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Tesis
Por
LICENCIADO
Decano:
Secretario:
Vocal Primero:
Vocal Segundo:
Vocal Tercero:
Vocal Cuarto:
Vocal Quinto:
REA MATEMTICA-ESTADSTICA
REA CONTABILIDAD
REA AUDITORA
PRESIDENTE
EXAMINADOR
EXAMINADOR
DEDICATORIA
A DIOS
A MI MADRE
A MI PADRE
A MI ESPOSA
A MIS HIJAS
A MIS HERMANOS
A LA USAC
EN ESPECIAL
NDICE
Pgina
I
INTRODUCCIN
CAPTULO I
EMPRESAS INMOBILIARIAS
1.1 Antecedentes
3
3
CAPTULO II
CUENTAS POR COBRAR
2.1 Definiciones
10
10
10
11
11
11
12
12
12
13
13
por cobrar
16
17
18
18
19
CAPTULO III
AUDITORA INTERNA CON LA METOLODA COSO ERM
3.1 Definiciones y objetivos de la auditora interna
21
21
22
23
23
24
24
3.3 Tercerizacin
25
26
26
27
28
29
29
30
30
31
33
34
36
I.
Ambiente interno
38
II.
Establecimiento de objetivos
39
40
40
V.
42
Respuesta al riesgo
43
44
VIII. Supervisin
46
CAPTULO IV
PLANEACIN DE LA AUDITORA INTERNA
4.1 Importancia de la planeacin
49
52
53
53
54
54
54
55
56
57
4.5.1 De la precisin
57
4.5.2 De la flexibilidad
57
4.5.3 De la unidad
57
57
58
58
4.9 Supervisin
58
4.10 Custodia
59
59
CAPTULO V
AUDITORA INTERNA AL REA DE CUENTAS POR COBRAR
CON LA METODOLOGA COSO ERM, A UNA EMPRESA
INMOBILIARIA
5.1 Antecedentes y Descripcin de Caso Prctico
63
66
71
CONCLUSIONES
101
RECOMENDACIONES
103
BIBLIOGRAFA
104
ANEXOS
107
INTRODUCCIN
El crecimiento de las empresas inmobiliarias las ha obligado a mantener ms controles
sobre las operaciones y a ser ms eficientes cada da, tomando en cuenta el
incremento de actividades, la descentralizacin, competencia, economas globalizadas
y cambios tecnolgicos les han puesto nuevos retos a este tipo de empresas. Esto ha
llevado a las empresas inmobiliarias a la implementacin y desarrollo de nuevos
mtodos para evaluar sus controles internos existentes, as como tambin evaluar los
riesgos de control.
Toda empresa tiene riesgos, los que deben ser administrados con la adopcin de
controles, tomando en cuenta que es de mucha importancia tener los controles internos
adecuados, ya que de esto depende, que las operaciones se efecten de manera
razonable.
El presente trabajo de tesis denominado AUDITORA INTERNA AL REA DE
CUENTAS POR COBRAR CON LA METODOLOGA COSO ERM, A UNA
EMPRESA INMOBILIARIA pretende demostrar que ste mtodo utilizado en la
Auditora Interna, es un instrumento eficaz en la evaluacin del control interno de este
tipo de empresas, as como reconocer que es de ayuda para auditores internos o
externos, y tambin para la gerencia de las mismas, con el fin de identificar los
diferentes riesgos y la mejor prctica para su gestin.
COSO proporciona un marco integral del control interno y herramientas de evaluacin
para sistemas de control y ERM (gestin del riesgo empresarial) est diseado para
identificar eventos potenciales que puedan afectar a la entidad, y administrar los riesgos
para proporcionar una seguridad razonable referente al logro de sus objetivos.
ste trabajo est dirigido a las personas que tengan inters en conocer o ampliar sus
conocimientos acerca de cmo aplicar en una Auditora Interna el modelo COSO-ERM
el cual ha estado en prctica por muchas empresas internacionales.
II
Se eligi una empresa Inmobiliaria para desarrollar el presente trabajo de tesis con el
fin de conocer sus caractersticas, clasificaciones, y evaluar sus controles y riesgos.
El primer captulo menciona la evolucin de las empresas inmobiliarias en Guatemala,
as como tambin los alcances que stas han tenido a lo largo del tiempo, describiendo
sus clasificaciones e instituciones que las representan en el mbito inmobiliario.
En el desarrollo del segndo captulo se describen las definiciones del rubro de cuentas
por cobrar, origen y clasificacin de stas, tomando en cuenta la forma como deben
presentarse en los estados financieros y por ltimo se mencionan las leyes y normas
aplicables a dicho rubro.
El tercer captulo, define la auditora interna con la metodologa COSO-ERM
explicando la independencia de la auditora interna, el uso de profesionales subcontratados, los alcances que sta puede tener al desarrollar su trabajo, as como
tambin las herramientas de gestin que los auditores internos pueden utilizar para
agilizar y mejorar su desempeo. En este captulo tambin se describe en que consiste
el marco COSO y la Gestin de Riesgo Empresarial ERM, mostrando sus objetivos
y los ocho componentes interrelacionados.
En el Captulo cuarto, se investig sobre la Planeacin de la Auditora Interna,
explicando su importancia en el desarrollo de una auditora y todo el proceso detallado
que conlleva la realizacin de una planeacin, tomando en cuenta tambin la
estimacin del tiempo, asignacin del personal y la distribucin y supervisin de la
misma.
Y por ltimo en el captulo cinco, se desarrolla el caso prctico de una auditora interna
al rea de cuentas por cobrar con la metodologa COSO-ERM a una empresa
inmobiliaria, presentando la evaluacin de controles y riesgos especficamente al rea
de facturacin y cobro de locales comerciales, siguiendo el marco del control interno
propuesto por COSO-ERM.
Finalmente se exponen las conclusiones y recomendaciones a que se llegaron durante
el desarrollo de la presente investigacin, encaminadas a la contribucin del
conocimiento sobre este tema que est desarrollndose en Guatemala.
CAPTULO I
EMPRESAS INMOBILIARIAS
1.1 ANTECEDENTES
inmobiliarios que muchas empresas de este tipo optan por subcontratar todos sus
servicios que servirn para llevar a cabo un proyecto.
En un caso particular las Desarrolladoras Inmobiliarias compran el terreno, subcontratan
especialistas para los estudios de suelos, estudios ambientales, tipos de construccin,
estudios de mercadeo, para luego construir el proyecto planificado por medio de una
constructora inmobiliaria, y por ltimo colocarlo a la venta o arrendamiento.
Las Desarrolladoras Inmobiliarias subcontratan los servicios para los detalles operativos
y administrativos de la construccin, para no perder de vista su actividad principal que
es la de comprar, construir y vender. (6.88)
Dentro de las empresas Desarrolladoras que existen en Guatemala podemos
mencionar:
Multiproyectos, S.A.
Spectrum, S.A.
Grupo Roble, S.A.
Precon, S.A.
1.3.2 CONSTRUCTORAS INMOBILIARIAS
Este tipo de empresas, son las que existen como consecuencia de las Desarrolladoras
Inmobiliarias, las cuales subcontratan los servicios de las Constructoras Inmobiliarias.
El objetivo principal de estas empresas es construir un bien inmueble con las
especificaciones y requerimientos del cliente, para lo cual cuentan con personal
especializado en las diferentes fases de la construccin como por ejemplo: Ingenieros,
Arquitectos, Consultores y Obreros.
En la actualidad existen algunas empresas que son constructoras y a la vez
desarrolladoras, aunque la gran mayora en Guatemala se dedican a una sola actividad,
considerando los costos que se tendran al manejar los dos tipos. (6.89)
Dentro de las Constructoras Inmobiliarias en Guatemala se pueden mencionar las
siguientes:
Multiproyectos, S.A.
Fc Ingeniera, S.A.
Cvica, S.A.
Nabla, S.A.
Macroinversiones, S.A.
Cmara de la construccin se
institucional.
OBJETIVOS:
Los objetivos son:
ASOCIADOS
La cmara Guatemalteca de la construccin tiene dos clases de asociados:
Asociados Activos
Asociados Honorarios
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CAPTULO II
CUENTAS POR COBRAR
2.1
DEFINICIONES
11
derecho sobre los bienes hasta que la cuota final conforme al documento ha sido
recibida.
Se
prepara directamente a partir del archivo maestro de cuentas por cobrar. Con mucha
frecuencia es una balanza de comprobacin de vencimiento, que muestra la antigedad
de los componentes de las cuentas por cobrar de cada saldo del cliente a la fecha de
cierre. (1.412)
12
A cargo de clientes.
Dentro del primer grupo se deben presentar los documentos y cuentas a cargo de
clientes de la entidad, derivados de la venta de mercancas o prestacin de servicios,
que representen la actividad normal de la misma.
En el segundo grupo, debern mostrarse las cuentas y documentos por cobrar a cargo
de otros deudores, agrupndolas por concepto y de acuerdo con su importancia.
Estas cuentas se originan por transacciones distintas a aquellas para las cuales fue
constituida la entidad tales como prstamos a accionistas, funcionarios y empleados,
reclamaciones, ventas de activo fijo, impuestos pagados en exceso, etc. si los montos
involucrados no son de importancia pueden mostrarse como otras Cuentas por Cobrar.
(7.2)
13
2.3
Los saldos acreedores en las Cuentas por Cobrar deben reclasificarse como Cuentas
por Pagar si su importancia relativa lo amerita.
Los intereses por cobrar no devengados que hayan sido incluidos formando parte de las
Cuentas por Cobrar, deben presentarse deducindose del saldo de la cuenta en la que
fueron cargados.
Cuando el saldo en Cuentas por Cobrar de una entidad incluya partidas importantes a
cargo de una sola persona fsica o moral, su importe deber mostrarse por separado
dentro del rubro genrico Cuentas por Cobrar o en su defecto, revelarse a travs de una
nota a los estados financieros.
Cuando existan Cuentas por Cobrar y por pagar a la misma persona fsica o moral,
debern cuando sea aplicable compensarse para efecto de presentacin en el balance
general, mostrando el saldo resultante como activo o pasivo segn corresponda. (7.3)
2.4
Las estimaciones para cuentas incobrables, descuentos, bonificaciones, etc. deben ser
mostradas en el balance general como deducciones a las Cuentas por Cobrar. En caso
de que se presente el saldo neto, debe mencionarse en nota a los estados financieros
el importe de la estimacin efectuada.
Debe quedar claramente
estados financieros, la situacin de las Cuentas por Cobrar con respecto a gravmenes
de cualquier tipo que recaigan sobre ella, restricciones que tengan por estar
condicionada su recuperabilidad a terminacin de obras, prestacin de servicios, etc.
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15
Ventas brutas
Efectivo en
el banco
Ventas
en efectivo
Cuentas por cobrar
Ventas
a crdito
Saldo
inicial
Recepcin de
efectivo
Ventas Devoluciones y
a Crdito Descuentos s/ventas
Saldo
final
Eliminacin de
ctas. Incobrables
Descuentos en
efectivo tomados
Devoluciones y
descuentos
sobre ventas
Estimacin para
cuentas incobrables
Eliminacin
de cuentas
incobrables
Saldo inicial
Cuentas
incobrables
Deudas
incobrables
Saldo final
(1.410)
La figura anterior muestra que existen cinco clases de operaciones incluidas en el ciclo
de ventas y cobranza:
1. Ventas (efectivo y ventas a cuenta).
2. Entradas de efectivo.
3. Devolucin y descuentos sobre ventas.
4. Eliminacin de cuentas incobrables.
5. Estimacin de deudas incobrables.
Tambin se muestra que salvo las ventas en efectivo, todas las operaciones y montos
finalmente se incluyen en una de dos cuentas del balance general, cuentas por cobrar o
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Clases de operaciones
Ventas
Cuentas
Ventas y cuentas
por cobrar
Funciones comerciales
Procesamiento de las ordenes del
cliente
Documentos y registros
Orden del cliente
Orden de venta
Concesin de crdito
Embarque de bienes
Documento de embarque
Factura de venta
las ventas
Entradas de efectivo
Efectivo en el banco
(debitos de la recepcin
Procesamiento y registro de
recepcin de efectivo
de efectivo )
Avisos de remesa
Lista preliminar de entradas en efectivo
Archivo de operaciones de entradas en
efectivo
Diario de entradas de efectivo o listado
Devolucin y descuento
sobre ventas
Devolucin y rebajas
sobre ventas
Cuentas por cobrar
Eliminacin de cuentas
incobrables
Procesamiento y registro de
devoluciones y rebajas sobre
ventas
Eliminacin de cuentas por
cobrar incobrables
incobrables
Gastos por deudas
incobrables
(1.411)
Nota de crdito
Diario de devoluciones y rebajas
sobre ventas
Forma de autorizacin de cuenta
incobrable
Diario general
Estimacin de deudas
incobrables
Diario general
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Son 7 las funciones de negocio para el ciclo de cuentas por cobrar y ventas que se
muestran en la tabla anterior como ejemplo. Estas ocurren en cada negocio en el
registro de las cinco clases de operaciones del ciclo de cobranza y ventas. Observe
que los primeros cuatro procesos corresponden al registro de ventas, mientras que
cada uno de los dems tipos de operaciones incluye solo una funcin de negocios.
Entre estas funciones esta la Facturacin a los clientes y registro de las ventas el cual
es el medio por el cual el cliente es informado del monto que debe por los servicios que
se le prestan, esto debe hacerse de manera correcta y oportuna. Entre los aspectos
ms importantes de la facturacin esta asegurarse de que todos los servicios hayan
sido facturados, que ningn servicio haya sido facturado ms de una vez y que cada
uno sea facturado por el monto adecuado.
En la mayora de los sistemas, la facturacin de los clientes implica la preparacin
de una factura de ventas con varias copias y la actualizacin simultanea del archivo de
operaciones de ventas, del archivo maestro de cuentas por cobrar y el archivo maestro
del libro mayor para ventas y cuentas por cobrar. Esta informacin se utiliza para
generar el diario de ventas y, junto con las entradas de efectivo y los cargos varios,
permite la preparacin de la balanza de comprobacin de cuentas por cobrar. (1.413)
18
2.6.2
19
20
21
CAPTULO III
AUDITORA INTERNA CON LA METODOLOGA COSO ERM
3.1 DEFINICIONES Y OBJETIVOS DE LA AUDITORA INTERNA
3.1.1 Auditora Interna
Segn las Normas Internacionales de Auditora, describe a la Auditora interna como
una actividad de evaluacin establecida dentro de una entidad como un servicio a la
entidad. Sus funciones incluyen, entre otras cosas, examinar, evaluar y monitorear la
adecuacin y efectividad de los sistemas de control contables e internos. (11.2)
El Instituto de Auditores Internos de los Estados Unidos (IIA), define la auditora interna
como " una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida
para agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacin. Ayuda a una
organizacin a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemtico y disciplinado
para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestin de riesgos, control y
gobierno". (10.4)
Es un control de direccin que tiene por objeto la medida y evaluacin de la eficacia de
otros controles.
La auditora interna surge con posterioridad a la auditora externa por la necesidad de
mantener un control permanente y ms eficaz dentro de la empresa y de hacer ms
rpida y eficaz la funcin del auditor externo. Generalmente, la auditora interna clsica
se ha venido ocupando fundamentalmente del sistema de control interno, es decir, del
conjunto de medidas, polticas y procedimientos establecidos en las empresas para
proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficiencia
operativa y optimizar la calidad de la informacin econmico-financiera. Se ha centrado
en el terreno administrativo, contable y financiero.
La necesidad de la auditora interna se pone de manifiesto en una empresa a medida
que sta aumenta en volumen, extensin geogrfica y complejidad y hace imposible el
control directo de las operaciones por parte de la direccin. Con anterioridad, el control
lo ejerca directamente la direccin de la empresa por medio de un permanente
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contacto con sus mandos intermedios, y hasta con los empleados de la empresa. En la
gran empresa moderna, sta peculiar forma de ejercer el control ya no es posible hoy
da, y de ah la emergencia de la llamada auditora interna.
El objetivo principal es ayudar a la direccin en el cumplimiento de sus funciones y
responsabilidades, proporcionndole anlisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones
y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas. Este objetivo
se cumple a travs de otros ms especficos como los siguientes:
a) Verificar la confiabilidad o grado de razonabilidad de la informacin
contable y extracontable, generada en los diferentes niveles de la
organizacin.
b) Vigilar el buen funcionamiento del sistema de control interno (lo cual
implica su evaluacin y mejoramiento), tanto el sistema de control interno
contable como el operativo. (11.3)
3.1.2 Control Interno
El control interno es una funcin que tiene por objeto salvaguardar y preservar los
bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad
de que no se contraern obligaciones sin autorizacin.
Una segunda definicin del control interno es: "el sistema conformado por un conjunto
de procedimientos (reglamentaciones y actividades) que interrelacionadas entre s,
tienen por objetivo proteger los activos de la organizacin.
Entre los objetivos del control interno tenemos
a) Proteger los activos de la organizacin evitando prdidas por fraudes o
negligencias.
b) Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables,
los cuales son utilizados por la direccin para la toma de decisiones.
c) Promover la eficiencia de los controles existentes.
d) Estimular el seguimiento de las prcticas ordenadas por la gerencia.
e) Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.
23
independiente
los
sistemas
de
organizacin
de
24
25
3.3 TERCERIZACIN
Por todo lo visto arriba y por los menores costos, mayores niveles de productividad y
mejores niveles de calidad sera conveniente utilizar servicios sub-contratados de
auditora interna. De tal forma se evitan costos fijos (sueldos, espacio fsico,
computadoras, gastos de telfono), si los servicios no son adecuados es ms fcil el
cambio de auditora, al prestar servicio en distintas empresas los auditores poseen
mayor nivel de experiencia, la capacitacin de los auditores no corre por cuenta de la
empresa sino por parte de el ente prestador del servicio, pueden utilizarse alta
tecnologa producto de que el costo de la misma puede subdividirse entre numerosos
clientes, pueden lograrse servicios con alto nivel de especializacin (el ente prestador
del servicio puede contar con especialistas en: auditora en informtica, en seguridad,
en materia impositiva, en fraude, en calidad y satisfaccin del consumidor, e inclusive
auditores por tipos de actividades) lo cual redunda en mejores niveles de calidad. (11.5)
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de
redes
informticas
(cajeros
automticos,
transferencias
electrnicas)
d) Globalizacin de los mercados
e) Cuadro de Mando Integral (necesidad de confirmar la correccin de los
datos y del buen funcionamiento del sistema informtico)
f) Contribuir en la eliminacin de desperdicios y despilfarros, contribuyendo
con su asesoramiento a la mejora de los procesos y actividades. (11.6)
3.5 TRABAJO EN EQUIPO EN LA AUDITORA INTERNA
El mejor uso de las capacidades y experiencias para una evaluacin ms efectiva del
control interno, as como tambin la investigacin de casos especiales hacen necesario
la implementacin del trabajo en equipo incluyendo los Crculos de Calidad en el rea
de auditora interna, como forma de mejorar los procedimientos, logrando de tal forma
controles, propuestas, anlisis e informes de mayor calidad y menores costos. (11.6)
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28
29
30
31
grupos
de
inters,
nuevamente
el
COMMITTEE
OF
SPONSORING
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34
35
36
37
(5.4)
38
I. Ambiente Interno
El ambiente interno define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de
una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto
determinantes del grado en que los principios de este ltimo imperan sobre las
conductas y los procedimientos organizacionales.
Es, fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por la alta direccin, la
gerencia, y por carcter reflejo, los dems agentes con relacin a la importancia del
control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.
Fija el tono de la organizacin y, sobre todo, provee disciplina a travs de la influencia
que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto.
Constituye el andamiaje para el desarrollo de las acciones y de all deviene su
trascendencia, pues como conjuncin de medios, operadores y reglas previamente
definidas, traduce la influencia colectiva de varios factores en el establecimiento,
fortalecimiento o debilitamiento de polticas y procedimientos efectivos en una
organizacin.
Los principales factores del ambiente interno son:
a) La filosofa y estilo de la direccin y la gerencia.
b) La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de
procedimiento.
c) La integridad, los valores ticos, la competencia profesional y el compromiso
de todos los componentes de la organizacin, as como su adhesin a las
polticas y objetivos establecidos.
d) Las formas de asignacin de responsabilidades y de administracin y
desarrollo del personal.
e) El grado de documentacin de polticas y decisiones, y de formulacin de
programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.
En las organizaciones que lo justifiquen, la existencia de consejos de administracin y
comits de auditoras con suficiente grado de independencia y calificacin profesional.
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El ambiente de control reinante ser tan bueno, regular o malo como lo sean los
factores que lo determinan. El mayor o menor grado de desarrollo y excelencia de stos
har, en ese mismo orden, a la fortaleza o debilidad del ambiente que generan y
consecuentemente al tono de la organizacin. (12.8)
40
41
entidad y sus componentes de manera que identifiquen los puntos dbiles, enfocando
los riesgos tanto al nivel de la organizacin (interno y externo) como de la actividad.
El establecimiento de objetivos es anterior a la evaluacin de riesgos. Si bien aqullos
no son un componente del control interno, constituyen un requisito previo para el
funcionamiento del mismo.
Los objetivos (relacionados con las operaciones, con la informacin financiera y con el
cumplimiento),
pueden
ser
explcitos
implcitos,
generales
particulares.
Estableciendo objetivos globales y por actividad, una entidad puede identificar los
factores crticos del xito y determinar los criterios para medir el rendimiento.
A este respecto cabe recordar que los objetivos de control deben ser especficos, as
como adecuados, completos, razonables e integrados a los globales de la institucin.
Una vez identificados, el anlisis de los riesgos incluir:
a) Una estimacin de su importancia / trascendencia.
b) Una evaluacin de la probabilidad / frecuencia.
c) Una definicin del modo en que habrn de manejarse.
Dado que las condiciones en que las entidades se desenvuelven suelen sufrir
variaciones, se necesitan mecanismos para detectar y encarar el tratamiento de los
riesgos asociados con el cambio. Aunque el proceso de evaluacin es similar al de los
otros riesgos, la gestin de los cambios merece efectuarse independientemente, dada
su gran importancia y las posibilidades de que los mismos pasen inadvertidos para
quienes estn inmersos en las rutinas de los procesos.
Existen circunstancias que pueden merecer una atencin especial en funcin del
impacto potencial que plantean:
a) Cambios en el entorno.
b) Redefinicin de la poltica institucional.
c) Reorganizaciones o reestructuraciones internas.
d) Ingreso de empleados nuevos, o rotacin de los existentes.
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V. Respuesta al riesgo
La direccin selecciona las posibles respuestas - evitar, aceptar, reducir o compartir los
riesgos - desarrollando una serie de acciones para alinearlos con el riesgo aceptado y
las tolerancias al riesgo de la entidad.
Todas las personas que integran una entidad tienen alguna responsabilidad en la
gestin de riesgos empresariales. El consejero delegado es su responsable ltimo y
debera asumir su titularidad. Otros directivos apoyan la filosofa de gestin de riesgos
de la entidad, promueven el cumplimiento del riesgo aceptado y gestionan los riesgos
dentro de sus reas de responsabilidad en conformidad con la tolerancia al riesgo. El
director de riesgos, director financiero, auditor interno u otros, desempean
normalmente responsabilidades claves de apoyo. El restante personal de la entidad es
responsable de ejecutar la gestin de riesgos empresariales de acuerdo con las
directrices y protocolos establecidos.
El consejo de administracin desarrolla una importante supervisin de la gestin de
riesgos empresariales, es consciente del riesgo aceptado por la entidad y est de
acuerdo con l.
Algunos terceros, como los clientes, proveedores, colaboradores, auditores externos,
reguladores y analistas financieros, proporcionan a menudo informacin til para el
desarrollo de la gestin de riesgos empresariales, aunque no son responsables de su
eficacia en la entidad ni forman parte de ella. (5.5)
43
44
45
Est conformada no slo por datos generados internamente sino por aquellos
provenientes de actividades y condiciones externas, necesarios para la toma de
decisiones.
Los sistemas de informacin permiten identificar, recoger, procesar y divulgar datos
relativos a los hechos o actividades internas y externas, y funcionan muchas veces
como herramientas de supervisin a travs de rutinas previstas a tal efecto. No obstante
resulta importante mantener un esquema de informacin acorde con las necesidades
institucionales que, en un contexto de cambios constantes, evolucionan rpidamente.
Por lo tanto deben adaptarse, distinguiendo entre indicadores de alerta y reportes
cotidianos en apoyo de las iniciativas y actividades estratgicas, a travs de la
evolucin desde sistemas exclusivamente financieros a otros integrados con las
operaciones para un mejor seguimiento y control de las mismas.
Ya que el sistema de informacin influye sobre la capacidad de la direccin para tomar
decisiones de gestin y control, la calidad de aqul resulta de gran trascendencia y se
refiere entre otros a los aspectos de contenido, oportunidad, actualidad, exactitud y
accesibilidad.
La comunicacin es inherente a los sistemas de informacin. Las personas deben
conocer a tiempo las cuestiones relativas a sus responsabilidades de gestin y control.
Cada funcin ha de especificarse con claridad, entendiendo en ello los aspectos
relativos a la responsabilidad de los individuos dentro del sistema de control interno.
Asimismo el personal tiene que saber cmo estn relacionadas sus actividades con el
trabajo de los dems, cules son los comportamientos esperados, de que manera
deben comunicar la informacin relevante que generen.
Los informes deben transferirse adecuadamente a travs de una comunicacin eficaz.
Esto es, en el ms amplio sentido, incluyendo una circulacin multidireccional de la
informacin: ascendente, descendente y transversal.
La existencia de lneas abiertas de comunicacin y una clara voluntad de escuchar por
parte de los directivos resultan vitales.
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VIII. Supervisin
Incumbe a la direccin la existencia de una estructura de control interno idnea y
eficiente, as como su revisin y actualizacin peridica para mantenerla en un nivel
adecuado. Procede la evaluacin de las actividades de control de los sistemas a travs
del tiempo, pues toda organizacin tiene reas donde los mismos estn en desarrollo,
necesitan ser reforzados o se impone directamente su reemplazo debido a que
perdieron su eficacia o resultaron inaplicables. Las causas pueden encontrarse en los
cambios internos y externos a la gestin que, al variar las circunstancias, generan
nuevos riesgos a afrontar.
El objetivo es asegurar que el control interno funciona adecuadamente, a travs de dos
modalidades de supervisin: actividades continuas o evaluaciones puntuales.
Las primeras son aquellas incorporadas a las actividades normales y recurrentes que,
ejecutndose en tiempo real y arraigadas a la gestin, generan respuestas dinmicas a
las circunstancias que sobrevienen.
En cuanto a las evaluaciones puntuales, corresponden las siguientes consideraciones:
a) Su alcance y frecuencia estn determinados por la naturaleza e importancia
de los cambios y riesgos que stos conllevan, la competencia y experiencia
de quienes aplican los controles, y los resultados de la supervisin
continuada.
47
48
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CAPTULO IV
PLANEACIN DE LA AUDITORA INTERNA
4.1 IMPORTANCIA DE LA PLANEACIN
La planificacin en el trabajo de Auditora Interna requiere del conocimiento de las
condiciones externas e internas de la propia entidad y que pueden influir en el
desarrollo de la propia planeacin, dicho en otros trminos, la planeacin presupone
una previsin dentro de las limitaciones humanas de los factores que puede afectar en
la marcha de la entidad.
Existen tres razones importantes del porque el auditor debe planear de manera una
auditora:
a) Para permitirle al auditor obtener evidencia competente y suficiente de acuerdo
con las circunstancias.
b) Para ayudar a mantener costos razonables en la auditora.
c) Para evitar los malentendidos con el cliente.
La obtencin de suficiente evidencia competente es esencial si el despacho de
contadores pblicos desea minimizar la responsabilidad legal y mantener una buena
reputacin en la comunidad empresarial. Conservar costos razonables ayuda al
despacho a seguir siendo competitivo y, por lo tanto, a retener o expandir su base de
clientes, en el caso de que el despacho tenga la reputacin de hacer un trabajo de alta
calidad.
Evitar los malentendidos con el cliente es importantes para una buena relacin con el y
para facilitar un trabajo de alta calidad a un costo razonable. Por ejemplo, suponga que
el auditor informa al cliente que la auditora se terminar antes del 30 de junio pero no
puede terminarla sino hasta agosto debido a una programacin inadecuada del
personal. Es probable que el cliente se sienta molesto con el despacho de contadores
e incluso lo demande por incumplimiento de contrato. (1.194)
50
Dentro de algunos aspectos importantes que debe conocer el auditor interno, para
poder planear eficientemente, son los siguientes: (14.17)
a) Conocimiento de la entidad
El auditor debe tener un conocimiento pleno de la entidad, sus principales
actividades, las caractersticas especiales de la rama econmica en la cual se
desenvuelve, la infraestructura existente, la estructura administrativa y contable y las
principales leyes y reglamentos que afectan a la misma.
Adems el auditor interno debe formarse una idea de la estructura y organizacin de
la entidad auditada, de sus actividades econmicas, polticas, de la existencia de
manuales de procedimiento, as como la situacin financiera de la misma.
La informacin recabada por el auditor interno de la entidad es totalmente
confidencial y la misma forma parte de sus papeles de trabajo la cual ser utilizada y
clasificada de la siguiente forma:
Perfil de la entidad
Este perfil debe incluir los datos ms importantes de la entidad, los cuales
servirn al auditor interno para conocer mejor su estructura y organizacin, as
como sus principales polticas y procedimientos.
Como mnimo debe contener la informacin que se detalla a continuacin:
Resumen de las escrituras de constitucin y sus modificaciones.
Actividad de la empresa y ubicacin geogrfica.
Planes de corto, mediano y largo plazo.
Existencia de polticas escritas, manuales de procedimiento y descripcin de
puestos.
Organigrama general de la empresa.
Personal clave y administrativo.
Principales clientes.
Principales proveedores.
Informacin procesada por medio de equipo de computacin.
Distribucin de la informacin financiera.
51
Entes fiscalizadores.
Reparos fiscales.
b) Anlisis de riesgo general
El auditor interno debe evaluar tanto los riesgos externos como internos de la
empresa, estos riesgos dependern del entorno en donde se desenvuelva la
entidad.
Existen riesgos inherentes y de control, los primeros son aquellos que son
innatos de acuerdo con las actividades de la empresa y los de control son
aquellos que surgen por control interno.
Adems, el auditor interno por medio de los estados financieros debe analizar la
situacin financiera, determinando las reas de mayor riesgo de la entidad, as
como describir en forma general el trabajo a realizar y el alcance del mismo.
El anlisis del riesgo general debe contener como mnimo los siguientes
aspectos:
Anlisis financiero.
Balance General comparativo.
Estado de resultados comparativo.
Estado de flujos de efectivo.
Anlisis de variaciones.
Resumen de razones financieras.
52
53
y las personas cambian, esto se determinara una vez que el trabajo esta en marcha,
entonces se introducira mejoras en algunas reas de la Auditora anterior.
La planificacin del trabajo de Auditora Interna asegura el desarrollo de una estrategia
a ser seguida para el alcance de los objetivos de la auditora o sea el establecimiento
de un programa de trabajo. El auditor debe establecerse un calendario para realizar las
verificaciones, la informacin que necesita el auditor para planear la auditora vara de
acuerdo con los objetivos de sta y con el tipo de auditora a realizar. (15.2)
Metas de la planeacin.
Objetivos de la planeacin.
Informes de actividades.
54
Deben tener una fecha lmite para alcanzarlos (tener en cuenta los objetivos a
corto y largo plazo).
Debern indicar las metas que se esperan de cada unidad de mando (direccin,
gerencia, etc.) sealando los responsables de los mismos.
55
Existen mtodos que en forma individual o combinada deben utilizarse, para tener
un buen conocimiento de cmo funciona la estructura de control interno en una
entidad o identificar las deficiencias de la misma.
Estos mtodos son los siguientes:
a) Narrativa: Es el mtodo mediante el cual el auditor interno redacta un
documento en donde describe una o varias funciones de la estructura de
control interno de una entidad.
b) Cuestionario: Es el mtodo mediante el cual el auditor interno disea
un cuestionario, entrevista el personal responsable de la realizacin de
una o varias funciones.
c) Flujogramas: Es el mtodo mediante el cual el auditor interno describe
grficamente el origen, desarrollo y fin de una o varias funciones.
Al realizar estos mtodos de evaluacin preliminar el auditor interno asume que
los controles operan como han sido descritos, durante el periodo sujeto a
examen, posteriormente los probar por medio de pruebas de cumplimiento.
Independientemente del mtodo que se utilice, durante esta etapa el auditor
interno debe identificar las tcnicas de control que se utilizaron, as como
aquellas que no estn en prctica y que en su opinin son necesarias.
56
57
4.5.2 De la Flexibilidad
Dentro de la precisin establecida en el principio anterior, todo plan debe dejar
margen para los cambios que surjan en ste, ya sea en razn de aspectos
imprevistos o de que hayan variado las circunstancias despus de la previsin.
La planeacin ser realizada como gua, el auditor no debe prepararlo
regidamente, no deben existir limitaciones cuando a criterio del auditor se deba
realizar alguna modificacin siempre y cuando esta sea realizada para mejorar el
trabajo de auditora.
4.5.3 De la Unidad
Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno solo
para cada curso; as mismo, todos los que se aplican en una empresa o
dependencia, deben estar debidamente coordinados e integrados como un todo
del plan general. (14.24)
58
4.9 SUPERVISIN
La supervisin consiste en dirigir el trabajo que los auxiliares realizan para lograr los
objetivos del examen y de esta forma determinar si se cumplen con los mismos.
La supervisin para ser eficaz debe contener como mnimo los siguientes aspectos:
Dar
instrucciones
claras
precisas
los
auxiliares
acerca
de
sus
Saber manejar las diferencias de opinin que puedan surgir entre los auxiliares.
59
4.10 CUSTODIA
La planeacin y cualquiera de sus modificaciones sern, documentos confidenciales de
la empresa. Ningn auditor u otro funcionario, debe estar autorizado para conservar,
con carcter personal, ningn ejemplar de la planeacin ni de sus modificaciones.
Ninguno de los auditores internos tampoco debe estar autorizado para mostrar la
planeacin ni sus modificaciones a persona alguna no incluida expresamente en la
distribucin de los ejemplares de los informes.
Los ejemplares de la planeacin y de cualquiera de sus modificaciones que se utilizaren
en cada auditora han de formar parte de los papeles de trabajo de la misma. (15.4)
4.11
Actividades:
a) Verificar la existencia y aplicacin de una poltica para el manejo de las
cuentas por cobrar.
b) Determinar la eficiencia de la poltica para el manejo de las cuentas por
cobrar.
60
c) Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden y
de acuerdo a las disposiciones legales.
d) Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran
adecuadamente.
e) Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas por cobrar,
actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa.
f) Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean
correctamente autorizadas por quien corresponda.
g) Verificar que las cuentas por cobrar estn adecuadamente respaldadas.
h) Comprobar que las cuentas por cobrar estn vigentes y que las medidas de
seguridad se apliquen correctamente (ejemplo: aseguradora de cheques).
i) Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del
manejo de las cuentas por cobrar. Al igual que el conocimiento y
cumplimiento de ste por parte de los clientes y deudores.
j) Controlar el efectivo recibido de proveedores.
k) Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar.
l) Controlar Notas de dbito y de crdito (Rebajas por volmenes de compras,
etc.)
m) Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de
nuevo.
Procedimientos:
1. Verificar fsicamente junto con la persona responsable de las cuentas por
cobrar los documentos que respalden los documentos por cobrar.
2. Comprobar fsicamente la existencia de ttulos, cheques, letras y documentos
por cobrar e investigar cualquier irregularidad.
3. Comprobar fsicamente la existencia de ttulos en empresas relacionadas.
4. Comparar el resultado de la comprobacin fsica con el mayor de Inversiones
en Empresas Relacionadas.
61
62
20. En caso de existir Arrendamientos por cobrar, verificar que exista el contrato
de Arrendamiento respectivo y si el monto coincide con el canon de arriendo.
21. En el caso que existan reclamaciones por cobrar a compaas de seguros,
verificar las condiciones de la pliza y monto asegurado ante un determinado
siniestro.
22. Verificar si existen cuentas por cobrar a proveedores.
Se refiere a los casos en que, despus de haber realizado una compra de
mercaderas y haberla pagado, tal mercanca result defectuosa o lleg con
algn faltante, y el proveedor atender el reclamo mediante una nota de
crdito.
23. Verificar las notas de crditos emitidas por el proveedor y ver si coincide con
los documentos que respalden la devolucin.
24. Verificar si existen depsitos en garanta de cumplimientos de contratos, por
ejemplo cuando la empresa es contratada para realizar cualquier obra o
prestar un determinado servicio, y el contratante exige que se haga un
depsito garantizado que el objetivo de tal contrato ser cumplido.
25. Chequear que el monto reembolsado corresponda a la garanta citada en el
punto anterior.
26. Revisar si existen cuentas por cobrar a los accionistas. Se registra en esta
cuenta cualquier deuda que los accionistas hayan contrado con la empresa
por conceptos diferentes a lo que todava deban del capital que suscribieron.
27. Verificar si existen anticipos a proveedores. En algunas oportunidades, una
empresa se ve en la necesidad de hacer un anticipo a cuenta para garantizar
el abastecimiento de mercadera o de la prestacin del servicio.
A esta empresa le surge, por lo tanto, un derecho que ser cobrado en el
momento en que sea recibida la mercadera o el servicio que ha comprado.
28. Chequear que el monto recibido a cuenta de anticipos a proveedores
corresponda con los documentos que respalden esta situacin.
63
CAPTULO V
AUDITORA INTERNA AL REA DE CUENTAS POR COBRAR CON LA
METODOLOGA COSO ERM, A UNA EMPRESA INMOBILIARIA
(CASO PRCTICO)
5.1 ANTECEDENTES
La unidad de anlisis objeto de estudio, ser a una empresa inmobiliaria que se dedica
al desarrollo de Centros Comerciales, fundada en 1993 e inscrita legalmente bajo las
leyes de Guatemala con la razn social INMOBILIARIA TOTAL, S.A. (Nombre ficticio)
Actualmente la empresa cuenta con proyectos modernos y novedosos los cuales estn
presentes en Guatemala, Honduras y Nicaragua como consecuencia de su plan
agresivo de expansin a nivel centroamericano.
Tiene como principal actividad econmica el arrendamiento de locales comerciales.
Cuenta con 125 clientes a los cuales nicamente se les da opcin de arrendamiento ya
que por poltica de la empresa no se vende ningn local comercial.
Su Visin es ser lder en el mercado inmobiliario, comprometidos a desarrollar
conceptos innovadores que impactan y generan valor en la vida de sus clientes y la
comunidad.
Esta empresa es socio activo de la Cmara Guatemalteca de la construccin y de la
Cmara Guatemalteca de la Industria.
Dentro del desarrollo del caso prctico se presentar un anlisis y evaluacin de los
controles y riesgos que se tienen en el departamento de cuentas por cobrar de esta
empresa Inmobiliaria, especficamente al rea de facturacin y cobros de locales
comerciales, tomando en cuenta que se evaluar parte del Departamento de Cuentas
por Cobrar y no ser la evaluacin de toda la empresa.
64
2,603,803.28
269,973,715.56
1,000.00
5,312.50
272,583,831.34
2,281,558.59
8,758,531.28
5,995,049.55
17,035,139.42
TOTAL ACTIVO
289,618,970.76
PATRIMONIO
Capital Autorizado
Acciones por Suscribir
Aportaciones Futuras de Capital
Utilidades Acumuladas
Ganancia del perodo
75,000,000.00
(20,551,100.00)
100,642,184.94
155,091,084.94
237,788.35
12,145,090.08
12,382,878.43
115,971,566.11
1,200.00
115,972,766.11
5,620,425.82
551,815.46
6,172,241.28
PASIVO
NO CORRIENTES
Prstamos Bancarios
Cuentas por liquidar
CORRIENTES
Cuentas por pagar
Impuestos por pagar
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
289,618,970.76
65
INGRESOS
Arrendamientos
Mantenimientos
Publicidad
Derecho de Llave
39,380,694.51
1,500,000.00
45,598.50
148,436.15
41,074,729.16
500,814.45
1,279,749.89
794,040.18
378,850.34
4,581,034.62
1,336,664.79
1,053,117.30
212,944.22
10,534,614.80
20,671,830.59
GASTOS DE OPERACION
Mantenimientos
Honorarios y Servicios
Seguros y Fianzas
Publicidad
Servicios Bsicos
Gastos Generales
Impuestos y Contribuciones
Infraestructura
Depreciaciones
Ganancia en Operacin
20,402,898.57
8,257,808.49
8,257,808.49
12,145,090.08
66
PLAN DE TRABAJO
DESCRIPCIN
OBJETIVOS
General
67
Especficos
ALCANCE
RECURSOS
Humano
1 Asistente de auditora
1 Supervisor de auditora
Tiempo Invertido
INFORME DE RESULTADOS
68
PROGRAMA DE TRABAJO
No.
ACTIVIDADES
Ref.
Fecha
1.1
A-1
06/10/08
A-2
06/10/08
A-3
06/10/08
B-1
07/10/08
B-2
07/10/08
C-1
08/10/08
C-2
08/10/08
rea de Gestin
1.2
1.3
2.1
2.2
3.1
3.2
69
4.1
D-1
09/10/08
D-2
09/10/08
D-3
10/10/08
D-4
10/10/08
E-1
13/10/08
operaciones de facturacin.
4.2
4.3
4.4
5.1
5.2
E-2
14/10/08
6.1
F-1
15/10/08
F-2
15/10/08
F-3
16/10/08
operaciones de Facturacin.
6.2
6.3
70
arrendamiento.
6.4
F-4
16/10/08
F-5
16/10/08
F-6
16/10/08
G-1
17/10/08
G-1
17/10/08
H-1
17/10/08
H-1
17/10/08
6.6
7.1
7.2
8.1
8.2
71
PT #
A-1
GRCC
Hecho Por:
Fecha:
06/10/08
Revisado Por: GGG
AMBIENTE INTERNO
La empresa Inmobiliaria Total, S.A. se rige bajo las leyes vigentes de Guatemala, por
lo que todos sus controles internos establecidos cumplen con estas leyes.
Dichos controles han sido previamente analizados y autorizados por el Gerente General
de la empresa, para que despus cada Gerente de rea y Jefes de Departamento sean
los encargados de hacer cumplir y darles seguimiento a cada uno de ellos.
Todo el personal se rige bajo un Cdigo de tica, en el cual se mencionan las reglas de
comportamiento y procedimientos ante situaciones internas.
Tanto el Gerente General como cada Gerente de rea, pertenecen a un Comit, el cual
se rene semanalmente con el objetivo de informar e informarse de la situacin actual
de la empresa y tomar decisiones para cumplir con los objetivos y metas definidas.
72
PT #
A-2
Hecho Por:
GRCC
Fecha:
06/10/08
Revisado Por: GGG
El personal del departamento de Cuentas por Cobrar, esta consiente de cumplir con los
valores establecidos en el Cdigo de tica vigente, en donde se establecen cual ser el
comportamiento correcto dentro de la empresa.
Este departamento tiene una rotacin de personal baja, tomando en cuenta que el
promedio de tiempo laborado de estos empleados es de 5 aos continuos.
73
PT #
A-3
Hecho Por:
GRCC
Fecha:
06/10/08
Revisado Por: GGG
Estructura Organizativa:
CONSEJO DE
ADMINISTRACION
Comit de
Auditora
Gerente General
Auditora
Interna
Gerente de rea
Cuentas por Cobrar
Asistente
Cobro 1
Jefe de Cobros
Asistente
Cobro 2
Asistente
Cobro 3
Secretaria del
departamento
Mensajeros
Asistente
Cobro 4
74
Los Asistentes de Cobro, son los responsables directos de tener una antigedad
de cuentas por cobrar no mayor a 60 das, velar por que la facturacin de
clientes de los locales comerciales reciban en tiempo sus facturas y contar con
los contratos de arrendamiento actualizados y autorizados.
75
76
PT #
Hecho Por:
Fecha:
Revisado Por:
B-1
GRCC
07/10/08
GGG
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
PT #
B-2
Hecho Por:
GRCC
Fecha:
07/10/08
Revisado Por: GGG
OBJETIVOS ESTRATGICOS:
77
OBJETIVOS OPERATIVOS:
OBJETIVOS INFORMATIVOS:
OBJETIVOS DE CUMPLIMIENTO:
78
IDENTIFICACIN DE EVENTOS
PT
C-1
GRCC
Hecho por:
Fecha:
Revisado por:
08-10-2008
GGG
OBJETIVOS
OPORTUNIDADES
RIESGOS
x
x
x
x
Promover la eficiencia
operativa utilizando las
instalaciones y recursos
adecuadamente
OPERATIVOS
Operar de acuerdo a
presupuestos financieros
previamente definidos
Desarrollar conceptos
innovadores que impacten y
generen valor a sus clientes
EVENTOS EXTERNOS
ESTRATGICOS
79
PT
C-2
GRCC
Hecho por:
Fecha:
Revisado por:
08-10-2008
GGG
OBJETIVOS
OPORTUNIDADES
RIESGOS
Revisar constantemente el
cumplimiento de los procedimientos
y polticas internas, dictadas por la
administracin.
CUMPLIMIENTO
EVENTOS INTERNOS
INFORMACION
80
D-1
GRCC
Hecho por:
09-10-2008
Fecha:
GGG
Revisado por:
Si
No
Observaciones
N/A
81
PT
D-1
GRCC
Hecho por:
09-10-2008
Fecha:
GGG
Revisado por:
Respuesta
Si
No N/A
Observaciones
X
Deben de estar autorizadas por el Gerente
de rea dichasa cuentas.
3.
El archivo maestro de cuentas por cobrar puede ser
manipulado y modificado dentro del sistema informtico?
82
PT
D-2
GRCC
Hecho por:
09-10-2008
Fecha:
Revisado por: GGG
Si
No
Observaciones
N/A
83
PT
D-2
GRCC
Hecho por:
09-10-2008
Fecha:
Revisado por: GGG
Respuesta
Si
No N/A
Observaciones
X
nicamente un supervisor de contabilidad
puede habilitar cuentas del catlogo
Funciona automticamente
84
La siguiente matriz identificar los controles especficos que se relacionan con las
operaciones principales del ciclo de facturacin y cobro, as como tambin las
deficiencias importantes detectadas, con el fin de evaluar el riesgo de control, bajo los
trminos: Alto, Mediano y Bajo.
PT #
D-3
GRCC
Hecho por:
10-10-2008
Fecha:
Revisado por: GGG
CONTROLES
RIESGOS
Las operaciones de
arrendamientos se incluyen
de forma adecuada en los
archivos maestros del sistema
contable y se resumen de
forma imparcial
(asentamiento y resumen)
c
c
c
c
c
c
c
c
c
w
w
C= Control
W = Riesgo importante
c
c
Los Arrendamientos se
registran en la fechas
correctas (tiempo propicio)
Las operaciones de
arrendamientos registradas se
clasifican adecuadamente
(Clasificacin)
Los arrendamientos
registrados son por la
cantidad de mts.2 pactados
en los contratos (Precisin)
c
c
CONTROL INTERNO
El sistema informtico realiza el calculo razonable entre los
metros cuadrados arrendados y el precio por Mts para
facturar segn contrato.
Los Arrendamientos
registrados son para el cobro
de locales comerciales y
clientes existentes
(Existencia)
w
Mediano
Bajo
Mediano
Bajo
Bajo
Bajo
Bajo
85
PT
D-4
GRCC
10-10-2008
Revisado por: GGG
Hecho por:
Fecha:
c
c
CONTROLES
c
c
c
c
RIESGOS
C= Control
W = Riesgo Importante
c
c
CONTROL INTERNO
w
Bajo
Bajo
Bajo
Bajo
Bajo
Mediano
Bajo
86
RESPUESTA AL RIESGO
CICLO DE FACTURACIN
Control de Compensacin
Error Potencial
Importancia
Efecto en la evidencia
de la auditora
N/A
N/A
N/A
No.
Riesgo
Facturaciones
incorrectas
No existe una
comparacin
independiente entre los
contratos existentes vr las Ninguno
facturas emitidas por
arrendamiento de locales
comerciales
No facturar a
clientes que
tienen local
comercial
Realizacin de
procedimientos
Potencialmente
comparativos de ventas
Importante
registradas vr
presupuesto de ingresos
No est restringido el
acceso al listado de
precios por metro
Ninguno
cuadrado, al personal que
emite las facturas
Facturaciones
alteradas e
incompletas
Realizacin de
Potencialmente procedimientos analticos
de los precios ingresados
Importante
al sistema de facturacin
CICLO DE COBROS
No.
Deficiencia
Control de Compensacin
Error Potencial
Saldos
incorrectos de
cuentas por
cobrar
Importancia
Efecto en la evidencia
de la auditora
Realizacin de
procedimientos
comparativos entre el
Potencialmente
efectivo depositado y los
alta
recibos de caja que
rebajan las cuentas por
cobrar
87
PT #
Hecho por:
E-2
GRCC
14-10-2008
Fecha:
Revisado por: GGG
RESPUESTA AL RIESGO
rea de Facturacin
Riesgo No. 1
No existe una persona diferente para autorizar el crdito ya que es la misma que factura y la que tiene acceso a la
base de datos para facturacin.
IMPORTANCIA
Material
PROBABILIDAD
Remota
Probable
Inmaterial
Accin a Realizar: El crdito que se da a los clientes son 15 das, y si alguno se retrasa en su pago se le cobra
una mora de acuerdo al contrato, lo cual se determina al analizar semanalmente la antigedad de la Cartera de
Clientes, logrando REDUCIR el riesgo.
Riesgo No. 2
Existen algunos contratos de Arrendamiento que no estn actualizados
IMPORTANCIA
Material
PROBABILIDAD
Probable
Remota
Inmaterial
Accin a Realizar: Todos los clientes del centro comercial cuentan con su contrato de arrendamiento emitido por el
abogado de la compaa, sin embargo se han dado casos en que los clientes cambian de local o de razn social,
por lo que ser necesario agregar un adendum al contrato, logrando con esto EVITAR malas facturaciones.
88
PT #
E-2
GRCC
Hecho por:
Fecha:
14-10-2008
Riesgo No. 3
No existe una comparacin independiente entre los contratos existentes vr las facturas emitidas por arrendamiento
de locales.
IMPORTANCIA
Material
PROBABILIDAD
Remota
Probable
Inmaterial
Accin a Realizar: Mensualmente se analizan las variaciones de la facturacin por arrendamientos vr el presupuesto
de ingresos autorizado del perodo, logrando con esto mantener una seguridad de que lo facturado corresponde
al total de locales arrendados, REDUCIENDO el riesgo.
Riesgo No. 4
No est restringido el acceso al listado de precios por metro cuadrado, al personal que emite las facturas
IMPORTANCIA
Material
PROBABILIDAD
Remota
Probable
Inmaterial
Accin a Realizar: Las personas que emiten las facturas son las encargadas de actualizar la informacin de la base
de datos de los clientes, ya que los precios por metro cuadrado que se cobra es similar en todos los locales
comerciales, sin embargo el jefe de cobros revisar mensualmente la facturacin emitida EVITANDO el riesgo.
RESPUESTA AL RIESGO
rea de Cobros
Riesgo No. 1
No existe una segregacin de funciones entre la emisin de recibos de caja y anulacin de los mismos.
IMPORTANCIA
Material
PROBABILIDAD
Remota
Probable
Inmaterial
Accin a Realizar: Los recibos de caja emitidos y anulados durante el da, sran enviados al departamento de
Contabilidad diariamente donde se revisarn los recibos emitidos y se cuadraran con el efectivo que ingresa a la
cuenta bancaria respectiva, logrando con esto EVITAR anular recibos de caja que deberan de rebajar saldos de
clientes correctos.
89
ACTIVIDADES DE CONTROL
PT
#
F-1
GRCC
Hecho por:
15-10-2008
Fecha:
Revisado por: GGG
TODAS LAS COMPUTADORAS DE CRDITOS Y COBROS TIENEN CLAVE DE ACCESO PARA FACTURAR?
SI
NO
Conclusin:
Al realizar la prueba en cada computadora se determino que se necesita un usuario predefinido por el departamento de sistemas
y una clave de acceso para el ingreso al sistema informtico de facturacin.
PRUEBA PARA COMPROBAR QUE LAS FACTURAS EMITIDAS TENGAN CONTRATO AUTORIZADO Y FIRMADO POR LOS
CLIENTES.
Actividad
Contratos revisados:
Facturas revisadas
Muestra
125
35
Observaciones
Corresponden a la totalidad de locales existentes en el Centro Com.
Se reviso una muestra de las facturas emitidas en el trimestre
Contratos desactualizados
Conclusin:
Existe un riesgo mnimo en la facturacin por medio del sistema informtico, ya que la totalidad de la muestra han sido facturados,
y determinando que no se ingresara el contrato al sistema informtico si no cuenta con las firmas del cliente y del representante
legal de la organizacin.
Observaciones
-10%
Conclusin:
Se determin que la baja durante el tercer trimestre del ao 2008, no fue por arrendamientos dejados de facturar por
el sistema informtico, ya que exista un presupuesto de 150 locales y se retiraron 3 locales durante este periodo,
inicindose a cobrar nuevamente en el mes de Octubre de 2008.
90
PT
#
F-1
GRCC
Hecho por:
15-10-2008
Fecha:
Revisado por: GGG
Departamento de Sistemas
Asistente de Cobros
Asistente de Cobros
Asistente de Facturacin
Secretaria de Cobros
Mensajero
Conclusin:
Se determin que cada actividad es realizada por empleados de diferentes reas del departamento, teniendo la certeza que existen
filtros de revisin en todo nivel, logrando con esto minimizar los porcentajes de error en las facturaciones.
CUADRA EL ARCHIVO MAESTRO DE CUENTAS POR COBRAR CONTRA EL MAYOR GENERAL MENSUAL?
SI
NO
Conclusin:
Se determin que la antigedad de saldos correspondientes a los meses de Julio a Septiembre del 2008, cuadran contra los saldos
finales del Balance de Saldos de la compaa.
SE COMPROBARON LOS ARCHIVOS FSICOS DE LAS FACTURAS EMITIDAS POR EL SISTEMA INFORMTICO:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
El correlativo de facturas fsicas se encontraba archivado por mes en los archivos del departamento de Cobros.
Todas las facturas tienen impreso la fecha, clientes, direccin, monto y descripcin del local arrendado.
Las Facturas anuladas se encuentran archivadas con su respectiva factura original.
Todas las facturas anuladas tienen estampado un sello de "Anulado"
Los montos de las facturas estn en Quetzales, de acuerdo a los contratos firmados
Todas las facturas tenan firma de recibido por el cliente respectivo.
Conclusin:
Se comprob que se estn cumpliendo con las polticas internas del control de los archivos fsicos, ya que todas las facturas revisadas
cuentan con los controles establecidos por la compaa.
Los contratos de Arrendamiento estn ordenados por nombre del cliente o razn social del local comercial.
Existieron 2 contratos que estn pendientes de actualizacin por cambio de razn social por el cliente.
Todos los contratos estn debidamente firmados por el cliente y el Representante legal de la compaa
En todos los contratos se mencionan los metros cuadrados arrendados y el precio pactado
Ningn contrato a la fecha de revisin se encuentra vencido
Todos los contratos estn resguardados por el departamento de cobros.
Conclusin:
Se comprob que los contratos de Arrendamiento, cuentan con los requisitos legales y las polticas internas de archivo fsicos.
91
PT
#
F-2
GRCC
Hecho por:
15-10-2008
Fecha:
Revisado por: GGG
PRUEBA PARA COMPROBAR EL DEPOSITO BANCARIO CONTRA LOS RECIBOS DE CAJA EMITIDOS
No. De Recibos de caja revisados
Diferencia entre los depsitos bancarios
140
Conclusin:
Los depsitos que amparan los recibos de caja revisados, cumplen con el control interno, que se deben depositar en el mismo da
de su cobro, y se comprob con una anlisis de comparacin entre el listado de recibos de caja y estados de cuenta del banco.
2
Departamento de Sistemas
Gestin de Cobro:
Asistente de Cobros
Secretaria de Cobros
Asistente de Cobros
Mini-Agencia del Banco instalada en la compaa
Mini-Agencia del Banco instalada en la compaa
Departamento de Contabilidad
Conclusin:
Se determino que cada actividad es realizada por empleados de diferentes reas del departamento, teniendo la certeza que existen
filtros de revisin en todo nivel, logrando con esto minimizar los porcentajes de error en los cobros.
4
a)
b)
c)
d)
e)
f)
SE COMPROBARON LOS ARCHIVOS FISICOS DE LOS RECIBOS DE CAJA EMITIDOS POR EL SISTEMA INFORMTICO:
El correlativo de recibos de caja se encuentra archivado en los archivos del departamento de Cobros y una copia en Contabilidad.
Todos los recibos tienen impreso el nombre del cliente, que factura cancela, medio con que cancela, fecha y correlativo.
Los recibos de caja anulados se encuentran archivados con su copia y original del recibo.
Todos los recibos de caja anulados tienen estampado un sello de "Anulado"
Todos los recibos rebajan saldos de facturas existentes.
Todas los recibos revisados, tienen firma y sello del cajero responsable del banco.
Conclusin:
Se comprob que se estn cumpliendo con las polticas internas del control de los archivos fsicos, ya que todas los recibos de caja
revisados cuentan con los controles establecidos por la compaa.
5
a)
b)
c)
d)
e)
f)
SE COMPROBARON LOS REQUISITOS DE LOS RECIBOS DE CAJA PARA LA EMISION Y HORARIOS RESPECTIVOS:
Los Recibos de Caja son emitidos en horario de lunes a viernes, de 9 a 4 p.m. en las oficinas centrales de la compaa.
Se comprob que no se emiten Recibos de Caja sin la recepcin del cheque respectivo de pago.
La fechas que se imprime en los recibos de caja es la fecha del da que se opera.
Los recibos de caja tienen un estado de cuenta en el cual se informa al cliente cual es el saldo de las facturas pendientes de pago.
Se pueden emitir recibos de caja como anticipos, los cuales generan un pago por anticipado en su estado de cuenta.
Los recibos de caja tienen el nombre de la empresa que los emite, firma y sello del cajero responsable.
Conclusin:
Al revisar el procedimiento de emisin y cobro de recibos de caja, se pudo comprobar que los horarios y das de emisin se respetan, as como tambin el sistema informtico no permite salirse de los controles establecidos por la compaa.
92
PT
#
F-3
GRCC
Hecho por:
16-10-2008
Fecha:
Revisado por: GGG
CEDULA PARA EVALUACIN DE ATRIBUTOS, AL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS PARA: CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO LOCALES COMERCIALES
ATRIBUTOS EVALUADOS
o.
o. De
Escritura
Fecha del
Contrato
Fecha de
Vencimiento
Beneficiario /
Solicitante
Documentos de
identificacion
archivados
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
114
153
34
254
129
58
60
159
73
57
151
74
111
133
123
7
68
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Persona Juridica
Persona Juridica
Persona Juridica
Persona Juridica
Persona Juridica
Persona Juridica
Persona Individual
Persona Juridica
Persona Juridica
Persona Juridica
Persona Juridica
Persona Juridica
Persona Juridica
Persona Juridica
Persona Juridica
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Escritura y Rep.Legal
Escritura y Rep.Legal
Escritura Constitucion
Escritura Constitucion
Escritura y Rep.Legal
Escritura y Rep.Legal
Cedula de Vecindad
Escritura y Rep.Legal
Escritura y Rep.Legal
Escritura y Rep.Legal
Escritura y Rep.Legal
Escritura y Rep.Legal
Escritura y Rep.Legal
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Escritura Constitucion
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Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
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51
52
75
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5
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106
17
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99
247
8
212
93
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74
138
229
59
85
122
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257
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255
130
248
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77
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91
79
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82
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213
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o. Local
Comercial
Metros
Cuadrados
Renta en
Dolares
102
102
103-104
105-106
105-106
107 A-B
117
117 B
107 A-D y H +
107 D
107 E
107 F
107 F
107 G
107 G
107 H
107 H
108-116 +Area
Abierta
117 A
63.59
63.09
77.54
79.12
79.12
761.6
117.5
40.03
1864.14
400.62
600.08
676.93
813.71
187.67
187.67
186.6
186.6
946.081
$1,398.98
$1,589.75
$1,550.80
$1,978.00
$1,740.64
$7,616.00
$2,937.50
$720.54
$11,184.84
$5,608.68
$6,000.80
$4,061.58
$8,137.10
$4,691.75
$3,378.06
$3,358.80
$3,358.80
1864.14
547.29
95.5
95.5
48.03
47.47
95.5
95.5
50.58
50.58
108.43
108.43
230.21
230.21
142.58
142.58
88.04
88.04
44.02
44.02
1864.14
43.94
43.94
301.39
301.39
107.69
107.69
73.87
73.87
81.46
81.46
124.72
124.72
63.15
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
118 y 142-144
119-120
119-120
119
120
121-122
121-122
123
123
124-125
124-125
126-129
126-129
130-131
130-131
132-133
132-133
134
134
134-135
136
136
137+Area Mesas
137+Area Mesas
138
138
139
139
140
140
141
141
202
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Escritura Constitucion
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Persona Juridica
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Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
203-204
203-204
205
206
207
210
210
208-209
211
212
213
224
213
214
214
215
215
216
216
217
217
218-219
218-219
220
221
221
221
221
222
222
223
223
224
303
303
303
304
304
305
306-310
311
312
312
313
312-B
314
314
315
316
316
317
318
318
319
319
320
320
321
321
322
323
323
324
333
345+bodega
346+Area Juegos
347+Area Juegos
348 ancla 1
349 ancla 2
350
351
352
78.67
78.67
1864.14
123.35
210.69
45.47
45.47
91.27
45.45
45.45
45.46
105.59
163.57
163.57
1864.14
45.44
45.44
184.85
184.85
96.26
96.26
96.13
96.13
47.99
52.34
52.34
52.34
1864.14
70.9
70.9
94.72
94.72
105.59
40.72
163.57
163.57
53.72
163.57
111.12
504.21
42.55
41.76
41.76
42.27
42.27
42.45
42.45
41.76
41.76
41.76
42.36
39.18
163.57
37.85
163.57
40.33
40.33
43.89
43.89
97.74
53.04
53.04
163.57
53.04
1932.85
1932.85
1932.85
9100
9450
100.5
100.5
69.45
Persona Juridica
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura Constitucion
Persona Individual
Cedula de Vecindad
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Individual
Cedula de Vecindad
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura Constitucion
Persona Juridica
Escritura Constitucion
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura Constitucion
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura Constitucion
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
Persona Juridica
Escritura y Rep.Legal
TOTAL
Descripcin de Marcas
Atributo Cumplido
Atributo incumplido
X
Correspond Menciona el
%
Incremento e al cliente Deposito en
Anual
actual
Garantia
3.50%
5.00%
3.50%
5.00%
3.50%
3.50%
5.00%
3.50%
3.50%
3.50%
3.50%
3.50%
3.00%
3.50%
3.50%
3.50%
3.50%
Firma del
Abogado
Firma del
Cliente
Firma del
Representante
Legal
$10,369.77
3.50%
$11,184.84
3.50%
$3,283.74
$2,387.50
$1,719.00
$1,200.75
$1,186.75
$1,719.00
$1,862.25
$1,264.50
$910.44
$2,710.75
$1,951.74
$5,755.25
$4,143.78
$3,564.50
$2,566.44
$2,201.00
$1,584.72
$1,100.50
$792.36
$11,184.84
$1,098.50
$790.92
$5,692.75
$5,194.62
$2,692.25
$2,153.80
$1,846.75
$1,625.14
$2,036.50
$1,629.20
$3,118.00
$2,494.40
3.50%
5.00%
3.50%
3.50%
3.50%
3.50%
3.50%
5.00%
3.50%
5.00%
3.50%
3.50%
3.50%
3.50%
3.50%
5.00%
3.50%
5.00%
3.50%
3.50%
5.00%
3.50%
3.50%
3.50%
5.00%
3.50%
5.00%
3.50%
5.00%
3.50%
5.00%
3.50%
$1,578.75
5.00%
$1,136.70
3.50%
$1,966.75
$1,730.74
$11,184.84
$2,220.30
$3,792.42
$847.11
$818.46
$1,642.86
$818.10
$1,136.25
$1,136.50
$2,322.98
$4,089.25
$4,089.25
$11,184.84
$1,136.00
$817.92
$4,621.25
$3,327.30
$2,406.50
$1,732.68
$2,403.25
$1,730.34
$1,199.75
$1,308.50
$1,308.50
$1,308.50
$11,184.84
$1,772.50
$1,276.20
$1,826.40
$1,704.96
$2,322.98
$1,018.00
$4,089.25
$4,089.25
$1,343.00
$4,089.25
$2,222.40
$5,042.10
$1,063.75
$1,670.40
$1,044.00
$1,690.80
$1,056.75
$1,910.25
$1,061.25
$1,044.00
$1,670.40
$1,044.00
$1,059.00
$1,567.20
$4,089.25
$1,514.00
$4,089.25
$1,613.20
$1,008.25
$1,975.05
$1,097.25
$1,759.32
$1,326.00
$954.72
$4,089.25
$954.72
$17,637.10
$17,637.10
$17,637.10
$83,036.59
$86,230.31
$2,512.50
$2,512.50
$1,736.25
3.50%
3.50%
3.50%
3.50%
3.50%
3.50%
3.50%
3.50%
3.50%
3.50%
5.00%
3.50%
3.50%
5.00%
3.50%
5.00%
3.50%
5.00%
3.50%
5.00%
3.50%
5.00%
3.50%
5.00%
3.50%
3.50%
5.00%
3.50%
5.00%
3.50%
5.00%
3.50%
3.50%
5.00%
3.50%
3.50%
3.50%
3.50%
3.50%
3.50%
3.50%
5.00%
3.50%
3.50%
3.50%
5.00%
3.50%
3.50%
5.00%
3.50%
3.50%
5.00%
3.50%
5.00%
3.50%
5.00%
3.50%
3.50%
3.50%
3.50%
5.00%
3.50%
3.50%
3.50%
3.50%
3.50%
3.50%
3.50%
3.50%
3.50%
3.50%
3.50%
X
X
X
X
X
X
$560,599.10
Observacin
93
PT
#
F-4
GRCC
Hecho por:
16-10-2008
Fecha:
Revisado por: GGG
CEDULA PARA EVALUACIN DE ATRIBUTOS, AL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS PARA: FACTURAS EMITIDAS POR ARRENDAMIENTO DE LOCALES COMERCIALES
ATRIBUTOS EVALUADOS
o.
umero de Factura
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
1150
1151
1152
1153
1154
1155
1156
1157
1158
1159
1277
1278
1279
1280
1281
1282
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1284
1285
1286
1421
1422
1423
1424
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1426
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1428
1429
1430
1431
1432
1433
1434
1435
Descripcin de Marcas
Atributo Cumplido
Atributo incumplido
X
Fecha del
Documento
01/07/2008
01/07/2008
01/07/2008
01/07/2008
01/07/2008
01/07/2008
01/07/2008
01/07/2008
01/07/2008
01/07/2008
01/08/2008
01/08/2008
01/08/2008
01/08/2008
01/08/2008
01/08/2008
01/08/2008
01/08/2008
01/08/2008
01/08/2008
01/09/2008
01/09/2008
01/09/2008
01/09/2008
01/09/2008
01/09/2008
01/09/2008
01/09/2008
01/09/2008
01/09/2008
01/09/2008
01/09/2008
01/09/2008
01/09/2008
01/09/2008
Credito / Contado
Registrada en
Contabilidad
Copia
Archivada
Registrada
en CC
Clientes
Credito
Credito
Credito
Credito
Credito
Credito
Credito
Credito
Credito
Credito
Credito
Credito
Credito
ANULADA
Credito
Credito
Credito
Credito
Credito
Credito
Credito
Credito
Credito
Credito
Credito
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ANULADA
ANULADA
Credito
Credito
Credito
Credito
Credito
Credito
Credito
N/A
N/A
N/A
X
N/A
X
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X
X
X
N/A
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N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
X
X
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Incluye
valor
unitario y
total
N/A
N/A
N/A
Observacin
94
PT
#
F-5
GRCC
Hecho por:
16-10-2008
Fecha:
Revisado por: GGG
umero de Recibo
de Caja
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
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47
48
49
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54
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56
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58
59
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89
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91
92
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95
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97
98
99
100
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138
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140
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4008
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4127
4128
4129
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4140
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4281
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4330
4331
4332
4333
4334
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Recibo
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10,206.30
10,206.30
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137,569.38
137,569.38
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672,596.38
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21,949.20
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15,136.69
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15,484.56
Descripcin de Marcas
Atributo Cumplido
Atributo incumplido
X
DEPOSITO
Fecha del
Recibo
01/07/2008
01/07/2008
11/07/2008
11/07/2008
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ANULADO
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ANULADO
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30/09/2008
30/09/2008
30/09/2008
Monto del
Deposito
Bancario
10,912.04
12,400.05
12,096.24
15,428.40
13,576.99
59,404.80
22,912.50
5,620.21
87,241.75
N/A
46,806.24
31,680.32
63,469.38
36,595.65
26,348.87
26,198.64
26,198.64
80,884.21
87,241.75
25,613.17
18,622.50
13,408.20
9,365.85
9,256.65
13,408.20
14,525.55
9,863.10
7,101.43
21,143.85
15,223.57
44,890.95
32,321.48
27,803.10
20,018.23
N/A
12,360.82
8,583.90
6,180.41
87,241.75
8,568.30
6,169.18
44,403.45
40,518.04
20,999.55
16,799.64
14,404.65
12,676.09
15,884.70
N/A
N/A
19,456.32
12,314.25
8,866.26
15,340.65
13,499.77
87,241.75
17,318.34
29,580.88
6,607.46
6,383.99
12,814.31
6,381.18
8,862.75
8,864.70
18,119.24
31,896.15
31,896.15
87,241.75
8,860.80
6,379.78
N/A
25,952.94
18,770.70
13,514.90
18,745.35
13,496.65
9,358.05
10,206.30
10,206.30
10,206.30
87,241.75
13,825.50
9,954.36
14,245.92
13,298.69
18,119.24
7,940.40
31,896.15
31,896.15
10,475.40
31,896.15
17,334.72
39,328.38
8,297.25
13,029.12
8,143.20
13,188.24
8,242.65
14,899.95
8,277.75
8,143.20
13,029.12
8,143.20
8,260.20
12,224.16
31,896.15
11,809.20
31,896.15
12,582.96
7,864.35
15,405.39
8,558.55
13,722.70
10,342.80
7,446.82
31,896.15
7,446.82
137,569.38
137,569.38
137,569.38
647,685.40
672,596.38
21,949.20
21,949.20
15,167.88
8,340.43
9,924.10
7,145.35
40,371.24
29,067.29
21,023.18
15,136.69
20,994.79
15,116.25
10,481.02
11,431.06
11,431.06
11,431.06
97,710.76
15,484.56
ATRIBUTOS EVALUADOS
Fecha del
Deposito
Bancario
02/07/2008
02/07/2008
12/07/2008
12/07/2008
11/07/2008
11/07/2008
22/07/2008
23/07/2008
23/07/2008
N/A
30/07/2008
30/07/2008
30/07/2008
29/07/2008
29/07/2008
31/07/2008
02/08/2008
02/08/2008
02/08/2008
02/08/2008
02/08/2008
08/08/2008
07/08/2008
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08/08/2008
08/08/2008
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14/08/2008
14/08/2008
14/08/2008
14/08/2008
14/08/2008
13/08/2008
N/A
23/08/2008
23/08/2008
23/08/2008
23/08/2008
22/08/2008
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23/08/2008
23/08/2008
22/08/2008
23/08/2008
27/08/2008
26/08/2008
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N/A
N/A
27/08/2008
27/08/2008
26/08/2008
27/08/2008
27/08/2008
26/08/2008
29/08/2008
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30/08/2008
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03/09/2008
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02/09/2008
02/09/2008
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N/A
03/09/2008
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02/09/2008
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12/09/2008
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12/09/2008
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12/09/2008
12/09/2008
12/09/2008
12/09/2008
12/09/2008
12/09/2008
12/09/2008
12/09/2008
12/09/2008
11/09/2008
11/09/2008
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17/09/2008
16/09/2008
17/09/2008
17/09/2008
17/09/2008
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17/09/2008
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20/09/2008
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20/09/2008
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19/09/2008
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20/09/2008
20/09/2008
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20/09/2008
20/09/2008
20/09/2008
24/09/2008
24/09/2008
24/09/2008
24/09/2008
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24/09/2008
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30/09/2008
30/09/2008
30/09/2008
01/10/2008
01/10/2008
Incluye
Incluye
Tiene su Describe el Menciona Menciona
Describe la
Saldo
factura que se impreso el nombre del deposito monto de lo la forma de
correlativo
bancario cancelado
pendiente
paga
cliente
pago
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Observacin
95
MES
Julio
Agosto
Septiembre
PT
#
F-6
GRCC
Hecho por:
16-10-2008
Fecha:
Revisado por: GGG
S/segn
RANGO DE FACTURAS
Del No.
al No.
Contabilidad
1150
1276 Q 4,372,672.94
1277
1420 Q 4,395,096.90
1421
1550 Q 4,383,884.92
A/R
DEBE
HABER
S/segn
Auditoria
Q 4,372,672.94
Q 4,395,096.90
Q 4,383,884.92
CORTE DE FORMAS
MES
Julio
Agosto
Septiembre
Docto.
Factura
Factura
Factura
Primera
Emitida
1150
1277
1421
COMENTARIO DE AUDITORIA: Los valores reflejados en el anterior resumen de ventas, coincide con las
facturas emitidas, con los registros contables y lo reportado en las declaraciones del pago mensual del
Impuesto al Valor Agregado (IVA).
Fuente:
Copias de facturas de Ventas
Registro auxiliar de ventas proporcionado por el departamente de contabilidad
Copias de las declaraciones fiscales, mensuales de IVA
96
PT #
G-1
Hecho Por:
GRCC
Fecha:
17/10/08
Revisado Por: GGG
INFORMACIN Y COMUNICACIN
Conclusin:
Despus del anlisis del ambiente de control y evaluacin de los riesgos, se comprob
que la administracin reconoce y se preocupa porque las diferentes posiciones
conozcan el papel que les corresponde desempear en la organizacin, para lo cual es
imprescindible que cuente con la informacin peridica y oportuna que deben manejar
para orientar sus acciones en consonancia con los dems para obtener los resultados y
objetivos de la organizacin. Para lo cual existen diferente tipos de comunicaciones
dentro de los cuales podemos mencionar:
a) Evaluaciones de desempeo donde se analizan las responsabilidades de
gestin y control con las que cada plaza cuenta, para as no perder de vista
estas actividades que buscan cumplir con los objetivos de la organizacin. Se
adjunta una evaluacin de desempeo de preguntas abiertas utilizada en el
anexo 1.
97
98
PT #
H-1
Hecho Por:
GRCC
Fecha:
17/10/08
Revisado Por: GGG
SUPERVISIN:
Conclusin:
La administracin realiza evaluaciones continuas y peridicas a la calidad del
desempeo del control interno del departamento de cuentas por cobrar, con el fin de
determinar que controles estn operando de acuerdo con lo planeado y que controles
pueden modificarse o crearse segn las necesidades.
Para lo cual se ponen en prctica las siguientes actividades de monitoreo dentro de la
organizacin:
a) Se realizan reuniones mensuales con los gerentes de reas para revisar
resultados y variaciones de los ingresos. Se presenta en el anexo 3 un ejemplo de
algunos de los reportes que se analizan.
b) El jefe de cobros revisa mensualmente los nuevos contratos de arrendamiento de
clientes, para determinar que fueron ingresados correctamente en el archivo
maestro de clientes.
c) El departamento de contabilidad realiza revisiones diarias a los cortes de caja
emitidos para verificar su registro correcto y depsito respectivo. Se presenta un
ejemplo de los cortes diarios de caja en el anexo 4.
d) Mensualmente el departamento de contabilidad emite los reportes de antigedad
de saldos para compararlos contra las integraciones contables, as como tambin
determinar variaciones en ingresos que se den como consecuencia de una falta de
facturacin de determinados clientes.
e) Se realizan cortes de formas mensualmente, revisndolos tanto fsicamente como
en el sistema informtico.
f)
Existe una sola persona en toda la organizacin para realizar los cierres
mensuales de facturacin y cobros, evitando la emisin de documentos no
autorizados en fechas no establecidas.
99
100
101
CONCLUSIONES
Como resultado del estudio y anlisis del presente trabajo se presentan las siguientes
conclusiones:
1. El impacto de la auditora interna alineada a la estrategia de las empresas
inmobiliarias ha realizado cambios significativos en las mismas, ya que no solo se
trata nicamente de fiscalizar las operaciones de las empresas, sino que adems de
una actividad en conjunto que busca la eficiencia y la eficacia de todos los procesos
dentro de la organizacin.
2. El objetivo principal de la auditora interna es la evaluacin e indagacin de los
riesgos importantes dentro de cada proceso as como de los controles establecidos
a travs de polticas y procedimientos que le permitan evaluar a la entidad.
3. El modelo COSO-ERM es fruto del trabajo de un Comit representado por
Contadores Pblicos y Auditores as como Administradores y Financieros, los que se
empearon en formar un Comit y estandarizar una metodologa para la evaluacin
del control interno y la gestin integral del riesgo.
4. En Guatemala actualmente el modelo COSO-ERM est tomando mayor importancia
en la realizacin de auditora internas, ya que contribuye a dotar de mayor exactitud
la informacin contenida en los estados financieros de las empresas inmobiliarias.
5. El modelo COSO-ERM fue creado porque es necesario tener una seguridad
razonable en el control interno dentro de las empresas, y proporcionar rigor para
identificar los riesgos y seleccionar entre las posibles alternativas de respuesta a
ellos: evitar, reducir, compartir o aceptar.
6. La planeacin de la auditora interna en una empresa inmobiliaria es un factor
determinante que permitir al auditor obtener evidencia competente y suficiente para
102
el desarrollo del trabajo, minimizando costos y evitando malos entendidos con los
clientes.
7. La gestin de riesgos empresariales (ERM) es un proceso efectuado por el consejo
de administracin de una entidad, su direccin y restante personal, aplicable a la
definicin de estrategias en toda la empresa y diseado para identificar eventos
potenciales que puedan afectar a la organizacin, gestionar sus riesgos dentro del
riesgo aceptado y proporcionar una seguridad razonable sobre el logro de los
objetivos.
8. El departamento de auditora interna debe contar con el personal preparado para
ejecutar el trabajo con calidad y buen desempeo, con el fin de emitir un informe y
dar recomendaciones de mejora en los procesos y requerimientos para alcanzar el
nivel ptimo en las operaciones.
103
RECOMENDACIONES
1. En las empresas inmobiliarias debe de aplicarse la evaluacin de los controles
existentes, no slo como parte de la auditora interna, sino como un proceso integral
de las operaciones, sobre todo cuando se implementan, para que desde el principio,
se efecten de forma correcta con el adecuado manejo de los riesgos existentes.
2. Para la implementacin y evaluacin de los controles internos de las empresas
inmobiliarias, debe de incluirse personal de todas las reas de la empresa.
3. Las empresas inmobiliarias que cuentan con un departamento de auditora interna
como tal, deben de implementar el modelo COSO-ERM para la evaluacin de los
controles internos y gestin de riesgos, con el fin de dar un valor agregado a la
misma.
4. El departamento de auditora interna de las empresas inmobiliarias deben realizar
las evaluaciones de los controles existentes as como la identificacin de los riesgos
a los que se enfrentan este tipo de empresas, para que estos se eviten o sean
disminuidos, ya que muchas veces el personal, al estar en sus labores cotidianas
realizan los procedimientos establecidos de una manera mecnica y corren el riesgo
de cometer errores involuntarios.
5. El modelo COSO-ERM debe de ser reforzado en los programas de estudio de los
cursos de Auditora que se imparten en las diferentes universidades las cuales
deben de contar con la bibliografa necesaria para el aprendizaje del mismo.
104
BIBLIOGRAFA
Inmobiliario
REVISTAS
MENSUALES
DE
NEGOCIOS
Amrica.
5. Dr. Jos Lago Rodrguez, CIA, CPN, MBA RESUMEN EJECUTIVO COSO
ERM 2005 Federacin latinoamericana de auditores internos
6. Construir REVISTA DE LA CONSTRUCCIN DE AMRICA CENTRAL Y EL
CARIBE Ao 6 / Edicin 63 Septiembre/octubre 2008 Guatemala.
7. Liliana Quintanar Garca; TESIS PROCEDIMIENTOS EN LAS CUENTAS POR
COBRAR
LAS
CUENTAS
POR
PAGAR
http:/www.universidad
abierta.edu.edu.mx/Biblio/Q/Quintanar%20Liliana-Cuentas.htm;
Mxico,
ao
2008.
8. Comit de Normas Internacionales de Contabilidad (IASC)
INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD, 2004
- NORMAS
105
Guatemala.
10. Instituto de Auditores Internos (The Institute of Internal Auditors, IIA)
NORMAS DE AUDITORA INTENA , Estados Unidos, http://www.theiia.org
11. Mauricio Len Lefcovich; AUDITORA INTERNA. UN ENFOQUE SISTMICO Y
DE MEJORA CONTNUA; 2008, http://www.monografias.com.
12. CONTROL INTERNO INFORME COSO; 2007, http://www.monografias.com
Trabajo 12.
13. Elsa Maria Lam Alvarez EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO BASADO
EN EL MODELO COSO Tesis Auditora Facultad de Ciencias econmicas
http://www.monografias.com
16. Congreso de la Republica de Guatemala, Decreto 2-70; CDIGO DE
COMERCIO; Guatemala.
Definiciones y conceptos
www.camaradelacontruccion.com
106
107
1 Cules considera que fueron sus mayores logros durante el perodo bajo evaluacin?
2 Cules considera que fueron sus mayores deficiencias durante el perodo bajo evaluacin?
7 Necesidades de Capacitacion?
108
DESCRIPCION
Real Vrs.
Presupuesto
Real
Presupuesto
4,366.14
26,253,796.34
0.00
220.28
26,258,382.76
4,000.00
26,240,000.00
456.49
0.00
26,244,456.49
366.14
13,796.34
(456.49)
220.28
13,926.27
2,860,000.00
1,870,000.00
3,000,056.15
13,708.40
875,000.00
673.70
85,615.49
2,860,000.00
1,870,000.00
3,600,533.79
11,257.02
850,000.00
1,168.83
109,596.24
0.00
0.00
(600,477.64)
2,451.38
25,000.00
(495.13)
(23,980.75)
8,705,053.74
9,302,555.88
(597,502.14)
16,941,900.61
611,428.41
7,023,076.53
7,000,000.00
23,076.53
10,530,252.49
9,941,900.61
588,351.88
Ventas
Arrendamientos
Servicios
Intereses
TOTAL DE INGRESOS
Seguridad y Vigilancia
Energa Elctrica
Servicios administrativos
Servicios Operativos
Publicidad
Infraestructura
Gastos Generales Condominio
GASTOS
DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES
RESULTADO NETO
% Real
Vrs.
Presp.
8%
0%
100%
0%
0%
-20%
18%
3%
-73%
-28%
0%
109
INMOBILIARIA TOTAL
VARIACIONES TRIMESTRALES PARA ANLISIS
Expresado en Quetzales
CUENTAS
Intereses Ganados
Arrendamientos
Jul-08
Ago-08
Sep-08
TOTAL REAL
PRESUPUESTO
VARIACIONES
DEL TRIMESTRE DEL TRIMESTRE DEL TRIMESTRE
533.73
4,375,632.72
4,376,166.45
216.48
4,375,632.72
4,375,849.20
166.96
917.17
920.00
4,375,632.72 13,126,898.17 13,000,000.00
4,375,799.68 13,127,815.34 13,000,920.00
TOTAL GASTOS
2,000.00
12,000.00
258.00
444.19
111,680.51
266,512.59
234,000.00
1,170,512.76
66.67
956,076.56
2,753,551.27
5,000.00
12,000.00
107.00
5,000.00
112,680.51
296,512.59
335,000.00
1,170,512.76
66.67
840,972.20
2,777,851.72
5,000.00
12,000.00
105.00
80,000.00
111,680.51
265,512.59
954,000.00
1,170,512.76
66.67
956,076.38
3,554,953.90
12,000.00
36,000.00
470.00
85,444.19
336,041.53
828,537.77
1,523,000.00
3,511,538.27
200.00
2,753,125.14
9,086,356.90
7,500.00
11,000.00
450.00
80,000.00
336,000.00
800,000.00
1,500,000.00
3,510,000.00
300.00
2,750,000.00
8,995,250.00
-4,500.00
-25,000.00
-20.00
-5,444.19
-41.53
-28,537.77
-23,000.00
-1,538.27
100.00
-3,125.14
-91,106.90
RESULTADOS
1,622,615.18
1,597,997.48
820,845.78
4,041,458.44
4,005,670.00
-35,788.44
TOTAL INGRESOS
Honorarios de abogados
Honorarios administracin
Gastos bancarios
Viticos
Salarios
Seguros
Gastos Basicos
Depreciaciones
Amortizaciones
Intereses
2.83
-126,898.17
-126,895.34
110
CORTE DE CAJA
status
razon_social
referencia
Cheques
Efectivo
Total
Deposito
Usuario
No.
Recibo
Aplicado Cliente 1
PAGO FACT
0.00
10
Aplicado Cliente 2
PAGO FACT
0.00
11
Aplicado Cliente 3
PAGO FACT
0.00
12
Aplicado Cliente 4
PAGO FACT
0.00
13
Anulado Cliente 5
PAGO FACT
0.00
14
Aplicado Cliente 6
PAGO FACT
0.00
15
Aplicado Cliente 7
PAGO FACT
0.00
16
Aplicado Cliente 8
PAGO FACT
42,298.51
17
Aplicado Cliente 9
PAGO FACT
15,710.12
18
Aplicado Cliente 10
PAGO FACT
11,102.14
19
Aplicado Cliente 11
PAGO FACT
11,105.10
20
Aplicado Cliente 12
PAGO FACT
52,537.26
132,753.13
21