLANEACION

IDENTIFICACION DE RIESGOS
Los riesgos identificados dentro de la fase de planeacin son estos:

Cambios en las polticas de manejo de inventarios dentro del ITESM.

Falta de deteccin de ingresos de nuevos equipos a la empresa.

Falta de seguimiento del proyecto.
Vacaciones o incapacidad, cambio o renuncia de los implicados en el

proceso.
Falta de compromiso de las reas involucradas.
Falta de comunicacin entre los interesados.

ANALISIS CUALITATIVO DE RIESGOS

El impacto de que alguno de los riesgos identificados se presente se designa a

continuacin:
Cambios en las polticas de manejo de inventarios dentro del ITESM.
Nivel de riesgo Alcance
Costos
Tiempo
Calidad
Alto
Medio
x
x
x
Bajo

Falta de deteccin de ingresos de nuevos equipos a la empresa.

Nivel de riesgo Alcance
Costos
Tiempo
Alto
x
x
x
Medio
Bajo

Falta de seguimiento del proyecto

Nivel de riesgo Alcance
Costos

Tiempo

Calidad
x

Calidad

Alto
Medio
Bajo

Vacaciones o incapacidad, cambio o renuncia de los implicados en el proceso.

Nivel de riesgo Alcance
Costos
Tiempo
Calidad
Alto
Medio
x
x
x

Bajo

Falta de compromiso de las reas involucradas.

Nivel de riesgo Alcance
Costos
Tiempo
Alto
x
x
Medio
Bajo

Calidad
x

Falta de comunicacin entre los interesados.

Nivel de riesgo Alcance
Costos
Alto
Medio
x
Bajo

Tiempo
x

Calidad
x

RESPUESTA A LOS RIESGOS

Para la respuesta ante la presencia de los riesgos identificados, se elaborar un plan
de contingencia que ayude a prevenir nuevos desvos de tiempo y costo, adems de
corregir el dao causado. En proceso de desarrollo.

GESTION DE ADQUISICIONES Y REPORTES DE PROCESO

No Aplica para este Proyecto

ANEXOS
ANEXO 1: PROJECT CHARTER.
ANEXO 2: MATRIZ DE RESPONSABILIDADES.
ANEXO 3: ESTRUCTURA DETALLADA DE TRABAJO.

ANEXO 4: CRONOGRAMA DE HITOS.