01 Sgp-gfcpm-sgc-Ins-017 Control de Documentos y Registros GFCPM Rev.0

PI
C
A
O
LA
TR
O
O
N
CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

VICEPRESIDENCIA DE PROYECTOS
GERENCIA FUNCIONAL DE CONSTRUCCIN Y PUESTA EN
MARCHA
INSTRUCTIVO
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS GFCPM
N Doc.
: SGP-GFCPM-SGC-INS-017
Rev.
:0
Vigencia : 14-11-2011
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NDICE
REVISIONES ........................................................................................................................3
2.
OBJETIVO ............................................................................................................................3
3.
ALCANCE Y APLICACIN ..................................................................................................3
4.
DEFINICIONES .....................................................................................................................3
5.
RESPONSABILIDADES .......................................................................................................5
6.
REFERENCIAS .....................................................................................................................6
7.
DIAGRAMA DE FLUJO ........................................................................................................7
8.
DESCRIPCIN ................................................................................................................... 10
9.
ARCHIVO DE REGISTROS ................................................................................................ 19
10.
ANEXOS ............................................................................................................................. 20
PI
O
N
TR
O
LA
1.
____________________________________________________________________________
La impresin de este documento se considera una COPIA NO CONTROLADA; su versin vigente est disponible en el Escritorio de
la VP. Se prohbe su reproduccin y exhibicin, sin el consentimiento de CODELCO Chile.

MARCHA
INSTRUCTIVO
REGISTROS GFCPM
1.
N Doc.
Rev.
:0
Vigencia : 14-11-2011
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REVISIONES
TIPO DE CAMBIO
FECHA
Emitido para revisin.
15-09-2011
Emitido para aprobacin.
04-11-2011
Emitido para aplicacin.
D
LA
14-11-2011
TR
O
2.
REVISIN
OBJETIVO
O
N
Establecer la metodologa para la emisin, distribucin, recepcin, almacenamiento y control de

los documentos y registros de la Gerencia Funcional de Construccin y Puesta en Marcha, en
adelante GFCPM, de la Vicepresidencia de Proyectos, en adelante VP. Esto involucra las
actividades de recepcin, codificacin, gestin para la aprobacin, registro, reproduccin,
distribucin, archivo y control de los documentos y registros, de manera de centralizar el control
de la documentacin al interior de la Gerencia Funcional de Construccin y Puesta en Marcha.
ALCANCE Y APLICACIN
3.
PI
Este procedimiento tiene como alcance todas las reas de la Gerencia Funcional de
Construccin y Puesta en Marcha de la VP y aplica a los documentos controlados generados
por la GFCPM, la correspondencia enviada y recibida y su documentacin adjunta.
4.
DEFINICIONES
VP
CONCEPTOS
DEFINICIN
Vicepresidencia de Proyectos
GFCPM
Gerencia Funcional de Construccin y Puesta en Marcha
Control de Documentos (CD)
Proceso en que se ejecutan las actividades de recepcin, codificacin,

gestin para la aprobacin, registro, reproduccin, distribucin, archivo y
control de documentos y registros que se manejan al interior de cada
rea/disciplina de la Gerencia Funcional de Construccin y Puesta en
Marcha.
Documento
Informacin y su medio de soporte. (ISO9000-2005, 3.7.2)
____________________________________________________________________________

MARCHA
Rev.
:0
Vigencia : 14-11-2011
INSTRUCTIVO
REGISTROS GFCPM
CONCEPTOS
N Doc.
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DEFINICIN
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
de actividades desempeadas. Estos se pueden encontrar en formato
duro (papel) o digital. (ISO9000-2005, 3.7.6)
Para fines de este instructivo, corresponde a toda la documentacin
(documentos y registros) generada al interior de cada una de las
reas/disciplinas de la GFCPM de la VP y cuyo alcance de aplicacin es
estrictamente interno a la GFCPM.
Para fines de este instructivo, corresponde a toda la documentacin
(documentos y registros) recepcionada en cada una de las
reas/disciplinas de la GFCPM de la VP y cuyo origen es externo a la
GFCPM.
Actividad que se realiza una vez transcurrido el plazo de mantencin de
los registros, estos pueden ser almacenados en bodega, eliminados (de
qu forma) u otra actividad.
Se considera como documento controlado por la GFCPM, todo
documento sujeto a revisin, cuya versin vigente corresponde a la que
es visualizada en el Sistema Documental Codelco (SDC).
Cualquier copia impresa de algn documento perteneciente a la
GFCPM, realizada desde el Sistema Documental Codelco (SDC), es
considerada como Copia No Controlada. El documento impreso podr
ser distribuido como Copia Controlada, slo si la distribucin es
realizada por un Control de Documentos con la estampa de un timbre
COPIA CONTROLADA.
Documento utilizado para realizar consultas o dar respuesta a
requerimientos de informacin propios de los procesos que se realizan
al interior de las Gerencias Funcionales y Gerencias de Proyectos de la
VP.
Notificacin de envo y/o recepcin, asociada a la distribucin de
informacin entre Gerencias Funcionales o Gerencias de Proyecto de la
VP.
Registro
LA
Documento interno
TR
O
Documento Externo
Disposicin Final
O
N
Documento Controlado
Copia No Controlada
Nota de envo
PI
COE
COR
Nota interna
Correspondencia contractual recibida por la GFCPM, tipo carta.

Correspondencia contractual enviada por la GFCPM, tipo carta.
SGP
Sistema de Gestin de Proyectos.
Carpeta CONTROL
DOCUMENTOS GFCPM
Estructura de carpetas de la GFCPM en donde se almacena la

documentacin, en formato digital del rea/disciplina.
Son todos aquellos usuarios que pertenecen a las reas de la GFCPM
(Aseguramiento y Control para la Calidad, Construccin, Gestin de
Construccin, Constructibilidad, Puesta en Marcha e Innovacin).
Sistema Documental Codelco

(SDC)
Listado de ordenamiento general de documentacin (documentos y

registros) que ingresan o salen desde el proceso de Control de
Documentos.
Sistema estndar de administracin electrnico de documentos de la
Vicepresidencia de Proyectos de Codelco Chile.
Log
Usuarios de documentos y
registros
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INSTRUCTIVO
REGISTROS GFCPM
5.
N Doc.
Rev.
:0
Vigencia : 14-11-2011
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RESPONSABILIDADES
UNIDAD / CARGO
RESPONSABILIDAD
Revisar y aprobar documentos internos de la GFCPM.

Asigna
signar responsables de las respuestas a notas internas.
Entregar los recursos para una adecuada implementacin del proceso de

control de documentos de la GFCPM.
Gerente Funcional de
Construccin y Puesta en
Marcha.
LA
Realizar revisin de los documentos controlados emitidos por su

rea/disciplina de la GFCPM antes de ser enviados para revisin del Jefe
de Aseguramiento y Control para la Calidad.
Jefe de rea Funcional
TR
O
Entregar lineamientos normativos, segn requisitos de la norma ISO

9001:2008, para asegurar la calidad y el mejoramiento continuo del proceso
de control de documentos de la GFCPM.
Jefe de Aseguramiento y
Control para la Calidad
Auditar el proceso de Control de Documentos de la GFCPM.
O
N
Realizar revisin de los documentos controlados emitidos por las

reas/disciplinas de la GFCPM antes de ser enviados para aprobacin.
Recepcionar, codificar, gestionar para la aprobacin, registrar, reproducir,
distribuir, archivar y controlar de documentos y registros que se manejan al
interior de cada rea/disciplina de la GFC PM.
Mantener actualizada la Matriz de distribucin de documentos de la

GFCPM.
Mantener actualizado el Log de documentos controlados de la GFCPM.
Encargado Control de
Documentos (ECD)
Mantener actualizado el Log de documentos externos a la GFCPM.
PI
Mantener archivados, fsica y electrnicamente, los documentos originales

emitidos y recibidos por el rea Control Documentos de la GFCPM.
Documentos SGP
Asistente de Gerencia
Mantener actualizados los documentos y registros vigentes en la carpeta

CONTROL DOCUMENTOS GFCPM del SDC.
Realizar la distribucin de documentos controlados a los proyectos.
Ingresar los documentos controlados de la GFCPM al SGP.
Distribuir y realizar seguimiento a la correspondencia recibida y enviada por
la GFCPM.
Mantener actualizado el Log de correspondencia enviada por la GFCPM.
Mantener actualizado el Log de correspondencia recibida por la GFCPM.
Mantener archivada, fsica y electrnicamente, la correspondencia recibida
y enviada por la GFCPM y sus documentos adjuntos.
Usuarios de documentos y
registros
Consultar documentos vigentes disponibles en la carpeta CONTROL

DOCUMENTOS GFCPM del SDC.
Proponer la actualizacin de algn documento o registro.
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INSTRUCTIVO
REGISTROS GFCPM
6.
N Doc.
Rev.
:0
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REFERENCIAS
La Clusula 4.2.3 Control de los documentos de la Norma NCh-ISO 9001:2008.
La Clusula 4.2.4 Control de los registros de la Norma NCh-ISO 9001:2008.
SGP-GSSSO-CDR-INS-001, Instructivo Codificacin de Documentos del Sistema
SGP-GFIP-GD-PRO-001 Codificacin de documentos para proyectos
PI
O
N
TR
O
LA
de Gestin de Proyectos.
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Rev.
:0
Vigencia : 14-11-2011
INSTRUCTIVO
REGISTROS GFCPM
7.
N Doc.
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DIAGRAMA DE FLUJO
7.1 Diagrama de flujo proceso "Aprobacin , emisin y distribucin de documentos controlados
Quien ingresa documentos al
SGP
Documentos SGP
Quien revisa
Jefe rea Funcional de la
GFCPM
Jefe A&CC GFCPM
Quien aprueba
Marcha
Registro
Solicita cdigo y correlativo para

nuevo documento
A quien se le distribuye
Usuario segn Matriz de
Distribucin de
Documentos GFCPM
Quien controla
Documentos de la GFCPM
Quien elabora
rea de la GFCPM
LA
Asigna cdigo y correlativo a

nuevo documento
Nota 1
TR
O
Elabora documento / Enva

para revisin
Revisa / emite comentarios
Nota 2
SI
Tiene comentarios
SI
Tiene comentarios
NO
O
N
Enva como aprobado

( Firmado)
Firmado)
NO
Recepciona documento aprobado /

Enva para subir al SGP
Aprueba / emite comentarios

Nota 3
Carga / Ingresa documento al SGP

Nota 4
SGPSGP- GFCPMGFCPM- SGCSGC- INSINS017D

017D
Log de documentos
controlados
Registra en Log de documentos

controlados
Nota 5
SGPSGP-GFCPMGFCPM-SGCSGC- INSINS017E
017E
Matriz de distribucin de
documentos GFCPM
Prepara nota de envo segn

matriz de distribucin de
documentos GFCPM
Recepciona y devuelve
nota de envo firmada
Nota 6
Nora de envo
Realiza descarga de
documentos controlados
desde SDC
Realiza distribucin segn

matriz de distribucin de
documentos del proyecto
PI
Proceso
Envo de correspondencia
( Ver diagrama de flujo 7.3)
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REGISTROS GFCPM
N Doc.
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:0
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7.2 Diagrama de flujo proceso "Recepcin y distribucin de correspondencia

Quien Emite
Gerencia Funcional ,
Gerencia de Proyecto o
Administrador Contrato de
Servicios
Destinatario
rea de la GFCPM
Registro
Quien controla
Asistente de Gerencia GFCPM
Enva correspondencia
Nota 1
Nota de envo
Nota de interna
LA
Timbra recibido / Devuelve

respaldo de recepcin
Corresponde a alguna
respuesta solcitada
Nota 2
SI
O
N
NO
Cierra ciclo de seguimiento en

Log de
correspondencia
Enviada
Nota 2
TR
O
Carta COR
SGPSGP -GFCPM-SGCSGC-INSINS017B
017B
Log de
correspondencia
recibida
Registra en Log de
correspondencia
Recibida / Log de documentos
externos
Nota 2
SGPSGP -GFCPM-SGCSGC-INSINS017C
017C
Log de
documentos externos
N
A
PI
O
C
SGPSGP -GFCPM-SGCSGC-INSINS017A
017A
Log de
correspondencia
enviada
Distribuye correspondencia
Nota 3
NO
Recepciona / verifica si requiere

respuesta
Requiere respuesta
017B
Log de
correspondencia recibida
Cierra ciclo de seguimiento en Log

de correspondencia recibida
SI
Inicia ciclo de seguimiento en Log
de correspondencia recibida
017B
Log de
correspondencia recibida
____________________________________________________________________________

MARCHA
N Doc.
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:0
Vigencia : 14-11-2011
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REGISTROS GFCPM
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7.3 Diagrama de flujo del proceso de "Envo de correspondencia

Quien solicita envo
rea de la GFCPM
Quien aprueba
Marcha
Quien revisa
Jefe rea Funcional de la
GFCPM
Registro
Quien controla
Asistente de Gerencia GFCPM
Solicita envo de correspondencia ,

enva borrador y documentacin
adjunta
Prepara y enva para revisin
Revisa / emite comentarios

Nota 2
TR
O
SI
LA
Asigna cdigo y correlativo

Nota 1
Tiene comentarios
SI
O
N
Tiene comentarios
Enva correspondencia / solicita

respaldo de recepcin
Nota 4
NO
NO
Aprueba / emite
comentarios
Nota 3
Enva como aprobado

( Firmado)
Firmado)
Nota de envo
Nota interna
PI
Verifica si requiere
respuesta
Nota 5
Carta COE
SI
Registra e inicia ciclo de

seguimiento en Log de
correspondencia enviada
Nota 5
SGP -GFCPMGFCPM-SGCSGC-INSINS017A
017A
Log de correspondencia
enviada
NO
Registra en Log de
correspondencia enviada / cierra
ciclo de seguimiento en Log de
correspondencia recibida, si
corresponde
Nota 5
SGP -GFCPMGFCPM- SGCSGC-INSINS017A

017A
enviada
SGP -GFCPMGFCPM- SGCSGC-INSINS017B

017B
recibida
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REGISTROS GFCPM
N Doc.
Rev.
:0
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DESCRIPCIN
8.1
Descripcin proceso "Aprobacin, emisin y distribucin de documentos

controlados
8.
LA
Quien elabora: rea de la GFCPM.

Quien controla: Encargado de Control Documentos de la GFCPM.
Quien ingresa documentos al SGP: Encargado Control de Documentos SGP.
Quien revisa: Jefe rea Funcional de la GFCPM y Jefe A&CC GFCPM.
Quien aprueba: Gerente Funcional de Construccin y Puesta en Marcha.
A quien se le distribuye: Usuario segn Matriz de Distribucin de Documentos GFCPM,
entre estos, las Gerencias de Proyectos en su etapa inversional.
TR
O
Participantes del proceso:
Desarrollo del proceso:
O
N
Nota 1: Asigna cdigo y correlativo a nuevo documento
Para la codificacin de los documentos controlados se debe asignar cdigo segn lo definido en
el instructivo SGP-GSSSO-CDR-INS-001 Codificacin de documentos del Sistema de Gestin
de Proyectos. Para la asignacin del nmero correlativo, se deben consultar SGP-GFCPMSGC-INS-017D.
Nota 2: Revisa / emite comentarios
PI
Quien revisa, revisa y/o emite comentarios, si corresponde. Si el documento tiene comentarios,
es enviado a Quien elabora para corregir observaciones; Si el documento no presenta
comentarios, es enviado para aprobacin.
Se debe considerar que existen dos instancias de revisin:
El Jefe del rea Funcional que emite el documento, realiza una revisin del contenido
del documento, antes de enviar para revisin del Jefe de A&CC Funcional.
El Jefe de A&CC Funcional o quien designe, revisa la forma y completitud del
documento, antes de enviar para aprobacin.
Nota 3: Aprueba / emite comentarios
Quien aprueba, aprueba y/o emite comentarios, si corresponde. Si el documento tiene
comentarios, es enviado a Quien rrevisa
evisa para aadir comentarios y posteriormente enviar a
Quien elabora; Si el documento no presenta comentarios, es enviado como documento
aprobado (firmado) a Quien controla.
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REGISTROS GFCPM
N Doc.
Rev.
:0
Vigencia : 14-11-2011
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Nota 4: Carga / Ingresa documento al SGP
Quien ingresa documentos al SGP, carga o ingresa documento aprobado y sus anexos al SGP.
Si existen comentarios de forma, comunica a Quien controla para realizar las correcciones y
enviar nuevamente.
LA
Nota 5: Registra en Log de documentos controlados
TR
O
Quien controla, registra documento en SGP-GFCPM-SGC-INS-017D Log de documentos

controlados y realiza las siguientes actividades de respaldo:
Almacena documento original.
Digitaliza documento original, en formato pdf (resolucin 300 DPI).
Almacena archivo pdf en Sistema Documental Codelco (SDC), segn lo indicado en el
punto 8.5 de este documento.
O
N
Nota 6: Recepciona y devuelve nota de envo firmada
PI
Los procedimientos e instructivos generados por la GFCPM, en cada una de sus reas
funcionales, sern distribuidos por el Encargado de Control de Documentos (ECD) de la
GFCPM a los proyectos, segn SGP-GFCPM-SGC-INS-017F Matriz de distribucin de
documentos GFCPM. La distribucin se controlar mediante una nota de envo que
individualiza a cada proyecto, en donde se le notifica al proyecto que los documentos indicados
en la nota se encuentran disponibles en el SDC para su uso y aplicacin en el proyecto. Cada
proyecto debe descargar los documentos desde el SDC para su distribucin interna, de acuerdo
a lo definido en su matriz de distribucin de documentos del proyecto.
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INSTRUCTIVO
REGISTROS GFCPM
8.2
N Doc.
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:0
Vigencia : 14-11-2011
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Descripcin proceso "Recepcin y distribucin de correspondencia
Quien emite: Gerencia Funcional, Gerencia de Proyecto o Administrador Contrato de

Servicios.
Quien controla: Asistente de Gerencia GFCPM.
Destinatario: rea de la GFCPM.
LA
TR
O
Nota 1: Enva correspondencia
O
N
Quien emite, inicia el proceso al realizar el envo de correspondencia a la GFCPM. La

correspondencia puede corresponder a los siguientes registros
registros,, segn lo indicado en el punto
8.2 de este documento:
Nota de envo.
Nota interna.
Carta contractual recibida (COR).
Nota 2: Corresponde a alguna respuesta solicitada
PI
Quien controla, verifica si la correspondencia recibida corresponde a alguna respuesta

solicitada por la GFCPM:
Si corresponde a alguna respuesta solicitada, cierra ciclo de seguimiento en SGPGFCPM-SGC-INS-017A Log de correspondencia enviada.
Si no corresponde a alguna respuesta solicitada, o ha cerrado el ciclo de seguimiento en
Log de correspondencia enviada, registra el ingreso de correspondencia en SGPGFCPM-SGC-INS-017B Log de correspondencia recibida y en SGP-GFCPM-SGCINS-017C Log de documentos externos para el registro de la documentacin adjunta
recibida junto con la correspondencia.
Nota 3: Distribuye correspondencia
Quien controla, distribuye correspondencia recibida al Destinatario y realiza las siguientes

actividades de respaldo:
Almacena documento adjunto original.
Digitaliza documento adjunto en formato pdf (resolucin 300 DPI).
Almacena en Sistema Documental Codelco (SDC), segn lo indicado en el punto 8.5 de
este documento.
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MARCHA
INSTRUCTIVO
REGISTROS GFCPM
8.3
N Doc.
Rev.
:0
Vigencia : 14-11-2011
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Descripcin proceso "Envo de correspondencia
Quien solicita envo: rea de la GFCPM.

Quien controla: Asistente de Gerencia GFCPM.
Quien revisa: Jefe rea Funcional de la GFCPM.
Quien aprueba: Gerente Funcional de Construccin y Puesta en Marcha.
LA
TR
O
Nota 1: Asigna cdigo y correlativo
O
N
Quien controla, asigna cdigo y correlativo a correspondencia segn lo indicado en el punto 8.6
de este documento.
La correspondencia a enviar puede corresponder a los siguientes registros, segn lo indicado
en el punto 8.2 de este documento:
Nota de envo.
Nota interna.
Carta contractual enviada (COE).
Nota 2: Revisa / emite comentarios
Quien revisa, revisa y/o emite comentarios, si corresponde. Si la notificacin tiene comentarios,
es enviado a Quien controla para corregir observaciones; Si la notificacin no presenta
comentarios, es enviada para aprobacin.
Nota 3: Aprueba / emite comentarios
PI
Quien aprueba, aprueba y/o emite comentarios, si corresponde. Si la notificacin tiene

comentarios, devuelve Quien revisa; Si la notificacin no presenta comentarios, es enviado
como aprobado (firmado) a Quien controla.
Nota 4: Enva correspondencia / solicita respaldo de recepcin

Quien controla, realiza las siguientes actividades de respaldo:
Almacena copia dura de correspondencia.
Digitaliza notificacin de correspondencia y documentacin adjunta, en formato
pdf (resolucin 300 DPI).
Almacena archivos pdf en Sistema Documental Codelco (SDC), segn lo
indicado en el punto 8.5 de este documento.
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INSTRUCTIVO
REGISTROS GFCPM
N Doc.
Rev.
:0
Vigencia : 14-11-2011
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Nota 5: Verifica si requiere respuesta
Flujos de correspondencia entre la GFCPM
TR
O
8.4
LA
correspondencia
dencia requiere respuesta, realizando las
Quien controla, verifica si la notificacin de correspon
siguientes actividades:
Si requiere respuesta, registra e inicia ciclo de seguimiento en SGP-GFCPMSGC-INS-017A Log de correspondencia enviada.
Si no requiere respuesta, registra en Log de correspondencia enviada y cierra
ciclo de seguimiento en SGP-GFCPM-SGC-INS-017B Log de correspondencia
recibida, si corresponde (aplica cuando, a travs de la correspondencia enviada,
se da respuesta a algn requerimiento solicitado a la GFCPM).
CARTAS
COR
CONTRATOS DE
SERVICIOS
NOTAS
DE ENVO
NOTAS
INTERNAS
VP
GERENCIA
FUNCIONAL
NOTAS
DE ENVO
NOTAS
INTERNAS
VP
GERENCIA
PROYECTOS
PI
CONTROL
DOCUMENTOS
GFCPM
O
N
CARTAS
COE
El flujo de correspondencia entre la GFCPM se muestra en el diagrama anterior, donde para la

distribucin con:
Otras gerencias funcionales VP, es realizada mediante Notas de envo y Notas

internas desde y hacia la GFCPM.
Gerencias de proyecto VP, es realizada mediante Notas de envo y Notas
internas desde y hacia la GFCPM.
Contratos de servicios, es realizada a travs de cartas contractuales: desde la
empresa de servicios mediante Cartas COR y desde la GFCPM mediante Cartas
COE, canalizado a travs del administrador del contrato de la empresa de
servicios.
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MARCHA
INSTRUCTIVO
REGISTROS GFCPM
8.5
Rev.
:0
Vigencia : 14-11-2011
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Estructura de carpetas Control Documentos GFCPM
TR
O
1. CORRESPONDENCIA ENVIADA_ao en curso

Cartas COE.
Correos.
Notas de Envo.
Notas Internas
nternas.
Nativos.
Log de correspondencia enviada.
CONTROL DOCUMENTOS GFCPM_ao en curso
LA
N Doc.
O
N
2. CORRESPONDENCIA RECIBIDA_ao en curso

Cartas COR.
Correos.
Notas de Envo.
Notas Internas.
Log de correspondencia recibida.
PI
3. RESPALDO DOCUMENTOS AREAS GFCPM_ao en curso

CALIDAD.
DOCUMENTOS CONTROLADOS.
DOCUMENTOS Y REGISTROS EXTERNOS.
CONSTRUCCION.
CONSTRUCTIBILIDAD.
GESTION.
INNOVACION.
PUESTA EN MARCHA.
REVISIONES FUNCIONALES.
Log de documentos controlados.
Log de documentos y registros externos.
Matriz de distribucin de documentos de la GFCPM.
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MARCHA
INSTRUCTIVO
REGISTROS GFCPM
N Doc.
Rev.
:0
Vigencia : 14-11-2011
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La estructura de carpetas implementada en el Sistema Documental Codelco (SDC) para el

almacenamiento de documentacin y correspondencia del rea de CONTROL DOCUMENTOS
de la GFCPM, est compuesta por tres carpetas generales:
1. CORRESPONDENCIA ENVIADA_ao en curso: Esta carpeta ser administrada por el

Asistente de Gerencia de la GFCPM.
LA
En esta carpeta se almacena el respaldo de toda la correspondencia enviada por el rea

Control de Documentos de la GFCPM; entre ellas: Cartas COE, Correos, Notas de
Envo, Notas Internas
Internas,, Nativos de la correspondencia enviada y el Log de
correspondencia enviada.
TR
O
2. CORRESPONDENCIA RECIBIDA_ao en curso: Esta carpeta ser administrada por el

Asistente de Gerencia de la GFCPM.
O
N
En esta carpeta se almacena el respaldo de toda la correspondencia recepcionada por

el rea Control de Documentos de la GFCPM; entre ellas: Cartas COR, Correos, Notas
de Envo, Notas Internas y el Log de correspondencia recibida.
3. RESPALDO DOCUMENTOS AREAS GFCPM_ao en curso: Esta carpeta ser

administrada por el Encargado de Control de Documentos (ECD) de la GFCPM.
En esta carpeta se almacenan los respaldos de todos los documentos y registros

recepcionados y enviados por el rea de Control de Documentos de la GFCPM, para
cada rea/disciplina de la GFCPM; ASEGURAMIENTO Y CONTROL PARA LA
CALIDAD, CONSTRUCCION, CONSTRUCTIBILIDAD. GESTIN, INNOVACIN,
PUESTA MARCHA y una carpeta adicional para guardar el respaldo de las REVISONES
FUNCIONALES. Los documentos y registros almacenados pueden ser clasificados
como:
DOCUMENTOS EXTERNOS: En esta carpeta se almacenan todos los respaldos

de documentos externos recepcionados por el rea de Control Documentos de la
GFCPM.
DOCUMENTOS CONTROLADOS: En esta carpeta se almacenan todos los

respaldos de documentos controlados p
por
or cada rea/disciplina de la GFCPM.
PI
En esta carpeta, adems se encuentran:
Log de documentos controlados.

Log de documentos externos.
Matriz de distribucin de documentos de la GFCPM.
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MARCHA
INSTRUCTIVO
REGISTROS GFCPM
8.6
N Doc.
Rev.
:0
Vigencia : 14-11-2011
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Codificacin de registros internos de la GFCPM
Todos los registros internos emitidos por las reas/disciplinas de la GFCPM, son codificados, de
acuerdo con la siguiente estructura de cdigos (No son parte de esta codificacin los registros
emitidos en proyectos, para ello se utiliza el procedimiento SGP
SGP--GFIP-GD-PRO-001
Codificacin de documentos para proyectos):
LA
VPAAAAABBBCCCDDDD
Donde:
TR
O
AAAAA:
Corresponde al acrnimo que identifica el rea funcional que emite el documento o registro.
Para la Gerencia Funcional de Construccin y Puesta en Marcha Corresponde a GFCPM.
BBB:
O
N
Corresponde al acrnimo que identifica a la disciplina o rea de la gerencia funcional que emite
el documento o registro. Para el caso de los tipos de registros: Cartas, Notas internas y Notas
de envo, se utiliza como acrnimo de rea los dgitos 000.
En la siguiente tabla se muestran los acrnimos definidos para la GFCPM:
PI
Gerencia Funcional
rea / Disciplina
Acrnimo
Aseguramiento y Control para la

Calidad
SGC
Construccin
CNC
Constructibilidad
CBL
Gerencia Funcional de Construccin y Puesta

Gestin de Construccin
en Marcha
GCT
Innovacin
INV
Puesta en Marcha
PEM
Para registros como Cartas, Notas

de envo y Notas internas
000
CCC:
Corresponde al acrnimo que identifica al tipo de documento o registro emitido.
____________________________________________________________________________

MARCHA
INSTRUCTIVO
REGISTROS GFCPM
N Doc.
Rev.
:0
Vigencia : 14-11-2011
Pgina
:18 de 20
En anexo 10.2 se muestra tabla con los acrnimos definidos para los tipos de registros de la
GFCPM.
DDDD:
LA
Corresponde al correlativo del registro, que obedece al tipo de documento o registro asociado a
la disciplina del rea funcional que emite el documento o registro. El correlativo podr ir de 0001
a 9999. Para el caso de las cartas el correlativo debe identificarse como N CONTRATO -DDDD.
Ejemplos de codificacin para registros de correspondencia emitida por la GFCPM:
Carta 0001 enviada al contrato de servicios n 4501146222:

Codificacin: VP-GFCPM-000-COE- 4501146222-0001.
Nota de envo 0001 emitida por la GFCPM:

Codificacin: VP-GFCPM-000-NE-0001.
Nota interna 0001 emitida por la GFCPM:
Codificacin: VP-GFCPM-000-NI-0001.
O
N
TR
O
Para la asignacin del nmero correlativo, se deben consultar los siguientes Log, segn
corresponda:
Vigencia de los documentos y registros
8.7
SGP-GFCPM-SGC-INS-017A Log de correspondencia enviada.

SGP-GFCPM-SGC-INS-017B Log de correspondencia recibida.

PI
La documentacin cargada en el SDC, se mantiene vigente de acuerdo a su ltima revisin.

Aquellos documentos y registros, tanto internos como externos, que hayan perdido su vigencia
son considerados obsoletos. Con la finalidad de mantener u
un
n historial de la documentacin,
todo documento considerado obsoleto es segregado del SDC y mantenido en un archivo pasivo
a cargo del ECD de la GFCPM.
____________________________________________________________________________

MARCHA
Rev.
:0
Vigencia : 14-11-2011
INSTRUCTIVO
REGISTROS GFCPM
9.
N Doc.
Pgina
:19 de 20
Acceso
Tiempo de Disposicin
Final
Mantencin
ARCHIVO DE REGISTROS
Responsable
de Archivo
Almacenamiento
Medio
Por ao
Control de
documentos GFCPM
Sistema
Documental
Codelco
(SDC)
Electrnico
Por ao
Control de
documentos
GFCPM
Sistema
Documental
Codelco
(SDC)
Por ao
Control de
documentos
GFCPM
Lugar
Histrico
Electrnico
GFCPM
Indefinido
Histrico
Sistema
Documental
Codelco
(SDC)
Electrnico
GFCPM
Indefinido
Histrico
Control de
documentos
GFCPM
Sistema
Documental
Codelco
(SDC)
Electrnico
GFCPM
Indefinido
Histrico
Control de
documentos
GFCPM
Sistema
Documental
Codelco
(SDC)
Electrnico
GFCPM
Indefinido
Histrico
TR
O
O
N
Indefinido
LA
GFCPM
C
O
Por ao
PI
SGP-GFCPMSGC-INS-017A
Log de
correspondencia
enviada. Y
documentos
adjuntos.
SGP-GFCPMSGC-INS-017B
Log de
correspondencia
recibida. Y
documentos
adjuntos.
SGP-GFCPMSGC-INS-017C
Log de
documentos
externos. Y
documentos
adjuntos.
SGP-GFCPMSGC-INS-017D
Log de
documentos
controlados. Y
documentos
adjuntos.
SGP-GFCPMSGC-INS-017E
Matriz de
distribucin de
documentos
GFCPM.
Indexacin
Identificacin
Por ao
____________________________________________________________________________
INSTRUCTIVO
REGISTROS GFCPM
10.
ANEXOS
10.1
Registros
N Doc.
Rev.
:0
Vigencia : 14-11-2011
Pgina
:20 de 20

MARCHA
SGP-GFCPM-SGC-INS-017A Log de correspondencia enviada.
SGP-GFCPM-SGC-INS-017D Log de documentos controlados.
LA
SGP-GFCPM-SGC-INS-017C Log de documentos externos.
SGP-GFCPM-SGC-INS-017B Log de correspondencia recibida.
TR
O
SGP-GFCPM-SGC-INS-017E Matriz de distribucin de documentos GFCPM.
PI
O
N
10.2 Tabla acrnimos definidos para los tipos de doc

documentos
umentos utilizados por la
GFCPM
____________________________________________________________________________
10.1
Registros
C
O
PI
O
N
TR
O
LA
SGP-GFCPM-SGC-INS-017A Log de correspondencia enviada
10.1
Registros
C
O
PI
O
N
TR
O
LA
SGP-GFCPM-SGC-INS-017B Log de correspondencia recibida
10.1
Registros
C
O
PI
O
N
TR
O
LA
SGP-GFCPM-SGC-INS-017C Log de documentos externos
10.1
Registros
C
O
PI
O
N
TR
O
LA
SGP-GFCPM-SGC-INS-017D Log de documentos controlados
10.1
Registros
C
O
PI
O
N
TR
O
LA
SGP-GFCPM-SGC-INS-017E Matriz de distribucin de documentos GFCPM
10.2 Tabla acrnimos definidos para los tipos de documentos utilizados por la
GFCPM
CODIGO
TIPO DOCUMENTO
ACT
ACTA
AVF
ANIMACION - VIDEOS - FOTOGRAFIA
AUD
AUDITORIA
BASES TECNICAS
CALIBRACION DE EQUIPOS DE MEDICION Y PRUEBA
CLF
CALIFICACION
CAR
CARTA
CTL
CATALOGO
CER
CERTIFICADO
CRV
COBROS REVERTIDOS
CTT
CONTRATOS DE TRABAJO DE TRABAJADORES (FORM)
CP
D
LA
CONTROL DE ACCESO EQUIPOS

CONTROL DE ACCESO PERSONAS
TR
O
CAE
BAT
CEP
CORREO ELECTRONICO (*)
COE
CORRESPONDENCIA ENVIADA
COR
CORRESPONDENCIA RECIBIDA
COT
COTIZACION
CRT
CRITERIO
CUB
CUBICACION
ESP
ESPECIFICACION
STD
ESTANDAR
EVT
EVALUACION TECNICA
FRM
FORMULARIO (TEMPLATE, PLANTILLA, FORMATO, ETC.)
MAP
HOJA (CARPETA) DE MAPEO
HDD
HOJA DE DATOS
INF
INFORME
INSTRUCTIVO
PI
INS
O
N
CRR
LECCION DE PROYECTO
LST
LISTADO
LDP
MNL
MANUALES
MPP
MATRIZ DE PRUEBAS
MC
MEJORAMIENTO
MDC
MEMORIA DE CALCULO
MIN
MINUTA
MRI
MINUTAS DE REUNION DE PARTIDA
MRP
MINUTAS DE REUNIONES PERIODICAS
NCR
NO CONFORMIDADES
NI
NCD
NOTA INTERNA
NOTIFICACIN DE CAMBIO DE DISEO
CODIGO
NE
TIPO DOCUMENTO
NOTA DE ENVIO
NOTIFICACION DE CAMBIO POR TERRENO
ORG
ORGANIGRAMA
PTC
PAQUETE DE TRASPASO POR CONSTRUCCION
PTP
PAQUETE DE TRASPASO POR PUESTA EN MARCHA
PLN
PLAN
PRL
PLANOS MARCADOS RED LINE (EN ROJO)
PST
PRESENTACION
PRO
PROCEDIMIENTO
PRG
PROGRAMA
PROTOCOLO DE CONSTRUCCION
PRU
PROTOCOLO DE PRUEBA DE OPERACION
PPC
PRUEBAS PRELIMINARES DE CONSTRUCCION
PPO
PRUEBAS PRE OPERACIONALES
POV
PRUEBAS OPERACIONALES EN VACIO
PDR
PRUEBAS DE RENDIMIENTO
DETALLE DE TERMINACION
RESULTADO DE AUDITORIA
RCL
RECLAMOS
RGS
REGISTRO
RCP
REPORTES
RBD
RESPALDO BASE DE DATOS
SKT
SKETCH
SOL
SOLICITUD
SCT
SOLICITUD DE CAMBIO DE TERRENO
O
N
DET
RDA
SOLICITUD DE INFORMACION
TENDENCIAS
PI
SDI
TND
PRC
LA
PROGRAMA MAESTRO DE PUESTA EN MARCHA

PROGRAMA MAESTRO DE CONSTRUCCION
TR
O
PMP
PMC
O
C
NCT

01 Sgp-gfcpm-sgc-Ins-017 Control de Documentos y Registros GFCPM Rev.0

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PI

CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

ALCANCE Y APLICACIN ..................................................................................................3

DIAGRAMA DE FLUJO ........................................................................................................7

ARCHIVO DE REGISTROS ................................................................................................ 19

CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

Emitido para revisin.

Emitido para aprobacin.

Emitido para aplicacin.

Establecer la metodologa para la emisin, distribucin, recepcin, almacenamiento y control de

Gerencia Funcional de Construccin y Puesta en Marcha

Control de Documentos (CD)

Proceso en que se ejecutan las actividades de recepcin, codificacin,

Informacin y su medio de soporte. (ISO9000-2005, 3.7.2)

CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

Correspondencia contractual recibida por la GFCPM, tipo carta.

Sistema de Gestin de Proyectos.

Estructura de carpetas de la GFCPM en donde se almacena la

Sistema Documental Codelco

Listado de ordenamiento general de documentacin (documentos y

CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

Revisar y aprobar documentos internos de la GFCPM.

Entregar los recursos para una adecuada implementacin del proceso de

Realizar revisin de los documentos controlados emitidos por su

Jefe de rea Funcional

Entregar lineamientos normativos, segn requisitos de la norma ISO

Auditar el proceso de Control de Documentos de la GFCPM.

Realizar revisin de los documentos controlados emitidos por las

Mantener actualizada la Matriz de distribucin de documentos de la

Mantener actualizado el Log de documentos externos a la GFCPM.

Mantener archivados, fsica y electrnicamente, los documentos originales

Mantener actualizados los documentos y registros vigentes en la carpeta

Consultar documentos vigentes disponibles en la carpeta CONTROL

CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

La Clusula 4.2.4 Control de los registros de la Norma NCh-ISO 9001:2008.

SGP-GSSSO-CDR-INS-001, Instructivo Codificacin de Documentos del Sistema

SGP-GFIP-GD-PRO-001 Codificacin de documentos para proyectos

CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

Solicita cdigo y correlativo para

Asigna cdigo y correlativo a

Elabora documento / Enva

Enva como aprobado

Recepciona documento aprobado /

Aprueba / emite comentarios

Carga / Ingresa documento al SGP

SGPSGP- GFCPMGFCPM- SGCSGC- INSINS017D

Registra en Log de documentos

Prepara nota de envo segn

Realiza distribucin segn

CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

7.2 Diagrama de flujo proceso "Recepcin y distribucin de correspondencia

Timbra recibido / Devuelve

Cierra ciclo de seguimiento en

Recepciona / verifica si requiere

Cierra ciclo de seguimiento en Log

CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE

7.3 Diagrama de flujo del proceso de "Envo de correspondencia

Solicita envo de correspondencia ,

Prepara y enva para revisin

Revisa / emite comentarios

Asigna cdigo y correlativo

Enva correspondencia / solicita

Enva como aprobado