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N.15 - 2009
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Fines de TRIA:
La revista TRIA, de periodicidad anual, trata de ser un rgano de expresin y de
formacin profesional permanente de los asociados, al servicio de todos los archiveros
y estudiosos de estos temas en general, en el mbito andaluz y espaol. Su campo
son todos los problemas tericos y prcticos que plantea la profesin, sin limitaciones
apriorsticas de ningn tipo, exceptuando el inters y la calidad de los trabajos
presentados para su publicacin. Las ideas y opiniones vertidas en los trabajos
publicados son responsabilidad de sus autores, y en ningn caso expresan el estado de
la opinin de la revista o de la Asociacin como tal.
Edita:
Asociacin de Archiveros de Andaluca
Apdo. 315
Sevilla 41080
Tel. 639 244 456
www.archiverosdeandalucia.org
aaa@archiverosdeandalucia.org
Diseo de la cubierta:
Iris Grficos Servicio Editorial, S.L.
Maquetacin e Impresin:
Pinelo Talleres Grficos, S.L. - 41900 CAMAS - SEVILLA
Colaboraciones
Quienes deseen publicar sus artculos en el prximo nmero deben remitir los
originales antes del 15 de septiembre de 2010.
Los autores se atendrn a las normas de presentacin de artculos recogidas en la
seccin PUBLICACIONES de www.archiverosdeandalucia.org
ISSN: 1134-1602
Dep. Legal: SE-4.480-2004
De los textos publicados los autores
De la edicin la Asociacin de Archiveros de Andaluca
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Presentacin......................................................................................................
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Presentacin
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En este mismo sentido, nuestros cursos de formacin organizados en colaboracin con el Instituto Andaluz de Patrimonio Histrico desplazan cada ao la sede de
uno de ellos a una de las ocho provincias andaluzas.
Pero la meta ms ambiciosa de cara a reforzar el carcter andaluz de la Asociacin
es promover la figura recogida en nuestros estatutos del coordinador provincial, elegido democrticamente en cada provincia por los asociados residentes en ella como
portavoz y enlace con la Junta Directiva, pudiendo asistir a las reuniones de sta. Este
ao, gracias al inters y colaboracin de los socios malagueos, se ha hecho realidad,
por primera vez en la historia de nuestra Asociacin, la figura del coordinador provincial en la persona de Mara Isabel Vila.
Uno de los objetivos fundamentales de estos coordinadores debe ser el de canalizar las necesidades y las expectativas de los socios y los profesionales de los archivos
en cada provincia concreta y servir de nexo directo con la Junta Directiva en Sevilla.
Debemos contribuir a dinamizar el papel de esta Asociacin en cada zona. Para ello,
los coordinadores provinciales cuentan con el mximo apoyo por parte de la Presidenta y de toda la Junta Directiva, quienes desde aqu encarecemos a todos los miembros, tanto a nivel provincial como en el de toda nuestra asociacin en general, para
que les brinden este mismo respaldo y colaboracin.
Mara del Mar Rodrguez Ruiz.
Presidenta de la Asociacin de Archiveros de Andaluca
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El Sistema de Informacin @rchivA nace a principios del ao 2005 con la intencin de configurar un sistema de informacin nico para los archivos de la Junta de
Andaluca, as como para los archivos de los rganos judiciales radicados en la Comunidad Autnoma.
Nace como parte del modelo de Administracin electrnica de la Junta de
Andaluca, vinculado al proyecto W@ndA como uno de sus elementos habilitantes. No es una herramienta archivstica exenta, sino que su configuracin y
desarrollo est determinado por en este marco conceptual, programtico, tecnolgico y de servicio. Por ello su mbito de accin es transversal a toda la Administracin andaluza, abarcando el ciclo completo de los documentos desde las
oficinas hasta el Archivo Histrico. Consideramos que este planteamiento es innovador por cuanto su mbito de aplicacin es la totalidad de la Administracin Autnoma andaluza, abarca el ciclo completo de la gestin archivstica e
incorpora a los centros de Archivos, tanto Centrales, Intermedios como Histricos, las nuevas estrategias europeas, nacionales y autonmicas de modernizacin de la Administracin Pblica bajo los parmetros de un servicio pblico
de calidad.
1. Contexto jurdico, tecnolgico y tcnico.
Cuando, cmo y porqu? Estas seran las primeras preguntas cuyas respuestas
nos ayudaran a situar el Sistema de Informacin @rchivA en su adecuado contexto
y alcance.
En primer lugar el proyecto @rchivA nace a principios del ao 2005 con la
intencin de configurar un sistema de informacin nico para los archivos de la
Junta de Andaluca, as como a los archivos de los rganos judiciales radicados en
la Comunidad. El sistema aparece lgicamente como parte del modelo de Administracin electrnica de la Junta de Andaluca integrado dentro del proyecto
W@ndA, de racionalizacin y automatizacin de procedimientos, donde el archivo
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surge como la ltima fase del ciclo de vida de los expedientes, tanto fsicos como
electrnicos. Bien, pero porqu? qu ha ocurrido en estos ltimos aos para que la
Administracin andaluza se plantee este reto, tanto tcnico como econmico?. Cual
es el contexto jurdico, tecnolgico y tcnico que le da sentido?.
Analizaremos este contexto tanto a nivel europeo, nacional como autonmico.
1.1. Contexto jurdico y de acciones de gobierno europeo y nacional
Recordemos:
En 1992, el Artculo 45 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de la Ley
de Rgimen Jurdico y Procedimiento Administrativo Comn (BOE n
285, de 27/11/1992), ya prev la Incorporacin de medios tcnico a las Administraciones Pblicas 1.
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Real Decreto 1290/1999, de 23 de julio, por el que se desarrolla el artculo 81 de la Ley 66/1997, de 30 de diciembre, de Medidas fiscales, administrativas y del orden social, en materia de prestacin de servicios de
seguridad, por la Fbrica Nacional de Moneda y Timbre-Real Casa de la
Moneda, en las comunicaciones a travs de tcnicas y medios electrnicos, informticos y telemticos, con las Administraciones pblicas. (BOE
n 190 de 10/08/1999)
Esos servicios a los que alude el citado RD 1290/1999, de 23 de julio, son los
que permiten:
a) Acreditar la identidad del emisor y del receptor de la comunicacin, as
como la autenticidad de su voluntad.
b) Garantizar la integridad y conservacin del contenido del documento en su
emisin y recepcin.
c) Acreditar la presentacin o, en su caso, la recepcin por el destinatario, de
notificaciones, comunicaciones o documentacin.
2. Mejora del acceso a la Administracin mediante un mejor uso de la Web Nota de Grupo de Inters
del W3C del 12 de mayo de 2009. http://www.w3c.es/Traducciones/es/TR/2009/egov-improving/
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2001
Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del
Orden Social. (BOE n 313 de 31/12/2001). Artculo 68 se procede a la
Modificacin de la Ley 30/1992 para impulsar la administracin-e.
Plan eEurope 2002. Comunicacin de la Comisin, de 13 de marzo de
2001: eEurope 2002 - Impacto y prioridades. Comunicacin preparada para el Consejo Europeo de Estocolmo el 23 y 24 de marzo de 2001
[COM (2001) 140 final - sin publicar en el Diario Oficial]. Se enmarca en
la Estrategia de Lisboa y tiene por objetivo Aumentar el nmero de conexiones a Internet en Europa, abrir el conjunto de las redes de comunicacin a
la competencia y estimular el uso de Internet haciendo hincapi en la formacin y la proteccin de los consumidores. En concreto a lo que los Servicios Pblicos se refiere el este plan de accin propone distintas medidas
encaminadas al respecto y, en particular, la definicin de un enfoque coordinado sobre la informacin del sector pblico, la promocin de la utilizacin
de programas informticos abiertos en el sector pblico y la simplificacin
de los procedimientos administrativos en lnea para las empresas. Este Plan
da lugar a toda una serie de actos posteriores que se plasman en distintas Directivas y Reglamentos encaminadas a regular distintos de los aspectos relacionados con las redes y las comunicaciones electrnicas encaminados a la
consecucin de los objetivos de este Plan.
2002
eEurope 2005. Comunicacin de la Comisin, de 28 mayo 2002, al
Consejo, al Parlamento Europeo, al Comit Econmico y Social Europeo
y al Comit de las Regiones - Plan de accin eEurope 2005: una sociedad
de la informacin para todos. [Comunicacin COM (2002) 263 final - no
publicada en el Diario Oficial]. Adoptada en la Cumbre de la Unin Europea en Sevilla, celebrada en el mes de junio de 2002.
3. http://europa.eu/legislation summaries.
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Para la implantacin de unos servicios pblicos en lnea modernos, las acciones propuestas por eEurope 2005 son las siguientes:
yy
equipar todas las administraciones pblicas con conexiones de banda ancha
para 2005;
yy
la adopcin por la Comisin, para fines de 2003, de un marco de interoperabilidad
para facilitar la prestacin de servicios paneuropeos de administracin electrnica
a ciudadanos y empresas; por interoperabilidad se entiende la capacidad que tienen dos programas (un cliente y un servidor, por ejemplo) de intercambiar e interpretar sus datos correctamente;
yy
para fines de 2004, servicios pblicos interactivos y accesibles a todos mediante
redes de banda ancha y accesos multiplataforma (telfono, televisor, ordenador, etc.);
yy
para fines de 2005, el otorgamiento por va electrnica de la mayora de los contratos pblicos;
yy
Acceso fcil de todos los ciudadanos a los Puntos de acceso pblico a Internet
(PAPI).
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En ella se establecer:
yy
El concepto de Firma electrnica; los tipos de firmas-e: Bsica, Avanzada y Reconocida; el concepto de documentos firmados electrnicamente, as como el
de documento electrnico (Art. 3).
yy
Validez legal de la firma-e Reconocida (Art. 3.4).
yy
El empleo de la firma-e en el mbito de las Administraciones Pblicas (Art. 4).
yy
Los cerificados electrnicos (Ttulo II).
yy
El rgimen de la prestacin de Servicios de Certificacin (Ttulo III).
yy
El rgimen de los prestadores de Servicios de Certificacin (Ttulo IV).
Ahora con este marco legal se puede afrontar el desarrollo de una Administracin electrnica.
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2004
Plan de Modernizacin Tecnolgica de la Administracin Pblica 20042007: Plan Conecta 4. El Plan lanzado por el Gobierno de Espaa a travs
del Ministerio de Administraciones Pblicas (MAP), y presentado en TECNIMAP 2004, se estructuraba en cinco metaproyectos, tiene como mbito
de actuacin la Administracin General del Estado, otros organismos pblicos, Comunidades Autnomas, Entidades Locales, y empresas en sus relaciones con la Administracin, y tiene como misin la modernizacin de la
Administracin del Estado a partir de:
yy
El impulso de la Administracin Electrnica.
yy
Rediseo de los procesos.
yy
Coordinacin interadministrativa-cooperacin.
yy
Atencin multicanal a los ciudadanos.
yy
Formacin de los empleados pblicos
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2005
Ao clave. Publicacin i2010: la sociedad de la informacin y los medios de comunicacin al servicio del crecimiento y el empleo. Comunicacin de la Comisin, de 1 de junio de 2005, al Consejo, al Parlamento.
[COM(2005) final - No publicada en el Diario Oficial]. 5.
i2010 es el nuevo marco estratgico de la Comisin Europea por el que se determinan las orientaciones polticas generales de la sociedad de la informacin y los
medios de comunicacin. Esta nueva poltica integrada se propone, en particular,
fomentar el conocimiento y la innovacin al objeto de promover el crecimiento y
la creacin de empleo, tanto cualitativa como cuantitativamente. Se inscribe en el
marco de la revisin de la Estrategia de Lisboa
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Plan Moderniza: Plan de Medidas 2006-2008 para la mejora de la Administracin. Aprobado por acuerdo del C de Ministros de 9 de diciembre
6. http://www.planavanza.es/InformacionGeneral/PlanAvanza1/.
Era uno de los 3 instrumentos que prevea el PROGRAMA INGENIO 2010, destinado a alcanzar los
parmetros marcados por la UE en I+D +I y en temas realcionados con la Sociedad de la Informacin
Ingenio 2010:
CNIT tiene como objetivo aumentar la cooperacin pblica y privada en I+D+i. (Investigacin Industrial y fomento de empresas tecnolgicas)
CONSOLIDER es una lnea estratgica para conseguir la excelencia investigadora aumentando la cooperacin entre investigadores y formando grandes grupos de investigacin.
AVANZ@ es el programa para alcanzar la media europea en los indicadores de la Sociedad de la Informacin. Algunos de sus objetivos son incrementar el porcentaje de empresas
que utilizan el comercio electrnico, promover el uso de la factura electrnica, extender la
Administracin electrnica poniendo en marcha el DNI y el registro electrnico, alcanzar la
tasa de un ordenador conectado a internet por cada dos alumnos en los centros de enseanza
y doblar el nmero de hogares con acceso a Internet.
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de 2005 7. Su objetivo dar un impulso a los servicios pblicos, con una organizacin ms flexible y eficaz, haciendo una apuesta decidida por la implantacin
de la Administracin Electrnica.
Ley
yy
Ley de administracin electrnica, desarrollada la publicacin Ley 11/2007
, de 22 de junio , de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos.
Esta ley marca un cambio como se expresa en su Exposicin de Motivos, con ella
se pretende dar el paso del podrn por el debern en referencia a la posibilidad de
los ciudadanos de relacionarse por medios electrnicos con la Administracin. Y dispone una fecha a partir de la cual los derechos reconocidos en el artculo 6 de la esta
7.http://www.map.es/documentacion/iniciativa/mejora de la adminstracion general del estado/moderniza/parrafo/00/document es/Plan Moderniza.pdf
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Ley podrn ser ejercidos en relacin con los procedimientos y actuaciones adaptados a lo dispuesto en la misma, segn establece su Disposicin final tercera. Adaptacin de las Administraciones Pblicas para el ejercicio de derechos, esa fecha
tanto para la Administracin General del Estado, como la Autonmica y la Local en
los procedimientos de sus respectivos mbitos competenciales es, si bien en los dos
ltimos casos el plazo est sometido a la disponibilidad presupuestaria.El 31 de diciembre de 2009, o sea a partir del da en que comienzan estas Jornadas faltan 40
das, contando Noche Buena, Navidad y Fin de Ao.
Como es sabido esta Ley es determinante ya que se ocupa de establecer no slo
los derechos de los ciudadanos en su relacin con la administracin, sino toda una
serie de aspectos que configuran la Administracin electrnica como son, el funcionamiento y concepto de sede electrnica, las formas de autenticacin e identificacin, los registros y notificaciones electrnicas, el concepto de copia electrnica, de
expediente electrnico, los principios de la gestin electrnica de procedimientos, establece la creacin del Esquema Nacional de Interoperabilidad (cuyos criterios y recomendaciones tienen que ser tenidos en cuenta por todas las Administraciones en
sus tomas de decisiones tecnolgicas con objeto de garantizar la interoperabilidad
entre ellas) y el Esquema Nacional de Seguridad, etc.
As pues, las consecuencias de esta Ley en el mbito de la gestin documental y en
los sistemas de informacin que la soportan son pues muy importantes.
Esta Ley se complementa con otras dos disposiciones publicadas el mismo ao:
LEY 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas, de Impulso de la Sociedad de la Informacin. (BOE n 312 de 29/12/2007), que se enmarca en
las estrategias planeadas en el Plan Avanz@1 y que modifica una serie de normas anteriores en coherencia con la citada Ley 11/2007.
Real Decreto 1494/2007, de 12 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento sobre las condiciones bsicas para el acceso de las personas con
discapacidad a las tecnologas, productos y servicios relacionados con la
sociedad de la informacin y medios de comunicacin social (BOE n 279
de 21/11/ 2007).
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ambos campos.
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yy
Programa de atencin al ciudadano.
yy
Programa de apoyo a la ventanilla nica empresarial.
yy
Estrategia de Aplicacin de las Tecnologas de la Informacin en la Administracin General.
Programa de divulgacin
Programa de formacin
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Este mismo ao, el 26 de julio, se firma el Convenio de la Junta de Andaluca con la FNMT- RCM. Su objetivo es la prestacin de los servicios
tcnicos, administrativos y de seguridad necesarios para garantizar la validez y eficacia de la emisin y recepcin de comunicaciones y documentos
electrnicos en el mbito de la Junta de Andaluca.
Certificados electrnicos
Firma digital
Sellado de tiempo.
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Tras la publicacin de este Decreto, en septiembre de 2003 se crea el Registro telemtico nico @ries, la Plataforma @firma , el Sistema de notificaciones telemticas Notific@, y se procede a las primeras presentaciones telemticas:
El Proyecto ARIES establece un Registro de Entrada y Salida unificado para
toda la Junta de Andaluca con las siguientes caractersticas principales:
yy
Interconexin informtica entre los registro de Entrada/Salida de todos los organismos: Comunicacin entre el registro por el que entra el documento y el registro o registros del rgano resolutor.
yy
Implantacin de un sistema intercomunicado de registros entre la Administracin General del Estado, las Administraciones de las Comunidades Autnomas
y las entidades que integran la Administracin Local. (PISTA)
yy
Interconexin y transmisin de asientos registrales y, en su caso, de documentos completos entre los distintos Registros.
yy
Acceso desde cualquier punto remoto a las bases de datos pblicas y a otras informaciones de inters para los ciudadanos que proceda de cualquiera de las Administraciones Pblicas.
yy
Posibilidad de realizacin de trmites administrativos desde el hogar del ciudadano (con los mecanismos de seguridad y certificacin adecuados): VENTANILLA UNICA VIRTUAL.
@FIRMA es la plataforma corporativa de la Junta de Andaluca para autenticacin y firma electrnica. Gracias a @firma, las aplicaciones de la Junta
de Andaluca pueden incorporar procesos de autenticacin y firmado digital
mediante el uso de certificados digitales, independientemente del entorno de
desarrollo en que hayan sido programadas. Por Convenio de fecha 2 de febrero de 2006 se cedi la plataforma al Ministerio de Administraciones Pblicas con el compromiso de la evolucin conjunta de la Plataforma.
Notific@: Sistema de notificaciones telemticas. Es el prestador de servicios de noficaciones telemticas. Con ello la Junta de Andaluca comienza
a disponer de un sistema para realizar el envo y la gestin de notificaciones telemticas fehacientes, con generacin de evidencias comprobables de
la entrega por el emisor y la recepcin por el destinatario, conforme a la normativa vigente 10.
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En enero se crea el Sistema nico de registro presencial. Web del Empleado pblico.
Se crea la Direccin General de Administracin Electrnica y Calidad de
los Servicios en la Consejera de Justicia y Administracin Pblica (CJAP),
a la que est adscrito el Servicio de Coordinacin de Administracin Electrnica.
Se impulsa el proyecto de la Racionalizacin para la Tramitacin Telemtica
de Procedimientos: W@ndA: Workflow en la Administracin Andaluza.
Su objetivo: la creacin de un marco de trabajo homogneo para la tramitacin de expedientes en la Administracin Andaluza como base esencial de
la Administracin electrnica autonmica. Como elemento fundamental de
este proyecto esta la creacin de las Familias de procedimientos que responden a agrupaciones no arbitrarias de procedimientos bajo el criterio
de similitud en el esquema bsico de tramitacin, documentacin de entrada y salida e informacin, orientadas a la automatizacin de los procedimientos para la prestacin de servicios va telemtica. En la actualidad
son 24 las familias existentes (autorizaciones, subvenciones, procedimiento
sancionadores, etc.). Esta clasificacin es uno de los elementos de referencia para el Cuadro de Clasificacin Funcional de documentos de la Junta
de Andaluca.
Los componentes bsicos de la Plataforma de tramitacin W@ndA , a excepcin de @ries, @firmA y Notific@, irn entrando en funcionamiento entre
este ao y el 2007. Estos son los siguientes:
yy
Motor de Tramitacin de W@ndA: Trewa@. Wand@ permite la integracin
posterior con Trew@ como plataforma automtica de tramitacin de procedimientos.
yy
Plataforma de Notario Electrnico: Not@rio.
yy
Identificacin y Firma Electrnica: @firmA.
yy
Registro Integrado de Entrada/Salida: @ries.
yy
Notificacin telemtica: Notific@.
yy
Definicin y modelado de procedimientos: Model@ . Esta es la herramienta de
la Junta de Andaluca utilizada para la representacin grfica de procedimientos administrativos.
yy
Gestor documental: W@ndA / Alfresco.
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2006
Asistimos a todo un despliegue de iniciativas para la puesta en marcha de elementos habilitantes de la Administracin-e autonmica, que van completando, como si
de un mecano se tratara, todos los elementos de esta nueva forma de hacer Administracin pblica.
TRIA N 15. 2009
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En junio el Gobierno de la Junta de Andaluca adopta la Estrategia de modernizacin de los servicios pblicos (2006/2010)11.
Su Estructura:
La Estrategia de Modernizacin de los Servicios Pblicos de Andaluca se articula
en torno a cinco lneas estratgicas que sirven de referencia para la implantacin de
acciones de innovacin y de mejora y que orienta al logro de los resultados planificados teniendo como eje la atencin a la ciudadana. Estas cinco lneas estratgicas
son las siguientes, las cuales se componen respectivamente de una serie de objetivos
y lneas de actuacin a partir de las cuales se definen las acciones:
yy
Administracin prxima, el principal objetivo de esta lnea es lograr una Administracin ms accesible y cercana a toda la ciudadana con independencia de
dnde se encuentre y de los medios de que disponga.
yy
Orientacin a resultados y Compromiso Pblico, su eje nuclear es seguir garantizando que la Administracin disponga de los sistemas de direccin y gestin
oportunos para lograr una mayor eficacia, eficiencia y transparencia. Implementa herramientas para la evaluacin de los resultados obtenidos y de los efectos o impactos producidos en la ciudadana.
yy
Creacin de valor a travs de las personas profesionales. Facilitar el desarrollo
profesional y personal de los trabajadores y trabajadoras pblicas de la Administracin es un compromiso de toda organizacin responsable.
yy
Gestin del conocimiento, garantiza un continuo y necesario aprendizaje organizativo. Se trata de disear y poner en marcha procesos que permitan gestionar ms eficazmente la informacin y la toma de decisiones, y establecer reas
de mejora que pueden afectar a los resultados.
yy
Cooperacin. La colaboracin y coordinacin con otras organizaciones (principalmente otras administraciones) constituyen uno de los puntos de partida para
11. (http://www.cjap.juntaandalucia.es/justiciayadministracionpublica/webcjap/c/document library/
get file?p l id=75240&folderId=75101&nam6=DLFE-4428.pdf )
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La copia obtenida se trata de un fichero PDF generado por un proceso de escaneado del documento original. Se realiza una diligencia de autenticacin electrnica (firma) por parte del funcionario que compulsa, para lo cual se requiere que
ste disponga de certificado digital o DNI electrnico. En la diligencia electrnica
se muestra la identificacin del firmante de la copia autenticada, as como del centro
directivo u rgano al que est adscrito y del puesto de trabajo que ostenta dentro del
mismo. La aplicacin utiliza la plataforma @firmA para la firma electrnica.
Su objetivo es posibilitar la tramitacin electrnica integral de expedientes administrativos, incorporando a los sistemas informticos de tramitacin, imgenes
electrnicas de los documentos en soporte papel, con plenas garantas jurdicas. Su
TRIA N 15. 2009
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de autenticacin, firma de documentos, seguimiento de las firmas realizadas y verificacin de las mismas.
2007
Este ao es decisivo, a nivel estatal se publicar la Ley 11/2007, de 22 de junio, de
acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos en Andaluca:
Continuando con la implantacin de los componentes de la Administracin Autonmica, en abril se publica la Orden de 20 de febrero de 2007,
por la que se regula la implantacin y uso del sistema de informacin
para la gestin de los archivos de titularidad y/o gestin de la Junta de
Andaluca. @rchivA (BOJA n 71 de 11/04/2007).
Como decamos al inicio, este sistema aparece como parte del modelo de Administracin electrnica de la Junta de Andaluca integrado dentro del proyecto W@
ndA, de racionalizacin y automatizacin de procedimientos, donde el archivo surge
como la ltima fase del ciclo de vida de los expedientes, tanto fsicos como electrnicos.
Es pues un elemento habilitante ms de este modelo de Administracin electrnica, no es una herramienta archivstica exenta, sino que su configuracin y desarrollo est determinado por en este marco conceptual, programtico, tecnolgico y de
servicio. Por ello su mbito de accin es transversal a toda la Administracin andaluza, abarcando el ciclo completo de los documentos desde las oficinas hasta el Archivo Histrico, abarcando la totalidad de la Administracin Autnoma andaluza,
abarca el ciclo completo de la gestin archivstica.
Volveremos a esta disposicin ms tarde.
Este contexto que venimos analizando se completa con la publicacin de
la Ley de la Administracin de la Junta de Andaluca. (BOJA n 215 de
31/10/2007). Esta Ley regula la organizacin, el funcionamiento y el rgimen jurdico de la Administracin andaluza. La Ley incorpora los principios que han de regir las relaciones de los rganos de la Junta de Andaluca
con la ciudadana y con otras Administraciones a travs de redes abiertas de
comunicacin y da cobertura legal a las particulares exigencias jurdicas que
reclama la plena implantacin de la Administracin electrnica como va alternativa para canalizar relaciones entre Administraciones y ciudadana.
Destacamos los Apartados 1 y 2 de su Artculo 7:
1. La aplicacin de las tecnologas de la informacin a la Administracin estar
orientada a mejorar su eficacia, aproximarla a la ciudadana y agilizar la gestin
administrativa.
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En 2007 se aaden al modelo de Administracin-e de la Junta de Andaluca nuevos herramientas que completan el modelo y hacen posible su aplicacin para el
cumplimiento de lo previsto en la legislacin vigente:
Acceso-e a los trmites: Implantacin de Solicit@
Herramienta para facilitar el proceso de implantacin de la presentacin telemtica
de solicitudes (en general, cualquier formulario).
Incorpora un generador de formularios telemticos que permite la generacin, sin
necesidad de realizar tareas de programacin, de los formularios necesarios para implementar completamente la presentacin telemtica de impresos y formularios en
procedimientos administrativos.
Implantacin de la Trayectoria digital ciudadana. Plataforma de relacin
con la ciudadana: Clar@.
Componente de presentacin y fidelizacin de la iniciativa w@ndA de racionalizacin y homogeneizacin de la actividad administrativa en la Junta de Andaluca. Se
trata de un portal que tiene entre sus principales objetivos implantar una zona personal del ciudadano en la cual mostrar informacin personalizada sobre las gestiones
administrativas de ciudadana, empresas y entidades. Para ello se integra con la Trayectoria Digital de la Ciudadana, de la que obtiene dicha informacin, que a su vez
ha sido enviada previamente por los sistemas tramitadores que se hayan registrado y
adaptado para dicho envo. El envo de dicha informacin de tramitacin redunda en
la mayor transparencia de cara a la ciudadana, ofreciendo as un servicio de ms calidad y cercana.
2008
De el ao pasado destacamos :
Decreto 68/2008, por el que se suprime la aportacin de la fotocopia de
los documentos identificativos oficiales y del certificado de empadronamiento en los procedimientos administrativos de la Administracin de
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2009
Llegamos a la actualidad. En el Estado destaca la adopcin del Plan Avanz@2
(2009 2012); las distintas Comunidades autnomas se encuentran en proceso de
actualizar su legislacin e incorporar la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos.
En nuestra Comunidad Autnoma actualmente destacan varias iniciativas determinantes en la configuracin del contexto en el que se desarrolla el S.I. @rchivA:
1) Se encuentra en tramitacin el Proyecto de Ley de Documentos, Archivos
y Patrimonio Documental de Andaluca que derogar la actual Ley 3/1984, de 9
de enero, de Archivos de Andaluca (BOJA n4 de 10/01/1984). En esta Ley e se
aportan importantes novedades que sern tratadas en la mesa que le dedica estas Jornadas, no obstante a modo de avance destacamos cuatro novedades por su relacin
con el tema que tratamos:
Se prev un modelo de gestin documental comn e integrada en la gestin
administrativa, de carcter transversal y debiendo cumplir el desarrollo de sus
funciones las exigencias de calidad de la Junta de Andaluca.
Se prev un Sistema de Informacin de Archivos comn e integrado para la
Junta de Andaluca y su interoperaracin con el resto de sistemas de informacin de la administracin electrnica para recibir la descripcin de los documentos digitales conforme a los plazos establecidos para la transferencia de
su custodia. Asimismo interoperar con el archivo electrnico de la Junta de
Andaluca para facilitar el acceso y uso de los documentos que en l se custodian. A estas previsin responde hoy el Sistema de Informacin @rchivA.
Se prev la creacin del Archivo electrnico de la Junta de Andaluca como
servicio para la custodia y conservacin de sus documentos electrnicos y
para la gestin del Registro General de los Sistemas de Informacin que produzcan o custodien documentos digitales. As como su interoperabilidad con
el Sistema de Informacin para la gestin de los Archivos y documentos.
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mentos de la Junta de Andaluca cuyo Comit de Direccin lo integran representantes de la Consejera de Ciencia, Innovacin y Empresa, la Consejera
de Justicia y Administracin Pblica y la Consejera de Cultura. Su funcionamiento es fundamental para crear el necesario marco de cooperacin interdepartamental para el tratamiento y determinacin de cuantos requisitos
tcnicos y desarrollo normativo sea necesario para garantizar la custodia, conservacin y servicio de los documentos electrnicos de la Administracin pblica andaluza.
Este contexto jurdico y tecnolgico del que el S.I. @rchivA forma parte es determinante para la gestin de este proyecto, su impulso y financiacin.
1.3 Contexto creado por la normativa tcnica.
Junto a este marco legal y tecnolgico que hemos descrito, existe otro no menos
determinante, es el que forma la normativa tcnica en materia de archivos y gestin
de documentos que estos aos se ha venido produciendo. En la base de la toma de
decisiones, estrategias y adopcin de soluciones tcnicas para la gestin y desarrollo
del Sistema de Informacin @rchivA, se sita como marco de referencia esta normativa. Simplemente hacemos un recorrido y ennunciamos aquellas ms destacadas de
los ltimos aos:
UNE-ISO 15489-1:2006 Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte1: Generalidades.
UNE-ISO/TR 15489-2:2006 Informacin y documentacin. Gestin de
documentos.Parte 2: Directrices. (ISO/TR 15489-2:2001)
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No es una herramienta archivstica exenta, sino que su configuracin y desarrollo est determinado por en ese marco conceptual, programtico, tecnolgico y de
servicio.
Por ello su mbito de accin es transversal a toda la Administracin andaluza,
abarcando el ciclo completo de los documentos desde las oficinas hasta el Archivo
Histrico.
Su mbito de aplicacin es la totalidad de la Administracin Autnoma andaluza,
abarca el ciclo completo de la gestin archivstica e incorpora a la gestin de los centros de archivos, tanto Centrales, Intermedios como Histricos, las nuevas polticas
de Sociedad de la Informacin, en especial las que se agrupan en torno a la Iniciativa europea i201012 y el resto de estrategias europeas nacionales y autonmicas de
modernizacin de la Administracin Pblica bajo los parmetros de un servicio pblico de calidad.
Es esta una experiencia pionera en el territorio espaol en la aplicacin un Sistema nico e integrado para la gestin de todos los archivos y documentos de una
Administracin Autnoma pluriprovincial.
As pues, Sistema de Informacin transversal, integrado y nico para la gestin
de todos los archivos y documentos independientemente de su soporte, tal como se
prev en el Proyecto de Ley de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental, actualmente en tramitacin, como parte fundamental del modelo de Administracin electrnica de la Junta de Andaluca para garantizar los derechos de los ciudadanos:
Derecho de los ciudadanos de acceso a los registros y documentos, y a la informacin que estos contienen, sin que se incurra en discriminacin de la informacin por soporte.
Derecho de los ciudadanos de disponer de las fuentes documentales que permitan construir su Memoria histrica social.
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Implantacin de @rchivA en los archivos andaluces normalizando y automatizando tareas archivsticas e integrndose con otras plataformas y sistemas
para facilitar el acceso y difusin del Patrimonio Documental andaluz:
yy
Implantacin y mantenimiento en los archivos dependientes de la Junta de Andaluca (Sistema Andaluz de Archivos).
yy
Migracin de base de datos e informatizacin de instrumentos en los Archivos
dependientes de la Junta de Andaluca.
yy
Interoperacin con el resto de componentes del modelo de Administracin
electrnica de la Junta de Andaluca.
yy
Interopreacin con los Sistemas de Informacin para la gestin y tramitacin de
expedientes de la Junta de Andaluca.
yy
Interoperacin con el Banco Andaluz de Imgenes de Archivos (BAiDA).
yy
Prestacin de servicios va Web: portal @rchivA.
El proyecto cuenta con una norma especfica que lo regula, la Orden de 20 de febrero de 2007, conjunta de las Consejeras de Justicia y Administracin Pblica
y de Cultura, por la que se regula la implantacin y uso del Sistema de Informacin para la Gestin de los Archivos de titularidad y/o gestin de la Junta de Andaluca (proyecto @rchivA Andaluca) (BOJA n 71 de 11 de abril de 2007).
2.2 Infraestructura.
El S.I. @rchivA como uno de los elementos del Modelo de Administracin electrnica de la Junta de Andaluca participa de la estructura tecnolgica prevista para
los distintos componentes de la misma que se relacionan entre s a travs de Servicios
Web de llamada/ respuesta. La arquitectura del sistema responde a la estructura de
capas en la que se distinguen la Capa de interfaz de Usuario, la Capa de Lgica y la
Capa de Datos que utiliza como gestor de Base de Datos ORACLE..
El S.I. @rchivA debido a su transversalidad (comn a todos los rganos de la
Administracin), diversidad y complejidad de funciones y procesos que debe soportar (tantos como son los propios de la gestin archivstica ingresos, salidas,
servicios, eliminaciones, gestin de espacio, descripcin, etc.), as como el volumen de datos que debe manejar (datos de los documentos, de los usuarios, de las
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respuesta a cada una de las funciones que los actores intervinientes a lo largo del ciclo
vital de los documentos han de realizar, funciones que atienden a objetivos diferentes
y de distinta complejidad tcnica. Partiendo de la consideracin y advertencia de que
esta ocasin no est destinada a la formacin en el Sistema, no obstante haremos un
recorrido intelectual por el mismo con el nico objetivo de acercarles a l.
2.3.1 Relacin entre los Archivos.
En primer lugar, es necesario tener en cuenta que lgicamente los Archivos del
S.A.A. se relacionan en la aplicacin de acuerdo con la organizacin en Red que establece el Art. 23 del Decreto 97/2000, de 6 de marzo por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y desarrollo de la Ley 3/1984, de 9 de
enero de Archivos. (BOJA n 43 de 11 de abril de 2000):
SERVICIOS CENTRALES:
ARCHIVOS CENTRALES
ARCHIVO
GENERAL DE
ANDALUCA
(AGA)
SERVICIOS PERIFRICOS:
ARCHIVOS DE LAS
Oficinas DELEGACIONES PROVINCIALES
(Consejeras, Entes Instrumentales)
ARCHIVOS
HISTRICOS
PROVINCIALES
(con funciones
de Archivo
Intermedio para
la Administracin
territorial))
2.3.1. Usuarios.
En el Sistema en primer lugar se clasifican los usuarios cuyas funciones estn diferenciadas as como el alcance, visibilidad o efecto de las mismas. De acuerdo con la
citada Orden de 20 de febrero, los tipos de usuarios son los siguiente :
Usuario superadministrador del Sistema Andaluz de Archivos: encargado de
analizar, definir, mantener y validar las funcionalidades horizontales del sistema. Adscrito a la Unidad de Coordinacin del S.I. @rchivA.
Usuario superadministrador de los Archivos Judiciales: encargado de analizar
analizar, definir, mantener y validar las actuaciones funcionales que afecten
a los archivos de los rganos Judiciales.
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Usuarios superadministrador tcnico: encargado del control tcnico informtico de la aplicacin (servidores, cdigos, subidas de versiones, etc.), uno
por cada instalacin.
Independientemente del mbito al que est adscrito cada Archivo, Sistema Andaluz de Archivos / Archivos de los rganos Judiciales, y del usuario superadministrador y superadminsitrador tcnico que por tanto le corresponda, el Sistema contempla
adems los siguientes tipos de usuarios:
Usuarios administradores: encargados de definir y mantener las estructuras
bsicas para el funcionamiento de los Archivos. Corresponde a los encargados (director) de cada Archivo
Usuarios archiveros: podrn realizar las tareas archivsticas que determine el
usuario administrador del Archivo al que estn adscrito. Corresponde al personal tcnico de los Archivos.
Usuarios de oficinas: podrn realizar las tareas archivsticas que determine el
usuario administrador del Archivo al que por estructura orgnica estn vinculados. Estn representados por el personal administrativo de las distintas
unidades de la Junta de Andaluca que con ese perfil, se relacione con un Archivo para realizar transferencias y solicitar prstamos o consultas.
Usuarios de la Comisin Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos y de la Junta de Expurgo de Documentacin Judicial de Andaluca.
Usuarios de los servicios del Sistema no pertenecientes a la Administracin
de la Junta de Andaluca y a la Administracin de Justicia, esto es, investigadores y ciudadanos en general.
2.3.2. Funcionalidades.
2.3.2.1. Funciones horizontales de superadministracin:
Orientadas a mantener la coherencia de la informacin que reside en el Sistema.
Tanto su visibilidad como radio de accin es global. Al Usuario superadministrador
corresponde bsicamente:
Dar de alta los Archivos en el Sistema y asignarle su Usuario Administrador.
Configurar los Perfiles de usuarios genricos. Estos podrn ser utilizados
desde cualquier Archivo para ser asignado al usuario que all se determine.
Validar las Series documentales. Esta accin implica la validacin de un criterio de clasificacin que pasa a ser compartido por todos los usuarios con acceso al Registro de Series.
Validar los Descriptores. Orientada a configurar un cuerpo de trminos autorizados del Sistema.
Validar las eliminaciones. Esta funcin se traduce en validar la eliminacin en
el Sistema de la referencia a documentos cuya eliminacin ha sido autorizada
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Entre las segundas, aquellas requeridas para gestionar el propio Archivo y sus documentos:
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Salidas Temporales.
Actividades Culturales.
Gestin de Publicados en la Web.
Estadsticas.
Envos de Solicitudes de eliminacin.
Bsquedas y consultas.
Estas funcionalidades estn en continua revisin para su mejora y perfeccionamiento. La gestin archivstica en el ciclo total de los documentos y la diversidad de
Archivos implicados requiere de un esfuerzo continuo de perfeccionamiento ya que
son muchas y muy variados los casos de uso no normalizados a los que ha de dar respuesta y someter a su normalizacin, encontramos mltiples ejemplos concretos que
responden a prcticas diferentes por ejemplo con respecto a las unidades de instalacin que reflejan el conflicto entre el topogrfico y la signatura (un topogrfico una
signatura; varios topogrficos- misma signatura); la remisin de documentos al archivo (expedientes completos y cerrados, incompletos, abiertos, etc); la diversidad de
rganos remitentes algunos fuera del Sistema (casos de los Archivos Histricos ); diversidad en los niveles de descripcin; diversidad de soportes, etc.
Actualmente est a punto de cerrarse una revisin general de la funcionalidad que
gestiona los prstamos administrativos que supone una importante evolucin de la
misma hacia una mayor flexibilidad y eficacia, as como otras mejoras relacionadas
con la gestin jerrquica de la informacin, la actualizacin de la propia infraestructura tecnolgica del Sistema (cambios en los componentes para una mayor transparencia entre las distintas capas que forman la aplicacin), la interoperabilidad con
otras aplicaciones, etc.
2.4 Gestin del proyecto
En abril de 2007 se publica la Orden de 20 de febrero de 2007, conjunta de
las Consejeras de Justicia y Administracin Pblica y de Cultura, por la que se
regula la implantacin y uso del Sistema de Informacin para la Gestin de los
Archivos de titularidad y/o gestin de la Junta de Andaluca (proyecto @rchivA
Andaluca) (BOJA n 71 de 11 de abril de 2007). Esta Orden implantacin y uso
de @rchivA como el sistema de informacin para la gestin integral de los documentos y de los Archivos de titularidad y/o gestin de la Junta de Andaluca. Como sabemos estos archivos son todos parte del Sistema Andaluz de Archivos (S.A.A.), pero
no son todos los archivos de del S.A.A.. La Consejera de Cultura como rgano competente arbitra distintas lneas de trabajo para compartir este Sistema con el resto de
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los archivos del S.A.A., con objeto de posibilitar la creacin de un espacio de intercambio de informacin y de servicios a los ciudadanos compartiendo recursos.
As mismo, en su Artculo 2.3, esta Orden ser de aplicacin a los archivos judiciales ubicados en la Comunidad Autnoma Andaluza, conforme al Real Decreto
937/2003, de 18 de julio, de modernizacin de los archivos judiciales y al Convenio
de colaboracin firmado entre el Ministerio de Justicia y la Comunidad Autnoma
de Andaluca, para la puesta en marcha de un programa de reforma de la Administracin de Justicia en dicha Comunidad Autnoma, siendo responsabilidad de la Consejera de Justicia y Administracin pblica la gestin de esta implantacin.
Para cumplir sus responsabilidades en la gestin de este proyecto en los Archivos
del Sistema Andaluz de Archivos, la Consejera de Cultura Por Decreto 165/2007,
de 5 de junio, por el que se modifica parcialmente la Relacin de Puestos de Trabajo de la Administracin General de la Junta de Andaluca (BOJA n 126, de
27/06/2007) crea la Unidad de Coordinacin de @rchivA (UC@), integrada en el
Servicio de Archivos (SA) de la Direccin General del Libro y del Patrimonio Bibliogrfico y Documental (DGLPBD). A travs de esta Unidad se gestiona y coordina
el desarrollo del Sistema, as como la implantacin en los archivos del Sistema Andaluz de Archivos, la atencin a sus usuarios, la formacin, la colaboracin con otras
instituciones etc.
La gestin de este proyecto implica el despliegue de un conjunto de lnea de trabajo, entre las que destacamos las siguientes:
Implantacin.
Planificacin, programacin y coordinacin del proceso de implantacin del S.I.
@rchivA en los archivos que determina el mbito de aplicacin de la citada Orden de
20 de febrero de 2007, este mbito de aplicacin es el siguiente 14:
Archivos de titularidad estatal y gestin autonmica:
yy
Archivos Histricos Provinciales
yy
Archivo de la Real Chancillera de Granada
14. Recordamos que as mismo esta Orden determina la implantacin y uso del Sistema de Informacin
@rchivA en los Archivos de los rganos Judiciales en la Comunidad Autnoma de Andaluca, siendo
la Consejera de Justicia y Administracin Pblica la encargada de la aplicacin de la citada Orden en
este mbito.
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Para la planificacin y programacin de la implantacin en los archivos de titularidad y/gestin autonmica se diferencian en la actualidad dos lneas de accin 15:
Planificacin directa desde la DGLPBD para la implantacin en los:
yy
Archivos Centrales de Consejeras.
yy
Archivos de Delegaciones Provinciales de Consejeras.
yy
Archivos Intermedios e Histricos.
Una vez finalice la implantacin en los archivos de las Delegaciones Provinciales de las Consejeras que cuentan con personal tcnico archivero, se podr activar la Planificacin directa para estos Archivos.
15..Para la implantacin del S.I @rchivA en otros archivos del Sistema Andaluz de Archivos, as como
en otros mbitos fuera de la Comunidad Autnoma se destina otra lnea de trabajo bajo la modalidad
de la e Cooperacin que comentaremos ms adelante.
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formacin en el uso del Sistema. Si mediante la atencin telefnica o a travs de correo-e se detecta que no es suficiente para solucionar estas carencias,
se completa con una sesin en el Aula de Formacin Permanente.
Atencin al Usuario.
La Consejera de Cultura comenz a prestar este servicio a todos los usuarios del
Sistema 1 de febrero de 2008 16 . Actualmente el nmero de usuarios del Sistema
supera los 1800, si bien las incidencias son trasladadas a la UC@ por los responsables de los Archivos. Para ello los usuarios disponen de la herramienta corporativa de
Gestin de incidencias SERVIDESK, desarrollada por la Consejera de Innovacin,
Ciencia y Empresa.
Este servicio de atencin al usuario se articula en dos reas: Funcional y Tcnico- Informtico. La primera abarca la resolucin de los problemas ocasionados por
error o falta de conocimientos en el manejo de las funcionalidades del Sistema. La
segunda, la resolucin de los problemas que requieren una correccin/eliminacin
de datos que no puede ser llevada a cabo por el usuario, y/o una correccin del cdigo del sistema cuando el error ha surgido por un mal funcionamiento o desarrollo de ste.
Por otro lado, la prestacin de la asistencia al usuario, previa clasificacin de la
incidencia, se estructura en los siguientes niveles:
Primer nivel:
yy
Informacin general, verificacin usuarios y comunicaciones.
Segundo nivel:
yy
Incidencias de carcter Tcnico - Funcional del Sistema.
Tercer nivel:
yy
Incidencias de carcter Tcnico Informtico del Sistema. Su resolucin requerir de la participacin de los Servicios de Informtica/ Departamentos de
Sistemas de la Consejera de Cultura y de la Consejera de Justicia y de Administracin Pblica (segn los servidores que afecte) y de los servicios de la Empresa encargada del mantenimiento del Sistema.
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Este Sistema es la herramienta para la gestin electrnica de los procedimientos administrativos que se instruyen para desarrollar las distintas funciones archivsticas tanto para la gestin de los Archivos como de los documentos. Es una lnea de
trabajo abierta la propia integracin del S.I.@rchivA con otras herramientas de W@
ndA, pero esta vez no como soporte a otras aplicaciones, sino autoalimentarse y generar en soporte electrnico los documentos que testimonian la actividad administrativa de los Archivos.
c) Interoperabilidad con otros sistemas para la difusin.
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Esta lnea de trabajo permitir poner a disposicin de los ciudadanos las Fuentes
Documentales de de los Archivos de la Junta de Andaluca para la investigacin y difusin del Patrimonio Documental andaluz a travs de las nuevas tecnologas.
La lnea abierta de cooperacin y colaboracin con otras Administraciones e instituciones pblicas, permitir sentar las bases para disponer de un espacio comn para
la difusin de otras fuentes del Patrimonio Documental andaluz rentabilizando, en
beneficio de los ciudadanos, el gasto pblico y el esfuerzo tcnico y organizativo realizado por la Administracin Autnoma.
Colaboracin y Cooperacin.
Esta lnea de trabajo en la Gestin del proyecto tiene objetivo compartir con
otras administraciones e instituciones pblicas el esfuerzo realizado por la Junta de
Andaluca para el desarrollo de este Sistema y con ello sentar las bases tcnicas para
facilitar el intercambio de informacin entre ellas para la difusin del patrimonio
documental.
Esta colaboracin se instrumentaliza a travs de la firma de los respectivos Convenios entre las partes.
Tiene dos vertientes
a) Cesin del cdigo de la versin que est en produccin en le Sistema Andaluz
de Archivos/ Subsistema Autonmico, orientada a la implantacin del Sistema
en una red de archivos similar a la de la Junta de Andaluca. Lnea desarrollada
en colaboracin con la Consejera de Justicia y Administracin Pblica.
Esta lnea supone la creacin de un espacio de cooperacin entre las partes
para compartir los desarrollos que a partir de la cesin se realicen en el Sistema
mediante la creacin de un repositorio de cdigo cuya gestin corresponde a
la Junta de Andaluca.
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Convenio firmado el pasado 15 de julio con el Ministerio de Justicia para implantacin y utilizacin en los rganos administrativos, judiciales y fiscales
sobre las que ostenta competencias 18,
Convenio con la Junta de Extremadura para la implantacin y uso del S.I. @
rchivA en el Sistema de Archivos de esa Comunidad Autnoma. Pendiente
de firma, a la fecha de estas Jornadas posiblemente ya se haya firmado.
b) Cesin de la futura versin autoinstalable en software libre adaptada a
instituciones cuya red de archivos se agota en si misma (Ayuntamientos, Universidades, etc.). Esta lnea desarrollada ntegramente por la Consejera de
Cultura es necesaria para dar respuesta a la necesidad planteada en los Archivos del Sistema Andaluz de Archivos de un software para la gestin de sus archivos y documentos. Esta vertiente es de sumo inters ya que permitir crear
un espacio de intercambio de informacin entre los Archivos del Sistema Andaluz de Archivos para una mayor y eficaz difusin del Patrimonio Documental Andaluz.
3. Conclusiones
De acuerdo con los Principios generales de organizacin y funcionamiento de la
Administracin de la Junta de Andaluca, el S.I. @rchivA constituye la herramienta
bsica y horizontal para la gestin informatizada de todo los tipos de archivos de la
Administracin de la C.A.A. La gestin de este proyecto tiene como objetivos finales:
La Modernizacin y agilizacin gestin documental a lo largo del ciclo vital
de los documentos mediante el uso de las tecnologas de la informacin y comunicacin en el tratamiento, conservacin, gestin, acceso y difusin de los
documentos competencia de la Junta de Andaluca.
La gestin documental integral para facilitar a los ciudadanos el ejercicio del
derecho de acceso a los registros y documentos, y a la informacin que estos
contienen.
Facilitar el ejercicio del derecho de los ciudadanos a disponer de las fuentes
documentales que permitan construir su Memoria histrica social.
18. Estn exceptuados de ese mbito los archivos de los rganos Judiciales radicados en Andaluca cuya
gestin de medios materiales, personales y econmicos est transferida a la Comunidad Autnoma por
- Real Decreto 141/1997, de 31 de enero, sobre traspaso de funciones y servicios de la Administracin
del Estado a la Comunidad Autnoma de Andaluca en materia de provisin de medios personales al
servicio de la Administracin de Justicia (BOJA n 33 de 18/03/1997).
- Real Decreto 142/1997, de 31 de enero, sobre traspaso de funciones de la Administracin del Estado
a la Comunidad Autnoma de Andaluca, en materia de provisin de medios materiales y econmicos
para el funcionamiento de la Administracin de Justicia. (BOJA n 33 de 18/03/1997).
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Eliminar la discriminacin por soporte en el acceso a la informacin y documentos producidos por la Junta de Andaluca para garanta del ejercicio del
derecho de acceso a estos por parte de los ciudadanos.
Facilitar el acceso y la puesta a disposicin de todos los ciudadanos de las
Fuentes Documentales de Andaluca para la investigacin y difusin del Patrimonio Documental Andaluz.
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LA IMPLANTACIN DE @RCHIVA EN LA
FISCALA GENERAL DEL ESTADO, PARA LA
GESTIN COORDINADA DE LOS ARCHIVOS
DEL MINISTERIO FISCAL
Mara Luisa Conde Villaverde
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I.- Introduccin
I.1.- Evolucin histrica del Ministerio Fiscal espaol
Me parece necesario iniciar esta intervencin recordando con unas cuantas pinceladas la evolucin de esta Institucin desde sus ms remotos orgenes en los reinos
Peninsulares, hasta su perfil actual. En el mundo global que nos rodea, el modelo de
tradicin latina, del que hablamos, ha sido como tantos otros oscurecido, e incluso
a veces confundido, por el de tradicin anglo-sajona, a causa de su masiva difusin
a travs de las series de la televisin norteamericana, aunque realmente poco o nada
tiene que ver con la compleja figura de matices extraordinariamente diversos que
vamos a analizar.
Aunque lgicamente no podemos avanzar en el tiempo ms all de la etapa Liberal para encontrar sus antecedentes directos, no podemos de ninguna forma olvidar
que una gran parte de sus actuales caractersticas tienen su origen en el contexto de la
Baja Edad Media y las profundas transformaciones producidas en el orden poltico,
social y jurdico por la Recepcin del Derecho Romano y Cannico, entre las que cabra destacar sobretodo el reforzamiento del poder real y su proyeccin pblica.
Los textos legales de la poca (Fori Regni Valentiae (1240), Fori Regni Aragonum
(1247), o las Leyes Palatinas de Jaime III de Mallorca (1337), junto con El Libro de
las Leyes de Alfonso X (Espculo, Fuero Real y Partidas) son un testimonio indiscutible del nacimiento de la figura del Fiscal en el mbito del ius commune medieval y
de las manifestaciones de su carcter regio y procesal1.
Las definiciones que se hacen de estos oficiales reales junto con las sucesivas denominaciones que se les atribuyen en los diferentes reinos peninsulares nos permiten
1. Coronas Gonzlez, Santos M. Los Fiscales del Antiguo Rgimen en Espaa (siglos XIII-XVIII). En:
El Ministerio Fiscal Espaol. Madrid, M de Justicia, 2007, p. 25-76.
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comprender con mucha mayor claridad esta doble dimensin real y procesal de la Institucin.
Por ejemplo en Las Partidas, refirindose al carcter regio del procurador real de
los siglos XII y XIII, se afirma:tanto quiere decir en romance como ome que es
puesto para defender en su juizio todas las cosas y los derechos que pertenescen a la
cmara del rey. 2A esta funcin patrimonial, se unir en los siglos XIV y XV la de
promotor de la justicia real que en Aragn, Catalua y Navarra comenzar a recibir
el ttulo de procurador fiscal para acabar a finales del siglo XVIII recibiendo la denominacin de ministerio pblico.
Esta dimensin de promotor de la justicia real es la que permitir desarrollar su
funcin de acusador pblico en determinadas causas penales.
Cuando la Justicia Real se adscribe a las Audiencias y Chancilleras y posteriormente a los Consejos, y muy especialmente al de Castilla, a ellos pasarn estos representantes de la corona convertidos ya en rgano procesal, dimensin que Las Partidas
definirn con estas palabras: Rey o hijo de Rey o Arzobispo..non debe entrar en
pleyto para razonar por si en juyzio con otros que fuessen menores que ellos..
mas..deven dar personeros que razonen por ellos.3
Los Reyes Catlicos matizarn los diferentes aspectos de la institucin en diversas
Ordenanzas y muy especialmente en el Ordenamiento de Cortes de Toledo de 1480
asignndole adems un carcter poltico en las Ordenanzas de Medina del Campo
de 1489.4
Las sucesivas organizaciones del Consejo de Castilla (1554, 1598, 1608) en tanto
que tribunal de ltima instancia de la jurisdiccin real, durante el perodo de los
Austrias, irn perfilando la actividad que los fiscales realizarn en l de forma permanente, creando una vinculacin muy especial entre ambos que se mantendr indefinidamente a lo largo del tiempo.
Esta vinculacin llegar a su apogeo en dos momentos diferentes, pero igualmente definitivos para la institucin, en el siglo XVIII.
El primero de estos momentos se producir con motivo de las reformas llevadas
a cabo por Felipe V en el Consejo de Castilla, en 1707 y sobretodo en 1713, fecha
en la que el omnmodo poder alcanzado por su Presidente durante los reinados de
los ltimos representantes de la dinasta austriaca, ser sustituido por la herramienta
esencial del control real: la figura del Fiscal General, nombramiento que recaer en
2. Partidas 4,18,12.
3. Partidas 3,5,11.
4. Mirar y procurar nuestro servicio y justicia e real preheminencia.
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Melchor de Macanaz cuyas reformas posteriores asentarn an ms su posicin, aunque desde luego por poco tiempo.
La cada de Macanaz en 1715 y su posterior exilio, tendr como consecuencia inmediata la desaparicin de la figura del fiscal general, hasta el siglo XX, y devolver
parte de su esplendor a la Presidencia del Consejo, hasta el reinado de Carlos III, en
que la dimensin intelectual y poltica de los miembros de la Fiscala (entre los que
hay que destacar a Campomanes y Floridablanca), conseguir su segundo momento
de gloria, esta vez con carcter ms definitivo, y lo proyectar hacia el futuro de forma
que en la etapa contempornea, tras las reformas liberales que cristalizarn con la
creacin del Tribunal Supremo como heredero del Consejo de Castilla, la mxima jerarqua del Ministerio Fiscal ser definitivamente vinculada a las funciones del responsable de la Fiscala de este tribunal.
Por lo que respecta a las transformaciones sufridas por el Ministerio Fiscal durante la etapa contempornea, es necesario destacar que en el siglo XIX se inician con
el Reglamento Provisional para la Administracin de Justicia de 1835, continan en
disposiciones como los reales decretos de 29 de diciembre de 18385 y de 26 de enero
de 18446, para cristalizar en la Ley provisional sobre Organizacin del Poder Judicial
de 15 de septiembre de 1870, promulgada como desarrollo de la Constitucin de
1869, y en la que por primera vez se utilizar el trmino de Poder Judicial.
En este texto legal, queda perfilado el Ministerio Fiscal como una Institucin basada, en su funcionamiento, en los principios de concentracin, unidad y dependencia7.
Respecto a su organizacin interna, es concebida como una pirmide jerarquizada cuyos distintos niveles se estructuran, mediante relaciones de subordinacin,
desde el Fiscal del Tribunal Supremo hasta los Fiscales de los juzgados municipales.
Se establece que el Fiscal del Tribunal Supremo ser el jefe del Ministerio Fiscal de
toda la Monarqua, bajo la inmediata dependencia del Ministro de Gracia y Justicia.
Segn Ignacio Flores Prada8, Dentro del conjunto de los miembros del Ministerio Fiscal, las disposiciones que a partir de 1850 ms van a incidir en la subordinacin
5. El Ministerio Fiscal es el brazo robusto de la justicia y del gobierno.
6. El Ministerio Fiscal, cuyas atribuciones se cifran en promover, bajo las rdenes del Gobierno de
V.M., la represin de los delitos, la defensa judicial de los intereses del Estado y la observancia de las
leyes que determinan la competencia de los Tribunales.. Exposicin de motivos del mencionado
Real Decreto.
7. El Ministerio Fiscal velar por la observancia de esta Ley y por las dems que se refieran a la organizacin de los juzgados y tribunales, promover la accin de la justicia en cuanto concierne al inters
pblico, y tendr la representacin del gobierno en sus relaciones con el Poder Judicial. Art. 763.
8. Flores Prada, Ignacio. El Ministerio Fiscal en Espaa. Valencia, 1999. p 130.
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ser la Constitucin de 1978 la que en su artculo 124 sentar las bases de la Institucin en el contexto del Estado de Derecho perfilndolo de esta forma:
Sin perjuicio de las funciones encomendadas a otros rganos, tiene por misin
promover la accin de la Justicia en defensa de la legalidad, de los derechos de los ciudadanos y del inters pblico tutelado por la ley, de oficio o a peticin de los interesados, as como velar por la independencia de los Tribunales y procurar ante stos la
satisfaccin del inters social.
El Ministerio Fiscal ejerce sus funciones por medio de rganos propios conforme
a los principios de unidad de actuacin y dependencia jerrquica y con sujecin, en
todo caso, a los de legalidad e imparcialidad.
La Ley regular el Estatuto Orgnico del Ministerio Fiscal.
El Fiscal General del Estado ser nombrado por el Rey, a propuesta del Gobierno,
odo el Consejo General del Poder Judicial. Como consecuencia de esta definicin
se identifican las caractersticas ms destacadas de la versin espaola de esta Institucin:
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remitirn a aqullos, dentro de la primera quincena del mes de mayo de cada ao,
una Memoria relativa a la Administracin de Justicia () y en vista de su resultado
los Fiscales de las Audiencias Territoriales les harn las observaciones que estimen
oportunas, dando cuenta al Fiscal del Tribunal Supremo, con la remisin de otra Memoria durante la primera quincena del mes de julio.
El Fiscal del Tribunal Supremo, a su vez, tomar los acuerdos que concepte procedentes; y en su exposicin razonada dirigida al Gobierno de S.M. manifestar al
comenzar cada ao judicial, el estado de la Administracin de Justicia en Espaa, las
instrucciones ms importantes que haya dado a sus subordinados y las reformas que
en su concepto conviniese hacer para el mejor servicio.
De esta forma, desde el ao 1883 hasta nuestros das (con el nico parntesis de
los aos 1937 a 1939), se ha ido materializando uno de los testimonios histricos
ms relevantes no slo de la actividad de la Institucin sino tambin del entorno social en el que se desenvuelve.
Por otra parte, en esta Memoria anual, se incluyen tambin otros documentos
cuyo contenido pretende facilitar la unidad de criterio en la interpretacin del Derecho en todo el territorio del Estado y que han sido producidos por el Fiscal General
y enviados a todas las Fiscalas, a lo largo de ese mismo perodo anual.
Se trata de las Instrucciones, Circulares y Consultas.
Finalmente la funcin del Ministerio Fiscal en el mbito procesal, se materializa
en diferentes actuaciones que adoptan la forma de un tipo documental denominado
genricamente Dictamen que forma parte inseparable del procedimiento judicial
donde debe conservarse como parte integrante del mismo.
Destacando estos tipos documentales se ha pretendido poner de manifiesto las
actividades especficas de la Institucin y los testimonios en los que se materializan,
pero es evidente que adems tiene encomendadas otra serie de funciones, fundamentalmente en el contexto administrativo, que no tienen nada destacable respecto a las
que realizan el resto de los organismos y que se plasman en los mismos tipos documentales.
II.- La organizacin archivstica del Ministerio Fiscal
II.1.- La situacin hasta el ao 2006
Como en tantas otras ocasiones, el enorme volumen de testimonios de la actividad de los Fiscales, conservado en los archivos histricos, demuestra que desde
la Baja Edad Media y hasta el final del perodo del Estado Absolutista, los archivos
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15. Audiencias y Chancilleras, Archivo General de Simancas, Archivo General de Indias y Archivo
Histrico Nacional
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yy
reparto territorial
yy
series documentales tanto de carcter judicial como administrativo
Tras un anlisis pormenorizado de los productos que ofreca el mercado, se constat que en efecto la mayor parte de ellos poda resolver sin dificultad la mayora de
los requisitos contenidos en los dos primeros puntos, mientras que otros como el de
la adaptacin a los supuestos de la Ley 11/2007, constituan un obstculo insalvable
puesto que en sus planteamientos aparece como consecuencia evidente la recomendacin de la utilizacin de software libre .
Este hecho determinaba, como punto de partida, la utilizacin de software libre,
lo que obligaba a realizar un nuevo estudio lgicamente fuera del mbito de las empresas privadas.
Este nuevo estudio tuvo como resultado la seleccin de dos aplicaciones finalistas:
El Proyecto ATOM, desarrollado por el Consejo Internacional de Archivos
en el seno del grupo de trabajo de Derechos Humanos. La finalidad de este
Proyecto es poder dotar, a los pases sin recursos econmicos suficientes, de
una herramienta archivstica capaz de obtener tanto los niveles imprescindibles de transparencia administrativa, como el adecuado tratamiento y control de su patrimonio documental. Todas estas circunstancias determinan en
principio que el eje de todo el sistema se centre de forma mayoritaria en la
Descripcin de los documentos.
El Proyecto @rchivA, desarrollado por las Consejeras de Cultura y Justicia
de la Junta de Andaluca, sobre el que no creo que sea necesario aadir nada
ms a lo que ya ha sido expuesto en la intervencin anterior.
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71
BIBLIOGRAFA
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y funcionamiento). Madrid: Colex, 1990.
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Justicia, Centro de Estudios Jurdicos, 2001.
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74
Decreto 27 enero 1956 (M Just.). Plazas vacantes por excedencia especial de titulares.
Circular 21 febrero 1957 (Fiscala del T.S.). Actuacin en denuncias por conductas
contrarias a la normal convivencia social.
Ley 31 mayo 1966 (Jefatura del Estado). Aumenta las plantillas de las carreras Judicial y Fiscal.
Decreto 30 junio 1966, nm. 1647/66 (M Just.). Plantilla de destinos de la Carrera Fiscal.
Ley 28 diciembre 1966, nm. 101/66 (Jefatura del Estado). Retribuciones.
Orden 7 diciembre 1967 (M Just.). Agrupaciones de Fiscalas de Juzgados Municipales y Comarcales.
Orden 24 enero 1968 (M Just.). Regula delegaciones en Fiscales municipales y comarcales.
Circular 17 julio 1968, nm 5/68 (Fiscala T.S.), sobre corrupcin de menores, pornografa, trfico de drogas y otros que afectan a la moralidad pblica.
Decreto 27 febrero 1969, nm 437/69 (M Just.) Reglamento Orgnico del Estatuto del Ministerio Fiscal.
Orden 29 mayo 1973 (M Just.). Prrroga de edad de jubilacin de Magistrados y
Fiscales en situacin de supernumerarios.
Ley 28 noviembre 1974, nm 42/74 (Jefatura del Estado). Ley de Bases Orgnica
de la Justicia.
Orden 14 junio 1976 (M Just.). Agrupaciones de Fiscalas de Juzgados Municipales y Comarcales.
Orden 22 abril 1978 (M Just.). Agrupaciones de Fiscalas de Juzgados de Distrito.
Circular 25 abril 1978 (Fiscala T.S.). Visitas a prisiones.
Orden 27 noviembre 1978 (M Just.).Agrupaciones de Fiscalas de Juzgados de Distrito.
Circular 18 diciembre 1978, nm 6/78 (Fiscala T.S.) Inspeccin de procedimientos penales.
Constitucin Espaola 27 diciembre 1978 (Jefatura del Estado).
Circular 30 diciembre 1978, nm 7/78 (Fiscala General del Estado). Misiones en relacin con los preceptos contenidos en la Constitucin.
Orden 12 febrero 1979 (M Just.). Agrupaciones de Fiscalas de Juzgados de Distrito de Badajoz.
Orden 16 marzo 1979 (M Just.). Agrupaciones de Fiscalas de Juzgados de Distrito
de Salamanca.
Orden 31 mayo 1979 (M Just.) Agrupaciones de Fiscalas de Juzgados de Distrito.
Orden 14 diciembre 1979 (M Just.). Agrupaciones de Fiscalas de Juzgados de Distrito de Zamora.
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Real Decreto-Ley 9 mayo 1984, nm 4/84 (Jefatura del Estado). Incrementa plantillas de la Carrera Fiscal.
Real Decreto 2 abril 1985, nm. 656/85 (M Just.). Distribucin del incremento de
la plantilla.
Ley Orgnica 1 julio 1985, nm 6/85 (Jefatura del Estado). Poder Judicial.
Real Decreto 28 agosto 1985, nm. 1587/85 (M Just.). Supresin de las agrupaciones de Fiscalas.
Ley 24 marzo 1988, nm. 5/1988 (Jefatura del Estado). Crea la Fiscala Especial para
la Prevencin y Represin del Trfico Ilegal de Drogas
Ley 19/1995, de 24 de abril, por la que se modifica la Ley 50/1981, de 30 de diciembre, por la que se regula el Estatuto Orgnico del Ministerio Fiscal y se crea la
Fiscala Especial para la Represin de los Delitos Econmicos relacionados con la Corrupcin.
Ley 12/2000, de 28 de diciembre, de modificacin de la Ley 50/1981, de 30 de diciembre, pro la que se regula el Estatuto Orgnico del Ministerio Fiscal.
Real Decreto 1/2001, de 12 de enero, por el que se fija la plantilla del Ministerio Fiscal.
Ley Orgnica 19/2003, de 23 de diciembre, por la que se modifica la Ley Orgnica
6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial.
Real Decreto 93/2006, de 3 de febrero, por el que se regula el Sistema de Informacin del Ministerio Fiscal
Ley 24/2007, de 9 de octubre (BOE n 243) por la que se regula el Estatuto Orgnico del Ministerio Fiscal.
Real Decreto 72/2009, de 30 de enero, por el que se completa la plantilla orgnica
del Ministerio Fiscal para el ao 2008.
Orden JUS/2935/2009 de 26 de octubre, por la que se crea la Comisin Calificadora
de Documentos Administrativos del Ministerio de Justicia y de sus organismos pblicos. (BOE de 3 de noviembre).
Ley Orgnica 1/2009, de 3 de noviembre, complementaria de la Ley de reforma de
la legislacin procesal para la implantacin de la nueva Oficina Judicial, por la que
se modifica la Ley Orgnica 6/1985 de 1 de julio, del Poder Judicial (BOE de 4 de
noviembre).
Ley 13/2009 de 3 de noviembre, de reforma de la legislacin procesal para la implantacin de la nueva Oficina Judicial. (BOE de 4 de noviembre).
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I.
INTRODUCCIN.
II.
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V. CONCLUSIONES.
VI. BIBLIOGRAFA Y NORMATIVA.
VI.1. Bibliografa de la autora relacionada con este trabajo.
VI.2. Otra bibliografa.
VI.3. Normativa.
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i. Introduccin.
El tema de estas Jornadas que alcanzan ya su cuarta edicin- es, sin duda, uno
de los ms relevantes, el ms acuciante de la profesin de archivero en este momento,
el que la sita en el siglo XXI, poniendo en valor, ms que nunca, sus conocimientos, sin resolver an en numerosos casos cuestiones ms propias del siglo XIX o de la
primera mitad del siglo XX.
Afrontar el tema objeto de debate calidad y modernizacin- precisa un buen
grado de reflexin, una cierta experiencia y el anlisis de los matices que se plantean
a su alrededor. Si bien estas Jornadas se encuadran en el mbito de la Administracin
Local, esta ponencia explica el modelo de actuacin que sigue la Comunidad de Madrid en lo relativo a las cuestiones relacionadas con el mismo, ya que su concepcin y
planteamiento lo hacen perfectamente aplicable a cualquier Administracin Pblica
de tamao mediano o grande e incluso, si cabe, a cualquier institucin privada de
estas caractersticas. Desde este planteamiento, el punto de partida imprescindible es
la aplicacin de criterios de calidad a la gestin de los sistemas de archivos.
II. La Aplicacin de Criterios de Calidad a la Gestin de los Sistemas de Archivos.
El funcionamiento de cualquier organizacin -ya en el siglo XX y, cmo no, en el
siglo XXI- debe contemplar un amplio abanico de actuaciones que se han de realizar
en unos tiempos y con unos costes concretos y que han de obtener unos resultados.
Esto supone un importante trabajo previo de planificacin y establecimiento de
objetivos y, especialmente importante, la adscripcin de la materia competencial de
que se trate al rgano adecuado con el rango que precisen sus necesidades y expectativas. Slo as es posible atender de forma apropiada dicha materia y slo de esta
manera se puede trabajar con la eficiencia y autonoma que se requiere para que las
actuaciones previstas se realicen con eficacia.
Este planteamiento, de indudable carcter general, es tambin aplicable a la gestin de los sistemas de archivos, sobre todo si se tiene en cuenta la relacin que tiene
esta materia (la de archivos) con la gestin de las organizaciones -de su testimonio y
de su informacin- y con aspectos directamente relacionados con ellas, como son la
modernidad, la transparencia y la eficacia. De ah que, en este momento, es impensable no disear y aplicar:
Por un lado, planes que contengan programas de ejecucin a corto y medio
plazo de unos objetivos claros, programas que deben contemplar procedimientos de realizacin, tiempos, costes y resultados.
Y, por otro, estrategias que permitan conseguir los objetivos trazados y obtener, en el menor tiempo posible, los recursos econmicos, materiales y personales necesarios para alcanzarlos.
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El Tratamiento Electrnico de los Documentos...
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suelo en el centro de las ciudades es mucho ms caro que donde suele estar
ubicada la sede de las fases de archivo intermedio y archivo histrico.
b. Una poltica en la que el personal archivero fijo sea el mnimo necesario y,
sobre todo, de alta cualificacin, supervisor de trabajos, ejecutor de planes y
encargado, adems de lo anterior, de realizar tres tareas que son pura funcin
pblica: la custodia, las decisiones sobre el expurgo y el servicio de los documentos.
Esta poltica de personal ha de tener en cuenta la contratacin de empresas
externas que con personal archivero titulado, forzosamente, y dirigidas por
el personal supervisor fijo y con las debidas garantas- se encarguen de llevar a
cabo determinados trabajos (por ejemplo, la descripcin de grandes volmenes de documentos acumulados, el cotejo de los documentos ingresados en la
fase de archivo intermedio, la limpieza de informacin intil en las aplicaciones informticas una vez que haya sido previamente normalizada, etc.).
c. Un funcionamiento con parmetros y ratios que permitan elaborar proyectos
de actuacin anuales o plurianuales con sus correspondientes costes.
d. Una aplicacin de las bases archivsticas tradicionales, que siguen siendo vlidas -tanto para los documentos en papel como para los documentos electrnicos, como se ver despus-, con la incorporacin de las actualizaciones
oportunas que afecten a procesos como las transferencias, la evaluacin de
documentos, la normalizacin o la informatizacin, para poder alcanzar el
alto nivel de eficiencia que los sistemas de archivos reclaman hoy en da.
e. En este momento es imprescindible disponer de sistemas informticos es
decir, de conjuntos de aplicaciones informticas que contemplen todas las
operaciones y procesos archivsticos- y no slo de aplicaciones pequeas e inconexas. Para ello es imprescindible tener las ideas muy claras, pues slo as
se podrn hacer anlisis funcionales en los que se recojan buenas definiciones de requerimientos, diagramas de flujos de datos, modelos de datos, modelos de entidades y atributos, arquitectura tecnolgica, perfiles de usuarios
y todos aquellos requisitos que les hagan eficientes, amigables, compatibles
y competitivos.
f. La normalizacin es otra de las piezas clave en el buen funcionamiento de un
sistema de archivos, ya que la elaboracin de instrucciones precisas y la realizacin de anlisis de calidad que permitan suprimir redundancias y solapamientos de todo tipo, abaratan los costes y los tiempos de realizacin de los
trabajos y conducen directamente a un servicio cada vez mejor. Como se comentar posteriormente, precisamente la implantacin de la e-Administracin
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-y con ella de los documentos electrnicos- pone de relieve esta imprescindible necesidad de normalizar si se quiere trabajar en calidad. Dentro de ella,
por ejemplo, es fundamental disponer y utilizar conceptos archivsticos claros, lo que, a su vez, permitir obtener resultados con eficacia y eficiencia; en
este sentido, y precisamente para la implantacin de la e-Administracin, la
clasificacin orgnica de los documentos desde las oficinas que los generan
-o para actuar en grandes grupos de documentos, por todo lo que supone de
ahorro de recursos y de tiempo-, es factor fundamental.
g. En la evaluacin de los documentos las tareas para establecer su accesibilidad/
reserva, su conservacin o eliminacin (dentro del proceso de expurgo) o su
impacto social, siguen estando pendientes. Se arrastran desde el siglo XX y
hay que afrontarlas con calidad aunque sin pausa-, ya que el hecho de que
estos aspectos an no estn definidos inciden en otras muchas cuestiones (espacios, recursos, ) para los documentos en papel, pero, sobre todo, en un
reto que s es propio del siglo XXI: la produccin de documentos en soporte
electrnico, en cuanto que en ellos los criterios de evaluacin, adems de
otros, se establecen con carcter previo.
En cualquier caso, para todo lo que se acaba de comentar, sigue siendo fundamental la participacin de los archiveros junto a los gestores en la fase de elaboracin
de los metadatos, en la fase de creacin de estos documentos electrnicos y en la definicin de los diferentes soportes en los que se han de conservar -aqullos que deban
hacerlo- por largo tiempo. De ah que sea imprescindible la formacin de equipos
multidisciplinares que posibiliten la cooperacin de distintos profesionales con un
objetivo comn: que la implantacin del documento electrnico se haga de la mejor
manera posible y con las mximas garantas.
Como ya se ha adelantado antes, estos y otros planteamientos de calidad estn recogidos en los dos grandes planes directores que rigen las actuaciones de la Comunidad de Madrid en materia de archivos: uno inscrito en las actuaciones de fomento -el
Plan Regional para los archivos municipales de la Comunidad de Madrid- y otro aplicado a
sus propios documentos -el Plan Sectorial que organiza el subsistema de archivos autonmicos madrileos-. Obviamente, no es este el momento de hablar de ellos en profundidad, pero el tema que se est tratando se merece, al menos, una breve referencia a
ambos. Y antes, tambin, un mnimo comentario sobre otras actuaciones de fomento
no inscritas en un Plan concreto.
II.2. Actuaciones programadas de fomento para la conservacin del patrimonio documental de la Comunidad de Madrid.
La Comunidad de Madrid no slo se preocupa de lo relacionado con los documentos autonmicos y con los archivos municipales de su Regin, sino que tambin
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Las actividades relacionadas con los archivos municipales madrileos se encuadran en las actuaciones de proteccin y fomento del patrimonio documental que
lleva a cabo la Comunidad de Madrid. Desde su creacin en 1983 hasta el ao 1992,
las actuaciones de esta Comunidad en materia de archivos se centraron, principalmente, en los archivos municipales de la Regin madrilea, ya que cuando la antigua Diputacin Provincial de Madrid desapareci como consecuencia de la creacin
de la Comunidad de Madrid, esta ltima asumi las competencias, medios y recursos que tena aqulla, entre las cuales se encontraban ciertas competencias sobre los
archivos de los municipios madrileos.
Por esta razn, y como primer paso, se redact en 1984 el Plan Regional para los
Archivos Municipales de la Comunidad de Madrid, el cual se concibi como un plan di-
rector que trata de racionalizar las actuaciones en los archivos municipales dentro de
unos objetivos comunes y primordiales: la conservacin del patrimonio documental
madrileo, la custodia y tratamiento de los documentos y el uso adecuado de los mismos para poder dar un servicio eficaz a los usuarios. Y, dentro de estos objetivos generales, este Plan Regional es un claro ejemplo de cmo establecer y aplicar con xito
diferentes estrategias con un fin concreto, en este caso dotar de infraestructuras a los
archivos municipales madrileos y procurar su funcionamiento, y en el que se da,
sobre todo, un especial relieve a la dotacin de personal archivero especializado.
Se trata, por tanto, de una planificacin con directrices de la que se parte para
la elaboracin de actuaciones anuales en esta materia. Va dirigido a conseguir personal archivero especializado de carcter fijo teniendo en cuenta unos indicadores
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cuantitativos3 y cualitativos4- e instalaciones adecuadas y se acompaa de actuaciones especficas de proteccin del patrimonio documental para procurar una correcta
conservacin y organizacin de los documentos y posibilitar el acceso a los mismos
en todas y cada una de las fases de archivo.
Se puede decir con orgullo que los resultados obtenidos desde 1985 hasta la actualidad se podran calificar, como poco, de sobresalientes y lo que es ms importante: que la Comunidad de Madrid sigue trabajando con esfuerzo e ilusin en el
diseo y aplicacin de nuevas frmulas que permitan continuar mejorando la situacin de sus archivos municipales. Se cita como ejemplo que el pasado ao 2008 se
puso en marcha una nueva lnea de actuacin: la creacin de agrupaciones de municipios5 de menos de 10.000 habitantes para el sostenimiento en comn de una plaza
de tcnico archivero.
Arregladas las infraestructuras, con personal en los medianos y grandes municipios y con el fomento de esta agrupacin municipal, la Comunidad de Madrid cerrar la ejecucin de este Plan Regional en lo que se refiere a su estructura troncal,
aunque queda proseguir con otro tipo de ayudas de segundo nivel de desarrollo (para
aplicaciones informticas, restauracin, difusin, etc.).
II.4. Plan Sectorial que organiza el subsistema de archivos autonmicos madrileos.
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Esta intensa labor de difusin pedaggica tiene un objetivo claro: romper y acabar con la idea tradicional que se tena (y an se tiene) de los archivos como institucin
puramente cultural, con un carcter exclusivamente histrico, cuya nica finalidad es
custodiar los documentos antiguos que sirven como base para trabajos de investigacin
histrica. Durante este perodo se habilit la primera sede del Archivo Regional de
la Comunidad de Madrid (como centro de las fases de archivo intermedio y archivo
histrico) y se comenz a construir la segunda de sus sedes que, pasados unos aos,
fue sustituida por la actual en el complejo El guila-, todo lo cual contribuy a difundir la imagen de un archivo como un edificio moderno, funcional, luminoso, capaz
y lo ms importante- especficamente adaptado a las necesidades que precisan los
trabajos con los documentos. La actual sede es un excepcional edificio que ha sido
concebido como sede institucional a futuro, puesto que el resto de necesidades de espacio se contemplan a base de depsitos supletorios.
6. El concepto de ciclo vital de los documentos integrado por cuatro fases de archivo se recoge por
primera vez en el Plan Regional para los archivos municipales de la Comunidad de Madrid, que ya se
ha comentado en pginas anteriores. En l se habla del archivo de oficina como la primera fase del ciclo
vital dentro del flujo archivstico que constituye el sistema y as lo reconoce muy especialmente Elio
Lodolini en su obra Archivstica. Principios y problemas, tanto en sus ediciones en italiano concretamente, en la cuarta edicin de 1987 y en la quinta edicin ampliada de 1990-, como en su edicin
en castellano de 1993.
7. Con posterioridad, este concepto se ha ido recogiendo y explicando en diversas publicaciones de la
autora, entre las que cabe destacar La gestin archivstica y la gestin documental en la Administracin
del Estado de las Autonomas: organizacin, modelos y tendencias en la Comunidad de Madrid y Los
archivos y el patrimonio documental en la Comunidad de Madrid (1983-2007). El Archivo Regional
de la Comunidad de Madrid.
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Simultneamente a este trabajo de marketing, las oficinas de las Consejeras madrileas se comenzaron a saturar con los documentos que haban ido produciendo
desde su creacin en 1983 y el atasco fue tan grande que lleg un momento en que
no se supo qu hacer con tanto papel ni cmo solucionar la falta de espacio en las
oficinas.
Gestionar un sistema de archivos implica establecer estrategias, es decir, realizar
movimientos cortos o largos, rectos u oblicuos, segn lo demanden las situaciones.
Si algo de lo planteado no sale como debiera, hay que analizarlo y si, an as, se cree
que sigue siendo vlido, hay que probar en diferentes direcciones. De ah que sea en
ese momento tambin (principios de los aos 90 del siglo XX) cuando, de forma paralela a lo anterior, se finalice la redaccin del Plan Sectorial que organiza el subsistema
de archivos autonmicos madrileos. Se trata de un plan director interno, de carcter
tcnico, que organiza las necesidades de los archivos autonmicos, tanto las que estn
pendientes desde el siglo XIX (infraestructuras, personal, descripcin de documentos) como las pendientes del siglo XX (transferencias, expurgo, accesibilidad/reserva,
informatizacin de tareas y procesos), y afronta los grandes retos del siglo XXI (documento electrnico, modernizacin del funcionamiento de la Administracin, calidad de los servicios).
Los objetivos de este Plan en cuyo marco se viene trabajando desde hace casi
veinte aos- son, entre otros, los siguientes:
Racionalizar los recursos humanos, econmicos y tcnicos para mejorar el
servicio en las distintas fases de archivo (oficina, central, intermedio e histrico).
Contribuir a una adecuada economa de los espacios, as como a la mejora
de la gestin y a la modernizacin de la Administracin autonmica madrilea.
Informar de modo rpido y eficaz a los ciudadanos de sus derechos para la
gestin de sus intereses.
En investigacin, realizar un adecuado tratamiento, servicio y difusin de las
fuentes primarias.
No es el momento de extenderse en explicar en qu consiste el Plan8 y los resultados que se han obtenido con su aplicacin, pero s se comentan, muy brevemente,
cules son sus pilares bsicos. Para ello, se comienza sealando que el Plan tiene dos
fases de actuacin:
1. Realizacin del censo de produccin de documentos9 autonmicos, cuyo
objetivo principal es conocer una serie de datos imprescindibles para poder
planificar las actuaciones que deben llevarse a cabo con los documentos
8. Vase nota a pie de pgina n 2.
9. Aplicable a cualquier institucin pblica o privada.
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b. Respecto a los proyectos de actuacin son globales o parciales por cada Consejera o departamento, cada una con sus Organismos Autnomos, y son de
carcter vertical o sectorial. La estructura bsica de estos proyectos es la siguiente:
yy
Tratamiento de documentos acumulados en las Consejeras y Organismos
Autnomos.
yy
Ingreso de los mismos en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid.
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fuera de ella. Una vez demostrada dicha necesidad, no se ha vuelto a admitir el ingreso en el Archivo Regional de ningn documento sin describir o sin el presupuesto
necesario para ello (salvo los ingresos extraordinarios). Sin embargo, aquella tolerancia inicial fue necesaria para afianzar esta posicin.
II.5. Distintas aplicaciones informticas elaboradas dentro del programa de
informatizacin (ARCHI, ICT, SIARC).
Entre los programas de carcter horizontal que forman parte del Plan Sectorial, se
encuentra el programa de informatizacin, ya citado, cuyo objetivo es el establecimiento, empleo y aplicacin de las tcnicas y medios informticos en todas las fases
de archivo en lo que se refiere al tratamiento archivstico, procesos documentales y
servicios a usuarios. Puesto que es el programa que ms relacin directa tiene con el
tema de estas Jornadas, se entiende que es importante comentar cul ha sido la trayectoria seguida en materia informtica en los archivos autonmicos madrileos.
Para ello, hay que remontarse de nuevo a ese momento a principios de los aos
90 del siglo pasado en que se iniciaban los trabajos con las Consejeras madrileas.
Se comenz entonces una actuacin de descripcin masiva que contina a da de hoy
y eso exigi disponer de herramientas de trabajo mecanizadas, adecuadas a la nueva
situacin y adaptadas a los nuevos tiempos.
El primer intento de aplicacin de las nuevas tecnologas a los trabajos de archivo en la Comunidad de Madrid fue una pequea aplicacin informtica llamada
ARCHI, con la que se mecanizaban de forma sencilla los datos obtenidos de la descripcin de los documentos, lo que permita controlarlos y elaborar un instrumento:
el Inventario General. Esta aplicacin, sin embargo, no tuvo xito, ya que:
Su base tecnolgica era muy limitada, no dispona de suficiente capacidad y
no estaba preparada para manejar el volumen de datos almacenados en ella,
que super con creces todas las previsiones iniciales.
Slo permita informatizar el Inventario General, pero no la transferencia
de los documentos desde las oficinas autonmicas al Archivo Regional, por
ejemplo.
Y, finalmente, la aplicacin responda, bsicamente, a las caractersticas y
necesidades de los documentos de una Consejera concreta, la de Economa (con la que se haba empezado a trabajar). Pero, para el ao 1995-1996,
la unidad tcnica de archivos actual Subdireccin General de Archivos- ya
trabajaba con ms Consejeras adems de sta. Es ms, se podra decir que
es en este momento cuando se produce un salto cuantitativo y cualitativo
en las relaciones con otras Consejeras: gracias sin duda al xito de la colaboracin conjunta con la de Economa y al know-how propio de la Subdireccin General de Archivos que funciona como si fuera una empresa
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2. La segunda, que para que este sistema informtico resultara til se haba de
realizar un proceso de estudio y revisin de los procesos archivsticos que era
necesario informatizar, del que resultara la normalizacin de una serie de trabajos y actividades. Esto es, que era imprescindible normalizar internamente
los cometidos en materia de archivos para poder informatizarlos.
3. La tercera, que este sistema haba de ser realizado por un equipo amplio de
analistas y de tcnicos informticos (con diversas especialidades profesionales), con el que los archiveros haban de trabajar conjuntamente y al que se
deba hacer comprender la complejidad de los archivos, la importancia de
los documentos como testimonio y las interrelaciones entre los procesos archivsticos, pues sin este entendimiento cualquier herramienta estara condenada al fracaso de antemano.
En este sentido, se quiere incidir en que uno de los problemas constantes que,
al menos en la Comunidad de Madrid, siempre han existido y existen- en
las relaciones entre los archiveros y los tcnicos informticos es la dificultad
de transmitirles y hacerles comprender la complejidad, globalidad e interconexiones de los procesos y trabajos archivsticos manteniendo la ciencia y el
lenguaje propio. De ah que, como ya se comentar despus, se hiciera necesario contar con un interlocutor entre ambas partes.
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4. La cuarta, que haba de contarse con el apoyo y respaldo de los cargos directivos correspondientes.
5. Y la quinta y ltima, que mientras se trabajara en el diseo, desarrollo e implantacin de este sistema se deba disponer de otra aplicacin informtica
a la que se denomin I.C.T.Inventario y Control de Transferencias-, ms pequea en su concepcin y funcionalidades, pero con capacidad suficiente
para poder afrontar, al menos, los trabajos de inventario y transferencia que
se llevaban a cabo en las Consejeras y soportar el volumen, cada vez mayor,
de datos a almacenar en ella.
A partir de este momento, se trabaj en varias direcciones. Por un lado, se transmiti al Director General responsable cmo la situacin lmite en que se encontraba
la aplicacin ARCHI haca imposible e inviable abordar los proyectos de colaboracin
con las Consejeras para el tratamiento archivstico de sus documentos (los cuales seguan creciendo a un ritmo continuo).
Con su respaldo, la hoy Subdireccin General de Archivos solicit a I.C.M. -organismo encargado de la informtica y las comunicaciones en la Comunidad de Madrid- que acometiera un estudio para desarrollar el sistema informtico que se acaba
de comentar.
Por otro, la hoy Subdireccin General de Archivos inici en sus departamentos
un proceso interno de anlisis de cada uno de los trabajos que se realizan en ellos. Estudiar detenidamente y tener claras las tareas archivsticas es un trabajo imprescindible que se debe realizar antes de iniciar cualquier proceso de informatizacin y eso
es lo que se intent llevar a cabo en ese momento: estudiar a la citada Subdireccin
General desde dentro, analizar su trabajo, sistematizarlo y, de alguna forma, esquematizarlo y resumirlo en una serie de elementos imprescindibles de incluir en un
sistema informtico.
De acuerdo con esto, el trabajo realizado durante la mayor parte del ao 1997
tuvo un doble objetivo:
Disear y poner en funcionamiento la ya mencionada aplicacin I.C.T. en
el menor tiempo posible. Su objetivo prioritario era sustituir, a la mayor brevedad posible, la aplicacin ARCHI, ya que la situacin empeoraba con el
paso del tiempo y el riesgo de que se produjeran graves problemas era cada
vez mayor.
Esta nueva aplicacin naci con un carcter totalmente provisional. En ese
momento, todos los esfuerzos estaban centrados en disear un sistema informtico (el SIARC, del que se hablar a continuacin) que englobara todas las
fases del ciclo vital de los documentos. Su diseo, adems, deba hacerse de
forma que, posteriormente, sus funcionalidades fueran compatibles con las
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Desde 1997 y, sobre todo, desde enero de 1998 y hasta diciembre de ese ao superada una etapa de ajuste entre la Subdireccin General de Archivos e I.C.M.-, el
equipo de personas que se ha citado se dedicaron, con una gran intensidad, a la realizacin de este trabajo. Se incide en este aspecto, porque este proyecto no hubiera salido adelante sin una total dedicacin al mismo y hacerlo signific trabajar maanas,
tardes, fines de semana y festivos: se mantuvieron reuniones casi a diario (sobre todo
en los primeros meses), se explicaron los procesos archivsticos que deban incluirse
en el sistema y, poco a poco, se fueron diseando cada uno de los documentos que
integran el Anlisis Funcional, hasta que, a finales de 1998, ste se concluy.
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El Tratamiento Electrnico de los Documentos...
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El SIARC, a diferencia de las dos anteriores (ARCHI e ICT) -que son aplicaciones informticas- es un sistema global de carcter institucional que comprende tanto
todos los departamentos de la Comunidad de Madrid como todos los trabajos y procesos del ciclo vital de los documentos.
II.5.1.a) Anlisis Funcional del SIARC.
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Como ya se ha comentado, el SIARC se sustenta en un amplio y exhaustivo Anlisis Funcional (en adelante, AF). Se trata de un instrumento que est integrado por
diferentes documentos a travs de los cuales se define el conjunto de especificaciones formales del sistema informtico para su implantacin en la Administracin autonmica madrilea.
Desde el punto de vista de la plataforma tecnolgica, el AF opta por una arquitectura cliente-servidor, servidores Unix y base de datos relacional ORACLE, aunque
dado el tiempo transcurrido desde su elaboracin y que las propias plataformas tecnolgicas de la Comunidad de Madrid han evolucionado e incorporado las nuevas
tecnologas que facilitan el acceso a aplicaciones va Web, es evidente que sera necesario adecuarlo a las mismas.
Desde el punto de vista del mtodo para la definicin del sistema, el AF utiliza
Mtrica 2, que describe las fases del sistema y las actividades a realizar en cada una de
ellas, as como las tcnicas a emplear, que son las que se enumeran a continuacin:
Documento de especificaciones de diseo:
Es el documento inicial del AF. En l se explica el diseo funcional que tendr
el sistema de informacin y se indican los requisitos del sistema, que son:
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SIARC
REQUISITOS
TRATAMIENTOS
Estructura organizativa
Tratamientos asociados a unidades documentales
Tratamientos asociados a piezas documentales
Tratamientos asociados a series documentales
(se denomina as, aunque el sistema trabaja con tipos y series)
Tratamientos asociados a las transferencias
Tratamientos asociados a los ingresos de documentos
1. Procedimientos y normas
Gestor de expedientes
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SIARC
REQUISITOS
TRATAMIENTOS
3. Sistema flexible
----------
4. Importacin de datos
----------
5. Interfaces de usuario
----------
6. Censo de produccin
de documentos autonmicos
----------
Verificar autorizacin
investigacin documentos
Investigador
Agencia Proteccin de Datos
Descripcin de flujos:
Describe cada uno de los flujos representados grficamente a travs de los
DFD.
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Descripcin de procesos:
Describe los procesos que contempla el sistema de informacin. Por ejemplo:
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Por ejemplo:
Contiene
Unidad _ documental
Est contenida en
UD_Nm_SIARC
Carpetilla [At]
CA_ID_Centro_Archivo [FK]
CJ_Signatura_Caja [FK]
CJ_Fecha_Reg._Caja [FK]
CLL_ID_Carpetilla
Contiene
Est contenida
Unidad documental
Carpetilla
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Arquitectura tecnolgica:
Detalla el entorno de desarrollo, el equipamiento informtico que precisar el
sistema y los volmenes que se estima deber sustentar el SIARC.
Plan de desarrollo:
Seala las prioridades de desarrollo del sistema.
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Aporta el N SIARC, como identificativo nico a modo de carnet de identidad- de cada unidad documental desde que se genera en una oficina hasta
su destruccin o conservacin permanente.
Incorpora el concepto de agrupacin atpica, para denominar el conjunto de
unidades documentales que, por diversas razones ajenas a los procedimientos
que se recogen en expedientes, se renen en una misma carpetilla.
Acepta la existencia de colecciones de documentos (contempladas en la Ley
4/1993 madrilea) y las trata de modo asimilado a las unidades documentales.
Incorpora avisos para que los archiveros sepan lo que est pendiente de describir.
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La implantacin de la e-Administracin supone la implicacin de todos los profesionales de la administracin, y cuando digo todos, me refiero a todos. Es posible
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Y externos, es decir, otros profesionales -tanto de dentro como ajenos a la Administracin autonmica madrilea-, que se ven concernidos directa e indirectamente por los documentos a analizar. En este grupo se han incluido:
yy
Expertos en la materia de proteccin de datos y calidad de los servicios.
yy
Juristas especializados en procedimiento administrativo, civil, laboral, fundamentalmente.
yy
Informticos, tanto consultores como analistas de sistemas.
yy
Estadsticos.
yy
Historiadores generalistas y especializados.
yy
Y otros archiveros (por ejemplo, de la Asociacin de Archiveros de Madrid).
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los distintos estadios, desde su creacin hasta su destruccin o conservacin permanente- y contemplaba la realizacin de los siguientes trabajos:
Elaborar un diagnstico de la situacin actual de la Comunidad de Madrid
en el mbito del archivo electrnico.
Definir el modelo global de archivo electrnico ms apropiado para la Comunidad de Madrid, incluyendo entre sus objetivos los siguientes:
yy
Gestionar todos los documentos electrnicos con un mismo sistema especializado que controle todo el ciclo vital de los documentos.
yy
Disponer de un repositorio nico que d soporte a los documentos electrnicos.
yy
Proporcionar un sistema de fcil manejo para los gestores.
yy
Proveer mecanismos de seguridad y control.
yy
Definir polticas de formatos de documentos digitales que aseguren la integridad y conservacin de los documentos y faciliten el acceso a los mismos.
yy
Definir un modelo de informacin acorde con las normativas aplicables y/o recomendadas por organismos de referencia, en particular la ISAD(G) y MoReq.
En un primer momento no se cont con la participacin de la Subdireccin General de Archivos, aunque de inmediato la Direccin General de Calidad de los
Servicios repar la situacin y entendi por las razones que se explican- la imprescindible participacin de la citada Subdireccin General de Archivos en el equipo
de trabajo multidisciplinar que se haba formado y del que tambin formaban parte
I.C.M. y, a travs de la empresa adjudicataria de los trabajos, juristas, estadsticos, informticos e historiadores. Dichas razones son:
La principal es que la citada Subdireccin General es competente por ley en
lo concerniente a todas las fases de archivo -bien entendido que en la primera
de ellas, la fase de archivo de oficina, las competencias son concurrentes con
los gestores (se les da directrices, se vacan sus oficinas de aquellos documentos que ya no son de uso frecuente, )- y que el documento y archivo electrnico afecta a todas y cada una de ellas. En este sentido, se record que la
propia Ley 4/1993 de Archivos y Patrimonio Documental madrilea preludiaba ya, desde principios de la dcada de los 90 del siglo pasado, la administracin electrnica.
En segundo lugar, como se ha adelantado anteriormente, el inmenso trabajo
que la Subdireccin General de Archivos ha realizado hasta el momento con
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los documentos autonmicos madrileos (se han inventariado aproximadamente 60 kilmetros de documentos) ha permitido observar muchas cuestiones de funcionamiento administrativo y tramitacin de procedimientos que
se pueden aportar a quienes trabajan tanto en esta cuestin como en simplificacin administrativa (por ejemplo, que no es posible que tipos documentales comunes se tramiten de forma distinta en cada Consejera o que hay que
evitar que cada institucin trabaje con pequeas aplicaciones especficamente
desarrolladas para ella al margen de las dems).
Adems, a diferencia de otros sectores de la Administracin, se manifest claramente que en los archivos s se quiere lo electrnico y no slo los procedimientos, sino tambin los procesos-, de lo que es prueba palpable el propio
Anlisis Funcional del SIARC que ya se ha comentado, sistema informtico
en el que se prev la conexin con el Gestor de Expedientes en las oficinas y
el desarrollo de la Red de Archivos de Uso Pblico de la Comunidad de Madrid como un portal con buscador en el que integrar todos los archivos pblicos o privados de competencia autonmica.
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carpetilla. Determinados aspectos de los procedimientos reflejados en papel se definen y se han definido a posteriori de su propia creacin. Y en ellos an quedan cuestiones fundamentales que definir, como son, por ejemplo, sus plazos de conservacin
o destruccin en funcin de sus valores como testimonio.
Como ya se ha indicado con anterioridad, las competencias de la Subdireccin
General de Archivos en la fase de archivo de oficina son concurrentes con los gestores. Ahora se aade que, en el caso de los documentos electrnicos, la concurrencia se
da en mayor grado, porque con la e-Administracin la estructura y forma de los procedimientos y de los documentos se decide a priori, en la fase de establecimiento de
requisitos10. Y es ah donde la Subdireccin General de Archivos est participando,
porque es en la definicin de estos requisitos donde se contemplan, entre otras, las
necesidades de normalizacin de trmites, accesibilidad/reserva, conservacin de documentos y plazos de vigencia de los mismos. Esto adquiere mxima importancia si
se tiene en cuenta que, aunque las fases del ciclo vital de los documentos se mantienen, habr un solo repositorio electrnico de los mismos el que se prevea para las
oficinas por parte de los gestores, aunque tambin los archiveros tendrn que participar como elemento esencial- y que stos pasarn de una fase a otra con una accin electrnica, con independencia de que el flujo de datos y las operaciones con
los mismos se realicen a travs de servidores informticos seguramente ubicados, de
modo fsico, en diferentes pases. Tampoco se podr olvidar que las peculiaridades
de cada fase de archivo -como la accesibilidad/reserva, las autorizaciones de consulta,
por poner algn ejemplo-, se resolvern, asimismo, una vez diseado el sistema, con
operaciones muy sencillas a travs del ordenador.
En este marco, el primero de los trabajos realizados por la Subdireccin General
de Archivos ha sido la elaboracin de dos borradores de documentos de metadatos11.
En el primero de estos documentos se recogen:
Por un lado, aquellos datos que, de forma imprescindible, se han de recoger
en la fase de archivo de oficina durante el proceso de creacin de los documentos y tramitacin de un procedimiento.
Se trata de un trabajo que, en principio, recaer en mayor medida en los gestores de esos documentos (de forma similar a lo que ocurre, o debera ocurrir,
10. Se entiende por requisito todo aquello que se pide y plantea a un sistema y que ste debe contemplar
al ser definido y desarrollado. Hay diferentes clases de requisitos: tcnicos, funcionales, legales, etc.
11. Segn la UNESCO, los metadatos son datos relativos a otros datos, por lo general muy estructurados y codificados para su procesamiento e interrogacin por computadora. Es decir, se podra decir
que los metadatos son datos que describen otros datos y que se quiere que formen parte de un sistema.
De ah que, realmente, los metadatos, en s mismos, son una parte de los requisitos, pues al definirlos
se est requiriendo que el sistema contemple esos datos determinados de una forma y con unas caractersticas determinadas.
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OBLIGATORIO
METADATOS
Institucin
productora
(denominacin)
NO
NO
Nombre de la Consejera productora de los
documentos. La institucin es el elemento
que da lugar al fondo de archivo
* Se entiende por automtica toda aquella informacin que no se introduce manualmente en el sistema.
Este primer documento contiene 148 metadatos que reflejan, por un lado, la teora archivstica de la Comunidad de Madrid que se contiene en el Manual de archivos
de oficina para gestores y en el Glosario de terminologa archivstica de la Comunidad de
Madrid en continua implementacin y en el que se incluyen hasta ahora 81 vocablos- y, por otro, parte de los criterios y procedimientos de trabajo llevados a la prctica con los documentos madrileos.
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documentos, en este caso de todas las Consejeras, y eso es lo que justifica plenamente su participacin en esta importante tarea.
En este sentido, la citada Subdireccin ha avanzado en la identificacin de
procedimientos comunes y especficos de la Administracin autonmica madrilea y defiende la importancia de estructurar las tipologas de los procedimientos administrativos y sus trmites, ya que esto facilitar la normalizacin
de su funcionamiento y la calidad de los resultados documentales de stos.
En el trabajo realizado por la Subdireccin General de Archivos, sta ha podido comprobar, por un lado, que existen piezas comunes en un porcentaje muy alto en los procedimientos administrativos (solicitudes, licencias,
por poner algn ejemplo) y, por otro, que, a excepcin de determinados procedimientos administrativos especficos, los procedimientos administrativos
como tales -que varan slo y en tanto a lo concerniente a las diversas materias-, tambin son comunes en su estructura, o prcticamente comunes, en las
Direcciones Generales y en las Secretaras Generales Tcnicas y, por tanto, en
la prctica totalidad de la Administracin, en este caso autonmica. Porque se
conoce esto y se ha trabajado normalizando y coordinando esta cuestin, es
por lo que dicha Subdireccin General es esencial en este trabajo de simplificacin administrativa y de transformacin de la administracin en e-Administracin. Lo que tiene que hacer es darse a conocer en la medida adecuada.
Por ello, la normalizacin, como tambin se comentar ms adelante, es parte
fundamental de la simplificacin administrativa que, al menos en la Comunidad de Madrid, es objetivo prioritario de alcanzar.
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electrnica tenga un mnimo de rodaje, pero en ningn caso ahora, donde se desconocen todos los aspectos que se van a derivar de su puesta en marcha, implantacin
y funcionamiento.
III.3. Expedientes abiertos12.
Otra cuestin que ha de tenerse presente en los trabajos que se estn acometiendo
es la que se refiere a la problemtica que siempre suscita el cierre de un expediente.
I.C.M. entiende que, en este tema, as como en todo lo que se refiere a la custodia,
firma y estructura del expediente, se debe atender, con especial cuidado, a las normas
y requerimientos que determine la Subdireccin General de Archivos. En este sentido, esta unidad viene insistiendo que se debe contemplar la casustica de los expedientes abiertos y la existencia de diligencias de cierre de cada una de las fracciones
que los integran, al menos mientras no cambie la prctica de los gestores e, incluso,
determinada normativa.
III.4. Aportaciones en materia de normalizacin.
Aunque, por facilidad en su exposicin se comentan en un apartado independiente, las cuestiones de normalizacin que se explican a continuacin, estn directamente relacionadas con los trabajos que se estn realizando en este momento.
El proceso de maduracin de la archivstica como ciencia y el uso generalizado y
habitual de medios informticos ha creado una gran necesidad de normalizar su aplicacin, elemento adems imprescindible para trabajar en calidad. Es posible que este
proceso de normalizacin sea ms arduo que en otros campos o materias, puesto que
la archivstica ha de normalizar, pero respetando la realidad de la organizacin de las
instituciones, que son autnomas en cuanto a ello y cuyo funcionamiento es dinmico, es decir, objeto de continuos cambios.
III.4.1. Utilizacin de una terminologa normalizada.
Reflejo de la importancia que se concede en la Comunidad de Madrid a la normalizacin, es que esta Comunidad -a travs de la Subdireccin General de Archivos- participa en el Subcomit SC11 del Comit CTN 50 de AENOR, para elaborar,
revisar y traducir Normas ISO. Se trata de normas de gestin de documentos de
carcter internacional que se adaptan posteriormente a cada pas (por ejemplo, la
UNE-ISO 15489 y la UNE-ISO 23081).
Los profesionales de la archivstica afrontan muchos y diversos proyectos. Uno
de ellos es restablecer el flujo archivstico de los documentos -es decir, el paso de los
mismos de una fase a otra desde su formacin- y, en directa relacin con l, el propio
12. Esta cuestin se explica, por primera vez, en el Manual de archivos de oficina para gestores.
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El Tratamiento Electrnico de los Documentos...
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funcionamiento y servicio de los documentos en las oficinas para su uso por los gestores y para servicio de los ciudadanos. Esto ha obligado a realizar una profunda reflexin sobre definiciones y aspectos terminolgicos.
Esta reflexin es mucho ms necesaria ahora que se afronta este inmenso reto del
archivo y el documento electrnico, ya que al hablar de terminologa hay que tener
en cuenta una cuestin tan importante como es la de los prstamos lingsticos entre
las diversas profesiones. Del mismo modo que la archivstica ha adoptado muchos
trminos y expresiones del mundo jurdico y administrativo en el que siempre se ha
movido esta profesin, los documentalistas por ejemplo- han tomado prestada la
terminologa de los archivos en su conexin con la Administracin, perdiendo en su
uso por ellos el significado con el que naci y sacndola de algn modo de su contexto. De igual manera, el mundo informtico ha tomado del lxico archivstico y
del administrativo muchos vocablos. Estos prstamos no son problemticos cuando
se aplica el mismo trmino o expresin al mismo significado, aunque sean distintas
profesiones. El problema surge cuando el mismo trmino se aplica a distintos significados (por ejemplo: archivo como fondo o como centro, en archivstica, y archivo
como documento, en informtica).
Es una cuestin de gran importancia y trascendencia para los trabajos y actuaciones que se estn comentando y, sobre todo, para las que se han de realizar a corto
y medio plazo. Para ello, la Comunidad de Madrid dispone de un primer instrumento normalizador que ya se ha citado, el Manual de archivos de oficina para gestores, donde se recogen definiciones bsicas de conceptos imprescindibles dentro de
la teora archivstica, adems de contemplar modos de proceder en los trabajos archivsticos, instrumento que se completa con el Glosario de terminologa archivstica que se emplea en la Comunidad de Madrid. Su relevancia explica que una de
las primeras actuaciones que se realizaron al iniciar el contacto y los trabajos en esta
materia de archivo electrnico fuera entregar a todas las partes implicadas en el proyecto un ejemplar de ambos instrumentos, junto con la peticin explcita de utilizar
un lenguaje apropiado, concreto y especfico adecuado a las tareas que se realicen. Si
el lenguaje a utilizar por el equipo multidisciplinar de trabajo se define y normaliza
de forma previa y se utilizan los mismos trminos para referirse a los mismos conceptos, los resultados sern inteligibles y se evitarn muchos quebraderos de cabeza.
Sobre esta cuestin ya se tuvo la experiencia del SIARC que, en este sentido, result
muy acertada.
Se trata de evitar errores tan comunes fuera de nuestra profesin tales como, por
ejemplo, hablar de documentacin cuando, en realidad, se quiere decir documento
(es decir, nico, original, que da testimonio y que tiene su plural, documentos); dossier cuando se est haciendo referencia a expediente; o no hablar de documentos
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vivos y documentos muertos, ya que todos los documentos estn vivos para la gestin, para el servicio a los ciudadanos o para la investigacin.
III.4.2. Clasificacin orgnica.
Es necesario partir de conceptos claros para poder trabajar con eficacia y eficiencia. Para poder normalizar es esencial tener los conceptos claros. Como ejemplo de
ello, hay que identificar correctamente para poder clasificar los fondos, las series y
los tipos documentales, para lo que es fundamental distinguir en la identificacin y,
por tanto, en la denominacin de fondos y series documentales, la entrada, que es el
rango, y la funcin o materia que acompaa a la entrada. En los tipos documentales
hay que distinguir en su identificacin y, por tanto, en su denominacin, la entrada,
que es el procedimiento, y la funcin o materia que acompaa a la entrada.
De este modo, en la clasificacin, que se realiza en las oficinas (en las que an no
est constituido el fondo, puesto que en el resto de las fases lo que se realiza es un anlisis de la clasificacin y, en consecuencia, se aplica el principio de respeto a la procedencia de los fondos y el principio de respeto al orden original), se aplica el principio
de respeto a la estructura en que se generan los documentos. Es, por tanto, una clasificacin orgnica. De acuerdo con lo anterior, es fundamental no confundir clasificacin funcional con clasificacin por materias. La materia o la funcin estn presentes
en fondos, series y tipos documentales, pero siempre precedidos por el rango y el procedimiento, segn se hable de fondos y series o de tipos documentales.
La funcin es accin. Por tanto, es verbal (gastar, ingresar, autorizar, controlar,
etc.). Como se acaba de comentar, es fundamental la entrada en la denominacin,
que en el fondo y en la serie documental indica el rango y en el tipo documental el
procedimiento:
Al fondo, por la institucin u organismo Consejera de Hacienda- y no por
la materia competencial hacienda-.
A la serie documental, por rganos Direccin General de Industria- y no
por la materia competencial industria-.
A los tipos documentales, por procedimientos expedientes- y no por la materia de suministros.
Las denominaciones de la institucin, del rgano o del procedimiento que acompaan al rango son materias o funciones (por ejemplo, personal, contratacin, bautismo, retribuciones, ). Las competencias introducen las materias. As pues, la
entrada al primer elemento del fondo, de la serie documental y del tipo documental
es por el rango, no por la materia o la funcin. Las materias y funciones estn presentes en la denominacin, pero no deben ser nunca la entrada a la clasificacin.
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Las clasificaciones que circulan en general llamadas funcionales- son clasificaciones por materias. En todo caso, pueden constituir un instrumento de informacin
a manejar como referencia, pero ni los gestores, ni, por tanto, en las oficinas, se va
a utilizar ni para clasificar sus documentos ni para solicitarlos13. Y, tambin desde el
mismo punto de vista, despus de hondas reflexiones, son un resto bibliotecario de la
clasificacin decimal universal en la profesin de archiveros.
En relacin con esta cuestin, no es lo mismo entender que la clasificacin ha de
hacerse en las oficinas respetando las estructuras orgnicas en que se generan los documentos y, por tanto, buscarla en origen y mejorarla en colaboracin con los gestores que producen esos documentos-, que realizar tediosas labores de reconstruccin
que solamente habr que llevar a cabo cuando se haya perdido todo rastro. Aunque
los planteamientos arqueolgicos son ms conexos con los archivsticos que los bibliotecarios en cuanto al respeto a los estratos, hay que huir tambin, en la medida
en que sea posible, de las reconstrucciones arqueolgicas.
III.4.3. Sistema y red de archivos.
Uno de los primeros pasos que hay que dar para poder afrontar las cuestiones que
se comentan, es disponer de una visin global que se apoye -como ya se ha dicho al
principio de esta exposicin- en una slida planificacin. Y esta planificacin slo
puede realizarse si los archivos se conciben como un sistema en el que los documentos fluyen a travs de sus cuatro fases con unos criterios determinados y en el que
todos los elementos estn interrelacionados. De este modo, se entra de lleno en una
cuestin de enorme relevancia y sobre la que, en general, existe una enorme confusin: los conceptos de sistema y red de archivos.
Respecto al primero de estos conceptos el de sistema-, hay que tener en cuenta
que existen dos concepciones con sus definiciones del mismo: una de carcter competencial y otra de carcter tcnico y operativo.
En la Comunidad de Madrid esto est claramente recogido en su Ley de Archivos y
Patrimonio Documental. El Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid aparece claramente definido en la Ley 4/1993, artculo 10, apartado 1:
Artculo 10.1.:
Se entiende por Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid el conjunto
ordenado de normas, medios y procedimientos con que se protegen y se hacen
funcionar los archivos sobre los que la Comunidad Autnoma tiene competencias, al servicio de la Administracin, de los derechos e intereses de los ciudadanos y de la investigacin histrico-cientfica.
13. Vase pginas 32-37 de la Introduccin del Manual de archivos de oficina para gestores.
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Los subsistemas se ajustarn a planes sectoriales y programas generales o especficos que puedan formularse de acuerdo con su diferente condicin, que sern aprobados por el Consejo de Gobierno. Se podrn configurar ms subsistemas: fundaciones
o universidades, por ejemplo. De este modo, podr darse un tratamiento homogneo y equilibrado en cada sector en esta materia de archivos, a travs de planes y programas.
As pues, el sistema de archivos madrileo se configura, por un lado, a partir de
las competencias que la Comunidad de Madrid tiene sobre los archivos (definicin
competencial) y, por otro, a partir del flujo constante y permanente de los documentos a travs de las fases (definicin operativa).
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119
se refiere, no a los documentos, sino ms bien a los centros, los cuales no tienen por
qu estar relacionados entre s (aunque estn coordinados). Si se abre o se cierra un
centro en una red no afecta a los dems. Por ejemplo, as es en una red de bibliotecas, de teatro, de museos o de hospitales o centros educativos. Tambin existen redes
de centros de archivo, pero no hay que confundirlas con el carcter sistmico que caracteriza a los documentos.
III.4.4. El ciclo vital de los documentos.
Otra aportacin importantsima que se ha realizado a los trabajos que se estn llevando a cabo en el mbito de la e-Administracin madrilea es la incorporacin al
ciclo vital de los documentos de la fase de archivo de oficina, que -como se ha explicado al comentar el Plan Sectorial que organiza el subsistema de archivos autonmicos madrileos- no se consideraba como tal en el trabajo de los archiveros. Por tanto, es en
TRIA N 15. 2009
I.S.S.N. 1134-1602
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Se hace hincapi en la existencia de las cuatro fases de archivo porque ahora que
nadie niega la existencia de la fase de archivo de oficina que se considera fundamental-, hay quien teme respecto del papel de los archiveros incluso en esta fase, cuando
la aportacin de stos en las oficinas, y junto a los gestores, es ahora ms vital que
nunca en el proceso de transformacin de la administracin en e-administracin.
Tambin se oyen voces que dicen que slo va a haber tres, dos o una sola fase (una
vez ms) en el ciclo vital de los documentos.
Dejemos las cuatro fases del ciclo en su sitio, que cada una tiene su misin en
el proceso documental, aunque cambien los modos. Nuestra tradicin archivstica,
como se dice en este trabajo, acomodada a las nuevas tecnologas, tiene ms sentido
que nunca y tambin la relevancia de nuestra profesin de archivero, con su identidad como tal, que se convierte, si se hace bien, en una profesin imprescindible y
puntera. Como se ha dicho, el reto est de nuestro lado.
III.4.5. La aportacin a la organizacin de sistemas de documentos desde el
ejercicio de la profesin de archivero.
Ms que nunca en la reforma de la administracin, en general, y en lo que supone
su transformacin en e-Administracin, son esenciales los principios, nociones, tareas y criterios de la profesin archivstica.
TRIA N 15. 2009
I.S.S.N. 1134-1602
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de personal, recursos, procesos, satisfaccin del cliente, satisfaccin del personal, impacto en la sociedad y resultados.
No se pretende comentar en profundidad una cuestin de tanta relevancia. Slo
mencionar que en los archivos de la Comunidad de Madrid se ha trabajado de esta
forma desde mucho antes de que se aplicara el Modelo Europeo de Excelencia y
se comenzaran a introducir en las organizaciones espaolas modelos de calidad. Es
cierto que an queda mucho por hacer, pero tambin lo es que hasta el momento se
han obtenido muy buenos resultados.
Ya se ha explicado de forma general la importancia de las estrategias en un planteamiento de calidad. Ahora, se comenta de forma ms concreta con dos ejemplos.
IV.1. Planteamiento del know-how de funcionamiento de la Subdireccin General
de Archivos como estrategia.
La Subdireccin General de Archivos elabora y aplica proyectos de actuacin especficos para los documentos de cada Consejera y Organismo Autnomo, lo que
refleja un know-how de funcionamiento que se ha convertido en una importantsima sea de identidad.
El objetivo de estos proyectos es organizar los documentos de archivo de cada departamento, estableciendo una coordinacin entre los gestores de los mismos y los
mecanismos de solucin a travs del personal archivero. Contemplan la programacin de las actuaciones anuales de los trabajos archivsticos que precisan los documentos de cada institucin y ofrecen resultados a corto, medio y largo plazo.
Esto supone una novedosa organizacin del trabajo, fruto de la experiencia de
ms de diecisiete aos, y en ella se han dado solucin a las dificultades que han
ido surgiendo, tanto a las relacionadas con el tratamiento de los documentos como,
sobre todo, con la organizacin interna de la Administracin y, en particular con
todo lo relativo a la financiacin de los trabajos por parte de las Consejeras y Organismos Autnomos que generan los documentos y piden colaboracin.
El procedimiento se inicia con la presentacin de un proyecto de actuacin a la
Consejera y Organismo Autnomo solicitante que contempla tiempos y costes por
parte de la unidad tcnica de archivos. Tras la aceptacin del mismo por parte de la
Consejera u Organismo Autnomo, se solicita su financiacin, que se lleva a cabo
mediante un ajuste presupuestario, procedimiento mediante el cual el crdito disponible en el programa presupuestario de una Consejera se ajusta se adscribe al
programa de la Subdireccin General de Archivos para realizar, al ao siguiente, los
trabajos archivsticos que precisen los documentos generados por esa Consejera.
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125
b. La movilidad de estos archiveros entre las instituciones que generan los documentos y el Archivo Regional (entendido ste como sede de las fases de
archivo intermedio y archivo histrico), que es donde se ubica la direccin
tcnica del sistema en este caso, Subdireccin General- si se quiere que ste
funcione de modo eficaz.
Es el planteamiento de los archiveros volantes o itinerantes, no slo en cuanto
a su desplazamiento a los diversos departamentos de la Administracin, sino
en cuanto a que puedan realizar los trabajos all donde sean ms urgentes o
necesarios de acuerdo con la realidad cambiante de la Administracin. Los
archiveros funcionarn siguiendo el modelo de los interventores, letrados o
informticos y su movilidad depender de las necesidades existentes en cada
institucin, ya que la Administracin se reestructura, al menos, cada cuatro
aos.
Por otro lado, las necesidades de los archivos autonmicos precisan una estructura dinmica y flexible, por lo que, aunque al principio de su andadura la Subdireccin General de Archivos se estructur de forma rgida, siguiendo el tpico modelo
de unidades orgnicas con tareas muy definidas, poco a poco se ha ido cambiando
este esquema de funcionamiento y se ha ido optando por unidades y puestos inorgnicos con sus adecuados niveles de responsabilidad y, en relacin con ello, de nivel
retributivo- que responden y se ajustan ms a las necesidades existentes. Todos ellos
tienen unas funciones bsicas genricas definidas que les permiten trabajar con eficiencia y, cuando es necesario y oportuno, se mueven entre las distintas sedes de los
archivos autonmicos as como lo requieran las necesidades y prioridades del trabajo.
Respecto al nmero total de archiveros fijos, las Administraciones han de establecer sus necesidades mnimas considerando que los archiveros fijos han de supervisar
el tratamiento archivstico no slo de los documentos acumulados, sino resuelto ese
problema y fundamentalmente- del crecimiento anual, contando con la ayuda externa (empresas contratadas con personal archivero titulado, si es el caso) que puedan tener.
De este modo, la fijacin de la plantilla fija ha de hacerse en relacin con el volumen de documentos: por un lado, sobre su crecimiento anual y, por otro, sobre aqullos a conservar, de modo que dicha plantilla recoja los mnimos imprescindibles para
realizar las tareas que implican un ejercicio de autoridad planificacin, direccin,
supervisin, coordinacin y control-, aumentando paulatinamente su nmero inicial en funcin de las necesidades que se vayan consolidando y a medida que se vaya
avanzando en el desarrollo del sistema de archivos.
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a. La elaboracin de un registro de rganos y unidades productoras de documentos en la Administracin autonmica madrilea y el estudio y normalizacin de tipos documentales:
yy
Proporciona a los gestores criterios normalizados para, entre otros, la correcta
cumplimentacin de la relacin de entrega que materializa la transferencia de la
responsabilidad de la custodia de los documentos desde las oficinas.
yy
Repercute en una inversin menor de tiempo en la descripcin de documentos
tanto dentro de la unidad tcnica de archivos como por parte de las empresas-,
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Es una oportunidad que se debe aprovechar para conseguir dar a los documentos de archivo la atencin debida, pues si se consigue que esto sea as, la
imagen de la Administracin cambiar a mejor sustancialmente.
Si la totalidad de la Administracin (en este caso, autonmica) se implica en
el proyecto horizontal de organizar adecuadamente sus documentos y sus relaciones con los ciudadanos, se estarn dando pasos muy firmes para transformar y mejorar de modo ostensible su imagen ante los ciudadanos que
administra. Es suficiente con ver los ejemplos que se comentan a continuacin:
yy
Se agilizarn y cumplirn los plazos de respuesta a los ciudadanos (como ejemplo a aquellos implicados en procedimientos judiciales).
yy
Se, suprimir progresivamente una prctica habitual muy grave, como es la de
externalizar a empresas privadas la custodia fsica y el servicio de los documentos (que no se ha dado en los documentos de la propia Comunidad de Madrid,
sino que se han recibido as en determinados traspasos desde la Administracin
del Estado). Se tratar de que la propia Administracin que ha generado estos
documentos y que obliga a los ciudadanos a entregar sus datos, vaya asumiendo
poco a poco su custodia tanto fsica como electrnica-, puesto que se trata de
pura funcin pblica.
Como ya se ha dicho a lo largo de este texto, la custodia, las decisiones sobre el
expurgo y el servicio de los documentos son actuaciones que no pueden ser externalizadas, porque los ciudadanos han depositado de modo obligado sus datos,
la gestin de sus intereses y el testimonio de sus derechos en las Administraciones y han de ser stas las que cumplan con estos deberes.
yy
Se evitar la difusin de imgenes en los medios de comunicacin con un gran
impacto negativo sobre los ciudadanos, como son las de funcionarios sepultados en montaas de documentos lo que, como mnimo, transmite una imagen
de ineficacia y desconfianza hacia las instituciones- o las de expedientes, clnicos
u otros, abandonados en contenedores o cubos de basura.
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Se est ante un precioso reto que reclama toda la atencin y esfuerzos y en el que
se deber trabajar en una posicin conjunta, cada vez en mayor grado, en estrecha
colaboracin con los rganos y departamentos encargados de la Calidad de los Servicios y de la informtica.
Esta cooperacin ser fundamental porque permitir coordinarse con departamentos que gestionan de forma directa la sociedad de la informacin y no se puede olvidar que los documentos son fuentes primarias de informacin, constituyen prueba,
contienen el testimonio al que ha de acudirse para conocer los datos directamente,
sin intermediario alguno que pueda manipular la informacin contenida en ellos.
De alguna manera, este trabajo conjunto sentar las bases para centralizar y coordinar todos los aspectos relacionados con la modernizacin de las Administraciones
y, en este caso, de la Administracin autonmica madrilea.
Se podr avanzar de forma cualitativa en el alcance de la necesaria e imprescindible racionalizacin administrativa, as como en el establecimiento de unas directrices e instrucciones normalizadoras que afecten a toda la Administracin autonmica
madrilea.
En definitiva, se podr lograr que los muchos caminos que se estn llevando a
cabo por los diversos rganos de una misma Administracin confluyan en un nico
trayecto comn. La participacin en este enorme proceso supone la puesta en valor
de la profesin de archivero y su ubicacin en el lugar que le corresponde.
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VI.3. Normativa.
a. Europea:
yy
Comunicacin COM/475/1990, de 7 de noviembre, sobre Intercambio Electrnico de Datos (EDI) utilizando las redes de servicios telemticos.
yy
Recomendacin 1994/820/CE, de 19 de octubre, sobre aspectos jurdicos del
intercambio electrnico de datos.
yy
Unin Europea, Directiva 1999/93/CE, de 13 de diciembre, del Parlamento
Europeo y Consejo, por la que se establece un marco comunitario para la firma
electrnica, 19 de enero de 2000.
yy
Decisin 2002/20/CE, de 7 de marzo, sobre autorizacin de redes y servicios de
comunicaciones electrnicas.
yy
Directiva 2002/58/CE, de 12 de julio, sobre tratamiento de los datos personales
y proteccin de la intimidad en el sector de las comunicaciones electrnicas.
yy
Decisin 2002/2045/CE, de 21 de octubre, que modifica la Decisin nm.
1720/1999/CE que aprueba un conjunto de acciones y medidas al objeto de
garantizar la interoperabilidad de las redes telemticas transeuropeas destinadas
al intercambio electrnico de datos entre administraciones (IDA), as como el
acceso a las mismas.
yy
Decisin 2002/2046/CE, de 21 de octubre, que modifica la Decisin nm.
1719/1999/CE sobre un conjunto de orientaciones, entre las que figura la identificacin de los proyectos de inters comn, relativo a redes transeuropeas destinadas al intercambio electrnico de datos entre administraciones (IDA).
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yy
Decisin 2003/511/CE, de 14 de julio, que publica los nmeros de referencia
de las normas que gozan de reconocimiento general para productos de firma
electrnica, de conformidad con lo dispuesto en Directiva 1999/93/CE, de 1312-1999 (LCEur 2000\85).
yy
Comunicacin COM/567/2003, de 26 septiembre, sobre el papel de la administracin electrnica en el futuro de Europa.
yy
Dictamen de 16 de junio de 2004 respecto a la comunicacin sobre el papel de
la Administracin electrnica en el futuro de Europa.
yy
Comunicacin de 27 de septiembre de 2005 sobre disposiciones relativas a la
transmisin electrnica de notificaciones de ayuda estatal, incluidas las direcciones, y disposiciones para la proteccin de la informacin confidencial.
yy
Dictamen de 29 de noviembre de 2005 sobre propuesta de Directiva sobre la
retencin de los datos procesados en conexin con la prestacin de servicios pblicos de comunicacin electrnica y modifica Directiva 2002/58/CE, de 12-72002 (LCEur 2002\2070).
yy
Comunicacin COM/45/2006, de 13 febrero, sobre interoperabilidad de los
servicios paneuropeos de administracin electrnica.
yy
Comunicacin COM/173/2006, de 25 de abril, sobre plan de accin sobre administracin electrnica i2010 - Acelerar la administracin electrnica en Europa en beneficio de todos.
yy
Comunicacin de 23 de noviembre de 2006 sobre disposiciones relativas a la transmisin electrnica de las notificaciones de ayuda estatal.
yy
Decisin 2009/922/CE, de 16 de septiembre, sobre soluciones de interoperabilidad para las Administraciones Pblicas europeas (ISA).
b. Estatal:
yy
Espaa, Constitucin Espaola de 1978, B.O.E. de 29 de diciembre de 1978.
yy
Espaa, Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, B.O.E. de
27 de noviembre de 1992.
yy
Espaa, Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilizacin de tcnicas electrnicas, informticas y telemticas en la Administracin
General del Estado, B.O.E. de 29 de febrero de 1996.
yy
Espaa, Real Decreto-Ley 14/1999, de 17 de septiembre, por el que se regula el
uso de la firma electrnica, B.O.E. de 18 de septiembre de 1999.
yy
Espaa, Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, por el que se regula los registros y las notificaciones telemticas, as como la utilizacin de medios telemticos para la sustitucin de la aportacin de certificados por los ciudadanos,
B.O.E. de 28 de febrero de 2003.
yy
Espaa, Orden PRE/1551/2003, de 10 de junio, por la que se desarrolla la
disposicin final primera del Real Decreto 209/2003, de 21-2-2003 (RCL
2003\589), que regula los registros y las notificaciones telemticas, as como la
utilizacin de medios telemticos para la sustitucin de certificados por los ciudadanos, B.O.E. de 13 de junio de 2003.
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yy
Espaa, Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos, B.O.E. 23 de junio de 2007.
c. Autonmica madrilea:
yy
Comunidad de Madrid, Ley 4/1993, de 21 de abril, de archivos y patrimonio
documental de la Comunidad de Madrid, B.O.C.M. de 30 de abril de 1993,
B.O.E. de 10 de junio de 1993.
yy
Comunidad de Madrid, Decreto 175/2002, de 14 de noviembre, por el que se
regula la utilizacin de las tcnicas electrnicas, informticas y telemticas por
la Administracin de la Comunidad de Madrid, B.O.C.M. de 2 de diciembre
de 2002.
yy
Comunidad de Madrid, Decreto 94/2006, de 8 de noviembre, por el que se regula la utilizacin de la firma electrnica en las relaciones con la Administracin
de la Comunidad de Madrid por medios electrnicos, informticos y telemticos, B.O.C.M. de 10 de noviembre de 2006.
d. Otra normativa:
yy
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, ISAD(G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica, versin espaola de Asuncin de
Navascus Benlloch y otros, Madrid, Direccin General de Archivos Estatales,
2000, segunda edicin.
yy
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, Norma ISAAR(CPF):
Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a
Instituciones, Personas y Familias, versin espaola de la Direccin General de
los Archivos Estatales, 2004, segunda edicin.
yy
Especificacin MoReq Modelo de requisitos para la gestin de documentos electrnicos de archivo, versin espaola realizada por el Grupo de Trabajo de expertos en documentos electrnicos CARMEN, Direccin General de los Archivos
Estatales, 2004.
yy
MoReq 2 Model Requirements for the management of electronic records, actualizada en 2008 (en la actualidad, se est traduciendo al espaol por el Ministerio de Cultura).
yy
UNE-ISO 15489-1 Informacin y documentacin. Gestin de documentos.
Parte 1: Generalidades.
yy
UNE-ISO/TR 15489-2 Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte 2: Directrices.
yy
ISO 23081-1:2006 Informacin y documentacin. Procesos de gestin de
documentos. Metadatos para la gestin de documentos. Parte 1: Principios.
yy
ISO 23081-2 Procesos de gestin de documentos. Metadatos para la gestin
de documentos. Parte 1: Aspectos conceptuales y de implementacin.
yy
ISO 690-2 Informacin y documentacin. Referencias bibliogrficas. Parte 2:
documentos electrnicos y partes de los mismos.
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135
yy
ISO/TR 18492:2005 Long-term preservation of electronic document-based
information.
yy
ISO/TS 20625:2002 Electronic data interchange for administration, comerce
and transport (EDIFACT) Rules for generation of XML scheme files (XSD)
on the basis of EDI(FACT) implementation guidelines.
yy
UNE-ISO 19005-1:2008 Gestin de documentos. Formato de fichero de documento electrnico para la conservacin a largo plazo. Parte 1: uso del PDF
1.4.
yy
ISO 17933:2000 GEDI-Generic Electronic Document Interchange.
yy
ISO 11506:2009 Document management applications Archiving of electronic data Computer output microform (COM) / Computer output laser
disc (COLD).
yy
ISO/TR 15801:2009 Document management Information stored electronically Recommendations for trustworthiness and reliability.
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La consecuencia de este desenfoque, tiene sntesis en que, conforme aprecia Carmen Pescador, se instaura el falseamiento del concepto de archivo, que se circunscribe
a la forma culta de archivo histrico, con la consecuente perdida por la Administracin espaola de la funcin primaria del archivo: recoger y ordenar los documentos
en vivo, en tramitacin, prestar servicios con ellos y retirarlos a fondos mas aejos
conforme fueran perdiendo vitalidad y utilidad inmediata3.
La Administracin espaola pierde al tcnico en clasificacin, conservacin y consulta documental, en severo menoscabo de los derechos ciudadanos, en perjuicio de
la coherencia de las funciones pblicas encomendadas a los rganos administrativos,
en detrimento de la calidad de los servicios prestados por los empleados pblicos y,
como efecto paradjico, neutralizan la posibilidad de que puedan existir en el futuro
archivos histricos, resultado que, con justeza, se puede definir como catastrfico4,
en inevitable correlacin con la ausencia de identificacin, en las dependencias de las
Administraciones espaolas, de un Sistema de Archivos, en calidad de componente
organizativo y operativo esencial para las estructuras administrativas.
El Reglamento de Archivos de 1901 consagra este desestructurado modelo, al segregar de los Archivos Histricos los Archivos calificados como de carcter especial,
por pertenecer a un centro, instituto o dependencia de la Administracin activa.
II.-la desatencion de la ley de procedimiento administrativo de 1958 y de la reforma parcial de 1963 a la propuesta tcnica de recreacion de los archivos administrativos.
La importante misin asumida por los responsables de la elaboracin de la Ley
de Procedimiento Administrativo de 1958 y por los significativos textos legales que
conformaron su entorno: Ley de Expropiacin Forzosa de 1954, Ley de Jurisdiccin
Contencioso Administrativa de 1956, Ley de Rgimen Jurdico de la Administracin
del Estado de 1957, estuvieron condicionado por una limitacin estructural: la desatencin a la gestin de la documentacin administrativa, expresada en prescindir de
la correlacin documento-registro-expediente-archivo.
Los tcnicos en esta mbito, singularizados en los miembros del Cuerpo Facultativo de Archivos y Bibliotecas, con la discrecin propia requerida por el momento
poltico, expresaron sus fundadas reservas a la desconsideracin por la Ley de Procedimiento Administrativo de los archivos como referente estructurante de la gestin
de la documentacin administrativa y para la eficaz gestin y conservacin de los expedientes administrativos.
3. Carmen Pescador del Hoyo, ob., cit., pgs. 97-99.
4. Carmen Pescador del Hoyo, ob., cit., pg. 99
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La Ley 11/2007 de Acceso Electrnico de los Ciudadanos a los Servicios Pblicos...
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Para Javier Lasso de la Vega la diferencia entre seguir un sistema orgnico, con
una clasificacin lgica, o adoptar otro de carcter emprico, creado espordicamente
en cada negociado por el funcionario que fortuitamente ha sido adscrito a l, sin una
formacin o adiestramiento previos, sin unas instrucciones, reglas o cdigo a que ceirse y una tablas o ndices, es anloga a la que existe entre el msico y el que toca de
odo, y as como el tocar de odo puede tolerarse para andar por casa, para comparecer al frente de una orquesta ante el pblico, se requiere un msico y una partitura,
y para organizar un archivo pblico es indispensable un archivero profesional, unas
instrucciones y unas tablas, de tal modo que se evite la grave contradiccin de que,
pese a la uniformidad de la organizacin estatal, provincial y municipal, los cuadros
de clasificacin y ordenacin de los archivos en Espaa difieren fundamentalmente
de unos a otros, es decir: para idnticas actividades pblicas no existe una coincidencia, una uniformidad, ni siquiera en el cuadro de clasificacin de fondos.
En vsperas de la reforma parcial de 1963 de la Ley de Procedimiento Administrativo de 1958, responsables de los prestigiosos Archivos histricos estatales, reiteran,
con la sutileza del trmino lapsus, o mediante la frmula de identificarlo con un
problema administrativo sin resolver, las disfunciones que concurren en los inexistentes archivos de las Administraciones.
El profesor y Director del Archivo Histrico Nacional Lus Snchez Belda en un
contundente artculo en la creativa revista Documentacin Administrativa, indeslindable, en aquel momento, de la revista Organizacin y Mtodos, en el mbito de la
clula de reflexin sobre organizacin y procedimiento administrativo de la entonces
Escuela Nacional de Administracin Pblica, expresaba, en el contexto de la sutil referencia a Un lapsus en la Ley de Procedimiento Administrativo7, su preocupacin por la normalizacin y tramitacin de los expedientes y la laguna de que eran
objeto en la an novedosa Ley.
En su articulado, nos dice Luis Snchez Belda, parece como si se hubiera querido
recoger todas las posibles etapas en la tramitacin de los expedientes, desde su entrada hasta que se dicta resolucin, o se desiste, o se ejecuta, si ha lugar. El Ttulo III
trata de la recepcin y registro, y en el IV, de la iniciacin, ordenacin, instruccin,
terminacin y ejecucin. En el nimo del legislador aqu termina la vida de los expedientes. Y en realidad no es as, queda una ltima etapa: la de testimonio, sobre la
que incorpora precisiones que no pueden ser minusvaloradas en su funcionalidad organizativa y operativa.
Aprecia que la tramitacin ordinaria de los actos administrativos se traduce en
unos documentos cuya conservacin interesa a la propia Administracin: al principio,
7. Nos 62-63 (1963), pag. 68.
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La Ley 11/2007 de Acceso Electrnico de los Ciudadanos a los Servicios Pblicos...
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con autntico despilfarro del patrimonio histrico espaol, constatacin que permite concluir a Luis Snchez Belda: Al archivo llegan con exclusividad los papeles
de rutina, registro y expedientes puramente administrativos, mientras que los ms
valiosos, los que se refieren a las actuaciones administrativas de mayor trascendencia, no pasan al archivo o pasan tan incompletos y desordenados que son casi inutilizables10.
Los preceptos que Luis Snchez Belda propone incorporar a la Ley no los considera como suficientes para resolver todos los problemas que plantea el proceso burocrtico de un pas y la conservacin de sus expedientes, pero los califica como la base
o premisa indispensable sobre la que estructurar una poltica de archivos de la que
consideraba tan necesitada a la documentacin administrativa11.
III. -La recuperacion nominativa de los archivos en la ley 30/1992 y en su
reforma parcial de 1999.
Con independencia de poder constatar el inters de administrativistas y facultativos de archivos en la incorporacin a la Ley de Procedimientos Administrativo de
conceptos y categoras contenidos en la legislacin local, se puede constatar que la
profundidad en la causa conecta con la primera Restauracin, como consecuencia de
la desaparicin de los archivos como referencia orgnica y operativa para las unidades de la Administracin General del Estado datada en la segunda mitad del XIX, y
se prolonga, en la segunda Restauracin, hasta el nominal registro de los Archivos en
la Ley de 1992 de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, circunstancia que obliga a cuestionar la demora en
la revisin de una Ley que, entre otras limitaciones contrapuestas a los paradigmas
del nuevo sistema democrtico, supla el termino ciudadano por el condicionado
concepto de administrado
La recepcin de los archivos, en la Ley de 1992, ha incorporado ms culto al nominalismo que inquietud por integrar los archivos en una estructura organizativa y
operativa de las Administraciones para llegar a materializar los grandes retos de la
nueva Ley: el ajuste de los procedimientos a plazo y el control de la inactividad administrativa, mediante la voluntad de positivizar los efectos jurdicos del silencio
administrativo, alternativas que requeran del complemento indispensable de un fehaciente control tcnico de la documentacin administrativa que diera forma y contenido a los procedimientos administrativos, y que demandaba la recuperacin de la
funcin de la propia estructura archivstica.
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Como muestra significativa es suficiente aportar el dato de que el derecho reconocido en el artculo 35. f ) a los ciudadanos de no presentar documentos que ya estuvieran en poder de la Administracin, estaba neutralizado por la disposicin final
de la Ley que supedit la vigencia de este derecho a su desarrollo por el Consejo de
Ministros.
La legislacin de desarrollo de las bases estatales de la Ley de 1992 han estado
condicionadas por la premisas de considerar los archivos enmarcados en la referencia cultural de los contenidos histricos de los archivos establecido por la primera
Restauracin, incluso con la voluntad centralista de control de los desarrollos autonmicos, como ejemplifica el recurso de inconstitucionalidad formalizado por el Gobierno de la Nacin contra la Ley de Archivos de Andaluca de 1984, resuelto a favor
de la Junta de Andaluca12, criterios autonmicos que han contribuido a racionalizar
lo que tendra que haber sido las bases del rgimen jurdico de las Administraciones
pblicas13 y que, por el contrario, obliga a registrar las aportaciones autonmicas a
la organizacin de sus nuevos sistemas de archivos, con el sensato y creativo distanciamiento de las culteranas y anrquicas referencias de las Instituciones Centrales del
Estado, y con la inestimable aportacin autonmica de recrear el sistema de archivos
estatales de la base a la cspide.
IV. -La creativa generacion por la legislacion de las comunidades autnomas del
sistema de archivos.
La legislacin autonmica reguladora de sus Archivos, aun en los casos en que
mantiene la adscripcin de los archivos en el mbito de las competencias de las Consejeras de Cultura, en correlacin con la dependencia de los Archivos del Ministerio de
Cultura en la Administracin General del Estado, estructuran sus Sistemas de Archivos14
12. Ley 3/1984, de Rgimen de Archivos de Andaluca, STC 103/1988, Pte. Mg. Sr. Leguina Villa.
13. He apreciado estos aspectos en mi artculo: El Sistema de Archivos: de las referencias histricoculturales a las Bases del Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblica, REDA n. 67 (1990), pgs.
359-388.
14. La utilizacin del concepto de Sistema por la legislacin autonmica de Archivos es proyeccin de la
teora de los Sistema, objeto de la atencin del profesor Francisco Gonzlez Navarro, al definir el Sistema
como una totalidad, la unidad de una pluralidad, un conjunto de elementos interrelacionados que forman
un conjunto superior que es algo ms que la simple suma de las partes. Vid. Su Derecho Administrativo
Espaol, Vol. I, Edit. EUNSA, Pamplona 1995, pgs. 507-529 y, con mayor detalle en La teora general de
los sistemas como matriz disciplinar y como mtodo jurdico, en Revista Persona y Derecho n. 2 (1990),
pgs. 23-172.
Operan con el concepto de Sistema de Archivos: Catalua, art. 16 de la Ley 10/2001, reforma Leyes 6/1985,
8/1989 y 9/1993; Aragn, art. 18 de la Ley 6/1986; Galicia, art. 16 del Decreto 414/1986; Pais vasco, art.
12 del Decreto 232/2000; Madrid, art. 10 de la Ley 4/1993; Rioja, art. 10 de la Ley 4/1994; Cantabria, art.
8 de la Ley 3/2002; Castilla-La Mancha, art. 12 de la Ley 19/2002; Valencia, art. 3 de la Ley 3/2005; Baleares, art. 34, de la Ley 3/2005; Extremadura, art. 26 de la Ley 2/2007, y Navarra, art. 6 de la Ley 12/2007.
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haber sido objeto de oportuna regulacin en la Ley 30/1992- 4/1999, con el rango
de bases del rgimen jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento
Administrativo Comn, expresndose desde la creatividad autonmica el punto de
convergencia en los requerimientos de la gestin documental administrativa en garanta de los derechos ciudadanos y de la eficacia en la gestin administrativa y en el
control administrativo y jurisdiccional de la actividad administrativa.
V. -Aportaciones a la regeneracion del sistema de archivos de la ley 11/2007 de
acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos.
El cambio de coyuntura en la correccin de las desviaciones que, desde la segunda
mitad del siglo XIX estn condicionando la organizacin de la documentacin de las
Administraciones Pblicas en detrimento de los derechos ciudadanos, tiene un esperanzador punto de referencia: la Ley 11/2007 de Acceso Electrnico de los Ciudadanos a los Servicios Pblicos, que implica el compromiso temporal, de 31 de
diciembre de 2009, para la gestin telemtica de la Administracin General del Estado y como referencia temporal para las Comunidades Autnomas y Administraciones Locales, materializable en funcin de sus disponibilidades presupuestarias,
condicionante que, en la estructura financiera de autonomas regionales y locales y
en las referencias de precios de las alternativas telemticas, sin olvidar que las bases
del sistema ya estn articuladas por parte de las Comunidades Autnomas, no debieran frustrar que, en los primeros das del ao 2010, estuviera articulado el que puede
ser calificado como Sistema de Tratamiento Documental y Archivstico de las Administraciones del Estado Espaol.
La nueva Ley opera con el sustrato de la Ley de 1992 y, en su artculo 6, especifica los derechos de los ciudadanos en sus relaciones con las Administraciones Pblicas por medios electrnicos, y como prueba, de la conexin con el precedente texto
legal: reconoce a los ciudadanos el derecho a relacionarse con las Administraciones
Pblicas utilizando medios electrnicos para el ejercicio de los derechos previstos en
el artculo 35 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, as como para
obtener informaciones, realizar consultas y alegaciones, formular solicitudes, manifestar consentimiento, entablar pretensiones, efectuar pagos, realizar transacciones y
oponerse a las resoluciones y actos administrativos
En el tenor del precepto trascrito se puede apreciar su conexin con la Ley
30/1992 con el agregado de la integracin en el mbito de los derechos del ciudadano de aspectos que, como las informaciones y consultas, por no estar directamente
6 de la Ley 19/2002; Baleares, art. 2 y 33-41 de la Ley 15/2006; Extremadura, arts. 29-31 de la Ley
2/2007, y Navarra, art. 16-18 y 24-26 de la Ley 12/2007.
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conexos con el procedimiento administrativo y las reglas de su tramitacin, no fueron considerados por el artculo 35 de la Ley de 1992, pero que, en clave documental, generan documentacin pblica y, para su adecuado tratamiento en, aras de la
seguridad jurdica y de la garanta de los derechos ciudadanos requieren, el adecuado
tratamiento archivstico.
El punto 2 del artculo 6, aporta contenidos sustantivos al ineludible tratamiento
archivstico de la documentacin presentada por los ciudadanos ante las Administraciones pblicas, y los conforma como derechos que se agregan al estatuto del ciudadano del artculo 35 de la Ley 30/199231.
Establece el derecho a elegir, entre los medios que en cada momento se encuentren disponibles, el canal a travs del cual relacionarse por medios electrnicos con
las Administraciones pblicas, lo que implica situar, en la multiplicidad de medios
que oferta el mercado, la libre disponibilidad del ciudadano y, por efecto inducido, la
obligacin de las Administraciones de integrar esos medios en la formalizacin de sus
relaciones con los ciudadanos, con la consecuencia, en referencia con la actual situacin de no tener que supeditarse el ciudadano a los requisitos de las Administraciones sino stas a los canales que pueda utilizar el ciudadano y con respeto por stas
mismas del principio de igualdad en el acceso electrnico a sus servicios32.
La eleccin del medio o canal por el ciudadano tiene complemento en el reconocimiento del derecho a elegir las aplicaciones o sistemas para relacionarse con las Administraciones Pblicas siempre y cuando utilicen estndares abiertos o, en su caso,
aquellos otros que sean de uso generalizado por los ciudadanos, materializacin del
derecho que obliga a las Administraciones a adecuarse y responder a la polivalencia
de aplicaciones y sistemas abiertos y generalizados que ofrece el mercado33.
La versatilidad de los medios o canales y de las aplicaciones o sistemas que utilicen las Administraciones en funcin de la libre eleccin por los ciudadanos, agrega
el requisito, del derecho a la calidad de los servicios pblicos prestados por medios
electrnicos34, con su primera referencia en la capacidad de recepcin administrativa,
con la exigencia de calidad, en los polivalentes medios, canales, aplicaciones y sistemas que decidan elegir los ciudadanos.
Para la acreditacin de identidad de los ciudadanos en sus relaciones con las Administraciones pblicas se reconoce el derecho a obtener los medios de identificacin
31. Adems, los ciudadanos tienen en relacin con la utilizacin de los medios electrnicos en la actividad administrativa, y en los trminos previstos en la presente Ley, los siguientes derechos:
32. Puntos a y c del art 6.2 Ley 11/2007.
33. Punto k del art 6.2 Ley 11/2007.
34. Punto j del art 6.2 Ley 11/2007.
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electrnica necesarios, pudiendo las personas fsicas utilizar, en todo caso, los sistemas de firma electrnica del Documento Nacional de Identidad, para cualquier trmite electrnico con cualquier Administracin Pblica, sin perjuicio de la utilizacin
de otros sistemas de firma electrnica admitidos en el mbito de las Administraciones Pblicas, criterio que quiebra el esquema de identificacin del ciudadano por la
referencia documental del Documento Nacional de Identidad35.
El buen orden documental que el sistema electrnico de gestin de documentos
y procedimientos incorpora a la gestin administrativa, puede dar, por fin, efectivo
contenido al demorado derecho de no aportar los datos y documentos que obren en
poder de las Administraciones pblicas. Las Administraciones estn por ello obligadas a utilizar medios electrnicos para recabar dicha informacin siempre que, en el
caso de datos de carcter personal, se cuente con el consentimiento de los interesados
en los trminos establecidos por la Ley Orgnica 15/1999, de Proteccin de Datos
de Carcter Personal, o una norma con rango de Ley as lo determine, salvo que existan restricciones conforme a la normativa de aplicacin a los datos y documentos recabados, con la previsin complementaria de que el referido consentimiento podr
emitirse y recabarse por medios electrnicos36. La garanta de consentimiento de los
interesados para recabar informacin de documentos de carcter personal tiene el
complemento del reconocimiento del derecho a la garanta de la seguridad y confidencialidad de los datos que figuren en los ficheros, sistemas y aplicaciones de las Administraciones Pblicas37.
En clave de procedimiento administrativo, los derechos del artculo 35 de la Ley
30/1992, son extrapolados a los medios electrnicos y, en secuencia, se reconocen los
derechos a conocer por medios electrnicos el estado de tramitacin de los procedimientos en los que sean interesados, salvo en los supuestos en que la normativa de
aplicacin establezca restricciones al acceso a la informacin sobre aqullos, y a obtener copias electrnicas de los documentos electrnicos que formen parte de procedimientos en los que tengan la condicin de interesado38. Derechos que agregan una
aportacin muy especial: el derecho a la conservacin en formato electrnico por las
Administraciones Pblicas de los documentos electrnicos que formen parte de un
expediente39, novedoso en relacin a los contenidos de la Ley 30/1992, y que implica
el explcito reconocimiento del derecho ciudadano a la integridad de los documentos
35. Puntos g y h del art 6.2 Ley 11/2007.
36. Punto b del art 6.2 Ley 11/2007.
37. Punto i del art 6.2 Ley 11/2007.
38. Puntos d y e del art 6.2 Ley 11/2007.
39. Punto f del art 6.2 Ley 11/2007.
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han sido desarrolladas y que tienen expresin de contenidos en: el Plan Estratgico
y en el Plan de Actuacin, aprobados en diciembre de 2006 y que tienen un primer
nivel de concrecin en los calificados como Anexos: I-Relacin de procedimientos
Adaptados a la Ley 11/2007, y Anexo II- Relacin de procedimientos no adaptados
a la ley 11/2007 (procedimientos de alto impacto), con una ltima referencia: la telemtica, singularizada en la Web del hoy Ministerio de Poltica Territorial 06048,
definido como Portal de la Administracin General del Estado destinado a la relacin del ciudadano con la administracin pblica. Web que contribuye a identificar
a ciudadanos y empresas con los servicios en lnea de las Administraciones pblicas, con especfica atencin a los perfiles de colectivos sociales y con una sistemtica
sectorial en la que confluyen las consolidadas realidades administrativas telemticas
de la Agencia Estatal de Administracin Tributaria y de la Seguridad Social, con los
embriones telemticos de las reas de Educacin; Salud; Seguridad; Trfico y transporte; Documentos Personales; Ocio y Cultura; Vivienda; Medio Ambiente, y Trabajo, sin perjuicio de ofrecer alternativas singulares: Tener un hijo, Casarse, Ir
al Mdico, Viajar, que complementa los aspectos institucionales que vertebran
la Web, y que contribuye a mostrar el espacio institucional que resta por cubrir para
llegar a conformar el espacio telemtico del conjunto de las Administraciones pblicas del Estado espaol, como muestra el que an no estn incorporadas todas las
Comunidades Autnomas al Sistema y muchas remisiones de las Comunidades Autnomas participes, en sus enlaces a las Administraciones locales, conectan con la carencia de contenidos.
En clave de anlisis jurdico de los referidos Anexos, a especificar los procedimientos administrativos adaptados o pendientes de adaptacin a la Ley 11/2007, y considerados los documentos con las actualizaciones que incorporan49, es posible realizar
la siguiente valoracin sistemtica de contenidos:
1. -Clasificacin temtica de los procedimientos incorporados al Anexo I- Relacin de procedimientos Adaptados a la Ley 11/2007.
Procedimientos referidos a rgimen de personal de la Administracin General
del Estado: dieciseis, de los que tres se califican como proactivos50.
de la Ministra Sra. Salgado por el Sr. Chaves singulariza una nueva incidencia en la gestin de la Ley y
el necesario impulso poltico como complemento a la dinmica administrativa.
48.www.060.es . En esta Web pueden consultarse los documentos en desarrollo de la Ley 11/2007
citados: http://www.060.es/guia_del_estado/como_trabaja_la_administracion/administracion_electronica/LAECSP_11_2007/index-ides-idweb.html//ae
49. Con fecha 6 de abril de 2009, segn consta en los documentos aportados por la direccin electrnica expresada en la nota precedente.
50. Se definen como proactivos los procedimientos en los que la Administracin es la encargada de
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es el derecho a controlar mediante reclamaciones y recursos administrativos la actividad administrativa, tcnica de heterocontrol obviada, como tratamiento previo y sistemtico, en la adaptacin electrnica de los procedimientos.
La asistemtica atencin de solo seis Ministerios a las reclamaciones y recursos
administrativos identifica una grave carencia que permite apreciar el libre diseo
ministerial sin la menor referencia a los aspectos estructurales de la organizacin y
operativa del conjunto de la Administracin General del Estado y con elocuente desatencin al estatus del ciudadano ante las Administraciones pblicas que, con referencia en el bien pensado artculo 35 de la Ley 30/1992, Derechos de los ciudadanos
ante las Administraciones pblicas, le obligar en el caso de reclamaciones y recursos, a tener que diferenciar entre la muy limitada oferta de los Ministerios que le
ofrecen la posibilidad de tramitacin telemtica de reclamaciones o recursos administrativos.
La disfuncin puede calificarse de grave, por implicar el que la adaptacin de los
procedimientos de reclamaciones y recursos a su tramitacin electrnica, ni tan siquiera supera el requerimiento de ser una base comn para la Administracin General del Estado, con la consecuencia de menoscabar el concepto de bases del rgimen
jurdico de las Administraciones pblicas para las restantes Administraciones territoriales del Estado.
La escasa incidencia en la actualizacin de los procedimientos del Ministerio de
Justicia requiere detectar el olvido de la Administracin de la Administracin de
Justicia, acogiendo terminologa constitucional, limitada a los testimonios documentales de los Registros dependientes del Ministerio, y teniendo que depositar la
oportunidad de mejores diseos en la Ley que incorpore por fin a la gestin procesal la Oficina Judicial, mbito administrativo que tiene que subsanar el gravsimo
sin sentido que, todos los operadores jurdicos informatizados y con plena disponibilidad de medios telemticos, tengan que imprimir sus escritos, en el convencional
papel judicial, para formalizar sus actuaciones ante juzgados y tribunales, con una
activa contribucin al colapso judicial, por directo efecto del consolidado asistemtismo archivstico que se practica en el mbito judicial, expresado en los habituales
testimonios grficos -vinculados a inasimilables fallos jurisdiccionales en un Estado
que se define como de Derecho- que permiten a los ciudadanos identificar Juzgados
y Tribunales con coloristas columnas verticales de documentos, inmanejables por su
misma verticalidad.
No obstante, y con independencia de las consideraciones que anteceden, oportuno es valorar que el inicio de la regeneracin de los archivos administrativos abierto
por las Comunidades Autnomas tiene secuencia y estmulo para todas las Administraciones del Estado en la Ley 11/2007 y en las adaptaciones al procedimiento telemtico iniciado en diciembre de 2007, que requiere del impulso institucional que
ejemplifica el reto de 31 de diciembre de 2009.
TRIA N 15. 2009
I.S.S.N. 1134-1602
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La Ley 11/2007
La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los
Servicios Pblicos reconoce el derecho de los ciudadanos de relacionarse con las Administraciones Pblicas mediante medios electrnicos y concretamente a exigir a las
mismas la realizacin de los trmites telemticamente. La fecha para hacer que este
derecho sea una realidad es el 31 de diciembre de 2009.
La LAECSP cambia el podra por el deber por lo que establece obligaciones a las
Administraciones Pblicas. Este reconocimiento no slo implica que la administracin tiene que adaptarse a una nueva forma de relacionarse con los ciudadanos, sino
tambin debe adaptar sus formas de actuacin internas y en general sus procedimientos a la nueva realidad.
Muchas de las intervenciones que el ciudadano realiza con la administracin,
bien por una necesidad bien por una obligacin, estn asociadas a un procedimiento
administrativo1, que es el cauce formal de la serie de actos en que se concentra la actuacin administrativa, para la realizacin de un fin. La Administracin electrnica
trata de conseguir mayor eficiencia en al ejecucin de la tramitacin del procedimiento realizndolo de forma completamente electrnica, suprimiendo procesos intiles y automatizando los procesos en lo posible. Como dice la LAECSP: al servicio,
pues, del ciudadano la Administracin queda obligada a transformarse en una administracin electrnica regida por el principio de eficacia que proclama el artculo 103
de nuestra Constitucin.
Los procedimientos de la Administraciones Pblicas se soportan principalmente
en documentos que recogen solicitudes, certificados, actuaciones, resoluciones administrativas, etc. A medida que las tecnologas de la informacin se han introducido
1. El procedimiento administrativo comn se define en la Ley 30/92, de procedimiento administrativo
comn.
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El documento electrnico
La Ley 11/2007 define el documento electrnico como: Informacin de cualquier naturaleza en forma electrnica, archivada en un soporte electrnico
segn un formato determinado y susceptible de identificacin y tratamiento diferenciado.2
La Ley establece que las Administraciones Pblicas podrn emitir vlidamente
por medios electrnicos documentos administrativos siempre que incorporen firmas
electrnicas en alguna de modalidades recogidas en el Ley. La consideracin de documento pblico administrativo viene dada en el artculo 46 de la LRJAP, siendo stos
los documentos vlidamente emitidos por los rganos de las Administraciones Pblicas.
En el captulo IV, de la misma se regula la validez de los documentos electrnicos y sus copias y la forma en que los documentos en papel se transforman en documentos electrnicos.
Los documentos electrnicos, debern cumplir los requerimientos que se establecen en el art. 1 de la LAECSP: asegurando la disponibilidad, el acceso,
Hay que tener en cuenta que la autenticidad e integridad de los documentos debern poder ser demostradas, en los casos que se requiera, ante los tribunales y organismos supervisores.
Es importante ver cmo se tratan estos conceptos en la Ley.
Disponibilidad
Un documento disponible es aqul que puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado cuando el usuario lo necesita.
El documento debe estar debidamente identificado para ser recuperado, poder ser
presentado de forma legible y comprensible y mantener el contexto en el que se cre:
organismo y dependencia productora, fecha, remitente en su caso, procedimiento o
acto administrativo al que corresponde, datos de quien firma, etc.
Finalmente debe estar tcnicamente disponible y dependiendo de los documentos ser necesario su conservacin y accesibilidad ms all de la obsolescencia de las
aplicaciones informticas.
2. Esta definicin se mantiene sin cambios en la Ley 56/2007 de 28 de diciembre de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Informacin
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Acceso
El reconocimiento legal del derecho de acceso a los expedientes y documentos
administrativos se concreta en el art. 35 a) de la LRJAP que establece el derecho de
los interesados a conocer el estado de la tramitacin y a obtener copias de los documentos. Y en el art. 37 que establece el derecho de los ciudadanos a acceder a archivos y registro.
El acceso electrnico es palabra clave de la LAECSP y constituye la base del servicio a los ciudadanos, de modo que la Ley refuerza dicho derecho en el punto III de
su prembulo instando a los organismos a poner los medios que hagan posible el acceso
electrnico a los expedientes y documentos administrativos.
El acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, con limitaciones est garantizado en el artculo 105 b) de la Constitucin Espaola por la que
se recoge especficamente su regulacin por Ley.
Integridad
Para que un documento electrnico sea vlido como evidencia, debe garantizarse
su integridad, es decir, que el documento no haya sido alterado.
Los elementos que aseguran la integridad y permiten conocer si el documento ha
sido alterado o no, son la huella digital y la firma electrnica.
En los procesos de gestin y almacenamiento de los documentos, el contenido no
debe verse afectado y esto debe ser demostrable y auditable.
Autenticidad
En su art. 29.1 la LAECSP establece que para que los documentos electrnicos
administrativos se puedan considerar vlidos y autnticos debern ir firmados.
La Ley permite diversos mecanismos de firma en su artculo 13.3 para los documentos generados internamente por las Administraciones:
El Sello electrnico de Administracin Pblica, rgano o entidad de derecho pblico, basado en certificado electrnico que rena los requisitos exigidos por la LFE.
El Cdigo seguro de verificacin (CSV) vinculado a la Administracin Pblica,
rgano o entidad y, en su caso, a la persona firmante del documento, permitindose en todo caso la comprobacin de la integridad del documento mediante el
acceso a la sede electrnica correspondiente.
La firma electrnica del personal al servicio de las Administraciones Pblicas.
En el caso de los documentos recibidos de los ciudadanos (art. 13, 14 y16), podrn utilizar la firma electrnica incorporada en el DNI electrnico, que es obligado
TRIA N 15. 2009
I.S.S.N. 1134-1602
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La Gua del Documento, Expediente y Archivos Electrnicos
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admitirla, los sistemas de firma electrnica avanzada, segn la LFE y otros sistemas
de firma electrnica, como las claves concertadas en un registro previo.
La Ley 59/2003 configura la firma electrnica reconocida como la nica firma
con el mismo valor que la firma manuscrita en papel, pero no todos los documentos
requieren dicho tipo de firma y no se negarn efectos jurdicos a una firma electrnica
que no rene los requisitos de firma reconocida (art. 31.7 de la misma Ley ).
Confidencialidad
En los CSNC3. se recoge como definicin de confidencialidad la propiedad de
la informacin que impide que sta est disponible o sea revelada a individuos o procesos no autorizados
Existen varios puntos sensibles que hay que contemplar en el tratamiento de los
documentos. En primer lugar la proteccin de los datos personales y el derecho a la
intimidad (LOPD). En segundo lugar la confidencialidad en las transmisiones entre
administraciones o al ciudadano, a travs de Internet. Y en tercer lugar el control interno de acceso y de seguridad a los documentos, en especial de los declarados confidenciales o que estn clasificados por la Ley de Secretos Oficiales.
Los organismos deben determinar qu puntos ataen a cada documento, el periodo en el que debe mantenerse la confidencialidad y los medios para garantizar la
confidencialidad.
Conservacin
La Ley hace un reconocimiento expreso al derecho del ciudadano a que las Administraciones Pblicas conserven sus documentos en formato electrnico de los aquellos
que formen parte de un expediente.
Son aplicables los Criterios de seguridad, normalizacin y conservacin (CSNC)
de las aplicaciones utilizadas para el ejercicio de potestades, del Consejo Superior de
Informtica y para el impulso de la Administracin Electrnica4, aunque el Esquema
Nacional de Interoperabilidad y Seguridad 5 incluye algunos puntos referente a este
tema.
3. Criterios de seguridad, normalizacin y conservacin de las aplicaciones utilizadas para el ejercicio
de postestades
4. Resolucin de 26 de mayo de 2003, BOE n 149, 23-Jun-2003. En proceso de revisin. Consultar
las actualizaciones en: http://www.csi.map.es/csi/criterios/index.html
5. El ENI define un conjunto de recomendaciones y directrices para los servicios de administracin
electrnica, de manera que las administraciones, las empresas y los ciudadanos puedan interactuar. El
marco europeo de interoperabilidad complementa los marcos nacionales de interoperabilidad en aquellas reas transfronterizas en un contexto paneuropeo
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Digitalizacin de documentos
El interesado tambin podr entregar documentos en papel, salvo en aquellos
procedimientos en que por sus caractersticas se haya establecido la forma electrnica como nica va (generalmente procedimientos que afectan a personas jurdicas
o instituciones que cuentan con los medios materiales para adoptar los procedimientos electrnicos).
Para que el organismo gestor pueda realizar la tramitacin electrnica, estos documentos tendrn que someterse a un proceso de digitalizacin. La copia electrnica,
realizada por las AAPP, de documentos originales en papel aportados por los ciudadanos, tendrn la misma validez y eficacia, a travs de procesos de digitalizacin que
garanticen su autenticidad, integridad y la conservacin del documento imagen, de
lo que se dejar constancia. La digitalizacin podr hacerse de forma automatizada
autenticndolas con el sello electrnico. Ello significa en la prctica que no pueda
haber manipulacin manual edicin, retocados etc- que pudiera alterar el contenido del documento.
Para cumplir con las garantas de la Ley, la imagen digital ser de calidad (legible), ntegra y fiel al original. Debe poder sustituir al papel en todos los casos y ante
todas las instancias.
Al igual que el documento electrnico deben tener un conjunto de metadatos
asociados a las mismas que permitan su identificacin y contextualizacin.
La cuestin de cmo poner en marcha los procesos de digitalizacin y copia de
documentos previstos en la LAECSP difiere en algunos casos y las posibilidades tecnolgicas permiten distintas soluciones. Hoy por hoy, podemos ver como hay quien
se inclina por la firma electrnica reconocida de un funcionario o empleado pblico
(Orden ITC/1475/2006, de 11 de mayo, sobre utilizacin del procedimiento electrnico para la compulsa de documentos en el mbito del Ministerio de Industria,
Turismo y Comercio) y quien parece inclinarse por soluciones de homologacin de
software de digitalizacin que creara copias autnticas (ORDEN EHA/962/2007,
de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturacin telemtica y conservacin electrnica de facturas, contenidas en el Real Decreto
1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se
regulan las obligaciones de facturacin)
El proceso de digitalizacin debe tener controles de calidad en las distintas fases
entre ellas pueda estar el cotejo con el original o la visualizacin en pantalla del documento.
En el mismo artculo la Ley permite expresamente la destruccin de los originales en papel con las condiciones que por cada Administracin Pblica se establezcan.
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La digitalizacin tambin se aplica a los documentos producidos por la Administracin en soporte papel.
Mencin aparte merecen los documentos pblicos, los expedidos por fedatarios
pblicos alo que les corresponde la expedicin de copias autnticas obtendrn copias
-fotocopias- de los mismos, no debiendo existir mayor inconveniente en contrastar
su contenido con los originales caso de impugnacin por cualquier interesado en los
procedimientos administrativos o judiciales donde deba surtir efecto el expediente.
Caso de referencia digitalizacin de la AEAT
La metodologa de digitalizacin certificada normalizada empleada por la AEAT lleva
ms de 11 millones de documentos digitalizados y puede servir de referente para los
organismos en sus procesos de implantacin de la digitalizacin garantizada. La digitalizacin se realiza a resolucin mnima 200x200. El proceso ofrece la garanta de autenticidad, integridad y no manipulacin posterior mediante la generacin de un sello
electrnico automtico que se archiva con el documento (segn resolucin de 16-4
de 2004 D.G. AEAT).
De los documentos registrados en papel, se genera una cartula con un cdigo de barras que se adjunta al documento escaneado. Los datos registrales pasan a un mdulo
auxiliar (registro auxiliar sin imgenes) el repositorio de objetos digitales AODIT. La
cartula asociada al documento garantiza la indexacin inmediata pues, desde el momento de la captura, mediante el cdigo de barras. Tambin permite que el proceso
de digitalizacin se realice en cualquier paso del proceso, bien en la oficina de registro,
en las oficinas gestoras o en un centro de digitalizacin
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Metadatos sobre el proceso de trabajo o trmite donde participa: procedimiento, nmero de expediente, pasos y acciones, fecha de entrada etc.
Metadatos sobre los agentes que intervienen: interesado, autor del documento, aprobador, etc.
Metadatos sobre la legislacin o contexto legal en que se produce el documento: leyes, rdenes o procedimientos vigentes, etc.
Adems de estos metadatos pueden existir otros sobre la propia gestin de los documentos: cundo y cmo se digitaliz, en qu momento se transform, cundo se
transfiere a un repositorio, etc.; o incluso sobre cundo est previsto que alguna accin suceda.
Los metadatos mnimos asociados y las polticas de firma asociadas a los documentos electrnicos se recogern en el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
Hay que tratar explotar al mximo las posibilidades de automatizacin de la captura de metadatos, evitando cumplimentar manual los mismo y evitar la duplicacin
de datos que se encuentran en otras aplicaciones corporativas. La existencia de tipologas, serie o estructuras preestablecidas en las que los documentos de una organizacin puedan ser clasificados, supone facilitar en gran medida dicho trabajo y su
posterior gestin.
Caso de referencia: BDE
El Banco de Espaa emprendi, en el ao 2003, un proyecto de implantacin de gestin documental corporativa considerado como un elemento clave para mejorar la
eficiencia del trabajo interno de la organizacin. Se procedi a un anlisis en profundidad de la situacin documental de las reas seleccionadas para el proyecto inicial, y
a la construccin de un mapa documental que identificaba los documentos, sus caractersticas, estableca el sistema de clasificacin, as como los atributos y requerimientos
funcionales que se deban trasladar a las aplicaciones que daban soporte a la gestin
documental. El repositorio documental comn se articula segn el sistema de clasificacin funcional, que desciende desde las funciones de la organizacin hasta la definicin de los expedientes y series documentales. Este sistema permite la herencia de los
atributos desde las clases superiores hasta el nivel de documento, lo que en la prctica
evita trabajo de catalogacin de documentos, puesto que stos se incorporan dentro
de su clase correspondiente (expediente/funcin a la que pertenecen). La implantacin de la gestin documental ha supuesto un gran esfuerzo de gestin del cambio y
atencin a los usuarios. Tras la aprobacin de la Ley 11/2007 se ha producido una reorientacin del proyecto hacia la adaptacin del Banco a la Administracin electrnica, siendo la experiencia adquirida una base slida para lograr la adaptacin en los
plazos establecidos
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b)
c)
Los ciudadanos tambin pueden obtener copias de los documentos, y las Administraciones pueden generarlas para distintos propsitos.
Las copias electrnicas de documentos electrnicos emitidos por las Administraciones Pblicas o presentados por el ciudadano que, por ser idnticas al documento electrnico original, no comportan cambio de formato y contenido, tendrn
la consideracin de copia autntica con la misma eficacia jurdica que el documento
electrnico original. La administracin debe instrumentar los mecanismos necesarios para facilitarlo de forma integrada y, cuando sea posible, asociada al expediente
virtual.
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junto de documentos electrnicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de informacin que contengan. Lo que significa
La formacin y gestin de los expedientes electrnicos, la relacin entre las aplicaciones que permiten la tramitacin por medios informticos y los documentos asociados al trmite son elementos claves para hacer posible la adaptacin a la Ley.
En el mismo art. 32 se recoge la necesidad del foliado de los expedientes electrnicos mediante un ndice electrnico, firmado por la Administracin, rgano o entidad actuante, segn proceda. Este ndice garantizar la integridad del expediente electrnico y
permitir su recuperacin siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrnicos.
Por otro lado, la remisin de expedientes podr ser sustituida a todos los efectos legales por la puesta a disposicin del expediente electrnico, teniendo el interesado derecho a
obtener copia del mismo.
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La Gua del Documento, Expediente y Archivos Electrnicos
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Desde la perspectiva del procedimiento electrnico, estos documentos se generan y almacenan en los procesos internos en soporte electrnico, parece lgico que
la remisin de estas notificaciones se haga tambin por medios electrnicos y en este
soporte. El registro de salida se plantea en los mismos trminos que el registro de entrada: proporcionar un nmero de registro de salida y anotar el asiento registral correspondiente que acredita la salida del documento electrnico.
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La Gua del Documento, Expediente y Archivos Electrnicos
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Respecto al proceso de notificacin, el RD 209/2003 en el art. 12 recoge la posibilidad de realizar la notificacin utilizando medios telemticos y en el mismo RD
y el art. 28. 1 de la LAECSP establece que: se requerir que el interesado haya sealado dicho medio como preferente o consentido sus utilizacin
La voluntariedad de la notificacin 6 por va electrnica significa en la prctica
que las Administraciones seguirn empleando diversos medios de notificacin en
funcin de los requerimientos del procedimiento y que el consentimiento del ciudadano deber estar documentado. La Ley tambin contempla la notificacin por comparecencia, el acceso electrnico por los interesados al contenido de las actuaciones
administrativas correspondientes, siempre que quede constancia de dichos acceso.
Desde el punto de vista de la gestin documental, los documentos de notificacin
sern tratados como documentos administrativos, y los acuses de recibo, o la publicacin, debern quedar incluidos vinculados- a sus expedientes electrnicos.
En las comunicaciones y notificaciones de procedimientos que se desarrollen ntegramente por medios electrnicos y que se caractericen por su volumen, nmero
y regularidad, entre organismos de la Administracin General de Estado aplicar lo
dispuesto por el artculo 7.3. R.D. 263/1996 que otorga carcter preferente a las comunicaciones va electrnica.
6. Para notificar a los ciudadanos o empresas, se aplica el RD 209/2003 y la OR 1551/2003 que determina los requisitos de autenticidad, integridad, disponibilidad y confidencialidad de los dispositivos
y aplicaciones de registro y notificacin, as como los protocolos y criterios tcnicos a los que deben
sujetarse.
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181
originados o convertidos a soporte electrnico, evitando el almacenamiento en formato papel y por otro, para la conservacin de los documentos que servirn como
prueba. La conservacin es esencial para la defensa de los intereses de los ciudadanos a largo plazo. La Ley, adems, insta tener en cuenta la seguridad de acceso y de
conservacin.
Conservacin
La Conservacin se define como los procesos y operaciones que, realizados para
garantizar la permanencia intelectual y tcnica de documentos autnticos a lo largo
del tiempo (UNE_ISO 15489-1 punto 3).
La conservacin de la documentacin administrativa es una obligacin de las Administraciones, siendo esencial para el ulterior control de las actuaciones administrativas, la garanta de los derechos de los ciudadanos contenidos en los mismos, y la
preservacin del patrimonio documental. Para archivar los documentos electrnicos
necesitaremos espacios de archivo electrnico o espacios de almacenamiento electrnico que permitan garantizar la seguridad, el acceso, la disponibilidad y la conservacin de dichos documentos.
En papel que tiene el archivo en la conservacin del los documentos electrnicos
difiere el algunos aspectos del actual pero no en otros.
Uno de estos aspectos a tener en cuenta es la obsolescencia de las tecnologas
con las que se gestionan los datos y documentos y que puede hacer necesario un cambio de formato.
Otro es el de la conservacin de la firma.
Otro de los aspectos es que, en el entorno electrnico, no es necesario mover
el expediente o documento desde el almacenamiento de gestin, al archivo
central y al intermedio. La misma funcin se realiza sin ms que cambiar la
propiedad y los permisos de acceso.
Las condiciones que se debern dar para considerar una firma electrnica longeva
son las siguientes:
1. En primer lugar, deber verificarse la firma electrnica, validando la integridad de
la firma, el cumplimiento de los estndares XAdES y CAdES, y las referencias.
2. Deber realizarse un proceso de completado de la firma electrnica, consistente
en lo siguiente:
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Dicho de otro modo arbitrar, para la conservacin a largo plazo de los documentos, mecanismos para la transferencia fsica de la documentacin y evidencias
electrnicas a repositorios gestionados por las autoridades archivsticas, que son los
responsables en ltima instancia de la custodia, o a proveedores confiables de esos
servicios. O no transferir los documentos a repositorios, sino proveer de servicios de
control aplicables a diferentes repositorios distribuidos.
La conservacin de los documentos hay que preverla desde el momento de su incorporacin a los sistemas que gestionan los mismos lo que en la prctica, significa
establecer una estrategia de conservacin de los documentos electrnicos: medidas
organizativas y tcnicas para la conservacin de la informacin realizada de forma rigurosa y proporcionada a los riesgos. Una de estas estrategias debe basarse en utilizar
normas y estndares, disponibles pblicamente, de derecho y especificaciones pblicas libres de royalties y patentes.
No toda la documentacin que se genera tiene el mismo valor a largo plazo por
ello hay que realizar el anlisis y valoracin de la documentacin segn los requerimientos establecidos (R. D. 1164/2002, de 8 de noviembre) y establecer una poltica
de conservacin y migracin respecto a los documentos electrnicos, asignando las
responsabilidades sobre la misma.
Existe tambin la necesidad de mantener el valor probatorio de los documentos,
o lo que tambin se denomina como el mantenimiento de las evidencias electrnicas.
Este valor probatorio deber poder ser demostrado en los tribunales cuando estos lo
requieran. Los riesgos de que esto suceda son muy distintos segn los tipos de documentos y esto puede determinar distintos tipos o estrategias de conservacin o medios de prueba.
Dentro de la Comisin permanente del Consejo Superior de la Administracin
Electrnica, el grupo de trabajo interministerial sobre sistemas de identificacin y autenticacin, trabaja en el anlisis sobre la conservacin en el tiempo de documentos
firmados electrnicamente basado en la experiencia de la IGAE (Inspeccin General
de la Administracin del Estado), respecto de los documentos administrativos. Para
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Conversiones y migraciones
Teniendo en cuenta la obsolescencia tanto los sistemas informticos como los soportes electrnicos las organizaciones deben establecer mtodos de migracin o conversin que aseguren autenticidad e integridad de la informacin, con objeto de
conservar los documentos a largo plazo.
Conversin y migracin a veces se utilizan como sinnimos siendo diferentes:
La migracin es el proceso que permite que unos determinados datos o documentos electrnicos sean volcados a otros soportes o aplicaciones de forma
que sigan estando disponibles.
La conversin es el proceso de cambio de formato para evitar la obsolescencia y la no dependencia de la tecnologa de creacin.
Para documentos electrnicos: crear transformaciones o presentaciones de los formatos propietarios originales de los documentos. Por la gratuidad del software de
acceso y la poltica de muchas empresas del sector de hacer abiertos sus formatos y
convertirlos en normas ISO, el formato PDF(A) (ISO 19005), especialmente pensado para conservacin a largo plazo, se ha convertido en uno de los ms usados
en las estrategias de conservacin. El PDF(A) elimina toda dependencia tecnolgica de elementos externos, por lo tanto, puede ser ledo fuera del contexto que
lo produce. Sin embargo, el PDF(A) no alcanza a resolver la problemtica de documentos complejos como por ejemplo de los planos. En cualquier caso, la ventaja del uso de formatos abiertos (ISO 32000 PDF, ISO 26300 ODF, ISO 24517
PDF(E) ) es que, al estar publicadas sus especificaciones, cualquiera puede generar una aplicacin que sea capaz de leerlos.
b)
Para datos en aplicaciones: son una referencia los ficheros XML que puedan gestionarse fuera de la aplicacin originaria cuando se necesiten. Esta aproximacin
tambin puede utilizarse para los metadatos que deben acompaar a cada documento.
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184
A estos objetos digitales se puede aplicar una huella digital a incorporar en el repositorio, que podr ser realizada con el sello electrnico de la organizacin, u otro
sistema de firma electrnica. Hay que tener en cuenta que lo que autentica esta huella son las conversiones, pero no el contenido, ni las firmas que acompaaban a la
fuente original.
En el curso de un proceso cualquier juez podr pedir las pruebas de cmo se ha
realizado la conversin de ste documento o incluso nombrar a un forense que lo
compruebe.
As como en la LAECSP se determina la posibilidad de destruir los originales en
formato papel que han sido transformados a formatos electrnicos, no existe una directriz clara en las conversiones de formatos electrnicos a otros formatos, por lo que
las Administraciones debern decidir sobre la conservacin de estos formatos electrnicos originales de documentos electrnicos.
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Introduccin
La tendencia natural del ser humano a la mejora, ha implicado que las sociedades
hayan adoptado modelos de referencia. Los trminos calidad, calidad total o excelencia aparecen a partir del segundo tercio del siglo XX, intentar hacer las cosas bien
es una aptitud propia e inherente al ser humano.
Respecto a las metodologas y modelos que desarrollan prcticas de mejora y proporcionan herramientas de gestin, se ha escrito mucha literatura. Lo cierto es que
existen corrientes diversas y tendencias, en algunos casos encontradas, utilizadas y
manipuladas por sectores que se han nutrido de ellas, aprovechando las crisis econmicas.
Como todas las modas y corrientes, estas metodologas, proporcionan herramientas que en algunos casos facilitan la deteccin, correccin y planificacin de la gestin y en otros, no.
La Administracin y por tanto, los archivos pblicos, estn incorporando estas
formas de trabajo despus de que la empresa privada hubiera experimentado sobradamente con el ensayo-error; lo cual nos ha proporcionado una experiencia no adquirida, pero si aprendida.
El desarrollo de sistemas de gestin de calidad y posteriormente modelos de excelencia que intentan integrar no slo los mbitos del cliente y la prestacin del
servicio/producto, sino tambin los mbitos humanistas y sociales han supuesto
un cambio de orientacin a la hora de implantar metodologas de mejora. En la
primera mitad del SXX, se desarrollaron sistemas que relacionaban la calidad con
que el producto se elaborase teniendo en cuenta especificaciones tcnicas que previamente se haban pautado. Estos sistemas evolucionan cuando comienzan a tenerse en cuenta las expectativas del cliente, es decir, el producto cumple con unas
especificaciones que el propio cliente demanda. Posteriormente integran no slo
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las empresas del mbito privado relacionadas con la produccin de bienes, sino
con la prestacin de servicios.
Los modelos integrales de excelencia aparecen en los aos cincuenta y asumen el
carcter humanista que ya en esas fechas demandaban los crticos de las metodologas de mejora a partir de los aos ochenta. Posteriormente, con las revisiones que se
han realizado en los aos 90 se han tenido en cuenta otras tendencias tales como la
proteccin medioambiental, las iniciativas en relacin con colectivos desfavorecidos
y la responsabilidad social corporativa.
Los modelos de excelencia:
Existen multitud de modelos y herramientas de mejora. La adopcin de cualquiera de ellos depende de la poltica estratgica de la organizacin que la desarrolle,
sin embargo, a nivel mundial en relacin con su utilizacin pueden destacarse cuatro:
1. El Modelo del Premio Deming de Japn, creado en 1951.
2. El Modelo Malcolm Baldrige, premio nacional de los Estados Unidos que se
public en 1986.
3. El Modelo EFQM de Excelencia que a partir de 1991 supone la base del
Premio Europeo a la Calidad.
4. El Modelo Iberoamericano de Excelencia, creado en 1999. Deriva del Modelo
EFQM y sienta las bases del Premio Iberoamericano a la Excelencia.
Entre los modelos integrales de excelencia (Europeo, Iberoamericano, etc.) existen muy pocas variaciones, relacionadas ms directamente con los sistemas de ponderacin que con el elemento que se pondera.
La sistemtica es la misma y los principios fundamentales en los que se basa estn
directamente relacionados.
La Junta de Castilla y Len asumi como referente el Modelo de Excelencia desarrollado por la Fundacin Europea para la Gestin de calidad1. Este Modelo comprende nueve criterios con los cuales una organizacin puede autoevaluar su gestin
de forma integral. Cinco de ellos son los criterios agentes: liderazgo, poltica y estrategia, personas, alianzas y recursos y procesos. Estos criterios inciden directamente
en los resultados que se consiguen en la organizacin, quedando reflejados en los
cuatro ltimos criterios del Modelo: resultados en los clientes, resultados en las personas, resultados en la sociedad y resultados clave.
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Sistemas de Evaluacin y Herramientas de Mejora en la Gestin de Archivos
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Finalmente la medicin que veremos ms adelante, el aprendizaje y la mejora continua se establecen en la evaluacin y revisin de forma que la gestin sea ms efectiva.
La evaluacin y revisin conlleva realizar un seguimiento de la planificacin inicial. Cuanto ms sistemtica sea esta evaluacin y revisin, ms facilitar la deteccin
de posibles desviaciones. Este seguimiento debe plantearse como una dinmica que
se contemple en la gestin diaria, pero es necesario valorar los tiempos y el esfuerzo,
as como los resultados que se consiguen con ello. En el Archivo Histrico Provincial de Len realizamos un seguimiento mensual de los indicadores del sistema y
los indicadores relacionados con los planes de mejora. Este seguimiento se efecta
con plantillas tipo:
Cada indicador cuenta con un objetivo, de forma que su seguimiento nos permite evaluar si se est consiguiendo el objetivo marcado o existe algn problema que
lo impide.
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Sistemas de Evaluacin y Herramientas de Mejora en la Gestin de Archivos
193
Enfoque
El enfoque abarca lo que una organizacin ha planificado hacer y las razones para
ello. En una organizacin considerada excelente, el enfoque estar, por una parte,
slidamente fundamentado, es decir, tendr una lgica clara, procesos bien definidos y desarrollados y una clara orientacin hacia las necesidades de todos los grupos de inters; y por otra, estar integrado, es decir, apoyar la poltica y estrategia y,
cuando as convenga, estar vinculado a otros enfoques.
Despliegue
El despliegue se ocupa de lo que hace una organizacin para desarrollar el enfoque. En una organizacin considerada excelente, el enfoque se implantar en las
reas relevantes y de un modo sistemtico.
Evaluacin y Revisin
La evaluacin se considera lo que hace una organizacin para evaluar y revisar el
enfoque y el despliegue de dicho enfoque. En una organizacin considerada excelente, el enfoque y su despliegue estarn sujetos a mediciones regulares y se realizarn
actividades de aprendizaje, emplendose el resultado de ello para identificar, establecer prioridades, planificar e implantar la mejora.
Resultados
Los resultados se ocupan de los logros alcanzados por una organizacin. En una
organizacin considerada excelente, los resultados mostrarn tendencias positivas
y/o un buen rendimiento sostenido, los objetivos sern adecuados y se alcanzarn,
y el rendimiento ser bueno comparado con el de otras organizaciones y ser consecuencia de los enfoques. Adems el mbito de aplicacin de los resultados abordar las reas relevantes.
Al realizar una evaluacin segn el modelo EFQM, los elementos Enfoque, Despliegue, Evaluacin y Revisin del esquema lgico REDER deben abordarse en cada
subcriterio del grupo Agentes Facilitadores, y el elemento Resultados debe abordarse en cada subcriterio del grupo Resultados.
s
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100% DE LAS PERSONAS DEL AHPL, TECNICOS DEL ARCHIVO (LIDERES)
SIN DATOS
SIN DATOS
REDER
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Eva Merino Flecha
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RESULTADOS
ENFOQUE
DESPL.
EVALUACIN Y REVISIN
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VER DIs
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Sistemas de Evaluacin y Herramientas de Mejora en la Gestin de Archivos
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dedicado a realizar el anlisis de las voces, en el que se tratar el anlisis de los requerimientos de los clientes/usuarios, entre otros (trabajadores, negocio, etc.).
Precisamente la orientacin a los resultados, la mejora continua y la deteccin de
las necesidades y expectativas de los clientes es la base del
Buzn de sugerencias.
Quejas y reclamaciones.
Encuestas.
Grupos focales (focus group)7.
Los grupos focales, permiten orientar las encuestas en funcin de las propias necesidades de lo usuarios. De hecho, en muchos casos los item que se incluyen en las
encuestas en las que no se tiene en cuenta la percepcin del usuario resultan poco
interesantes para ellos. Preguntar sobre que quieren que les preguntemos implica
conseguir mucha ms informacin que con las encuestas tradicionales. El Archivo
Histrico Provincial de Len utiliza esta herramienta desde el ao 2006, lo cual nos
ha permitido modificar las encuestas de satisfaccin de usuarios en funcin de sus
necesidades. Para definir la primera encuesta sobre la que trabajamos con grupos
7. Se trata de una herramienta, a partir de la cual se realiza la mejora en el diseo y contenido de los
tems de las encuestas de satisfaccin.
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focales, utilizamos la norma UNE 66 1 76: 2005 - Gua para la medicin, seguimiento y anlisis de la satisfaccin del cliente-. Con esta misma norma se elabor
una encuesta de clima laboral y ambas fueron modificadas con grupos focales. Las
encuestas a usuarios estn segmentadas en funcin del tipo de cliente (realizamos
una encuesta para usuarios que incluye al investigador y al usuario no investigador8,
por otro lado un encuesta para la Administracin y finalmente la dirigida a otros archivos que solicitan asesoramiento tcnico) y se han incluido como formatos en el
sistema de gestin. Esta divisin se corresponde adems con los procesos que se desarrollan en el Archivo, ya que todos ellos son entradas que generan la prestacin de
un servicio (salidas). Las modificaciones quedan reflejadas de manera que pueda
comprobarse su evolucin y mejora. A continuacin mostramos uno de los formatos destinados a identificar las necesidades de los archivos del sistema que dentro de
la provincia de Len solicitan asesoramiento tcnico al Archivo HistricoProvincial.
8. Ciudadanos que solicitan del archivo copias o certificaciones de documentos que necesitan para la
defensa de sus derechos.
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200
La informacin extrada de las encuestas se utiliza para desarrollar planes de mejora. La utilizacin de herramientas de este tipo encaja con la orientacin al cliente
que el Modelo EFQM valora, pero que las Normas ISO de la familia 9000 permiten
excluir del sistema de gestin.
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Id
Inicio
Fin
Duracin
Das
Responsable
PLAN DE ACTUACIN
Pasos de la accin
Objetivo
Trabajo
Horas
Fecha de fin
Coste
Seguimiento
Responsable
Fecha de inicio
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202
Teniendo en cuenta esta salvedad, las normas ISO de la familia 9000 proporcionan un conocimiento exhaustivo de la institucin que las implanta. El instrumento
de partida es el mapa de procesos. Se trata de un documento grfico en el que se reflejan todos los procesos que se realizan en el archivo y se relacionan entre si, con sus
entradas y sus salidas. Asl, por proceso segn la norma UNE EN ISO 900 1 :2008
se entiende el conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan,
las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Gestionar los procesos en una institucin supone tener identificados los grupos
de inters, al igual que sus necesidades y expectativas. stos constituirn las entradas de cada uno de los procesos, que a travs del mapa se interrelacionarn, produciendo una salida. Las salidas son los servicios que se proporcionan a los clientes/
usuarios; que tienen que ver con la misin del Archivo. La misin del ARCHIVO
HISTRICO PROVINCIAL DE LEN, es la custodia y conservacin del patrimonio documental generado por la Administracin autonmica y estatal radicada
en la provincia y transferida al Archivo, ponindolo a disposicin de ciudadanos y
Administraciones. Igualmente asesorar, informar y difundir normas de actuacin entre los archivos de la provincia.
La visin del ARCHIVO HISTRICO PROVINCIAL DE LEN es prestar
a los usuarios un servicio excelente, consiguiendo una ptima conservacin de los
documentos.
Los valores del ARCHIVO HISTRICO PROVINCIAL DE LEN son:
Ser una institucin que ofrezca un servicio pblico.
Ser una institucin de excelencia en la gestin. Ser una institucin que valore
al cliente interno.
Ser una institucin que fomente la comunicacin.
Ser una institucin que valore el trabajo en equipo.
El mapa de procesos debe ser una representacin grfica de los grupos de inters (entradas), los procesos que se desarrollan para conseguir la prestacin de servicios que nos solicitan (salidas) y qu es lo que se hace para llevarlo a cabo. Todos
estos procesos deben tener su respectiva ficha, en la que se refleje el ttulo, la misin
del proceso, las entradas, las salidas, los documentos que se relacionan, el panel IPO
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Sistemas de Evaluacin y Herramientas de Mejora en la Gestin de Archivos
205
PRESENTAR EL
ARCHIVO EMPLEADO
1
INFORMAR
SOBRE EL SGC
DEL ARCHIVO
DETECTAR
DEFICIENCIAS
FORMATIVAS
ASIGNAR LUGAR
DE TRABAJO
4
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Conclusiones
Un modelo de gestin, implica mucho ms que la utilizacin de un sistema basado en el Modelo EFQM de Excelencia o las normas ISO 9000. Todas ellas son herramientas no excluyentes, sino ms bien complementarias. Los modelos de gestin
que se estn desarrollando en la actualidad incluyen numerosas herramientas y metodologas, de forma que se aprovecha el potencial de cada una de ellas aplicndolo
a un rea de gestin y direccin.
de un modelo de liderazgo, que se evala a travs del FeeAs el establecimiento
9
back 360 permite crear una cultura y unas pautas conocidas por todos a la hora de
ejercerlo. Evidentemente, este ejercicio siempre conllevar una impronta subjetiva,
pero establecer unas lineas generales favorece la comunicacin y el desarrollo de las
personas que ejercen el liderazgo. Por otro lado la obtencin de informacin para elaborar planes de mejora a travs de metodologas objetivas (encuestas, sugerencias, reclamaciones, focus group). En este sentido, las autoevaluaciones permiten conocer
nuestra posicin y detectar a su vez reas de mejora. Adems su sistematizacin implica crear grupos de evaluadores que terminan conociendo a la perfeccin la institucin 10que evalan, lo cual supone una transmisin del conocimiento a todos los
niveles . La planificacin y ejecucin de
esos planes de mejora se realiza a travs de
11
herramientas como cuadros de mando , que permiten efectuar un seguimiento exhaustivo de dichos planes.
Los cuadros de mando se realizan a partir de la deteccin de oportunidades y amenazas, de forma que se potencian las reas con ms posibilidades de mejora. Es necesario establecer indicadores en todos los casos, que permiten identificar desviaciones.
Finalmente, la implantacin de un sistema de gestin por procesos proporciona una
informacin sobre todas las tareas que se desarrollan en el centro, relacionndola directamente con la causa que la origina. Esta informacin es muy apreciada por los
trabajadores, ya que tienen una visin global de la unidad en la que trabajan y la documentacin que proporciona el sistema puede ser utilizada como manual de acogida de nuevos trabajadores.
La finalidad de todas estas herramientas es la mejora de la gestin a travs de la
planificacin y la independencia de sta de las personas que la realizan de forma que
si se producen cambios en el personal el sistema puede seguir funcionando de la
misma manera, ya que la informacin est disponible en todo momento para cualquiera que quiera consultarla.
9. Esta herramienta permite obtener una visin del ejercicio del liderazgo que incluye a todas las partes
implicadas: superiores, iguales y colaboradores.
10. En el AHP de Len los equipos de evaluacin varlan cada ao. Estn integrados por todas las categorlas profesionales, con lo cual prcticamente todo el personal conoce la metodologla de evaluacin.
11. El grupo de mejora del Sistema de Archivos de Castilla y Len, elabor un cuadro de mando integral nico para todos los archivos del sistema. Los indicadores que permiten realizar su seguimiento se
han adaptado en funcin del tipo de archivo al que se aplica.
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210
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Una Visin sobre la Normativa en Materia de Gestin de Documentos Aplicable a la E-Adminstracin
211
administrativas. Los medios o soportes en que se almacenen los documentos debern contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad,
confidencialidad, calidad, proteccin y conservacin de los documentos. Asegurarn la identificacin de los usuarios, el control de accesos y la legislacin de proteccin de datos. Se destacan en negrita aquellos aspectos en los que la ley enlaza con
una buena gestin de documentos y ms en concreto con la metodologa que desarrolla la norma ISO 15489.
En mi opinin la Ley 11/2007 es una excelente oportunidad para impulsar de
forma definitiva sistemas de gestin de documentos y archivo en las administraciones pblicas y la norma ISO 15489 es un buen instrumento metodolgico que nos
debe servir para construir una estrategia corporativa para la gestin de los documentos en el seno de nuestra organizacin. Segn ISO 15489 la gestin de documentos
se debera inscribir en un plano ms amplio cmo es la gestin de la informacin de
una organizacin. Para llevar a cabo un sistema de gestin de documentos la organizacin debe aprobar / declarar una poltica de gestin de documentos y debe crear
un sistema de gestin de documentos. Este sistema se caracteriza porque debe poseer las caractersticas de fiabilidad, integridad, exhaustividad y carcter sistemtico.
Son caractersticas sistmicas, de forma que los documentos generados o recibidos
por estos sistemas, y gracias a ellas, deben poder responder con mayor facilidad a los
atributos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad. El sistema, al regular los procesos de produccin, gestin y disposicin de los documentos, es generador de una cadena de confianza.
Estos derechos conllevan un profundo cambio de proceder en el seno de nuestras organizaciones.
Uno de los recursos de cualquier organizacin es la documentacin. Esta tiene
una dimensin especial en el entorno de las administraciones pblicas ya que esta soporta sus decisiones, sus comunicaciones, su informacin etc en documentos que
en ltima instancia contienen derechos y deberes de ciudadanos, empresas y de la
propia administracin.
Finalmente se destaca que, desde el ao 2000 hasta la actualidad, hay un muy
destacado desarrollo de estandarizacin. Este desarrollo ha permitido la aprobacin
de diversas normas ISO u otros estndares tcnicos que inciden en diversos momentos del ciclo de vida de los documentos: incorporacin, clasificacin, almacenaje, disposicin. Y que constituyen por s mismas un recurso tcnico muy apreciable y
a tener en cuenta por las personas profesionales de los archivos en proyectos de implantacin de sistemas de gestin de documentos. Destaquemos las normas: MoReq.
Modelo de Requisitos para documentos electrnicos de archivo (versiones 2001 y
2008); ISO 14721: 2003 Sistema abierto de archivo de la informacin. (Modelo
TRIA N 15. 2009
I.S.S.N. 1134-1602
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OAIS); ISO 15801: 2004. Informacin almacenada electrnicamente. Recomendaciones para la veracidad y admisibilidad de documentos; ISO 18492: 2005. Conservacin a largo plazo de la informacin electrnica basada en documentos; ISO
19005: 2005. Formato de ficheros s de documentos electrnicos para la conservacin
a largo plazo PDF/A; ISO 23801:2006 (1 y 2) . Processos de gesti de documentos. Metadatos para los documentos; ISO 20652:2006 Producer-Archives Methodology Abstract Standard (PAIMAS); ISO/IEC 26300:2006 Information technology
-- Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) v1.0; ISO/
IEC 29500:2008, Information technology - Document description and processing
languages - Office Open XML file formats; ISO 26122: 2008 Informacin y documentacin Anlisis de los procesos de trabajo para los documentos; ISO 27000
Series:2005- 2008 - Sistemas de Gestin de Seguridad de la Informacin .
An as estamos en un momento que no todas las normas son complementarias
y esto debe ser tenido en cuenta. Tambin debemos considerar que estamos delante
de diversos organismos que tienen como objetivo la estandarizacin. As la organizacin internacional ISO y las organizaciones estatales como por ejemplo AENOR,
AFNOR, BSI, DIN. quizs sean las ms conocidas. Pero tambin estandarizan
organizaciones cmo el Consejo Internacional de Archivos, W3C, UN-CEFACT,
OASIS, AIIM, IETF ; organizaciones de cuya produccin hay que estar atentos
pues muchas de sus normas pueden devenir en estndares internacionales.
Finalmente, en un plano ms concreto, destacar que las diversas administraciones internacionales estn llevando a cabo ya polticas y servicios concretos en materia
de gestin electrnica de documentos; por ejemplo Alemania (DOMEA Archisafe); Francia (Pil@e); Gran Bretaa (PRONOM, NDAD); Noruega (NorskArkivrad); Estados Unidos (ERA); Portugal (RODA); etc Polticas y servicios que an
estn, en el mejor de los casos en fase embrionaria, en las administraciones pblicas
de nuestro pas.
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1. ANECA et al. Informe sobre el estado de la evaluacin externa de la calidad en las universidades espaolas (2008) http://www.aneca.es/media/339105/informe_calidadenunis08_090623.pdf [sept. 2009]
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Se puede evaluar tanto una titulacin como un departamento o un servicio a travs de unas guas de evaluacin. De este modo, la evaluacin institucional abarca a
toda la Universidad y puede evaluar la docencia, la investigacin y los servicios a travs de un modelo basado en una evaluacin interna y otra externa5.
Uno de los aspectos en los que ms se ha incidido en el proceso de acomodo al
EEES es el de la Garanta de la Calidad. Dentro de la pluralidad de estrategias existentes para refrendar esta condicin en la educacin superior, observamos una tendencia hacia frmulas que incorporan la garanta interna per se y que se cimientan
en la responsabilidad de las universidades; junto a procesos de garanta externa de
la calidad, cuya responsabilidad recae en las agencias de evaluacin6. Estas, a su vez,
adems de las certificaciones ISO de que disponen, se sometieron a una evaluacin
externa por la Asociacin Europea para la Garanta de la Calidad de la Educacin
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evaluacin en la educacin superior europea en torno a una metodologa de evaluacin comn, donde participaron 17 pases. Este Proyecto Piloto Europeo hizo posible
la creacin del primer Plan Nacional de Evaluacin de la Calidad de las Universidades (PNECU) en 1995. En este sentido, en diciembre de 1995, el entonces Consejo
de Universidades aprob el I PNECU que estuvo vigente entre 1995 y 2000. Este
primer plan impuls el desarrollo de la evaluacin de la calidad en las universidades
espaolas y tuvo su continuacin en el ao 2001 con el II Plan de la Calidad de las
Universidades (PCU), ya derogado.Estos planes permitieron desarrollar la evaluacin
de la calidad en las universidades espaolas, elaborndose una metodologa comn
para estos procesos, con el objetivo ltimo de la mejora continua y la rendicin de
cuentas a la sociedad a travs de la publicacin de los informes de evaluacin.
En el ao 2003 el Gobierno puso en marcha el Programa de Evaluacin Institucional (PEI) de la ANECA, con el objetivo fundamental de disear y llevar a cabo los
procesos de evaluacin externa de los programas y servicios que previamente haban
superado el proceso de evaluacin interna, o autoevaluacin, por iniciativa de la propia Universidad. El programa evaluaba las enseanzas universitarias conducentes a la
obtencin de ttulos de carcter oficial y validez en todo el territorio nacional, utilizando los mismos criterios e indicadores que seran requeridos para la acreditacin
de titulaciones. La primera convocatoria del PEI comprendi los cursos 2003-2004
y 2004-2005 y se podan presentar titulaciones que hubieran completado como mnimo tres promociones con el plan de estudios vigente. Las siguientes convocatorias
del PEI comprendieron los cursos 2005-2006 y 2006-2007; en tanto que en 2008
ya no hubo convocatoria, para dar paso a los nuevos programas ANECA, como ms
adelante desarrollaremos.
As las cosas, a mediados de los aos noventa se puso en marcha la Evaluacin de los ttulos universitarios para la mejora, que evolucion hacia un
reconocimiento cuyos resultados han pasado a tener consecuencias para la autorizacin de las titulaciones diseadas e implantadas por las propias universidades. Este proceso posibilit que la cultura de la calidad se fuera extendiendo
al conjunto del sistema universitario, en sintona con las demandas para la consecucin del EEES.
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(REACU), en la aplicacin de criterios y directrices de evaluacin. Con la publicacin del R.D. 1393/2007 se dio paso a una segunda fase de evaluacin de titulaciones
para su autorizacin. Dos cambios debemos resaltar en estos momentos; por un lado,
la evaluacin de los nuevos ttulos oficiales de grado, ya adaptados al EEES, al tiempo
que se acord que todas las titulaciones oficiales que se presentaran ante el Consejo
de Universidades deberan superar un proceso de verificacin previo.
III) A las puertas del eees por los procedimientos de calidad: audit y
docentia
En el contexto de una sociedad del conocimiento y de creciente internacionalizacin de la oferta universitaria, asegurar la calidad de la formacin en los diferentes estudios se plantea como un reto ineludible; mxime cuando la sociedad ha depositado
su confianza y ha aportado recursos considerables para que las universidades cumplan con dicha funcin. En correspondencia al crdito que la sociedad deposita en
la gestin autnoma de las universidades y a la transparencia exigida en el marco del
EEES, estas instituciones han de garantizar que sus actuaciones estn en la direccin
apropiada, con el fin de lograr los objetivos asociados a las enseanzas que imparten.
Para ello, las universidades deben contar con polticas y sistemas de garanta interna
de calidad (SGIC) formalmente establecidos y dados a conocer pblicamente. As, la
reforma de la LOU recoge en su articulado la necesidad de establecer criterios de garanta de calidad que faciliten la evaluacin, certificacin y acreditacin, a la par que
considera la garanta de calidad como un fin esencial de la poltica universitaria12.
Los nuevos ttulos acadmicos que se han ido planificando en el marco del EEES,
desde su diseo hasta su revisin y mejora, deben adoptar sistemas de garanta interna de su calidad. A travs de estos procedimientos, las universidades se convierten
en las responsables ltimas de la calidad de su oferta formativa. Dos son los procedimientos garantes de la calidad de las enseanzas universitarias: los Sistemas de Garanta Interna de la Calidad de los Centros Universitarios y los Sistemas de Evaluacin
12. LEY ORGNICA 4/2007, de 12 de abril, por la que se modifica la Ley Orgnica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades. Artculo 32. Agencia Nacional de Evaluacin de la Calidad y Acreditacin>
1. Se autoriza la creacin de la Agencia Nacional de Evaluacin de la Calidad y Acreditacin, de acuerdo con las previsiones de la Ley de Agencias Estatales para la mejora de los servicios pblicos, a la que
corresponden las funciones que le atribuye la presente Ley y la de elevar informes al ministerio competente en materia de universidades y al Consejo de Universidades sobre el desarrollo de los procesos de
evaluacin, certificacin y acreditacin en Espaa, a cuyos efectos podr solicitar y prestar colaboracin
a los rganos de evaluacin que, en su caso, existan en las Comunidades Autnomas.
2. La Agencia Nacional de Evaluacin de la Calidad y Acreditacin desarrollar su actividad de acuerdo
con los principios de competencia tcnica y cientfica, legalidad y seguridad jurdica, independencia y
transparencia, atendiendo a los criterios de actuacin usuales de estas instituciones en el mbito internacional.
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Con la intencin de favorecer primero el diseo, y despus la implantacin y certificacin de tales sistemas, las agencias de evaluacin promovieron el programa DOCENTIA. Su objetivo no es otro que el de garantizar la cualificacin del profesorado
mediante el cumplimiento de unos requisitos curriculares mnimos, en el caso de la
acreditacin nacional para el acceso a los cuerpos docentes universitarios y de los programas de evaluacin previos a la contratacin15, o el de reconocer la labor realizada
por los docentes, por ejemplo, a la hora de asignar complementos retributivos autonmicos o de otra naturaleza. El programa DOCENTIA, respaldado de manera coordinada por la totalidad de las agencias de evaluacin existentes en Espaa, facilita
un marco de referencia, un modelo y unas orientaciones bsicas para que las universidades desarrollen procedimientos propios de evaluacin de la actividad docente,
ajustados a sus necesidades16. Si bien hasta la fecha el diseo en los procedimientos
evaluadores se ha llevado a cabo con una anuencia extraordinaria (fundamentos y objetivos de la evaluacin docente, a las dimensiones, criterios y fuentes para la recogida
de informacin o al procedimiento seguido por la universidad para realizar la evaluacin), peor valorados han sido los aspectos relativos a las frmulas planteadas por la
Universidad para la toma de decisiones derivadas de dicha valoracin 17.
IV. Estrategias de calidad y modernizacin: la Universidad de Alicante
Como apuntbamos ms arriba, los SGIC de las universidades deben acreditar,
asimismo, la gestin y la transparencia administrativa, al igual que garantizar que
15. La entrada en vigor del Real Decreto 1312/2007, de 5 de octubre, estableci la acreditacin nacional
para el acceso a los cuerpos docentes universitarios. La finalidad de este procedimiento es la obtencin
del correspondiente certificado de acreditacin de acuerdo con lo regulado en la mencionada norma, y
en consonancia con los estndares internacionales de evaluacin de la calidad docente e investigadora.
Dicho Real Decreto encomienda a ANECA diversos cometidos en el procedimiento de acreditacin. A
tal fin, esta agencia puso en marcha el programa ACADEMIA con unas normas de actuacin pblicas
y objetivas que garantizaran la imparcialidad y eficacia del procedimiento de acreditacin de los solicitantes en todas sus etapas.
16. http://profesores.universia.es/carrera-academica/evaluacion/docentia/index.htm [octubre 2009]
17. No es ste el lugar para adentrarnos en estas cuestiones que, por otra parte, requeriran de un detenido y pormenorizado anlisis. Pero no por ello dejaremos de recomendar algunos artculos relacionados,
tales como Murillo Torrecilla, J. <<La evaluacin del profesorado universitario en Espaa>> en Revista
Iberoamericana de Evaluacin Educativa 2008 - Volumen 1, Nmero 3; Tejedor, F. J. y Jornet, J. M.
<<La evaluacin del profesorado universitario en Espaa>>. Revista Electrnica de Investigacin Educativa, Especial. (2008) http://redie.uabc.mx/NumEsp1/contenidotejedorjornet.html [agosto 2009];
Madrid Izquierdo, J.M <<La formacin y la evaluacin docente del profesorado universitario ante el
espacio europeo de educacin superior>> Educatio, n. 23 (2005); I foro ANECA sobre el profesorado
universitario (2004) http://www.aneca.es/media/21516/publi_1foro_abr05.pdf [agosto 2009]; Miguel
Daz, M de. <<Evaluacin y mejora de la actividad docente del profesorado universitario>>. Educ. Md.
(2003), Vol.6, n.3, pp. 22-25 http://scielo.isciii.es/pdf/edu/v6n3/ponenciaiv_2.pdf ] [agosto 2009]
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sus actuaciones van en la direccin adecuada para lograr los objetivos asociados a las
enseanzas que imparten.
En lo concerniente a la Universidad de Alicante, el Vicerrectorado de Calidad
y Armonizacin Europea (VRCAE), a travs de su Secretariado y Unidad Tcnica
de Calidad, elabor un documento marco de SGIC que fue personalizado para
cada centro de la UA, en funcin de sus particularidades, garantizando el cumplimiento de los requisitos contenidos en la propuesta de acreditacin elaborados por la
ANECA. El documento bsico del MSGIC implementado en la UA es el Manual de
Gestin Interna de la Calidad (MSGIC), ligado al programa AUDIT, donde se definen las caractersticas generales del sistema, los requisitos que atiende, su alcance y las
referencias a la documentacin genrica de la que se parte y los procedimientos que
lo desarrollan. La documentacin del SGIC se completa con un Manual de Procedimientos, compuesto por una serie de documentos a los que se alude en el MSGIC;
en dichos procedimientos se hace referencia a las evidencias o registros que se originan como consecuencia de su aplicacin y que constituyen evidencia de la misma18.
El citado repertorio, sin embargo, no es ms que una de las piezas que forman parte
de un entramado de mayores dimensiones y ambiciones: el Plan Estratgico de la Universidad de Alicante19. Un ejercicio de planificacin que analiza la situacin actual y
reflexiona sobre dnde nos gustara estar en un futuro cercano, con la finalidad de disear los pasos que nos permitan ir en la direccin adecuada. El hecho de elaborar un Plan
tiene como objetivo facilitar y/o garantizar20:
La mejor delimitacin y alcance de las actuaciones, as como el posterior
cumplimiento de lo planificado y especificado. Evitar desviaciones ms o
menos interesadas.
Su despliegue y desarrollo sistemtico, buscar la necesaria continuidad a
medio plazo de un proyecto de este tipo.
18. Presentacin del Manual del Sistema de Garanta Interna de la calidad de la Universidad de Alicante.
Ejemplar de trabajo sin publicar. Desde estas lneas quiero agradecer la cesin de una copia para consulta a Carmen Puche Lpez, Vicedecana de Calidad y Armonizacin Europea de la Facultad de Filosofa y
Letras, as como a Cecilia Gmez Lucas, Vicerrectora de Planificacin estratgica y Calidad de la UA.
19. http://www.ua.es/es/presentacion/pe/plan/index.html [octubre 2009]; y Marco para el Plan Estratgico de la Universidad de Alicante (Horizonte 2012). Planificacin Estratgica de la Universidad de Alicante. 28 de febrero de 2007. BOUA - Boletn Oficial de la Universidad de Alicante, 13 de marzo de
2007.
20. Grupo de Trabajo de la Comisin de Modernizacin y Calidad de la FEMP. Una gua-itinerario de
inicio del proyecto cmo abordar un plan de calidad y modernizacin en la administracin local? (PCM).
Octubre 2008.http://www.femp.es/index.php/femp/content/download/8028/75255/file/FEMP%20
FINAL.pdf. [agosto 2009]
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En palabras del Consejo de direccin de la UA, para que el Plan Estratgico responda a la riqueza y pluralidad de esta institucin, <<es necesario la participacin
activa, la implicacin y la complicidad de toda la comunidad universitaria>>. Conscientes de que no hay excelencia sin liderazgo y coherencia desde el equipo rectoral,
ste incorpor el plan estratgico como herramienta de direccin, con el fin de llevar
a cabo el desarrollo de una cultura de la calidad en todos los sectores y unidades de la
administracin y servicios, as como de docencia e investigacin.
En lneas generales, los ejes estratgicos y operativos sobre los que se cimienta el
citado Plan Estratgico General de la UA son los siguientes21:
Eje 1: componente humano (chu)
1. Conseguir una plantilla competente, satisfecha y eficiente, comprometida con
los valores de la Universidad
1.1. Gestionar de manera eficaz y eficiente el componente humano de la UA
1.2. Aplicar el Plan de Ordenacin Integral al mximo de sus posibilidades
en 3 aos.
2. Lograr que los estudiantes compartan la misin de la Universidad y sean sujetos activos en el cumplimiento de la visin de la Universidad
2.1. Alcanzar el compromiso de los estudiantes en todos los procesos universitarios mediante la creacin de un ambiente atractivo que facilite su implicacin.
2.2. Facilitar la integracin de los titulados en el mercado laboral.
21. Los diseos de los SGIC suelen estructurarse en las siete directrices siguientes, que han sido valoradas por los Comits de Evaluacin:
Poltica y objetivos de calidad.
Diseo y garanta de la oferta formativa.
Desarrollo de la enseanza y otras actuaciones orientadas a los estudiantes.
Garanta y mejora del personal acadmico y de apoyo a la docencia.
Gestin y mejora de los recursos materiales y servicios.
Anlisis y tratamiento de los resultados de la formacin.
Difusin pblica de las titulaciones.
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administraciones de centros, servicios y unidades; y por otro, los Planes Sectoriales. Sobre este ltimo aspecto, el Vicerrectorado de Calidad expresaba lo
siguiente:
<<Para que la planificacin sea efectiva, no puede limitarse slo a la elaboracin de un Plan Estratgico, sino que debe llevarse a la prctica al tiempo que realizar un seguimiento peridico. Por otra parte, para asegurar que llega hasta el
ltimo rincn de la Universidad se estn elaborando una serie de planes sectoriales que poco a poco se van concretando las lneas de actuacin en las distintas actividades y unidades de la Universidad de Alicante>>.
Por lo que respecta a los planes parciales, hasta la fecha se han desarrollado los siguientes:
1) El Plan Estratgico de Formacin.
<<Una de las primeras iniciativas para desarrollar un rea clave para el cumplimiento de la misin que tiene la Universidad de Alicante>>, segn qued definida en
su Plan Estratgico. El Plan Sectorial de Formacin est concebido para el periodo
2007-2012 y especifica de manera coherente con el marco global del Plan Estratgico
los ejes, los objetivos y las acciones necesarias para articular una oferta formativa de
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1. Informar y preparar a los estudiantes para el desarrollo de actividades cientfico-tecnolgicas con un alto ndice de calidad.
2. Disponer de una oferta amplia y flexible de programas de formacin continua
y especializada en la investigacin, la transferencia/comercializacin de tecnologa, y
gestin del conocimiento.
EJE 6: COMUNICACIN Y DIVULGACIN CIENTFICA Y TECNOLGICA
(COM)
1. Divulgar los avances y descubrimientos cientficos y tecnolgicos a la sociedad.
2. Aumentar el posicionamiento de la produccin cientfica y tecnolgica en los
principales ranking internacionales de reconocimiento cientfico.
EJE 7: INFRAESTRUCTURA CIENTFICA Y TECNOLGICA (INF)
1. Disponer de infraestructuras, espacios e instrumentacin cientficos adecuados
para el desarrollo de actividades de I+D+i.
2. Garantizar los equipos de apoyo necesarias para llevar a cabo una investigacin puntera.
c) Plan Estratgico Sectorial de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TIC)
En palabras del Vicerrector que asume estas competencias, Faran Llorens, <<ste
se haconvertido en una apuesta estratgica de las Universidades que, como la de Alicante, quieren jugar un papel destacado en el siglo XXI. No estamos ante el Plan Estratgico de un Vicerrectorado o un Equipo de Gobierno, sino ante el de la Universidad en
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su conjunto, pues abarca todas las reas de la misma (docencia, investigacin y gestin)
y plantea estrategias conjuntas para la implantacin de las nuevas tecnologas en el entorno universitario>>. Emana del Plan Estratgico de la Universidad de Alicante, complementndolo en aras a cumplir con su misin, que debe llevar a despuntar en la
sociedad del conocimiento, en un mundo marcado claramente por las tecnologas digitales. Este Plan Estratgico Sectorial TIC est diseado para trazar las lneas de trabajo del periodo comprendido entre 2007-2012. Para la Universidad de Alicante,
pionera en el uso de las TIC, el desafo es an mayor ya que como mnimo debe
mantener el posicionamiento alcanzado hasta ahora, con el reto de mejorarlo. Dicha
tarea puede afrontarse gracias a la fortaleza de su equipo humano: personal tcnico
cualificado, profesorado implicado y preparado, equipo de gestin profesional competente y unos directivos convencidos. La labor conjunta de debate y reflexin de
todos estos colectivos, es un logro en s mismo tan importante como la consecucin
del producto final.
d) Plan Estratgico Sectorial de Internacionalizacin
Su diseo se proyecta como elemento clave para cumplir con la misin asumida
por la Universidad de Alicante en su Plan Estratgico General. Este Plan Sectorial
de Internacionalizacin trazar, igualmente, las lneas de trabajo para el periodo comprendido entre 2007-2012. Sus actuaciones irn encaminadas a consolidar y desarrollar las relaciones con universidades y centros de investigacin de prestigio y la
participacin en programas internacionales, as como garantizar que las acciones de
cooperacin de la UA produzcan el impacto deseado en el desarrollo econmico y social. Como vemos, la internacionalizacin no es en absoluto ajena a la interrelacin
con otras reas como las concernientes a de formacin, I+D+I, recursos humanos,
comunicacin y proyeccin social. En este sentido, pretende plantear las acciones
necesarias para una internacionalizacin de la Universidad de Alicante que incida en
la formacin integral de todos los miembros de la comunidad universitaria, contribuya al avance y mejora de la sociedad, y al desarrollo cultural, cientfico y tecnolgico.
e) Desde el Vicerrectorado de Infraestructuras, Espacios y Medio Ambiente se llevan a cabo los compromisos adoptados en el plan Agenda 21; programa de las Naciones Unidas para promover el desarrollo sostenible, entendido como mejora de la
calidad de vida de la comunidad, en equilibrio con el capital natural y con las capacidades econmicas locales (desarrollo econmico, equidad social y sostenibilidad ambiental).
Se trata de un plan detallado de acciones que permite analizar la situacin actual y
elaborar propuestas de mejora a los problemas sociales, econmicos y ambientales actuales a nivel local, con la finalidad de resolverlos y realizar previsiones para el futuro;
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su mxima podra ser: <<hemos de resolver los problemas locales, para acabar mejorando
la totalidad del planeta>>.
Desde el ao 2007 la Universidad de Alicante adquiere su compromiso particular con el desarrollo sostenible, gracias a la aprobacin del programa de la Agenda 21,
con el objetivo de minimizar el impacto de la actividad diaria de nuestro campus. La
Agenda 21 supone, pues, el compromiso de una comunidad por estimular de forma
estructurada y planificada el desarrollo de medidas encaminadas a hacer compatible
el respeto al medio ambiente, con el desarrollo social y econmico.
V. Modelo de buenas prcticas. la calidad y el servicio de archivo y registro.
Queda dicho que Plan Estratgico de Gestin nace de la voluntad del equipo rectoral de iniciar por el mbito de la gerencia el proceso de elaboracin formal de planes
estratgicos en la Universidad de Alicante. Al hablar de la gerencia lo hacemos en un
sentido amplio, ya que abarca todo el entramado administrativo y de servicios de la
Universidad. Dicho plan estratgico inicialmente se concibi para el periodo 20062009 y planteaba los objetivos a alcanzar en cada una de las reas dependientes que se
han considerado estratgicas, los criterios para medir el grado de consecucin de los
mismos, as como las acciones necesarias para alcanzar las metas propuestas.
Es en el contexto de este Plan Estratgico de Gestin donde situamos el Plan Estratgico del Servicio de Archivo y Registro (PEGE-SAR), el cual incluye actuaciones
directamente relacionadas con la gestin documental de la UA, como la accin de
establecer una poltica de gestin integral de los documentos a lo largo de su ciclo de vida,
siguiendo la norma ISO 15489. Tal y como concreta su directora, Mercedes Guijarro, <<la implantacin del Plan Estratgico ha constituido para este servicio una excelente
oportunidad para su consolidacin y desarrollo, en la medida en que ha proporcionado
una metodologa para la mejora continua de la gestin interna y de los servicios que se
ofrece a la comunidad universitaria y a la sociedad en general, al tiempo que incorpora
mecanismos para impulsar polticas y procedimientos para normalizar la gestin documental en el conjunto de la Universidad de Alicante>>23.
Con la elaboracin de este Plan, se pone a disposicin de la comunidad universitaria un instrumento de referencia, en cuanto a la poltica que en materia archivos
y gestin documental desarrollar la UA para los prximos aos. Su misin, lgicamente, queda enmarcada por la institucin a la que sirve y productora de la documentacin que custodia. Su compromiso de servicio a la misma, y a la sociedad en
general, viene precedida por una no menor responsabilidad para disear, implantar
y mantener un sistema integral de documentos que abarca todo el ciclo vital de los
mismos, puesto que este servicio integra dos unidades perfectamente cohesionadas:
la unidad de Registro General y la unidad de Archivo General, propiamente dicho.
23. http://www.ua.es/es/servicios/ayr/plan_estrategico/pdf/plan_estrategico_sar.pdf [octubre 2009]
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El Servicio de Archivo y Registro realiza, pues, una doble funcin: por un lado,
gestiona la documentacin administrativa activa de la UA, de acuerdo con procedimientos uniformes de tratamiento que facilitan su organizacin y acceso. Dentro de
esta funcin se enmarca la actividad del Registro General y de los archivos de oficinas, que organizan, conservan y hacen accesible la documentacin en su etapa activa. Por otro, el Archivo General custodia la documentacin semiactiva e histrica
de la Universidad, organizando y poniendo a disposicin la documentacin que an
pueda servir de apoyo a la actividad administrativa, al tiempo que conserva y facilita el acceso a la documentacin de valor histrico, para que pueda ser consultada
con fines de estudio e investigacin24. En buena lgica, entre los valores reseados en
su PEGE sobresale la coordinacin, tanto en lo referente a la normalizacin y la gestin documental, como a la actividad de las unidades que componen el servicio. Se
insiste en el respeto a la legislacin vigente, como elemento garante de todos los procesos y procedimientos, as como la consulta documental. De nuevo se ensalza su vocacin y compromiso de servicio con los usuarios en general, y la comunidad UA en
particular, a quienes van encaminadas la mayor parte de las acciones que ejecuta en
materia de calidad.
Los ejes estratgicos del citado PEGE-SAR pivotan sobre la direccin, organizacin y normativa, el elemento humano, las instalaciones, la tecnologa, la formacin
y la comunicacin, as como los servicios al usuario y la gestin de los documentos.
Por lo que se refiere a la adecuacin del trinomio visin-objetivos estratgicos- objetivos operativos, cabe sealar en primer lugar el establecimiento de un sistema de
direccin estratgica y por objetivos, apoyado en unos procedimientos normalizados, que incorporen mecanismos de mejora continua y evaluacin de procesos claves del servicio, as como en una normativa aprobada por la Universidad y conocida
por toda la comunidad universitaria. Este modelo de gestin por objetivos ya se puso
en marcha en el ao 2007, a partir del plan de mejoras del Informe de Autoevaluacin de calidad del Plan Estratgico del Servicio, ambos redactados en 2006, as como
de los compromisos de calidad recogidos en su Carta de Servicios25, cuya primera edicin tuvo lugar en junio de 2007. Tras la motivacin que supuso el grado de cumplimiento de los deberes adquiridos en dicho documento, el SAR se plante como
objetivo inmediato establecer procedimientos de gestin y mecanismos de evaluacin de la calidad, as como disponer del marco normativo necesario para el cumplimiento de la misin del servicio.
Un equipo humano cohesionado, motivado y comprometido es una de las fortalezas, si atendemos a los Parmetros DAFO; (Debilidades, Amenaza, Fortalezas y
24. http://www.ua.es/es/servicios/ayr/index.html [octubre 2009]
25. http://www.ua.es/es/servicios/ayr/autoevaluacion/pdf/carta_servicios.pdf [octubre 2009]
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234
Oportunidades), consolidar la plantilla, el acceso a un sistema de formacin continua que garantice su actualizacin profesional, el compromiso total con el cumplimiento de los objetivos y desarrollar su trabajo en un ambiente laboral que permita
alcanzar un alto grado de satisfaccin, su visin.
Por lo que respecta a las instalaciones, es indispensable disponer de unas infraestructuras que garanticen las condiciones adecuadas para el tratamiento y conservacin de la documentacin, para el correcto desempeo de las tareas propias del
personal del servicio y la atencin de los usuarios; por ello, y tal y como ya se recoga en la Memoria General del Servicio de Archivo y Registro para el ao 2007, desde
entonces se han mantenido diversas reuniones con el vicerrectorado encargado de las
edificaciones del campus, con el fin de acordar espacios alternativos para la futura
instalacin del Archivo General. En el PEGE-SAR se anota como una de las debilidades del anlisis DAFO las instalaciones inadecuadas del Archivo General, su incorrecta ubicacin, as como la falta de visibilidad del mismo y de algunas oficinas
auxiliares de Registro.
Respecto a la tecnologa, se apuesta por implantar los sistemas tecnolgicos necesarios para garantizar los servicios documentales de la comunidad universitaria y su
entorno. Pero, sobre todo, se trabaja con la visin de la implantacin de un sistema
informtico integral de gestin de los documentos, capacitando a la administracin
universitaria en su utilizacin, a la par que se conozcan y apliquen las innovaciones
tecnolgicas adecuadas a los servicios documentales. Se destaca como oportunidad
la participacin del archivo en la implantacin de la administracin electrnica en la
Universidad, pese a la poca presencia en la actualidad en proyectos o actividades de
la UA en los que se presupone su competencia, y an con la ausencia de un modelo
de gestin de documentos electrnicos de referencia en Espaa.
La mejora, ampliacin y difusin de los servicios documentales ofrecidos a la comunidad universitaria y la sociedad en general, aplicando las TIC e incorporando un
sistema de evaluacin en los servicios, conocidos y utilizados por los usuarios de la citada comunidad, con la respuesta de un alto grado de satisfaccin, es otro de los retos
que se plantea el SAR. Pero, pese a los esfuerzos, hoy por hoy todava se echa en falta
un programa informtico integrado de gestin de los documentos, as como una ausencia de gestin por objetivos y de indicadores de evaluacin del servicio.
Para que el SAR se convierta en el referente de la gestin documental de la UA, ha
de disearse e implantarse un plan de comunicacin interna y externa, con lo cual el
servicio tendr la oportunidad de evidenciarse como la unidad administrativa especializada en la gestin de documentos y archivos, as como en la formacin de la comunidad universitaria en dichas tcnicas. Finalmente, resulta del todo indispensable
asegurar los apoyos institucionales, insuficientes de manera explcita y continuada.
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miscelnea
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Introduccin
En primer lugar dar las gracias a la Asociacin Andaluza de Archiveros por la
oportunidad que nos brinda de establecer contacto.
Es materialmente imposible el poder resolver todas las dudas referidas a la digitalizacin del Patrimonio Documental. Pero la intencin es que la informacin que
estos das manejaremos por lo menos nos tiene que servir para iniciarnos de una manera correcta en este entorno tan atractivo como exigente.
Para ello realizaremos una aproximacin terica que os sirva para adentraros y
posteriormente en el foro podamos establecer un debate lo ms enriquecedor posible. No os dejis nada en el tintero.
No puedo terminar esta introduccin sin recordar que cada vez son ms necesarios los conocimientos en diferentes campos tecnolgicos, o lo que sera mejor, el
trabajo en equipo y de manera multidisciplinar. Los conocimientos de informtica,
fotografa, archivstica, documentacin, etc. convierten en una tarea ms complicada
el poder controlar todos los aspectos relacionados con la digitalizacin.
La realizacin de cursos de digitalizacin prcticos suelen ser complicados de
organizar: es realmente difcil encontrar lugares con la infraestructura necesaria para
de manera prctica abordar estas materias.
1. Digitalizacin de documentos
1.1. La imagen digital
Las IMGENES DIGITALES son fotos electrnicas tomadas de una escena o escaneadas de documentos fotografas, manuscritos, textos impresos e ilustraciones. Se
realiza una muestra de la imagen digital y se confecciona un mapa de ella en forma
de cuadrcula de puntos o elementos de la figura (pxeles). A cada pxel se le asigna
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242
un valor tonal (negro, blanco, matices de gris o color), el cual est representado en
un cdigo binario (ceros y unos).
Los dgitos binarios (bits) para cada pxel son almacenados en un ordenador en
una secuencia, y con frecuencia se los reduce a una representacin matemtica comprimida. Luego el ordenador interpreta y lee los bits para producir una versin analgica para su visualizacin o impresin.
Pero qu es un bit? Un bit no tiene color, tamao ni peso y viaja a la velocidad de
la luz. Es el elemento ms pequeo en el ADN de la informacin (1)
Por razones prcticas hemos de considerar que un bit es un 1 o un 0. El significado del 1 o el 0 es una cuestin aparte. En los inicios de la informtica, una cadena
de bits representaba por lo general informacin numrica. Hoy en da hemos conseguido digitalizar cada vez ms tipos de informacin, auditiva y visual, por ejemplo,
reducindolos de igual manera a unos y ceros.
Digitalizar una seal es tomar muestras de ella de modo, que poco espaciadas,
puedan utilizarse para producir una rplica aparentemente perfecta. En un CD de
audio, por ejemplo, el sonido se ha sometido a muestreo 44,1 mil veces por segundo.
La forma de onda de audio (nivel de presin de sonido medido como voltaje) se
graba como nmeros discretos (que, a su vez, se convierten en bits). Estas cadenas de
bits, cuando se reproducen 44,1 mil veces por segundo, nos proporcionan una versin en sonido continuo de la msica original. Las medidas sucesivas y discretas estn
tan poco espaciadas en el tiempo que no las omos como una sucesin de sonidos separados, sino como un tono continuo.
Lo mismo sucede con una fotografa en blanco y negro. Imaginemos una cmara
electrnica que extiende una fina trama sobre una imagen y luego graba la gradacin de gris que capta en cada clula. Si le damos al negro un valor de 0 y al blanco
un valor de 255, los distintos matices de gris se situarn entre estos dos valores. Una
cadena de 8 bits se llama byte, y tiene 256 permutaciones de unos y ceros, empezando por 00000000 y terminando con 11111111. Con gradaciones tan sutiles y
una trama tan fina, la fotografa se puede reconstruir perfectamente. Tan pronto
como se usa una plantilla ms gruesa o una escala insuficiente de grises, uno empieza
a ver intervenciones artificiales digitales, como contornos y volmenes.
Cuando usamos bits para describir sonido e imagen, existe una ventaja natural en usar tan pocos bits como sea posible. Hay una cierta analoga con la conservacin de la energa. Sin embargo, el nmero de bits que se emplean por segundo o
por centmetro cuadrado est directamente relacionado con la fidelidad de la msica
o la imagen. Normalmente interesa digitalizar con una resolucin muy alta y luego
usar una versin de menos resolucin. La economa de bits la determinan en parte
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las restricciones del medio en que se almacena la imagen o el sonido o el medio por
el cual se difunde.
Conceptos bsicos para la digitalizacin documental: del libro al pxel.
El nmero de bits que se transmiten por segundo a travs de un canal determinado es el ancho de banda de este canal. Es la medida del nmero de bits que
pueden desplazarse por una tubera. Ese nmero o capacidad tiene que igualarse cuidadosamente con el nmero de bits que se necesitan para reproducir un tipo determinado de datos (voz, msica, vdeo):
64.000 bits/segundo vlido para reproducir la voz.
1,2 mll bits/s para la msica de alta fidelidad.
45 mll bits/s para reproducir imgenes.
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244
La profundidad de bits
La PROFUNDIDAD DE BITS es determinada por la cantidad de bits utilizados para definir cada pxel. Cuanto mayor sea la profundidad de bits, tanto mayor
ser la cantidad de tonos (escala de grises o color) que puedan ser representados. Las
imgenes digitales se pueden producir en blanco y negro (en forma bitonal), a escala
de grises o a color.
Una imagen bitonal est representada por pxeles que constan de 1 bit cada uno,
que pueden representar dos tonos (tpicamente negro y blanco), utilizando los valores 0 para el negro y 1 para el blanco o viceversa.
Una imagen a escala de grises est compuesta por pxeles representados por mltiples bits de informacin, que tpicamente varan entre 2 a 8 bits o ms.
Una imagen a color est tpicamente representada por una profundidad de bits
entre 8 y 24 o superior a sta. En una imagen de 24 bits, los bits por lo general estn
divididos en tres grupos: 8 para el rojo, 8 para el verde, y 8 para el azul. Para representar otros colores se utilizan combinaciones de esos bits. Una imagen de 24 bits ofrece
16,7 millones (2 24 ) de valores de color. Cada vez ms los escneres estn capturando
10 bits o ms por canal de color y por lo general imprimen a 8 bits para compensar
el ruido del escner y para presentar una imagen que se acerque en el mayor grado
posible a la percepcin humana.
Clculos binarios para la cantidad de tonos representados por profundidades de
bits comunes:
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245
En contra
yy
Normalizacin cambiante
yy
Necesidad de hardware que interprete los datos.
yy
Estabilidad fsica muy limitada, se habla en los CDs de 50 aos, pero pruebas
independientes sobre CDs han disparado la alerta al constatar que en periodos
de 2 y 3 aos hay altos % de problemas. Y esto se puede hacer extensible a la reciente implantacin de los DVD
yy
Peligrosa obsolescencia: quien no recuerda los disquetes de 5 , o las fichas
perforadas...? Incluso no es necesario retroceder tanto en el tiempo, actualmente ya tenemos que estar realizando migraciones de soporte CD-ROM a
DVD, es decir, el Refreshing (recopia).
yy
El reto del futuro es la preservacin digital, y entre los muchos problemas que
nos podemos encontrar est el alto coste.
1. Infraestructura Tcnica
La Creacin de imgenes se ocupa de la captura o conversin inicial de un documento u objeto a la forma digital, por lo general con un escner o cmara digital. A
la imagen inicial se le pueden aplicar uno o ms pasos de procesamiento de archivo o
de imagen, que pueden alterar, agregar o extraer datos. Las clases generales de procesamiento incluyen la edicin de la imagen (escalarla, comprimirla, otorgarle nitidez,
etc.) y la creacin de metadatos (2)
La Gestin de archivos se refiere a la organizacin, almacenamiento y mantenimiento de imgenes y metadatos relacionados.
La Entrega de la imagen comprende el proceso de hacer llegar las imgenes al
usuario y abarca redes, dispositivos de visualizacin e impresoras.
Los ordenadores y sus interconexiones de red son componentes integrales de la cadena de digitalizacin. Cada eslabn de la cadena comprende uno o ms ordenadores
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y sus diversos componentes (RAM, CPU, bus interno, tarjetas de expansin, soporte
de perifricos, dispositivos de almacenamiento y soporte de red). Los requisitos de
configuracin cambiarn, dependiendo de las necesidades informticas especficas de
cada componente. Por lo tanto volveremos sobre las necesidades informticas a cada
paso del camino.
A medida que revisemos cada paso, hay que considerar si estamos preparados
para llevarlo a cabo nosotros mismos o si trasladaremos el trabajo a un proveedor externo.
Las tareas que se llevan a cabo en nuestros centros requieren la mayor atencin,
aunque la externalizacin no reduce la necesidad de un programa de control de calidad planeado de forma sumamente cuidadosa.
Es fundamental para evaluar y negociar con xito los servicios externos desarrollar
una base de conceptos y procedimientos consensuados tanto en su desarrollo como
en su compresin. Es decir, que cuando nosotros nos estemos refiriendo a imgenes a 300 dpi en jpg nivel 9 hay que procurar que ellos y nosotros entendamos lo
mismo.
La tecnologa necesaria para navegar desde un extremo de la cadena de digitalizacin al otro consta principalmente de: hardware, software y redes. stos son el centro
de esta seccin. Una perspectiva integral de la infraestructura tcnica tambin incluye
protocolos y normas, polticas y procedimientos (para el flujo de trabajo, mantenimiento, seguridad, actualizaciones, etc.) y los niveles de habilidad y responsabilidades del trabajo del personal de una organizacin.
Sin embargo, ni siquiera los aspectos bsicos de la infraestructura tcnica se pueden evaluar en forma completamente aislada. Las acciones y consideraciones relacionadas que afectarn las decisiones respecto de la infraestructura tcnica incluyen:
Determinacin de los requisitos de calidad basndose en los atributos de los
documentos (Patrn de referencia).
Valoracin de las virtudes y defectos institucionales, los horarios y el presupuesto (Gestin).
Comprensin de las necesidades del usuario (Presentacin)
Valoracin de planes a largo plazo (Preservacin digital).
Las decisiones en lo que respecta a la infraestructura tcnica requieren una planificacin cuidadosa debido a que la tecnologa de la digitalizacin de imgenes cambia
rpidamente. El mejor modo de minimizar el impacto de la depreciacin y la obsolescencia es a travs de la evaluacin cuidadosa, y evitando las soluciones nicas y patentadas. Si los equipos elegidos son los indicados para los usos previstos y los resultados
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Digitalizacin del Patrimonio Documental
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esperados, y estn sincronizados con horarios realistas, el rendimiento de las inversiones se maximizar.
Cinco recomendaciones prcticas:
I. Se puede llegar a considerar el uso de un integrador de sistemas que pueda garantizar
que todos los componentes interoperan entre s sin dificultad. Aunque la realidad me
ha demostrado que esto es prcticamente imposible. Por eso tendremos que realizar la
seleccin de componentes nosotros mismos, aunque eso si manteniendo la cantidad
de dispositivos en el mnimo posible.
II. Elegir productos que cumplan con las normas y que tengan una amplia aceptacin en
el mercado y un fuerte apoyo por parte del proveedor.
III. No somos, todava, un referente para la industria con lo que siempre tendremos
que estar realizando adaptaciones, en algunos casos de bricolaje. A pesar de todos
nuestros esfuerzos hay que estar preparados para los problemas tpicos: el plug and
play no siempre funciona y muchas veces tendremos que recurrir al famoso reset.
IV. Siempre que se pueda es conveniente comprar productos de calidad y adems hay que
preparar presupuestos para, de forma peridica, realizar actualizaciones y reemplazos.
No hay que esperar hasta el ltimo momento ya que ello puede acarrear problemas de
prdida de tiempo y dinero.
V. La digitalizacin es un trabajo multidisciplinar y de mxima cooperacin. Mi
experiencia me indica que los resultados a la larga son mejores en los sitios donde se han
configurado equipos de trabajo abiertos donde el personal tcnico puede participar en
las discusiones desde el comienzo y con frecuencia. Como hemos indicado al principio
la cadena de digitalizacin en realidad no es lineal sino que en realidad presenta una
forma compleja. Seremos tan fuertes como el ms dbil de los eslabones, y el mejor
remedio es tener localizado siempre el eslabn ms dbil.
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calidad superior, pero por ms magia digital que se utilice, no se podrn restablecer
con exactitud detalles que, para empezar, nunca se han capturado. Entre los
factores a considerar se incluyen la resolucin ptica (opuesta a la interpolada), la
profundidad de bits, el rango dinmico (la habilidad de registrar detalles a lo largo
del mayor rango de tonos desde las sombras a los puntos de luz), y la relacin sealruido.
III. Puede este escner soportar mi programa de produccin y presupuesto de
conversin? (Prestar atencin a las afirmaciones de rendimiento - con frecuencia un
factor de suma importancia en el costo del escner). Cules son las capacidades de
manejo de documentos del mismo? Su ciclo de servicio y de vida til? Que tipo
de contratos de mantenimiento nos ofrecen? Tiene servicio tcnico en la ciudad?
Cul es su tiempo de respuesta? Etc.
IV. En el caso de ser necesario (aunque no forma parte del tema) puede este escner
integrarse en un sistema de Digitalizacin Certificada.
En nuestro caso uno de los factores que ms va a influir en la adquisicin del dispositivo ser el precio. Adems con un agravante. Por ejemplo, en la Unidad de Sistemas de Reproduccin de Documentos (en adelante USRD) del Ayuntamiento de
Zaragoza contamos con una cmara de microfilme de 1988 que todava sigue prestando servicio. Su coste de adquisicin en 1988 entre la cmara y el resto de los
componentes fue de diez millones de pesetas. Esto hoy en da es impensable con
la tecnologa digital. Hay que tener en cuenta que la capacidad de amortizacin de
equipos se tiene que producir en un periodo de cinco aos como mximo puesto que
nos podemos encontrar en ese plazo de tiempo con la imposibilidad de poder continuar realizando la captura con unos niveles de calidad/precio asumibles por nuestra institucin.
Una breve Tipologa
Los escneres planos son el tipo de escner en el que todos pensamos en seguida.
Es el ms popular, y esta popularidad ha llevado consigo una amplia variedad de modelos, fabricantes y precios. Desde 99 hasta 1900 Precisamente es un tipo de escner no muy apropiado para nuestros centros, teniendo su uso muy limitado a una
tipologa muy concreta de documento: aquellos que no estn encuadernados.
Podemos encontrar algunas variaciones en estos escneres, por no extenderme, indicar que los modelos sin ADH (alimentadores automticos) y con posibilidad de
capturar originales no opacos en toda la superficie del escner son los ms verstiles
para un entorno de Archivo/ Biblioteca/ Hemeroteca.
Repito que la diversidad de nuestro patrimonio documental impide en la mayora de los casos el contar con un dispositivo de captura nico e ideal, sino que contaremos con herramientas ms o menos especializadas para as conseguir los mejores resultados.
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Una variacin que proviene de la experiencia acumulada en los entornos de la microfilmacin son los escneres de columna area (=cmara planetaria de microfilmar).
En este tipo de escner el sensor se coloca en un brazo o columna vertical mientras
que el documento (normalmente encuadernado) esta justo debajo. De esta manera el
original no sufre ningn tipo de presin y su manipulacin es ms sencilla.
He llegado a ver desde los dispositivos industriales de gran calidad (y alto precio)
a soluciones de bricolaje con escneres planos que se han colocado en una columna
de manera invertida, con unos contrapesos de forma que subiendo y bajando el escner sobre una cuna o mesa prensa-libros se realizan las capturas.
Los escneres de tambor slo los nombramos pero tienen su aplicacin fundamentalmente en los entornos de artes grficas.
Los escneres de microfilme son el complemento ideal para trasladar todos nuestros fondos microfilmados a entornos digitales. Actualmente el avance que presenta
este tipo de dispositivos garantiza una fiabilidad y calidad muy alta. Su gran ventaja
es el alto volumen de produccin que pueden llegar a producir (un rollo de microfilme de 35mm en un hora). Su mayor inconveniente es el precio rondando en muchos casos los 40.000 .
Dejo para el final dos dispositivos, por su trascendencia y accesibilidad: las cmaras digitales de alta resolucin y las fotocopiadoras de ltima generacin.
Las Cmaras Digitales
La evolucin que en los ltimos dos aos han tenido este tipo de dispositivos
ha dado como resultado herramientas muy verstiles y que cubren buena parte de
nuestras necesidades. Adems la evolucin contina a un ritmo imparable proporcionando dispositivos cada vez ms potentes y con precios ms asequibles. Cmo es
lgico nos estamos refiriendo a las cmaras digitales de la gama profesional que son
las que por prestaciones y recursos aadidos mejor nos pueden servir.
Actualmente en la USRD contamos con cuatro cmaras:
Una Canon EOS 1Ds reflex de 11,5 mll de pxeles, lo que nos permite capturar en su tope de calidad documentos de hasta DINA2 (42cmx59,4cm).
Esta cmara nos ofrece un fichero tif plano en RGB de 27 Mb. Documentos
de superficie mayor pueden ser capturados pero no con los parmetros de calidad que para nuestros fines de conservacin necesitamos
Dos Canon EOS 5D reflex de 12,5 mll de pxeles. Ambas dotadas de objetivos de 50mm. Su uso ms inmediato ser para los documentos que o bien
por el tamao del volumen o por el tamao de la tipografa no podemos capturar a doble pgina con la CANON EOS 1Ds. Para esta captura a pgina
sencilla tenemos podemos usar dos dispositivos:
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Anlisis
A la hora de enfrentarse a la digitalizacin de una coleccin hay que tener en
cuenta varios factores.
Tipologa:
yy
Materiales opacos o no (negativos, diapositivas, placas de vidrio, radiografas,
papel vegetal, etc).
yy
Tamaos normalizados (DIN) o no. Que estn dentro de nuestras posibilidades tcnicas o no.
yy
Estado de conservacin: riesgo Alto, Medio, Bajo o nulo.
yy
Encuadernado o no.
yy
Aspectos legales a tener en cuenta: copyright, acceso a datos personales, etc.
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253
yy
Porcentaje de mezcla de los factores antes mencionados. Es decir, podemos encontrar un fondo con un 18% de placas de vidrio de 9cmx11cm, un 45% de
folios no encuadernados, y un 37% de planos DIN A1 encuadernados. Este
fondo tendr unas necesidades totalmente diferentes, a la hora de digitalizar,
que un fondo 100% de negativos 35mm en tiras de 6 unidades.
El tener claro desde el principio del proyecto cuales van a ser los retos a los que
nos vamos a enfrentar nos ayudar a tomar una decisin, y sobre todo, a elegir las
mejores opciones tcnicas de cara a la digitalizacin de los fondos.
Las mayores dificultades se presentan a la hora de trabajar con fondos que presentan poca o ninguna homogeneidad. Cuando hablamos de la homogeneidad nos estamos refiriendo a tres variables:
En relacin al tamao.
En relacin al material (opaco o no, y sus correspondientes apartados o subdivisiones)
En relacin a su accesibilidad (encuadernado, enmarcado, grapado, cosido,
plegado, etc.)
Usos
Una cuestin que no dejo de repetir siempre que tengo ocasin de hacerlo es
COMO OFRECEMOS EL ACCESO A LA IMAGEN DIGITAL. Este es uno de
los elementos ms importantes de todo proyecto digital.
Y si vamos a realizar un proyecto de digitalizacin, antes deberamos hacernos varias preguntas:
a). Ser un proyecto aislado o estar dentro de una visin global de digitalizacin a largo plazo?
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yy
es fcil comenzar un proyecto digital; es difcil implementar un programa de
forma continuada.
yy
una serie de proyectos digitales no constituye un programa de digitalizacin.
Soluciones
Las imgenes las tenemos que capturar teniendo en cuenta los parmetros anteriormente expuestos.
Podemos usar la tabla contenida en el cuadro comparativo (al final del texto)
como referencia de cara la conservacin de los fondos digitalizados.
Nosotros en la USRD acabamos de optar, al igual que otros organismos, por
DjVu. Tenemos que aclarar que este formato lo vamos a destinar a las aplicaciones de
difusin por la facultad que tiene de comprimir las imgenes (con tecnologa propia,
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tipo wavelet) pero permitiendo uno niveles de detalle inimaginables. De esta manera
hemos conseguido que un libro de actas pasara de ocupar 630 Mb a 33 Mb, con unos
niveles de detalle superior a los formatos JPG o similar.
Nuestro sistema sera de dos o tres niveles, variando en funcin de los fondos o
de nuestros intereses:
TIF sin comprimir, como fichero de conservacin, o TIF con compresin
sin perdida LZW
JPEG como fichero de difusin.
DjVu como fichero de difusin.
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256
Extensin
Tipo MIME
.art
Detalles
Formato propietario. Software cliente de AOL
soportando normalmente una nica imagen fija
muy comprimida.
.bmp
image/bmp
.cin
image/cineona
.cpt
.dng
.dpx
image/dpx
.djvu
.exr
image/exr
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257
.fpx
image/vnd.fpx
Extensin
Tipo MIME
Detalles
.gif
image/gif
.jpg/.jpeg
image/jpeg
.Jpg2/.jpg2
.sid
.pcx
Application/sid
.pbm
.pcd
image/pcd
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258
.pgm
.png
image/png
.ppm
.psd
.tiff/.tif
.CR2 /.CRW
.DCR/.KDC
.MRW
.NEF
.ORF
.PEF
.RAF
.SRF
.X3F
OTROS FORMATOS
.eps
image/eps
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.dxf
image/vnd.dwg
application/pdf
.svg/.svgz
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260
7. Tcnicas de mecanismos de proteccin. (Technical Protection Mechanisms) Aplicacin de mecanismos como la encriptacin que impiden a la preservacin de los contenidos por un depsito de confianza.
No obstante existe una lnea de trabajo americana muy importante de cara a la
preservacin seguida a travs del Global Digital Formato de Registro (GDFR), una
actividad de colaboracin inicialmente estimulada por el inters comn de en Harvard y en el MIT. El GDFR pretende con este esfuerzo mantener un registro activo
que apoyar la ejecucin de las operaciones sobre los formatos de archivos, para identificar, validar, e incluso poder llegar a transformarlos. Pero a partir de 2006, el mayor
peso del desarrollo en el GDFR se est llevando a cabo en OCLC, utilizando fondos
de la Fundacin Andrew Mellon. El GDFR est relacionado con el desarrollo de la
JHOVE conjunto de herramientas para la caracterizacin y validacin de los formatos, y la propia Library of Congress no est exenta del mismo proyecto junto con las
principales bibliotecas del mundo.
Formatos RAW, TIFF y JPEG
Habitualmente en mis cursos cuando hablo del formato RAW lo suelo denominar el FORMATO NO FORMATO.
En realidad estamos accediendo a los datos en bruto del sensor de la cmara. Y
digo cmara porque actualmente este formato con sus diferentes extensiones (en funcin del fabricante/modelo) est restringido al uso de las cmaras fotogrficas digitales.
Si disparamos dos fotos del mismo motivo, una en jpg con baja compresin (alta
calidad) y otra en raw, seguramente se ver mejor la tomada en jpg: mejor nitidez/enfoque, mejor contraste, mejor iluminacin, mejores colores,...
Esto es debido a que una cmara digital suele aplicar distintos filtros digitales
para mejorar la imagen. Sin embargo, el formato raw nos muestra la foto tal y como
el sensor la captur, sin ningn filtro de mejora. Se vern unos colores ms neutros,
menos saturados, un enfoque ms blando y una iluminacin que depender ms de
la exposicin que hicimos, ms visiblemente sobre o subexpuesta si fuera el caso.
Sin embargo, una foto en jpg tiene 24 bits/pixel frente a 36 bits/pixel que suele
contener el modo raw. 24 bits sern suficientes para ver toda la gama de colores posible, pero sern claramente insuficientes cuando queramos realizar ciertos ajustes (iluminacin, correccin de tonalidades,...) a la imagen. Por otro lado, una imagen en
formato raw, aunque en apariencia parezca ms pobre, contiene muchsima ms informacin y ser posible ajustar todos los parmetros sin perder la informacin inicial dado que una vez revelado el fichero raw con el programa adecuado podremos
guardar el resultado obtenido en el formato que deseemos.
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262
2048 niveles
disponibles
1024 niveles
disponibles
512 niveles
disponibles
256 niveles
disponibles
128 niveles
disponibles
69 niveles
disponibles
50 niveles
disponibles
37 niveles
disponibles
27 niveles
disponibles
20 niveles
disponibles
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263
dinmico o latitud de 5 puntos (normalmente se acerca ms a los 6, pero no divaguemos). Cuando trabajamos en modo RAW, en el que debera, la mayora de las
cmaras registran una imagen de 12 bits. (S, decimos que en modo 16 bits, pero la
realidad es que slo est registrando 12 en un espacio de 16. Mejor que 8, pero no
tanto como lo seran 16 bits de verdad.)
Una imagen de 12 bits es capaz de almacenar 4.096 (212) valores tonales diferenciados. Uno podra pensar que por tanto, cada punto o f-stop de los 5 que
conforman dicho rango ser capaz de guardar unos 850 (4096/5) de dichos valores
correlativos. Pero desgraciadamente, no es ste el caso. Lo que realmente sucede es
que los datos pertenecientes al primer punto (el ms brillante) consumirn 2048 del
total de estos pasos; una mitad completa de los disponibles.
Por qu? Debido a que los chips CMOS y CCD son dispositivos lineales. Y por
supuesto, cada f-stop registra la mitad de luminosidad que el anterior, y por tanto la
mitad del espacio que resta.
Esta tabla lo ilustra:
Primer f-stop (tonos ms brillantes) 2048 niveles Segundo f-stop (tonos brillantes) 1024 niveles disponibles
Tercer f-stop (tonos medios) 512 niveles disponibles
Cuarto f-stop (sombras) 256 niveles disponibles
Exposicin Normal
Histograma Centrado
Histograma a la Derecha
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con diapositiva. Una vez que los ha quemado (ha sobrepasado la parte derecha del
histograma) esos datos se han ido para nunca volver.
La Leccin
Lo que ha de extraer de esta pequea leccin es que debe tender a calcular sus
exposiciones de modo que apriete el histograma hacia la derecha, pero no hasta el
punto de quemar los altos. Esto suele mostrarse como una alerta parpadeante en las
pantallas de revisin de la mayora de las cmaras. En ese caso, vaya un poco hacia
atrs hasta que desaparezca.
Lgicamente, cuando abra el fichero RAW en su programa de proceso RAW favorito, como Adobe Camera Raw, la imagen ser demasiado clara. No hay problema.
Utilice los controles deslizantes para modificar el nivel de brillo y contraste hasta que
los datos del histograma se repartan equitativamente, y la imagen se vea bien. Con
esto conseguir una serie de cosas. La primera, maximizar la relacin seal/ruido.
La segunda, minimizar la posterizacin y el ruido que potencialmente pudiera aparecer en las regiones ms oscuras de la imagen.
Tenga en cuenta que para obtener los resultados apropiados deber llevar a cabo
dichas correcciones mientras trabaja en el espacio 16 bits (12 bits) de un conversor
RAW. A diferencia de lo que algunos piensan, en modo RAW la cmara no realiza
ningn proceso no-lineal. Todo el proceso no-lineal lo lleva a cabo el conversor RAW.
sta es la razn por la que deber tirar en RAW y reajustar despus la imagen en el
conversor RAW antes de exportarla a Photoshop. Haciendo esto estar maximizando
el ancho de banda disponible del sistema completo. Otra de las razones para tirar en
RAW siempre que sea posible.
Tenga tambin en cuenta que al hacer esto estar reduciendo la sensibilidad ISO
efectiva empleada para capturar la imagen, precisando de tiempos de obturacin ms
lentos, o de mayores aperturas. Si est sosteniendo la cmara a mano, o fotografiando
sujetos mviles, este inconveniente puede no valer la pena frente al nivel menor de
ruido.
Un experimento
Esta tcnica no es algo que tenga que emplear a diario necesariamente. Requiere
un esfuerzo extra al fotografiar, y tanto esfuerzo como tiempo adicionales al postprocesar en el conversor RAW. Pero si le interesa asegurar el mayor ratio de seal/
ruido en una foto en particular, puede valer la pena. Si a pesar de todo piensa que
esta tcnica es ilgica, o algo vaga, he aqu una idea innovadora: comprubelo usted
mismo.
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Prepare una fotografa con trpode; digamos que una escena estival tpica, que
incluya un cielo azul, nubes algodonosas y hierba verde. Mida como hace habitualmente y haga una foto. Revise el histograma. Ahora haga otro disparo sobreexponiendo a +1 o as, pero de modo que no sobreexponga los altos (las nubes por
ejemplo). Asegrese de que no haya nada en el fotograma que parpadee por sobreexposicin, y que al mismo tiempo el histograma est todo lo desplazado a la derecha como sea posible.
Cargue la fotografa expuesta correctamente en un conversor RAW, haga sus correciones habituales y mndelo a Photoshop. Cargue despus su exposicin-desplazada-hacia-la-derecha y haga lo mismo. Asegurese no obstante de que utiliza primero
los controles de gamma, brillo y contraste del conversor RAW para normalizarlos.
Cargue esta foto en Photoshop.
Compare ambos. Fjese en las reas de sombra ms oscura, buscando ruido o posterizacin. Compruebe si nota alguna diferencia. Si no la nota, no ha perdido nada
con experimentar. Pero si s lo percibe, acaba de aprender una nueva tcnica que
puede resultarle til el da de maana.
Reflexiones posteriores
Este artculo ha generado bastante discusin en la red, as como en el foro de discusin de Luminous Landscape. Uno de los peros que han surgido es que con la
posible excepcin de la Fuji S2 Pro, todas las dems DSLR actuales solo muestran
histogramas globales basados en luminosidad, y no el brillo individual por canal.
Esto es lo que Thomas Knoll tiene que decir al respecto...
Thomas Knoll:
Slo uno o dos de los canales quemados (clipped) resulta problemtico a veces.
Con captura RAW no es tan pernicioso como con JPEG, dado que con RAW lo que
debe importarle es quemar (clip) en el espacio de color nativo de la cmara, y no en
el espacio de trabajo RGB (puesto que la conversin a espacio de trabajo tiene lugar
despus de los ajustes tonales en el conversor RAW). Hay muchos colores que saturan (clip) en RGB o incluso en Adobe RGB que no lo hacen en el espacio de color
nativo de la cmara.
La solucin ideal sera que los fabricantes modificasen el indicador de sobreexposicin de modo que parpadease en un color basado en alguno de los que constituyen
el espacio de color nativo de la cmara, mejor que en la luminosidad. Esta es una de
las razones por las que el histograma de Adobe Camera Raw est constituido por la
superposicin de los canales de color y no est basado nicamente en luminosidad.
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En la prctica, este problema no es tan serio, dado que los objetos ms brillantes
de una escena suelen ser neutros (muchas veces nubes blancas). Cuando no lo tenga
claro, siempre podr recurrir al bracketing y comprobar los histogramas de color resultantes para elegir con cul trabajar.
El gur digital Ian Lyons tiene tambin algunos comentarios para esta tcnica,
profundizando en la comparacin de la fotografa digital frente a ciertos aspectos de
la exposicin que damos por sentado y que tienen su origen en el trabajo con pelcula.
Ian Lyons:
Bsicamente, la exposicin ideal es la que describe Michael: procure que el histograma est todo a la derecha que sea posible sin que el indicador de sobreexposicin parpadee en las zonas quemadas. La exposicin ideal garantiza que contar con
el mximo de niveles disponibles para describir su imagen sin perder detalles relevantes en las luces. Cuanto ms se acerque a este ideal, ms de estos niveles estarn emplendose en describir las sombras. Si subexpone una imagen hasta el punto de que
las sombras se bloquean, que es lo que muchos hacen para proteger sus luces, necesitar abrirlas nuevamente para asegurar que la imagen final resulta como usted quiere.
El problema con esta tcnica es que slo contamos con 128 niveles para las sombras.
Necesitar emplearse a fondo en las curvas para abrir las sombras, encontrndose entonces con posterizacin, etc.
Necesitamos desprendernos de los conceptos sobre exposicin que tan bien nos
has servido con los carretes. Un CCD/CMOS no es pelcula, y no reacciona como
tal en las regiones de luz/sombra. La exposicin con pelcula tiende a sobrepasar los
lmites (roll off) de las sombras o luces con suavidad. En el mundo digital, la captura
es lineal, y no hay tal suavizado. Desafortunadamente (como Thomas ha sealado)
el comportamiento de estos sensores no es perfecto, y podemos (lo hacemos con frecuencia) saturar uno o dos canales (quemndolos). Esto era un problema serio con la
Canon D30; y la versin actual de Adobe Camera Raw simplemente no poda con
estas tomas. Thomas sabe cules son mis pensamientos, y yo conozco los suyos.
Merece la pena sealar que no he visto todava una imagen RAW lineal de una
Canon EOS D30/D60 o 10D que ocupase toda la escala, las he visto que casi, pero
nunca toda. Esto significa que a pesar de todo, los programas existentes de conversin RAW pueden no cumplir sus necesidades. En cuanto a estas aplicaciones, tengo
la seguridad de que las cosas mejorarn; en el nterim urjo a la gente a examinar esta
tcnica. Recuerde que es muy probable que conserve el fichero CRW durante bastante tiempo. En realidad, es su anlogo del negativo; no lo tire a la basura. Incluso si
la oferta actual de programas de conversin no es capaz de tratar las luces quemadas,
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las aplicaciones futuras s lo harn. No obstante, NADA le permitir recuperar el detalle perdido en las sombras.
En este ejemplo, podr ver cunta informacin existe todava en las luces altas de
una imagen que los conversores actuales RAW dicen que est quemada. Esta tcnica
es prcticamente redundante, pero an as debera facilitar su comprensin de qu
cantidad de informacin retienen las zonas de luces.
Hay quien piensa en la imagen digital como pelcula transistorizada. No es este el
caso. La explicacin que sigue, de Bruce Lindbloom, le puede ayudar a comprender
qu es lo que sucede realmente cuando emplee la tcnica anterior...
Bruce Lindbloom :
En la fotografa basada en pelcula, la parte de la escala correspondiente a las
luces, est comprimida por la zona del hombro de la curva D/log E. A medida que
se fotografan objetos ms y ms brillantes, el detalle de las luces se comprime ms y
ms hasta que finalmente la pelcula satura. Pero hasta ese punto, la compresin de
las luces tiene lugar en una progresin gradual.
Los sensores de estado slido de las cmaras digitales se comportan de un modo
distinto. Conforme la luz incide sobre un sensor, este responde acumulando o disipando una carga (dependiendo de la tecnologa del sensor). Su comportamiento
es aceptable justo hasta el punto de saturacin mximo, en el que la respuesta cesa
abruptamente. Los sensores no perdonan con un cese de respuesta gradual y progresivo como hace la pelcula.
Debido a esta diferencia, calcular la exposicin empleando una tarjeta de 18% de
gris (como se hace habitualmente con pelcula) no funciona tan bien con una cmara
digital. Obtendr mejores resultados si expone de modo que el blanco ms blanco de
la escena se acerca, pero no llega, a la escala digital completa (255 para captura a 8bit,
65535 para captura a 16bit). Base la exposicin en las luces con cmaras digitales, y
en un tono medio (p. ej. tarjeta 18% de gris) con las de pelcula.
TIFF responde a la denominacin en ingls Tagged Image File Format (formato de archivo de imgenes con etiquetas) se debe a que los ficheros TIFF contienen, adems de los datos de la imagen propiamente dicha, etiquetas (metadatos)
en las que se archiva informacin sobre las caractersticas de la imagen, que sirve para
su tratamiento posterior.
El formato TIFF fue desarrollado por Aldus y Microsoft, y es actualmente propiedad de Adobe Systems. La ltima revisin del formato es la nmero 6, del ao 1992.
Hay algunas extensiones, como las anotaciones que utiliza el Imaging de Microsoft,
pero ninguna puede considerarse estndar.
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Ahora bien lo habitual que podemos leer es el considerar el formato TIFF como
el formato definido como master digital por excelencia. En una comparacin con
el formato tiff podramos resumirla mediante el siguiente cuadro:
RAW
TIFF
VELOCIDAD DE ALMACENAMIENTO
MEDIA
VELOCIDAD DE ALMACENAMIENTO
LENTA
Todas las cmaras disparan en RAW pero no todas las cmaras nos ofrecen la posibilidad de acceder a estos ficheros (recordemos que son los datos en bruto capturados por el sensor).
De esta comparacin, y de los datos aportados anteriormente podemos llegar a
comprender porque los fotgrafos profesionales cuando tienen que realizar trabajos
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de calidad con la tecnologa digital optan sin ningn tipo de dudas por capturar en
formato RAW.
El debate de guardar como master digital el RAW o el TIFF se puede decidir (y
eso lo debe hacer cada uno) preguntndose como responden estos formatos a los siete
puntos enunciados al principio y luego en las posibilidades que su trabajo puede rendir segn su organismo o entidad.
No obstante la estabilidad del TIFF, la posibilidad de incrustar metadatos no
fotogrficos convierten al TIFF sin comprimir como el formato por excelencia para
ser usado como master digital, pero siempre teniendo en cuenta las posibilidades de
almacenamiento. El debate se podra retomar, por ejemplo, en el caso de una FOTOTECA que compra o recibe el legado de un fotgrafo actual (mayoritariamente digital). Guardas el RAW o el TIFF?...
Dentro de este mbito la industria se encontr pronto con la necesidad de que los
ficheros en color fueran ligeros y con una capacidad de representacin visual de los
colores (o grises) significativa y sobre todo escalable a voluntad por el usuario. En ese
instante surgi el formato JPEG (Joint Photographic Experts Group).
El uso de diferentes algoritmos para realizar la compresin permiti un rpido desarrollo de este formato. JPEG es abreviado muchas veces por JPG debido a que algunos sistemas operativos que no permiten extensiones de fichero con ms de tres letras.
Realiza una compresin con prdida, de manera que al descomprimir la imagen
no obtenemos exactamente la misma imagen que tenamos antes de la compresin.
Cmo trabaja jpeg? Una explicacin sencilla sera el observar un paisaje de un
bosque en el que podemos tener (por poner una cifra) 100 niveles de verdes diferentes. Si quisiramos un jpeg muy comprimido tendramos una imagen en lugar de con
100 niveles de verdes con 10. Cuanto ms comprimamos ms se reduciran los niveles de verde. El motivo no es otro que sustituir elementos que considera repetidos
y que sean sustituidos por otros.
Lgicamente no es una explicacin cientfica pero sirve para que se pueda entender el funcionamiento interno del proceso de jpeg.
Dicho de otra manera el sistema de compresin que usa JPEG se basa en reducir
informacin promedindola en las zonas de degradado.
Es decir que se calcula el valor de color de algunos pxeles en funcin del color de
los pxeles que les rodean. Por esas caractersticas este formato es muy eficiente a la
hora de almacenar imgenes que posean muchos degradados y matices de color.
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Aunque tambin es preciso tener en cuenta que es casi intil cuando queremos
guardar con este formato dibujos con grandes extensiones de colores planos y uniformes o con bordes muy definidos, definitivamente no se recomienda.
Ese es uno de los motivos por el que una imagen bitonal (mapa de bits) no puede
convertirse nunca en jpeg.
El algoritmo de compresin JPEG se basa en dos defectos visuales del ojo humano, uno es el hecho de que es mucho ms sensible al cambio en la luminancia que
en la crominancia, es decir, notamos ms claramente los cambios de brillo que de
color. El otro es que notamos con ms facilidad pequeos cambios de brillo en zonas
homogneas que en zonas donde la variacin es grande, por ejemplo en los bordes de
los cuerpos de los objetos.
El algoritmo JPEG, transforma la imagen en cuadrados de 88 y luego almacena cada uno de estos como una combinacin lineal o suma de los 64 recuadros
que forman esta imagen, esto permite eliminar detalles de forma selectiva, por ejemplo, si una casilla tiene un valor muy prximo a 0, puede ser eliminada sin que afecte
mucho a la calidad.
Para comparar las diferencias entre el bloque original y el comprimido, se halla la
diferencia entre ambas matrices, la media de sus valores absolutos, da una ligera idea
de la calidad perdida.
No dejan de ser la aplicacin de unas frmulas matemticas u otras, por lo que siguiendo los principios establecidos en la normalizacin del jpeg podemos encontrar
programas (frmulas) ms eficientes que otros.
La gran ventaja de JPEG frente a otros formatos similares es el alto grado de homogeneidad conseguido y sobre todo en su escalabilidad.
Pero todo avanza y JPEG no poda ser menos. El avance que est teniendo el llamado JPEG XR (JPEG 2000) est siendo tan importante que ya est planteando que
esta evolucin del jpeg podra convertirse en un interesante formato como master de
conservacin
Pero Cul es la diferencia fundamental del JPEG2000? JPEG 2000 puede trabajar con niveles de compresin mayores a los de JPEG sin incurrir en los principales defectos del formato anterior con altas tasas de compresin: Generacin de
bloques uniformes y aspecto borroso. Tambin se adapta mejor a la carga progresiva
de las imgenes. Sus principales desventajas estn en que tiende a emborronar ms la
imagen que JPEG incluso para un mismo tamao de archivo (pero sin formar bloques), y que elimina algunos detalles pequeos y texturas, que el formato JPEG normal s llega a representar. No obstante esto ltimo el desarrollo mediante diferentes
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patentes nos ofrece diferentes soluciones algunas con ms calidad que otras. Y esto
si que por ahora puede resultar un problema, debido a que no todos los programas o
navegadores son capaces de trabajar/visionar estos ficheros.
El formato JPEG2000 ha sido publicado como norma ISO/IEC 15444-1:2000
Un ejemplo del desarrollo sera el formato Musid. MrSID son las siglas de Multiresolution Seamless Image Database. MrSID se basa en poderosos algoritmos wavelet
de codificacin y potentes capacidades de descompresin. Est diseado especialmente para que los profesionales de los GIS consigan plena portabilidad de imgenes masivas, gigantes. MrSID permite la visualizacin y manipulacin instantnea de
imgenes, tanto en local como en red, sin sacrificar la calidad de la imgen. Incluye
caractersticas como multiresolucin, descodificacin selectiva, mosaicado y navegacin en Internet.
Precisamente este es el formato ideal para representar los fondos de las cartotecas, como por ejemplo la de la Library of Congress o el Instituto Cartogrfico de Catalua
MrSID se basa en una arquitectura plana, que maneja bitplanes. Un bitplane es la representacin de un subconjunto de la imagen, codificada de forma ptima para un grado de calidad y resolucin determinados.
Una imagen MrSID es un conjunto de bitplanes.
Todos los bitplanes son opcionales y combinables. Es posible conseguir
una imagen de alta calidad incluso sin disponer de todos sus bitplanes.
Una transaccin de una imagen MRSID consiste en extraer y entregar slo
y unicamente los bitplanes necesarios para construir la vista requerida por
el usuario (escena, escala y calidad visual), independientemente de las restricciones del ancho de banda.
Dejamos para el final dos formatos que pueden funcionar inicialmente con los
mismos destinos: PDF y DjVu
El formato de documento porttil (PDF) de Adobe fue inventado por Adobe Systems y perfeccionado durante 15 aos, gracias a lo que le permite obtener y visualizar
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informacin desde cualquier aplicacin y en cualquier sistema informtico. Actualmente se ha convertido en un estndar de facto, de manera que enviar un fichero en
formato pdf garantiza que el receptor del mismo, est donde est podr abrirlo.
Que dice Adobe del PDF? Veamoslo:
Es un Formato abierto: es un estndar para el intercambio de informacin electrnico fiable, reconocido internacionalmente por empresas y organismos gubernamentales. Compatible con estndares de la industria, como PDF/A, PDF/X y
PDF/E.
Multiplataforma: se puede ver e imprimir en cualquier plataforma Macintosh,
Microsoft Windows, UNIX y mltiples plataformas mviles.
Extensible: ms de 1.800 vendedores en todo el mundo ofrecen soluciones basadas en PDF, que incluyen plug-in, consultoras, formacin y herramientas de soporte.
Fiable y robusto: el hecho de que haya ms de 200 millones de documentos PDF
circulando en la red hoy en da es la prueba de la cantidad de empresas que confan
en este formato para obtener informacin.
Mantenimiento de la integridad de la informacin: los archivos PDF de Adobe
tienen el mismo aspecto y muestran la misma informacin que los archivos originales, como, por ejemplo, texto, dibujos, 3D, grficos en color, fotos e incluso lgica
empresarial, independientemente de la aplicacin utilizada para crearlos.
Seguridad de la informacin: firme electrnicamente o proteja con contrasea
los documentos PDF de Adobe creados mediante el software Adobe Acrobat 7.0 o
Adobe LiveCycle.
Capacidad de bsqueda: Con funciones de bsqueda de texto para encontrar
palabras, marcadores y campos de datos en los documentos.
Accesible: los documentos PDF de Adobe colaboran con las tecnologas de asistencia para facilitar el acceso a la informacin a personas con discapacidades.
Hasta aqu todo son bondades pero PDF presenta tambin algunos inconvenientes:
El tratamiento que realiza de las imgenes (en jpeg) hace que para conseguir que
el mismo pese poco la ratio de compresin tenga que ser muy alta, y esto en algunos
entornos es conflictivo, por ejemplo en el campo del patrimonio documental y bibliogrfico.
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Calidad mucho ms alta que JPEGs realizados de modo similar, o aproximadamente con la mitad de tamao para una calidad similar.
Calidad superior en altas relaciones de compresin. Con degradados ms
realistas, sin los tpicos artefactos digitales de bloque, y ninguna solarizacin del color.
Aparece de manera muy rpida la imagen con alta progresividad.
Muy rpido para mostrar el zoom o la decodificacin.
Uso de poca cantidad de memoria para la descompresin lo que facilita el visionado de las imgenes en ordenadores poco potentes.
Como las imgenes valen ms que mil palabras os animo a comprobarlo directamente en este enlace
Cual puede ser el futuro? Las ltimas tendencias nos muestran PDFs que en
realidad son DjVu. Es decir, creas un DjVu con su estructura de segmentacin ( o
capas) y mantenindolas obtenemos un fichero con extensin PDF
Algunos piensan que significar la desaparicin de DjVu pero otros muchos pensamos que obtendremos toda la potencia en el tratamiento de los textos y de las imgenes de DjVu con toda la UNIVERSALIZACIN de PDF.
Estaremos expectantes al resultado final. Por ahora los intentos comerciales existentes no logran dar el 100% de la potencia de DjVu en su traslacin a PDF y presentan adems un gran incoveniente ( a mi entender). Pretenden vendernos licencias de
software limitadas por nmero de ficheros realizados, algo por lo que nunca pasar.
Lo bueno es que el futuro ya est aqu.
1. La Captura
Antes de comenzar decir que el proceso de captura debe estar tan normalizado
que la nica variable sea el documento. De manera que luces, factores de exposicin, equilibrio de color, etc. est siempre registrado para poder ofrecer y conseguir
el mismo resultado independientemente del momento del da en el que realizamos la
captura o del operador que ha intervenido.
Dentro de unos principios generales (que sern los que aqu veremos) estn las
particularidades de cada dispositivo (hardware), de cada software, de cada operador
y de cada institucin.
La tipologa de los dispositivos de captura, en el caso de nuestras instituciones, la
podramos limitar a:
Cmaras digitales.
Escner plano (para opacos y translcidos).
Escner de diapositivas/35mm
Escner vertical
Escner de microfilme.
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Teniendo en cuenta la limitacin de tiempo y la adecuacin prctica que se pretenda del curso nos centraremos fundamentalmente en los dos primeros.
Cundo usamos un dispositivo u otro? El criterio siempre tiene que ser: USAR
EL MEDIO QUE ME OFREZCA MEJORES RESULTADOS SIN DAAR O
PONER EN PELIGRO EL ORIGINAL
En la mayora de los casos la cmara digital se nos presenta como el elemento ms
verstil, sobre todo en combinacin con una mesa prensa-libros.
En su contra hay que decir que se deben tener unos conocimientos mnimos de
fotografa, sobre todo para solventar los problemas de iluminacin que se pueden
presentar.
Vamos a enumerar una serie de cuestiones a tener en cuenta.
a) Usar siempre que se pueda distancias focales igual o superiores a los 50mm.
b) Las pticas siempre debern ser de calidad. Recordad que es el elemento que filtra la
informacin sobre el que podemos actuar. El sensor digital ser el que lleve la cmara,
mientras que la ptica podremos intercambiarla.
c) Como regla general evitar los zoom.
d) Normalizar el trabajo. Todas las fases de la captura debern ser parametrizadas, slo as
podemos garantizar un trabajo continuo y de calidad.
e) La luz debe controlarse para garantizar una correcta iluminacin, pero tambin para
proteger los originales.
f ) La captura la realizaremos siempre en formato RAW., esto slo es posible con las
cmaras digitales puesto que los escneres no contemplan este formato.
g) Incorporar en el inicio de la secuencia de la captura una cartela normalizada para
control de color o niveles de grises. Gretamacbeth colorcheck, la de Kodak o la de
Qcard
h) Siempre que se pueda garantizar la captura del documento dentro de unas medidas
fijas para facilitar posteriormente la funcin recortar de manera automtica.
El uso del escner plano, salvo modelos de alta gama, es mejor usarlos desde la
ventana de PhotoShop y puede quedar limitado a:
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Insertar el original.
Previsualizar.
Recortar, rotar y voltear.
Fijar la resolucin y dimensiones de salida.
Fijar el rango tonal y profundidad de bits.
Ajustar el espacio de color y el equilibrio de color.
Aplicar restauracin y mejoras digitales.
Realizar la digitalizacin final
De todas las maneras hay que acostumbrarse a realizar lo que yo denomino Flujo
de trabajo independiente de medios El esquema sera el siguiente:
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Con estos equipos, y tras las pruebas pertinentes, hemos determinado que podemos realizar capturas con un tamao mximo de DINA2. La cmara permite realizar capturas de documentos mayores, pero las exigencias de resolucin y calidad que
nos hemos marcados establecen el tope en el mencionado DINA2
El avance de la tecnologa digital es por todos comprendida. Por ejemplo, la cmara mencionada fue adquirida en diciembre del 2003, y era el tope de resolucin
dentro del segmento de las cmaras reflex. Hoy el mismo fabricante ha aumentado la
resolucin un 100% y ha mantenido el precio de adquisicin. Y la tendencia es seguir aumentando la resolucin...
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Tcnicas y protocolos de actuacin para la resolucin de los diferentes problemas que la tipologa de los documentos a capturar nos presentan.
En el campo de la normalizacin ya hemos comentado como es posible, y creo
que recomendable el trasladar lo ya establecido en los entornos de la microfilmacin.
Voy a relatar el protocolo de captura, con sus diferentes niveles. Aunque no de
una manera exhaustiva creo que dar una idea de nuestra lnea de trabajo.
1.1. Cuando tenemos en la Unidad de Sistemas de Reproduccin de Docuementos (en adelante USRD) el original que va ha ser digitalizado ste llega a nuestro
poder con los datos de identificacin especficos. El documento ha tenido que ser revisado por la unidad a la que pertenece, trasladando toda la informacin relativa al
mismo y a su estado de conservacin: faltan hojas, ejemplar con problemas de conservacin, etc.
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1.2. El operador realiza un repaso rpido del documento en el que determina fundamentalmente la escala de captura y las posibles dificultades que se va a encontrar.
1.3. Al igual que en la microfilmacin se reducen las variables al mximo. En este
caso la nica variable es el documento. Esto quiere decir que disparamos siempre con
las mismas condiciones de luminosidad, con el mismo diafragma, misma velocidad
y mismo valor ISO de sensibilidad. El mantener estos parmetros fijos nos garantiza fiabilidad en los resultados. Una vez realizados los ajustes de foco, escala, iluminacin procederamos a realizar el primer disparo. El entorno digital, a diferencia de
la microfilmacin, no es obligatoriamente secuencial. Esto quiere decir que en cualquier momento podemos intercalar una captura (por repeticin, por ausencia, etc.)
sin tener que realizar complicadas actuaciones.
1.4. El primer disparo (n 0000), junto con la cubierta, contiene la siguiente
informacin:
1.4.1. Carta QPCARD101 QPCAR501 Carta de grises de Kodak (Q-13
Q-14) Mini-ColorChecker.
1.4.2. Escala grfica.
1.4.3. Ficha del documento
1.5. El segundo disparo (n 0001) sera el lomo
1.6. El tercer disparo (n 0002) sera ya la cubierta sin los elementos de informacin antes descritos
1.7. El cuarto disparo (n 0003) el resto del documento propiamente dicho hasta
el final del mismo.
Es fundamental el realizar la captura lo ms precisa posible, todo lo que normalicemos en este momento nos evitar trabajo posterior de tratamiento. Actualmente
con un operador experto estamos consiguiendo una media de 1000 disparos diarios
a doble pgina. Esta cifra es slo una orientacin porque el patrimonio documental
que estamos trabajando se caracteriza por ofrecernos pocas posibilidades de improvisacin. Adems hay que tener en cuenta que mantenemos la premisa de CALIDAD
antes que cantidad.
Por qu capturamos la ficha del documento, la escala y la carta de grises? Todos
los aqu presentes hemos odo hablar de los metadatos, y estaremos de acuerdo que
estos son esenciales, pero pensamos que no es suficiente. Nuestro documentos digitales ya llevan incrustados todos los metadatos tcnicos necesarios: fecha y hora de
realizacin; diafragma, velocidad, sensibilidad ISO; objetivo, cmara, perfil de color,
etc (EXIF). Pero nos inclinamos por la solucin en la que cada documento digital de
forma aislada, pueda contener en s mismo toda la informacin necesaria como para
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que pueda ser identificado sin tener que recurrir a elementos ajenos. Es la teora del
exceso de informacin que ya aplicamos en los rollos de microfilme de 35mm, por el
que este exceso nunca es perjudicial.
Ahora bien cuando estamos trabajando con nuestro Patrimonio Documental nos
van surgiendo multitud de problemas que deben ser resueltos durante el proceso de
la digitalizacin, pero de una manera normalizada, por ejemplo:
Descubrimos que falta una pgina (o folio) en la secuencia original.
Nuestra opcin es incluir en el campo inferior de la captura el smbolo
ISO 9878/1990 de microfilmacin que nos indica esta incidencia. Lo
contrario puede llevar al usuario final que est observando en el futuro
la digitalizacin que el operador ha podido tener un despiste y se ha olvidado de digitalizar una pgina.
El documento presenta zonas de rotura. En primer lugar se debe colocar una hoja o cartulina blanca debajo. Con esto conseguimos dos cosas:
por un lado mostrar claramente la zona degradada y por otro lado que la
zona de texto posterior no dificulte la lectura. Se podra colocar el smbolo ISO adecuado.
Capturamos siempre que es posible en lo que se denominara estructura de COMIC o doble pgina. En esta secuencia normalizada de hojas, por ejemplo pasamos de un DINA3 a un DINA2
debido a la presencia de una carta real o de un mapa. La solucin pasa por realizar la captura normalizada al tamao que se
estaba trabajando (DINA3), en el que se aprecia que el documento desplegado queda visualmente fuera de campo (cortado).
Posteriormente se realiza una captura especfica del documento
desplegado junto con una escala. Lgicamente esta segunda captura se insertar en su lugar correspondiente. Como es fcil de
comprender esto es imposible de realizar en el microfilme por su
estructura secuencial. Adems para poder realizar esto hay que
garantizar la estabilidad del color en todas las capturas.
Podramos indicar ms ejemplos pero creo que la intencin se observa como clara.
Hemos de dar al usuario final toda aquella informacin que no puede obtener debido
a que no establece un contacto directo y fsico con el original.
Nuestro trabajo es proteger y difundir, y pienso que ninguna de estas dos funciones debe materializarse por separado.
La conversin y el tratamiento.
El software que usaremos ser Photoshop vCS2 con los plug-gin para reconocer
JPEG-2000y los ficheros RAW de las cmaras CANON comentadas.
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Un programa especifico para la funcin de recorte automtico, creado por el propio Ayuntamiento.
El software creado por CELARTEM (antes Lizardtech) para trabajar los djvu.
Y por supuesto la capacidad permanente de ir buscando y probando todos los
programas que localizamos va Internet y que pensamos nos pueden ser tiles.
Escner Plano:
Este tipo de dispositivos no pueden capturar en formato RAW. Deberemos tener
creados perfiles para los diferentes tipos de documentos que tenemos que trabajar.
La creacin de perfiles es conveniente realizarlos junto con la calibracin del equipo.
El uso de un espectrofotmetro es primordial para un trabajo de calidad que pueda
ser parametrizado.
Es fundamental dedicar todo el tiempo necesario en un principio para ajustar detalles (balance de blancos, filtros de mejora, etc.), a la larga es tiempo ganado.
Una buena opcin es desactivar los controles del escaner y capturar con una de
las cartas de color aqu comentadas. Posteriormente realizar todos los tratamientos y
ajustes usando los valores de las cartas mencionadas.
A la hora de preparar una secuencia de trabajo los primeros
pasos debern ser los relativos a recorte, giro y todos aquellos
que no tengan que ver con tareas subjetivas (niveles, brillo, contraste, saturacin, correccin de color, etc.)
Salvo lo comentado todos los dems tratamientos con las
imgenes son iguales a los que explicaremos en el apartado de
cmara digital.
Cmara Digital:
Ya tenemos las imgenes capturadas y estn en nuestro PC.
El paso siguiente es trabajar con ellas para dejarlas de forma adecuada para su almacenamiento final (punto 7) o para su difusin (punto 8).
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Tenemos los ficheros RAW. La particularidad que estos tienen es que nos permiten crear fcilmente una serie de perfiles aplicables, de manera repetida y controlada.
As conseguiremos siempre el mismo resultado, y lo que es mejor de manera automatizada.
Una vez abiertos en Photoshop procederamos a realizar, si se cree conveniente,
los ajustes en NIVELES. Estos ajustes los realizaramos dentro de una ACCIN
(macro de Photoshop) de manera que luego podamos ejecutar lotes sobres las carpetas de ficheros o sobre los ficheros abiertos.
Siempre es muy recomendable no eliminar los ficheros RAW hasta el final de la
conversin-tratamiento, puesto que el momento que lleva ms trabajo y complejidad
es el de la captura. Actualmente nosotros nos inclinamos por no eliminar los ficheros
RAW por considerarlos los verdaderos negativos digitales.
A la hora de preparar una secuencia de trabajo los primeros pasos debern ser los
relativos a recorte, giro y todos aquellos que no tengan que ver con tareas subjetivas
(niveles, brillo, contraste, saturacin, correccin de color, etc.)
Para poder corregir el color de manera uniforme en una secuencia de captura de
un documento deberemos usar una referencia, tal y como ya habamos comentado.
En funcin del material de referencia podemos usar un mtodo u otro.
1. KODAK: En primer lugar deberemos garantizar que la escala ha sido fotografiada en las mismas condiciones de luz que el/los documentos a corregir.
Despus crearemos una capa de ajuste (de curva o de niveles) y aplicaremos
el cuentagotas blanco sobre el rectngulo blanco (A), luego con el cuentagotas negro sobre el rectngulo negro (19) y por ltimo con el cuentagotas gris
sobre el rectngulo gris medio (M). En algunos casos, sobre todo si no tenemos calibrado el monitor slo usaremos el cuentagotas blanco y negro puro,
no ejecutando el gris medio (M).
2. QCARD-101:
2.1 Colocar la QpCard 101 sobre el motivo asegurndonos que recibe el
mismo tipo de luz que el sujeto principal y de que no haya brillos sobre
la carta.
2.2 Seleccionar un balance de blancos adecuado al tipo de luz en la cmara.
Evitar el modo Auto puesto que de lo contrario no podramos garantizar los ajustes para todas las fotos de la secuencia. Esto es debido a que en
modo auto la cmara seleccionara cada vez una temperatura de color
diferente.
2.3 Tome una imagen de referencia con la Qpcard sobre el motivo. Normalmente la primera foto de la serie.
2.4 Quite la Qpcard y tome las imgenes restantes en las mismas condiciones de luz. Por ejemplo, en el caso de un libro nosotros el disparo denominado 0 (cero) contiene la Qpcard101, una escala grfica, la ficha del
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El ltimo paso puede ser el de aplicar una mscara de enfoque, pero debe quedar claro que su uso queda restringido al final del tratamiento. Si posteriormente a
su uso realizamos ajustes del tipo NIVELES o CURVAS los resultados seran peores
que los obtenidos inicialmente.
Unos valores de Photoshop en la mascara de enfoque pueden ser los siguientes:
A la izquierda el men que encontraremos en Photoshop.
Radio: Podemos empezar por usar la resolucin de captura
partida por dos. De manera que para 300 dpi usaramos un
Radio de 1,5.
Cantidad: Entre 150 y 200.
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Por este motivo me inclino por dar un nico consejo: Realizar las copias de seguridad en dos (o tres) tipos diferentes de soportes.
En la USRD damos servicio a diferentes unidades:
Archivo Municipal.
Biblioteca Municipal.
Hemeroteca Municipal.
El Archivo Municipal de Zaragoza hasta hace bien poco trabajaba con BRS, pero
en diciembre del ao 2004 adquiri el sistema ARCHIVO 3000. La biblioteca y la
Hemeroteca funcionan con ABSYS.
Esta disparidad de sistemas impide que la USRD pueda tener un nico sistema
integral de captura, dando lugar como se puede comprender a un mayor grado de
dificultad.
La estructura del Ayuntamiento de Zaragoza nos hace depender en todas las cuestiones tecnolgicas del Centro Municipal de Informtica (en adelante CMI). Este
Centro es el que supervisa todas las adquisiciones de materiales informticos (hardware y software).
Recientemente hemos conseguido que el CMI ponga a nuestra disposicin:
un disco (unidad G:\) en red de 1 Tb con diferentes particiones. Las cuatro
principales son:
yy
Archivo
yy
Biblioteca
yy
Hemeroteca
yy
USRD
En las tres primeras del disco G:\ se encuentran lo que denominamos los ficheros
de visualizacin (baja resolucin y alta velocidad de visionado) y en la ltima carpeta
se encuentran los originales (alta resolucin).
Antes de terminar el 2005 ya carecamos de espacio en este disco duro, por lo que
hemos procedido a la adquisicin de dos discos intermedios: uno de 1,6 Tb y otro
de 1 Tb. En febrero del 2008 se adquiri un sistema NAS con capacidad de 2,5 Tb.
Todos estarn en la USRD pero no en RED. Esto es una solucin temporal hasta que
el CMI nos aporte una solucin integral.
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Desde el CMI se est trabajando en darnos solucin a este problema por lo que
la lnea a seguir es la que denominan Soluciones de almacenamiento Jerarquizado
(HSM).
Como ficheros de visualizacin nos hemos decantado mayoritariamente por el
formato DjVu. Esto nos garantiza un alto nivel de compresin, un buen nivel de detalle y sobre todo una plataforma de visualizacin nica para las diferentes unidades
a las que damos servicio (archivo, biblioteca y hemeroteca).
El CMI se encarga de realizar segn sus propios protocolos de seguridad copia en
DAT (cinta digital).
Actualmente nuestros masters los tenemos en los siguientes formatos:
JPG, escala de grises, nivel de compresin 9 (usando Photoshop vCS2) mayoritariamente para todos aquellos documentos provenientes de la digitalizacin del microfilme.
RAW, color, para todos los documentos capturados con la estacin digital comentada en este texto.
TIFF grupo 6, color
Es muy interesante el atender a las recomendaciones sobre imagen esttica, vectorial como de mapa de bits, del National Digital Information Infrastructure and Preservation Program de los Estados Unidos y liderado por la Biblioteca del Congreso.
Aunque la mayora de las veces la realidad de nuestros centros nos enfrenta ante un
duro panorama.
Todos estamos recibiendo en los ltimos aos una presin por lo digital que en
algunos casos puede provocar situaciones irreversibles.
Centrndonos en el apartado que estbamos comentando el plantear la creacin
de un archivo virtual requiere adems de tener controlados los procesos de creacin
el disponer de la suficiente capacidad para almacenar toda esa informacin.
Antes necesitbamos metros lineales de estanteras, ahora adems necesitamos Gigabytes, Terabytes. Cuando planteamos las necesidades futuras no solemos encontrar
respuestas demasiado generosas.
Esto nos lleva a tener que adoptar decisiones en las que no te queda ms remedio
que sacrificar calidad final o asumir riesgos junto con mayores cargas de trabajo. Por
este motivo nosotros actualmente estamos estableciendo como nuestro archivo master en los casos de fondos valiosos los ficheros en formato RAW.
El RAW es un formato de archivo flexible, muy difundido en los entornos de fotografa digital. En el se utiliza un flujo de bytes que describen la informacin sobre
el color de la imagen; cada pxel se describe en formato binario. Para entenderlo ms
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claramente, el formato RAW graba las imgenes en bruto, exactamente como llegan
al sensor de la cmara digital, y no aplica ningn tipo de compresin ni modificacin.
Su mayor ventaja es que al no estar procesada la imagen ocupa aproximadamente
la mitad que el TIFF. Adems nos permite conseguir un equilibrio de color muy
exacto, reducir el ruido y corregir errores de exposicin (diafragma o velocidad). Adems este formato captura en 12 bits (ni 8 ni 16) frente a los 8 bits de JPEG.
Yo denomino al RAW como el formato no formato. Como era de esperar no
todo son ventajas. (6)
Su mayor inconveniente proviene de su naturaleza. Como hemos dicho captura
lo datos en bruto tal y como llegan al sensor de la cmara. Esto quiere decir que estos
ficheros deben ser procesados por un software que los reconozca. Adems existe actualmente una guerra soterrada entre los grandes fabricantes de cmaras y los de
software con el tema de los ficheros RAW. De este riesgo somos conscientes pero la
realidad de nuestros recursos ha terminado por imponerse. Afortunadamente no estamos solos en este dilema y la comunidad internacional est movindose para intentar conseguir que los fabricantes no vayan cada uno por su lado (7).
El trabajar con el formato RAW nos aporta tambin una serie de ventajas intrnsecas al propio formato. Por no alargarme en exceso recomiendo el acceso a la web
de Michael Reichmann, de Luminous Landscape,en el cual colaboran Thomas Knoll
(el de photosop) e Ian Lyons.
De todas las maneras incorporo un documento word con la traduccin de una
discusin en el foro sobre la tcnica de exponer con el histograma a la derecha.
http://www.luminous-landscape.com/tutorials/understanding-series/u-raw-files.
shtml Cmo es lgico el formato RAW es reconocible por el software que viene con la pro-
pia cmara, pero voy a citar otros programas de reconocido prestigio para trabajar con este
formato:
Adobe
Capture One http://www.phaseone.com/
Bibble http://www.bibblelabs.com/
Silverfast DCPro http://www.silverfast.com/show/silverfast-dcpro/en.html
Pixmantec Raw Shooter http://www.outbackphoto.com/artofraw/raw_19/
essay.html
dcRAW http://www.cybercom.net/~dcoffin/
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primera cmara los trabajamos con Photoshop v.7.01, pues bien los ficheros RAW de
la nueva cmara no pueden ser abiertos con esta versin de Photoshop tendramos
que actualizarnos a CS2 o bien usar el software especfico que viene con la cmara.
He comentado esto como ejemplo de la complejidad que supone trabajar con el
formato RAW.
Aunque ahora nos est permitiendo realizar ms capturas, al disponer de espacio
para poder ser guardadas, debemos tener bien establecido el protocolo de actuacin
para su conversin en los planes de seguridad a largo plazo. Y con esto entramos en
el ltimo punto de esta comunicacin
Si es importante el realizar las copias de seguridad no lo es menos llevar una poltica de vigilancia extrema de cara a la obsolescencia.
Nos estamos refiriendo a la necesidad de migracin de los datos de un tipo de soporte a otro. Con el paso del tiempo, los soportes de almacenamiento ms novedosos
siempre son ms voluminosos y baratos en trminos de megabytes que los soportes
que reemplazan, dejando obsoletos a los antiguos soportes. Al final, y esto es lo que
hay que evitar, podra llegar a ser imposible contratar servicio, soporte y suministros
para el dispositivo que estamos utilizando. Podra llegar a convertirse en un gran problema si el hardware de ficheros tiene un problema o falla en el acto.
Uno de los ejemplos ms significativos son los inmensos ficheros de datos cientficos de la NASA en la dcada de los 60. Almacenados en grandes bobinas de cinta
magntica, los datos son ilegibles porque no existe ningn ordenador funcional que
pueda leer las cintas, y los datos nunca se copiaron a un soporte ms moderno.
Hay que tener en cuenta que el problema de la obsolescencia digital se centra en
tres cuestiones:
Una vez superada la ltima revisin pueden pasar al disco de red de 1Tb controlado desde el Centro Municipal de Informtica (en adelante CMI). Con la serie de
documentos valiosos realizamos una copia intermedia en DVD, a la que denominamos desde la USRD como copia de trabajo. Presenta las siguientes caractersticas:
JPEG, color, nivel 10 de compresin (segn Photoshop v.7.01).
Si es importante el realizar las copias de seguridad no lo es menos llevar una poltica de vigilancia extrema de cara a la obsolescencia.
Hay que tener en cuenta la necesidad de migracin de los datos de un tipo de soporte a otro. Con el paso del tiempo, los soportes de almacenamiento ms novedosos
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Las exigencias de digitalizacin del Patrimonio Documental difieren en gran medida de las de entornos de oficinas y similares. Adems de poder garantizar la mayor
fidelidad de la imagen reproducida debemos garantizar que en el futuro stas sean
accesibles. Existe una necesidad imperiosa de trabajar de manera multidisciplinar sabiendo que la tecnologa digital nos abre muchas puertas, pero que tambin nos convierte en esclavos de su propia evolucin tecnolgica. Evolucin que por el ritmo que
lleva bien podramos denominar revolucin.
Anticiparse y planificar son las palabras claves, y naturalmente vale la pena, ya que
de lo contrario se perdera todo lo realizado hasta ese momento.
Estoy de acuerdo con vosotros en que es un problema, pero sabiendo la naturaleza
del problema es ms fcil solucionarlo. Toda institucin que crea ficheros digitales
tiene que tener una forma de migrar continuamente sus archivos de soportes obsoletos y sin soporte al soporte actual.
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En lugar de pensar en los ficheros de imgenes como un almacn de datos estacionario, podemos pensar en ellos como en una tribu nmada que puede sobrevivir al
paso de los aos slo si sabe moverse en busca de mejores territorios de caza.
4 La Difusin
Estamos llegando al final y he dejado de una manera intencionada este apartado.
El motivo principal de esto es que muchas veces se pasa por alto la importancia que
tiene lo que yo denomino la difusin.
En la USRD siempre hemos dicho que nuestra misin es conservar y difundir, y
por este orden. Y precisamente el entorno digital ayuda de manera muy importante
a que esta difusin pueda llegar a todos los ciudadanos.
Antes de continuar quiero citar un texto:
En una democracia, los registros y documentos que constituyen nuestros
archivos pertenecen a los ciudadanos, dar acceso rpido y eficaz a los mismos
no es un servicio anecdtico. Cuando se consigue gestionar esta documentacin eficazmente, estamos dando la oportunidad a ciudadanos concretos, a
instituciones educativas, a las administraciones pblicas a que los utilicen. Debemos implicarnos agresivamente en educar e informar a nuestros usuariosclientes sobre los servicios que ofrecemos y sobre los fondos a los que debemos
dar acceso. Las nuevas tecnologas estn facilitando poder acercarnos a todos
los posibles usuarios en sus casas, escuelas, universidades, y puestos de trabajo,
estn donde estn. En colaboracin con las diferentes administraciones a todos
los niveles, con las universidades, con corporaciones y colectivos, utilizaremos
estos nuevos medios para hacer llegar nuestros archivos a la gente sin importar
donde se encuentren y promoveremos el valor educativo y cientfico de nuestros fondos documentales hasta el punto de conseguir que los integrantes de la
comunidad educativa y cientfica se impliquen en un proyecto comn.
Traduccin libre de la introduccin al objetivo estratgico n 2 del documento Ready access to Essential evidence: The strategic Plan of the National
Archives and Records Administration (NARA): 1997-2007 .- http://www.archives.gov/
Este texto resume de una manera muy grfica lo que pienso debe ser nuestro planteamiento. Desde el momento en que pongamos a disposicin de todos los ciudadanos, sin ningn tipo de distincin, el patrimonio documental que salvaguardamos
estaremos haciendo honor al trmino de funcin pblica. Se deben desterrar las polticas que yo denomino de cortijo en relacin al acceso de los fondos documentales.
Es triste comprobar como todava permanecen en activo comportamientos de esto
no lo difundo porque si lo hago alguien lo descubrir y se llevar la gloria, y esta debe ser
slo ma.
No obstante lo comentado del proyecto NARA tambin hay que defender la trazabilidad de los documentos digitales realizados por nuestras institucin, de manera
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que en todo momento se pueda saber que esas imgenes han sido realizadas por nosotros. Un elemento muy interesante para esa funcin es la incorporacin de marcas de agua o filigranas (watermarks) en las imgenes. Estas garantizan la integridad
del documento unitario
Teniendo en cuenta todo lo expuesto resultar obvio el comentar que si son importantes todos los pasos anteriores el de la difusin no lo es menos. De este ltimo
paso depender en buena parte la valoracin final que los usuarios realicen de nuestra
tarea. Si pensamos en una difusin destinada a ellos, tambin ser lgico que la manera de difundirlos cubra sobre todo sus necesidades. Un planteamiento muy til es
contar con la colaboracin de los propios usuarios, ya que muchas veces no coincidimos institucin y usuarios en dar el mismo significado a la palabra utilidad.
Todos los esfuerzos que realicemos para ofrecer una imagen ntida, fidedigna y
til (entre otros muchos parmetros) sern pocos.
Desde la USRD hemos apostado por el uso de nuevos formatos (DjVu) que creemos ofrecen rapidez de consulta, calidad y versatilidad. Slo el tiempo nos dir si
hemos acertado o errado en la solucin adoptada.
A pesar de las innegables ventajas que presenta el formato DjVu para su uso en
Internet e intranet, seguimos trabajando para que el mismo adopte elementos que a
nuestro juicio pueden facilitar la consulta. Por ejemplo, mejoras en las opciones de
impresin, en las de retoque pre-programadas, etc. Estas mejoras son, por ejemplo,
visibles en el visor desarrollado de manera independiente (recordemos que el formato
es open source) y se denomina WinDjView-0.5. La traduccin a este estupendo
visor se puede encontrar en Comics en formato Djvu
La Biblioteca Digital
Intentar abarcar toda la problemtica de las bibliotecas digitales rebasara con
mucho la pretensin de este documento. Fundamentalmente por dos motivos:
Por el espacio que necesitaramos.
Por no ser mi especialidad.
De una manera sencilla podramos indicar que las tendencias presentes en el panorama internacional de Bibliotecas Digitales se decantan por dos opciones:
Visualizacin de las imgenes que conforman el libro, es decir, fotos
Visualizacin de la transcripcin del texto que forma el libro. Como ejemplo
TEI (Text Encoding for Interchange).
Tendramos la opcin intermedia que nos ofrece el acceso a ambas posibilidades.
Pero qu es TEI? Las Normas del Text Encoding Initiative (TEI) estn dirigidas
a cualquier persona que quiera intercambiar informacin almacenada en un formato
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Espero que el resultado final del aprendizaje de este tema sea que bullan en vuestros pensamientos mil y una aplicaciones de lo aqu visto.
Todos los enlaces que aparecen a continuacin han sido revisados a 7 de octubre
del 2008.
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1. Introduccin
Hoy en da, la mayora de los organismos, instituciones y empresas utilizan para
su trabajo diario un nmero cada vez mayor de documentos, en muchos casos, en
papel. Los sistemas de archivo tradicionales a veces no dan abasto, son difciles de
mantener y, sobre todo, incmodos de manejar para la bsqueda y recuperacin de
informacin. La sobrecarga de documentacin impresa sobre las mesas de trabajo,
archivos intermedios y su difcil y limitada capacidad para ser compartida por varios usuarios, hacen casi inevitable el hecho de que se reproduzcan de varias formas
los mismos documentos, dificultando sobremanera su control, bsqueda, recuperacin y gestin.
Ms an, en el mundo de los archivos (y tambin, en bibliotecas) es ya casi inconcebible no contar con algn sistema de gestin documental para el desarrollo y mejora
de (al menos) ciertos procesos, en muchos casos tediosos, y a veces tambin bastante
complejos.
La tecnologa de digitalizacin de imgenes proporciona a las organizaciones en general, y a los archivos en particular, de una forma relativamente sencilla, un medio
poderoso de gestionar la informacin impresa a travs del tratamiento de la documentacin va imagen. La digitalizacin de documentos impresos de todo tipo (expedientes, cartas, informes, facturas, albaranes, libros, fotografas) y su posible,
rpida y (relativamente) fcil recuperacin a travs de sistemas de archivo electrnico, implican enormes ventajas competitivas en todo tipo de organizaciones: mayor
acceso y movilidad a los documentos, seguridad y control de los documentos, ahorro
de espacio fsico, de fotocopias... y un largo etctera.
Adems, la implantacin de estas tcnicas y sistemas es ms fcil y econmica de
lo que a veces se pueda creer. Con una formacin bsica pero orientada a la prctica
y unos mnimos recursos hardware y software generalmente accesibles para muchos
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organismos, se puede empezar a construir un sistema de gestin electrnica de documentos basado en imgenes digitales de documentos fsicos que ofrece enormes ventajas
y ahorro de costes frente a los tradicionales mtodos de archivo, gestin y distribucin de documentos basados en papel.
El proceso de digitalizacin de documentos constituye, por tanto, una de las primeras fases dentro de un proyecto global digitalizacin y automatizacin de un archivo.
Una vez se han digitalizado los documentos, se hace necesario el diseo e implantacin de un verdadero sistema de gestin documental que nos permita una buena gestin electrnica de documentos.
Por tanto, por una parte existe un proceso previo de captura y conversin a formato digital de documentos, fundamentalmente en papel, y a veces en otros soportes
fsicos (pelcula fotogrfica, microfilm, etc.) que hay que conocer; por otra, existen
tambin una serie de tcnicas ms orientadas a la mejora, tratamiento, gestin y explotacin de las imgenes digitales obtenidas. Este artculo se centra ms en esta fase
posterior, por lo que en gran parte se asume que el lector ya ha realizado esa primera
fase de digitalizacin de documentos, est actualmente en ello, o al menos, cuenta
con los medios y conocimientos bsicos para ello. Adems, tambin se analizan aqu
los principales modelos de sistemas de archivo y gestin electrnica de documentos, incidiendo en sus caractersticas bsicas, ventajas y limitaciones, y tratando de ofrecer
una orientacin de cara a la posible eleccin de alguno.
2. Las Imgenes Digitales
2. 1. La informacin digital
En mi opinin, uno de los conceptos que ms confusin produce en general a la
gente respecto a la informtica, viene derivado del hecho de que un ordenador no
ordena, sino que computa: es decir, es capaz de realizar determinadas operaciones lgicas y aritmticas con informacin codificada en un sistema binario (0s y 1s).
Computer debi ser traducido como computadora (y de hecho es la traduccin
del ingls), aunque en Espaa (no as en Latinoamrica) el trmino adoptado ha
sido ha sido ordenador, ya que se tradujo del francs ordinateur. Y (aunque nosotros seguiremos llamndolo as) hay que darse cuenta de que un ordenador no ordena
nada por s mismo, si bien el resultado de computar unos determinados datos puede
dar lugar a una determinada secuencia ms o menos ordenada. No hay ms que ver
cmo mucha gente tiene organizado su disco duro, cmo a veces todos pasamos ms
tiempo del esperado buscando archivos en nuestro ordenador, como para comprobar
que, efectivamente, el ordenador no ordena nada.
Todo ha de ser representado por 0s y 1s (lo nico que entiende un ordenador)
por lo que cualquier archivo (documento) legible por un ordenador es por tanto un
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Archivo y Gestin de Imgenes Digitales
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otros nos puede permitir aprovechar las ventajas de cada uno salvando sus propias limitaciones.
2. 3. Tipos y caractersticas de la imagen digital
Bsicamente, existen dos tipos de imgenes digitales, es decir, dos formas de representar una imagen (analgica) mediante una imagen digital:
Imagen de barrido (o imagen raster): Este tipo de imagen se obtiene a travs
de un digitalizador, como un escner, el cual realiza un barrido o exploracin
(scan) sobre la imagen que se le ha introducido y cuyo resultado es un mapa de
bits. Consiste en dividir la imagen en puntos mediante la superposicin de una
especie de rejilla o retcula. Cada punto es lo que se denomina pxel, que en el
caso de imgenes en blanco y negro, tendr un valor 1 0 (blanco o negro). En
el caso de las imgenes en escala de grises o en color, se necesitan varios valores
por pxel (bits por pxel) para poder representar un mayor nmero de tonos de
color (aunque esto se explicar con ms detalle ms adelante). Este sistema es
vlido para representar todo tipo de imgenes.
Imagen vectorial (o imagen vector): Este tipo de imagen no se obtiene, sino
que se crea a travs de un programa de software especfico. Dicha imagen est
formada por un conjunto de vectores. Un vector es la lnea que une dos puntos. Consiste por tanto en trazar lneas (vectores) entre uno o varios puntos y
lograr as un dibujo. Lo que el archivo resultante almacena es valores de parejas de nmeros y, si hay color, el valor de ste para cada trazo, as como su grosor y el valor tonal (plano) para zonas o reas determinadas. Este sistema se
usa ms para arquitectura e ingeniera, planos tcnicos, mapas, modelado tridimensional, etc. No es apto pues, para imgenes fotogrficas o de tonos continuos (=tonos de color que varan en intensidad de una zona a otra).
Luego, toda imagen digitalizada es digital, pero no toda imagen digital es digitalizada.
Con esto queremos decir que cualquier imagen legible por un ordenador es digital, pero que unas han podido ser creadas digitalmente (a travs de programas de dibujo o de diseo grfico, como por ejemplo Freehand o AutoCad) y otras han podido
ser obtenidas a partir de un original, por ejemplo a travs de un digitalizador como
un escner de mesa o una cmara digital.
Una diferencia importante entre una imagen raster y una imagen vectorial es que
una imagen raster no es escalable hasta el infinito sin prdida de calidad, mientras que
una imagen vectorial s lo es.
Resumiendo, entendamos que una imagen raster consiste en un mapa de bits,
mientras que una imagen vectorial viene a ser una frmula matemtica que contiene
una serie de valores numricos. Ni que decir tiene que, en caso de poder representar
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con igual calidad la misma imagen de una y otra forma, el archivo resultante de la
imagen raster ocupar mucho ms que el archivo resultante de su imagen vectorial.
Pero sus usos son muy diferentes, y veremos en detalle por qu. Adems, nuestro objetivo aqu ser poder trabajar con facsmiles de documentos originales (analgicos),
no crear imgenes nuevas, cosa ms apropiada en el mundo de la publicidad, el diseo grfico, el modelado tridimensional, etc.
Nos centraremos pues aqu en las imgenes raster, fruto de la digitalizacin de un
original, y sobre todo, de documentos impresos (cartas, informes, facturas, revistas,
libros, fotos, etc.) o incluso de otros como negativos, diapositivas o microfilms.
Pero con esto no queremos decir que no se puedan digitalizar planos, mapas, esquemas o dibujos tcnicos. Cualquier imagen contenida en un soporte fsico (papel,
pergamino, negativos, transparencias, etc.) puede ser digitalizada y convertirse por
tanto en una imagen raster. Lo que queremos decir es que no nos ocuparemos de la
creacin a travs de un sistema informtico de imgenes digitales, sino de su reproduccin facsmil por medio de un dispositivo digitalizador.
2. 4. Caractersticas bsicas de una imagen raster
Tamao del original: Se refiere a las dimensiones del documento original que
va a ser (o ha sido) digitalizado, y se expresa en medidas estndar DIN o en
unidades de longitud, bien en centmetros (cm), bien el pulgadas (inch), indicando alto por ancho.
Ejemplo: Un DIN A4 mide 29,7 cm. (alto) por 21 cm. (ancho) (= 11,69
alto x 8,27 ancho)
Tamao de la imagen: Son las dimensiones de la imagen digital, y stas ya
no se expresan en centmetros o pulgadas, sino en pxeles, indicando alto por
ancho.
Ejemplo: Una imagen puede tener un tamao de 1024 x 768 pxeles.
Dimensiones de pxel: Se refiere al nmero total de pxeles que contiene un
imagen, y en cmaras digitales, es el equivalente a su resolucin (ej.: 5 Megapxeles).
NOTA: En estos casos, slo hablamos de pxeles (no de bits). 1 Megapxel es un
milln de pxeles, por lo que si una imagen tiene 5.200.000 pxeles, tendr 5,2
Megapxeles.
Escala: Es el porcentaje del documento original respecto al cual se ha obtenido su imagen tras el proceso de digitalizacin. Se mide en tantos por ciento
(%).
Ejemplo: Un documento puede ser directamente digitalizado al 50% de su tamao real, por lo que su imagen digital tendr la mitad de tamao. Salvo casos
especiales, lo normal es digitalizar las cosas al su tamao real, es decir, al 100%
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Resolucin: Indica la cantidad de pxeles que contiene por unidad de medida longitudinal, y se indica normalmente en puntos por pulgada (ppp).
Sin embargo, y debido a su uso generalizado, se expresa en ingls: dpi (dots
per inch). Prcticamente es lo mismo que pxeles por pulgada, aunque este
trmino se emplea ms cuando hablamos de la representacin de una imagen por pantalla ms que de las propiedades o caractersticas de la imagen en
s. Normalmente, una imagen digitalizada tendr la misma resolucin horizontal que vertical.
No hay que confundir la resolucin de entrada (o de captura) de una imagen, es
decir, la resolucin a la cual ha sido digitalizada y por tanto la resolucin que
realmente tiene la imagen, con la resolucin de salida, que es la que nos da un
dispositivo como el monitor o la impresora.
Ejemplo: Una imagen puede tener una resolucin de 300 dpi (300 puntos por
pulgada de alto y 300 puntos por pulgada de ancho).
Tonos de color: Se refiere a la cantidad de tonos de color que puede contener
una imagen digital. As, podemos hablar distintos tipos de imgenes digitales en funcin de los tonos de color que contengan:
yy
Imgenes en blanco y negro, bitonales o de arte lineal (line art): Slo contienen
dos tonos de color posibles: blanco y negro.
yy
Imgenes en escala de grises (grey scale): Pueden tener de 4 a 256 tonos de grises, es decir, el valor tonal de sus pxeles vara entre 2 y 8 bits/pxel. En algunos
casos (caso de imgenes radiolgicas de alta calidad) sobrepasan estos valores,
llegando a utilizar hasta 4.096 tonos (12 bits/pxel), aunque en los dems casos
no es lo habitual.
yy
Imgenes de color indexado: Pueden tener de 4 a 256 tonos de color, pudiendo
ser stos diferentes o tonalidades de un mismo color. Son las tpicas imgenes
que tienen tonos discontinuos, es decir, con separaciones de tonos de color muy
claras y colores uniformes. Se les llama de color indexado porque almacenan
ese rango de tonalidades en lo que se denomina una paleta de color (similar a
una caja de lpices de colores con 254 colores, ms el blanco y el negro).
yy
Imgenes de color slido (high color): Pueden contener hasta un mximo de
65.536 tonos de color. Su uso no es excesivamente frecuente.
yy
Imgenes de color real (true color): Pueden contener hasta un mximo de
16.777.216 tonos de color, y son las tpicas imgenes digitales de fotografas,
como paisajes, retratos, etc. Son imgenes que presentan gran variedad de tonos
continuos, es decir, donde los colores varan de una forma tenue y sin separaciones bruscas de un tono de color a otro, es decir, con tonos de color degradados.
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El concepto de calidad de una imagen es, por tanto, algo muy relativo, y hay
que usar este trmino con precaucin. Es arriesgado, o al menos inexacto, decir que
esta imagen tiene ms calidad que esta otra porque aquella tiene ms resolucin. La
calidad de una imagen no depende exclusivamente del nmero de pxeles que contenga, de su tamao o de su resolucin, sino que es determinante el dispositivo de
salida que se utilice para verla o editarla. Iremos viendo con detalle el porqu de esta
observacin.
Como hemos dicho, la resolucin de una imagen indica la cantidad de puntos (pxeles) por pulgada (lineal) que contiene una imagen. La resolucin viene a
ser la capacidad para captar los detalles espaciales finos. Por tanto, a mayor resolucin,
mayor nitidez (que no calidad), pero tambin mayor tamao de imagen y peso de
archivo.
NOTA: A veces hablaremos del peso de una imagen, slo para referirnos al tamao de su archivo y para no confundirnos con el tamao de la imagen. El tamao de una imagen se expresa en pxeles y el tamao del un archivo en bytes.
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Ntese que el tamao de una imagen (sus dimensiones) crece en progresin geomtrica con respecto a su resolucin.
La conclusin clara que hay que sacar de todo esto, es que no debemos digitalizar un documento a cualquier resolucin, o cuanta ms mejor, sino que hay que
hacerlo a la ms adecuada segn su uso y finalidad; que ha mayor resolucin, mayor
peso del archivo (necesidad de mayor espacio de almacenamiento, mayor lentitud al
ser visualizado o editado, mayor tiempo necesario para ser transmitido por una red,
mayor tiempo necesario para su impresin, etc.). Digamos que en principio, cuanto
menos peso tenga el archivo de una imagen, mejor. Por tanto, no da igual digitalizar algo a 300 dpi si con 275 dpi es ms que suficiente ( nos ahorraramos 625
pxeles por pulgada cuadrada ).
De todo esto podemos concluir que el tamao del archivo de una imagen digital
ser mayor cuanto ms grande sea el tamao de la imagen (en pxeles) y su profundidad de color.
Pero ntese que tambin podemos decir que el tamao del archivo de una imagen digital ser mayor cuanto ms grande sea el tamao del original (en pulgadas, o
centmetros), su profundidad de color y la resolucin a la cual se digitalice (siempre
y cuando, se entiende, que el original se digitalice a una escala del 100%, o sea, a su
tamao real).
2. 5. Conclusiones
Un documento digitalizado es un facsmil, es decir, es la representacin mediante
una imagen digital del documento original (una fotografa o dibujo, pginas de un
libro, un manuscrito, etc.). La calidad o validez de ste como facsmil depender del
dispositivo de salida que se emplee y, por supuesto, de la finalidad o uso que se pretenda.
Una imagen digital viene determinada, por tanto, por factores como su tamao,
escala, resolucin, profundidad de bits (y/o tonos de color), modo de compresin,
formato, modo de visualizacin y calidad del dispositivo de salida, entre otras cosas.
Todo ello determinar, adems, el tamao del archivo resultante y el tiempo de transmisin o ejecucin.
En principio, una imagen digital ser tanto mejor para nuestros fines (la gestin
documental) cuanto mayor sea la fidelidad de nuestro facsmil con respecto al original. Esto no slo se consigue digitalizando con los parmetros correctos, sino que
tambin depende en gran medida de la calidad del dispositivo digitalizador que se
emplee.
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Como a menudo la finalidad es mltiple o incierta, no conviene hacer de nuestras imgenes archivos (originales) poco flexibles o limitados, ya que entonces para
determinados usos no sern ptimos. Veremos continuacin cmo para esto es importante el correcto uso de los distintos formatos grficos.
3. Los formatos Grficos
3.1. Ventajas y limitaciones en gestin documental
En el mbito de la gestin documental y, ms concretamente, para temas de archivo digital y gestin electrnica de documentos, slo unos pocos formatos son usados con frecuencia y de hecho no suelen hacer ninguna falta otros diferentes.
Evidentemente, ninguno es perfecto para todo tipo de usos, pero tampoco hay
porqu utilizar slo uno exclusivamente, pues muchas aplicaciones de gestin documental soportan por igual stos y muchos otros formatos. Sin embargo, cada formato
tiene sus peculiaridades, ventajas e inconvenientes, por lo que conviene fijarse bien
en ellas para utilizar, en cada caso, el ms apropiado.
Tambin a modo de repaso y resumen, veamos las principales ventajas (+) e inconvenientes (-) (mejor decir, limitaciones) de los ms utilizados:
BMP:
++ Gran calidad para imgenes en color (24 bits)
++ Formato estndar y ampliamente soportado
++ Fcil integracin en aplicaciones y entornos Windows
++ No necesidad de una aplicacin externa para su visualizacin en web
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++ Gran calidad para imgenes en color (32 bits), escala de grises y blanco y
negro
++ Formato estndar, ampliamente soportado, portable entre aplicaciones y muy
usado
++ Larga trayectoria en el mundo de los formatos grficos (casi 20 aos)
++ Ideal para la conservacin de imgenes originales de todo tipo
++ Capacidad o soporte multipgina
- Grado de compresin ms bien bajo
- Carente de soporte para transparencia o animacin
- Necesidad de una aplicacin externa para su visualizacin en web
3. 2. Criterios para la eleccin del tipo de formato
La eleccin del formato grfico en el cual guardar una imagen digitalizada depende
de varios factores a considerar casi al mismo tiempo, como son, entre otros:
adecuacin del diseo bsico del formato para almacenar una imagen dada
profundidad de bits soportada acorde con el tipo de imagen
necesidad o no de compresin, nivel del ratio de compresin y tipo de algoritmo
a aplicar (si el formato lo permite y los tuviera, respectivamente)
nivel de estandarizacin, compatibilidad, portabilidad y popularidad del formato, y grado en que estas caractersticas se requieren
finalidad, uso y objetivo de la imagen digitalizada, es decir, si en mayor o
menor grado va a ser visualizada, impresa, transmitida, tratada y/o preservada
Hay que hacer notar que, en muchos casos, tendremos que tener la imagen en
varios formatos si queremos lograr siempre los mejores resultados, pues a menudo la
finalidad o uso de la imagen ser mltiple. Esto nos supondr algo ms de trabajo,
tiempo, dinero, espacio de almacenamiento y organizacin general, pero los resultados merecern la pena. Y adems, ello no implica en absoluto que tengamos que digitalizar varias veces o de diversas formas el mismo documento original.
4. Tratamiento y gestin de imgenes digitales
Podemos realizar conversiones de imgenes de un formato a otro con el software
apropiado, pero hay que recordar siempre todas y cada una de las limitaciones que supone el paso de un formato a otro (prdidas, irreversibilidad, etc.).
El tratamiento digital de la imagen ofrece tantas posibilidades que apenas veremos
unas pocas aqu, ya que adems algunos procesos pueden ser realmente complejos y
necesitan adems de programas de software muy especializados (como Photoshop).
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En general, deberamos ser capaces de digitalizar el original de la mejor forma posible y de acuerdo a la finalidad de su imagen y a nuestras necesidades. La imagen
obtenida entonces se debera guardar en un formato flexible y estndar (como por
ejemplo, el TIFF). As, si la digitalizacin se ha realizado con los ajustes y parmetros
adecuados, salvo necesidades especficas, no nos tendra por qu hacer falta realizar
sobre sta ningn tipo de tratamiento o retoque, aunque s conversiones.
Lo usual puede ser convertir una imagen de un tamao grande a otro ms pequeo, de color a escala de grises, de escala de grises a blanco y negro, de un formato
no comprimido a otro comprimido, de uno comprimido sin prdida a otro comprimido con prdida, etc. Tambin podramos necesitar variar el brillo y el contraste
para realizar algn tipo de limpieza de fondos.
Algo muy habitual son los scalings (escalados), es decir, cambios de tamao en una
imagen manteniendo sus dems caractersticas, lo que se suele hacer para reducir las
dimensiones de la imagen, ms que para ampliar (esto ltimo sera una interpolacin
por software, lo que no suele dar buenos resultados).
Otro tratamiento posible y a veces necesario son los cambios de profundidad de
color, bien para reducir colores (para convertir imgenes a paleta de colores, escala
de grises, etc.), bien para aumentar su profundidad de bits. Esto ltimo es mucho
menos frecuente y requiere buenos conocimientos sobre tratamiento digital de imgenes; a veces se utiliza para poder retocar imgenes de 1 a 8 bits con herramientas
exclusivamente aptas para imgenes de 24 bits.
Tambin son frecuentes y tiles los thumbnails (miniaturas), es decir, scalings pero
a un tamao muy reducido respecto de la imagen original (como un 5 10%) y en
ocasiones, con marcos, relieves, anotaciones, etc. Es decir, crear imgenes en miniatura a partir de las originales para as previsualizarlos con mayor rapidez, enlazando
o no posteriormente stas con sus archivos originales (creacin de lbumes, catlogos, etc.).
Con el TIFF, tenemos adems la posibilidad de crear archivos multipgina a partir de archivos monopgina, y viceversa. Esto se hace a travs de un software especfico
con relativa facilidad: se pueden extraer todas o determinadas pginas (imgenes) de
un archivo TIFF multipgina, o bien anexar una tras otra un (en teora) indefinido
nmero de pginas para luego guardar stas en un nico archivo.
Otra tipo de tratamiento que puede ser habitual y necesariamente como proceso post-digitalizacin es la generacin o modificacin de metadatos. Es decir, que si
la aplicacin con la cual posteriormente gestionemos las imgenes lo soporta (si no,
no tendra mucho sentido) podemos describir y catalogar la imagen a travs de informacin embebida en su archivo, o sea, a travs de etiquetas IPTC, EXIF y otras
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con determinado cdigo, el cual, al ejecutarse, toma en ese momento algunos puntos (pxeles) concretos y alternos de la imagen original y visualizan
en pantalla el resultado, borrndose de la memoria cuando se cierra la aplicacin. Es frecuente que este tipo de miniaturas creadas al vuelo lleven la extensin .THB (=thumbnail).
Existen muchos programas y utilidades que generan con suma facilidad no
slo las miniaturas, sino tambin todas las pginas web necesarias para su publicacin: ndice, enlaces, pginas intermedias de navegacin y pginas finales
de visualizacin del original (y/o de su imagen intermedia). Algunas permiten adems un buen nmero de opciones en cuanto a su diseo, dimensiones, tipografa, colores, etc., generando toda la estructura de pginas web casi
perfectas y listas para publicar (y si no es as, siempre se pueden retocar con
un editor web).
En cuanto a los formatos utilizados para las miniaturas, son prcticamente
siempre JPEG y GIF (a veces, PNG), pudiendo estar las imgenes originales
en cualquier otro formato, siempre y cuando seamos conscientes de las limitaciones de algunos en cuanto a velocidad de descarga y soporte para su visualizacin en web.
Formatos progresivos
Por otra parte y, muy en relacin con su aplicacin en entornos web, hay algunos formatos grficos que permiten que su descarga y, por tanto, su visualizacin, se produzca de forma diferente a como suele ser lo habitual.
Cuando se est descargando en una pgina web una imagen de un tamao
grande (y cuyo archivo pesa mucho) y, adems, el ancho de banda disponible
por el usuario en ms bien pobre, podemos percibir cmo sta va apareciendo en pantalla poco a poco, de arriba abajo y de forma lineal. Esto implica que si lo que estamos haciendo es hojear diferentes imgenes buscando
alguna en particular o que en alguna aparezca alguna persona, animal o cosa
en concreto, tengamos que esperar a la descarga total (o casi) de toda la imagen para comprobar si sta nos interesa o no.
Sin embargo, algunos formatos como el GIF, el JPEG y el PNG (entre otros)
permiten, si as desea, convertirlos en progresivos (progressive): es decir, aplicar
sobre la imagen que representan una serie de cdigos que hacen que la imagen se muestre al abrirla, no de arriba de abajo y de forma lineal, sino mostrando puntos (pxeles) alternos y adyacentes de forma conjunta y de un modo
progresivo en varias pasadas.
Con este sistema, en cuanto se empieza a descargar la imagen ya podemos
verla en su totalidad, aunque de forma difusa y borrosa; cuando el archivo
ha mostrado su primer boceto (por decirlo as), realiza la segunda descarga,
lo que hace que la imagen cobre ms nitidez y despus, la tercera y as
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conseguir que el tamao de su archivo sea el menor posible, sin que la calidad
en general de la imagen resultante diste mucho de la de su archivo original.
Su uso principal es de nuevo para su publicacin web, donde el tiempo de descarga de un archivo es vital y donde la percepcin visual de la imagen prima en
la inmensa mayora de los casos sobre su resolucin o calidad en general.
Estas utilidades son programas de software especializados en ello, y algunas
tambin estn operativas on-line a travs de algunas pginas web. Se denominan optimizadores o crunchers y su misin es tan slo una, como hemos
dicho: reducir al mximo el tamao de un archivo sin que se aprecie en exceso
su -en principio evidente y lgica- merma de calidad.
Los optimizadores slo suelen soportar los formatos JPEG y GIF, ya que son
los ms usados (y tambin idneos) para la publicacin de imgenes en entornos web.
Su funcionamiento se basa en lo siguiente: Tras un anlisis de la imagen individual (cada imagen es diferente) y la aplicacin de varios procesos simultneos, presentan como resultado distintas versiones de la misma imagen pero
en archivos de menor peso. Que analicen cada imagen en particular no quiere
decir que no puedan hacerlo tambin en modo batch o por lotes, aunque en
ese caso el resultado puede no ser tan espectacular (como lo es a veces), aunque s mucho ms rpido.
Principalmente, realizan en mayor o menor grado distintas operaciones sobre
el archivo original de la imagen (que, como decimos, ya ha de estar en un formato como JPEG o GIF), en funcin de las caractersticas propias de sta,
tales como: aumento del ratio de compresin aplicado y/o aplicacin de otros
algoritmos de compresin soportados por el formato, reduccin del nmero
de tonos de color no muy significativos y/o disminucin de la profundidad
de bits soportada por el formato, cambio de formato si el resultado del anlisis lo tolera, etc.
Una vez finalizado el proceso (que adems, suele ser muy rpido) la aplicacin
muestra una serie ms o menos amplia de resultados posibles en funcin de
los diversos criterios aplicados, normalmente cuatro, cinco o seis variaciones
distintas, ordenadas de mayor a menor peso (y consecuentemente, de mayor a
menor calidad) y a menudo sugiriendo una de ellas como la ms adecuada.
Otras utilidades
La verdad es que, si se tiene curiosidad y se bucea en pginas web que ofrecen recopilaciones, anlisis y descargas de programas shareware y freeware de
software clasificados por categoras, nos encontraremos con una infinidad de
programillas y pequeas utilidades para su aplicacin en imgenes digitales de todo tipo.
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4. 2. Etiquetas y metadatos
Los metadatos son datos sobre datos. Es informacin aadida o extra que se
puede incorporar o no sobre un archivo de datos. Hay varios tipos y clasificaciones, y
tampoco son exclusivos de los formatos grficos (por ejemplo, una pgina web tambin puede llevar o no etiquetas-meta o metaetiquetas, para su descripcin y como
elemento extra para su indizacin y recuperacin por buscadores y otros motores de
bsqueda web).
Cada vez es ms frecuente el uso de etiquetas y metadatos para almacenar informacin de inters sobre una imagen dentro del mismo archivo grfico que contiene la
imagen. Esta informacin est pues embebida en la imagen y puede servirnos para su
posterior identificacin y recuperacin a travs de algunas aplicaciones y sistemas de
archivo, edicin, gestin y recuperacin de imgenes digitales.
Podemos mencionar tres posibles tipos de metadatos:
Descriptivos: Contienen informacin que describe, clasifica o cataloga la imagen correspondiente, bien de una forma libre por el usuario, bien conforme
a algunos campos predefinidos por un formato o aplicacin, o bien conforme
a normas ms o menos estndar y reguladas (en este ltimo caso, nos referimos a normas o directrices como las propuestas por el Dublin Core o las ms
conocidas del formato MARC).
Estructurales: Contienen informacin codificada en un lenguaje de marcado
que se refiere a relaciones entre objetos de acuerdo a algn tipo de estructura
concreta, es decir, qu lugar ocupa esa imagen dentro de un documento, qu
relacin tiene con otros archivos, etc. Entre stas, las ms utilizadas son etiquetas tipo SGML y, sobre todo, XML.
Administrativos: Contienen informacin bsica y ms o menos completa
sobre las caractersticas y propiedades de la imagen, como su tipo, tamao,
resolucin, modo de color, peso, etc.
Sin embargo, estos tipos de metadatos no son tipos claros ni definidos, pudiendo en
ocasiones mezclarse la informacin de un tipo y de otro sobre un mismo tipo de etiqueta (=formato o estructura en la cual se almacenan metadatos). Adems, no siempre se usan y suele haber notables diferencias en cuanto a sus posibilidades (o no) de
edicin, visualizacin y recuperacin.
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Por otra parte, ni siquiera todos los formatos grficos soportan todo tipo de metadatos e incluso algunos no soportan ninguno. Sin embargo, hay muchos que s e incluso algunos han sido especialmente diseados para ello (como el TIFF, donde la
T significa tagged, o sea, etiquetado). Algunos tambin requieren su mantenimiento al editar la imagen, ya que entonces pueden variar o perderse al generar un
nuevo archivo de imagen sobre otro anterior, pues hay ciertas caractersticas que pueden cambiar (fecha de creacin del archivo, nombre del usuario, programa que lo ha
creado, etc.).
En ocasiones, las conversiones entre formatos pueden ocasionar su prdida total
(como ocurre al convertir un archivo TIFF a JPEG). Y segn el software con el que
se est editando, pueden incluso utilizar formatos o tipos de metadatos propietarios
(por lo que slo se podrn leer y editar con una aplicacin especfica).
Vemos por tanto, que el uso o no de cierto tipo de metadatos es an un tema confuso y por ello, no excesivamente implantado y desarrollado en el mbito general de
la gestin de imgenes digitales. Sin embargo, en mbitos concretos o especializados
s son a menudo utilizados de forma sistemtica. Su paulatino uso y evolucin har
sin duda que se vayan poco a poco imponiendo uno o varios estndares, bien oficiales, bien de facto.
Entre los distintos formatos de metadatos, hay dos tipos de etiquetas muy usadas
en ciertos mbitos de la gestin de imgenes digitales:
Etiquetas IPTC (International Press Telecommunications Council)
Este tipo de etiquetas surgi de la necesidad de las agencias de prensa de tener
localizadas y descritas de alguna forma las imgenes generadas por sus reporteros grficos. A menudo, stas se intercambian imgenes digitales, lo que
produca cierta confusin para despus saber qu imgenes eran de qu agencia y de qu autor.
As, se estableci un formato etiquetado de datos bsicos a travs del cual poder
realizar una somera descripcin de la imagen y donde poder introducir datos
de referencia, como el nombre del autor, agencia propietaria, ttulo, lugar y
fecha de la imagen, derechos y propiedades sobre la imagen, etc., etc.
Debido a su indudable utilidad en general, las etiquetas IPTC se han ido haciendo ms populares en otros mbitos, y hoy en da cada vez son ms soportadas por software fotogrfico y/o de tratamiento y gestin de imgenes (o
disponen de plugins para ello), tanto para su visualizacin como para su edicin y, a veces, tambin bsqueda y recuperacin.
Dado que son dos de los principales formatos utilizados en el mbito de la fotografa digital, las etiquetas IPTC slo son soportadas por los formatos JPEG
y el TIFF (los cuales adems, los suelen perder al convertirse la imagen de uno
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Por tanto, un OCR tiene la capacidad de aprender de sus propios errores, los cuales como vemos, pueden ser corregidos. Podemos decir entonces, que un OCR funciona cada vez mejor cuanto ms se use, ya que va aumentando y almacenando cada
vez ms palabras y formas diferentes. Sobre todo cuando se usa con archivos grficos
de documentos iguales o ms o menos similares en cuanto a tipografa, tamao, estructura, etc. (artculos de un mismo ttulo de revista o publicacin, por ejemplo, el
BOE), los resultados pueden ser francamente buenos.
Pese a sus posibles errores (que pueden ser corregidos), el tiempo y esfuerzo para
la generacin del archivo de texto es mnimo y las ventajas pueden ser enormes. Con
ello podemos, por ejemplo, asociar a un registro de una base de datos (siempre y
cuando sta lo soporte, lo que suele ser posible cuando es del tipo documental), tanto
la ficha catalogrfica o descriptiva del documento, su archivo grfico fruto de la digitalizacin y el archivo de texto del mismo documento generado por el OCR. Si el
motor de la base de datos es capaz de indizar el contenido completo de los documentos
en modo texto, tendremos todo indizado automticamente, por lo que podremos recuperar el documento correspondiente a ese registro buscndolo por cualquier palabra (o palabras) que figure en cualquier campo (concreto o no) de su ficha, a travs de
las que se incluyan en el contenido full-text del documento, o por medio de una bsqueda combinada entre los trminos de la ficha y del contenido del documento. Una
vez localizado, tambin podramos visualizar o imprimir tanto el archivo grfico del
documento como su correspondiente archivo de texto.
Este tipo de bases de datos que combinan archivos grficos de documentos digitalizados junto con sus correspondientes archivos de texto generados por sistemas de
OCR son muy frecuentes y muy utilizadas en muchas aplicaciones de gestin documental, y por un buen nmero de empresas, instituciones y/o organismos.
En muchos casos, el archivo de texto generado por el OCR ni siquiera se corrige
o depura, ya que ello conlleva un tiempo y un esfuerzo a veces muy grande, y las posibles ventajas a la hora de la recuperacin full-text del archivo corregido sobre el archivo en bruto o con posibles errores generado por el OCR son a menudo poco o
nada rentables.
En este tipo de aplicaciones de gestin documental, donde la digitalizacin suele
ser masiva y el uso del OCR intensivo, se sacrifican los posibles errores u omisiones
respecto al contenido del documento producido por el OCR a favor de la velocidad
y facilidad en la carga de datos en la aplicacin. Adems, tambin es frecuente que
si el archivo de texto generado por el OCR no va a ser editado o modificado para
otros usos- el formato de archivo utilizado para guardar ste sea de texto plano (extensin .TXT). Este tipo de formato no soporta el almacenamiento de distintos tipos
de letra ni tamaos (slo uno y siempre el mismo), ni guarda propiedades del texto
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Como es evidente, un OCR slo es apto para imgenes grficas de documentos textuales. Pero a veces ni siquiera todos valen: las imgenes digitalizadas de documentos
textuales que adems contienen fondos de color, degradados o no, fuentes tipogrficas demasiado artsticas o modernas y de distintos colores, imgenes o marcas de
fondo y otros elementos grficos similares, suelen producir muchos errores cuando
no la total incapacidad del OCR de realizar reconocimiento alguno sobre ese texto.
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Archivo y Gestin de Imgenes Digitales
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Se basa en un lenguaje descriptor de pginas desarrollado por Adobe Corporation. Adems de sus ya conocidas capacidades hipertextuales, lo que lo hace aqu interesante es que tambin soporta las capacidades grficas del lenguaje PostScript, no tan
flexible como un formato grfico pero muy eficiente en sus resultados (sobre todo,
impresos). Soporta una profundidad de bits variable: de 4 a 8 bits en escala de grises
y hasta 64 bits en color. Puede utilizar compresin sin prdida (CCITT G3 y G4) o
con prdida (JPEG) y adems, puede aplicar distintos ratios de compresin en diferentes partes del mismo archivo. Adems, como ya se sabr, es un formato multipgina. Como otros, necesita tambin su propio visor o editor externo (o plugin) para
su ejecucin web (el Acrobat Reader), que en su caso, es gratuito.
Su editor Adobe Acrobat permite, por ejemplo, convertir una imagen TIFF a
PDF y poderla ver as su visor Acrobat Reader, sin que vare apenas el tamao final
del archivo. Tambin puede hacerlo con muchos otros formatos En realidad, se
puede pasar a PDF cualquier archivo que pueda ser impreso. Ese es realmente, su punto
fuerte, adems de la gratuidad y popularidad de su visor, lo que lo ha convertido en
un estndar de facto.
El editor Adobe Acrobat permite, adems, no slo la importacin y conversin de
imgenes a formato PDF, sino que es capaz de editar y producir documentos usando
lo que se conoce como tecnologa de capas de documentos. Esto consiste en guardar de
forma separable las diversas imgenes que pueden conformar un nico documento,
es decir, varias capas embebidas en un nico archivo. Sera algo as como si bajo (o
sobre) un documento textual impreso en una transparencia colocamos despus otra
(o varias) con una imagen o textura de fondo
Podemos por ejemplo, convertir un documento textual en formato TIFF multipgina a PDF, pasarle el OCR que viene con la aplicacin y guardar el documento
resultante de forma que se visualice la capa grfica o la capa textual, quedando la no
visualizada por debajo o en un segundo plano pero embebida en el mismo archivo.
Esto produce un archivo con distintas capas, cada una con sus caractersticas y capacidades, pero en el caso de la textual reconocida por el OCR, procesable, indizable y
recuperable full-text.
Si sobre un archivo grfico de un documento textual, una vez convertido a PDF,
elegimos tras pasarle el OCR mantener por defecto su visualizacin como un documento grfico o de imagen, tendremos lo que se llama una imagen buscable. Si optamos por mantener por defecto su visualizacin como un documento de texto,
tendremos un documento en modo texto pero con posibles fragmentos de imgenes
grficas correspondientes a las palabras no reconocidas tras el procesamiento de ste
por el OCR, es decir, un documento mixto de texto e imagen, tambin en mayor o
menor grado, procesable, indizable y recuperable full-text.
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Cada centro, institucin u organismo es libre de establecer los criterios que considere pertinentes, aunque es evidente que algunos de carcter ms bien tcnico son
menos discutibles que otros de carcter ms estratgico o poltico.
Ante todo, un buen proyecto de digitalizacin debe quedar bien documentado.
Por tanto, en todo proyecto es casi obligado establecer a priori las polticas y criterios de digitalizacin oportunos, de forma que tanto en el proceso de planificacin
como en la fase de implantacin podamos apoyarnos en stas. A menudo, un proyecto grande es tambin largo en el tiempo, y en ocasiones cambian las personas
que lo ejecutan o incluso los recursos y las necesidades, por lo que un buen soporte
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documental sobre el proyecto evitar pasos en falso y servir de apoyo ante posibles
nuevas acciones o reestructuracin de las que ya estn en curso.
La realizacin del documento en el cual se haga constar lo ms detalladamente
posible el proyecto de digitalizacin que se pretende llevar a cabo es la tarea previa
a todo proceso de implantacin, y en l deben explicarse adecuadamente cada uno
de los pasos a seguir, razones y justificaciones para su realizacin y todo tipo de detalles.
Adems de recopilar toda la informacin posible sobre los fondos, su estado, disponibilidad, frecuencia de consulta, etc., etc., hay que procurarse la mayor informacin posible sobre tecnologas, productos y proveedores. Tambin es ms que
conveniente contar con la suficiente informacin sobre la estructura y sistemas informticos actuales o futuros de la organizacin, ya que sern stos los que soporten el
mayor peso del proyecto de digitalizacin.
Tambin conviene tener en cuenta algunos aspectos bsicos en la fase de implantacin:
Operativos: Alcance de la aplicacin, recursos econmicos y humanos, crecimiento del sistema y tiempos de carga, mantenimiento, etc.
Tcnicos: Tipo de sistema operativo y/o entorno, tipo de software y flexibilidad de ste, tipo de base de datos y caractersticas, lenguaje de recuperacin,
soporte de formatos, posibilidades reales de integracin, etc
Psicolgicos: Ergonoma, facilidad de uso, disposicin al cambio por los usuarios, necesidades de formacin, etc.
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Bsicamente, los parmetros para la eleccin del tipo de archivo a implantar sobre
un fondo documental de un archivo fsico deben considerar los siguientes aspectos:
Naturaleza y calidad de los documentos a tratar: Tamao de los documentos,
calidad de impresin o legibilidad si son manuscritos, color o niveles de gris,
hojas sueltas o grapadas, texto slo o con imgenes, etc.
Volumen de los documentos a tratar: Nmero de documentos total y nmero
de documentos a escanear por da, posibilidad de incrementos o reducciones, etc.
Duracin de la validez de las informaciones: Obsolescencia de la informacin,
necesidad de actualizaciones, etc.
Duracin requerida para la conservacin de la informacin: Plazos legales para
la conservacin del documento original, etc.
Costo de las inversiones: Equipos necesarios para el sistema, hardware y software, etc.
Costos de captura, de almacenamiento y de acceso: Local y espacio fsico, consumibles, tiempos de trabajo, mano de obra, mantenimiento, etc.
Lugar de consulta y conservacin: Espacio fsico o consulta on-line, condiciones ambientales, espacio disponible, etc.
Frecuencia de consulta: Velocidad del sistema, descargas, ratios de compresin, nmero de accesos simultneos al sistema, etc.
Necesidad de puesta al da: Reemplazar contenidos, necesidad de reescritura,
actualizaciones y back-ups, etc.
Facilidad de uso y ergonoma: Oposicin a trabajar con pantalla, consultas
asistidas, comodidad, integracin con el espacio de trabajo, etc.
Estudiar, en cualquier caso, la ventajas e inconvenientes que suponen la implantacin de un sistema de archivo manual versus un sistema de archivo informatizado. Por
mi experiencia, quiero resaltar la a veces excesiva e irracional tendencia o impulso
a digitalizarlo todo o incluso, a informatizarlo todo. Y si se examina esta cuestin con cuidado y conociendo las ventajas de un archivo manual bien organizado,
podemos llegar a la conclusin de que la respuesta a nuestros problemas de archivo
pueden estar en otra parte. Tambin hay otra opcin no siempre contemplada: la
posibilidad de implantar un tipo de sistema de archivo mixto: es decir, parcialmente
informatizado, parcialmente digitalizado y parcialmente manual. A veces, informatizarlo todo es un error, y la tecnologa no es la panacea.
Si pese a todo, creemos que nuestro sistema de archivo es susceptible de ser informatizado a travs de la digitalizacin de sus fondos, necesitaremos un sistema informtico basado en una aplicacin de software a travs de la cual gestionar y recuperar
nuestras imgenes digitales.
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En realidad, el tercero es una versin ms sofisticada del segundo, con ms aplicaciones integradas. Pero la diferencia bsica est en tener (o no) el documento que se
describe o referencia en el sistema o fuera del sistema (informtico).
Por otra parte, un SGED se estructura en torno a cuatro subsistemas hardware y
un software:
Subsistema de entrada (scanner u otro dispositivo de digitalizacin)
Subsistema de tratamiento y control (microordenador)
Subsistema de almacenamiento (discos duros y/o discos pticos)
Subsistema de salida (monitor e impresora)
Cada subsistema es modular, pero integrados constituyen un SGED.
6. 3. Caractersticas y funcionalidades bsicas y avanzadas
Los autnticos SGED ofrecen (o pueden ofrecer) las siguientes caractersticas y
funcionalidades:
Imitan un archivo manual (aunque el resultado supone un concepto diferente
de archivo) y suelen ofrecer una estructura arborescente del contenido que
estn soportando
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de la imagen original. Recordemos que, frente una imagen textual (estndar), un archivo en modo texto es susceptible de ser indizado por una aplicacin especfica, y por
tanto, buscable y recuperable, adems de poderse modificar y editar si as se desea.
La mayora de los paquetes comerciales de SGED ofrecen entre sus mdulos un
sistema de OCR, a veces propio y otras de un tercero. El grado de integracin que
realmente ofrezca con el resto de la aplicacin es determinante a la hora de optar por
su compra. Si la integracin no ofrece verdaderas ventajas, igual es mejor optar por
otro.
La verdadera integracin supone, por ejemplo, leer zonas concretas de un documento para cortar y pegar el resultado en las fichas, aadir automticamente el archivo de texto al registro, hacer buscables las imgenes contenidas en el sistema en
procesos por lotes, leer y relacionar cdigos de barras con registros de bases de datos,
etc.
Lo habitual es que, si el archivo de texto generado por el OCR slo va a ser usado
para su indizacin y recuperacin a texto libre, ste se guarde en formato de texto
plano (sin formato, con la extensin .txt) ya que el texto enriquecido (o con formato)
no afecta en modo alguno a la recuperacin textual de cadenas de caracteres, adems
de que suele ser ms compatible, estndar y ocupar mucho menos espacio en disco.
6. 5. Ventajas e inconvenientes de los Sgeds
De forma esquemtica, y de un modo muy general, podemos destacar las siguientes ventajas y limitaciones (ms que inconvenientes) en los SGEDs:
Principales ventajas de un SGED:
Gran ahorro de espacio (aunque no es la ms importante)
Integridad de los documentos, mejor conservacin y mayor seguridad
Ubicuidad de la informacin: Posibilidad de mltiples accesos por usuarios
simultneos a la misma o diferente documentacin
Posibilidad de mltiples claves de bsqueda
El nmero de fotocopias se reduce drsticamente (en red)
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Ante todo, el software debe adaptarse a nuestras necesidades y no al revs, por lo que
hay que conocer bien stas. An as, puede que algunos procesos realizados con anterioridad al proyecto deban cambiar para adaptarse al nuevo sistema, pero cuanto
menos cambiemos los hbitos de trabajo de nuestros operarios y usuarios, mejor.
6. 7. Consejos y estrategias para la implantacin
Por ltimo, quiero expresar aqu una serie de consejos y estrategias (bastante personales) que quizs puedan ayudar a presentar debidamente un proyecto de digitalizacin, as como a conseguir la aprobacin de sus superiores y a llevar a buen trmino
la implantacin. Algunos pueden parecer muy de sentido comn, pero como se suele
decir el sentido comn es el menos comn de los sentidos.
A la hora de convencer a un jefe y/o pedir fondos:
Ir con las ideas generales claras
Tener un proyecto pequeo ya diseado, es decir, una solucin de automatizacin a un problema muy concreto
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patrimonial conservada en los archivos histricos nacionales. La gran escasez de medios materiales de estos centros impeda su normal funcionamiento y, en consecuencia, la organizacin de cualquier programa de difusin masiva2. As, no ser hasta
1892, con la inauguracin del Palacio de Bibliotecas y Museos de Madrid hoy sede
de la Biblioteca Nacional que Espaa cuente con instalaciones dignas para el establecimiento del Archivo Histrico Nacional, trasladndose desde los insuficientes locales ocupados en la Real Academia de la Historia desde 1850.
Ser precisamente en el marco de esta inauguracin concebida para conmemorar el cuarto centenario del Descubrimiento de Amrica cuando se organice una de
las primeras exposiciones espaolas de documentos: en la magna Exposicin Histrico-Americana celebrada en Madrid en 1892 se van a incluir documentos del Archivo
Histrico Nacional, del General de Simancas, del General de Indias o del General
Central de Alcal de Henares, entre otros. Anteriormente, durante el Congreso Internacional de Americanistas de 1881 celebrado tambin en Madrid ya se haban
mostrado manuscritos, mapas y planos procedentes de varios archivos. En 1883,
dentro de la Exposicin Colonial de msterdam, se publicaban los documentos relativos a la colonizacin de Puerto Rico; en 1907, ocurra otro tanto con la Exposicin
internacional del Toisn de Oro celebrada en Brujas. Ese mismo ao, se organiza en
Compostela otra ms dedicada al Camino de Santiago que tambin incluir documentos de archivo3.
Como vemos, durante toda esta poca y hasta hace bien pocos aos, ser la conmemoracin de eventos destacados la excusa preferida para la celebracin regular
2. No es hasta la publicacin de la Real Orden de 20 de abril de 1844 (Gaceta de Madrid del 24 de abril)
que se permitir a los particulares la investigacin de los documentos anteriores al siglo XVIII conservados en los archivos reales. Por lo dems, para tener una perspectiva certera de la deficiente situacin de
los archivos espaoles en el siglo XIX basta con consultar las exposiciones de motivos del Real Decreto
de 5 de noviembre de 1847 sobre organizacin de los Archivos del Reino (Gaceta de Madrid del 6 de
noviembre) y el Real Decreto de 17 de julio de 1858 que, entre otras disposiciones, crea el cuerpo facultativo de archiveros del Estado y el Archivo General Central del Reino, en Alcal de Henares (Gaceta de
Madrid del 18 de julio). Con la promulgacin de la Ley de Instruccin Pblica de 9 de septiembre de
1857 ms conocida como Ley Moyano la atencin y el fomento de los archivos histricos se sumarn,
por fin, a los cometidos obligatorios del Estado Providencia decimonnico.
3. El catlogo de la primera exposicin fue editado en tres volmenes bajo el ttulo Cuarto centenario
del descubrimiento de Amrica. Catlogo general de la Exposicin Histrico-Americana de Madrid 1892.
Madrid: Sucesores de Rivadeneyra, 1893. Las otras referencias pueden consultarse en: Lista de los objetos
que comprende la exposicin del Congreso Internacional de Americanistas. Madrid: Imp. de M. Romero,
1881; Exposicin colonial de msterdam en 1883: catlogo correspondiente a las provincias ultramarinas de
Espaa. Madrid: Tip. de El Correo, 1883. Los reales decretos con diversas disposiciones para la organizacin de las muestras de Brujas y de Santiago fueron publicadas en la Gaceta de Madrid de 6 de abril de
1907. Lpez Gmez (1990) ha realizado un primer estudio sobre las fuentes documentales de archivo
para el estudio de las exposiciones universales e internacionales en Espaa.
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de exposiciones de carcter histrico-documental4. Estos eventos, dirigidos preferentemente a la lite cultural, solan difundir discursos agradecidos al rgimen gobernante, cuando no claramente propagandsticos5 y las tcnicas museogrficas que
empleaban, como puede suponerse, eran de gran sencillez (fotografa 2).
Paralelamente, desde principios del siglo XX, los archivos haban comenzado a
instalar en sus reas de trnsito pblico, vitrinas y muebles acristalados donde mostrar piezas documentales relevantes por su aspecto externo o por su relevancia histrica. As, por ejemplo, Julin Paz, director del Archivo General de Simancas entre
1900 y 1914, dispuso una exposicin permanente de documentos en una sala preparada con vitrinas y expositores (fotografa 3). De la misma forma, el Archivo General
de Indias, con motivo de la celebracin de la Exposicin Iberoamericana de Sevilla de
1929, encarg la fabricacin de vitrinas y peanas expositoras (fotografa 4) que fueron utilizados por el centro hasta hace pocos aos6.
El ejemplo debi cundir en muchos archivos y bibliotecas espaoles que colocaron de forma permanente documentos originales en vitrinas fabricadas ex profeso o
simplemente los enmarcaron y los colgaron en las salas de consulta, en los pasillos o
en otras dependencias, a medio camino entre la exhibicin y la decoracin. Esta prctica causara graves estragos a los documentos (prdidas de pigmentos, craquelados,
rasgaduras, etc.) y oblig al Ministerio de Educacin Nacional a dictar en agosto de
1939 una orden prohibiendo la exposicin de libros y documentos durante ms de
seis meses para evitar su deterioro irreparable. A cambio, recomendaba muestras temporales de dos o tres meses, rotando las piezas escogidas7 No parece que aquella medida fuera cumplida puntualmente: al menos as lo testimonian algunos miembros
4. Tal como se las llamaba en el artculo primero del Decreto de 8 de mayo de 1947 que creaba el Patronato Nacional de Archivos Histricos (BOE de 30 de mayo de 1947).
5. Como ocurra, por ejemplo, con la exposicin Recuerdos de la vida del Gran Capitn celebrada en
1953 en el Torre de la Calahorra en Crdoba, conmemorando el quinto centenario de su nacimiento
y que inclua, entre otras piezas, retratos, armas, y documentos; o con la exposicin El tesoro documental, bibliogrfico y arqueolgico de Espaa, exposicin organizada en 1958 por la Direccin General de
Archivos y Bibliotecas para conmemorar el primer centenario de la creacin del cuerpo facultativo del
archiveros, bibliotecarios y arquelogos (pardo morote, 1958).
6. Estas mismas vitrinas fueron diseadas en 1914 aunque no llegaron a fabricarse entonces para la
exposicin conmemorativa del cuarto centenario del descubrimiento del Ocano Pacfico que se celebro
en el Archivo General de Indias: Cuarto Centenario del descubrimiento del Ocano Pacfico, Boletn
de la Real Academia de la Historia, 64 (1914), p. 124-129. El Cuerpo de Ingenieros del Ejrcito, que
particip en la misma, public su catlogo bajo el ttulo Exposicin del IV Centenario del Descubrimiento
del Ocano Pacfico. Madrid: Imp. del Memorial de Ingenieros del Ejrcito, 1914.
7. Orden disponiendo queden prohibidas las exposiciones por ms de seis meses de material bibliogrfico, etc., en los Archivos, Bibliotecas y Museos, BOE n 218, de 6 de agosto de 1939.
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8. Por ejemplo, el caso de los diecisis privilegios medievales de Tarifa (Cdiz) enmarcados y expuestos
en el Saln de plenos del Ayuntamiento durante cincuenta aos hasta su retirada y restauracin en 2002
(Ravina Martn, 2002).
9. Los aos ochenta son prolficos en cuanto a la organizacin de exposiciones temporales e itinerantes
tanto por las administraciones pblicas (centrales y autonmicas) como por asociaciones profesionales
(Ravina, 1982: 422-423). Marcaron un punto de inflexin las consagradas a las figuras de Ortega (Ortega y su Tiempo. Catlogo de la exposicin, mayo-junio 1983. Madrid: Ministerio de Cultura, 1983) o
de Carlos III (Carlos III y la Ilustracin. Madrid: Ministerio de Cultura, 1988), as como las dedicadas a
la Guerra Civil espaola en 1981 o a la Inquisicin (La Inquisicin: Catlogo de la Exposicin celebrada
en el Palacio de Velzquez del Retiro. Madrid, Octubre-Diciembre 1982. Madrid: Ministerio de Cultura,
1982).
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la produccin masiva de bienes y servicios que, a su vez, son demandados crecientemente por la poblacin gracias a su mayor capacidad de compra.
Los horarios de trabajo de la poblacin han disminuido y, a la vez, ha aumentado
su poder adquisitivo. En consecuencia, emplea ms tiempo libre en consumir no slo
bienes sino tambin servicios de entretenimiento. En Espaa, la industria dedicada
a la recreacin colectiva ha experimentado un crecimiento espectacular en los ltimos aos: la demanda de cine, de viajes tursticos, de eventos deportivos, de conciertos en directo, etc., es cada vez mayor a pesar de los actuales vaivenes de la economa
mundial10. Esta industria del entretenimiento basa su rentabilidad en la satisfaccin
inmediata del cliente y hace uso de las herramientas del marketing como cualquier
otro sector empresarial: uso agresivo de la publicidad, bsqueda de la espectacularidad, sometimiento a las modas, etc.
Frente a ello, las diversas administraciones tratan de disputar el ocio del ciudadano organizando tambin actividades orientadas al entretenimiento. En stas, sin
embargo, se excluye el lucro y prima el deber de los poderes pblicos de favorecer
la libertad cultural del ciudadano. De esta manera, las polticas culturales pblicas
se centran en la subvencin o en la organizacin directa de eventos que, aunque deficitarios econmicamente, poseen un valor indudable para el enriquecimiento del
tejido socio-cultural de la comunidad: teatro, danza, msica clsica y, tal como podemos imaginarnos, exposiciones.
La importancia de las exposiciones como vehculo de difusin cultural apenas admite minimizaciones:
[Las exposiciones] ocupan en la vida contempornea un lugar cada vez ms
importante, hasta el punto de revelarse muchas veces como un sismgrafo sociolgico destacado a la hora de valorar las repercusiones que las instituciones
culturales, comerciales o del ocio ejercen sobre el pblico de nuestro entorno
(Alonso y Garca Fernndez, 1999: 9-10).
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responsables polticos. Continuamente se fundan nuevos museos y se inauguran nuevas exposiciones temporales (Ramos Lizana, 2001) amenazando con saturar de contenidos al ciudadano de las grandes capitales; en especial al de Madrid, en donde
parece concentrarse la mayora de la oferta sin que de momento la descentralizacin
estatal haya alcanzado eficazmente al mundo de la promocin cultural.
La asistencia a muchos de estos eventos posee un componente sociolgico ajeno
al estricto disfrute o comprensin de la pieza expuesta. Slo por ello se explica la explosin del turismo cultural y la afluencia masiva a los grandes museos y pinacotecas de visitantes buscando una experiencia que asocian al refinamiento cultural. Tal
como ocurre hoy con algunos monumentos famosos convertidos en modernos centros de peregrinaje secular las piezas de una exposicin pueden acabar convertidas
en fetiches, en objetos que el espectador debe contemplar necesariamente en persona
si quiere prestigiar su bagaje cultural.
Es cierto que, en determinados casos, esta necesidad ha sido incitada con grandes campaas publicitarias por los organizadores de exposiciones: son las llamadas
blockbuster exhibitions. La exposicin Treasures of Tutankhamun, en su itinerancia
por siete ciudades de Estados Unidos entre 1976 y 1979, constituye el ejemplo pionero de esta modalidad y el paradigma que han perseguido sus posteriores imitadoras por su diseo innovador y el xito inaudito de asistencia que obtuvo: 8.251.906
visitas (Alonso y Fernndez, 1999: 202-206). En Espaa, el primer ejemplo similar fue el de la famosa exposicin antolgica Velzquez, en el Museo del Prado que,
entre enero y abril de 1990, atrajo a ms de 500.000 visitantes y vendi 250.000 catlogos.11 Esta exposicin ha quedado registrada en la historia de nuestro pas como
la primera actividad cultural que ha provocado colas multitudinarias, motines populares para obtener una entrada y huelgas de los empleados del Museo por sobrecarga
de trabajo. Algo de esnobismo pareca afectar al fenmeno, como resuma entonces
el periodista Miguel Bayn:
As quien aparezca en un vdeo en la cola de Velzquez, podr exclamar: Yo
estuve all, yo entr, yo vi la Venus, y el Aguador, y Los Borrachos. De eso se
trataba. Porque de los 79 cuadros entonces asediados, 49 siguen en el Prado.
Y el visitante, sin necesidad de dejarse el pellejo en la refriega, tranquilamente,
va y los ve.12
11. El Pas, 2 de abril de 1990 (la exposicin sobre Tutankamn en el Metropolitan Museum de Nueva York recibi 1.300.000 visitantes y vendi 150.000 catlogos). En lnea: <http://www.elpais.com/
articulo/cultura/VELAZQUEZ/_DIEGO_RODRIGUEZ_DE_SILVA_Y/MUSEO_DEL_PRADO/
Protesta/popular/Prado/adelanto/cierre/exposicion/Velazquez/elpepicul/19900402elpepicul_7/Tes>
[consulta: 31 de mayo de 2009].
12. El Pas, 12 de noviembre de 1990. En lnea: <http://www.elpais.com/articulo/cultura/MUSEO_DEL_
PRADO/Kilo/medio/catalogo/elpepicul/19901112elpepicul_3/Tes/> [consulta:31 de mayo de 2009].
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por ejemplo, el de Simancas sean utilizados para solaz del pueblo en alegre correteo por sus murallas y torreones (Martnez Garca, 1999: 52).
Desde luego, las exposiciones realizadas en tales marcos tienen asegurado el xito
de visitas: las que organiz en 2007 el Archivo General de Indias en sus galeras herrerianas recibieron 100.114 visitantes16. Aunque tambin demuestra que no tienen
nada que ver el inters de un turista con el un investigador. Por ejemplo, el Palacio de
los Virreyes, sede histrica del Archivo de la Corona de Aragn en pleno barrio gtico de Barcelona recibi 1.200.000 visitas en 2007, mientras que el Archivo tan slo
registr 3.267 consultas presenciales en su sede de la calle Almogvares17.
3.- Un nuevo enfoque para las exposiciones en los archivos: exhibition frente a
display. Las claves de una exposicin documental.
Como en otros muchos aspectos del trabajo cotidiano de un archivero, caracterizado por la multidisciplina y la ubicuidad, es ms que probable que el responsable
del servicio de difusin del centro no posea una formacin especfica en gestin cultural que le ayude a planificar y elaborar los materiales de una exposicin. Afortunadamente, podemos recurrir a varias publicaciones que nos guiarn en los conceptos
y criterios museogrficos bsicos. En ese sentido y a modo de iniciacin es especialmente recomendable la lectura de los manuales de Michel Belcher (1997) o de Luis
Alonso e Isabel Fernndez (1999), as como el captulo de Susanna Vela (2001) en el
Manual de dinamizacin de archivos. Tambin es muy til consultar las experiencias
de otros archivos publicadas en abundantes artculos como, por ejemplo, los recogidas en la obra Archivos, ciudadanos y cultura (Varios, 1999) y que amplan nuestros
puntos de vista. Son destacables igualmente los trabajos de Julio Cerd (1997, 2000,
2008), defensor de los valores educativos y culturales que nutren el servicio de archivo pblico e importador de conceptos provenientes de la Teora de la Comunicacin dentro del diseo de exposiciones. O la aportacin de Germn Iturrate (2000)
que investiga tcnicas de promocin de los archivos a travs del turismo cultural y la
industria del ocio. No es intencin de este artculo repetir o sistematizar los contenidos tericos de estos trabajos sino insistir en determinados aspectos concretos que,
en su mayora, ya estn recogidos en esta bibliografa citada.
De acuerdo con Alonso y Fernndez (1999: 15-22), las exposiciones pueden clasificarse en diversos grupos en atencin a varios criterios. La distincin ms significativa viene dada por la finalidad (o funcin) social que posee la exposicin:
16. Tomando los datos de las visitas por inters cultural, artstico o arquitectnico de la Estadstica de
los Archivos Estatales 2007, p. 61; en lnea: <http://www.mcu.es/archivos/docs/MC/estadistica_archivos_2007.pdf> [consulta: 22 de marzo de 2009].
17. Ibid., p. 50 y 61: tomando los datos anteriores y los de usuarios presenciales.
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Simblicas: estn ligadas a la exaltacin religiosa o poltica de las instituciones simbolizadas por los objetos expuestos.
Comerciales: su fin es la venta de las piezas que se muestran al pblico.
Estticas: ligadas a la belleza artstica de las piezas expuestas, que se exhiben
para su admiracin.
Documentales: en ellas prevalece al valor informativo que aportan los objetos, utilizados como ilustracin de un mensaje que se pretende comunicar.
18. Existen otras categoras complementarias a las cuatro anteriores. Segn criterios espacio-temporales,
se clasifican en permanentes o temporales (que pueden ser, a su vez, itinerantes). Segn la naturaleza
de los objetos expuestos, se distinguen las exposiciones de objetos originales y las de reproducciones,
as como, ltimamente, las virtuales (con profusin de recursos multimedia) y las interpretativas (sin
apenas objetos pero con un potente discurso articulador a travs de recursos producidos por la propia
exposicin). Segn el acercamiento al tema al que se dedican, se dividen en generalistas, monogrficas,
polivalentes o especiales. Por ltimo, segn la reaccin del pblico receptor, se clasifican en emotivas,
didcticas o de entretenimiento (Alonso Fernndez y Garca Fernndez, 1999: 15-22). De las categoras
citadas, posee un peso creciente la de las exposiciones interpretativas, destacando las organizadas por la
Fundacin La Caixa, especializada en la organizacin de exposiciones temticas itinerantes en las que se
prescinde casi por completo de la inclusin de piezas originales a favor de todo tipo de recursos didcticos, alguno de ellos francamente originales por su lograda ambientacin: proyecciones de video y audio
simultaneadas con reconstrucciones y escenografas, programas interactivos de ordenador, reproducciones y maquetas muy vistosas; en lnea: <http://obrasocial.lacaixa.es/exposiciones/exposiciones_es.html>
[consulta: 25 de mayo de 2009].
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La opinin de Fontn es la de un experto en museografa preocupado por enriquecer las exposiciones estticas con contenidos formativos, logrando que el visitante
obtenga una experiencia participativa y no simplemente contemplativa. Los comisarios de exposiciones en centros de arte y museos se preocupan cada vez ms por
aadir valor documental a las muestras bajo su responsabilidad Mientras tanto, qu
ocurre en las exposiciones en los archivos? Todo apunta a que la quintaesencia de una
exposicin documental debiera ser una exposicin basada en documentos de archivos. En principio, pocos objetos poseen tanto potencial de informacin interna para
ilustrar un guin argumental riguroso. Sin embargo frente a esta gran posibilidad, el
archivero se ha limitado hasta ahora, en la mayora de los casos, a colocar los documentos dentro de una vitrina flanqueada por algn panel explicativo. El display, el escaparate, ha liquidado las enormes posibilidades comunicativas de los documentos.
Colocar documentos de archivo dentro de una vitrina y mostrarlos al pblico
sin la debida contextualizacin didctica no puede considerarse, en ningn caso,
una exposicin documental-temtica. La seleccin de una serie de documentos que
destaquen ms o menos por sus caracteres externos se parece demasiado a aquel
afn decimonnico de adornar salas con pergaminos enmarcados. Llamemos a estos
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19. Al menos, se trataran de casos excepcionales. Este es el enfoque que utiliza, por ejemplo, el Museo
de Cartas y Manuscritos de Pars, propiedad de una fundacin privada y que, a modo de reliquias,
expone documentos en funcin de la importancia histrica del autor que lo redact antes que por su
contenido; en lnea: <http://www.museedeslettres.fr> [consulta: 31 de mayo de 2009].
20. Incluso a pesar de que ha sido, con diferencia, la que mayor nmero de piezas ha expuesto (482,
frente a la 220, por ejemplo, de la edicin salmantina). Puede consultarse ms informacin en lnea en
<http://www.lasedades.es/> [consulta:25 de mayo de 2009].
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El archivero debe ser consciente del limitado poder de sugerencia que un documento tiene para el pblico no especializado y que ste, muy a contrario, experimentar rechazo cuando contemple vitrinas alineadas conteniendo pergaminos y papeles
escritos en una grafa que apenas puede leer. Si un visitante abandona una muestra
de documentos sin haber entendido nada de lo que ha visto no podemos alegar que
ello se debe a su ignorancia de paleografa, diplomtica, herldica, sigilografa o patrstica. Por el contrario, quizs hayamos logrado convencerle de que no se le ha perdido nada en un archivo.
4.- Algunas experiencias recientes del Archivo Histrico Provincial de lava.
El Archivo Histrico Provincial de lava depende del Ministerio de Cultura a travs de la Subdireccin General de los Archivos Estatales. Comenz a funcionar en
Vitoria-Gasteiz en 1946 en unos locales de un instituto de segunda enseanza que
hoy es sede del Parlamento Vasco trasladndose en 1976 a la Casa de la Cultura
donde comparti edificio con la Biblioteca Provincial. En 2004, ante la colmatacin
de sus depsitos y la obsolescencia de sus instalaciones, se traslad a su actual sede,
en el Paseo de la Zumaquera: un edificio de nueva planta dotado con veinticinco kilmetros lineales de capacidad de depsitos, amplia sala de consulta, taller de digitalizacin, laboratorio de restauracin, saln de actos, aula didctica y otros medios
tcnicos que lo convierten en uno de los equipamientos culturales ms modernos en
su genero del Pas Vasco.
Su favorable situacin le permiti organizar, entre 2004 y 2005, tres pequeas exposiciones ms bien, muestras documentales21 que, por su excesiva especializacin
temtica y por su diseo tradicional en display, no aspiraban a una gran asistencia
de pblico. A partir de 2006 se plante, en cambio, la organizacin de exposiciones
con vocacin multitudinaria como la mejor herramienta para publicitar la existencia
y actividad del centro, cuya mera localizacin en un barrio alejado del centro de la
ciudad es desconocida para buena parte de la ciudadana alavesa. Estas medidas se
decidieron en consonancia con la poltica de apertura de los archivos pblicos practicada por el Ministerio de Cultura en los centros que gestiona directamente; en particular con la aprobacin del Real Decreto 1.266/2006, de 8 de noviembre, que ha
eliminado la obligatoriedad de poseer la Tarjeta Nacional de Investigador para acceder a la sala de consulta, y tras la puesta en marcha del Portal de Archivos Espaoles
(PARES) que abre sus fondos documentales a la investigacin telemtica eliminando
barreras de distancia y horarios22.
21. Torres de lava (octubre-noviembre de 2004), Interiores (junio de 2005) y Retablos (noviembrediciembre de 2005).
22. En lnea: <http://pares.mcu.es> [consulta: 25 de mayo de 2009].
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Boadas (1999: 10) ya advierte de este peligro: el del archivero bienintencionado que
cree poder sustituir con ideas ms o menos improvisadas a los verdaderos expertos sin
darse cuenta de que condena al fracaso su exposicin.
Con respecto a la difusin de Nanclares-Bram, gracias a la adecuada eleccin de
un tema de actualidad relacionado con la recuperacin de la memoria histrica
la prensa y la televisin local demostraron bastante inters por ella. Su aparicin en
los medios supuso una publicidad gratuita muy efectiva y una difusin extensa entre
sectores que hubiera sido difcil alcanzar por completo. En lo tocante al mundo acadmico, la celebracin de la exposicin propici que una entidad de investigacin
especializada dependiente de la Universidad del Pas Vasco, el Instituto de Historia
Social Valentn de Foronda, conociera y accediera al fondo abriendo nuevos enfoque
en la investigacin histrica sobre el carcter y volumen de la represin franquista
en lava24.
Por ltimo, la evaluacin final de la exposicin Nanclares-Bram: prisiones para la
Repblica fue presentada a la edicin de 2008 del Premio Ciudadana a las Buenas
Prcticas n los Servicios Pblicos otorgado por la Agencia Estatal de Evaluacin de
las Polticas Pblicas y la Calidad de los Servicios (AEVAL) bajo el nombre Archivo
Pblico y Memoria Histrica. Cuando se escribe este artculo el Proyecto ha llegado
a la fase final del mismo tras defenderse el 21 de abril de 2009 en sesin pblica25.
Nanclares-Bram recibi 1.089 visitas. Puede considerarse una cantidad irrisoria en
comparacin con los volmenes de asistencia que se han indicado hasta ahora aunque, en realidad, cualquier evaluacin al respecto debe ponderarse en base a varios
factores: qu hbitos de consumo cultural existen en la zona de presentacin de la exposicin; qu conocimientos previos posee la poblacin sobre las actividades del centro o, lo que es lo mismo, qu grado de fidelizacin previo existe; la mayor o menos
facilidad de acceso al archivo y su cercana a los principales circuitos de trnsito peatonal; la popularidad del tema escogido; etc. A da de hoy, la exposicin que ha registrado mayor asistencia en Vitoria-Gasteiz ha sido Canciller Ayala: 51.683 personas
la visitaron de abril a julio de 2007 en las naves de la catedral nueva de la ciudad26.
24. El la revista Dato Econmico, 90 (diciembre de 2008) destaca los descubrimientos realizados por el
instituto universitario Valentn de Foronda al consultar dicho fondo: de los ochocientos represaliados
identificados antes de realizar esta investigacin se ha pasado a ms de tres mil. La actividad del Instituto puede consultarse en lnea: <http://www.valentindeforonda.ehu.es/p284-home/es/> consulta: 24
de mayo de 2009].
25. En lnea: <http://www.aeval.es/es/difusion_y_comunicacion/actualidad/actividadinstitucional/2009_04_21 .html> [consulta: 24 de mayo de 2009].
26. La noticia en el Correo Digital en lnea: <http://www.elcorreodigital.com/alava/20070721/cultura/
personas-visitado-muestra-canciller-20070721.html> [consulta: 26 de mayo de 2009]. El catalogo: Lpez Lpez de Ulibarri, F. 2007. Exposicin Canciller Ayala. Vitoria-Gasteiz: Diputacin Foral de lava.
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Sin embargo, no es con estas, digamos, exposiciones blockbuster de mbito provincial, con las que debe compararse y competir las exposiciones que organice el Archivo
Histrico Provincial de lava. Ms bien debiera hacerlo, por ejemplo, con las exposiciones bienales de fotografa histrica que organiza el Archivo municipal de Vitoria-Gasteiz en un cntrico local cultural de la ciudad y que por su temtica cercana y
reconocible al gran pblico suele atraer en torno a 5.000 visitantes durante sus tres
meses de apertura.
Sin duda, de haber tomado prestada alguna ubicacin ms cntrica para Nanclares-Bram, la exposicin hubiera podido triplicar la afluencia. Sin embargo, ello no
hubiera dado a conocer suficientemente la existencia del archivo, distinguiendo su
imagen y funciones del resto de instituciones culturales de Vitoria-Gasteiz.
Aunque parezca excesivamente prosaico, el nmero de visitas registradas ser el
mejor indicador del xito y buena acogida de la exposicin, ya que nuestro principal
objetivo es precisamente llegar al mayor numero posible del pblico. Al planear cualquier exposicin es indispensable fijar un nmero de visitantes esperados y hay que
rechazar, como nica expectativa, imprevisiones tales como cuantos ms visitantes,
mejor. Debe existir un objetivo cuantificable de visitas previo que podamos comparar con los resultados finales. As por ejemplo, para la siguiente exposicin que se celebrara en el archivo, a finales de 2008, se estableci como objetivo 2.000 visitas.
Entre octubre de 2008 y enero de 2009, conmemorando el cuarto centenario de
la gran persecucin de brujas que la Inquisicin llev a cabo en el Pas Vasco y Navarra entre 1609 y 1614, se organiz la exposicin Brujas! Los archivos de la Inquisicin y Zugarramurdi27. En ella se mostraban los documentos del proceso inquisitorial
de Logroo que juzg a las brujas de Zugarramurdi y que se conservan en el Archivo
Histrico Nacional (Sainz Varela; Navajas Twose, 2008). Continuando la experiencia anterior se creo una imagen atractiva (fotografa 6) elaborando escenografas ms
ambiciosas y detalladas: unas vidrieras historiadas, una cocina del siglo XVII, una cmara de tortura, un tribunal inquisitorial, la entrada a una casero (fotografas 8 y 9);
se produjo un audiovisual sobre mitos y leyendas de lava y se colabor con el Ayuntamiento de Zugarramurdi para el prstamo de material multimedia que la localidad
navarra exhibe en su museo dedicado a la brujera.
La exposicin exhiba treinta y siete documentos procedentes del Archivo Histrico Provincial de lava y del Archivo Histrico Nacional. Slo un par de ellos
se mostr en facsmil. Tramitar el prstamo de los documentos originales, contratar
su transporte, sus seguros y su estabilidad medioambiental supusieron una carga de
27.Pueden consultarse fotografias y contenidos en lnea: <http://www.mcu.es/novedades/2008/novedades_AHA_Brujas.html> [consulta: 24 de mayo de 2009].
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por lo que su principal objetivo fue cumplido con creces. Cuando se escriben estas
lneas, se prepara la exposicin correspondiente a 2009, bajo el ttulo de No Confidencial y dedicada a la Transicin democrtica en lava. Contando con similares recursos que las anteriores, para esta ocasin se han previsto 1.500 visitas.
5.- En conclusin.
La organizacin de exposiciones puede servir efectivamente para romper con el
aislamiento proverbial de los archivos tal como crea Antonia Heredia (1987: 378)
ya hace ms de veinte aos; y no est de ms volver a recordarlo de vez en cuando.
Todos los autores confirman su importancia: Manuel Ravina (1982: 421) las define
como la ms lucida de las manifestaciones culturales que puede llevar a cabo un archivo aunque tambin la de ms difcil ejecucin; Susanna Vela (2001: 85) las llama
el medio ms eficaz y ameno de dar a conocer a un amplio segmento de la sociedad
el patrimonio histrico y cultural de una comunidad; Luis Martnez (1999: 43) cree
que se trata de una de las actividades ms recomendables y agradecidas para nuestros
centros, puesto que la repercusin social de una exposicin entre el pblico y en los
medios de comunicacin no tiene parangn con cualquier otra actividad.
Organizar exposiciones es un arma de doble filo. Es cierto que una produccin
exitosa puede proporcionar bastante visibilidad a los trabajos desarrollados por el centro, asegurando su presencia en los medios, difundiendo su actividad en el mundo
acadmico, dando signos de vitalidad institucional, en suma. Por el contrario, una
produccin fallida desencadena reacciones adversas de difcil arreglo. O dicho ms
sencillo: tras una exposicin con nulo tirn el responsable del archivo necesitar de
bastantes eventos exitosos para resarcir a los visitantes de la primera desilusin. El pblico asociar a la institucin su experiencia previa y decidir en base a sta si desea
repetir visita o no.
Debe insistirse en que el principal objetivo de una exposicin documental en
un archivo es atraer al mayor nmero posible de usuarios no habituales; es decir, el
no especialista en investigacin o el que ni tan siquiera conoce el servicio. Para lograrlo, en primer lugar, hay que elegir e interpretar correctamente el tema de la exposicin. El visitante tiene que identificarlo con vivencias o recuerdos personales o que,
al menos, pueda asociarlo con conocimientos propios. Habr que valorar especialmente la eleccin de temas locales y al mismo tiempo, considerar su oportunidad en
caso de que la exposicin vaya a ser itinerante. En cualquier caso, el argumento que
desarrolle el tema ser riguroso y huir de enfoques frvolos.
En segundo lugar, la presentacin externa de la exposicin, la manera en que se
contextualizaran las piezas, ser didctica y entretenida a la vez, adaptando el discurso expositivo al nivel de conocimientos medio del visitante. El archivero debe
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Archivos
Bibliotecas
3.900
17.600
Gasto publico de la
Administracin central y
autonmica (en miles de euros)
91.872
188.620
24.700
42.279
Museos
Monumentos
31.200
34.100
396.843
391.159
40.900
502.698
Cine
87.900
126.164
Hoy como ayer, ese aislamiento proverbial del que hablaba Antonia Heredia
sigue recluyendo a muchos centros en el rincn de la vida cultural de las ciudades a
pesar de la ampliacin de medios con que han sido renovados en los ltimos aos.
Desde siempre, algunos archiveros han explicado este aislamiento a causa de la incomprensin de la ignorancia popular as como del desapego y tambin de la ignorancia de los responsables polticos. El argumento, que serva de triste consuelo
en tiempos de escasez, fue convertido por otros en su mejor coartada en una letana
29 Fuente: Encuesta de hbitos y prcticas culturales 2006-2007: en lnea en: <http://www.mcu.es/estadisticas/MC/EHC/index.html> [consulta: 2 de junio de 2009] y Estadstica de Financiacin y Gasto
Pblico en Cultura; en lnea en: <http://www.mcu.es/culturabase/cgi/um?L=0> [consulta: 2 de junio
de 2009]. No se incluye el gasto realizado por la administracin local que no queda desglosado en las
estadsticas
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Fotografa 2. aspecto de la sala dedicada a los Austrias y los Borbones en la exposicin El tesoro documental, bibliogrfico
y arqueolgico de Espaa, organizada en Madrid en 1958. Obsrvense las vitrinas atiborradas de documentos y la
acumulacin de obras de arte en un mnimo espacio y sin mayor contextualizacin. Fuente: Pardo Morote (1958).
Fotografa 3. La sala preparada en el Archivo General de Simancas a principios del s. XX para la exposicin
permanente de documentos en diez vitrinas empotradas y un expositor batiente. Fuente: Plaza Bores (1992).
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Fotografa 4. las galeras del Archivo General de Indias (Sevilla) en 1958. Las estanteras an contenan los legajos.
En primer trmino a la izquierda y alineadas en el centro de la galera los muebles expositores fabricados para la exposicin permanente de documentos. Fuente: Pea y Cmara (1958).
Fotografa 6. La imagen visual de la exposicin Brujas! jugaba con algunos hitos de la persecucin del siglo XVII,
transformados en vitrinas. El diseo grafico de ambos carteles
huye de diseos clsicos (documentos, sellos, escudos, etc.).
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Fotografa 7. En la exposicin Nanclares-Bram, se dispuso y ambient un espacio central para que el visitante experimentase la consulta de facsles guardados en carpetas y muebles de poca (fotografa: Nerea Lekuona).
Fotografa 8. Para la exposicin Brujas! Se construy un gran cubo iluminado desde el interior en
el que se narraba, de forma resumida y con aspecto
de una vidriera, el proceso de Zugarramurdi (fotografa: Nerea Lekuona)
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Fotografa 9. Las escenografas ambientan al visitante sobre los documentos que contempla.sta trata de ambientar
un tribunal de la Inquisicin (fotografa: Nerea Lekuona)
Fotografa 10. Delante de una reconstruccin de una cocina del siglo XVII, el gua Asier cuenta una leyenda de brujas al pblico ms pequeo (fotografa: Edorta Sanz)
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Los Archivos como recurso educativo en la educacin secundaria
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12.
13.
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y cultura. Tambin podemos entender por archivo el edificio que custodia este conjunto de documentos y por ltimo a la institucin en s que gestiona ese conjunto de
documentos y ese edificio.
Las tres funciones primordiales en las que se podran resumir la actividad que un
archivo realiza son recoger, conservar y servir. Es esta ltima la que nos interesa en
este caso concreto en el que vamos a analizar la funcin social que tiene encomendada el archivo.
Como garante de derechos de los ciudadanos y como centro de conservacin de
nuestro patrimonio histrico y cultural, el archivo se convierte en un servicio pblico que se ha ido adaptando a los tiempos y que ya no solo acude en auxilio de la
administracin o de los investigadores profesionales, sino que ha abierto su horquilla de usuarios a toda la ciudadana que pueda estar interesada en este servicio. El art.
105.b de nuestro texto constitucional aporta a los archivos una funcin social hasta
ahora vetada, dando la posibilidad a los ciudadanos de acceder a los archivos y registros administrativos, proporcionndoles los mecanismos necesarios para obtener la
informacin veraz y precisa que les permita encauzar sus relaciones con la administracin de forma eficaz.
Una de estas nuevas funciones adquiridas por los archivos es la funcin pedaggica, que debe ser tomada como base de la funcin social, ya que si no enseamos
antes las posibilidades que se nos presentan no podremos conseguir por parte de la
sociedad el inters requerido para llegar a ofrecer una funcin social global. Un archivo debe saber como llegar a la ciudadana y que mejor forma que empezando
desde el principio, introducindolo en la Enseanza Secundaria Obligatoria.
Fuera de este mbito escolar, son muchas las iniciativas que en los ltimos aos se
han venido desarrollando para llevar a cabo esta funcin social o cultural que tienen
los archivos, sobre todo a travs de exposiciones, jornadas de puertas abiertas, organizacin de jornadas y conferencias y por supuesto, la mejora de la atencin e informacin a los usuarios y de los instrumentos de descripcin. Pero todas estas iniciativas
se pueden adoptar para acercar el archivo a los centros escolares de forma ms dinmica, colaborando con el profesorado mano a mano. Nuestra propuesta de actividad
pedaggica trata exactamente de ello.
A travs del desarrollo de unos conceptos bsicos del mundo de los archivos queremos acercar al alumnado a conocer ms directamente cual es la funcin que cumple un archivo en la sociedad y que partido se le puede sacar a la informacin.
1.1 Clases de archivo:
Los archivos se pueden clasificar en dos clases fundamentalmente, dependiendo
de su productor, en razn de su dependencia con las instituciones encuadradas dentro
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del derecho pblico o del privado. Segn su actividad los primeros sern judiciales,
militares, municipales, de la administracin, etc. y los segundos personales, nobiliarios, eclesisticos y de empresas.
Pblicos
yy
Judiciales
yy
Militares
yy
Municipales
yy
Administracin General del Estado
yy
Administraciones Autonmicas
Privados
yy
Personales
yy
Nobiliarios
yy
Eclesisticos
yy
Empresas
Dentro de cada clase hay categoras de archivos, que vendrn determinadas por
su mbito territorial:
Locales
Provinciales
Regionales
Distrito
Generales o nacionales
Cada archivo ser de distinto tipo atendiendo a su finalidad bsica o edad de los
documentos que contenga:
Administrativos:
yy
De gestin o de oficina
yy
Centrales
2. El documento de archivo:
Definicin de documento. Segn el diccionario de terminologa archivstica se
entiende por documento la combinacin de un soporte y la informacin registrada
en l, que puede ser utilizado como prueba o para consulta. Existen muchas otras
definiciones, pero de todas deducimos que el documento tiene una estructura tripartita:
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Existen muchas clases de documentos, pero el de archivo posee ciertas caractersticas que lo diferencian del resto. Esencialmente estas caractersticas son su carcter
seriado (se producen uno a uno a lo largo del tiempo) y su carcter nico (no se publican, ni distribuyen).
2.1. Clases de documento de archivo:
Podemos establecer varias clasificaciones de documentos atendiendo a diferentes
circunstancias.
Segn el procedimiento empleado para transmitir la informacin hablamos
de:
yy
Textuales: con texto escrito (manuscrito, mecanografiado o impreso).
yy
Iconogrficos: mapas, planos, dibujos, fotografas, diapositivas
yy
Sonoros: discos, cintas de video
yy
Electrnicos o informticos: diskettes, cd-rom, dvd, etc.
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Los Archivos como recurso educativo en la educacin secundaria
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rea pblica:
yy
Sala de investigacin
yy
Saln de actos
yy
Exposiciones
Es evidente el motivo del aislamiento entre ellas, ya que los usuarios no deben entrar en contacto con la documentacin ms que en la sala de investigacin y en muy
contadas ocasiones tendrn acceso a los despachos. Todo ello siempre pensando en la
seguridad de la documentacin.
Es el depsito la zona ms importante y que debe tener mayores medidas de seguridad, encaminadas a prevenir catstrofes que puedan provocar la destruccin de
la memoria de la sociedad que en ellos se conserva.
Son muchas las circunstancias a evitar (fuego, inundaciones, acidez, robos, plagas, etc) y el edificio de archivo debe estar preparado para conseguir esta conservacin preventiva que ser la base para poder ejercer el resto de funciones que tiene
encomendadas.
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Tras la organizacin es necesario completar esta labor con la descripcin archivstica. Se trata de la parte culminante del trabajo archivstico que comprende el anlisis
no solo de los documentos y sus tipos, su contenido, fecha y caracteres internos y externos, sino tambin los datos para su localizacin. En definitiva es el mtodo usado
por el archivero para obtener la informacin contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados en ella. Su resultado se refleja en los instrumentos de descripcin confeccionados por los archiveros:
Guas: describe de forma general, sin descender demasiado, orientando y
destacando lo ms importante a nivel de fondo, de archivo o de conjunto
de archivos.
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ritmo de trabajo lento. Por ello, lo audiovisual, como en las actividades y la bsqueda de informacin en Internet, jugar un papel importante para la atencin de
los alumnos y que no distraigan la atencin y dinmica de los alumnos que si desarrollan su inters.
Dificultades en la planificacin del trabajo. El grave dficit en las tcnicas de estudio viene dado entre otras razones por el mal uso de los medios didcticos. Es recomendable que las actividades tanto de clase como en la visita al archivo se realicen
en grupos y sean revisadas continuamente por el profesor para ver que los alumnos y
alumnas tienen los contenidos de manera ordenada y tomado los apuntes y la trama
conceptual plantada en las sesiones de clase.
A modo de conclusin
Tras este somero anlisis sobre que puede aportar a la enseaza de los jvenes el
mundo de los archivos podemos sacar algunas conclusiones que pueden ser muy importantes. En primer lugar podemos sealar que el archivo se convierte en un recurso
en el cual se introducen tcnicas para el acceso a la informacin a travs de la documentacin, en el que los alumnos y alumnas hacen un anlisis crtico de las fuentes
y de lo que contienen para despus organizarla y comunicarla, aprendiendo de manera autnoma.
Por otro lado, el acceso al archivo por parte del alumnado y el profesorado permite un acercamiento al patrimonio documental y contribuye al ejercicio de la ciudadana en el acceso a la documentacin y de cuidar el patrimonio para futuras
utilizaciones mediante la conservacin y el uso correcto. De esta manera, se favorecer a la difusin de su valor para concienciar a los ciudadanos de su importancia evitando la destruccin documental.
En otro orden de cosas, el trabajo con las fuentes documentales permite al profesorado disponer de un espacio para el desarrollo del aprendizaje. El archivo debe ser
un espacio donde el alumnado pueda adquirir los conocimientos y el tratamiento de
la informacin de una manera mucho ms motivadora.
En este sentido, los archivos deben de considerar entre sus funciones abrirse a la
comunidad educativa. Los laboratorios pedaggicos o las tareas pedaggicas dentro
del archivo deben convertirse en una realidad y dejar de ser una teora y ser ya una
prctica.
Y, por ltimo, los centros educativos deben de acercarse a los archivos de una manera didctica y pedaggica porque pueden ser un recurso muy completo y motivador para acercar a los alumnos a la Historia.
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Los Archivos como recurso educativo en la educacin secundaria
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Resumen
El objetivo de este estudio es ofrecer al investigador las herramientas necesarias
para acercarse, de una manera gil y eficaz, a las fuentes documentales para el estudio
de la accin de Espaa en el exterior que se contienen en nuestros archivos.
En primer lugar se presenta una panormica general en cuanto a la localizacin
de dichas fuentes para a continuacin pasar a explicar la forma en que estas estn organizadas de cara a un manejo ms productivo.
Descriptores
Poltica exterior, expansin espaola, fuentes documentales,
Desde finales de la Edad Media, Espaa pasa de ser una parte del mundo relativamente aislada y en condiciones de igual o inferior desarrollo que el resto de los pases europeos, a convertirse en el pas ms expansivo del orbe. Esta transformacin
arranca de la poca que podramos denominar fundacional, la de los Reyes Catlicos, cuando, la unin de las Coronas de Castilla y Aragn y la superacin de la guerra de Portugal abra las mayores perspectivas a la Espaa del S.XV.
Todo pareca posible para quienes haban tenido la energa de concluir la Reconquista:
A la espada y al comps,
y ms, y ms, y ms y ms.1
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religiosa promovida por la Inquisicin, la pacificacin interna y el desarrollo econmico permiten a la Corona centrarse en la proyeccin exterior, donde el monopolio
sobre las rutas comerciales con Oriente se convertir en el objetivo prioritario.
Toda esta nueva situacin va a tener su reflejo en las fuentes documentales conservadas en los diferentes archivos espaoles. Sin embargo, es necesario resaltar un concepto; esta documentacin no es patrimonio exclusivo de los pases depositarios de
ellas, sino que se trata de un patrimonio cultural comn. Con esto queremos decir
que no slo debemos buscar las fuentes para este tema en los archivos de nuestro pas,
sino tambin en aquellos pases que Espaa domin durante siglos y que conservan la
documentacin all creada y recibida por la Administracin espaola.
La evolucin de los acontecimientos polticos y las medidas tomadas para la organizacin y gestin de los nuevos territorios nos ayudarn a establecer y ubicar las
fuentes documentales para su estudio.
1. LOCALIZACIN DE LAS FUENTES DOCUMENTALES
La expansin territorial espaola ms all de los confines peninsulares la inicia la
Corona de Aragn con la sucesiva incorporacin de Sicilia, Npoles y Cerdea en la
Baja Edad Media; a la que se aade posteriormente Miln ya en poca de la monarqua hispnica.
Para el estudio de la dominacin catalanoaragonesa anterior a la creacin del
Consejo de Italia y su acoplamiento dentro del sistema polisinodial de gobierno y
administracin, el depsito documental ms rico en fuentes es el Archivo General
de la Corona de Aragn. Especialmente importante es la Seccin de Real Cancillera,
donde adems de rdenes y correspondencia se conservan los registros de cancillera
de Cerdea, Crcega, Npoles y Sicilia. En la Seccin de Real Patrimonio, dentro del
Archivo del Maestre Racional, se conserva la documentacin contable de la administracin de Cerdea y Sicilia, as como la de los gastos de marina y ejrcito, entre los
que se puede hallar informacin sobre las campaas de Italia.
Para los sesenta aos que separan la creacin del Consejo de Aragn en 1494 y la
escisin del mismo del Consejo de Italia en 1555, la mayor parte de la documentacin relacionada con los dominios italianos se conserva en la Seccin de Consejo Supremo de Aragn, y refleja la amplitud de funciones que conservaba en esta primera
etapa en la que es intermediario omnipresente entre el rey y sus oficiales en los territorios de los distintos reinos. Puesto que el Consejo se organizaba en Secretaras Regionales con un secretario al frente de cada una de ellas, la documentacin la
encontraremos separada por regiones (Catalua, Valencia, Aragn, Baleares y Cerdea).
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Fuentes documentales para la accin Espaola en el exterior
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Fuentes documentales para la accin Espaola en el exterior
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Nacional, el del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperacin, y sobre todo, el Archivo General de la Administracin, que conserva unos 25.000 legajos de documentacin generados por el colonialismo espaol en el norte de frica.
Hasta aqu se han analizado las fuentes documentales para el estudio de la accin
espaola en el exterior centrndonos en los que podran ser llamados grandes archivos nacionales , pero adems de estos debemos tener en cuenta la existencia de numerosos archivos, entre los que habra que tener en cuenta los de aquellos pases en
los que Espaa asent su dominio.
En los Archivos Municipales, Archivos Histricos Provinciales y Archivos de Protocolos encontramos gran cantidad de informacin nominativa de personas que participaron en las conquistas, listados de pasajeros, comerciantes, burcratas, etc.
Por otro lado, en los Archivos Militares, sobre todo el Archivo del Servicio Histrico Militar, el Archivo Central del Ministerio de Defensa y el Archivo del Museo
Naval, se conservan datos sobre oficiales del ejrcito, Tratados de Paz, reglamentos,
expediciones, fortalezas, caminos y muchos otros asuntos relacionados con la defensa
de los territorios.
Tambin en los archivos familiares y personales apreciamos documentacin sobre
la accin de familias nobles en Europa y Amrica, como el Archivo de la Casa de
Alba, con papeles sobre el Almirante Coln y sus descendientes; el Archivo de Medinaceli, con documentacin sobre el Virreinato de Sicilia; o el Archivo de los Duques de Medina Sidonia.
Haciendo un esquema de lo hasta ahora expuesto, se presenta un cuadro resumen
en el anexo I con una clasificacin por archivos y territorios especificandose las secciones de dicho archivos que cuentan con documentacin para esturdiar la accin espaola en dichos territorios.
En el anexo II se presenta un cuadro en el que se especifican las seccines de los archivos que cuentan con documentacin para estudiar las relaciones exteriores espaolas a partir del siglo XIX.
2. ORGANIZACIN Y MANEJO DE LAS FUENTES DOCUMENTALES
Una vez analizada la ubicacin de los principales fondos documentales que nos
ayudarn al estudio de la accin de Espaa en el exterior, se ha credo necesario profundizar en el estado en el que estos se encuentran con respecto a su organizacin y
descripcin, con el fin de facilitar al investigador el manejo de estas fuentes.
Para ello se ha hecho uso de la informacin que nos ofrece el Portal de Archivos
Espaoles (PARES) del Ministerio de Cultura, cuyo Inventario Dinmico muestra
una descripcin pormenorizada de muchos de los fondos anteriormente reseados.
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Dicho Inventario ofrece al usuario la posibilidad de navegar por los cuadros de clasificacin de cada archivo, combinando la navegacin manual, con operaciones de
filtrado por los distintos campos de la ficha descriptiva. Si los fondos estn digitalizados o descritos, se indica mediante icono, activado por cada archivo. El usuario
externo, adems de conocer qu documentos estn informatizados en cada archivo,
puede tambin conocer entre el gran conjunto de datos, qu documentos han sido
objeto de novedad (creacin o actualizacin) en los ltimos 30 das mediante una
constante actualizacin.2
Estas descripciones han sido realizadas siguiendo la Norma Internacional de Descripcin Archivstica (ISAD G), de la cual se han extrado los elementos y el contenido de cada uno de ellos que nos pueden resultar ms tiles para afrontar el uso de
la ingente cantidad de documentacin que se custodia en los depsitos de nuestros
archivos.
Respetando el orden que hemos seguido en al apartado de localizacin de fuentes, comenzaremos este anlisis por los fondos que han sido descritos por el Archivo
de la Corona de Aragn.
Archivo de la Corona de Aragn
Consejo de Aragn
Historia Archivstica
Parte de la documentacin tramitada por el Consejo de Aragn (los registros) se
enviaba regularmente hasta entrado el siglo XVII a los archivos reales de los reinos y
territorios respectivos, donde se conserva (Archivo Real de Barcelona,- hoy Seccin
Real Cancillera-, Archivo Real de Valencia, Archivo Real de Zaragoza -destruido en
1808). Posteriormente, a principios del siglo XVIII, se envi parte de la documentacin que permaneca en Madrid (registros y papeles de las secretaras de los distintos
reinos) al Archivo de Simancas, de donde se remiti al ACA en 1852. La documentacin no transferida se incorpor al Archivo General Central de Alcal de Henares,
primero, y al Archivo Histrico Nacional, despus, con la del conjunto de los Consejos Suprimidos. En el ACA se separaron algunos documentos para incorporarse a
colecciones (mapas y planos, autgrafos, sigilografa).
Organizacin Contenido:
VOLMENES - Volmenes del Consejo de Aragn: - Protonotara - Tesorera General - Contadura - Conservadura - Receptora - Escribana de Racin - Registros de la Real Cmara: - Aragn y Catalua - Valencia - Islas
Baleares - Cerdea - Escribanas y notaras de toda la Corona de Aragn -
2. http://www.mcu.es/archivos/docs/CE/JornadaPortales_PARES.pdf
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Instrumentos de descripcin
-No impresos:
Inventario manual razonado de los papeles de Estado, Guerra, Gracia y Justicia, Patronato y Hacienda de la Real Cmara de la Corona de Aragn en
este Real Archivo de Simancas hasta el ao 1700 / Hecho por D. Toms
Gonzlez, del Consejo de S.M. (...). Ao 1819.
Inventario del Consejo de Aragn (Revisin y nueva adaptacin del inventario de Toms Gonzlez. Redactado por Marta Llovet. Barcelona, 1974)
Inventario de los registros de la Real Cmara de la Corona de Aragn / por
Marta Llovet.
Inventario de los volmenes del Consejo de Aragn / por Marta Llovet.
Inventario de los volmenes y legajos de Cortes del Consejo de Aragn / por
Marta Llovet.
Secretara de Aragn (legajos 31-43).
Secretara de Catalua (legajos 203-295). Fichas
Secretara de Catalua (legajos 296-317 y 555).
Secretara de Valencia (legajos 555-942 )/ por Marta Llovet.
ndice de todas las concesiones nobiliarias hechas por Felipe IV (1621-1665)
/ por Eduardo Gonzlez Hurtebise.
Tabla de equivalencias de signaturas antiguas y actuales de la serie de legajos
del Consejo de Aragn.
- Impresos:
MIQUEL ROSELL, F.: ?Notas de archivo de la seccin 2, Consejo Supremo de Aragn, del ACA?, en Analecta Sacra Tarraconensia, XXXI (1958);
pp. 169-184.
ASENSIO, E.: ?Un principio de catalogacin de los documentos del Consejo Supremo de Aragn. Secretara de Aragn. Legajos 31 y 32?, en Cuadernos de Historia Jernimo Zurita, 10-11, Zaragoza, 1960, pp. 227-272.
GUEMBE RUIZ, Ana Mara : El reino de Aragn segn los registros de la
llamada Real Cmara durante Carlos II de Austria, Zaragoza, 2 vols. 1984
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Consejo de Flandes
Historia archivstica
El grueso documental lo constituyen, desde 1622 hasta 1702 series homogneas
de cartas, consultas, decretos, expedientes de oficio y partes, memoriales y libros registro de gracias y mercedes, rdenes y cartas. Hay adems legajos heterogneos con
asuntos varios de gobierno. Por estas series se pueden seguir las relaciones institucionales con los Gobernadores Generales, Gobernadores y Consejo de cada provincia, y
las autoridades militares y administrativas delegadas, en toda materia relacionada con
el gobierno, finanzas, gracia y estrategia militar. En todo mediatizado por la Secretara del Norte del Consejo de Estado que diseaba la poltica a seguir y el Consejo de
Flandes pona los medios para desarrollarla.
Sigue fundamentalmente criterios de ordenacin cronolgica de los legajos y de
los libros independientemente. Paralelamente hay un cierto respeto a las series documentales, mantenindose agrupadas en cada legajo series de cartas, memoriales, consultas, minutas de despachos-cdulas, provisiones y cartas reales, con la excepcin de
76 legajos de asuntos varios. Los libros registros se dividen a su vez en libros de patentes o gracias y mercedes y libros registro de rdenes y cartas.
Instrumentos de descripcin:
Inventario manual de las Secretaras Provinciales / Formado nuevamente para
el uso de este Real y General Archivo de Simancas .. (18) 124 h.; 30 cms. Ms.
- Inventario n 9. Contiene un ndice alfabtico mecanografiado: h. 1-14.
Ttulos nobiliarios concedidos por nuestros reyes en Flandes, Italia y Portugal / Redactado por el oficial ngel de la Plaza Bores. - : Archivo General de
Simancas. . 192 p.; 22 cm.- (Catlogo del Archivo de Simancas; 6).
Inventaire des requtes prives du Conseil Suprme de Flandre et de Bourgogne: XVII e sicle / Julin Paz; avec une introduction par H. Lonchay.
Bruxelles: Weissenbruch. . 106 p.; 21 cm.
Consejo de Guerra
Historia Archivstica
Los fondos del Consejo de Guerra del siglo XVIII se transfirieron al Archivo General de la Administracin en Alcal de Henares, en donde desaparecen por el incendio ocurrido en 1939. La ocupacin francesa del Archivo de Simancas entre 1808 y
1812 ocasion desrdenes en la documentacin, por lo que en 1815 se llev a cabo
su reorganizacin, que es la que mantiene en la actualidad.
Tanto la nica Secretara de Guerra hasta 1586, como la Secretara de Tierra (1586-1646), Secretara de Mar (1586-1706), Secretara de Tierra-Catalua y
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Secretara de Tierra-Extremadura (1646-1691) y de nuevo la nica Secretara de Tierra (1691-1706) tienen series homogneas de cartas, relaciones e informes, memoriales, consultas, minutas de consultas, minutas de despachos y libros registro, que
constituyen el grueso documental. Hay adems, legajos heterogneos y alguna serie
facticia como los Servicios Militares. Por estas series se pueden seguir las relaciones
institucionales con las autoridades militares y administrativas delegadas en el territorio al que el Consejo compete, desde la poca de los Reyes Catlicos (antes de la propia creacin del Consejo), hasta el advenimiento de los Borbones, en toda materia
relacionada con la guerra y la estrategia militar. Se suele destacar que el Consejo de
Estado diseaba la poltica y estrategia militar y el Consejo de Guerra pona los medios para desarrollarla.
Organizacin Contenido:
Sigue fundamentalmente criterios establecidos en 1815 por TOMS GONZLEZ de ordenacin cronolgica de los legajos y de los libros independientemente.
Paralelamente se observa un cierto respeto orgnico al mencionarse la dependencia
institucional de las unidades de instalacin, de acuerdo con las transferencias realizadas en su da, con la excepcin de agrupaciones de legajos denominados extraordinarios, inconexos, varios, servicios militares y los libros registro. Los legajos suelen
contener series documentales nicas (cartas, relaciones e informes, memoriales, consultas, minutas de consultas, minutas de despachos - cdulas, provisiones y cartas reales -) aunque mezclando las producidas por cada dependencia orgnica del Consejo
y las de las distintas Juntas.
Instrumentos de Descripcin:
Inventario manual de los papeles de la Secretara y Consejo de Guerra: de la
parte de Mar y de la parte de Tierra en este Real Archivo de Simancas hasta el
ao 1700 / hecho de nuevo por D. Toms Gonzlez . 1819. h.; 45 cm. Manuscrito. (Inventario n5).
Guerra y Marina, I. poca de Carlos I de Espaa y V de Alemania / por Concepcin lvarez Tern. Valladolid: Patronato Nacional de Archivos Histricos, 1949. , 262 p.; 24 cm. (Catlogo del Archivo de Simancas; 18). ndice
diccionario y cronolgico.
Catlogo de Guerra Antigua: Felipe II / por Concepcin lvarez Tern y Jos
Luis Rodrguez de Diego. 17 v. Mecanografiado.
Guerra y Marina: Legajos extraordinarios, 1312-1324: Catlogo / por Concepcin lvarez Tern. . 102 h.; 28 cm. Mecanografiado.
Libros-Registro del Consejo de Guerra: Nmero 2 a 88, 1526 a 1607: Catlogo / Mara Jos Prez Rodrguez; bajo la direccin de Jos Luis Rodrguez
de Diego. . 125 h.; 30 cm. Mecanografiado.
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Servicios militares del Consejo de Guerra (S.XVI-XVII): Relacin de Servicios del Consejo de Estado (S.XVI-XVII): Catlogo / M del Rosario Castillo
Alfonso, M de la Concepcin Sierra Obeso; bajo la direccin de J. T. Rodrguez de Diego.-, . 421, p.; 30 cm. Mecanografiado.
Consejo de Italia
Alcance y Contenido:
El fondo correspondiente al Consejo de Italia presenta los tipos documentales caractersticos de estos rganos de la administracin polisinodial: consultas, despachos,
decretos, memoriales, y correspondencia con diversas instancias en los dominios italianos, todo ello en series muy completas; adems, y con un volumen e inters considerables, encontramos varias series de libros-registro (de consultas, de despachos,
de decretos y rdenes, de instrucciones, etc.) en las tres secretaras, destacando los libros-registro de ttulos, privilegios y mercedes. Por estas series se pueden seguir las
relaciones institucionales con los virreyes y gobernadores de cada territorio, y con las
autorizaciones militares y administrativas delegadas, en toda materia relacionada con
el gobierno, finanzas, gracia y estrategia militar.
Organizacin Contenido:
Nos vemos obligados a volver sobre la diferenciacin todava existente - precisamente, por motivos de organizacin de los fondos- entre la documentacin que en el
Archivo General de Simancas pertenece a la Seccin Secretaras Provinciales, y aquella que forma la Seccin Visitas de Italia. En el primer caso, la documentacin presenta una primera clasificacin de tipo orgnico, atendiendo a las secretaras que de
modo habitual funcionaron en el Consejo de Italia (una por cada dominio: Secretara de Npoles, Secretara de Sicilia, Secretara de Miln). Dentro de cada una de
ellas se ha recurrido a una clasificacin por tipos documentales - ms o menos ajustada, dejando un amplio margen para los caractersticos epgrafes de Varios. Por
debajo de este nivel de clasificacin, la documentacin se ha ordenado, en general,
cronolgicamente.
En cuanto a los fondos recogidos en la Seccin Visitas de Italia, presentan una primera clasificacin meramente geogrfica (por territorios objeto de las visitas: Npoles, Sicilia y Miln), quedando agrupada la documentacin dentro de cada uno de
ellos por el proceso de visita al que corresponda, bajo el nombre del comisionado real
encargado de la misma.
Instrumentos de Descripcin:
Inventario Manual de las Secretaras Provinciales / Formado nuevamente
para el uso de este Real y General Archivo de Simancas.-, 1826 , 124 h.; 30
cm. Ms. - Inventario n 9.
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Ttulos nobiliarios concedidos por nuestros reyes en Flandes, Italia y Portugal / Redactado por el oficial ngel de la Plaza Bores. - (Simancas): Archivo
General de Simancas. . 192 p. 22 cm.- (Catlogos del Archivo de Simancas; 6).
Ttulos y privilegios de Npoles: Siglos XVI-XVIII. I: Onomstico / Por Ricardo Magdaleno; preparacin e introduccin de Adela Gonzlez Vega.- Valladolid: Archivo General de Simancas: Consiglio Nazionale delle Ricerche. .
606; 24 cm. - (Catlogos del Archivo de Simancas; 28).
Ttulos y privilegios de Npoles: Siglos XVI-XVIII. II: Mercedes econmicas
/ Ricardo Magdaleno; Preparacin e introduccin de Adela Gonzlez Vega.Valladolid: Archivo General de Simancas: Consiglio Nazionale delle Ricerche .. 635 p. ; 25 cm. - (Catlogos del Archivo de Simancas; 28).
Ttulos y privilegios de Miln: Siglos XVI-XVII / Adela Gonzlez Vega, Ana
M Diez Gil. - Valladolid: Archivo General de Simancas: Consiglio Nazionale delle Ricerche.. 463 p. ; 25 cm. - (Catlogos del Archivo de Simancas;
33).
Ttulos y Privilegios de Sicilia (Libros-registro de privilegios de la Secretara de Sicilia: Libros 931 a 994). Manuscritos. - Visitas de Italia (Siglos XVI
y XVII): Inventario / ngel de la Plaza Bores y Ascensin de la Plaza Santiago.- Valladolid: Archivo General de Simancas: Consiglio Nazionale delle
Ricerche. 332 p.; 25 cm.
Consejo de Portugal
Historia Archivstica:
Formaron una de las series de Estado hasta principios del siglo XIX, cuando se separ y form un grupo de fondos aparte. En 1903 se procedi al desdoblamiento de
los legajos de formato cuarto y se separaron los libros de los legajos, dndose numeracin independiente a unos y otros.
Es uno de los Consejos de los que ms documentacin ha desaparecido o se encuentra ilocalizable.
Alcance y Contenido:
El grueso documental lo constituyen, desde 1582 a 1668 los libros registros de
consultas, decretos y cartas a los virreyes y gobernadores de Portugal, as como otros
libros relacionados con nombramientos de oficios, gastos de correo, comercio ultramarino con la India y el Brasil, etc. Desde este punto de vista hay documentacin
relacionada con instituciones propias portuguesas: Desembargo do Pao, Casa de
la India, Compaa de Comercio y Junta de Minas, Casa de la Moneda de Lisboa,
Aduana de Lisboa. Los pocos legajos que se conservan contienen consultas, decretos
y otros documentos de oficio y partes.
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Por estas series se pueden seguir las relaciones institucionales con los virreyes o
gobernadores y las autoridades militares y administrativas delegadas, en toda materia
relacionada con el gobierno, finanzas, gracia y la estrategia militar. En todo mediatizado siempre por el Consejo de Estado que diseaba la poltica a seguir, y las respectivas Juntas en cada poca.
Organizacin Contenido:
Sigue fundamentalmente criterios establecidos por Toms Gonzlez de ordenacin cronolgica de los legajos y de los libros independientemente. Paralelamente
hay un cierto respeto a las series documentales, mantenindose agrupadas en cada legajo series de cartas, memoriales, consultas, minutas de despachos - cdulas, provisiones y cartas reales. Los libros registro se subdividen a su vez en libros de consultas,
decretos y despachos dirigidos a las autoridades; hay tambin una serie de libros de
temtica inconexa no seriada sobre asuntos varios.
ARCHIVO GENERAL DE INDIAS
Seccin casa de la Contratacin:
Alcance y contenido:
El despacho de los asuntos se divida entre dos salas: la de Gobierno, formada por
el Presidente y los Jueces-Oficiales, que entenda todas las materias concernientes al
trato y negociacin con Amrica y a la recaudacin y manejo de los bienes de Real
Hacienda y la de Justicia en la que entraban los Oidores y que entenda en los pleitos
y causas criminales concernientes a la navegacin y comercio con Amrica.
A toda esta complicada organizacin responde la numerossima documentacin
conservada. No tiene sta, sin embargo, una ordenacin sistemtica, ni una clasificacin orgnica. Ello puede ser debido a la divisin de la documentacin entre Sevilla y Cdiz.
Instrumentos de trabajo
Inventarios:
Hay un inventario manuscrito en nueve tomos (4 de inventarios y 5 de indices)
formado por los distintos comisionados entre 1791 y 1801. Aunque su manejo es
complicado, por el hecho de estar las series repartidas en los cuatro tomos del inventario, es til ya que para muchas de ellas es analtico y relaciona el contenido de cada
legajo.
Inventario analtico de los papeles que vinieron de la Contratacin de Sevilla, a
este Archivo General de Indias... hecho bajo la direccin de D. Juan Agustn Cean
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Catlogo de Pasajeros a Indias. Siglos XVI, XVII y XVIII 2 Volmenes (Madrid 1986)
Volumen VI- 1578-1585- 839 Pginas
VII- 1586-1599 998 Pginas
Seccin Gobierno:
Alcance y contenido
Integran este vastsimo conjunto, de un lado, los papeles de Gobierno del Consejo de Indias (o sea todos los del supremo organismo, con exclusin de los Contadura y de Justicia) y, de otro lado, papeles de varios Ministerios y sus antecedentes
Secretaras de despacho, los cuales son, por tanto, papeles de gobierno igualmente,
por lo cual esa palabra Gobierno, expresiva del carcter de todo este conjunto, es la
que, debe emplearse para designar a esta seccin. No puede negarse cierta profunda
unidad interna a toda esta enorme masa que, si en cantidad rene la mitad de todo
el Archivo y cronolgicamente se extiende del principio al fin, por su calidad es toda
ella de primersimo orden. Aqu estn -salvo las inevitables, y en verdad parcas lagunas que el correr de los siglos fue originando en ellos- todos los papeles del gobierno
de Indias, durante ms de tres centurias, por los rganos metropolitanos supremos, o
sea el Consejo, en los siglos XVI y XVII y con declinante importancia y algn breve
eclipse hasta 1836, y las Secretaras de Estado y del Despacho en los siglos XVIII y
XIX, transformadas ya en Ministerios en el ltimo, en sus perodos de rgimen constitucional.
En esos papeles de distinguen -entremezclndose a veces de hecho- cuatro grandes clases:
1. Ordenes, ttulos y resoluciones, de variado carcter que emanan de esos organismos y se envan a las provincias de Indias, para autoridades o particulares, o
a organismos peninsulares subordinados; de este grupo han quedado registros,
minutas, copias o borradores (nunca originales).
2. Informes, cartas, memoriales, peticiones, quejas... de autoridades de todas clases y de particulares que, ao tras ao, han ido llegando de las Indias -o de la
pennsula en mucha menor cantidad-; de ellos encontramos los originales mismos y bastantes veces en principal, duplicado y triplicado.
3. y como clase intermedia entre las dos anteriores, toda la documentacin de
preparacin y tramitacin para la resolucin y despacho de asuntos en el seno
de esos supremos organismos y de comunicacin interna entre los componentes de los mismos; suele conservarse en sus originales y, a veces, adems, en sus
minutas.
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Fuentes documentales para la accin Espaola en el exterior
403
servicios de descubridores y conquistadores se complementan con las series de Informaciones de oficio y parte de las Audiencias, y as ocurre con algunos de los temas
de la serie miscelnea.
En la separacin de los expedientes: al incorporar documentos de diversas procedencias, quedaron expedientes incompletos, lo que obliga a realizar bsquedas para
conocer su trmite administrativo.
Con estos antecedentes hay que advertir que una investigacin sobre temas de los
siglos XVI y XVII no debe centrarse solo en esta seccin, sino que debe completarse
con las otras secciones del Archivo que contengan documentos de este mbito cronolgico (Series de Simancas de las Audiencias y Secciones de Contadura, Contratacin, Justicia e Indiferente General). En el mbito cronolgico, las fechas extremas
que abarca la seccin de Patronato son 1480-1790, pero la mayor parte de la documentacin es anterior a 1600 y hay muy poco del siglo XVIII.
Clasificacin
Debido a los arbitrarios criterios de seleccin de los documentos, que han dado
un carcter miscelneo a la seccin de Patronato, resulta difcil establecer una clasificacin, especialmente en el rea de materias diversas.
Instrumentos de descripcin
a) Manuscritos
Jurez, Diego.- Patronato Real. Inventario analtico de los papeles que vinieron
de Simancas a este General de Indias.../ formado bajo la direccin de Don Diego
Jurez, oficial tercero de este mismo Archivo General en virtud de Real orden de
nuestro Catlico Monarca el Seor Don Fernando VII, fecha en Madrid a 1 de diciembre de MDCCCXIV.- /1814-1819/ 4 tomos: manuscritos; gran folio Tomos
I y II. Inventarios (legajos 1-169 y 170-295) Tomos III y IV. Indices Se trata de un
instrumento de descripcin muy minucioso que desciende a menudo a nivel de documento; los ndices adolecen de graves defectos: primero no existe un ndice nico,
sino sendos ndices para cada serie, y segundo, la alfabetizacin de los nombres de
personas se reduce a la primera letra del apellido, lo que obliga a consultar la lista
completa. Existe tambin un ndice en fichas, unificado. Comprende nombres de
personas y topnimos.
b) Impresos
Torres Lanzas, Pedro.- Catlogo de legajos del Archivo General de Indias. Secciones
1 y 2 Patronato y Contadura General del Consejo de Indias / Por Pedro Torres Lanzas.- Sevilla, 1919 Es separata del Boletn del Centro de Estudios Americanistas, ao
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1919-1921, pginas 1-32. Reproduce los epgrafes generales del inventario manuscrito,
pero no la relacin de contenido de los mismos.
Llorens Asensio, Vicente.- Catlogo de la Seccin 1 Real Patronato. Tomo I.
Aos 1493-1703 / Por Vicente Llorens Asensi.- Sevilla, 1924. Es separata del Boletn del Centro de Estudios Americanistas, ao1924, n 82-90. Solo comprende los
17 primeros legajos, o sea, Bulas y Breves, Coln y Corts.
Coleccin de documentos inditos relativos al descubrimiento, conquista y colonizacin de las posesiones espaolas en Amrica y Oceana, sacados en su mayor
parte del Real Archivo de Indias,/ bajo la direccin de los Sres. D. Joaqun F. Pacheco
y D. Francisco de Crdenas.- Madrid, 1864-1884. Primera serie. Comprende 42 volmenes. Son publicaciones de textos, procedentes, en su mayor parte, de Patronato.
No se citan signaturas.
Coleccin de documentos inditos relativos al descubrimiento, conquista y organizacin de las antiguas posesiones espaolas de Ultramar. Segunda serie/ publicada
por la Real Academia de la Historia.- Madrid, 1885-1932. Comprende 25 volmenes de caractersticas similares a los de la 1 serie.
Hay 2 volmenes de ndices comunes a ambas series.
Exposicin Iberoamericana. Gua de la exposicin histrica y cartogrfica del descubrimiento y colonizacin de Amrica.- Sevilla, 1929 . Describe el legajo, Patronato, 295, o sea el Archivo colombino de la Casa Ducal de Veragua.
c) Publicaciones en microfilm
Centro Nacional de Microfilm. Publicacin nmero 2 correspondiente al inventario e ndices de Patronato.
Centro Nacional de microfilm. Publicacin nmero 33 correspondiente a las
bulas y breves y documentos/ de los legajos 1-7 de Patronato; las bulas y breves estn
tambin catalogadas en la Seccin de Mapas y Planos, Bulas y Breves, 1-217.
(1) Nota: La Real Orden de autorizacin es de 1 de diciembre de 1814; el 24
de noviembre de 1819, Diego Jurez dio por finalizada su tarea, avisando al
Marqus de Mataflorida el 12 de febrero de 1820
Seccin Ultramar
Alcance y contenido
Formacin de la seccin
La Seccin X de este Archivo General de Indias, intitulada ULTRAMAR, debe
su nombre a que se form con los fondos remitidos a este centro por el Ministerio
de Ultramar.
TRIA N 15. 2009
I.S.S.N. 1134-1602
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Fuentes documentales para la accin Espaola en el exterior
405
Esta documentacin no es orgnicamente propia del ministerio, es decir no corresponden a su actuacin administrativa como tal (a excepcin de algn legajo o incluso papeles sueltos que se han reseado convenientemente), sino que pertenece a
los organismos que con anterioridad se ocuparon de los asuntos americanos, y su carcter y contenido es exacto y a veces complementario de la que comprende la Seccin de Gobierno, de la que es continuacin.
Adems de la documentacin de carcter gubernativo que constituye los 881 primeros legajos de la Seccin, forman parte tambin de ella los fondos de la Compaa de la Habana.
Tipologa documental:
Los principales tipos documentales que aparecen dentro de los fondos correspondientes al Consejo de Indias son los siguientes:
Reales decretos
Reales rdenes al Consejo
Consultas originales
Reales despachos
Expedientes
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[ARCHIVO HISTORICO NACIONAL. Seccin de Consejos] Registro de legajos de la seccin de Consejos. legs. 1-53.229). .- Madrid, s.f.- 6 vols.- Mecanografiado. Microficha sig. 945-946 caja 13
[ARCHIVO HISTORICO NACIONAL. Seccin de Consejos] Registro de libros de la Seccin de Consejos.- - [Madrid, s.f.]. - Mecanografiado. (Consejo de Indias: libros 2658, 2886, 3168-3188, 3280, 3333, 3374, 3415, 3453, 3744, 3754)
[ARCHIVO HISTORICO NACIONAL. Seccin de Consejos] Varios. Inventario (legs. 50.196-50.349).- [Madrid, s.f.],. Mecanografiado.(Consejo de Indias: legajo 50.212, 50.254)
GONZLEZ PALENCIA, A.: Extracto del catlogo de los documentos del
Consejo de Indias conservados en la seccin de Consejos del Archivo Histrico Nacional.- En: REVISTA DE ARCHIVOS, BIBLIOTECAS Y MUSEOS, XLI, n. 7,
8, 9 (1920), p. 417-448
RODRGUEZ VICENTE, E.: Apelaciones de la Casa de Contratacin y Consulado de Cdiz ante el Consejo de Indias: inventario de la documentacin existente en el Archivo Histrico Nacional. - En: REVISTA DE LA UNIVERSIDAD
COMPLUTENSE, XXVI, n. 107 (1977), p. 143-244
SOLANO PREZ-LILA, F. de: El juzgado de Indias en Canarias a travs de las
apelaciones al Consejo de Indias: inventario de la documentacin existente en los Archivos Generales de Indias e Histrico Nacional. - En: I COLOQUIO DE HISTORIA CANARIO-AMERICANA. - Las Palmas, 1976, p. 107-143
Archivo General de la Administracin
Ministerio de Asuntos Exteriores
Nuevos Ingresos:
El Archivo General del Ministerio de Asuntos Exteriores debe transferir anualmente al Archivo General de la Administracin las fracciones de series documentales
que tengan ms de quince aos de antigedad y que cumplan los dems requisitos
que establece el Decreto 8 de mayo de 1969, que regula el sistema archivstico de la
Administracin Central.
Organizacin Contenido:
El fondo del Ministerio de Asuntos Exteriores presenta una clasificacin orgnico-funcional, heredada de la clasificacin del Archivo General. Las Secciones de las
que se compone son:
Subsecretara
Contabilidad
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Interpretacin de Lenguas
Relaciones Culturales
Comercio
Correspondencia
Judiciales
Pasaportes
Telegramas
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Fuentes documentales para la accin Espaola en el exterior
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<http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_servlet?accion=3&txt_
id_desc_ud=117095&fromagenda=I&txt_primerContiene=1> [Consulta: 10 julio
2009]
PARES [en lnea]: portal de archivos espaoles. [Madrid]: Subdireccin General de
los Archivos Estatales.Inventario Dinmico del fondo del Consejo de Portugal en el
Archivo General de Simancas.
<http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_servlet?accion=3&txt_
id_desc_ud=117092&fromagenda=I&txt_primerContiene=1> [Consulta: 10 julio
2009]
PARES [en lnea]: portal de archivos espaoles. [Madrid]: Subdireccin General
de los Archivos Estatales. Listado de Instrumentos de Referencia del Archivo General de Indias.
<http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_servlet?accion=3&txt_
id_desc_ud=117892&fromagenda=I&txt_primerContiene=1> [Consulta: 10 julio
2009]
PARES [en lnea]: portal de archivos espaoles. [Madrid]: Subdireccin General de
los Archivos Estatales. Inventario Dinmico del fondo de la Casa de la Contratacin
en el Archivo General de Indias.
http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_servlet?accion=3&txt_
id_desc_ud=1859528&fromagenda=I&txt_primerContiene=1 [Consulta: 10 julio
2009]
PARES [en lnea]: portal de archivos espaoles. [Madrid]: Subdireccin General de
los Archivos Estatales.Inventario Dinmico de la Seccin Gobierno del Archivo General de Indias.
<http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_servlet?accion=3&txt_
id_desc_ud=1859526&fromagenda=I&txt_primerContiene=1> [Consulta: 10 julio
2009]
PARES [en lnea]: portal de archivos espaoles. [Madrid]: Subdireccin General de
los Archivos Estatales.Inventario Dinmico de la Seccin Patronato del Archivo General de Indias.
http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_servlet?accion=3&txt_
id_desc_ud=1916099&fromagenda=I&txt_primerContiene=1 [Consulta: 10 julio
2009]
PARES [en lnea]: portal de archivos espaoles. [Madrid]: Subdireccin General de
los Archivos Estatales.Inventario Dinmico de la Seccin Ultramar del Archivo General de Indias.
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413
<http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_servlet?accion=3&txt_
id_desc_ud=1859724&fromagenda=I&txt_primerContiene=1> [Consulta: 10 julio
2009]
PARES [en lnea]: portal de archivos espaoles. [Madrid]: Subdireccin General
de los Archivos Estatales. Listado de Instrumentos de Referencia del Archivo Histrico Nacional.
<http://www.mcu.es/archivos/docs/MC/AHNWebIDD.pdf> [Consulta: 10 julio
2009]
PARES [en lnea]: portal de archivos espaoles. [Madrid]: Subdireccin General de
los Archivos Estatales. Inventario Dinmico del fondo del Consejo de Estado del Archivo Histrico Nacional.
<http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_servlet?accion=3&txt_
id_desc_ud=172368&fromagenda=I&txt_primerContiene=1> [Consulta: 10 julio
2009]
PARES [en lnea]: portal de archivos espaoles. [Madrid]: Subdireccin General de
los Archivos Estatales. Inventario Dinmico del fondo del Consejo de Flandes del
Archivo Histrico Nacional.
<http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_servlet?accion=3&txt_
id_desc_ud=172374&fromagenda=I&txt_primerContiene=1> [Consulta: 10 julio
2009]
PARES [en lnea]: portal de archivos espaoles. [Madrid]: Subdireccin General de
los Archivos Estatales. Inventario Dinmico del fondo del Consejo de Indias del Archivo Histrico Nacional.
http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_servlet?accion=3&txt_
id_desc_ud=184173&fromagenda=I&txt_primerContiene=1 [Consulta: 10 julio
2009]
PARES [en lnea]: portal de archivos espaoles. [Madrid]: Subdireccin General
de los Archivos Estatales. Listado de Instrumentos de Referencia del Archivo General de la Administracin.
<http://www.mcu.es/archivos/docs/MC/Instrumentos_de_Referencia_del_Archivo.pdf> [Consulta: 10 julio 2009] 2009]
PARES [en lnea]: portal de archivos espaoles. [Madrid]: Subdireccin General de
los Archivos Estatales. Inventario Dinmico del fondo del Ministerio de Asuntos Exteriores del Archivo General de la Administracin
<http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_servlet?accion=3&txt_
id_desc_ud=172374&fromagenda=I&txt_primerContiene=1> [Consulta: 10 julio
2009]
TRIA N 15. 2009
I.S.S.N. 1134-1602
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Archivo General
de la
Administracin
Archivo Histrico
Nacional
Archivo General de
Indias
-Estado
-Consejos Suprimidos
-Estado
-Ultramar
-Estados
-Patronato Real
-Gobierno
-Ultramar
-Justicia
-Contadura General
-Casa de la Contratacin
-Capitana General de la
isla de Cuba
-Secretara de Guerra
-Secretara de Marina
-Secretara de Estado
-Secciones de Hacienda
Amrica
-Secretaras Provinciales
(Subseccin Secretara de
Flandes y Borgoa)
-Secretara de Estado
-Guerra y Marina
Flandes-Borgoa
-Secretaras Provinciales
(Subseccin Secretara de
Portugal)
-Secretara de Estado
-Guerra y Marina
Portugal
-Archivo Histrico
-Archivo Renovado
-Departamentos
Ministeriales
-Servicio Exterior
-Estado
-Secretara de Estado
-Secretara Guerra y
Marina
frica
414
Archivo General de
Simancas
-Secretaras Provinciales
-Guerra y Marina
-Visitas a Italia
Archivo Corona de
-Real Cancillera.
Aragn
-Real Patrimonio
-Consejo Supremo
de Aragn
Italia
ANEXO I
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I.S.S.N. 1134-1602
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-Gobierno
-Ultramar
-Capitana General de la Isla de Cuba
Estados
Consulados
-Estado
-Departamentos Ministeriales
-Servicio Exterior
-Archivo Histrico
-Archivo Renovado
Archivo General de la
Administracin
-Secretara de Estado
-Consejo de Guerra
-Secretara de Guerra y Marina
-Secretara de Guerra
Archivo General de Simancas -Secretara de Marina
ANEXO II
Relaciones exteriores
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415
I.S.S.N. 1134-1602
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Consideraciones previas
En el palomar. As respondan los trabajadores del Ayuntamiento de Barbate,
provincia de Cdiz, cuando se les preguntaba por la ubicacin del Archivo Municipal. Se referan al conjunto de dependencias que conformaban el tico de la casa
capitular, espacio ni mucho menos concebido para ese menester. Como podrn imaginarse, all estaban los papeles, apilados sin orden ni concierto, postrados al olvido, entre estanteras desvencijadas y muebles arrumbados, conviviendo con los ms
variopintos objetos, en un desbarajuste generalizado ms propio de un trastero que
de un servicio pblico. Pero no haba lugar a dudas, un cartel con grandes caracteres
lo dejaba bien claro, aquello era el Archivo Municipal1.
Fue el acuerdo entre el Ayuntamiento de Barbate y la Diputacin de Cdiz el que
propici la firma en febrero de 2008 de un convenio de colaboracin entre ambas
instituciones para organizar el Archivo Municipal barbateo y, con ello, poner fecha
de caducidad a las psimas condiciones en que ste se encontraba. Por aquel entonces, Medina Sidonia (1992), Benalup-Casas Viejas (2002), Paterna de Rivera (2003),
San Jos del Valle (2005) o Conil de la Frontera (2008), por citar algunas poblaciones de su entorno, ya haban puesto en valor su Archivo Municipal merced a su inclusin en el Plan de Organizacin de Archivos Municipales de Diputacin2. A da
de hoy se sigue trabajando en la organizacin del Archivo Municipal de Barbate y
1. Sobre el estado del Archivo Municipal de Barbate antes de comenzar su organizacin vase CONDE
MALIA, Francisco Gabriel: Archivos y Patrimonio Documental en Barbate, Boletn de la Sociedad
Vejeriega de Amigos del Pas (Vejer), 13 (2008), pp. 3-7
2. Expresamos entre parntesis la fecha de publicacin del inventario del archivo municipal de cada
localidad, editado por la Diputacin Provincial. Vase RODRGUEZ CABAAS, Antonio: El Patrimonio Documental en la provincia de Cdiz: anlisis y propuestas para su revalorizacin, RUIZ DE
LACANAL, Mara Dolores (editora): La conservacin del Patrimonio Cultural en Cdiz y su provincia,
Cdiz, Universidad de Cdiz, 2004, pp. 109-137.
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420
cada vez tiene ms visos de hacerse realidad lo que hasta hace dos aos pareca una
quimera.
Entre los factores positivos que se derivan de la puesta en marcha del citado Plan
se encuentra, segn Rodrguez Cabaas, el rescate y la preservacin de un rico patrimonio histrico local3. En el caso que nos atae, al trasladar la documentacin
a un emplazamiento ms acorde con lo que deba ser un depsito de archivo e iniciar las labores de identificacin y descripcin, pudieron localizarse documentos de
gran valor histrico para Barbate, lase el expediente de segregacin (1938), el primer padrn de habitantes de la localidad (1940) o el expediente de cambio de denominacin del municipio (1949-1950), documentos que hasta entonces o bien se
desconocan o bien se saba de su existencia no as de su paradero4.
En otro orden de cosas, a la hora de identificar, ordenar y describir la documentacin municipal durante el proceso de organizacin nunca se estimar lo suficiente
el papel desempeado por los estudios de tipologa documental y de series documentales, estudios como los de Garca Ruiprez sobre la documentacin generada por la
contabilidad municipal, Cayetano Martn sobre la documentacin municipal castellana en el Antiguo rgimen o el Grupo de Archiveros Municipales de Madrid sobre
la tipologa documental de los municipios5. Y no slo ese papel, sino la incidencia
que tienen en la normalizacin tipolgica de la documentacin producida por instituciones y organismos vigentes, la cual lleva a Nez Fernndez a determinar la imposibilidad de organizar un fondo sin la intervencin de tipologa y normalizacin
documentales, conclusin certera sobre todo cuando se parte, tal es el caso, de una
masa informe de papeles con la pretensin de convertirlos en un conjunto orgnico de documentos6.
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Los expedientes de cambio de denominacin del Municipio durante el primer Franquismo...
421
En relacin con tales estudios, resulta lgico que hayan privilegiado aquellas series y tipos ms abundantes en los archivos municipales y/o ms complejos por su
tramitacin, atendiendo a los criterios de cantidad y complejidad, respectivamente,
sealados por el Grupo de Archiveros Municipales de Madrid. Este grupo tambin
seleccion con arreglo a un tercer criterio, el de contenido, para series que pueden
ser en un futuro de inters para la investigacin, es decir, que pueden tener valor
histrico7. A estas series pertenecen, por ejemplo, los documentos antes mencionados, el expediente de segregacin, el de cambio de denominacin del municipio y el
padrn de habitantes, sin embargo, no todas han sido estudiadas, como ocurre con
los expedientes de cambio de denominacin del municipio, a la que vamos a dedicar estas lneas8.
Hemos de comenzar realizando unas puntualizaciones. En primer lugar, su escasa presencia en los archivos municipales, por cuanto el cambio de denominacin
no es un asunto que se aborde de ordinario por el consistorio. En segundo lugar, su
relevancia, a causa de la trascendencia que tiene para un municipio alterar su denominacin. Y en tercer lugar, ya expuesto, la carencia de estudios archivsticos sobre
la misma, y no slo archivsticos, sino desde otras disciplinas, a excepcin del anlisis jurdico de Agull Mateu9. Fueron todas estas circunstancias, sumadas al hallazgo de un completo expediente en el Archivo Municipal de Barbate, a la consulta
de otro parcialmente conservado en el Archivo Municipal de Santa Fe (Granada)10 y
a la constancia del seguimiento de una tramitacin similar a los anteriores expedientes en el de cambio de denominacin del municipio pontevedrs de Carbia por Villa
de Cruces,11 las que motivaron la redaccin de este trabajo, cuyas caractersticas pasamos a exponer. Como bien indicamos en el ttulo, nuestra intencin es ofrecer
una aportacin al estudio de una serie documental, ya que se centra en un anlisis de la misma durante un periodo determinado, entre 1938 y 1951, al que nos
hemos referido como primer franquismo. Para ello seguimos, no al pie de la letra,
el modelo de anlisis tipolgico propuesto por el Grupo de Archiveros Municipales
de Madrid, el ms difundido entre los modelos existentes12. Determinados campos
7. GRUPO DE ARCHIVEROS MUNICIPALES DE MADRID, op. cit., manual 2, p. 10
8. El expediente de segregacin y el padrn de habitantes fueron estudiados por el Grupo de Archiveros
Municipales de Madrid. El primero, bajo la denominacin de expediente de alteracin del trmino
municipal, en el manual 2, pp. 85-89, y, el segundo en el manual 1, pp. 54-56
9. AGULL MATEU, Rafael D.: Rgimen jurdico del cambio de denominacin municipal en el Derecho Autonmico valenciano, Revista de Estudios de la Administracin Local y Autonmica (Madrid),
296-297 (septiembre 2004-abril 2005), pp. 191-228.
10. El autor agradece a Salvador Ariztondo, archivero municipal de Santa Fe, las facilidades dadas para
la consulta de los documentos referidos al cambio de denominacin de esta localidad, que de Santaf
pas a denominarse Santa Fe en 1945.
11. Boletn Oficial del Estado (en adelante BOE), n 289, 15 de octubre de 1944.
12. Un anlisis de los modelos publicados de estudios de series documentales en GARCA RUIP-
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422
se tratan con mayor profundidad que otros, en los que no cabe ms que la parquedad, eso s, sin perder de vista el rigor y la concisin que pretendemos, en aras de la
utilidad de nuestro anlisis. Aadir que la redaccin dada a algunos campos podra
ser similar a la mostrada por un estudio que no estuviese acotado cronolgicamente
(denominacin, caracteres externos, etc.), en cualquier caso, lo que primamos es la
especificidad de la legislacin, la tramitacin y los documentos bsicos que componen el expediente durante el periodo referido.
Denominacin
De acuerdo a la legislacin vigente durante la tramitacin, a su utilizacin en la
correspondencia oficial y a la propia naturaleza del documento, optamos por: expedientes de cambio de denominacin del municipio.
Definicin
Como su nombre indica, se trata de expedientes que se tramitan para cambiar la
denominacin de un municipio.
Caracteres externos
-Clase: textual.
-Soporte: papel.
-Formato: expediente.
-Forma: original, si bien contienen algunos documentos que son copias. De todas
formas, la tradicin documental de los documentos que integran el expediente la
precisaremos al ocuparnos de stos.
Productor
Es la Alcalda la que se ocupa de la tramitacin.
Destinatario
El Ayuntamiento.
Legislacin
La institucin del referndum aparece por vez primera en la legislacin de Rgimen Local espaola en el Estatuto Municipal de 192413, constituyendo uno de los
pilares donde se asienta el carcter democrtico del mismo, junto a la rebaja de la
edad electoral y la ampliacin del mbito de electores y elegibles a la mujer cabeza de
REZ, Mariano: Series y tipos documentales. Modelos de anlisis, Legajos. Cuadernos de investigacin
archivstica y gestin documental (Priego de Crdoba), 10 (2007), pp. 9-26 (disponible en http://www.
diputaciolleida.es/c/links/arxius/ruiperez.pdf )
13. Estatuto Municipal, Gaceta de Madrid (en adelante GM), n 69, 9 de marzo de 1924.
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Los expedientes de cambio de denominacin del Municipio durante el primer Franquismo...
423
familia14. Su sucesora, la Ley Municipal de 193515, sigue en muchos aspectos al Estatuto, no en vano hay quien la define como deudora de ste, e incluso inferior en el
orden tcnico16. El referndum es uno de esos aspectos, y a l haba que acudir para
que los electores interviniesen en los asuntos ms relevantes de la vida local, entre
otros, el cambio de denominacin del municipio: la denominacin y capitalidad de
los Municipios podrn ser cambiadas previo referndum en el que se obtenga el voto
favorable de la mayora absoluta del censo electoral (art. 15).
Cuando la Guerra Civil an no haba finalizado, el Gobierno del General Franco
adopta una medida destinada a desechar falsos prejuicios democrticos, el Decreto de veinticinco de marzo de 1938, por el que se establece un trmite sustitutivo
del referndum requerido para determinados acuerdos por la legislacin vigente, es
decir, la republicana17. De este modo, pronto dio cumplida nota de lo que vendra
a ser una constante en la normativa municipal franquista, la desarticulacin de toda
forma de participacin ciudadana18. Este Decreto fue el que marc las pautas a seguir
por todos los municipios que quisieron cambiar su denominacin durante el periodo
comprendido entre el treinta de marzo de 1938, fecha de su publicacin, y el primero de marzo de 1951, la de entrada en vigor del Decreto de diecisis de diciembre
de 1950 por el que se aprob el texto articulado de la Ley de Rgimen Local de diecisiete de julio de 194519. Tanto ste, en los artculos 22 y 303, como uno de sus reglamentos de desarrollo, el de Poblacin y Demarcacin Territorial de las Entidades
Locales20, en el captulo quinto del ttulo primero, exigiran nuevos requisitos.
Tramitacin
-Adoptar el Pleno el acuerdo de cambio de denominacin por mayora de dos
terceras partes de los concurrentes, en primera convocatoria, siempre que a la sesin
asistan cuanto menos las cuatro quintas partes de los miembros que integran de derecho la Corporacin. O por idntica mayora, en segunda, bastando en este caso
14. TUSELL GMEZ, Javier y CHACN ORTIZ, Diego: La reforma de la Administracin Local
en Espaa (1900-1936), 2 edicin, Madrid, Instituto Nacional de Administracin Pblica, 1987 (1
edicin 1983), p. 285
15. Ley Municipal de 31 de octubre de 1935, GM, n 307, 3 de noviembre de 1935.
16. ORDUA REBOLLO, Enrique y COSCULLUELA MONTANER, Luis: Historia de la legislacin
de Rgimen Local, Madrid, Iustel, 2008, p. 206
17. Decreto de 25 de marzo de 1938, BOE, n 525, 30 de marzo de 1938.
18. SECO CAMPOS, Isabel: Tipologa documental administrativa en el municipio contemporneo,
VVAA: Los Archivos, p. 105.
19. Decreto de 16 de diciembre de 1950 por el que se aprueba el texto articulado de la Ley de Rgimen
Local de 17 de julio de 1945, BOE, n 363, 29 de diciembre de 1950
20. Decreto de 17 de mayo de 1952 por el que se aprueba el Reglamento de Poblacin y Demarcacin
Territorial de las Entidades Locales, BOE, n 164, 12 de junio de 1952.
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424
que concurran la mitad ms uno de los integrantes. Entre una y otra sesin habr de
transcurrir un mnimo de ocho das naturales.
-Publicar un extracto del acuerdo de cambio de denominacin en el Boletn Oficial de la Provincia y abrir con ello un periodo de informacin pblica durante quince
das naturales a partir de la publicacin21.
-Remitir el expediente de cambio de denominacin al Gobernador Civil, quien lo
elevar en un plazo de ocho das al Ministerio del Interior para su resolucin22.
Documentos bsicos que componen el expediente
-Propuesta al Pleno de cambio de denominacin del municipio (original).
-Certificado del acuerdo del Pleno con indicacin del nmero de asistentes, carcter de la sesin y su celebracin en primera o segunda convocatoria, y nmero de
votos conformes (original).
-Oficio de remisin al Boletn Oficial de la Provincia del edicto exponiendo un
extracto del acuerdo plenario y disponiendo la apertura de un periodo de informacin pblica durante quince das (copia)23.
-Publicacin del edicto en el Boletn Oficial de la Provincia (original).
-Reclamaciones, si las hubiere (originales).
Oficio de remisin al Gobernador Civil de copia certificada del expediente
(copia).
-Oficio del Gobernador Civil comunicando la elevacin del expediente al Ministerio del Interior/Ministerio de la Gobernacin (original).
-Notificacin de la resolucin del Ministro del Interior/Ministro de la Gobernacin aprobando la tramitacin sustitutiva del referndum, con lo cual se da por firme
el acuerdo de cambio de denominacin del municipio (original).
21. En la prctica puede ocurrir que ambos trmites se separen, es decir, primero publicar un extracto
del acuerdo y despus hacer lo propio con la apertura del periodo de informacin pblica.
22. Este Ministerio, de acuerdo con la Ley de 30 de enero de 1938 (BOE, n 467, 31 de enero de
1938), era quien tena asumidas las competencias en materia de Administracin Local. En virtud de la
Ley de 29 de diciembre de 1938 (BOE, n 183, 31 de diciembre de 1938), pasaron a ser desempeadas
por el Ministerio de la Gobernacin. En ambos casos las ejercan a travs de un Servicio Nacional de
Administracin Local, convertido en Direccin General por la Ley de 8 de agosto de 1939 (BOE, n
221, 9 de agosto de 1939).
23. Vid. supra nota 21.
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Los expedientes de cambio de denominacin del Municipio durante el primer Franquismo...
425
Ordenacin de la serie
Cronolgica.
Contenido
-Personas: el Ayuntamiento, en este caso la entidad jurdica que inicia el expediente.
-Fechas: las de inicio y resolucin del expediente.
-Lugar: el del municipio que cambia su denominacin.
-Asuntos: cambio de denominacin del municipio.
Comentario archivstico
El cuadro de clasificacin propuesto por la Mesa de Trabajo sobre Organizacin
de Archivos Municipales, al que seguimos por su carcter normalizado, no recoge
los expedientes de cambio de denominacin del municipio24. Podran contemplarse
en el mismo nivel que los expedientes de constitucin de grupos municipales o los
de constitucin de corporaciones municipales, como una serie especfica de la genrica expedientes de sesiones del Pleno, dentro de la subseccin Ayuntamiento de
la seccin Gobierno. As al menos la encuadra la tabla de series y subseries del cuadro de clasificacin de fondos documentales de los Ayuntamientos de la provincia
de Cuenca, que desarrolla el marco general establecido por el cuadro de la Mesa de
Trabajo25.
A modo de eplogo
Barbate cambi su denominacin en 1950 por la de Barbate de Franco. Pasaran
cerca de cincuenta aos para que el apellido del Caudillo se desligase de su nombre.
En 1998 la resolucin de un nuevo expediente de cambio de denominacin del municipio le devolva la que siempre haba tenido: Barbate26.
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