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En Bucaramanga a los 6 das del mes de Enero de 2016 se reunieron en el

Archivo SEVICOL LTDA .y WILBERT ALFONSO VILLAMIZAR en calidad de


asesor para determinar los documentos a archivar dentro de las historias laborales
de los trabajadores inactivos de la empresa
Una vez explicados los fundamentos tcnicos para la organizacin fsica y tcnica
de las historias laborales y teniendo en cuenta la valoracin de los documentos
que componen cada una de las historias se establecieron las siguientes pautas:
1. Se proceder a la ordenacin de los documentos que conforman la historia
laboral, estableciendo una secuencia cronolgica teniendo en cuenta el orden
natural y el trmite original y se realiza de manera ascendente, es decir que el
primer contrato que debe aparecer dentro de la carpeta, una vez ordenados los
documentos, es aquel cuya fecha sea ms antigua y el ltimo el de fecha ms
reciente, teniendo siempre presente el trmite que se cumpli.
2. Simultneo a la ordenacin, se realizar la depuracin, procedimiento
que consiste en retirar de las unidades documentales aquellos
documentos que han perdido sus valores o que corresponden al
archivo facilitativo, documentos de apoyo y duplicados. Es importante
aclarar que en caso de encontrar varias copias del mismo documento,
se debe conservar una y depurar las dems.
3. De acuerdo a lo anterior se estableci el orden de los documentos dentro de la
historia laboral para cada contrato y que se presenta a continuacin:
4. Cada uno de los contratos comenzar con la liquidacin de las prestaciones
sociales seguido de la carta de preaviso o la carta de renuncia y la aceptacin
de la renuncia. Posteriormente se organizaran los documentos componentes
del contrato en el siguiente orden:

Minuta del contrato


GR-F-26 constancia de exclusiones
Constancia de induccin
GR-F-31 constancia de aprobacin de ingreso personal operativo
GR-F-12 declaracin de escogencia EPS AFP
Afiliacin caja de compensacin
Certificado fondo de pensiones y/o formulario de afiliacin
Formulario EPS y/o certificacin de afiliacin
Afiliacin ARL
Cuadro dactiloscpico: se estableci que solamente se dejar uno de
estos en el primer contrato.
Copia carnet de vacunacin
Copia cdula de ciudadana: solo se deja una copia en el primer contrato

Copia Libreta militar: solo se deja una copia en el primer contrato


Copia tarjeta de conducta: solo se deja una copia en el primer contrato
Certificado judicial
Certificado de antecedentes disciplinarios
Certificado de antecedentes fiscales
Copia de los cursos de seguridad: se estableci organizar los cursos de
la fecha ms reciente a la ms antigua
Copia diploma acta de grado o certificado
Certificaciones laborales: se almacenan dos certificaciones En caso de
los trabajadores antiguos, solo se anexa el formato GR-F-29, certificado de
experiencia por lo que no son necesarias las certificaciones laborales
Referencias personales: se almacenan dos
GR-F-29, certificado de experiencia: para trabajadores antiguos
GR-F-27, hoja de vida aspirantes
GR-F-33, evaluacin sicolgica
GR-F-28, informe cualitativo y cuantitativo para la seleccin de
trabajadores. Este formato es el resumen de las pruebas realizadas a los
aspirantes. En caso de que la historia laboral no contenga el formato
anterior se debern archivar los siguientes documentos:
-

GR-F-21, entrevista tcnica


Prueba de conocimiento
Prueba VALINSE (solo el informe sin la hoja de respuestas)
GR-F-25, valoracin socio familiar
GR-F-16, entrevista por competencias

GR-F15, verificacin de referencias


Examen de aptitud psicofsica (SIMETRIC)
Certificado Mdico
Examen visual
Prueba 16-PF-15. Solo el informe sin la hoja de respuestas

5. El resto de los documentos soporte de la historia laboral se ordenarn de


acuerdo al orden natural de produccin. Entre dichos documentos se pueden
mencionar:

Diligencia de descargos
Sanciones disciplinarias
Embargos

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