HIGH LOGISTICS

2.1 Gestin de Compras e Inventarios ABC

Inventarios:
Los inventarios son recursos utilizables que se encuentran
almacenados en algn punto determinado del tiempo. La funcin
bsica de los inventarios es el desglose; es decir separar las
actividades internas de una organizacin tales como Produccin,
distribucin, o comercializacin.
Con el objetivo de satisfacer las necesidades y expectativas de los
clientes debe encontrarse el equilibrio ideal, brindndoles el mayor
nivel de servicio posible con el menor nivel de inventario posible. Si
un producto no esta disponible en el momento en que el cliente lo
solicita, se perder la venta, y en algunas circunstancias
posiblemente las ventas futuras. Por el contrario si se tienen altas
cantidades de dicho producto, se tendrn altos costos asociados a
los costos de oportunidad de tener recursos de capital invertidos
innecesariamente en dichos productos. El objetivo final de una
buena administracin del inventario es mantener la cantidad
suficiente para que no se presenten ni faltantes (stockouts) ni
excesos de inventarios (overstock), en un proceso fluido de
produccin y comercializacin. Esto conduce a tener una buena y
adecuada inversin de los recursos de una organizacin, y a tener
un nivel adecuado de costos de administrar el inventario.
Las organizaciones tienen inventarios por diferentes razones que
pueden ser clasificadas en 5 funciones a seguir:

Para absorber las fluctuaciones e incertidumbres de oferta y

demanda de los clientes
Para desglosar o separar los procesos internos dentro de una
organizacin.
Para anticiparse y prepararse ante circunstancias de
incertidumbre como estacionalidades en la demanda ,
anticipacin a huelgas, inestabilidad poltica, escasez de
productos,
Problemas
de
transporte,
variables
macroeconmicas externas , etc.

Para aprovisionarse ( Economas de escala) al comprar

volmenes superiores a los volmenes promedio, en pocas
de alzas de precio con el objetivo de reducir costos.
Para compensar los tiempos de reabastecimiento ( entrega )
de los proveedores

El inventario puede clasificarse de muchas maneras, una de ellas

puede ser : Materias Primas, Materiales en proceso, Producto
terminado, Mantenimiento, reparacin y operaciones (MRO),
Productos para reventa, Bienes de capital, Materiales de
construccin, Componentes Obsoletos, Artculos / materiales
defectuosos, entre otros. Depende de la clasificacin y cultura
interna de cada organizacin.
Los costos asociados a los inventarios generalmente se dividen en:
Costos de Conservacin (Mantenimiento): Costos incurridos en
tener un determinado nivel de inventarios en un periodo de tiempo
especfico. Son costos asociados con el mantenimiento y propiedad
de los inventarios tales como el costo de oportunidad del dinero
invertido en ellos, el costo de almacenamiento (renta, calefaccin,
iluminacin, refrigeracin, seguridad, etc.), la depreciacin,
impuestos, seguros, y deterioro y obsolescencia de los productos.
Para

su

clculo

debemos

tomar

en

cuenta

lo

siguiente:

* Inventario promedio = A = unidades por orden / 2 = (S/N)/2

S = unidades que se van a comprar todo el ao
N
=
el
nmero
de
compras
que
se
hacen
P
=
precio
de
compra
C = costo porcentual por ao por el mantenimiento del inventario.
Para calcular C se toman todos los costos mencionados
anteriormente. Estos se suman y se dividen entre la inversin
promedio
del
inventario
(A*P).
Ya calculando C, para determinar el costo total de mantenimiento
sera:
* CTM = costo total de mantenimiento = C*P*A
Costos de pedido (Preparacin): Costos asociados a las
actividades necesarias para reabastecer los inventarios desde el
momento en que se emite la requisicin de compra hasta el

momento en que se recibe el pedido.

* Costo total de ordenar = CTO = F*N
F
=
costo
fijo
N = nmero de rdenes colocadas en el ao

por

orden

N puede ser calculada. N = S / 2

Entonces, tambin se puede expresar el costo total de ordenar de la
siguiente manera:
* Costo total de ordenar = CTO = F * (S / 2A)
Costos de agotamiento ( falta de existencias): Costos
incurridos al no poder satisfacer la demanda de los clientes. La
magnitud del costo depende de si se permiten o no pedidos
retroactivos.
Costos de adquisicin ( Produccin ): Es el costo directo
asociado a la compra, o a la produccin de un bien.
Poltica de pedidos: Dos decisiones claves que deben resolverse
en cualquier sistema de inventarios son cuanto pedir, y cuando
pedir. Los sistemas de manejo de pedidos de inventario ms
comunes son: Punto de reorden y revisin peridica.

Sistemas de punto de reorden ( Sistemas de inventarios

perpetuos)
Son aquellos en que se mantiene un registro perpetuo de los
inventarios. Los registros se revisan en forma continua. Este sistema
se basa en reordenar las cantidades necesarias una vez se llegue a
un punto mnimo llamado punto de reorden. Este punto esta
definido y afectado bsicamente por variables como : la demanda
del consumo del bien, el tiempo de adelanto( tiempo de entrega
definido por el proveedor (lnea naranja de la siguiente grafica), los
agotados, y los inventarios de seguridad. Debe tenerse especial
cuidado pues si la demanda es variable, el punto de reorden debe
ser actualizado una vez sta vare. Si no se hace esta correccin, se
corre el riesgo de agotar inventarios antes de recibir el pedido en el

caso de aumentarse la demanda (lnea verde de la grafica) o de

tener exceso de inventario si la demanda disminuye (lnea amarilla
de la grafica).
Se entiende por inventario de seguridad, la cantidad de inventario
que se tiene disponible para cubrir variaciones elevadas de la
demanda y se determina en funcin de los consumos pronosticados,
del tiempo de entrega de los proveedores, de alternativas de
compra desarrolladas para cada insumo incluyendo procesos y
productos sustitutos y de los recursos financieros disponibles.
* Punto de re-orden = Plazo de tiempo en semanas X Consumo
semanal

Sistemas
de
revisin
peridica
A diferencia de los sistemas de punto de reorden, en los sistemas de
revisin peridica los inventarios no se revisan en forma continua,
se hacen revisiones a intervalos fijos y predeterminados. Los
inventarios de reabastecimiento que se solicitan varan. El inventario
disponible se compara con el nivel deseado , y la diferencia entre los
dos niveles es la cantidad solicitada.
Normalmente se hacen combinaciones y variaciones entre ambos
sistemas acoplndose a las necesidades de cada organizacin.
Modelo
del
Lote
ptimo
Econmico
Conocido como el EOQ, este modelo es la fuente de todos los
esquemas de clculo para la compra de materias primas y de
mercancas en las empresas de hoy. Parte del concepto de cubrir la
demanda esperada por la empresa, los costos de gestin de las
rdenes de compra y de los costos del inventario.
Como aspecto relevante hay que destacar el hecho de que no es un
modelo que pueda cubrir las fluctuaciones presentes en las variables
de la demanda y de los tiempos de entrega, esto hace que su
aplicacin sea adecuada para aquellos productos que presentan
demanda estacional con diferencias muy bajas entre los niveles
reales de venta y los pronosticados, sin embargo, debido a la poca
flexibilidad para manejar las variables de tiempos de entrega se
obliga a disponer de inventarios de seguridad muy alejados de los
realmente requeridos, provocando inexactitud y riesgos al

desabastecimiento o a tener un sobre-stock , cualquiera de la dos

opciones representa sobre-costos e ineficiencia en la operacin
comercial y logstica de la compaa.
Su clculo es el siguiente:

* EOQ =
EOQ = cantidad econmica de la orden, o cantidad ptima que
deber ordenarse
F = costo fijo de colocar y recibir una orden
S = ventas anuales en unidades
C = costos anuales de mantenimiento expresados como un
porcentaje del valor promedio del inventario
P = precio de compra de los productos, es el precio al que compra
la Empresa

Modelo de Reaprovisionamiento Continuo (Sugerido de

Compras)
Este modelo est diseado en funcin de las fluctuaciones existentes
en las variables de la demanda y de los tiempos de entrega, as
como los niveles de servicio ofrecidos por la empresa a sus clientes.
Tiene cinco componentes principales, a saber:

Inventarios requeridos
Niveles de servicio y factores de servicio
Fluctuacin de la demanda y los tiempos
(desviacin estndar)
Inventarios de seguridad
Sugerido de Compras

de

entrega

1. Clculo del Stock Requerido

Este stock representa el requerimiento de inventario para cubrir la
demanda de productos durante el tiempo que emplea el proveedor
para hacer la entrega fsica de las mercancas despus que la orden
de compra ha sido lanzada. No se debe confundir con el inventario

de seguridad, ya que el stock requerido corresponde al consumo

ordinario de la empresa de un determinado tem, mientras que el
stock de seguridad, como se vio anteriormente, se crea con el fin de
afrontar las demoras y los errores en las entregas, as como las
variaciones de la demanda, retrasos en la produccin, etc.
* Stock para LT usual =SLT =D x LT
D
=
Demanda
Promedio
(por
LT = Tiempo de Entrega Usual del Proveedor (en das)

da)

* Stock Requerido = SR = SLT - SI

LT = Stock para Tiempo de
SI = Stock Actual (existencias)

Entrega

Usual

del

Proveedor

2. Niveles de servicio y factores de servicio

El nivel de servicio es una variable que impacta de forma directa los
niveles de inventarios que debe sostener (inventario de seguridad)
una compaa con el propsito de no tener acumulacin de ventas
perdidas en cada segmento de clientes.
A cada segmento debe asignrsele un nivel de servicio de acuerdo a
su trascendencia o relevancia para la empresa, es decir, clientes con
mayores aportes a los ingresos por venta tendrn el mayor nivel de
servicio y clientes con menores aportes tendrn un menor nivel de
servicio.
Este nivel de servicio corresponde a una probabilidad de que la
compaa pueda cumplir con su demanda en un momento
determinado en trminos de cantidades y referencias solicitadas, y
de tiempos y lugares de entrega. Sin embargo, la probabilidad por si
sola no transmite cambio alguno sobre los niveles de inventario, por
ello se deben convertir en un factor que traduzca su equivalencia en
una variable con caractersticas de nmero entero el cual ser la
variable que afecte de forma directa el tamao del inventario de
seguridad, este clculo se efecta por medio de una distribucin de
probabilidades Normal y su resultado representa el nmero de
desviaciones estndar que se deben tener como adicional en el
inventario de seguridad, para simplificar su explicacin, en la
siguiente tabla se resumen los niveles de servicio ms usuales y su

respectivo factor de conversin.

3. Clculo de la Desviacin Estndar

La Desviacin Estndar es una medida estadstica que permite
identificar la fluctuacin tanto de la demanda como de los tiempos
de entrega, es decir, los niveles de variacin a los que estas
variables son sometidas en el mundo prctico de la logstica.

* Desviacin Estndar =
N
=
Tamao
de
la
poblacin
(nmero
de
datos)
Xi = Valor de cada dato (demanda por tem/das de entrega real por
orden
de
compra)
= Demanda promedio de los artculos
La aplicacin de este clculo permitir entonces poder minimizar el
efecto de las variaciones de la demanda y de los tiempos de entrega
sobre los niveles de inventario de la empresa ya que se podrn
hacer pronsticos y clculos de tamao de orden ms precisos.
4. Clculo del Stock de Seguridad
Esta variable representa una necesidad que muchas compaas
quisieran no tener, ya que ello implica unos costos de
mantenimiento de inventario ms elevados y por ende mayores
costos de almacenamiento. Sin embargo, su importancia radica en
la posibilidad de poder afrontar con las variaciones de la demanda y
evitar tener ndices de ventas perdidas que pudieran afectar el
desempeo global de la gestin comercial y logstica de la
compaa.

En este clculo figura el concepto de la Desviacin Estndar

Combinada, el cual se basa en la combinacin de las desviaciones
de la demanda y de los tiempos de entrega permitiendo una
cobertura total sobre las fluctuaciones de los niveles de inventario.
* Inventario de Seguridad =
LT = Tiempo de entrega usual desde el proveedor (das)
DS
=
Desviacin
estndar
de
la
Demanda
D
=
Demanda
Promedio
(por
da)
DSLT = Desviacin Estndar del Tiempo de Entrega Usual del
proveedor
FC = Factor de Servicio
5. Variables Adicionales
Luego de tener estas cuatro variables definidas, se pueden incluir
una serie de variables que ingresan al modelo como datos de
entrada, tales como las unidades en trnsito (que han sido
despachadas por el proveedor), unidades en pedido (que se ha
ordenado al proveedor pero an su despacho no se realiza),
unidades comprometidas (pedidos recibidos de los clientes), y
unidades para feria (actividades ocasionales en las que las ventas se
incrementan: navidad, ferias escolares, exposiciones, etc.).

6. Clculo Final. Sugerido de Compras

Luego de tener definidos los clculos y variables anteriormente
descritas, se puede proceder al clculo final del sugerido de compras
el cual agrupa en una sumatoria sencilla cada resultado y variable
encontrada en este modelo y corresponder a la cantidad de
inventario a ordenar al respectivo proveedor. Su clculo es:
* Sugerido de Compras = Q = SR + SS + B - M - T + E
SR = Stock Requerido
SS = Stock de Seguridad

B = Unidades Comprometidas por ventas

M = Unidades en Pedido a proveedor
T = Unidades enTrnsito desde proveedor
E = Unidades para Feria
Conceptos ABC
El sistema A B C proporciona herramientas para la administracin de
compras e inventarios, logrando aumentar la rotacin y disminuir la
duracin de los inventarios. Facilita adems el control de excesos y
agotados en centros de distribucin y almacenes. La clasificacin
ABC permite a la gerencia de las compras y suministros definir sus
prioridades con respecto al control de inventarios. En general, el
control ms estricto se ejerce sobre los tems A y B, permitiendo as
una disminucin en los niveles de Stock de Seguridad.
Bajo este sistema, que es uno de los mas usados, se hace una
segmentacin de las materias primas basada en el Principio de
Pareto. En el caso de compras puede aplicarse de modo de que el
80% de los costos de la material prima, se concentra en solo un
20% de las referencias.
El concepto ABC se deriva del Principio de Pareto. Generalmente los
inventarios son clasificados en tres categoras:
FILOSOFIA DEL SISTEMA
Identificar los artculos A y B que son crticos para la compaa y
enfocar el esfuerzo de compras y almacenamiento en ellos.
"tems A": Referencias de alto costo o que son considerados
importantes estratgicamente debido a su criticidad en el proceso o
a que el tiempo de entrega (leadtime) es muy largo. Por lo general
incluyen el 20% de las referencias del inventario, y alcanzan el 80%
del valor del inventario.
se recomienda:

pedido semanal
no deben existir agotados
tratamiento especial
almacenar cerca a transportes

"tems B": Son las referencias que aun son importantes, pero no

son crticas y/o no se espera tener dificultades en su consecucin.

Normalmente incluyen el 30% de las referencias del inventario y
alcanzan un 15% de valor total del inventario. Justifican un menor
control que el ejercido sobre los productos tipo A.
se recomienda:

pedidos quincenales
existencias normales
almacenamiento y ubicacin en niveles medios

"tems C": Generalmente son el estndar de bajo costo, altamente

competitivo y con alta disponibilidad. Son poco criticas, y justifican
un menor control que el ejercido sobre los productos tipo B.
Normalmente incluyen cerca del 50% de las referencias del
inventario , y alcanzan un 5% del valor total de inventario.
Constituidos por un alto numero de productos que representan un
pequeo porcentaje de ventas, algunos de ellos se deben mantener
por variedad de surtido y servicio al cliente. Pero la mayora
representan artculos que ya ameritan depurarse del surtido y que
no justifican un esfuerzo significativo en ellos.
se recomienda:

pedidos mensuales o bimensuales

se deben agotar
almacenamientos en niveles altos
localizacin lejos del transporte

EN GENERAL:
LOS ARTICULOS "A" CONSTITUYEN EL 20% DEL
DEPRODUCTOS Y REPRESENTAN EL 80% DE LAS VENTAS

TOTAL

LOS ARTICULOS "B" CONSTITUYEN EL 30% DEL TOTAL

PRODUCTOS Y REPRESENTAN EL 15% DE LAS VENTAS

DE

LOS ARTICULOS "C" CONSTITUYEN EL 50% DEL TOTAL

PRODUCTOS Y REPRESENTAN EL 5% DE LAS VENTAS

DE

BIBLIOGRAFIA

Mora Garca Luis Anbal. Gestin Logstica integral. Ecoe ediciones, 2010
Parra. Guerrero Francisca. Gestin de Stocks. Libros profesionales de empresa., 2005.
N Gaither, G Frazie.
Editores. 2010.

Adminsitracion de produccin y Operaciones. Internatioanl Thomson

KRAJEWSKI, Lee y RITZMAN, Larry. Administracin de Operaciones, estrategia y anlisis. 5ed.

Mxico: Pearson Education, 2000
Modelos de gestin Logstica. Luis Anibal Mora y Mauricio Martiliano.
2008